UNI'VERsiTI PEKELILING BENDAHARI TENOUY'd

1111k K

MARA BIL : 7/2010

Rujukan

: 100-BBI(PTA.6/6)

Tarikh

1 Ogos 2010

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam

Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus UiTM

Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah

Alam

Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus

4C1 dl I 44c' Y.. Bhg. Datuk / Dato' / Datin / Prof. I Tuan I Puan

GARIS PANDUAN PENILAIAN KEUPAYAAN KEWANGAN PETENDER /

PENYEBUTHARGA DI DALAM URUSAN PEROLEHAN UiTM

1.0 TUJUAN

Tujuan pekeliling ini dikeluarkan ialah untuk menjelaskan dengan

terperinci dasar dan kaedah penilaian keupayaan kewangan petender /

penyebutharga dalam urusan perolehan UiTM supaya urusan penilaian

tersebut dapat dilaksanakan dengan lebih telus dan konsisten.

2.0 LATAR BELAKANG

Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan di dalam

mesyuarat yang ke-165 pada 16 November 2009 telah meluluskan

1

garis panduan mengenai aliran kerja serta peraturan yang berkaitan

dengan pelawaan dan penilaian Sebut Harga Rasmi / Tender yang

melibatkan tindakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan

Zon UiTM Shah Alam / Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus.

Penilaian kemampuan kewangan petender / penyebutharga adalah

salah satu syarat penilaian yang perlu dilaksanakan oleh

Jawatankuasa Penilaian Harga atau mana-mana jawatankuasa yang

akan membuat penilaian teknikal dan harga secara bersama.

Perenggan 4.1.2(b) Pekeliling Bendahari Bil 8 Tahun 2009 telah

menetapkan garis panduan penilaian keupayaan kewangan petender /

penyebutharga seperti berikut:

(i) Bagi penilaian Sebut Harga Rasmi, kemampuan kewangan

penyebutharga hendaklah dinilai dari segi kedudukan mudah

tunai minimum sekurang-kurangnYa 1.5% daripada setiap item

harga tawaran.

Bagi penilaian Tender, kemampuan kewangan petender

hendaklah dinilai dari segi kedudukan mudah tunai minimum

sekurang-kurangnYa 5.0% daripada setiap item harga tawaran.

(iii) Kedudukan mudah tunai minimum hendaklah dalam bentuk aset

mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan

dalam penyata bulanan bank bagi tiga bulan terakhir termasuk

simpanan tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai kemudahan

kredit tambahan yang layak / akan diperolehi oleh penyebutharga

daripada bank atau industri kewangan.

(iv) Keupayaan / kemampuan penyebutharga seperti pengalaman,

prestasi vendor, tempoh serahan, tempoh jaminan, prestasi

kontrak yang sedang dilaksanakan dan sebagainya.

2

Terdapat beberapa isu berkaitan kriteria penilaian di dalam

pelaksanaan penilaian keupayaan kewangan petender /

penyebutharga yang memerlukan penjelasan yang lebih lanjut di dalam

pekeliling ini antara lainnya:

• penyata bank tidak terkini

• penyata bank tidak mencukupi, 1 atau 2 bulan sahaja

• kekeliruan di dalam pentafsiran surat kemudahan Institusi

Kewangan

• memasukkan syarat peratusan kadar penilaian keupayaan dan

kemampuan kewangan petender / penyebutharga bagi

peorlehan kerja / perkhidmatan fasiliti

3.0 TAKRIFAN

3.1 "Penilaian Sebut Harga Rasmi / Tender " adalah proses

penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh penyebutharga

/petender mengikut format yang telah ditetapkan.

Bagi Sebut Harga Rasmi / Tender bekalan dan perkhidmatan,

penilaian disediakan oleh dua (2) jawatankuasa yang

berasingan iaitu Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa

Penilaian Harga.

3.2 "Penyata Bank" adalah merupakan penyata urusniaga aliran

masuk dan aliran keluar tunai serta mempunyai baki buka dan

penutup bulanan setiap bulan daripada Institusi Kewangan yang

berdaftar dengan Bank Negara Malaysia.

3.3 "Surat Kemudahan Pembiayaan Institusi Kewangan" adalah

merupakan surat kelulusan / sokongan pembiayaan kewangan

daripada Institusi Kewangan berlesen yang berdaftar dengan

Bank Negara Malaysia.

4.0 PELAKSANAAN

4.1 Berikut adalah dokumen kewangan yang boleh diambilkira di

dalam penilaian keupayaan kewangan petender /

penyebutharga:

a. Salinan penyata bank di mana salinan penyata bank yang

disertakan mestilah tidak kurang daripada dua bulan dalam

tempoh 5 bulan terakhir sebelum bulan Tender / Sebut

Harga Rasmi ditutup. Sekiranya salinan penyata bank yang

disertakan hanya dua bulan dalam tempoh 5 bulan terakhir

sebelum bulan Tender / Sebut Harga Rasmi ditutup,

salinan penyata bank tersebut boleh diterima dengan

syarat maklumat bagi buka/tutup untuk tujuan penilaian

boleh diperolehi.

b. Hanya Surat Kemudahan Kewangan daripada Institusi

Kewangan sahaja diterima misalannya Bank, Syarikat

Kewangan yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia.

Surat Kemudahan Kewangan daripada syarikat pembekal

barangan adalah tidak diterima.

Tarikh Surat Kemudahan Kewangan daripada institusi

kewangan untuk tujuan penilaian keupayaan kewangan

pretender / penyebutharga hendaklah tidak melebihi 2

tahun dari bulan tutup Tender / Sebut Harga Rasmi.

Tarikh Surat Kemudahan Kewangan daripada institusi

kewangan yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia

yang berusia melebihi 2 tahun dari tarikh tutup Tender /

Sebut Harga Rasmi boleh digunakan untuk tujuan

penilaian keupayaan kewangan pretender / penyebutharga

jika terdapat bukti baki debit pada Penyata Bank

Institusi Kewangan yang sama.

4

c. Baki Akaun Bank, saham/simpanan tetap/pelaburan seperti

ASB, Tabung Haji jika di atas nama pemilik firma

Perkongsian (Partnership) dan pemilik Persendirian (Sole

Proprietorship).

4.2 Penilaian keupayaan kewangan adalah berdasarkan kepada

purata baki terakhir 3 bulan penyata bank terkini yang

disertakan oleh penyebutharga / petender dalam tempoh 5

bulan terakhir sebelum bulan tutup Tender / Sebut Harga

Rasmi. Sekiranya petender / penyebutharga menyertakan

penyata bank dua bulan dalam tempoh 5 bulan terakhir

sebelum bulan tutup Tender / Sebut Harga Rasmi di mana

terdapat maklumat baki terakhir 2 bulan sahaja, penilaian

keupayaan kewangan hendaklah dibuat berdasarkan baki

tersebut dibahagi tiga. Penilaian kewangan tidak boleh dibuat

ke atas penyata bank bank yang melebihi tempoh 5 bulan

sebelum bulan Tender / Sebut Harga Rasmi ditutup.

4.3 Keupayaan kewangan petender / penyebutharga adalah

berdasarkan kepada keupayaan mudah tunai petender /

penyebutharga, yang disokong oleh dokumen di perenggan 4.1,

untuk mencapai kadar peratusan minimum yang ditetapkan di

perenggan 4.4.

4.4 Kadar peratusan minimum penilaian keupayaan kewangan yang

boleh dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan /

Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi adalah seperti berikut:

5

Bil Kaedah

Perolehan

Jenis

Perolehan

Kadar

Penilaian

Kewangan

Asas

Penilaian

Kewangan

1 Tender Bekalan 3% Tawaran

Setiap Jenis

Item

2 Tender Perkhidmatan

Am / Kerja /

Perkhidmatan

Fasiliti

3% Tawaran

Keseluruhan

3 Sebut Harga

Rasmi

Bekalan 1.5% Tawaran

Setiap Jenis

Item

4 Sebut Harga

Rasmi

Perkhidmatan

Am / Kerja /

Perkhidmatan

Fasiliti

1.5% Tawaran

Keseluruhan

4.5 Penggunaan format penilaian keupayaan kewangan bagi Sebut

Harga Rasmi / Tender bekalan dan perkhidmatan am seperti di

Lampiran A. Bagi Sebut Harga Rasmi / Tender kerja dan

perkhidmatan fasiliti, boleh menggunapakai format penilaian

oleh Jabatan Kerja Raya tetapi penilaian keupayaan kewangan

mestilah berdasarkan kepada maklumat purata baki tunai dan

kemudahan kewangan.

4.6 Salinan Penyata Bank atau Surat Kemudahan Kewangan yang

mempunyai kepala surat dari Institusi Kewangan tidak perlu

pengesahan dari Institusi Kewangan yang berkenaan.

4.7 Penyata Kewangan Tahunan sama ada diaudit atau tidak

diaudit adalah untuk tujuan penilaian kedudukan kewangan

petender terutama sekali bagi tender yang bernilai tinggi serta

bagi semakan wujudnya kemudahan 'overdraft'.

6

4.8 Bagi dokumen Penyata Bank atau Surat Kemudahan Kewangan

yang dicetak dari laman web sesebuah Institusi Kewangan,

perlu ada pengesahan oleh Institusi Kewangan yang

berkenaan. Jika dokumen Penyata Bank tersebut tidak

disahkan, penilaian perlu dibuat tetapi mesti mencatat 34

iaitu Maklumat Kewangan Tidak Lengkap.

4.9 Sekiranya syarat di perenggan 4.1 (a) dan 4.2 tidak dapat

dipenuhi di mana petender / penyebutharga menyertakan

penyata bank satu bulan dalam tempoh 5 bulan terakhir

sebelum bulan tutup Tender / Sebut Harga Rasmi, penilaian

keupayaan kewangan masih perlu dibuat dengan

mengambilkira maklumat baki buka/tutup penyata tersebut,

untuk mendapatkan baki terakhir penyata bank untuk dibahagi

tiga, tetapi mesti membuat catatan 34 iaitu Maklumat

Kewangan Tidak Lengkap. Salinan dokumen kewangan di

perenggan 4.1(b) dan (c), jika berkenaan, boleh digunakan

untuk menampung kekurangan pada purata baki terakhir

penyata bank.

5.0 PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN / JAWATANKUASA

SEBUT HARGA RASMI

5.1 Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi akan

membuat pertimbangan berdasarkan kepada petender /

penyebutharga yang memenuhi syarat-syarat di perenggan 4.1-

4.7.

5.2 Sekiranya terdapat petender / penyebutharga yang memenuhi

semua syarat-syarat penilaian Tender / Sebut Harga Rasmi,

kecuali keupayaan kewangan, Lembaga Perolehan /

Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi, boleh mengecualikan

daripada menggunakan syarat-syarat penilaian di perenggan

7

4.1-4.7 di atas, jika dengan pengecualian tersebut boleh

menguntungkan UiTM dengan membuat pertimbangan khas

seperti berikut:

a. Jika berpuas hati, menerima pakai kriteria penilaian

kewangan di perenggan 4.8 atau 4.9, jika berkenaan, atau

b. Menggunakan surat jaminan pembiayaan bagi projek

Tender / Sebut Harga Rasmi yang disertai dari Institusi

Kewangan yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia,

walaupun tanpa menyebut nilai yang akan dibiayai atau

c. Mengeluarkan surat niat meminta petender / penyebut

harga yang disyorkan untuk menyertakan dokumen

kewangan yang berkenaan dan memenuhi syarat-syarat

minimum keupayaan kewangan.

6.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA

Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh semua Kumpulanwang

Universiti Teknologi MARA berkuatkuasa mulai 1 Julai 2010 dan

hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan

pekeliling lain yang berkaitan, yang masih berkuatkuasa.

8

Sekian, terima kasih.

Yang ben

SANIP WAHID

Bendahari

Universiti Teknologi MARA

Dengan itu perenggan 4.1.2(b)(vi), 4.1.2(b)(vii) dan 4.1.2(b)(viii)

Pekeliling Bendahari Bilangan 8 Tahun 2009 adalah terbatal.

IS. •001120.1 C.crtielca r Ns, K1. 05002K.

s.k

1. Naib Canselor

2. Timbalan Naib Canselor

(Akademik dan Antarabangsa)

3. Tim balan Naib Canselor

(Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

4. Timbalan Naib Canselor

(Penyelidikan dan Inovasi)

5. Timbalan Naib Canselor

(Jaringan Industri dan Masyarakat)

9

NO.

TEN

DER

I S

EB

UTH

AR

GA

:

FAKU

LT

I KE

JUR

UTE

RA

AN

EL

EK

TRIK

, UiT

M S

HA

H A

LAM

JAD

UA

L A

NA

LIS

A J

AW

ATA

NK

UA

SA

PE

NIL

AIA

N H

AR

GA

SE

BU

T H

AR

GA

RA

SMI

CAD

AN

GA

N M

EM

BE

KA

L, M

EN

GH

ANTA

R,

ME

MA

SA

NG

DA

N M

ENG

UJI

LAR

I PE

RA

LATA

N M

AK

MA

L

TAR

IKH

SU

RA

T K

EMU

DA

HA

N

KE

WA

NG

AN

K

EM

UD

AH

AN

KEW

AN

GA

N

CA

TATA

N

PUR

ATA

(R

M)

BU

LAN

3 (R

M)

BULA

N 2

(RM

) B

ULA

N 1 (

RM

)

DON

lls -v--- C NJ CO ..:1- CO CO 1"-- CO Cr,

°'

1.1.

Zl.

CI.

VI.

91. 1 91. 1 Ll

9l I 6

l

1 O

Z

1.Z

LA

MP

IRA

N A