8 NOVEMBER 2017

Disampaikan Oleh:

Encik Patrick Majatig C.A(M)

Timbalan Pengarah

Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Negeri Sabah

KANDUNGAN TAKLIMAT

Peranan dan Kewajipan JANM

Proses To-Be

Isu Pengurusan Perolehan

Penemuan Naziran

Penemuan Unit Bayaran

PERANAN JANM

• Memberi khidmat perundingan dan khidmat nasihat;

• Menguruskan bayaran am Kerajaan;

• Mengurus operasi sistem dan bayaran emolumen;

• Menguruskan penyelenggaraan akaun, terimaan

hasil, panjar, dana, amanah dan deposit serta akaun

subsidiari; dan

• Pengurusan teknologi maklumat iaitu sebagai

pentadbir pelbagai sistem aplikasi dan memberi

bantuan teknikal.

KEWAJIPAN JANM

AP 138

• Mewujudkan Sistem Perakaunan untuk

elak penipuan dan kecuaian

• Menjalankan penyeliaan terhadap

kutipan hasil.

• Menerima hanya perbelanjaan yang

dibenarkan.

PASUKAN PELAKSANAAN PERAKAUNAN

AKRUAN

PEMINTA

LULUS PESANAN

TEMPATAN

PEMBEKAL

PEMINTA

LULUS PESANAN

TEMPATAN

PEJABAT

PERAKAUNAN

MM

PESANAN TEMPATAN e-P

PTJ

PEMBEKAL

PROSES TO-BE

PASUKAN PELAKSANAAN PERAKAUNAN

AKRUAN

NOTA MINTA

LULUS PESANAN

TEMPATAN

PEMBEKAL

LULUS PESANAN

TEMPATAN

PEJABAT

PERAKAUNAN

MM

PESANAN TEMPATAN BUKAN e-P

MM

PENYEDIA

Sedia

Peraku 1

Peraku 2

Sedia

Pelulus

PEMBEKAL

PTJ

PROSES TO-BE

ISU PENGURUSAN PEROLEHAN

Kajian pasaran dibuat supaya perolehan paling sesuai

dan menuntungkan (AP169).

Punca masalah:

Perolehan perlu dibuat segera.

Sukar mendapatkan sebutharga daripada para

pembekal.

Cara mengatasi:

Untuk item yang sesuai, buat perolehan sekaligus untuk

keperluan setahun.

Gunakan salinan sebutharga pembekal yang terdahulu.

Selewat-lewatnya 6 bulan.

1) TIADA KAJIAN PASARAN

2) PEROLEHAN DIBUAT SEBELUM PT

Pesanan kerajaan mesti disediakan pada masa

barang-barang dipesan. [AP 176.1 (d) & (e)]

Punca masalah:

Ada pegawai lain yang tidak mengikut kaedah perolehan

denga betul.

Cara mengatasi:

Dapatkan sebutharga pembekal semasa memesan

barang atau perkhidmatan.

Hadkan pegawai yang boleh membuat pesanan.

ISU PENGURUSAN PEROLEHAN

3) PEROLEHAN TANPA KONTRAK

Perolehan bekalan atau perkhidmatan bermasa

perlu kontrak formal disediakan. [AP 176.1(c)]

Punca Masalah:

Kontrak lewat ditandatangani.

Inden kerja tidak disediakan walaupun ada ditanda

dalam senarai semak.

Cara Mengatasi:

Buat pemantauan dengan teliti proses

menyediakan kontrak.

ISU PENGURUSAN PEROLEHAN

4) ITEM KONTRAK PUSAT

Jabatan hendaklah menggunakan Kontrak Pusat

Perbendaharaan bagi item kontrak pusat. – [AP 178]

Punca masalah:

Tidak menyemak senarai item kontrak pusat sebelum

perolehan.

Cara mengatasi:

Sentiasa rujuk senarai item Kontrak Pusat dalam

Laman web.

Jadikan sebahagian senarai semak pembelian.

ISU PENGURUSAN PEROLEHAN

5) KOD OBJEK DIGUNAKAN TIDAK SESUAI

Pengawai Pengawal hendaklah mematuhi Kod

Hasil dan Perbelanjaan yang disediakan oleh

Perbendaharaan. – [AP41]

Punca Masalah:

Pemahaman kepada maksud kod berbeza.

Tiada peruntukan jabatan(eg. Aset).

Cara Mengatasi:

Sila rujuk Senarai Semak yang disediakan oleh

JANM.

Sila berhubung dengan JANM bagi kes2 kabur.

ISU PENGURUSAN PEROLEHAN

6) KERJA/PERKHIDMATAN TIDAK IKUT SPESIFIKASI

Kerja-kerja penyelenggaraan dibuat tidak

mengikut spesifikasi yang ditetapkan. [AP 99(e)]

Punca masalah:

Kurang pengawasan oleh pegawai jabatan.

Spesifikasi tidak jelas.

Cara Mengatasi:

Buat pemeriksaan berkala.

Jangan buat perakuan bayaran dan buat potongan

bayaran.

Fahami kandungan perjanjian.

ISU PENGURUSAN PEROLEHAN

7) PERBELANJAAN TIDAK RASMI

Perbelanjaan kepada program / aktiviti yang tidak

rasmi cth; Majlis perpisahan untuk pegawai yang

bertukar ke jabatan lain. [AP 4,5&12]

Punca masalah:

Tidak dapat membezakan sama ada sesuatu perkara

itu aktiviti rasmi atau tidak.

Cara Mengatasi:

Sila rujuk permohonan bajet tahunan.

Kalau was2 sila rujuk WP 5.1.

ISU PENGURUSAN PEROLEHAN

8) POTONGAN BAYARAN KONTRAK

Tuntutan kontraktor yang tidak selaras dengan

syarat-syarat dalam kontrak perlu dibuat

pemotongan. [AP 99 (d) & (e)]

Punca Masalah:

Pegawai tidak faham isi kontrak perjanjian.

Tidak merujuk kontrak perjanjian sebelum

membuat bayaran.

Cara Mengatasi:

Tuntutan kontraktor perlu disemak-silang dengan

kadar-kadar dan syarat dalam perjanjian.

ISU BAYARAN BIL

Penemuan Aktiviti Naziran

Bayaran dibuat bercanggah dengan

terma dan syarat kontrak.

• Contoh:

• Watchman clock (Kontrak keselamatan)

tidak dibuat sekurang-kurangnya 2 jam

sekali dan tiada potongan denda dilakukan

dalam pembayaran.

Pembelian tidak melalui kontrak pusat

• Contoh:

• Hospital B****** (Pembelian minyak diesel

untuk genset)

Bil No. BB Tarikh BB Amaun (RM)

1 B3921 26.05.14 70,664.00

2 B5057 13.06.14 96,360.00

3 B5770 24.06.14 99,572.00

4 B8029 18.08.14 96,360.00

5 1227B 31.10.14 99,572.00

6 2944B 27.11.14 28,908.00

7 B2824 28.04.14 48,180.00

Jumlah : 539,616.00

CONTOH PECAH KECIL 1 - TIDAK MELALUI PROSES TENDER

Bayaran Pengangkutan Air ke SMK T**** **** II, Kota Belud.

Bil No. BB Amaun (RM)

1 3946B 29,960.00

2 3928B 20,390.00

Jumlah Terkumpul : 50,350.00

Bil No. BB Amaun (RM)

1 3430B 41,270.00

2 3860B 41,940.00

Jumlah Terkumpul : 83,210.00

CONTOH PECAH KECIL 2 - TIDAK MELALUI PROSES

SEBUTHARGA

•Program Orientasi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (19-21

November 2013- Ming Garden)

•Program Orientasi Penempatan Guru Baru (17-19 November 2014 -

Ming Garden)

No. BB Amaun (RM) Tarikh PT Tarikh Invois Tarikh K***** 3

B0611 8,057.52 10/06/14 16/07/14 03/06/14

No. BB Amaun (RM) Tarikh PT Tarikh Invois Tarikh Delivery

Order

B1010 4,652.48 28/04/14 30/04/14 25/04/14

CONTOH PESANAN TEMPATAN / INDEN KERJA

DIKELUARKAN SELEPAS TARIKH PEROLEHAN BEKALAN /

PERKHIDMATAN

•Pengangkutan barang-barang pegawai kerana bertukar

•Pembelian toner printer

No. BB Amaun (RM) Tarikh Siap Ditetapkan

Dalam PT Tarikh Siap Sebenar

B4398 29,322.56 29/11/14 15/12/14

CONTOH TARIKH TERIMA BEKALAN / PERKHIDMATAN

MELEBIHI TEMPOH YANG DITETAPKAN DALAM

PESANAN TEMPATAN.

•Kerja menaiktaraf rangkaian setempat (LAN) di pejabat

Dokumen sokongan TIDAK

dilampirkan.

• Dokumen Sebut Harga (Pembukaan, Penilaian, & Keputusan Sebut Harga)

• Salinan terma kontrak / perjanjian (tertera dengan jelas berkenaan tempoh, no rujukan, dan nilai kontrak)

• Surat Setuju TerimaInsurans Kerja

• Jadual Kadar (BQ)

• Sijil EOT (Perlanjutan Tempoh Masa)

• Sijil PHK (Perubahan Harga Kerja)

• Sijil CPC (Perakuan Siap Kerja)

Penemuan Oleh Unit Bayaran

• Mulai Tahun 2013, JANM Sabah telah

melaksanakan pemeriksaan fizikal secara

rawak sebelum meluluskan Baucar

Bayaran.

• Keputusan ini dimaklumkan dalam Buletin

eSPKB pada 4 Februari 2013.

Spesifikasi Kerja Tidak Dipatuhi

Hasil Kerja Tidak Kemas

Kerja Belum Disempurnakan

Kerja Tidak Siap

Kerja-kerja Tidak Sempurna

Kerja Belum Dibuat

Kerja Tidak Sempurna

Kerja Tidak Kemas

Kerja Tidak Sempurna

Sekian, terima kasih.

JANM Negeri Sabah