Post on 20-Jan-2016
PUSAT TEKNOLOGI PENDIDIKAN BAHAGIAN SIBU
MODUL LATIHAN GURU PENTADBIR SISTEM SEKOLAH UNTUK SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH
1. LANGKAH-LANGKAH MENDAFTAR GURU DAN STAFF DALAM SPS
� Terlebih dahulu Pentadbir Sistem perlu mendaftar Guru, Staff dan Murid ke dalam sistem agar
pengguna (Guru, Staff dan Murid) boleh login dalam sistem untuk tujuan pengemaskinian data dan
maklumat.
� Pentadbir Sistem perlu mewujudkan dua kumpulan pengguna iaitu:
o TadbirGuru (untuk kumpulan guru-guru dan staff)
o TadbirGuruKelas (untuk kumpulan guru-guru kelas)
� Selepas itu, pentadbir sistem perlu mendaftarkan semua pengguna mengikut dua kumpulan tadi
dengan hanya menggunakan dua maklumat utama iaitu nama dan no kad pengenalan (jika perlu,
gunakan kaedah copy – paste dari data sedia ada).
� Kaedah ini bertujuan supaya tugas mengemaskini maklumat peribadi guru bukan hanya dilakukan
oleh pentadbir sistem tetapi oleh individu itu sendiri.
Berikut merupakan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan oleh Pentadbir Sistem iaitu:
A. Wujudkan Kumpulan TadbirGuru dan Kumpulan TadbirGuruKelas
1. Pentadbir Sistem log masuk ke dalam 1sistem menggunakan ID dan kata laluan (admin.kodsekolah
dan admin)
2. Klik Pentadbir Sekolah
3. Klik Selenggara Kumpulan Pengguna (Modul Pengurusan Pentadbir Sistem)
4. Klik Tambah Kumpulan Baru
5. Isikan maklumat (kebenaran) yang diperlukan. Klik checkbox berikut:
a. Perkhidmatan Keselamatan – Ubahsuai Pengguna
b. Pengurusan Sumber Manusia – Mengurus Rekod Kakitangan, Papar Profil Sendiri dan
Pengurusan Penyediaan Asas Kakitangan
c. Selenggara Sekolah – Pentadbir Sekolah.
Seterusnya klik Simpan
6. Anda akan lihat kumpulan “TadbirGuru” telah wujud dalam system
7. Ulangi Langkah 1 – 6 di atas untuk mengwujudkan Kumpulan TadbirGuruKelas dan beri Kebenaran
berikut:
a. Modul Murid – semua
b. Pengurusan Murid (Sekolah Saya) – semua
c. Pengurusan Bayaran/Sumbangan – semua
d. Laporan Tugasan – semua
e. Pengurusan Sumber Manusia – Papar Profil Sendiri
f. Module Pra Pendaftaran Murid – Semua
g. Selenggara Sekolah – Selenggara Sekolah
B. Mendaftar Pengguna Baru (oleh Guru Pentadbir Sistem Sekolah)
1. Pastikan Pop-up Blocker tidak dibolehkan (deactivate). Bagi pengguna Google Chrome sila rujuk
fail “To Deactivate Pop-up Blocker” yang disertakan.
2. Klik Selenggara Maklumat Staf
3. Klik butang Tambah
4. Klik pada Tambah Pengguna
5. Masukkan data berikut:
a. Nama – Nama pengguna seperti pada kad pengenalan
b. Nama Pengguna – No. K/P (contoh: 650515135522)
c. E-mel (jika tiada gunakan emel dibuat-buat)
d. Kata Laluan – guna yang default (sama bagi semua)
e. Sahkan Kata Laluan – sama dengan di atas
f. Klik butang Simpan
6. Ulangi langkah 1 – 4 untuk mendaftar pengguna selanjutnya.
7. Ke Modul Pengurusan Pentadbir Sistem Klik Senarai Kumpulan– Pilih Kumpulan TadbirGuru –
klik butang Sila Pilih dan pilih pengguna yang hendak dimasukkan dalam kumpulan ini.
8. Ulangi Langkah 6. untuk Kumpulan TadbirGuruKelas (Pilih Kumpulan TadbirGuruKelas – klik
butang Sila Pilih dan pilih pengguna yang hendak dimasukkan dalam kumpulan ini.)
9. Anda dikehendaki memaklumkan ID dan kata laluan kepada semua staf di sekolah. Tugas anda
tamat di sini.
10. Tugas staf bermula dari sini. (Mengemaskini maklumat peribadi staf oleh staf)
11. Selanjutnya, semua staf boleh log masuk menggunakan ID dan kata laluan yang telah
diwujukkan oleh anda; iaitu menggunakan no kad pengenalan mereka sendiri. Contoh, Haliza
Guru yang memiliki no kad pengenalan 640710025371 boleh menggunakan nombor ini untuk
log masuk (nama pengguna dan kata laluan menggunakan no kad pengenalan yang sama
(Kaedah ini bertujuan supaya tugas mengemaskini maklumat peribadi guru bukan hanya
dilakukan oleh pentadbir sistem tetapi oleh individu itu sendiri.
12. Klik Pentadbir Sekolah - Pada Modul Pengurusan Staf Klik “Selenggara Maklumat Staf” - Klik
butang Tambah dan
13. Klik butang Sila Pilih.
Untuk memilih semua
14. Pada pop-up window tanda pada radio button bersebelahan dengan nama sendiri dan klik
butang Pilih. Tutup pop-up window dan lengkapkan antara 11 hingga 13 medan penting butiran
mengenai diri beliau. Butiran-butiran lain boleh diisi kemudian. Proses ini tamat di sini.
2. Selenggara Kemudahan Sekolah
(Bangunan dan Bilik) –Untuk permulaan yang perlu didaftar adalah Bangunan Pentadbiran dan
Akademik. Ini adalah untuk membolehkan modul Pengurusan Murid diselenggara)
1. Di Modul Pengurusan Kemudahan Sekolah, klik Selenggara Kemudahan Sekolah – Kemudahan
Baru dan
klik butang Tambah (jika paparan ini)
atau
2. Klik Pilih Kategori (drop-down list) – Bangunan. Kemudian klik butang Pilih
3. Masukkan maklumat yang diperlukan
a. Nama
b. Kod (Dicadang singkatan nama blok – ditentukan oleh pihak sekolah)
c. Kelulusan Diperlukan
d. Klasifikasi
e. Kapasiti
f. Aktif; Untuk Tempahan; Untuk Jadual Waktu; Untuk P&P
4. Klik butang Simpan
5. Ulangi Langkah 1 dan pilih Bilik. Masukkan maklumat-maklumat dan klik butang Simpan
6. A/00/01
3. Selenggara Darjah/Tingkatan
1. Pada Modul Pengurusan Maklumat Sekolah klik Selenggara Darjah / Tingkatan dan butang
Tambah
2. Masukkan maklumat berikut:-
d. Nama
e. Kod
f. Keterangan
a. Darjah/Tingkatan Terdahulu *
b. Terapung
c. KapasitiAliran
g. Lokasi
h. Guru Kelas
i. Pembantu Guru
3. Klik butang Simpan
4. Selenggara Maklumat Murid (Tambah Rekod Murid)
1. Pada Modul Pengurusan Murid – Selenggara Maklumat Murid klik butang Tambah Murid
2. Masukkan maklumat yang berkenaan (* wajib diisi)
3. Klik pada butang Baca Dari Kad Pengenalan untuk menyalin data dari kad pengenalan. Sila
gunakan alat pembaca kad pengenalan untuk menyalin data
4. Pastikan Tahun/Tingkatan Kemasukan – Tahun / Tingkatan semasa
5. Tarikh Kemasukan – tarikh semasa
6. Masukkan default password murid (Kata Laluan sama bagi semua murid. Murid wajib
tukarkannya bila log-in buat kali pertama kemudian. Ini adalah untuk memudahkan
Pentadbir Sistem)
7. Klik pada butang Simpan
5. Penempatan Murid (secara manual)
Penempatan secara manual ini dilakukan dengan menempatkan murid yang dikehendaki ke kelas yang sesuai untuk murid tersebut.
1. PadaModul Pengurusan Murid, klik Sub-Modul Penempatan Murid Secara Manual
2. Klik pada check box yang setara dengan nama muriddanklik butang Pindah Murid
3. Pilih kelas yang sesuai dan klik butang Pindah Murid.
6. Selenggara Takwim Sekolah
Pengurusan Takwim Sekolah ialah modul yang membolehkan pengguna untuk melihat paparan semua
maklumat takwim yang berkaitan dengan Pengurusan Takwim Sekolah.Selenggara Takwim Sekolah
membolehkan pengguna menyelenggara semua yang berkaitan dengan takwim sekolah.Terdapat
beberapa elemen yang berkaitan dengan Pengurusan Takwim Sekolah yang membolehkan pengguna
melihat dengan lebih terperinci berkaitan dengan Pengurusan Takwim Sekolah. Antara elemen-elemen
tersebut ialah:
• Selenggara Cuti
• Selenggara Acara
• Senarai Acara
• Senarai Hari Persekolahan
• Papar Takwim
Selenggara Cuti
Selenggara Cuti membolehkan pengguna menambah rekod cuti yang berkaitan dengan cuti
persekolahan mengikut jenis cuti yang telah ditetapkan.
Gambarajah 1
Langkah-langkah menambah cuti:
1. Klik pada Selenggara Takwim Sekolah.
2. Klik pada menu Selenggara Cuti .
3. Masukkan data-data yang diperlukan (Lihat gambarajah 1).
4. Klik butang Simpan (Lihat gambarajah 1).
5. Rekod selenggara cuti akan dipaparkan.
Langkah-langkah memadam cuti:
1. Masuk pada menu Selenggara Takwim Sekolah.
2. Tandakan pada check box untuk memadam cuti (Lihat gambarajah 1).
3. Klik pada butang Padam (Lihat gambarajah 1).
Selenggara Acara
Selenggara Acara Takwim membolehkan pengguna untuk menambah rekod acara yang dirancang di
sekolah mengikut tajuk acara yang telah ditetapkan oleh sekolah tersebut seperti Hari Kantin, Sukan
Sekolah dan sebagainya.
Gambarajah 2
Langkah-langkah tambah acara takwim:
1. Klik pada menu Selenggara Takwim Sekolah .
2. Klik pada menu Selenggara Acara.
3. Masukkan data-data yang diperlukan (Lihat gambarajah 2).
4. Klik butang Simpan (Lihat gambarajah 2).
Senarai Acara
Senarai Acara membolehkan pengguna melihat semua acara yang telah dimasukkan ke dalam
sistem.Dengan itu, pengguna boleh mengemas kini atau memadam rekod sekiranya perlu.Penambahan
acara takwim boleh dirujuk dalam topik Selenggara Acara.
Gambarajah 3
Langkah-langkah tambah acara takwim:
1. Klik pada Selenggara Takwim Sekolah.
2. Klik pada menu Senarai Acara.
3. Klik pada butang Tambah (Lihat gambarajah 3).
4. Masukkan data-data yang diperlukan (Lihat gambarajah 4).
5. Klik pada butang Simpan (Lihat gambarajah 4).
Gambarajah 4
Langkah-langkah mengemaskini senarai acara:
1. Klik pada Selenggara Takwim Sekolah.
2. Klik pada menu Senarai Acara.
3. Klik pada pautan nama acara (Lihat gambarajah 3).
4. Kemas kini data-data yang diperlukan (Lihat gambarajah 4).
5. Klik butang Simpan (Lihat gambarajah 4).
7. Pengurusan Kehadiran
Pengurusan Kehadiran membenarkan pengguna menyelenggar kehadiran guru dan staf, menyenarai
ctak laporan, memapar dan mencetak kehadiran dan analisis kehadiran, serta membuat penyediaan
surat ketidakhadiran.
1. Selenggara Kehadiran Staf
2. Rekod Kehadiran Staf
3. Laporan Kehadiran Staf
4. Selenggara Kad Akses
Selenggara Kehadiran Staf
Menu Selenggara Kehadiran Staf membenarkan pengguna menetap tempoh waktu kerja bagi satu-satu sesi,
menyelenggara jenis kehadiran dan menetapkan hari boleh ubah kehadiran staf.Terdapat beberapa elemen
pengguna untuk Selenggara Kehadiran Staf. Antara elemen tersebut ialah:
• Selenggara Jenis Kehadiran.
• Selenggara Kehadiran Kumpulan.
• Selenggara Waktu Kerja Kumpulan.
• Selenggara Waktu Kerja Individu.
• Selenggara IP untuk Rekod Kehadiran.
Selenggara Jenis Kehadiran
Di bawah Selenggara Jenis Kehadiran, pengguna boleh menetapkan kod dan pemerihalan bagi setiap jenis
ketidakhadiran staf.
Gambarajah 1
Gambarajah 2
Langkah-langkah menambah selenggara jenis kehadiran:
1. Klik pada menu Selenggara Jenis Kehadiran.
2. Klik butang Tambah(Lihat gambarajah 1).
3. Masukkan maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 2).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 2).
Langkah-langkah mengemaskini selenggara jenis kehadiran:
1. Klik pada menu Selenggara Jenis Kehadiran.
2. Klik nama pautan nama(Lihat gambarajah 1).
3. Kemas kini maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 2).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 2).
Langkah-langkah memadam jenis kehadiran:
1. Klik pada menu Selenggara Jenis Kehadiran.
2. Tanda check-box untuk tidak memadam data (Lihat gambarajah 1)
3. Klik pada butang Padam(Lihat gambarajah 1).
Selenggara Kehadiran Kumpulan (Attendance Group)
Paparan ini membolehkan pengguna menyelenggara jenis kumpulan staf yang terdapat di sekolah
tersebut seperti kumpulan guru, kumpulan staf sokongan dan sebagainya.
Gambarajah 3
Gambarajah 4
Langkah-langkah menambah selenggara kehadiran kumpulan (Create Group):
1. Klik pada menu Selenggara Kehadiran Kumpulan.
2. Klik butang Tambah (Lihat gambarajah 3).
3. Masukkan maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 4).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 4).
Langkah-langkah mengemaskini selenggara kehadiran kumpulan(Populate Group):
1. Klik pada menu Selenggara Kehadiran Kumpulan.
2. Klik nama pautan kumpulan (Lihat gambarajah 3).
3. Kemas kini maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 4).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 4).
Langkah-langkah memadam selenggara kehadiran kumpulan(Delete Group / Member):
1. Klik pada menu Selenggara Kehadiran Kumpulan.
2. Tanda check-box untuk tidak memadam data (Lihat gambarajah 3)
3. Klik pada butang Padam (Lihat gambarajah 3).
Selenggara Waktu Kerja Kumpulan
Paparan ini membolehkan pengguna menyelenggara waktu masuk dan waktu keluar untuk setiap
kumpulan staf yang ada.Oleh itu, setiap rekod kehadiran bergantung pada masa yang telah ditetapkan
untuk setiap kumpulan staf tertentu.
Gambarajah 5
Gambarajah 6
Langkah-langkah menambah Selenggara Waktu Kerja Kumpulan:
1. Klik pada menu Selenggara Waktu Kerja Kumpulan.
2. Klik butang Tambah (Lihat gambarajah 5).
3. Masukkan maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 6).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 6).
Langkah-langkah mengemaskini Selenggara Waktu Kerja Kumpulan:
1. Klik pada menu Selenggara Waktu Kerja Kumpulan.
2. Klik nama pautan kumpulan (Lihat gambarajah 5).
3. Kemas kini maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 6).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 6).
Langkah-langkah memadam Selenggara Waktu Kerja Kumpulan:
5. Klik pada menu Selenggara Waktu Kerja Kumpulan.
6. Tanda check-box untuk tidak memadam data (Lihat gambarajah 5)
7. Klik pada butang Padam (Lihat gambarajah 5).
Selenggara Waktu Kerja Individu
Paparan ini membolehkan pengguna menyelenggara kumpulan mana setiap individu itu hadir pada
tarikh tertentu.Oleh itu, setiap rekod kehadiran bergantung pada tarikh dan kumpulan yang telah
ditetapkan untuk setiap individu tertentu.
Gambarajah 7
Langkah-langkah menyelenggara Waktu Kerja Individu:
1. Klik pada menu Selenggara Waktu Kerja Individu.
2. Klik pada check-boxnama staf yang ingin diselenggara (Lihat gambarajah 7).
3. Masukkan maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 7).
4. Klik butang Set Kumpulan (Lihat gambarajah 7).
Selenggara IP Untuk Rekod Kehadiran
Paparan ini membolehkan pengguna menyelenggara alamat IP untuk komputer yang digunakan sebagai
tempat untuk merekod kehadiran staf.
Gambarajah 8
Gambarajah 9
Langkah-langkah menambah Selenggara IP Untuk Rekod Kehadiran:
1. Klik pada menu Selenggara IP Untuk Rekod Kehadiran.
2. Klik butang Tambah (Lihat gambarajah 8).
3. Masukkan maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 9).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 9).
Langkah-langkah mengemaskini Selenggara IP Untuk Rekod Kehadiran:
1. Klik pada menu Selenggara IP Untuk Rekod Kehadiran.
2. Klik nama pautan IP (Lihat gambarajah 8).
3. Kemas kini maklumat yang diperlukan (Lihat gambarajah 9).
4. klik butang Simpan (Lihat gambarajah 9).
Langkah-langkah memadam Selenggara IP Untuk Rekod Kehadiran:
1. Klik pada menu Selenggara IP Untuk Rekod Kehadiran.
2. Tanda check-box untuk tidak memadam data (Lihat gambarajah 8)
3. Klik pada butang Padam (Lihat gambarajah 8).
Rekod Kehadiran Staf
Menu Rekod Kehadiran Staf membenarkan melihat paparan, mencatat dan mencetak kehadiran staf
mengikut tarikh.Terdapat beberapa elemen pengguna untuk Rekod Kehadiran Staf. Antara elemen
tersebut ialah:
• Rekod Kehadiran Staf.
• Pergerakan Harian Staf.
Rekod Kehadiran Staf
Paparan ini membenarkan pengguna melihat paparan, mencatat dan mencetak kehadiran staf mengikut
tarikh. Disamping itu, pengguna juga boleh mengemas kini rekod kedatangan sekiranya terdapat
kesilapan.
Gambarjah 10
Langkah-langkah mencatat kehadiran staf:
1. Klik menu Selenggara Kehadiran Staf.
2. Klik menu Rekod Kehadiran Staf.
3. Klik butang Catat Kedatangan (Lihat gambarajah 10).
4. Kemas kini rekod kedatangan (Lihat gambarajah 11).
5. Klik butang Simpan (Lihat gambarajah 11).
Gambarajah 11
Pergerakan Harian Staf
Paparan ini membenarkan pengguna melihat paparan kehadiran staf mengikut masa secara harian.
Langkah-langkah melihat Pergerakan Harian Staf:
1. Klik menu Selenggara Kehadiran Staf.
2. Klik menu Pergerakan Harian Staf.
3. Pilih tarikh dari drop-down (Lihat gambarajah 12).
4. Klik butang Papar (Lihat gambarajah 12).
Gambarajah 12
Laporan Kehadiran Staf
Paparan ini membolehkan pengguna melihat analisis kehadiran untuk semua staf yang ada di sekolah
tersebut.Pengguna dibenarkan untuk mencetak data yang ada. Terdapat beberapa elemen yang ada
dalam paparan ini iaitu:-
• Analisis Kehadiran Staf Bulanan.
• Analisis Kehadiran Staf.
• Analisis Kehadiran Staf Mengikut Tahun.
• Analisis Masa Kehadiran Mengikut Staf.
Analisis Kehadiran Staf Bulanan
Paparan ini membolehkan pengguna menganalisis kehadiran setiap staf mengikut bulanan.
Gambarajah 13
Langkah-langkah melihat analisis kehadiran staf bulanan:
1. Klik menu Laporan Kehadiran Staf.
2. Klik menu Analisis Kehadiran Staf Bulanan.
3. Pilih jenis Staf dan nama bulan (Lihat gambarajah 13).
4. Klik butang Papar (Lihat gambarajah 13).
Analisis Kehadiran Staf
Paparan ini membolehkan pengguna menganalisis kedatangan setiap staf seperti hadir, lewat, cuti dan
sebagainya.Pengguna juga boleh melihat jumlah hadir dan tidak hadir setiap staf yang ada.
Gambarajah 14
Langkah-langkah melihat analisis kehadiran staf:
1. Klik menu Laporan Kehadiran Staf.
2. Klik menu Analisis Kehadiran Staf.
3. Pilih jenis staf (jika perlu) dan tetapkan tempoh tarikh yang ingin dianalisis (Lihat gambarajah 14).
4. Klik butang Carian (Lihat gambarajah 14).
Analisis Kehadiran Staf Mengikut Tahun
Paparan ini membolehkan pengguna menganalisis kehadiran staf mengikut tahun.Ia merangkumi jumlah
hadir dan jumlah tidak hadir secara keseluruhan.
Langkah-langkah melihat analisis kehadiran staf mengikut tahun:
1. Klik menu Laporan Kehadiran Staf.
2. Klik menu Analisis Kehadiran Staf Mengikut Tahun.
3. Pilih jenis staf dan tahun (Lihat gambarajah 15).
4. Klik butang Carian (Lihat gambarajah 15).
Gambarajah 15
Analisis Masa Kehadiran Mengikut Staf
Paparan ini membolehkan pengguna menganalisis masa kehadiran setiap staf.Pengguna boleh melihat
tempoh masa masuk dan keluar seseorang staf.
Gambarajah 16
Gambarajah 17
Langkah-langkah melihat analisis masa kehadiran mengikut staf:
1. Klik menu Laporan Kehadiran Staf.
2. Klik menu Analisis Masa Kehadiran Mengikut Staf.
3. Klik pautan nama staf (Lihat gambarajah 16).
4. Paparan seperti gambarajah 17 akan dipaparkan.
Selenggara Kad Akses
Paparan ini membolehkan pengguna menyelenggara nombor kad akses yang akan ditetapkan untuk
setiap staf.
Gambarajah 18
Gambarajah 19
Langkah-langkah selenggara kad akses:
1. Klik menu Selenggara Kad Akses.
2. Klik butang Tambah (Lihat gambarajah 18).
3. Masukkan data yang diperlukan (Lihat gambarajah 19).
4. Klik butang Simpan (Lihat gambarajah 19).
8. Pengurusan Kedatangan Murid