1

Etika dan Tatacara Penggunaan E-mel Etika Penggunaan E-mel Mel elektronik atau singkatannya ‘e-mel’ merupakan satu perantara

penghantaran, penerimaan dan penyimpanan maklumat bertulis, gambar dan video

melalui kaedah sistem elektronik. E-mel bukan sahaja telah menjadi medium

penggantian surat-surat yang di hantar secara pos, bahkan turut menjadi alat

komunikasi formal bagi sesuatu urusan pekerjaan pada masa sekarang. Oleh itu,

dalam memastikan penggunaan e-mel rasmi yang disediakan kepada semua

pengguna e-mel IDFR tidak disalahgunakan, diperjelaskan etika penggunaan e-mel

untuk panduan penggunaan e-mel yang betul dan beretika :-

1. Semua akaun e-mel rasmi jabatan adalah hak milik jabatan dan bukan hak

milik individu. Oleh itu, pihak jabatan mempunyai hak untuk mengawasi dan

memantau sebarang penggunaan akaun e-mel yang disediakan kepada

pengguna.

2. E-mel adalah alat untuk komunikasi rasmi jabatan dan semua pengguna

mempunyai tanggungjawab untuk menggunakan kemudahan ini dengan

betul, cekap, berkesan, beretika dan berbudi bahasa pada sepanjang masa

dan keadaan.

3. E-mel jabatan tidak boleh disalahgunakan bagi penyebaran atau memperolehi

sebarang bahan yang berunsur fitnah, seks, perkauman dan lain-lain yang

menyalahi undang-undang.

4. Adalah dinasihatkan supaya tidak menghantar salinan mesej kepada orang

lain yang tidak memerlukannya, terutama kepada kumpulan e-mel jabatan

(email groups). Ia bertujuan untuk mengelakkan bebanan ke sistem e-mel

jabatan terutamanya bagi mesej yang mempunyai lampiran yang banyak dan

bersaiz besar.

2

5. Lampiran fail yang difikirkan kurang penting sama sekali tidak perlu

dihantarkan kepada pengguna lain, dalam usaha untuk mengelakkan

penyebaran virus, sebagai contohnya bagi fail dalam format .exe, .com dan

.bat.

6. Penerimaan e-mel dari yahoo.groups, google.groups dan kumpulan e-mel

internet lain ke sistem e-mel jabatan adalah juga tidak digalakkan. Ini kerana

ia boleh menyebabkan penyebaran spam dan virus ke akaun e-mel

pengguna itu sendiri. Pengguna dinasihatkan supaya mendaftar dan

menggunakan e-mel percuma di internet yang lain bagi proses penghantaran

dan penerimaan e-mel daripada kumpulan e-mel internet tersebut .

7. Semua e-mel yang telah diimbas dan dikenalpasti sebagai spam atau

mengandungi virus adalah sama sekali tidak boleh dihantarkan kepada

pengguna lain dan ianya dikawalselia oleh system firewall jabatan.

8. Pastikan had saiz dan bilangan fail yang ingin dilampirkan melalui sesuatu e-

mel tidak terlalu bersaiz besar. Semua e-mel (termasuk lampiran fail) tidak

boleh melebihi saiz 10 MB, bagi mengelakkan serangan e-mel bombing

atau penafian perkhidmatan ke atas sistem e-mel jabatan.

9. Pengguna bertanggungjawab bagi memaklumkan kepada pentadbir e-mel

sekiranya bercuti atau berkursus panjang atau juga bertukar keluar dari IDFR.

Pemakluman ini adalah untuk membantu pihak teknikal e-mel memantau

pengoperasian e-mel jabatan dan juga akan melaksanakan kerja-kerja

penyekatan capaian atau penghapusan akaun e-mel yang didapati tidak aktif

lebih daripada tiga puluh (30) hari secara berterusan.

Tatacara Penggunaan E-mel Rasmi

Setiap kakitangan kerajaan akan disediakan dengan akaun e-mel rasmi jabatan.

Oleh itu, adalah dinasihatkan bahawa setiap pengguna e-mel menggunakan e-mel

mengikut prosedur yang betul, seperti mana panduan berikut :-

3

1. Memastikan penghantaran e-mel rasmi menggunakan akaun e-Mel rasmi dan

alamat e-mel penerima yang betul.

2. Segala urusan rasmi adalah dilarang menggunakan alamat e-Mel

persendirian seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan

sebagainya.

3. Mengutamakan penggunaan e-mel sebagai media komunikasi untuk urusan

dalaman agensi atau dengan pelanggan luar.

4. Memastikan setiap e-mel mempunyai tajuk yang sesuai dengan kandungan e-

mel.

5. Menulis tajuk di bahagian atas mesej e-mel dengan jelas.

6. Penggunaan huruf besar kandungan e-Mel adalah tidak digalakkan dan

dianggap tidak beretika. Sebaik-baiknya, gunakan gabungan huruf besar dan

huruf kecil.

7. Menggunakan bahasa dan ayat yang jelas, tepat dan mudah difahami oleh

penerima.

8. Menggunakan bahasa formal di dalam e-mel rasmi.

9. Menggunakan kemudahan ‘Reply’ untuk menjawab e-Mel tanpa sebarang

perubahan kandungan asal e-mel.

10. Memastikan kemudahan ‘Reply To All’ digunakan jika jawapan perlu disalin

kepada semua penerima e-mel.

11. Tidak menggunakan kemudahan ‘Auto-Reply’ kecuali untuk memaklumkan

pegawai lain yang boleh dihubungi sekiranya pegawai berkenaan berada di

luar pejabat yang tiada kemudahan Internet.

4

12. Menggunakan kemudahan ‘Forward’ untuk memanjangkan e-mel kepada

penerima lain tanpa sebarang perubahan.

13. Memastikan kemudahan ‘Copy To’ (cc) jika sesuatu e-mel perlu

dimaklumkan kepada penerima yang berkaitan sahaja.

14. Memastikan kemudahan ‘Blind CC’ (bcc) digunakan bagi tujuan khusus dan

terkawal (bukan sewenang-wenangnya).

Disediakan oleh : Unit ICT, Seksyen Perpustakaan dan ICT,

Bahagian Khidmat Pengurusan dan Korporat, IDFR. 9 Disember 2011