1.0 OBJEKTIF 2.0 SKOP RUJUKAN - ISO SYSTEMiso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/S...

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009

NO. KELUARAN : 05 PEROLEHAN TARIKH : 1 JUN 2016

MUKA SURAT : 1/54

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan berkenaan tatacara perolehan yang meliputi kerja, bekalan dan perkhidmatan bagi memastikan ianya dilakukan secara sistematik dan berkesan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini akan digunakan oleh semua Bahagian/Unit di KEJORA semasa urusan perolehan secara pembelian terus, kontrak pusat, arahan kerja, sebutharga dan tender.

3.0 RUJUKAN

• Manual kualiti.

• Buku Panduan Perolehan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.

• Arahan Kewangan dan Perakaunan LKW yang sedang

berkuatkuasa.

• Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan dan Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

• 1PP – Bidang PK : Perolehan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.

• Pekeliling Pentadbiran KEJORA dan Pekeliling Kewangan

KEJORA yang sedang berkuatkuasa (yang berkaitan dengan perolehan).

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 2/54

4.0 DEFINISI

Bagi tujuan prosedur ini definisi berikut adalah dirujuk :- 4.1 Bahagian/Unit - Bahagian-bahagian atau Unit-Unit

yang terdapat di KEJORA. 4.2 Bahagian Kewangan - Bahagian Kewangan di KEJORA 4.3 Pengurus Bahagian - Ketua-ketua Bahagian/Unit di /Ketua Unit KEJORA 4.4 Kontraktor/ - Syarikat dan individu yang dilantik Pembekal untuk menjalankan kerja, membekalkan produk atau perkhidmatan kepada KEJORA. 4.5 Perolehan - Tatacara membuat pembelian

kerajaan yang meliputi bekalan, perkhidmatan dan kerja.

4.6 Pesanan Tempatan - Dokumen pesanan tempatan bagi

perolehan yang dibuat. (Local Orders).

4.7 Jawatankuasa - Jawatankuasa Pembuka Peti Perolehan Jawatankuasa Sebutharga Jawatankuasa Penilaian Tender Jawatankuasa Penilaian Perunding Jawatankuasa Penilaian Kerja Jawatankuasa Penilaian Harga dan

Teknikal (Untuk Bekalan & Perkhidmatan)

Lembaga Perolehan A Lembaga Perolehan B

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 3/54

4.8 Penilaian Pembekal/ - Penilaian yang akan dilaksanakan oleh Kontraktor Bahagian/Unit atas semua pembekal/

kontraktor yang telah memberikan perkhidmatan dengan KEJORA. – Sebagaimana No. Rujukan/Rekod (KEJ/KEW/002/07)

4.9 Permohonan/ - Permohonan yang perlu dilengkapkan Penyediaan oleh Bahagian-Bahagian/Unit-Unit Pesanan sebelum penyediaan Pesanan Tempatan Tempatan mengandungi maklumat spesifikasi

keperluan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran dan lampiran cadangan sebutharga berkaitan – sebagaimana No. Rujukan/Rekod (KEJ/KEW/001/02)

4.10 Jenis Perolehan

4.10.1 Kerja Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan, empangan air dan kerja perparitan serta juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. Syarikat yang ingin menyertai perolehan kerja perlu berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam kelas dan gred yang berkaitan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 4/54

4.10.2 Bekalan Perolehan bekalan merangkumi barangan/peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek kerajaan seperti makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.

4.10.3 Perkhidmatan Perolehan perkhidmatan tidak termasuk perkhidmatan perunding adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu. Perkhidmatan adalah meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.

Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 5/54

4.10.4 Perkhidmatan Perunding Meliputi semua jenis kajian. Ianya adalah sebagaimana merujuk kepada Manual Perolehan Pelantikan Perunding (MPPP) Edisi 2011 (Pindaan Kedua) yang sedang berkuatkuasa.

4.11 KAEDAH PEROLEHAN

4.11.1 Pembelian Terus Bekalan dan perkhidmatan yang tidak melebihi RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis barang kepada syarikat pilihan yang layak dan sentiasa mengenakan harga yang berpatutan sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

4.11.2 Kontrak Pusat/Panel Perolehan bekalan gunasama menerusi pembekal yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan.

4.11.3 Arahan Kerja Perolehan kerja / projek bernilai kurang daripada RM20,000.00. Bagi Arahan Kerja yang bernilai RM5,000.00 hingga RM 19,999.95, ia hanya melibatkan kerja yang mempunyai elemen kerja-kerja pembinaan yang mengubah struktur asal atau kerja-kerja pembinaan struktur sepenuhnya atau kerja-kerja pembinaan lain yang berkaitan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 6/54

4.11.4 Sebutharga Perolehan bekalan dan perkhidmatan bernilai melebihi RM50,000.00 dan tidak melebihi RM500,000.00 dalam satu-satu permohonan.

Perolehan kerja/projek bernilai tidak melebihi RM500,000.00 bagi setiap kerja/projek.

Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai RM20,000.00 dan ke atas juga digalakkan untuk diuruskan secara sebutharga.

4.11.5 Tender Perolehan bekalan dan perkhidmatan serta kerja projek bernilai melebihi RM500,000.00.

5.0 SINGKATAN

PB - Pengurus Besar TPB (U) - Timbalan Pengurus Besar (Pengurusan) PK - Pengurus Kewangan AK(K) - Akauntan Kanan AK - Akauntan PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PT(KEW) - Pembantu Tadbir (Kewangan) JKSH - Jawatankuasa Sebutharga

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 7/54

JKPK - Jawatankuasa Penilaian Kerja PKK - Pusat Khidmat Kontraktor CIDB - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia BKEW - Bahagian Kewangan PBD - Bahagian Perancang Bandar & Desa UT - Unit Teknikal LO - Pesanan Tempatan P.BHGN - Pengurus-Pengurus Bahagian KEJORA K.UNIT - Ketua Unit KEJORA SAGA - Sistem Perakaunan Agensi Kerajaan Yang digunapakai oleh KEJORA ePRO - Sistem Perolehan KEJORA (ePRO) yang

dibangunkan dan digunakan sepenuhnya oleh KEJORA berkaitan pengurusan perolehan bermula tahun 2013.

Tulisan Italic - Tindakan yang dilaksanakan oleh

berwarna Kelabu Bahagian/Unit lain di KEJORA. Dinyatakan di dalam prosedur bagi penyataan aliran proses yang lebih jelas.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 8/54

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Perolehan Secara Pembelian Terus (Bekalan)

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PK/AK(K)/PT(P/O)/

PT(KEW)

AK(K)/PT(P/O)/

PT(KEW)

BAHAGIAN MEMOHON

1. Menerima permohonan daripada Bahagian-

Bahagian/Unit-Unit untuk mendapatkan bekalan yang tidak melebihi RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item tetapi tidak melebihi RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan. Bahagian dikehendaki melengkapkan Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan (KEJ/KEW/001/02)

2. Memastikan permohonan ada menyatakan

dengan jelas spesifikasi keperluan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran, peruntukan mencukupi dan kebenaran belanja telah diluluskan.

3. Bahagian yang memohon mendapatkan

Sebutharga daripada Syarikat/ Pembekal yang berkelayakkan dan berwibawa yang menawarkan harga yang munasabah.

4. Sebutharga yang diperolehi hendaklah diperakukan oleh Bahagian yang memohon dan disemak oleh Unit Perolehan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 9/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

TPB(U)/PK/AK(K)/ PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/ PT(KEW)

BAHAGIAN MEMOHON

BAHAGIAN MEMOHON

5. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan

dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan.

6. Pesanan Tempatan dihantar secara pos/serah

dengan tangan kepada Bahagian/Unit Memohon/ pembekal.

7. Bekalan diterima dan diperiksa samada

menepati spesifikasi Bahagian yang me -mohon dan diperakukan oleh pegawai pengesah/ penerima/ pegawai teknikal atau berkelayakan yang dilantik.

8. Pegawai pengesah/ penerima/ pegawai

teknikal atau berkelayakan yang dilantik oleh Bahagian yang memohon mengesahkan penerimaan pada nota penghantaran/ inbois/ bil/ Pesanan Tempatan/ Surat Memo Bahagian. Serta melengkapkan Markah Prestasi Pembekal dalam Laporan Penilaian Prestasi Pembekal.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 10/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

BKEW

PK/AK(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)

AK(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)

9. Terima Pesanan Tempatan/ Inbois/ Bil

Tuntutan/ Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.

10. Pengesahan pada Pesanan Tempatan/ Inbois/

bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal oleh Pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.

11.Menyediakan laporan penilaian ke atas Syarikat

pembekal

* Tempoh masa tindakan yang diambil oleh Bahagian Kewangan bagi No. 9 hingga No. 10 serta sehingga Baucer & Cek Bayaran sempurna disediakan adalah dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh dokumen tuntutan lengkap yang diterima.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 11/54

6.2 Perolehan Secara Pembelian Terus (Perkhidmatan)

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PK/AK(K) PT(P/O)/ PT(KEW)


BAHAGIAN MEMOHON

BAHAGIAN MEMOHON

1. Menerima permohonan daripada Bahagian-

Bahagian/unit-unit untuk mendapatkan bekalan yang tidak melebihi RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item tetapi tidak melebihi RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan. Bahagian dikehendaki melengkapkan Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan (KEJ/KEW/001/02)


dengan jelas sepesifikasi keperluan perkhidmatan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran, peruntukan mencukupi dan kebenaran belanja telah diluluskan.

3. Bahagian memohon mendapatkan Sebutharga

daripada Syarikat/ Pembekal yang berkelayakan dan berwibawa yang menawarkan harga yang munasabah.

4. Sebutharga yang diperolehi hendaklah

diperakukan oleh Bahagian yang memohon dan disemak oleh Unit Perolehan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 12/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

TPB(U)/PK/AK(K)/ PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

BAHAGIAN MEMOHON

BAHAGIAN MEMOHON

5. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan, atau;

Membuat Surat Perlantikan kepada syarikat perkhidmatan yang diperakukan (jika berkaitan).


dengan tangan kepada Bahagian Memohon/unit memohon / syarikat perkhidmatan yang dilantik.

7. Perkhidmatan diterima oleh Bahagian yang

memohon dan diperakukan oleh pegawai penyelia/ pengesah/ penerima atau berkelayakan yang dilantik

8. Pegawai pengesah/ penerima/ pegawai teknikal

atau berkelayakan yang dilantik oleh Bahagian yang memohon mengesahkan penerimaan pada nota penghantaran/ inbois/ bil/ Pesanan Tempatan/ Surat Memo Bahagian. Serta melengkapkan Markah Prestasi Pembekal dalam Laporan Penilaian Prestasi Pembekal.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 13/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

BKEW

PK/AK(K) PT(P/O)

PT(KEW)


9. Terima Pesanan Tempatan/ Inbois/ Bil/ Interim Bayaran Tuntutan/ Surat Memo

Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.


bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal oleh Pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.

11.Menyediakan laporan penilaian ke atas

Syarikat pembekal perkhidmatan.


DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 14/54

6.3 Perolehan Secara Kontrak Pusat/Panel

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PK/ AK(K)/ PT(P/O)

PT(KEW)


PT(P/O)/ PT(KEW)

JKSH

PB/TPB(U)/PK/ AK(K)/PT(P/O)/

PT(KEW)

1. Menerima permohonan daripada Bahagian-Bahagian/Unit-unit untuk mendapatkan bekalan gunasama dengan menyatakan spesifikasi keperluan dengan jelas dan tepat. Bahagian dikehendaki melengkapkan Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan (KEJ/KEW/001/02)


dengan jelas sepesifikasi keperluan perkhidmatan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran, peruntukan mencukupi dan kebenaran belanja telah diluluskan.

3. Mendapatkan Dokumen Sebutharga daripada

Bahagian/Unit yang memohon untuk dimajukan kepada syarikat pembekal yang tersenarai sebagai syarikat kontrak pusat/panel.

4. Menerima kelulusan keputusan sebutharga

yang diputuskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga KEJORA

5. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan

dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 15/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/PT(KEW)

BAHAGIAN MEMOHON

BAHAGIAN MEMOHON

BKEW

diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan


dengan tangan kepada Bahagian Memohon/ syarikat pembekal yang dilantik.

7. Bekalan diterima dan diperiksa samada

menepati spesifikasi oleh Bahagian yang memohon dan diperakukan oleh pegawai teknikal /pengesah/ penerima atau berkelayakan yang dilantik.

8. Pegawai teknikal / pengesah/ penerima atau

berkelayakan yang dilantik bahagian yang memohon mengesahkan penerimaan pada nota penghantaran/ Inbois/ Bil/ Pesanan Tempatan. Serta melengkapkan Markah Prestasi Pembekal dalam Laporan Penilaian Prestasi Pembekal.

9. Terima Pesanan Tempatan/inbois/bil tuntutan/

Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 16/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN


AK/PT(P/O)/ PT(KEW)


bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal oleh pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.

11.Menyediakan laporan penilaian ke atas

Syarikat pembekal.


DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 17/54

6.4 Perolehan Secara Arahan Kerja Bernilai Kurang RM5,000.00

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

P.BHGN

1. Tatacara perolehan yang perlu dibuat oleh Bahagian Pemohon:-

i. Panggilan tawaran mendapatkan Sebutharga dibuat oleh Bahagian berkaitan;

ii. Pelawaan hendaklah daripada sekurang-kurangnya Tiga (3) kontraktor/pembekal yang layak dan memenuhi syarat dan senarai diperolehi di Unit Perolehan. Sekiranya Tiga (3) Sebutharga tidak diperolehi, maka Pengesahan Perakuan Kajian Pasaran telah dilaksanakan dengan sewajarnya hendaklah disediakan oleh Pengurus Bahagian;

iii. Dokumen tawaran tidak perlu dimasukkan dalam peti Arahan Kerja;

iv. Anggaran Jabatan disediakan oleh Bahagian berkaitan;

v. Bahagian berkaitan hendaklah membuat penilaian dan perakuan mengikut Format yang ditentukan seterusnya pengesyoran penilaian dikemukakan ke Unit Perolehan; dan

vi. Kebenaran Belanja bagi Arahan Kerja yang hendak dibuat telah diluluskan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 18/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN


PK/AK(K) PT(P/O)/ PT(KEW)


2. Menerima Laporan Penilaian dan Perakuan daripada Bahagian yang memohon.

i. Semak kandungan Laporan Penilaian

dan Perakuan yang diterima dan pastikan dokumen berikut disediakan dengan lengkap dan sempurna

ii. Senarai kontraktor yang dipanggil menyertai tawaran;

iii. Jadual Harga Tawaran kontraktor; dan iv. Penilaian dan Perakuan yang dibuat

oleh Bahagian pemohon.

4. Sekiranya diluluskan, menyediakan Pesanan Tempatan dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan;

atau

Surat Tawaran (Letter of Offer) menyediakan kepada Kontraktor yang terpilih dengan menyatakan maklumat-maklumat yang ditentukan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 19/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/PT(KEW)

BKEW


AK/PT(P/O)/ PT(KEW)

5. Menghantar Pesanan Tempatan/ Surat

Tawaran dihantar secara pos/serah dengan tangan kepada kontraktor atau kepada Bahagian yang memohon.

6. Menerima Pesanan Tempatan/inbois/bil

tuntutan/ Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.

7. Menyemak dan memastikan pengesahan pada

Pesanan Tempatan/ Inbois/ bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/ Kontraktor oleh pegawai yang diberi kuasa telah dibuat dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.

8. Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas

kontraktor daripada Bahagian/Unit yang berkaitan.


DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 20/54

6.5 Perolehan Secara Arahan Kerja bernilai RM5,000.00 hingga RM 19,999.95

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

P.BHGN/K.UNIT

PK/AK(K)

1. Memuatnaik Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP telah dikemaskini oleh Bahagian/Unit merangkumi tiga (3) peringkat menu :

i. Menu ‘Penyediaan Dokumen’ telah selesai; ii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Dokumen’ telah

selesai; dan iii. Menu ‘Perlu Publish Dokumen’ telah

selesai.

2. Menerima Memo Arahan berkaitan Arahan Kerja yang telah diluluskan oleh Pihak Pengurusan KEJORA atau kelulusan yang seumpamanya daripada Bahagian/ Unit untuk kerja-kerja RM5,000.00 hingga RM19,999.95.

ATAUPUN :

Bhg Kewangan melaksanakan semakan berkala ke atas Sistem ePerolehan KEJORA sekurang-kurangnya dua (2) kali sehari, iaitu sekali pada sesi pagi (10.00am) dan sekali pada sesi petang (3.00pm).

Semakan ini bagi mengetahui sekiranya ada maklumat berkaitan Arahan Kerja yang telah memasuki Kategori Proses Ke-Empat : Perlu Tetapan Taklimat dan Tarikh. Ianya menunjukkan arahan pelawaan telah

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 21/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN


PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

dikeluarkan oleh Bahagian/Unit kepada Bahagian Kewangan.(Di dalam situasi ini, Memo Arahan dari Bahagian/Unit tidak diperlukan).

3. Memastikan Medan ‘LAGI MAKLUMAT’ pada Status 4: Perlu Tetapan Taklimat & Tarikh’ di dalam Sistem e-Pro KEJORA lengkap diisi oleh Bahagian/Unit yang memohon. Manakala Memo arahan dan Kelulusan Pihak Pengurusan KEJORA atau kelulusan yang seumpamanya dimajukan secara fizikal bagi tujuan perekodan dan fail.

4. Menentukan 5 hingga 10 kontraktor/pembekal/ pembuat yang layak dipanggil menyertai tawaran berdasarkan:

- Zon, Status Bumiputera, Gred, Bidang dan Sub-Bidang; - Mempunyai Sijil PKK dan CIDB yang masih

sahlaku - Lesen Kementerian Kewangan dengan tajuk

berkaitan yang masih sahlaku. - Berdaftar di Sistem eP KEJORA (untuk kali

pertama berdaftar).

5. Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/ pembekal yang dipilih dalam tempoh Tiga (3) Hari daripada tarikh dokumen Arahan Kerja diterima

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 22/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN


PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

6. Menghantar Surat pelawaaan kepada

kontraktor/ pembekal/pembuat dihantar secara pos berdaftar atau serahan tangan dalam tempoh Empat (4) hari sebelum tarikh lawatan tapak/taklimat kerja.

7. Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan

Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi tiga (3) peringkat menu :

i. Menu ‘Perlu Tetapan Taklimat & Tarikh’; ii. Menu ‘Perlu Pengesahan Tetapan Taklimat

Dan Tarikh’; dan iii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Tetapan

Taklimat Dan Tarikh’.

8. Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :

i. Menu ‘Perlu Buat Pengiklanan’.

Pengemaskinian maklumat ini merangkumi masa dan lokasi serta pegawai yang ditetapkan untuk memberikan taklimat kerja di lokasi.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 23/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN



PT(P/O)/ PT(KEW)

9. Menjual dokumen kepada kontraktor/ pembekal/ pembuat hanya boleh dibuat setelah Borang Kehadiran Lawatan Tapak diperolehi. Dokumen Sebutharga mulai dijual bermula jam 2.00 petang pada hari Lawatan Tapak sehingga jam 12.00 tengahari pada hari Tutup Peti .

10. Memastikan maklumat yang dimuatnaik oleh pihak kontraktor/pembekal/pembuat ke Sistem ePro KEJORA masih dalam tempoh sahlaku dan seterusnya mesti telah disahkan oleh Unit Perolehan KEJORA sebelum pembelian dokumen dapat dilaksanakan;

i. Sijil Perakuan Kontraktor oleh CIDB; ii. Sijil Perolehan Kerja SPKK oleh CIDB;

iii. Sijil Taraf Bumiputera oleh PKK; iv. Lain-lain maklumat yang diperlukan. i.e Penyata Bank, Profile Syarikat. 11. Menyediakan Peti Arahan Kerja mulai tarikh

penjualan dokumen (ianya disediakan secara ‘OnLine’ menerusi Sistem ePro KEJORA)

a. Mengeluarkan Memo/Surat arahan kepada Jawatankuasa Pembuka Peti Arahan Kerja pada tarikh tutup tawaran;

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 24/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN


PT(P/O)/ PT(KEW)

PT(P/O)/ PT(KEW)/ JKPP

Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem ePro KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem ePro dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu : i. Menu ‘Perlu Pengesahan Pembukaan

Sebutharga/Arahan Kerja’. 12. Melaksanakan peringatan menerusi panggilan

telefon/email kepada Bahagian/Unit untuk Bahagian/ Unit berkaitan menghantar Anggaran Jabatan (AJ) secara ‘OnLine’ ke dalam Sistem ePro sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup tawaran iklan Arahan Kerja.

13. Melaksanakan Proses Pembukaan Peti

Arahan Kerja Secara ‘Online’ Menerusi Sistem ePro :

a. Menerima Anggaran Jabatan telah diterima daripada Bahagian/Unit yang berkaitan. (dimasukkan dalam Sistem ePro KEJORA) sebelum jam 12.00 tengahari pada hari tutup tawaran iklan arahan kerja.

b. Membuka Peti Arahan Kerja Secara ‘OnLine’ oleh Jawatankuasa Pembuka Peti Arahan Kerja/Sebutharga sebagai saksi pembuka dan dihadiri oleh sekurang-kurangnya Dua (2) orang Jawatankuasa Pembukaan Peti Arahan Kerja/sebutharga

i.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 25/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/ PT(KEW)/ JKPP

Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem ePro KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem ePro dikemaskini oleh JKPP merangkumi satu (1) peringkat menu :

i. Menu ‘Perlu Buka Sebutharga/Arahan Kerja’.

c. Menyemak Dokumen arahan kerja yang telah

ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Arahan Kerja dan butiran No. Petender, Nama Petender, Tawaran Harga Petender dan tempoh kerja dicatatkan dalam Jadual Pembuka Tender.

Pelaporan Jadual tersebut dijana oleh Sistem ePro KEJORA.

Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem ePro KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem ePro dikemaskini oleh JKPP/Unit Perolehan merangkumi dua (2) peringkat menu :

ii. Menu : Pembuka Peti – ‘ Semakan Telah Selesai’; dan

iii. Menu ‘Perlu Inform Buat Laporan Sebutharga/Arahan Kerja’.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 26/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/PT(KEW)

AK(K) PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

d. Mengemukakan Jadual Tawaran Harga yang dijana menerusi Sistem eP KEJORA dan dokumen arahan kerja dikemukakan kepada Bahagian/Unit yang berkaitan dalam tempoh satu (1) hari dari tarikh tutup peti untuk tujuan penyediaan laporan penilaian dan seterusnya Bahagian/Unit berkaitan akan membuat perakuan dan pengesyoran dalam tempoh tujuh (7) hari.

14. Menerima dan menyemak laporan penilaian dan perakuan dan memastikan ianya ditandatangani oleh Pengurus Bahagian berkaitan dan mengandungi :

a. Senarai kontraktor yang dipanggil menyertai tawaran;

b. Senarai kontraktor hadir lawatan tapak; c. Senarai harga dimasuki oleh kontraktor; d. Penilaian, perakuan tawaran dan

pengesyoran nama yang berjaya.

Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :

i. Menu : ‘Perlu Buat Laporan Penuh Sebutharga/Arahan Kerja’.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 27/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

AK(K) PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

15. Memajukan kepada TPB(U) Laporan Penilaian dan Perakuan daripada Bahagian berkaitan bersama Laporan Pengesahan Bahagian Kewangan bagi tujuan kelulusan TPB(U) ke atas pengesyoran yang dicadangkan.

16. Sekiranya diluluskan, menyediakan Pesanan

Tempatan dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan; atau

Surat Tawaran (Letter of Offer) akan disediakan kepada Kontraktor yang terpilih dengan menyatakan maklumat-maklumat yang ditentukan.

17. Menghantar Pesanan Tempatan secara

pos/serah dengan tangan kepada pembekal atau kepada Bahagian yang memohon beserta Borang Penilaian Prestasi Pembekal (KEJ/KEW/002/07) untuk dilengkapkan oleh Bahagian yang memohon.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 28/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

BKEW

PK/ AK(K)/PT(P/O)/

PT(KEW)

BAHAGIAN MEMOHON

18. Menerima Pesanan Tempatan/inbois/bil

tuntutan/ Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.

19. Menyemak dan memastikan Pengesahan pada

Pesanan Tempatan/ Inbois/ bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/ Kontraktor oleh pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.

20. Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas

kontraktor daripada Bahagian/Unit yang berkaitan.


DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 29/54

6.6 Perolehan Secara Sebutharga (RM20,000.00 – RM500,000.00)

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

P.BHGN/K.UNIT

PK/AK(K)

1. Memuatnaik Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem ePro KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem ePro telah dikemaskini oleh Bahagian/Unit merangkumi tiga (3) peringkat menu :

i. Menu ‘Penyediaan Dokumen’ telah selesai; ii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Dokumen’ telah

selesai; dan iv. Menu ‘Perlu Publish Dokumen’ telah diselesai

-kan.

2. Menerima Memo Arahan berkaitan Sebutharga daripada Bahagian/ Unit berkenaan untuk kerja-kerja melebihi RM20,000.00 hingga RM500,000.00

ATAUPUN :

Bahagian Kewangan melaksanakan semakan berkala ke atas Sistem ePro KEJORA sekurang-kurangnya dua (2) kali sehari, iaitu sekali pada sesi pagi (10.00pagi) dan sekali pada sesi petang (03.00 petang).

Semakan ini bagi mengetahui sekiranya ada maklumat berkaitan Arahan Kerja yang telah memasuki Kategori Proses Ke-Empat : Perlu Tetapan Taklimat dan Tarikh. Ianya menunjukkan arahan pelawaan telah dikeluarkan oleh Bahagian/Unit kepada Bahagian Kewangan.(Di dalam situasi ini, Memo Arahan dari Bahagian/Unit tidak diperlukan).

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 30/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN


PT(P/O)/ PT(KEW)

3. Memastikan Medan ‘LAGI MAKLUMAT’ pada Status 4: Perlu Tetapan Taklimat & Tarikh’ di dalam Sistem ePRO KEJORA lengkap diisi oleh Bahagian/Unit yang memohon.

Manakala memo arahan dan kelulusan pihak

pengurusan KEJORA atau kelulusan yang seumpamanya dimajukan secara fizikal bagi tujuan perekod dan fail.

4. Menentukan 10 kontraktor Kelas G1 /pembekal/ pembuat yang layak secara giliran untuk dipanggil menyertai tawaran, manakala bagi kerja melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00, tawaran kerja dibuka kepada Kelas G2. Tawaran berdasarkan:

a. Zon, Status Bumiputera, Gred, Bidang dan Sub-Bidang;

b. Mempunyai Sijil PKK dan CIDB yang masih sahlaku;

c. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan;

d. Lesen Kementerian Kewangan dengan tajuk berkaitan yang masih sahlaku (sekiranya berkaitan);

e. Berdaftar di Sistem ePRO KEJORA (untuk kali pertama berdaftar).

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 31/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

AK(K)/ PT(P/O)/ PT(KEW)

5. Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/ pembekal yang dipilih dalam tempoh Tiga (3) Hari daripada tarikh dokumen Sebutharga secara ‘OnLine’ diterima.

6. Menghantar Surat pelawaaan kepada kontraktor/ pembekal/pembuat dihantar secara pos berdaftar atau serahan tangan dalam tempoh Empat (4) hari sebelum tarikh lawatan tapak/ taklimat kerja serta membuka tawaran sebutharga kepada kontraktor/pembekal/pembuat yang layak dengan menampal/mempamerkan notis tawaran kerja di papan-papan kenyataan jabatan-jabatan utama kerajaan (MDKT, JKRKT, PDKT) dan yang berkaitan serta laman sesawang rasmi KEJORA

Notis iklan sebutharga yang ditampal/pamer

lengkap dengan tajuk, nombor projek, tarikh, masa tutup tawaran dan lokasi penghantaran dokumen.

7. Memastikan medan yang berikut dilengkapkan di dalam Sistem ePRO KEJORA:

i. Menu ‘Perlu Tetapan Taklimat & Tarikh’;

ii. Menu ‘Perlu Pengesahan Tetapan Taklimat Dan Tarikh’; dan iii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Tetapan Taklimat Dan Tarikh’.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 32/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/ PT(KEW)

PT(P/O)/ PT(KEW)



8. Memastikan medan yang berikut dilengkapkan di dalam Sistem ePRO KEJORA:

i. Menu ‘Perlu Buat Pengiklanan’. Pengemaskinian maklumat ini merangkumi masa dan lokasi serta pegawai yang ditetapkan untuk memberikan taklimat kerja di lokasi.

9. Menerima maklumbalas dokumen senarai kehadiran

lawatan tapak daripada Bahagian /Unit berkaitan sebelum dokumen sebutharga boleh dijual bermula pada hari lawatan tapak diadakan. Borang mulai dijual bermula jam 2.00 petang pada hari Lawatan Tapak sehingga jam 12.00 tengahari pada hari Tutup Peti .

10.Menjual dokumen kepada kontraktor/

pembekal/pembuat yang telah hadir lawatan tapak sahaja.

11.Memastikan maklumat yang dimuatnaik oleh

kontraktor/pembekal/pembuat ke dalam Sistem ePRO KEJORA masih dalam tempoh sahlaku dan seterusnya mesti telah disahkan oleh Unit Perolehan KEJORA sebelum pembelian dokumen sebutharga dapat dilaksanakan;

i. Sijil Perakuan Kontraktor oleh CIDB; ii. Sijil Perolehan Kerja SPKK oleh CIDB;

iii. Sijil Taraf Bumiputera oleh PKK; iv. Lain-lain maklumat yang diperlukan; i.e Penyata Bank, Profile Syarikat. v. Surat Wakil (Jika Berkaitan)

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 33/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN




12. Menyediakan Peti Sebutharga mulai tarikh penjualan

dokumen (ianya disediakan secara ‘OnLine’ menerusi Sistem ePRO KEJORA)

a. Mengeluarkan Memo/Surat arahan kepada Jawatankuasa Pembuka Peti Sebutharga pada tarikh tutup tawaran.

Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem ePRO KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem ePRO dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :

i. Menu ‘Perlu Pengesahan Pembukaan Sebutharga/Arahan Kerja

13. Melaksanakan peringatan menerusi panggilan telefon/email kepada Bahagian/Unit untuk Bahagian/ Unit berkaitan menghantar Anggaran Jabatan (AJ) secara ‘OnLine’ ke dalam Sistem eP sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup tawaran iklan Sebutharga.

14. Melaksanakan Proses Pembukaan Peti Sebutharga

Secara ‘Online’ Menerusi Sistem ePRO :

a. MenerimaAnggaran Jabatan telah diterima daripada Bahagian/Unit yang berkaitan. (dimuatnaik dalam Sistem ePRO KEJORA) sebelum jam 12.00 tengahari pada hari tertutup tawaran sebutharga

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 34/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

AK(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)/ JKPP

b. Menguruskan Peti Sebutharga dibuka Secara ‘OnLine’ oleh Jawatankuasa Pembuka Peti Sebutharga sebagai saksi pembuka dan dihadiri oleh sekurang-kurangnya Dua (2) orang Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga

Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem ePRO KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh JKPP merangkumi satu (1) peringkat menu :

i. Menu ‘Perlu Buka Sebutharga/Arahan Kerja’.

c. Memastikan Dokumen Sebutharga disemak serta ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga dan butiran No. Petender, Nama Petender, Tawaran Harga Petender dan tempoh kerja dicatatkan dalam Jadual Pembuka Tender. Pelaporan Jadual tersebut dijana oleh Sistem ePRO KEJORA secara automatik.

Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem ePRO KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem ePRO dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi dua (2) peringkat menu:

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 35/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)

i. Menu : Pembuka Peti – ‘Semakan Telah Selesai’; dan

ii. Menu ‘Perlu Inform Buat Laporan Sebutharga/Arahan Kerja’.

d. Mengemukakan Jadual Tawaran Harga yang dijana

menerusi Sistem ePRO KEJORA dan dokumen sebutharga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian Kerja dalam tempoh satu (1) hari dari tarikh tutup peti untuk tujuan penyediaan laporan penilaian dan seterusnya Jawatankuasa Penilaian Kerja akan membuat perakuan dan pengesyoran dalam tempoh empat belas (14) hari.

Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem ePRO KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem ePRO dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :

i. Menu ‘Paparan Harga Petender Yang Menyertai Sebutharga’.

Senarai Harga Petender yang menyertai tawaran dipamerkan di papan kenyataan dan di laman sesawang rasmi kejora secara automatik oleh sistem ePRO.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 36/54

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

AK(K)/PT(P/O)/

PT(KEW)




16. Menerima Laporan Penilaian Sebutharga yang

lengkap hendaklah diangkat ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga tidak lebih Tujuh (7) hari dari tarikh dokumen lengkap diterima.

17. Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga bersidang:

a. tarikh, masa dan tempat mesyuarat;

b. Surat panggilan mesyuarat beserta agenda mesyuarat dan laporan penilaian sebutharga yang perlu mendapat kelulusan;

c. Keputusan sebutharga ditandatangani oleh Ahli Mesyuarat.

d. Keputusan mesyuarat diminitkan.

18. Memastikan Surat tawaran untuk sebutharga dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dalam tempoh 3 hari selepas tarikh mesyuarat. Menanda Pesanan Tempatan dikeluarkan untuk sebutharga bekalan/perkhidmatan.

19. Menerima salinan Surat Setuju Terima (SST)

daripada kontraktor / pembekal / Bahagian / Unit berkaitan dalam tempoh 7 hingga 14 hari dari tarikh surat tawaran dikeluarkan.

20. Melengkapkan laporan penilaian ke atas kontraktor

selepas kerja yang ditawarkan telah sempurna dilaksanakan dan memajukannya kepada Unit Perolehan.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 37/54

6.7 Perolehan Secara Tender Terbuka (Tender Kerja) (untuk nilai melebihi RM500,000.00)

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

PKEW

PT(P/O)/PT(KEW)

PT(P/O)/PT(KEW)

1. Menerima Terima dokumen dan maklumat tawaran

tender daripada bahagian berkaitan;

i. Iklan tender ii. Kelayakan kontraktor iii. Tarikh lawatan tapak atau taklimat iv. Tarikh mula dan tutup jualan naskah tender v. Harga dokumen

2. Menyemak dokumen sebutharga mempunyai no. dan tajuk kerja. Dokumen sebutharga dibekalkan secukupnya (mengikut bilangan kontraktor yang hadir lawatan tapak).

3. Menjual dokumen tender kepada kontraktor yang

layak dan menyertai lawatan tapak dengan mengemukakan bukti;

i. Lesen asal dan salinan PKK ii. Lesen asal dan salinan CIDB iii. Surat wakil (jika berkaitan)

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 38/54

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/PT(KEW)

AK/PT(P/O)/PT (KEW)

4. Menyediakan Peti Tender mulai tarikh penjualan

dokumen tender.

a. Menampal notis tender lengkap dengan tajuk, no.projek, tarikh dan masa tutup tawaran;

b. Mengeluarkan surat makluman kepada

Jawatankuasa Pembukaan Peti Tender pada tarikh tutup tawaran.

c. Mengeluarkan Surat / Memo Pengesahan untuk

Bahagian/Unit berkaitan menghantar Anggaran Jabatan (AJ) sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup tawaran iklan tender.

5. Melaksanan Proses Pembukaan Peti Tender:

a. Anggaran Jabatan telah diterima daripada Bahagian/Unit KEJORA yang berkaitan. (dimasukkan dalam Peti Tender)

b. Peti Tender dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Peti Tender dan memberi nombor kepada dokumen Tender yang diterima.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 39/54

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)/PT (KEW)

P(KEW)/AK(K)

c. Dihadiri oleh sekurang-kurangnya dua (2)

orang Jawatankuasa Pembukaan Peti Tender.

d. Dokumen Tender disemak dan

ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Tender pada nombor dokumen dan harga dimasuki oleh kontraktor;

e. Senarai kontraktor memasuki tawaran dilengkapkan dalam Jadual Tawaran Harga dan ditandatangani;

f. Jadual Tawaran Harga bersama dokumen

tender diserahkan dalam tempoh 3 hari kepada Unit Teknikal untuk penyediaan laporan penilaian tender.

6. Mempamirkan Senarai Harga Petender yang menyertai tawaran dipamirkan dipapan kenyataan dan di laman sesawang rasmi KEJORA.

7. Menerima Laporan Penilaian Jilid I/II daripada Unit

Teknikal dan mengemukakan laporan tersebut kepada Urusetia Lembaga Perolehan A atau Lembaga Perolehan B KEJORA.

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 40/54

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

PKEW

PKEW

8. Menerima penetapan tarikh mesyuarat Lembaga

Perolehan A atau Lembaga Perolehan B KEJORA dan memaklumkan kepada ahli mesyuarat.

9. Mesyuarat Lembaga Perolehan KEJORA diadakan

di KKLW dan dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha KKLW dan keputusan mesyuarat diminitkan

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 41/54

7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS LOKASI TEMPOH SIMPANAN

NO. RUJUKAN REKOD

1

2.

3.

4.

Jadual Tawaran Harga Sebutharga/ Tender Pesanan Tempatan Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan

Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan

3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

KEJ/KEW/003/01

Output dari Sistem Perakaunan SAGA

KEJ/KEW/002/07 KEJ/KEW/001/03

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 42/54

10.0 CARTA ALIR

10.01 Carta Aliran Proses Pembelian Terus (bekalan)

MULA

Tidak Lulus

Tidak

Lulus

Ya

Terima Permohonan daripada Bahagian bagi bekalan tidak lebih RM50,000.00 setahun (satu jenis item) dan tidak lebih RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan

Semak Permohonan, spesifikasi keperluan, peruntukan dan kebenaran belanja telah diluluskan

Sebutharga diperakukan/disahkan oleh pegawai yg diberi kuasa mengikut had nilai perolehan

Dapatkan sebutharga daripada syarikat/ pembekal berkelayakan dan berwibawa

Pesanan Tempatan diserahkan kepada pembekal pos atau dengan tangan

Bekalan diterima dan diperiksa menepati spesifikasi oleh bahagian memohon dan diperakukan oleh pegawai teknikal/berkelayakan yg dilantik

Pegawai teknikal/berkelayakan yang dilantik mengesahkan penerimaan pada nota serahan/invois/bil

A

Tidak Lulus

Lulus

Buat Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment’ belanja dan ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa mengikut had nilai

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 43/54

A

Terima Invois/ bil/Pesanan Tempatan daripada pembekal yang telah disahkan oleh bahagian memohon

Pengesahan Pesanan Tempatan/Invois/Bil oleh pegawai yg diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Bayaran untuk proses bayaran

TAMAT

Membuat penilaian ke atas pembekal/kontraktor

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 44/54

10.02 Carta Aliran Proses Pembelian Terus (Perkhidmatan)

Lulus

MULA

Terima Permohonan daripada Bahagian bagi perkhidmatan tidak lebih RM50,000.00 setahun (satu jenis item) dan tidak lebih RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan Semak Permohonan, spesifikasi keperluan, peruntukan dan kebenaran belanja telah diluluskan

Dapatkan sebutharga daripada syarikat perkhidmatan

Menyediakan Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment dalam Sistem SAGA atau Surat Lantikan

Pesanan Tempatan/Surat Lantikan dihantar kepada syarikat perkhidmatan

Lulus

Tidak Lulus


Perkhidmatan diterima oleh bahagian memohon dan diperakukan oleh pegawai penyelia/berkelayakan

TAMAT

Pesanan Tempatan/invois/bil yg telah disahkan dimajukan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran

Sebutharga diperakukan/disahkan oleh pegawai yg diberi kuasa mengikut had nilai perolehan

Tidak Lulus


DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 45/54

Tidak Lulus

Lulus

Tidak Lulus

Lulus

10.03 Carta Aliran Proses Pembelian Kontrak Pusat

MULA

Terima Permohonan daripada bahagian untuk mendapatkan bekalan gunasama

Semak Permohonan, spesifikasi keperluan, peruntukan dan kebenaran belanja telah diluluskan

Dapatkan sebutharga daripada kontrak pusat yang disenaraikan

Pesanan Tempatan diserah kepada pembekal

Bekalan diterima dan diperiksa menepati spesifikasi oleh bahagian memohon dan diperakukan oleh pegawai teknikal/berkelayakan yg dilantik Pegawai teknikal/berkelayakan dilantik mengesahkan penerimaan pada nota serahan/invois/bil

Tidak menepati spesifikasi

Ya

A


Kelulusan sebutharga diputuskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 46/54



A

TAMAT


DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 47/54

10.04 Carta Aliran Perolehan Secara Arahan Kerja (RM5,000.00 hingga RM19,999.99)

MULA

Semak dokumen Arahan Kerja, No. Arahan Kerja dan Tajuk Kerja dan kuantiti dokumen dibekalkan 5 salinan

Menentukan 5 kontraktor/pembekal/ pembuat yang layak dipanggil

Surat pelawaan kepada kontraktor/ pembekal/pembuat dalam tempoh 14 hari sebelum tarikh lawatan tapak/ taklimat kerja

Penjualan Dokumen kepada kontraktor/pembekal/pembuat

Penyediaan Peti Sebutharga

Pembukaan Peti Arahan Kerja

Tolak

Hadir

Tidak Hadir

A

Terima Dokumen Arahan Kerja daripada bahagian memohon (RM5,000 hingga RM19,999.99)

Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/pembekal/pembuat yang layak dalam tempoh 7 hari dari tarikh dokumen Arahan Kerja diterima

Lawatan Tapak/Taklimat kerja

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 48/54

Tidak Lulus

Laporan Pembukaan Peti Arahan Kerja dan Dokumen Arahan Kerja Dikemukakan Kepada Bahagian berkaitan dalam tempoh 3 hari

A

Penerimaan Laporan Penilaian Arahan Kerja yang telah diperakukan/diluluskan

Semak Laporan Penilaian dan Perakuan

Sediakan Surat Tawaran / Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA



TAMAT

Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas kontraktor/pembekal/pembuat

Lulus

Pesanan Tempatan dihantar secara pos berdaftar/serah dengan tangan atau kepada bahagian memohon

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 49/54

10.05 Carta Aliran Perolehan Secara Arahan Kerja (Kurang daripada RM5,000.00)

MULA

Terima Laporan Penilaian dan Perakuan Bahagian Berkaitan


Tidak Lulus

Lulus

Dikembalikan Semakan Laporan Penilaian diterima

Terima Invois/ bil/Pesanan Tempatan daripada pembekal/kontraktor yang telah disahkan oleh bahagian memohon


TAMAT

Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas kontraktor/pembekal/pembuat

Pesanan Tempatan dihantar secara pos berdaftar/serah dengan tangan atau kepada bahagian memohon

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 50/54

Surat pelawaan kepada pembekal/ pembuat dalam tempoh 14 hari sebelum tarikh lawatan tapak/taklimat kerja dan mempamerkan notis tawaran kerja

Tidak hadir Tolak

Hadir

10.06 Carta Aliran Proses Perolehan Secara Sebutharga Bagi Bekalan dan Perkhidmatan

MULA

Terima dokumen sebutharga daripada bahagian berkaitan untuk bekalan/perkhidmatan RM20,000.00 hingga RM500,000.00

Semak dokumen yang diterima, No. Sebutharga dan Tajuk Kerja serta dokumen dibekalkan 10 salinan

Penentuan pembekal/ pembuat yang layak untuk menyertai tawaran

Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/pembekal/pembuat yang dipilih dalam tempoh 7 hari dari tarikh dokumen sebutharga diterima

Lawatan Tapak

Penjualan Dokumen kepada pembekal/ pembuat yang hadir lawatan tapak/taklimat kerja

A


Pembukaan Peti Sebutharga Oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 51/54

Surat Tawaran dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

Laporan Pembukaan Peti Sebutharga dan Dokumen Dikemukakan Kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga dalam tempoh 3 hari selepas dibuka.

A


Tidak Lengkap

Angkat Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

TAMAT

Mendapatkan laporan penilaian ke atas pembekal/kontraktor daripada Bahagian berkenaan

Penyediaan kertas taklimat sebut harga

Jawatankuasa Penilaian Harga melaksanakan penilaian dalam tempoh 14 hari

Jawatankuasa Penilaian Teknikal melaksanakan penilaian dalam tempoh 14 hari

Penerimaan Laporan Penilaian Sebutharga yang telah diperakukan

Lengkap

Tangguh/ Tidak diluluskan (Proses Panggilan Semula)

Tidak Lulus

Lulus

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 52/54

Surat pelawaan kepada kontraktor dalam tempoh 14 hari sebelum tarikh lawatan tapak/taklimat kerja dan mempamerkan notis tawaran kerja

Tolak

Hadir

Tidak Hadir

10.07 Carta Aliran Proses Perolehan Secara Sebutharga Bagi Kerja

Terima dokumen sebutharga daripada bahagian berkaitan untuk kerja RM20,000.00 hingga RM500,000.00

Semak dokumen yang diterima, No. Sebutharga dan Tajuk Kerja serta dokumen dibekalkan 10 salinan

Penentuan Kontraktor Kelas F/ Kelas E yang layak untuk menyertai tawaran

Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor yang dipilih dalam tempoh 7 hari dari tarikh dokumen sebutharga diterima

Lawatan Tapak

Penjualan Dokumen kepada kontraktor

A


Pembukaan Peti Sebutharga Oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga

MULA

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 53/54

Laporan Pembukaan Peti Sebutharga dan Dokumen Dikemukakan Kepada Jawatankuasa Penilaian Kerja dalam tempoh 3 hari selepas dibuka.

A


Tidak Lengkap

Angkat Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

Surat Tawaran dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

TAMAT

Mendapatkan laporan penilaian ke atas pembekal/kontraktor daripada Bahagian berkenaan

Jawatankuasa Penilaian Kerja melaksanakan penilaian dalam tempoh 14 hari

Penerimaan Laporan Penilaian Sebutharga yang telah diperakukan

Lengkap

Tangguh/ Tidak diluluskan (Proses Panggilan Semula)

Tidak Lulus Lulus

DOKUMEN INDUK

PROSEDUR SOKONGAN



MUKA SURAT : 54/54

10.08 Carta Aliran Proses Perolehan Secara Tender Terbuka (RM500,000.00 ke atas)

MULA

Terima dokumen dan maklumat tawaran tender

Jual dokumen tender kepada kontraktor yg layak

Penyediaan Peti Tender

Dokumen tawaran dan anggaran Jabatan dimasukkan ke dalam peti tender

Pamerkan Jadual Harga dipapan kenyataan/web site

Jadual Harga Tender lengkap dengan senarai petender dan dokumen tender diserahkan ke Bahagian PBPP

Pembukaan Peti Tender

Memerima laporan penilaian Jilid I/II kemukakan kepada Urusetia Lembaga Perolehan KEJORA

Mesyuarat Lembaga Perolehan KEJORA dan keputusan mesyuarat diminitkan

TAMAT

1.0 OBJEKTIF 2.0 SKOP RUJUKAN - ISO SYSTEMiso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/S...

Documents

Transcript of 1.0 OBJEKTIF 2.0 SKOP RUJUKAN - ISO SYSTEMiso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/S...