130619 Latihan IT Admin Microsoft Outlook 2010

7/22/2019 130619 Latihan IT Admin Microsoft Outlook 2010

1/62

LATIHAN IT ADMIN

MICROSOFT OUTLOOK 2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 1


2/62

ISI KANDUNGAN

E-MEL ARKIB Membuat E-mel Arkib bagi Outlook 2003/2007/2010 Mengembalikan fail arkib (.pst) pada Outlook 2010

MENAIK TARAF OUTLOOK 2003 DAN 2007 KEPADA OUTLOOK 2010

INSTALASI CERTIFICATES Langkah-Langkah Instalasi Enterprise Trust Certificates Langkah-Langkah Instalasi Root CA from TM

KONFIGURASI E-MEL AKAUN BARU Langkah-langkah bagi konfigurasi E-mel akaun baru

CAPAIAN OUTLOOK & OWA 1GovUC Langkah-Langkah Memasuki Outlook 1GovUC Langkah-Langkah Memasuki OWA 1GovUC



3/62

ISI KANDUNGAN

PENERANGAN KOMPONEN-KOMPONEN BERKAIT SISTEM EMEL Komponen-komponen utama 1GovUC

TUGASAN & TANGGUNGJAWAB PASUKAN ADMIN

Masalah-masalah Pengguna Aliran Bantuan Teknikal Pengguna Pasukan Admin Agensi Senarai Tugasan Pasukan Admin Tugasan Pasukan Admin

Pengurusan Akses Aliran Emel Aplikasi Outlook



4/62

CARTA ALIR PROSES MIGRASIBAGI MICROSOFT OUTLOOK

Sebelum Migrasi

Arkib E-mel

Menaik taraf MicrosoftOutlook

Selepas Migrasi

Instalasi Certificates

Konfigurasi E-mel

Mengembalikan Fail .pst


1

2

3

4

5


5/62

MENAIK TARAF OUTLOOK 2003 DAN

2007 KEPADA OUTLOOK 2010

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia5


6/62

MENAIK TARAF OUTLOOK 2003DAN 2007 KE OUTLOOK 2010

1. Masukkan CD / softwareMicrosoft Outlook 2010kedalam Disc Room atauUSB Port .

2. Klik pada kotak I accept theterms of this agreement

dan kemudian klik butangContinue .


Outlook 2010


7/62


3. Klik butang Customize .


Outlook 2010


8/62

4. Biarkan InstallationOptions dalam keadaanasal atau Default danpastikan ruangancakera keras mencukupiuntuk pemasanganOutlook .

5. Klik Install Now untuk

memulakan prosespemasangan.


Outlook 2010



9/62

1. Klik butang Close setalahselesai proses pemasanganMicrosoft Outlook 2010.

2. Pastikan aplikasi MicrosoftOutlook 2010 ada diruanganMicrosoft Office .


Outlook 2010



10/62Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 10

Outlook 2010


Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2003


11/62

E-MEL ARKIB


1. Arkib direka untuk menyimpan semua data dalam satutempoh masa yang panjang.

2. Apabila proses arkib dilakukan, e-mel akan dikeluarkandari e-mel sever dan arkib fail yang diarkib akandisimpan di dalam cakera keras komputer anda.

3. Proses arkib adalah penting untuk mengekalkankelajuan optimum dalam aplikasi Outlook.

4. Saiz akaun Outlook yang lebih besar, akan melambatkanprestasi aplikasi Outlook.


12/62

MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGIOUTLOOK 2003/2007/2010

Arkib secara manual

1. Buka aplikasi Outlook2003/2007/2010.

2. Cari tetingkap Archive .

3. Bagi Outlook 2003/2007: Klik pada tab File dan

kemudian pilih Archive .


Outlook 2003/2007


13/62

Bagi Outlook 2010: Klik pada tab File .

Di bahagian tab

Cleanup Tools , klikpada Archive .


Outlook 2010



14/62

1. Pilih butang radio Archive thisfolder and all subfolders .

2. Pilih folder yang ingin diarkibkan.3. Klik kotak Include items with Do

not AutoArchive checked .


Outlook 2003/2007/2010



15/62

1. Di bahagian Archive items olderthan , pilih tarikh pada sebelumberlakunya arkib.

2. Klik Browse dan pilih lokasi untukpenyimpanan fail arkib. Pada bahagian File Name , isikan

nama bagi fail yang diarkib. Kemudian klik OK.


Outlook 2003/2007/2010



16/62

INSTALASI CERTIFICATES



17/62

LANGKAH-LANGKAH INSTALASICERTIFICATES

Terdapat dua certificate yang perludilakukan sebelum memulakansebarang aktiviti menghantar sertamenerima pesanan mesej melaluipenggunaan Outlook 1GovUC.

Certificate tersebut adalah EnterpriseTrust dan Root CA from TM .

Enterprise Trust

1. Klik dua kali pada certificateEnterprise Trust .

2. Pada paparan Certificate ImportWizard ,klik butang Next .



18/62


3. Klik Browse untuk memilihfail certificate dankemudian klik butang Next .



19/62


4. Masukkan kata laluan padapaparan Certificate ImportWizard bagi Password .

5. Kata laluan adalah :12345678

6. Setelah memasukkan katalaluan klik butang Next .



20/62


7. Pada paparan CertificateStore , pilih Automaticallyselect certificate store onthe type of certificate .

8. Kemudian klik butangNext .



21/62


9. Klik butang Finish setelahmelengkapkan CertificateImport Wizard .



22/62


10.Klik butang Yes untuk instalasi Certificate .

11.Kemudian klik butang OK.



23/62


Root CA from TM

1. Klik dua kali pada Certificate RootCA from TM

2. Klik pada butang InstallCertificates .



24/62


3. Pada paparan CertificateImport Wizard , klikbutang Next .



25/62


4. Pada paparan CertificateStore , pilih Automaticallyselect certificate store onthe type of certificate .

5. Kemudian klik butang Next .



26/62


6. Klik butang Finish setelah melengkapkanCertificate ImportWizard .

7. Kemudian klik butangOK.



27/62

KONFIGURASI E-MEL AKAUN BARU



28/62

LANGKAH-LANGKAH BAGIKONFIGURASI E-MEL PROFIL BARU

1. Klik Start dan pilih Control Panel .2. Klik pada ikon Mail dan paparan Mail Setup akan dipaparkan.



29/62

3. Klik Show Profiles dan klikpada butang Add . Kemudiantuliskan nama Profile bagi e-mel akaun tersebut dan klik

OK. Sekiranya terdapat profilakaun yang lain, pastikan kotakPrompt for a profile to be useddipilih.




30/62


4. Seterusnya pilih E-mail Accountdan masukkan maklumat yangdiperlukan seperti:i. Namaii. Alamat E-meliii. Kata Laluan

5. Kemudian klik butang Nextuntuk proses konfigurasi E-melprofil baru bagi sistem 1GovUC.

Nota: Jika Alamat E-mel dikesan secaraautomatik kepada [email protected] , sila tukarkepada [email protected]

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


31/62


6. Satu paparan akan dipaparkanmenunjukkan proseskonfigurasi sedang dilakukan.



32/62


7. Sekiranya tiada konfigurasibagi Outlook Anywhere , klikbutang Finish setelah proseskonfigurasi telah berjayadilakukan.



33/62


Setelah selesai konfigurasi serverpastikan butang radio Always usethis profile dipilih untuk 1GOVUC.

Kemudian klik butang Apply danseterusnya klik OK.



34/62

CAPAIAN OUTLOOK & OWA1GOVUC



35/62

LANGKAH-LANGKAHMEMASUKI OUTLOOK 1GOVUC

1. Klik pada ikon aplikasiMicrosoft Outlook .

2. Satu paparan sekuriti akandipaparkan untuk penggunamemasukkan maklumatberkenaan User Name (contoh:1govuc\hidayah.mampu) dan

Password .3. Kemudian klik butang OK

untuk memasuki capaianOutlook 1GovUC.



36/62

LANGKAH-LANGKAHMEMASUKI OUTLOOK 1GOVUC

4. Satu paparan Microsoft Outlook akan kelihatan memintapengguna keluar dan memasuki kembali capaian Outlook. Inimenandakan emel pengguna telah berjaya dimigrasi ke1GovUC.

5. Klik OK. Pengguna diminta menutup dan memasuki kembalicapaian Outlook.



37/62

LANGKAH-LANGKAHMEMASUKI OWA 1GOVUC

1. Jika menggunakan alamat URL Outlook Web App (OWA) yanglama, satu paparan akan kelihatan menunjukkan alamat URLsudah tidak dapat digunakan.

1. Pengguna diminta menghubungi meja bantuan untukmendapatkan URL bagi memasuki capaian Outlook Web App(OWA) 1GovUC.



38/62


3. Klik mana-mana capaian Internet dantuliskan URL bagi memasuki capaianOutlook Web App (OWA) 1GovUC(https://webmail.1govuc.gov.my/owa)

4. Satu paparan sekuriti akan dipaparkanuntuk pengguna memasukkan maklumatberkenaan User Name (contoh:1govuc\hidayah.mampu) dan Password .

5. Kemudian klik butang Sign in untukmemasuki capaian OWA 1GovUC.



39/62


6. Pilih bahasa untuk menggunakan Outlook Web App (OWA).- English (United States)

7. Pilih waktu kawasan bagi penggunaan Outlook Web App (OWA).- (UTC+08:00) Kuala Lumpur, Singapore

8. Klik butang OK untuk memulakan penggunaan OWA .



40/62

MENGEMBALIKAN FAIL .PST


MENGEMBALIKAN FAIL


41/62

MENGEMBALIKAN FAILBACKUP / ARKIB (.PST) PADA

OUTLOOK 2010

1. Buka aplikasi Outlook 2010.2. Klik pada tab File . Pilih Open dan kemudian klik pada Open Outlook Data File .3. Pilih fail backup / arkib untuk dimasukkan dan klik Open .4. Pastikan fail backup / arkib yang dimasukkan berada pada senarai Navigation

Pane .


Outlook 2010

MENGEMBALIKAN FAIL


42/62

Fail Back Up Fail Arkib

MENGEMBALIKAN FAILBACKUP / ARKIB (.PST) PADA

OUTLOOK 2010



43/62

PENERANGAN KOMPONEN-

KOMPONEN BERKAIT SISTEM EMEL



44/62

KOMPONEN-KOMPONEN UTAMA1GOVUC


EXCHANGE SERVER 20101GovUC

OUTLOOK WEBACCESS (OWA)

MS OUTLOOK 2010CLIENT

IPMS 1GovUC Provisioning/De-provisioning Update

AGENCY AD Active Directory Provisioning Users

WEBSENSE Gateway Filtering

1GovUC

ACTIVESYNCMOBILE DEVICE

FIM Password

Synchronization


45/62

TUGASAN & TANGGUNGJAWAB

PASUKAN ADMIN


MASALAH MASALAH


46/62

MASALAH-MASALAHPENGGUNA


PENGGUNAPENGGUNA

Tidak Dapat Akses ke Emel

Permintaan untuk dimasukkan ke grup emel

Karakter-karakter pelik di dalam kandungan emel

Emel Tidak Diterima atau Tidak Dapat Dihantar

ALIRAN BANTUAN TEKNIKAL


47/62

ALIRAN BANTUAN TEKNIKALPENGGUNA

1MOCC03 - 8000 8000(Immediate )

Customer

1GovUC Service Desk03 7711 4646

TelePresence Messaging &

Unified Communication IPMS, Social Media, LP Fax & SMS and

Security

Nota:Pengguna agensi boleh mendapatkan bantuan awal di IT Admin atau Migration Team (MT) masing-masing untukbantuan pre-liminary

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 47


48/62

BANTUAN TEKNIKAL PENGGUNA


PENGGUNA

HELPDESKAgency

PASUKANADMINAgency

HELPDESKTM-VADS

PASUKAN

ADMIN1GovUC

PENGGUNA

PENGGUNAPenyelesaian


49/62

PASUKAN ADMIN AGENSI


PASUKANADMINAgensi

PASUKANDesktop PASUKANEmel PASUKANPusat Data

PASUKANSekuriti

PASUKANRangkaianNetwork


50/62

PASUKAN ADMIN AGENSI


PASUKAN

ADMINAgensi

Desktop Emel Pusat Data Rangkaian Network Sekuriti


51/62

SENARAI TUGASAN PASUKAN ADMIN


1govuc\azhar.mampu

Kategori Tugasan Agensi 1GovUC

Pengurusan Pewujudan/Pemadaman Akaun Emel Pembetulan/Penambahan Maklumat Pengguna Pembetulan Katalaluan Pengurusan berkaitan Grup Email (DL)

Akses Pemeriksaan Akses Pengguna- Masalah aplikasi pengguna, network, sekuriti, sistem

Aliran Emel Penghantaran & Penerimaan diantara pengguna 1GovUC

Penghantaran keluar emel ke Internet emel Penerimaan masuk emel dari Internet emel

Aplikasi Outlook Masalah akses dan aliran keluar masuk emel berkait denganmasalah aplikasi Outlook pengguna atau desktop pengguna

Masalah certifkasi pengguna Karakter-karakter pelik didalam kandungan emel

Tugas Rasmi Bantuan

TUGASAN PASUKAN ADMIN


52/62

TUGASAN PASUKAN ADMIN -PENGURUSAN

PENGURUSAN BERKAITAN AKAUN PENGGUNA BOLEH DIKENDALIKAN MELALUI APLIKASIIPMS

Pewujudan atau Pemadaman Akaun Emelo Akaun Emel 1GovUC melalui IPMSo Tugasan harus dijalankan oleh pihak Admin

Pembetulan dan Penambahan Maklumat Penggunao Maklumat boleh ditukar melalui IPMSo Boleh dikendalikan oleh pihak Admin atau pengguna sendiri

Pembetulan Katalaluan (Password)o Password mesti ditukar melalui IPMSo Boleh dikendalikan oleh pihak Admin atau pengguna sendiri

Pengurusan berkaitan Distribution List (DL)o Sebarang permintaan berkaitan DL seperti pewujudan kumpulan emel atau

penambahan ahli kumpulan harus dilakukan oleh pihak Admin melalui IPMS



53/62

MENGESAN PERMASALAHAN BERKAITAN AKSES AGAK SUBJEKTIF DAN BANYAKKEMUNGKINAN PUNCA-PUNCA MASALAH

o Masalah Sistem perlu dirujuk kepada pasukan admin 1GovUCKebiasaan melibatkan bilangan pengguna yang ramai

o Masalah Akaun perlu dirujuk kepada pasukan admin 1GovUC

Akaun tamat tempoh, akaun tidak aktif, dllo Masalah Desktop perlu dirujuk kepada pasukan admin Desktop

Hanya melibatkan seorang atau segelintir penggunaCubaan menggunakan akaun pengguna di desktop berlainan berjaya

o Masalah Rangkaian Network perlu dirujuk kepada pasukan admin Network/Pusat DataMasalah network perlahan atau tidak boleh dicapai

Kebiasaan melibatkan rangkaian network sesuatu lokasi, kawasan, cawangano Masalah Akses Sekuriti

Sekuriti port berkaitan aplikasi dihalangContoh: Akses ke emel melalui webmail.1govuc.gov.my menerusi port 443Buka Command Prompt dan taip ping webmail.1govuc.gov.my.

Ambil perhatian IP address yang diterima. Samada 103.8.161.106 atau 10.17.237.12Melalui Command Prompt, taip telnet 103.8.161.106 443 atau telnet 10.17.237.12

Boleh akses sekiranya tiada masalah berkaitan sekuriti


TUGASAN PASUKAN ADMIN - AKSES


54/62

LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHANAKSES

o Buka MS OutlookPastikan dibahagian bawah aplikasi menunjukkanConnected to Microsoft Exchange


PASUKAN ADMIN MENGENALPASTIMASALAH AKSES (1)


55/62

o Buka Program Command PromptTaip seperti berikut

Ping webmail.1govuc.gov.my Jika akses melalui network dalaman, akan mendapat respon dari 10.17.237.12

Jika akses melalui network luaran (internet), akan mendapat respon dari103.8.161.106



PASUKAN ADMIN MENGENALPASTI


56/62

LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHAN AKSES

o Buka Program Command PromptTaip seperti berikut

telnet 10.17.237.12 443 jika akses dari Network Dalamantelner 103.8.161.106 443 jika akses dari Network Luaran (Internet)

Seharusnya boleh telnet ke IP tersebut





57/62

LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHAN AKSES (Dalaman) o Buka Aplikasi MS Outlooko Buka Program Command Prompt

Taip seperti berikutnetstat -an

Seharusnya mendapat keputusan seperti berikut

10.17.237.12:443 ESTABLISHED jika akses dari Network Dalaman





58/62

LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI PERMASALAHAN AKSES (Luaran) o Buka Aplikasi MS Outlooko Buka Program Command Prompt

Taip seperti berikut

netstat -anSeharusnya mendapat keputusan seperti berikut

103.8.161.106:443 ESTABLISHED jika akses dari Network Luaran (Internet)





59/62

MEMAHAMI ALIRAN EMEL

o Penghantaran dan Penerimaan Emel diantara pengguna AGENCYEmel akan dihantar melalui aplikasi EMEL AGENCYEmel akan diterima di peti emel (mailbox) pengguna

o Penghantaran keluar ke pengguna InternetEmel akan dihantar melalui aplikasi EMEL AGENCYEmel dari aplikasi EMEL AGENCY akan dihantar ke aplikasi EMEL GATEWAY FILTERINGEmel dari aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING akan dihantar ke aplikasi emel pengguna Internet

o Penerimaan masuk emel dari pengguna Internet (sekarang)MX record masih merujuk kepada aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING AGENCY

Emel dari pengguna Internet akan dihantar ke aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING AGENCYEmel dari aplikasi EMEL GATEWAY FILTERING AGENCY akan dihantar ke aplikasi EMEL AGENCYEmel akan diterima di peti emel (mailbox) pengguna


TUGASAN PASUKAN ADMIN ALIRAN EMEL



60/62


TUGASAN PASUKAN ADMIN APLIKASI OUTLOOK

MENGESAN PERMASALAHAN YANG BERKEMUNGKINANDISEBABKAN OLEH APLIKASI OUTLOOK

o Antara masalah-masalah lazim

Emel tidak diterima atau lambat diterima di aplikasi OutlookEmel tidak boleh diaksesKarakter-karakter pelik di dalam kandungan emelTidak dapat membuka aplikasi Outlook



61/62


TUGASAN PASUKAN ADMIN APLIKASI OUTLOOK

o Mengenalpasti punca permasalahanEmel tidak diterima atau lambat diterima di aplikasi Outlook

Buka Outlook Web Access (OWA) https://webmail.1govuc.gov.my/owa Pastikan samada masalah yang sama di OWA

Emel tidak boleh diakses melalui Outlook

Buka Outlook Web Access (OWA) https://webmail.1govuc.gov.my/owa Buka di desktop yang sama

Jika OK, mungkin masalah Outlook Jika tidak OK cuba akaun berlainan dan jika OK mungkin masalah akaun

Buka di desktop yang berlainan Jika OK, masalah Outlook, certifikasi,dll

Jika tidak OK, mungkin masalah akaunKarakter-karakter pelik di dalam kandungan emel

Buka Outlook Web Access (OWA) https://webmail.1govuc.gov.my/owa Pastikan karakter-karakter pelik tidak didapati di OWA Kemungkinan masalah language pack atau regional setting
https://webmail.1govuc.gov.my/owahttps://webmail.1govuc.gov.my/owahttps://webmail.1govuc.gov.my/owahttps://webmail.1govuc.gov.my/owahttps://webmail.1govuc.gov.my/owahttps://webmail.1govuc.gov.my/owa


62/62

SEKIANTERIMA KASIH

130619 Latihan IT Admin Microsoft Outlook 2010

Documents

Transcript of 130619 Latihan IT Admin Microsoft Outlook 2010