PENGURUSAN MESYUARAT

Apakah maksud mesyuarat?

Definisi :Perjumpaan ramai untuk memenuhi tujuan, peraturan dan perlembagaan pertubuhan

Forum untuk perbincangan formal

antara sekurang-kurangnya 3 orang

untuk mencapai objektif bersama

melalui proses komunikasi.

Apakah ciri-ciri mesyuarat yang baik?

• Notis panggilan yang mencukupi• Agenda yang jelas• Menepati masa mula dan tamat• Tempat yang sesuai dan selesa• Perbincangan yang positif• AJK serta urusetia yang berkesan• Minit mesyuarat diedarkan lebih awal

Apakah tujuan mesyuarat?

• Selesaikan tugas atau masalah persatuan / organisasi.

• Cepatkan proses rancang & laksana kerja / projek.

• Dapat mandat dari ahli utk jalankan kerja /projek baru.

• Kawal aktiviti dan kewangan organisasi dari masa ke semasa.

Tujuan mesyuarat (sambung)

• Terima usul (ide baru) dari ahli.

• Selaras dan bincang tugas dan tanggungjawab AJK.

• Ikut peraturan yang ditetapkan dalam perlembagaan.

• Sebar maklumat

Jenis Mesyuarat

• Mesyuarat Agung (AGM)

• Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM)

• Mesyuarat Tergempar

• Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Perlu diadakan mengikut undang–undang negara , iaitu di bawah Akta Pendaftar Pertubuhan bagi persatuan yang ditubuhkan di luar institusi pendidikan seperti persatuan belia , politik dan sebagainya .

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun

kewangan. Notis tidak kurang daripada 10 hari.

Tujuan (bergantung pada perlembagaan): membentangkan laporan tahunan meluluskan penyata kira-kira merancang aktiviti tahun berikutnya memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu meluluskan sesuatu usul

Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklah ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)

Notis Pemberitahuan Mesyuarat

Maklumat yang perlu dimasukkan:-

• Nama jawatankuasa

• Tarikh dan tempat mesyuarat

• Masa mula dan masa dijangka tamat

• Agenda mensyuarat

• Nama Pengerusi

• Jenis pakaian

Aturcara Majlis Mesyuarat Agung Gerko Sekolah

• Ucapan alu-aluan

• Ucapan Penasihat Kelab

• Ucapan Perasmian

• Mesyuarat Agung

Apakah maksud Agenda?

• Rangka / tajuk ringkas urutan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat

Isi kandungan agenda Mesyuarat Agung

• Ucapan pengerusi mesyuarat• Bentang dan sahkan minit mesyuarat

agung lepas• Bentang laporan tahunan• Bentang dan sahkan laporan kewangan

tahunan lepas.• Pemilihan AJK baru• Bahaskan usul / cadangan yang diterima• Ucapan penangguhan

Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada 8 orang ahli Jawatankuasa Kerja dan permintaan secara bertulis oleh 1/3 orang ahli berdaftar supaya mesyuarat itu diadakan .

Mesyuarat Agung Luar Biasa

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

Jarang berlaku

Mesyuarat jenis ini diadakan untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara, tidak ada hal-hal lain.

Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli berdaftar dengan tujuan :

membubarkan AJK yang ada dan memilih AJK baharu

mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak

menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh permintaan.

Paparan notis mesyuarat dan agenda sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat.

Korum mesyuarat agung diterima pakai.

Jika korum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

Agenda untuk mesyuarat agung luar biasa ialah:

Penerangan daripada ketua atau setiausaha mengenai latar belakang perkara atau isu yang hendak dibincangkan.

Perbincangan mengenai perkara tersebut dan mengambil keputusan.

Mesyuarat Tergempar

• Membincangkan hanya satu agenda sahaja.

• Keputusan perlu dibuat dengan segera.

• Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan kepada perlembagaan.

Mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan .

Dihadiri oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja yang dipilih / lantik dalam sesuatu Mesyuarat Agung Tahunan .

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.

Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu.

Notis sekurang-kurangnya 48 jam

Korum: lazimnya dua pertiga.

• Perkara – perkara berbangkit

• Agenda – agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Pengerusi Jawatankuasa Kecil

• Hal – hal lain

• Ucapan pengerusi

• Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas

Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

• Penutup

penentuan pembukaan pengesahan

perkara berbangkit

panduan perbincangan

menamatkan mesyuarat

Pengerusi perlu memastikan samada korum telah mencukupi atau tidak .

Untuk mesyuarat jawatankuasa kerja, ahli korum tidak boleh kurang daripada 2 / 3 ahli yang ada dalam jawatankuasa penuh .

Pengerusi boleh menunggu tidak lebih daripada 15 atau 30 minit untuk korum dipenuhi oleh ahli jawatankuasa .

Setiausaha harus merekodkan bahawa mesyuarat itu dibatalkan kerana tidak mencukupi korum .

Jika perlu , perbincangan tidak formal boleh diadakan tanpa rekod dan kuasa .

Agenda dan minit mesyuarat akan diedarkan .

Pengerusi berperanan mengisytiharkan mesyuarat secara rasmi diikuti dengan kata – kata aluan beliau .

Jika mesyuarat tersebut merupakan mesyuarat kali pertama, tujuan mesyuarat perlu dinyatakan .

Seterusnya, pengerusi tanggungjawab baca agenda mesyuarat.

Majlis dibuka kepada ahli jika ada pembetulan pada minit mesyuarat.

Pengerusi perlu menurunkan tandatangan ringkasnya untuk setiap pembetulan .

Mempelawa cadangan dan sokongan minit itu disahkan sebagai betul .

Selepas minit disahkan , pengerusi akan menandatangani minit itu menulis tarikh.

Perkara – perkara yang dicetak dalam minit mesyuarat akan diteliti secara satu persatu dan ahli – ahli boleh membangkitkan soalan untuk dijawab oleh AJK atau orang berkenaan yang telah ditugaskan .

Ahli – ahli hanya dibenarkan meminta maklumat sahaja , perbincangan tambahan atau perbincangan baru terhadap perkara yang berbangkit itu tidak dibenarkan .

Pengerusi perlu bersikap berkecuali dan tidak boleh bersikap berat sebelah atau menonjolkan pengaruh .

Peranan yang dimainkan oleh beliau dalam perbincangan ketika menjalankan mesyuarat adalah untuk menganalisis dan menjelaskan fakta – fakta yang dibentangkan .

tenang, peramah, mesra boleh berfikir secara objektif dan jelas berpengetahuan cukup tentang tatacara

mesyuarat berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa

berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.

Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang

KUALITI PENGERUSI

Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat.

Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad.

Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang.

Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.

KUASA PENGERUSI

Pengerusi tanggungjawab untuk menamatkan atau menutup mesyuarat secara rasmi .

Untuk melicinkan perjalanan pertubuhan,tarikh mesyuarat akan datang ditetapkan terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan oleh pengerusi .

TAMAT

Sebelum Mesyuarat

Semasa Mesyuarat

Selepas Mesyuarat

Apakah Tugas dan Peranan

Setiausaha?

• Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat

• Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal

• Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siaraya berfungsi

• Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas , pen dan sebagainya ( jika perlu )

• Menyediakan minit mesyuarat yang lepas

• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna

• Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas , tepat dan padat

• Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir

• Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera

• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit

MINIT MESYUARAT

Pengenalan Minit adalah satu bentuk rekod yang

bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak dapat di ambil tindakan susulan.

FORMAT MINIT MESYUARAT

Kandungan Kandunga minit adalah bergantung pada jenis

mesyuarat yang dijalankan itu.Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai kandungan dalam minit mesyuarat itu.

Tajuk Nama pertubuhan,persatuan sukan yang

menjalankan mesyuarat itu

Jenis mesyuarat (e.g., Mesyuarat Jawatankuasa,Mesyuarat Agung Tahunan, dsb)

Tempat mesyuarat

Kehadiran

Catatan nama AJK mengikut hiraki

Nama AJK serta jawatan mereka

YANG TIDAK HADIR DENGAN SEBAB

Setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang tidak hadir dengan alasan.

Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil dalam minit itu.

Ini disusuli dengan senarai nama mereka yang tidak hadir itu.

FORMAT MINIT MESYUARAT

(1) JUDUL MINIT MESYUARAT(2) BUTIRAN AM

i. Tarikh :ii. Masa :iii. Tempat :iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang

tidak hadir )(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )

i. Ucapan Pengerusiii. Membentang dan mengesahkan

minit mesyuarat lalu

iii. Perkara-perkara berbangkitiv. Membincangkan isuv. Membincangkan isuvi. Hal-hal lain

FORMAT MINIT MESYUARAT

(4) KETERANGAN AGENDAIsi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.

(5) TINDAKAN

(6) UCAPAN PENANGGUHAN

Pengerusi menandatangi minit mesyuarat

tanda pengesahan.

Siapakah yang bertanggungjawab?

Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa mesyuarat ditamatkan.

(7) PENCATAT

Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.

(8) PENGESAHAN PENGERUSI

Pengedaran Minit Mesyuarat

Pengedaran minit mesyuarat kepada ahli-ahli dilakukan sekurang-kurangnya seminggu selepas mesyuarat.

Draf minit dikemukakan kepada pengerusi untuk kelulusan dan persetujuannya tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh berlangsungnya mesyuarat itu.

Minit mesyuarat itu perlu dicetak lebih kerana kerap kali ada ahli yang tidak membawa minit bersama mereka semasa mesyuarat.

MINIT YANG BAIK Sah

Fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu tepat.Bahan yang dicatatkan itu adalah bersamaan dengan perkara yang dibincang dalam mesyuarat itu.

Lengkap

Minit mesyuarat itu padat dan lengkap dan tiada bahan yang tertinggal atau ditokok tambah.Bahan catatan itu tersusun agar orang dapat memahaminya walaupun seseorang itu tidak hadir dalam mesyuarat.Mereka dapat mengikuti perjalanan mesyuarat itu dengan cara yan mudah.

Ringkas

Minit mesyuarat itu juga ringkas dan mudah diikuti tetapi jangan sampai mengurangkan pemahamannya.Catatan minit mesyuarat direkodkan secara tepat,padat dan jelas.

TAMAT

Terima kasih