Post on 07-Mar-2019
1
LAMPIRAN A
PEKELILING BENDAHARI
BIL : 4 Tahun 2010
PEKELILING
PEJABAT BENDAHARLILING PEJABAT BENDAHARI
No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh : 1 Julai 2010
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam
Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus UiTM
Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam
Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN MENGENAI PEROLEHAN BEKALAN DAN
PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
SECARA PEMBELIAN TERUS
1.0 TUJUAN
1.1 Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk menerangkan
peraturan serta aliran kerja yang berkaitan Pembelian Terus bekalan
dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar Negara ke :
(a) Bahagian Perpustakaan / Unit Perpustakaan
(b) Unit Pusat Sumber Fakulti / Bahagian
PEJABAT BENDAHARI
2
1.2 Garis panduan ini telah digubal berdasarkan kepada Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2010, bertarikh 24 Mac 2010
dan telah mendapat kelulusan Jawatankuasa Kewangan dan
Pembangunan secara Edaran Pekeliling Bil 3 Tahun 2010 bertarikh
17 Jun 2010 untuk diterimapakai tertakluk kepada beberapa
pindaan.
1.3 Semua pihak yang terlibat hendaklah memahami dan memastikan
peraturan ini dipatuhi dengan memberi penekanan kepada perkara-
perkara berikut:-
(a) Perancangan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara
untuk memastikan bekalan tersebut diterima mengikut
keperluan.
(b) Mengenalpasti tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan
Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan Vendor Buku di dalam
memastikan urusan perolehan buku cetakan dan terbitan luar
negara dilaksanakan mengikut prinsip perolehan.
(c) Mengenalpasti pihak yang diberi kuasa untuk meluluskan
perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara serta had-had
nilai kelulusannya.
2.0 TAKRIFAN
2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,
Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus UiTM yang
menerima peruntukan perbelanjaan buku terbitan dan cetakan
luar negara.
2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi
kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber
kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat
Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan
pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor
3
Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana, Dekan Fakulti
Perubatan / Ketua Kampus Selayang / Sungai Buloh, Pengarah
INTEC adalah setaraf dengan Pengarah UiTM Cawangan.
2.3 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan
atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi
menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.4 “Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara” adalah termasuk
buku, jurnal, majalah, tesis yang diterbit dan dicetak di luar Negara.
2.5 “Pesanan Tempatan Buku” adalah dokumen rasmi pesanan dari
Bahagian/Unit Perpustakaan mengikut format khas yang
mengandungi maklumat pesanan bekalan buku / majalah / jurnal /
tesis kepada pembekal.
2.6 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh
vendor bagi tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan /
kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog
penerbit tersebut termasuklah katalog asal daripada pembekal,
cetakan dari internet, fotostat, e-mel dan faks.
2.7 ”Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah /
Jawatankuasa Perpustakaan” adalah jawatankuasa yang akan
menilai keperluan untuk membeli bahan rujukan perpustakaan
dalam dan luar negara dalam apa-apa bentuk seperti buku, jurnal,
DVD/CD, pengkalan data, e-book dan sebagainya.
3.0 PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU
TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan
luar negara adalah diuruskan oleh:
4
3.1 Bahagian Perpustakaan UiTM Shah Alam / Unit Perpustakaan UiTM
Cawangan / Kampus Negeri masing-masing.
3.2 Pusat Sumber Fakulti/Jabatan.
4.0 HAD NILAI PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN
BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
Tiada had nilai bagi Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara.
5.0 PERATURAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN
BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
5.1 Semua pihak yang terlibat di dalam perolehan buku cetakan dan
terbitan luar negara adalah bertanggungjawab untuk memastikan
semua urusan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu
sel
5.2 aras dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu:
1 Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
2 Diuruskan Secara Telus
Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
3 Nilai Faedah Yang Terbaik
Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
4 Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing.
5 Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.
5
5.2 Kajian pasaran perlu dibuat untuk menentukan bahawa buku
terbitan dan cetakan luar negara yang hendak diperolehi adalah
bersesuaian dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti,
harga, kegunaan dan prinsip-prinsip perolehan di atas. Harga
penerbit boleh dijadikan asas anggaran harga pasaran.
6.0 JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU
6.1 Pelantikan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku seperti berikut:
Bil Pegawai Pelantik Peringkat
1 Ketua Pustakawan
Kampus UiTM Shah Alam
2 Pengarah UiTM Cawangan /
Penyelaras UiTM Kampus Negeri
Kampus UiTM Cawangan / Negeri
3 Penolong Naib Canselor
Puncak Alam / Puncak Perdana
Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana
4 Pengarah INTEC
Kampus INTEC
5 Dekan Fakulti Perubatan /
Ketua Kampus Selayang / Sg. Buloh
Kampus Selayang / Sungai Buloh
6 Dekan / Ketua Jabatan
Fakulti / Jabatan (Yang mempunyai Unit Pusat Sumber)
Struktur Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku adalah seperti
berikut:
(a) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Shah Alam
- Timbalan Ketua Pustakawan Kanan (Pengerusi)
- Timbalan Ketua Pustakawan
- Pustakawan Kanan
- Pustakawan (Setiausaha)
6
(b) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Cawangan /
Kampus termasuk Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana /
INTEC / Selayang / Sungai Buloh:
- Ketua Perpustakaan Cawangan / Kampus (Pengerusi)
- Pustakawan
- Pembantu Perpustakaan Tertinggi
- Pembantu Perpustakaan Kanan
- Pembantu Perpustakaan
- Pustakawan / Pembantu Perpustakaan - (Setiausaha)
(c) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku Fakulti / Jabatan
yang mempunyai Unit Pusat Sumber:
- Ketua Pusat Sumber (Pengerusi)
- Sekurang-kurangnya dua orang pegawai Gred 41 dan ke atas
- Seorang pegawai Gred 27 dan ke atas (Setiausaha)
6.2 Keahlian Jawatankuasa Pemilihan Vendor sekurang-kurangnya
tiga orang ahli.
Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku tidak boleh menjadi
pegawai atau menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi /
Lembaga Perolehan yang meluluskan perolehan buku.
Kuorum – tiga orang ahli tidak termasuk setiausaha.
7.0 PELANTIKAN URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU
Ketua Pustakawan Shah Alam atau Ketua Bahagian / Unit Perpustakaan
UiTM Cawangan / Kampus hendaklah melantik Urusetia Pelawaan
Vendor Buku di kalangan pegawai Bahagian/Unit Perpustakaan Gred
17 dan ke atas.
Dekan / Ketua Jabatan hendaklah melantik Urusetia Pelawaan Vendor
Buku di kalangan pegawai Fakulti / Jabatan Gred 17 dan ke atas.
7
8.0 KUASA MELULUSKAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN
PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA
8.1 Kuasa untuk meluluskan Pembelian Terus bekalan dan
penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara adalah seperti
berikut:
Bil Had Nilai Perolehan
( Bagi setiap Pembelian)
Kuasa Melulus
1 (a)Sehingga RM50,000
Sehingga RM200,000
(b) UiTM Shah Alam
(c) UiTM Cawangan / Kampus
Negeri
(d) Fakulti / Ketua Jabatan yang
mempunyai Unit Pusat
Sumber
Timbalan Pengarah UiTM
Cawangan*
Ketua Pustakawan
Pengarah UiTM Cawangan /
Penyelaras UiTM Kampus Negeri
/ Penolong Naib Canselor
Puncak Alam / Pengarah INTEC
/ Dekan Fakulti Perubatan /
Ketua Kampus Selayang / Sg.
Buloh.
Dekan / Ketua Jabatan
2 Melebihi RM200,000 sehingga
RM500,000
Jawatankuasa Sebut Harga
Rasmi Kampus masing-masing
3 Melebihi RM500,000 sehingga
RM20 juta
Lembaga Perolehan B1
4 Melebihi RM20 juta sehingga
RM50juta
Lembaga Perolehan A
5 Melebihi RM50 juta Kementerian Kewangan
8
*Pengarah UiTM Cawangan melantik mana-mana Timbalan Pengarah
Cawangan untuk meluluskan Pembelian Terus Buku hingga ke had
RM50,000 bagi setiap pembelian.
Berikut adalah beberapa pengecualian daripada penggunaan peraturan
biasa bagi Pembelian Terus buku terbitan dan cetakan luar negara:
8.1.1 Bagi setiap pembelian sehingga RM200,000, pihak yang
diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh
meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah
sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan
harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor
Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 yang
terdiri daripada badan-badan profesional, atau penerbit
yang tiada agen tempatan atau merupakan agen tunggal
dengan disertakan surat / sijil akuan / pengesahan dari
penerbit / principal sebagai agen tunggal bagi sesuatu
bekalan buku terbitan dan cetakan luar negara.
8.1.2 Bagi setiap pembelian sehingga RM50,000, pihak yang
diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh
meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor,
setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses
rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan
Vendor Buku, daripada mana-mana vendor Dalam Negara /
Luar Negara yang tidak berdaftar dengan Kementerian
Kewangan di dalam bidang 010101 yang terdiri daripada
badan-badan profesional, atau penerbit yang tiada agen
tempatan atau merupakan agen tunggal dengan disertakan
surat / sijil akuan / pengesahan dari penerbit / principal
9
sebagai agen tunggal bagi sesuatu bekalan buku terbitan
dan cetakan luar negara.
8.1.3 Bagi pembelian buku terbitan dan cetakan luar negara yang
telah dibuat melalui pesta buku / pameran / pemilihan gudang
di mana nilai setiap pembelian adalah sehingga RM200,000,
pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga
boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah
sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan
harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor
Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan di dalam bidang 01010.
8.1.4 Pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga
boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara, setelah disyorkan oleh
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, yang telah dibuat
pesanan secara online daripada mana-mana vendor sama
ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian
Kewangan di dalam bidang 010101 dengan syarat bayaran
hendaklah dibuat mengikut peraturan biasa Pejabat
Bendahari atau melalui tuntutan pemulangan (pendahuluan
atau bayaran dahuluan) yang tidak melebihi RM5,000.
Bayaran oleh UiTM secara on line adalah tidak dibenarkan.
8.1.5 Pembelian buku terbitan dan cetakan dalam negara atau
bahan bukan bercetak adalah tertakluk kepada Pekeliling
Bendahari Bil 7 Tahun 2009.
8.1.6 Bagi pembelian buku rujukan oleh UiTM bagi pihak ketiga
misalannya pelajar dengan menggunakan wang tajaan
pelajar di mana buku akan dimiliki pelajar, pihak yang
diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh
10
meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku
terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor,
setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses
rundingan harga (jika diperlukan) dan disyorkan oleh
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-
mana vendor Dalam Negara / Luar Negara yang TIDAK
berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang
010101.
8.1.7 Pembelian buku rujukan di luar negara dengan nilai
pembelian sehingga RM5,000 oleh staf UiTM semasa
berada di luar negara daripada vendor yang berdaftar atau
tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan adalah
dikecualikan daripada peraturan di dalam pekeliling ini.
Sekembalinya dari luar negara, staf hendaklah
mengemukakan resit dan buku untuk pertimbangan
pengesyoran oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan
untuk tujuan kelulusan oleh pegawai yang diberi kuasa di
perenggan 8.1. Sekiranya pegawai yang diberi kuasa di
perenggan 8.1 tidak meluluskan pembelian buku tersebut,
bayaran pemulangan tidak akan dibuat dan buku tersebut
akan menjadi hak milik peribadi staf tersebut.
Staf yang hendak ke luar negara hendaklah membuat
perancangan pembelian buku serta mendapatkan kelulusan
daripada pihak yang diberi kuasa sebelum membeli buku di
luar negara.
8.2 Pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan buku boleh
menentukan tawaran akan dibuat kepada vendor secara pakej atau
untuk setiap item.
11
8.3 Dalam keadaan apa sekalipun, mana-mana pihak adalah dilarang
untuk membuat pesanan / tempahan bekalan / perkhidmatan tanpa
pengeluaran Pesanan Tempatan Rasmi UiTM.
8.4 Sekiranya bekalan / perkhidmatan telah diterima tanpa sebarang
kelulusan perolehan atau jika tidak memenuhi mana-mana syarat-
syarat pengecualian di dalam pekeliling ini, tindakan seperti berikut
perlu diambil oleh staf yang telah membuat pesanan / tempahan
tanpa mematuhi peraturan perolehan yang berkuatkuasa:
(a) Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang
tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam
bidang 010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan
kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dengan
kadar segera.
(b) Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang
010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan kelulusan khas
daripada pihak yang diberi kuasa mengikut nilai seperti di
perenggan 8.1. dengan disertakan:-
(i) Inbois
(ii) Salinan senarai harga penerbit semasa.
(iii) Pengesahan harga / diskaun adalah munasabah.
(iv) Surat penjelasan pelanggaran peraturan perolehan.
(c) Sekiranya bekalan buku telah diterima dan bayaran telah
didahulukan oleh pemohon, syarat-syarat kelulusan di
perenggan 8.4(a) dan 8.4(b) hendaklah diperolehi sebelum
bayaran pemulangan dapat dibuat kepada pemohon.
(d) Staf yang terlibat perlu mengambil pendahuluan diri mengikut
nilai bekalan buku yang diterima supaya Pejabat Bendahari
12
boleh membuat bayaran kepada vendor yang telah
menyempurnakan penghantaran bekalan / perkhidmatan.
(e) Jika staf yang terlibat tidak memohon atau tidak mendapat
kelulusan khas daripada pihak yang dinyatakan di dalam
perenggan 8.4(a) dan 8.4(b), kesemua peraturan di bawah
Arahan Perbendaharaan 59 akan dilaksanakan ke atas staf
tersebut.
8.5 Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan
Vendor Buku adalah bertanggungjawab untuk memastikan
semua urusan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran
buku terbitan dan cetakan luar negara telah dilaksanakan
dengan telus, saingan terbuka, adil dan saksama serta
mendapat nilai faedah terbaik.
9.0 TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN
BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA YANG DIURUSKAN
OLEH BAHAGIAN PERPUSTAKAAN UiTM SHAH ALAM /CAWANGAN-
9.1 TANGGUNGJAWAB PTJ
(a) Merancang keperluan buku.
(b) Menyerahkan senarai buku kepada Jawatankuasa
Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa
Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan.
9.2 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KELULUSAN
PEMBELIAN BUKU DAN MAJALAH / JAWATANKUASA
EKSEKUTIF / JAWATANKUASA PERPUSTAKAAN
(a) Menerima permohonan pembelian buku daripada PTJ
(pemohon).
(b) Menyemak keperluan buku.
13
(c) Meluluskan permohonan pembelian buku.
(d) Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
9.3 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR
BUKU
(a) Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada
Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah /
Jawatankuasa Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan.
(b) Membuat kajian pasaran dari sudut teknikal spesifikasi
(misalannya harga dan no. ISBN buku yang dipohon
dengan mendapatkan maklumat daripada pelbagai sumber
diantaranya daripada penyelidikan, vendor, pesta buku,
perolehan yang lepas sama ada dari jabatan sendiri atau
jabatan / organisasi lain atau daripada sumber-sumber
lain yang boleh dipercayai. Lawatan, jika perlu boleh
dibuat sebelum proses perolehan bermula.
(c). Menyedia, menyemak dan meluluskan anggaran harga
dan spesifikasi buku yang hendak dibeli supaya urusan
pelawaan dapat dibuat.
(d) Mendapatkan senarai vendor buku terkini yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101
dan membuat pemilihan vendor buku untuk tujuan
pelawaan. Rujukan dibuat di laman web Kementerian
Kewangan Malaysia untuk menyemak vendor yang
berdaftar di dalam bidang 010101. Pemilihan vendor buku
adalah berdasarkan kepada kriteria berikut:
(i) Prestasi
(ii) Pengalaman
(iii) Vendor hendaklah digilirkan supaya tidak
tertumpu kepada satu-satu vendor.
14
Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor buku di atas
akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan
(e) Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan
26 Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM
tidak boleh memilih atau mengesyor mana-mana vendor dari
kalangan Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali
dengan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia.
(f) Menyerahkan senarai vendor dan mengarahkan Urusetia
Pelawaan Vendor Buku untuk tujuan pelawaan mengikut
nama vendor yang telah dipilih. Jawatankuasa Pemilihan
Vendor Buku perlu menyatakan di dalam pelawaan sama
ada mengikut tawaran diskaun tertinggi atau mengikut harga
bersih buku yang terendah. Bilangan vendor yang dipelawa
bergantung kepada nilai satu pembelian dan perlu dinyatakan
di dalam surat arahan pelawaan kepada Urusetia Pelawaan
Vendor Buku .
(g) Bilangan minimum sebut harga yang perlu diperolehi
daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti berikut : -
Bil Nilai Setiap Perolehan
Buku Cetakan dan
Terbitan Luar Negara
Minimum
Bilangan
Sebut
Harga
KAEDAH
1 Sehingga RM 50,000 Satu Pembelian
Terus
2 Melebihi RM50,000
kurang RM100,000
Dua Pembelian
Terus
3 Melebihi RM 100,000
kurang RM 200,000
Tiga Pembelian
Terus
4 Melebihi RM200,000 Lima Pembelian
Terus
15
(h) Menyedia, menilai dan membuat syor teknikal dan harga
penyebutharga kepada mana-mana pihak yang akan
meluluskan perolehan tersebut mengikut format Jadual
Penilaian Perolehan Buku yang akan ditentukan oleh Bahagian
Perpustakaan.
Penilaian harga boleh dibuat secara pakej atau untuk setiap
jenis item mengikut keperluan dan keputusan Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku .
Asas pemilihan vendor untuk disyorkan adalah seperti berikut:
(i) Mengikut spesifikasi.
(ii) Diskaun tertinggi / harga munsabaha / harga terendah
berdasarkan kepada harga penerbit.
(iii) Jika diskaun atau harga sama, buat pilihan berdasarkan
kirteria lain seperti tempoh serahan atau tempoh
jaminan.
(iv) Tempoh serahan minimum
(v) Tempoh jaminan
(vi) Pengalaman
(vii) Prestasi pembekalan
(viii) Keupayaan kewangan vendor
(ix) Pusingan giliran pemilihan vendor
(x) Perkhidmatan selepas jualan
Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor di atas akan
ditentukan oleh Bahagian Perpustakan
(i) Mengkaji prestasi vendor buku bagi memastikan
kewibawaan dan keupayaan vendor berkenaan daripada
segi kebolehan membekal dan memberi perkhidmatan.
(j) Membuat penilaian sama ada secara:
16
(i) Bermesyuarat di mana keahlian jawatankuasa
hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai;
atau
(ii) Edaran di kalangan semua ahli Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku bagi setiap pembelian yang
tidak melebihi RM20,000.
Jadual Penilaian hendaklah ditandatangani oleh ahli
jawatankuasa mengikut syarat di perenggan ini..
(k) Memastikan penilaian adalah tepat serta memenuhi syarat-
syarat yang dinyatakan dalam dokumen pelawaan agar
Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau Lembaga Perolehan
atau mana-mana pihak lain dapat membuat keputusan yang
tepat.
(l) Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku adalah
bertanggungjawab untuk berhubung dengan Unit Kewangan
Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Pejabat Bendahari
UiTM Cawangan / Kampus masing-masing bagi mempastikan
peruntukan mencukupi untuk menampung perbelanjaan di
atas.
(m) Membuat rundingan harga ke atas tawaran vendor
berdasarkan harga terendah atau kadar diskaun tertinggi
yang menguntungkan UiTM di dalam keadaan berikut:
(i) Perolehan daripada satu vendor yang bernilai
melebihi RM50,000 atau
(ii) Jika sebut harga telah diperolehi daripada beberapa
vendor vendor, tetapi harga / diskaun yang
ditawarkan masih tidak menguntungkan UiTM,
Minit mesyuarat rundingan harga hendaklah
ditandatangani oleh wakil vendor dan tidak kurang
daripada tiga (3) ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor
Buku yang hadir.
17
Sekiranya bilangan sebut harga yang dinilai adalah kurang
daripada yang telah ditetapkan di perenggan 9.3(g), arahan
pelawaan semula perlu dibuat kepada Urusetia Pelawaan
Vendor Buku atau meneruskan penilaian dengan justifikasi
yang kukuh.
(n) Bagi perolehan bekalan buku di mana hanya 1 (satu) sebut
harga sahaja diterima, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
perlu juga mengesahkan HARGA TAWARAN ADALAH
PALING MENGUNTUNGKAN / KADAR DISKAUN PALING
MENGUNTUNGKAN.
(o) Menghantar dokumen berikut ke pihak yang diberi kuasa
untuk meluluskan Pembelian Terus:
(i) Jadual Penilaian (hardcopy/softcopy) yang telah
ditandatangani oleh ahli yang hadir.
(ii) Pengesahan harga / diskaun munasabah (jika
berkenaan).
(iii) Minit Rundingan Harga yang telah ditandatangani
(jika berkenaan).
(iv) Borang PB 3/80 yang mengandungi anggaran harga
pembelian buku.
(v) Dokumen asal sebut harga yang diterima daripada
vendor.
(p) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku tidak boleh
menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM /
Lembaga Perolehan / pegawai yang diberi kuasa
meluluskan Pembelian Terus buku. Jika pegawai
berkenaan merupakan ahli Jawatankuasa Sebut Harga
Rasmi UiTM / Lembaga Perolehan, beliau hendaklah
membuat pengisytiharan secara bertulis dan menarik diri
sebagai ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM /
Lembaga Perolehan semasa sesi pembentangan,
perbincangan dan membuat keputusan bagi Sebut Harga
18
Rasmi / Tender yang dinilai.
(q) Membentangkan laporan penilaian kepada pihak yang
diberi kuasa meluluskan perolehan buku.
(r) Membuat penilaian semula atau membuat pemilihan
semula, jika pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan
buku tidak berpuashati / menolak syor Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku .
(s) Menyedia dan menghantar laporan pembelian buku
kepada Kementerian Kewangan setiap 3 bulan, mengikut
format yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan.
(t) Mengesahkan penerimaan bekalan mengikut spesifikasi
tawaran yang telah diluluskan oleh pihak yang diberi kuasa.
(u) Tidak boleh menerima sebarang permohonan pembelian
tambahan berdasarkan kuantiti dan harga asal yang telah
diluluskan terdahulu.
9.4 TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU
(a) Menyediakan dokumen pelawaan buku mengikut arahan
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku sama ada mengikut
format tawaran diskaun atau mengikut harga bersih.
(b) Menyemak dan memastikan vendor yang dipilih oleh
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku masih berdaftar
dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101.
(c) Membuat pelawaan Pembelian Terus bekalan dan
penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara
berdasarkan senarai vendor yang dipilih oleh Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku .
(d) Memastikan bilangan minimum sebut harga yang perlu
diperolehi daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti di
perenggan 9.3(g).
(e) Menentukan tarikh tutup pelawaan adalah 7 hari bekerja
19
bermula dari tarikh dokumen atau surat pelawaan difax / e-mail
kepada vendor.
(f) Membuat pelawaan sama ada secara e mail, on-line, telefon,
faks atau pos berdaftar kepada vendor buku yang diluluskan
oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku . Vendor yang
tidak menyertai dianggap tidak berminat.
(g) Menyediakan Daftar Pengedaran / Pelawaan Sebut Harga
sebagai bukti pelawaan.
(h) Membuat pelawaan kepada setiap vendor secara
berasingan. Pelawaan kepada satu vendor untuk
mendapatkan lebih daripada satu sebut harga adalah
TIDAK DIBENARKAN.
Jika perkara ini berlaku, dan Pesanan Tempatan belum
diserahkan kepada vendor, Pembelian Terus bekalan dan
penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara ini
hendaklah dibatalkan dan dibuat pelawaan semula.
Jika Pesanan Tempatan telah dikeluarkan, perkara ini
hendaklah dilapor kepada Bendahari.
(i) Sekiranya bilangan sebut harga yang diterima adalah kurang
daripada yang telah ditetapkan di perenggan 9.3(g),
menghantar dokumen sebut harga kepada Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku untuk proses penilaian..
(j) Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 26
Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM
tidak boleh mempelawa mana-mana vendor dari kalangan
Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali dengan
kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dan setelah
diluluskan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM.
(k) Format dan maklumat yang perlu disertakan di dalam
dokumen pelawaan yang akan ditentukan oleh Bahagian
Perpustakaan.
Vendor boleh juga menyertai sebut harga dengan
20
menggunakan kepala surat / ’letter head’ vendor mereka
dengan syarat maklumat penting seperti spesifikasi, diskaun,
katalog, tempoh serahan, tempoh jaminan, negara pembuat,
kuantiti, peringatan rasuah, harga seunit (Ringgit Malaysia),
nombor telefon, dan fax, tandatangan dan nama pegawai
vendor tersebut dimasukkan ke dalam dokumen sebut harga
tersebut.
(l) PTJ tidak boleh menerima sebut harga yang dihantar oleh
vendor melalui fax atau e-mail kecuali jika ia melibatkan
perolehan bekalan atau perkhidmatan yang memerlukan hanya
satu vendor sahaja untuk menyertai sebut harga.
(m) Menyedia peti tawaran (Khas untuk Bahagian/Unit
Perpustakaan sahaja) sekurang-kurangnya 1 hari sebelum
tarikh tutup dan menutup peti tawaran tepat jam 12.00.
(n) Ketua Urusetia Pelawaan Vendor Buku membuka sebut harga
bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah
ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang
sama. Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai
yang membuka sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen
sebut harga.
(o) Menulis kod vendor di muka hadapan setiap dokumen sebut
harga sebelum ditandatangani.
(p) Memastikan semua maklumat berkaitan dengan sebut harga
berkenaan dirahsiakan.
(q) Menyerahkan doklumen tawaran kepada Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku bagi tujuan penilaian pemilihan vendor
buku dalam tempoh 3 hari bekerja.
(r) Mengeluarkan Pesanan Tempatan Buku mengikut format yang
akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan, setelah
mendapat salinan surat kelulusan dari pihak yang meluluskan
perolehan buku. Tiada surat tawaran dikeluarkan bagi setiap
pembelian bernilai sehingga RM200,000 untuk setiap vendor.
21
(Khas untuk Bahagian/Unit Perpustakaan sahaja)
(s) Membuat susulan secara bersurat kepada vendor ke atas
Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan,
setelah tempoh serahan tamat.
(t) Menyediakan kontrak bagi pembelian melebihi RM50,000
sehingga RM200,000. Bagi pembelian melebihi RM200,000,
salinan surat kelulusan hendaklah diberi kepada Bahagian
Perolehan / Pejabat Bendahari Cawangan untuk tujuan
penerimaan bon pelaksanaan (Khas untuk Bahagian/Unit
Perpustakaan sahaja)
9.5 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PERPUSTAKAAN
(PROSES BUKU)
Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon
Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat Bendahari
UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari
dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi tujuan bayaran :-
(a) Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah
ditandatangani oleh Ketua PTJ.
(b) Inbois asal vendor.
(c) Salinan asal Pesanan Tempatan Buku yang telah
disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ.
(d) Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan.
(e) Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan
seperti surat kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi
dan sebagainya.
22
9.6 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN
PEJABAT BENDAHARI
(a) Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke
Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga
Perolehan.
(b) Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan).
(c) Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya.
(d) Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika
berkenaan.
9.7 TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT
BENDAHARI UiTM SHAH ALAM / KETUA PEJABAT
BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS
(a) Menyemak semua dokumen dengan lengkap.
(b) Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah
dipatuhi.
(c) Memasukkan dan meluluskan permohonan belian dalam
FAIS.
(d) Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima
dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ.
9.8 TANGGUNGJAWAB KETUA PUSTAKAWAN / PENGARAH UITM
CAWANGAN / PENYELARAS UITM KAMPUS NEGERI / PENOLONG
NAIB CANSELOR PUNCAK ALAM / PENGARAH INTEC / DEKAN
FAKULTI PERUBATAN / KETUA KAMPUS SELAYANG / SG. BULOH
BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI
a. Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku.
b. Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara
mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini.
23
10.0 TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN
BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA OLEH FAKULTI /
JABATAN YANG MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER -
10.1 TANGGUNGJAWAB KETUA UNIT PUSAT SUMBER
i. Merancang keperluan buku.
ii. Menyerahkan senarai buku kepada pihak yang diberi kuasa
meluluskan pembelian buku peringkat Fakulti / Jabatan.
iii. Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada
Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
10.2 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR
BUKU
a Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada Ketua
Unit Pusat Sumber.
b Tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku
Fakulti / Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber
adalah sama dengan tanggungjawab Jawatankuasa
Pemilihan Vendor Buku Bahagian Perpustakaan UiTM
Shah Alam / Cawangan dan Kampus Negeri seperti di
perenggan 9.3(b) sehingga 9.3(u).
10.3 TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU
a Tanggungjawab Urusetia Pelawaan Vendor Buku Fakulti /
Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber adalah sama
dengan tanggungjawab Tanggungjawab Urusetia
Pelawaan Vendor Buku Bahagian Perpustakaan UiTM
Shah Alam / Cawangan dan Kampus Negeri seperti di
perenggan 9.4(a) hingga 9.4(q) dan 9.4(s)
b Menghantar dokumen berikut ke Unit Kewangan Zon
Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat
24
Bendahari UiTM Negeri masing-masing untuk pengeluaran
Pesanan Tempatan Rasmi:
i Salinan surat kelulusan
ii Sebut harga syarikat yang berjaya
iii Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang
telah ditandatangani oleh Ketua PTJ.
iv Dokumen sokongan lain lain, jika berkenaan.
c. Membuat susulan secara bersurat kepada vendor ke atas
Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan,
setelah tempoh serahan tamat.
d Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan
Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat
Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak
melebihi 7 hari dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi
tujuan bayaran :-
i Inbois asal vendor.
ii Salinan asal Pesanan Tempatan Buku yang telah
disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ.
iii Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan /
Perkhidmatan.
iv Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan
10.4 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN
PEJABAT BENDAHARI
I Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke
Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga
Perolehan.
ii Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan).
iii Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya.
25
iv Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika
berkenaan.
10.5 TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT
BENDAHARI UiTM SHAH ALAM / KETUA PEJABAT
BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS
i Menyemak semua dokumen dengan lengkap dan mengikut
peraturan
ii Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah
dipatuhi.
iii Mengeluarkan Pesanan Tempatan Rasmi dan menghantar
kepada vendor
iv Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima
dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ
v Menyusul Pesanan Tempatan Tertangguh.
10.6 TANGGUNGJAWAB DEKAN / KETUA JABATAN YANG
MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER
i Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku.
ii Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara
mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini.
11.0 TANGGUNGJAWAB KHAS KETUA PUSTAKAWAN UiTM
Mengeluarkan garis panduan dan format yang lebih terperinci untuk
memastikan keseragaman di dalam pelaksanaan dasar dan peraturan
perolehan buku terbitan dan cetakan luar negara yang telah digarsikan di
dalam pekeliling ini. Misalannya garispanduan penentuan sama ada untuk
mempelawa sebut harga berdasarkan diskaun tertinggi atau harga bersih
26
buku terendah, garispanduan penentuan polisi / kaedah giliran pelawaan /
asas pemilihan / penawaran vendor buku, garispanduan format / had kuasa
kelulusan Pesanan Tempatan Buku yang selaras untuk kegunaan
Bahagian Perpustakan di seluruh UiTM, garispanduan penilaian vendor,
format surat kelulusan di bawah RM200,000 dan sebagainya.
12.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA
Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi
semua Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 24 Mac 2010 dan hendaklah
dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang
berkaitan, yang masih berkuatkuasa.
Yang benar,
SANIP WAHID
Bendahari
Universiti Teknologi MARA
s.k 1. Naib Canselor
2. Timbalan Naib Canselor
(Akademik dan Antarabangsa)
3. Timbalan Naib Canselor
(Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4. Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan & Inovasi)
5. Timbalan Naib. Canselor
(Jaringan Industri dan Masyarakat)