PENGUKURAN MATURITY LEVEL DENGAN PENDEKATAN COBIT PADA

MODUL ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT ORACLE E-BUSINESS

SUITE PADA PT. XYZ

Anita Arifin BINUS University, Bekasi, Jawa Barat, 17142, Indonesia

Budianto BINUS University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, 11740, Indonesia

dan

Andreas Yonathan BINUS University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, 11270, Indonesia

Abstrak

Penelitian ini digunakan untuk mengukur maturity level sistem informasi yang digunakan

pada PT. XYZ, yaitu Oracle E-Business Suite pada modul Enterprise Asset Management

dengan menggunakan pendekatan CobiT 4.1. Pada penelitian ini pengukuran dilakukan

dimulai dengan dibuatnya matrix hubungan antara masalah, proses bisnis, dan domain

pada CobiT. Hasil yang diperoleh dari penelitian adalah adanya gap antara maturity level

yang dicapai perusahaan dengan target maturity level yang diinginkan perusahaan,

sehingga dibuatlah rekomendasi untuk pencapaian target yang diinginkan perusahaan.

Keyword : Maturity Level, CobiT, Oracle E-Business Suite, Enterprise Asset

Management

1. Pendahuluan

Persaingan yang semakin meningkat membuat kalangan dunia usaha terus

meningkatkan daya saingnya, dengan cara perbaikan struktur organisasi dan manajemen,

sumber daya manusia, piranti lunak (software), dan piranti keras (hardware) dan juga

aplikasi di bidang sistem informasi yang dimiliki perusahaan.

Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis bukan saja menjadi pertimbangan

penting, melainkan sangat strategis. Berbagai jenis sistem informasi kini semakin luas

diterapkan oleh berbagai jenis industri di seluruh dunia. Perusahaan-perusahaan modern yang

menghadapi persaingan yang semakin ketat, terdorong untuk meningkatkan peformansi,

efisiensi, efektifitas serta daya saingnya dengan memanfaatkan sistem informasi (SI).

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan salah satu sistem informasi yang

kompleks bagi bisnis dan digolongkan sebagai bagian dari TI/SI yang memiliki performa

yang tinggi pada suatu organisasi. Sistem pada ERP ini akan mengintegrasikan seluruh

fungsi yang ada di organisasi. Oleh karena itu, dengan penggunaan ERP ini akan membuat

data yang terdapat pada organisasi menjadi real-time. Terdapat berbagai jenis software ERP

yang beredar di pasaran, salah satunya adalah Oracle E-Business Suite (EBS).

PT. XYZ adalah salah satu perusahaan yang menggunakan produk ERP dari Oracle

EBS. Di dalam perjalanannya bersama dengan Oracle EBS, PT. XYZ menghadapi beberapa

hambatan dalam penggunaannya, khususnya pada modul EAM. Tidak dapat dibedakannya

stok barang untuk corrective maintenance dan preventive maintenance pada saat issue

material adalah salah satu contohnya. Oleh karena itulah dilakukan evaluasi sistem informasi

dengan menggunakan metode CobiT terhadap pengimplementasian Oracle EBS yang sudah

diterapkan. Diharapkan dengan penelitian yang dilakukan dapat memberikan pemecahan dari

permasalahan yang ditemukan pada PT. XYZ.

2. Pembahasan

Di dalam penelitian ini terdapat ruang lingkup yang menjadi batasan dalam

penelitian, yaitu pengukuran maturity level dibatasi pada modul Enterprise Asset

Management, yaitu pada proses corrective maintenance dan preventive maintenance,

serta evaluasi menggunakan CobiT 4.1 yang ada dibatasi pada domain Delivery and

Support (DS). Adapun pembahasan dalam penelitian ini meliputi:

• Hubungan masalah dengan proses bisnis dan domain pada CobiT.

• Pengukuran maturity level.

• Hasil pengukuran dan gap yang diperoleh.

• Rekomendasi.

2.1. Hubungan Masalah dengan Proses Bisnis dan Domain pada CobiT

Untuk mengetahui maturity level perusahaan, dasar yang dilakukan pada

penelitian ini adalah dengan menghubungkan masalah dengan proses bisnis

dan domain pada CobiT 4.1. Di mana hasil yang didapat adalah diperolehnya

DS3 (Manage Performance and Capacity), DS10 (Manage Problems), DS11

(Manage Data), dan DS13 (Manage Operations) sebagai subdomain yang cocok

dengan proses bisnis yang terkait pada modul Enterprise Asset Management

Oracle EBS.

2.2. Pengukuran Maturity Level

Setelah diperoleh domain yang digunakan, maka selanjutnya akan dibuat

kuesioner yang menjadi landasan untuk melakukan pengukuran maturity level

pada CobiT 4.1. Pada pengukuran maturity level dilakukan melalui 2 (dua)

tahap pengukuran. Tahap-tahap yang dilakukan antara lain:

• Penilaian pada statement kuesioner, yang mana pada kuesioner ini

memiliki kolom jawaban dengan bobotnya masing-masing, yaitu:

o Sangat Tidak Setuju = 0.00

o Tidak Setuju = 1.65

o Setuju = 3.30

o Sangat Setuju = 5.00

• Penilaian pada tabel maturity level, yang terdiri dari beberapa

kolom sebagai berikut:

o Level, berisi mengenai tingkat kematangan dari 0 sampai

dengan 5.

o Compliance, berisi mengenai nilai total dari jawaban pada

kuesioner yang sudah dibagi dengan weight-nya

o Contribution, berisi mengenai faktor pengali untuk

memperoleh nilai akhir dari maturity level.

o Value, berisi mengenai nilai dari hasil pengalian antara

compliance dengan contribution, yang mana pada setiap

level akan dijumlahkan totalnya untuk memperoleh hasil

akhir dari maturity level sistem informasi.

2.3. Hasil Pengukuran dan Gap yang Diperoleh

Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, maka hasil yang diperoleh dari

pengukuran maturity level dapat disimpulkan pada tabel berikut ini.

Tabel 1 - Tabel Hasil Pengkuran Maturity Level pada Modul EAM PT. XYZ

No. Proses Maturity Level Pembulatan

1. DS3 Manage Performance and Capacity 3,30 3

2. DS10 Manage Problems 3,47 3

3. DS11 Manage Data 2,82 3

4. DS13 Manage Operations 3,17 3

PT. XYZ memiliki target maturity level untuk modul EAM ini pada

maturity level 4. Berdasarkan hasil penghitungan maturity level terhadap

modul EAM Oracle EBS yang dilakukan, terdapat perbedaan dengan target

yang diinginkan perusahaan (gap). Perbedaan tersebut dapat dilihat pada

gambar berikut:

= Posisi maturity level PT. XYZ . = Posisi target maturity level yang diinginkan PT. XYZ

2.4. Rekomendasi

Adapun beberapa rekomendasi yang diberikan dari hasil penelitian ini adalah:

• Perluasan pemahaman yang dimiliki karyawan pada PT. XYZ, dengan

mengadakan training PIC dari masing-masing modul yang kemudian

dilakukan knowledge transfer kepada karyawan terkait, terutama para

user sebagai pengguna dari Oracle EBS supaya mereka dapat

Non Existent 0

Initial/Ad Hoc 100

Repeatable 2

Non Existance 003

Manage & Measurabl e 40000

Optimised 5

Gambar 1 - Posisi Hasil Pengukuran Maturity Level dengan Target yang Diharapkan Perusahaan

memahami tidak hanya kelebihan, tetapi juga memahami kelemahan

dari Oracle EBS.

• Manajemen memperdalam pemahaman akan masalah yang pernah

terjadi dengan menyimpan masalah yang pernah terjadi ke dalam log,

di mana semua user yang menemukan suatu masalah dapat

mencatatnya ke dalam log. Log ini dibuat agar dapat menjadi landasan

bagaimana permasalahan yang sedang terjadi (jika sama).

• Membentuk tim khusus untuk mengelola data. Setelah tim khusus yang

mengelola data sudah terbentuk, maka berikan kewenangan untuk

mengatur seluruh pengelolaan data dalam Oracle EBS.

• Menambahkan personnel yang bertugas untuk menjalankan preventive

scheduling sehingga mempercepat proses bisnis yang ada.

3. Simpulan

Berdasarkan evaluasi yang dilakukan terhadap modul EAM Oracle EBS dari PT. XYZ,

dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

- Masalah yang terjadi pada modul EAM Oracle EBS dari PT. XYZ dikhususkan pada

penjadwalan preventive maintenance, dan persediaan data yang dibutuhkan untuk

penjadwalan tersebut yang masih belum baik, seperti tidak semua part bisa ditampilkan

pada saat mengcomplete hasil MRP.

- Dari permasalahan yang ada, digunakan pendekatan menggunakan CobiT 4.1 sebagai

landasan untuk mengetahui maturity level yang dimiliki modul EAM Oracle EBS dari PT.

XYZ, dan diperoleh DS3, DS10, DS11, dan DS13 sebagai domain yang sesuai untuk

menganalisis maturity level.

- Pada hasil penghitungan maturity level Oracle EBS yang digunakan pada PT. XYZ

berada pada maturity level 3 (non-existance). Padahal target yang diinginkan dari

perusahaan pada 2012 adalah maturity level 4 (managed and measurable), sehingga

terjadi gap antara yang diharapkan dengan yang diperoleh.

Daftar Pustaka

[1] Djatmiko, Bambang. (2007). Audit Sistem Informasi untuk Menilai Proses Penyampaiann

dan Dukungan (Delivery and Support) dalam Pelayanan Informasi dengan Menggunakan

framework CobiT (Studi Kasus: PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R&D Center). Bandung:

ITB Central Library.

[2] Hill, Peter & Ken Turbitt. (2006). Combine ITIL and COBIT to meet Business

Challenges. BMC software.Inc.

[3] IT Governance Institute. (2007). CobiT 4.1 Framework Control Objectives Management

Guidelines Maturity Models. Rolling Meadows: IT Governance Institute.

[4] Peyret, R., and Taylor, T. D., Computational Methods in Fluid Flow, 2nd ed., Springer-

Verlag, New York, 1983, Chaps. 7, 14.

[5] Unknown. (2011). Overview of the eAM Business Cycle. Retrieved 15 11, 2011, from Oracle

EAM Work Order Closing and Cost Transfer to GL: https://oraclechamps.com

/Documentation/Images/eam-process.PNG

THE MEASUREMENT OF MATURITY LEVEL WITH COBIT METHOD IN

ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT MODULE ORACLE E-BUSINESS SUITE

AT PT.XYZ

Anita Arifin BINUS University, Bekasi, Jawa Barat, 17142, Indonesia

Budianto BINUS University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, 11740, Indonesia

and

Andreas Yonathan BINUS University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, 11270, Indonesia

Abstract

The research was used to measure the maturity level of information systems used in the PT.

XYZ, named Oracle E-Business Suite in Enterprise Asset Management module by using the

approach of CobiT 4.1. In this study measurements were made starting with the establishment of

a relationship matrix between problems, business processes, and domains in CobiT. The results

are obtained from the research of the gap between the maturity levels which is reached from the

measurement and the maturity level which desired by the company target, so that made

recommendations for achieving the desired target of the company.

Keyword : Maturity Level, CobiT, Oracle E-Business Suite, Enterprise Asset Management

1. Introduction

The increased of competition makes the business world continues to increase

its competitiveness, by improving the organizational structure and management,

human resources, software and hardware and the applications in the field of

information systems which owned by the company.

The application of information systems in business are not only being an

important consideration, but also be a very strategic roles. Various types of

information systems are now more widely applied by various types of industries

around the world. Modern companies are facing increasingly fierce competition,

encouraged to improve the performance, efficiency, effectiveness and competitiveness

by utilizing the information systems (IS).

ERP (Enterprise Resource Planning) is a complex information system for

business and it is classified as the part of the IT / IS which has high performance in an

organization. The ERP system will integrate all functions in the organization.

Therefore, the ERP will make the use of data contained on a real-time organization.

There are different types of ERP software on the market, one of them is the Oracle E-

Business Suite (EBS).

PT. XYZ is one of the companies that use ERP product from Oracle EBS. On

its way along with Oracle EBS, PT. XYZ faces several obstacles in its use,

particularly in the EAM module. Unable to distinguish the stocks for corrective

maintenance and preventive maintenance at the time of issue materials is one of the

examples. Therefore an evaluation of information systems by using the CobiT method

for the implementation of Oracle EBS is applied. Expected by the conducted research

can provide the solutions of the problems which are found in the PT. XYZ.

2. Discussion

In this research, there are scopes that be limitation of the study, the measurement

maturity level is limited to the Enterprise Asset Management module, which are in

the process of corrective maintenance and preventive maintenance, and the

evaluation uses the COBIT 4.1 that is limited to Delivery and Support (DS) domains.

The discussion in this study includes:

• The relationship between problems, business processes, and domains in

CobiT.

• The measurement of maturity level.

• The measurement result and the gap is obtained.

• Recommendation.

2.1. The Relationship between Problems, Business Processes, and Domains in CobiT

To know the maturity level of the company, which performed on the basis

of this research is by connecting the business processes and problems with the

domain in COBIT 4.1. The results obtained are DS3 (Manage Performance and

Capacity), DS10 (Manage Problems), DS11 (Manage Data), and DS13

(Manage Operations) as a subdomain that matches the business processes

related to the Enterprise Asset Management module of Oracle EBS.

2.2. The Measurement of Maturity Level

Having obtained the domain used, then the next is created the

questionnaires that formed the basis for performing measurements of maturity

level on the CobiT 4.1. There are 2 (two) phases on the maturity level

measurements. The phases are carried out include:

• The assessment on the statement questionnaire, which has several

columns on the questionnaire answers with their respective weights

are:

o Strongly Disagree = 0.00

o Disagree = 1.65

o Agree = 3.30

o Strongly Agree = 5.00

• An assessment of maturity at the table level, which consists of

several columns as follows:

o Level, contains about the maturity level from 0 to 5.

o Compliance, contains the total value of the answers on the

questionnaire that was divided by its weight.

o Contribution, contains the multiplying factor to obtain the

final value of the maturity level.

o Value, contains the value of the multiplication between

compliance with the contribution, which at every level will

add up the total to obtain the final result of the maturity

level of information systems.

2.3. The Measurement Result and The Gap Is Obtained

Based on the evaluations conducted, the results obtained from the

measurement maturity level can be summarized in the following table.

Table 1 – Results of The Maturity Level Measurement in EAM Modules at PT.

XYZ

No. Process Maturity Level Rounding

1. DS3 Manage Performance and Capacity 3,30 3

2. DS10 Manage Problems 3,47 3

3. DS11 Manage Data 2,82 3

4. DS13 Manage Operations 3,17 3

PT. XYZ has a target maturity level for the EAM module that is maturity

level 4. Based on the maturity level’s calculation of the EAM Oracle EBS

modules, there is the difference with the desired maturity level’s target of the

company (gap). The difference can be seen in the following figure:

= Maturity level of PT. XYZ . = Maturity level Target of PT. XYZ

2.4. Recommendation

There are some recommendations from this research:

• Expansion of the understanding that employees have at PT. XYZ,

by giving some trainings to the PIC of each module and then they

give knowledge transfer to the other employees, especially for the

user of Oracle EBS so that they can understand not only the

advantages, but also understand the weaknesses of Oracle EBS.

Non Existent 0

Initial/Ad Hoc 100

Repeatable 2

Non Existance 003

Manage & Measurabl e 40000

Optimised 5

Figure 1 – The Result of Maturity Level Measurement and The Maturity Level Target of PT. XYZ

• Management deepens the understanding of problems that have

occurred by saving the issue that has ever happened to the log,

where all the users who find a problem can be recorded into the log.

This log can be made to the foundation how the problem is

happening (if the same).

• Establish a special team to manage data. After the special team that

manages the data is established, then give it the authority to manage

the entire data management in Oracle EBS.

• Adding personnel who have a duty to perform preventive

scheduling so it can accelerate existing business processes.

3. Conclusion

Based on an evaluation conducted on the EAM Oracle EBS modules of PT.

XYZ, it can be concluded as follows:

- Problems that occur in Oracle EBS EAM module of PT. XYZ specialized to

preventive maintenance scheduling, and data required for such scheduling is

still not good, such as not all parts can be displayed at complete MRP.

- From the existing problems, we used the approach using COBIT 4.1 as a basis

to determine the maturity level of the EAM module Oracle EBS which is

owned by PT. XYZ, and the result are DS3, DS10, DS11, and DS13 as the

appropriate domain to analyze the maturity level.

- The maturity level measurement result of Oracle EBS which is used in PT.

XYZ is at maturity level 3 (non-existance). Whereas the desired target of the

company in 2012 is maturity level 4 (managed and measurable), so there is a

expected gap between those obtained.

References

[1] Djatmiko, Bambang. (2007). Audit Sistem Informasi untuk Menilai Proses Penyampaiann

dan Dukungan (Delivery and Support) dalam Pelayanan Informasi dengan Menggunakan

framework CobiT (Studi Kasus: PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R&D Center). Bandung:

ITB Central Library.

[2] Hill, Peter & Ken Turbitt. (2006). Combine ITIL and COBIT to meet Business

Challenges. BMC software.Inc.

[3] IT Governance Institute. (2007). CobiT 4.1 Framework Control Objectives Management

Guidelines Maturity Models. Rolling Meadows: IT Governance Institute.

[4] Peyret, R., and Taylor, T. D., Computational Methods in Fluid Flow, 2nd ed., Springer-

Verlag, New York, 1983, Chaps. 7, 14.

[5] Unknown. (2011). Overview of the eAM Business Cycle. Retrieved 15 11, 2011, from Oracle EAM Work Order Closing and Cost Transfer to GL: https://oraclechamps.com /Documentation/Images/eam-process.PNG