Post on 07-Sep-2019
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 1
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 2
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 3
RINGKASAN EKSEKUTIF
Projek ini adalah dibuat secara „in house‟ dimana dengan penambahbaikan sistem
data charting daripada manual kepada digital melalui ‘Relational Database
Management System’ (RDBMS).
RDBMS merupakan satu kaedah pengurusan secara berstruktur ke atas data
dengan menggunakan perisian „open source‟ iaitu menggunakan „PostGIS‟ dan
„PostgreSQL‟.
Apa itu charting?
Charting adalah proses menyurih di atas syit piawai dimana nombor fail setiap
permohonan yang diterima akan dicatatkan serta direkod.
Kesukaran dan proses yang lama dalam menyurih menjadi pencetus idea kepada
kewujudan projek ini.
Keberhasilan projek ini dapat memberi manfaat kepada jabatan melalui
penambahbaikan proses kerja daripada manual kepada online, dimana capaian dan
perkongsian data lebih mudah serta komprehensif.
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 4
1.0 PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN
1.1 Latarbelakang
PLANMalaysia@Melaka berperanan penting sebagai penasihat kepada
kerajaan negeri, pihak berkuasa tempatan dan agensi-agensi kerajaan
yang lain dalam urusan perancangan dan pembangunan spatial melalui
aktiviti-aktiviti penyediaan rancangan pembangunan, kawalan
pembangunan dan penyediaan pelan-pelan susunatur bagi kawasan-
kawasan perkampungan, perumahan, perindustrian, pelancongan dan
sebagainya.
Perkembangan fungsi dan tanggungjawab PLANMalaysia@Melaka dapat
dilihat berdasarkan kepada penglibatan serta keanggotaannya di dalam
berbagai jawatankuasa di peringkat persekutuan, negeri, daerah dan
kerajaan tempatan. Oleh itu kumpulan ELINT dipertanggungjawabkan
untuk menambahkan baik perkhidmatan Jabatan melalui projek inovasi.
Surat kelulusan penubuhan dan pelantikan kumpulan ELINT adalah
seperti di Lampiran.
1.2 Kumpulan
Nama kumpulan : ELINT
Nama organisasi : PLANMalaysia@Melaka
(dahulunya dikenali Jabatan Perancangan Bandar
dan Desa Negeri Melaka)
Alamat : Aras 5, Wisma Negeri
Hang Tuah Jaya
75450 Ayer Keroh
Melaka
Struktur Pengurusan Inovasi Jabatan dan Logo & Definisi kumpulan
adalah seperti di Lampiran.
1.3 Projek
Nama projek : Sistem charting permohonan perancangan
melalui online
Keterangan projek : Membuat penambahbaikan proses charting
manual kepada sistem online melalui
Relational Database Management System
(RDBMS)
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 5
Kategori projek : Inovasi Penyampaian Perkhidmatan
Paparan Utama sistem RDBMS adalah seperti di Lampiran.
2.0 SIGNIFIKAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN
Pemilihan projek adalah berdasarkan penambahbaikan sistem penyampaian
yang lebih baik, lebih efisyen dan lebih efektif kepada „stake holders‟ amnya
serta pelanggan khususnya.
2.1 Kriteria Pemilihan Projek (Empathy)
Antara perkara yang sering menjadi keluhan kepada kakitangan di
jabatan ini adalah seperti berikut :
i. Proses kerja yang terlalu panjang dan berulang
• Melibatkan dua (2) kali proses kerja dimana charting manual di Unit
Kawalan Perancangan & charting digital di Unit Maklumat
Gunatanah Negeri
• Rekod permohonan berlaku berulang kali di antara Unit
Pentadbiran (UP), Unit Kawalan Perancangan (UKP) & Unit
Maklumat Gunatanah Negeri (UMGN)
ii. Fail yang terlalu banyak/tebal/berat
• Memerlukan tenaga untuk penghantaran fail
• Memerlukan ruang untuk perletakan fail
iii. Wujud fail yang tidak dicharting
• Kadangkala berlaku proses charting digital di UMGN yang tidak
dibuat disebabkan oleh pergerakan fail yang tidak dikenalpasti
iv. Syit piawai yang terlalu lusuh/lama dan sukar untuk dirujuk
• Syit piawai terlalu lusuh dan sukar untuk dicharting
• Terlalu banyak pertindihan nombor fail dan agak sukar untuk dibaca
v. Sukar untuk membuat pemantauan
• Proses kerja secara manual dimana maklumat di dalam Syit Piawai,
Rekod Buku Daftar dan fail
• Pergerakan fail melibatkan tiga (3) unit iaitu UP, UKP & UMGN
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 6
2.2 Kaitan Dengan Fungsi Jabatan (Define)
Terdapat tujuh (7) fungsi jabatan, bagi projek ini hanya dua (2) fungsi
yang berkaitan iaitu fungsi keempat dan ketujuh.
2.3 Memenuhi Kehendak Pelanggan dan Pihak Berkepentingan (Define)
Melalui penambahbaikan proses kerja ini, pelanggan akan mendapat
maklumat dengan lebih cepat dan terkini. Di samping itu, pihak agensi,
perunding serta pelajar dapat menggunakan „tools‟ ini sebagai rujukan
serta panduan di dalam membuat keputusan dan juga perancangan pada
masa akan datang.
2.4 Kaitan Dengan Agenda Nasional (Define)
a) ETP
Projek ini turut mempelopori transisi kepada pembinaan infrastruktur
berasaskan pengetahuan dan mengukuhkan sektor awam melalui
inisiatif pembaharuan strategi program transformasi ekonomi (ETP)
Bertindak sebagai penasihat kepada Kerajaan Negeri Melaka di dalam aspekperancangan fizikal melalui keanggotaan mesyuarat di peringkat Negeri.
Menentukan dasar perancangan fizikal melalui RSN, RTD danRKK.
Menentukan dan menyelaras perancangan fizikal serta
penyediaan Rancangan Pemajuan melalui RSN, RTD dan RKK.
MEMBERI KHIDMAT NASIHAT KEPADA JABATAN ATAU AGENSI JABATAN LAIN MELALUI ULASAN PERANCANGAN DAN PENYEDIAAN PELAN PROJEK KHAS.
Berfungsi sebagai urusetia bagi Jawatankuasa PerancanganNegeri melalui mesyuarat Jawatankuasa Perancang Negeri.
Memantau pelaksanaan Akta 172/Dasar-dasar/Garis Panduan Perancanganmelalui Akta 172 dan Garispanduan.
MEMBEKALKAN MAKLUMAT PERANCANGAN YANG KEMASKINI MELALUI APLIKASI MeLGIS.
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 7
b) RMK 11
Pembaharuan teknologi yang pantas merupakan salah satu cabaran
utama kerajaan dalam memenuhi permintaan rakyat yang lebih
sofistikated. Projek ini memenuhi keperluan rakyat dalam
mentransformasi perkhidmatan awam ke arah peningkatan
produktiviti yang lebih tinggi selari dengan bidang focus RMK-11.
c) Transformasi Nasional 2050 (TN50)
a) Sasaran TN 50 – menjadi Negara teratas di tangga dunia
dalam ekonomi, kesejahteraan rakyat dan inovasi.
b) Selaras dengan peningkatan sambungan jalur lebar dan
mudah alih
– „Interest of Things‟ (IOT)
– Sensor, maklumat dan teknologi diintegrasikan
c) Tumpuan kerajaan kepada fungsi-fungsi merentas sempadan
seperti penghijrahan siber
d) Program Transformasi Kerajaan (GTP) – Sistem Penyampaian
i. Ministry Of Key Result Area (MKRA)
Pencapaian diutamakan
Mematuhi prinsip penyampaian
Mengoptimumkan taraf perkhidmatan serta menggunakan
pendekatan inisiatif
2.5 Kaitan Dengan Keadaan dan Ekosistem Semasa (Define)
Kerja-kerja charting di Jabatan melibatkan 2 unit iaitu Unit Kawalan
Perancangan dan Unit Maklumat Gunatanah. Sebelum Sistem RDBMS ini
dibangunkan, kaedah charting yang digunakan adalah secara konvesional
di mana charting dibuat secara manual. Fail-fail yang berkenaan akan
dibawa ke Unit Maklumat Gunatanah oleh Unit Kawalan Perancangan
yang mengundang kepada risiko kehilangan dan kerosakan fail serta
kebocoran maklumat.
Sistem RDMS ini telah mula digunakan pada tahun 2016. Melalui sistem
RDBMS ini kerja-kerja charting dapat dijalankan secara networking antara
2 unit tersebut yang seterusnya menjadikan sistem kerja dan
penyampaian menjadi lebih efisyen.
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 8
3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN
Pendekatan yang digunakan bagi tindakan penyelesaian ini adalah
menggunakan kaedah kitaran Perancangan, Pelaksanaan, Penyemakan dan
Tindakan (Plan, Do, Check, Act) atau P.D.C.A.
Berdasarkan perbincangan bersama ahli kumpulan, cadangan penyelesaian
yang kami telah persetujui adalah mengubah proses kerja daripada manual
atau konvensional kepada online. Selaras ke arah negeri maju, dimana
maklumat boleh diperolehi dengan lebih mudah melalui capaian interaktif.
Proses ini melibatkan ahli-ahli kumpulan inovasi berbincang dengan fasilitator
mengenai cara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah
dipersetujui. Sekiranya perlu, uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang
dipilih. Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki
dicapai. Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut
perancangan kumpulan dengan berpandukan kepada Carta Gant. Komitmen
ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masing amat penting dan
menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projek. Setiap ahli harus melaporkan
status kemajuan mengenai peranan dan tugas yang dilaksanakan dari semasa
ke semasa kepada kumpulan. Ketua kumpulan hendaklah melaporkan
perkembangan/kemajuan pelaksanaan projek kepada fasilitator dan Pihak
Pengurusan.
3.1 Cadangan Penyelesaian dan Pembuktian (Ideate)
Kumpulan memilih kaedah Design Thingking dalam menyelesaikan isu-
isu dan masalah yang telah dikenalpasti. Kumpulan memfokuskan
penyelesaian masalah dengan meletakkan diri sendiri (empathy) sebagai
pelaksana tugasan.
Kumpulan seterusnya melaksanakan sesi percambahan fikiran dalam
menghasilkan inovasi idea untuk mencapai keputusan yang terbaik (rujuk
lampiran) – grafik freehand idea yang dicadangkan.
Kumpulan memilih cadangan sistem RDBMS sebagai langkah terbaik dan
telah mengenalpasti entiti utama yang terlibat dalam pelaksanaan sistem
tersebut iaitu :-
i. Lapisan pegawai Unit Kawalan Perancangan
ii. Lapisan pegawai Unit Projek Khas
iii. Lapisan pegawai Unit Maklumat Gunatanah Negeri.
iv. Agensi Luar
v. Orang Awam/ Pemilik Tanah/ Pelajar/ Penyelidik
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 9
vi. Pemilik Tanah
vii. Pemaju/Perunding
viii. Pelabur
3.2 Pelan Tindakan Penyelesaian (Prototype)
Prototype sistem RDBMS beroperasi menggunakan peralatan seperti
jadual berikut :-
Perkakasan Perincian
Software MapInfo
Hardware CPU Memory
What – Apa yang perlu dibuat?
Mewujudkan sistem RDBMS
Where – Dimana perlu dibuat?
Di Unit Kawalan Perancangan dan Projek Khas PLANMalaysia@Melaka
When – Bila sistem ini perlu digunakan?
Selepas menerima permohonan ulasan perancangan dan penyediaan
pelan projek khas.
Who –Siapakah yang akan menggunakan sistem ini?
Unit Kawalan Perancangan, Projek Khas dan UMGN
PLANMalaysia@Melaka
Why – Mengapa sistem ini perlu dibangunkan?
Penambahbaikan proses kerja daripada manual kepada online, dimana
capaian dan perkongsian data lebih mudah dan komprehensif
How –Bagaimana sistem ini akan dibangunkan?
Menggunakan kaedah pengurusan secara berstruktur ke atas data
dengan menggunakan perisian open source iaitu post GIS dan
postgreSQL
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 10
3.3 Pembangunan Prototaip dan Ujicuba (Prototype & Testing)
Mesyuarat korporat jabatan bil.1/2016 yang dipengerusikan oleh
pengarah pada 1 Februari 2016 telah memutuskan untuk membuat
penambahbaikan kerja-kerja charting terhadap permohonan ulasan
Kebenaran Merancang (KM). Keputusan termaktub bagi mengatasi isu-
isu berbangkit seperti berikut :
Berdasarkan keputusan mesyuarat tersebut dan beberapa siri
perbincangan antara kumpulan dan lapisan pegawai yang terlibat,
persetujuan untuk ujicuba RDBMS selama sebulan dicapai.
Sepanjang tempoh ujicuba dijalankan, sistem RDBMS berjalan lancar.
Namun demikian isu kecekapan pegawai dalam mengendalikan sistem
tersebut menjadi cabaran dalam menjayakan pelaksanaan sistem ini.
Peringkat 1
•Arahan dari Pihak Pengurusan dalam RKJ Bil. 1/2016
•Charting
•Komited
Peringkat 2
• Penyediaan SOP
•Menyatukan proses kerja manual dan digital
Peringkat 3• Pembentangan kepada pihak pengurusan untuk memulakan projek
Peringkat 4
•Ujicuba
•Buat latihan kepada staf yang terlibat
• Laporan analisis keberkesanan projek dikeluarkan
Peringkat 5• Pembentangan Kepada pihak pengurusan untuk kelulusan
Peringkat 6• Pelaksanaan sistem
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 11
4.0 KEBERHASILAN PROJEK (OUTCOME PROJEK/ IMPAK PROJEK)
4.1 Outcome Projek (Dijangka) dan Pembuktian Analisa
Pencapaian prestasi diukur berdasarkan aktiviti tersebut mencapai
“outcome” yang ditetapkan atau sebaliknya.
4.1.1 Kesan Jangka Pendek
Menggunakan teknologi ICT dibandingkan dengan
menggunakan teknologi konvensional yang lama iaitu secara
manual.
Ia membentuk budaya kerja berprestasi tinggi.
Penggunaan optimum sumber manusia.
Kaedah ini boleh dicapai dengan lebih mudah dan pantas
melalui online. Menjimatkan kos, masa dan tenaga kerja.
4.1.2 Nilai Tambah
Projek inovasi yang telah dihasilkan ini adalah salah satu
cabang di dalam kategori “penambahbaikan” di dalam bidang
inovasi penyampaian perkhidmatan. Penambahbaikan di dalam
proses charting ini telah dilakukan selama lebih setahun yang
lalu secara berperingkat.
Gerak kerja yang ditambahbaik ini menjadi lebih inovatif,
berkualiti dan berdaya saing dimana lima (5) ciri-ciri utama
projek ini telah berjaya dibuktikan seperti :
i. Mudah akses
ii. Jimat masa
iii. Jimat tenaga
iv. Mudah pantau
v. Mudah selenggara
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 12
4.2 Impak Projek (Luar Jangka) dan Pembuktian
4.2.1 Kesan Jangka Panjang
(Kesan kepada pembangunan serta kemajuan negara)
a) Organisasi
Meningkatkan kemahiran sumber manusia kepada multi
skilling dan multi tasking.
Perkakasan dan perisian perlu dinaik taraf seiring dengan
peningkatan teknologi.
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 13
5.0 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK
Idea tentang penyelesaian kesukaran charting syit piawai ini dibawa ke
Mesyuarat Pengurusan pada ? . Rajah 2 menunjukkan penyediaan projek ini
mengambil masa selama 4 bulan bermula februari 2016 hingga mei 2016.
Proses ujicuba selama 3 bulan bermula jun 2016 hingga ogos 2016 untuk
mengetahui keberkesanan projek. Laporan keberkesanan projek telah
dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Bil. ? bertarikh ?. Projek ini
dilaksanakan sepenuhnya pada bulan September 2016 sehingga sekarang.
Berdasarkan keberkesanan projek, didapati ianya merupakan kaedah yang
lebih mudah dan menjimatkan masa serta efisyen. Ia juga memberi impak
dengan memudahkan pegawai memantau mana-mana syit piawai yang tidak
dicharting. Pihak pengurusan telah meluluskan penggunapakaian sistem ini di
dalam Mesyuarat pengurusan Bil? Bertarikh ?
Pihak pengurusan juga bersetuju sistem ini diperluaskan ke agensi-agensi lain
menerusi Mesyuarat pengurusan bil? Bertarikh ?
Satu surat telah dihantar bertarikh ? kepada MPAG dan MPHTJ dengan
mencadangkan sistem ini digunapakai di tempat mereka memandangkan
kedua-dua agensi tersebut melakukan proses kerja yang sama.
Kumpulan ELINT 2018
PLANMalaysia@Melaka Page 14
6.0 PENUTUP
Secara rumusannya, projek ini memberi manfaat kepada jabatan melalui
penambahbaikan proses kerja daripada manual kepada online, dimana
capaian dan perkongsian data lebih mudah dan komprehensif. Selain itu juga
projek ini dapat menjimatkan kos, masa dan tenaga serta lebih produktif. Projek
ini telah diterimapakai di JPBD Melaka dan ianya berpotensi untuk di
selaraskan di peringkat jabatan atau agensi lain.