AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia...
Transcript of AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia...
AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)
AUDIT BERKUALITI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI www.mqa.gov.my
Nurhidayah Akhmar Mohd Razali
EDITOR
Siti Syahirah Md Nasir EDITOR
Johariah Urib Mohd Ariffin
KETUA EDITOR
Mazyah Yahya
EDITOR
KKAANNDDUUNNGGAANN Laporan Tahunan
Audit Dalam
MUKA
SURAT PERKARA
BAHAGIAN 1
2 VISI
2 MISI
3 OBJEKTIF
3 PIAGAM PELANGGAN
BAHAGIAN 2
5 PRAKATA
6 PERUTUSAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF
7 PENGHARGAAN KETUA UNIT AUDIT DALAM
BAHAGIAN 3
8 MAKLUMAT UNIT AUDIT DALAM
BAHAGIAN 4
18 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN
BAHAGIAN 5
PEMERHATIAN AUDIT DAN MAKLUM BALAS AUDITI:
34 AUDITAN PROSES PERMOHONAN
AKREDITASI DI BAHAGIAN AKREDITASI SAINS
SOSIAL
48 AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA
INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (PDIPT) DAN E-
AKREDITASI
61 AUDITAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI DI
BAHAGIAN AUDIT INSTITUSI
73 AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN
LEBIH MASA
BAHAGIAN 6
83 PENUTUP
1 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan akauntabiliti sektor awam.
Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan seimbang kepada Jawatankuasa Audit ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan awam.
2 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Membantu MQA Mencapai Matlamatnya Melalui Pendekatan Yang
Sistematik Dan Berdisiplin Untuk Menilai Dan Menentukan Keberkesanan Semua Proses
Kawalan Dan Tadbir Urus
Membantu MQA mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.
Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan standard pengauditan antarabangsa. Mengemukakan Pemerhatian Audit dalam tempoh dua minggu selepas Audit selesai dijalankan. Memberi teguran dan cadangan yang membina mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan. Menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam sebelum akhir bulan Mac tahun berikutnya.
3 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
4 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
PRAKATA
Unit Audit Dalam, Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan secara rasmi pada 26
November 2001 selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Unit Audit Dalam menjalankan
tugas secara bebas dan bertanggungjawab terus kepada Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan
Malaysia.
Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2012 menerangkan tentang aktiviti – aktiviti Unit Audit Dalam
serta ringkasan pengauditan yang talah dijalankan sepanjang tahun. Laporan ini terbahagi kepada
enam bahagian. Bahagian 1 adalah berkenaan Visi, Misi, Objektif dan Piagam Pelanggan Unit Audit
Dalam. Bahagian 2 pula memaparkan Prakata, Kata – Kata Aluan Ketua Pegawai Eksekutif dan
Penghargaan Ketua Audit Dalam. Seterusnya, Bahagian 3 menerangkan berkenaan maklumat ringkas
tentang Unit Audit Dalam yang merangkumi Penubuhan & Skop, Objektif, Bidang Tugas, Perjawatan,
Carta Organisasi dan sebagainya. Kesemua Perancangan dan Pencapaian Unit Audit Dalam bagi
tahun 2012 serta maklumat berkenaan Jawatankuasa Audit MQA diterangkan dibawah Bahagian 4
manakala Bahagian 5 menerangkan secara ringkas berkenaan Pemerhatian Audit dan Maklum Balas
Auditi. Antara auditan yang telah dijalankan pada tahun 2012 adalah seperti Auditan Proses
Permohonan Akreditasi di Bahagian Sains Sosial, Auditan Sistem Pengkalan Data (PDIPT) dan e-
Akreditasi, Auditan Pengurusan Swaakreditasi dan Auditan Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa.
Akhir sekali Bahagian 6 iaitu penutup kepada Laporan Tahunan ini.
Secara keseluruhannya, kesemua dapatan audit yang telah dikenal pasti oleh Unit Audit Dalam
dimaklumkan kepada auditi dan juga pihak Pengurusan Atasan MQA supaya tindakan susulan dapat
dilaksanakan. Cadangan untuk mengatasi sesuatu isu juga dinilai terlebih dahulu didalam Mesyuarat
Jawatankuasa Audit supaya tindakan yang akan diambil kelak lebih mantap dan berkesan. Laporan
Tahunan ini juga akan dijadikan panduan kepada semua warga Agensi supaya tidak mengulangi isu
ketidak akuran yang sama pada masa akan datang.
Dengan penerbitan Laporan Tahunan ini juga dapat membantu pihak Pengurusan Atasan untuk
memastikan Pengurusan Prestasi dan Kewangan disemua peringkat mengikut prosedur dan peraturan
yang telah ditetapkan supaya dapat meningkatkan prestasi dan imej Agensi.
5 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
KATA – KATA ALUAN
KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.
Pertama sekali, saya mengucapkan terima kasih dan syabas kepada Unit Audit Dalam kerana
menerbitkan Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012.
Bagi meningkatkan tahap akauntabiliti dan pematuhan dari segi pengurusan dan pentadbiran sebuah
Agensi Kelayakan Malaysia, Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk memastikan bahawa tahap
kawalan dalaman yang berkaitan khususnya pengurusan Jaminan Kualiti serta kewangan adalah
dalam keadaan baik dan teratur. Hal ini juga sekaligus akan dapat membantu pihak pengurusan untuk
mengambil tindakan sewajarnya serta mentadbir MQA dengan lebih cekap dan berkesan.
Adalah diharapkan Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2012 ini dapat membantu meningkatkan lagi
keberkesanan dan kawalan dalaman terhadap pengurusan kewangan dan aktiviti di MQA dari segi
pelaksanaan kerja, penyediaan rekod dan dokumen yang kemas kini serta pematuhan kepada undang-
undang dan peraturan yang telah ditetapkan. Usaha melaksanakan penambahbaikan hendaklah
dijadikan tindakan berterusan. Komitmen daripada semua warga adalah diperlukan bagi mencapai
misi, visi dan objektif MQA.
Di kesempatan ini, saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua pihak yang telah
memberikan kerjasama kepada Unit Audit Dalam semasa pelaksanaan Audit. Saya berharap agar
keprihatinan ini diteruskan supaya kita sama-sama mencapai matlamat memantapkan tadbir urus
organisasi serta memperkemaskan lagi mutu pengurusan kewangan MQA.
Sekian, terima kasih.
DATO’ DR. SYED AHMAD HUSSEIN
Ketua Pegawai Eksekutif
Agensi Kelayakan Malaysia
6 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
PENGHARGAAN KETUA AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.
Terlebih dahulu, saya ingin memanjatkan kesyukuran ke hadrat Allah SWT atas limpahan rahmat dan
izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat
diterbitkan dengan jayanya.
Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada YBhg. Ketua Pegawai Eksekutif Agensi
Kelayakan Malaysia (MQA) diatas sokongan dan pengiktirafan beliau terhadap usaha-usaha Unit Audit
Dalam dalam melaksanakan tanggungjawab dan perancangan bagi mencapai objektif Agensi. Ucapan
terima kasih juga kepada semua Pengurusan Tertinggi dan semua pegawai MQA diatas kerjasama
yang diberikan sepanjang Unit Audit Dalam menjalankan tugasan pengauditan.
Saya juga ingin merakamkan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua pegawai Unit Audit
Dalam diatas kerjasama dan komitmen tinggi yang telah diberikan bagi menjalankan tugas dan
tanggungjawab yang diamanahkan sehingga dapat menjayakan Sasaran Kerja Tahunan Unit Audit
Dalam Tahun 2012 dengan cemerlang.
Saya berharap agar laporan ini dapat dijadikan panduan serta bimbingan dalam melaksanakan
pengurusan Jaminan Kualiti MQA, pengurusan kewangan dan pentadbiran serta aktiviti – aktiviti MQA
secara ekonomi, cekap dan berkesan bagi memperkemaskan lagi kawalan dalaman dan mematuhi
kehendak dan peraturan Kerajaan. Sehubungan itu, seluruh anggota Agensi Kelayakan Malaysia
(MQA) dapat meningkatkan akauntabiliti MQA di samping menghindari daripada unsur penyelewengan,
pembaziran dan penyalahgunaan kuasa.
Sekian, terima kasih.
JOHARIAH URIB MOHD ARIFFIN
Ketua Audit Dalam
Agensi Kelayakan Malaysia
7
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
8
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998, Unit Audit Dalam, Agensi Kelayakan Malaysia
(MQA) telah ditubuhkan secara rasmi pada 26 November 2001. Unit ini bertanggungjawab terus
kepada Ketua Pegawai Eksekutif MQA dan Jawatankuasa Audit MQA.
Sebagai satu fungsi bebas, Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk memberikan khidmat
perundingan bagi meningkatkan tahap operasi Agensi. Selain itu, Unit Audit Dalam berperanan dalam
membantu pihak pengurusan atasan dalam mempertingkatkan tahap pematuhan terhadap undang-
undang, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta membantu pihak
pengurusan untuk menentukan program dan aktiviti MQA diuruskan dengan ekonomi, cekap, berkesan
dan bersesuaian.
Bagi menentukan akauntabiliti dan pengurusan kewangan Agensi dijalankan dengan tepat dan
berkesan selaras dengan tanggungjawab yang telah diamanahkan Unit Audit Dalam bertanggungjawab
dalam menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam yang telah diluluskan oleh Ketua Pegawai
Eksekutif dan Jawatankuasa Audit MQA serta membentang Laporan Audit Dalam di Mesyuarat
Jawatankuasa Audit yang diadakan empat kali setahun.
9
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Membantu pihak pengurusan menentukan program-program dan aktiviti-aktiviti MQA diuruskan dengan ekonomi, cekap, berkesan dan bersesuaian.
Membantu pihak pengurusan atasan mempertingkatkan tahap pematuhan terhadap undang-undang, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
OBJEKTIF UNIT
AUDIT DALAM
1.
• Memberi kepastian (assurance) dan khidmat perunding secara objektif untuk menambah nilai danmeningkatkan tahap operasi organisasi;
2.
• Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalamanorganisasi;
3.
• Mengkaji tahap pematuhan kepada dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuatkuasa;
4.
• Mengkaji aktiviti (core business) organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan;
5.
• Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan danpenyelewengan;
6.
• Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuksistem ICT;
7.
• Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk kelulusan KetuaPegawai Eksekutif dan Jawatankuasa Audit; dan
8.
• Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit.
Bidang tugas utama Unit Audit Dalam adalah untuk:-
24 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Di dalam Unit Audit Dalam, terdapat 4 perjawatan yang bertanggungjawab dalam melaksanakan
semua urusan pentadbiran daan pengauditan Agensi. Unit Audit Dalam dirus tadbir oleh Ketua Audit
Dalam, Gred W48 yang dibantu oleh seorang Juruaudit Gred W41, seorang Pegawai Eksekutif Gred
N27 dan seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17. Kedudukan perjawatan Unit Audit
Dalam adalah seperti di Jadual 1 berikut:-
Jadual 1 : Status Perjawatan Unit Audit Dalam
BIL JAWATAN GRED KUMPULAN
1 Ketua Audit Dalam W48 Pengurusan & Profesional
2 Juruaudit W41 Pengurusan & Profesional
3 Pegawai Eksekutif N27 Sokongan I
4 Pembantu Tadbir N17 Sokongan II
Perjawatan N27 di Unit Audit Dalam baru diwujudkan untuk membantu melaksanakan urusan
pentadbiran dan pengauditan. Oleh itu, seorang Pegawai Eksekutif Gred N27 telah melapor diri dan
mula menjalankan tugas di Unit Audit Dalam pada 3 September 2012. Selain itu, seorang Pembantu
Tadbir Gred N17 yang telah dipinjamkan secara pentadbiran ke Unit Audit Dalam bermula dari 16 Julai
2012 telah bertukar keluar dan mula menjalankan tugas di Bahagian Audit Institusi berkuatkuasa pada
1 Oktober 2012.
25 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Johariah Urib Mohd Ariffin KETUA AUDIT DALAM
W48
Mazyah Yahya PENOLONG PENGARAH
AUDIT DALAM W41
Nurhidayah Akhmar Mohd Razali PEGAWAI EKSEKUTIF
AUDIT DALAM N27
Siti Syahirah Md Nasir PEMBANTU TADBIR
AUDIT DALAM N17
UNIT PENGAUDITAN UNIT PENTADBIRAN
26 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Pegawai – pegawai di Unit Audit Dalam digalakkan untuk menyertai kursus dan seminar untuk
meningkatkan pengetahuan dan kemahiran sedia ada untuk menjalankan tugasan harian. Keperluan
kursus dan seminar ini juga boleh memberi manfaat dari segi mendapatkan hasil auditan yang lebih
berkesan dan berkualiti.
Penglibatan pegawai dan anggota Unit Audit Dalam didalam kursus dan seminar ini juga bertepatan
dengan kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 yang mengkehendaki supaya
penjawat awam perlu mengikuti kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Sehubungan itu, kursus
dan seminar yang dihadiri oleh pegawai dan kakitangan Unit Audit Dalam pada tahun 2012 adalah
seperti di Jadual 2 berikut :-
Jadual 2: Kursus Dan Seminar Yang Dihadiri Oleh Anggota Audit Dalam
BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT
Johariah Urib Mohd Ariffin
1 12/01/2012 Majlis Amanat Ketua Pegawai
Eksekutif Tahun Baharu 2012
Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama MQA
2 16/02/2012 Majlis Sambutan Maulidur Rasul
Peringkat MQA
Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama MQA
3 20/04/2012 Kursus Jaminan Kualiti Kepada
Pegawai „Non-Accreditation’ Siri 1
Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA
4 30/05/2012 Seminar Bijak Mengurus Wang
(B.M.W)
PUSPANITA De‟ Seri Endon
PUSPANITA
Putrajaya
5 02/08/2012 Taklimat Pengurusan Harta
Pusaka
Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA
6 17/10/2012 Taklimat Potongan Cukai
Berjadual 2010
Bahagian
Pengurusan
Sumber Manusia
Dewan Utama MQA
7 23/10/2012 Majlis Sambutan Hari Inovasi
MQA Tahun 2012
Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama MQA
29 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
8 01/11/2012 Persidangan Perkhidmatan Awam
Ke Tujuh Belas – Public Services
of The Future : Opportunities &
Challenges
INTAN INTAN Bukit Kiara
9 27/11/2012 NURTURING PUBLIC SECTOR’S
INNOVATION AND CREATIVITY
FOR BETTER PERFORMANCE &
RESPONSIVENESS – Driving
New Direction and Performance
Institut Sultan
Iskandar
Pullman Putrajaya
Lakeside
10 10/12/2012 Program Teens & Cash “Remaja
Berhemat, Keluarga Berkat,
Negara Selamat”
PUSPANITA Dewan Tun Siti
Hasmah, Rumah
PUSPANITA, Jalan
Hose, KL
11 12/12/2012 Seminar On “Enhancing Synergy
To Face New Challenges In Public
Sector Auditing”
National Audit
Department of
Malaysia
Lanai Kijang, Bank
Negara Malaysia
BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT
Mazyah Yahya
1 16/02/2012 Majlis Sambutan Maulidur Rasul
Peringkat MQA
Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama
MQA, 12A
2 15/03/2012 Ceramah Kesihatan Malaysia Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama
MQA, 12A
3 19/04/2012 Kursus Kemahiran Berfikir:
Mengenal Pasti Masalah dan
Membuat Keputusan Dengan
Sistematik
Unit Latihan MQA Dewan Utama
MQA, 12A
4 26/04/2012 Program Bicara Petang Bersama
Pn. Norhafizah Jusoh
Unit Latihan MQA Dewan Utama
MQA, 12A
5 03/05/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA
Bil. 2/2012
Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama
MQA, 12A
6 08/05/2012
-10/05/2012
Kursus Kemahiran Pengurusan
Rekod dan Fail
Unit Latihan MQA
dan Arkib
Memorial Tun
Hussein Onn
7 17/05/2012 Kursus Jaminan Kualiti kepada
Pegawai Non Accreditation Siri 2
Unit Latihan MQA Bilik Banquet 12A,
MQA
8 24/06/2012 Program Khas Untuk Kumpulan
Pegawai 41: Kursus
Pembangunan Fitrah Insan dan
Pekerja (Kursus 3I, 4STAF) Siri 1
Unit Latihan MQA Kem El Azzhar,
Banting
33 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
9 20/07/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA
Bil. 3/2012 & Penyampaian
Sumbangan Ramadhan
Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama
MQA, 12A
10 16/10/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA
Bil. 4/2012
Bahagian
Pentadbiran MQA
Dewan Utama
MQA, 12A
BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT
Nurhidayah Akhmar Mohd Razali
1 3/9/2012 –
20/9/2012
Kursus Induksi Modul Khusus
Bil. 1/2012
Unit Latihan, BPSM Bilik Banquet
Tingkat 12, MQA
2 27/9/2012 Program Bicara Bersama
Pn. Zakiah Abdul Wahab
Unit Latihan, BPSM Dewan Utama
MQA, 12A
3 1/10/2012 Taklimat Arahan Pentadbiran
Bil. 3/2012 – Peraturan
Kedatangan Dan Penggunaan
Sistem Kedatangan Pegawai
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, 12A
4 16/10/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA
Bil. 4/2012
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, 12A
5 23/10/2012 Majlis Sambutan Hari Inovasi
MQA Tahun 2012
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, 12A
6 31/10/2012 Taklimat Penggunaan Cuti,
Pengisytiharan Harta dan LNPT
kepada Pegawai Baru
Unit HRMIS, BPSM Bilik Mesyuarat 14A
7 2/11/2012 Taklimat Program Mentor-Menti
MQA 2012
Unit Latihan, BPSM Dewan Utama
MQA, 12A
8 10/12/2012 Program Teens & Cash “Remaja
Berhemat, Keluarga Berkat,
Negara Selamat”
PUSPANITA
Kebangsaan
Dewan Tun Siti
Hasmah, Rumah
PUSPANITA Jalan
Hose, KL
37 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT
Siti Syahirah Mohd Nasir
1 12/01/2012 Majlis Amanat Ketua Pegawai
Eksekutif Tahun Baru 2012
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, Ting 12A
2 16/02/2012 Majlis Sambutan Maulidur Rasul
Peringkat MQA
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, Ting 12A
3 15/03/2012 Ceramah Kesihatan Malaysia Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, Ting 12A
4 26/04/2012 Program Bicara Petang Bersama
Pn. Norhafizah Jusoh
Unit Latihan MQA Dewan Utama
MQA, Ting 12A
5 30/05/2012 Seminar bijak mengurus wang PUSPANITA
Kebangsaan
De‟ Seri Endon,
Puspanita
Putrajaya
6 20/07/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA
Bil.3/2012 & Penyampaian
Sumbangan Ramadhan
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, Ting 12A
7 02/08/2012 Taklimat Pengurusan Harta
Pusaka
Unit Latihan MQA Dewan Utama
MQA, Ting 12A
8 13/08/2012 Taklimat Peraturan Dan Tatacara
Pembelian Terus Dan Sebut
Harga MQA
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, Ting 12A
9 24/09/2012 Seminar Literasi Undang-Undang
Pencegahan Jenayah (SEKATA)
PUSPANITA MQA Dewan Utama
MQA, Ting 12A
10 04/10/2012 Bengkel asas pengurusan
kewangan
Bahagian Akaun,
KPT
Kementerian
Pengajian Tinggi
11 19/11/2012 Taklimat Pengurusan Buku Log
Kenderaan
Unit Latihan Lembaga Urus Air
Selangor
12 5 – 6
/12/2012
Kursus Pengurusan Bajet Unit Latihan MQA Dewan Utama
MQA, Tingkat 12A
41 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Unit Audit Dalam telah diberi kepercayaan oleh Agensi Kelayakan Malaysia, Kementerian, Jabatan dan
Pejabat Kerajaan Negeri untuk menyampaikan ceramah atau taklimat bagi meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran pegawai dan kakitangan didalam dan diluar Agensi.
Ketua Audit Dalam dilantik sebagai Penceramah/Fasilitator tetap untuk Kursus Pra-Perkhidmatan
Pegawai Lantikan Baru di Agensi Kelayakan Malaysia. Dengan ini, Ketua Audit Dalam dijemput untuk
menyampaikan ceramah kepada pegawai baru yang dilantik pada setiap tahun. Tajuk ceramah yang
disampaikan adalah seperti di Jadual 3 berikut :
Jadual 3: Tajuk Ceramah Ketua Audit Dalam
BIL TOPIK
1 Sistem Bayaran Dan Perbelanjaan
2 Sistem Perkakaunan Terimaan
3 Pengurusan Aset Alih Kerajaan
4 Audit
5 Laporan Ketua Audit Negara dan Laporan Audit Dalam MQA
Walaubagaimanapun, dalam tahun 2012 hanya terdapat satu pengambilan sahaja iaitu pada bulan
September 2012. Tajuk ceramah yang disampaikan adalah Audit, Laporan Ketua Audit Negara dan
Laporan Audit Dalam MQA.
Selain itu, untuk tahun 2012 Ketua Audit Dalam dijemput untuk memberikan taklimat kepada pegawai
dan kakitangan di Lembaga Urus Air Selangor iaitu pada 19 November 2012. Antara tajuk-tajuk yang
disampaikan adalah seperti di Jadual 4 berikut:
Jadual 4: Tajuk Taklimat Ketua Audit Dalam
BIL TOPIK
1 Taklimat Pengurusan Kenderaan Jabatan
2 Penyelenggaraan Daftar Touch N Go
3 Penyelenggaraan Kad Inden Minyak
4 Perkiraan Masa Perjalanan Untuk Tugasan
5 Penyelenggaraan Buku Log
6 Perkiraan Penggunaan Bahan Api (minyak)
17 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
18 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Unit Audit Dalam sentiasa menitikberatkan perancangan yang rapi dan sistematik bagi menyediakan
Rancangan Audit Tahun 2012 supaya lebih mantap, berkesan, mendatangkan pembaikan pada
pengurusan MQA. Rancangan Kerja ini meliputi pengauditan di Bahagian Jaminan Kualiti yang
menjalankan core-business MQA serta Bahagian Pengurusan meliputi pentadbiran dan kewangan.
Disamping itu, Unit Audit Dalam juga memastikan tindakan susulan diambil dari perkara berbangkit dan
melaporkannya di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit.
Unit Audit Dalam telah merancang dan melaksanakan sebanyak enam program bagi aktiviti sepanjang
tahun 2012. Maklumat berkenaan aktiviti yang dilaksanakan berserta objektif adalah seperti di Jadual 5
berikut :-
Jadual 5 : Rancangan Tahunan Audit 2012
BIL AKTIVITI/PROGRAM OBJEKTIF
1 Laporan Tahunan Audit
Dalam 2011
Laporan ini menggariskan aktiviti-aktiviti Unit Audit
Dalam di mana tumpuan diberikan kepada auditan yang
telah dilaksanakan serta pencapaian Unit ini sepanjang
Tahun 2011.
Laporan ini disediakan untuk menjelaskan secara
ringkas isu-isu audit yang dikenal pasti dan tindakan-
tindakan yang perlu diambil untuk memperbaiki dan
menambah baik operasi Pengurusan MQA.
2 Auditan Proses Permohonan
Akreditasi Di Bahagian Sains
Sosial
Menentukan permohonan akreditasi telah dilaksanakan
mengikut Piagam Pelanggan MQA.
3 Auditan Pengurusan
Pengkalan Data Institusi
Pengajian Tinggi (PDIPT)
Dan E-Akreditasi
Menentukan sama ada data yang dikeluarkan untuk PDIPT
dan E-Akreditasi adalah betul dan tepat dan menentukan
wujudnya ciri-ciri kawalan dalaman serta objektif yang
ditetapkan dapat dicapai terhadap kedua-dua sistem ini.
4 Auditan Terhadap
Keberkesanan Projek Audit
Prestasi Akademik (APA)
Memastikan Projek Audit Prestasi Akademik ini telah
mencapai objektif yang ditetapkan.
19 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
5 Auditan Pengurusan Tuntutan
Elaun Lebih Masa
Menentukan sama ada pengurusan tuntutan elaun lebih
masa telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan
yang ditetapkan.
6 Mesyuarat Jawatankuasa
Audit
Mengendalikan Mesyuarat Jawatankuasa Audit sekurang –
kurangnya 4 kali setahun seperti yang ditetapkan dalam
Surat Pekelilin Am Bil.3 Tahun 1998.
45
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Jadual 6: Rancangan Kerja Unit Audit Dalam Bagi Tahun 2012
BIL. PERKARA TEMPOH
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS
1 Penyediaan Laporan Tahunan UAD 2011
2 Auditan Proses Permohonan Akreditasi
Di Bahagian Sains Sosial
3
Auditan Pengurusan Pengkalan Data
Institusi Pengajian Tinggi (PDIPT) Dan
E-Akreditasi
4 Auditan Terhadap Keberkesanan Projek
Audit Prestasi Akademik (APA)
5 Auditan Pengurusan Tuntutan Elaun
Lebih Masa
6 Mesyuarat Jawatankuasa Audit
45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Dengan kerjasama dan sokongan yang telah diberikan oleh semua pihak di MQA, semua aktiviti-aktiviti
yang dirancang oleh Unit Audit Dalam sepanjang tahun 2012 telah berjaya dilaksanakan dengan
sempurna. Kesemua empat aktiviti pengauditan telah berjaya diselesaikan iaitu Auditan Proses
Permohonan Akreditasi di Bahagian Sains Sosial, Auditan Sistem Pengkalan Data Institut Pengajian
Tinggi (PDIPT) dan E-Akreditasi, Auditan Pengurusan Swaakreditasi dan Auditan Pengurusan Elaun
Lebih Masa.
Disamping itu, Laporan Tahunan Audit Dalam 2011 juga telah dapat disediakan dan diedarkan serta
Mesyuarat Jawatankuasa Audit dapat dilaksanakan sebanyak empat kali bagi membincangkan perkara
berbangkit dari dapatan Audit.
Pencapaian Rancangan Audit bagi tahun 2012 seperti yang diperincikan dalam Jadual 7 dan Carta 1
berikut :-
Jadual 7 : Kemajuan Pelaksaan Aktiviti / Program UAD
Bil. Aktiviti / Program Perancangan
Pencapaian Kuantiti Masa
1 Laporan Tahunan Audit Dalam 2011 1 aktiviti Jan – Feb
2011
Laporan Tahunan Audit Dalam
telah diedarkan pada 18 April
2013
2 Auditan Proses Permohonan
Akreditasi di Bahagian Sains Sosial
1 aktiviti Mac – Mei
2012
Auditan telah selesai dijalankan
dan laporan pemerhatian telah
dikeluarkan pada 23 Mei 2012
3 Auditan Sistem Pengkalan Data
Institut Pengajian Tinggi (PDIPT) dan
E-Akreditasi
1 aktiviti Jun – Julai
2012
Auditan telah selesai dijalankan
dan laporan pemerhatian telah
dikeluarkan pada 16 Ogos 2012
4 Auditan Pengurusan Swaakreditasi 1 aktiviti Sept – Nov
2012
Auditan telah selesai dijalankan
dan laporan pemerhatian telah
dikeluarkan pada 26 November
2012
5 Auditan Pengurusan Elaun Lebih
Masa
1 aktiviti Nov – Dis
2012
Auditan telah selesai dijalankan
dan laporan pemerhatian telah
dikeluarkan pada 15 Januari 2013
6 Mesyuarat Jawatankuasa Audit 4 aktiviti Mac – Dis
2012
Mesyuarat telah diadakan pada
bulan Mac, Jun, Oktober dan
Disember 2012
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012 45
Carta 1 : Pencapaian Berdasarkan Aktiviti
Disamping itu, Unit Audit Dalam juga telah berjaya melaksanakan program-program tambahan
sepanjang tahun 2012 seperti di Jadual 8 berikut:
Jadual 8 : Program-program Tambahan Unit Audit Dalam
BIL AKTIVITI/PROGRAM
1 Program Lawatan Sambil Belajar Politeknik Port Dickson Negeri
Sembilan;
2 Program Mentor Menti;
3 Penyediaan Peraturan Penubuhan Jawatankuasa Audit;
4 Semakan Draf Peraturan Kewangan Dan Perakaunan MQA; dan
5 Semakan Draf Peraturan Pengurusan Aset MQA.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun
2011
Aud. Proses Permohonan Akreditasi di
Bahagian Sains Sosial
Aud. Pengurusan
Pangkalan Data Institusi
Pengajian Tinggi (PDIPT) dan e-
Akreditasi
Aud. Pengurusan
Swaakreditasi
Aud. Pengurusan Elaun Lebih
Masa
Mesyuarat Jawatankuasa
Audit
PENCAPAIAN RANCANGAN AUDIT TAHUN 2012
45 Laporan Tahunan Unit Audit Dalam MQA Tahun 2012
Pada 19 Mac 2012, Unit Audit Dalam MQA telah memberi ruang kepada Politeknik Port Dickson
untuk membuat lawatan sambil belajar ke MQA, khususnya ke Unit Audit Dalam. Seramai 50 orang
pelajar dari Fakulti Perakaunan dan 3 orang Pensyarah telah menghadiri lawatan sambil belajar
bertujuan untuk mempelajari Pengajian Pengauditan disamping memberi pendedahan kepada
pensyarah dan pelajar mengenai fungsi utama MQA iaitu:
Melaksanakan dan mengemaskinikan Kerangka Kelayakan Malaysia;
Mengakredit program, kelayakan dan pemberi pendidikan tinggi;
Menjalankan audit institusi dan mengkaji semula program, kelayakan dan pemberi
pendidikan tinggi;
Mengadakan dan menyenggarakan sesuatu daftar untuk mendaftarkan program,
kelayakan dan pemberi pendidikan tinggi.
Penolong Pengarah Unit Hal Ehwal Awam Dan Antarabangsa (UHEAA) telah
dipertanggungjawabkan untuk menyampaikan ceramah mengenai fungsi MQA manakala Ketua
Audit Dalam bertanggungjawab menyampaikan maklumat mengenai Unit Audit Dalam. Selain itu,
para pelajar juga diberi pendedahan berkenaan peranan Audit Negara serta Carta Organisasi
Kerajaan Persekutuan. Majlis diakhiri sesi soal jawab agar pelajar dapat mengutarakan persoalan
yang memerlukan penjelasan lanjut. Berikut adalah atur cara program beserta gambar-gambar
program Lawatan Sambil Belajar Politeknik Port Dickson:
Aturcara Program Lawatan Sambil Belajar
Politeknik Port Dickson
8.30 pg Ketibaan & Jamuan Ringan
9.00 pg Kata Aluan dari Ketua Audit Dalam
9.10 pg Persembahan Video MQA
9.20 pg Penerangan Mengenai Fungsi MQA
9.40 pg Apa Itu Audit ?
9.45 pg Persembahan Slaid Mengenai Audit Dalam
11.30 pg Carta Organisasi Kerajaan Persekutuan
11.45 pg Peranan Audit Negara
12.00 tgh Sesi Soal Jawab
12.15 tgh Penyampaian Cenderahati / Ucapan Balas
12.30 tgh Sesi Bergambar
12.45 tgh Makan Tengah Hari
2.00 ptg Bersurai
Buku Program Lawatan Sambil Belajar Politeknik Port Dickson
45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Program Lawatan Sambil Belajar Pelajar Fakulti Perakaunan Politeknik Port Dickson
Ketua Unit Audit Dalam menyampaikan ceramah mengenai peranan dan fungsi
Audit Dalam
Penolong Pengarah Unit Hal Ehwal Awam Dan Antarabangsa menyampaikan ceramah
mengenai fungsi MQA
Penyampaian cenderamata oleh Ketua Unit Audit Dalam kepada
Pensyarah Politeknik Port Dickson
Tiga orang Pensyarah yang mengiringi pelajar-pelajar dari Politeknik Port Dikcson
45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Program Lawatan Sambil Belajar Pelajar Fakulti Perakaunan Politeknik Port Dickson
Pegawai-pegawai Yang Terlibat Dalam Menjayakan Lawatan
Gambar para pelajar sedang fokus dengan mendengar ceramah yang disampaikan oleh
Ketua Audit Dalam, MQA
Pelajar sedang menikmati jamuan pagi dan tengahari yang disediakan oleh Unit Audit Dalam, MQA
45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Program Mentor-Menti ini dilaksanakan di Agensi Kelayakan Malaysia
(MQA) bertujuan untuk memberi kefahaman kepada pegawai /
kakitangan baru mengenai core-business MQA serta tatacara kerja
yang berkaitan. Jangka masa bagi pelaksanaan program ini adalah
selama enam (6) bulan. Oleh itu pegawai yang dilantik untuk
membimbing pegawai / kakitangan baru bertanggungjawab dalam
memberi tunjuk ajar dalam proses kerja Bahagian / Unit masing-
masing.
Unit Audit Dalam telah diberi kepercayaan untuk melaksanakan Program Mentor – Menti untuk seorang
pegawai baru, Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 pada 3 September 2012.
Ketua Audit Dalam telah menyediakan Perancangan Program Mentor – Menti seperti berikut :
1) Memberi kefahaman kepada Menti :
Visi dan Misi Unit Audit Dalam;
Piagam Pelanggan Unit Audit Dalam;
Nilai – Nilai Teras Unit Audit Dalam;
Penubuhan dan Skop Unit Audit Dalam;
Objektif Unit Audit Dalam; dan
Carta Organisasi Unit Audit Dalam dan Kedudukan Menti.
2) Mengaturkan Senarai Tugas dan Fail Meja Menti dan tanggungjawabnya.
3) Menjelaskan peranan Unit Audit Dalam seperti yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Am Bil. 3
Tahun 1998.
27 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
4) Menjelaskan Proses Kerja Pelaporan Pengauditan.
5) Memberi sebahagian tugasan pengauditan iaitu melaksanakan Auditan Pengurusan
Swaakreditasi dengan memberi penjelasan perkara berikut :
Objektif pengauditan;
Skop dan Metodologi Pengauditan;
Semakan Kawalan Auditan;
Perkara yang perlu difokus untuk mendapatkan isu pemerhatian;
Membuat analisis terhadap data dan maklumat yang diterima; dan
Cara-cara menulis Laporan Pemerhatian.
Menti telah memahami dengan baik bidang tugas Audit Dalam. Selain itu, Menti juga telah berjaya
melaksanakan Auditan dan dapat menyediakan Laporan Pemerhatian dengan baik serta berjaya
membangkitkan perkara penting untuk penambahbaikan.
28
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Unit Audit Dalam telah diminta untuk menyediakan Manual Peraturan Jawatankuasa Audit (Standard
Operating Procedure – SOP) yang merupakan antara perkara yang dimuatkan dalam Peraturan
Kewangan dan Perakaunan MQA (SOP) dimana Bahagian Kewangan sedang dalam proses
penyediaan SOP Kewangan.
Manual Peraturan (SOP) Jawatankuasa Audit Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) mengandungi
perkara berikut :
i) Keanggotaan
Menurut Perkara 5.17 Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998 dan Seksyen 20 Akta
Agensi Kelayakan Malaysia (Akta 679), Jawatankuasa Audit boleh dianggotai 3 hingga 5
ahli terdiri daripada Ahli Lembaga Pengarah Bukan Eksekutif yang dilantik oleh Majlis
Agensi Kelayakan Malaysia. Pelantikan ini diuruskan oleh Unit Keurusetiaan Majlis.
Jawatankuasa Audit boleh melantik di kalangan mereka seorang Pengerusi. Mana – mana
ahli boleh menjadi Pengerusi Jawatankuasa Audit sekiranya Pengerusi yang dilantik tidak
dapat menghadiri mesyuarat.
ii) Fungsi Utama Jawatankuasa Audit Agensi Kelayakan Malaysia
Mengkaji keperluan Unit Audit Dalam;
Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem kawalan dalam;
Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Unit Audit Dalam yang meliputi skop kerja, jadual,
keanggotaan, serta penyelarasan di antara Audit Dalam dan Audit Luar;
Mengkaji laporan daripada Audit Dalam dan Audit Luar dan memperakukan tindakan
susulan;
Mengkaji dan menasihat Majlis Agensi Kelayakan Malaysia berhubung dengan penyata
kewangan, prospektus dan laporan – laporan kewangan lain yang dikeluarkan;
Mengkaji dan menasihat Majlis Agensi Kelayakan Malaysia berhubung maklumat prestasi
aktiviti Agensi Kelayakan Malaysia tertakluk kepada auditan dan perkara lain yang
melibatkan tanggungjawab Agensi Kelayakan Malaysia.
Mengesan pematuhan kepada apa – apa peraturan yang ditetapkan oleh Majlis Agensi
Kelayakan Malaysia serta tatakelakuan pegawai / kakitangan dan mengambil daya usaha
menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam Agensi Kelayakan Malaysia;
29
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Memastikan bahawa Agensi Kelayakan Malaysia sentiasa mengubahsuai pelaksanaan
kerja selaras dengan perubahan iktisas yang berlaku dalam bidang perakaunan seperti
pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa Piawaian Perakaunan
Antarabangsa;
Melaksanakan fungsi – fungsi yang ditetapkan oleh Majlis Agensi Kelayakan Malaysia dari
semasa ke semasa; dan
Melaporkan kepada pihak pengurusan Agensi Kelayakan Malaysia mengenai kakitangan
yang didapati telah melakukan sebarang penyelewengan, untuk tindakan yang sesuai.
iii) Pembentangan Laporan
Pengerusi atau mana- mana Ahli Jawatankuasa Audit hendaklah membentangkan di Mesyuarat
Majlis Agensi Kelayakan Malaysia laporan Audit yang telah dibentangkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Audit.
iv) Mesyuarat Jawatankuasa Audit
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Audit 4 kali setahun atau mengikut kesesuaian. Ketua
Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan Jawatankuasa Audit.
v) Bayaran Elaun Kehadiran Mesyuarat
Jawatankuasa Audit, tertakluk kepada Peraturan Kewangan yang berkuatkuasa dibayar elaun
atas kehadiran Mesyuarat Jawatankuasa Audit.
30 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Jawatankuasa Audit sedang berbincang perkara berbangkit dalam Laporan Audit pada Mesyuarat Jawatankuasa Audit
Unit Audit Dalam adalah bertanggungjawab untuk menjadi urusetia bagi Mesyuarat Jawatankuasa
Audit berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Mesyuarat Majlis MQA melantik
Jawatankuasa Audit MQA yang terdiri daripada 3 orang ahli. Keanggotaan Ahli Jawatankuasa Audit
MQA tersebut adalah seperti di Jadual 9 berikut:
Jadual 9 : Ahli Jawatankuasa Audit
BIL NAMA JAWATAN TARIKH LANTIKAN
1 Dato‟ Dr. Adnan Alias Pengerusi 25 November 2010
2 Datuk Dr. Parmjit Singh Ahli 29 April 2010
3 Prof. Datuk Dr. Khaw Lake Tee Ahli 29 April 2010
Mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi tahun 2012 telah diadakan sebanyak empat kali dan maklumat
terperinci berkenaan mesyuarat tersebut adalah seperti di Jadual 10 berikut:
Jadual 10 : Mesyuarat Jawatankuasa Audit MQA tahun 2012
BIL BIL.
MESYUARAT
TARIKH
MESYUARAT
KEHADIRAN
AHLI JAWATANKUASA AUDIT
1 1/2012 6 Mac 2012 i. Datuk Dr. Parmjit Singh (Pengerusi)
ii. Dato‟ Dr. Adnan Alias
iii. Prof. Datuk Dr. Khaw Lake Tee
2 2/2012 29 Jun 2012 i. Dato‟ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)
ii. Datuk Dr. Parmjit Singh
iii. Prof. Datuk Dr. Khaw Lake Tee
3 3/2012 18 Oktober 2012 i. Dato‟ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)
4 4/2012 14 Disember 2012 i. Dato‟ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)
ii. Datuk Dr. Parmjit Singh
31 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 4/2012 yang diadakan di Bilik Anggerik Suite 1 & 2, Hilton
Petaling Jaya pada 14 Disember 2012
32 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
33 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
1. LATAR BELAKANG
Bahagian Akreditasi Sains Sosial (BASS) merupakan salah satu bahagian di Sektor Jaminan
Kualiti, Agensi Kelayakan Malaysia. Bahagian Akreditasi Sains Sosial diketuai oleh Pengarah
Bahagian Gred M54 yang dibantu oleh 37 orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini
dibahagikan kepada tiga Unit, iaitu Unit Sains Sosial 1, Unit Sains Sosial 2 dan Unit Sains
Sosial 3.
Bahagian Akreditasi Sains Sosial bertanggungjawab dalam memproses permohonan
pengendalian program yang berkaitan dengan bidang Sains Sosial di peringkat Provisional
Akreditasi, Perakuan Akreditasi dan Kursus Jangka Pendek.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif Auditan adalah untuk menentukan sama ada proses permohonan Akreditasi telah
dilaksanakan mengikut tempoh piagam pelanggan.
3. PENEMUAN AUDIT
3.1 Polisi Jaminan Kualiti
Semakan Audit mendapati Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Akreditasi Sains Sosial
adalah menyeluruh merujuk kepada 11 perkara berikut:
Secara keseluruhannya, pencapaian Bahagian Akreditasi Sains Sosial dalam
memproses permohonan penilaian Akreditasi dan Provisional Akreditasi adalah
baik. Pencapaian ini merupakan sumbangan dari pegawai di bahagian ini yang
telah menjalankan tugas mereka dengan penuh komitmen walaupun mereka
dibebani dengan tugasan memproses permohonan melebihi Sasaran Kerja
Tahunan dan juga tugas-tugas lain.
34 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Rajah 1 : Polisi Jaminan Kualiti
3.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti
Semakan Audit mendapati bahawa semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan
Kualiti diletakkan dan disimpan di dalam fail khas seperti Memo-memo Ketetapan
MJA dan dasar-dasar yang difailkan dengan teratur bagi memudahkan pencarian dan
mendapatkan maklumat. Selain itu, terdapat juga Arahan / Pekeliling dan Dasar
Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman web MQA untuk rujukan dan makluman
semua pegawai dan pengguna. Unit Dasar juga telah mengeluarkan Kompilasi Dasar
2011 pada 29 Disember 2011 sebagai rujukan pegawai MQA.
3.3 Carta Organisasi dan Perjawatan
Jadual 11 : Carta Organisasi dan Perjawatan Bahagian Akreditasi Sains Sosial
BIL PERKARA DILULUSKAN DI ISI
1 Pengarah Bahagian (N54) 1 1
2 Ketua Penolong Pengarah (N52) 1 1
3 Ketua Penolong Pengarah (N48) 2 2
4 Penolong Pengarah Kanan (N44) 3 3
5 Penolong Pengarah (N41) 15 14
6 Pembantu Khas (N27) 1 1
7 Penyelia Pembantu Tadbir (N22) 1 1
8 Pembantu Tadbir (N17) 14 14
Jumlah 38 37
Akta Agensi Kelayakan Malaysia
Kerangka Kelayakan Malaysia
Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA)
Garis Panduan Kriteria dan Standard Program
Diploma Eksekutif
Standard Program Undang-undang dan
Syariah
Kod Bidang Pengajian Negara
(National Education CodeManual)
Nilai Taraf Kelayakan
MS ISO PK 02 dan MS ISO PK 03
(Proses Permohonan Akreditasi Sementara
dan Penuh)
Guidelines to GoodPractices: APEL
Guidelines to GoodPractices:
Open and DistanceLearning
Memo Ketetapan MJA
35 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Semakan Audit mendapati Bahagian Akreditasi Sains Sosial mempunyai carta
organisasi yang jelas, di mana ia dibahagikan kepada tiga unit iaitu Unit Sains Sosial
1, Unit Sains Sosial 2 dan Unit Sains Sosial 3. Bahagian Akreditasi Sains Sosial
mempunyai 38 perjawatan yang diluluskan dan diketuai oleh Pengarah Bahagian gred
N54. Semua jawatan ini telah diisi kecuali satu jawatan yang masih belum di isi iaitu
jawatan Penolong Pengarah (N41) di Unit Sains Sosial 1.
3.3 Fail Meja
Semakan terhadap 15 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan dan mendapati
Fail Meja berkenaan telah disediakan di mana 7 Fail Meja telah mematuhi 14 perkara
yang ditetapkan namun 8 Fail Meja lagi tidak mematuhi 14 perkara yang ditetapkan
iaitu tidak dilengkapkan dengan Senarai Borang yang digunakan.
3.4 Latihan
Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di Bahagian Akreditasi Sains Sosial telah
menghadiri latihan dan kursus bagi meningkatkan tahap pengetahuan dan kemahiran
pegawai dari peringkat atasan hinggalah bawahan. Walau bagaimanapun terdapat
seorang pegawai yang tidak mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6
Tahun 2005 iaitu memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan latihan
sekurang-kurangnya 7 hari setahun.
MAKLUM BALAS AUDITI
Tindakan pembetulan telah diambil: 8 Fail Meja tersebut telah dilengkapkan
dengan Senarai Borang yang digunakan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Akreditasi Sains Sosial mengambil maklum akan perkara ini. Pegawai tersebut telah mengambil cuti bersalin dari 15 Okt 2010 hingga 14 Jan 2011.
36 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.5 Pelan Strategik
Secara keseluruhannya semakan Audit mendapati Bahagian Akreditasi Sains Sosial
bersama Bahagian Akreditasi yang lain telah dapat mencapai peratus program matang
yang mendapat Perakuan Akreditasi daripada MQA kerana tahap pencapaian diukur
merangkumi semua Bahagian Akreditasi.
Bahagian Akreditasi Sains Sosial juga telah berusaha memenuhi Perancangan
Strategik MQA 2010-2015 dengan menetapkan Sasaran Kerja Tahunan bahagian.
Penetapan Sasaran Kerja Tahunan menjelaskan hala tuju strategik dan rangka kerja
bahagian bagi pelaksanaan dan pelan tindakan yang akan diambil untuk
merealisasikan objektif bahagian. Penetapan Sasaran Kerja Tahunan Bahagian
Akreditasi Sains Sosial adalah selaras dengan keperluan Perancangan Strategik MQA
dan memenuhi keperluan semasa dan jangka panjang MQA.
3.6 Bebanan Tugas
Semakan Audit mendapati Bahagian Akreditasi Sains Sosial mempunyai 20 pegawai
dan 13 pembantu tadbir dalam memproses semua jenis permohonan Akreditasi seperti
Akreditasi Sementara, Akreditasi dan Kursus Jangka Pendek.
Fail- fail Permohonan Akreditasi Yang Sedang Diproses
37 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Rajah 3 : Jumlah Permohonan Yang Perlu Diproses Oleh Pegawai Setahun
Dibandingkan Dengan Sasaran Kerja Tahunan
Rajah 4 : Jumlah Permohonan Yang Diproses Setahun Oleh Pembantu Tadbir
Yang Menjalankan Tugas Untuk Dua Pegawai
20 25
10
25
48
8
0
20
40
60
Permohonan Akreditasi Penuh
Permohonan Akreditasi Sementara
Permohonan Kursus Jangka Pendek dll
Norma ketetapan Pelaksanaan sebenar
55
100
Jumlah Permohonan Yang Perlu Diproses Mengikut SKT
Jumlah Permohonan Yang Diuruskan Setahun
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Akreditasi Sains Sosial telah membuat beberapa cadangan di
Naziran Perjawatan agar isu bebanan kerja dapat diatasi di peringkat
Pembantu Tadbir dan juga pegawai. Selain itu, Bahagian Akreditasi Sains
Sosial menjawab 500 surat setahun, 40% surat adalah berkaitan penambahan,
perubahan atau pindaan syarat kelayakan masuk. Bahagian ini mencadangkan
surat berkaitan kelayakan masuk ini diuruskan oleh Pengurusan Pengajian
Tinggi Swasta (PPTS), KPTM tanpa dipanjangkan kepada MQA.
38 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.7 Simpanan Fail Permohonan
Semakan Audit mendapati setiap pegawai dan pembantu tadbirnya menyimpan 30
hingga 50 fail permohonan yang sedang diproses pada sesuatu masa maka fail ini
disimpan bersama mereka bagi memudahkan capaian. Fail-fail ini disimpan untuk
tempoh antara 6 hingga 12 bulan atau lebih setahun dan ianya disimpan di mana-
mana ruangan yang ada kerana ruangan di tempat pegawai dan pembantu tadbir tidak
mencukupi. Fail-fail permohonan sedia ada akan terus ditambah dengan fail-fail
permohonan yang baru secara berterusan sepanjang tahun.
Fail permohonan yang disimpan berdekatan dengan pegawai
bagi memudahkan capaian
3.8 Keperluan Peralatan
Semakan Audit mendapati nisbah penggunaan printer secara guna sama sedia ada di
Bahagian Akreditasi Sains Sosial adalah 1:11 berbanding yang ditetapkan oleh
Bahagian Teknologi Maklumat iaitu 1:8. Oleh itu, Bahagian Akreditasi Sains Sosial
amat memerlukan tambahan printer kerana staf yang ramai. Adalah dicadangkan
tambahan sekurang-kurangnya 2 printer untuk memudahkan urusan tugas di bahagian
ini.
39 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Printer yang diguna pakai bersama pegawai-pegawai di
Bahagian Akreditasi Sains Sosial
3.9 Pencapaian Keseluruhan Memproses Program bagi tahun 2011
Jadual 12 : Permohonan Yang Selesai Diproses Oleh
Bahagian Akreditasi Sains Sosial
Status Akreditasi Provisional Akreditasi Penuh
Jumlah Peratus Jumlah Peratus
Selesai Dalam Tempoh Piagam 298 98% 275 99%
Selesai Luar Tempoh Piagam 6 2% 3 1%
Jumlah 533 100% 493 100%
Unit Audit Dalam telah menjalankan semakan terhadap 19 fail permohonan Akreditasi
berdasarkan permohoanan Akreditasi yang telah dinilai pada tahun 2011. Secara
keseluruhannya, semakan Audit mendapati proses penilaian telah dilaksanakan
mengikut amalan yang ditetapkan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Akreditasi Sains Sosial telah pun membuat cadangan kepada JPICT
pada 21 April 2010 untuk penambahan printer tetapi maklum balas diperoleh pada
masa itu MQA tiada peruntukan kewangan.
Gambarajah menunjukkan printer yang digunakan secara gunasama
40 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Selain itu, semakan Audit juga mendapati, dokumen yang berkaitan juga telah di
simpan di dalam fail dengan kemas dan teratur dan ini memudahkan semakan
terhadap dokumen yang berkaitan. Maklumat terperinci berkenaan 19 sampel fail yang
disemak dan Pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 13 berikut:
Jadual 13 : Sampel Audit bagi Fail Permohonan Akreditasi
BIL PENEMUAN AUDIT NO RUJUKAN
1 Dalam Tempoh Piagam A10099, A1839, A6325, A7302, A8455,
A9106, A9286, A9314, A10004, A10652
2 Penangguhan lawatan ke semester akan
datang
A9390
3 Kes pertimbangan / Syarat penambahbaikan A7877, A9312
4 Maklum balas dari Pemberi Pengajian Tinggi
melebihi dari tempoh yang ditetapkan
A8969
5 Sukar mendapatkan tarikh lawatan yang
sesuai
A9512, A9513, A9514, A9515, A9748
6 Ahli Panel Penilai gagal menyerahkan
Laporan Akhir dalam tempoh yang
ditetapkan
A7877
Semakan Audit terhadap fail tersebut, mendapati proses penilaian yang melebihi
tempoh piagam pelanggan adalah disebabkan perkara-perkara berikut:
Pemberi Pengajian Tinggi memohon penangguhan bagi mengadakan lawatan
akreditasi.
Pemberi Pengajian Tinggi memohon penangguhan untuk memberi laporan
maklum balas.
Isu berkaitan Ahli Panel Penilai iaitu mereka gagal untuk memberi maklum balas
dalam tempoh yang ditetapkan.
Kesukaran mendapatkan tarikh lawatan yang sesuai bagi semua pihak yang
terlibat.
Program yang dinilai mendapat keputusan pertimbangan, oleh itu tempoh
diperlukan untuk memenuhi syarat pertimbangan.
41 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Adalah didapati sebab-sebab kelewatan di atas adalah perkara yang berada di luar
kawalan MQA, Oleh itu adalah wajar program ini tidak disenaraikan sebahagian dari
statistik lewat. Selain itu, bagi isu Ahli Panel Penilai, Audit Dalam berpandangan
bahawa satu ikatan kontrak yang jelas perlu diwujudkan di antara MQA dan Ahli Panel
Penilai supaya kedua-dua pihak adalah jelas mengenai obligasi masing-masing dalam
proses penilaian dan seterusnya dapat meningkatkan profesionalisme dalam
menjalankan tugas.
3.10 Perbezaan Data dari Database dan Maklumat di Bahagian Akreditasi Sains Sosial
Jadual 14 : Perbezaan Data dari Database dan Bahagian Akreditasi Sains Sosial
Permohonan
Data
Perbezaan
Database Bahagian Akreditasi
Sains Sosial
Provisional Akreditasi 573 533 40
Akreditasi 499 493 6
Sampel Audit adalah berdasarkan data berkenaan permohonan untuk Provisional
Akreditasi dan Akreditasi yang diterima bagi tahun 2011 dari Bahagian Teknologi
Maklumat dan juga Bahagian Akreditasi Sains Sosial.
MAKLUM BALAS AUDITI
Asas perkiraan selesai dalam tempoh piagam adalah berdasarkan kepada bilangan
program yang telah selesai. Permohonan yang belum selesai tidak boleh diambil kira
kerana setiap permohonan Akreditasi Provisional mempunyai masa selama 3 bulan 3
minggu untuk diselesaikan dan bagi permohonan Akreditasi masa selama 7 bulan
untuk diselesaikan. Malahan ada sesetengah permohonan yang baru diterima satu
atau dua bulan sahaja.
42 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Semakan Audit mendapati perbezaan data boleh berlaku kerana dokumen diterima
bagi tahun 2011 oleh Bahagian Teknologi Maklumat adalah berdasarkan tarikh
penerimaan dokumen oleh Bahagian Pendaftaran manakala data dari Bahagian
Akreditasi Sains Sosial adalah berdasarkan tarikh dokumen diterima oleh Bahagian
tersebut.
Kawalan kepada data yang dimasukkan perlu diperkemas bagi memastikan ciri-ciri
kawalan dalaman wujud. Selain itu, memandangkan Bahagian Akreditasi Sains Sosial
tidak mengambil kira kelewatan tempoh penilaian yang disebabkan oleh faktor-faktor di
luar kawalan bahagian seperti penangguhan lawatan atau kelewatan memberi maklum
balas oleh Pemberi Pengajian Tinggi dan beberapa sebab lain maka perkara ini juga
sepatutnya dapat dilihat di database supaya data atau statistik yang dikeluarkan oleh
sistem lebih tepat dan dapat mengambil kira faktor-faktor tersebut.
3.11 Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Sub Bidang
Jadual 15 : Permohonan di Bahagian Akreditasi Sains Sosial Mengikut Sub
Bidang bagi Tahun 2011
BIL SUB BIDANG JUMLAH PERATUS
1 Pengurusan/Pentadbiran 118 24
2 Perniagaan 95 18
3 Perakaunan 88 17
4 Pelancongan dan Perhotelan 62 12
5 Pemasaran 23 5
6 Kewangan 21 4
7 Sains Sosial 13 3
8 Kesetiausahaan 12 2
9 Perundangan 11 2
10 Seni Kulinari 10 2
11 Perbankan 9 2
12 Keusahawanan 8 2
13 Pengangkutan 7 1
14 Perdagangan 5 1
15 Sains Sukan 4 1
16 Ekonomi 4 1
17 Pembangunan Manusia 4 1
18 Pengurusan Acara 3 1
19 Hartanah/Pengurusan Harta 2 1
JUMLAH 499 100%
43 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Semakan Audit juga mendapati bahawa terdapat seramai 50 orang Ahli Panel Penilai
bagi sub bidang Pengurusan/Pentadbiran. Walau bagaimanapun Ahli Panel Penilai
yang aktif di bawah sub bidang ini ialah seramai 28 orang sahaja. Oleh itu,
dicadangkan agar Bahagian Akreditasi Sains Sosial memastikan Ahli Panel Penilai
bagi sub bidang yang mempunyai permohonan yang tinggi adalah mencukupi. Ini
adalah untuk menghindari masalah kekurangan Ahli Panel Penilai berlaku dan
seterusnya boleh menyebabkan Piagam Pelanggan MQA tidak dapat dipenuhi.
Dokumen – dokumen permohonan Akreditasi yang sedang diproses
44 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
4.12 Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Peringkat Pengajian
Semakan Audit mendapati permohonan Akreditasi yang tertinggi bagi tahun 2011
berdasarkan data dari database adalah bagi peringkat Diploma iaitu 252 permohonan
atau 50 peratus. Ini diikuti oleh permohonan Akreditasi bagi peringkat Ijazah Sarjana
Muda iaitu 134 permohonan atau 27 peratus. Permohonan ketiga tertinggi ialah di
peringkat Sijil diikuti Ijazah Sarjana Muda dan PhD, masing sebanyak 58 permohonan,
42 permohonan dan 13 permohonan.
Rajah 5 : Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Sub Bidang bagi Tahun
2011 di Bahagian Akreditasi Sains Sosial
4.13 Lawatan Penilaian Program Untuk Perakuan Akreditasi
Jadual 16 : Senarai Lawatan Untuk Auditan Proses Permohonan Akreditasi Di Bahagian Akreditasi Sains Sosial
BIL TARIKH NAMA PROGRAM
PEMBERI
PENGAJIAN
TINGGI
1 17-18 April 2012
(Selasa – Rabu)
Level 3 Private Secretary‟s Diploma (LCCIIQ)
UK (A 11743) dan Level 3 Diploma in Business
Studied (LCCIQ) UK (A 11744)
PTPL Penang
2 24-25 April 2012
(Selasa – Rabu) Bsc (Hons) Business Admin (A 9964) Taylor‟s PJ
58
252
134
42
13
Sijil
Diploma
Ijazah Sarjana Muda
Ijazah Sarjana
PhD
45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Lawatan Audit mendapati proses penilaian program seperti di atas telah dilaksanakan
dengan teratur bagi menguji pernyataan, penghuraian, kesimpulan dan tindakan
penambahbaikan yang dicadangkan, sebagaimana terkandung dalam Dokumen MQA
02 yang dikemukakan oleh Pemberi Pengajian Tinggi. Ahli Panel Penilai yang
berprofesional dan berpengalaman dapat memudahkan semakan dan pengesahan
terhadap 9 bidang utama mengikut kehendak Codes Of Practice (COPPA).
Lawatan Penilaian bersama Ahli Panel Penilai, Pegawai MQA dan Ketua Audit Dalam
di PTPL Penang
Lawatan Penilaian bersama Ahli Panel Penilai, Pegawai MQA dan Ketua Audit Dalam di Taylor’s Petaling Jaya
46 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat pencapaian Bahagian Akreditasi Sains Sosial
dalam memproses permohonan penilaian Akreditasi dan Provisional Akreditasi adalah baik.
Pencapaian ini merupakan sumbangan dari pegawai di bahagian ini yang telah menjalankan tugas
mereka dengan penuh komitmen walaupun mereka dibebani dengan tugasan memproses permohonan
melebihi Sasaran Kerja Tahunan dan juga tugas-tugas lain seperti menyelaras dan membuat
pembetulan Laporan Ahli Panel Penilai, menyelaras maklumat Instrumen, menyediakan Surat Syor,
Input Data untuk Kronologi Program, menjawab surat-surat luar di samping menjadi urus setia
Mesyuarat Jawatankuasa Semakan secara bergilir serta menyediakan laporan untuk Mesyuarat
Jawatankuasa Akreditasi dan Mesyuarat Jawatankuasa Semakan.
Namun begitu faktor luaran seperti kelewatan dipihak Ahli Panel Penilai dan Pemberi Pengajian Tinggi
sendiri yang menyebabkan proses permohonan melebihi tempoh piagam pelanggan perlu dilihat
semula oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk mengatasi masalah ini. Adalah dicadangkan
pengarah bahagian memantau semua fail permohonan untuk melihat outstanding jobs yang belum
selesai dan membuat follow-ups untuk memastikan semua permohonan adalah dalam track tempoh
piagam pelanggan serta berusaha menyelesaikan masalah yang dihadapi.
Selain itu, Audit Dalam juga ingin menekankan agar setiap Bahagian yang terlibat dengan kemasukan
data ke database perlu melakukannya dengan betul dan kemas kini agar data yang dikeluarkan adalah
tepat (reliable) dan boleh digunakan pada bila-bila masa. Selain itu, Bahagian Teknologi Maklumat
perlu terus melakukan penambahbaikan kepada sistem e-Akreditasi yang dibangunkan agar ia dapat
memenuhi keperluan semua pihak yang menggunakan sistem tersebut.
47 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
1. LATAR BELAKANG
Bahagian Teknologi Maklumat telah membangunkan PDIPT bertujuan untuk merekodkan
segala urusan berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat Kelulusan,
Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh. Sistem ini telah
dibangunkan menggunakan Microsoft Access 97 pada tahun 1997 dan telah digunakan
untuk tempoh 15 tahun.
Pada tahun 2010, e-Akreditasi iaitu satu sistem baru telah diperkenalkan bertujuan untuk
menggantikan fungsi PDIPT. Sistem ini telah dibangunkan sejak tahun 2007 dengan
menggunakan perisian MS SQL dan Adobe Coldfusion.
Kedua-dua sistem ini dimulakan dengan pendaftaran program pengajian di Unit
Pendaftaran, urusan penilaian program pengajian di Sektor Jaminan Kualiti, urusan
Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi di Unit Keurusetiaan Majlis dan maklumat
pembayaran honorarium kepada Ahli Panel Penilai diselenggarakan oleh Bahagian
Kewangan. Sistem ini juga digunakan untuk tujuan pengeluaran laporan dan statistik
berkaitan penilaian program pengajian yang dijalankan.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan integriti data iaitu data yang dikeluarkan oleh
PDIPT dan e-Akreditasi adalah betul dan tepat dan menentukan wujudnya ciri-ciri kawalan
dalaman serta objektif yang ditetapkan dapat dicapai terhadap kedua-dua sistem.
48 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3. PENEMUAN AUDIT
Contoh paparan Sistem e-Akreditasi
Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat Pengurusan PDIPT dan
e-Akreditasi adalah memuaskan dan masih ada ruang untuk penambahbaikan.
Objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-Akreditasi telah tercapai kerana
kedua-dua sistem itu berfungsi untuk merekodkan segala urusan berkaitan proses
penilaian program.
49 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.1 Perancangan
Semakan Audit mendapati terdapat kelemahan dari segi aspek merekodkan dan
menyimpan dokumen berkaitan perancangan. Ini adalah kerana Bahagian Teknologi
Maklumat memaklumkan bahawa fail ada diwujudkan tetapi tiada dokumen disimpan
di dalamnya. Oleh itu adalah sukar untuk mengesahkan sama ada aspek perancangan
projek telah dijalankan.
3.2 Pencapaian Objektif Pembangunan Sistem PDIPT dan e-Akreditasi
Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya objektif untuk merekodkan segala
urusan berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat Kelulusan,
Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh di setiap
bahagian/unit telah tercapai kerana maklumat yang dimasukkan ke dalam database
tersebut adalah menyeluruh bermula dari proses pendaftaran permohonan sehingga
ke proses keputusan dikeluarkan oleh Unit Keurusetiaan Majlis.
3.3 Pelaksanaan Setelah melakukan semakan, Audit Dalam tidak dapat menentukan sama ada
pelaksanaan pembangunan sistem e-Akreditasi dan data migrasi telah dilaksanakan
seperti yang dirancang kerana aspek Perancangan tidak dapat ditentukan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Teknologi Maklumat akan memastikan bagi setiap perubahan sistem sedia ada yang diterima didokumenkan di dalam fail. Bagi pembangunan sistem baru, semua dokumen berkaitan akan didokumentasikan.
50 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
MAKLUM BALAS AUDITI
BTM akan memasukkan jadual perancangan data migrasi dan
penambahbaikan e-Akreditasi di dalam dokumentasi.
3.4 Pemantauan
Semakan Audit mendapati tiada pemantauan secara berkala terhadap sistem e-
Akreditasi.
3.5 Kawalan Data Bagi Sistem PDIPT dan e-Akreditasi
Semakan Audit mendapati sistem PDIPT menggunakan kawalan kata laluan
(password) yang terdapat dalam MS Access 97. Borang (form) yang memaparkan
maklumat program juga dibezakan bagi setiap pengguna sama ada pengguna tersebut
boleh mengakses dan mengedit borang atau pengguna yang hanya boleh mengakses
sistem tersebut.
Manakala untuk sistem e-Akreditasi, kawalan yang digunakan adalah melalui ID
pengguna dan kata laluan masing-masing. Selain itu pengguna hanya boleh
mengakses dan mengedit maklumat yang berkaitan dengan bahagian masing-masing.
MAKLUM BALAS AUDITI
Pemantauan dibuat semasa sistem dibangunkan. Selain itu, pemantauan
dibuat bagi penyenggaraan yang dilakukan ke atas sistem yang telah
dibangunkan.
51 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.6 Perbandingan Jumlah Data Dari Bahagian Akreditasi dan Data Dari Bahagian
Teknologi Maklumat Bagi Tahun 2010, 2011 dan 2012
Berikut adalah Pemerhatian Audit berdasarkan Bahagian Akreditasi:
Jadual 17 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN
2010 140 155 15 86 91 5
2011 110 117 7 116 125 9
2012 33 34 1 51 44 -7
Jadual 18 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 115 129 14 87 106 19
2011 139 139 0 121 120 -1
2012 29 28 -1 36 36 0
Jadual 19 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 120 126 6 136 153 17
2011 143 151 8 209 201 -8
2012 60 94 34 37 38 1
52 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Jadual 20 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 115 101 -14 161 149 -12
2011 117 110 -7 208 211 3
2012 44 45 1 71 58 -13
Jadual 21 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains Perubatan
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 201 224 23 87 86 -1
2011 172 200 28 99 109 10
2012 82 78 -4 36 42 6
Jadual 22 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Sains Perubatan
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 185 184 -1 84 82 -2
2011 124 124 0 74 83 9
2012 62 60 -2 43 40 -3
Jadual 23 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains Sosial
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 333 465 132 239 398 159
2011 397 533 136 314 493 179
2012 140 151 11 103 111 8
53
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Jadual 24 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Sains Sosial
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 309 328 19 197 234 37
2011 327 304 -23 296 278 -18
2012 167 181 14 92 94 2
Jadual 25 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 156 170 14 95 111 16
2011 201 225 24 122 141 19
2012 100 67 -33 43 45 2
Jadual 26 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan
TAHUN
KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH
DATABASE BAHAGIAN
AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE
BAHAGIAN AKREDITASI
PERBEZAAN
2010 180 171 -9 151 144 -7
2011 183 190 7 120 138 18
2012 69 73 4 40 46 6
54
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Secara keseluruhannya, semakan audit mendapati data yang dikeluarkan oleh
database adalah berbeza dengan rekod yang diberian oleh Bahagian Akreditasi.
Perbezaan berlaku bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan juga di
peringkat Akreditasi Penuh untuk tahun 2010, 2011 dan 2012. Namun begitu hanya
terdapat tiga data yang sama iaitu bagi Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat bagi
program yang telah selesai dinilai tahun 2011 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi
Sementara dan tahun 2012 untuk peringkat Akreditasi Penuh. Data yang ketiga ialah
data bagi Bahagian Akreditasi Sains Perubatan tahun 2012 untuk peringkat
Kelulusan/Akreditasi Sementara yang telah selesai di proses.
3.7 Faktor Perbezaan Data Antara Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian
Akreditasi
Semakan Audit mendapati terdapat 3 faktor yang dikenal pasti yang menjadi
penyumbang kepada perbezaan data di atas berlaku, iaitu:
Program yang Dinilai di Bawah Program Work Attachment
Terdapat sebanyak 65 data bagi kod “A” yang didaftarkan di bahagian lain
selain dari Bahagian Akreditasi. Fail yang diproses di bawah program ini
didaftarkan ke dalam sistem berdasarkan bahagian hakiki pegawai yang
memproses program tersebut dan tidak berdasarkan Bahagian Akreditasi di
mana pegawai itu menjalani work attachment. Oleh itu bila data dikeluarkan
oleh database berdasarkan bahagian, jumlah yang tepat tidak akan dapat
diperoleh.
MAKLUM BALAS AUDITI
Semua Bahagian Akreditasi bersetuju supaya pengagihan fail program
kepada pegawai work attachment yang akan datang menggunakan
nama pegawai mentor di bahagian berkenaan. Nama pegawai work
attachment akan dimasukkan dalam bahagian catatan.
55 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Data yang Disediakan Bahagian Akreditasi
Antara sebab perbezaan data berlaku adalah kerana Bahagian Akreditasi
memaklumkan perkara seperti berikut:
Kesilapan pengiraan secara manual oleh pegawai akreditasi;
Ada pegawai yang mengambil kira kes pertimbangan sebagai
program yang telah selesai diproses;
Ada bahagian yang mengambil kira jumlah program carry foward
sebagai jumlah program yang diterima bagi tahun tersebut;
Ada pegawai mengambil kira tarikh dokumen diterima di Bahagian
Pendaftaran bukan tarikh dokumen diterima oleh pegawai sebagai
sebahagian dari program yang diterima pada tahun tersebut; dan
Ada bahagian mengambil kira program IPTA yang telah lulus
peringkat KPT dan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Semakan
sebagai sebahagian dari data program selesai diproses.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Akreditasi telah bersetuju untuk perkara berikut:
Menggunakan format pengiraan yang seragam oleh semua Bahagian
Akreditasi.
Kes-kes pertimbangan tidak akan diambil kira sebagai program yang
telah selesai diproses.
Jumlah program carry forward tidak akan dikira dalam jumlah program
yang diterima dan selesai pada tahun semasa.
Tarikh dokumen diterima akan mengguna pakai tarikh penerimaan Unit
Pendaftaran.
Semua Bahagian Akreditasi bersetuju untuk mengambil kira program
IPTA yang telah lulus di peringkat KPT sebagai program selesai.
56 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Faktor Kesilapan Memasukkan Data Dalam Database PDIPT dan e-
Akreditasi
150 Fail Program Akreditasi dari semua Bahagian Akreditasi telah dipilih untuk
dibanding dengan data dari PDIPT dan e-Akreditasi sebagai sampel Audit
meliputi tahun 2010 hingga 2012 (Julai).
Sebanyak 20 Fail Program Akreditasi dari 150 sampel Audit atau 13 peratus
mempunyai maklumat berbeza dengan data pada PDIPT dan e-Akreditasi.
Jenis-jenis kesilapan yang dilakukan oleh Pegawai Akreditasi yang
bertanggungjawab adalah seperti berikut:
Kesilapan nama dan tarikh hantar tugasan kepada APP;
Kesilapan tarikh hantar surat lengkap;
Kesilapan sub bidang;
Kesilapan nombor rujukan dan tarikh Surat Syor; dan
Kesilapan tarikh dan keputusan semakan dokumen.
3.8 Kertas Edaran
Kertas Edaran adalah dokumen akademik yang disediakan bagi mendapatkan
persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi (MJA) terhadap syor
permohonan Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh tanpa melalui proses
pembentangan dan persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Semakan (MJS).
Kertas Edaran disediakan atas sebab-sebab berikut:
Arahan Menteri;
Kelulusan oleh Badan Profesional telah diperoleh;
Kelewatan mendapatkan laporan APP;
MAKLUM BALAS AUDITI
20 fail dan data program yang berkaitan telah dikemas kini.
57 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
PPT mohon terus dengan pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk
mendapat kelulusan dengan segera;
Kelewatan dalam mendapat maklum balas dari PPT; dan
PPT tidak dapat memenuhi kesemua syarat-syarat pertimbangan
namun memerlukan kelulusan dengan segera memandangkan
program telah dilaksanakan/berjalan;
Jadual 27 : Perbandingan Maklumat Keputusan MJA Dari Data Sistem PDIPT Dan
e-Akreditasi Dengan Perakuan Syor Dari Borang Laporan Semakan Draf MJA
Bil Bahagian
Maklumat Keputusan
Mja Dari Sistem
PDIPT Dan e-
Akreditasi
Perakuan Syor Dari
Laporan Semakan
Draf MJA Jumlah
Program
Mengikut
Bidang
Jumlah
Peratusan
Mengikut
Bidang (%)
Lu
lus
Ber
syar
at
Lu
lus
To
lak
Lu
lus
Ber
syar
at
Lu
lus
To
lak
1 Sains, Perubatan dan
Sains Bersekutu 11 2 0 11 2 0 13 19
2 Kejuruteraan dan Alam
Bina 3 0
2
Batal 3 0
2
Batal 5 7
3 Teknologi Maklumat dan
Multimedia 0 0 0 0 0 0 0 0
4 Sains Sosial 41 1 0 41 1 0 42 61
5 Sastera dan
Kemanusiaan 6 1 2 6 1 2 9 13
Jumlah Keputusan 60 4 5 60 4 5 69 100
Jumlah Peratus Lulus
Bersyarat 87% 87%
Dari jadual di atas dapat dirumuskan bahawa perakuan syor oleh pihak
pengurusan Jaminan Kualiti untuk setiap program adalah sama dengan
keputusan MJA untuk Kertas Edaran. Ini menunjukkan perakuan syor oleh
pihak pengurusan Jaminan Kualiti seperti yang dicatat dalam Laporan
Semakan Draf MJA adalah sangat penting bagi membantu MJA membuat
keputusan.
58 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.9 Borang Laporan Semakan MJA
Semakan Audit mendapati jumlah Kertas Edaran untuk semua program bagi
tahun 2010 hingga 2012 (Jun) adalah berjumlah 337 namun Borang Laporan
Semakan MJA yang dilengkapkan untuk mendapat perakuan oleh pihak
pengurusan Jaminan Kualiti hanya berjumlah 69 yang diterima oleh Unit
Keurusetiaan. Terdapat perbezaan jumlah sebanyak 269 yang tidak
dilengkapkan dengan Borang Laporan Semakan MJA bagi mendapat
perakuan oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti.
Semakan Data Sistem PDIPT Dan e-Akreditasi di Bahagian Akreditasi Oleh
Pegawai Audit Dalam
MAKLUM BALAS AUDITI
Bermula MJA Bil.08/2012, Unit Keurusetiaan akan memastikan Pegawai Akreditasi
menyerahkan salinan Borang Laporan Semakan Draf MJA semasa mengemukakan
kertas edaran dan memastikan kertas edaran MJA dilengkapi dengan borang berkaitan.
Ketua Audit Dalam Turut terlibat dalam semakan sampel Audit
Pegawai Unit Audit Dalam Sedang melaksanakan semakan Data Sistem PDIPT dan e-Akreditasi
59 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-
Akreditasi telah tercapai kerana kedua-dua sistem itu berfungsi untuk merekodkan segala urusan
berkaitan proses penilaian program. Pengguna sistem seperti Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetian
Majlis dan Unit Pendaftaran memaklumkan bahawa sistem tersebut amat berguna dan memudahkan
pencarian maklumat. Namun begitu, paparan yang terhad oleh sistem e-Akreditasi mengikut
bahagian/unit menyukarkan mereka untuk mendapatkan maklumat lain selain maklumat yang berkaitan
dengan bahagian/unit masing-masing. Oleh itu penambahbaikan terhadap aspek ini boleh
dilaksanakan.
Ciri-ciri kawalan dalaman bagi memastikan keselamatan data juga wujud. Perubahan penggunaan
sistem PDIPT kepada sistem e-Akreditasi adalah satu langkah untuk memastikan keselamatan data.
Penggunaan MS SQL dan Adobe Coldfusion membolehkan access level diwujudkan begitu juga kata
laluan bagi setiap individu.
Bagaimanapun bagi ketepatan data yang dikeluarkan oleh sistem PDIPT dan e-Akreditasi adalah
kurang tepat kerana ada berlaku kesilapan terhadap maklumat yang dimasukkan ke dalam sistem dan
maklumat tidak lengkap. Ini adalah kerana Bahagian Akreditasi tidak mempraktikkan keseragaman
dalam menentukan program yang diterima dan selesai diproses bagi data Kelulusan, Akreditasi
Sementara dan Akreditasi Penuh selain tidak mengemas kini maklumat di database.
Walau bagaimanapun, secara keseluruhannya, sistem yang diwujudkan amat berguna dalam
pengurusan maklumat (information management). Oleh itu setiap proses memasukkan data perlu
dilakukan dengan teliti dan berhati-hati supaya maklumat di database adalah betul dan tepat.
Bahagian Teknologi Maklumat perlu terus melakukan penambahbaikan kepada sistem e-Akreditasi
yang dibangunkan agar ia dapat memenuhi keperluan semua pihak yang menggunakan sistem
tersebut. Selain itu, bahagian ini perlu menyelenggarakan rekod dan dokumen dengan teratur bagi
memastikan pembangunan sistem dilaksanakan seperti dirancang dan memudahkan pemantauan.
60
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
1. LATAR BELAKANG
Bahagian Audit Institusi, diletakkan di bawah Sektor Jaminan Kualiti, Agensi Kelayakan
Malaysia. Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54 yang mengawal selia 22
orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit, iaitu Unit Audit
Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi telah diwujudkan 2 seksyen iaitu
Seksyen Universiti dan Seksyen Kolej dan pengurusan Swaakreditasi adalah di bawah unit ini.
Status Swaakreditasi melayakkan sesebuah Pemberi Pengajian Tinggi (PPT) untuk
mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan
akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang berkenaan.
Pada 28 November 2008, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa kumpulan pertama
PPT untuk memohon status Swaakreditasi. Kumpulan pertama ini terdiri daripada 8 PPT, iaitu
empat universiti penyelidikan serta 4 kampus cawangan universiti luar negara di mana kampus
induknya di negara asal berstatus Swaakreditasi. PPT yang terlibat adalah seperti berikut:
i) Universiti Malaya;
ii) Universiti Sains Malaysia;
iii) Universiti Kebangsaan Malaysia;
iv) Universiti Putra Malaysia;
v) Monash University Sunway Campus;
vi) University of Nottingham Malaysia Campus;
vii) Swinburne University of Technology Sarawak Campus; dan
viii) Curtin University of Technology Sarawak Campus.
Bagi memohon status tersebut, kesemua PPT di atas telah menghantar dokumen Self-Review
Portfolio kepada MQA untuk penilaian. MQA telah melaksanakan audit institusi secara
komprehensif berdasarkan buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua (COPIA) dengan
penekanan khusus terhadap sistem jaminan kualiti dalaman PPT berkenaan.
61 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Pada 17 Mei 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi, Dato‟ Seri Mohamed Khaled Nordin telah
menyerahkan Sijil Swaakreditasi kepada kesemua 8 PPT di atas dalam satu majlis ringkas.
Penganugerahan Status Swaakreditasi kepada 8 PPT di atas adalah tertakluk kepada syarat-
syarat serta keperluan prosedur.
Pada 22 September 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa sebuah lagi PPT
untuk memohon status Swaakreditasi iaitu Universiti Teknologi Malaysia yang telah
memperoleh taraf universiti penyelidikan.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada proses Penganugerahan Status
Swaakreditasi telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan.
3. PENEMUAN AUDIT
Secara keseluruhannya, pengurusan Swaakreditasi di Bahagian Audit Institusi
adalah memuaskan yang membolehkan 8 PPT telah berjaya mendapat
Penganugerahan Status Swaakreditasi. Ini telah memenuhi pelawaan daripada
Menteri Pengajian Tinggi. Walau bagaimanapun penambahbaikan terhadap
pengurusan Swaakreditasi perlu dilakukan.
62 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.1 Polisi Jaminan Kualiti
Semakan Audit terhadap Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Swaakreditasi mendapati
Polisi Jaminan Kualiti ada disediakan untuk memudahkan rujukan bahagian.
3.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti
Semakan Audit mendapati semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan Kualiti
difailkan dan disimpan oleh setiap pegawai dengan teratur bagi memudahkan
pencarian dan mendapatkan maklumat. Terdapat juga Arahan / Pekeliling dan Dasar
Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman web MQA untuk rujukan dan makluman
semua pegawai dan pengguna.
3.3 Carta Organisasi dan Perjawatan
Semakan Audit mendapati Bahagian Audit Institusi mempunyai 22 perjawatan yang
diluluskan yang diketuai oleh Pengarah Bahagian gred N54. Semua jawatan ini telah
diisi kecuali dua jawatan yang masih belum diisi iaitu jawatan Ketua Penolong
Pengarah (N52) di Unit Audit Institusi dan Penolong Pengarah Kanan (N44) di Seksyen
Kolej.
3.4 Fail Meja
Semakan Audit terhadap 19 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan mendapati
Fail Meja berkenaan telah disediakan dan telah mematuhi 14 perkara yang ditetapkan.
3.5 Latihan
Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di Bahagian Audit Institusi telah
mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 iaitu memastikan
setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan latihan sekurang-kurangnya 7 hari
setahun.
63
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Pegawai-Pegawai Di Bahagian Audit Institusi Sedang Menghadiri
Kursus Dan Latihan
3.6 Pelan Strategik
Semakan Audit mendapati pada tahun 2011 dan 2012 Bahagian Audit Institusi telah
memenuhi pelan strategik dengan melaksanakan Audit Institusi terhadap Universiti
Teknologi Malaysia bagi mengesahkan keupayaan sistem jaminan kualitinya untuk
mengakreditasi program pengajiannya sendiri bagi tujuan Swaakreditasi.
3.7 Standard Operating Procedure / MS ISO 9001:2008
Semakan Audit mendapati tidak terdapat Standard Operating Procedure (SOP) secara
bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi. Prosedur Swaakreditasi yang
diguna pakai telah diadaptasi dari Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam Buku
Kod Amalan Audit Institusi yang tidak diperincikan dengan Proses Kerja.
64 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.8 Surat Pelawaan Swaakreditasi
Semakan Audit mendapati salinan Surat Pelawaan daripada Menteri Pengajian Tinggi
tidak terkandung dalam rekod Bahagian Audit Institusi atau fail induk Swaakreditasi.
3.9 Surat Penganugerahan Swaakreditasi
Semakan Audit mendapati Penganugerahan Status Swaakreditasi diberi sebelum
Laporan Akhir dikemukakan oleh Panel Penilai kecuali Swinburne University of
Technology Sarawak Campus.
Berdasarkan carta alir, surat makluman ini akan dikeluarkan setelah Laporan Akhir
diterima daripada Panel Penilai. Laporan Akhir ialah laporan yang diterima selepas
pindaan dilakukan ke atas draf Laporan Akhir oleh Panel Penilai berdasarkan maklum
balas yang diterima daripada PPT. Laporan ini akan dibentangkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Khas Audit Institusi di mana keputusan mesyuarat akan dimaklumkan
kepada PPT melalui Surat Penganugerahan Swaakreditasi.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Audit Institusi telah mengambil tindakan bahawa salinan surat
pelawaan tersebut telah diminitkan di dalam fail induk Swaakreditasi dan fail
setiap PPT Swaakreditasi.
MAKLUM BALAS AUDITI
Keputusan menyediakan dokumen MS ISO 9001:2008 dan SOP terletak kepada ketetapan dan arahan daripada pihak pengurusan MQA. Dalam tempoh pelaksanaan Swaakreditasi ini, MQA belum lagi membuat apa-apa keputusan mengenai MS ISO 9001:2008 dan SOP. Walau bagaimanapun proses Swaakreditasi oleh Bahagian Audit Institusi dilaksanakan dengan berpandukan dokumen sah dan rasmi. Keputusan Jawatankuasa Audit
Keputusan Jawatankuasa Audit memutuskan agar SOP disediakan.
65 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Maklumat lanjut berkenaan perkara ini adalah seperti di Jadual 28 berikut :
Jadual 28 : Surat Penganugerahan Swaakreditasi Kepada PPT Dan
Tarikh Laporan Akhir Disediakan
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)
NO. RUJUKAN TARIKH SURAT
ANUGERAH
TARIKH LAPORAN
AKHIR
TEMPOH MELEBIHI
TARIKH SURAT ANUGERAH (BIL. HARI)
Universiti Malaya MQA10/85/02 (29) 3/5/2010 17/1/2011 257
Universiti Kebangsaan Malaysia
MQA10/85/02 (31) 3/5/2010 12/8/2011 257
Universiti Sains Malaysia MQA10/85/02 (30) 3/5/2010 24/3/2011 323
Universiti Putra Malaysia MQA10/85/02 (32) 3/5/2010 20/9/2010 138
Monash University Sunway Campus
MQA10/85/02 (33) 3/5/2010 7/7/2010 63
Curtin University of Technology Sarawak Campus
MQA10/85/02 (34) 3/5/2010 8/12/2010 217
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)
MQA10/85/02 (36) 3/5/2010 17/8/2010 104
Swimburne University of Technology Sarawak Campus
MQA10/85/02 (35) 3/5/2010 23/4/2010 -
Universiti Malaya (UM) MQA10/85/02 (29) 3/5/2010 17/1/2011 257
MAKLUM BALAS AUDITI
Penganugerahan Status Swaakreditasi ke atas lapan PPT dibuat setelah draf
Laporan Akhir Audit Swaakreditasi dibentangkan kepada Jawatankuasa Khas
(JK) Audit Institusi yang telah bersidang bagi menentukan kelayakan
Penganugerahan Status Swaakreditasi. Setelah meneliti laporan serta
mengambil kira markah pencapaian PPT berkenaan, JK bersetuju dengan syor
Panel Penilai bagi penganugerahan status Swaakreditasi kepada lapan PPT
yang berkenaan. Keputusan penganugerahan ini juga telah mendapat
persetujuan Y.B Menteri.
Keputusan Jawatankuasa Audit
Jawatankuasa Audit memutuskan amalan ini diterima.
66 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.10 Pelantikan Panel Penilai
Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya Surat Pelantikan Panel Penilai
untuk tugasan Audit Swaakreditasi dikeluarkan sebelum mendapat persetujuan PPT.
Surat persetujuan PPT diterima selepas surat lantikan dikeluarkan lebih awal di antara
tempoh 4 hari hingga 69 hari.
3.11 Laporan Awal Panel
Semakan Audit mendapati hampir keseluruhan Laporan Penilaian Pra Lawatan tidak
dikemukakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen. Laporan ini
diterima dalam tempoh 4 hari hingga 109 hari dan ada yang tidak mengemukakan
laporan.
Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 28 berikut :
Jadual 28: Tempoh Laporan Awal Dikemukakan
Tempoh Bil. Laporan
Dikemukakan Jumlah Peratus
Dalam tempoh 14 hari 3 6%
Melebihi tempoh 14 hari 31 63%
Tiada laporan dihantar 15 31%
Jumlah 49 100%
MAKLUM BALAS AUDITI
Ini adalah disebabkan kelewatan PPT memberikan maklum balas serta
kekangan masa. Namun begitu sekiranya PPT mengemukakan permohonan
pertukaran Panel Penilai, permohonan pertukaran tersebut masih boleh
dipertimbangkan jika alasan PPT itu dianggap munasabah.
67 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.12 Mesyuarat Perbincangan
Kesemua 8 sampel audit telah melalui kedua-dua mesyuarat yang telah ditetapkan
seperti dibawah:
Mesyuarat Penyelarasan Auditor
Mesyuarat Penyelarasan Auditor adalah mesyuarat yang diadakan bagi
membincangkan perkara seperti persediaan untuk melaksanakan Lawatan
Perancangan Audit dan Lawatan Audit.
Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir
Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir adalah mesyuarat yang diadakan bagi
memurnikan dapatan audit oleh semua Panel Penilai sebelum diserahkan
kepada MQA.
MAKLUM BALAS AUDITI
• Panel Penilai yang telah dilantik kebanyakannya terikat dengan tugas
hakiki masing-masing dan memerlukan masa tambahan untuk
mengemukakan laporan tersebut.
• Panel Penilai telah memberi laporan berkaitan semasa Mesyuarat
Penyelarasan Auditor diadakan sebelum lawatan dibuat.
68 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.13 Laporan Akhir Panel
Semakan Audit mendapati Laporan Akhir Panel telah dikemukakan kepada MQA
setelah melalui perbincangan di Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir.
Bagaimanapun selepas Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir, Panel Penilai telah
membuat beberapa pindaan dan pengemaskinian Laporan Akhir dan dikemukakan
beberapa kali ke MQA melalui surat dan juga e-mel sehingga Unit Audit Dalam sukar
untuk mendapatkan tarikh sebenar Laporan Akhir dikemukakan.
3.14 Lawatan
Semakan Audit mendapati, pegawai MQA yang terlibat dalam lawatan ini adalah
diantara 2 hingga 5 orang termasuk pihak Pengurusan Jaminan Kualiti. Adalah
difahamkan pegawai yang terlibat dalam lawatan ini diantaranya adalah urus setia
Lawatan Audit bagi tujuan memberi pendedahan mengenai proses Swaakreditasi.
MAKLUM BALAS AUDITI
Laporan Akhir yang telah lengkap dan telah dipersetujui oleh semua Panel
Penilai adalah laporan yang telah dikemukakan kepada pihak Pemberi
Pendidikan Tinggi (PPT) bersama surat makluman Laporan Akhir.
MAKLUM BALAS AUDITI
Untuk memastikan Audit kali pertama ini dapat dikendalikan dengan
sebaiknya, ia memerlukan jumlah penglibatan pegawai MQA yang berbeza
mengikut saiz dan kompleksiti institusi berkaitan serta bilangan dan keahlian
Panel Penilai dalam cluster masing-masing.
69 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.15 Audit Susulan Swaakreditasi
Selepas PPT mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi, PPT terlibat perlu
menjalani proses Audit Susulan yang diadakan setahun selepas penganugerahan.
Audit susulan ini adalah bertujuan untuk memverifikasi proses serta prosedur
Swaakreditasi yang telah dilaksanakan oleh PPT dalam tempoh tersebut.
Pelantikan Panel Penilai Untuk Tugasan Audit Swaakreditasi
Pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Audit Susulan ini juga sama seperti
Audit Swaakreditasi. Hanya 2 Panel Penilai yang dilantik untuk Audit Susulan ini.
Surat Tugasan Panel
Semakan Audit mendapati tiada penetapan tempoh bagi Panel Penilai untuk
menyedia dan menghantar Laporan Audit kepada MQA.
Proses Auditan Susulan
Semakan Audit mendapati Audit Susulan Swaakreditasi telah dilaksanakan pada
tahun 2011 di semua 8 PPT yang telah mendapat Status Swaakreditasi pada
tahun 2010 seperti yang telah ditetapkan.
3.16 Sistem Pengurusan Fail
Semakan Audit mendapati sistem pengurusan fail Swaakreditasi di Bahagian Audit
Institusi adalah tidak teratur di mana terdapat beberapa kelemahan di dalam
pengurusan fail. Antara kelemahan tersebut adalah:
Penyimpanan dokumen dan surat tidak mengikut proses kerja di mana ia
menyukarkan pencarian dokumen;
Dokumen yang di rekod dan disimpan di dalam satu jilid fail terlalu banyak;
Surat-surat berkenaan Audit Swaakreditasi pada peringkat awal tidak direkodkan
di dalam fail induk Swaakreditasi atau fail PPT; dan
Catatan butiran dokumen pada kertas minit tidak lengkap dan ini menyukarkan
proses auditan.
70 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
MAKLUM BALAS AUDITI
Terdapatnya kekangan masa semasa melaksanakan audit ini, sesetengah proses
kerja perlu didahulukan bagi memastikan pelaksanaan Audit Swaakreditasi
mematuhi tempoh perancangan yang telah ditetapkan.
Bahagian Audit Institusi ambil maklum akan perkara berikut:
i) Melaksanakan pemfailan mengikut proses kerja;
ii) Mengikut prosedur pengurusan fail seperti Panduan Pengendalian Fail
Rasmi yang dikeluarkan oleh Arkib Negara; dan
iii) Setiap Pembantu Tadbir Unit Audit Institusi akan dimaklumkan mengenai
tatacara penulisan minit yang betul pada kertas minit.
Keputusan Jawatankuasa Audit
Jawatankuasa Audit telah mencadangkan agar pegawai diberi latihan berkaitan
pengurusan fail.
71 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, pengurusan Swaakreditasi di Bahagian Audit Institusi adalah memuaskan
yang membolehkan 8 PPT telah berjaya mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi. Ini telah
memenuhi pelawaan daripada Menteri Pengajian Tinggi.
Bagaimanapun terdapat kelemahan dari proses kerja pengurusan Swaakreditasi di mana tidak terdapat
Standard Operating Procedure (SOP) secara bertulis khusus untuk pengurusan Swaakreditasi.
Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi dari Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di
dalam buku Kod Amalan Audit Institusi yang tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang
diadaptasi ini juga tidak dipatuhi sepenuhnya setiap proses yang dinyatakan. Walau bagaimanapun
bahagian ini telah berusaha menyediakan Proses kerja Dan Carta Aliran Kerja untuk pengurusan
Swaakreditasi namun, perlu dikaji kesesuaian setiap proses aliran kerja tersebut.
SOP untuk pengurusan Swaakreditasi adalah dokumen yang penting bagi menentukan pelaksanaan
sesuatu polisi yang menjadi panduan dan rujukan pada masa akan datang. Proses Kerja ini juga boleh
dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS ISO 9001:2008.
Kelemahan dalam sistem pengurusan fail perlu dilihat semula dan dikemaskinikan mengikut kehendak
peraturan yang ditetapkan supaya lebih tersusun dan teratur.
72 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
1. LATAR BELAKANG
Bahagian Pentadbiran telah menyediakan Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008
Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa berkuat kuasa mulai 15 Oktober 2008. Tujuan
arahan pentadbiran ini adalah untuk memaklumkan peraturan yang berkaitan dengan
tuntutan elaun lebih masa untuk dilaksanakan semua Pengarah Bahagian, Ketua Unit dan
warga MQA.
Seramai lebih kurang 80 pegawai dalam kumpulan sokongan yang dilantik secara tetap
telah membuat tuntutan elaun lebih masa pada setiap tahun. MQA telah menyediakan
peruntukan elaun lebih masa berjumlah RM 86,000 bagi tahun 2012 iaitu peningkatan
sebanyak RM36,000 atau 42% dari peruntukan tahun 2011 dan sejumlah RM61,683 atau
72 peratus telah dibelanjakan untuk tujuan ini.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan tuntutan elaun lebih
masa telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan.
3. PENEMUAN AUDIT
Secara keseluruhannya, pengurusan pembayaran tuntutan elaun lebih masa adalah di
tahap yang baik kerana telah mematuhi Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 11/2008,
Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa. Bagaimanapun, beberapa perkara perlu
diperkemas untuk penambahbaikan pengurusan tuntutan elaun lebih masa.
73 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.1 Perbandingan Peruntukan Dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa
Semakan Audit mendapati peruntukan elaun lebih masa hanya dibelanjakan sebanyak
79% bagi tahun 2010, sebanyak 81% bagi tahun 2011 dan sebanyak 72% bagi tahun
2012.
Bahagian Kewangan perlu melihat semula pengagihan peruntukan elaun lebih masa
kepada bahagian/unit khususnya supaya tidak mengikut kepada permohonan
bahagian/unit memandangkan purata perbelanjaan setahun adalah antara 80%
sahaja. Oleh itu, Bahagian Kewangan perlu mendapat maklum balas daripada
bahagian/unit atas justifikasi perancangan melaksanakan kerja lebih masa sebelum
mengagihkan peruntukan demi mengelakkan pengurusan perbelanjaan yang tidak
cekap. Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 29 berikut :
Jadual 29: Peruntukan dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa bagi
Tahun 2010, 2011 dan 2012
Bil Bahagian
/ Unit
2010 2011 2012
Peru
ntu
kan
Perb
elanjaan
% D
igu
nakan
Peru
ntu
kan
Perb
elanjaan
% D
igu
nakan
Peru
ntu
kan
Perb
elanjaan
% D
igu
nakan
1 UHEAA 3,000 2,328 77.6% 2,000 1,270 63.5% 8,000 7,966 99.5%
2 UKM 1,000 353 35.3% 1,000 - 0 3,000 420 14%
3 UAD - - 0 - - 0 500 172 34.4%
4 UD 1,000 - 0 - - 0 500 - -
5 BP 28,300 26,565 93.8% 27,500 24,420 88% 32,000 29,046 90.7%
6 BTM 3,000 2,259 75.3% 2,000 1,694 84.7% 9,000 6,364 70.7%
7 BPSM 6,000 4,175 69.58
% 2,700 2,558 94.7% 10,000 5,676 56.7%
8 BK 6,000 4,938 82.3% 3,000 2,052 68.4% 10,000 6,111 61.1%
9 BSRK 1,000 978 97.8% 2,000 664 33.2% 1,000 58 5.8%
10 BAI 2,000 439 21.95
% 800 - 0 1,000 124 12.4%
11 BKJK 2,800 2,778 99.2% 7,500 7,497 99.9$ 7,000 4,369 62.4%
12 BASP 600 - 0 1,000 575 57.5% 1,000 901 90.1%
13 BAKAB 600 428 71.3% - - - 1,000 - -
14 BASK 600 - 0 - - - 500 - -
15 BASS 600 - 0 - - - 500 - -
16 BATMM 600 - 0 500 - - - 472 -
17 MQATC 0 0 0 - - 1,000 0 0
JUMLAH 57,100 45,246 79% 50,000 40,733 81% 86,000 61,683 72%
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012 74
3.2 Tuntutan Atas Tugas Rasmi
Semakan Audit mendapati 1 tuntutan oleh pemandu pada baucar bayaran bernombor
1025514 bertarikh 11/11/2011 yang menyatakan bahawa antara tuntutan yang dibuat
adalah membawa pegawai makan malam.
3.3 Pegawai yang Layak Menuntut Elaun Lebih Masa
Semakan Audit mendapati semua pegawai dalam sampel Audit yang telah membuat
tuntutan Elaun Lebih Masa adalah pegawai dalam kumpulan sokongan dari gred 1
hingga gred 32. Mereka juga terdiri dari pegawai yang dilantik secara tetap/kontrak.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Kewangan akan menyemak tuntutan tersebut dan mendapatkan
pengesahan pemandu kerana ia berkait dan dibuat semasa tugasan rasmi.
Sekiranya tugasan tersebut bukan tugasan rasmi, pemandu terlibat akan diminta
membayar balik amaun yang tidak layak dituntut.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Kewangan mengambil maklum teguran oleh pihak Audit. Untuk
makluman, agihan peruntukan Elaun Lebih Masa adalah berdasarkan agihan
keseluruhan dan perbelanjaan tahun sebelumnya. Bahagian Kewangan
berpendapat adalah sukar untuk setiap bahagian/unit menentukan keperluan kerja
lebih masa dengan tepat kerana ia bergantung pada keperluan dan beban tugas
semasa. Oleh kerana itu, bahagian/unit tidak diminta memberi maklum balas /
justifikasi untuk peruntukan elaun lebih masa.
75 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.4 Arahan Kerja Lebih Masa
Semakan Audit mendapati, kesemua 158 sampel baucar bayaran untuk tuntutan
elaun lebih masa telah mematuhi peraturan dimana semua borang ADM 02 atau
Memo Arahan Kerja Lebih Masa telah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum pegawai
melakukan kerja lebih masa.
3.5 Tempoh Tuntutan Minimum
Semakan Audit mendapati kesemua sampel baucar bayaran telah mematuhi tempoh
tuntutan minimum yang ditetapkan.
3.6 Tempoh Kemukakan Tuntutan
Berdasarkan pemerhatian Audit terhadap 158 sampel baucar bayaran yang dipilih
kesemua pegawai yang membuat tuntutan elaun lebih masa telah menghantar borang
tuntutan mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
3.7 Dokumen Sokongan Tuntutan Elaun Lebih Masa
Mengikut para 4.1 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, 4 dokumen sokongan yang
perlu disertakan semasa membuat tuntutan adalah seperti berikut:
i. Surat Arahan Kerja Lebih Masa (ADM-02);
ii. Borang Penyata Elaun Lebih Masa (ADM-03);
iii. Laporan Kedatangan Sistem Perakam Waktu Pegawai; dan
iv. Borang Pengesahan Penggunaan Kenderaan Pejabat (SISTEP) atau jadual
harian pemandu (hanya untuk pemandu).
Semakan Audit mendapati bahawa kesemua 158 sampel baucar bayaran yang terlibat
telah mematuhi peraturan yang ditetapkan.
3.8 Format Keseragaman Penggunaan Borang ADM-03
Semakan Audit mendapati terdapat ketidakseragaman dalam penggunaan borang
ADM-03 pada beberapa baucar bayaran yang digunakan untuk tuntutan elaun lebih
masa.
76 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Oleh itu, adalah dicadangkan supaya borang ADM-03 yang digunakan untuk tuntutan
elaun lebih masa ini diseragamkan supaya tidak terdapat kekeliruan semasa proses
pengiraan.
Format Borang ADM-03
3.9 Bayaran Elaun Lebih Masa Melangkau Had 1/3 Daripada Gaji Pokok
Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran, 49 pegawai yang
membuat tuntutan elaun lebih masa melebihi 1/3 daripada gaji pokok. Daripada jumlah
ini hanya seorang pegawai yang tidak mendapatkan tandatangan Ketua Pegawai
Eksekutif bagi pegawai yang bertugas di bawah Pejabat Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Jaminan Kualiti).
MAKLUM BALAS AUDITI
Borang ADM-03 disediakan dalam format Words dan boleh diubahsuai oleh pengguna.
Pegawai tidak sepatutnya mengubahsuai apa-apa format borang tuntutan rasmi. Pada
masa yang sama, Bahagian Pentadbiran akan menyemak semula kepada Arahan
Pentadbiran Bilangan 11 Tahun 2008 yang mungkin melibatkan pengemaskinian
borang ADM-03.
77 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.10 Waktu Mula Kerja Lebih Masa
Semakan Audit mendapati 1 daripada 158 sampel baucar bayaran tidak mematuhi
peraturan ini. Oleh itu tuntutan bayaran elaun lebih masa untuk 30 minit bagi pegawai
ini perlu disemak semula untuk mengesahkan tuntutan bayaran.
3.11 Pegawai Menanggung Kerja
Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran yang dipilih seorang
sahaja pegawai yang menanggung kerja pegawai lain dan menuntut elaun lebih masa
serta tuntutan yang dibuat mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
3.12 Kerja Lebih Masa Melebihi 3 Jam Sehari
Semakan Audit mendapati terdapat seorang pegawai daripada 158 sampel baucar
bayaran yang tidak menolak 30 minit bagi tempoh kerja lebih masa yang melebihi 3
jam.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Kewangan akan menyemak semula sama ada tuntutan elaun lebih masa
ini boleh disahkan oleh Pembantu Khas kepada Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Jaminan Kualiti) dan sekiranya melebihi 1/3 daripada gaji pokok,
pegawai perlu mendapatkan tandatangan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
(Jaminan Kualiti).
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Kewangan telah menyemak semula tuntutan tersebut dan memo tuntutan
bayaran balik akan dikeluarkan kepada pegawai tersebut. Bahagian Kewangan
juga akan menyemak lebih teliti semasa membuat proses bayaran.
78 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
3.13 Kerja Lebih Masa Untuk Pemandu
Semakan Audit mendapati 15 sampel baucar bayaran yang melibatkan pemandu telah
membuat tuntutan waktu menunggu (standby). Kesemua tuntutan yang dibuat adalah
berdasarkan jadual tugasan harian pemandu dan mengikut peraturan yang telah
ditetapkan.
3.14 Kesilapan Gaji Pokok
Semakan Audit mendapati 2 daripada 158 sampel baucar bayaran yang dipilih
mempunyai kesilapan maklumat gaji pokok. Walau bagaimanapun amaun yang terlibat
adalah terlalu kecil dan tidak menjejaskan jumlah bayaran tuntutan Elaun Lebih Masa.
3.15 Peraturan Pengiraan bagi tempoh Kerja Lebih Masa Yang Melibatkan 2 Zon
Waktu
Semakan Audit mendapati amalan di MQA, jika seorang pegawai menjalankan kerja
lebih masa melebihi 3 jam bagi hari kerja biasa atau 9 jam bagi hari rehat 0.5 atau 1
jam akan ditolak daripada kadar waktu terendah.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Kewangan telah menyemak semula tuntutan tersebut dan memo
tuntutan bayaran balik akan dikeluarkan kepada pegawai tersebut. Bahagian
Kewangan juga akan menyemak dengan lebih teliti semasa membuat proses
bayaran.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Kewangan ambil maklum teguran pihak Audit. Walau
bagaimanapun pegawai Bahagian Kewangan yang membuat proses bayaran
tidak mempunyai akses kepada maklumat gaji. Ketepatan maklumat adalah
tanggungjawab pegawai yang membuat tuntutan.
79 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Adalah diperhatikan dari hampir keseluruhan sampel Audit yang dipilih telah membuat
tuntutan Elaun Lebih Masa yang melibatkan 2 zon waktu dan 0.5 jam atau 1 jam
ditolak dari kadar waktu terendah. Memandangkan amalan ini tidak tercatat di dalam
Arahan Pentadbiran Bil. 11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa, adalah
dicadangkan agar amalan ini dijadikan peraturan bertulis supaya boleh dijadikan
panduan dan rujukan pada masa akan datang.
3.16 Cuti Gantian Kelepasan Am
Pemerhatian Audit mendapati jika hari kelepasan am jatuh pada hari Ahad, kadar hari
kelepasan diberi pada hari Ahad dan bukan pada hari cuti gantian kelepasan am.
Adalah dicadangkan agar amalan berkenaan cuti gantian kelepasan am di MQA
diperincikan dan dijadikan peraturan bertulis supaya ia jelas dan tidak menimbulkan
sebarang kekeliruan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Pentadbiran mengambil maklum mengenai perkara ini dan semakan semula kepada Arahan Pentadbiran Bilangan 11 Tahun 2008 masih dalam tindakan. Pemakluman kepada warga akan dibuat selepas selesai
tindakan pengemaskinian.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Pentadbiran mengambil maklum mengenai perkara ini dan
cadangan daripada pihak Audit akan diambil kira semasa proses
pengemaskinian semula Arahan Pentadbiran Bilangan 11 Tahun 2008.
Pemakluman kepada warga akan dibuat selepas selesai tindakan
pengemaskinian.
80 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Secara keseluruhannya, pengurusan pembayaran tuntutan elaun lebih masa adalah di tahap yang baik
kerana telah mematuhi Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 11/2008, Peraturan Tuntutan Elaun Lebih
Masa. Bagaimanapun, beberapa perkara perlu diperkemaskan untuk penambahbaikan pengurusan
tuntutan elaun lebih masa.
Pengagihan peruntukan elaun lebih masa kepada bahagian/unit perlu dilihat semula kerana purata
perbelanjaan setahun adalah antara 80% sahaja. Bagi mengelakkan pengurusan perbelanjaan yang
tidak cekap, Bahagian Kewangan perlu mendapat maklum balas daripada bahagian/unit atas justifikasi
perancangan melaksanakan kerja lebih masa sebelum mengagihkan peruntukan.
Pemandu perlu mencatatkan lebih jelas dan terperinci mengenai tuntutan bagi mengelakkan tuntutan
untuk tugas tidak rasmi seperti membawa pegawai untuk makan malam yang tidak layak menuntut
elaun lebih masa.
Tiada peraturan bertulis bagi amalan di MQA untuk pengiraan tempoh kerja lebih masa yang
melibatkan 2 zon waktu dan pengiraan cuti gantian kelepasan am. Amalan ini adalah bagi
memudahkan pengiraan tuntutan elaun lebih masa namun ia perlu dijadikan peraturan bertulis supaya
boleh dijadikan panduan dan rujukan pada masa akan datang.
81
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
82 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam amat berpuas hati dengan kerjasama yang telah
diberikan oleh Auditi dalam melaksanakan Auditan pada sepanjang tahun 2012.
Sehubungan itu, Unit Audit Dalam juga berharap agar Laporan Tahunan Audit Dalam ini
dapat dijadikan sebagai panduan oleh semua pihak untuk menilai dan memastikan bahawa
proses urus tadbir Agensi mematuhi semua peraturan yang telah ditetapkan. Unit Audit
Dalam akan terus menjalankan tanggungjawabnya dengan adil dan berintegriti agar dapat
membantu Agensi mengenal pasti kelemahan yang wujud dan seterusnya membuat
penambahbaikan secara berterusan supaya tahap pengurusan Agensi dapat dipertingkatkan
dari semasa ke semasa. Kerjasama diantara semua warga Agensi dan Auditi adalah penting
untuk memastikan proses pengauditan dapat dijalankan secara menyeluruh dan perkara-
perkara yang dibangkitkan tidak akan berulang lagi pada masa akan datang.
83
Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012
UNIT AUDIT DALAM, AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA), TINGKAT 6A, MENARA PKNS-PJ, NO.17, JALAN YONG SHOOK LIN,
46050 PETALING JAYA, SELANGOR DARUL EHSAN
Tel: 03-79682166 Faks : 03-79544276
w w w .m qa.gov.m y