S I S T E M K E W A N G A N & P E R A K A U N A N

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Hairani Mohamed Hairiri 22 Februari 2016

AGENDA HARI INI

Ulangkaji

Purchase Requistion Direct Entry

Invoice Registration eClaim

A

B

eFAS@PTJ

ULANGKAJI

• Pesanan rasmi • Pembekal berdaftar

USM • Semakan peruntukan • Status pesanan • Komitmen • Prestasi pembekal

• Pendaftaran invois

• Maklumat invois

• Tuntutan perjalanan dan pendahuluan diri

A1 - Sistem

A2 - Aliran Sistem

Kemasukan Data • Maklumat Akaun • Maklumat Perolehan • Maklumat Pembekal

Pengesahan & Kelulusan • Pengesahan • Kelulusan

Penerimaan Barangan /Perkhidmatan • Pengesahan Penerimaan

Pematuhan tatacara

perolehan

Jabatan Bendahari

Cabaran @ PTJ:- 1. Tatacara

perolehan 2. Tarikh PO vs

Barang/ Perkhidmatan

3. Jenis dokumen 4. Pengagihan

tugas 5. Keselamatan ID

pengguna 6. Keselamatan

atau kerahsiaan maklumat kewangan

PR

PO

GRN/FSR

Bil Dokumen eProcurement 1 Aset dipermodalkan

(Capitalise Asset) IA RA PA

2 Asset tidak dipermodalkan (Non Capitalise asset)

IB RB PB

3 Kerja (Perkhidmatan) Works (Service)

IC RC PC

4 Confirmatory IF RF PF 5 Percetakan (Printing) IP RP PP 6 Alatan & Bekalan

(Goods & Supplies) IS RS PS

7 Penginapan (Hotel) IH RH PH 8 Antara Jabatan

(Interdepartment) ID RD PD

9 Multiple Supplier - - DK

A3 - Penggunaan Dokumen

A4 - Aktiviti Perolehan @ PTJ

Jenis Bajet

Kawalan Bajet

Bajet Rollover

Komitmen Rollover

A5 - ID Pengguna

• Kata Laluan 1 • Tiada Perkongsian ID

Yang Sama 2 • Perubahan/Pertukaran

/ Penamatan 3

eFAS SEKARANG

Details : Contoh Paparan Semasa

Petikan Format Pesanan Rasmi

eFAS AKAN DATANG

Rujukan Hebahan Bendahari Bil. 8/2015

Penyelarasan Semula Pelaksanaan GST@USM

Pengajaran & Pembelajaran

Pentadbiran &

Perkhidmatan Penyelidikan

Komersial Perkhidmatan Kesihatan

LOG MASUK

http:bursary.usm.my/eprocurement.pg/

Kriteria

1

Detail : Paparan Menu

1

2

3 4

Detail : Sub Menu – Item Code

Detail : Sub Menu – Activity/NEML List

Activity

Detail : Sub Menu – Activity/NEML List

NEML List

Details : Contoh Paparan Pembekal Berdaftar GST

Details : Contoh Paparan Pembekal Tidak Berdaftar GST

Details : Contoh Paparan NEML

Details : Contoh Paparan Hotel

Details : List Perbezaan Sekarang & Akan Datang

Paparan semasa

Paparan Akan Datang

Contoh Permohonan Pesanan

Pengesahan Data Pesanan

Kelulusan Pesanan

Pesanan Rasmi

Senarai Pesanan Rasmi

Contoh Pesanan Rasmi

PSJBEND1000000000318

11800 USM PULAU PINANGTel : 04-6533888

UNIVERSITI SAINS MALAYSIAARAS 3 BANGUNAN CANSELORI

JABATAN BENDAHARI

No. CBP : 011408204800

Kepada:

ALAMAT PENGHANTARAN

JABATAN BENDAHARIBENDAHARIJBEND

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

Tandatangan dan Cop Ketua PTJ

Tarikh 12/02/2016 Tarikh

AIDA10

Delivery Address

TANDA PERKAPALAN:

Prepared by: Approved by:

Shipping Signs

Signature & Chop of Head of Department

/Date: /Date:

"Saya bernama dan bertandatangan di bawah dengan ini mengisytiharkan bahawa tiadamana-mana anggota atau ahli keluarga terdekat yang mempunyai apa-apa kepentingandalam mana-mana urusan perolehan yang dikendalikan oleh saya. Saya juga mengakujanjiakan bertanggungjawab terhadap sebarang tindakan dan keputusan saya dan akan sentiasamemastikan urus-tadbir baik Universiti terpelihara dan segala proses perundangan Universitiberkaitan pembelian, pesanan dan perolehan dipatuhi."

ALAMAT INVOISInvois Address

Kepada:

USM KAMPUS INDUKJABATAN BENDAHARIARAS 3 BANGUNAN CANSELORIUNIVERSITI SAINS MALAYSIA11800 USM PULAU PINANG

ACKNOWLEDGEMENT RECEIPT

I/We hereby acknowledge receipt a copy of the Purchase Order and agreeto abide by the Terms and Conditions contained herein.

Signed on behalf of the company byNameCompany StampDate

:

::

2

BUMI-SAINS CONSULTANCYJABATAN BENDAHARIUNIVERSITI SAINS MALAYSIA11800 USMPULAU PINANG

VD14056-A

PSJBEND1000000000327

No Pesanan

18/02/2016

TarikhKepada

Kod Pembekal & No. CBP: No. Kelulusan Aset: (jika berkenaan)

No. Sebutharga/Tender:

Rujukan 1 /

No. Permohonan:

000000000327

Tarikh Penghantaran:

25/02/2016

Sila bekalkan barang-barang / perkhidmatan pada harga seperti tercatat:

Rujukan 2 /

Rujukan 3 /

Rujukan 4 /

Rujukan 5 /

Delivery Date:

Asset Approval Num:Vendor Code & GST No.: Quotation/Tender No. :

Please supply goods /services at the price as stated below:

/To: /Order No:

Requisition No.:

/Date:

Reference 1:

Reference 2:

Reference 3:

Reference 4:

Reference 5:

100.JBENDAkaun Dikenakan / Chargeable Accounts:

000238682112

CBPGSTTax Code

Kod CukaiDescription

Keterangan Item Unit Harga Unit Jumlah HargaKod ItemItem Code

Bil.Unit Price Per Unit TotalNo

1 3.00 UNIT 89.90 285.88EXTERNAL HARD DISK27103-1 TX-RE 16.18

Jumlah: 285.88MYR

Instructions To Supplier:

SALINAN ASAL pesanan ini MESTI dikembalikan bersama invois pembekalsebagai syarat bayaran.

1. Please return the ORIGINAL COPY of this order with supplier’s invoice forpayment.

2. Surat-menyurat yang berkaitan dengan pesanan ini hendaklah dialamatkan kepadaalamat penghantaran.

2. All correspondence relating to this order should be sent to the addressbelow.

No. Pesanan dan Kod Pembekal hendaklah dicatatkan di dalam semuasurat-menyurat dan invois.

The Order No. and Vendor Code must be quoted in all correspondenceand invoice.

4.

All payments will be credited to the Supplier’s bank account via Inter BankGiro facility.

5.

The following shipping marks should appear on every parcel.6.Tanda perkapalan/penghantaran berikut mestilah ditulis di setiap bungkusan.

Semua pembayaran akan dikreditkan ke akaun bank Pembekal melaluikemudahan Inter Bank Giro.

5.

4.

6.

Arahan Kepada Pembekal:

1.

3. Semua invois MESTILAH dihantar ke ALAMAT INVOIS di bawah. All invoices MUST be sent to INVOICE ADDRESS below.3.

Sila ambil perhatian pembekal perlu mencatatkan ayat-ayat berikut di atas invois yang dikemukakan untuk bayaran:Please note the supplier must include the following sentence on the invoice submitted for payment:"This is to certify that the quality of stores delivered in the consignment is not inferior to the sample for which the contract was awarded or to the quality laid down inthe specifications, whichever is applicable."

PSJBEND1000000000327

11800 USM PULAU PINANGTel : 04-6533888

UNIVERSITI SAINS MALAYSIAARAS 3 BANGUNAN CANSELORI

JABATAN BENDAHARI

No. CBP : 011408204800

1

Relief Order Baru

Maklumat PO Maklumat Invois

Maklumat Invois

Status Invois Kemaskini Maklumat

Kemaskini Maklumat Invois

Direct Entry - DK

Tuntutan Perjalanan

Tujuan PerjalananBaru

PenginapanBaru

Lain-lain Jenis TuntutanBaru

Ringkasan TuntutanBaru

Rujukan Berkaitan GST

Thank You

Transforming Higher Education For A Sustainable Tomorrow 6

Untuk Jabatan Bendahari

Details - Invoice Match

Details - Invoice Match Tanpa Adjustment

View G/L - Invoice Match Tanpa Adjustment

Paparan Baucer Tanpa Adjustment

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh Kesalahan Kod Cukai

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh Kesalahan Kod Cukai

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh Kesalahan Kod Cukai

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh Kesalahan Kod Cukai

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh Kesalahan Kod Cukai

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh Kesalahan Kod Cukai

Paparan Baucer Dengan Adjustment Kod Cukai

Contoh

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Contoh

Details - Invoice Match Dengan Adjustment

Direct Entry - DV

Details DV

Details DV

Direct Entry - DV

Direct Entry - DV

Thank You

Transforming Higher Education For A Sustainable Tomorrow 6