Post on 16-Feb-2020
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB PERTAMA
RINGKASAN EKSEKUTIF
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
RINGKASAN EKSEKUTIF
Budaya Inovasi menjadi elemen penting ke arah mencapai status
organisasi bertaraf dunia. Budaya inilah yang cuba diterapkan ke dalam
setiap warga Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia. Pembangunan
sistem e-Emolumen ini merupakan salah satu inisiatif yang dijayakan oleh
JPS ke arah meningkatkan lagi sistem penyampaian kepada pelanggan
dan stakeholdernya. Sistem ini dibangunkan pada 2008 kerana wujudnya
keperluan mendapatkan maklumat yang tepat dan cepat dalam
pengiraan emolumen untuk penyediaan anggaran belanjawan tahunan
Jabatan. Ia digunakan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan untuk proses
pengiraan emolumen dan ia berkembang kegunaannya hingga ke
peringkat penyediaan kertas penstrukturan semula organisasi.
Semestinya, ciri sebuah sistem yang baik haruslah bersifat dinamik, dan
sehingga kini ia telah digunakan oleh pengurusan tertinggi Jabatan
dalam proses membuat keputusan. Selanjutnya, ia akan terus
berkembang dan ditambahbaik ke tahap penggunaan semua warga
Jabatan untuk mendapatkan status emolumen, kenaikan gaji, jumlah
potongan KWSP serta kelayakan pinjaman perumahan, kenderaan dan
komputer. Oleh itu, adalah wajar sistem ini dipertimbangkan untuk
memenangi AIPK kerana ia sistem yang memudahkan dan menjimatkan
masa, kos dan tenaga pegawai-pegawai yang menggunakannya serta
pengurusan tertinggi Jabatan, ia belum pernah dibangunkan oleh mana-
mana agensi lain dan boleh digunakan serta diadaptasi oleh agensi lain
kerana ia dibangunkan mengikut keperluan sebuah organisasi Kerajaan.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB DUA
LATAR BELAKANG JABATAN PENGAIRAN
DAN SALIRAN MALAYSIA
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
2. LATAR BELAKANG AGENSI
2.1 Latar Belakang Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia (JPS)
Pembentukan JPS bermula tahun 1932 dan dikenali sebagai
Jabatan Parit dan Tali Air (JPT). Objektif penubuhan JPT pada ketika
itu adalah untuk membantu industri penanaman padi berkembang
dengan memberi khidmat nasihat dan membangunan
kemudahan pengairan dan saliran. Sepuluh tahun penubuhan JPT
ini, kemudahan pengairan dan saliran telah disediakan untuk lebih
kurang 50,000 hektar tanah padi yang sedia ada dan telah
mengambil alih kerja-kerja penyenggaraan saliran bagi 40,000
hektar tanah estet dan pekebun kecil di Selangor dan Perak.
Disebabkan objektif penubuhannya lebih kepada membantu
perkembangan industri pertanian maka JPS telah diletakkan
dibawah Kementerian Pertanian dan Asas Tani sehingga awal
tahun 2004.
Pada 15hb Mac 1989 nama JPT telah ditukar kepada Jabatan
Pengairan dan Saliran (JPS) bagi melambangkan skop tanggung
jawab dan perkhidmatan yang lebih meluas dan professional.
Nama jabatan dalam bahasa Inggeris, bertukar dari Drainage and
Irrigation Department kepada Department of Irrigation and
Drainage, dengan mengekalkan huruf singkatannya iaitu DID sejak
penubuhan hingga kini.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Bermula tahun 2004 JPS telah diletakkan dibawah Kementerian
Sumber Asli dan Alam Sekitar berikutan skop kerja JPS telah
berkembang daripada menyediakan kemudahan pengairan dan
saliran pertanian kepada melaksanakan projek-projek
pembangunan sumber air, khususnya dalam bidang pengairan,
saliran dan kejuruteraan sungai. Kini, tugas-tugas JPS merangkumi :
Pengurusan Sumber Air Dan Hidrologi
Pengurusan Sungai
Pengurusan Banjir
Pengurusan Pantai
Saliran Mesra Alam
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
WAWASAN JPS
Menjadi organisasi bertaraf dunia menjelang tahun 2010.
MISI JPS
Menguruskan sumber air, lembangan sungai, risiko banjir dan zon
pinggir laut untuk mencapai alam sekitar yang mampan dan kualiti
hidup yang dipertingkatkan.
OBJEKTIF JPS
Menyediakan perkhidmatan kejuruteraan yang melebihi
keupayaan kumpulan sasaran sendiri seterusnya menjamin
penggunaan tanah yang optimum dan pengurusan yang lebih
cekap bagi sumber air negara.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
NILAI TERAS
Buat Perkara yang Betul, dan Buat dengan Betul dengan KUALITI,
INTEGRITI DAN PERIHATIN.
DASAR Q
JPS Malaysia komited terhadap budaya kerja cemerlang yang
tertumpu pada pembaikan yang berterusan kea rah kepuasan
pelanggan dan pekerja.
2.2 Ringkasan Perjawatan
Berdasarkan Buku Senarai Perjawatan 2010, Jabatan Pengairan
dan Saliran Malaysia telah diluluskan sebanyak 416 perjawatan.
Pecahan perjawatan mengikut kumpulan perkhidmatan ialah
seperti berikut:
Bil. Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Jawatan
Bilangan Perjawatan
Bilangan Diisi
Bilangan Kekosongan
1.
2.
3.
4.
5.
Jurutera Awam Gred Utama
Jurutera Awam
Jurutera Awam
Jurutera Awam
Jurutera Mekanikal
TURUS III
JUSA A
JUSA B
JUSA C
JUSA C
1
1
2
9
1
1
1
2
9
1
0
0
0
0
0
JUMLAH 14 14 0
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Bil. Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred Jawatan
Bilangan Perjawatan
Bilangan Diisi
Bilangan Kekosongan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Pegawai Tadbir Dan Diplomatik
Jurutera Awam
Jurutera Mekanikal
Pegawai Teknologi Maklumat
Juruukur Bahan
Pegawai Tadbir Dan Diplomatik
Jurutera Awam
Jurutera Mekanikal
Jurutera Elektrik
Juruukur Bahan
Pegawai Tadbir Dan Diplomatik
Jurutera Awam
Jurutera Mekanikal
Jurutera Elektrik
Jurutera Elektronik
Juruukur Bahan
Pegawai Teknologi Maklumat
Pegawai Tadbir Dan Diplomatik
Jurutera Awam
Jurutera Mekanikal
M54
J54
J54
F54
J54
M52
J52
J52
J52
J52
M48
J48
J48
J48
J48
J48
F48
M44
J44
J44
1
21
2
1
2
1
29
6
2
2
1
61
11
2
1
9
1
3
51
14
1
18
1
1
2
1
27
5
1
2
1
61
8
2
0
9
1
2
45
13
0
3
1
0
0
0
2
1
1
0
0
0
3
0
1
0
0
1
6
1
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
Jurutera Elektrik
Juruukur Bahan
Pegawai Teknologi Maklumat
Pegawai Pertanian
Pegawai Undang-Undang
Pegawai Penerangan
Akauntan
Pegawai Tadbir Dan Diplomatik
Jurutera Awam
Jurutera Mekanikal
Jurutera Elektrik
Juruukur Bahan
Arkitek
Pegawai Teknologi Maklumat
Pegawai Perpustakawan
Pegawai Tadbir
J44
J44
F44
G44
L44
S44
W44
M41
J41
J41
J41
J41
J41
F41
S41
N41
1
6
3
2
1
1
1
3
135
17
3
12
1
7
1
1
1
6
2
0
1
1
1
3
135
8
2
11
1
7
1
1
0
0
1
2
0
0
0
0
0
9
1
1
0
0
0
0
JUMLAH 416 382 34
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
2.3 Piagam Pelanggan JPS
Kami menyediakan perkhidmatan professional dan berkualiti dalam
perancangan, rekabentuk dan pelaksanaan program-program
pengurusan banjir, lembangan sungai, zon pantai, saliran mesra
alam serta sumber air dan hidrologi. Perkhidmatan kami
berdasarkan amalan kejuruteraan terbaik dengan mengambil kira
kelestarian alam sekitar, ekonomi dan sosial.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi berikut, kami berikrar akan :
Memberi respon terhadap sebarang aduan awam menerusi JPS Careline 1-300-80-1010 berkenaan dengan masalah banjir, sungai, pantai dan saliran bandar dalam masa dua (2) hari bekerja.
Memastikan bayaran bil dan invois dibuat tidak melebihi empat belas (14) hari dari tarikh penerimaan dokumen lengkap (melainkan dinyatakan sebaliknya dalam perjanjian kontrak).
Membekal data dan maklumat hidrologi dalam tempoh
empatbelas (14) hari bekerja.
Memberi khidmat nasihat / ulasan teknikal / maklumbalas dalam tempoh tidak melebihi empat (4) minggu.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK )
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
2.4 Carta Organisasi JPS
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
2.5 Slogan dan Logo JPS
‘Air Dan Persekitarannya, Warisan Kita’
Ombak mewakili lima fungsi utama jabatan Pengairan dan Saliran, yakni
pengairan, saliran, kejuruteraan sungai, kejuruteraan pinggir laut dan
hidrologi. Bentuk ombak menggambarkan jabatan yang dinamik,
komited ke arah kemajuan yang tidak terhalang oleh rintangan dalam
menyediakan perkhidmatan yang menyeluruh. Gelombang yang
berubah daripada warna biru kepada hijau menunjukkan kemajuan
pertanian di tengah-tengah keindahan Alam, hasil integrasi yang harmoni
antara kerja kejuruteraan dengan alam sekitar sejajar dengan moto ’Air
dan Persekitarannya, Warisan Kita’.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB TIGA
HURAIAN DAN BUTIR-BUTIR INOVASI
PRODUK/PERKHIDMATAN YANG TELAH DIHASILKAN
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
3.1 Sistem Emolumen
3.1.1 Sistem ini dibangunkan untuk menguruskan data emolumen
pegawai/kakitangan JPS (Jabatan Pengairan dan Saliran).
Sistem ini berfungsi menyimpan dan memaparkan maklumat
emolumen pegawai/kakitangan JPS yang terkini. Ia
dibangunkan pada tahun 2008 dan pada asalnya, maklumat
dalam sistem ini digunakan oleh Bahagian Khidmat
Pengurusan bagi (BKP) membuat anggaran perbelanjaan
emolumen bagi keseluruhan pegawai/kakitangan JPS dalam
proses penyediaan anggaran bajet mengurus tahunan
jabatan. Namun begitu, selaras dengan keperluan
maklumat ini, ia telah ditambahbaik dan diperluaskan
penggunaan sehingga kegunaan pengurusan atasan dalam
membuat keputusan. Sistem ini mempunyai 8 modul seperti
berikut :
1) Modul Log In
Pengguna log in ke dalam sistem melalui modul ini
2) Modul Kemaskini Katalaluan
Modul ini membenarkan pengguna sistem untuk menukar
katalaluan.
3) Modul Emolumen Ikut Penempatan
Modul ini memaparkan skrin kemasukan maklumat
emolumen pegawai/kakitangan JPS mengikut bahagian.
Pengguna juga dapat memaparkan maklumat
emolumen pegawai/kakitangan JPS mengikut bahagian.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
4) Modul Senarai Gaji
Modul ini memaparkan tangga gaji bagi
pegawai/kakitangan mengikut skim dan gred. Pengguna
juga dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini
rekod tangga gaji.
5) Modul Elaun – elaun
Modul ini memaparkan elaun yang diterima oleh
pegawai/kakitangan JPS mengikut gred. Pengguna juga
dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini rekod
elaun.
6) Modul COLA dan KWSP
Modul ini memaparkan bayaran COLA mengikut kategori
kawasan dan peratusan KWSP. Pengguna juga
dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini COLA
dan KWSP.
7) Modul Kelas Kuarters
Modul ini memaparkan bayaran kuarters mengikut
kategori kawasan dan peratusan kuarters. Pengguna juga
dibenarkan untuk menambah dan mengemaskini kelas
kuarters.
8) Modul Log Out
Pengguna akan log out daripada sistem melalui modul ini.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
3.1.2 Carta Aliran Kerja Sistem Emolumen
Carta aliran kerja Sistem Emolumen seperti dibawah :
Tidak
Ya
Rajah 3.1 – Carta Alir Kerja Sistem
Mula
Log in Ke Dalam Sistem
Pengguna Sistem
Berdaftar
Masukkan Maklumat
Emolumen/ Paparkan Maklumat
Tamat
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
3.1.3 Perubahan Yang Telah Dicapai Melalui Sistem Emolumen
Sebelum Sistem Emolumen ini di bangunkan, BKP JPS
membuat pengiraan emolumen secara manual. Setelah
sistem ini dibangunkan, pengiraan emolumen ini dapat
dilaksanakan secara automatik oleh sistem secara online.
Pengguna hanya perlu memasukkan maklumat tangga gaji
terkini. Pengguna boleh mengetahui kelayakan emolumen
yang sepatutnya dan amaun pinjaman yang layak dipohon.
Manakala BKP sebagai pengurus sistem (administrator) boleh
mendapatkan maklumat emolumen dengan kadar segera
dan mudah untuk keperluan pelanggannya seperti warga
Jabatan, Kementerian dan Agensi Pusat.
Maklumat emolumen ini boleh digunakan oleh pihak
pengurusan tertinggi JPS untuk mengetahui implikasi
kewangan Jabatan sedia ada bagi maksud pemantauan
perbelanjaan khususnya bagi pembayaran emolumen. Selain
itu, pengurusan atasan juga boleh mendapatkan maklumat
mengenai jumlah perjawatan sedia ada di sesuatu bahagian
serta boleh digunakan untuk mengetahui implikasi kewangan
hasil daripada penstrukturan semula atau permohonan
pertambahan pegawai/kakitangan di JPS. Sistem ini banyak
membantu pihak pengurusan tertinggi JPS dalam membuat
keputusan penting dalam Jabatan.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
3.1.4 Pelaksanaan Sistem Emolumen
Sistem Emolumen dibangunkan oleh Seksyen Pembangunan
dan Peyelenggaraan Sistem Aplikasi, Bahagian Pengurusan
Maklumat (BPM) JPS. Pembangunan sistem dilaksanakan oleh
seorang Pegawai Sistem Maklumat dan seorang Penolong
Pegawai Sistem Maklumat pada tahun 2008 dan sistem
digunakan pada tahun yang sama. Sistem ini dapat dicapai
melalui rangkaian intranet JPS dan alamat url sistem ialah:
http://it.water.gov.my/intranetx/emolumen. Screen shot
paparan sistem seperti rajah di bawah.
Rajah 3.2 – Skrin Utama Sistem Emolumen
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Rajah 3.3 – Menu Utama Sistem Emolumen
Rajah 3.4 – Skrin Kemasukan Maklumat Emolumen
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Rahah 3.5 – Paparan Maklumat Emolumen
Rajah 3.6 – Paparan Senarai Gaji Mengikut Skim dan Gred
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Rajah 3.7 – Paparan Senarai COLA dan Potongan EPF
Rajah 3.8 – Paparan Senarai Kelas Rumah
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB EMPAT
PEMBUDAYAAN INOVASI (INNOVATION CULTURE)
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Dasar Penerapan Budaya Inovasi dan Pelaksanaan Inovasi
4.1.1 Penubuhan Jawatankuasa Induk Inovasi & Penubuhan
Jawatankuasa Inovasi Di Semua Peringkat Agensi
Jawatankuasa Induk Inovasi JPS secara rasminya telah ditubuhkan
pada 23 September 2010 dan Unit Inovasi di bawah Bahagian Audit
Prestasi bertindak sebagai sekretariat bagi jawatankuasa tersebut.
Jawatankuasa ini terdiri daripada:-
i. Jawatankuasa Pemandu Inovasi yang dipengerusikan oleh
Ketua Pengarah JPS dan ahlinya terdiri daripada Pengurusan
Direktorat, Pengarah Bahagian dan Pengarah Negeri; dan
ii. Jawatankuasa Penyelaras Inovasi yang dipengerusikan oleh
Pengarah Kanan JPS dan ahlinya terdiri daripada Penyelaras-
penyelaras Inovasi dari Bahagian dan Negeri.
4.1.2 Mewajibkan cadangan alternative berasaskan Inovasi dalam
semua kertas perakuan
Jawatankuasa ini bertujuan membincangkan alternative
berasaskan inovasi dalam setiap proses, prodek atau perkhidmatan
Jabatan serta memastikan budaya inovasi disemai dikalangan
semua warga kerja JPS. Sehingga kini, pelbagai inovasi telah
dibincangkan dan dipersetujui oleh jawatankuasa ini dalam usaha
memupuk budaya inovasi dalam warga JPS. Antaranya, ialah
sistem e-emolumen ini yang dihasilkan untuk kemasukan data
emolumen pegawai/kakitangan JPS (Jabatan Pengairan dan
Saliran). Sistem ini berfungsi menyimpan maklumat emolumen
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
pegawai/kakitangan JPS seterusnya memudahkan BKP
mendapatkan maklumat emolumen dengan kadar segera dan
mudah untuk digunakan oleh pihak pengurusan tertinggi untuk
membuat keputusan.
4.1.3 Penerbitan laporan berkala dan tahunan mengenai
pencapaian hasil Inovasi
Jabatan telah mengadakan pertandingan inovasi yang
melibatkan bahagian dan negeri semenjak 1992. Inovasi-inovasi
yang dihasilkan akan dipaparkan dan dilaporkan ke dalam website
Jabatan untuk setiap tahun sambutan Hari Inovasi. Jabatan juga
telah menerbitkan buku JPS Inovatif iaitu koleksi inovasi JPS
daripada tahun 1999 sehingga 2009. (Satu salinan buku disertakan).
4.1.4 Penyertaan pegawai-pegawai dalam program latihan
berkaitan Inovasi
Beberapa kursus telah diadakan untuk menggalakkan budaya
inovasi dan kreativiti di kalangan kakitangan Jabatan seperti :-
i. Kursus fasilitator KIK
ii. Program-program di bawah kalendar Malaysia Inovatif 2010
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
4.1.5 Meraih Inovasi –Hari/Minggu/Bulan Inovasi dll
Setiap tahun Jabatan mengadakan Konvensyen Inovasi dan Majlis
Sambutan Hari Inovasi Peringkat Jabatan yang meraikan inovasi
yang signifikan dan berimpak tinggi diberi pengiktirafan. (disertakan
surat jemputan Jabatan kepada YB Menteri NRE untuk Majlis
Sambutan Hari Inovasi JPS 2010)
Jabatan juga terlibat dengan Hari Inovasi Peringkat Kementerian
dan Kebangsaan serta pernah meraih anugerah untuk inovasi di
peringkat antarabangsa.
4.2 Komitmen Pengurusan Atasan Untuk Membudayakan Inovasi di dalam
Agensi
4.2.1 Perancangan membudayakan inovasi dalam pengurusan
kewangan
Menggalakkan kakitangan mencetuskan idea dengan
mewujudkan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK), memupuk
budaya perkongsian ilmu antara organisasi. Pelan Tindakan bagi
KIK ini adalah seperti berikut:-
BIL PERKARA TARIKH
SASARAN TINDAKAN STATUS / CATATAN
1. Pembentukan KIK BKP
Januari 2011
BKP dan BAP
Ø Membentuk satu kumpulan KIK bagi BKP yang akan mengkaji dan mencadangkan alternatif proses, produk dan
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BIL PERKARA TARIKH
SASARAN TINDAKAN STATUS / CATATAN
perkhidmatan melibatkan urusan sumber manusia, kewangan dan pentadbiran am.
2. Mengadakan bengkel dan makmal KIK BKP
Mac - Mei 2011
BKP dan BAP
Ø Kajian semula proses, produk dan perkhidmatan yang diberikan serta maklumbalas soal selidik yang akan dijalankan.
3. Mengedarkan soal selidik mutu perkhidmatan BKP kepada semua stakeholder dan pelanggan
Mac 2011 BKP Ø Borang soal selidik akan dibentuk dan diedarkan untuk mendapatkan maklumbalas.
4. Mengemukakan cadangan inovasi kepada Jawatankuasa Induk Inovasi Jabatan
Jun 2011 BKP dan BAP
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
4.2.2 Pewujudan suasana kerja yang menggalakkan idea berinovatif –
i. Jabatan mengamalkan persekitaran berkualiti 5S bukan
sahaja untuk peningkatan produktiviti malah idea inovatif.
ii. Jabatan mewujudkan saluran-saluran yang membolehkan
pegawai memberikan idea-idea seperti ruangan “Apa Kata
Anda” di dalam Infoportal yang boleh dicapai oleh warga
JPS seluruh Negara.
4.2.3 Program change management ke arah membudayakan
inovasi di Agensi –
i. penubuhan Unit inovasi jabatan,
ii. perpindahan pegawai untuk setiap 2 tahun mencambahkan
idea-idea baru.
4.2.4 Pewujudan insentif untuk menghasilkan inovasi. –
Inovasi jabatan yang memberi impak yang tinggi dan signifikan
akan diberikan insentif berupa wang tunai, piala pusingan dan sijil
pengiktirafan Jabatan semasa Sambutan Hari Inovasi. Inovasi
tersebut juga akan dipertandingkan pada peringkat kebangsaan
atau antarabangsa untuk diberikan pengiktirafan.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Pemberian Hadiah sempena Sambutan Hari Inovasi JPS 2010 oleh YB Menteri Sumber Asli dan Alam Sekitar
4.2.5 Pelaksanaan program value for money seperti value
reengineering/cost validation
Juruperunding-juruperunding yang dilantik untuk melaksanakan
rekabentuk terperinci adalah disyaratkan di dalam Terma Rujukan
untuk menghasilkan rekabentuk yang optimal.
Semua perolehan yang dibuat walaupun di bawah RM20,000.00,
walaupun dibenarkan oleh Arahan Perbendaharaan untuk dibuat
lantikan terus, dikehendaki untuk ditawarkan kepada sekurang-
kurangnya lima (5) syarikat.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
4.3 Penyediaan peruntukan untuk menggalakkan pemikiran dan
penghasilan produk/perkhidmatan yang berinovatif
4.3.1 Sumber-sumber yang disediakan oleh agensi untuk
menggalakkan penghasilan inovasi dalam bidang
pengurusan kewangan-
Walaupun tiada peruntukan khas disediakan, namun semua
warga diberi ruang masa setiap petang Jumaat untuk
menyertai sesi Q-time, mengambil bahagian dalam
pertandingan Kumpulan Inovasi dan Kreatif tahunan serta
perbincangan di dalam ruangan Infoportal.
Walaubagaimanapun, setiap JPS bahagian dan negeri
mengambil inisiatif dengan mencari peruntukan yang boleh
digunakan untuk penghasilan inovasi dalam bidang
pengurusan kewangan.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB LIMA
PENAMBAHBAIKAN (VALUE - ADD)
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Sistem ini bertujuan memudahkan pengguna mendapatkan maklumat
mengenai status emolumen sedia ada di Jabatan. Antara
penambahbaikan yang dihasilkan melalui sistem ini ialah:-
a) Mempercepatkan proses pengiraan emolumen bagi setiap
pegawai di Jabatan;
b) Memberi maklumat yang lebih tepat mengenai emolumen,
kelayakan pinjaman serta implikasi kewangan yang terlibat dalam
penyediaan bajet mengurus, penstrukturan semula organisasi dan
audit perjawatan Jabatan;
c) Memberi maklumat segera kepada pegawai dan kakitangan
Jabatan mengenai tarikh anjakan gaji dan tangga gaji yang baru
serta amaun kelayakan bagi pinjaman perumahan dan pinjaman
kenderaan;
d) Menjimatkan masa dan kos pengiraan emolumen daripada secara
manual kepada secara one click;
e) Menjana laporan mengenai implikasi emolumen kepada
stakeholder dengan lebih cepat;
f) Alat membuat keputusan bagi peringkat pengurusan tertinggi
secara online;
g) Mengurangkan penggunaan kertas untuk membuat pengiraan
dan menjana laporan;
h) Satu mekanisme pemantauan bagi pengurusan bajet mengurus
Jabatan;
i) Satu pengkalan menyimpan data berhubung perjawatan dan
emolumen Jabatan agar kelangsungan maklumat dapat
diteruskan berbanding secara manual;
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB ENAM
IMPAK INOVASI KEPADA
AGENSI DAN STAKEHOLDER
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
6.1 Peningkatan Tahap Kepuasan Stakeholder dan peningkatan
faedah kepada Stakeholder
Peningkatan Tahap Kepuasan dan Faedah kepada Stakeholder serta
memenuhi Ekspektasi Stakeholder dengan lebih Efektif
Secara umumnya pelanggan yang menggunakan sistem ini adalah terdiri
daripada:
• Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jabatan (JPKA)
menggunakan sistem ini untuk mendapatkan status terkini
emolumen Jabatan;
• Ahli Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Jabatan
menggunakan sistem ini untuk mendapatkan maklumat terkini
perjawatan serta implikasi kewangan terlibat untuk membuat
keputusan.
• Pegawai Bajet menggunakannya dalam pengiraan emolumen
serta penyediaan bajet tahunan Jabatan.
• Pengurusan Atasan serta Pegawai Bajet Jabatan untuk membuat
pemantauan pengurusan bajet.
• Pegawai terlibat dalam penyediaan baucar gaji.
· Pegawai terlibat dalam penyediaan penstrukturan semula
Jabatan.
· Pegawai terlibat dalam audit kewangan serta perjawatan.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
Ukuran kepuasan pelanggan / stakeholder perlu dilihat dari segi
kepuasan di kalangan pengguna di pelbagai peringkat. Antara kaedah
yang akan digunakan ialah melalui maklum balas yang dibincangkan
semasa mesyuarat atau bengkel yang diadakan. Hasil analisis
maklumbalas yang diterima akan diterjemahkan sebelum langkah
peningkatan sistem kepada yang lebih baik dan memenuhi hati
pelanggan dilaksanakan. Di samping itu, satu ruangan maklum balas
secara langsung melalui atas talian juga disediakan melalui sistem ini
untuk memudahkan pengguna berurusan dan mengemukakan
pertanyaan kepada pengguna semasa di atas talian khususnya kepada
pegawai teknikal sistem.
Setakat ini, pelaksanaan sistem ini berjaya meningkatkan tahap kepuasan
pelanggan serta stakeholder dan maklumat menerusi sistem ini sering
digunapakai untuk rujukan BKP dan pengurusan tertinggi. Oleh itu, ia
akan diperluaskan penggunaannya kepada pelanggan serta stakeholder
lain dalam Jabatan.
6.2 Pengiktirafan oleh Pihak Luar dan peningkatan Faedah kepada
Agensi
Sistem ini masih belum menerima mana-mana anugerah khusus sejak
ianya dilancarkan. Walau bagaimanapun, pelaksanaannya telah
membantu meningkatkan kedudukan star rating Jabatan seperti yang
dimaklumkan oleh MAMPU baru-baru ini.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB TUJUH
CIRI-CIRI KELEBIHAN INOVASI
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
7.1 Tahap Penglibatan Agensi
Pada awal pembangunannya, skop pelaksanaan sistem ini adalah di
peringkat pengurusan atasan dan pegawai bertanggungjawab
terhadap bajet sahaja. Oleh itu, bagi meningkatkan lagi skop
pelaksanaan sistem ini, ia akan diperluaskan kepada semua warga
Jabatan dan seterusnya kepada semua PTJ di bawah Ibu Pejabat
Jabatan.
7.2 Kesesuaian untuk Pelaksanaan di Agensi Lain (Replicability)
Di atas konsep dan inisiatif baru yang ada dalam pembangunan dan
pelaksanaan sistem ini, ianya boleh diperluaskan penggunaannya di
seluruh Jabatan atau Agensi di peringkat lain-lain Kementerian ataupun
Negeri. Sistem ini boleh dilaksanakan di mana-mana Kementerian atau
Agensi Kerajaan kerana:-
a) Sistem ini dibangunkan selaras dengan peraturan kewangan serta
garis panduan Sistem Belanjawan Diubahsuai / Modified Budgeting
System (MBS). Ia juga boleh digunakan untuk penyediaan
Outcome Based Budgeting (OBB) kerana maklumat yang dijana
oleh sistem ini boleh digunakan sebagai asas mana-mana sistem
pengurusan bajet yang digunakan oleh Kerajaan;
b) Sistem ini direkabentuk menggunakan sumber yang perakukan
oleh MAMPU, oleh itu, mana-mana Jabatan atau agensi boleh
mengubahsuai atau menambahbaik sistem ini mengikut keperluan
masing-masing;
c) Pelaksanaannya di Jabatan atau Agensi lain tidak memerlukan kos
yang tinggi.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
7.3 Keaslian Idea (Kreativiti)
Tujuan awal sistem ini dibuat adalah untuk membantu proses
perancangan dan menyiapkan anggaran belanjawan tahunan dan
membantu dalam pengiraan implikasi kewangan secara ‘modelling’
untuk proses penstrukturan semula Jabatan. Sistem ini ditambahbaik
dengan membenarkan semua warga Jabatan untuk melihat status
emolumen dan kelayakan pinjaman mereka. Penambahbaikan ini telah
meningkatkan lagi penyampaian maklumat kepada warga Jabatan
dengan maklumat yang diperolehi adalah lebih tepat, mudah dan
cepat, berbanding sebelum ini setiap warga yang hendak mengetahui
status emolumen, kenaikan gaji tahunan dan kelayakan pinjaman perlu
mengemel atau menelefon Bahagian Khidmat Pengurusan bagi
mendapatkan maklumat. Tempoh masa maklumat diperolehi adalah
sehingga 30 minit kerana maklumat diperolehi secara manual dengan
mendapatkan fail daripada bilik fail serta perlu mengira jumlah kelayakan
yang pegawai dapat. Selain itu, kakitangan bertanggungjawab juga
terpaksa memberikan keutamaan kepada urusan lain yang lebih penting.
Setakat pengetahuan Jabatan, masih belum ada sebarang agensi
kerajaan yang menggunakannya.
7.4 Impak Inovasi Dari Segi Mencapai Teras Misi Nasional (Tahap
Signifikan)
Pembangunan dan pelaksanaan sistem ini adalah selaras dengan Teras
Kelima Misi Nasional, 2006-2020 iaitu mengukuhkan keupayaan institusi
dan Pelaksanaan, dengan cara meningkatkan sistem penyampaian
perkhidmatan awam menerusi memperkukuh tadbir urus, memperkemas
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
proses pentadbiran dan pengukuran prestasi serta memperbaik
penggunaan dan kecekapan kos dana sektor awam dengan
mengamalkan kewangan berhemat serta meningkatkan pemantauan
pelaksanaan.
Sistem yang dibangunkan ini berupaya menyumbang kepada
peningkatan sistem penyampaian Jabatan melalui maklumat asas yang
boleh diperolehi dengan cepat dan tepat serta dapat memperbaiki
penggunaan dan kecekapan kos melalui penjimatan atas kos tenaga
kerja serta kos tak langsung seperti penggunaan kertas yang minimum.
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BAB LAPAN
RUMUSAN
Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
RUMUSAN
Sistem ini wajar dipertimbangkan untuk memenangi AIPK atas justifikasi
berikut:
· Sistem e-Emolumen ini adalah sistem yang memudahkan dan
menjimatkan masa, kos dan tenaga pegawai-pegawai yang
menggunakannya di Bahagian Khidmat Pengurusan dan pengurusan
tertinggi Jabatan.
· Sistem ini mempunyai kemudahan untuk mencetak serta
mendapatkan maklumat dan laporan atas talian oleh semua warga
Jabatan.
· Sistem ini belum pernah dibangunkan oleh mana-mana agensi lain.
Sistem ini boleh menjadi satu mekanisme kawalan di Kementerian
Kewangan khususnya Bahagian Belanjawan untuk kegunaan BRO agensi
menyemak dan memantau belanjawan emolumen agensi masing-
masing. Dengan sistem ini juga, maklumat emolumen dan perjawatan
terkini boleh diperolehi dengan cepat, tepat dan mudah khususnya bagi
agensi-agensi yang mempunyai perjawatan yang besar dan banyak
seperti MINDEF, Kementerian Kesihatan atau Kementerian Pelajaran.