Assalammualaikum dan

Selamat Pagi

PENGURUSAN

GERKO

Gambar menunjukkan?????

Pengurusan Mesyuarat

• Jenis-jenis mesyuarat• Peranan Dan

Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa Mesyuarat

JENIS-JENIS MESYUARA

T

MESYUARAT TERGEMPAR

MESYUARAT

AGUNGMESYUARAT AGUNG

LUAR BIASA

MESYUARAT

KHAS

MESYUARAT AHLI

JAWATANKUASA

MESYUARAT TERGEMPAR

• Diadakan dengan tujuan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa.

• Contohnya, pemecatan anggota yang melanggar peraturan persatuan atau sesebuah organisasi.

• Tatacara untuk mesyuarat tergempar sama seperti mesyuarat khas.

Antara ciri-ciri mesyuarat tergempar

• Diadakan pada masa yang amat diperlukan

• Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha akan mencatat minit mesyuarat

• Semua anggota jawatankuasa akan berbincang secara terbuka

• Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang diputuskan dalam mesyuarat

MESYUARAT AGUNG

• Diadakan sekali setahun.• Tujuan:

Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu.Meluluskan penyata kira-kira.Merancang kegiatan tahun hadapan.Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru.Meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan.

• Surat pemberitahuan atau notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada semua ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

• Agenda mesyuarat agung tahunan juga dikirimkan bersama-sama surat pemberitahuan

• Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha tujuh hari sebelum mesyuarat dijalankan.

• Setiausaha dan penolong setiausaha perlu menyiapkan laporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktiviti persatuan sepanjang tahun.

• Bendahari juga dikehendaki menyediakan laporan kewangan untuk dibentangkan dalam mesyuarat agung kelak.

Tatacara untuk mesyuarat agung tahunan

• Sama seperti mesyuarat jawatankuasa dengan sedikit perbezaan:

• Yang dipertua persatuan akan mempengerusikan mesyuarat agung tahunan.

• Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secara ringkas.

• Bagi Yang dipertua yang sedang memegang jawatan dan ingin bertanding untuk setahun lagi, beliau hendaklah meletakkan jawatan sebagai pengerusi majlis semasa pengudian dijalankan dan seorang pengerusi sementara hendaklah dipilih.

• Pengerusi menyampaikan ucapan yang berupa satu pandangan sepintas lalu tentang aktiviti-aktiviti yang sudah dijalankan pada tahun lepas.

• Setiausaha pula akan membacakan laporannya diikuti oleh bendahari dan pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil.

• Sebaik sahaja kesemua laporan selesai dibentangkan, pengerusi akan meminta seorang ahli mengusul dan seorang lagi menyokong penerimaan setiap laporan itu.

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KEEMPAT 1989/90PERSATUAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN MALAYSIA

(PTPM)1. Ucapan alu-aluan Presiden PTPM2. Melantik Pengerusi Majlis3. Setiausaha Membentangkan Laporan Tahunan4. Bendahari Membentangkan Laporan Kewangan5. Pemilihan Ahli-ahli Jawatankuasa 1990/91

5.1 Seorang Presiden5.2 Seorang Timbalan Presiden5.3 Seorang Naib Presiden5.4 Seorang Setiausaha Kehormat5.5 Seorang Penolong Setiausaha5.6 Seorang Bendahari Kehormat5.7 Tujuh orang Ahli Jawatankuasa Kecil5.8 Dua orang Juruaudit Dalam

6. Membincangkan usul=usul7. Hal-hal lain8. Ucapan Penangguhan oleh Presiden PTPM yang

baru

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

• Diadakan kerana:• keperluan yang mendesak daripada ahli-

ahli yang mahu pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk

• perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak

• penyelesaian masalah kewangan yang mendesak

• hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli jawatankuasa yang lama.

Atur cara mesyuarat agung luar biasa

• Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari sebelum mesyuarat.

• Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibentangkan lagi.

• Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok persatuan.

• Kehadiran ahli dalam mesyuarat ini perlulah 2/3 daripada jumlah keseluruhan anggota.

• Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli jawatankuasa untuk menjadi pencatat minit mesyuarat.

• Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat agung luar biasa ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru.

MESYUARAT KHAS

• Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan.

• Sebagai contohnya ialah, bagi mempercepatkan perasmian sekolah. Oleh yang demikian pengerusi bagi sesebuah organisasi itu boleh memanggil ahlinya untuk mengadakan satu mesyuarat khas.

Tatacara untuk mengadakan mesyuarat khas

• Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.

• Mesyuarat dipengerusikan oleh yang dipertua persatuan.

• Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan.

• Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan.

• Setiausaha kemudian menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa.

• Ahli jawatankuasa segera mengemukakan minit mesyuarat kepada pihak yang berkenaan dengan tujuan menyegerakan pelaksanaan sesuatu projek.

MESYUARAT JAWATANKUASA

• Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi mesyuarat agung.

• Jawatankuasa ini:Dipanggil jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk.Mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas.

• Setiap mesyuarat jawatankuasa:Dikendalikan mengikut tatacara yang

ditetapkan.Sebarang perubahan yang mungkin

berlaku bergantung kepada budi bicara pengerusi.

• Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlu dikirimkan kepada setiap ahli yang terlibat, selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.

• Surat salinan agenda hendaklah dikirimkan kepada semua ahli, selewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan.

• Tujuan agenda ini disediakan:Memberi kesempatan kepada ahli-

ahli menelitinya dan mungkin membincangnya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang akan datang.

• Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan.

• Tujuan usul dikemukakan:Menjelaskannya dalam satu ayat

yang padat dan mudah supaya tidak timbul sebarang salah faham kemudiannya.

Tatacara mesyuarat jawatankuasa

• Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda.

• Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum tidak mencukupi.

• Menepati waktu adalah digalakkan.

• Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa.

• Tepat pada masanya, pengerusi memulakan mesyuarat dengan membaca nama ahli-ahli yang tidak hadir atau meminta setiausaha membacakannya.

• Kemudian pengerusi meminta setiausaha membacakan minit yang berkaitan dengan suara yang jelas dan sempurna.

• Jawatankuasa juga akan membincangkan hal-hal yang baru.

• Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuarat jawatankuasa.

• Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkan mesyuarat dengan segera supaya setiausaha boleh berhenti mencatat minit mesyuarat.

PengerusiSetiausahaAhli

TAJUK 9

Peranan & Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa

Mesyuarat

Orang penting bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat.

PENGERUSI

Sifat-Sifat Pengerusi

Berdaya Usaha

Kepimpinan

Adil

Tidak Emosional

Berpakaian Kemas

Sentiasa Tenang

Mendapat Kepercayaan

Ahli

Pengetahuan Tentang Agenda

Mesyuarat

• Tanggungjawab dan peranan seorang pengerusi ialah mengendalikan mesyuarat supaya dilaksanakan dengan lancar dan menghasilkan natijah yang bernas.

1. Memulakan mesyuarat setelah

kurom mencukupi pada masa yang ditetapkan.

2. Mengikuti urutan agenda mesyuarat

yang telah ditetapkan.

Tanggungjawab dan peranan pengerusi semasa mesyuarat ialah:

1. Memulakan mesyuarat setelah kurom mencukupi pada masa yang ditetapkan.

Perkara yang perlu disentuh semasa mesyuarat dimulakan:1. Pengerusi memperkenalkan

jemputan khas kepada ahli lain (jika ada), semasa kata alu-aluannya.

2. Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat dan agenda-agenda yang perlu dibincangkan.

3. Pengerusi perlu menegaskan supaya ahli yang bercakap memperkenalkan diri apabila mesyuarat pertama kali diadakan supaya menyenangkan setiausaha mencatat minit mesyuarat dan ahli lain mengenali satu sama lain.

2. Mengikuti urutan agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.

a. Ucapan aluan Pengerusib. Membentang dan

mengesahkan minit mesyuarat yang lepas

c. Perkara berbangkitd. Agenda-agenda baharue. Perkara-perkara lain

Semasa mesyuarat dilaksanakan, seorang pengerusi seharusnya:

a. Mengemukakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat.

b. Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan dalam bahasa yang mudah difahami.

c. Menjadi orang yang paling aktif (bukan monopoli) dan bertindak sebagai fasilitator.

d. Mengambil perhatian terhadap idea-idea yang dikemukakan.

e. Bijak mengawal suasana mesyuarat.f. Sentiasa menjadi pendengar yang baik.

g) Merumus agenda dengan padat dan teliti.

h) Tidak memperkecil pendapat dan cadangan ahli.

i) Membenarkan hanya seorang ahli sahaja bercakap pada satu masa.

j) Tidak boleh mengundi, kecuali dalam keadaan sesuatu kata putus bagi membuat sesuatu keputusan yang kontroversi atau 50/50.

k) Pengerusi perlu menutup mesyuarat berkenaan dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat.

l) Memastikan supaya setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli untuk memudahkan mereka mengambil tindakan segera mengikut keputusan mesyuarat.

• Jawatan penting dalam sesuatu mesyuarat.• Dapat bekerjasama dengan pengerusi bagi mentadbir dan menguruskan persatuan.

SETIAUSAHA

Sifat-Sifat Setiausaha

Dedikasi

Cekap

BerdisiplinMembuat

kerja dengan kemas & teratur

Boleh bekerjasama

dengan Pengerusi

Mementingkan fakta yang

terperinci

• Peranan & tanggungjawab Setiausaha boleh dibahagi kepada tiga peringkat:

Peringkat Semasa Mesyuarat

Peringkat Selepas Mesyuarat

1. Sebelum Mesyuarat

a. Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.

b. Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal.

c. Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar raya berfungsi.

d. Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya (jika perlu).

e. Menyediakan minit mesyuarat yang lepas (terdahulu).

2. Semasa Mesyuarata. Datang lebih awal ke tempat

mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna.

b. Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.

c. Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.

3. Selepas Mesyuarat

a. Menyiapkan minit mesyuarat.b. Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan

secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.

AHLI-AHLI JAWATANKUASA

BENDAHARIKETUA JAWATANKUASA KECIL/BIRO

AHLI BIASA

Bendahari

Renungkanlah

Renung fikiranmu, ia menjadi kata-kata;

Renung kata-katamu, ia menjadi perbuatan;

Renung perbuatanmu, ia menjadi amalan;

Renung amalanmu, ia adalah sifat dirimu..

Sekian, Terima Kasih