Post on 30-Dec-2016
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page i
EKSA
AMALANKU
ISI KANDUNGAN
PERKARA
MUKASURAT
Prakata Pengarah ii
Tujuan 1
Pengenalan 1
Objektif Pelaksanaan EKSA 2
Dasar EKSA 3
Logo EKSA 3
Faedah Pelaksanaan EKSA 4 – 5
Pelaksanaan EKSA di IPK 6 – 8
Jawatankuasa Induk EKSA 9
Carta Organisasi Induk EKSA 10
Peranan Jawatankuasa 11 – 13
Pembahagian Zon EKSA 14
Pelan Lantai 15
Keseragaman EKSA di IPK 16 – 26
Penutup 27
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page ii
EKSA
AMALANKU
PRAKATA PENGARAH
Assalamualaikum wbt. Salam EKSA. Salam Sihat Satu Malaysia. Syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah rahmat dan kurnia-Nya, IPK
telah berjaya menerbitkan Garispanduan Pelaksanaan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Seiring dengan
langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi
meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, terdapat
usaha - usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat melalui
program EKSA.
EKSA merupakan istilah baharu bagi program 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan
dan penambahbaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula program ini, selari dengan
perubahan dan kehendak semasa. Amalan EKSA dapat membantu warga IPK bekerja dalam
persekitaran kerja yang kondusif dan selesa.
Garispanduan ini merupakan panduan bagi melaksanakan aktiviti kearah mewujudkan persekitaran
kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Amalan EKSA ini juga akan meningkatkan tahap
pengurusan dan penyelenggaraan pejabat kearah yang lebih baik di samping dapat mengurangkan
pembaziran. Komitmen dan penglibatan semua warga IPK dalam melaksanakan Amalan EKSA ini
merupakan asas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti jabatan. Amalan ini membentuk disiplin
diri yang baik, semangat kerja berpasukan disamping mewujudkan rasa selesa terhadap
persekitaran tempat kerja.
Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja merupakan satu mekanisma pengurusan kawalan
kualiti yang terbukti keberkesanannya dalam mewujudikan suasana persekitaran yang kondusif,
selamat dan membantu dalam penghasilan output yang lebih cekap dalam sesebuah organisasi.
Akhir kalam, besarlah harapan saya agar Garispanduan Pelaksanaan EKSA yang
didokumentasikan ini dapat membantu warga IPK dalam mewujudkan persekitaran kerja yang lebih
kondusif dan produktif.
( DR. NOR IZZAH BT HJ AHMAD SHAUKI ) Pakar Perubatan Kesihatan Awam No. Pendaftaran Penuh MPM : 29127
Pengarah Institut Pengurusan Kesihatan Kementerian Kesihatan Malaysia
Tarikh: September, 2015
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 1
EKSA
AMALANKU
PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN
=================================
1
TUJUAN
Tujuan manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Institut
Pengurusan Kesihatan (IPK) dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor
Awam) bagi menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif.
Manual ini adalah sebagai piawaian tindakan pembersihan, kekemasan dan
keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada
kesesuaian di peringkat zon.
2
PENGENALAN
Sehingga hari ini, pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempertingkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan seperti Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001, Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan Kreatif dan sebagainya. Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja kearah meningkatkan imej dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan. Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam dan sistematik
berdasarkan pelaksanaan amalan EKSA merupakan satu pendekatan yang
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 2
EKSA
AMALANKU
diterima dan dipraktikkan secara universal. Pelaksanaan amalan EKSA dapat
membantu warga IPK merancang dan melaksanakan usaha-usaha menghasilkan persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti penyampaian
perkhidmatan kepada pelanggan.
3
OBJEKTIF PELAKSANAAN EKSA
Mengujudkan persekitaran kerja yang sentiasa bersih, kemas dan
selamat sepanjang masa;
Menerapkan amalan budaya korporat dalam aktiviti EKSA;
Meningkatkan kecekapan kearah budaya kerja cermerlang;
Memastikan pekhidmatan untuk pelanggan lebih cepat dan efisyen
dan mesra pelanggan;
Menjadikan EKSA sebagai budaya kerja yang berterusan; dan
Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh kerajaan dari masa ke
semasa.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 3
EKSA
AMALANKU
4
DASAR AMALAN EKSA
Meningkatkan mutu perkhidmatan dan kepuasan pelanggan melalui amalan EKSA
yang berterusan dalam suasana kerja yang kondusif dan harmoni bagi
mengujudkan warga IPK yang ceria, produktif dan inovatif.
5 LOGO EKSA
Keterangan Logo:
Bentuk Bulat : Melambangkan kesepakatan warga IPK dalam melaksanakan Amalan EKSA. Lambang Hati : Warga kerja IPK sedia membantu. Warna Merah : Semangat waja warga kerja IPK dalam memupuk amalan EKSA Warna Kuning : Keceriaan warga kerja IPK dalam melaksanakan amalan EKSA
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 4
EKSA
AMALANKU
Warna Biru : Keharmonian dan kerja berpasukan warga IPK Slogan : EKSA AMALANKU Merupakan ikrar warga IPK terhadap pelaksanaan EKSA di jabatan
6
FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA
Antara faedah pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti EKSA adalah seperti berikut: a. Peningkatan Produktiviti Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana
dokumen/bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk
mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan dokumen/bahan yang
diproses dapat dipertingkat. Hasilnya lebih banyak tugasan dan urusan dapat
dilakukan dalam masa yang sama.
b. Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara dengan baik,
diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa bersih daripada habuk dan
kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan.
Peralatan/mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu
meningkatkan tahap keselamatan pekerja.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 5
EKSA
AMALANKU
c. Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan
Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan
lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan berasa puas hati apabila
diberi layanan mesra, cepat dan dapat menyelesaikan urusan dengan lancar.
Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter
juga dapat disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan.
d. Suasana Tempat Kerja
Pelaksanaan EKSA dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang
bersih, kemas, ceria dan selamat. Amalan EKSA mengharuskan organisasi
menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu, ruang
tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan imej
korporat. Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan.
e. Penjimatan Kos Pelaksanaan
EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu.
Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, disusun mengikut kaedah “First In
First Out” (FIFO). Kaedah ini memudahkan pegawai mengenalpasti dan
menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi
mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.
f. Peningkatan Kreativiti dan Inovasi
Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat menggalakkan
kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara menyusun secara kemas,
teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan menggalakkan
pekerja berfikir secara kreatif bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan
secara inovatif.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 6
EKSA
AMALANKU
g. Peningkatan Tahap Keselamatan
Pelaksanaan EKSA meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan
keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/bahan ditempatnya dengan
teratur dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.
h. Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan
Pelaksanaan EKSA mewujudkan semangat bekerjasama sepasukan dalam
kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya berjaya dengan penglibatan semua
warga organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan. Hal ini
seterusnya mewujudkan satu budaya kerja sepasukan yang mantap dalam
organisasi.
7
PELAKSANAAN EKSA DI IPK
Pelaksanaan amalan EKSA dI IPK melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan,
penambahbaikan dan amalan yang berterusan. Kejayaan amalan ini juga atas
penglibatan pihak pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan
komitmen semua warga kerja organisasi. Pelaksanaan EKSA perlu melalui
peringkat-peringkat seperti berikut:
i. Peringkat Pertama
Peringkat ini memerlukan IPK melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
Menyediakan Pelan Tindakan EKSA
Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 7
EKSA
AMALANKU
Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan terhadap pelaksanaan EKSA
Menyediakan latihan untuk penyelaras dan warga kerja IPK
Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan
pensijilan untuk tujuan pendedahan.
ii. Peringkat Kedua
Pada peringkat ini IPK perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti
berikut:
Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya.
Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, peta kawasan dan
senarai tugas serta tanggungjawab.
Menerangkan objektif EKSA kepada warga kerja IPK
Merasmikan EKSA dan melantik jawatankuasa
iii. Peringkat Ketiga
Peringkat ini memerlukan IPK melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Mewujudkan Zon EKSA dan ahli.
Melaksanakan gotong-royong.
Mengenalpasti barang atau dokumen yang tidak sesuai untuk
digunakan.
Memastikan barang atau dokumen yang telah disisih, disapu
dan disusun dengan kemas dan teratur.
Melabelkan barang atau dokumen mengikut nombor atau
warna mana yang bersesuaian.
Menetapkan susunan barang atau dokumen yang bersesuaian
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 8
EKSA
AMALANKU
mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan
keseragaman.
iv. Peringkat Keempat
Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti
berikut:
Menubuhkan pasukan audit dalaman.
Menyediakan pelan tindakan audit dalaman
Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.
Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan
v. Peringkat Kelima
Memberi pengiktirafan EKSA secara berkala kepada zon terbaik.
Mendapat dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 9
EKSA
AMALANKU
8
JAWATANKUASA INDUK EKSA
Penasihat Y. Brs. Dr. Nor Izzah binti Ahmad Shauki Pengarah IPK
Pengerusi Encik. Krishnan a/l Osthaybanoo
Timbalan Pengerusi Dr. Mohd Fairuz bin Abd Razak
Fasilitator Puan Siti Meriam binti Hussein (dari IPPTAR)
Penyelaras Encik Minson Majimbun Y. Bhg. Datin Zarina binti Jahaya
Setiausaha Puan Nizatul Ikhfa bt Rashidy
Jawatankuasa Latihan Puan
Jawatankuasa Promosi Puan Fatimah Zaharah binti Ismail
Jawatankuasa Audit Matron Chandramathy a/p Kandasamy
Jawatankuasa Keceriaan/ Keseragaman
Encik Jeremiah Jaikol
Jawatankuasa Keselamatan Dr. Fairuz bin Abdul Razak
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 10
EKSA
AMALANKU
CARTA ORGANISASI INDUK EKSA
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 11
EKSA
AMALANKU
9
PERANAN JAWATANKUASA
PERANAN JAWATANKUASA INDUK EKSA IPK
Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA
Membentuk pelan pelaksanaan
Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber
kewangan
Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.
Mengenalpasti AJK dan Ketua Zon
Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah
Mengawas dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA (bantuan JK
Audit EKSA)
Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (bantuan JK
Promosi)
Melatih dan membimbing warga IPK ke arah pembentukan amalan-
amalan EKSA (bantuan JK Latihan)
PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA
Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran
kepada kakitangan.
Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan.
Bertindak sebagai pemudahcara kepada Jawatankuasa Penyelaras
untuk menjalankan aktiviti EKSA
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 12
EKSA
AMALANKU
PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA.
Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA
Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak.
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan
PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA
Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA.
Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan
tindakan pembetulan diambil dengan memberi cadangan
penambahbaikan.
Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa
pemandu amalan EKSA.
Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
perlaksanaan audit.
Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-
kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit.
Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan
berterusan
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 13
EKSA
AMALANKU
PERANAN JAWATANKUASA KECERIAAN/KESERAGAMAN EKSA
Mengenalpasti kawasan/ruang yang memerlukan penambahan untuk
keceriaan
Mereka dan menyediakan semua bahan / tagging untuk
keseragaman semua Zon EKSA.
Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan konsep
keceriaan terus diamalkan.
Menggantikan tagging lama yang lusuh/usang dengan tagging baru.
Sentiasa memastikan / mengingatkan warga IPK untuk terus
mengekalkan keceriaan pejabat
Membantu Ketua-Ketua Zon dalam merekabentuk bahan untuk
keceriaan zon.
PERANAN JAWATANKUASA KESELAMATAN
Menyelaras maklumat keselamatan jabatan dari segi auditan keselamatan fizikal, dokumen dan komputer
Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan audit keselematan dan kesihatan.
Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan ketidakpatuhan mengikut zon
Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yagn mematuhi criteria E.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 14
EKSA
AMALANKU
10
PEMBAHAGIAN ZON EKSA
Tujuan pembahagian Zon EKSA di IPK adalah bagi memudahkan pelaksanaan dan pemantauan amalan EKSA. IPK telah membentuk 3 zon yang berasaskan tema bunga dan warna. Seorang ketua bagi setiap zon dilantik sebagai pemudahcara dan sekaligus merancang dan mengetuai ahli-ahli zon dalam amalan EKSA.
ZON EKSA
BIL
NAMA ZON
TEMPAT
KETUA ZON
1.
Zon Tulip
Aras Bawah
Puan Zawiah
2.
Zon Lavender
Aras 1
Dr. Munirah
3.
Zon Alamanda
Aras 2
En. Sivaganesan
Zon-zon ini turut bertanggungjawab terhadap beberapa kawasan gunasama lain
seperti dewan, bilik latihan, bilik sindiket, studio, stor, jimnasium, bilik mesyuarat,
kafetaria, ballroom, stor, hotel, parkir laluan, lif dan tingkat mezanine.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 15
EKSA
AMALANKU
PELAN LANTAI
ZON TULIP
Bilik-bilik Hotel
ZON ALAMANDA
IT
Perpustakaan
Unit
Pentadbiran
Unit Kewangan
Unit Latihan
Kerusi
tetamu Bilik Kristal/ Audi/ Delima
ZON LAVENDER
ZON TULIP
Ruang menunggu/ Pejabat/ Kaunter/ Surau
Kafetaria
Pejabat NIH Unit
Penyelidikan
Koperasi
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 16
EKSA
AMALANKU
10
KESERAGAMAN EKSA DI IPK
Garispanduan EKSA yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU menjadi panduan utama
IPK dalam penyediaan garispanduan EKSA jabatan. IPK menggunakan
garispanduan ini sepenuhnya dalam pelaksanaan EKSA jabatan.
BAHAGIAN PERKARA
A
FAIL DAN DOKUMEN
EKSA
JAWATANKUASA INDUK
Logo EKSA
Dasar EKSA
Carta Organisasi Induk
Jadual Perancangan Zon
Pelan Lokasi Semua Zon
Rekod Mesyuarat / Perbincangan Induk
Gambar Pelancaran
EKSA
Gambar-gambar aktiviti
Laporan-Laporan
Jawatankuasa Pelaksana
Laporan Latihan
Laporan Audit
Laporan Promosi
Laporan Keceriaan/
Keseragaman
JAWATANKUASA ZON Logo EKSA
Dasar EKSA
Carta Organisasi Zon
Jadual Perancangan Zon
Pelan Lokasi Zon
Rekod Mesyuarat / Perbincangan Zon
Gambar Aktiviti Zon
Gambar Sebelum dan Selepas
Laporan dan Teguran Audit
B
SUDUT EKSA
Perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA
kepada semua warga Jabatan.
Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara yang berikut:
Dasar EKSA
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 17
EKSA
AMALANKU
Carta Organisasi
Jadual Perancangan
Pelan Lokasi
Gambar Aktiviti
Gambar Sebelum dan Selepas
Informasi
Tarikh Kemaskini
C
RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI
Meja kerja mesti sentiasa kemas jika tidak digunakan. Perkara-perakra berikut dibenarkan berada di atas meja kerja:
Desktop dan Keyboard Mesin Cetak Bekas berisi pen, pensil dan alat tulis yang sering digunakan. Satu kalender tahun semasa Telefon Buku Nota Tray masuk keluar Stamp pad Cop-cop berkaitan
Lantai ruang kerja atau bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan
bersih
Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan teratur di atas meja.
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Tanda nama, jawatan dan pergerakan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai atau di pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian
Tray surat dilabelkan perkataan KELUAR, MASUK dan SDP. Bagi tray dua tingkat, labelkan KELUAR dan MASUK sahaja.
Dokumen rujukan disimpan dalam fail berlabel dan mudah diambil.
Kew PA7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini.
Kabinet fail pegawai (sekiranya dibekalkan) perlu dilabelkan RASMI (mengikut tingkat yang ada) dan PERIBADI di tingkat paling bawah. Labelkan nama dan no fail di setiap tingkat rasmi.
Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 18
EKSA
AMALANKU
Hanya sehelai blazer atau selendang disangkut dengan kemas di ruang penyangkut yang disediakan atau dibelakang kerusi yang diduduki pegawai.
Wayar atau kabel elektrik diikat kemas dengan menggunakan black tape/ casing conduit/ flexible hose/ spiral hitam dan dilabelkan untuk kemudahan pengguna.
CPU dan pendestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara
teratur dan mengikut kesesuaian ruang kerja.
Semua suis elektrik dimatikan selepas tamat waktu bekerja.
Wallpaper dan screen saver desktop atau komputer riba jabatan diseragamkan dengan imej logo EKSA.
Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak hiasan di atas meja.
Kasut/seliper tambahan diletakkan di dalam kotak yang dikhaskan di bawah meja kerja.
Menyediakan tempat khas (bertanda icon bakul sampah) bagi ruang bakul sampah.
Maklumat untuk rujukan pegawai boleh dipamer/tampal di satu ruang
yang bersesuaian di dinding bilik atau partition pegawai.
Kabinet khas untuk barangan peribadi pegawai (jika ruang laci tidak
muat untuk menempatkan barangan tersebut) boleh disediakan dan
dilabel dengan kemas untuk kemudahan pegawai. Sekiranya cabinet
tidak disediakan hanya satu (1) bag sahaja boleh diletakkan di bawah
meja pegawai.
D
PELABELAN DAN PENETAPAN LOT
Setiap peralatan gunasama dan mudah alih diletakkan diruang yang mudah dilihat dan boleh digunakan.
Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (Contoh: penebuk lubang – label dan tanda lot diletakkan di bawah penebuk lubang dengan gambar penebuk lubang sebagai pengenalan.)
Kaedah penggunaan perlu dipamerkan berhampiran tempat alatan
tersebut untuk kemudahan pegawai lain menggunakannya.
E
Laci meja paling atas dilabelkan dengan perkataan ALAT TULIS dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas di
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 19
EKSA
AMALANKU
PENGURUSAN LACI MEJA KERJA
ruang/partition/kotak yang dihasilkan mengikut kreativiti zon.
Laci tengah dilabelkan RASMI diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner, buku catatan dan dokumen rasmi yang difikirkan sesuai.
Laci bawah dilabelkan PERIBADI diguna bagi menempatkan alatan dan barang peribadi seperti beg tangan, telefon bimbit dan laIn-lain.
Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan lebih dari 3 laci maka keutamaan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.
F
PENGURUSAN DOKUMEN
Fail aktif disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail atau ruang yang mudah dicapai dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
Fail tutup disusun dirak yang dikhaskan mengikut tahun dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
G
BILIK FAIL
Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas tanpa habuk.
Pelan susun atur fail / pelan lantai bilik fail disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat bagi memudahkan carian.
Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor
indeks/rujukan.
Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 60 saat.
Rekod pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail (Contoh: buku daftar, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
Fail-fail terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berkunci dan berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat dilekatkan di bahagian dalam kabinet besi.
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus bilik fail.
Etika penggunaan bilik fail dipamerkan.
H
BILIK STOR
Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih tanpa habuk dan kemas.
Pelan lantai stor dan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 20
EKSA
AMALANKU
Tanda amaran “DILARANG MASUK” dipamerkan dengan jelas.
Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO). (*Penanda Aras Minimum).
Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).
I
BILIK MESYUARAT
Bilik mesyuarat sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.
Gambar pemimpin tertinggi negeri/negara dipamerkan.
Peralatan dan kemudahan dalam bilik mesyuarat sentiasa dalam keadaan sempurna dan berfungsi.
Maklumat penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: penggunaan papan tanda (slot in board).
Etika penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.
Papan putih dibersihkan setiap kali selepas mesyuarat selesai.
Barang-barang elektronik seperti projektor LCD, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat.
J
BILIK LATIHAN/
DEWAN/
AUDITORIUM
Sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kerusi meja tersusun kemas.
Peralatan dan kemudahan di dalam bilik berada dalam keadaan
sempurna dan boleh digunakan.
Hiasan perlu berimej korporat dan tidak terlalu sarat.
Pelan lantai dipamerkan ditempat yang mudah dilihat. (kecuali bilik
latihan yang sentiasa berubah susunan)
K
Memastikan lobi hotel disetiap tingkat bersih dan perabut tersusun kemas.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 21
EKSA
AMALANKU
HOTEL
Tunjuk arah bilik hotel dipamerkan dengan jelas.
Bunga-bunga hiasan adalah minimum dan tidak berhabuk
Stor sentiasa kemas dan tersusun.
L
PANTRI
Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas
daripada sebarang serangga atau makhluk perosak dan bau yang tidak
menyenangkan.
Semua peralatan, perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan manakala pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan dicuci dan dilap kering dan disimpan dalam kabinet.
Labelkan kabinet yang menyimpan peralatan bagi memudahkan carian.
Perkakasan dan alatan seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.
Sinki tidak tersumbat, tiada sisa makanan, dibersihkan dan dilap kering selepas digunakan.
Meja makan seeloknya dialas dan berkeadaan bersih.
Pastikan barang-barang makanan tidak dicampur adukkan dalam peti sejuk.
Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup.
Tong sampah disediakan dan ditutup.
Etika di pantri dipamerkan ditempat yang mudah dilihat
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan pantri.
Sediakan jadual pengiliran bertugas di pantry.
M
Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 22
EKSA
AMALANKU
SURAU / BILIK SOLAT
Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi kemudahan warga Jabatan.
Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah dan selipar.
Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana yang sesuai agar kelihatan kemas.
Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat.
N
TANDAS
Menyediakan tandas yang sempurna termasuk tandas OKU yang berfungsi dengan baik.
Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai dan dinding sentiasa dalam
keadaan bersih dan kering serta bau yang menyenangkan.
Peralatan dan kelengkapan seperti tong sampah, tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun disediakan di dalam tandas.
Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.
Sinki dan paip berada dalam keadaan bersih dan tidak tersumbat dan dilabelkan nombor (jika lebih dari satu).
Memastikan sistem pengudaraan tandas dalam keadaan baik.
Mempamerkan nama pegawai bertanggungjawab menjaga kebersihan tandas.
Mempamerkan etika penggunaan tandas.
O
PERPUSTAKAAN
Sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
Menyediakan sistem/capaian/label bahan bacaan untuk memudahkan
pelanggan.
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantuan
bahan bacaan.
Kemudahan kerusi meja/sofa disediakan bagi keselesaan pelanggan.
Tanda arah dan pelan lantai dipamerkan untuk kemudahan pelanggan
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 23
EKSA
AMALANKU
Etika ketika berada diperpustakaan dipamerkan.
P
KAFETERIA
Lantai sentiasa bersih dan kering
Peralatan memasak dan pinggan mangkuk yang digunakan sentiasa bersih dan disimpan dengan baik.
Sinki dapur dan sinki cuci tangan tidak tersumbat dan sentiasa kering dan bersih.
Memastikan susunan kerusi dan meja sentiasa kemas.
Mempamerkan etika penggunaan kafetaria ditempat yang mudah dilihat.
Q
LALUAN UTAMA/
KORIDOR
Susunan peralatan, hiasan dinding dan hiasan pokok kemas dan tidak menganggu laluan.
Tiada halangan di pintu kecemasan.
Hiasan bunga hidup diuruskan dengan baik.
R
GIMNASIUM
Peralatan gymnasium disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan.
Penyelenggaraan peralatan dijalankan secara berkala.
Peti kecemasan “First Aid Kit’ disediakan dan dipantau.
Rekod penggunaan gymnasium disediakan.
S
LIF
Lif dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.
Mempamerkan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku
kecemasan.
Mempamerkan nama bahagian/unit bagi setiap aras dengan jelas.
Mempamerkan Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkut yang
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 24
EKSA
AMALANKU
mengesahkan penyelenggaran lif secara berkala.
T
KAUNTER UTAMA/LOBI
Berimej korporat dan menyediakan kriteria berikut: Sistem maklumbalas pelanggan Direktori warga IPK Brosur mengenai jabatan Maklumat jabatan dan piagam pelanggan
Kaunter mestilah berimej ceria dengan hiasan yang minimum
Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan disediakan.
U
BILIK PEMANDU
Meja kerja kemas, tidak berhabuk dan peralatan disusun dengan baik.
Uniform disangkut dengan kemas ditempat yang disediakan
Perhiasan bilik yang minimum untuk tujuan keceriaan.
V
BILIK SERVER
Bilik server tidak berdebu dan tersusun kemas.
Suhu bilik ditetapkan mengikut keperluan peralatan.
Hanya pegawai bertanggungjawab sahaja dibenarkan masuk ke bilik
server
Berkunci setiap masa.
W
PARKIR
Persekitaran kawasan parkir bersih, kemas dan selamat.
Petak parkir ditandakan dengan jelas.
Petak parkir VIP dinyatakan dengan jelas.
Petak parkir OKU disediakan
Bagi parkir berbentuk L, kenderaan perlu diparkir secara “ reverse parking” (kecuali kawasan yang berbukit)
Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: Arahan keselamatan
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 25
EKSA
AMALANKU
X
KESELAMATAN PERSEKITARAN
Latihan Pengungsian Bangunan (Firedrill) Tanda Amaran Pelan Laluan Kecemasan dan Tempat berkumpul Tanda Arah Laluan Kecemasan
Memastikan lampu kecemasan berfungsi apabila lampu utama terpadam.
Pendawaian dan Kabel: Memastikan pendawaian kabel semua peralatan elektrik
diselenggara dan diikat menggunakan kabel conduit untuk kekemasan.
Plug dilabel mengikut kesesuaian alat.
Memastikan Alat Pemadam Api menepati criteria berikut: Penyelenggaran secara berkala Mempunyai tatacara penggunaan Berkeadaan bersih Diletakan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai. Mempamerkan nama pegawai yang bertanggungjawab menjaga
Laluan Tangga Kecemasan: Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Memaparkan tanda KELUAR dengan jelas. Tiada halangan objek diatas tangga kecemasan. Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas
dan mudah dilihat.
Y
LAMPU DAN SOKET
Semua lampu berfungsi dengan baik
Soket berfungsi dengan baik
Pelan lampu disediakan bagi suis yang melebihi 3 lampu.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 26
EKSA
AMALANKU
Z
PENGURUSAN KUNCI
Kunci disimpan diruang penyimpanan yang selamat mengikut tatacara keselamatan yang dibenarkan.
Dipertanggungjawabkan kepada seorang pegawai yang menjaga
Menyediakan buku log pinjaman dan pemulangan kunci.
AA
GO GREEN
Penyediaan notis / arahan penjimatan tenaga elektrik
Penggunaan lampu save energy
Penetapan suhu optimum
Penjimatan kertas
Penjimatan air
Kempen hijau
Melaksanakan program kitar semula
BB
KREATIVITI DAN INOVASI
Menggunakan barang terpakai secara kreatif
Melaksanakan inovasi dan amalan terbaik yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga jabatan.
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM IPK
EKSA AMALANKU Page 27
EKSA
AMALANKU
11
PENUTUP
Manual panduan EKSA IPK ini diharapkan dapat memberi panduan kepada
wargakerja IPK dalam melaksanakan amalan-amalan baik yang di sarankan oleh
EKSA. Wargakerja IPK haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha berpasukan
untuk mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selamat
serta mampu menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan mutu
perkhidmatan. Pembudayaan EKSA seterusnya mampu menyumbang kepada
peningkatan imej IPK sebagai sebuah organisasi.
**********TAMAT**************