Post on 12-Dec-2015
DOKUMENTASI MAP
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Enterprise Planning Resource
Disusun Oleh :
Risza Nurrachman 115060801111002
Happy Primariawan 115060801111025
Wahyu Nur Ulil Albab 115060801111090
Fandhi Ahmad Maulana 115060807111009
Imam Safii 115060807111108
Dosen Pembimbing :
Novanto Yudistira, S.Kom, M.Sc
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI INFORMATIKA / ILMU KOMPUTER
MALANG
2014
2
DAFTAR ISI
BAB I RUANG LINGKUP PROYEK................................................................................... 3
BAB II ARSITEKTUR SOFTWARE ERP ......................................................................... 14
BAB III BANGUN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP............................................... 18
BAB IV KEBUTUHAN SUMBER DAYA......................................................................... 24
BAB V KEBUTUHAN SISTEM ......................................................................................... 28
BAB VI MODUL – MODUL SISTEM ERP....................................................................... 31
BAB VII UJI COBA APLIKASI ......................................................................................... 41
BAB VIII DESAIN ANTARMUKA SISTEM .................................................................... 44
BAB IX PERKIRAAN BIAYA ........................................................................................... 58
BAB X MANAJEMEN RESIKO ........................................................................................ 61
3
BAB I
RUANG LINGKUP PROYEK
1.1 LATAR BELAKANG
A. Abstraksi
Migrasi fungsi Sistem Informasi Manajemen Dealer Motor Honda wilayah Kota Malang dari
manual ke sistem erp ini nantinya akan menghasilkan efisiensi yang lebih besar berkaitan dengan
sumber daya perusahaan dan alur proses didalam Perusahaan ini. Perkiraan keuntungan yang bisa
diberikan oleh sistem erp ini pada Perusahaan antara lain :
1. Informasi tepat sasaran dan mudah digunakan.
2. Penghematan waktu pemprosesan transaksi atau kegiatan, karena dengan adanya
sistem yang terintegrasi semua data-data informasi transaksi atau kegiatan akan
tercatat dengan jelas.
3. Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap Dealer, karena semua data-data
informasi sudah tercatat dan ditampilkan dengan jelas.
4. Meningkatkan Kepuasaan terhadap pelanggan karena pelanggan bisa tahu status-
status dari transaksi mereka.
B. Uji Coba Sistem lama
Metode pengujian sistem yang digunakan untuk menguji sistem ERP pada PT.Koki
Indocan adalah menggunakan metode black box testing. Black Box testing merupakan
strategi testing dimana hanya memperhatikan/memfokuskan kepada faktor fungsionalitas
dan spesifikasi perangkat lunak. Metode Black Box memungkinkan perekayasa perangkat
lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua
persyaratan fungsional untuk suatu program. Adapun kategori kesalahan yang diuji oleh
Black Box testing adalah:
1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang.
2. Kesalahan interface.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.
4. Kesalahan performa.
5. Kesalahan inisialisasi dan termina
4
Setelah mengetahui kategori kesalahan apa saja yang akan diuji oleh black box testing,
adapun proses-proses dari pengujian menggunakan black-box testing:
1. Menganalisis kebutuhan dan spesifikasi dari perangkat lunak.
2. Pemilihan jenis input yang memungkinkan menghasilkan output benar serta jenis
input yang memungkinkan output salah pada perangkat lunak yang sedang diuji.
3. Menentukan output untuk suatu jenis input.
4. Pengujian dilakukan dengan input-input yang telah benar-benar diseleksi.
5. Melakukan pengujian.
6. Pembandingan output yang dihasilkan dengan output yang diharapkan.
7. Menentukan fungsionalitas yang seharusnya ada pada perangkat lunak yang sedang
diuji.
Adapaun kelebihan dan kekurangan menggunakan black box testing adalah :
Keunggulan Kelemahan
1. Black box testing dapat menguji
keseluruhan fungsionalitas perangkat
lunak.
2. Black box testing dapat memilih subset
test yang secara efektif dan efisien
dapat menemukan cacat. Dengan cara
ini black box testing dapat membantu
memaksimalkan testing investment.
1. Ketika tester melakukan black box
testing, tester tidak akan pernah yakin
apakah perangkat lunak yang diuji
telah benar-benar lolos pengujian.
1.2 KARAKTERISTIK PRODUK DAN KEBUTUHAN
1. Karyawan akan lebih mudah melakukan pencatatan transaksi penjualan atau pembelian
dan distributsi pada Dealer
2. Informasi mengenai kegiatan internal dari perusahaan akan jauh lebih mudah di peroleh
dan lebih mudah di pantau.
3. Mempermudah mengelola data pegawai dan pelanggan.
4. Kemudahan mengelolah data keuangan, dokumen-dokumen dan laporan perusahaan.
5
5. Mempermudah pelanggan dalam memperoleh informasi-informasi status transaksi
mereka, karena semuanya sudah ditampilkan dalam sistem.
6. Implementasi teknologi ini harus dapat memenuhi perkembangan alur proses perusahaan
dalam jangka waktu yang panjang.
1.3 RINGKASAN PROJECT DELIVERABLES
Project management-related deliverables :
Business Case, Charter, Team Contract, Scope Statement, WBS, Schedule, Cost Baseline,
Status Reports, Final Project Presentation, Final Project Report, Lessons-Learned Report, dan
dokumentasi lain yang diperlukan dalam mengelola proyek pada Sistem Informasi Manajemen
Dealer Motor ini.
Product-related deliverables :
Research Reports, Design Documents, Software Code, Hardware, dan lain - lain
Project Success Criteria :
1. Penggunaan sistem erp ini siap digunakan dalam waktu 2 bulan.
2. Total biaya yang dikeluarkan tidak lebih dari yang direncanakan.
3. Meningkatkan waktu proses transaksi sehigga proses transaksi akan lebih cepat ketika
menggunakan sistem ERP ini.
1.4 DESKRIPSI UMUM PROYEK ERP
1. Latar Belakang
Pada masa sekarang ini kendaraan bermotor seperti sebuah kendaraan wajib yang harus
dimiliki oleh setiap warga. Hampir rata-rata semua kalangan masayarakat memiliki
kendaraan jenis ini. Karena faktor inilah sekarang sudah banyak bermunculan dealer-
dealer motor baru.
Setiap dealaer mempunyai cara tersendiri dalam memanajemen dan menangani atau
melayani setiap pelanggannnya. Namun kebanyakan dealer-delaer ini masih menggunakan
sistem manual dalam mencatat atau memproses transaksi. Mereka masih menggunakan
6
sistem buku, yang mana setiap transakasi yang dilakukan dalam dealer masih dicatat secara
manual kedalam buku sehingga ketika akan melakukan proses reporting atau pengecekan
transakasi akan lebih banyak memakan waktu karena harus mengecek halaman-
perhalaman dari buku.
Dengan diImplementasikannya sistem terintegrasi SIM Dealer Motor Honda ini yang
sifatnya sudah serba komputerisasi dan otomatis diharapkan semua proses-proses bisnis
seperti reporting atau pengecekan transaksi ini akan bisa dikerjakan secara cepat jelas dan
meminimalisir kesalahan-kesalahan.
2. Deskripsi Proyek
Proyek sistem informasi manajemen Dealer motor merupakan suatu sistem yang dibangun
untuk memanajemen proses bisnis yang ada di sebuah dealer dari segi konsumen, jasa
perawatan, dan keuangan atau akuntansi.
Aplikasi ini dibangun berbasis web sehingga dapat diakses oleh user hanya dengan
melakukan login. Pembuatan proyek ini melibatkan developer , customer dan pegawai
dealer dan dilakukan sesuai dengan perjanjian MOU yang sudah disetujui oleh kedua
pihak.
Beberapa Isi perjanjian yang telah disetujui kedua pihak yaitu :
a. Pembuatan aplikasi ini dibangun dengan 6 modul antara lain : modul sales
management, modul accounting and finance, modul warehouse management,
purchase Managament, modul elnvoicing & payments, human resources.
b. Pembuatan aplikasi ini berbasis web
c. Waktu pengerjaan dilakukan selama 4 bulan
d. Kebutuhan proyek dibiayai oleh pihak klien (Dealer)
e. Pencairan dana proyek dilakukan 50% diawal dan 50% setelah terselesainya proyek
f. Pihak developer harus memberikan laporan pendanaan dan laporan progress setiap
bulan.
3. Kondisi Saat Ini dan Permasalahannya
Seperti yang akan dijelaskan bahwa pada SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang
belum memiliki manajemen yang baik. Sementara itu semua tugas-tugas kegiatan dan
layanan dari hari ke hari masih di lakukan secara manual, tentu akan sangat tidak efektif
dan efisien baik dari segi waktu maupun biaya. Ada banyak masalah seperti di atas yang
menjadikan banyak kesempatan untuk membuat sistem informasi menjadi
7
terkomputerisasi dengan penerapan konsep ERP. Sehingga diharapkan perusahaan ini
sebagai perusahaan yang lebih efektif dan kooperatif dalam melakukan manajemen control
dan kegiatan-kegiatan lainnya.
4. Tujuan yang Dicapai
Sistem ERP yang diterapkan harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi SIM
Dealer Motor Honda di daerah Malang, diantaranya :
a. Pengguna pada SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang ini akan lebih mudah
melakukan pengolahan data seperti pada modul informasi, akutansi dan lain
sebagainya.
b. Pencarian data yang diperlukan menjadi lebih cepat dan tepat, baik data master, data
faktur maupun data transaksi.
c. Adanya hak akses akan membatasi kewenangan kinerja pegawai dalam bekerja.
d. Mempermudah dalam proses pencetakan laporan.
Oleh karena itu, sistem harus selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang
bersifat teknis maupun personal (human error). Pemimpin SIM Dealer Motor Honda di
daerah Malang harus selalu sigap dan cepat tanggap atas adanya permasalahan yang
mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap
pelanggan. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan
dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis.
5. Analisis Pilihan dan Rekomendasi
Terdapat beberapa pilihan untuk oportuniti tersebut:
a. Optimasi penggunaan perangkat lunak, seperti rekap/import data.
b. Melakukan perancangan dan implementasi dengan menggunakan perangkat keras
dan perangkat lunak yang telah ada.
8
6. Work Breakdown Structure (WBS)
Level 1 Level 2
Responsibility
Outlier Waktu RN WN IS HP FA
1.3 Pelaksanaan
1.3.1 rapat pertama C S R S A Dokumentasi Rapat 20 April 2014
1.3.2 memverifikasi kebutuhan user C R S R A Validasi dokumen 21 – 24 April
2014
1.3.3 kebutuhan hardware C R S R A
21 – 29 April
2014 C R S R A
1.3.4 mendesain sistem
C S R S A
Desain sistem 21 – 29 April
2014 C S R S A
C S R S A
1.3.5 memproduksi hardware dan software C R S R A Sofware dan
Hardware
1 Mei – 29 Mei
2014
1.3.6 informasi project R S S S A
Dokumen jadwal
project ,progresnya
dan rapat evaluasi
1 Mei – 29 Mei
2014
1.3.7 proses checking R S S S A List Checking dan
revisi
1 Mei – 29 Mei
2014
1.3.8 fase pengetesan C R R R A 25 Mei – 29 Mei
2014 C R R R A
9
C R R R A
Laporan Hasil
Testing dan rapat
evaluasi
1.3.9 pelatihan user C R R R A Training kepada
user 3 – 6 Juni 2014
1.3.10 go live C S S S A Peluncuran SIM 8 Juni 2014
R Responsibility
C Control
S Support
A Approval
RN Risza Nurrachman
WN Wahyu Nur Ulil Albab
IS Imam Safii
HP Happy Primariawan
FA Fandhi Ahmad Maulana
10
7. Timeline Kerja
11
8. Kunci dari Kesuksesan Proyek
No Permasalahan Kunci Sukses(Alternatif) Solusi
1. komunikasi antara klien dan
developer
a. Interview
b. Kuisoner
c. Rapat atau diskusi
d. Perjanjian MOU
a. Diskusi yang menghasilkan kesepakatan
b. Perjanjian MOU
2. Komunikasi antara tim
developer
a. Rapat atau diskusi
b. Dokumentasi pembagian
tugas
a. Rapat atau diskusi
b. Dokumentasi pembagian tugas
3. Pembuatan aplikasi a. Mengetahui alur sistem
b. Manajemen waktu
c. Rapat mingguan
d. dokumentasi
a. Mengetahui alur sistem
b. Manajemen waktu
c. Rapat mingguan
d. dokumentasi
4. Perlengkapan hardware a. spesifikasi dan analisa
hardware
a. spesifikasi dan analisa hardware
5. Testing aplikasi a. mampu memperbaiki jika
terjadi kesalahan
b. mampu memenuhi
permintaan stakeholder
a. mampu memperbaiki jika terjadi kesalahan
b. mampu memenuhi permintaan stakeholder
12
6. Training terhadap user a. mampu membina sampai
user bisa menggunakan
SIM ini secara benar
a. mampu membina sampai user bisa menggunakan SIM ini
secara benar
7. Launching aplikasi
a. SIM harus sesuai dengan
harapan klien dan dapat
digunakan dengan baik
a. SIM harus sesuai dengan harapan klien dan dapat
digunakan dengan baik
13
9. Persiapan Kebutuhan Proyek
Fitur utama dari Sistem ERP pada SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang ini
mencakup:
a. Pengelolaan data Inventori Barang
b. Informasi ketersediaan barang, sparepart, mechanic tools dan yang lainnya.
c. Pengelolaan data Penjualan dan Pembelian.
d. Informasi pembelian motor dari dealer pusat, informasi penjualan, pembelian
sparepart.
e. Pengelolaan Data pada kasir
f. Berhubungan dengan pembayaran pada pembelian dan perawatan motor
g. Pengelolaan Data Perawatan/Service motor.
h. Berhubungan dengan informasi perawatan motor
i. Pengelolaan data pada informasi
j. Memberikan informasi kepada customer mengenai status dari transaksi
mereka(perawatan/service motor)
k. Pengelolaan data pada akutansi
l. Berhubungan dengan manajemen keuangan Dealer
1.5 PROSES BISNIS PERUSAHAAN
Perusahaan Dealer Motor Honda di Malang, Jawa Timur memulai proses bisnisnya dengan
melayani pelanggan secara manual dan pengelolaan data pelangan, logistik dilakukan secara
sederhana (meskipun menggunakan aplikasi office, seperti Microsoft Excel). Proses bisnis
yang dilakukan masih kurang efisien dan membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak.
Untuk proses bisnis di dealer honda tersebut terbagi menjadi 2 kategori, yaitu proses bisnis
pada bengkel motor dan proses bisnis pada showroom motor.
Dengan kendala yang terjadi di proses bisnis tersebut, menyebabkan tidakcocokan atau
asynchronus dalam integrasi dan distribusi data. Untuk mengatasi kendala tersebut, maka
dibutuhkan sebuah sistem ERP pada Dealer Honda yang akan menjadi salah satu cara alternatif
untuk mengurangi ketidakcocokan proses, dan memudahkan dalam proses pengolahan data
atau informasi.
14
BAB II
ARSITEKTUR SOFTWARE ERP
2.1 DEFINISI SOFTWARE
ERP yang merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning yaitu integrasi dari
praktek management bisnis dengan teknologi modern. IT terintegrasi dengan 'core' proses
bisnis dari unit bisnis untuk merangkum dan menyelesaikan tujuan bisnis secara spesifik. Pada
prinsipnya, ERP adalah sebuah gabungan dari 3 buah komponen penting, yaitu: Praktek
Management bisnis, IT dan Tujuan dari bisnis yang spesifik. Singkatnya, ERP adalah sebuah
arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh
bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan
mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif.
Pada core ERP terdapat sebuah data respository terpusat dan termanajemen yang me-
request dan men-supply informasi atau data untuk suatu aplikasi operasional dalam platform
universal komputer yang terintegrasi satu sama lainnya. Arsitektur software ERP sekarang ini
dapat merangkum fungsi-fungsi yang ada dalam suatu bisnis dan mengintegrasikannya dalam
satu tempat dari gabungan database. Misalkan, fungsi dari HRD, Supply Chain Management,
Customer Relationship Management, Keuangan, produksi, management gudang dan logistik,
yang mana dulunya menggunakan aplikasi/software dan database masing-masing & terpisah,
maka sekarang ini masing-masing unit aplikasi itu disatukan dengan satu wadah, yaitu
arsitektur ERP.
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
15
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas
perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:
1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam
industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.
2.2 MODEL SOFTWARE ERP
1. Konfigurasi Server
Kebanyakan ERP didasarkan pada model klien-server (client-server model) adalah
bentuk topologi jaringan, dimana computer atau terminal pengguna (klien) mengakses
berbagai program ERP dan data melalui computer host yang disebut server.
2. Model Dua Tingkat
Dalam model dua tingkat (two-tier model), server menangani pekerjaan aplikasi dan basis
data. Komputer klien bertanggung jawab atas penyajian data ke pengguna dan meneruskan
input dari pengguna kembali ke server.
16
3. Model Tiga Tingkat (Three-Tier Model)
Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau
lebih. Arsitektur ini umum dalam system ERP yang besar dan yang menggunakan wide
area network(WAN) sebagai konektivitas antara penggunanya.Untuk memenuhi klien
dibutuhkan dua atau lebih koneksi jaringan.
1. Presentation Layer
Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.
Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau
sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface
(GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah
dan menampilkan data.
2. Application layer
Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server
merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima,
mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.
17
3. Database layer
Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer
bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.
18
BAB III
BANGUN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP
3.1 TAHAP PENGERJAKAN SISTEM ERP
Membangun dan mengimplementasikan sistem ERP (entreprise resources planning) bukanlah
pekerjaan yang mudah.selain membutuhkan banyak tenaga kerja juga pemikiran dan komitmen
seluruh pihak yang berkepentingan, terutama top manajemen. Untuk itu ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam membangun sistem aplikasi ERP yaitu :
1. Pertama menganalisa kebutuhan perusahaan calon pengguna sistem.
Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar
mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya dilakukan
interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan.
beberapa hal yang perlu diperhatikan saat wawancara adalah :
a. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi
mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan tidak
dapat membangun sistem sesuai keadaan calon pengguna.
b. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan.
Dengan melakukan hal ini diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan
terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak
internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan
perusahaan.
c. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak
konsultan pembangun sistem ERP. Sering kali pihak internal tidak mengerti
dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan. Disinilah diperlukan peran
pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk
memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun.
d. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi
acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan
pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
19
e. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti
dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi
sehari-hari.
f. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum
disetujui oleh kedua belah pihak. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa
dokumentasiini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem.
2. Kedua melakukan testing terhadap sistem yang dibangun.
Ini merupakan salah satu tahapan kritikal. Dengan melakukan testing yang
komprehensif, baik pihak pembangun sistem ERP dan pihak calon pengguna sistem
ERP dapat dengan yakin mengetahui kemampuan sistem saat digunakan. Dalam
kegiatan ini sebaiknya :
a. Gunakan dokumentasi hasil interview yang telah disetujui sebagai dasar desain
sistem dalam testing. Sehingga testing yang dilakukan harus selalu mengacu
kepada dokumentasi tersebut
b. Buatlah skenario testing yang mencakup seluruh transaksi bisnis yang biasa
dilakukan dengan sistem ERP
c. Lakukan testing secara terus menerus (continuous testing). Pada sistem ERP yang
terintegrasi, testing harus dilakukan terus menerus karena perbaikan pada suatu
bagian mungkin saja menyebabkan perubahan pada bagian lain, sehingga testing
yang pada awalnya telah dilakukan harus diulangi kembali untuk memastikan
keseluruhan sistem dapat digunakan dengan baik. Hal ini tentu saja akan
mendorong terjadinya perbaikan secara terus menerus (continuous improvement)
terhadap kekurangan-kekurangan yang ditemui selama tahapan testing.
d. Lakukan pengembangan sistem terus menerus sehingga sistem yang telah ada dapat
terus dikembangkan baik fungsi, fitur, maupun tampilannya
e. Lakukan testing dengan data semirip mungkin dengan data asli. Hal ini perlu
dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan yang mungkin saja terjadi saat sistem
ERP mulai digunakan.
f. Jangan melakukan testing secara parsial, karena hal ini menyebabkan analisa yang
dilakukan pihak pelaku test (tester) menjadi bias dan dapat mempengaruhi
perubahan sistem .
20
3. Ketiga fokus pada migrasi data. Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap
untuk digunakan, tahapan berikutnya adalah migrasi data dari sistem yang ada
ke ERP.
a. Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data
yang diperlukan. Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab
terhadap persiapan data maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses
migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana.
b. Persiapkan data dengan detail dan rapih guna pembuatan program khusus yang
hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Biasa pihak konsultan akan
memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan
susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya.
c. Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang
nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP. Pada tahapan migrasi data, perlu
diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di
sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi.
d. Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk
data tertentu atau data parsial. Sistem ERP merupakan sistem yang memiliki
integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang
menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen
dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut.
e. Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan
susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan.
4. Keempat komunikasi dan komitmen. Komunikasi dan komitmen merupakan hal
penting lainnya yang perlu selalu dijaga pada saat perusahaan memutuskan untuk
melakukan pengembangan sistem ERP.
Komunikasi antar anggota tim proyek pengembangan. Pada beberapa proyek
pengembangan sistem ERP, salah satu kunci suksesnya adalah komunikasi dan
keakraban antar anggota tim. Dengan komunikasi yang lancar, masing-masing
anggota tim akan lebih menyadari tugas dan fungsinya masing-masing, hal inilah
yang pada akhirnya akan menciptakan sinergi antara anggota tim dan teamwork yang
solid.
21
a. Ingatkan anggota tim untuk selalu dapat dihubungi selama masa proyek
pengembangan berlangsung. Akan sangat penting jika semua anggota tim dapat
saling berkomunikasi, terutama pada masa-masa migrasi data.
b. Komitmen terhadap batas waktu pengerjaan dalam proyek. Pada awal
pengembangan, pimpinan proyek akan menentukan waktu pengerjaan proyek dan
mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek. Setiap
anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan
pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami
perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak
(perusahaan dan konsultan).
c. Libatkan tenaga kerja yang kompeten pada bidangnya. Sering kali, dalam proyek
pengembangan sistem diterjunkan pula tenaga kerja/karyawan baru yang mungkin
belum memahami dengan jelas tugasnya. Pada kasus seperti ini, akan dibutuhkan
supervisi yang lebih ketat terhadap pekerjaan yang karyawan tersebut lakukan.
d. Jangan melibatkan tenaga kerja kontrak atau non permanent untuk posisi kunci
dalam proyek pengembangan sistem ERP. Tenaga kerja kontrak atau non
permanen mempunyai tenggang masa bekerja pada perusahaan. Menempatkan
mereka pada posisi kunci proyek berarti kita menanggung risiko kegagalan proyek
karena masa kontrak karyawan telah usai pada saat proyek pengembangan masih
berjalan.
3.2 STRATEGI IMPLEMENTASI SISTEM ERP
Sistem ERP adalah sebuah investasi jangka panjang yang harus bisa diukur tingkat
pengembalian atas investasi (Return On Investment), tingkat efisiensi dan produktifitas yang
dihasilkan untuk kebutuhan jangka panjang. Langkah dalam membangun sistem ERP yang
baik di SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang :
1. Bisnis Proses yang Matang
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan bisa di implementasikan pada perusahaan yang tidak memiliki
bisnis proses yang jelas.
22
2. Proteksi Akan Investasi (Total Investment Protection)
Ini mungkinyang paling penting, Sistem ERP yang baik harus dapat memberikan proteksi
atas investasi. Ia harus dapat menjawab tantangan kebutuhan bisnis yang terus
berkembang.
3. Memiliki Skalabilitas Yang Tinggi
Artinya, Sistem ERP yang baik dapat ditingkatkan skala fungsionalitasnya sesuai
kebutuhan bisnis , mulai dari skala yang kecil hingga ke sebuah lingkungan korporat yang
besar. Contoh, dari hanya sebuah manajemen finansial terus ditingkatkan menjadi sebuah
sistem terintegrasi yang menangani manajemen pelanggan, operasi, manufaktur,
persediaan, distribusi, finansial, pelaporan hingga pengelolaan sumber daya manusia.
Bahkan ia dapat mengakomodasi perubahan skala bisnis perusahaan dari lokal, nasional
dan akhirnya menjadi global. Proses transisi dari satu versi ke versi berikutnya atau
penambahan modul harus berjalan mulus tanpa adanya proses konversi data yang
kompleks. Contoh lain, seiring jumlah user dan jumlah lokasi yang bertambah, maka
Sistem ERP harus dapat membagi proses kerjanya dari satu server ke multiple-servers.
4. Mudah Digunakan (Easy To Use)
Sistem yang baik harus mudah digunakan dan user bisa dengan cepat beradaptasi tanpa
proses pelatihan (training) yang panjang atau berkali-kali. Sungguh ironis jika katakanlah
punya Sistem ERP yang paling lengkap sekalipun tapi pada kenyataannya susah
digunakan, kompleks dan memberikan tekanan pada user pada waktu menggunakannya.
Hasilnya pasti tidak ada efisiensi dan turunnya produktifitas.
5. Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan membutuhkan banyak waktu dan
tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan
mengaplikasikan sistem tersebut, sangat diperlukan.
6. Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna
sudah benar – benar menggabungkan visi untuk keberhasilan implementasi ini.
23
7. Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam
sebuah implementasi.
24
BAB IV
KEBUTUHAN SUMBER DAYA
4.1 STRUKTUR SUMBER DAYA ORGANISASI PROYEK
4.2 DETAIL STRUKTUR SUMBER DAYA ORGANISASI PROYEK
Kebutuhan sumber daya pada sistem SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang adalah
sebagai berikut :
a. Orang (human resource).
b. Teknologi.
c. Fasilitas.
d. Penyedia sumber daya (Nama dan tanggal dari penyedia sumber daya).
Untuk human resource yang bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek dengan
berbagai jabatan yaitu :
1. Project Manager
Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek.
25
Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek.
Menententukan project deliverables.
Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.
2. Database Desain dan Programmer
Menangani masalah basis data dalam system.
Mendesain table dan fields pada database.
Mendesain hubungan antar database.
Melakukan implementasi dari desain yang telah dibuat ke dalam bentuk program.
Merelasikan antar proses bisnis di dalam sistem.
3. Interface Desain dan Programmer
Mendesain tampilan sistem dengan pengguna.
Menciptakan sistem yang userfriendly.
Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat ke dalam bentuk program.
Merelasikan antar proses bisnis di dalam sistem.
4. Sistem Analis dan Programmer
Menganalisa sistem yang dibuat apakah sudah sesuai dengan bisnis proses yang
diinginkan.
Melakukan reporting dari hasil analisa.
Menganalisa system requirement.
Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat ke dalam bentuk program.
Merelasikan antar proses bisnis di dalam sistem.
5. Interface Desain dan Dokumentator
Mendesain tampilan sistem dengan pengguna.
Menciptakan sistem yang userfriendly.
Membuat dokumentasi laporan proyek secara keseluruhan.
Kemudian kebutuhan fasilitas seperti salah satu contohnya persediaan ruang rapat untuk
mendukung kerja tim proyek. Semua pelaksanaan pekerjaan juga didukung dengan adanya
spesifikasi teknologi yang mendukung kebutuhan sistem serta kebutuhan yang lain-lain .
Secara eksplisit menguraikan sumber daya yang dibutuhkan dan siapa yang bertanggung jawab
26
untuk apa yang dapat mengurangi kemungkinan untuk kebingungan atau kesalahpahaman pada
pelaksanaan pembuatan sistem.
4.3 STRUKTUR SUMBER DAYA ORGANISASI DEALER HONDA
4.4 DETAIL STRUKTUR ORGANISASI
1. CEO : Pimpinan perusahaan dipegang oleh Chief Executive Officer (CEO).
2. Direktur Utama : Mempunyai tanggung jawab atas pengelolaan secara keseluruhan
perusahaan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan.
3. Direktur Accounting & Finance : Mempunyai tanggung jawab atas pengelolaan
keuangan secara keseluruhan untuk mendukung misi perusahaan.
4. Direktur Sales & Marketing: Merupakan pimpinan tertinggi pada bagian marketing
yang bertanggung jawab atas keseluruhan kinerja operational marketing dan penjualan
barang / jasa.
5. Direktur HRD: Bertanggung jawab atas kualitas sumber daya manusia, budaya serta
lingkungan kerja pemuas kebutuhan pelanggan.
27
6. Direktur Service Operation : Bertanggung jawab atas pelayanan kepada customer
dalam hal pemberian jasa service kendaraan.
7. Direktur Purchase Management : Bertanggung jawab mengurusi semua data / informasi
penjualan dan pendapatan perusahaan yang diperoleh dari divisi – divisi yang lain.
8. Direktut Warehouse : Bertanggung jawab mengelola (menyimpan, menerima,
dll)barang – barang yang dibeli dari distributor atau yang dijual kepada customer.
28
BAB V
KEBUTUHAN SISTEM
5.1 PENDAHULUAN
Implementasi ERP, baik dari yang produk Lokal maupun import, memiliki beberapa komponen
biaya sebagai berikut:
1. Hardware (Server, dll).
2. Software pendukung (OS, Database).
3. Software License ERP.
4. Training.
5. Support and Maintenance.
Dimana besar dari masing masing komponen diatas berbeda beda tergantung pada jenis ERP,
Vendor dan spesifikasi hardware/software yang gunakan. Berikut ini saya mencoba mengulas
komponen komponen harga diatas yang dibutuhkan uyntuk sebuah iplementasi ERP, sehingga
bisa mendapatkan gambaran berapa besaran yang dibutuhkan untuk sebuah implementasi ERP.
5.2 KEBUTUHAN HARDWARE
Untuk menjalankan sebuah sistem ERP, biasanya memerlukan Hardware Server khusus mengingat ERP
adalah aplikasi kelas berat yang tidak akan maksimal apabila dijalankan diatas komputer atau server
yang kemampuannya pas pasan. Jenis server tentu saja akan disesuaikan dengan teknologi yang dipakai
oleh Aplikasi ERP yang pilih. Pemilihan Server dan perangkat pendukung ini cukup penting, karena
fungsinya yang akan menopang semua proses aplikasi, dimana tidak boleh terjadi gangguan yang bisa
menyebabkan proses implementasi secara keseluruhan menjadi terganggu. Selain Server biasanya juga
perlu mengupgrade infratruktur jaringan agar lebih maksimal, harap diingat bahwa ERP biasanya
digunakan oleh hampir seluruh Departemen diperusahaan , sehingga apabila performa jaringan buruk,
akan berakibat kurang lancarnya proses implementasi. Biaya ini boleh dilupakan apabila perusahaan
sudah memiliki Infrastruktur jaringan yang memadai. Kebutuhan Hardware lain bisa berupa Storage,
VSAT, Modem, Switch, dan lain lain yang bisa berlainan tergantung dari konfigurasi dan rancangan
yang akan diterapkan.
29
Investasi untuk Hardware umumnya adalah st rd, maksudnya adalah jenis ERP apapun yang
akan gunakan maka kebutuhan hardwarenya kurang lebih akan sama (sesuai tingkatannya) ,
hanya saja masalah merk, type, jenis, dan lain lain biasanya yang menentukan (berdasarkan
rekomendasi konsultan ). Sehingga untuk investasi hardware umumnya tidak banyak yang bisa
dihemat, karena ini berhubungan dengan performa sistem secara keseluruhan.
Komponen Konfigurasi yang Disarankan
Processor 1.8 GHz x86-64 Intel Pentium, Core2 Duo, Dual Core, Core i3,Core
i5, Core i7 atau lebih
RAM 2 Gb atau lebih
Hard Disk 320 MB atau lebih
Resolusi Layar 1024 x 768 atau lebih
Jaringan Minimal 1 Mbps
5.3 KEBUTUHAN SOFTWARE
Software pendukung biasanya berkaitan erat dengan jenis Hardware yang gunakan serta
apliaski ERP yang bersangkutan, Misalnya menggunakan Server Unix Based, maka akan
memerlukan lisensi OS Unix, sedangkan apabila server adalah Windows base, maka harus
membeli lisensi OS Windows. Lisensi untuk OS ini biasanya berdasarkan banyaknya user,
sehingga semakin banyak user akan semakin bertambah harganya. Kemudian Untuk Database,
juga harus membeli lisensinya sesuai jenis database yang didukung oleh aplikasi ERP. Lisensi
ini biasanya dihitung per user, sehingga semakin banyak user , maka harus mengeluarkan
investasi yang lebih besar. Dimana disini menggunakan MySQL.
Komponen Konfigurasi yang Disarankan
Sistem Operasi Windows OS, seperti Windows 7, Windows 8
Database MySQL
Programming Tools Sublime Text
Debug Tools Google Chrome, Mozilla Firefox
30
5.4 PELATIHAN
Salah satu kunci keberhasilan implementasi ERP adalah kemampuan SDM dari para usernya,
oleh karena itu proses training menjadi sangat penting terhadap sukses tidaknya implementasi
sebuah ERP. Selain tergantung dari banyak nya user yang di training, tingkat kesulitan dari
ERP yang dipakai juga akan mempengaruhi jumlah biaya training yang harus dikeluarkan.
Biaya training ada yang dihitung berdasar Man/Days, ada juga yang per paket (masing masing
paket bisa lain harganya)
5.5 DUKUNGAN DAN PENGEMBANGAN
Sistem ERP memberlakukan biaya maintenance tahunan, tapi ini adalah biaya maintenance
software dalam arti untuk support software, update, patch, dll. Sedangkan untuk perawatan
harian, biaya re-training user, biaya helpdesk support, adalah biaya lain yang akan ditambahkan
sebagai biaya tahunan.
31
BAB VI
MODUL – MODUL SISTEM ERP
6.1 MODUL – MODUL YANG DIBUAT
1. Modul Sales & Marketing Management
Modul ini berfungsi untuk melakukan management pada proses-proses tranasaksi yang
merupakan juru kunci keberhasilan dari Dealer, maksudnya pada modul ini menangani
masalah informasi penjualan, pembelian barang-barang sparepart, Motor, peralatan
mekanik dan yang lainnya. Pada sector ini sangat menentukan keberhasilan dan
kesuksesan dealer dalam melakukan proses bisnis.
2. Modul Accounting & Finance
Modul ini memanajemen biaya-biaya yang terjadi dalam proses transaksi yang terjadi
dalam dealer. Seperti biaya transaksi penjualan Motor atau sparepart motor, pembelian
suku cadang, biaya service pelanggan, biaya penggajian pegawai dan biaya-biaya lain yang
terjadi selama proses bisnis pada dealer terjadi. Diharapkan dengan adanya modul ini pada
saat proses reporting data-data keuangan perusahaan akan lebih jelas dan transaparan.
Sehinggan meningkatkan keuntungan dari perusahaan.
3. Human Resources Management
Modul ini menangani proses managemenet yang berhubungan dengan sumber daya
manusia atau pegawai. Modul ini akan mampu memanagemen pegawai dan
mengelompokkan mereka berdasarkan divisi atau tugas-tugas mereka pada Dealer. Seperti
pegawai Bagian Keuangan, Penjualan, pergudangan, teknisi dan lain-lain. Dengan adanya
modul ini diharapkan setiap pegawai akan mampu melaksanakan tugas-tugas atau
pekerjaan mereka dengan baik. Dan jikalau dalam proses bekerja mengalami kesalahan-
kesalahan maka diharapkan faktor kesalahan tersebut bisa cepat di trace sumber atau
penanggung jawabnya.
4. Modul Warehouse Management
Di dalam modul ini berfungsi untuk mengontrol pergerakan dan keberadaan produk atau
material yang ada dalam warehouse yaitu berupa sparepart sepeda motor serta motor-
32
motor yang ada di dalam dealer serta yang ada di dalam warehouse dealer dan juga sebagai
fasilitas atau media untuk melaksakan dan mengendalikan semua proses yang dilakukan
dalam warehouse seperti penerimaan barang (motor, sparepart), penyimpanan barang
(sparepat, motor), proses picking sparepart dan motor serta proses shipping motor, karena
sparepart akan langsung dipasang ditempat. Dengan adanya modul ini diharapkan proses
dalam warehouse bisa berjalan dengan cepat terkendali dan terdata sehingga proses
pelaporan dan menajemen dari semua proses tersebut bisa dilakukan dengan tepat
5. Purchase Managament
Modul ini berfungsi untuk melacak harga dari pemasok (supplier) dealer motor dan
mengubahnya menjadi purchase order sehingga si admin yang bertugas untuk
memasukkan data kedalam komputer dan mengendalikan modul akan lebih mudah
mendata harga dari setiap barang yang masuk.
Menu-menu yang ada dalam Purchase Management:
a. Request for Quotations (RFQ)
Request for Quotations adalah pesanan pembelian yang belum divalidasi. Untuk
menjadi divalidasi pesanan harus disetujui oleh manajemen kedua perusahaan dan
oleh pemasok (misalnya: untuk memastikan bahwa pemasok akan dapat memberikan
jumlah yang diminta).
b. Purchase Orders
Purchase Orders adalah permintaan konfirmasi untuk quota. Setelah Purchase Order
dikonfirmasi, maka akan memicu suatu bentuk penerimaan yang akan digunakan
untuk cek pengiriman pemasok dan faktur format pro (berdasarkan kuantitas
memerintahkan atau pada kuantitas yang diterima) yang akan digunakan untuk
memeriksa faktur pemasok. Semua Purchase Order dapat diakses dalam tampilan
daftar.
c. Address Book
Address Book menyediakan daftar pemasok Anda. Sebuah form dibuat untuk setiap
pemasok di mana Anda mencatat informasi seperti alamat, kontak, daftar harga dll.
Dengan tab history, seseorang dapat mengikuti semua pergerakan dan transaksi yang
terkait dengan pemasok tertentu, seperti pesanan pembelian, klaim, dll. Menu Contact
akan memberikan Anda akses ke kontak semua pemasok Anda dan alamat mereka.
33
d. Incoming Shipment
Incoming Shipments mewakili semua pesanan pemasok yang akan diterima, yang
telah mendapat konfirmasi Purchase Order. Sistem ini memungkinkan Anda untuk
mengelola kembali pesanan, penilaian persediaan otomatis, nomor seri dan kontrol
kualitas. Secara default, Incoming Shipments diolah oleh Purchase Order, namun
Anda juga dapat menggunakan menu " Incoming Products" untuk mengelola kontrol
penerimaan dengan baris perintah (dalam kasus penerimaan perintah multi atau pada
saat barang dikirim tidak harus bertepatan dengan pesanan).
e. Invoice Control
1. Supplier Invoices to receive. Menu ini menggabungkan semua "pro format"
Supplier Invoice berdasarkan jumlah asli dan harga yang disebutkan dalam
Purchase Order. " Supplier Invoices to receive " digunakan sebagai alat kontrol
karena mereka akan dibandingkan dengan tagihan riil yang dikirim oleh pemasok.
Mereka dihasilkan oleh sistem, namun Anda juga dapat membuat beberapa
manual.
2. Purchase Lines not Invoiced. Menu ini digunakan ketika Anda bekerja dengan
penerimaan oleh Incoming Products. Ketika Anda bekerja dengan baris perintah,
setiap baris penerimaan yang dikonfirmasi akan menghasilkan Purchase Lines not
Invoiced dan Anda dapat memeriksa serta memvalidasi jika jumlah dan harga
sesuai dengan Purchase Order asli.
f. Products
Dalam OpenERP, produk adalah sesuatu yang Anda dapat beli dan jual. Hal ini bisa
jadi merupakan bahan baku, produk stockable, sebuah bahan atau jasa. Bentuk produk
yang berisi informasi rinci tentang produk, seperti pengadaan logistik harga,
penjualan, kategori produk, pemasok, dll.
g. Reporting
1. Purchase Analysis memungkinkan Anda untuk berkonsultasi dengan jumlah
pembelian Anda sesuai dengan kriteria kelompok yang berbeda (oleh pemasok,
oleh produk, dll)
2. Receptions Analysis membuka tampilan pencarian dengan semua reception
Anda, total nilai mereka, yang direncanakan dan aktual. Anda dapat memilah-
milah analisis Anda pada kelompok-kelompok yang berbeda untuk mendapatkan
analisis pribadi Anda
34
6.2 USECASE
1. Modul Sales & Marketing Management
Marketing Modul System
Merketing User
Manajemen User
Finance User
Ajukan event baru
Ajukan kegiatan
promosi barutolak event
Lihat daftar
penolakan
Liat daftar
persetujuan
Lihat daftar
pengajuan
Tambahkan agenda
Tulis pesan pada
pengajuan
setujui event
Lihat agenda
update event atau
hapus
Lihat detail
pengajuan
«extends»
«extends»
«extends»
35
2. Modul Human Resources Management
3. Modul Warehouse Management
36
Alur Proses Modul Warehouse
1. Tambah Motor
Pada tahap ini admin warehouse akan melakukan penambahan motor sesuai
permintaan dari pihak marketing. Adapun data yang diperlukan adalah data merk
motor, jenis motor, cc motor, harga motor, dan stok motor. Setelah proses ini selesai,
semua data tersebut disimpan dalam database.
2. Tambah Barang
Pada tahap ini admin warehouse akan melakukan penambahan barang (aksesoris dan
onderdil) sesuai permintaan dari pihak marketing. Adapun data yang diperlukan
adalah data nama barang, stok barang, dan harga barang. Setelah proses ini selesai,
semua data tersebut disimpan dalam database.
3. Update Motor Keluar
Menu ini berisi 2 fungsi yaitu mengurangi stok dan menyimpan data kedalam
database. Pada menu stok diberikan form yang harus di isi yang isinya jenis motor,
type motor, harga, CC dan stok, setelah data dimasukkan maka database secara
otomatis akan mengupdate data yang ada. Sedangkan pada menu simpan data
berfungsi unutk menyimpan motor apa yang diambil atau keluar dari warehouse,
adapun form yang harus di isi antara lain jenis motor, penanggung jawab, merk, dan
keterangan.
4. Update Barang Keluar
Menu ini berisi 2 fungsi yaitu mengurangi stok dan menyimpan data kedalam
database. Pada menu stok diberikan form yang harus di isi yang isinya jenis barang,
stok, harga, setelah data dimasukkan maka database secara otomatis akan mengupdate
data yang ada. Sedangkan pada menu simpan data berfungsi untuk menyimpan barang
apa yang diambil atau keluar dari warehouse, adapun form yang harus di isi antara
lain barang, penanggung jawab, merk, dan keterangan.
5. Lihat Motor
Update motor berfungsi untuk melihat daftar motor yang tersedia di dalam
warehouse. Dalam modul ini hanya admin yang dapat menjalankan fungsinya. Output
dari menu ini adalah id motor, merk motor, jenis motor, CC, stok dan harga motor.
6. Lihat Barang
Menu ini dijalankan oleh admin yang berfungsi untuk melihat data aksesoris dan
oderdil yang tersedia dalam warehouse melalui data yang di inputkan sehingga
memudahan bagian marketing untuk mencheck barang yang ada dalam warehouse
37
tanpa masuk kedalam gudang. Output dari menu ini adalah nama barang, stok dan
harga barang
4. Modul Purchase Managament
38
Alur Proses Bagian Servis
Registrasi Order
Pada tahap ini admin servis akan melakukan pencatatan terhadap permintaan order
servis motor dari pelanggan. Adapun data yang diperlukan adalah data Nomor polisi
motor, nama pemilik (Pelanggan), dan keluhan-keluhan pada motor. Setelah proses ini
selesai, order akan dipending dan menunggu giliran untuk ketahap berikutnya yaitu
tahap pemrosesan order.
Proses Order
Tahap ini merupakan tahap dimana order yang sudah teregistrasi akan diproses lebih
lanjut. Artinya order servis akan diproses lebih lanjut dan melakukan proses serah
terima order ke mekanik servis motor. Pada tahap ini juga terjadi proses transaksi
pengambilan barang (sparepart) ke bagian gudang.
Verifikasi Order
Order yang sudah selesai dari tahap proses servis akan dilakukan verifikasi. Dalam
tahap ini termasuk proses kalkulasi harga dan ongkos servis, status pembayaran dan
lain-lain. order yang sudah masuk dalam tahap ini berarti order tersebut sudah selesai
di proses (servis) dan siap untuk diambil dan dilakukan pembayaran oleh pelanggan.
Alur Proses Penjualan Motor
Registrasi Order
Tahap ini merupakan tahap awal dimana admin penjualan akan mencatat order atau
data pembelian dari pelanggan. Data data yang dibutuhkan adalah data pelaggan seperti
nama, alamat, no KTP dan lain-lain. Kemudian data motor yang akan dibeli yaitu merk,
jenis dan type motor.
Verifikasi Order
Order yang sudah dicatat pada tahap sebelumnya akan dilakukan proses lebih lanjut.
Proses-proses yang akan dilakukan seperti pengambilan motor dari bagian gudang,
pelunasan pembayarab, proses pengecekan motor, dan kemudian proses pengiriman
motor pada pelanggan. Pada tahap pengiriman ini akan terjadi serah terima surat-surat
motor, kelengkapan motor dan yang lainnya. Semua proses ini nantinya akan tercatat
dan dikelompokkan pada tahap verifikasi order.
39
6.3 PROSES BISNIS
1. Proses Penjualan
2. Proses Pengadaan Barang
40
3. Proses Promosi
4. Proses Service Motor
41
BAB VII
UJI COBA APLIKASI
7.1 IDENTIFIKASI PERSIAPAN UJI COBA
Uji dilakukan pada aplikasi sistem manajemen dealer motor honda di Kota Malang.
7.2 PENDAHULUAN
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menjelaskan rencana untuk menguji kasus kritis
penggunaan dan fungsi yang dijelaskan dalam dokumen Visi, dari sistem manajemen rumah
sakit Sogaten Madiun.
7.3 BAHAN UJI COBA
Test items yang akan dilakukan dalam pengujian ini adalah black box testing yaitu : use case
testing dan unit testing dan white box testing yaitu basis path dari aplikasi ini.
7.4 KRITERIA UJI COBA
Pengujian sistem ini akan dianggap dicapai ketika semua kasus tes telah berhasil diselesaikan.
Apabila dari pihak pengguna menyatakan puas terhadap performa yang ditunjukan aplikasi
maka proses pengujian selesai dan dinyatakan sukses.
7.5 STRATEGI PENDEKATAN
a. Testing level
Pengujian perangkat lunak dari unit( integrasi antar modul). Pengujian berikut antara lain
UNIT Pengujian akan dilakukan oleh developer. Bukti unit testing (daftar kasus uji contoh
output , cetakan data, informasi cacat ) harus disediakan oleh programmer untuk pemimpin
tim sebelum unit testing akan diterima dan diteruskan ke personal tes . Semua informasi
42
unit test juga akan diberikan untuk menguji orang. SISTEM / INTEGRASI Pengujian akan
dilakukan oleh manajer pengujian dan pimpinan tim developer dengan bantuan dari
pengembang individu seperti yang diperlukan . Tidak ada alat uji khusus tersedia untuk
proyek ini . Program akan masuk ke tes System / Integrasi setelah semua kritis cacat telah
diperbaiki . Suatu program dapat memiliki hingga dua cacat utama selama mereka
melakukan tidak menghalangi pengujian program (IE ada bekerja di sekitar untuk
kesalahan). PENERIMAAN Pengujian akan dilakukan oleh pengguna akhir yang
sebenarnya dengan bantuan dari uji manajer dan pemimpin tim pengembangan .
b. Manajemen Konfigurasi / Change Control
Semua perubahan, perangkat tambahan dan permintaan modifikasi lainnya ke sistem akan
ditangani melalui prosedur pengendalian perubahan dipublikasikan. Setiap modifikasi
standar prosedur diidentifikasi di bagian pengendalian perubahan rencana proyek.
c. Rapat
Tim uji akan bertemu sekali setiap dua minggu untuk mengevaluasi kemajuan sampai saat
ini dan untuk mengidentifikasitren error dan masalah sedini mungkin. Pemimpin tim uji
akan bertemu dengan pengembangan dan manajer proyek sekali setiap dua minggu juga.
Kedua pertemuan akan dijadwalkan pada minggu yang berbeda. Pertemuan tambahan
dapat disebut sebagai diperlukan untuk darurat situasi.
7.6 KRITERIA KEGAGALAN
Jika ada kasus uji gagal selama pengujian, kode terkait akan diperbaiki, dan kemudian
pengujian akan dilanjutkan. Pengujian akan terus sampai semua kasus uji berlalu.
7.7 UJI COBA PERFORMA
Uji performance dilakukan pada beberapa user yang menggunakan aplikasi ini pada rumah
sakit Sogaten Madiun, terkait kecepatan penggunaan dan akses data.
43
7.8 UJI COBA KELAYAKAN
Berikut hasil yang akan diperoleh pada uji test sistem manajemen rumah sakit :
a. Test Plan
Berisikan mengenai rencana proses pengujian aplikasi (sistem) yang dilakukan
oleh orang yang ditunjuk(tester) untuk melakukan pengecekan terhadap modul dan
fungsi yang ada pada aplikasi dan mencari eror/bug yang ada di aplikasi.
b. Test Design
Dokumen ini nantinya berupa gambaran teknis tentang perencanaan yang telah
dibuat di test plan. Sehingga perencanaan yang sudah dibuat memiliki alur yang
jelas untuk dilaksanakan.
c. Final
Dokumen ini berisikan hasil dari testing yang telah dilakukan terhadap aplikasi.
7.9 KONDISI YANG DIPERLUKAN
Test dilakukan pada beberapa browser : Mozilla, Opera dan IE serta OS windows XP
dan windows 7.
Akses ke computer server untuk mengakses data.
Membackup data.
Proses mensyaratkan bahwa data yang dikirim antar satu dengan modul yang lainnya
saling terintegrasi dan benar.
7.10 PELATIHAN
Menginstal browser jika dalam computer klien masih belum terdapat instalan browser,
exp : Mozilla, chrome dll.
Menginstal modul print barcode, karena modul ini berbasis PC.
Memperkenalkan apliksai dalam meeting dan saling sharing pendapat untuk
pemenuhan kebutuhan system.
Mengadakan pelatihan terhadap klien sesuai dengan modul yang bersangkutan dengan
divisi masing – masing.
44
BAB VIII
DESAIN ANTARMUKA SISTEM
8.1 UI LOGIN
8.2 UI MODUL HUMAN RESOURCE
45
46
8.3 UI MODUL SALES & MARKETING
47
48
49
8.4 UI MODUL PURCHASE & SERVICE
50
51
52
8.5 UI MODUL WAREHOUSE
53
54
55
56
8.5 UI MODUL ACCOUNTING & FINANCE
57
58
BAB IX
PERKIRAAN BIAYA
9.1 BIAYA PENGADAAN
Biaya pengadaan yang dibutuhkan meliputii biaya untuk pembelian perangkat keras dan instalasi
perangkat keras. Daftar biaya pengadaan yang dibutuhkan diasumsikan sebagai berikut :
No. Kebutuhan Perkiraan Biaya
1. Komputer server Rp. 4.000.000,00
2. Perangkat jaringan Rp. 2.000.000,00
3. Biaya instalasi jaringan Rp. 500.000,00
4. Server
-.IBM System x3300-M4 7382D2A
Rp. 20.000.000,00
Total Biaya Pengadaan Rp. 26.500.000,00
9.2 BIAYA PROYEK
Biaya yang dibutuhkan untuk aplikasi, mulai dari tahap identifikasi, analisis sistem, pengembangan
sistem sampai dengan dokumentasi sistem.
No. Kebutuhan Perkiraan Biaya
1. Biaya analisis dan pembuatan software aplikasi Rp. 30.000.000,00
2. Biaya untuk testing dan dokumentasi sistem Rp. 4.000.000,00
Total biaya proyek Rp. 34.000.000,00
9.3 BIAYA OPERASI DAN PERAWATAN SISTEM
Biaya operasional dan perawatan sistem dimulai pada tahun pertama. Diasumsikan pada tahun
berikutnya mengalami kenaikan Rp. 10% dari tahun sebelumnya. Biaya opeasional yang dibutuhkan
biaya perawatan hardware software dan hardware. Daftar biaya operasi dan perawatan dapat dilihat
pada tabel berikut :
59
No Kebutuhan Tahun 1
(Rp)
Tahun 2
(Rp)
Tahun 3
(Rp)
Tahun 4
(Rp)
Tahun 5
(Rp)
Tahun 6
(Rp)
1. Biaya gaji
personil 0 0 0 0 0 0
2. Biaya
perawatan 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000
Total biaya 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000
9.4 BIAYA MANFAAT
Pengeluaran Instansi Tiap Tahun
Pengeluaran instansi tiap tahun merupakan penghematan yang bisa dilakukan instansi tiap tahun jika
menggunakan ERP di asumsikan dengan rincian sebagai berikut :
No. Pengeluaran/Tahun Banyak Jumlah
1.
Kertas Rp. 150,00
- Pengumuman event
- Laporan – laporan
- Dokumen – dokumen
- Produk
5000 Rp. 750.000,00
2. ATK Rp. 300.000,00
3. Amplop @ Rp.1.500,00 1000 Rp. 1.500.000,00
4. Biaya Kirim (Perangko) @ Rp. 5.000,00 1000 Rp. 5.000.000,00
5. Biaya Telekomunikasi Rp. 1.000.000,00
Total Rp. 8.550.000,00
Jadi, Dealer Motor Honda bisa menghemat pengeluaran sebesar Rp. 8.550.000,00 pada tahun pertama
setelah implementasi sistem ERP. Diasumsikan mendapatkan peningkatan 15% tiap tahunnya (Rp.
1.282.500,00). Jadi, biaya manfaat dari tahun ke tahun dapat ditunjukkan sebagi berikut :
Manfaat Tahun Ke Biaya Manfaat
Peningkatan pelayanan
1 Rp. 8.550.000,00
2 Rp. 9.832.500,00
3 Rp. 11.115.000,00
60
4 Rp. 12.397.500,00
5 Rp. 13.680.000,00
6 Rp. 14.962.500,00
Pada implementasinya, perkiraan biaya total manfaat yang didapatkan per tahun seperti yang
ditunjukkan tabel diatas akan dipotong biaya operasional dan maintenance seperti ditunjukkan pada
poin 3. Biaya opersional dan perawatan tahun pertama Rp. 500.000,00. Biaya manfaat setelah dipotong
biaya operasional dan perawatan ditunjukkan di tabel berikut :
Tahun
Ke Biaya Manfaat
Biaya Operasional dan
Perawatan Total Biaya Manfaat
1 Rp. 8.550.000,00 Rp. 500.000,00 Rp. 8.050.000,00
2 Rp. 9.832.500,00 Rp. 500.000,00 Rp. 9.332.500,00
3 Rp. 11.115.000,00 Rp. 500.000,00 Rp. 10.615.000,00
4 Rp. 12.397.500,00 Rp. 500.000,00 Rp. 11.897.500,00
5 Rp. 13.680.000,00 Rp. 500.000,00 Rp. 13.180.000,00
6 Rp. 14.962.500,00 Rp. 500.000,00 Rp. 14.462.500,00
61
BAB X
MANAJEMEN RESIKO
10.1 INDETIFIKASI RESIKO
Proses ini meliputi identifikasi resiko yang mungkin terjadi dalam suatu aktivitas usaha. Salah satu
aspek penting dalam identifikasi resiko adalah mendaftar resiko yang mungkin terjadi sebanyak
mungkin. Teknik-teknik yang dapat digunakan dalam identifikasi resiko antara lain:
Brainstorming
Ego kontrol
Survei
Wawancara
Informasi histori
Kelompok kerja
10.2 JENIS RESIKO
Untuk keperluan identifikasi dan mengelola resiko yang dapat menyebabkan sebuah pengembangan
melampaui batas waktu dan biaya yang sudah dialokasikan maka perlu diidentifikasikan tiga tipe resiko
yang ada yaitu:
Resiko yang disebabkan karena kesulitan melakukan estimasi.
Resiko yang disebabkan karena belum tersedianya perangkat keras.
Resiko yang disebabkan karena asumsi yang dibuat selama proses perencanaan.
Resiko yang disebabkan adanya even yang tidak terlihat (atau tidak direncanakan).
10.3 PENGELOLAAN RESIKO
Untuk resiko yang mungkin terjadi maka perlu dipersiapkan contingency plan seandainya benar-benar
terjadi. Contigency plan haruslah sesuai dengan proposional terhadap dampak resiko tersebut. Dalam
62
banyak kasus seringkali lebih efisien untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya untuk mengurangi
resiko dibandingkan mengembangkan contingency plan yang jika diimplementasikan akan lebih mahal.
Namun beberapa skenario memang membutuhkan full contingency plan, tergantung pada proyeknya.
Namun jangan sampai tertukar antara contingency planning dengan re-planning normal yang memang
dibutuhkan karena adanya perubahan dalam proyek yang berjalan.
Resiko Teknik mengurangi resiko
Kegagalan pada
personil
Memperkerjakan staf yang handal
Job matching
Membangun tim
Mengadakan pelatihan dan peningkatan karir
Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama
Estimasi biaya dan
waktu yang tidak
realistis
Membuat beberapa estimasi
Desain untuk biaya
Meningkatkan pengembangan
Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya
Standarisasi metode
Mengembangkan
fungsi software yang
salah
Evaluasi proyek ditingkatkan
Buat metode spesifikasi yang formal
Survey pengguna
Buat prototype
Buat user manual lebih awal
Mengembangkan
antarmuka pengguna
yang salah
Membuat prototype
Analisis tugas
Keterlibatan pengguna
Gold plating
Mengurangi kebutuhan
Membuat prototype
Analisis biaya manfaat
Desain biaya
Terlambat untuk
mengubah kebutuhan
Mengubah prosedur kendali
Membatasi perubahan yang terlalu banyak
Meningkatkan prototype
63
Meningkatkan pengembangan (akibat perubahan)
Kegagalan pada
komponen yang
disuplai pihak
eksternal
Melakukan benchmarking
Inspeksi
Spesifikasi formal
Kontrak perjanjian
Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas
Kegagalan
menjalankan tugas
eksternal
Prosedur jaminan kualitas
Desain / prototype yang kompetitif
Membangun tim
Kontrak insentif
Kegagalan kinerja
real-time
Simulasi
Benchmarking
Prototipe
Tuning
Analisis teknis
Pengembangnya
terlalu sulit secara
teknis
Analisa teknis
Analisis biaya manfaat
Prototipe
Melatih dan mengembangkan staf
Berikut ini adalah keamanan sistem yang digunakan untuk mendukung pengimplementasian sistem
yang dibuat.
Issues Risk Risk Mitigation or contingency
1. Kehilangan data
Backup data berkala
Menggunakan Disk mirroring (System pengamanan
dengan menggunakan dua buah harddisk untuk
menyimpan data yang sama. Satu harddisk yang
berfungsi sebagai media penyimpan utama sedangkan
harddisk yang lain berfungsi sebagai harddisk
bayangan atau sebagai mirror disk yang memiliki
kapasitas yang sama atau lebih besar dari disk utama,
64
dengan menggunakan disk mirroring, saat proses
penulisan data akan dilakukan penulisan kedua
hardisk tersebut tapi system operasi akan
menganggapnya sebagai satu hardisk ). Kelebihan
diskmirroring yaitu apabila terjadi kerusakan pada
data pada salah satu hardisk, maka hardisk yang lain
dapat mengambil alih dan data akan tetap aman
sehingga proses kerja tetap berlangsung seolah tidak
aka nada kerusakan yang terjadi.
2. Keamanan Sistem
Pemasangan firewall untuk keamanan database
sistem. Yang terdiri dari : firewall provider, windows
firewall, dan firewall team networking.
Pemasangan IPS(Instrussion Prevention System). IPS
(Instrussion Prevention System) merupakan
kombinasi antara firewall dengan IDS. IPS diciptakan
untuk memecahkan masalah serangan yang selalu
melanda pada jaringa computer dan memperbaiki
kinerja dari IDS. IPS membuat akses control dengan
cara melihat konten aplikasi, daripada melihat IP
address atau ports, yang biasanya dilakukan oleh
firewall . IPS mampu mencegah serangan yang dating
dengan bantuan administrator secara minimal atau
bahkan tidak sama sekali. Secara logic IPS dapat
menghalangi suatu serangan sebelum terjadi eksekusi
dalam memori, selain itu IPS membandingkan file
checksum yang tidak semestinya mendapatkan izin
untuk eksekusi dan juga bisa menginterupsi sistem
call.