Post on 18-Jul-2015
PENGURUSAN ASRAMA
1. Objektif Membolehkan PK HEM dan penyelia asrama atau sesiapa yang mengambilalih tugas dan tanggungjawabnya merujuk, meneliti dan memahami bidang tugas serta tanggungjawab Memudahkan kerja semak semula dan/atau pindaan kepada dokumen rasmi dan tidak rasmi pada masa akan datang Mempercepatkan proses kerja rutin yang ditanggung oleh PK HEM dan Penyelia Asrama Memudahkan PK HEM dan Penyelia Asrama merancang kerjanya untuk sepanjang tahun dengan rapi dan memastikan segala urusan kerja berjalan dengan licin dan lancar
CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI
CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERIPENGARAH
KETUA SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN
PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH *PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH *PEGAWAI KHAS HEM UNIT HAL EHWAL MURID *KETUA UNIT *PENOLONG PENGARAH/PENYELIA PENGETUA
CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA SEKOLAH
CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMAPENGETUA/GURU BESAR
PENOLONG KANAN
PEN.KANAN HEM
GURU KANAN
PEMBANTU TADBIR
PENYELIA ASRAMA
KETUA WARDEN WARDEN
KAUNSELOR
GURU AGAMA
KAKITANGAN ASRAMA
PEMBEKAL MAKANAN ASRAMA
LEMBAGA PENGAWAS
KETUA-KETUA KAMAR
PENGHUNI ASRAMA
3.SENARAI TUGAS 3.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama . 3.2. Membantu dalam perlantikan warden asrama. 3.3 Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama. 3.4 Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan wang seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok. 3.5 Membantu mengurus kakitangan asrama. 3.6 Memastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga. 3.7 Memastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual / menu yang ditetapkan. 3.8 Memastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat. 3.9 Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah. 3.10 Memastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum. 3.11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama. 3.12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni, bangunan dan alatan asrama supaya sentiasa dalam keadaan baik. 3.13Menyelia supaya penggunaan air dan eletrik tidak berlaku pembaziran. 3.14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama. 3.15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua/ Guru Besar. 3.16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/ Guru Besar.
4.PROSES KERJA JAWATAN Pengetua/PK HEM PROSES 1.Melantik Jawatankuasa Asrama 2.Mengadakan mensyuarat perancangan dan pengurusan asrama 3.Mengadakan mesyuarat asrama sebulan sekali Pendaftaran dan Penempatan murid
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Pengurusan Dewan Makan dan Makanan
Pengurusan Kesihatan dan Kebajikan muird
Semasa Gangguan Bekalan Air,Letrik dan Kecemasan
Latihan Kebakaran
Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Etika Makan Beradab/Jamuan Rasmi
Aktiviti RIMUP dan Patriotisme
Keluar mingguan (outing) dan Pulang Bermalam Mingguan,Cuti Penggal
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal Keselamatan PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal keselamatan
Laporan Keluar Masuk Pelawat Asrama
Keceriaan,kecantikan dan keselamatan asrama
PK HEM/Ketua Kes disiplin dan sesi kaunseling Warden/Warden/ Penyelia Asrama/Guru Disiplin/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Unit Peperiksaan/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama Kelas Persediaan ( Prep)
Pengurusan stor, stok dan perolehan
Prestasi akademik muird
Pelupusan dan hapuskira
CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Menerima senarai nama daripada Pengetua Mengenalpasti bilik/perabot/alatan
Diurus Oleh Penyelia Asrama
Tidak Ya
Lengkap?
Menentukan agihan mengikut bilik Pelajar melapor diri/taklimat Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama Beli Di Koperasi Tidak Ya Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori Lengkap?
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama /Warden/Penyelia Asrama Penghuni mendapat tempat
SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Terima senarai nama pelajar 2. Kenalpasti alatan/bilik lengkap 3. Agihan penempatan 4. Menerima pelajar yang melapor diri
5. Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama 6. Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori 7. Pelajar di bawa ke bilik yang ditentukan 8. Pastikan pelajar mendapat tempat
7. NORMA KERJA NORMA KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Bil 1 2 3 4 Jenis Kerja Menerima senarai nama Jawatankuasa Penempatan mengenalpasti bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar Jawatankuasa Penempatan membuat agihan penempatan pelajar Pelajar melapor diri / taklimat Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama Menyerahkan alatan kepada 5 6 7 pelajar/mengutip yuran Pelajar dibawa oleh petugas ke bilik yang ditentukan Petugas / Penyelia Asrama menyemak borang akuan penerimaan Pelajar mendapat tempat di asrama 5 minit 1 minit 5 minit Masa Yang Diambil 2 Minit 1 Jam 1 hari 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
8. PERATURAN & PEKELILING 8.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1987 Pengurusan & Kawalan Asrama Sekolah Harian 8.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.12/1989 Garispanduan Dari Segi Pencegahan Kebarkaran Bangunan Dormitori & Asrama
9. BORANG-BORANG
1. KEMASUKAN PELAJAR Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Jenis Borang Borang Permohonan Kemasukan Asrama Surat Tawaran Surat Permohonan Kemasukan Asrama Ditolak Surat Akuan Ibu Bapa / Penjaga Borang Maklumat Diri (Sma) Borang Perjanjian Jaminan Tatatertib Asrama(Aku Janji) Surat Akuan Anti Dadah Borang Permohonan Keluar Asrama Surat Akuan Dadah Senarai Semak Pakaian Dan Peralatan / Barang Keperluan
Kepala Surat Sekolah ______________________________________________________________________________ BORANG PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMAUNTUK KEGUNAAN PEJABAT LULUS / TIDAK Tarikh terima borang : Tarikh masuk : No Dom/Bilik :... No. Pendaftaran:.. (Gambar) Pasport
BUTIR-BUTIR PEMOHON 1.NamaPenuh: ..(Tulis dengan huruf besar mengikut Kad Pengenalan)
2.Jantina:.................................3.Kaum:........................................4.Agama:................................... 5.NoK/P/SijilKelahiran:......................................6.Warganegara:................................................ 7.Alamatpenuh: ............................................................................................................................... 7.No.Tel: . ...........................................................(R)..................................................................(H/P) 8. Jarak rumah sekolah:...................................................................................................................... ke
9. Sekolah terdahulu:....................................................................10:Ting/Darjah:................................ 11. Kelulusan terakhir: ........................................................................................................(Sertakan salinan slip peperikasaan)
akademik
12. Kegiatan Ko.Korikulum:. i. Sukan/permainan .................................. Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun ................ ii. Kelab/persatuan .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun................. iii. Unit Beruniform .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun ................ 13. Alahan makanan:*Ya/Tidak alahan...................................................... Jika ya nyatakan jenis yang
14. Jenis-jenis penyakit dihidapi ...................................................................................................
15. Pengalaman tinggal di asrama: (Tahun)
*Ya/Tidak dan
14.Tempoh alamat asrama
16. Jika Ya, Nyatakan nama dahulu:....................................................................
17. Sebab-sebab memohon tinggal di asrama: i. ii. iii. Tarikh: ............................ ( ) Nama/Tandatangan Murid
BUTIR-BUTIR IBU BAPA/PENJAGA Maklumat Nama Bapa Ibu Penjaga*
No.K.Pengenalan Warganegara Alamat rumah No.telephon PekerjaanPendapatan bulanan (sertakansalinan slip gaji yang disahkan)
Alamat majikan Tandatangan dan cop Penghulu/ wakil Rakyat(Jika bekerja sendiri) *Jika bukan dijaga oleh ibubapa
TANGGUNGAN Bil 01 02 03 04 05 06 Saya mengaku maklumat di atas dalah BETUL dan BENAR. Tarikh :_____________________________ ( Nama dan T.Tgn Bapa/Penjaga ) NamaKaitan Persaudaraan
Tahun/Ting
Anggaran Perbelanjaan Sebulan
SENARAI SEMAK Bil 01 02 03 04 05 06 07 08 Perkara Salinan K.Pengenalan/Surat Beranak Salinan K.Pengenalan Ibubapa/Penjaga Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PMR/SPM/Akhir Tahun Salinan Slip gaji ibubapa/penjaga Surat pengesahan pendapatan daripada Ketua Kampung Gambar bersaiz pasport 1 kepingSampul surat berukuran 4 X 9 beralamat sendiri dan stem 0.30 sen
Tanda (/)
Surat Akuan Disiplin
SURAT AKUAN IBU BAPA / PENJAGA
Saya
______________________
ibu
/
bapa .
/
penjaga Nombor
kepada Kad
murid
bernama
______________________________________ _____________ di dorm / bilik ___________. Dengan kerelaan hati saya:
Pengenalan
______________________ di tahun / tingkatan ____________ akan mula tinggal di asrama
a. Saya bersetuju menjelaskan semua bayaran yang dikenakan berhubung dengan persekolahan / asrama anak / jagaan saya dalam tempoh yang ditetapkan. Sekiranya tidak dijelaskan pihak sekolah / asrama boleh mengambil tindakan yang sesuai. b. Bersetuju mewakilkan kepada Pengetua / Warden untuk menandatanani bagi pihak diri saya, Surat Keizinan yang diperlukan oleh doktor hospital kerajaan, untuk menggunakan ubat bius dan melakukan pembedahan ke atas anak / jagaan saya apabila berlaku kecemasan yang memerlukan tindakan serta merta. c. Mengizinkan anak / jagaan saya mengambil bahagian dalam sebarang kegiatan dan lawatan sambil belajar yang dianjurkan oleh pihak asrama, sekolah, Jabatan Pelajaan Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia atau sebarang pertubuhan yang disertainya. . ____________________________ (Tandatangan Ibu / Bapa / Penjaga) Alamat : ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ No. Telefon :________________ (*Saksi: Ketua kampong / Penghulu Kumpulan A) LETTERHEAD SEKOLAH ______________________________________________________________________________ Ruj. Kami : / Pegawai Nama : _____________________ No K/P : ____________________ Jawatan : ____________________ Cop Rasm i: __________________ Disaksikan oleh:
Tarikh Kepada, ________________________ ________________________ ________________________ Tuan, TAWARAN MASUK KE ASRAMA TAHUN _________
:
Sukacita dimaklumkan bahawa anak / jagaan tuan ________________________ Tahun/ Tingkatan ______________ telah ditawarkan menduduki asrama sesi _________________. 2. Pihak tuan diminta melaporkan diri di pejabat asrama seperti maklumat di bawah; 2.1 2.2 2.3 2.4 3. lampiran. 4. Tawaran ini sah sehingga: ______________________________________________________ 5. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, Pengetua LETTERHEAD SEKOLAH ______________________________________________________________________________ Ruj. Kami : Tarikh Masa Tempat : : Pakaian Seragam Sekolah Pakaian Pelajar : :
Pembayaran yuran asrama boleh dijelaskan pada hari tersebut. Butir-butir bayaran seperti
Tarikh Kepada, ________________________ ________________________ ________________________ Tuan, PENOLAKAN PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA
:
Dukacita dimaklumkan bahawa permohonan anak / jagaan tuan ________________________ Tahun/ Tingkatan ______________ tidak diluluskan adalah disebabkan seperti berikut; BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PERKARA Borang permohonan tidak lengkap Masalah / Rekod Disiplin Prestasi Akademik kurang memuaskan Tiada kekosongan tempat di asrama Lokasi tempat tinggal berhampiran dengan sekolah Masalah kesihatan Lain-lain masalah TINDAKAN
2. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, Pengetua LETTERHEAD SEKOLAH ______________________________________________________________________________B ORANG PERJANJIAN JAMINAN TATATERTIB ASRAMAPenuhkan dengan huruf besar NAMA PELAJAR NO KP / SB : _______________________________________________________ :________________________________________________________
JANTINA ALAMAT POS NO TEL
: ________________________________________________________ : ________________________________________________________
:_________________________________________________________LAFAZ PERJANJIAN
SAYA YANG BERNAMA SEPERTI DI ATAS, DENGAN INI MENGAKU DAN BERSETUJU AKAN MEMATUHI SEGALA PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG ASRAMA SELAMA SAYABELAJAR DI SEKOLAH INI DAN SANGGUP MENERIMA SEBARANG HUKUMAN YANG BERKAITAN TERMASUK DIBUANG ASRAMA. PERSETUJUAN INI DIBUAT ATAS KERELAAN HATI SAYA SENDIRI TANPA DESAKAN DAN PAKSAAN DARI MANA-MANA PIHAK .
_________________ Tandatangan Pelajar
____________________________ Tandatangan Ibu bapa / Penjaga Nama : _____________________ Tarikh: ___________________
Disahkan oleh: _________________________ ( ) (
Saksi : __________________________ )
Cop Rasmi : ___________________________ ( Pengetua / Penghulu/ Penggawa/ Ketua Kampung/ Pegawai Kerajaan) Potong mana yang tidak berkenaan
(Alamat ibu bapa) ________________________ ________________________ ________________________ ________________________________________________________________________________________ Tarikh : Pengetua,
_______________________ _______________________ _______________________ Tuan, MEMOHON KELUAR DARI ASRAMA Merujuk kepada perkara di atas, saya ingin memaklumkan bahawa anak/ jagaan saya yang tinggal di asrama sekolah ini ingin memohon keluar dari asrama. 2. Maklumat anak / jagaan saya adalah seperti berikut; 2.1 Nama 2.2Tingkatan 2.3 Kamar/Bilik 2.4 Tarikh Masuk 2.5 Tarikh Keluar 2.6 Sebab-sebab keluar 3. : ________________________________ : ________________________________ : ________________________________ :_________________________________ :_________________________________ :_________________________________
Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan sangat diharapkan.
Sekian, terima kasih. Yang benar, ___________________________ ( Ibu bapa / Penjaga ) ( Pelajar ________________________ )
_____________________________________________________________________________________________
URUSAN PEJABAT : Permohonan keluar asrama anak / jagaan tuan diluluskan / tidak diluluskan pada ____________________ . Pegawai yang meluluskan, ____________________ (Warden / Penyelia Asrama) Tarikh :
PROSES KERJA PENGURUSAN MAKANAN
Bil 1 2 3
Proses Kerja Membuat pesanan Menerima bahan mentah Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan mengikut spesifikasi yang ditetapkan (mingguan/harian) Proses memasak Memeriksa kualiti dan kuantiti masakan Makanan disajikan Pelajar makan
Pegawai Yang Bertanggungjawab Penyelia Asrama / Warden Penyelia Asrama / Warden Warden / Penyelia Asrama (Makanan) Pekerja Dewan Makan (Dapur) Penyelia Asrama/Warden Pekerja Dewan Makan
Seksyen UndangUndang / Peraturan
4 5 6 7
CARTA ALIRAN PENGURUSAN MAKANAN Membuat pesanan
Menerima bahan mentah
Memeriksa kualiti dan kuantiti
Tolak/Ganti
Tidak Ya
Puashati?
Bahan mentah dimasak
Memeriksa kuantiti dan kualiti masakan
Tidak Tindakan Susulan/ Ganti Ya Makanan disajikan Puashati?
Pelajar makan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN MAKANANTindakan 1. Membuat pesanan 2.Terima bahan mentah 3. Periksa kualiti dan kuantiti 4. Ambil tindakan susulan (Jika tidak 5. Pastikan bahan dimasak 6. Periksa kuantiti dan kualiti masakan Tandakan ( ) Catatan
7. Ambil tindakan susulan(Jika tidak menepati kuantiti dan kualiti 7. Pastikan semua penghuni asrama mendapat makanan.
NORMA KERJA PENGURUSAN MAKANAN Bil 1 2 3 Jenis Kerja Membuat pesanan Menerima bahan mentah daripada pembekal Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan makanan yang dibekalkan mengikut 4 5 spesifikasi yang ditetapkan. Menentukan bahan dimasak Menentukan penghuni asrama mendapat makanan mengikut kuantiti yang ditetapkan dan berkualiti. 5 minit 10 minit Masa Yang Diambil 10 minit 10 minit 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
PROSES KERJA PENGURUSAN KESIHATAN
Bil 1 2 3 4 5 6
Proses Kerja Membuat laporan Menerima laporan Pemeriksaan awal dan rawatan awal Mengisi borang rawatan dan menghantar pelajar (jika perlu rujuk) Mendapatkan rawatan di hospital/ Klinik Memaklumkan kepada penjaga/pentadbir sekiranya dimasukkan ke wad Menandatangani surat izin pembedahan sekiranya berlaku kecemasan. Menguruskan penghantaran peralatan pakaian dan lain-lain sekiranya dimasukkan ke wad. Menguruskan kemasukkan ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti sakit. Mengaturkan lawatan untuk menziarahi pelajar di wad. Membawa pelajar pulang ke asrama Menyediakan laporan khas rawatan dalam buku log Menyediakan laporan kejadian wabak kepada pentadbir
Pegawai Yang Bertanggungjawab Kapten Warden / Penyelia Asrama Warden / Penyelia Asrama Penyelia Asrama/ Warden Doktor Ketua Warden / Warden
Seksyen UndangUndang / Peraturan
7
Ibubapa / Penjaga
8
Warden / Penyelia Asrama
9 10 11 12 13
Penyelia Asrama Warden/Guru Tingkatan Warden / Penyelia Asrama Warden / Penyelia Asrama Ketua Warden / Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN KESIHATAN Membuat laporan Terima laporan
Pemeriksaan awal Rawatan Ringan Serius? Tidak Ya Isi borang rawatan Sediakan pengangkutan ke hospital Rawatan Hospital Cuti Sakit? Masuk bilik Sakit/ Balik ke rumah Hadir Sekolah pentadbir Pembedahan Tidak Ya Tandatangan kebenaran pembedahan Hantar peralatan/pakaian pelajar Terima lawatan/ziarah Keluar Wad Balik ke asrama Ya Tidak Masuk Wad?
Tidak
Ya Maklumkan kepada ibu bapa/penjaga /
SENARAI SEMAK PENGURUSAN KESIHATANTindakan 1. Membuat laporan 2. Terima laporan 3. Buat pemeriksaan awal 4.Pastikan penyakit serius/ tidak 5. Pastikan borang rawatan/surat pengesahan sekolah diisi (sekiranya perlukan rawatan lanjut) 6.Hantar pesakit ke hospital Tandakan ( ) Catatan
7. Maklumkan kepada ibu bapa /penjaga/ pentadbir 8.Dapatkan tandatangan kebenaran pembedahan (Jika perlu) 9.Hantar peralatan/pakaian pesakit 10.Maklumkan kepada pengawas bilik sakit 11.Aturkan lawatan/ziarah
12.Jemput pesakit/penghuni asrama apabila keluar wad. 13.Uruskan kemasukan ke bilik sakit
NORMA KERJA PENGURUSAN KESIHATANBil 1 2 3 4 5 Jenis Kerja Membuat laporan Warden terima laporan daripada pengawas Penyelia Asrama/Warden melakukan pemeriksaan awal. Penyelia asrama/warden mengisi borang rawatan dan surat jaminan Pelajar dihantar untuk mendapatkan rawatan segera di hospital bagi kes yang 6 7 serius Pelajar sakit biasa/tidak serius diberikan rawatan mengikut keperluan. Warden bertugas memaklumkan kes kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir jika 8 9 dimasukkan ke wad. Ibubapa /penjaga menandatangani surat izin pembedahan (dalam kes kecemasan) Warden bertugas/Penyelia Asrama menguruskan penghantaran keperluan alatan/pakaian pesakit yang dimasukkan 10 11 ke wad. Warden bertugas menguruskan program menziarahi pesakit di hospital. Warden bertugas/Penyelia Asrama menjemput/membawa pesakit pulang dari hospital ke asrama. 5 minit 1 hari 1 Jam 1 Jam 5 minit 10 minit Masa Yang Diambil 2 minit 3 minit 5 minit 10 minit 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
12
Warden bertugas/Penyelia Asrama menempatkan pelajar yang mendapat cuti sakit ke bilik sakit/menguruskan pelajar balik (jika sakit berjangkit)
1 Jam
PROSES KERJA SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Bil 1 2 3 4 Proses Kerja Membuat aduan Menerima aduan Menyiasat punca gangguan Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar untuk menghubungi JBA atau TNB/JKR Pegawai Yang Bertanggungjawab Kapten Warden Warden / Penyelia Asrama Warden / Penyelia Asrama Seksyen UndangUndang / Peraturan
5 6
Elektrik Mengambil tindakan susulan untuk mengatasi gangguan tersebut. Menyediakan laporan dalam buku log
Warden / Penyelia Asrama Warden / Penyelia Asrama
CARTA ALIRAN PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Membuat aduan
Terima aduan
Menyiasat punca kejadian
Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar
Hubungi pihak berkenaan (JBA/TNB/JKR)
Tindakan susulan segera
SENARAI SEMAK PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Tindakan 1. Membuat aduan 2. Terima aduan 3.Siasat punca kejadian 4.Maklumkan kepada Pengetua/Guru Besar 5. Hubungi pihak berkenaan (JBA /TNB/JKR) 6.Laksanakan tindakan susulan Tandakan ( ) Catatan
NORMA KERJA PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Membuat aduan Menerima aduan Menyiasat punca kejadian Memaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar Menghubungi pihak berkenaan JBA/TNB/JKR Melaksanakan tindakan susulan Masa Yang Diambil 2 minit 3 minit 30 minit 5 minit 30 minit 1 Jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
6. PROSES KERJA LATIHAN KEBAKARAN Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-
1
Merancang dan menetapkan tarikh
Bertanggungjawab Ketua Warden Guru Penasihat Kadet Bomba Warden / Kadet Bomba Warden Pegawai Bomba / Warden Warden Pegawai Bomba / Warden Warden
Undang / Peraturan
2 3 4 5 6 7
Menyediakan pelan laluan kebakaran Menghubungi pihak bomba Mengadakan taklimat latihan kebakaran Latihan kebakaran dilaksanakan Penilaian Laporan
CARTA ALIRAN PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARANMerancang dan menetapkan tarikh latihan kebakaran.
Menyediakan pelan laluan kebakaran
Menghubungi pihak bomba
Taklimat latihan kebakaran
Latihan kebakaran dilaksanakan
Arahan Buat Semula Pada masa lain
Tidak
Puashati? Ya Laporan
SENARAI SEMAK LATIHAN KEBAKARANTindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Rancangan dan tetapkan tarikh latihan 2.Sediakan pelan laluan kebakaran 3.Hubungi pihak bomba 4. Beri taklimat latihan kebakaran
5.Jalankan/laksanakan latihan kebakaran 6.Buat penilaian/sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARANBil 1 Jenis Kerja Merancang dan menetapkan tarikh Masa Yang Diambil 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
2 3 4 5 6
latihan Menyediakan pelan laluan kebakaran Menghubungi pihak bomba Taklimat latihan kebakaran Menjalankan /melaksanakan latihan kebakaran Membuat laporan/penilaian
1 jam 15 minit 1 jam 15 minit 30 minit
PROSES KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS Bil 1 2 3 Proses Kerja Menubuhkan jawatankuasa Merancang aktiviti penggunaan bilik khas Menyusun jadual tugas Pegawai Yang Bertanggungjawab PK HEM Ketua Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan
Undang-undang dan Peraturan Asrama
4 5 6
Menyelia kebersihan dan keceriaan bilik-bilik khas. Penilaian Tindakan susulan
Warden / Penyelia Asrama Warden Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti penggunaan bilik khas Menyusun jadual tugas Menyelia kebersihan,keceriaan dan susunan peralatan serta perabot bilik khas Membersihkan Menyusun dan Menceriakan semula Tidak Puas hati? Ya Diteruskan/Pengiktirafan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1.Tubuhkan Ahli Jawatankuasa 2.Rancangan aktiviti penggunaan bilik khas. 3. Susunan jadual tugas
4.Menyelia: kebersihan Keceriaan susunan peralatan/perabot
5.Sediakan laporan/penilaian 6.Tindakan susulan
NORMA KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHASBil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti penggunaan bilik khas Menyusun jadual tugas Menyelia kebersihan,keceriaan dan susunan perabot/peralatan. Menyediakan laporan Tindakan susulan Masa Yang Diambil 15 minit 1 jam 30 minit 2 jam 30 minit 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
PROSES KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIANBil 1 2 3 4 5 6 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Mendapatkan persetujuan Melaksanakan aktiviti Penyeliaan Penilaian Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua/Guru Besar Ketua warden Pengetua/Guru Besar Warden /AJK Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan
CARTA ALIRAN PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar Ubahsuai Tidak Ya Laksanakan aktiviti Penyeliaan dan penilaian Tidak Berkesan? Ya Aktiviti diteruskan Menyediakan laporan Setuju?
SENARAI SEMAK PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran kos 3. Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar 4. Laksanakan aktiviti 5. Buat Penyeliaan / penilaian 6. Sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIANBil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Meminta persetujuan Pengetua/Guru Besar Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan / penilaian Menyediakan laporan Masa Yang Diambil 15 minit 2 jam 10 minit 2 jam 1 jam 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
PROSES KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASIBil 1 2 3 4 5 6 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Mendapatkan persetujuan Melaksanakan aktiviti Penyeliaan Penilaian Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua PK HEM Pengetua Ketua warden Warden Ketua warden Seksyen UndangUndang / Peraturan
CARTA ALIRAN PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar Ubahsuai Tidak Dipersetuju? Ya Laksanakan aktiviti Sediakan laporan dan penilaian Tidak Berkesan? Ubahsuai Ya Aktiviti diteruskan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN RIADAH DAN REKERASI Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran kos 3. Dapatkan kebenaran Pengetua / Guru Besar 4. Laksanakan aktiviti
5. Buat Penyeliaan / penilaian 6. Sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASIBil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Meminta persetujuan Pengetua/Guru Besar Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan / penilaian Menyediakan laporan Masa Yang Diambil 15 minit 2 jam 10 minit 2 jam/hari 2 jam/hari 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
PROSES KERJA ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMIBil 1 2 3 4 5 6 7 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat,bimbingan dan panduan kepada penghuni asrama Pelaksanaan aktiviti Menyelia aktiviti Penilaian Menyediakan laporan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua/Guru Besar PK HEM Ketua Warden Ketua Warden Warden Ketua Warden Ketua Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan
CARTA ALIRAN PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat, panduan dan bimbingan kepada Penghuni asrama. Melaksanakan aktiviti
Penyeliaan Penilaian
Perjumpaan Khas
Tidak
Berkesan? Ya Pengiktirafan / Teruskan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Merancang aktiviti 3. Beri taklimat dan panduan kepada penghuni asrama. 4. Laksanakan aktiviti
5. Buat Penyeliaan dan Penilaian
6. Ambil tindakan susulan
NORMA KERJA ETIKA MAKAN/JAMUAN RASMIBil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Membuat perancangan aktiviti Beri taklimat dan panduan kepada penghuni asrama Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan dan penilaian Tindakan susuan Masa Yang Diambil 15 minit 1 jam 1 jam 1 jam 1 jam 2 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
PROSES KERJA KEJITUAN PATRIOTISMEBil 1 2 3 4 5 6 7 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat,bimbingan dan panduan kepada penghuni Melaksanakan aktiviti Menyelia aktiviti Penilaian/pengiktirafan Laporan/Tindakan susulan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua/Guru Besar Ketua Warden Ketua Warden Warden Warden Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan
CARTA ALIRAN KEJITUAN PATRIOTISME Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat,panduan dan bimbingan kepada penghuni Melaksanakan aktiviti
Penyeliaan Penilaian
Perjumpaan Khas
Tidak Berkesan? Ya Pengiktirafan / Teruskan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Rancangan aktiviti 3. Beri taklimat dan panduan kepada penghuni 4. Laksanakan aktiviti
5. Buat Penyeliaan 6. Buat Penilaian 7. Sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISMEBil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh
Diambil 1 2 3 4 5 6 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Membuat perancangan aktiviti Beri taklimat dan panduan kepada penghuni Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan dan penilaian Menyediakan laporan 15 minit 1 jam 1 jam 1 hari 1 jam 1 jam
Dijalankan Dalam Seminggu
. PROSES KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIANBil 1 Proses Kerja Mengedar dan memberi taklimat jadual waktu harian Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua / Guru Besar Seksyen UndangUndang / Peraturan Undang-undang dan Peraturan
Asrama 2 3 Menguatkuasakan jadual harian Mengambil tindakan susulan Ketua Warden Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN JADUAL HARIAN Mengedar jadual harian Memberi taklimat Mempamerkan jadual harian di dorm dan Papan kenyataan.
Penguatkuasaan
Tindakan disiplin
Tidak
Dipatuhi? Ya Pengiktirafan / pengukuhan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN JADUAL HARIAN Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Edar jadual harian 2. Taklimat
3. Pamer jadual harian di tempat strategik 4. Penguatkuasaan
5. Pengiktirafan 6. Tindakan susulan
NORMA KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN ASRAMABil 1 2 3 Jenis Kerja Mengedarkan jadual harian Memberi taklimat Pamerkan jadual harian di tempat Masa Yang Diambil 10 minit 1 jam 15 minit Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
4 5 6
strategik Melaksanakan penguatkuasaan Memberi pengiktirafan Mengambil tindakan susulan
1 hari 15 minit 1 jam
PROSES KERJA OUTING DAN PULANG BERMALAMBil 1 2 Proses Kerja Menerima permohonan Memproses permohonan Pegawai Yang Bertanggungjawab Ketua Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan Undang-undang dan Peraturan Asrama 3 4 5 6 7 Memberi kelulusan/menolak Menyerahkan kad kebenaran Penghuni asrama keluar dengan mematuhi peraturan berpakaian Penghuni balik dan melaporkan diri ke pondok Pengawal Keselamatan Mengambil tindakan susulan Ketua Warden Pengawal Keselamatan Warden / Pengawal Keselamatan Warden / Pengawal Keselamatan Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAM Menerima permohonan Memproses permohonan Tolak permohonan Tidak Ya Tandatangan kad kebenaran Lengkap?
Penghuni menyerahkan kad kebenaran di pondok pengawal keselamatan
Penghuni keluar (patuhi pakaian) Penghuni balik semula ke asrama Melapor diri dipondok pengawal keselamatan Tidak Kad Ditahan Ya Tindakan disiplin Ambil semula kad Tepati masa?
SENARAI SEMAK PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAM Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Terima permohonan 2. Proses permohonan 3. Pastikan maklumat lengkap
4. Tandatangan Kad kebenaran
5. Pastikan penghuni menyerahkan kad di pondok pengawal keselamatan 6. Pastikan penghuni keluar mengikut jadual dan mematuhi peraturan berpakaian 7. Pastikan penghuni balik semula ke asrama menepati masa(ikut jadual)
8. Ambil tindakan susulan kepada penghuni yang tidak mematuhi peraturan.
NORMA KERJA PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAMBil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menerima permohonan Memproses permohonan Memastikan maklumat pemohon lengkap Menandatangani kad kebenaran Memastikan penghuni menyerahkan kad kebenaran. Memastikan penghuni keluar mengikut jadual dan mematuhi peraturan 7 berpakaian Memastikan penghuni balik semula ke 1 jam Masa Yang Diambil 10 minit 30 minit 10 minit 30 minit 15 minit 15 minit Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
8
asrama Mengambil tindakan susulan kepada penghuni yang tidak mematuhi peraturan.
30 minit
PROSES KERJA MASUK KELUAR PELAWATBil 1 Proses Kerja Pelawat melapor diri di pondok pengawal keselamatan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengawal Keselamatan Seksyen UndangUndang / Peraturan Peraturan dan Undang-undang Sekolah dan Asrama 2 3 4 5 6 7 8 9 Menyemak dan merekod butiran pengenalan pelawat Mengambil kad pelawat Membenarkan pelawat masuk Pelawat berjumpa petugas siaraya Membuat hebahan kehadiran pelawat Perjumpaan berlangsung Menghebahkan waktu lawatan sudah tamat Pelawat enyerahkan kad danmeninggalkan kawasan asrama/sekolah dan memulangkan pas pelawat Pengawal Keselamatan Pengawal Keselamatan Pengawal Keselamatan AJK Penghuni AJK Penghuni AJK Penghuni AJK Penghuni Pengawal
CARTA ALIRAN PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT
Pelawat melapor diri di pondok pengawal keselamatan Menyemak dan merekodkan butiran Pengenalan pelawat. Dapatkan Kebenaran Pengetua/Guru Besar Tidak Puashati? Ya Membenarkan pelawat masuk dengan kad pelawat
Pelawat berjumpa petugas siaraya
Membuat hebahan Perjumpaan berlangsung Membuat hebahan masa lawatan sudah Tamat. Tidak Ambil tindakan Dipatuhi? Ya Pelawat menyerahkan kembali pas pelawat Kepada pengawal dan keluar
SENARAI SEMAK PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT Tindakan Tandakan ( ) Catatan
1. Pastikan pelawat melapor diri 2. Semak dan rekod butiran pengenalan pelawat.
3. Beri kebenaran pelawat masuk jika berpuas hati.
2. Berikan Pas Pelawat
5. Pastikan pelawat berjumpa petugas siaraya.
6. Pastikan hebahan dibuat 7. Pastikan perjumpaan pelawat-pelajar berlangsung 8. Buat hebahan jika masa lawatan sudah tamat. 9. Ambil tindakan jika pelawat tidak mematuhi.
10. Pastikan pelawat keluar
NORMA KERJA PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWATBil 1 2 3 4 5 6 7 Jenis Kerja Memastikan pelawat melaporkan diri Menyemak dan merekod butiran pengenalan pelawat. Memberi kebenaran pelawat masuk dengan pas pelawat Memastikan pelawat berjumpa petugas siaraya Membuat hebahan kehadiran pelawat kepada pelajar. Memaklumkan kepada pelawat waktu lawatan tamat. Memastikan pelawat keluar dan menyerahkan pas pelawat Masa Yang Diambil 3 minit 1 minit 1 minit 1 minit 1 minit 1 minit 5 minit Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
PROSES KERJA MENULIS LAPORAN HARIAN Bil 1 Proses Kerja Membuat rondaan sambil mendapatkan maklumat dari penyelia, pengawas dan penghuni Mengambil tindakan yang sewajarnya 3 Menyediakan Laporan 4 Menyerahkan laporan 5 6 Berbincang dengan Ketua Warden Tindakan selanjutnya. Warden Bertugas Pengetua / Guru Besar Ketua Warden Warden Pegawai Yang Bertanggungjawab Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan Undang-undang dan Peraturan Sekolah dan Asrama
2
Warden
CARTA ALIRAN MEMBUAT LAPORAN HARIAN
Membuat rondaan sambil mengumpul data Mengambil tindakan yang sewajarnya Menulis laporan Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden Berbincang/ Siasatan lanjut Puas hati ? Ya Tindakan selanjutnya
SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN TINDAKAN TANDAKAN ( -/ ) CATATAN
1. Buat rondaan 2. Dapatkan maklumat 3. Ambil tindakan sewajarnya 4. Sediakan laporan 5. Serahkan laporan kepada Ketua Warden 6. Bincang dengan Ketua Warden 7. Tindakan susulan
NORMA KERJA MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN
Bil
Jenis Kerja
Masa Yang Diambil 1 Jam 30 minit 10 minit 30 minit 3 minit 30 minit 30 minit
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
1 2 3 4 5 6 7
Membuat rondaan Mendapatkan maklumat Ambil tindakan yang sewajarnya Menyediakan laporan Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden Berbincang dengan Ketua Warden Tindakan susulan
LAMPIRAN FORMAT LAPORAN HARIAN WARDEN ASPURA / ASPURI Nama Warden Bertugas : _________________________________________________ Hari : _____________________________ Tarikh : ____________________________ Bil. Penghuni : ________________ Waktu Butiran Kebersihan / Keceriaan 1.1 Asrama keseluruhan : ______________________ 1.2 Bilik Khas 1.3 Kamar 1.4 Bilik Air/Tandas 2. : ______________________ : ______________________ : ______________________ Tindakan
Kelas Persediaan : _____________________________ ____________________________________________ _ ____________________________________________ _ Kerosakan _ ____________________________________________ _ Kesihatan: 4.1. Rawatan : _______________________________ 4.2. Bilik Sakit: _______________________________ 4.3. Wad/Rawatan Lanjut:______________________ 4.4. Bilangan Penghuni Sakit : ___________________ : ______________________________
____________________________________________
Makan : 5.1. Bekalan : ________________________________ 5.2. Masakan: ________________________________ Riadah : _____________________________________ ____________________________________________ _ ____________________________________________ _ Kehadiran Solat Berjemaah: _____________________ ____________________________________________ ____________________________________________ Kes Disiplin : _________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ Lawatan : 9.1. Lawatan Masuk : __________________________ 9.2. Lawatan Keluar : __________________________ Hal-Hal Lain : _________________________________ ____________________________________________ _ ____________________________________________ _ Tandatangan Warden Tandatangan PK HEM/Ketua Warden
.