Post on 18-Jan-2016
11
ZULKIFLI YAHYA
PENULISAN KERTAS CADANGAN
22
DEFINASI
Makalah bertulis yang mengandungi Makalah bertulis yang mengandungi perbincangan mengenai sesuatu persoalan perbincangan mengenai sesuatu persoalan dan cadangan-cadangan tertentu.dan cadangan-cadangan tertentu.
Dikemukakan untuk pertimbangan, keputusan Dikemukakan untuk pertimbangan, keputusan lanjut, kelulusan pihak tertentu.lanjut, kelulusan pihak tertentu.
Kertas Kerja: dibentangkan untuk perbahasan.Kertas Kerja: dibentangkan untuk perbahasan.
33
KERTAS CADANGAN
Bersifat: Formal Objektif Berdasarkan sesuatu kajian, pemerhatian, renungan dll Disokong oleh fakta, perangkaan, grafik dll ikut keperluan Ditulis dalam gaya yang jelas dan padat
Memberikan maklumat, hujah, gambaran jawapan, syor, cadangan/perakuan.
44
KUALITI KERTAS
PRINSIP 5C+IP: Betul/Tepat (Corect/Accurate) Padat (Concise) Lengkap (Complete/Comprehensive) Jelas (Clear) Meyakinkan (Convincing) Bersopan (Polite)
55
KERTAS CADANGAN PENDEK
Sahingga enam (6) muka surat (halaman)Sahingga enam (6) muka surat (halaman) Mengandungi:Mengandungi:
Halaman judul/tajukHalaman judul/tajuk PengenalanPengenalan BadanBadan Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuanRumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan
66
KERTAS CADANGAN PANJANG
Melebihi enam(6) muka surat (halaman), terbahagi Melebihi enam(6) muka surat (halaman), terbahagi kepada beberapa bahagian, antaranya:kepada beberapa bahagian, antaranya: Bahagian awalBahagian awal
Halaman judulHalaman judul Halaman kandunganHalaman kandungan Ringkasan eksekutif/ sinopsisRingkasan eksekutif/ sinopsis
PengenalanPengenalan BadanBadan Rumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuanRumusan/ kesimpulan/syor/cadangan/perakuan Lampiran – mengikut keperluanLampiran – mengikut keperluan
77
PERSEDIAAN MENULIS
Kenalpasti Tujuan: Apa yang menjadi fokus Mengapa kertas ini diperlukan. “Mengapa”
menentukan bentuk kertas: mengemukakan maklumat - pembaca mengambil
keputusan atau tindakan tertentu mengkaji sesuatu keadaan dan membuat cadangan –
pembaca menimbang cadangan
88
KUMPUL MAKLUMAT
Perbincangan, percambahan fikiran Teknik panduan umum (rough guide) (peta
minda), saranan (proposal) Sumber: renungan - akal sendiri, fail, buku,
dokumen digital, kajian, atau daripada perbincangan atau temu bual dengan pihak tertentu
Susun perkara pokok ikut urutan kepentingan
99
REKABENTUK, STRUKTUR, SUSUN ATUR
Halaman judulHalaman judul MenarikMenarik Mengandungi:Mengandungi:
Judul lengkapJudul lengkap Nama pihak yang memohon kertas (jika berkenaan)Nama pihak yang memohon kertas (jika berkenaan) Nama penulis dan organisasiNama penulis dan organisasi Tarikh dikemukakanTarikh dikemukakan
1010
Halaman kandunganHalaman kandungan Mengandungi:Mengandungi:
Setiap tajukSetiap tajuk SubtajukSubtajuk Muka suratMuka surat
Senarai grafik/rajah (mengikut keperluan), pada Senarai grafik/rajah (mengikut keperluan), pada halaman berlainanhalaman berlainan
…sambung…
1111
Ringkasan eksekutif/sinopsisRingkasan eksekutif/sinopsis SingkatSingkat Mengandungi inti pati pengenalan, badan dan Mengandungi inti pati pengenalan, badan dan
kesimpulan, cadangan/syor/perakuankesimpulan, cadangan/syor/perakuan
…sambung…
1212
Pengenalan: Menjelaskan,
Apa topiknya Mengapa dibincangkan Sumber maklumat
Tajuk lazim: Tujuan kertas Latar belakang/Objektif/Dasar
…sambung…
1313
Badan: Menjelaskan fakta - menjurus kepada kesimpulan atau
cadangan Bahagian paling panjang, boleh dibahagikan mengikut
beberapa cara Tajuk lazim: urutan dan tajuk – ikut keperluan
kertas/kesesuaian Asas-asa pertimbangan Masalah Implikasi kewangan Kelebihan Kelemahan/ kekurangan Maklumat lain
…sambung…
1414
Penutup: Rumusan/Kesimpulan Syor Cadangan Perakuan
…sambung…
1515
LAMPIRAN
Mengandungi (tidak sesuai diletakkan dalam badan Mengandungi (tidak sesuai diletakkan dalam badan kertas cadangan):kertas cadangan): BibliografiBibliografi Senarai/ glosari istilah/ ungkapan khususSenarai/ glosari istilah/ ungkapan khusus Laporan lainLaporan lain PetaPeta Formula matematik yang kompleksFormula matematik yang kompleks Instrumen ukurInstrumen ukur Borang kaji selidikBorang kaji selidik Indeks (jika perlu)Indeks (jika perlu)
1616
KERTAS CADANGAN KEGIATAN (seminar, persidangan, bengkel, dll)
Tajuk Pengenalan Tujuan kegiatan Tarikh, tempat, masa Penyelenggara kegiatan Jadual kegiatan Kertas kerja Peserta Anggaran perbelanjaan; tajaan Anggaran pendapatan Penutup
1717
KERTAS CADANGAN PROJEK TajukTajuk Tujuan kertasTujuan kertas PengenalanPengenalan Tujuan projekTujuan projek Sasaran projekSasaran projek Hasil/ Output/ ProdukHasil/ Output/ Produk Strategi pelaksanaan/ Kaedah pelaksanaanStrategi pelaksanaan/ Kaedah pelaksanaan Tempoh projekTempoh projek Anggaran perbelanjaan dan aliran tunaiAnggaran perbelanjaan dan aliran tunai Kewajaran/ JustifikasiKewajaran/ Justifikasi Penutup Penutup
1818
TIPS
Pilihan kataPilihan kata Pendek dan mudahPendek dan mudah Jargon/ istilah ada tempatnyaJargon/ istilah ada tempatnya Setiap kata harus ada tujuannyaSetiap kata harus ada tujuannya Kata hubung/ rangkai kata hubung melancarkan Kata hubung/ rangkai kata hubung melancarkan
pembacaanpembacaan Frasa tanpa subjek menggambarkan ciri tentatifFrasa tanpa subjek menggambarkan ciri tentatif
1919
TIPS
Ayat Ayat Perkataan pertama dan terakhir menonjol.Perkataan pertama dan terakhir menonjol. Ayat tidak terlalu panjangAyat tidak terlalu panjang Ayat dengan 4 tanda baca sukar dibacaAyat dengan 4 tanda baca sukar dibaca Berita baik - ayat pendek, perenggan pendekBerita baik - ayat pendek, perenggan pendek Berita buruk - ayat panjangBerita buruk - ayat panjang
2020
CARA MENULIS
TUJUAN Hendaklah tepat dan jelas, tumpukan kepada menerangkan
tujuan kertas sahaja. Boleh dibahagikan kepada sub perenggan, ikut kesesuaian Contoh
Kertas ini bertujuan memohon Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan menimbang dan bersetuju:
i) supaya/dengan ……;danii)supaya/dengan…….;
2121
LATAR BELAKANG Hendaklah mengandungi maklumat penting untuk
menjelaskan secara ringkas tetapi padat perkara-perkara yang dikemukakan. Fakta mengenai sesuatu perkara hendaklah dimasukkan tetapi tidak perlu diberi penilaian.
Rujukan kepada keputusan mesyuarat tertentu Rujukan kepada dasar tertentu Sejarah ringkas asal usul sesuatu perkara Objektif, jika perlu boleh dijadikan tajuk berasingan
…sambung…
2222
ASAS-ASAS PERTIMBANGAN (guna tajuk kecil) Hendaklah dinyatakan selengkapnya dan disokong hujah-
hujah kukuh Boleh mengandungi maklumat dari latar belakang yang diolah,
mengandungi juga perkara yang tidak termasuk dalam latar belakang, dinyatakan selengkap dan disokong hujah kukuh
Hujah hendaklah matang, profesyenal serta analisis yang komprehensif
Sebab-sebab sesuatu syor wajar diluluskan Faedah/kebaikan diperoleh, segi ekonomi, pentadbiran, sosial
dll Masalah yang yang dapat diatasi dengan lulusnya syor
…sambung…
2323
IMPLIKASIIMPLIKASI Nyatakan implikasi, dari segi pentadbiran, ekonomi, Nyatakan implikasi, dari segi pentadbiran, ekonomi,
kewangan, keselamatan dll yang bersesuaian kewangan, keselamatan dll yang bersesuaian dengan kertas, dijelaskan dengan lengkapdengan kertas, dijelaskan dengan lengkap
Jika tiada implikasi, nyatakan dibawah tajuk kecil Jika tiada implikasi, nyatakan dibawah tajuk kecil berkenaan, terutamanya implikasi penting seperti berkenaan, terutamanya implikasi penting seperti kewangan dan pentadbirankewangan dan pentadbiran
…sambung…
2424
KESIMPULAN (RUMUSAN)KESIMPULAN (RUMUSAN) Menggulung asas pertimbangan dan implikasiMenggulung asas pertimbangan dan implikasi Ringkasan faedah-faedah pentingRingkasan faedah-faedah penting Biasanya 1-3 perenggan atau satu muka surat, Biasanya 1-3 perenggan atau satu muka surat,
ditulis ringkas dan padatditulis ringkas dan padat
…sambung…
2525
ULASAN KEMENTERIAN/AGENSIULASAN KEMENTERIAN/AGENSI Mengikut keperluan dan implikasiMengikut keperluan dan implikasi Diperlukan jika:Diperlukan jika:
Implikasi cadangan ada kaitan dengan Implikasi cadangan ada kaitan dengan Kementerian/Agensi Kementerian/Agensi Perlu sokongan/penglibatanPerlu sokongan/penglibatan Peluang bagi Kementerian/Agensi membuat kajian Peluang bagi Kementerian/Agensi membuat kajian
mengenai implikasi berkenaanmengenai implikasi berkenaan
Diedarkan untuk ulasan Kementerian/Agensi setelahDiedarkan untuk ulasan Kementerian/Agensi setelahkertas dipersetujui oleh pihak tertentu.kertas dipersetujui oleh pihak tertentu.
…sambung…
2626
SYOR Cadangan yang perlu diluluskan oleh pihak yang
meluluskan Mengandungi perkara-perkara makluman,
pertimbangan dan persetujuan Sama dengan TUJUAN, tetapi lebih terperinci
…sambung…
2727
RINGKASAN/SINOPSIS/ABSTRAK
Membantu pembaca memahami sepintas lalu perkara penting Membantu pembaca memahami sepintas lalu perkara penting dalam kertasdalam kertas
Tidak melebihi empat (4) muka suratTidak melebihi empat (4) muka surat Hanya isi penting secara ringkas dan tepatHanya isi penting secara ringkas dan tepat Ulasan Kementerian/Agensi dinyatakan secara ringkas dan Ulasan Kementerian/Agensi dinyatakan secara ringkas dan
tepattepat Gambaran ringkas (Gambaran ringkas (overviewoverview) isi penting yang perlu ditonjol) isi penting yang perlu ditonjol
Kertas cadangan sebaik-baiknya ringkas dan padat. Kertas cadangan sebaik-baiknya ringkas dan padat. Kertas yang panjang mengurangkan minat pihak tertentu Kertas yang panjang mengurangkan minat pihak tertentu membacamembaca
2828
SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.