Post on 19-Jan-2017
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 1
PROSES PANGGILAN TENDER DAN SEBUT
HARGA
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 2
PERANCANGAN PEROLEHAN
Perancangan tahunan perlu ada untuk sebut harga dan tender yang akan
dibuat perolehan bagi mengelakkan pecah kecil dan perolehan yang
berbeza harga bagi item yang sama
Dikemukakan pada Ketua Agensi pada Disember tahun sebelumnya
Mengandungi
Kategori perolehan
Peruntukan kewangan
Tarikh sebut harga/ tender
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 3
Dilarang memecahkecilkan perolehan tahunan
untuk mengelakkan daripada membuat
pelawaan secara tender.
Perancangan Perolehan perlu dibuat mengikut jenis
item sebagai pengukuran untuk kaedah perolehan
yang akan dilaksanakan.
Contoh jenis item yang sama :- item pelbagai jenis
seperti pelbagai saiz paku (1 inci , 1.5 inci) /
pembelian pelbagai toner
PEKELILING BENDAHARI BIL. 8/2009
Digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri,
mulai 1 September 2009
Pekeliling Perbendaharaan P.K 2.1
PEKELILING YANG MASIH BERKUATKUASA
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 5
1. BEKALAN/PERKHIDMATAN Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa syarikat bertaraf
Bumiputera.
Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera
Melebihi RM500,000 setahun terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera
2. KERJA/PERKHIDMATAN
Bumiputera (bawah RM200 ribu)
Daftar dengan PKK
Daftar dengan CIDB dalam gred dan kategori yang berkaitan
SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA DAN TENDER
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 6
SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA (TUGAS BPPPB)
BILANGAN KONTRAKTOR/ PEMBEKAL
Sekurang-kurangnya 5 syarikat/pembekal untuk pelawaan
PELAWAAN SEBUT HARGA 1. Dihantar/Fax terus kepada syarikat /pembekal yang layak.
2. Notis ditampal di papan kenyataan.
3. Tempoh minima iklan 7 hari dan iklan di website https://myfinancial.uitm.edu.my/new/
4. Dokumen sebut harga dicetak untuk dijual pada syarikat .
5. Bagi sebut harga yang mempunyai lawatan tapak/taklimat, hanya syarikat yang datang lawatan tapak/taklimat akan dijual dokumen.
Notis perlu terkandung:
* tarikh dan waktu tutup
dan
* alamat sebut harga perlu
dihantar
Arahan kepada penyebut
harga:
* dokumen sebut harga
hendaklah dimasukkan
dalam sampul berlakri;
* tulis nombor rujukan
sebut harga.
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 7
Tender Tempatan
Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu.
Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari.
(mulai tarikh/iklan/jual/lawatan/taklimat)
Sesalinan kenyataan tender dalam laman web agensi
https://myfinancial.uitm.edu.my/new/
Tender Antarabangsa
Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan utama (Bahasa Melayu dan
Bahasa Inggeris).
Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari.
Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan-Kedutaan Asing yang mana
IKLAN TENDER
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 8
PELAWAAN-PEMILIHAN VENDOR PELAWAAN
Menyemak senarai vendor yang dicadangkan oleh PTJ (pelawaan
akan dibuat mengikut kod bidang yang di tetapkan)
Menyemak senarai panel vendor MOF, ikut item yang hendak
dipelawa
Pelawaan kepada Pembekal, Jika tiada Pembuat
Mengeluarkan resit untuk setiap dokumen sebut harga yang dibeli.
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 9
LAWATAN TAPAK
Sekiranya sebut harga melibatkan taklimat/lawatan tapak/premis tujuh hari
hendaklah dikira mulai tarikh taklimat/lawatan tapak/premis. Agensi
hendaklah mensyaratkan bahawa hanya penama di dalam Perakuan
Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan KerjaKerajaan (SPKK),
PUKONSA, UPKJ atau bagi pembekal yang berdaftar dengan K
ementerian Kewangan hanya penama di Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat
sahaja yang boleh menghadiri lawatan tapak atau taklimat sebut harga
dan tidak boleh mewakilkan pegawai selain daripada
penama yang dibenarkan dalam sijil.
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 10
1. Surat Arahan panggilan
2. Surat Kelulusan pembelian peralatan daripada Jawatankuasa
Pembangunan Projek IT(JPPIT)
3. Surat Kelulusan Spesifikasi dari JiTE – bagi perolehan ICT, Alat Pandang
Dengar dan peralatan Elektronik (kegunaan di pejabat)
4. Surat Kelulusan Jawatankuasa Peralatan Saintifik bagi peralatan bernilai
melebihi RM500,000.
5. Borang PB - Pengesahan bajet peruntukan dari Unit Kewangan Zon
6. Spesifikasi yang telah disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal (contoh)
7. Borang MITI bagi peralatan import yang bernilai melebihi RM50,000.00
8. Borang pelepasan GST
9. PTJ boleh memberi senarai nama syarikat yang berdaftar dengan MOF
untuk sertai Sebut Harga Rasmi
Kesemua dokumen ini haruslah melalui Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari
Cawangan untuk urusan pengesahan peruntukan dan Jawatankuasa yang
berkaitan untuk pengesahan spesifikasi.
PELAWAAN SEBUT HARGA DAN TENDER (TUGAS PTJ)
pejabat bendahari
ARAHAN PELAWAAN OLEH UNIT KEWANGAN
Unit Kew Zon/Cawangan kemaskini maklumat peruntukan dalam FAIS dan
sediakan surat arahan pelawaan perolehan (cover letter) kepada
Bahagian Perolehan :-
Dokumen lengkap dari PTJ yang ingin membuat perolehan
Nombor FAIS – bajet telah di peruntukkan dalam FAIS
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 12
Anggaran jabatan haruslah melalui “market survey” untuk bekalan/perkhidmatan yang diperlukan
Anggaran Jabatan yang dibuat oleh pemohon harus juga terkini bagi mengelakkan batal sebut harga disebabkan oleh anggaran kurang/melebihi 20%. (tambahan GST 6% bermula April 2015)
Anggaran Jabatan haruslah dinyatakan dalam borang arahan pelawaan
Anggaran Jabatan masuk dalam Peti Tawaran (bagi anggaran
kerja/perkhidmatan Fasiliti/Pembangunan)
Pada tarikh tutup tawaran/sebelum waktu tutup
ANGGARAN JABATAN
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 13
PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah sekurang kurangnya 3 orang
pegawai mahir dalam bidang yang berkenaan dan berkelayakan.
Dilantik oleh Ketua Pengawal
Butiran spesifikasi yang jelas.
Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, bagaimanapun jika
tidak dapat dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’.
Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah
dinyatakan secara jelas dan terperinci
PB 8/2009
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 14
PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut:
Jenis Warna Saiz Berat Bentuk/ukuran Kualiti Pembungkusan Cara penghantaran Nisbah kandungan Tempoh jaminan Pembelian alat eksesori atau alat ganti dibenarkan untuk mengikut jenama bagi penyesuaian dengan alat yang sedia ada.
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 15
PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Spesifikasi yang khusus atau am yang diperlukan mestilah dimasukkan dalam
spesifikasi
Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaras (benchmark) dengan
barangan buatan tempatan yang memenuhi piawai yang diiktiraf.
1. Mengelakkan tender dibatalkan kerana spesifikasi yang menjurus pada jenama dan
terlalu menjurus pada spesifikasi
2. Pembaziran pada sumber dan proses (pembayaran pada iklan)
1. Tiada kehendak yang jelas pada spesifikasi menyebabkan syarikat boleh
melepaskan tanggungjawab untuk memberi bekalan.perkhidmatan sebagaimana
yang dikehendaki dan tiada tindakan yang dapat diambil kepada syarikat.
pejabat bendahari
PENYEDIAAN DOKUMEN SEBUT HARGA/TENDER
PELAWAAN- Penyediaan Dokumen Pelawaan
• Menombor setiap pelawaan Sebut Harga Rasmi dan mendaftarkan
pelawaan dalam buku daftar.
• Menyediakan Borang Q (BRS)/Tender untuk dilampirkan bersama
dokumen dan untuk Fail Am.
• Fail Am perlulah SULIT (warna hijau)
• Penyediaan 2 dokumen berasingan teknikal dan harga dan mempunyai
nombor siri (rujuk Pekeliling Bendahari Bil 8/2009 untuk pengecualian
dari menyediakan 2 dokumen berasingan)
• Penyediaan Dokumen Harga dan Dokumen Teknikal Secara Berasingan Bagi Peralatan
• Penyediaan 1 Dokumen Sebut Harga Rasmi Bagi Kerja kecuali Design& Built /& Projek TurnkeyPeralatan
• NOMBOR SIRI DOKUMEN
• Tajuk Sebut Harga Rasmi
• Nombor Sebut Harga Rasmi(FORMAT: PB/PER/2/XXX/2010)
Tarikh Lawatan Tapak/Taklimat Tapak, jika berkaitan
• Syarat-syarat dan arahan kepada penyebutharga
• Syarat Khas
• Spesifikasi
• Borang Sebut Harga Rasmi
• Surat setuju terima
• Ringkasan Harga
MAKLUMAT DOKUMEN SEBUT HARGA RASMI DAN TENDER
Syarat-syarat kontrak
Terma-terma kontrak
Senarai kuantiti/ringkasan tender
Jadual kadar harga
Lukisan teknikal/pelan
Tempat penghantaran
Tempoh siap/penghantaran
Cadangan pemindahan teknologi(Jika ada)
Prestasi/trek rekod pengalaman
Profail dan kedudukan kewangan petender
Tarikh, waktu tutup dan alamat tempat tender perlu di hantar.
Dokumen Sebut Harga Rasmi diterima dalam sampul bergam/berlakri.
Perkara lain yang berkaitan.
pejabat bendahari
SYARAT-SYARAT TAMBAHAN DALAM DOKUMEN
PENGGUNAAN PANEL KONTRAKTOR PUSAT / ITEM KONTRAK
PUSAT DALAM DOKUMEN
TOLAK JIKA ADA TAWARAN ALTERNATIF / OPTION
TOLAK JIKA TIDAK MENGHANTAR NOMBOR DOKUMEN YANG DIBELI
(No.Siri Dokumen Beli dan Hantar tak sama)
ARAHAN GUNA BARANG TEMPATAN
SENARAI SEMAKAN
• Kandungan iklan di papan kenyataan Sebut Harga Rasmi:
- Jabatan pengguna
- Tajuk Sebut Harga Rasmi
- Syarat-syarat kelayakan penyebutharga
- Tempat, tarikh dan masa dokumen boleh diambil
- Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen
sebut harga (jika dijual)
- Tempat, tarikh dan waktu sebut harga rasmi diterima dan ditutup.
- Syarat-syarat lain seperti tarikh dan tempat
taklimat tapak/lawatan tapak
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 21
PENJUALAN DOKUMEN SEBUT HARGA DAN TENDER (TUGAS BPPPB)
1. Semak sijil asal pendaftaran (kod/sah laku)
2. Borang s/harga mempunyai nombor siri (satu borang sahaja dan satu tawaran sahaja- tawaran alternatif tidak dibenarkan)
3. Daftar penghantaran borang sebut harga
4. Jika bayaran hendak dikenakan perlu mengikut kadar maksimum RM50.00 bagi ( 1 ) satu set dokumen
KELULUSAN JKP untuk penetapan harga bagi dokumen
pejabat bendahari
ADDENDUM
Dalam tempoh pelawaan Sebut Harga Rasmi / Tender, jika ada
pindaan pada dokumen teknikal dengan syarat:
• Pindaan boleh dipohon dengan kelulusan J/kuasa Teknikal berkaitan,
• Tempoh pemakluman kepada penyebutharga dan petender adalah
munasabah
• Jika perlu, memohon pelanjutan tarikh tutup Tender / Sebut Harga
Rasmi
TUGAS KETUA UNIT PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA / KETUA UNIT
PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN
JIKA ADA BANTAHAN SPESIFIKASI ATAU SYARAT:
Menubuhkan Jawatankuasa Siasatan Perselisihan Dokumen
Menubuhkan Jawatankuasa Siasatan Aduan Spesifikasi yang diterima dalam tempoh 14 hari dari tarikh iklan/jualan tender
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 24
1. Maksimum 90 hari dari tarikh tutup sebut harga (analisa harga/spesifikasi, keputusan Jawatankuasa Sebut Harga haruslah diterima dalam tempoh ini) 2. Pelanjutan tempoh tidak dibenarkan 3. Jika tamat tempoh sah laku, proses pelawaan semula haruslah dilakukan
Tempoh 14 hari untuk analisa teknikal dari tarikh
terima urusetia
TEMPOH SAH LAKU SEBUT HARGA
PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 25
1. Minimum 90 hari dari tarikh tutup tender 2. Pelanjutan tempoh adalah dibenarkan
Urusetia akan memohon perlanjutan tempoh sah laku sebelum tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi
Dimaklumkan kepada semua pembeli tender 3. Jika tamat tempoh sah laku tanpa sempat perlanjutan tempoh, proses
pelawaan semula haruslah dilakukan
4. Pembatalan tender perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA sebab-sebabnya kemudian
Tempoh 30 hari untuk analisa teknikal dari tarikh terima urusetia
TEMPOH SAH LAKU TENDER
PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 26
PENERIMAAN SEBUT HARGA DAN TENDER
PETI TAWARAN
Dikunci dengan 2 kunci berbeza dan dipegang secara berasingan oleh 2
orang pegawai kanan Agensi. (Pendaftar dan Pejabat Bendahari)
Dilabel tajuk, tarikh dan waktu ditutup pada jam 12 tengah hari waktu
bekerja
TAWARAN LEWAT
Tawaran lewat diterima tidak boleh diterima.
PEMBUKAAN PETI TAWARAN
Dibuka secepat mungkin
selepas SH/TENDER ditutup.
Dibuka oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut Harga/Tender:
• sekurang-kurangnya 2 orang
pegawai,
• seorang daripadanya
Kumpulan Pengurusan
dan Profesional;
• dilantik oleh Ketua Jabatan
secara bertulis.
PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 27
TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA/TENDER
1. Buka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;
2. membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran;
3. menyempurnakan borang jadual sebut harga dengan mencatatkan:
* nama penyebut harga;
* amaun;
* tempoh siap/tempoh penyerahan;
4. tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-
apa pindaan;
JANGKA MASA PROSES SEBUT HARGA RASMI
• Kemaskini permohonan Unit Kew
• Panggilan S. Harga Rasmi-Sedia Dokumen
• Pelawaan
• Pembukaan Dokumen
• Penilaian Sebut Harga Rasmi
• Mesyuarat Sebut Harga Rasmi
2 hari
1 minggu
2 minggu
2 hari
2 minggu
1 minggu
JANGKA MASA PROSES TENDER
• Kemaskini permohonan Unit Kew
• Panggilan Tender-Sedia Dokumen
• Panggilan Tender-Iklan
• Pembukaan Dokumen Tender
• Penilaian Tender
• Mesyuarat Tender
3 hari
2 hari
3 minggu
2 hari
4 minggu
2 minggu
Syarat Pelawaan Bekalan dan Perkhidmatan
Melebihi RM50,000-RM100,000
Sekurang-kurang 5 pembuat / pembekal
tempatan,
Bumiputera, Berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam kod
bidang berkenaan
(Mesti pelawa pembuat. Jika tiada
pembuat, pelawa pembekal)
Melebihi RM200,000-RM500,000
Sekurang-kurang 5 pembuat /
pembekal, Berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam kod
bidang berkenaan
(Mesti pelawa pembuat. Jika tiada
pembuat, pelawa pembekal)
Syarat Pelawaan Kerja /Perkhidmatan Fasiliti:
Melebihi RM20,000-RM200,000
Kerja-kerja kecil atau pembaikan
yang tidak mengubah struktur
asal dan yang tidak mempunyai
Jadual Kadar Kejuruteraan
Awam.
Sekurang-kurang 5 kontrakor
kelas G1 (dalam daerah
berkenaan,berhampiran/sempad
an).
-Berdaftar dengan CIDB dalam
gred,kategori dan pengkhususan
berkenaan.
-Mempunyai Sijil Perolehan Kerja
Kerajaan (SPKK) dari CIDB dan
-Mempunyai Sijil taraf
Bumiputera dari PKK)
Melebihi RM200,000-
RM500,000
Sekurang-kurang 5
kontrakor kelas G2
(dalam negeri,
berhampiran/sempadan
berkenaan.
-Berdaftar dengan CIDB
dalam gred,kategori
dan pengkhususan
berkenaan.
-Mempunyai Sijil
Perolehan Kerja
Kerajaan (SPKK) dari
CIDB dan
Melebihi RM50,000-
RM500,000
Sekurang-kurang 5
kontrakor Elektrik
tempatan-
yang berdaftar
dengan CIDB, PKK
dalam gred dan
kategori berkenaan
dan
-Mempunyai Sijil
Perolehan Kerja
Kerajaan (SPKK) dari
CIDB dan
-Mempunyai Sijil taraf
Bumiputera dari
PKK), ikut nilai kerja
PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH CIDB BAGI KERJA-KERJA -SPP 6/2012
pejabat bendahari
Kelas Had Nilai Perolehan Kerja Kategori Bangunan/Awam/Mekanikal
G7 Melebihi RM10,000,000.00
G6 Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000
G5 Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000
G4 Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000
G3 Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000
Jika bertaraf bumiputera- boleh sertai tender tanpa had
kawasan.
Jika BB, boleh sertai tender dalam negeri yang ianya berdaftar
G2 Melebihi RM200,00 hingga RM500,000 (Dalam Negeri bagi kerja
undi, sebut harga dan requisition)
G1 RM 200,000 dan ke bawah (Dalam Daerah/WP bagi kerja undi,
sebut harga dan requisition)
PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH CIDB BAGI KERJA-KERJA -SPP 6/2012
pejabat bendahari
Kelas Had Nilai Perolehan Kerja Kategori Elektrik
G7 Melebihi RM200,000 dan ke atas
G6 Melebihi RM200,000 hingga RM10,000,000
G5 Melebihi RM200,000 hingga RM5,000,000
G4 Melebihi RM200,000 hingga RM3,000,000
G3 Sehingga RM1,000,000
Jika bertaraf bumiputera- boleh sertai tender tanpa had
kawasan.
Jika BB, boleh sertai tender dalam negeri yang ianya berdaftar
G2 Sehingga RM500,000 (Dalam Negeri bagi kerja undi, sebut
harga dan requisition)
G1 Sehingga RM 200,000 (Dalam Daerah/WP bagi kerja undi, sebut
harga dan requisition)
PENDAFTARAN KONTRAK KERJA DENGAN AGENSI LAIN YANG BOLEH
SERTAI PEROLEHAN KERAJAAN
pejabat bendahari
Nama
Singkatan
Badan Pendaftaran Lain
PUKONSA Pusat Pendaftaran Kontraktor Kerja, Bekalan dan
Perkhidmatan Negeri Sabah
UPKJ Unit PendaftaranKontraktor dan Juru Perunding
Sarawak
PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH BIDANG
pejabat bendahari
Kategori Bidang
CE Pembinaan Kejuruteraan Awam
B Pembinaan Bangunan
ME Mekanikal (M), dan Elektrikal (E)
BEKALAN /PERKHIDMATAN
SEBUTHARGA TENDER
NILAI RM50ribu -RM500ribu Lebih RM500ribu
KAEDAH Pelawaan & iklan Iklan
PENDAFTARAN
KKM
Berdaftar Berdaftar
TARAF
BUMIPUTERA
•Sehingga RM100ribu –
Bumiputera
•Lebih RM100ribu – Terbuka
Terbuka
TEMPOH
PELAWAAN
Minimum 7 hari Minimum 21 hari
IKLAN •Papan kenyataan BPP
•Laman web PB
•Utusan Malaysia
•Papan kenyataan BPP
•Laman web PB
JABATAN BPP BPP
KERJA-KERJA
SEBUTHARGA TENDER
NILAI RM20ribu -RM500ribu Lebih RM500ribu
KAEDAH Pelawaan & iklan Iklan
PENDAFTARAN CIDB &
PKK
SSPK SSPK
TEMPOH PELAWAAN Minimum 7 hari Minimum 21 hari
IKLAN •Papan kenyataan BPP
•Laman web PB
•Utusan Malaysia
•Papan kenyataan
BPP
•Laman web PB
pejabat bendahari
PEROLEHAN TENDER TERHAD
Justifikasi – jika diketahui tidak banyak petender
dalam bidang yang berkaitan yang boleh menyertai
sesuatu projek atau projek penyelamat
Mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A
bagi senarai pendek dan kelulusan perolehan.
Senarai pendek perlu dibuat analisa kemampuan kewangan dan prestasi
vendor
Bilangan petender:
Minimum 10 petender dan
TUGAS KETUA UNIT PELAWAAN TENDER DAN SEBUT HARGA / KETUA
UNIT PEROLEHAN PB UiTM CAWANGAN
Menyediakan Peti Tender/Sebut Harga Rasmi yang berkunci.
Menguruskan pelantikan ahli Jawatankuasa Teknikal
Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Harga untuk:
Cawangan masing-masing tertakluk kepada syarat-syarat di dalam Pekeliling
Bendahari 8 /2009
pejabat bendahari
ISU PROSES PELAWAAN
Tiada bukti pelawaan sebut harga rasmi- senarai panggilan dan edaran (pos daftar/telefon)
Bilangan pelawaan/penyertaan Sebut Harga Rasmi sedikit- mohon password MOF
Tidak menggunakan Lampiran Q (BRS) untuk pelawaan Sebut Harga Rasmi
pejabat bendahari
ISU PROSES PELAWAAN
• Tiada nombor dokumen mengikut siri/turutan
• Format dokumen tidak seragam antara cawangan
misalannya senarai semak, maklumat arahan isu rasuah,
guna barangan tempatan
• Menjual dokumen kepada yang tidak layak
• Tidak mengasingkan dokumen teknikal dan harga untuk pelawaan sebut
harga rasmi
• Tidak memohon akses syarikat dari MOF untuk pelawaan sebut harga
rasmi di cawangan
ISU-ISU PELAWAAN
Spesifikasi yang dihantar oleh PTJ menjurus kepada jenama dan model.-pb
8/2009-
Penjelasan spesifikasi yang melibatkan berat,saiz atau spesifikasi yang boleh
diukur adalah terlalu tepat. Sepatutnya bagi yang melibatkan julat seboleh-
bolehnya diletakkan ‘range’.
Pembelian barang saintifik melebihi RM500,000 per item tidak mendapat
kelulusan pembelian dari Jawatankuasa Peralatan Saintifik.
Permohonan pembelian bagi bekalan yang melibatkan panel kontraktor seperti
pembelian perabut kayu haruslah dipelawa syarikat yang disenaraikan. –
www.bendahari.uitm.edu.my-
PENUBUHAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER & SEBUT HARGA
UiTM SHAH ALAM UiTM NEGERI
Lantikan Naib Canselor UiTM Rektor
Keanggotaan 1. Wakil Pejabat Bendahari 1. Wakil Pejabat Bendahari
2. Wakil Pejabat Pendaftar
2. Wakil Pejabat Rektor
1. Pegawai berikut adalah TIDAK dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa:
a) Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari
b) Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional Pejabat Bendahari,
UiTM Negeri
c) Rektor UiTM Negeri
2. Pegawai yang mempunyai kepentingan atau akan membuat analisa sebut
harga rasmi/tender adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan TIDAK
dibenarkan membuka peti tender/sebut harga
3. Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga / Ketua Unit Perolehan UiTM
Negeri adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka tetapi TIDAK
dibenarkan untuk membuka peti tender/sebut harga
KEAHLIAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA
TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA
1. Ketua Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga
Rasmi
2. Ketua Kumpulan Jawatankuasa Pembuka Tender Dan Sebut Harga Rasmi
3. Pembuka Peti Tender Dan Sebut Harga Rasmi
4. Penerima Dokumen Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bagi Tujuan Analisa
TUGAS KETUA JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA
RASMI
1. Menyelaras sesi pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi (Jadual bertugas
disediakan seminggu lebih awal dari tarikh buka)
2. Menyelaras keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga
3. Memastikan peti tawaran dibuka secepat mungkin setelah tender/sebut harga
ditutup
4. Menguruskan penyerahan dokumen berkaitan untuk tujuan analisa
• Surah Penyerahan Dokumen
• Jadual Pembukaan Tender/Sebut Harga Rasmi
5. Memastikan Jadual Harga Rasmi Tender/Sebut Harga Rasmi dipamer di
papan kenyataan dengan kadar segera
6. Merekodkan kelewatan penerimaan dokumen
TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN
SEBUT HARGA RASMI
1. Menyimpan dokumen tawaran yang telah dibuka di tempat
terkawal/berkunci
2. Mengarahkan semakan semula dokumen jika terdapat perselisihan.
3. Melapor Kehilangan Dan Kecurian Anak Kunci Peti Tawaran Dengan
Serta-merta
4. Menyelaras Kehadiran Ahli Mengikut Jadual Bertugas
5. Memaklumkan Jika Terdapat Ahli Jawatankuasa Yang
Bertukar/Berhenti/Bersara, Ahli Jawatankuasa Yang Mempunyai Masalah
Disiplin Atau Mempunyai Kepentingan Di Dalam Menjalankan Tugas
TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
1. Menyimpan anak kunci peti tender dengan selamat.
2. Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan
pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi secara serentak.
3. Lantik pengerusi dan ahli pembuka bagi setiap pembukaan tender dan sebut
harga rasmi.
4. Isytiharkan tiada kepentingan atau tidak akan membuat analisa harga
rasmi atau teknikal bagi tender /sebut harga rasmi yang akan dibuka.
5. Pastikan semua dokumen tender dan sebut harga rasmi telah dikeluarkan
daripada peti dan kunci peti.
6. Melengkapkan perakuan ‘Integrity-Pact’ setelah selesai tugasan.
TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
7. Menyemak, tandatangan ringkas dan mengisi LAMPIRAN A & Senarai Semak.
8. SEMAK DAN PASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT PETENDER DI
DALAM DOKUMEN TEKNIKAL.
9. Catat/Cop pada Muka Hadapan fail/buku jika ada dokumen yang tidak lengkap
atau janggal dalam dokumen
10. Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender / penyebut
harga yang tiada dalam senarai pembeli sebagai ”TIADA DALAM SENARAI
PEMBELI”.
11. Melengkapkan perakuan ‘Integrity-Pact’ setelah selesai tugasan.
TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
TIDAK
1. Membuka dokumen tender dan sebut harga rasmi yang lewat diterima
2. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika mempunyai kepentingan atau
akan membuat analisa sebut harga rasmi dan tender tersebut.
3. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi tanpa kehadiran wakil pembuka
yang lain.
4. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika tiada wakil daripada pegawai
kumpulan pengurusan dan professional.
5. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika pegawai-pegawai pembuka
adalah terdiri daripada wakil dari kumpulan yang sama (Bendahari-Bendahari /
Pendaftar-Pendaftar).
TANGGUNGJAWAB PENERIMA DOKUMEN TENDER DAN SEBUT HARGA
RASMI BAGI TUJUAN ANALISA
1. Menyemak dan memastikan semua dokumen yang diterima sama seperti
yang dicatat di dalam Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.
2. Memastikan bilangan dokumen mencukupi.
3. Maklumkan secara bertulis kepada Ketua Jawatankuasa Pembuka Tender &
Sebut Harga Rasmi dalam tempoh 14 hari dari terima dokumen dari Ketua
Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan /
Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika terdapat
perselisihan dokumen yang diterima.
4. Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka di
tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan
keselamatan dokumen adalah terjamin.
5. Membuat laporan dengan serta merta jika berlaku kehilangan dokumen tender
dan sebut harga rasmi.
6. Semua maklumat pembukaan dokumen tender dan sebut harga rasmi
hendaklah DIRAHSIAKAN.
ISU-ISU BERKAITAN PROSES PEMBUKAAN TENDER & SEBUT HARGA
1. Peti Tender, kunci dan dokumen-dokumen tawaran boleh diakses oleh staf
yang tidak berkenaan.
2. Sesi pembukaan tidak berjalan lancar / terlalu lama kerana kurang komitmen
daripada pegawai pembuka
3. Format Jadual Pembukaan Tender tidak dikemaskini
4. Jadual Pembukaan Tender tidak diisi tepat dan lengkap
5. Senarai pembeli dokumen tidak dikemaskini menyebabkan semakan tidak
dapat dibuat dengan tepat
6. Jadual Pembukaan Tender tidak dipamer di papan kenyataan
7. Tiada Jadual Tugasan Pegawai Pembuka.
8. Kelewatan menghantar Anggaran Jabatan sebelum masa tutup peti
tender/sebut harga- Kesan Ketelusan
PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 53
PENILAIAN SEBUT HARGA
A . JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL
tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli.
Terdiri dari pegawai mahir,berpengalaman dan berkelayakan tentang
barangan/perkhidmatan tersebut seperti dari JKR,JPS,Jabatan
Kimia,MAMPU dan sebagainya. B. JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA
tidak kurang 2 orang, 1 orang Pengerusi dan 1 orang ahli.
Penilaian dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima daripada Urus Setia.
Laporan penilaian/minit hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.
PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 54
PENILAIAN SEBUT HARGA
C. PENILAIAN SEBUT HARGA KERJA
tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Salah
seorang AJK hendaklah seorang pegawai teknikal. (selalunya
perlantikan dibuat oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti)
Penilaian dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima daripada Urus Setia.
Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.
KESIMPULAN
PELAWAAN TENDER / SEBUT HARGA
PENILAIAN TENDER / SEBUT HARGA
PEMBUKAAN TENDER / SEBUT HARGA
PROSES & PENGUATKUASAAN TENDER / SEBUT HARGA
SENARAI SEMAK