OBJEKTIF

Pada akhir bengkel, peserta-peserta akan memahami :

KONSEP KIK

Definisi ; Skop; Falsafah; Objektif; Prinsip Asas; Faedah KIK

PELAKSANAAN KIK

Struktur; Pengiktirafan; Faktor-faktor kejayaan KIK

TEKNIK / ALAT KIK ASAS

PENGENALAN KEPADA KIK

• Pelancaran gerakan budaya kerja cemerlang pada tahun 1980

• Menitikberatkan peranan yang dimainkan oleh pihak pengurusan dan juga kakitangan

PEKELILING KEMAJUAN PENTAKBIRAN AWAM BILANGAN 7 TAHUN 1991 BERTARIKH 1 JULAI 1991

PANDUAN MENGENAI KUMPULAN MENINGKAT MUTU KERJA (KMK)

Selaras dengan perkembangan semasa yang memerlukan perkhidmatan awam berdepan dengan perubahan yang semakin mencabar, KMK telah

ditukar kepada

PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)

BERTARIKH 1 NOVEMBER 2009

Bagi memastikan projek-projek yang dihasilkan memberi penekanan kepada nilai inovasi dan kreativiti. Perkara ini adalah sejajar dengan pelancaran

Tahun 2010 sebagai tahun Inovasi dan Kreativiti Malaysia

• Perubahan persekitaran yang berbeza serta kehendak pelanggan dan stakeholders yang semakin meningkat memerlukan agensi membuat penambahbaikan dalam sistem penyampaian perkhidmatannya.

• Ini dapat dilakukan melalui usaha-usaha inovasi dan kreativiti secara menyeluruh serta merentasi semua semua peringkat anggota dan bahagian.

• Usaha seperti ini dapat merubah dan memperkenalkan cara kerja yang lebih cekap dan berkesan serta menghasilkan output dan outcome yang lebih baik.

PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)

1 NOVEMBER 2009

PEMBATALAN

6. Panduan ini dikeluarkan bagi menggantikan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 7 Tahun 1991 – Panduan Mengenai Kumpulan Mengikut Mutu Kerja (KMK)

PENGENALAN KONSEP KIK

• DEFINISI

• FALSAFAH

• OBJEKTIF

• FAEDAH

DEFINISI

FALSAFAH

OBJEKTIF

FAEDAH

DEFINISI

• INOVASI

Faedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan

DEFINISI

• KREATIVITI

Kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujudkan dan

meghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui

kemahiran imiginasi.

PRASYARAT KREATIVITI

• Mempunyai daya imaginasi yang tinggi

• Berfikiran terbuka

• Mempunyai komitmen yang tinggi,

• Berupaya mengenal pasti masalah

• Bersedia menghadapi risiko

• Menggunakan minda yang kreatif

• Bersedia di kritik dan mengenepikan ego

• Mempunyai motivasi dalaman

PRINSIP DAN KAEDAH KIK

• KIK adalah sepasukan pekerja ( 4 -10 orang)

• KIK bermesyuarat secara tetap

• Pasukan ini mengenal pasti ,memilih ,menganalisa

PRINSIP DAN KAEDAH KIK

• Pasukan ini mengemukan cadangan-cadangan

• KIK melaksanakan keputusan yang telah di persetujui

• KIK membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek

• KIK mengambil tindakan membuat penyeragaman dan

meluaskan perlaksanaan projek.

SKOP KIK

• Penyelesaian Masalah (Problem Solving)

• Penambahbaikan (Task Achieving)

• Projek Baharu

PERBEZAAN KIK DENGAN KMK

KIK KMK

Keahlian terbuka atau merentasi semua bahagian

Keahlian terhad kepada anggota dalam bahagian yang sama

Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan

Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan

Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti selain daripada penyelesaian masalah

Penekanan kepada aspek penyelesaian masalah

Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan

Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti tertentu sahaja

Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses

Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses

FALSAFAH KIK

• Konsep pengurusan secara kemanusian

• Konsep pengurusan secara penyertaan

• Merupakan satu mekanisme yang melibatkan pekerja dalam proses

penyelesaian masalah baru

• Menerapkan proses Knowledge –Based dan Creativity Driven

• Memberi tumpuan kepada idea, pembelajaran, perkongsian ilmu dan

penciptaan nilai

• Produk akhir KIK menjurus kepada penghasilan output berkualiti.

OBJEKTIF KIK

• Keupayaan mencipta cara bekerja baru atau menghasilkan inovasi

• Kebolehan menyelesaikan masalah atau membuat penambaikan kerja

• Semangat berkerja secara berpasukan

• Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja positif

• Penglibatan dan peningkatan komitmen terhadap kerja

• Dorongan kerja yang tinggi

• Kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri sendiri,kumpulan ,organisasi dan negara

• Pengalakan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif

• Pewujudan hubungan yang harmoni di antara pihak pengurusan dan pekerja

FAEDAH-FAEDAH KIK

ORGANISASI

• Memperkenalkan sistem dan cara kerja baru

• Menjana kecermerlangan organisasi melalui pendekatan kreativiti, inovasi

dan penciptaan nilai (value creation)

• Memperbaiki sistem,proses dan cara kerja

• Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dengan pihak pengurusan

• Memupuk kerjasama di kalangan warga organisasi

• Meningkatkan daya saing organisasi

• Membolehkan organisasi menghasilkan sesuatu sistem penyampaian

perkhidmatan yang berkualiti dan menepati kehendak pelanggan

FAEDAH-FAEDAH KIK

PERKHIDMATAN AWAM

• Memupuk kerjasama antara agensi melalui penyeragaman inovasi atau

penambahbaikan yang di hasilkan

• Menjimatkan kos dan masa keseluruhan operasi perkhidmatan

• Meningkatkan kualiti atau produktiviti perkhidmatan

• Meningkatkan kepuasan pelanggan dan stakehoders

• Meningkatkan imej perkhidmatan awam

FAEDAH-FAEDAH KIK

PEKERJA

• Meningkatkan kemampuan menyelesaikan masalah dan membuat

keputusan

• Memupuk semangat kerjasama dan bekerja dalam satu pasukan

• Menyemai dan menerapkan nilai serta etika kerja positif

• Meningkatkan komitmen terhadap kerja

• Menambah dorongan untuk bekerja dengan lebih dedikasi

• Meningkatkan kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri

sendiri,kumpulan,organisai dan negara

FAEDAH-FAEDAH KIK

PEKERJA

• Membimbing warga organisasi berfikiran kraetif dan inovatif untuk

menghasilkan inovasi.

• Meningkatkan keupayaan mencipta atau memperkenalkan sistem baru

dan penambahbaikan kerja

• Mengalakkan penghasilan idea –idea yang inovati dan kreatif

• Memberi kepuasan dalam bekerja

• Meningkatkan keyakinan mengenai kebolehan dan potensi diri sendiri

• Mengasah bakat kepimpinan di kalangan warga organisasi

PELAKSANAAN KIK

• Mewujudkan struktur KIK

• Menyediakan latihan yang berkesan dan berterusan

• Memberi penghargaan dan pengiktirafan

STRUKTUR DAN PERANAN

STRUKTUR KIK

J/Kuasa

Pemandu

Fasilitator

Ketua Ketua

Ahli Ahli Ahli Ahli

Fasilitator

Ketua Ketua

PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU

• Organisasi boleh menggunakan jawatankuasa sedia ada

seperti jawatankuasa pemandu kualiti dan produktiviti

• Seorang ketua fasilitator boleh dilantik sebagai ahli dalam

jawatankuasa

• Menentukan objektif dan hala tuju KIK

• Menentukan dan melantik fasilitator

• Mendaftar kumpulan dan keahliannya

PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU

• Menilai dan memantau keberkesanan Program KIK

• Menyelaras penyeragaman cadangan penyelesaian daripada

Program KIK ke dalam Perkhidmatan Awam

• Mengenalpasti output yang berpotensi untuk tujuan

pendaftaran hak cipta dan pengkomersilan.

PERANAN FASILITATOR

Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka:

• Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih

ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan

• Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong

• Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap

projek yang berkaitan dengan kerja mereka.

• Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan.

• Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan.

• Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan.

PERANAN KETUA

• Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/ penambahbaikan/ penciptaan baru dengan bantuan fasilitator di mana perlu

• Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti-aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni

• Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan

• Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur

dan berkesan

• Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan

• Menggalakan pekerja-pekerja lain menjadi ahli

• Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahli

• Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan

PERANAN AHLI

• Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya

• Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan

• Mengenalpasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek

• Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan

LATIHAN

• Latihan memainkan peranan yang penting dalam menentukan keberkesanan dan kejayaan program KIK

• Ahli-ahli KIK perlu dilengkapkan dengan pengetahuan dan kemahiran untuk melaksanakan projek KIK termasuk kemahiran berfikir secara kreatif serta kemahiran menggunakan teknik penyelesaian masalah, alat kawalan kualiti dan kaedah atau strategi penambahbaikan

• Ahli-ahli KIK perlu memahami peranan masing-masing dalam menjayakan aktiviti-aktiviti KIK

PENGLIBATAN FASILITATOR DAN KETUA KUMPULAN

KETUA FASILITATOR

TEMPOH

MESYUARAT KIK

Aktiviti- aktiviti KIK dijalankan melalui mesyuarat yang diadakan secara tetap dan berjadual. KIK harus memberi perhatian kepada beberapa perkara untuk memastikan agar mesyuarat dikendalikan dengan berkesan iaitu:

• Mengadakan agenda mesyuarat

• Menetapkan prosedur/peraturan untuk dipatuhi oleh semua ahli KIK

• Menentukan tujuan yang jelas bagi setiap mesyuarat dan memastikan tempoh mesyuarat yang sesuai/ tidak terlalu lama

• Mengagihkan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh ahli-ahli KIK

• Menyediakan minit mesyuarat dan melaksanakan keputusan mesyuarat

Kumpulan boleh menggunakan Teknik Percambahan Fikiran semasa mesyuarat

PENGHARGAAN DAN PENGIKTIRAFAN

Pihak pengurusan perlu memberi pengiktirafan kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya memperkenalkan sistem atau cara bekerja baru, inovasi atau penambahbaikan. Ini bertujuan untuk menggalakkan penyertaan pekerja dalam KIK dan seterusnya mengekalkan KIK yang sedia ada. Bentuk pengiktirafan yang boleh diberi adalah seperti berikut:

• Kehadiran pihak pengurusan atasan semasa persembahan projek

• Pemberian Surat/Sijil Penghargaan

• Pemberian Cenderamata/Saguhati

• Pencalonan untuk menerima pingat atau bintang

kebesaran Kerajaan Negeri atau Kerajaan Persekutuan • Merekod persembahan KIK dalam Buku Perkhidmatan

PENGHARGAAN DAN PENGIKTIRAFAN

• Menyiarkan gambar KIK yang berjaya dalam buletin, laman web, portal KIK atau di papan kenyataan

• Memberi peluang kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya untuk menyertai konvensyen KIK di peringkat jabatan, negeri, kebangsaan dan antarabangsa

• Lawatan sambil belajar dan/atau mengikuti latihan

• Dijadikan sebagai salah satu petunjuk prestasi utama atau KPI

• Dipertimbangkan sebagai salah satu kriteria penilaian

prestasi tahunan dan kenaikan pangkat

• Lain-lain pengiktirafan yang difikirkan sesuai

STRATEGI UNTUK MENDORONG KREATIVITI DAN INOVASI DALAM PELAKSANAAN KIK

• MENGENAL PASTI POTENSI DIRI – mengetahui kebolehan individu dalam kumpulan KIK supaya dapat mengatasi masalah atau mengambil oeluang yang wujud hasil daripada kreativiti dan inovasi

• UBAH PERSEPSI DIRI – melihat masalah atau peluang daripada pelbagai perspektif. Analisis masalah dan peluang melalui pemecahan/peleraian masalah kepada bahagian yang kecil dan kemudian cari penyelesaian yang sebenar atau terbaik untuknya

• UBAH BUDAYA ORGANISASI – mendorong anggota organisasi menjadi kreatif dan inovatif. Ganjaran hendaklah diberikan kepada anggota yang betul-betul cemerlang dalam mencipta sesuatu yang baru atau unik

• BERANI UNTUK GAGAL – setiap kegagalan atau kesilapan perlu dijadikan sebagai motivasi dan panduan untuk bertindak lebih jauh dalam mencari penyelesaian terbaik

OBJEKTIF KONVENSYEN KIK

• Memberi penghargaan kepada pekerja yang terlibat dengan KIK dengan membuat persembahan

• Membuktikan dan memberikan keyakinan kepada Perkhidmatan Awam bahawa KIK boleh dilaksanakan dalam sektor awam

• Meyakinkan bahawa KIK dapat membantu Perkhidmatan Awam menyelesaikan masalah berkaitan dengan kerja; dan

• Mendapatkan maklum balas mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam melaksanakan KIK dalam sektor awam, bagi tujuan untuk memperkemaskan lagi keberkesanan program KIK

ANUGERAH KIK

• Anugerah KSN

• Anugerah KPPA

• Anugerah KP MAMPU

FAKTOR-FAKTOR MENYOKONG KEJAYAAN PELAKSANAAN KIK

• Sikap yang positif, kesungguhan dan komitmen daripada pihak pengurusan atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam pelaksanaan program ini

• Sokongan dan kerjasama daripada semua pringkat terutama fasilitator, ketua pasukan dan dan ahli-ahli KIK

• Pemilihan fasilitator dan ketua kumpulan yang berfikiran kreatif, positif dan terbuka serta mempunyai komitmen yang tinggi kepada KIK

• Penyediaan program latihan yang berkesan

• Pemberian penghargaan dan pengiktiran yang sesuai

FAKTOR-FAKTOR MENYOKONG KEJAYAAN PELAKSANAAN KIK

• Penyediaan kemudahan-kemudahan yang diperlukan oleh Pasukan KIK

seperti alat tulis, multimedia, bilik perbincangan dan lain-lain keperluan

semasa menjalankan projek

• Menganggapkan Program KIK sebagai usaha peningkatan kualiti sistem

penyampaian perkhidmatan jangka panjang

• Menyebar luas dan menjelaskan tentang sumbangan dan kesan

pelaksanaan KIK ke atas peningkatan kualiti, produktiviti dan imej

organisasi kepada semua pihak

• Kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana,

menyelaras dan mengambil tindakan terhadap perakuan-perakuan

termasuk tindakan penyeragaman di peringkat jabatan, negeri dan

kebangsaan

FAKTOR KEGAGALAN

• Kekurangan komitmen dan sokongan pengurusan atasan

• Bimbingan fasilitator dan ketua yang lemah

• Kekurangan Latihan

• Tidak bersedia meluangkan masa dan tenaga

• Tiada masa

• Pengurusan hilang kuasa

• Penentangan

• Perkerja rasa diperalat

• Tanggungjawab pengurusan

• Bukan dicipta di sini

• Telah ada Jawatankuasa

• Sikap tidak mahu menolong

PERANCANGAN

DEFINISI KUALITI

Kesesuaian penggunaan (fitness for use)

Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)

Menuruti keperluan (confirming to requirement)

Memenuhi keperluan dan harapan pelanggan secara berpatutan (meeting customer’s needs and reasonable expectation)

Darjah kecemerlangan (the degree of excellence) THE OXFORD DICTIONARY

THOMAS H. BARRY

CROSBY

ISHIKAWA

JURAN

PERKARA YANG TIDAK DIGALAKKAN DIBINCANG DALAM PROJEK KIK

1. Dasar Jabatan

2. Perjanjian Kesatuan

3. Perkara mengenai tindakan tatatertib

4. Hal-hal peribadi

5. Gaji dan elaun

6. Belanjawan jabatan

7. Syarat-syarat perkihdmatan

8. Pembahagian tugas

9. Dasar naik pangkat

10. Perkara lain yang tidak ada kaitan dengan masalah kerja

PROSES

MENGENALPASTI (Kumpulan)

PENILAIAN (Kumpulan)

PERLAKSANAAN (Kumpulan)

PERTIMBANGAN DAN KEPUTUSAN

(Pengurusan) PERSEMBAHAN PENGURUSAN

(Kumpulan)

MENGANALISA (Kumpulan)

CADANGAN PENYELESAIAN

(Kumpulan)

PEMILIHAN (Kumpulan)

PROSES

PENDEKATAN

KITARAN PDCA

Plan . Do. Check. Action

APA PDCA?

• Sebagai alat mengawal selia/memantau kemajuan

• Sebagai alat penyelaras usaha penambahbaikan

• Sebagai bukti

APA PDCA?

• The “Deming Wheel”

• The “Shewhart Cycle”

• Model ‘Planning Cycle’

KAEDAH PDCA BAGI TEMPOH JANUARI HINGGA JUN 2009

Plan •Penubuhan kumpulan •Mengenal pasti projek •Pemilihan projek •Penyediaan pelan tindakan •Menetapkan sasaran •Analisis masalah •Mewujudkan cadangan penyelesaian •Memilih cadangan penyelesaian terbaik

P D C

A

Action •Tindakan penyeragaman

Check •Penilaian •Pemantauan

Do •Uji cuba cadangan •Buat persembahan •Laksana cadangan

JADUAL PERANCANGAN PROJEK

• MILESTONE CHARTS

• GANTT CHARTS

JADUAL PERANCANGAN PROJEK

Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual Pelaksanaan Projek yang dikenali sabagai Carta Perbatuan. Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek tersebut ialah:

• Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan

• Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh permulaan dan penyempurnaan projek

• Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamat aktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dan di awasi

• Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yang dirancang bagi setiap aktiviti

PENYEDIAAN JADUAL PELAKSANAAN PROJEK

CARTA PERBATUAN

Carta Perbatuan diwujudkan bagi merancang dan melaksanakan projek mengikut minggu dan bulan yang disusun supaya segala perancangan dapat dilaksanakan dengan lancar dan bersistematik

CARTA PERBATUAN

Carta ini diwujudkanbagi merancang dan melaksanakan projek mengikut minggu dan bulan yang disusun supaya segala perancangan dapat dilaksanakan dengan lancar dan bersistematik

MENGENAL PASTI

DEFINISI KUALITI

Kesesuaian penggunaan (fitness for use)

Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)

Menuruti keperluan (confirming to requirement)

Memenuhi keperluan dan harapan pelanggan secara berpatutan (meeting customer’s needs and reasonable expectation)

Darjah kecemerlangan (the degree of excellence) THE OXFORD DICTIONARY

THOMAS H. BARRY

CROSBY

ISHIKAWA

JURAN

PERCAMBAHAN FIKIRAN

• 1 ORANG, 1 PENDAPAT

• Pendapat diminta secara pusingan

• “PASS” – jika TIADA PENDAPAT

• Semua pendapat dianggap betul

• Gunakan undi – pilih pendapat utama

• Kaedah 5W + 1H

DEFINISI MASALAH

• Sesuatu yang tidak kena menyebabkan perkara yang tidak diingini

• Sesuatu yang wujud tidak seperti yang diharapkan

• Yang ‘sepatutnya’ berbeza dengan yang ‘sebenar’

MASALAH KERJA

• Kos berulang

• Kos berlebihan

• Kelewatan

• Pembaziran

• Red tape

• Bottle neck

• Penyelenggaraan lemah

• Mutu perkhidmatan rendah

MENGENAL PASTI PROJEK

• Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran

• Cadangan daripada pihak pengurusan

• Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan

• Cadangan daripada Stakeholders

• Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan audit, laporan dan kajian

• Sumber-sumber lain yang bersesuaian

BAGAIMANA MENGENAL PASTI MASALAH/ PROJEK

• Cara mengenal pasti

Terdapat sisihan yang sepatut dengan yang sebenar

Tahu membezakan masalah, sebab dan petanda

Ada objek dan kesan / ‘defect’

KELEMAHAN MENYELESAI MASALAH

• Terus beri sebab TANPA memahami masalah sebenar

• Tidak dapat membezakan: ANDAIAN dengan FAKTA

• Menyelesai semua masalah sekaligus (shortgun approach)

• Takrifan menjadi sukar

• Terlampau detail

• Isu melompat (butterfly thinking)

PEMILIHAN PROJEK

ASAS PEMILIHAN PROJEK

• Analisis kos kualiti

• Analisis kajian

– Maklum balas pelanggan

– Maklumat warga organisasi

• Penetapan sasaran

• Perubahan peraturan/kehendakl semasa

ASAS PEMILIHAN PROJEK

• Kriteria: KESAN KEPADA

Peningkatan output

Kepuasan pelanggan

Proses membuat keputusan

Penyelesaian masalah

Penjimatan kos

TEKNIK PEMILIHAN

• Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut:

Force ranking

Analisis matriks/ faedah

Soal selidik dalam kalangan pekerja atau pelanggan

Analisis SMART (specific, measurable, achievable, realistic and time specific)

Semua projek yang dikenal pasti mestilah disokong dengan data sebenar untuk tujuan pemilihan projek. Projek yang terpilih perlu mendapat persetujuan daripada pihak pengurusan

ANALISA FAEDAH

Tajuk Kemudaratan (3x) Segera (urgency) (x2) Imej (x1) Skor

A 4 (12) 4 (8) 4 (4) 24

B 3 (9) 3 (3) 3 (3) 22

C 2 (6) 2 (2) 2 (2) 12

CONTOH SKALA:

0 1 2 3 4 5

0-1 : RENDAH

2-3 : SEDERHANA

4-5 : TINGGI Paling rendah Paling tinggi

1 10

SKALA

FORCE RANKING

Langkah 1 • Senarai masalah ikut susunan No. 1, 2, 3, 4, 5

Langkah 2

• Kategori masalah ikut Sangat penting, penting dan kurang penting

Langkah 3

• Senaraikan nombor-nombor masalah dalam kategori yang ditentukan

Langkah 4

• Susunkan nombor masalah sehingga mendapat suatu ranking yang tersusun mengikut keutamaan

Sangat penting

Masalah No 2

Masalah No 4

Masalah No 5

Masalah No 1

Masalah No 3

Penting

LANGKAH 2

LANGKAH 3

Masalah No 2

Masalah No 5

Masalah No 4

Masalah No 3

Masalah No 1

Susunan Akhir Mengikut Prioriti Masalah No 2,5,4,3,1

Sangat penting

Penting

PERNYATAAN PROJEK

• Asas pernyataan projek:

Berkaitan dengan prestasi organisasi

Khusus (specific)

Boleh diukur (measurable)

Wujud/ berlaku

Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempoh yang sesuai

Contoh: Kes kelewatan pmbedahan tinggi di Hospital X

PERNYATAAN PROJEK

Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai pernyataan masalah:

Penggunaan dewan bedah tidak mempunyai jadual yang sistematik

• Ketiadaan jadual yang sistematik merupakan satu daripada sebab atau punca masalah. Pernyataan masalah yang sebenarnya perlu dinyatakan seperti berikut:

Kes kelewatan pembedahan tinggi

• Salah satu daripada sebab utama mengapa kes kelewatan pembedahan tinggi ialah penggunaan dewan bedah yang tidak mempunyai jadual yang sistematik.

PERNYATAAN BERASASKAN PUNCA MASALAH

PERNYATAAN PROJEK

Pernyataan masalah yang menunjukkan matlamat projek

• Pernyataan ini adlah merupakan cadangan penyelesaian masalah kepada masalah kemalangan melibatkan motosikal/kereta dalam kalangan pelajar universiti meningkat

Ke arah mewujudkan buku vot berkomputer

• Pernyataan masalah ini adalah merupakan objektif kepada projek iaitu kelewatan mengemaskini buku vot.

PERNYATAAN MASALAH YANG MENUNJUKKAN MATLAMAT PROJEK

PERNYATAAN PROJEK

• Pengawalan pengurusan minyak kenderaan adalah sederhana

• Sistem bayaran bekalan dan perkhidmatan kepada pelanggan adalah baik

PERNYATAAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN (TASK ACHIEVING)

PERNYATAAN PROJEK

Banjir kilat di Bandaraya X disebabkan oleh pemendapan lumpur di Sungai Y

• Pernyataan masalah ini menyalahkan pemendapan lumpur di Sungai Y yang merupakan tuduhan kepada jabatan lain yang bertanggungjawab menguruskan mendapan di Sungai Y

• Sewajarnya pernyataan projek ini adalah seperti:

- Banjir kilat di Bandaraya X kerap berlaku

- Kos penyelenggaraan infrastruktur di Bandaraya X meningkat

PERNYATAAN YANG BERASASKAN KEPADA TUDUHAN, CELAAN DAN MENYALAHKAN PIHAK LAIN

PENJELASAN PROJEK

LATAR BELAKANG Penerangan projek

Definisi

5W + 1H

What

Where

When

Who

Why

How - How many

-How much

Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk carta aliran kerja

ANALISIS PROJEK

ISHIKAWA

Prof. Kaoru Ishikawa

CAUSE Effect

Rajah tulang ikan atau ‘fish bone’ atau ‘cause and effect diagram’ telah diperkenalkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa. Disebabkan oleh itu, ia juga telah dikenali sebagai ‘Ishikawa

Diagram’

KAEDAH

BAHAN/ ALAT

TAJUK

MANUSIA

MESIN

Small bone Find bone

Middle bone

SEBAB AKIBAT

RAJAH SEBAB DAN AKIBAT/ RAJAH TULANG IKAN/ RAJAH ISHIKAWA

KELEWATAN MEMPROSES PENDAFTARAN BORANG SPA 8 PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT

PROSEDUR MANUSIA

BAHAN PERSEKITARAN

Garis Panduan

Tidak Jelas

Kurang Penyeliaan

Kurang Latihan

Sekatan Dalam Penggunaan Komputer

Kerja Berperingkat/ Lewat Memproses Borang

Penyebaran Maklumat

Arahan keselamatan Tidak Dipatuhi

Pemohon

Kakitangan kurang cekap

Tekanan Kerja

Kurang Pengetahuan

Sikap

Arahan Kerja Tidak Jelas

Tidak Menghargai Masa

Penyediaan Senarai/ Laporan

Panduan Kurang Jelas

BTM

Alat Tulis

Mesin Imbas

Penyelenggaraan Komputer dan pencetak lama

Penggunaan dan p embaziran kertas

Gangguan Panggilan Telefon

Tele SPA

Susunan Tidak Harmoni

Susunan Tidak Terkawal

Ruang Tidak Selesa

KELEWATAN MEMPROSES PENDAFTARAN BORANG SPA 8 PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT

PROSEDUR MANUSIA

BAHAN PERSEKITARAN

Garis Panduan

Tidak Jelas

Kurang Penyeliaan

Kurang Latihan

Sekatan Dalam Penggunaan Komputer

Kerja Berperingkat/ Lewat Memproses Borang

Penyebaran Maklumat

Arahan keselamatan Tidak Dipatuhi

Pemohon

Kakitangan kurang cekap

Tekanan Kerja

Kurang Pengetahuan

Sikap

Arahan Kerja Tidak Jelas

Tidak Menghargai Masa

Penyediaan Senarai/ Laporan

Panduan Kurang Jelas

BTM

Alat Tulis

Mesin Imbas

Penyelenggaraan Komputer dan pencetak lama

Penggunaan dan p embaziran kertas

Gangguan Panggilan Telefon

Tele SPA

Susunan Tidak Harmoni

Susunan Tidak Terkawal

Ruang Tidak Selesa

KELEWATAN MEMPROSES PENDAFTARAN BORANG SPA 8 PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT

MANUSIA PROSEDUR

BAHAN PERSEKITARAN

KERJA BERPERINGKAT/ LEWAT MEMPROSES BORANG

KAKITANGAN KURANG

CEKAP

PANDUAN KURANG JELAS

PENYELENGGARAAN KOMPUTER DAN PENCETAK LAMA

GANGGUAN PANGGILAN TELEFON

CTH:

VERIFIKASI DATA

• OBJEKTIF: Menentukan sebab paling mungkin

• KAEDAH:

i. Semak maklumat/ rekod sedia ada

ii. Buat soal selidik

iii. Pemerhatian/ Pengamatan

iv. Temuduga

Faktor: MANUSIA

Punca Analisis Tanggung jawab

Keputusan

Kurang Latihan 1. Menyemak rekod latihan pekerja, pada 25/5/04 bertempat di pejabat HRD, 90 dari 100 orang pekerja belum ikut latihan

2. Menemuduga En. Ahmad pada 25/5/04, di Pejabat HRD dari jam 10 pagi-11 pagi, beliau bersetuju bahawa ramai pekerja belum mengikuti latihan

Abu

Abu

Terima

CONTOH : VERIFIKASI PUNCA MASALAH

Punca Analisis Tanggung jawab

Keputusan

Kurang Latihan 1. Menemuduga pekerja-pekerja pada 26/5/04, dari kedua-dua shif, mereka bersetuju yang mereka tidak pernah mengikuti latihan berkaitan.

Nazri

Terima

Kerja pelbagai

1. Menyemak rekod pembahagian tugas

pada 27/5/04, di Jabatan Pengeluaran, didapati semua pekerja telah diberikan tugas yang khusus.

2. Menemuduga Pengurus pengeluaran En. Bakri pada 27/5/04, di Jabatan Pengeluaran, beliau menyatakan yang pekerja telah diberikan tugas khusus.

Lina

Tolak

Punca Analisis Tanggung jawab

Keputusan

Kurang Latihan 1. Menemuduga pekerja-pekerja pada 26/05/04, dari kedua-dua shif, mereka bersetuju yang mereka tidak pernah mengikuti latihan berkaitan.

Nazri

Terima

Kerja pelbagai

1. Menyemak rekod pembahagian tugas

pada 27/5/04, di Jabatan Pengeluaran, didapati semua pekerja telah diberikan tugas yang khusus.

2. Menemuduga Pengurus pengeluaran En. Bakri pada 27/05/04, di Jabatan Pengeluaran, beliau menyatakan yang pekerja telah diberikan tugas khusus.

3. Menemuduga pekerja-pekerja dari kedua-dua shif pada 28/05/04, majoriti pekerja mengatakan yang mereka telah diberikan tugas yang khusus.

Lina

Suzi

Tolak

Punca Analisis Tanggung jawab

Keputusan

Malas 1. Berdasarkan pemerhatian di semua shift, didapati pekerja-pekerja telah menjalankan tugas dengan baik dan patuh kepada arahan yang diberikan. Sila lihat laporan penyelia bahagian

2. Menemuduga Penyelia En. Azhar pada 27hb Mei 2004. Beliau bersetuju yang pekerja-pekerja rajin dan mempunyai sikap kerja yang positif

Lina

Tolak

Sambil Lewa

1. Semua pekerja mempunyai sikap yang positif terhadap pekerjaan mereka. Pemerhatian dijalankan sepanjang masa dalam semua shift oleh penyelia bertugas.

2. Temuduga telah dijalankan kepada pekerja pada 25-30 hb Mei 2004. Majoriti mereka menyatakan yang mereka minat terhadap pekerjaan mereka.

Suzi

Nazri

Tolak

FAKTOR: MANUSIA PUNCA: KURANG LATIHAN

Pilihan cadangan

Pencadang Baik Buruk Keputusan

1. Adakan

Latihan dengan menggunakan pakar dalaman

Abu

• Murah kerana gaji bulanan •Cepat kerana dalam organisasi •Ada kepakaran kerana lulus dalam bidang berkaitan •Pengalaman praktikal on job training •Bimbingan terus menerus

•Boleh mendatangkan kebosanan

Terima

CADANGAN PENYELESAIAN

Pilihan cadangan

Pencadang Baik Buruk Keputusan

2.Latihan

dijalankan oleh Perunding luar dalam organisasi

Lina

• Ada kepakaran •Cepat kerana tidak perlu keluar pejabat •Mudah mengendalikannya.

•Mahal: Kos RM 3,000.00 sehari

Tolak

3. Menyediakan

Bahan Bacaan

Azlan

•Mudah mengendalikan •Murah kerana kos buku RM500.00

•Membosankan •Salah pemahaman

Tolak

•Ahli-ahli KIK boleh menggunakan pelbagai teknik yang mesti disokong dengan

maklumat serta data yang tepat semasa menyelesaikan masalah atau projek

penambahbaikan

•Pengumpulan data dan maklumat adalah langkah terpenting dalam proses

penyelesaian masalah

•Tanpa data dan maklumat yang diperlukan, atau kekurangan data, tiada

keberkesanan dalam membuat keputusan atau penyelesaian masalah

•Data dan maklumat perlu dikumpulkan bagi tujuan berikut:

•Memahami keadaan sebenar dan menyokong serta memperkukuhkan sesuatu

pendapat

•Menentukan perhubungan antara masalah dan sebab

PENGUMPULAN DATA

Kaedah Pengumpulan Data

Temuduga/temubual

Soal selidik

Pemerhatian/ pemeriksaan

Analisis laporan/ rekod/ dokumen berkaitan

Analisis aduan dan maklum balas pelanggan serta orang ramai

PENGUMPULAN DATA

Sampel

•Ahli-ahli KIK boleh mengumpul data dengan menggunakan sampel

• Sampel melibatkan pengumpulan maklumat dengan mengambil sebahagian kecil

daripada sejumlah besar populasi yang berkaitan

•Bilangan atau peratusan sampel yang dipilih sesuai dengan jumlah populasi

•Jenis sampel yang biasa digunakan (Rujuk Garis Panduan):

PENGUMPULAN DATA

•DIGUNAKAN UNTUK MENGUTIP DATA DENGAN SISTEMATIK DAN SENANG •PENYEMAKAN SEMUA PERKARA YANG DIAMBIL DATA DAPAT DIBUAT DENGAN CEKAP •MEMUDAHKAN PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI

KERTAS/LEMBARAN SEMAK (Check Sheet)

BIL PUNCA Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 JUMLAH

1 E-mel Kurang Penting

69

2 E-mel Tiada Tindakan

96

3 E-mel Tiada Laporan

199

4 Lewat terima E-mel

53

5 Lewat Selesai Aduan/

Pertanyaan

31

LEMBARAN SEMAKAN 1 “ SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN”

Tempoh: (Sebelum Projek)

BIL PUNCA Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 JUMLAH

1 E-mel Kurang Penting

26

5

26

12

69

2 E-mel Tiada Tindakan

25

39

26

6

96

3 E-mel Tiada Laporan

49

47

28

75

199

4 Lewat terima E-mel

15

7

11

20

53

5 Lewat Selesai Aduan/

Pertanyaan

8

2

5

16

31

LEMBARAN SEMAKAN 1 “ SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN”

Tempoh: (Sebelum Projek)

PUNCA Jumlah Kekerapan

Peratus Kekerapan terkumpul

Peratus terkumpul (%)

E-mel Kurang Penting 199

44.42 199 44.42

E-mel Tiada Tindakan 96

21.43 295 65.85

E-mel Tiada Laporan 69

15.40 364

81.25

Lewat terima E-mel 53

11.83

417

93.08

Lewat Selesai Aduan/ Pertanyaan

31

6.92

448

100.00

Jumlah 448 100 - -

LEMBARAN SEMAKAN 1 “ SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN”

Tempoh: (Sebelum Projek)

•Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data: •Analisis Pareto •Rajah Histogram •Carta Kawalan •Carta Turus dan Carta Pai •Lain-lain teknik yang sesuai

ANALISIS DATA

0% 10% 20% 30% 40% 50%

A

B

C

D

E

A

B

E

D

C E-mel Tiada Laporan

E-mel Tiada Tindakan

E-mel Kurang Penting

Lewat Terima E-mel

Lewat Selesai Aduan

CARTA BAR KEKERAPAN KES(SEBELUM PROJEK)

44%

22%

15%

12%

7%

A

B

C

D

E

A

B

E

D

E-mel Tiada Laporan

E-mel Tiada Tindakan

E-mel Kurang Penting

Lewat Terima E-mel

Lewat Selesai Aduan

CARTA PAI KEKERAPAN KES (SEBELUM PROJEK)

C

SASARAN

• Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data, KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projek

• KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuat

• Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut:

– Prinsip 80/20 (Analisis Pareto)

– Objektif Organisasi

– Piagam Pelanggan

– Petunjuk Prestasi Utama(KPI)

– Arahan Pihak Pengurusan

ANALISIS PARETO

• Mendapat nama daripada Ahli Ekonomi Itali Vilfredo Pareto

• Rajah Pareto adalah merupakan sejenis graf khusus yang menunjukkan data dalam bentuk turus mengikut susunan menurun

• Menggambarkan sebab-sebab yang mengakibatkan sesuatu masalah.

• Tumpuan kepada sebab-sebab utama

• Mengesahkan sesuatu keputusan dengan membandingkan sebelum dan sesudah tindakan pembetulan diambil. Ketepatan tindakan pembetulan dikenalpasti

• Dikenal pasti sebagai peraturan ‘ 80-20’ iaitu sebilangan kecil aktiviti-aktiviti menyebabkan banyak masalah atau membawa banyak hasil

Vilfredo Pareto, 1848-1923

• Mengkelaskan masalah kualiti mengikut keutamaannya

• Digunakan untuk:

1. Menentukan aspek utama bagi sesuatu masalah

2. Menganggarkan keberkesanan sesuatu pembaikan yang dijalankan

3. Memahami keberkesanan sesuatu pembaikan

4. Mengesahkan keputusan selepas tindakan pembetulan diambil

dengan membandingkan gambarajah sebelum dan selepas tindakan

100

20

0

100

80

0

SEBAB KESAN

80 % Masalah berpunca daripada 20% sumber

PRINSIP PARETO

JURAN

• VITAL FEW :

Penyumbang ketara kepada masalah

• USEFUL/ TRIVIAL/ INTERESTING MANY:

Penyumbang lain/ remeh

PENYEDIAAN BAGI RAJAH PARETO

• Berasaskan data yang dikumpul:

• Ciri-ciri data:

– OBJEKTIF

– KONSISTEN

– REPRESENTATIVE

– BELIEVABLE

• Susun sebab dari tertinggi kepada terendah ( decending order)

• Kumpul data mengenai kekerapan dengan menggunakan Jadual Lembaran Semakan

PENYEDIAN BAGI RAJAH PARETO

• Lukis horizontal (x) dan sebutkan sebab-sebab paling mungkin

• Susun sebab-sebab paling mungkin ikut kekerapan dari tertinggi ke

terendah

• Lukis vertikal axis (y) dan sebutkan peratusan dari 0% hingga 100%

• Lukis graf bar bagi setiap sebab ikut peratusan

• Lukis graf garisan ikut peratusan terkumpul

• Lukis satu garis dari 80% kepada graf garis dan tunjukkan ke arah x-axis

bagi asingkan ‘vital view’ dan ‘trivial many’

PARETO

• Langkah pertama untuk memperbaiki mutu kerja

• Meningkatkan mutu kerja dalam semua aspek

- kecekapan, penjimatan bahan-bahan+ kos, keselamatan, dll

• Mengesahkan keputusan (selepas perbandingan)

Vilfredo Pareto, 1848-1923

RINGKASAN LEMBARAN SEMAK “SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN ”

Tempoh : Sebelum projek

Bil Punca Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Jumlah

1 E-mel kurang

penting 26 5 26 12 69

2 E-mel tiada

tindakan 25 39 26 6 96

3 E-mel tiada

laporan 49 47 28 75 199

4 Lewat terima

E-mel 15 7 11 20 53

5 Lewat selesai

aduan / Pertanyaan

8 2 5 16 31

JADUAL FREKUENSI “SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN ”

Tempoh : Sebelum projek

Punca Jumlah

Kekerapan Peratus

Kekerapan Terkumpul

Peratus Terkumpul (%)

E-mel Kurang Penting 69 15.40 364 81.25

E-mel Tiada Tindakan 96 21.43 295 65.85

E-mel Tiada Laporan 199 44.42 199 44.42

Lewat Terima E-mel 53 11.83 417 93.08

Lewat Selesai Aduan / Pertanyaan

31 6.92 448 100.0

JUMLAH 448 100 - -

CADANGAN PENYELESAIAN

CARTA PARETO SEBELUM PROJEK BAGI TEMPOH 10 MAC – 10 APRIL 2006

Sasaran 81.25%

E – Mel Tiada Laporan

E – Mel Tiada Tindakan

E – Mel Kurang Penting

Lewat Terima E – Mel

Lewat Selesai Aduan

500

450

400

350

300

250

200

150

100

50

0

Bila

nga

n K

ES

• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikkan

• Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatu

• Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja, ruang pejabat dan lain-lain juga dipertimbangkan

• Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik-teknik :

– Analisis Pro dan Kontra

– Analisis SWOT

– Analisis Rajah Pokok

– Analisis SMART

– Lain-lain teknik yang sesuai

Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusan untuk mendapatkan

kelulusan uji cuba

PERKARA PENTING DALAM MEMILIH ALTERNATIF TERBAIK

• Adakah cadangan itu PRAKTIKAL?

• Adakah KOS MUNASABAH ?

• Adakah ia mendatangkan KESAN kepada prosedur dan lain ?

• Adakah ia MUDAH DITERIMA ?

• Berapa lama TEMPOH PELAKSANAAN ?

• Adakah KRITERIA LAIN yang boleh digunakan ?

(khidmat sokongan, risiko, penjimatan, sumber tenaga, wawasan)

RAJAH POKOK

• Objektif :

– Untuk mencapai objektif (sasaran) dengan mengembangkan cara (langkah) secara sistematik supaya :

a) Seluruh masalah dapat dilihat sekali imbas dan dinyatakan dengan jelas

b) Cara (langkah) untuk mencapai objektif (sasaran) dapat dicari

RAJAH POKOK

• Mengembangkan langkah-langkah menyeluruh mengenai projek

• Berguna untuk : – Memahami masalah

– Capai objektif

• Satu alat untuk mencapai keputusan

CADANGAN PENYELESAIAN

Mengurangkan kelewatan proses pemberian taraf

berpencen kepada pegawai kumpulan

pengurusan dan professional daripada 180 hari kepada 120

hari pada Januari 2007

Dokumen tidak lengkap

Sediakan senarai semak

Menyediakan garis panduan JKN Perak

Taklimat dan kursus

Melantik seorang pegawai untuk membuat semakan borang yang

diterima

Sukar mendapat fail

Mengeluarkan memo untuk mendapatkan fail dari unit yang

berkenaan

Membuat tindakan susulan kepada unit yang menjaga fail

Adakan fail sementara dan menyerahkannya semula setelah

urusan selesai

Unit yang menjaga fail perlu membuat maklumbalas

mengenai status fail

PRO AND CON

ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN

A1 A2 A3

B1 B2

C

D

PRO AND CON

KRITERIA PRO KONTRA

KOS Kos turun

Jimat RM 12,000.00 Kos RM 5,500

MASA Proses turun 45% Jimat 4 jam kerja

Pasang mesin baru Shut down : I minggu

MOTIVASI Kurang Tiada

PRO AND CON

• Adakah cadangan itu PRAKTIKAL?

• Adakah KOS MUNASABAH ?

• Adakah ia mendatangkan KESAN kepada prosedur dan lain ?

• Adakah ia MUDAH DITERIMA (tidak rumit)?

• Berapa lama TEMPOH PELAKSANAAN ?

• Adakah KRITERIA LAIN yang boleh digunakan ?

PEMILIHAN ALTERNATIF

FAKTOR ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN

MANUSIA

Penyediaan fail meja yang terkini

Memudahkan kakitangan

memahami tugas-tugas yang akan

dilaksanakan

Kakitangan yang terlibat tidak

mengemaskini fail meja

DITOLAK

Menyediakan jadual pemantauan stor

Pemantauan dapat dilakukan secara

berkala

Jadual pemeriksaan tidak dapat

dilaksanakan kerana tugasan lebih

penting atau luar

DITOLAK

Menetapkan seorang pegawai

untuk menyelia stor

Penyeliaan dapat dilakukan seperti yang dijadualkan

Beban tugas terhadap tugas lain

memerlukan tindakan segera

DITOLAK

Latihan / Kursus / Bengkel

Mendapat pendedahan dan

memahami dengan lebih mendalam tentang tugasan dan organisasi

Kurang berminat untuk mengikuti

latihan yang diberi DITOLAK

PEMILIHAN ALTERNATIF

FAKTOR ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN

MANUSIA

Melantik seorang kakitangan untuk

menyelenggara stor

Dapat memberi tumpuan yang

sepenuhnya terhadap tugasan

Proses kerja tergendala apabila

kakitangan tersebut bercuti atau bertugas di

luar

DITOLAK

Menguatkuasakan peraturan stor

Kakitangan melaksanakan tugas

keluar masuk mengikut peraturan

Tidak semua kakitangan patuh kepada peraturan

DITOLAK

Merekod keluar masuk pita dengan

terperinci

Dapat mengesan pergerakan pita

Kemungkinan berlaku kelalaian dalam merekod

maklumat

DITOLAK

PEMILIHAN ALTERNATIF

FAKTOR ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN

KAEDAH

Menyediakan pengasing pita

Susunan pita kemas dan rapi

Memerlukan peruntukan yang

banyak untuk membeli pengasing

DITOLAK

Melabelkan pita

Memudahkan pengesanan pita

dengan lebih cepat dan tepat

Pertambahan beban kerja kepada

kakitangan DITOLAK

PELAKSANAAN

• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenai cara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui

• Sekiranya perlu, uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilih

• Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapai

• Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangan Carta Gantt.

PELAKSANAAN

• Komitmen ahli kumpulan dalam melaksnakan tugas masing-masing amat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projek

• Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugas yang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulan

• Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangan/kemajuan pelaksanaan projek kepada fasilitator dan pihak pengurusan

Anggota-anggota organisasi perlu dimaklumkan mengenai uji cuba serta tempoh ia akan dijalankan

PELAKSANAAN

PILIHAN TINDAKAN

PELAN TINDAKAN

• Setiap langkah dan tanggungjawab

• Komunikasi berkesan

• Mekanisme maklum balas dan pemantauan

PENYEDIAAN PELAN

A. Bahagikan cadangan kepada tugasan

B. Sediakan pelan kecemasan

CONTOH : PELAN TINDAKAN

APA SIAPA BILA DI MANA MENGAPA BAGAIMANA

• Kursus Dalaman

• Lawatan sambil belajar

• Tayangan video

CONTOH : PELAN TINDAKAN

APA SIAPA BILA DI MANA MENGAPA BAGAIMANA

• Checklist PT (P/O)

Perkhidmatan Dis 2006 JKN Perak

Proses kerja lebih teratur /

lancar

Edarkan checklist kepada JKN

Perak

• Sediakan garis panduan mengisi borang (PUA 176) peraturan 35 / 36

BSM, Ibu Pejabat KKM

Dis 2006

JKN Perak

Elakkan kesilapan

dalam mengisi borang dan penggunaan format lama

Membuat taklimat

• Melantik seorang pegawai untuk membuat semakan borang yang diterima

Pembantu Tadbir (P/O)

Jan 2006

JKN Perak

Supaya maklumat yang dihantar / diisi

lengkap

Bergantung kepada Ketua Jabatan untuk

melantik PT tersebut

PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN

PENYEMAKAN (CHECK)

Penilaian

• Mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan-cadangan penyelesaian

• Penilaian ini akan menentukan sama ada objektif / sasaran projek tercapai atau tidak

• Method : Melalui pengumpulan data dan analisis (contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cuba

• Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek, ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula

PENYEMAKAN (CHECK)

Pemantauan

• Memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektif / sasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaian

• Jika terdapat sebarang JURANG PERBEZAAN, kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum penyeragaman

• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan / peneragaman pelaksanaan

• Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telah dilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi. Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos, masa, pembaziran, peningkatan produktiviti dan kualiti, kepuasan hati pelanggan dan sebagainya.

TINDAKAN (ACTION)

Penyeragaman

• Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran P.D.C.A.

• Sekiranya OBJEKTIF DAN SASARAN PROJEK DICAPAI, tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut :

– Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja yang berkaitan

– Mengemaskini Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO

– Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utam (KPI) yang berkaitan

– Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secara menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian

Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan Pihak Pengurusan