Post on 08-Sep-2018
MANUAL APLIKASI
SAKTI FocDis
[FOCUS DISTRIBUTION IFOCUS DISTRIBUTION IFOCUS DISTRIBUTION IFOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEMNFORMATION SYSTEMNFORMATION SYSTEMNFORMATION SYSTEM] Manual ini diterbitkan oleh PT Realta Chakradarma sebagai petunjuk penggunaan sistem Focus Distribution Information System Noldy@2011
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 1
DAFTAR ISI
SELAMAT DATANG 6
HALAMAN UTAMA 7
FORM 7
TOMBOL 9
PAGING 9
LOOKUP, COMBO, DAN CHECKBOX 10
ADD NEW, FIND, MODIFY, DAN REMOVE 11
STATUS TRANSAKSI 12
PRODUCT SETTING 14
PRODUCT MASTER (SSM7300) 15
UPDATE GENUINE CODE (OEM7300) 17
DISTRIBUTOR SETTING 18
CUSTOMER MASTER (SSM7100) 19
TABBING CUSTOMER 19
TABBING ADDRESS-PHONE-ATTENTION 20
TABBING BALANCE & TAX INFORMATION 21
TARGET SETTING 22
TARGET PENJUALAN (OEM1900) 23
MENENTUKAN PRODUK TARGET (TOMBOL PRODUCT) 24
MELIHAT HISTORY TARGET PENJUALAN (TOMBOL HISTORY) 24
TARGET PEMBELIAN (OEM2000) 25
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 2
SALESMAN SETTING 26
KONSEP KERJA 27
SALESMAN MASTER (SSM7800) 28
MENGINPUT DATA UMUM SALESMAN BARU 28
MENENTUKAN SUPERVISOR DARI SALESMAN YANG ADA 29
HOLIDAY MASTER (OEM2700) 32
SALESMAN ROUTE (OEM2600) 33
MASTER ITEM CLASSIFICATION 36
CLASSIFICATION GROUP 37
CLASSIFICATION MASTER (LEVEL) 38
CLASS ALLOCATION 40
SALES PROMOTION 43
KONSEP KERJA 44
DISTRIBUTOR PROMO MASTER 45
KOMPONEN PENTING PROMOSI 45
CARA MELAKUKAN INPUT PADA FORM HEADER PROMOSI 46
CARA MELAKUKAN INPUT FORM RANGE 48
LESS PRODUCT (BERLAKU KHUSUS UNTUK LESS QUANTITY) 49
JENIS VARIASI PROMOSI 49
CUMULATIVE DISTRIBUTOR CLOSING PROCESS 51
PROSES CLOSING PROMO DISTRIBUTOR (OEB0900) 51
CUMMULATIVE PROMO REIMBURSEMENT (OEB0910) 51
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 3
MONTHLY ORDER BOOKING 53
KONSEP KERJA 54
MONTHLY ORDER BOOKING (OEM2600) 55
MONTHLY ORDER PROCESS (OEB0800) 57
PROSES PENGHITUNGAN MOB 57
PROSES PEMBUATAN PURCHASE REQUEST DARI HASIL MOB 58
DISTRIBUTOR TRANSACTION WORKFLOW 59
KONSEP KERJA 60
PROSEDUR PEMBELIAN 62
PURCHASE REQUEST (PJT0100) 63
CARA MENGINPUT HEADER PURCHASE REQUEST 63
CARA MENGINPUT DETAIL PURCHASE REQUEST 63
MENGIRIM DATA PURCHASE REQUEST KE PRINCIPAL 64
MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE REQUEST 64
REQUEST CANCEL PR 65
PURCHASE ORDER (PJT0400) 66
MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE ORDER 66
GOODS RECEIPT (PJT0700) 66
CARA MENGINPUT HEADER GOODS RECEIPT 66
CARA MENGINPUT DETAIL GOODS RECEIPT 67
MENCETAK TRANSAKSI GOODS RECEIPT 68
PURCHASE INVOICE(PJT0800) 68
CARA MENGINPUT HEADER PURCHASE INVOICE 68
CARA MENGINPUT DETAIL PURCHASE INVOICE 69
CARA MENGINPUT INFORMASI PAJAK PEMBELIAN 70
MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE INVOICE 70
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 4
RETURN TO VENDOR (PJT2000) 70
CARA MENGINPUT HEADER RETURN TO VENDOR 70
PROSEDUR PENJUALAN 72
SALES CONTRACT 73
CARA MENGINPUT HEADER KONTRAK 73
CARA MENGINPUT DETIL KONTRAK 74
SALES ORDER 76
CARA MENGINPUT HEADER ORDER PENJUALAN 76
CARA MENGINPUT DETIL ORDER PENJUALAN 77
CARA MENGINPUT SUMMARY ORDER PENJUALAN 78
GENERATE DO-SI (OEBM0200) 799
FORM HEADER GENERATE DO-SI 79
AR TAX PROCESS (ARB0101) 80
MEMBERIKAN NOMOR PAJAK KEPADA INVOICE 80
AR TAX PROCESS (ARB0101) 82
TAX REPORT (SSR0200) 83
SEND REPORT SMTP MAIL (GSM1100) 84
AR CASH RECEIPT (ART0700) 85
CARA MENGINPUT HEADER CASH RECEIPT 85
CARA MENGINPUT ALOKASI PENERIMAAN 85
DELIVERY RETURN (OET1000) 87
CARA MENGINPUT HEADER DELIVERY RETURN 87
CARA MENGINPUT DETAIL DELIVERY RETURN 87
CREDIT MEMO (OET1100 DAN 1101) 89
CARA MELAKUKAN INPUT HEADER CREDIT MEMO 89
CARA MELAKUKAN INPUT DETAIL CREDIT MEMO 89
PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG 91
STOCK TAKE (ICT0200) 92
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 5
CARA MENGINPUT HEADER STOCK TAKE 92
CARA MENGINPUT DETAIL STOCK TAKE 92
INVENTORY OUT (ICT1800) 94
CARA MENGINPUT HEADER TRANSAKSI INVENTORY OUT 94
CARA MENGINPUT DETAIL TRANSAKSI INVENTORY OUT 94
INVENTORY IN (ICT1900) 96
CARA MENGINPUT HEADER TRANSAKSI INVENTORY IN 96
CARA MENGINPUT DETAIL TRANSAKSI INVENTORY OUT 96
TRANSFER PRODUCT (ICT 4100) 98
CARA INPUT HEADER TRANSAKSI TRANSFER PRODUCT 98
CARA INPUT DETAIL TRANSAKSI TRANSFER PRODUCT 99
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 6
SELAMAT DATANG Terima kasih telah menggunakan SAKTIV9. Buku manual ini dibuat untuk memberikan pengetahuan mengenai bagaimana menggunakan aplikasi SAKTI FOCDIS untuk
membantu menyelesaikan pekerjaan yang ada.
Buku manual ini akan terbagi menjadi beberapa bagian
• PENGENALAN DASAR
Bagian ini akan membahas mengenai hal hal mendasar yang harus diketahui oleh pengguna aplikasi SAKTIV9. Kami sarankan bagi anda untuk membaca bagian
ini terlebih dahulu sebelum anda melanjutkan ke bagian lainnya.
• CARA PENGGUNAAN DATA MASTER
Pada bagian ini, akan dibahas mengenai bagaimana konsep kerja dan cara penggunaan setiap program master yang ada. Untuk mempermudah pembelajaran,
cara penggunaan sistem ini dibagi menjadi beberapa bagian
o PRODUCT
o PROMOTION
o SALES REIMBURSEMENT PROGRAM
o TARGET
o MONTHLY ORDER BOOKING
o SALESMAN
• CARA MELAKUKAN TRANSAKSI
o PROSEDUR PERPINDAHAN BARANG
o PROSEDUR PENITIPAN BARANG
o PROSEDUR STOCK TAKE
o PROSEDUR PENJUALAN
o PROSEDUR RETUR BARANG
o PROSEDUR PEMBELIAN BARANG KE FOCUS
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 7
HALAMAN UTAMA
FORM
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 8
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 9
TOMBOL
Dalam menggunakan SAKTIV9, anda akan menemukan banyak tombol. Tombol yang ada biasanya terdapat di
bagian atas dari Form yang ada. Tombol yang anda klik dapat membawa anda menuju form lain yang biasanya
berguna untuk menambahkan informasi detil mengenai suatu record / data yang ada. Tombol yang ada bisa
dalam keadaan disabled (nonaktif), maupun enabled (aktif). Tombol yang enabled akan memiliki warna dan
dapatdi klik (contoh nomor 1), sedangkan tombol yang disabled tidak memiliki warna (abu abu) dan tidak
dapat di klik (contoh nomor 2).
Beberapa tombol yang dapat ditemui hampir terdapat di semua form adalah sebagai berikut:
PAGING
Selain tombol, dalam form terdapat juga halaman halaman yang
disebut dengan PAGING. Adanya Paging biasanya ditandai di bagian
tengah, antar tombol dengan halaman form. Dalam sebuah form, dapat
ditemukan lebih dari 2 Tab.
Setiap Page akan mempunyai informasi masing masing. Untuk
mengaktifkan tab yang ada, klik pada tab yang diinginkan. Page yang
ada dapat bersifat enabled (aktif) maupun disabled (non aktif) sesuai
dengan kegiatan yang sedang dilakukan oleh user.
Membuat
sebuah nomor
transaksi baru
Mencari sebuah
nomor transaksi
yang sudah
pernah dibuat
Memperbaiki
sebuah transaksi
Menghapus
sebuah transaksi
Menyimpan
transaksi yang
sudah diinput
Membatalkan
sebuah perubahan
transaksi
Masuk ke Detail
transaksi
Masuk ke Summary
transaksi
Mencetak
sebuah transaksi
Melihat Jurnal
yang terbentuk dari
transaksi yang ada
Keluar dari
program yang ada
Menjalankan
sebuah proses
Kembali
ke form
sebelumnya
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 10
LOOKUP, COMBO, dan CHECKBOX
Dalam mengisi data yang ada, seringkali kita menemukan beberapa fitur
dalam form yang ada. Berikut akan dibahas mengenai beberapa fitur yang
digunakan untuk mengisi data.
• COMBO (1)
Combo merupakan fitur yang
menjabarkan pilihan dalam
bentuk combo box (pilihan
menurun) .
Kita tinggal menekan tombol untuk mengeluarkan pilihan yang ada.
Pilihan yang ada kemudian akan keluar dalam bentuk tersusun ke bawah
seperti gambar contoh di atas.
• CHECKBOX (2)
Checkbox merupakan pilihan yang dipilih dengan cara
“mencentang” pilihan yang ada.
Pilihan yang tercentang, akan menjadi aktif. Pada contoh di
samping, produk yang ada hanya dapat masuk(In) dan
dibeli(Buy), namun tidak dapat dikeluarkan(Out) maupun dijual(Sell)
• LOOKUP (3)
Lookup digunakan untuk membantu kita dalam mencari pilihan yang akan
kita input. Lookup terdapat di sebelah field tempat kita ingin menginput
sesuatu. Kita dapat menemukan Lookup dengan tiga titik (..), seperti yang
ditunjukkan pada gambar.
Setelah di klik, akan timbul form lookup. Kita dapat mengetikkan pilihan
yang kita cari pada kolom “Search for”(A) dan menekan tombol .
Sistem akan mencarikan data yang ada. Jika data sudah ditemukan, tekan
tombol OK (B)untuk mengkonfirmasikan pilihan. Pilihan kemudian akan
tampil pada isian yang ada di Form sebelumnya.
NOTE : Saat mengetikkan pilihan pada search for, sistem akan mencari
sesuai dengan apa yang diketikkan (equal), bukan dengan mencari yang
mirip (like), sehingga kita harus mengetikkan sesuai dengan apa yang
dicari urut dari kata atau karakter dari paling kiri ke kanan.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 11
ADD NEW, FIND, MODIFY, dan REMOVE
Hampir tiap form yang ada memiliki ketiga hal ini, yaitu ADD NEW (menambah
data), MODIFY (Merubah data) dan DELETE (menghapus data)
ADD NEW
Untuk melakukan penambahan data baru, terdapat langkah berikut
• Tekan tombol “Add New“
• Isilah data yang ada sesuai dengan kebutuhan yang ada.
Field yang dapat diisi merupakan Field yang memiliki background warna
putih, seperti contoh-contoh dengan nomor 1, kita menyebutnya dengan
field yang berstatus “enabled”.
• Sedangkan yang tidak dapat diisi memiliki warna abu-abu , seperti yang
dapat dilihat pada contoh-contoh dengan nomor 2. Untuk field dengan
karakteristik ini, kita menyebutnya dengan istilah status “disabled”, yaitu
di non-aktifkan.
• dan biasanya, field yang disabled dapat dirubah apabila terdapat tombol
atau aksi untuk mengubahnya. Pada contoh di samping, field 3 hanya akan
berubah, apabila departemen nya kita lookup dengan menekan tombol
lookup (4)
• Tekan tombol “Save” untuk melakukan penyimpanan.
NOTE: setelah kita menekan tombol save, sistem akan mengatur form
agar dapat langsung siap bagi user yang akan menginput data
berikutnya. Jika kita sudah selesai menginput semua transaksi yang ada,
kita harus menekan tombol “Cancel” untuk mengupdate seluruh input
yang ada.
FIND
Untuk melakukan pencarian data, kita dapat melakukan langkah berikut:
• Tekan tombol FIND
• Masukkan kebutuhan data yang diminta. (biasanya field-field yang
dibutuhkan akan berubah menjadi aktif.
Masuklah ke form lookup apabila tersedia dan memerlukan bantuan
untuk mencari. Carilah data yang dimaksud dengan menggunakan lookup
yang ada.
• Tekan tombol FIND satu kali lagi, untuk membuka data yang ada.
MODIFY
Untuk melakukan perubahan terhadap data yang sudah pernah disimpan
sebelumnya. Kita dapat melakukan modify dengan langkah sebagai berikut
• Jika transaksi yang ingin diubah belum didapatkan, lakukan proses
pencarian data (FIND) terlebih dahulu.
• Jika data sudah ditemukan, klik tombol MODIFY.
• Ubahlah data sesuai dengan kebutuhan yang ada.
Field yang dapat diubah merupakan Field yang memiliki background
warna putih (enabled).
• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan perubahan yang ada.
REMOVE
Tombol ini berguna untuk melakukan penghapusan terhadap data yang sudah
pernah disimpan sebelumnya. Kita dapat melakukan remove dengan langkah
sebagai berikut
• Jika transaksi yang ingin diubah belum didapatkan, lakukan proses
pencarian data (FIND) terlebih dahulu.
• Jika data sudah ditemukan, klik tombol REMOVE.
• Akan terdapat konfirmasi. Jika kita setuju untuk menghapus data, maka
data akan terhapus.
NOTE: Pada prakteknya, tidak semua fitur ini berlaku atau dapat
dilakukan. Fitur fitur ini akan berlaku sesuai dengan wewenang yang
ditentukan oleh administrator sistem.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 12
STATUS TRANSAKSI
Transaksi yang dibuat pada SAKTIv9 akan memiliki beberapa kemungkinan
status. Status dapat berubah, sesuai dengan persyaratan dan kondisi yang
ada. Status transaksi yang ada pada sistem SAKTIv9 dan keterangan nya
adalah sebagai berikut
Status Keterangan
Draft Transaksi yang ada masih bersifat sementara, dan masih
dapat diubah dengan bebas.
Approved Transaksi yang ada sudah dianggap disetujui dan dianggap
sudah benar.
Closed Transaksi yang ada sudah dianggap selesai dan diproses. Jika
transaksi sudah berada dalam status closed, maka transaksi
tersebut tidak dapat kita ubah.
Canceled Transaksi yang ada dianggap dibatalkan. Jika transaksi sudah
berada dalam status closed, maka transaksi tersebut tidak
dapat kita ubah
Shipped Status ini hanya ada pada transaksi retur. Merupakan status
peralihan dari approved ke closed.
Cara mengubah status transaksi pada form transaksi Untuk mengubah status transaksi yang ada, kita dapat melakukan langkah
langkah berikut ini
Pada dasarnya, transaksi akan dimulai pada status Draft. Status yang ada
biasanya akan ditulis pada bagian kiri atas form dan berwarna biru (D1), dan
terdapat check box untuk menandakan status draft (D2).
Pada kondisi tertentu, kita akan dapat mengubah status transaksi yang ada,
misalnya dari draft ke approved, approved ke cancel, approved ke closed, dan
perubahan status lainnya.
Untuk merubah status transaksi dari draft menjadi approved, langkah yang
harus ditempuh adalah sebagai berikut:
A1 A2 A3 A4
Klik tombol modify di header (A1), lalu centangan draft (A2) akan di unmark
seperti A3, dan tekan tombol save (A4). Kemudian status akan berubah
menjadi Approved. Hal ini juga berlaku kebalikannya untuk mengubah
status Draft menjadi Approved.
Cara mengubah status melalui program Change Transaction Status
Untuk mengubah status Approved menjadi Closed, kita menggunakan
program Change Transaction Status yang ada di modul SS (System Supervisor).
• Masukkan departement (A5) yang ada.
• Carilah transaction type yang ada (A6), untuk mencari jenis transaksi yang
akan dirubah statusnya. Status transaksi ini terdiri dari dua set angka yang
unik untuk setiap jenis transaksi.
NOTE: selalu perhatikan transaction type di form transaksi yang ada, dan
bandingkan dengan transaction type yang ada pada form change
transaction status.
• Carilah status trakhir transaksi. Untuk mengubah transaksi dari approved
menjadi closed, current status nya adalah APPROVED.
• Setelah kita melengkapi data yang diminta, maka transaksi yang sesuai
dengan batasan yang telah kita input akan muncul di area A8.
• Klik transaksi yang akan kita ubah statusnya, lalu tekan tombol VIEW.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 13
• Kemudian, form transaksi yang akan dibuah statusnya akan terbuka.
• Kita dapat mengubah status dengan menekan tombol tombol yang ada.
Dalam gambar di atas, transaksi tersebut dapat diubah statusnya menjadi
Close dan Cancel.
• Tekan tombol status sesuai dengan yang diinginkan. Setelah menekan
tombol, status akan berubah.
• Sesudah berubah, tekan tombol Return untuk melanjutkan ke transaksi
lain nya.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 14
PRODUCT SETTING
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 15
PRODUCT MASTER (SSM7300)
Product Master merupakan program yang menyimpan semua informasi mengenai
produk yang ada.
Beberapa informasi yang ada dalam product master adalah sebagai berikut:
Product ID dan Product Name (1)
Product ID (20 char) dan Product Name (40 char) wajib dimasukkan sesuai dengan
kode dan nama produk yang ada.
Transfer Flag akan otomatis tercentang.
Genuine Code (2)
Genuine Code merupakan kode yang menggambarkan kode yang
dimiliki oleh distributor terhadap produk yang ada.
NOTE :
Untuk database DISTRIBUTOR, genuine code akan dapat di modify
sesuai kebutuhan masing masing distributor (lihat program Update
Genuine Code - OEM7300)
Journal Group (3)
Isilah Journal Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya
pada program Product Journal Group (SSM5300)
Category ID (4)
Isilah category Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya
pada program Product Category (SSM6300)
Unit (5)
Merupakan satuan yang akan dimiliki sebuah unit. SAKTIv9 memiliki 3
konversi unit yang disebut Unit1 (terkecil), Unit2, dan Unit3
(terbesar). Unit yang ada merupakan kelipatan dari unit sebelumnya.
Contoh : 1 Dus = 12 Karton = 24 Pcs
Maka yang diinput adalah : DUS = 12 KRT . KRT = 24 PCS
Billing Unit (6)
Merupakan unit yang akan dipakai sebagai standard unit untuk
penjualan barang.
Purchase Unit (7)
Merupakan unit yang akan dipakai sebagai standard unit untuk
pembelian barang
Product dan Unit Weight (8)
Merupakan berat dari produk yang ada. Isilah berat dan unit satuan
berat sesuai dengan produk yang ada mengikuti satuan ukuran dari
unit terkecil.
Untuk product type, isilah dengan angka 3 (finished Goods)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 16
Lead Time (9)
Merupakan waktu yang dibutuhkan dari saat Order pembelian dilakukan terhadap
suatu barang sampai barang tersebut tiba.
Safety Time (10)
Merupakan waktu yang dibutuhkan untuk produk yang ada dapat habis terpakai dari
level safety stock menjadi tingkat minimum (atau habis sama sekali).
NOTE: Lead Time biasanya harus lebih singkat daripada Safety Time. Karena waktu
yang dibutuhkan untuk mengirim barang seharusnya lebih singkat daripada waktu
yang dibutuhkan barang tersebut untuk habis terpakai.
Replacement Cost (11)
Merupakan nilai awal / penggantian barang.
Taxable (12)
Merupakan keterangan bahwa produk ini dikenakan pajak saat akan dijual. Untuk
produk jadi, tanda taxable ini wajib di centang.
Untuk other tax, tidak perlu diisi, kecuali terdapat pajak lain2 untuk produk tersebut.
Status (13)
Merupakan ketentuan mengenai pengeluaran dan pemasukan untuk produk yang ada.
Jika dicentang, maka status terhadap ketentuan tersebut adalah aktif. Terdapat 4
status dari produk yang ada:
IN Dapat dilakukan transaksi barang masuk untuk produk
OUT Dapat dilakukan transaksi barang keluar untuk produk
BUY Dapat dilakukan transaksi pembelian untuk produk
SELL Dapat dilakukan transaksi penjualan untuk produk
Volume dan Unit Volume (14)
Merupakan isian untuk panjang, lebar dan tinggi dari kemasan yang ada.
Untuk unit volume, diisi dengan satuan isi yang ada.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 17
UPDATE GENUINE CODE (OEM7300)
Seringkali kode produk distributor memiliki kode tersendiri untuk produk yang ada, dan
kode yang dimiliki distributor tidak sama dengan FOCUS.
Program ini membantu Distributor untuk mencocokkan kode produknya dengan kode
produk yang dimiliki oleh FOCUS.
Genuine code nantinya akan membantu distributor dalam melakukan transaksi, karena
semua lookup produk akan menampilkan Genuine Code, sehingga produk dapat dicari
berdasarakan Genuine Code yang ada.
NOTE : untuk memahami yang dimaksud dengan Lookup, dapat melihat pembahasan
mengenai Lookup pada bagian Pemahaman Dasar dan Petunjuk Penting
Langkah langkah yang ada untuk melakukan Update Genuine Code adalah:
• Pilihlah produk yang akan diatur Genuine Code nya dan Tekan tombol Modify (1)
• Ubah Genuine Code sesuai dengan kode produk internal yang dimiliki (2)
• Tekan tombol Save untuk menyimpan, atau tekan tombol Cancel
untuk membatalkan pengaturan (3)
NOTE: Pada program ini, terdapat beberapa hal yang perlu
diperhatikan:
• Yang dapat diupdate dari program ini adalah Genuine Code saja.
Semua field lain tidak dapat diupdate.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 18
DISTRIBUTOR SETTING
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 19
CUSTOMER MASTER (SSM7100)
Program ini digunakan untuk memasukkan data customer yang ada pada
database.
Tabbing Customer
Berikut adalah hal yang perlu diinput saat menambahkan customer yang baru:
Customer ID dan Customer Name (1)
Customer ID (20 char)dan Customer Name (40 char) wajib dimasukkan sesuai
dengan kode dan nama Customer yang ada.
Journal Group (2)
Isilah Journal Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada
program Customer Journal Group (SSM5100)
Category ID (3)
Isilah category Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada
program Customer Category (SSM6100)
Note : untuk klasifikasi produk, kita menggunakan program Distributor
Classification (OEM2300)
Term (4)
Merupakan standard jangka waktu pembayaran yang ada. Daftar Jangka
waktu pembayaran diatur pada program Term Table (SSM2300)
Currency (5)
Merupakan standard Mata uang yang akan digunakan saat terjadinya
penjualan. Daftar Mata uang diatur pada program Currency Table (GSM0500)
Salesman (6)
Merupakan standard kode salesman yang akan digunakan saat terjadinya
transaksi penjualan. Daftar salesman diatur pada program Salesman Master
(SSM7800)
Ship Via (7)
Merupakan standard media pengiriman barang yang akan digunakan saat
terjadinya transaksi penjualan. Daftar ship via dapat diatur pada program Ship
Via Master (SSM2700)
Line of Business (8)
Merupakan jenis bisnis yang dimiliki customer. Daftar Line of Business dapat
diatur melalui program Global Table (GSM1000)
Price Group (9)
Merupakan standard daftar harga yang akan diberlakukan untuk customer
tersebut. Daftar harga dapat diatur melalui program Sales Pricing Structure
(OEM0400)
Customer Type (10)
Pada customer type, terdapat pilihan untuk menentukan tipe customer yang
ada. Terdapat beberapa pilihan :
• 0-AR. Pilihan ini berarti customer ini dapat mempunyai / melakukan
transaksi piutang dan melakukan transaksi penjualan. Pilihlah opsi ini
sebagai standard bagi customer yang baru.
• 1-Sales/Marketing. Pilihan ini berarti customer hanya dapat melakukan
transaksi penjualan, namun tidak dapat melakukan transaksi piutang
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 20
• 2-Prospect. Pilihan ini menandakan bahwa Customer masih dalam tahap
prospecting, sehingga bersifat tidak aktif, dan tidak dapat melakukan
transaksi penjualan maupun piutang
• One Time. Pilihan ini tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi
Distributor.
Customer Status (11)
Pada bagian ini, terdapat status customer terhadap penjualan yang ada.
Pilihan yang ada adalah sebagai berikut:
• Normal. Hal ini berarti customer dapat melakukan order maupun
pengiriman barang
• No Order. Hal ini berarti customer hanya dapat menerima pengiriman
barang, namun tidak dapat memesan barang (Sales Order)
• No Delivery. Hal ini berarti customer tidak daapt menerima pengiriman
barang.
• Auto Debit. Pilihan ini tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi
Distributor
Customer Option (12)
Terdapat 2 pilihan:
• External. Berarti customer yang ada bukan merupakan anak perusahaan,
sehingga harus dikenakan pajak penjualan.
• Internal. Berarti customer yang ada merupakan anak perusahaan,
sehingga dimungkinkan untuk tidak dikenakan pajak penjualan.
Term Restriction (13)
• Merupakan pilihan untuk menentukan apakah customer yang ada
memiliki Term Of Payment (syarat pembayaran) per produk. Pilihan ini
tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi Distributor
Start dan End Date (14)
Diisi untuk menyatakan tanggal mulai dan tanggal selesai masa kerjasama
dengan sebuah distributor. Jika end date diisi, maka distributor tersebut
dianggap non aktif dan tidak dapat dibuatkan transaksi atas distributor
tersebut.
Tabbing Address-Phone-Attention
Pada Tab ini, anda dapat memasukkan :
• Alamat (1),
• Kota (2),
• kode Pos (3) dan Kode Negara (dapat di lookup)
• Nomor Telepon dan Fax (4), serta email
• serta Attention /Contact Person (5)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 21
Tabbing Balance & Tax Information
Beberapa hal yang dapat dimasukkan dalam Customer/Tenant Master adalah
sebagai berikut:
• Credit Limit (1). Kita dapat mengisi credit limit yang diperbolehkan untuk
customer yang ada.
• Informasi Last Sales (penjualan terakhir) Last payment (pembayaran
terakhir), Contract, Order,dan Customer Balance (2) bisa ditemukan juga
pada tab ini
• Tipe Pajak yang ada (3)
• Nama pajak (4)
• Price include tax (5). Jika dicentang, maka secara default, semua harga
yang dimasukkan saat penjualan akan sudah termasuk pajak.
• Nomor NPWP dan NPPKP (6)
• Tanggal Pengukuhan pajak (7)
• Kode transaksi Pajak. (8)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 22
TARGET SETTING
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 23
TARGET PENJUALAN (OEM1900)
Program ini merupakan program yang digunakan untuk memasukkan target penjualan
Distributor kepada customer yang ada.
Berikut item yang terdapat pada program Target Penjualan
• Kita dapat memilih tahun untuk target penjualan. Semua tampilan data yang ada
akan terupdate sesuai dengan pilihan tahun (A)
• Data mengenai Customer akan ditampilkan pada bagian B. Pada bagian ini akan
ditampilkan kode, nama, dan jumlah target per customer. Pada bagian ini juga
terdapat “sequence”. Sequence berguna untuk menandakan urutan perubahan jika
terjadi perubahan terhadap target customer.
Misalnya: pada pertengahan tahun, terdapat perubahan target terhadap customer
UD Hermawan. Maka, di area B, record UD Hermawan akan terbentuk dua buah,
dengan sequence 0100 (data pertama) dan 0200 (data yang telah berubah). Jika
terdapat penambahan sekali lagi terhadap target UD
Hermawan, maka akan terbentuk sequence 0300, dan
seterusnya.
• Pada bagian E, akan terdapat Target per Customer yang dipilih
per Bulan nya.
• Pada bagian F, akan terdapat Target secara keseluruhan (total
seluruh Customer) pada tahun tersebut.
NOTE:
jika kita memilih Customer lain pada bagian B, maka data pada
bagian E dan F akan berubah sesuai dengan data Customer yang
dipilih.
• Pada program ini juga terdapat beberapa tombol, yaitu:
o History (C)
Tombol ini berfungsi untuk menunjukkan historis target
yang diberikan kepada customer yang bersangkutan.
o Product (D)
Tombol ini berfungsi untuk menentukan dan melakukan
pengaturan terhadap produk yang akan ditentukan
target nya.
NOTE:
Pembahasan mengenai kedua tombol ini akan ada pada
bagian selanjutnya.
• Untuk menambahkan customer yang baru, tekan “add new”
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 24
Lalu masukkan atau kode customer yang ada atau kita dapat menggunakan lookup
(A). Kemudian isi deskripsi yang ada sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan
tombol “Save”(C) atau tombol “cancel” (D)untuk membatalkan pengisian.
Menentukan Produk Target (Tombol Product)
AB
CD
Setelah kita menekan tombol “Product” di form Target Penjualan Customer (huruf D),
form ini akan tampil. Form ini berguna untuk menentukan produk yang akan diatur
target penjualan nya. Untuk menambahkan produk, terdapat beberapa langkah:
• Tekan tombol “add new”
• Isilah product type (A). Pilih product untuk produk , dan service untuk service.
• Pilihlah produk yang akan ditentukan target nya (B). Kita dapat menggunakan
lookup yang tersedia.
• Isi description sesuai dengan kebutuhan yang ada.(C)
• Isilah Target per bulan nya. Setiap target terdiri dari dua jenis, yaitu quantity dan
amount, dan diisi masing masing untuk setiap bulan di area D
o Target Quantity merupakan target jumlah barang untuk produk yang ada.
Target Quantity akan dihitung dalam unit quantity paling besar (largest
quantity).
o Target Amount merupakan target nilai penjualan dalam
rupiah. Target Amount dihitung dalam mata uang lokal.
• Jika Target per bulan sudah dimasukkan, maka kita dapat
menekan tombol “Save” untuk menyimpan data tersebut.
Atau klik tombol “Cancel” untuk membatalkan pengisian
data yang ada.
• Tekan tombol “Return” untuk kembali ke Form Target
Penjualan
NOTE:
Target penjualan bisa diisi dengan nol, karena product tersebut
ditargetkan kepada customer berdasarkan qty saja atau value saja.
Melihat History Target Penjualan (Tombol History)
Jika kita menekan tombol History pada Form Target Penjualan
Customer (huruf C), maka akan tampil form berikut:
A
B
C
D
Pada form ini, kita dapat melihat keterangan sebagai berikut:
• Daftar Produk yang memiliki target atas customer tersebut (A)
• Jumlah Target Per Tahun untuk Customer tersebut (B)
• Jumlah Target untuk Customer Tersebut (C)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 25
NOTE:
Pada form ini, kita hanya dapat melihat (view), dan tidak dapat melakukan perubahan
terhadap data yang ada. Data yang ada akan berubah sesuai dengan produk yang
dipilih pada area A
TARGET PEMBELIAN (OEM2000)
Program ini merupakan program yang digunakan untuk melihat informasi
target pembelian yang harus dipenuhi oleh DISTRIBUTOR kepada FOCUS.
Karena hanya bersifat informasi, pada program ini semua data yang ada tidak
dapat diedit.
Semua data yang terdapat pada target pembelian merupakan data yang telah
terupload di database DISTRIBUTOR, dan telah dihasilkan dari program
Download Sales Target (OEM1900). Jika tidak memenuhi syarat di atas, maka
data tidak akan tampil pada program ini.
Berikut item yang terdapat pada program Target Pembelian
• Kita dapat memilih tahun untuk target pembelian. Semua tampilan data
yang ada akan terupdate sesuai dengan pilihan tahun (A)
• Data mengenai Produk yang memiliki target pembelian akan ditampilkan
pada bagian B. Pada bagian ini akan ditampilkan kode, nama, dan genuine
code produk yang ada.
• Pada bagian C, akan terdapat Target per produk yang dipilih per Bulan
nya.
• Pada bagian D, akan terdapat Target secara keseluruhan (total seluruh
produk yang ada) per bulan nya pada tahun tersebut.
NOTE:
jika kita memilih Produk lain pada bagian B, maka data pada bagian C dan
D akan berubah sesuai dengan data Customer yang dipilih.
• Pada beberapa keadaan, data-data yang ada bukanlah data yang terkini.
Untuk melakukan refresh terhadap data yang ada, kita dapat
menggunakan tombol “Refresh” (E).
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 26
SALESMAN SETTING
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 27
KONSEP KERJA
Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengaturan yang dilakukan untuk
Salesman. Lain hal nya dengan pengaturan sebelumnya, pengaturan mengenai
salesman hanya akan dilakukan di database DISTRIBUTOR, pada masing
masing kode Distributor yang ada.
Berikut adalah alur yang ada untuk pengaturan Salesman
Program yang terkait dengan pengaturan Salesman adalah sebagai berikut
Salesman Master
Program ini merupakan program utama pada pengaturan mengenai data
salesman. Dari program ini kita akan menentukan beberapa hal, yaitu:
• Master Sales Supervisor
Pada form ini akan ditentukan supervisor (atasan) dari salesman yang
bersangkutan.
• Salesman Route Template
Salesman Route Template merupakan pengaturan untuk standar rute
kunjungan yang akan dijalankan oleh masing masing salesman. Rute
salesman yang ada dapat diatur secara mingguan atau dua mingguan.
• Generate Route
Untuk memberikan / menugaskan rute yang sudah diatur pada Salesman
Route Template kepada masing masing salesman, kita melakukan proses
Generate Route.
Holiday Master
Pengaturan ini berguna untuk menentukan hari libur yang ada. Hari libur yang
sudah ditetapkan pada Holiday Master tidak akan diperhitungkan sebagai rute
yang akan dijalankan oleh salesman.
Salesman Route
Setelah melakukan pengaturan pada Salesman Route Template, Rute yang ada
akan dapat dilihat dan diubah pada program Salesman Route. Dalam program
ini, kita dapat melihat rute yang sudah dipasangkan pada masing masing
salesman (melalui proses Generate Route (5)) dan kita juga dapat
menambahkan rute salesman yang ada.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 28
SALESMAN MASTER (SSM7800)
Untuk melakukan pengaturan terhadap data data salesman yang ada, kita
menggunakan program Salesman Master. Pada program ini, terdapat
beberapa hal yang dapat kita input, yaitu:
• Melakukan input terhadap data data salesman dan ketentuan dasar
mengenai rute yang ada
• Menentukan supervisor / atasan untuk salesman
• Menentukan rute yang akan dijalankan oleh salesman
Tampilan awal saat kita membuka program salesman master adalah sebagai
berikut:
• Saat pertama kali membuka program, akan ditampilkan daftar salesman
yang sudah ada di dalam sistem pada area A.
• Terdapat beberapa tombol yang berfungsi sebagai berikut:
o Tombol Supervisor (B) untuk menentukan atasan dari masing
masing salesman yang ada
o Tombol Route (C) untuk menentukan rute yang akan
dijalankan masing masing salesman dalam jangka waktu
mingguan atau dua mingguan (route template)
o Tombol Generate (D) untuk melakukan Proses Rute Salesman
yang telah diatur (menggunakan tombol Route) terhadap
masing masing atau seluruh salesman yang ada.
Menginput Data Umum Salesman Baru
Untuk menginput data Salesman yang baru, terdapat langkah berikut:
• Tekan tombol “Add New” untuk memulai penginputan
• Masukkan kode salesman serta nama yang ada (E).
• Masukkan tanggal mulai aktifnya salesman pada starting date dan tanggal
selesai aktif salesman pada ending date (F). Jika salesman tidak diketahui
tanggal non aktif nya, ending date tidak perlu diisi.
• Untuk menandakan bahwa salesman memiliki rute, centanglah pilihan
Route (G). Jika tidak dicentang, maka rute untuk salesman tersebut tidak
dapat diatur, kecuali sudah dijalankan Proses Generate Route.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 29
• Pilihlah tipe rute yang ada (H), dan pilihlah tanggal mulai jadwal (I).
Terdapat dua jenis pengaturan rute salesman, yaitu weekly (per satu
minggu) dan bi-weekly (per dua minggu).
NOTE:
Perbedaan jika kita memilih salah satu opsi diatas adalah
Weekly Bi-Weekly
From Week (J) tidak aktif Karena terdiri dari dua minggu, kita harus
memilih apakah jadwal salesman yang ada
(J) akan dimulai pada minggu ganjil (1st
week) atau minggu genap (2nd week)
• Next Process date (K) akan berubah saat kita menjalankan Proses
Generate Rute. Tanggal akan disesuaikan dengan tanggal sesudah rute
yang telah di generate.
Contoh: jika Start Date per tanggal 31/10/2011, dan digenerate untuk 1
minggu, maka Next Process date akan menjadi tanggal 7/11/2011.
• Setelah sesuai dengan kebutuhan yang ada, tekanlah tombol “Save” untuk
menyimpan, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan
penginputan data yang ada.
Menentukan Supervisor dari Salesman yang ada
Setelah kita melakukan input terhadap data umum salesman, langkah
selanjutnya adalah menentukan atasan atau supervisor terhadap salesman
yang ada.
Konsep salesman yang dimiliki oleh SAKTIV9 adalah hirarki datar (flat). Dimana
setiap salesman akan diinput secara sama (tidak mempunyai level), hanya saja
yang membedakan adalah supervisor nya satu sama lain.
Contoh : terdapat hirarki salesman berikut
Maka, data yang akan dimasukkan ke dalam SAKTIV9 adalah sebagai berikut:
Kode Salesman Nama Salesman Kode Supervisor Nama Supervisor
ST01 Tukiyo AM01 Basyar
SZ01 Zaenal AM01 Basyar
AM01 Basyar - -
Ketiga orang diatas akan dimasukkan sebagai salesman, namun ST01 dan SZ01
akan memiliki Supervisor AM01 (sesuai hirarki) dan AM01 sendiri tidak
mempunyai Supervisor. Hal ini juga berlaku jika hirarki yang ada tidak hanya
terdiri dari 2 level (misalnya 3, 4, maupun 5 level)
Berikut adalah langkah untuk menentukan supervisor (tombol B)
• Sebelum masuk ke dalam form ini, kita perlu memilih salesman yang akan
dipilih supervisor nya dan menekan tombol Supervisor pada form
salesman master (B)
• Pada bagian M akan tampil historis supervisor yang pernah ada untuk
salesman yang bersangkutan. Juga ditampilkan Start Date (N) dari masing
masing masa jabatan supervisor yang ada.
• Untuk menambah supervisor baru terhadap salesman yang bersangkutan,
kita dapat menekan tombol “Add New”. Tampilan form yang ada akan
berubah menjadi sebagai berikut:
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 30
• Masukkan Kode Supervisor yang baru (O) untuk salesman tersebut, dan
masukkan start date atau tanggal mulai menjabat dari supervisor tersebut
(P).
• Kemudian tekan tombol “Save” untuk menyimpan data atau tekan
“Cancel” untuk membatalkan penginputan yang ada.
• Tekan tombol “Return” untuk kembali ke form sebelumnya.
NOTE: Masa berakhir jabatan supervisor akan otomatis terhitung dari masa
awal supervisor berikutnya. Dan data supervisor yang terdahulu sudah tidak
dapat diedit lagi.
Menentukan Rute Salesman
Setelah kita menentukan supervisor, langkah berikutnya yang akan dikerjakan
adalah menentukan template (standard) rute untuk salesman yang
bersangkutan.
Rute Salesman akan diatur per Hari untuk tiap Salesman. Untuk tipe rute Bi-
Weekly, pengaturan akan diatur untuk dua minggu untuk tiap Salesman.
Untuk melakukan pengaturan rute, pertama tama kita harus memilih
salesman yang akan diatur rute nya, lalu menekan tombol “Route” pada form
Salesman Master (C) .
Tampilan untuk Form Route Template adalah sebagai berikut:
Q1
Q2
Q3
• Pada form yang ada, akan terdaftar kode dan nama customer yang sudah
dimaintain sebagai standard, serta minggu dan hari kunjungan salesman
atas customer tersebut (area Q1).
• Untuk menentukan rute per hari, telah tersedia tombol tombol yang
melambangkan hari (dalam 1 minggu maupun 2 minggu) pada area Q2.
Tekan tombol dari hari dan minggu yang diinginkan untuk mengatur rute
pada hari tersebut. akan hal ini dibahas pada bagian berikutnya.
NOTE: Tombol tombol hari yang ada pada bagian 1st week dan 2nd week
akan aktif dan nonaktif secara otomatis, sesuai dengan pilihan jenis rute
(weekly atau bi-weekly) yang dilakukan pada form Salesman Master.
• Selain menambahkan rute, kita dapat juga melakukan duplikasi Data Rute
yang dapat diambil dari salesman lain, dengan menggunakan tombol
“Copy From” serta menghapus rute yang ada dengan menggunakan
tombol “Delete All” (Q3)
Setelah kita menekan salah satu tombol hari yang ada, akan timbul form
pilihan customer seperti berikut:
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 31
• Pada daftar (R1) akan terlihat data customer yang dapat dipilih untuk di
rute kan. Customer yang ada pada daftar ini hanyalah Customer yang
sudah diinput pada Customer Master (SSM7100). Pada daftar ini juga
terdapat tanda atau “flag” bagi customer yang sudah dirutekan pada hari
tersebut, seperti Customer dengan Code AB00101, AB0202, dan AB00301.
• Pada gambar di atas, sebagai contoh, kita akan menambahkan Customer
“Citra Utama, CV” (AC00101) sebagai customer yang di rutekan pada hari
itu. Maka berikan centangan /tick mark (RA) pada data Citra Utama. Selain
memberikan centangan pada masing masing customer, kita juga dapat
mempergunakan beberapa tombol yang tersedia pada area R3 sesuai
dengan kebutuhan.
o Tombol “Yes-All” akan memberikan centangan ke semua data
customer yang ada.
o Tombol “No-All” akan menghapus centangan pada semua data
customer yang ada
o Tombol “Reverse” akan membalik semua centangan terhadap
data customer. Yang tercentang akan menjadi tidak tercentang
dan sebaliknya.
• Setelah selesai menambahkan customer sesuai dengan kebutuhan yang
ada, tekan tombol “Process” (R3) untuk menyimpan perubahan standard
rute yang ada, atau tekan cancel untuk membatalkan perubahan yang
ada. Customer yang sudah di assign akan tampil pada area Q1 di Form
Route Template.
Proses Rute Salesman
Proses ini akan dijalankan secara berkala mengikuti jenis rute (weekly dan bi-
weekly) dan akan menjalankan semua data rute yang telah diatur pada Route
Template. Dengan adanya Proses ini, user tidak perlu melakukan pengaturan
rute setiap hari. Rute Salesman akan secara otomatis ditentukan setiap
minggu hanya dengan melakukan proses ini. Berikut adalah tampilan proses
rute salesman.
Untuk melakukan proses ini, pilihlah salesman yang akan kita proses rute nya,
lalu tekan tombol “Generate” (D) pada Form Salesman Master.
Pada form ini terdapat dua pilihan proses, yaitu:
• Proses untuk satu salesman (S1). Proses ini hanya akan menjalankan
proses rute bagi satu salesman saja. Salesman yang diproses datanya
merupakan salesman yang dipilih pada form Salesman master sebelum
tombol generate ditekan. Data salesman dan tipe rute yang akan diproses
disajikan di bawah pilihan yang ada.
• Proses untuk Semua Salesman dengan Route Flag (S2). Proses ini akan
menjalankan proses rute bagi semua salesman dengan Route Flag yang
tercentang (lihat form Salesman Master bagian G).
NOTE:
a. semua rute yang sudah terproses akan terdaftar pada program Salesman
Route (OEM2600)
b. Proses ini akan melewatkan hari libur yang diatur pada Holiday Master
(OEM2700)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 32
HOLIDAY MASTER (OEM2700)
Holiday Master berfungsi untuk mendaftarkan hari libur kerja, baik hari Sabtu,
Minggu, maupun hari libur bersama dan khusus perusahaan.
Hari libur yang diinput ke dalam program ini akan mempengaruhi proses Rute
Salesman. Rute Salesman yang diproses akan melewatkan hari libur yang
diinput kedalam program ini. Berikut tampilan dari program Holiday Master.
• Pada tampilan awal, terdapat daftar hari libur yang sudah pernah diinput
beserta keterangan nya (A)
• Untuk menambahkan hari libur yang ada, kita dapat menekan tombol “Add
New” pada area B, dan tampilan akan berubah menjadi sebagai berikut.
• Masukkan tanggal yang akan dianggap sebagai hari libur (C)
• Masukkan keterangan hari libur tersebut (D)
• Untuk menyimpan hasil input, tekan tombol “Save” . atau tekan tombol
“Cancel” untuk membatalkan penginputan.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 33
SALESMAN ROUTE (OEM2600)
Salesman Route merupakan program yang berguna untuk:
• memberikan informasi mengenai Rute Salesman yang telah diatur pada
program Salesman Master (SSM ).
• Selain itu, pada Salesman Route kita juga dapat melakukan perubahan
maupun penambahan pada rute yang sudah ada.
Tampilan awal Salesman Route adalah sebagai berikut:
• Pada tampilan awal pada form Salesman Route, kita dapat melihat
informasi rute salesman per periode. Kita dapat melihat informasi rute
pada periode yang diinginkan dengan merubah periode yang ada pada
bagian A. Tampilan rute akan berubah sesuai dengan pilihan periode yang
ada.
NOTE : Jika ada Customer yang sudah melebihi end date di Customer
Master, maka rute terhadap Customer tersebut tidak akan tampil pada list
yang ada.
• Pada bagian B, kita dapat melihat data mengenai salesman dan rute yang
ada. Pada bagian ini akan terdapat informasi berikut
o Kode (salesman ID) dan Nama Salesman (Salesman Name)
o Tanggal Rute (Route Date)
o Jenis Rute (Route Mode)
DETAIL berarti rute yang ada terdiri dari beberapa kunjungan
customer secara spesifik (rute nya terperinci). Misalnya, pada hari
Kamis, salesman AT01 harus mengunjungi PT.ABC, PT.DEF, serta
PT.XYZ. (tidak perduli berapa banyak yang dikunjungi, PT. ABC, DEF,
dan XYZ harus dikunjungi)
SUMMARY berarti rute ditetapkan dengan jumlah kunjungan, bukan
berdasarkan siapa yang dikunjungi. Misalnya, salesman AT01
ditargetkan untuk mengunjungi 3 customer (tidak perduli siapa yang
dikunjungi, minimal 3 customer harus dikunjungi)
o Jumlah target kunjungan (Route Call)
Merupakan jumlah target kunjungan yang ada, baik secara detail
maupun secara summary.
o Jumlah kunjungan efektif (Effective Call)
Merupakan jumlah kunjungan yang mendapatkan hasil (dalam bentuk
SO/ Sales Order). Perhitungan nya adalah sebagai berikut:
Status Customer SO atas Customer Effective Call
Diinput-
Dijadwalkan
Terdapat SO pada hari yang
sama atas jadwal customer
Sejumlah SO
atas customer
tersebut
Diinput-
Dijadwalkan
Tidak terdapat SO pada
hari yang sama atas jadwal
customer
0 (Nol)
Diinput-
Tidak Dijadwalkan
Terdapat SO pada hari yang
sama atas jadwal customer
Sejumlah SO
atas customer
tersebut
Diinput-
Tidak Dijadwalkan
Tidak Terdapat SO pada
hari yang sama atas jadwal
customer
0 (Nol)
Tidak diinput Terdapat SO pada hari yang
sama atas jadwal customer
0 (Nol)
NOTE:
SO yang dianggap valid di atas merupakan SO yang mempunyai
Salesman ID sama dengan Salesman ID yang bersangkutan dan terjadi
pada tanggal yang sama dengan tanggal rute.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 34
Menambahkan Rute Salesman
Dalam program Salesman Route, kita juga dapat menambahkan Rute
Salesman yang ada. Rute yang ditambahkan adalah rute per hari.
Terdapat dua kondisi penambahan Rute terhadap salesman, yaitu:
Penambahan Rute dilakukan sebelum rute diproses di Salesman Master
Untuk hal ini, kita akan menambahkan data rute yang baru. tekan tombol Add
New untuk menambahkan Rute yang baru.
Untuk menambahkan rute yang benar benar baru (belum ada pada tanggal itu
sebelumnya). Kita lakukan langkah berikut
• Isilah Salesman ID (E) dengan kode salesman yang akan kita atur rute nya
• Isilah Route Date (F) dengan tanggal rute yang akan diberikan
• Pilihlah Route Mode sesuai dengan tipe rute yang ada (G), yaitu Summary
dan Detail. Penjelasan mengenai hal ini sudah disebutkan pada bagian
sebelumnya.
o Jika kita memilih Summary, maka Route Call akan menyala. Isilah
Route Call dengan jumlah customer yang akan dirutekan untuk
salesman tersebut. Namun tombol detail (D) tidak akan menyala,
karena kita tidak membutuhkan detil rute.
o Jika kita memilih Detail, maka Route Call akan otomatis tidak aktif.
Angka yang ada pada Route Call akan mencerminkan jumlah
customer yang dimasukkan pada form detil rute (D).
• Tekan tombol “Save” untuk menyimpan data yang ada, atau tekan
“Cancel” untuk membatalkan penginputan.
Jika sebelumnya kita memilih rute Detail, setelah data tersimpan, kita akan
menginput detil dari rute yang ada dengan menekan tombol “Detail”(D).
Jika rute benar benar baru, maka di tampilan awal belum terdapat data. Untuk
menambahkan data customer yang akan di rute kan, tekanlah tombol “Add
New”, dan tampilan form akan berubah menjadi berikut
• Pilihlah customer yang akan di rute kan (menggunakan lookup - D1),
• dan isilah pilihan Scheduled. Pilih Yes apabila customer tersebut
dijadwalkan (D2). Pilih No apabila customer tersebut tidak dijadwalkan
(atau customer tersebut tidak perlu diinput)
• Tekan “Save” untuk menyimpan data atau “Cancel” untuk membatalkan
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 35
Penambahan Rute dilakukan sesudah rute diproses di Salesman Master
Jika terjadi penambahan rute setelah proses rute dilakukan untuk hari yang
bersangkutan, kita melakukan langkah langkah berikut ini
• Rute yang sudah diproses sebelumnya akan timbul pada area B.
• Pilihlah Rute yang akan ditambahkan (sesuai dengan tanggal dan nama
salesman yang bersangkutan). Kemudian tekanlah tombol “Detail” (D).
Kemudian timbul form Detail Rute berikut
tekanlah tombol “Add New”, dan tampilan form akan berubah menjadi
berikut
• Pilihlah customer yang akan di rute kan (menggunakan lookup - D1),
• dan isilah pilihan Scheduled. Pilih Yes apabila customer tersebut
dijadwalkan (D2). Pilih No apabila customer tersebut tidak dijadwalkan
(atau customer tersebut tidak perlu diinput)
• Tekan “Save” untuk menyimpan data atau “Cancel” untuk membatalkan
NOTE:
Untuk kedua kondisi di atas, sistem akan bersifat menambahkan (add), bukan
menggantikan (replace). Sehingga data yang lama akan tetap ada. Untuk
menggantikan, kita dapat menggunakan tombol “Modify” maupun “Remove”
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 36
MASTER ITEM CLASSIFICATION
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 37
CLASSIFICATION GROUP
Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara penginputan Group
untuk masing masing Class (Produk, Salesman, dan Customer). Seperti yang
telah disebutkan sebelumnya, Class yang ada terdiri dari Produk, Salesman
dan Customer. Ketiga class ini sudah di definisikan pada standard SAKTIV9.
Yang akan kita input adalah Group untuk masing masing class yang ada.
Pada Classification Group sebetulnya kita dapat langsung melakukan
penginputan untuk Level (Classification Master). Berikut tampilan untuk
Classification Group
• Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memilih Class yang ada. Untuk
memilih Class yang ada, pilihlah combo box Class Type yang ada (A).
Setelah Combo Box yang dipilih, maka akan tampil pilihan yang ada, yaitu
Product, Customer, dan Salesman.
• Pilihlah pilihan yang tersedia untuk menginput Group yang ada. Data data
yang berada pada area D akan berubah sesuai dengan pilihan class.
• Untuk melihat detil Level yang ada, kita dapat menekan tombol “Master”
(B). Tombol ini akan membuka form Classification Master.
• Selain itu, terdapat juga tombol Distribute (C) yang berguna untuk
menyebarkan informasi klasifikasi kepada para Distributor. Proses
“Distribute” ini harus dijalankan, agar semua distributor dapat melakukan
klasifikasi jika terjadi modifikasi atau penambahan item klasifikasi. Cara
melakukan modifikasi atau menambah item akan dibahas pada bagian
“Classification Group (Level) Detail” setelah bagian ini.
Untuk melakukan input terhadap Group yang ada, kita lakukan langkah
berikut:
• Pastikan dulu bahwa Class Type (A) sesuai dengan class yang akan kita
input. Kemudian kita tekan tombol “Add New”
• Masukkan Kode Class yang akan diinput pada Class Group Code (E), dan
masukkan Deskripsi/Nama Group yang akan diinput pada Class Group
Desc (F)
• Tekan tombol “Save” untuk menyimpan data atau tekan tombol “Cancel”
untuk membatalkan pengisian.
Setelah kita melakukan penginputan terhadap Group yang ada, maka
selanjutnya kita dapat melakukan penginputan Level dari Group tersebut.
Penginputan Level akan menggunakan program Classification Master
(OEM2200).
Program ini dapat diakses melalui 2 cara, yaitu:
• Melalui menu yang ada pada SAKTIV9
• Melalui button “Master” (B), dengan terlebih dahulu memilih Group yang
akan dilihat detil nya.
Cara penginputan Classification Master akan dibahas setelah ini.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 38
CLASSIFICATION MASTER (LEVEL)
Classification Group (Level) Header
Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara penginputan Level
untuk masing masing Group yang ada.
Level yang akan dimasukkan merupakan nama
tingkatan yang ada, dimana level di bawah nya (child)
merupakan anak dari level di atasnya (parent). Dapat di
lihat di samping bahwa Class-1 merupakan anak dari
Type, dan Class-2 merupakan anak dari Class-1.
Maka, berdasarkan gambar di atas, kita dapat
membuat urutan level seperti tabel di samping ini.
Dan berikut adalah cara menginput konfigurasi ini ke dalam sistem.
• Jika kita mengakses program ini melalui program Classification Group,
Class Type (G1) yang ditampilkan akan sama dengan yang sudah dipilih.
Class Group yang ada juga akan sama dengan yang dipilih. Jika kita
mengakses melalui menu SAKTIV9, maka kita harus memilih Class Type
(dengan combo box) dan Class Group (dengan Lookup) yang kita inginkan.
• Level yang sudah pernah diinput akan muncul pada bagian G3. Data pada
bagian G3 juga akan terupdate sesuai dengan pilihan yang dilakukan pada
Class Type dan Class Group.
• Untuk melihat detil yang ada pada sebuah Level, kita dapat memilih
terlebih dahulu level tersebut, lalu tekanlah tombol “Detail” (G4). Tombol
ini akan membuka form “Classification Mater Detail” dimana kita dapat
menginput anggota dari Level yang ada.
Untuk menambahkan sebuah level yang baru, terdapat beberapa langkah
berikut.
• Pastikan kita sudah memilih Class Type dan Class Group yang benar.
• Tekan tombol “Add New”, kemudian tampilan form akan berubah menjadi
berikut:
• Level (G5) akan langsung ditentukan dari level yang terdahulu, dan tidak
dapat diubah. Jika level sebelumnya adalah 2, maka level yang terbentuk
saat ini adalah level 3.
• Masukkan keterangan mengenai level yang ada pada level description
(G6)
• Tekan tombol “Save” untuk menyimpan data, atau tekan tombol “Cancel”
untuk membatalkan pengisian.
Level Name
0 Type
1 Class-1
2 Class-2
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 39
Classification Group (Level) Detail
Setelah melakukan penginputan Level klasifikasi pada Header Classification, maka
selanjutnya kita akan menginput anggota dari masing masing level. Untuk mengakses
form ini, kita menekan tombol Detail (G4) pada form Header. Form detail akan
mempunyai tampilan sebagai berikut
• Class Type dan Class Group (G5) akan sama dengan yang dipilih pada Form
Classification Group Header.
• Level dan semua anggota level yang ada akan ditampilkan pada bagian G6,
sedangkan list untuk semua anggota level yang ada (tidak bergantung pada apa yang
dipilih di G6), akan ditampilkan pada area G7.
• Untuk menambahkan anggota sebuah level, maka kita harus memilih parent dari
level tersebut. Misalnya : jika kita ingin menambahkan anggota Level 1, maka kita
harus memilih pada level 0.
Kita dapat mengetahui bahwa suatu
level memiliki level dibawahnya
dengan melihat adanya tanda “+”
atau “-“ di samping folder level
tersebut.
• Setelah kita memilih level yang benar, tekanlah tombol “Add
New” untuk menambahkan anggota dari level tersebut.
Kemudian Form akan berubah tampilan menjadi sebagai
berikut:
• Pastikan bahwa Previous Class dan level (G8) yang ada sesuai
dengan apa yang ingin di input. Previous Class merupakan
penjabaran dari level yang ada di atas item yang akan diinput.
Contoh: T03FS001 menandakan bahwa item yang diinput
berada pada level di bawah kode tersebut. Artinya kita akan
menginput item yang sejajar dengan Hotel (CID0002), Restoran
(CID0003), dan Catering (CID0004).
T03 (Food Service)�FS001 (HORECA)�Item.
• Masukkan Class ID (G9) dan Class Description (G10). Pada form
ini juga terdapat distribute Flag. Flag ini mempunyai 2 fungsi,
yaitu:
• Distribute Flag merupakan penanda bahwa Class terebut
sudah di distribusikan ke database Distributor.
• Jika Distribute flag belum tercentang, maka Distributor
tidak dapat melakukan assignment terhadap Class
tersebut. Assignment akan dibahas pada Class Allocation.
• Setelah selesai, tekan tombol “Save” untuk menyimpan
transaksi, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan
transaksi yang ada.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 40
CLASS ALLOCATION
Setelah kita membuat Klasifikasi pada program Classification Group, pada
bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara melakukan alokasi untuk
masing masing Group yang ada. Alokasi ini berguna untuk memasangkan
antara master master yang ada dengan Group nya masing masing.
Sebelumnya, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk Class
Allocation ini
• Class Allocation merupakan program yang berlaku untuk Product,
Customer, dan Salesman. Class Allocation yang ada memiliki kode masing
masing. Untuk melakukan Alokasi Master, kita akan menggunakan
program di bawah sesuai dengan class nya. Manual ini hanya
mencontohkan salah satu alokasi, karena pada dasarnya konsep semua
alokasi Master adalah sama.
Class Program
Product Product Class Allocation (OEM2300)
Customer Customer Class Allocation (OEM2400)
Salesman Salesman Class Allocation (OEM2500)
• Class Allocation adalah proses yang memasangkan antara MASTER dengan
GROUP. Artinya, proses ini tidak bisa dilakukan apabila Group yang ada
belum dimaintain pada program “Classification Group (OEM2100)”. Class
Allocation juga tidak bisa dilakukan apabila Master yang ada (Customer,
Salesman, atau Product) belum di maintain di Program Master nya masing
masing.
• Selain untuk melakukan alokasi, program ini juga dapat memindahkan
alokasi yang sudah terjadi, sehingga semua data bebas untuk dipilih,
namun satu Master hanya boleh berada pada satu Group dalam Klasifikasi
yang sama.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 41
Berikut adalah tampilan dari Program Customer Allocation Classification
Berikut langkah langkah untuk melakukan Alokasi Master
• Pastikan bahwa program alokasi yang dibuka merupakan program alokasi
yang tepat. Contohnya : Jika kita ingin melakukan alokasi terhadap
Customer, maka kita harus membuka Program “Customer Class Allocation
(OEM2400)”
• Class Type (A) akan sesuai dengan program yang dibuka
• Langkah selanjutnya adalah mengisi Class Group yang ada(B). Pilihlah
Class Group sesuai dengan klasifikasi yang ada. Data pada bagian C akan
mengikuti perubahan pilihan Class Group yang ada.
NOTE: Karena banyaknya group yang ada, penyesuaian ini mungkin akan
memakan waktu sekitar 4-9 detik.
• Setelah mengisi Class Group, kita harus memilih Group yang akan
dipasangkan dengan Master. Dalam melakukan pemilihan Group kita
perlu mengingat bahwa Master hanya bisa dipasangkan dengan group
yang berada pada level paling bawah.
Seperti contoh di atas, yang dapat dipasangkan Master hanyalah Group
yang sudah tidak lagi mempunyai level dibawah nya.
• Pada bagian D, kita dapat melihat daftar master yang sudah terlebih
dahulu dialokasikan terhadap Group tersebut. Saat kita melakukan
pemilihan pada bagian C, data yang ada pada bagian D akan ikut
menyesuaikan pilihan kita.
• Untuk melakukan pemasangan, klik tombol “Batch”. Tombol Batch akan
membuka form untuk assignment (pemasangan) Master dengan Group
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 42
yang ada. Pastikan kembali bahwa Group yang ada pada bagian C sudah
dipilih dengan benar. Berikut adalah tampilan dari form Allocation Process
yang ada setelah tombol Batch ditekan.
• Pada bagian E1, akan disajikan informasi mengenai Class Type, Class
Group dan Class Code yang dipilih.
• Pada bagian E2, kita dapat menyortir master master yang akan tampil
untuk dipilih pada area E4. Kita dapat memilih Filter yang ada, kemudian
memilih Item untuk filter pada pilihan Lookup (E3). Beberapa pilihan filter
yang ada adalah:
Filter Pilihan Lookup Data yang tampil
By Master Non aktif Data tidak difilter
By Category Kategori Master
(tidak berlaku bagi Salesman)
Data difilter berdasarkan
category yang ada
By Journal
Group
Journal Group
(tidak berlaku bagi Salesman)
Data difilter berdasarkan
journal Group
By Last Level
Classification
Data difilter berdasarkan
Klasifikasi yg ada
(cocok digunakan untuk
memindahkan klasifikasi)
Data difilter berdasarkan
klasifikasi yg ada
• Pilihlah item yang akan dipasangkan, lalu pindahkan dengan tombol
mover yang ada (E5). Data akan berpindah dari area E4 ke E5. Tekan
process untuk memasangkan Master dengan Group.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 43
SALES PROMOTION
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 44
KONSEP KERJA
Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengaturan yang dilakukan untuk
Promosi yang diberikan FOCUS kepada Distributor, maupun yang diberikan
Distributor kepada Customer nya.
Nantinya, promosi yang dibuatkan FOCUS ini akan dijalankan oleh masing
masing Distributor kepada Outlet-outlet / Customer Distributor.
Program yang terkait dengan pengaturan Salesman adalah sebagai berikut
Distributor Promo Master
Program ini merupakan program untuk melakukan pengaturan terhadap
promosi yang berlaku di masing masing Distributor.
Promosi akan dibuat oleh pihak FOCUS dan akan disebarkan kepada masing
masing distributor, sesuai dengan pengaturan yang ada.
Berdasarkan waktu pemberian potongan, pada program ini terdapat dua jenis
promosi dasar.
• Promosi Normal
Promosi ini merupakan promosi yang potongan nya akan langsung
diberikan secara otomatis pada saat Sales Order dibuat.
• Promosi Cummulative
Promosi ini merupakan promosi yang potongan nya berdasarkan kepada
pencapaian akumulasi transaksi yang ada, sehingga pada saat Sales Order
dibuat Jika akumulasi transaksi/nilai tercapai, maka potongan baru akan
diberikan.
Selain itu, berdasarkan pihak pemberi potongan, terdapat dua jenis promosi,
yaitu:
• Promosi External
Promosi ini merupakan promosi yang dibuatkan oleh FOCUS kepada para
Distributor dan nantinya akan otomatis dijalankan oleh Distributor, dan
tidak dapat diubah ketentuan nya oleh Distributor.
• Promosi Internal
Promosi ini merupakan promosi yang dibuat oleh Distributor atas swadaya
sendiri. Promosi ini dapat dibuat sendiri oleh Distributor dan dapat diubah
ketentuan nya sesuai dengan kebutuhan masing masing distributor.
Namun jenis promosi ini tidak akan di reimburst oleh FOCUS.
Cummulative Closing Process
Program ini digunakan untuk melakukan proses penghitungan potongan harga
atau bonus yang ada yang dihasilkan dari promosi dengan jenis Cummulative.
Program ini akan menghitung apakah customer yang ada patut mendapatkan
potongan harga, sesuai dengan pengaturan yang dilakukan sebelumnya pada
program Distributor Promo Master (OEM3200)
Cummulative Promo Reimburstment
Setelah dilakukan proses penghitungan potongan pada program Cummulative
Closing Process, dapat dilakukan Reimburstment terhadap Distributor. Bentuk
reimburstment yang dapat diberikan adalah:
• Potongan harga pada pembelian berikutnya oleh customer, dengan
menggunakan Credit Note (jika nilai Invoice lebih besar) atau Debit Note
(jika saat itu nilai Retur lebih besar daripada Invoice)
• Pemberian barang, dengan menggunakan Inventory Request
Sales Order
Promosi yang sudah diatur pada Distributor Promo Master nantinya akan
digunakan pada transaksi Sales Order berdasarkan semua pengaturan yang
sudah dilakukan, baik pada Distributor Promo Master maupun Sales
Reimburstment Program. Transaksi Sales Order yang ada akan
memperhitungkan apakah transaksi yang dibuat berhak mendapatkan
potongan / bonus atau tidak.
Pembahasan program ini bisa didapatkan pada bagian Transaksi – Sales Order.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 45
DISTRIBUTOR PROMO MASTER
Bagian ini akan membahas mengenai pengaturan terhadap promosi yang
diberikan FOCUS kepada Distributor nya. Seperti yang sempat disinggung pada
bagian konsep kerja, Promosi yang diberikan FOCUS mempunyai beberapa
karakteristik, yaitu:
• Promosi dibagi menjadi Normal (diberikan saat itu juga) dan Cummulative
(diakumulasikan sampai akhir periode promosi dan diberikan setelahnya)
• Promosi yang ada memiliki jangka waktu dan hanya berlaku pada jangka
waktu yang ada. Pada tipe Cummulative, jangka waktu ini dijadikan
patokan dalam melihat transaksi yang akan diakumulasikan
• Promosi yang diberikan kepada distributor merupakan Promosi yang
mutlak, artinya tidak dapat diubah oleh Distributor, kecuali promosi yang
diberikan distributor secara swadaya (Promosi Internal)
Komponen Penting Promosi
Berikut adalah komponen penting yang ada dalam sebuah promosi
• Penanggung Promosi (Internal / External)
Menggambarkan penanggung promosi yang ada. Terdiri dari Internal
(promosi ditanggung oleh Distributor sendiri) atau External (promosi
ditanggung oleh FOCUS).
• Jenis Promosi (Type)
Merupakan jenis promo yang ada. Terdiri dari Normal (potongan langsung
diberikan pada saat SO dibuat) dan Cummulative (potongan diberikan saat
akhir periode promosi, berdasarkan pencapaian syarat promosi)
• Sequence (Prioritas Potongan)
Sequence merupakan urutan promo yang ada. Seringkali sebuah produk
dapat dikenakan lebih dari satu promo. Urutan Promo yang dikenakan
terhadap transaksi akan diatur melalui sequence.
Contoh dari penggunaan sequence:
Promo Code Sequence
A001 00001
A002 00003
B001 00001
B002 00002
Semakin kecil angka sequence nya, maka semakin promo tersebut akan
didahulukan. Jika terdapat promo yang sequence nya sama, akan dilihat
berdasarkan abjad dari kode promo yang ada. Jika pada transaksi, sebuah
produk terkena keempat promosi ini secara bersamaan, maka urutan
pengenaan nya adalah sebagai berikut
NOTE:
Jika pada transaksi terdapat lebih dari satu promo yang dikenakan pada
produk, maka promo sequence sebelumnya akan mengambil nilai
akumulasi dari pengenaan promo sebelumnya (diskon dikenakan atas nilai
transaksi yang sudah dikurangkan dengan promo sebelumnya).
Penjelasan lebih lengkap mengenai hal ini akan disajikan pada bagian
Transaksi – Sales Order.
• Base On (Dasar Pemberian Potongan)
Merupakan jenis dasar penghitungan untuk pemberian potongan yang
ada. Artinya, setelah pembelian dari customer melampaui jumlah
berdasarkan hal ini, customer akan mendapatkan potongan harga.
Terdapat 2 dasar pemberian potongan, yaitu :
• Quantity
Berdasarkan Jumlah satuan barang yang dibeli. Jumlah satuan barang
juga dapat ditentukan dalam satuan terbesar (largest quantity) seperti
DUS, atau satuan terkecil (smallest quantity) seperti PCS.
• Value
Berdasarkan Nilai transaksi yang ada, biasanya dalam Rupiah
• Less (Bentuk Potongan)
Merupakan jenis bentuk potongan harga yang akan diberikan kepada
customer jika syarat promosi yang ada tercapai.
Terdapat 3 bentuk potongan yang ada, yaitu:
• Percentage
bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk persentase
pengurangan harga
• Value
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 46
bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk nilai harga
• Quantity
bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk barang. Dapat
bebentuk produk itu sendiri maupun produk yang lain
• Range (level pemberian promo)
Merupakan level pemberian promo. Range biasanya terdiri dari beberapa
tingkat berbentuk rentang (jarak), di mana di setiap rentang yang ada,
kita dapat mengatur banyaknya potongan yang diberikan.
Contoh:
Rentang Banyaknya
Potongan
Nilai penjualan Rp.1.000.000,- s/d Rp.1.999.999,- 10%
Nilai penjualan Rp.2.000.000,- s/d Rp.4.999.999,- 15%
Nilai penjualan Rp.5.000.000,- s/d Rp.9.999.999,- 20%
• Filter (pembatasan syarat pemberian promo)
Filter merupakan daftar syarat syarat yang membatasi pemberian promo
kepada customer. Dengan memberikan filter, hanya sales order yang
mempunyai karakteristik yang tercatat dalam filter lah yang akan
menerima potongan harga. Terdapat beberapa jenis filter yang ada, yaitu:
• Customer
Hanya customer yang diatur pada filter sajalah yang akan
mendapatkan potongan harga. Customer diambil dari Customer
Master
• Customer Classification
Hanya customer yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah
yang akan mendapatkan potongan. Customer Classification diambil
dari Master Customer Classification
• Salesman
Hanya SO yang dibuat atas Salesman yang diatur pada filter sajalah
yang akan mendapatkan potongan harga. Salesman diambil dari
Salesman Master
• Salesman Classification
Hanya Salesman yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah
yang akan mendapatkan potongan. Salesman Classification diambil
dari Master Salesman Classification
• Product Master
Hanya produk yang diatur pada filter sajalah yang akan mendapatkan
potongan harga. Produk diambil dari Product Master
• Product Classification
Hanya Product yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah
yang akan mendapatkan potongan. Product Classification diambil dari
Master Product Classification
Cara Melakukan Input pada Form Header Promosi
Untuk melakukan penginputan promosi, lakukanlah langkah langkah berikut
• Pilihlah tipe promosi (A): Cummulative atau Normal
• Tentukanlah Sequence yang berlaku untuk promo tersebut (A2)
• Masukkan kode promosi yang ada (B), dan nama Promosi yang ada (C)
• Pilihlah dasar pemberian potongan / base on yang ada (D). Jika kita
memilih base on Quantity, maka terdapat opsi tambahan (A3), yaitu :
• base on Largest Qty , yaitu dasar pemberian nya akan didasarkan pada
satuan barang terbesar yang ada
• atau Smallest Qty, yaitu dasar pemberian nya akan didasarkan pada
satuan barang terkecil (unit 1)
• Pilih apakah promo yang ada mempunyai ketentuan mengenai TOP atau
tidak, dan hari TOP (E). Ketentuan ini akan memberikan batasan kepada
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 47
barang yang diberikan potongan harga. Barang yang diberikan potongan
harga hanyalah barang yang memiliki TOP yang kurang atau sama dengan
pengaturan hari TOP yang ada.
NOTE:
Namun, batasan ini juga akan meliihat filter yang ada. Jika terdapat filter
yang membatasi produk maupun customer yang mendapatkan promo,
maka produk yang memenuhi syarat TOP akan dibatasi berdasarkan filter
yang ada.
Contoh: Jika kita menambahkan filter sebagai berikut
Produk
AMH Ref 12x1000Ml
SHZ [Hana] 144x100Gr
Maka yang nantinya akan mendapatkan potongan adalah AMH saja,
karena TOP nya 15 hari, dan dimaintain pada filter. Namun, jika produk
sama sekali tidak di filter, maka tetap AMH dan FVT yang akan
mendapatkan potongan
• Pilihlah bentuk potongan yang ada (F). Potongan yang ada bisa dalam
bentuk persentase, nilai, maupun sejumlah barang.
• Selanjutnya, centang pilihan Maximum transaction (G) apabila promo
yang sedang diatur hanya berlaku untuk sejumlah transaksi pertama. Dan
isilah jumlah transaksi yang dibatasi.
Misalnya: promo hanya berlaku untuk 5 transaksi pertama, maka kita akan
mengisi pilihan With Max 5 transaction. Bila transaksi yang dilakukan
sudah melebihi Maximum transaction yang ada, maka tidak akan
dikenakan diskon.
NOTE: maximum transaction akan mempunyai aturan yang berbeda
apabila kita menggunakan tipe promosi yang berbeda.
o Jika kita menggunakan tipe “Normal”, maka akan dihitung sebagai
maksimum Sales Order.
o Jika kita menggunakan tipe “Cummulative”, maka akan dihitung
sebagai maksimum Sales Invoice.
• Jika promo yang ada memiliki kelipatan, maka centanglah pilihan
“Multiple Every”, dan isilah jumlah kelipatan yang ada (H).
Misalnya: promo berlaku untuk setiap pembelian 4 bungkus, dan berlaku
kelipatan nya. Maka kita akan mengisi pilihan Multiple Every 4.
Multiple berlaku untuk base on Value maupun Quantity.
NOTE:
Terdapat perbedaan hitungan untuk fitur Multiple ini.:
BASE ON QTY, Less : Percentage (5%)
Qty : 15 PCS Unit Price : 10.000/ PCS
Multiple No : 15 PCS x 10.000 x 5% = Rp.7.500,-
Multiple Yes (4): (15 PCS – (15%4) x 4 x 10.000 x 3% = Rp.6.000,-
BASE ON QTY, Less : Value (Rp.4.000)
Qty : 15 PCS Unit Price : 10.000 / PCS
Multiple No : 15 PCS x 4000 = Rp.60.000,-
Multiple Yes (4): (15 dus – (15%4) x 10.000 = Rp.12.000,-
BASE ON QTY, Less : Quantity (1 Pcs)
Qty : 15 PCS Unit Price : 10.000 / PCS
Multiple No : 15 PCS x 1= 15 PCS
Multiple Yes (4): (15%4) = 3 PCS
BASE ON VALUE, Less : Percentage (5%)
Qty : 160 PCS Unit Price : 10.000/ PCS
Multiple No : 160 PCS x 10.000 x 5% = Rp.80.000,-
Multiple Yes (500.000): (1.600.000%500.000) x 500.000 x 5% = Rp.75.000,-
BASE ON VALUE, Less : Value (Rp.25.000)
Qty : 160 PCS Unit Price : 10.000 / PCS
Multiple No : 160 PCS x 25.000 = Rp.4.000.000,-
Multiple Yes (500.000): (1.600.000%500.000) x 25.000 = Rp.75.000,-
BASE ON VALUE, Less : Quantity (1 Pcs)
Qty : 160 PCS Unit Price : 10.000 / PCS
Multiple No : 160 PCS x 1= 15 PCS
Multiple Yes (500.000): (1.600.000%500.000)= 3 PCS
• Masukkan tanggal berlaku promosi (I). Bagi tipe promosi Normal, tanggal
promosi dipergunakan untuk membatasi masa promosi, sedangkan untuk
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 48
tipe cummulative, tanggal promosi akan membatasi invoice yang dapat
dihitung untuk pencapaian target promosi.
Tanggal berlaku dapat diubah sesuai dengan kebutuhan. Namun, promosi
yang sudah tersimpan, tanggal mulai nya tidak boleh diedit dan tanggal
berakhirnya tidak boleh diedit lebih kecil dari hari ini (today).
• Masukkan Reimburstment ID sebagai pembebanan promosi. Hal ini hanya
berlaku apabila tipe promosi adalah Cummulative. Jenis Reimburstment
ID yang ada akan mengambil data dari Charge Master.
• Jika data sudah sesuai dengan kebutuhan, tekan tombol save untuk
menyimpan data atau tombol cancel untuk membatalkan penginputan.
Cara Melakukan Input Form Range
Setelah melakukan input terhadap bagian header promosi, hal kedua yang
perlu diinput adalah Range. Untuk menuju ke form ini, tekanlah tombol
“Range” (L) pada form Header Promo. Pada SAKTIV9, promosi yang dibuat
dapat mempunyai lebih dari satu level, dimana tiap level memiliki nilai
potongan yang berbeda beda. Range akan diinput sebagai jarak antara satu
tingkat promosi dengan tingkat di atas nya, dan juga besarnya potongan pada
setiap level yang ada.
Range mempunyai 2 fungsi, yaitu:
• Memberikan level potongan untuk sebuah promo. Untuk mengakomodir
hal ini, kita membuat beberapa level range.
• Memberikan quota maksimal untuk sebuah transaksi. Untuk
mengakomodir hal ini, kita cukup membuat satu level range saja.
Untuk melakukan pengisian pada range, tekan tombol add new.
• Isilah Base On Qty yang ada. Isilah quantity from (L1) untuk
menenentukan batas bawah qty yang ada, dan To (L2) untuk menentukan
batas atas qty yang ada.
• Tentukanlah quantity yang akan diberikan untuk level yang bersangkutan
(less quantity) di bagian L4. Quantity yang diberikan dihitung dengan
satuan terkecil (smallest quantity)
• Tekan tombol save untuk menyimpan atau tekan tombol cancel untuk
membatalkan penginputan.
• Setelah data tersimpan, kita dapat mengisi Produk yang akan diberikan
dengan menekan tombol “Less Product” (L5). Namun tombol ini hanya
akan aktif apabila “Less” yang diatur pada Header Promo adalah
Quantity. Tombol ini tidak akan aktif apabila Less yang dipilih adalah
Percentage dan Value
• Kita juga dapat melihat adanya sequence pada bagian L1. Sequence ini
akan digunakan untuk menentukan urutan level dari sequence yang
terkecil sampai yang terbesar.
NOTE:
Jika promosi yang diberikan tidak mempunyai batasan, maka range tidak
perlu diinput. Namun, jika ingin diinput, bisa menggunakan satu range yang
range nya berkisar dari 1 -999,999,999,999 (dianggap tak terbatas).
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 49
Less Product (berlaku khusus untuk Less Quantity)
dengan menekan tombol “Less Product” (L5), kita akan membuka form Less
Product berikut ini.
• Tekan tombol “Add New” untuk menambahkan produk yang diberikan.
• Masukkan produk dengan menggunakan lookup (L6), atau jika level yang
kita atur mempunyai produk yang sama dengan level sebelumnya, kita
dapat menggunakan tombol “Copy from Previous Sequence” (L8) untuk
mengcopy produk dari sequence sebelumnya.
• Jika sudah selesai, tekan save untuk menyimpan data yang ada atau
cancel untuk membatalkan penginputan.
• Kita juga dapat menon aktifkan produk yang ada dengan melakukan “un-
mark” pada status Active yang ada (L7).
NOTE:
Produk yang di nonaktifkan adalah produk yang sudah tersimpan. Pada
posisi add new, pilihan ini akan di nonaktifkan.
Menentukan Filter Promosi
Setelah kita menentukan range promosi, langkah selanjutnya adalah
menentukan Filter Promosi. Filter berguna untuk memberikan batasan
mengenai Transaksi dengan Produk, Customer, dan Salesman mana yang
berhak mendapatkan potongan.
Tekan tombol “Filter” (M) yang terdapat pada form Header Promo untuk
melakukan input filter. Tombol tersebut akan membuka form berikut ini
• Pertama, pilihlah tipe filter yang ada (M1). Kita dapat menggunakan
combo box yang akan memunculkan tipe yang ada (ditunjukkan dengan
panah). Terdapat 6 tipe filter yang ada, yaitu Customer, Customer
Classification, Salesman, Salesman Classification, Product, dan Product
Classification. List pada area M2 akan berubah sesuai dengan pilihan tipe
yang ada.
• Pilihlah item yang akan dipindahkan, lalu pindahkan menggunakan tombol
mover (M3). Item yang diproses harus berada pada area M4.
• Tekan tombol Proses untuk memproses data yang ada, atau tekan return
untuk membatalkan perubahan yang ada.
Jenis Variasi Promosi
Pada program ini, jenis promosi yang ada sangatlah beragam. Berikut adalah
jenis promosi Dasar yang dapat dimaintain pada program ini.
Promosi Jenis Normal
Base On Less Multiple Range Pengenaan Diskon
Quantity Percentage Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Tidak dibatasi
No Yes Tiap Quantity Proporsional
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity Proporsional
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 50
Tidak dibatasi
Quantity Value Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Tidak dibatasi
No Yes Tiap Quantity Proporsional
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity Proporsional
Tidak dibatasi
Quantity Quantity Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity sesuai Multiply Tidak
dibatasi
No Yes Tiap Quantity Proporsional
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity Proporsional
Tidak dibatasi
Value Percentage Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range
No Satu Kali
Value Value Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range
No Satu Kali
Value Quantity Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range
No Satu Kali
Promosi Jenis Cummulative
Base On Less Multiple Range Pengenaan Diskon
Quantity Percentage Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Tidak dibatasi
No Yes Tiap Quantity Proporsional
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity Proporsional
Tidak dibatasi
Quantity Value Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity sesuai Multiply Every
Tidak dibatasi
No Yes Tiap Quantity Proporsional
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity Proporsional
Tidak dibatasi
Quantity Quantity Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity sesuai Multiply Tidak
dibatasi
No Yes Tiap Quantity Proporsional
Dibatasi sesuai Range
No Tiap Quantity Proporsional
Tidak dibatasi
Value Percentage Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range
No Satu Kali
Value Value Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range
No Satu Kali
Value Quantity Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range
No Satu Kali
Masih terdapat banyak kombinasi yang dapat terbentuk dari setting promo
yang ada. Beberapa kombinasi yang mungkin terbentuk akan berdasarkan
variasi setting pada:
• Sequence, yang akan berpengaruh pada hirarki atau urutan pemberian
promo dan pemotongan harga yang terjadi
• Kuota, yang dibuat dengan hanya memasukkan satu buah range sesuai
dengan kuota yang diinginkan
• Replacement (hanya berlaku bagi Less quantity), merupakan fitur dimana
barang yang diberikan dapat dipilih berdasarkan ketersediaan barang yang
ada pada customer / outlet saat itu. Untuk mengatur barang replacement
dapat dilakukan pada Form “Less Product”
• Smallest and Largest quantity, dimana pilihan ini akan mempengaruhi
Base On / dasar pemberian promo secara proporsional.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 51
CUMULATIVE DISTRIBUTOR CLOSING PROCESS
Proses Closing Promo Distributor (OEB0900)
Bagian ini akan membahas mengenai proses Closing untuk Diskon yang
memiliki tipe Cummulative. Seperti yang kita ketahui sebelumnya, diskon
dengan tipe Cummulative akan mengakumulasikan nilai penjualan yang
dimiliki customer pada rentang waktu promosi yang ada.
• Masukkan promo code (A) yang dikehendaki untuk diproses. Kita juga
dapat menggunakan lookup untuk mencari promo code yang dimaksud.
• Setelah mendapatkan promo code yang dicari, tekan tombol process
untuk memulai proses penghitungan promosi.
Proses ini akan melakukan hal berikut:
• Rentang promosi akan dilihat sebagai acuan jangka waktu promo dan
penghitungan summary nilai invoice.
• Kemudian proses akan menghitung jumlah (summary) dari nilai atau
jumlah barang dari invoice yang ada dalam rentang waktu promo yang
berlaku.
• Jumlah tersebut kemudian akan dikurangkan dengan nilai / jumlah
barang yang ada di Credit Memo dan berkaitan dengan promo yang
telah dipilih.
• Nilai hasil pengurangan akan dibandingkan dengan syarat (range) yang
telah diatur pada program Master Promo Distributor. Jika memenuhi
syarat, maka pemotongan harga / barang yang diberikan akan
diperhitungkan sesuai dengan jumlah nilai invoice yang ada.
Cummulative Promo Reimbursement (OEB0910)
Setelah melakukan closing atau proses terhadap perhitungan promo
Cummulative, pada program ini kita dapat mengalokasikan potongan yang
sudah diperhitungkan menjadi Credit Note maupun Inventory Request. Credit
Note akan terbentuk jika promo nya mempunyai Less Value atau Percentage.
Sedangkan Inventory Request akan terbentuk apabila promonya
menggunakan Less Quantity.
Untuk menjalankan program Promo Reimbursement, kita melakukan langkah
berikut
• Masukkan promo code yang ingin di reimburst. Atau kita dapat mencari
promo code yang ada lewat lookup.
• Masukkan department (B) yang akan menjadi departemen transaksi Credit
Note, Debit Note, dan Inventory Request yang akan dibuat.
• Dan masukkan juga nomor referensi yang ada ingin dibuat (C). Jika
penomoran referensi dibuat secara incremental, maka secara otomatis
pilihan nomor referensi ini akan menjadi disabled (tidak aktif)
• Bagian D akan mengikuti kode promo yang ada. Bagian D merupakan
daftar customer yang mempunyai saldo reimburstment atas promo
tersebut.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 52
• Bagian E merupakan informasi yang memuat daftar invoice yang
diperhitungkan untuk dasar penghitungan promo, atas customer yang
dipilih pada bagian D. Bagian E akan berubah sesuai dengan perubahan
pada bagian D.
• Bagian F merupakan daftar barang yang didapatkan atas promo yang ada.
Jika promo bukan bersifat Less Quantity, maka bagian ini tidak akan
memiliki isi (kosong).
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 53
MONTHLY ORDER BOOKING
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 54
KONSEP KERJA
Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengaturan yang dilakukan untuk
Monthly Order Booking. Monthly Order Booking adalah angka yang
menggambarkan kuantitas barang yang dipesan untuk sebuah produk oleh
Distributor kepada FOCUS dalam sebuah periode.
Monthly Order Booking diharapkan dapat membantu para Distributor untuk
mengontrol angka pembelian ke FOCUS sehingga tidak terjadi kekurangan
barang maupun penimbunan barang akibat meleset nya perkiraan jumlah
pemesanan yang ada.
MOB yang sudah diperhitungkan, nantinya dapat dibuat menjadi Purchase
Request.
Banyaknya barang yang harus dipesan dipengaruhi banyak faktor, dan akan
dibahas pada bagian ini.
Program yang terkait dengan pengaturan Monthly Order Booking adalah
sebagai berikut
Monthly Order Booking
Program ini berguna untuk melakukan pengaturan terhadap perhitungan
Monthly Order Booking yang akan dijalankan.
Pada program ini akan terdapat parameter-parameter yang dapat
menentukan hasil akhir dari kuantitas produk yang akan dipesan.
Monthly Order Process
Setelah parameter-parameter yang dibutuhkan sudah diatur pada program
Monthly Order Booking, Proses penghitungan akan dilakukan pada program
ini. Monthly Order Process akan melakukan proses untuk menghitung angka
MOB. Setelah angka MOB di dapatkan, akan langsung di generate menjadi
Purchase Request.
Formula Monthly Order Booking
Dalam menentukan MOB, terdapat rumus atau formula berikut:
Dimana:
Keterangan
MOB Monthly Order Booking
Avg Sales Rata rata penjualan per bulan �
Akumulasi sales dalam N bulan dibagi Divider S (pembagi
untuk sales)
Buffer Stock Quantity yang dicadangkan sebagai batas aman stock
Lead Time Waktu yang dibutuhkan dari pemesanan sampai barang
tiba di gudang
Qty OH Jumlah quantity yang tersedia di gudang
Qty Outs PR Jumlah quantity Purchase Request yang belum dibuat PO
Qty Outs PO Jumlah quantity Purchase Order yang belum dibuat GR
Parameter-Parameter di atas akan ditentukan pada program Monthly Order
Booking (OEM3100)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 55
MONTHLY ORDER BOOKING (OEM2600)
Program ini digunakan untuk melakukan pengaturan terhadap parameter parameter yang
akan mempengaruhi perhitungan angka Monthly Order Booking (MOB). Tampilan
program ini adalah sebagai berikut
Langkah langkah dalam melakukan pengaturan Parameter yang akan dalam program ini
adalah:
• Monthly Order Booking dapat diatur per departemen. Pilihlah Departemen produk (A)
yang akan diproses quantity MOB nya.
• Setelah itu, kita akan menentukan gudang yang akan menampung barang yang dikirim
(B). Pilihlah gudang (warehouse) yang akan menerima barang yang dipesan melalui
proses MOB
• Langkah selanjutnya adalah menentukan Nilai-nilai komponen
yang mempengaruhi Formula MOB. Sebelum melakukan
pengaturan ini, ada baiknya kita perlihatkan rumus MOB.
Rumus MOB adalah sebagai berikut:
Dimana:
Sehingga Komponen yang harus ditentukan adalah sebagai
berikut:
Average (C)
Jika pilihan ini dicentang, maka kita akan memperhitungkan
nilai average sales. Jika tidak, maka nilai average sales tidak
akan diperhitungkan. Terdapat beberapa parameter yang
harus juga diisi jika pilihan average ini dicentang, yaitu:
• Range Actual Sales Parameter (C), untuk menentukan
jumlah bulan terakhir yang akan diperhitungkan rata
rata penjualan nya (kita menentukan N untuk
“Akumulasi Sales N bulan”). disini juga terdapat
pilihan “By Weeks” atau “By Months” (D)untuk
menandakan penjualan.
Contoh: jika diisi dengan “3” dan “By Weeks”, maka
penjualan yang akan dirata-rata adalah 3 minggu
terakhir.
Jika diisi dengan “4” dan “By Months”, maka
penjualan yang akan dirata rata adalah 4 bulan
terakhir”.
• Pilhan modul AR dan OE (E), untuk menentukan
apakah akan memperhitungkan invoice dari modul
AR, OE, atau kedua modul tersebut.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 56
• Divider Parameter (F), untuk menentukan pembagi average sales. Seperti
rumus yang telah ada.
Buffer (G)
Jika pilihan ini dicentang, maka kita akan memperhitungkan rumus buffer stock dalam
mencari quantity MOB yang ada. Dalam perhitungan buffer pun terdapat beberapa
parameter (pada area H), yaitu:
• Divider Parameter, untuk menentukan Divider B seperti yang terdapat pada
rumus buffer stock
• Lead Time Parameter, untuk menentukan Lead Time seperti yang terdapat
pada rumus buffer stock
Quantity On Hand (I)
Jika pilihan ini dicentang, maka formula akan memperhitungkan Quantity On Hand
yang dimiliki
Request and Order Outstanding (J)
Pada area ini, terdapat dua parameter yang dapat dicentang untuk Request dan Order
Outstanding. Kedua parameter ini mempengaruhi formula MOB.
• Request Outstanding melambangkan jumlah quantity Purchase Request yang
masih belum dibuatkan Purchase Order (Qty Outs PR). Dalam pilihan ini kita
juga dapat memperhitungkan transaksi yang masih “Draft” , “Approved” ,
maupun keduanya.
• Order Outstanding melambangkan jumlah quantity Purchase Order yang
masih belum dibuatkan Goods Receipt (Qty Outs PO). Dalam pilihan ini kita
juga dapat memperhitungkan transaksi yang masih “Draft” , “Approved” ,
maupun keduanya.
Suggestion Option (K)
Pada area ini kita akan memilih unit / satuan hasil
perhitungan MOB yang ada. Terdapat beberapa pilihan untuk
unit tersebut, yaitu:
• Smallest Unit, dimana unit dikonversikan menjadi
unit yang terkecil,
• Purchase Unit, dimana unit dikonversikan menjadi
Purchase unit (yang sudah terlebih dahulu diatur
pada product master)
• Largest Unit, dimana unit dikonversikan menjadi unit
tersebesar yang dimiliki produk tersebut.
Rounded Option (L)
Pada bagian ini kita mengatur pembulatan desimal untuk hasil
perhitungan MOB. Terdapat dua pilihan pembulatan, yaitu
• Rounded Up
Jika dipilih, maka hasil perhitungan yang memiliki
desimal akan dibulatkan keatas, tanpa melihat
besarnya desimal. Misalnya : jika hasil MOB = 31.2
dus, maka akan dibulatkan menjadi 32 dus.
• Rounded Down
Jika dipilih, maka hasil perhitungan yang memiliki
desimal akan dibulatkan kebawah, tanpa melihat
besarnya desimal. Misalnya : jika hasil MOB = 31.8
dus, maka akan dibulatkan menjadi 31 dus.
Suppress Zero (M)
Jika pilihan ini dicentang, maka semua perhitungan MOB yang
bernilai nol, tidak akan timbul.
Quantity on Hand
Pada bagian ini, kita menentukan gudang mana saja yang akan
dihitung sebagai quantity on hand untuk memilih gudang,
pindahkan daftar gudang dari area N ke area P dengan
menggunakan tombol navigasi (O)
Setelah selesai mengisi semua parameter yang ada, tekanlah
tombol “Save” untuk menyimpan settingan yang ada.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 57
MONTHLY ORDER PROCESS (OEB0800)
Setelah parameter untuk perhitungan quantity MOB sudah ditetapkan pada
program Monthly Order Booking, proses penghitungan MOB akan dilakukan
pada program ini.
Pada program ini terdapat dua buah bagian yang dilambangkan dengan TAB,
yaitu :
• bagian untuk melakukan proses penghitungan MOB (Monthly Order
Process) pada bagian A dan
• bagian untuk melakukan proses pembuatan Purchase Request
berdasarkan hasil proses MOB yang telah dilakukan (Process to Purchase
Request) pada bagian B
Proses Penghitungan MOB
Berikut adalah langkah langkah yang dilakukan untuk menjalankan proses
penghitungan MOB
• Perhatikan Cut Off date yang ada (1). Cut off date ini akan sama dengan
tanggal per hari (today) dimana user melakukan process. Semua
parameter yang membutuhkan tanggal akan dihitung dari tanggal ini.
Contohnya untuk penghitungan rata-rata penjualan (Avg Sales). Jika diatur
sebanyak 3 bulan, maka akan dihitung rata-rata penjualan 3 bulan
kebelakang dari cut off date.
• Tentukan departemen yang akan diproses MOB nya (2). Departemen yang
akan diproses akan mengikuti departemen yang telah diatur pada
program Monthly Order Booking.
• Pada area 3, terdapat pengaturan tambahan untuk menentukan rata-rata
yang ada. Berikut ditampilkan lagi rumus Average Sales untuk MOB.
Pada program ini, terdapat dua pilihan Rata-rata yang dapat dipilih untuk
menggantikan nilai Akumulasi Sales (N Bulan), yaitu:
• By Average Sales. Dengan memilih opsi ini, Akumulasi Sales benar
benar akan dihitung berdasarkan Nilai Penjualan yang terjadi.
• By Purchase Target. Dengan memilih opsi ini, Akumulasi Sales
akan dihitung berdasarkan Target Pembelian Distributor kepada
FOCUS pada satu periode. Jika kita memilih opsi Purchase Target,
kita harus memilih periode (4) yang akan dijadikan nilai Akumulasi
Sales.
NOTE: jika kita memilih opsi Purchase Target, maka disarankan
agar memilih satu periode ke depan dari periode tanggal proses.
Contoh: jika kita akan melakukan proses terhadap periode 2011-
10, maka disarankan untuk memilih periode 2011-11.
Setelah semua parameter selesai dimasukkan, tekan tombol “Process” (5)
untuk memulai proses penghitungan MOB.
Ketika proses MOB sudah selesai, data hasil proses dapat dipakai untuk
membuat Purchase Request secara otomatis. Cara pembuatan Purchase
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 58
Request dengan menggunakan data hasil perhitungan MOB akan dibahas
dibawah ini.
Proses Pembuatan Purchase Request dari hasil MOB
Setelah proses perhitungan selesai, kita dapat membuat Purchase Request
secara otomatis. Untuk melakukan proses tersebut, kita akan berpindah ke
tab Process to Purchase Request (Tab B). Berikut adalah langkah untuk
melakukan pembuatan PR.
• Pilihlah departemen yang akan menjadi departemen Purchase Request
(6). Departemen ini juga merupakan departemen yang dipilih pada
program Monthly Order Booking.
• MOB Process date akan menggambarkan tanggal proses MOB terakhir,
dan tidak perlu diisi. Selain itu, kita perlu mengisi tanggal Purchase
Request yang ada (7)
• Kemudian pada list yang ada akan ditampilkan data product yang telah
diketahui quantity MOB nya. Data yang ditampilkan akan sesuai dengan
departemen yang dipilih, dan data yang ditampilkan tidak bisa dihapus,
melainkan hanya dapat diedit pada beberapa kolom saja. List yang ada
akan menampilkan data berikut
• Genuine Code dari produk yang ada
• Qty Suggestion, merupakan quantity yang dihasilkan dari proses MOB.
Qty Suggestion tidak dapat diubah.
• Qty Approved (8), merupakan quantity yang akan disetujui untuk
diproses menjadi Purchase Request. Pada standard nya, quantity
suggestion akan disamakan dengan quantity approved. Namun kita
dapat mengubah Qty Approved menjadi quantity yang sesuai dengan
kebutuhan kita.
• Unit, menggambarkan satuan unit dari produk. 1 berarti unit1
(smallest/ unit qty terkecil), 2 berarti unit2 , dan 3 berarti unit3
(largest/ unit qty terbesar).
• Req date (9), merupakan tanggal dibutuhkan nya barang tersebut. Kita
dapat memasukkan tanggal kebutuhan yang berbeda antara satu
produk dengan produk lainnya. Informasi ini nantinya akan tertulis di
Purchase Request
• Wh ID (10), merupakan kode gudang yang digunakan untuk
melakukan penerimaan barang. Informasi ini nantinya akan tertulis di
Purchase Request.
6
7
8
9
10
11
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 59
DISTRIBUTOR TRANSACTION WORKFLOW
• PROSEDUR PEMBELIAN
• PROSEDUR PENJUALAN
• PROSEDUR RETUR PENJUALAN
• PROSEDUR PERGERAKAN BARANG
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 60
KONSEP KERJA
Setelah sebelumnya kita membahas pengaturan terhadap data data Master
yang ada, pada bagian ini kita akan membahas Workflow atau alur kerja untuk
transaksi yang akan dilakukan sehari hari oleh Distributor.
Berikut adalah Alur Kerja Transaksi tersebut
Prosedur Penjualan Distributor Pada Customer
Prosedur Penjualan mempunyai beberapa program terkait, yaitu:
• Sales Contract (OET0100)
Merupakan transaksi untuk mencatat kontrak penjualan antara customer
dengan distributor. Transaksi ini bersifat Opsional. Jika tidak ada
kontrak,maka penjualan dapat langsung dibuat dari Sales Order
• Sales Order (OET0200)
Merupakan transaksi untuk mencatat Order penjualan dari Customer.
Pengenaan promosi dengan type normal akan dikenakan di sini.
• Generate DO-SI (OEBM0230)
Program ini digunakan untuk membuat Delivery Order dan Invoice secara
otomatis.
• AR Tax Process (ARB0101)
Program ini berguna untuk memberikan nomor Pajak kepada para Invoice.
• Print Tax Process (ARR5600)
Invoice yang sudah mempunyai nomor pajak dapat di print dengan
menggunakan program ini.
• Tax Report (SSR0200)
Program untuk mengirim data-data faktur pajak ke dalam format CSV agar
bisa diupload ke e-SPT
Prosedur Retur Penjualan dari Customer
• Delivery Return (OET1000)
Merupakan transaksi untuk mencatat retur yang melibatkan
pengembalian barang.
• Credit Memo (OET1100)
Merupakan transaksi untuk mencatat pengurangan Piutang Dagang
Prosedur Reimburstment Cummulative Produk dan Transfer Barang
• Daily Usage(ICT1200)
Adalah transaksi yang dibuat untuk mengeluarkan barang yang
berhubungan dengan transaksi Reimburstment Promosi Cummulative
dengan Less Product
• Transfer Product Without Request (ICT4100)
Merupakan transaksi untuk mencatat pergerakan /pemindahan lokasi
barang. Transaksi ini akan langsung mencatat pemasukan dan
pengeluaran barang akibat adanya pemindahan barang.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 61
Prosedur Penitipan Barang & Stock Taking
• Inventory IN (ICT1900) dan Inventory OUT (ICT1800)
Merupakan transaksi yang dibuat untuk mencatat pemasukan dan
pengeluaran barang yang terjadi selain karena penjualan, pembelian,
maupun barang yang bergerak. Contoh dari penggunaan program ini
adalah Skenario penitipan barang yang dilakukan oleh Customer.
• Enter Stock Take (ICT0200)
Transaksi ini digunakan secara berkala untuk mencatat Stock Taking yang
dilakukan untuk menyamakan pencatatan dengan jumlah persediaan
aktual yang ada di gudang.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 62
PROSEDUR PEMBELIAN
PURCHASE REQUEST
PURCHASE ORDER
GOODS RECEIPT
PURCHASE INVOICE
CASH PAYMENT
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 63
PURCHASE REQUEST (PJT0100)
Dalam prosedur pembelian, Purchase Request merupakan transaksi pertama
yang dibuat untuk melakukan pemesanan barang dari distributor kepada
FOCUS. Purchase Request yang telah dibuat akan secara otomatis dikirimkan
ke FOCUS oleh sistem, menjadi dasar pembuatan dokumen penjualan oleh
FOCUS.
Purchase Request dapat dibentuk dengan menggunakan dua cara, yaitu :
• Auto Generate dari program Monthly Order Booking (OEB0800). Dengan
menggunakan program ini, produk yang akan dibeli akan otomatis
dihitung oleh sistem, dan kita dapat membuat Purchase Request langsung
dari hasil perhitungan Monthly Order Booking.
• Dibuat secara manual menggunakan program Purchase Request
(PJT0100). Biasanya penggunaan manual ini dilakukan apabila ada barang
yang kurang atau belum sempat dibuat Purchase Request nya lewat
program MOB.
Cara menginput Header Purchase Request
Untuk membuat Purchase Request, kita akan melakukan langkah langkah
berikut ini :
• Masukkan departemen yang ada (B1).
• Tentukan tanggal transaksi yang ada pada Reference Date (B2)
• Masukkan keterangan mengenai transaksi Purchase Request yang ada
(B3).
• Untuk “Request Master Code” dan “Default Allocation Code” tidak perlu
kita isi. Yang kita perlu isi adalah Default Warehouse ID (B4), yaitu gudang
yang nantinya akan menerima barang yang kita sedang pesan.
• Setelah kita selesai melakukan input pada header Purchase Request, kita
tekan tombol SAVE untuk melakukan penyimpanan data, atau kita tekan
CANCEL untuk membatalakan penginputan.
Cara menginput Detail Purchase Request
Setelah selesai menyimpan transaksi header, kita akan masuk ke form Detail.
Dalam form detail ini, kita akan menginput barang yang akan dipesan.
• Pertama tama kita akan melakukan input pada tabbing
Product/Expenditure. Kita dapat melihat informasi mengenai
department, Nomor referensi dan tanggal referensi pada bagian B5.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 64
• Pilih product type dengan 0 - Product, dan cari dan pilih Product yang akan
dipesan (B6)
• Kosongkan Allocation Code yang ada. Warehouse ID akan otomatis
disamakan dari Default Warehouse ID yang diinput di header transaksi.
• Pada bagian B8, kita dapat melihat informasi recommended supplier yang
berisi harga dan tanggal pembelian terakhir barang tersebut. Informasi ini
akan selalu mengikuti data pembelian terakhir yang ada.
• Setelah mengisi informasi yang ada, kita dapat melanjutkan input pada
tabbing berikutnya, yaitu tabbing quantity. Pada tabbing ini, kita akan
melakukan input terhadap jumlah produk yang akan dipesan.
• Pilihlah unit barang yang akan dipesan, dengan memilih Request unit (C1).
• Masukkan quantity yang akan dipesan pada bagian C2.
NOTE: quantity yang dimasukkan adalah jumlah dalam request unit. Contoh :
jika request unit nya Dus, dan qty nya 10, maka yang dipesan adalah 10 Dus.
• Masukkan requirement date / tanggal kebutuhan barang pada bagian C3.
• Masukkan catatan mengenai produk yang dipesan (bila ada) pada bagian
C4.
• Setelah input data selesai, tekan tombol SAVE dan kita dapat
memasukkan data produk selanjutnya. Apabila penginputan sudah selesai
dan disimpan, kita dapat menekan tombol cancel, untuk melakukan
refresh pada list yang produk yang ada.
• Klik tombol return untuk kembali ke header. Pada form header, kita ubah
status draft menjadi approved.
NOTE: Purchase Request yang dikirimkan ke FOCUS adalah Purchase Request
yang memiliki status “Approved”. Pastikan anda mengubah status dengan
benar, dan hindarilah kesalahan approval demi kelancaran transaksi yang
ada.
Mengirim Data Purchase Request ke Principal (Focus)
Setelah menginput detail Purchase Request maka langkah selanjutnya adalah
membuat status transaksi menjadi Approved dengan cara mengangkat
centangan draft pada header Purchase Request.
Pada saat tersebut maka system akan secara otomatis mengirim data ke
Pemesanan Barang yang telah terinput di dalam Purchase Request ke
principal, yaitu FOCUS.
Pada saat mengirim data, akan muncul message seperti dibawah ini:
Mencetak Transaksi Purchase Request
Untuk mencetak transaksi Purchase Request yang ada, kita dapat
menggunakan program PJT0110 (Print Multi Purchase Request). Pilihlah
nomor Purchase Request yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 65
Sistem akan mencetak nomor-nomor Purchase Request yang sesuai dengan
pengaturan yang diatur pada program tersebut.
REQUEST CANCEL PR (PJT4000)
Jika Purchase Request yang telah dibuat serta telah terkirim ke principal ingin
dibatalkan, maka distributor bisa menggunakan program Request Cancel PR.
Program ini bertujuan untuk merubah status Purchase Request dari status
sebelumnya, yaitu APPROVED menjadi CANCELLED.
Program ini menampilkan Menampilkan list Purchase Request yang belum ada
transaksi Purchase Order terhadap Purchase Request tersebut.
Informasi yang di tampilkan di list yaitu :
• Department : Department transaksi Purchase Request
• Date : Tanggal transaksi Purchase Request
• Contract Order : Nomor transaksi Sales Contract yang berasal dari
generate PR (data Sales Contract Focus)
• CO Date : Tanggal transaksi Sales Contract Focus
• CO Dept : Departemen transaksi Sales Contract ,
• CO Coid : Kode company di Focus,yaitu FDI atau FDN
PR yang bisa di cancel syaratnya yaitu Contact Order yang hasil generate PR
tersebut belum ada transaksi lanjutan (belum ada Sales Order terhadapnya).
Pilih Nomor transaksi PR yang mau di cancel, setelah itu klik process.
Jika proses berhasil , maka transaksi PR yang telah dibuat distributor akan
berubah statusnya dari APPROVED menjadi CANCELLED.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 66
Jika Contract Order dari hasil generate Purchase Request Distributor sudah
ada transaksi lanjutan, maka proses gagal (status PR tetap menjadi
APPROVED), dan muncul message “This contract order already has next
transaction”.
PURCHASE ORDER (PJT0400)
Purchase Order merupakan konfirmasi order dari Purchase Request yang telah
dikirimkan kepada FOCUS.
Setelah Purchase Request terkirim ke FOCUS, FOCUS akan memproses
dokumen penjualan terhadap distributor. Setelah dokumen selesai diproses,
maka Sales Invoice akan dikirimkan kepada distributor. Secara sistem,
Purchase Order akan terbentuk secara otomatis, berdasarkan Sales Invoice
yang dimiliki oleh distributor.
NOTE: Sales Invoice yang dibuat oleh FOCUS untuk distributor merupakan
acuan bagi pembuatan dokumen pembelian selanjutnya (Purchase Order,
Goods Receipt, dan Purchase Invoice)
Purchase Order yang terbentuk akan memiliki karakteristik berikut :
• Langsung memiliki status Approved, dan langsung dapat digunakan untuk
membentuk transaksi lanjutan nya
• Isi dari Purchase Order akan mempunyai informasi yang sama dengan
Sales Invoice milik FOCUS, dalam hal produk, harga, diskon, maupun
jumlah.
• Jumlah per Item Purchase Order yang ada bisa jadi akan berbeda dari yang
ada pada Purchase Request. Hal ini sangat dipengaruhi oleh kemampuan
FOCUS dalam memenuhi permintaan dari Distributor.
Mencetak Transaksi Purchase Order
Untuk mencetak transaksi Purchase Order yang ada, kita dapat menggunakan
program PJT0410 (Print Multi Purchase Order). Pilihlah nomor Purchase Order
yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki.
GOODS RECEIPT (PJT0700)
Goods Receipt merupakan transaksi lanjutan dari Purchase Order. Transaksi
ini merupakan transaksi yang menggambarkan penerimaan barang atas
pembelian yang dilakukan oleh Distributor. Berbeda dengan Purchase Order,
transaksi Goods Receipt harus diinput dan tidak dibuat secara otomatis oleh
sistem.
Cara Menginput Header Goods Receipt
Untuk
melakukan pembuatan transaksi ini, dibutuhkan langkah langkah berikut.
• Pilih departement yang ada pada bagian E1.
• Pastikan bahwa transaction type yang ada (E2) merupkaan Local Goods
Receipt (420-010).
NOTE: Jika kita salah memilih transaction type yang ada menjadi Import
Goods Receipt (420-020), maka transaksi tidak akan dapat dilanjutkan
karena nomor Purchase Order tidak akan dapat ditemukan.
• Masukkan tanggal terjadinya transaksi pada Reference Date (E3)
• Kemudian pilih supplier yang mengirimkan barang pada bagian E4.
• Masukkan nomor invoice dari FOCUS pada Document No. (E5) dan tanggal
nya pada document date.
• Kemudian tulislah keterangan yang ada untuk penerimaan barang
tersebut (E6).
• Jika semua informasi sudah sesuai, klik tombol SAVE untuk melakukan
penyimpanan data, atau tekan CANCEL untuk membatalkan penginputan.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 67
• Setelah kita menyimpan data, akan terbuka form detail berikut ini. Jika
form ini tidak terbuka secara otomatis, tekanlah tombol DETAIL pada form
Header.
Cara Menginput Detail Goods Receipt
• Pada awalnya, bagian E8 form detail akan kosong. Kita akan
menambahkan barang yang diterima dengan terlebih dahulu mencari
Purchase Order yang akan diterima. Tekan tombol ORDER (E7) untuk
mencari Purchase Order tersebut.
• Setelah menekan tombol Order, maka akan terbuka form untuk pencarian
Purchase Order.
• Masukkan atau carilah nomor Purchase Order yang akan dilakukan
penerimaan nya pada bagian E9. Saat nomor Purchase Order ditemukan,
maka produk yang ada akan otomatis tampil pada bagian E10.
• Untuk memilih barang mana saja yang akan diterima, kita dapat memilih
dengan mencentang flag yang ada (dilingkari).
NOTE: Secara default, semua produk sudah otomatis tercentang, dan
untuk keadaan normal, seharusnya semua barang akan diterima sesuai
dengan PO. Jadi kita tidak perlu mengubang centangan yang ada
• Tekan tombol PROCESS untuk menambahkan produk yang ada. Setelah
proses selesai dilakukan, barang yang ada akan menghilang dari list,
menandakan bahwa semua barang sudah dimasukkan ke dalam detil
Goods Receipt yang ada.
• Tekan tombol RETURN, dan kita akan kembali ke form Detail Goods
Receipt, dan mendapati produk sudah ada pada list yang ada, seperti
digambarkan pada bagian E8.
• Jika semua produk sudah sesuai, tekanlah tombol Return agar kita dapat
kembali ke form Header. Pada form Header, ubahlah status transaksi yang
ada, dari Draft menjadi Approved.
• Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol
ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol
EXIT.
• Transaksi Goods Receipt merupakan transaksi yang perlu melalui proses
closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan
mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System
Supervisor (SS).
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 68
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Goods Receipt yang dibuat benar benar
melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita
tidak dapat meneruskan transaksi yang ada.
Mencetak Transaksi Goods Receipt
Untuk mencetak transaksi Goods Receipt yang ada, kita dapat menggunakan
program PJT0710 (Print Multi Goods Receipt). Pilihlah nomor Goods Receipt
yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. Sistem akan mencetak
nomor-nomor Goods Receipt yang sesuai dengan pengaturan yang diatur
pada program tersebut.
PURCHASE INVOICE(PJT0800)
Purchase Invoice merupakan transaksi lanjutan dari Goods Receipt. Transaksi
ini merupakan transaksi yang menggambarkan pencatatann Hutang
distributor atas pembelian terhadap pihak FOCUS. Purchase Invoice juga akan
dijadikan dasar pelaporan pembelian distributor terhadap pihak FOCUS.
Cara Menginput Header Purchase Invoice
F1
F2
F3
F4
F5
F6
F7
F8
Untuk melakukan penginputan terhadap Purchase Invoice, kita akan
melakukan langkah berikut ini.
• Masukkan departement yang ada (F1)
• Masukkan tanggal transaksi yang ada (F2)
• Kita tidak diperkenankan untuk mengisi Confirmation Orders No, karena
transaksi yang kita buat selalu transaksi lokal. Confirmation Order hanya
diperuntukkan untuk transaksi import.
• Isilah Supplier yang ada (F4)
• Masukkan Supplier Ref No (F5) dengan nomor Invoice dari FOCUS, beserta
dengan tanggal nya.
• Masukkan Currency/mata uang (F6), Term/Syarat pembayaran (F7), serta
Tax/kode pajak (F8) yang akan digunakan. Semua ini akan otomatis
muncul ketika kita memilih Supplier yang ada. Due Date, Discount Date
dan Return Date juga sudah otomatis diperhitungkan sesuai dengan
pilihan Term yang ada.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 69
• Jika semua data sudah sesuai dengan kebutuhan kita, maka tekanlah
tombol SAVE untuk melakukan penyimpanan data. Atau tekan tombol
cancel untuk membatalkan penginputan data.
• Setelah data tersimpan, sistem otomatis akan membuka form detail
Purchase Invoice.
Cara Menginput Detail Purchase Invoice
F9
F10
• List yang ada pada form detil (F9). pertama kali akan kosong. Isi yang ada
pada list akan bergantung pada nomor Purchase Order yang dipilih untuk
dibuatkan Invoice. Untuk memilih Purchase Order, tekanlah tombol
ORDER (F10).
• Tombol Order akan membawa kita pada form untuk pencarian Purchase
Order di bawah ini. Perlu diperhatikan bahwa terdapat beberapa syarat
untuk hal ini, yaitu:
• Purchase Order yang ada harus dalam keadaan Approved
• Goods Receipt atas Order yang ada harus dalam keadaan Closed, dan
belum pernah dibuatkan Purchase Invoice yang aktif. (hal ini tidak
berlaku apabila Purchase Invoice atas Goods Receipt yang ada telah
dihapus (di remove).
• Masukkan nomor Order yang akan dibuatkan invoice nya dengan
menggunakan lookup yang ada (F11)
• Jika sesuai dengan persyaratan yang ada, item yang ada pada Purchase
Order tersebut akan ditampilkan pada list secara otomatis (F12). Kita
seharusnya tidak perlu lagi memilah produk untuk diproses, karena secara
otomatis semua barang akan dipilih dan siap untuk diproses menjadi
Invoice.
• Tekanlah tombol PROCESS (F13) untuk melakukan proses terhadap
Purchase Order yang ada. Jika proses berhasil, maka list akan kosong.
• Klik tombol Return untuk kembali ke form Detail. Item barang yang dipilih
akan berpindah ke form Detail pada bagian F9.
• Periksalah harga maupun kuantitas yang ada. Jika sudah sesuai, klik
tombol RETURN untuk kembali ke form Header. Pada form Header,
ubahlah status transaksi yang ada, dari Draft menjadi Approved.
• Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol
ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol
EXIT.
• Transaksi Purchase Invoice merupakan transaksi yang perlu melalui proses
closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan
mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System
Supervisor (SS).
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Purchase Invoice yang dibuat benar
benar melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing,
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 70
kita tidak dapat membukukan pembelian yang ada, atau tidak dapat
meneruskan transaksi jika suatu saat dibutuhkan retur.
Cara menginput Informasi Pajak Pembelian
Aplikasi SAKTIV9 menyediakan fitur untuk melakukan pencatatan informasi
Faktur Pajak Pembelian. Kita dapat menginputnya dengan menggunakan
tombol TAX pada form Purchase Invoice.
Untuk memunculkan tombol Tax tersebut, klik lah beberapa kali tombol
(F14), sampai tombol tax muncul (F15). Tekanlah tombol Tax untuk melakukan
penginputan informasi Pajak. Kemudian akan timbul form berikut
Kita dapat melihar informasi faktur pajak yang ada pada bagian F16. Awalnya,
bagian ini akan kosong, sampai ada informasi pajak yang telah dibuat dan
disimpan.
Klik tombol ADD NEW (F17) untuk menginput informasi pajak.
Untuk membuat informasi pajak, lakukan langkah berikut
• Beri centangan pada pilihan credited (G1) untuk menentukan bahwa pajak
yang diinput akan dikreditkan terhadap pajak penjualan
• Pilihlah type Local (G2) karena transaksi yang ada selalu Local
• Isilah tax period yang ada (G3) dan tanggal faktur pajak (G4)
• Supplier Tax Name akan otomatis diinput sesuai dengan nama Supplier
yang ada pada Purchase Invoice. Hal yang sama juga berlaku untuk nomor
NPWP dan PKP (G5)
• Isilah Nomor Faktur Pajak yang sesuai dengan dokumen yang ada (G6)
• Isilah jumlah pajak yang akan dibayar pada Tax Amount (G7). Jumlah pajak
akan otomatis dikeluarkan sesuai Purchase Invoice yang ada.
• Jika terdapat faktur pajak pengganti, masukkan nomor nya pada bagian
G8.
• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan CANCEL untuk
membatalkan penginputan. Hasil penyimpanan akan ditampilkan pada list
seperti digambarkan pada bagian F16.
Mencetak Transaksi Purchase Invoice
Untuk mencetak transaksi Purchase Invoice yang ada, kita dapat
menggunakan program PJT0810 (Print Multi Purchase Invoice). Pilihlah nomor
Purchase Invoice yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. Sistem
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 71
akan mencetak nomor-nomor Purchase Invoice yang sesuai dengan
pengaturan yang diatur pada program tersebut.
RETURN TO VENDOR (PJT2000)
Transaksi Return to Vendor merupakan transaksi yang diperuntukan untuk
mengembalikan barang yang dibeli kepada FOCUS. Walaupun sudah
disediakan diskon Bad Stock, namun jika benar benar terdapat pengembalian
barang secara fisik oleh Distributor kepada FOCUS, maka kita dapat
menggunakan Return to Vendor.
Retur pada sistem SAKTI v9 terdiri dari 2 tahap, yaitu pengembalian barang ke
FOCUS (sisi barang), dan pemotongan hutang pembelian terhadap FOCUS (sisi
hutang/uang).
Untuk melakukan pengembalian barang terhadap FOCUS, kita dapat
melakukan langkah langkah berikut ini.
Cara Melakukan Input Header Return to Vendor
• Tekan tombol Add New untuk menambahkan data retur yang baru.
• Masukkan tanggal Retur (T2) sesuai dengan tanggal terjadinya retur
• Masukkan atau carilah Supplier (T3) yang akan dikembalikan barangnya.
Dalam hal ini, hanya ada 1 supplier yaitu FDI atau FDN. Isilah juga
Document number dan Document Date sesuai dengan nomor invoice dari
FOCUS.
• Pilihlah Invoice Status yang ada. Terdapat 3 pilihan yaitu:
• Invoiced
Hal ini berarti retur yang dilakukan masih mengingat dokumen
penerimaan barang terdahulu dari barang yang akan dikembalikan,
dan dokumen penerimaan barang sudah memiliki invoice. Jika kita
memilih ini, berarti kita wajib membuat transaksi Purchase Return
(akan diterangkan setelah ini)
• Un-Invoiced
Hal ini berarti retur yang dilakukan masih mengingat dokumen
penerimaan barang terdahulu dari barang yang akan dikembalikan,
namun dokumen penerimaan barang belum memiliki Invoice. (tipe ini
seharusnya tidak digunakan nantinya, karena semua dokumen FOCUS
seharusnya sudah memiliki Invoice pembelian)
• Un-Applied
Hal ini berarti retur yang dilakukan sudah tidak mengingat dokumen
penerimaan barang terdahulu dari barang yang akan dikembalikan,
dan dokumen penerimaan barang sudah memiliki Invoice. (tipe ini
seharusnya tidak digunakan nantinya, karena semua dokumen FOCUS
seharusnya sudah memiliki Invoice pembelian)
• Setelah itu, masukkan deskripsi untuk pengembalian barang yang ada.
• Kemudian, tekan tombol SAVE untuk menyimpan transaksi Header retur.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 72
PROSEDUR PENJUALAN
Auto Generate
OEBM0200
OET0100
Sales Contract
OET0200
Sales Order
OET0450
Delivery Order
OET0800
Sales Invoice
ARB0101
AR Tax Process
ARR5600
Print Tax
S1 S2
S3
S4
S5
ART0700
Cash Receipt
S6
SSR0200
Tax Report
SALES CONTRACT
SALES ORDER
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 73
GENERATE DO-INVOICE
AR TAX PROCESS
PRINT TAX
TAX REPORT
CASH RECEIPT
SEND REPORT via SMTP MAIL
SALES CONTRACT
Pada bagian ini kita akan membahas mengenai cara penginputan untuk Sales
Contract. Sales Contract merupakan form yang digunakan untuk menginput
Kontrak Penjualan yang disepakati antara Distributor dengan Customer.
Cara menginput Header Kontrak
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 74
Berikut cara penginputan Sales Contract
• Tekan tombol “Add New” untuk memulai penginputan
• Isilah departemen pembuat transaksi (A1). Untuk Distributor, hanya ada
satu departemen
• Transaction Type (A2) akan diatur oleh System dan tidak bisa diubah
• Reference Number atau Nomor Urut transaksi (A3) akan diatur oleh
system dan tidak dapat diubah. Jangan lupa masukkan Tanggal kontrak
pada Reference Date
• Langkah berikutnya adalah memasukkan nomor dokumen (A4). Nomor
dokumen adalah nomor transaksi pendukung, sehingga nomor dokumen
boleh tidak diisi (opsional) jika tidak terdapat nomor transaksi pendukung.
• Isilah atau cari kode customer yang dibuatkan kontraknya (A5) dengan
menggunakan Lookup. Customer yang ada harus terlebih dahulu di
maintain di Customer Master (SSM7100)
• Masukkan kode Salesman yang terkait dengan kontrak tersebut (A6) atau
dicari dengan menggunakan Lookup. Salesman yang ada harus terlebih
dahulu di maintain di Salesman Master (SSM7800)
• Masukkan Currency / Mata uang untuk kontrak yang ada (A7). Hanya ada
satu mata uang yang di set untuk Distributor yaitu IDR (Rupiah)
• Langkah berikutnya adalah mengisi keterangan yang ada pada Area
Periode (A8). Yang harus diisi adalah:
• Period Type. Merupakan Metode untuk menentukan target / kuota
pembuatan Sales Order atas dasar Kontrak yang ada. Pilihan yang ada
adalah:
Type Target Pembelian bagi Customer
Yearly target jumlah Order akan di set per tahun
Monthly target jumlah Order akan di set per bulan
Quarterly target jumlah Order akan di set per tiga bulanan
• Interval Per Periode. Menandakan dalam berapa bulan sekali kontrak
akan ditetapkan target nya
• Frequency . Menandakan frekuensi terjadinya kontrak.
• Start date. Menandakan mulainya kontrak.
• End date. Menandakan berakhirnya kontrak. Namun field ini tidak
perlu diisi karena sudah dihitung oleh sistem
Contoh : Bila tipe nya Monthly, dengan interval 2 dan frequency 3,
serta kontrak dimulai pada tanggal 24/11/2010, maka akan dibuat
detil promo dengan konfigurasi berikut:
Sequence Kontrak Start Period End Period
00100 24/11/2010 23/01/2011
00200 24/01/2011 23/03/2011
• Berikutnya yang perlu diisi adalah Area Product untuk Contract (A9).
Bagian ini akan mengatur item yang dapat dijadikan kontrak. Terdapat
beberapa hal yang harus diisi, yaitu:
• Detail by. Merupakan jenis produk yang nantinya dapat dibuatkan
kontrak. Terdapat dua pilihan, yaitu:
• Category. Jika ini dipilih maka di detil kontrak kita hanya akan
memilih Kategori Produk.
• Produk. Jika ini dipilih maka di detil kontrak kita akan memilih
Produk.
• Category Level. Hal ini berguna hanya untuk Detail by Category. Hal ini
akan mempengaruhi level category yang dapat dipilih. Jika dipilih 2,
maka Category yang dapat dipilih pada detil kontrak adalah Category
yang terletak pada level 2.
• Terdapat juga pilihan “Eligible for promotion”. Jika dicentang, maka
produk yang disebutkan pada kontrak dapat dikenakan promo..
• Jika terdapat keterangan mengenai Kontrak yang ada,Isilah Description
yang ada pada area A10.
• Setelah semua informasi terisi, tekan tombol “Save” untuk menyimpan
data atau tekan “Cancel” untuk membatalkan pengisian.
Cara menginput Detil Kontrak
Setelah kita menekan tombol “Detail” pada Header Kontrak, maka akan
terdapat form berikut.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 75
• Akan terdapat sequence kontrak beserta tanggal mulai serta tanggal
selesai nya (pada artea A13) sesuai aturan pada area Period di Form
Header Kontrak (A8).
• Pada form ini juga terdapat button Close Detail (A15) yang berguna untuk
melakukan closing terhadap detil kontrak dan Open Detail yang berguna
untuk melakukan Open terhadap detil kontrak yang ada.(A16).
Note: Close biasanya dilakukan apabila transaksi sudah selesai, atau tidak
dilanjutkan lagi. Open biasanya dilakukan apabila kita ingin membuka
kembali transaksi yang tadinya sudah close.
Langkah berikutnya adalah mengisi detil kontrak. Pada detil kontrak kita akan
mengisi produk yang terkait dengan kontrak.
• Pertama tama, pilihlah sequence Kontrak (A13) yang akan kita maintain
produk dan kuantitas nya. Setelah itu tekan tombol Detail (A14)
• Kemudian tampilan form akan berubah seperti berikut ini
• Tekan tombol “add new” untuk memasukkan detil pada sequence yang
dipilih
• Masukkan Product department yang ada (A17)
• Masukkan tipe produk (produk atau service) (A18)
• Masukkan Category Produk atau Service yang ada (A19). Lookup ini akan
menjadi lookup Category apabila kita memilih Detail by Category pada
area A9 di Form Header Kontrak.
Isilah Quantity (A21) dan Amount kontrak (A22). Namun terdapat syarat
mode (A23)yang berisi min atau max. Min artinya minimum, dan max
berarti maximum. Berikut aturan dari mode tersebut
Syarat
Mode Qty
Syarat Mode
Amount
Dampak
Min Max Order disetujui jika kedua syarat tercapai
Min Min Order disetujui jika salah satu syarat
tercapai
Max Min Order disetujui jika kedua syarat tercapai
Max Max Order disetujui jika salah satu syarat
tercapai
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 76
• Apabila kita Detail by Product pada area A9 di Form Header Kontrak, maka
lookup pada area A19 akan menjadi lookup product dan area A20 menjadi
aktif. Di area A20, masukkan produk (A19), quantity kontrak, dan unit
price yang dipatok untuk kontrak tersebut.
• Terdapat juga Block Type (A24) yang menentukan jenis aksi yang diberikan
sistem apabila syarat kontrak tidak terpenuhi. Terdapat 2 jenis aksi, yaitu:
• Warn. Sistem hanya akan memberikan peringatan, dan kita dapat
melanjutkan dengan resiko sendiri.
• Block. Sistem akan memberikan peringatan dan tidak akan
melanjutkan transaksi yang ada.
• Setelah selesai melakukan input, tekan tombol “Save” untuk menyimpan
data yang ada, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan pengisian.
Lakukan langkah langkah di atas untuk menginput produk berikutnya.
• Jika semua penginputan sudah selesai, kembali ke form Header Kontrak,
dan rubah lah status transaksi kontrak menjadi “Approved” dengan
melakukan cara berikut:
• Tekan tombol “modify” dan angkat centangan Draft (A11),
• kemudian tekan tombol “Save” untuk menyimpan perubahan status
yang ada. Status yang tadinya Draft akan menjadi Approved.
SALES ORDER (OET0200)
Pada bagian ini kita akan membahas mengenai Sales Order. Sales Order
merupakan program yang digunakan untuk menginput Order Penjualan. Sales
Order dapat dibuat berdasarkan Sales Contract (OET0100) atau dapat dibuat
tanpa adanya Sales Contract.
Untuk melakukan input terhadap Sales Order, kita melakukan langkah langkah
berikut.
Cara menginput Header Order Penjualan
• Pertama, tekan tombol “Add New”. Form akan berada dalam kondisi siap
input. Isilah departemen pembuat SO (B1).
• Untuk Transaction Type (B2), pilihlah 810-020 dimana keterangan yang
ada adalah Sales Order-Local. Pastikan bahwa yang dipilih adalah Sales
Order-Local, karena pilihan selain Local akan membuat transaksi tidak
dapat dilanjutkan.
• Reference Number atau nomor urut transaksi akan di non aktifkan karena
penomoran di set otomatis.
Note: Semua nomor urut transaksi pada SAKTIV9 mempunyai sifat unik,
yang artinya nomor urut yang ada dalam satu tipe transaksi tidak boleh
sama. Jika kita menginput nomor yang sama, maka sistem akan
memberikan peringatan dan tidak akan melanjutkan transaksi
• Masukkan Tanggal terjadinya Sales Order pada Reference date. (di
sebelah kanan Reference Number).
• Masukkan kode Customer yang memesan (B4), atau carilah dengan
Lookup.
• Masukkan kode dokumen pendukung yang ada pada Document No (B5)
dan tanggal dokumen pada Document Date.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 77
• Masukkan Contract Number (B6), apabila Sales Order yang ada
mempunyai Kontrak yang telah di input pada program Sales Contract
(OET0100). Terdapat beberapa syarat agar kontrak dapat dipakai pada
sales order
• Kontrak harus dalam keadaan Approved
• Kontrak harus mempunyai kode customer yang sama dengan
Customer pada Sales Order
• Masukkan Kode mata uang pada Currency Code (B7)
• Pilihlah apakah Order tersebut akan dikenakan pajak. Jika ya, centanglah
pilihan with tax code (B8). Jika dikenakan pajak, pilih juga apakah harga
yang dimasukkan merupakan harga yang sudah termasuk pajak atau
belum. Jika harga yg dimasukkan adalah harga termasuk pajak, centanglah
pilihan Price Include tax (B9)
• Pilihlah Ketentuan Jatuh tempo pada Payment Term yang ada (B10).
Payment term akan berpengaruh terhadap tanggal jatuh tempo Sales
Invoice yang akan dibuat kemudian.
• Masukkan kode salesman yang bertanggung jawab atas order yang ada
pada Salesman (B11). Kode salesman yang tersedia haruslah terinput pada
Salesman Master (SSM7800) dan tidak dalam kondisi Inactive.
• Masukkan Ship to (B12) apabila terdapat lokasi pengiriman yang berbeda.
• Masukkan kode gudang tempat barang akan dikeluarkan pada Warehouse
ID (B13)
• Masukkan deskripsi untuk Sales Order yang ada pada bagian B14.
• Jika semua informasi sudah masuk, tekanlah tombol “Save” untuk
menyimpan data, atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan
pengisian.
• Secara Otomatis, Form detil Order Penjualan akan muncul.
Cara menginput Detil Order Penjualan
Form Detil Order Penjualan akan memiliki tampilan berikut
Setelah kita menyimpan header, otomatis sistem akan membuatkan reference
number atau nomor urut (C1) dan membuka form detail.
• Untuk memulai penginputan, tekan tombol “Add New”. Form akan
langsung memulai di tab Product (C2)
• Isilah ship date (C4) dengan tanggal yang diinginkan untuk pengiriman
barang.
• Pilihlah ship to (C5) dengan destinasi pengiriman.
• Isilah product department (C6)dengan departemen produk yang ada.
• Masukkan Tipe produk yang ada (product atau service), dan carilah kode
produk yang akan diinput (C7) . Product Name akan muncul pada C8
• Kemudian kita akan melakukan penginputan pada tab berikutnya, yaitu
tab Quantity n Amount untuk mengisi jumlah dan harga produk yang akan
dijual. Klik pada tab tersebut
• Isilah warehouse ID pada C9. Namun, hal ini sudah ditentukan (default)
apabila kita me maintain Warehouse ID pada Header Sales Order.
• Masukkan kuantitas dari produk yang akan dipesan oleh customer pada
Quantity Order (C10). Jika produk memiliki lebih dari satu unit konversi
(misalnya DUS dan PCS), maka kita dapat memilh satuan unit tersebut.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 78
C9
C10
C11
C12
C16
C13
C14 C15
• Harga per unit (C11) akan di nonaktifkan karena nantinya harga produk
akan ditentukan oleh Distributor.
• Berikutnya, sistem akan memperhitungkan Line Discount yang ada (C12).
Yang dapat mempengaruhi nilai Line Discount adalah Promosi. Semua
perhitungan promosi yang berbentuk “Less Value” dan “Less Percentage“
akan dimasukkan pada Line Discount. Perhitungan diskon yang ada
dijelaskan pada bagian “Distributor Promo Master”.
Namun terdapat beberapa tambahan perhitungan promo pada saat SO,
yaitu:
• Adanya exclude dan include tax pada transaksi, akan menyebabkan
perbedaan perhitungan promo yang ada
•
• Additional discount akan otomatis diisi apabila kita mengisi Summary
Discount yang ada pada form Summary Order Penjualan.
• Setelah harga yang ada dikurangkan dengan diskon, maka akan terbentuk
nilai bersih per produk (Net) yg bisa dilihat pada C14
• Kita dapat mengisi Keterangan pada masing masing detil produk yang ada
dengan mengisi pada bagian C15
• Terdapat informasi berupa Original Unit Price SO. ??
• Setelah selesai menginput, tekan tombol “Save” untuk menyimpan data,
atau tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan penginputan.
• Kita akan melakukan langkah langkah di atas, sampai semua produk
terinput pada detil order penjualan. Ketika semua produk sudah terinput,
maka tekanlah tombol “Return” pada form Detil Order Penjualan untuk
menuju ke form Summary Order Penjualan.
Cara menginput Summary Order Penjualan
Setelah kita menekan tombol Return pada Form Detil Order Penjualan, maka
akan tampil form Summary Order Penjualan berikut:
Pada form summary, akan ditampilkan rangkuman nilai order penjualan yang
telah di input. Berikut adalah item yang ada pada form ini.
• Total Price (C17) akan menyajikan total Order Penjualan sebelum
dipotong diskon. Hasil Total Price merupakan hasil dari Quantity Order
(C10) dikalikan dengan Unit Price (C11)
• Line Discount (C18) merupakan total dari seluruh Line Discount yang ada
pada form detil (C12)
• Jika terdapat diskon tambahan terhadap order penjualan yang ada,
centanglah pilihan “Additional Discount” dan masukkan persentase atau
jumlah diskon tambahan yang akan diberikan.
NOTE: additional discount yang ada akan diberikan secara proporsional
sesuai dengan Amount yang ada per detil.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 79
Contoh: apabila terdapat data di
samping ini, dan terdapat discount
sebesar Rp.100.000,- maka perhitungan
diskon proporsional nya adalah :
Amount Proporsi Diskon Diskon per detil produk
200.000 (300.000 / 450.000) x 100.000 66.666,67
150.000 (150.000 / 450.000) x 100.000 33.333,33
Total 100.000
• Selanjutnya akan terdapat Net amount (C20) yang merupakan nilai bersih
order penjualan setelah dikurangi Line Discount dan Additional Discount.
• Pada bagian C21, akan terdapat nilai pajak (PPN).
• Dan terakhir, terdapat Total Sales Order (C22), yaitu Net ditambah dengan
Tax.
• Pada bagian C23, terdapat opsi Down Payment. Sistem SAKTIV9 untuk
Distributor tidak memasukkan down payment dalam workflow, sehingga
pilihan ini tidak boleh dicentang. Kesalahan dalam mencentang Down
Payment akan mengakibatkan transaksi tidak dapat melaju ke tahap
berikutnya.
• Setelah yakin dengan nilai yang ada, kita dapat mengubah status Order
Penjualan dari Draft menjadi Approved, dengan melakukan unmark
(melepas centangan) dari pilihan DRAFT, dan menekan tombol “Save”.
NOTE: kita juga dapat merubah status DRAFT dari form Header Order
Penjualan. Untuk melakukan hal demikian, cukup tekan tombol “Save”
tanpa melakukan unmark.
GENERATE DO-SI (OEBM0200)
Setelah Order Penjualan dimasukkan pada Program Sales Order, langkah
berikutnya adalah membuat DO - Delivery Order (Perintah pengiriman barang)
dan SI - Sales Invoice (Faktur Penjualan). Kedua dokumen ini dapat dibuat
secara otomatis secara bersamaan, dengan menggunakan program Generate
DO & Invoice (OEBM0200).
Berikut adalah cara melakukan Generate DO dan SI.
Tampilan untuk Form Generate DO & Sales Invoice adalah sebagai berikut:
• Pertama tama, masukkan tanggal DO dan SI pada Process Date (D1).
Tanggal ini tidak dapat lebih kecil dari hari ini (kemarin), kecuali terdapat
ketentuan lain dalam Parameter User Level. Tanggal ini dapat dibuat lebih
besar dari hari ini (dalam keadaan transaksi yang DO dan SI nya dibuat
untuk keesokan harinya).
Unit Price Qty Amount
20.000 15 300.000
10.000 15 150.000
Total 450.000
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 80
• Ditampilkan customer dengan no Sales Order, beserta produk yang
dipesan dalam Sales Order (D3).
• Pada area D2, akan terdapat keterangan mengenai status dari proses yang
dijalankan, apabila tombol Generate (D6) ditekan. Namun, sebelum
proses Generate dilakukan, kita perlu menentukan SO mana saja yang
akan diproses.
• Pilih Driver yang akan mengirim pesanan (D4).
• Pilih Invoice Message yang akan ditempilkan pada cetakan Sales Invoice.
Invoice Message ini akan tampil secara otomatis tergantung pada
settingan Invoice Message yang paling atas pada program Global Table.
• Tekan tombol Generate (D6) untuk membuat DO & SI dari SO yang telah
dipilih.
AR TAX PROCESS (ARB0101)
Ketika dokumen pengiriman barang dan Faktur Penjualan sudah dibuat,
aplikasi SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk membuat penomoran dan faktur
pajak. Untuk melakukan pencetakan terhadap faktur pajak, sebelumnya kita
harus memberikan penomoran pajak untuk semua Faktur penjualan (Sales
Invoice) yang ada dengan menggunakan program AR Tax Process (ARB0101).
Tampilan AR Tax Process adalah sebagai berikut:
E1
E2
E3
E4
E5
E6
E7
E8
E1
Memberikan Nomor Pajak kepada Invoice
Berikut adalah langkah langkah untuk memberikan nomor pajak kepada
invoice yang ada.
Hal yang paling pertama adalah menentukan Parameter atau Batasan Invoice
yang akan digenerate faktur pajaknya.
• Pertama, pastikan bahwa button yang sedang aktif adalah button Create.
(E1), dan pastikan bahwa tab yang kita buka adalah tab “Parameter” (E1)
• Tax Period yang ada (E2) harus sama dengan periode pajak yang akan
diberikan nomornya.
• Masukkan tanggal invoice yang akan dimunculkan untuk diproses pada
transaction date (E3). Jika kita ingin memunculkan semua invoice pada
bulan yang bersangkutan, maka centanglah pilihan “All” (E3)
• Pilih departemen invoice yang akan dimunculkan untuk diproses. Jika ingin
memunculkan invoice dari semua departemen, centanglah pilihan “All”
(E4)
• Pilihlah jenis faktur pajak yang akan dibuat.
• Standard akan memunculkan invoice yang dibuat atas customer yang
memiliki NPWP
• Simple (Sederhana) akan memunculkan invoice yang dibuat atas
customer yang tidak memiliki NPWP
• Pilihlah Tipe dokumen yang akan dibuatkan faktur pajaknya (E6). Yang
dapat dibuatkan faktur pajak adalah Sales Invoice dan Sales Return.
• Pilihlah tanggal faktur pajak yang akan dibuat. Terdapat 2 pilihan
untuk ini, yaitu
• Invoice date. Artinya semua tanggal faktur pajak akan sama dengan
tanggal masing masing invoice
• Tax date. Artinya semua faktur pajak yang diproses pada saat itu akan
hanya akan mempunyai satu tanggal yang seragam. Tanggal ini bisa
ditentukan apabila pilihan “Tax Date” dipilih.
Setelah pilihan sudah di set, maka selanjutnya kita akan memunculkan invoice
invoice yang akan dibuat faktur pajak, sesuai dengan parameter yang kita isi.
Untuk memunculkan invoice yang memenuhi parameter, tekanlah tombol
“Get Data” (E8). Kemudian tampilan form akan bergerak menuju tabbing “To
Be Processed”.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 81
• Invoice yang sesuai dengan parameter akan muncul pada area E9.
• Pilihlah invoice yang akan diberikan nomor pajak. Atau kita bisa menekan
tombol untuk memilih semua nomor yang ada. Untuk membatalkan
semua centangan, gunakan tombol .
• Setelah selesai memilih invoice, tekan tombol “Process” untuk melakukan
proses pemberian nomor pajak.
• Pemberian nomor pajak mempunyai pengurutan berdasarkan nomor
invoice. Apabila kita memilih lebih dari satu invoice, maka penomoran
pajak akan diurutkan berdasarkan penomoran invoice yang ada. Contoh:
Nomor Invoice Nomor Pajak
INV-100-020 010.001-11.00000001
IVN-100-011 010.001-11.00000002
IVN-100-020 010.001-11.00000003
Invoice INV akan diberikan nomor pajak terlebih dahulu dibandingkan IVN.
Karena N lebih dulu dibanding V.
• Invoice beserta Nomor pajak yang telah diberikan akan terdapat pada tab
“Created” (E11).
Melakukan Reversing (Pembatalan) terhadap nomor pajak
Jika terjadi pembatalan nomor pajak yang sudah diproses, maka lakukanlah
hal berikut
• Tekan tombol “Reverse” (E12) untuk melakukan pembatalan. Semua
nomor pajak yang dapat dibatalkan (dengan kata lain, semua nomor yang
sudah dibuat) akan disajikan pada tab “To Be Processed”.(E13).
• Pilihlah nomor invoice yang
akan dibatalkan nomor
pajaknya.
• Tekan tombol
“Process”(E14). Semua
nomor yang dibatalkan akan
dimasukkan dalam Tab “Reusable”.
Kemudian akan timbul konfirmasi di samping ini. Pilihlah “Yes” jika nomor
pajak akan dipakai oleh invoice lain. Pilih “No” jika dianggap sebagai
nomor pajak batal.
NOTE: nomor yang masuk dalam kondisi Reusable, dapat dijadikan
sebagai nomor batal. Nomor batal masih dapat digunakan kembali
dengan menekan tombol Reuse, dan memproses nomor pajak batal
tersebut. Setelah diproses, status nomor tersebut menjadi nomor
Reusable.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 82
Setelah pemberian nomor pajak selesai dilakukan, kita dapat melakukan
pencetakan terhadap faktur pajak pada bagian selanjutnya.
AR TAX PROCESS (ARB0101)
Ketika dokumen pengiriman barang dan Faktur Penjualan sudah dibuat,
aplikasi SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan pencetakan faktur
pajak.
Tampilan untuk pencetakan faktur pajak adalah sebagai berikut:
G1
G2
G3
G4
G5
G6
G7
G8
Untuk melakukan pencetakan terhadap faktur pajak, kita melakukan langkah
langkah berikut ini:
• Pertama, pastikan bahwa Tax Period yang ada (G1) sudah sesuai dengan
yang periode faktur pajak yang akan dipilih.
• Kemudian pilih Tax Type yang ada (G2). Terdapat pilihan untuk Sederhana
dan standard. Kita gunakan pilihan yang standard, karena penggunaan
faktur pajak sederhana sudah tidak diperbolehkan lagi.
• Langkah berikutnya adalah memilih tipe dokumen yang ada, sesuai
dengan dokumen yang akan dicetak (G3). Yang dapat dicetak adalah
faktur pajak untuk Sales Invoice (Faktur Penjualan), Sales Return (Retur
Penjualan), Debit dan Credit Note, serta Invoice Down Payment dan Down
Payment Return. Untuk Distributor, kita akan menggunakan Sales Invoice
atau Sales Return saja.
• Pilihlah departemen yang mempunyai faktur pajak (G4). Kita dapat
menggunakan lookup untuk melakukan hal ini, atau kita dapat
mencentang pilihan all untuk menyajikan semua faktur pajak dari semua
departemen.
• Setelah memilih konfigurasi di atas (G1-G4), maka bagian list faktur pajak
(G5) akan secara otomatis menampilkan faktur pajak sesuai dengan
konfigurasi yang telah dipilih.
• Pada area list faktur pajak terdapat pengurutan by Tax No (nomor pajak)
dan Reference No (nomor referensi invoice). Kita dapat menekan pada
tulisan tersebut untuk merubah sorting yang ada.
• Pilihlah faktur pajak yang akan di print dengan menekan bagian pinggir
(warna hitam). Kita dapat memilih lebih dari satu faktur pajak dalam satu
kali pencetakan.
• Selain itu terdapat tombol2 yang dapat membantu pemilihan faktur pajak
yaitu:
• All – untuk memilih semua faktur pajak yang muncul
• None – mengkosongkan semua pilihan yang ada
• Inverse – menukar pilihan yang ada
• Jika kita memiliki kesulitan dalam mencari faktur pajak yang ada, kita
dapat mencarinya lewat kolom search (G6)
• Pastikan bahwa directory template dan result sudah sesuai dengan yang
diinginkan. Kami sarankan agar tidak mengganti directory template untuk
mengurangi kemungkinan template yang ada tidak ditemukan.
• Selain itu, terdapat pilihan untuk first print only dan register/ serial in
Detail. Kedua pilihan ini tidak perlu dicentang. Pilihan number of Row juga
tidak perlu diubah.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 83
• Jika semua sudah lengkap, klik tombol OK untuk melakukan pencetakan
atau tekan tombol Cancel untuk keluar dari program pencetakan faktur
pajak.
TAX REPORT (SSR0200)
SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan import data faktur pajak ke
eSPT. Kita dapat menggunakan program tax report untuk menghasilkan file
csv(comma seperated value) yang dapat menjadi bahan input untuk eSPT.
Untuk melakukan pembuatan laporan pajak, kita melakukan langkah berikut:
• Pertama, pilih periode yang dikehendaki (H1). Pilih From untuk
menentukan mulainya periode pelaporan, dan pilih period To untuk
menentukan berakhirnya periode pelaporan.
• Setelah memilih periode, maka pilihlah kode pajak (H2) yang akan
dilaporkan. Pilih From untuk menentukan mulai kode pajak dan pilih
periode To untuk menentukan selesainya kode pajak yang akan
ditampilkan.
• Pilihlan jenis laporan yang akan dicetak.
• Summary
Jenis pelaporan ini untuk mencetak laporan rangkuman pajak.
• Detail
Jenis pelaporan ini untuk mencetak laporan detil mengenai transaksi
pajak
• Untuk menghasilkan file CSV, kita perlu memilih option Print to File,
dengan memilih “File” pada bagian H4. Masukkan nama file yang ada dan
pilih menjadi CSV
• Klik tombol “OK” untuk melakukan pembuatan laporan, dan tekan
“Cancel” untuk keluar dari program
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 84
SEND REPORT SMTP MAIL (GSM1100)
SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan pengiriman email. Untuk
mengirim email, kita melakukan tahap tahap berikut ini:
• Saat pertama membuka program, kita akan melihat form seperti pada
gambar di bawah ini.
• Setelah form terbuka, kita klik tombol Create Mail (J1) untuk membuat
email. Atau kita dapat menekan tombol Exit untuk keluar dari Program
• Setelah tombol Create Mail kita tekan, akan muncul form di bawah ini
• Hal pertama yang kita lihat adalah From (J2). From merupakan alamat
pengirim email. Dalam hal ini, default nya adalah saktifocus@gmail.com.
Email ini tidak dapat kita edit.
• Kemudian, kita akan memasukkan tujuan email kita, yaitu dengan mengisi
alamat email tujuan pada bagian To (J3)
• Setelah itu, kita masukkan judul email kita pada bagian Subject (J4)
• Kemudian ketiklah pesan yang akan dikirimkan pada bagian Message (J5)
• Pada bagian Attachment, akan muncul semua file yang terdapat pada
folder Report yang ada pada folder client. File file ini merupakan hasil dari
print report yang telah dilakukan (print to file). Kita dapat memilih mana
saja yang akan kita kirim
• Tekan tombol Send (J7) untuk mengirim pesan
• Status pengiriman akan diberitakan pada bagian Status (J8)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 85
AR CASH RECEIPT (ART0700)
Setelah penjualan dibukukan melalui transaksi Sales Invoice, kita dapat juga
membukukan penerimaan atas pembayaran yang dilakukan oleh customer
terhadap tagihan yang ada. Untuk melakukan penerimaan, kita menggunakan
program AR Cash Receipt (ART0700).
Cara menginput Header Cash Receipt
Untuk melakukan penginputan Header Cash Receipt, kita dapat melakukan
langkah langkah berikut
• Isilah departemen yang ada(R1)
• Isilah kapan tanggal pembayaran terjadi pada field Reference Date(R2)
• Input atau carilah kode customer yang akan melakukan pembayaran (R3)
• Masukkan kode pembayaran yang ada (R4)
• Masukkan nomor dokumen dan tanggal dokumen pendukung (R5) dengan
nomor invoice dari FOCUS, atau dengan nomor dokumen lain yang
dianggap dapat mewakili transaksi penerimaan yang ada.
• Masukkan jumlah penerimaan yang diterima pada field Receipt Amount
(R6). Perlu diingat, bahwa transaksi penerimaan dapat memiliki beberapa
kemungkinan, yaitu
• Satu transaksi pembayaran untuk beberapa invoice (sehingga dalam
hal ini nilai penerimaan merupakan gabungan dari nilai invoice yang
akan dibayar
• Beberapa pembayaran untuk satu invoice. Hal ini berarti nilai
pembayaran yang ada akan lebih kecil dari nilai invoice yang akan
dibayarkan.
• Yang terakhir, masukkan deskripsi transaksi (R7) yang ada jika diperlukan.
• Tekan SAVE untuk menyimpan transaksi atau tekan CANCEL apabila kita
ingin membatalkan penginputan yang ada.
Cara Menginput Alokasi Penerimaan
• Selanjutnya, klik tombol Allocate. Dan kita akan membuka form berikut
• Informasi mengenai transaksi Pembayaran (departemen, Nomor
Referensi, dan Customer) akan ditampilkan pada bagian S1. Terdapat juga
jumlah pembayaran yang diterima pada bagian S2, dan nilai sisa
pembayaran yang belum dialokasikan pada bagian S3
NOTE: alokasi (Allocate) merupakan penggunaan jumlah pembayaran
terhadap satu atau beberapa Sales Invoice. Sales Invoice akan dianggap
lunas, apabila sudah dialokasikan dengan sebuah penerimaan, dan nilai
sisa (remaining amount) dari invoice tersebut sudah 0 (nol) . Jika
remaining amount sudah 0 (nol), maka seluruh pembayaran tersebut
sudah dialokasikan. Jika jumlah Remaining Amount masih sama dengan
Total Amount, hal ini berarti penerimaan tersebut belum dialokasikan
sama sekali.
• Setelah itu, tekanlah tombol Alloc To. Tombol ini menandakan bahwa kita
akan mengalokasikan penerimaan tersebut kepada sebuah invoice atau
lebih.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 86
• Kemudian akan muncul form berikut ini
• Tekan tombol Add new untuk menambahkan invoice yang akan
dialokasikan.
• Masukkan departemen, Transaction Type 910-010 (sales Invoice) pada
bagian S4, Nomor referensi pada bagian S5, dan Allocation Date bagian S6.
• Kemudian, informasi mengenai jumlah invoice dan pajaknya akan muncul.
Jumlah nilai invoice akan tampil pada bagian S7, dan nilai pajaknya akan
tampil pada bagian S8. Jika nilai penerimaan sama dengan nilai invoice /
remaining invoice yang ada, maka secara otomatis nilai yang tertera di
amount dan tax amount akan penuh (sesuai dengan invoice). Jika
penerimaan kurang (misalnya ada pembayaran bertahap untuk invoice
tersebut), maka kita dapat mengubah amount dan Tax Amount sesuai
dengan yang kita kehendaki.
NOTE : Nilai Amount ditambah dengan Tax Amount harus sama dengan
nilai yang diterima pada bagian Receipt From Customer (bagian S9)
• Jika nilai sudah sesuai dengan kebutuhan kita, klik tombol SAVE untuk
menyimpan data yang ada.
• Jika penerimaan yang ada diperuntukan untuk lebih dari satu invoice,
maka kita dapat menambahkan invoice berikutnya dengan menekan
tombol add new dan melakukan proses yang sama seperti di atas.
• Setelah semua invoice yang dibayarkan sudah selesai kita input, kita dapat
menekan tombol Return untuk menuju ke form Header dan kita dapat
menambahkan transaksi selanjutnya
• Pembuatan transaksi penerimaan ini alan langsung dibukukan dalam
sistem, sehingga kita tidak perlu melakukan proses closing lagi terhadap
transaksi ini.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 87
DELIVERY RETURN (OET1000)
Terkadang, terdapat pengembalian barang dari customer kepada Distributor
karena berbagai alasan, entah kerusakaan pada barang yang dikirim, maupun
kesalahan dalam pengiriman. Transaksi semacam ini direkam pada sistem
dengan menggunakan program Delivery Return (OET1000).
Untuk melakukan input transaksi pengembalian barang, terdapat langkah
langkah berikut ini.
Cara menginput Header Delivery Return
Langkah langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
• Masukkan departemen yang akan melakukan transaksi pengembalian
barang (F1). Departemen ini sama dengan departemen pembuat SO, DO,
dan Invoice.
• Masukkan nomor urut transaksi pada refference number (F2). Jika nomor
urut di set otomatis, maka field ini akan di nonaktif kan. Dan isilah juga
tanggal transaksi di sebelah kanan nomor urut transaksi.
• Input atau Carilah customer yang ingin mengembalikan barang (F3)
dengan menggunakan lookup yang tersedia .
• Masukkan nomor delivery Order yang barangnya akan dikembalikan (F4).
Kita juga dapat mencari nomor yang ada lewat lookup. Terdapat beberapa
catatan untuk hal ini
• Jika departemen atau customer tidak sama dengan karakteristik DO yang
ada, maka DO tersebut tidak akan dapat diinput, maupun dicari (tidak
keluar pada list yang ada dalam lookup)
• Sales Order untuk nomor Delivery Order tersebut juga akan keluar secara
otomatis (di bawah nomor Delivery Order)
• Jika kita tidak mengisi Nomor Delivery Order, maka Delivery Return kita
akan dianggap sebagai “Delivery Return Unapplied”. Unapplied berarti
kita dianggap tidak mengetahui lagi nomor Delivery Order barang yang
dikembalikan. Hal ini biasanya terjadi apabila barang yang ada sudah
tercampur dan sudah tidak dapat lagi dilacak nomor DO nya.
NOTE:
Delivery Order Unapplied akan mempunyai pasangan transaksi yaitu
Credit Memo Unapplied. Pembahasan mengenai Credit Memo akan
disajikan setelah pembahasan program Delivery Return.
• Masukkan warehouse yang akan menampung penerimaan barang yang
akan dikembalikan (F5)
• Jika terdapat catatan mengenai Pengembalian Barang, dapat diisi pada
Note (F6)
• Pada bagian F7, terdapat informasi. Ada dua jenis informasi yang dapat
disajikan, yaitu
• DO Has Not Been Invoiced. Hal ini berarti DO yang ada belum memiliki
Invoice. Oleh karena itu, kita tidak perlu membuat Credit Memo.
• DO Has Been Invoiced. Hal ini berarti DO yang ada sudah memiliki
Sales Invoice. Oleh karena itu, kita perlu membuat Credit Memo.
• Setelah selesai memasukkan semua data, tekan tombol “Save” untuk
menyimpan data, atau tekan Cancel untuk membatalkan penyimpanan
data.
Setelah menyimpan data, langkah berikutnya adalah mengisi form Detil
Delivery Return yang berisi mengenai keterangan produk yang akan
dikembalikan.
Cara menginput Detail Delivery Return
Pada bagian ini, kita akan menginput barang barang yang ingin di retur.
Terdapat beberapa perbedaan cara input, sesuai dengan tipe delivery return
yang ada.
Untuk menginput detil yang ada, kita perlu melakukan langkah langkah
berikut ini
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 88
Saat pertama kali memasuki form detail, list yang ada (F9A) akan kosong. List
ini akan mempunyai isi seiring dengan penambahan produk yang ada.
Berikut adalah perbedaan input antara Delivery Return Applied dengan
Delivery Return UnApplied.
Delivery Return Applied Delivery Return UnApplied
Perlu mencari barang yang ada
dengan menekan tombol DO.
Tombol add new tidak aktif (F9)
Tombol DO tidak Aktif.
Tombol Add New akan aktif.(F9)
Setelah menekan tombol DO, akan
timbul form DO. Pilihlah barang
yang akan diretur dengan
menggunakan flag (F8)
Tekan tombol Add New untuk
memilih produk yang diretur.
Ubah kuantitas dan gudang (F13)
tempat barang yang akan
dikembalikan, jika retur barang
yang ada tidak penuh.
Isilah departemen (F10), kode produk
(F11), kuantitas (F13), dan gudang
tempat barang akan dikembalikan.
Nama produk akan otomatis
ditampilkan pada F12.
Tekan save untuk menyimpan produk
yang ada.
List (F9A) akan berisi barang barang
yang telah dipilih pada form DO.
List (F9A) akan berisi barang barang
yang sudah diinput.
• Setelah semua barang sudah diinput, kita dapat kembali ke form Header
dengan menekan tombol Return.
• Pada form Header, ubahlah status transaksi yang ada, dari Draft menjadi
Approved.
• Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol
ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol
EXIT.
• Transaksi Delivery Return merupakan transaksi yang perlu melalui proses
closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan
mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System
Supervisor (SS).
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Delivery Return yang dibuat benar benar
melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita
tidak dapat meneruskan transaksi yang ada dengan transaksi Credit
Memo atau Credit Memo Unapplied.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 89
CREDIT MEMO (OET1100 dan 1101)
Setelah kita melakukan penginputan terhadap Delivery Return, langkah
selanjutnya adalah membuat Credit Memo. Credit Memo merupakan bukti
pengurangan nilai piutang Customer yang dikarenakan adanya pengembalian
barang.
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan pada transaksi Credit Memo.
• Jika kita belum membuat Sales Invoice sebelumnya, Credit Memo
tidak perlu dibuat. Kecuali kita mempunyai Delivery Return dengan
status UnApplied.
• Jika tipe Delivery Return yang sebelumnya diinput adalah Applied,
maka kita menggunakan Credit Memo (OET1100). Sedangkan untuk
Delivery Return yang bertipe UnApplied, maka kita menggunakan
Credit Memo UnApplied (OET1101)
Pada prinsipnya, penginputan Credit Memo maupun Credit Memo UnApplied
tidak jauh berbeda. Perbedaan yang paling besar terdapat pada acuan
dokumen sebelumnya, dimana Credit Memo mengacu pada Sales Order atas
Delivery Order yang dibuat dan Delivery Return yang ada mempunyai tipe
Applied, sedangkan Credit Memo UnApplied mengacu pada nomor Delivery
Return yang dibuat dan Delivery Return tersebut harus mempunyai tipe
UnApplied.
Cara melakukan Input Header Credit Memo
• Isilah Departemen yang ada (P1)
• Jika kolom nomor referensi (P2) menyala (warna putih), maka isilah
nomor referensi untuk Credit Memo tersebut. Apabila kolom tidak
menyala (abu abu), maka nomor Credit Memo tidak perlu diinput karena
sudah disediakan oleh sistem.
• Masukkan kode Customer (P3) yang akan mengembalikan barang
• Langkah berikutnya adalah memasukkan nomor dokumen acuan untuk
Credit Memo. Untuk Credit Memo yang bertipe Applied, dokumen acuan
yang perlu dimasukkan atau dicari adalah Nomor Sales Order (P4)
Untuk Credit Memo yang bertipe UnApplied, dokumen acuan yang perlu
dimasukkan atau dicari adalah Delivery Return dengan tipe UnAppiled
yang sudah dibuat sebelumnya.
• Kemudian masukkan Salesman (P5) yang menangani Customer yang ada.
Salesman akan secara otomatis terisi berdasarkan master Customer yang
ada, namun tetap bisa diubah dari form Header Credit Memo. Hal ini juga
berlaku bagi currency / mata uang yang ada (P6).
• Masukkan deskripsi untuk transaksi Credit Memo yang ada (P7). Setelah
semua informasi telah terisi, tekan tombol SAVE untuk menyimpan data,
atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan penginputan data
Cara Melakukan Input Detail Credit Memo
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 90
• Pada awalnya, list pada area P8A akan kosong. Barang pada List akan
bertambah setelah Delivery Return dipilih. Untuk memilih Delivery Return
yang akan dibuatkan Credit Memo, tekanlah tombol DR (P8)
• Setelah menekan tombol DR, akan muncul form berikut
• Pada bagian P9 akan terdapat nomor Delivery Return yang akan dibuatkan
Credit Memo, beserta tanggal dan status Delivery Return yang ada.
• Jika perlu, kita dapat melihat dokumen Delivery Return yang ada dengan
menekan tombol View DR (P10).
• Setelah itu, tekan tombol Process dan penarikan item Delivery Return
akan dimulai. Akan terdapat keterangan proses pada bagian kanan atas
form (P11)
• Setelah proses selesai, tekanlah tombol Return untuk kembali pada form
Detail Credit Memo. Dalam form Detail saat ini sudah terdapat detil
produk yang sudah dipilih. Kita tidak dapat mengubah detil yang sudah
ditarik.
• Tekan tombol Return, dan kita akan terbuka form Summary.
• Seperti pada form Sales Order dan Sales Invoice, pada form Summary, kita
akan menemukan rangkuman nilai dari transaksi Credit Memo yang ada.
• Dalam form ini terdapat pilihan Draft (P12). Kita dapat merubah status
yang ada dari draft menjadi approved dengan mengangkat centangan
yang ada, dan menekan tombol Save dan kita akan kembali ke form
Header.
NOTE: Jika kita langsung menekan tombol save, maka status transaksi
tetap menjadi Draft. Kita tetap dapat mengubah status transaksi yang ada
pada form Header.
• Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol
ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol
EXIT.
• Transaksi Credit Memo maupun Credit Memo Unapplied merupakan
transaksi yang perlu melalui proses closing. Oleh karena itu, kita wajib
melakukan prosedur closing dengan mengggunakan program Change
Transaction Status pada modul System Supervisor (SS).
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Delivery Return yang dibuat benar benar
melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita
tidak dapat meneruskan transaksi yang ada dengan transaksi Credit
Memo atau Credit Memo Unapplied.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 91
PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG
• Untuk melakukan pemindahan barang antar
gudang
• Untuk melakukan pemasukan barang titipan oleh
customer
• Melakukan pengeluaran barang titipan oleh
customer
• Melakukan pemusnahan barang
ICT1200
Daily Usage
Out
V2
• Melakukan input saldo awal barang di gudang • Untuk mengeluarkan bonus barang hasil dari promosi kumulatif
GUDANG Dalam melakukan penyimpanan, sistem akan memberikan 3 lokasi gudang
yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan masing masing distributor.
Gudang yang disediakan sistem adalah:
Kode Nama Gudang Kegunaan
001 Gudang Distributor Dipergunakan untuk menyimpan persediaan
yang siap untuk dijual
002 Gudang Bad Stock Dipergunakan untuk menyimpan barang yang
rusak atau tidak layak jual
999 Gudang Titipan Dipergunakan untuk menyimpan barang
titipan dari customer
NOTE : ketiga gudang di atas tidak harus ada dan kami menyarankan agar
gudang hanya dipakai sesuai dengan kebtuhan yang disebutkan di atas.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 92
STOCK TAKE (ICT0200)
Pada awal pemakaian sistem, kita perlu melakukan input terhadap jumlah
barang yang ada di gudang. Tanpa adanya saldo awal untuk produk produk
FOCUS, kita tidak dapat melakukan transaksi pengeluaran barang (untuk
penjualan, maupun pengeluaran barang lewat modul IC). Untuk melakukan
hal ini, kita gunakan program Stock Take (ICT0200).
NOTE: Program stock take hanya akan kita gunakan satu kali, yaitu pada saat
pengisian saldo awal. Untuk stock take berkala, kita tidak menggunakan
transaksi stock take, melainkan menggunakan transaksi Inventory IN dan
Inventory OUT (akan dijelaskan pada bagian berikutnya).
Cara Menginput Header Stock Take
Untuk melakukan input tersebut, kita lakukan langkah langkah berikut ini
• Masukkan Departemen yang ada (B1)
• Tentukan tanggal stock take yang ada (B2). Jika sistem akan dipakai per
tanggal 1 Maret 2012, maka inputlah stock yang ada pada tanggal 29
Februari 2012. Perlu diingat, bahwa harus diadakan penghitungan manual
yang akurat sebagai dasar input ke dalam sistem. Kita dapat menggunakan
program Physical Inventory Count Sheet (yang dapat menghasilkan
lembaran untuk stock take.
• Kemudian masukkan deskripsi (B3) untuk transaksi stock take yang ada.
• Masukkan kode gudang (B4) yang akan dilakukan stock take.
• Setelah data sudah lengkap terisi, tekan tombol SAVE untuk melakukan
penyimpanan data, dan tekan tombol CANCEL untuk membatalkan
penginputan yang ada.
• Setelah data tersimpan, tekan tombol DETAIL untuk menginput barang
yang akan kita stock take.
Cara Menginput Detail Stock Take
Setelah menekan tombol DETAIL. Maka akan timbul form berikut
• Pada awalnya, detail stock take (B8) akan kosong. Detail akan bertambah
apabila terdapat penambahan barang stock take. Untuk menambahkan
produk pada detil stock take, tekanlah tombol Add New (B9).
• Setelah tombol Add New ditekan, maka tampilan form akan berubah
menjadi seperti berikut ini
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 93
• Input atau carilah product ID (B5) dari produk yang akan di stock take.
Informasi untuk product Name akan langsung tertera di bawah kode
produk yang ada.
• Kemudian input banyaknya jumlah produk yang terdapat di gudang, pada
bagian Qty Stock Take (B6). Kita dapat menentukan jumlah barang
berdasarkan Unit yang tersedia (dalam Dus, Pcs, Paket dan lainnya).
Sistem akan menampilkan unit sesuai dengan unit quantity yang sudah
diatur pada master produk.
• Isilah Deskripsi (B7) dari penginputan barang, bila diperlukan.
• Tekan save untuk menyimpan data, atau tekan cancel untuk membatalkan
penginputan.
• Tekan Save untuk melakukan penyimpanan, atau tekan cancel untuk
membatalkan penginputan
• Masukkan produk produk berikutnya dengan mengulang prosedur detil
ini, sampai semua produk yang ada telah terinput seluruhnya.
• klik cancel untuk menandakan selesainya penginputan data terakhir, lalu
periksalah pada list (B8) untuk memastikan bahwa semua produk telah
terinput. Klik tombol return untuk kembali ke form Header.Setelah semua
barang selesai diinput, klik tombol return untuk kembali ke form Header.
• Ubahlah status transaksi stock take yang ada dari Draft menjadi Approved.
• Transaksi Stock Take merupakan transaksi yang perlu melalui proses
closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan
mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System
Supervisor (SS).
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Stock Take yang dibuat benar benar
melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita
tidak dapat membukukan pergerakan persediaan yang ada.
Prosedur Stock Take akan membukukan selisih antara kenyataan yang ada
di lapangan, dengan data yang ada pada sistem. Karena saldo awal yang
ada secara sistem pasti ada pada angka nol, maka sistem akan mengikuti
quantity yang diinput sesuai dengan kenyataan yang ada pada gudang.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 94
INVENTORY OUT (ICT1800)
Transaksi Inventory Out merupakan transaksi yang akan merekam
pengeluaran barang dari gudang, namun tidak termasuk pemindahan barang
ke gudang lain. Pengeluaran barang dari gudang dapat berupa hal berikut
• Adanya pemusnahan atas barang, biasanya karena rusak atau sudah
melebihi tanggal expired yang ada, sehingga harus dihilangkan atau
dimusnahkan.
• Adanya pengeluaran barang yang bukan karena penjualan. Contoh
kasusnya adalah penitipan barang oleh Customer. Saat menitipkan
barang, Customer akan mencatat pemasukan barang dengan
Inventory IN (diterangkan setelah bagian ini), dan ketika customer
mengeluarkan barang titipan tersebut, akan menggunakan transaksi
Inventory OUT
• Saat terjadi selisih antara stock take yang berkala dilakukan dengan
jumlah barang yang ada pada sistem. Jika barang yang ada pada
sistem lebih banyak daripada kenyataan yang ada, maka kita perlu
mengurangi jumlah barang yang ada pada sistem dengan
menggunakan Inventory OUT.
Cara menginput Header transaksi Inventory Out
Untuk menginput transaksi Inventory Out, kita lakukan langkah langkah
berikut ini
• Input departemen yang ada (H1)
• Input gudang tempat barang yang ada akan dihilangkan (H2)
• Masukkan alokasi yang merupakan tujuan dari penghapusan barang yang
ada pada sistem (H3)
• Kemudian inputlah tanggal Refference Date (H4) sesuai dengan tanggal
terjadinya transaksi
• Jika ada, Isilah deskripsi mengenai transaksi Inventory Out yang ada (H5)
• Setelah semua informasi telah dimasukkan, tekan tombol SAVE untuk
menyimpan data, atau tombol CANCEL untuk membatalkan input
transaksi yang ada. Selanjutnya, kita akan menginput barang barang yang
akan dikeluarkan
Cara menginput Detail transaksi Inventory Out
Untuk menginput barang yang akan dikeluarkan, lakukan langkah langkah
berikut ini
• Tekan tombol ADD NEW untuk menambahkan barang yang akan
dikeluarkan.
• Input atau carilah kode produk yang ingin dikeluarkan (H6)
• Out For (H7) akan mencerminkan Allocation yang dipilih pada form
Header
• Unit dan Qty Available (H8) akan keluar secara otomatis, sesuai dengan
produk yang dipilih pada H6.
• Masukkan jumlah barang yang akan dikeluarkan pada kolom Qty Out (H9).
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 95
• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan cancel untuk
membatalkan penginputan.
• Tekan Save untuk melakukan penyimpanan, atau tekan cancel untuk
membatalkan penginputan
• Masukkan produk produk berikutnya dengan mengulang prosedur detil
ini, sampai semua produk yang ada telah terinput seluruhnya.
• klik cancel untuk menandakan selesainya penginputan data terakhir, lalu
periksalah pada list untuk memastikan bahwa semua produk telah
terinput. Klik tombol return untuk kembali ke form Header.
• Ubahlah status transaksi Inventory Out dari Draft menjadi Approved.
• Transaksi Inventory Out merupakan transaksi yang perlu melalui proses
closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan
mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System
Supervisor (SS).
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Inventory Out yang dibuat benar benar
melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita
tidak dapat membukukan pergerakan persediaan yang ada.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 96
INVENTORY IN (ICT1900)
Transaksi Inventory IN merupakan transaksi yang akan merekam pemasukan
barang ke dalam gudang, namun tidak termasuk pemasukan akibat hasil
pemindahan barang dari gudang lain. Penerimaan barang dari gudang dapat
berupa hal berikut
• Adanya pemasukan barang yang bukan karena penjualan. Contoh
kasusnya adalah penitipan barang oleh Customer. Saat menitipkan
barang, Customer akan mencatat pemasukan barang dengan
Inventory IN, karena sebelumnya, barang sudah dikeluarkan dengan
transaksi Delivery Order. Ketika Customer ingin menitipkan barang
yang dibelinya, maka kita dapat mencatatnya dengan menggunakan
transaksi Inventory IN.
• Saat terjadi selisih antara stock take yang berkala dilakukan dengan
jumlah barang yang ada pada sistem. Jika barang yang ada pada
sistem lebih sedikit daripada kenyataan yang ada, maka kita perlu
menambah jumlah barang yang ada pada sistem dengan
menggunakan Inventory IN.
Cara menginput Header transaksi Inventory In
Untuk menginput transaksi Inventory In, kita lakukan langkah langkah berikut
ini
• Input departemen yang ada (K1)
• Kemudian inputlah tanggal Refference Date (K2) sesuai dengan tanggal
terjadinya transaksi
• Input gudang tempat barang yang ada akan dihilangkan (K3)
• Masukkan alokasi yang merupakan tujuan dari penghapusan barang yang
ada pada sistem (K4)
• Isilah nomor dokumen pendukung untuk transaksi dan tanggalnya.
• Isilah mata uang yang ada (K5)dengan IDR (Indonesian Rupiah)
• Jika ada, Isilah deskripsi mengenai transaksi Inventory Out yang ada (H5)
• Setelah semua informasi telah dimasukkan, tekan tombol SAVE untuk
menyimpan data, atau tombol CANCEL untuk membatalkan input
transaksi yang ada. Selanjutnya, kita akan menginput barang barang yang
akan dikeluarkan
Cara menginput Detail transaksi Inventory Out
Untuk menginput barang yang akan dikeluarkan, lakukan langkah langkah
berikut ini
K7
K8
K9
K10
K11
• Tekan tombol ADD NEW untuk menambahkan barang yang akan
dikeluarkan.
• Input atau carilah kode produk yang ingin dikeluarkan (H6)
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 97
• Out For (H7) akan mencerminkan Allocation yang dipilih pada form
Header
• Unit dan Qty Available (H8) akan keluar secara otomatis, sesuai dengan
produk yang dipilih pada H6.
• Masukkan jumlah barang yang akan dikeluarkan pada kolom Qty Out (H9).
• Tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan cancel untuk
membatalkan penginputan.
• Tekan Save untuk melakukan penyimpanan, atau tekan cancel untuk
membatalkan penginputan
• Masukkan produk produk berikutnya dengan mengulang prosedur detil
ini, sampai semua produk yang ada telah terinput seluruhnya.
• klik cancel untuk menandakan selesainya penginputan data terakhir, lalu
periksalah pada list untuk memastikan bahwa semua produk telah
terinput. Klik tombol return untuk kembali ke form Header.
• Ubahlah status transaksi Inventory Out dari Draft menjadi Approved.
• Transaksi Inventory Out merupakan transaksi yang perlu melalui proses
closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan
mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System
Supervisor (SS).
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Inventory Out yang dibuat benar benar
melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita
tidak dapat membukukan pergerakan persediaan yang ada.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 98
TRANSFER PRODUCT (ICT 4100)
Pada bagian ini kita akan membahas mengenai cara penginputan untuk
pemindahan barang atau yang lazim dinamakan Transfer Product. Pada sistem
SAKTIv9, program untuk melakukan hal ini adalah Transfer Product Without
Request (ICT4100).
Cara Input Header Transaksi Transfer Product
Untuk melakukan pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lain, kita
lakukan langkah langkah berikut :
A1
A2
A3
A4 A5
A6 A7
A8
A9
A10
• Tekan tombol Add New untuk membuat transaksi baru.
• Satu set form akan siap untuk diinput. Pilihlah Type yang ada menjadi
“Transfer” (A1). Pilihan “Usage” akan berguna untuk membuat transaksi
Daily Usage (akan dibahas pada bagian lain)
• Kita dapat memperhatikan bahwa terdapat dua bagian besar dalam
pengisian form ini, yaitu bagian “Out From” dan “Request From”.
o Out From merupakan bagian dimana kita memasukkan
informasi mengenai entitas yang dimintai barang (From) atau
tempat keluar nya barang.
o Request From merupakan bagian dimana kita memasukkan
informasi mengenai entitas yang meminta barang (To) atau
tempat masuk nya barang di kemudian hari.
• Hal yang kita input terlebih dahulu adalah bagian Out From. Dalam bagian
ini terdapat beberapa inputan yaitu:
o Department. Input department yang akan mengeluarkan
barang
o Warehouse. Input gudang yang akan mengeluarkan barang
o Reference No. Merupakan nomor referensi dari transaksi
pemindahan barang yang ada
o Reference Date. Merupakan tanggal terjadinya transaksi
pemindahan barang
• Setelah menginput bagian Out From, kita akan memasukkan data data
yang berkaitan dengan bagian Request From, yaitu:
o Request No. Merupakan nomor permintaan pemindahan
barang untuk transaksi tersebut.
o Request Date. Merupakan tanggal permintaan barang yang
ada
o Department. Pada bagian ini, department yang dimaksud
adalah departemen yang meminta barang, yaitu yang
nantinya akan menerima barang.
o Warehouse. Merupakan gudang yang akan menerima barang
hasil transfer.
o Request By. Merupakan individu yang melakukan permintaan
barang
• Setelah itu, kita dapat mengisi deskripsi yang ada pada bagian description
(A10)
• Setelah semua lengkap, kita dapat menekan tombol SAVE untuk
melakukan penyimpanan, atau tombol CANCEL untuk membatalkan
penyimpanan.
MANUAL APLIKASI MANUAL APLIKASI
SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 99
Cara Input Detail Transaksi Transfer Product
Setelah kita selesai melakukan input header, maka kita akan menentukan
barang yang akan dipindahkan pada form detail. Untuk melakukan input pada
detail transfer product, kita lakukan langkah langkah berikut
• Input atau carilah product ID yang akan dipindahkan (H1)
• Jumlah barang yang dapat dikeluarkan dari gudang akan otomatis
disajikan pada bagian Qty Available (H2). Satuan unit barang juga akan
disesuaikan secara otomatis, sesuai dengan produk yang dipilih
• Masukkan jumlah barang yang akan dipindahkan pada bagian Qty Out
(H3)
• Sesudah itu, jika ada, masukkan deskripsi untuk produk yang ada, pada
bagian H4
• Tekan Save untuk melakukan penyimpanan, atau tekan cancel untuk
membatalkan penginputan
• Masukkan produk produk berikutnya dengan mengulang prosedur detil
ini, sampai semua produk yang ada telah terinput seluruhnya.
• klik cancel untuk menandakan selesainya penginputan data terakhir, lalu
periksalah pada list untuk memastikan bahwa semua produk telah
terinput. Klik tombol return untuk kembali ke form Header.
• Ubahlah status Transfer yang ada dari Draft menjadi Approved.
• Transaksi Transfer Product merupakan transaksi yang perlu melalui proses
closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan
mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System
Supervisor (SS).
NOTE: Pastikan bahwa transaksi Transfer Out yang dibuat benar benar
melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita
tidak dapat membukukan pergerakan persediaan yang ada.