Post on 13-Apr-2017
Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008
DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH
Tei ZhongkaiMuhammad Nazrin Shah Bin Zakaria
Lim Yan San(Pegawai Hal Ehwal Islam)
Khairul Nasihah Binti Abdul Rashit
(Penolong Pendaftar)
DILULUSKAN OLEH
(Muhamad Amirul Bin Mohd Zainudin)
(Pengarah)
PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 1/7
KELUARAN: 001
RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003
PINDAAN: 00
AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013
1.0 OBJEKTIFAudit Dalaman dilaksanakan secara berkala sekurang-kurangnya dua kali setahun untuk
memastikan Sistem Pengurusan Kualiti Pusat Islam UUM dipatuhi. Audit dalaman hendaklah:
a) Mamatuhi perkara yang telah ditetapkan kepada kehendak ISO 9001:2008
b) Dilaksanakan secara sistematik dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti audit dalaman di Pusat Islam UUM. Ia digunakan
oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan, Ketua Sistem Audit (KSA) dan Juruaudit
Dalaman untuk merancang, melaksanakan dan menilai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti
di Pusat Islam UUM.
3.0 SINGKATAN
AD : Audit Dalaman
KSA : Ketua Sistem Audit
PAD : Pasukan Audit Dalaman
KPAD : Ketua Pasukan Audit Dalaman
PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 2/7
KELUARAN: 001
RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003
PINDAAN: 00
AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013
4.0 DEFINISI
Auditi :Merupakan pihak yang diaudit berkaitan bidang tanggungjawab di
dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Semua kakitangan
Pusat Islam yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti adalah berpotensi untuk dijadikan sebagai auditi. Auditi
juga boleh dilantik menjadi Juruaudit Dalaman untuk skop Audit
Dalaman yang di luar tanggungjawabnya.
Pasukan Audit Dalaman :Satu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-
kurangnya dua orang yang ditugaskan untuk melakukan kerja-kerja
audit ke atas Sistem Pengurusan Kualiti di Pusat Islam. Anggota-
anggota di dalam Pasukan Audit Dalaman mestilah bebas daripada
skop yang akan diaudit.
Ketua Sistem Audit :Salah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti di Pusat Islam. Ketua Audit Dalaman
berperanan untuk merancang audit dalaman, melatih Pegawai
Audit Dalaman, mengumpulkan maklumat audit dalaman yang
dilaksanakan oleh Pegawai Audit Dalaman, dan melaporkan
maklumat yang diperolehi tersebut kepada Wakil Pengurusan.
Audit Susulan :Suatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur
yang dikenalpasti semasa pelaksanaan audit dalaman yang
terdahulu.
Ketidakpatuhan :Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak
mematuhi keperluan di dalam SISTEM PENGURUSAN KUALITI
ISO 9001:2008
PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 3/7
KELUARAN: 001
RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003
PINDAAN: 00
AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
- Tiada
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
KSA 6.1 Merancang, menyediakan laporan dan menjalankan audit
secara berkala.
KPAD 6.2 Pelantikan pasukan Audit Dalaman
6.2.1 Melantik PAD yang bebas dari penglibatan di dalam proses
audit yang akan dilaksanakan.
6.2.2 Mengarahkan Audit Dalaman dijalankan seperti yang
dirancang.
6.2.3 Pemakluman perancangan audit kepada bahagian/unit yang
berkenaan akan dilaksanakan.
6.2.4 Menetapkan tarikh pengauditan dan skop yang akan diaudit.
KPAD/PAD 6.3 Pelaksanaan Audit
6.3.1 Melaksanakan audit ke atas bahagian yang berkenaan dan
digalakkan untuk menggunakan Senarai Semak Audit Kualiti
Dalaman (UUM/PK/PIs/003/01)
(rujuk kepada Lampiran 1).
6.3.2 Menyediakan penemuan-penemuan audit di dalam Borang
Laporan Ketakakuran (UUM/PK/PIs/003/02)
(rujuk kepada Lampiran 2).
PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 4/7
KELUARAN: 001
RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003
PINDAAN: 00
AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013
KPAD & PAD 6.3.3 Mengadakan satu mesyuarat penutup dengan pegawai dari
Bahagian/Unit yang diaudit sebelum menamatkan Audit
Dalaman.
Tujuan mesyuarat ini adalah seperti berikut:
a) Memaklumkan penemuan ketakakuran termasuk
ketakakuran yang berulang.
b) Mendapatkan persetujuan pegawai dari Bahagian/Unit
yang diaudit ke atas perkara 6.3.3 (a).
c) Persetujuan mengenai jangka masa untuk melaksanakan
tindakan pembetulan dan pencegahan.
6.3.4 PAD akan mengemukakan Laporan Audit Kualiti Dalaman
kepada WP, Ketua Bahagian yang diaudit dengan menggunakan
Borang Laporan Audit Kualiti Dalaman (UUM/PK/PIs/003/03)
(rujuk kepada Lampiran 3).
KSA 6.4 Analisis laporan audit
6.4.1 Menerima dan meneliti Laporan Audit Dalaman dan laksanakan
tindakan berikut:
a) Mengambil tindakan pembetulan ke atas perkara yang
perlu dilaksanakan dengan segera bagi mengatasi
masalah/isu yang dikehendaki.
b) Menyediakan laporan analisis dan membawa perkara-
perkara berkaitan dengan tindakan pencegahan jangka
masa panjang dan masalah berulang kepada MKSP.
PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 5/7
KELUARAN: 001
RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003
PINDAAN: 00
AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013
KPAD & PAD
KSA
Ketua Bahagian
6.5 Tindakan Susulan
6.5.1 Menjalankan audit susulan bagi mengesahkan tindakan
pembetulan atau pencegahan yang ditetapkan telah diambil.
6.5.2 Meneliti dan menyediakan laporan Maklum balas Audit Susulan
dilaksanakan melalui tindakan berikut:
a) Memaklumkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kualiti
untuk Kajian Semula Pengurusan mengenai tindakan
pembetulan dan pencegahan yang telah diambil.
b) Memaklumkan perkara-perkara berkaitan dengan
tindakan pencegahan dan masalah berulang yang tidak
dapat diatasi untuk Kajian Semula Pengurusan dalam
mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kualiti sekiranya
berkenaan
6.5.3 Melaksanakan tindakan pencegahan/ pembetulan seperti yang
diputuskan dalam Kajian Semula Pengurusan semasa Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kualiti
PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 6/7
KELUARAN: 001
RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003
PINDAAN: 00
AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013
7.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh
Penyimpanan
1 Senarai Semak Audit Kualiti Dalaman
UUM/PK/PIs/003/01 Bilik Fail 5 Tahun
2 Laporan Ketakakuran UUM/PK/PIs/003/02 Bilik Fail 5 Tahun
3 Laporan Audit Kualiti Dalaman
UUM/PK/PIs/003/03 Bilik Fail 5 Tahun
8.0 Lampiran
Lampiran 1: Senarai Semak Audit Kualiti Dalaman (Ruj:UUM/PK/PIs/003/01)
Lampiran 2: Laporan Ketakakuran (Ruj: UUM/PK/PIs/003/02)
Lampiran 3: Laporan Audit Kualiti Dalaman (Ruj: UUM/PK/PIs/003/03)
PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 7/7
KELUARAN: 001
RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003
PINDAAN: 00
AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013
Nota
Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Pegawai dokumen bertanggungjawab mengendalikan rekod ini.
No. Pindaan Muka Surat Tarikh pindaan Butir-butir pindaan
Pengesahan/diluluskan
LAMPIRAN 1
Ruj:UUM/PK/PIs/003/01
(PROSEDUR BAGI AUDIT KUALITI DALAMAN)
SENARAI SEMAK AUDIT KUALITI DALAMAN
JURUAUDIT: TARIKH AUDIT: MUKA SURAT:
BAHAGIAN/UNIT: NO. PROSEDUR:
Bil. SOALAN/TOPIK RUJUKAN AUDITEE RESPON BUKTI
1.
2.
3.
4.
LAMPIRAN 2
Ruj:UUM/PK/PIs/003/02
AUDIT KUALITI DALAMAN
LAPORAN KETAKAKURAN
Bahagian/Unit: Pegawai/Kakitangan yang diaudit:
1-
2-
3-
4-
Ketua Juruaudit:
Juruaudit:
No. Prosedur:
Ketakakuran : MAJOR
MINOR
PEMERHATIAN
Elemen/Klausa:
No. Ketakakuran:
Maklumat Terperinci Ketakakuran:
Persetujuan tarikh tindakan pembetulan:
Tindakan pembetulan akan diambil untuk menutup ketakakuran dalam tempoh (nyatakan):
Tandatangan Ketua Juruaudit: Tandatangan Wakil Bahagian/Unit:
Maklumat Tindakan Pembetulan/Pencegahan (diisi oleh Bahagian/Unit):
Adalah disahkan tindakan pembetulan/pencegahan telah diambil dan dilaksanakan dengan memuaskan.
Wakil Bahagian/Unit:
Tarikh:
Tandatangan:
Semakan Tindakan Pembetulan/Pencegahan (Audit Susulan)
Ketakakuran Ditutup: YA/TIDAK Tarikh:
Ketua Juruaudit/Juruaudit: Tandatangan:
LAMPIRAN 3
Ruj:UUM/PK/PIs/003/03
(PROSEDUR BAGI PROSES AUDIT KUALITI DALAMAN)
LAPORAN AUDIT KUALITI
DALAMAN
NO. LAPORAN ………… / ……….
(Bil………..…/………….. tahun)
Tarikh :
Bahagian/ Unit Diaudit : Tarikh Audit :
Perkara/Bidang Diaudit :
Pasukan/Juruaudit :
Ringkasan :