06 Prosedur Tindakan Pencegahan
-
Upload
indro-adisiswanto -
Category
Documents
-
view
235 -
download
0
Transcript of 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 1/14
SISTEM MANAJEMEN MUTU
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T
D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )
DJSDA –PTP-006/REV.01
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 2/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHANHalaman i / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
LEMBAR PENGESAHAN
JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL
DISUSUN OLEH UNIT JAMINAN MUTU – DITJEN.SDA
DIPERIKSA OLEHSES.DITJEN. SUMBER DAYA AIRWAKIL MANAJEMEN
DISAHKAN OLEH DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIRPIMPINAN PUNCAK
STATUS DOKUMEN
STATUS DOKUMEN
NO. DISTRIBUSI
TANGGAL
TERKENDALI
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 3/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHANHalaman ii / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
NOMORUNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
012
013
014
015
016
017
018
019
020021
022
023
024
025
026
027
028
029
030
031
032
033
034
035
036
037
038
039
040
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 4/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHANHalaman iii / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
SEJARAH DOKUMEN
No TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN
1
2
25-10-05
25-10-12
Revisi 0 :
Terbit perdana sebagai Prosedur Tindakan Preventif
(DJSDA-TPF-006/ Rev.0)
Revisi 01 :
Menjadi Prosedur Tindakan Pencegahan (DJSDA-
PTP-006/Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian
dengan standar dan peraturan perundangan yang
menjadi acuan normatif yaitu :
o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008
o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem
Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum
o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang Organi-
sasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum.
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 5/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHANHalaman iv / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ... … … … … … … … … … … … … … … … … …. i
Daftar Distribusi Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … ii
Sejarah Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … iii
Daftar Isi … … … … … … … … … … … … … … … … … … iv
1. RUANG LINGKUP … … … … ……… … … … … … … … … … … …… 1
2. TUJUAN DAN SASARAN ……...… … … … … … … … … … … … … … .….. 1
3. DEFINISI … … … … … … … … … … … … ………………….... 1
4. ACUAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 3
5. KETENTUAN UMUM … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 3
6. PROSEDUR … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 4
7. TANGGUNG JAWAB … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 4
8. KONDISI KHUSUS … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 5
9. REKAMAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 5
10. LAMPIRAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 5
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 6/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Halaman 1 / 5
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
1. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk melaksanakan tindakan pencegahan guna menghilangkan
hal-hal yang berpotensi menyebabkan terjadinya hasil pekerjaan tidak sesuai atau jasa
yang tidak sesuai, serta keluhan / umpan balik (feedback) dari pihak-pihak yang
berkepentingan / terkait, dilingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, baik di
tingkat pusat maupun pada BBWS/BWS serta SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota
2. TUJUAN
Tujuan :
Memberikan panduan dalam melakukan tindakan pencegahan terhadap potensi
penyebab terjadinya hasil pekerjaan tidak sesuai atau jasa yang tidak sesuai serta
keluhan / umpan balik (feedback) pihak-pihak yang berkepentingan / terkait.
Sasaran :
Mencegah / menghindarkan terjadinya hasil pekerjaan tidak sesuai atau jasa tidak
sesuai serta keluhan / umpan balik (feedback) pihak-pihak berkepentingan / terkait.
3. DEFINISI
3.1. Tindakan Pencegahan : adalah tindakan yang diambil untuk
menghilangkan potensi penyebab terjadinya hasil
pekerjaan tidak sesuai atau jasa yang tidak sesuai
serta keluhan / umpan balik (feedback) pihak-
pihak berkepentingan / terkait
3.2. Pelaksana : adalah pejabat / petugas yang ditunjuk untuk
menangani pelaksanaan tindakan pencegahan
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 7/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Halaman 2 / 5
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
3.3. Atasan Langsung : adalah pejabat yang merupakan atasan dari
pelaksana yang menangani tindakan pencegahan
3.4. Auditor : adalah auditor internal dilingkungan Direktorat
Jenderal Sumber Daya Air baik di tingkat pusat
maupun pada BBWS/BWS serta SKPD Propinsi &
Kabupaten/Kota yang ditunjuk untuk melakukan
verifikasi pelaksanaan tindakan pencegahan yang
telah selesai dilakukan .
3.5 Wakil Manajemen : adalah pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan
Puncak suatu organisasi / unit kerja yang
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen
Mutu, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.
3.6 Pengelola Sistem Manajemen Mutu : bertanggungjawab atas penyelenggaraan dan
pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu
pada masing-masing unit kerja di lingkungan
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, baik di
tingkat Pusat maupun pada BBWS/BWS serta
pada SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota
3.7. Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai atau Jasa Tak Sesuai :
adalah hasil pekerjaan ataupun jasa yang tidak
memenuhi / tidak sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan.
3.8. Keluhan : adalah keluhan / umpan balik (feedback) dari
pihak-pihak terkait tentang mutu produk ataupun
proses
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 8/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Halaman 3 / 5
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
4. ACUAN
4.1. ISO 9001 : 2008 butir 8.5.3 tentang Tindakan Pencegahan
4.2. SNI 19-9001 : 2002 butir 8.5.3 tentang Tindakan Pencegahan
4.3 Permen PU No. 04/PRT/M/2009 butir 8.5.3 tentang Tindakan Pencegahan
4.4 Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber daya Air
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Tindakan Pencegahan dilakukan :a. terhadap potensi penyebab terjadinya hasil pekerjaan tidak sesuai atau Jasa
Tidak Sesuai.
b. terhadap potensi penyebab terjadinya keluhan / umpan balik (feedback) dari
pihak-pihak yang berkepentingan / terkait
5.2 Terhadap potensi penyebab terjadinya hasil pekerjaan tidak sesuai atau Jasa tidak
sesuai ataupun keluhan / umpan balik (feedback), harus dilakukan analisa dengan
menggunakan cara-cara yang lazim, misalnya dengan analisa teknik statistik atau
diagram tulang ikan atau lainnya.
5.3. Hasil analisa tersebut digunakan untuk menentukan rencana tindakan yang akan
dilakukan .
5.4. Untuk melaksanakan rencana tindakan tersebut ditunjuk pelaksana, dimana
tindakan ini dilaksanakan menggunakan formulir seperti pada Lampiran – 2
5.6. Tindakan pencegahan yang telah selesai dilakukan harus dilaporkan untuk dapat
diverifikasi tentang hasilnya.
5.7. Tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mendukung tindakan pencegahan harus
didokumentasikan dan dipelihara.
5.8. Status tindakan pencegahan harus disampaikan pada saat Rapat Kaji Ulang
Manajemen dengan menggunakan formulir seperti pada Lampiran – 3. Tindakan
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 9/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Halaman 4 / 5
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
pencegahan yang telah selesai dan telah diverifikasi, disampaikan sekali saja dalam
Rapat Kaji Ulang Manajemen .
6. PROSEDUR
6.1 Bagan Alir kegiatan Tindakan Pencegahan seperti pada Lampiran - 1.
6.2 Manajemen Representatif menginventarisasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai dan
potensi penyebab serta keluhan / umpan balik (feedback) yang terjadi.
6.3 Manajemen Representatif melakukan analisa potensi penyebab terjadinya Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai serta keluhan / umpan balik (feedback) dengan
menggunakan cara atau metode yang lazim
6.4 Berdasarkan hasil analisa tersebut Manajemen Representatif menentukan
tindakan yang akan dilakukan, selanjutnya meminta persetujuan Atasan
Langsungnya seperti pada Lampiran-2.
6.5 Atasan Langsung memberi persetujuan tindakan yang akan dilakukan dan
menunjuk pelaksana untuk melaksanakan tindakan tersebut.
6.6 Pelaksana melaksanakan tindakan pencegahan, sesuai dengan rencana tindakan
pencegahan seperti pada Lampiran-2.
6.7 Pelaksana melaporkan tindakan pencegahan bila sudah selesai dilaksanakan.
6.8 Manajemen representatif menunjuk auditor untuk melakukan verifikasi.
6.9 Auditor melakukan verifikasi atas tindakan pencegahan yang telah dilakukan, bila
dianggap sesuai, tindakan preventif dapat ditutup dan ditandatangani bersama
pelaksana selaku penanggungjawab tindakan tersebut.
7. TANGGUNG JAWAB
7.1. Atasan Langsung
a. Menunjuk pelaksana untuk menangani tindakan pencegahan
b. Menyetujui rencana tindakan pencegahan
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 10/14
No. Dokumen DJSDA- PTP- 006 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Halaman 5 / 5
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
7.2. Manajemen Representatif
a. Melakukan inventarisasi potensi penyebab Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai atau /
Jasa tidak sesuai serta keluhan / umpan balik (feedback)
b. melakukan analisa potensi penyebab Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai atau Jasa
tidak sesuai serta keluhan / umpan balik (feedback)
c. mengusulkan rencana tindakan pencegahan
d. menunjuk auditor untuk melakukan verifikasi terhadap hasil tindakan pencegahan
7.3. Pelaksana
a. Melaksanakan tindakan pencegahan seperti yang direncanakan
b. Melaporkan hasil tindakan pencegahan
7.4. Auditor
a. melakukan verifikasi hasil tindakan pencegahan
b. menutup / menyatakan tindakan pencegahan telah selesai dilaksanakan sesuai
dengan rencana.
8. KONDISI KHUSUS
Apabila tindakan pencegahan yang direncanakan belum dapat direalisasikan sesuai
jadwal / rencana, harus dilakukan tindakan / upaya-upaya pendahuluan dalam rangka
mendukung realisasi rencana tersebut .
9. REKAMAN
9.1. Penanganan tindakan pencegahan
9.2. Laporan status tindakan pencegahan
10. LAMPIRAN
10.1. Lamp – 1 Bagan Alir kegiatan Tindakan Pencegahan
10.2. Lamp – 2 Formulir Tindakan Pencegahan
10.3. Lamp – 3 Formulir Laporan Status Tindakan Pencegahan
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 11/14
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Lampiran - 1
DJSDA-PTP-006/ Rev.01 Halaman 1 / 1
BAGAN ALIR PROSEDUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
No Uraian Atasan Langsung Manajemen
Representatif Auditor Pelaksana
Mulai
Inventarisasi
penyebab dari
Hasil Pekerjaan
Tida k Sesuai
se rta Keluhan
Analisa potensi
penyebabdari
Hasil Pekerjaan
Tida k Sesuai
serta keluhan
Menentukan
tindakan yan g
akan dilakukan
Memberi
persetujuan atas
tindakan yan g
akan dilakukan
Melaksanakan
Tindakan
Pencegahan
Melaporkan
Tindakan
Pencegahan
sudah selesai
dilaksanakan
MenunjukAudi tor untuk
melakukanverifikasi
Melaksanakan
verifikasi
Selesai
Inventarisasi Penyebab dari
Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
serta Keluhan
1
Analisa Potensi Penyebab
dari Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai serta Keluhan
2
Menentukan tindakan yang
akan dilakukan
3
Persetujuan atas tindakan
yang akan dilakukan
4
Pelaksanaan Tindakan
Pencegahan
5
Melaporkan Tindakan
Pencegahan sudah selesai
dilaksanakan
6
Penunjukan Auditor untuk
melakukan verifikasi atas
Tindakan Pencegahan
yang telah dilaksanakan
7
8 Pelaksanaan verifikasi atas
Tindakan Pencegahan
yang telah dilaksanakan
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 12/14
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Lampiran - 2
DJSDA-PTP-006/ Rev.01 Halaman 1 / 2
FORMULIR TINDAKAN PENCEGAHAN
A. Identifikasi & Evaluasi :
1. No. Tindakan Pencegahan : ……………………….(1)………………………
2. Tanggal Tindakan Pencegahan : ………………….…(2)……………………...
3. Lokasi/Unit Kerja : ………….....……..(3) ………………...……
4. Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang terjadi berulang-ulang / Keluhan )
Uraian : ……………………………….….(4)……………………...
5. Evaluasi penyebab : …..…………………………..….(5)………………………
B. Tindakan Pencegahan :
1. Rencana Tindakan Pencegahana. Rencana kegiatan : ………………..(6)……………………….
b. Rencana penggunaan sumber daya :
Bahan : ..(8)……. Peralatan : …(8)……..
Orang : ..(8)……. Dana : …(8)……..
c. Rencana tanggal penyelesaian : ……..(9)………
d. Penanggung jawab pelaksanaan
Nama : ……….(10)………….
Jabatan : ……….(11)……….....
Atasan langsung : Manajemen Representatif :
……(12)….… ……..(14)…..…
…..…(13)……. ….… (15)………
2. Penyelesaian Tindakan Pencegahan
Nama T.Tangan Tanggal
a. Penanggung jawab : ...(16)….... .....(17)…. …(18)…
b. Verifikasi oleh auditor : ...(19).....… .....(20)…. …(21)…
c. Uraian verifikasi : ………….. (22)………………………….
Auditor :
……(20)……
…...(19)…....
) Coret yang tidak perlu
(7) (7)
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 13/14
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Lampiran - 2
DJSDA-PTP-006/ Rev.01 Halaman 2 / 2
Penjelasan Cara Pengisian
FORMULIR TINDAKAN PENCEGAHAN
(1) diisi nomor identifikasi tindakan pencegahan
(2) diisi tanggal, bulan dan tahun identifikasi tindakan pencegahan
(3) diisi nama tempat/lokasi tindakan korektif pencegahan dilakukan
(4) diisi uraian tentang pilihan mengenai Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai atau Keluhan
(5) diisi evaluasi penyebab atau potensi penyebab terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
atau Keluhan
(6) diisi rencana kegiatan yang akan dilakukan, bila tidak cukup dapat menggunakan
lembar tersendiri.(7) diisi tanda dalam kotak jenis sumber daya, bisa lebih dari 1 (satu) jenis
(8) diisi uraian rencana penggunaan sumber daya
(9) diisi tanggal, bulan, tahun rencana penyelesaian
(10) diisi nama penanggung jawab pelaksana yang ditunjuk
(11) diisi jabatan penanggung jawab pelaksana
(12) diisi tanda tangan Atasan Langsung
(13) diisi nama Atasan Langsung
(14) diisi tanda tangan Manajemen Representatif
(15) diisi nama Manajemen Representatif
(16) diisi nama penanggung jawab penyelesaian tindakan pencegahan
(17) diisi tanda tangan penanggung jawab penyelesaian tindakan pencegahan
(18) diisi tanggal, bulan dan tahun penyelesaian tindakan pencegahan
(19) diisi nama auditor yang melakukan verifikasi
(20) diisi tanda tangan yang melakukan verifikasi
(21) diisi tanggal, bulan dan tahun verifikasi dilaksanakan
(22) diisi uraian verifikasi yang dilakukan
7/23/2019 06 Prosedur Tindakan Pencegahan
http://slidepdf.com/reader/full/06-prosedur-tindakan-pencegahan 14/14
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN Lampiran - 3
DJSDA-PTP-006/ Rev.01 Halaman 1 / 1
LAPORAN STATUS TINDAKAN PENCEGAHANPer : ………(1)………..
No.Urut
No.Tindakan
Tgl.Tindakan
UraianTindakan Pencegahan
TanggalRencana
Penyelesaian
Status
KeteranganSelesai /belum
Tanggal
..(2).. …(3)… …(4)… …..(5)….. …(6)… …(7)… …(8)… …(9)…
.....(10)….., ……..(11)………
Manajemen Representatif
…...(12)…..
( …..(13)….. )
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) diisi tanggal, bulan dan tahun status tindakan pencegahan
(2) diisi nomor urut tindakan pencegahan yang dilaporkan
(3) diisi nomor dokumen tindakan pencegahan
(4) diisi tanggal, bulan dan tahun dokumen tindakan pencegahan
(5) diisi uraian tentang tindakan pencegahan
(6) diisi tanggal, bulan dan tahun batas waktu rencana penyelesaian tindakan pencegahan
(7) diisi selesai : bila tindakan pencegahan telah selesai dan telah diverifikasi
belum : bila tindakan pencegahan belum selesai
(8) diisi tanggal, bulan dan tahun tindakan pencegahan diselesaikan;
biarkan kosong bila belum diselesaikan
(9) diisi keterangan yang diperlukan;
biarkan kosong bila tidak diperlukan.
(10) diisi tempat / lokasi laporan dibuat
(11) diisi tanggal, bulan dan tahun laporan dibuat
(12) diisi tanda tangan Manajemen Representatif yang membuat laporan
(13) diisi nama Manajemen Representatif yang membuat laporan