AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia...

87
AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) AUDIT BERKUALITI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI www.mqa.gov.my

Transcript of AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia...

Page 1: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)

AUDIT BERKUALITI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI www.mqa.gov.my

Page 2: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Nurhidayah Akhmar Mohd Razali

EDITOR

Siti Syahirah Md Nasir EDITOR

Johariah Urib Mohd Ariffin

KETUA EDITOR

Mazyah Yahya

EDITOR

Page 3: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

KKAANNDDUUNNGGAANN Laporan Tahunan

Audit Dalam

MUKA

SURAT PERKARA

BAHAGIAN 1

2 VISI

2 MISI

3 OBJEKTIF

3 PIAGAM PELANGGAN

BAHAGIAN 2

5 PRAKATA

6 PERUTUSAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

7 PENGHARGAAN KETUA UNIT AUDIT DALAM

BAHAGIAN 3

8 MAKLUMAT UNIT AUDIT DALAM

BAHAGIAN 4

18 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN

BAHAGIAN 5

PEMERHATIAN AUDIT DAN MAKLUM BALAS AUDITI:

34 AUDITAN PROSES PERMOHONAN

AKREDITASI DI BAHAGIAN AKREDITASI SAINS

SOSIAL

48 AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (PDIPT) DAN E-

AKREDITASI

61 AUDITAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI DI

BAHAGIAN AUDIT INSTITUSI

73 AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN

LEBIH MASA

BAHAGIAN 6

83 PENUTUP

Page 4: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

1 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 5: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan akauntabiliti sektor awam.

Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan seimbang kepada Jawatankuasa Audit ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan awam.

2 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 6: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Membantu MQA Mencapai Matlamatnya Melalui Pendekatan Yang

Sistematik Dan Berdisiplin Untuk Menilai Dan Menentukan Keberkesanan Semua Proses

Kawalan Dan Tadbir Urus

Membantu MQA mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.

Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan standard pengauditan antarabangsa. Mengemukakan Pemerhatian Audit dalam tempoh dua minggu selepas Audit selesai dijalankan. Memberi teguran dan cadangan yang membina mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan. Menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam sebelum akhir bulan Mac tahun berikutnya.

3 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 7: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

4 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 8: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

PRAKATA

Unit Audit Dalam, Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan secara rasmi pada 26

November 2001 selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Unit Audit Dalam menjalankan

tugas secara bebas dan bertanggungjawab terus kepada Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan

Malaysia.

Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2012 menerangkan tentang aktiviti – aktiviti Unit Audit Dalam

serta ringkasan pengauditan yang talah dijalankan sepanjang tahun. Laporan ini terbahagi kepada

enam bahagian. Bahagian 1 adalah berkenaan Visi, Misi, Objektif dan Piagam Pelanggan Unit Audit

Dalam. Bahagian 2 pula memaparkan Prakata, Kata – Kata Aluan Ketua Pegawai Eksekutif dan

Penghargaan Ketua Audit Dalam. Seterusnya, Bahagian 3 menerangkan berkenaan maklumat ringkas

tentang Unit Audit Dalam yang merangkumi Penubuhan & Skop, Objektif, Bidang Tugas, Perjawatan,

Carta Organisasi dan sebagainya. Kesemua Perancangan dan Pencapaian Unit Audit Dalam bagi

tahun 2012 serta maklumat berkenaan Jawatankuasa Audit MQA diterangkan dibawah Bahagian 4

manakala Bahagian 5 menerangkan secara ringkas berkenaan Pemerhatian Audit dan Maklum Balas

Auditi. Antara auditan yang telah dijalankan pada tahun 2012 adalah seperti Auditan Proses

Permohonan Akreditasi di Bahagian Sains Sosial, Auditan Sistem Pengkalan Data (PDIPT) dan e-

Akreditasi, Auditan Pengurusan Swaakreditasi dan Auditan Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa.

Akhir sekali Bahagian 6 iaitu penutup kepada Laporan Tahunan ini.

Secara keseluruhannya, kesemua dapatan audit yang telah dikenal pasti oleh Unit Audit Dalam

dimaklumkan kepada auditi dan juga pihak Pengurusan Atasan MQA supaya tindakan susulan dapat

dilaksanakan. Cadangan untuk mengatasi sesuatu isu juga dinilai terlebih dahulu didalam Mesyuarat

Jawatankuasa Audit supaya tindakan yang akan diambil kelak lebih mantap dan berkesan. Laporan

Tahunan ini juga akan dijadikan panduan kepada semua warga Agensi supaya tidak mengulangi isu

ketidak akuran yang sama pada masa akan datang.

Dengan penerbitan Laporan Tahunan ini juga dapat membantu pihak Pengurusan Atasan untuk

memastikan Pengurusan Prestasi dan Kewangan disemua peringkat mengikut prosedur dan peraturan

yang telah ditetapkan supaya dapat meningkatkan prestasi dan imej Agensi.

5 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 9: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

KATA – KATA ALUAN

KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

Pertama sekali, saya mengucapkan terima kasih dan syabas kepada Unit Audit Dalam kerana

menerbitkan Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012.

Bagi meningkatkan tahap akauntabiliti dan pematuhan dari segi pengurusan dan pentadbiran sebuah

Agensi Kelayakan Malaysia, Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk memastikan bahawa tahap

kawalan dalaman yang berkaitan khususnya pengurusan Jaminan Kualiti serta kewangan adalah

dalam keadaan baik dan teratur. Hal ini juga sekaligus akan dapat membantu pihak pengurusan untuk

mengambil tindakan sewajarnya serta mentadbir MQA dengan lebih cekap dan berkesan.

Adalah diharapkan Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2012 ini dapat membantu meningkatkan lagi

keberkesanan dan kawalan dalaman terhadap pengurusan kewangan dan aktiviti di MQA dari segi

pelaksanaan kerja, penyediaan rekod dan dokumen yang kemas kini serta pematuhan kepada undang-

undang dan peraturan yang telah ditetapkan. Usaha melaksanakan penambahbaikan hendaklah

dijadikan tindakan berterusan. Komitmen daripada semua warga adalah diperlukan bagi mencapai

misi, visi dan objektif MQA.

Di kesempatan ini, saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua pihak yang telah

memberikan kerjasama kepada Unit Audit Dalam semasa pelaksanaan Audit. Saya berharap agar

keprihatinan ini diteruskan supaya kita sama-sama mencapai matlamat memantapkan tadbir urus

organisasi serta memperkemaskan lagi mutu pengurusan kewangan MQA.

Sekian, terima kasih.

DATO’ DR. SYED AHMAD HUSSEIN

Ketua Pegawai Eksekutif

Agensi Kelayakan Malaysia

6 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 10: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

PENGHARGAAN KETUA AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

Terlebih dahulu, saya ingin memanjatkan kesyukuran ke hadrat Allah SWT atas limpahan rahmat dan

izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat

diterbitkan dengan jayanya.

Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada YBhg. Ketua Pegawai Eksekutif Agensi

Kelayakan Malaysia (MQA) diatas sokongan dan pengiktirafan beliau terhadap usaha-usaha Unit Audit

Dalam dalam melaksanakan tanggungjawab dan perancangan bagi mencapai objektif Agensi. Ucapan

terima kasih juga kepada semua Pengurusan Tertinggi dan semua pegawai MQA diatas kerjasama

yang diberikan sepanjang Unit Audit Dalam menjalankan tugasan pengauditan.

Saya juga ingin merakamkan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua pegawai Unit Audit

Dalam diatas kerjasama dan komitmen tinggi yang telah diberikan bagi menjalankan tugas dan

tanggungjawab yang diamanahkan sehingga dapat menjayakan Sasaran Kerja Tahunan Unit Audit

Dalam Tahun 2012 dengan cemerlang.

Saya berharap agar laporan ini dapat dijadikan panduan serta bimbingan dalam melaksanakan

pengurusan Jaminan Kualiti MQA, pengurusan kewangan dan pentadbiran serta aktiviti – aktiviti MQA

secara ekonomi, cekap dan berkesan bagi memperkemaskan lagi kawalan dalaman dan mematuhi

kehendak dan peraturan Kerajaan. Sehubungan itu, seluruh anggota Agensi Kelayakan Malaysia

(MQA) dapat meningkatkan akauntabiliti MQA di samping menghindari daripada unsur penyelewengan,

pembaziran dan penyalahgunaan kuasa.

Sekian, terima kasih.

JOHARIAH URIB MOHD ARIFFIN

Ketua Audit Dalam

Agensi Kelayakan Malaysia

7

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 11: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

8

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 12: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998, Unit Audit Dalam, Agensi Kelayakan Malaysia

(MQA) telah ditubuhkan secara rasmi pada 26 November 2001. Unit ini bertanggungjawab terus

kepada Ketua Pegawai Eksekutif MQA dan Jawatankuasa Audit MQA.

Sebagai satu fungsi bebas, Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk memberikan khidmat

perundingan bagi meningkatkan tahap operasi Agensi. Selain itu, Unit Audit Dalam berperanan dalam

membantu pihak pengurusan atasan dalam mempertingkatkan tahap pematuhan terhadap undang-

undang, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta membantu pihak

pengurusan untuk menentukan program dan aktiviti MQA diuruskan dengan ekonomi, cekap, berkesan

dan bersesuaian.

Bagi menentukan akauntabiliti dan pengurusan kewangan Agensi dijalankan dengan tepat dan

berkesan selaras dengan tanggungjawab yang telah diamanahkan Unit Audit Dalam bertanggungjawab

dalam menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam yang telah diluluskan oleh Ketua Pegawai

Eksekutif dan Jawatankuasa Audit MQA serta membentang Laporan Audit Dalam di Mesyuarat

Jawatankuasa Audit yang diadakan empat kali setahun.

9

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Membantu pihak pengurusan menentukan program-program dan aktiviti-aktiviti MQA diuruskan dengan ekonomi, cekap, berkesan dan bersesuaian.

Membantu pihak pengurusan atasan mempertingkatkan tahap pematuhan terhadap undang-undang, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

OBJEKTIF UNIT

AUDIT DALAM

Page 13: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

1.

• Memberi kepastian (assurance) dan khidmat perunding secara objektif untuk menambah nilai danmeningkatkan tahap operasi organisasi;

2.

• Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalamanorganisasi;

3.

• Mengkaji tahap pematuhan kepada dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuatkuasa;

4.

• Mengkaji aktiviti (core business) organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan;

5.

• Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan danpenyelewengan;

6.

• Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuksistem ICT;

7.

• Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk kelulusan KetuaPegawai Eksekutif dan Jawatankuasa Audit; dan

8.

• Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit.

Bidang tugas utama Unit Audit Dalam adalah untuk:-

24 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 14: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Di dalam Unit Audit Dalam, terdapat 4 perjawatan yang bertanggungjawab dalam melaksanakan

semua urusan pentadbiran daan pengauditan Agensi. Unit Audit Dalam dirus tadbir oleh Ketua Audit

Dalam, Gred W48 yang dibantu oleh seorang Juruaudit Gred W41, seorang Pegawai Eksekutif Gred

N27 dan seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17. Kedudukan perjawatan Unit Audit

Dalam adalah seperti di Jadual 1 berikut:-

Jadual 1 : Status Perjawatan Unit Audit Dalam

BIL JAWATAN GRED KUMPULAN

1 Ketua Audit Dalam W48 Pengurusan & Profesional

2 Juruaudit W41 Pengurusan & Profesional

3 Pegawai Eksekutif N27 Sokongan I

4 Pembantu Tadbir N17 Sokongan II

Perjawatan N27 di Unit Audit Dalam baru diwujudkan untuk membantu melaksanakan urusan

pentadbiran dan pengauditan. Oleh itu, seorang Pegawai Eksekutif Gred N27 telah melapor diri dan

mula menjalankan tugas di Unit Audit Dalam pada 3 September 2012. Selain itu, seorang Pembantu

Tadbir Gred N17 yang telah dipinjamkan secara pentadbiran ke Unit Audit Dalam bermula dari 16 Julai

2012 telah bertukar keluar dan mula menjalankan tugas di Bahagian Audit Institusi berkuatkuasa pada

1 Oktober 2012.

25 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 15: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Johariah Urib Mohd Ariffin KETUA AUDIT DALAM

W48

Mazyah Yahya PENOLONG PENGARAH

AUDIT DALAM W41

Nurhidayah Akhmar Mohd Razali PEGAWAI EKSEKUTIF

AUDIT DALAM N27

Siti Syahirah Md Nasir PEMBANTU TADBIR

AUDIT DALAM N17

UNIT PENGAUDITAN UNIT PENTADBIRAN

26 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 16: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Pegawai – pegawai di Unit Audit Dalam digalakkan untuk menyertai kursus dan seminar untuk

meningkatkan pengetahuan dan kemahiran sedia ada untuk menjalankan tugasan harian. Keperluan

kursus dan seminar ini juga boleh memberi manfaat dari segi mendapatkan hasil auditan yang lebih

berkesan dan berkualiti.

Penglibatan pegawai dan anggota Unit Audit Dalam didalam kursus dan seminar ini juga bertepatan

dengan kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 yang mengkehendaki supaya

penjawat awam perlu mengikuti kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Sehubungan itu, kursus

dan seminar yang dihadiri oleh pegawai dan kakitangan Unit Audit Dalam pada tahun 2012 adalah

seperti di Jadual 2 berikut :-

Jadual 2: Kursus Dan Seminar Yang Dihadiri Oleh Anggota Audit Dalam

BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT

Johariah Urib Mohd Ariffin

1 12/01/2012 Majlis Amanat Ketua Pegawai

Eksekutif Tahun Baharu 2012

Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama MQA

2 16/02/2012 Majlis Sambutan Maulidur Rasul

Peringkat MQA

Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama MQA

3 20/04/2012 Kursus Jaminan Kualiti Kepada

Pegawai „Non-Accreditation’ Siri 1

Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA

4 30/05/2012 Seminar Bijak Mengurus Wang

(B.M.W)

PUSPANITA De‟ Seri Endon

PUSPANITA

Putrajaya

5 02/08/2012 Taklimat Pengurusan Harta

Pusaka

Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA

6 17/10/2012 Taklimat Potongan Cukai

Berjadual 2010

Bahagian

Pengurusan

Sumber Manusia

Dewan Utama MQA

7 23/10/2012 Majlis Sambutan Hari Inovasi

MQA Tahun 2012

Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama MQA

29 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 17: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

8 01/11/2012 Persidangan Perkhidmatan Awam

Ke Tujuh Belas – Public Services

of The Future : Opportunities &

Challenges

INTAN INTAN Bukit Kiara

9 27/11/2012 NURTURING PUBLIC SECTOR’S

INNOVATION AND CREATIVITY

FOR BETTER PERFORMANCE &

RESPONSIVENESS – Driving

New Direction and Performance

Institut Sultan

Iskandar

Pullman Putrajaya

Lakeside

10 10/12/2012 Program Teens & Cash “Remaja

Berhemat, Keluarga Berkat,

Negara Selamat”

PUSPANITA Dewan Tun Siti

Hasmah, Rumah

PUSPANITA, Jalan

Hose, KL

11 12/12/2012 Seminar On “Enhancing Synergy

To Face New Challenges In Public

Sector Auditing”

National Audit

Department of

Malaysia

Lanai Kijang, Bank

Negara Malaysia

BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT

Mazyah Yahya

1 16/02/2012 Majlis Sambutan Maulidur Rasul

Peringkat MQA

Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama

MQA, 12A

2 15/03/2012 Ceramah Kesihatan Malaysia Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama

MQA, 12A

3 19/04/2012 Kursus Kemahiran Berfikir:

Mengenal Pasti Masalah dan

Membuat Keputusan Dengan

Sistematik

Unit Latihan MQA Dewan Utama

MQA, 12A

4 26/04/2012 Program Bicara Petang Bersama

Pn. Norhafizah Jusoh

Unit Latihan MQA Dewan Utama

MQA, 12A

5 03/05/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA

Bil. 2/2012

Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama

MQA, 12A

6 08/05/2012

-10/05/2012

Kursus Kemahiran Pengurusan

Rekod dan Fail

Unit Latihan MQA

dan Arkib

Memorial Tun

Hussein Onn

7 17/05/2012 Kursus Jaminan Kualiti kepada

Pegawai Non Accreditation Siri 2

Unit Latihan MQA Bilik Banquet 12A,

MQA

8 24/06/2012 Program Khas Untuk Kumpulan

Pegawai 41: Kursus

Pembangunan Fitrah Insan dan

Pekerja (Kursus 3I, 4STAF) Siri 1

Unit Latihan MQA Kem El Azzhar,

Banting

33 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 18: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

9 20/07/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA

Bil. 3/2012 & Penyampaian

Sumbangan Ramadhan

Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama

MQA, 12A

10 16/10/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA

Bil. 4/2012

Bahagian

Pentadbiran MQA

Dewan Utama

MQA, 12A

BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT

Nurhidayah Akhmar Mohd Razali

1 3/9/2012 –

20/9/2012

Kursus Induksi Modul Khusus

Bil. 1/2012

Unit Latihan, BPSM Bilik Banquet

Tingkat 12, MQA

2 27/9/2012 Program Bicara Bersama

Pn. Zakiah Abdul Wahab

Unit Latihan, BPSM Dewan Utama

MQA, 12A

3 1/10/2012 Taklimat Arahan Pentadbiran

Bil. 3/2012 – Peraturan

Kedatangan Dan Penggunaan

Sistem Kedatangan Pegawai

Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, 12A

4 16/10/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA

Bil. 4/2012

Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, 12A

5 23/10/2012 Majlis Sambutan Hari Inovasi

MQA Tahun 2012

Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, 12A

6 31/10/2012 Taklimat Penggunaan Cuti,

Pengisytiharan Harta dan LNPT

kepada Pegawai Baru

Unit HRMIS, BPSM Bilik Mesyuarat 14A

7 2/11/2012 Taklimat Program Mentor-Menti

MQA 2012

Unit Latihan, BPSM Dewan Utama

MQA, 12A

8 10/12/2012 Program Teens & Cash “Remaja

Berhemat, Keluarga Berkat,

Negara Selamat”

PUSPANITA

Kebangsaan

Dewan Tun Siti

Hasmah, Rumah

PUSPANITA Jalan

Hose, KL

37 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 19: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

BIL TARIKH KURSUS PENGANJUR TEMPAT

Siti Syahirah Mohd Nasir

1 12/01/2012 Majlis Amanat Ketua Pegawai

Eksekutif Tahun Baru 2012

Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, Ting 12A

2 16/02/2012 Majlis Sambutan Maulidur Rasul

Peringkat MQA

Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, Ting 12A

3 15/03/2012 Ceramah Kesihatan Malaysia Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, Ting 12A

4 26/04/2012 Program Bicara Petang Bersama

Pn. Norhafizah Jusoh

Unit Latihan MQA Dewan Utama

MQA, Ting 12A

5 30/05/2012 Seminar bijak mengurus wang PUSPANITA

Kebangsaan

De‟ Seri Endon,

Puspanita

Putrajaya

6 20/07/2012 Majlis Perhimpunan Bulanan MQA

Bil.3/2012 & Penyampaian

Sumbangan Ramadhan

Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, Ting 12A

7 02/08/2012 Taklimat Pengurusan Harta

Pusaka

Unit Latihan MQA Dewan Utama

MQA, Ting 12A

8 13/08/2012 Taklimat Peraturan Dan Tatacara

Pembelian Terus Dan Sebut

Harga MQA

Bahagian

Pentadbiran

Dewan Utama

MQA, Ting 12A

9 24/09/2012 Seminar Literasi Undang-Undang

Pencegahan Jenayah (SEKATA)

PUSPANITA MQA Dewan Utama

MQA, Ting 12A

10 04/10/2012 Bengkel asas pengurusan

kewangan

Bahagian Akaun,

KPT

Kementerian

Pengajian Tinggi

11 19/11/2012 Taklimat Pengurusan Buku Log

Kenderaan

Unit Latihan Lembaga Urus Air

Selangor

12 5 – 6

/12/2012

Kursus Pengurusan Bajet Unit Latihan MQA Dewan Utama

MQA, Tingkat 12A

41 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 20: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Unit Audit Dalam telah diberi kepercayaan oleh Agensi Kelayakan Malaysia, Kementerian, Jabatan dan

Pejabat Kerajaan Negeri untuk menyampaikan ceramah atau taklimat bagi meningkatkan pengetahuan

dan kemahiran pegawai dan kakitangan didalam dan diluar Agensi.

Ketua Audit Dalam dilantik sebagai Penceramah/Fasilitator tetap untuk Kursus Pra-Perkhidmatan

Pegawai Lantikan Baru di Agensi Kelayakan Malaysia. Dengan ini, Ketua Audit Dalam dijemput untuk

menyampaikan ceramah kepada pegawai baru yang dilantik pada setiap tahun. Tajuk ceramah yang

disampaikan adalah seperti di Jadual 3 berikut :

Jadual 3: Tajuk Ceramah Ketua Audit Dalam

BIL TOPIK

1 Sistem Bayaran Dan Perbelanjaan

2 Sistem Perkakaunan Terimaan

3 Pengurusan Aset Alih Kerajaan

4 Audit

5 Laporan Ketua Audit Negara dan Laporan Audit Dalam MQA

Walaubagaimanapun, dalam tahun 2012 hanya terdapat satu pengambilan sahaja iaitu pada bulan

September 2012. Tajuk ceramah yang disampaikan adalah Audit, Laporan Ketua Audit Negara dan

Laporan Audit Dalam MQA.

Selain itu, untuk tahun 2012 Ketua Audit Dalam dijemput untuk memberikan taklimat kepada pegawai

dan kakitangan di Lembaga Urus Air Selangor iaitu pada 19 November 2012. Antara tajuk-tajuk yang

disampaikan adalah seperti di Jadual 4 berikut:

Jadual 4: Tajuk Taklimat Ketua Audit Dalam

BIL TOPIK

1 Taklimat Pengurusan Kenderaan Jabatan

2 Penyelenggaraan Daftar Touch N Go

3 Penyelenggaraan Kad Inden Minyak

4 Perkiraan Masa Perjalanan Untuk Tugasan

5 Penyelenggaraan Buku Log

6 Perkiraan Penggunaan Bahan Api (minyak)

17 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 21: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

18 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 22: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Unit Audit Dalam sentiasa menitikberatkan perancangan yang rapi dan sistematik bagi menyediakan

Rancangan Audit Tahun 2012 supaya lebih mantap, berkesan, mendatangkan pembaikan pada

pengurusan MQA. Rancangan Kerja ini meliputi pengauditan di Bahagian Jaminan Kualiti yang

menjalankan core-business MQA serta Bahagian Pengurusan meliputi pentadbiran dan kewangan.

Disamping itu, Unit Audit Dalam juga memastikan tindakan susulan diambil dari perkara berbangkit dan

melaporkannya di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit.

Unit Audit Dalam telah merancang dan melaksanakan sebanyak enam program bagi aktiviti sepanjang

tahun 2012. Maklumat berkenaan aktiviti yang dilaksanakan berserta objektif adalah seperti di Jadual 5

berikut :-

Jadual 5 : Rancangan Tahunan Audit 2012

BIL AKTIVITI/PROGRAM OBJEKTIF

1 Laporan Tahunan Audit

Dalam 2011

Laporan ini menggariskan aktiviti-aktiviti Unit Audit

Dalam di mana tumpuan diberikan kepada auditan yang

telah dilaksanakan serta pencapaian Unit ini sepanjang

Tahun 2011.

Laporan ini disediakan untuk menjelaskan secara

ringkas isu-isu audit yang dikenal pasti dan tindakan-

tindakan yang perlu diambil untuk memperbaiki dan

menambah baik operasi Pengurusan MQA.

2 Auditan Proses Permohonan

Akreditasi Di Bahagian Sains

Sosial

Menentukan permohonan akreditasi telah dilaksanakan

mengikut Piagam Pelanggan MQA.

3 Auditan Pengurusan

Pengkalan Data Institusi

Pengajian Tinggi (PDIPT)

Dan E-Akreditasi

Menentukan sama ada data yang dikeluarkan untuk PDIPT

dan E-Akreditasi adalah betul dan tepat dan menentukan

wujudnya ciri-ciri kawalan dalaman serta objektif yang

ditetapkan dapat dicapai terhadap kedua-dua sistem ini.

4 Auditan Terhadap

Keberkesanan Projek Audit

Prestasi Akademik (APA)

Memastikan Projek Audit Prestasi Akademik ini telah

mencapai objektif yang ditetapkan.

19 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 23: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

5 Auditan Pengurusan Tuntutan

Elaun Lebih Masa

Menentukan sama ada pengurusan tuntutan elaun lebih

masa telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan

yang ditetapkan.

6 Mesyuarat Jawatankuasa

Audit

Mengendalikan Mesyuarat Jawatankuasa Audit sekurang –

kurangnya 4 kali setahun seperti yang ditetapkan dalam

Surat Pekelilin Am Bil.3 Tahun 1998.

45

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 24: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Jadual 6: Rancangan Kerja Unit Audit Dalam Bagi Tahun 2012

BIL. PERKARA TEMPOH

JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS

1 Penyediaan Laporan Tahunan UAD 2011

2 Auditan Proses Permohonan Akreditasi

Di Bahagian Sains Sosial

3

Auditan Pengurusan Pengkalan Data

Institusi Pengajian Tinggi (PDIPT) Dan

E-Akreditasi

4 Auditan Terhadap Keberkesanan Projek

Audit Prestasi Akademik (APA)

5 Auditan Pengurusan Tuntutan Elaun

Lebih Masa

6 Mesyuarat Jawatankuasa Audit

45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 25: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Dengan kerjasama dan sokongan yang telah diberikan oleh semua pihak di MQA, semua aktiviti-aktiviti

yang dirancang oleh Unit Audit Dalam sepanjang tahun 2012 telah berjaya dilaksanakan dengan

sempurna. Kesemua empat aktiviti pengauditan telah berjaya diselesaikan iaitu Auditan Proses

Permohonan Akreditasi di Bahagian Sains Sosial, Auditan Sistem Pengkalan Data Institut Pengajian

Tinggi (PDIPT) dan E-Akreditasi, Auditan Pengurusan Swaakreditasi dan Auditan Pengurusan Elaun

Lebih Masa.

Disamping itu, Laporan Tahunan Audit Dalam 2011 juga telah dapat disediakan dan diedarkan serta

Mesyuarat Jawatankuasa Audit dapat dilaksanakan sebanyak empat kali bagi membincangkan perkara

berbangkit dari dapatan Audit.

Pencapaian Rancangan Audit bagi tahun 2012 seperti yang diperincikan dalam Jadual 7 dan Carta 1

berikut :-

Jadual 7 : Kemajuan Pelaksaan Aktiviti / Program UAD

Bil. Aktiviti / Program Perancangan

Pencapaian Kuantiti Masa

1 Laporan Tahunan Audit Dalam 2011 1 aktiviti Jan – Feb

2011

Laporan Tahunan Audit Dalam

telah diedarkan pada 18 April

2013

2 Auditan Proses Permohonan

Akreditasi di Bahagian Sains Sosial

1 aktiviti Mac – Mei

2012

Auditan telah selesai dijalankan

dan laporan pemerhatian telah

dikeluarkan pada 23 Mei 2012

3 Auditan Sistem Pengkalan Data

Institut Pengajian Tinggi (PDIPT) dan

E-Akreditasi

1 aktiviti Jun – Julai

2012

Auditan telah selesai dijalankan

dan laporan pemerhatian telah

dikeluarkan pada 16 Ogos 2012

4 Auditan Pengurusan Swaakreditasi 1 aktiviti Sept – Nov

2012

Auditan telah selesai dijalankan

dan laporan pemerhatian telah

dikeluarkan pada 26 November

2012

5 Auditan Pengurusan Elaun Lebih

Masa

1 aktiviti Nov – Dis

2012

Auditan telah selesai dijalankan

dan laporan pemerhatian telah

dikeluarkan pada 15 Januari 2013

6 Mesyuarat Jawatankuasa Audit 4 aktiviti Mac – Dis

2012

Mesyuarat telah diadakan pada

bulan Mac, Jun, Oktober dan

Disember 2012

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012 45

Page 26: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Carta 1 : Pencapaian Berdasarkan Aktiviti

Disamping itu, Unit Audit Dalam juga telah berjaya melaksanakan program-program tambahan

sepanjang tahun 2012 seperti di Jadual 8 berikut:

Jadual 8 : Program-program Tambahan Unit Audit Dalam

BIL AKTIVITI/PROGRAM

1 Program Lawatan Sambil Belajar Politeknik Port Dickson Negeri

Sembilan;

2 Program Mentor Menti;

3 Penyediaan Peraturan Penubuhan Jawatankuasa Audit;

4 Semakan Draf Peraturan Kewangan Dan Perakaunan MQA; dan

5 Semakan Draf Peraturan Pengurusan Aset MQA.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun

2011

Aud. Proses Permohonan Akreditasi di

Bahagian Sains Sosial

Aud. Pengurusan

Pangkalan Data Institusi

Pengajian Tinggi (PDIPT) dan e-

Akreditasi

Aud. Pengurusan

Swaakreditasi

Aud. Pengurusan Elaun Lebih

Masa

Mesyuarat Jawatankuasa

Audit

PENCAPAIAN RANCANGAN AUDIT TAHUN 2012

45 Laporan Tahunan Unit Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 27: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Pada 19 Mac 2012, Unit Audit Dalam MQA telah memberi ruang kepada Politeknik Port Dickson

untuk membuat lawatan sambil belajar ke MQA, khususnya ke Unit Audit Dalam. Seramai 50 orang

pelajar dari Fakulti Perakaunan dan 3 orang Pensyarah telah menghadiri lawatan sambil belajar

bertujuan untuk mempelajari Pengajian Pengauditan disamping memberi pendedahan kepada

pensyarah dan pelajar mengenai fungsi utama MQA iaitu:

Melaksanakan dan mengemaskinikan Kerangka Kelayakan Malaysia;

Mengakredit program, kelayakan dan pemberi pendidikan tinggi;

Menjalankan audit institusi dan mengkaji semula program, kelayakan dan pemberi

pendidikan tinggi;

Mengadakan dan menyenggarakan sesuatu daftar untuk mendaftarkan program,

kelayakan dan pemberi pendidikan tinggi.

Penolong Pengarah Unit Hal Ehwal Awam Dan Antarabangsa (UHEAA) telah

dipertanggungjawabkan untuk menyampaikan ceramah mengenai fungsi MQA manakala Ketua

Audit Dalam bertanggungjawab menyampaikan maklumat mengenai Unit Audit Dalam. Selain itu,

para pelajar juga diberi pendedahan berkenaan peranan Audit Negara serta Carta Organisasi

Kerajaan Persekutuan. Majlis diakhiri sesi soal jawab agar pelajar dapat mengutarakan persoalan

yang memerlukan penjelasan lanjut. Berikut adalah atur cara program beserta gambar-gambar

program Lawatan Sambil Belajar Politeknik Port Dickson:

Aturcara Program Lawatan Sambil Belajar

Politeknik Port Dickson

8.30 pg Ketibaan & Jamuan Ringan

9.00 pg Kata Aluan dari Ketua Audit Dalam

9.10 pg Persembahan Video MQA

9.20 pg Penerangan Mengenai Fungsi MQA

9.40 pg Apa Itu Audit ?

9.45 pg Persembahan Slaid Mengenai Audit Dalam

11.30 pg Carta Organisasi Kerajaan Persekutuan

11.45 pg Peranan Audit Negara

12.00 tgh Sesi Soal Jawab

12.15 tgh Penyampaian Cenderahati / Ucapan Balas

12.30 tgh Sesi Bergambar

12.45 tgh Makan Tengah Hari

2.00 ptg Bersurai

Buku Program Lawatan Sambil Belajar Politeknik Port Dickson

45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 28: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Program Lawatan Sambil Belajar Pelajar Fakulti Perakaunan Politeknik Port Dickson

Ketua Unit Audit Dalam menyampaikan ceramah mengenai peranan dan fungsi

Audit Dalam

Penolong Pengarah Unit Hal Ehwal Awam Dan Antarabangsa menyampaikan ceramah

mengenai fungsi MQA

Penyampaian cenderamata oleh Ketua Unit Audit Dalam kepada

Pensyarah Politeknik Port Dickson

Tiga orang Pensyarah yang mengiringi pelajar-pelajar dari Politeknik Port Dikcson

45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 29: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Program Lawatan Sambil Belajar Pelajar Fakulti Perakaunan Politeknik Port Dickson

Pegawai-pegawai Yang Terlibat Dalam Menjayakan Lawatan

Gambar para pelajar sedang fokus dengan mendengar ceramah yang disampaikan oleh

Ketua Audit Dalam, MQA

Pelajar sedang menikmati jamuan pagi dan tengahari yang disediakan oleh Unit Audit Dalam, MQA

45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 30: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Program Mentor-Menti ini dilaksanakan di Agensi Kelayakan Malaysia

(MQA) bertujuan untuk memberi kefahaman kepada pegawai /

kakitangan baru mengenai core-business MQA serta tatacara kerja

yang berkaitan. Jangka masa bagi pelaksanaan program ini adalah

selama enam (6) bulan. Oleh itu pegawai yang dilantik untuk

membimbing pegawai / kakitangan baru bertanggungjawab dalam

memberi tunjuk ajar dalam proses kerja Bahagian / Unit masing-

masing.

Unit Audit Dalam telah diberi kepercayaan untuk melaksanakan Program Mentor – Menti untuk seorang

pegawai baru, Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 pada 3 September 2012.

Ketua Audit Dalam telah menyediakan Perancangan Program Mentor – Menti seperti berikut :

1) Memberi kefahaman kepada Menti :

Visi dan Misi Unit Audit Dalam;

Piagam Pelanggan Unit Audit Dalam;

Nilai – Nilai Teras Unit Audit Dalam;

Penubuhan dan Skop Unit Audit Dalam;

Objektif Unit Audit Dalam; dan

Carta Organisasi Unit Audit Dalam dan Kedudukan Menti.

2) Mengaturkan Senarai Tugas dan Fail Meja Menti dan tanggungjawabnya.

3) Menjelaskan peranan Unit Audit Dalam seperti yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Am Bil. 3

Tahun 1998.

27 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 31: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

4) Menjelaskan Proses Kerja Pelaporan Pengauditan.

5) Memberi sebahagian tugasan pengauditan iaitu melaksanakan Auditan Pengurusan

Swaakreditasi dengan memberi penjelasan perkara berikut :

Objektif pengauditan;

Skop dan Metodologi Pengauditan;

Semakan Kawalan Auditan;

Perkara yang perlu difokus untuk mendapatkan isu pemerhatian;

Membuat analisis terhadap data dan maklumat yang diterima; dan

Cara-cara menulis Laporan Pemerhatian.

Menti telah memahami dengan baik bidang tugas Audit Dalam. Selain itu, Menti juga telah berjaya

melaksanakan Auditan dan dapat menyediakan Laporan Pemerhatian dengan baik serta berjaya

membangkitkan perkara penting untuk penambahbaikan.

28

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 32: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Unit Audit Dalam telah diminta untuk menyediakan Manual Peraturan Jawatankuasa Audit (Standard

Operating Procedure – SOP) yang merupakan antara perkara yang dimuatkan dalam Peraturan

Kewangan dan Perakaunan MQA (SOP) dimana Bahagian Kewangan sedang dalam proses

penyediaan SOP Kewangan.

Manual Peraturan (SOP) Jawatankuasa Audit Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) mengandungi

perkara berikut :

i) Keanggotaan

Menurut Perkara 5.17 Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998 dan Seksyen 20 Akta

Agensi Kelayakan Malaysia (Akta 679), Jawatankuasa Audit boleh dianggotai 3 hingga 5

ahli terdiri daripada Ahli Lembaga Pengarah Bukan Eksekutif yang dilantik oleh Majlis

Agensi Kelayakan Malaysia. Pelantikan ini diuruskan oleh Unit Keurusetiaan Majlis.

Jawatankuasa Audit boleh melantik di kalangan mereka seorang Pengerusi. Mana – mana

ahli boleh menjadi Pengerusi Jawatankuasa Audit sekiranya Pengerusi yang dilantik tidak

dapat menghadiri mesyuarat.

ii) Fungsi Utama Jawatankuasa Audit Agensi Kelayakan Malaysia

Mengkaji keperluan Unit Audit Dalam;

Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem kawalan dalam;

Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Unit Audit Dalam yang meliputi skop kerja, jadual,

keanggotaan, serta penyelarasan di antara Audit Dalam dan Audit Luar;

Mengkaji laporan daripada Audit Dalam dan Audit Luar dan memperakukan tindakan

susulan;

Mengkaji dan menasihat Majlis Agensi Kelayakan Malaysia berhubung dengan penyata

kewangan, prospektus dan laporan – laporan kewangan lain yang dikeluarkan;

Mengkaji dan menasihat Majlis Agensi Kelayakan Malaysia berhubung maklumat prestasi

aktiviti Agensi Kelayakan Malaysia tertakluk kepada auditan dan perkara lain yang

melibatkan tanggungjawab Agensi Kelayakan Malaysia.

Mengesan pematuhan kepada apa – apa peraturan yang ditetapkan oleh Majlis Agensi

Kelayakan Malaysia serta tatakelakuan pegawai / kakitangan dan mengambil daya usaha

menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam Agensi Kelayakan Malaysia;

29

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 33: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Memastikan bahawa Agensi Kelayakan Malaysia sentiasa mengubahsuai pelaksanaan

kerja selaras dengan perubahan iktisas yang berlaku dalam bidang perakaunan seperti

pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa Piawaian Perakaunan

Antarabangsa;

Melaksanakan fungsi – fungsi yang ditetapkan oleh Majlis Agensi Kelayakan Malaysia dari

semasa ke semasa; dan

Melaporkan kepada pihak pengurusan Agensi Kelayakan Malaysia mengenai kakitangan

yang didapati telah melakukan sebarang penyelewengan, untuk tindakan yang sesuai.

iii) Pembentangan Laporan

Pengerusi atau mana- mana Ahli Jawatankuasa Audit hendaklah membentangkan di Mesyuarat

Majlis Agensi Kelayakan Malaysia laporan Audit yang telah dibentangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Audit.

iv) Mesyuarat Jawatankuasa Audit

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Audit 4 kali setahun atau mengikut kesesuaian. Ketua

Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan Jawatankuasa Audit.

v) Bayaran Elaun Kehadiran Mesyuarat

Jawatankuasa Audit, tertakluk kepada Peraturan Kewangan yang berkuatkuasa dibayar elaun

atas kehadiran Mesyuarat Jawatankuasa Audit.

30 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Jawatankuasa Audit sedang berbincang perkara berbangkit dalam Laporan Audit pada Mesyuarat Jawatankuasa Audit

Page 34: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Unit Audit Dalam adalah bertanggungjawab untuk menjadi urusetia bagi Mesyuarat Jawatankuasa

Audit berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Mesyuarat Majlis MQA melantik

Jawatankuasa Audit MQA yang terdiri daripada 3 orang ahli. Keanggotaan Ahli Jawatankuasa Audit

MQA tersebut adalah seperti di Jadual 9 berikut:

Jadual 9 : Ahli Jawatankuasa Audit

BIL NAMA JAWATAN TARIKH LANTIKAN

1 Dato‟ Dr. Adnan Alias Pengerusi 25 November 2010

2 Datuk Dr. Parmjit Singh Ahli 29 April 2010

3 Prof. Datuk Dr. Khaw Lake Tee Ahli 29 April 2010

Mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi tahun 2012 telah diadakan sebanyak empat kali dan maklumat

terperinci berkenaan mesyuarat tersebut adalah seperti di Jadual 10 berikut:

Jadual 10 : Mesyuarat Jawatankuasa Audit MQA tahun 2012

BIL BIL.

MESYUARAT

TARIKH

MESYUARAT

KEHADIRAN

AHLI JAWATANKUASA AUDIT

1 1/2012 6 Mac 2012 i. Datuk Dr. Parmjit Singh (Pengerusi)

ii. Dato‟ Dr. Adnan Alias

iii. Prof. Datuk Dr. Khaw Lake Tee

2 2/2012 29 Jun 2012 i. Dato‟ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

ii. Datuk Dr. Parmjit Singh

iii. Prof. Datuk Dr. Khaw Lake Tee

3 3/2012 18 Oktober 2012 i. Dato‟ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

4 4/2012 14 Disember 2012 i. Dato‟ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

ii. Datuk Dr. Parmjit Singh

31 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 35: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 4/2012 yang diadakan di Bilik Anggerik Suite 1 & 2, Hilton

Petaling Jaya pada 14 Disember 2012

32 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 36: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

33 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 37: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

1. LATAR BELAKANG

Bahagian Akreditasi Sains Sosial (BASS) merupakan salah satu bahagian di Sektor Jaminan

Kualiti, Agensi Kelayakan Malaysia. Bahagian Akreditasi Sains Sosial diketuai oleh Pengarah

Bahagian Gred M54 yang dibantu oleh 37 orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini

dibahagikan kepada tiga Unit, iaitu Unit Sains Sosial 1, Unit Sains Sosial 2 dan Unit Sains

Sosial 3.

Bahagian Akreditasi Sains Sosial bertanggungjawab dalam memproses permohonan

pengendalian program yang berkaitan dengan bidang Sains Sosial di peringkat Provisional

Akreditasi, Perakuan Akreditasi dan Kursus Jangka Pendek.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif Auditan adalah untuk menentukan sama ada proses permohonan Akreditasi telah

dilaksanakan mengikut tempoh piagam pelanggan.

3. PENEMUAN AUDIT

3.1 Polisi Jaminan Kualiti

Semakan Audit mendapati Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Akreditasi Sains Sosial

adalah menyeluruh merujuk kepada 11 perkara berikut:

Secara keseluruhannya, pencapaian Bahagian Akreditasi Sains Sosial dalam

memproses permohonan penilaian Akreditasi dan Provisional Akreditasi adalah

baik. Pencapaian ini merupakan sumbangan dari pegawai di bahagian ini yang

telah menjalankan tugas mereka dengan penuh komitmen walaupun mereka

dibebani dengan tugasan memproses permohonan melebihi Sasaran Kerja

Tahunan dan juga tugas-tugas lain.

34 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 38: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Rajah 1 : Polisi Jaminan Kualiti

3.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti

Semakan Audit mendapati bahawa semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan

Kualiti diletakkan dan disimpan di dalam fail khas seperti Memo-memo Ketetapan

MJA dan dasar-dasar yang difailkan dengan teratur bagi memudahkan pencarian dan

mendapatkan maklumat. Selain itu, terdapat juga Arahan / Pekeliling dan Dasar

Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman web MQA untuk rujukan dan makluman

semua pegawai dan pengguna. Unit Dasar juga telah mengeluarkan Kompilasi Dasar

2011 pada 29 Disember 2011 sebagai rujukan pegawai MQA.

3.3 Carta Organisasi dan Perjawatan

Jadual 11 : Carta Organisasi dan Perjawatan Bahagian Akreditasi Sains Sosial

BIL PERKARA DILULUSKAN DI ISI

1 Pengarah Bahagian (N54) 1 1

2 Ketua Penolong Pengarah (N52) 1 1

3 Ketua Penolong Pengarah (N48) 2 2

4 Penolong Pengarah Kanan (N44) 3 3

5 Penolong Pengarah (N41) 15 14

6 Pembantu Khas (N27) 1 1

7 Penyelia Pembantu Tadbir (N22) 1 1

8 Pembantu Tadbir (N17) 14 14

Jumlah 38 37

Akta Agensi Kelayakan Malaysia

Kerangka Kelayakan Malaysia

Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA)

Garis Panduan Kriteria dan Standard Program

Diploma Eksekutif

Standard Program Undang-undang dan

Syariah

Kod Bidang Pengajian Negara

(National Education CodeManual)

Nilai Taraf Kelayakan

MS ISO PK 02 dan MS ISO PK 03

(Proses Permohonan Akreditasi Sementara

dan Penuh)

Guidelines to GoodPractices: APEL

Guidelines to GoodPractices:

Open and DistanceLearning

Memo Ketetapan MJA

35 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 39: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Semakan Audit mendapati Bahagian Akreditasi Sains Sosial mempunyai carta

organisasi yang jelas, di mana ia dibahagikan kepada tiga unit iaitu Unit Sains Sosial

1, Unit Sains Sosial 2 dan Unit Sains Sosial 3. Bahagian Akreditasi Sains Sosial

mempunyai 38 perjawatan yang diluluskan dan diketuai oleh Pengarah Bahagian gred

N54. Semua jawatan ini telah diisi kecuali satu jawatan yang masih belum di isi iaitu

jawatan Penolong Pengarah (N41) di Unit Sains Sosial 1.

3.3 Fail Meja

Semakan terhadap 15 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan dan mendapati

Fail Meja berkenaan telah disediakan di mana 7 Fail Meja telah mematuhi 14 perkara

yang ditetapkan namun 8 Fail Meja lagi tidak mematuhi 14 perkara yang ditetapkan

iaitu tidak dilengkapkan dengan Senarai Borang yang digunakan.

3.4 Latihan

Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di Bahagian Akreditasi Sains Sosial telah

menghadiri latihan dan kursus bagi meningkatkan tahap pengetahuan dan kemahiran

pegawai dari peringkat atasan hinggalah bawahan. Walau bagaimanapun terdapat

seorang pegawai yang tidak mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6

Tahun 2005 iaitu memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan latihan

sekurang-kurangnya 7 hari setahun.

MAKLUM BALAS AUDITI

Tindakan pembetulan telah diambil: 8 Fail Meja tersebut telah dilengkapkan

dengan Senarai Borang yang digunakan.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Akreditasi Sains Sosial mengambil maklum akan perkara ini. Pegawai tersebut telah mengambil cuti bersalin dari 15 Okt 2010 hingga 14 Jan 2011.

36 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 40: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.5 Pelan Strategik

Secara keseluruhannya semakan Audit mendapati Bahagian Akreditasi Sains Sosial

bersama Bahagian Akreditasi yang lain telah dapat mencapai peratus program matang

yang mendapat Perakuan Akreditasi daripada MQA kerana tahap pencapaian diukur

merangkumi semua Bahagian Akreditasi.

Bahagian Akreditasi Sains Sosial juga telah berusaha memenuhi Perancangan

Strategik MQA 2010-2015 dengan menetapkan Sasaran Kerja Tahunan bahagian.

Penetapan Sasaran Kerja Tahunan menjelaskan hala tuju strategik dan rangka kerja

bahagian bagi pelaksanaan dan pelan tindakan yang akan diambil untuk

merealisasikan objektif bahagian. Penetapan Sasaran Kerja Tahunan Bahagian

Akreditasi Sains Sosial adalah selaras dengan keperluan Perancangan Strategik MQA

dan memenuhi keperluan semasa dan jangka panjang MQA.

3.6 Bebanan Tugas

Semakan Audit mendapati Bahagian Akreditasi Sains Sosial mempunyai 20 pegawai

dan 13 pembantu tadbir dalam memproses semua jenis permohonan Akreditasi seperti

Akreditasi Sementara, Akreditasi dan Kursus Jangka Pendek.

Fail- fail Permohonan Akreditasi Yang Sedang Diproses

37 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 41: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Rajah 3 : Jumlah Permohonan Yang Perlu Diproses Oleh Pegawai Setahun

Dibandingkan Dengan Sasaran Kerja Tahunan

Rajah 4 : Jumlah Permohonan Yang Diproses Setahun Oleh Pembantu Tadbir

Yang Menjalankan Tugas Untuk Dua Pegawai

20 25

10

25

48

8

0

20

40

60

Permohonan Akreditasi Penuh

Permohonan Akreditasi Sementara

Permohonan Kursus Jangka Pendek dll

Norma ketetapan Pelaksanaan sebenar

55

100

Jumlah Permohonan Yang Perlu Diproses Mengikut SKT

Jumlah Permohonan Yang Diuruskan Setahun

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Akreditasi Sains Sosial telah membuat beberapa cadangan di

Naziran Perjawatan agar isu bebanan kerja dapat diatasi di peringkat

Pembantu Tadbir dan juga pegawai. Selain itu, Bahagian Akreditasi Sains

Sosial menjawab 500 surat setahun, 40% surat adalah berkaitan penambahan,

perubahan atau pindaan syarat kelayakan masuk. Bahagian ini mencadangkan

surat berkaitan kelayakan masuk ini diuruskan oleh Pengurusan Pengajian

Tinggi Swasta (PPTS), KPTM tanpa dipanjangkan kepada MQA.

38 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 42: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.7 Simpanan Fail Permohonan

Semakan Audit mendapati setiap pegawai dan pembantu tadbirnya menyimpan 30

hingga 50 fail permohonan yang sedang diproses pada sesuatu masa maka fail ini

disimpan bersama mereka bagi memudahkan capaian. Fail-fail ini disimpan untuk

tempoh antara 6 hingga 12 bulan atau lebih setahun dan ianya disimpan di mana-

mana ruangan yang ada kerana ruangan di tempat pegawai dan pembantu tadbir tidak

mencukupi. Fail-fail permohonan sedia ada akan terus ditambah dengan fail-fail

permohonan yang baru secara berterusan sepanjang tahun.

Fail permohonan yang disimpan berdekatan dengan pegawai

bagi memudahkan capaian

3.8 Keperluan Peralatan

Semakan Audit mendapati nisbah penggunaan printer secara guna sama sedia ada di

Bahagian Akreditasi Sains Sosial adalah 1:11 berbanding yang ditetapkan oleh

Bahagian Teknologi Maklumat iaitu 1:8. Oleh itu, Bahagian Akreditasi Sains Sosial

amat memerlukan tambahan printer kerana staf yang ramai. Adalah dicadangkan

tambahan sekurang-kurangnya 2 printer untuk memudahkan urusan tugas di bahagian

ini.

39 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 43: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Printer yang diguna pakai bersama pegawai-pegawai di

Bahagian Akreditasi Sains Sosial

3.9 Pencapaian Keseluruhan Memproses Program bagi tahun 2011

Jadual 12 : Permohonan Yang Selesai Diproses Oleh

Bahagian Akreditasi Sains Sosial

Status Akreditasi Provisional Akreditasi Penuh

Jumlah Peratus Jumlah Peratus

Selesai Dalam Tempoh Piagam 298 98% 275 99%

Selesai Luar Tempoh Piagam 6 2% 3 1%

Jumlah 533 100% 493 100%

Unit Audit Dalam telah menjalankan semakan terhadap 19 fail permohonan Akreditasi

berdasarkan permohoanan Akreditasi yang telah dinilai pada tahun 2011. Secara

keseluruhannya, semakan Audit mendapati proses penilaian telah dilaksanakan

mengikut amalan yang ditetapkan.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Akreditasi Sains Sosial telah pun membuat cadangan kepada JPICT

pada 21 April 2010 untuk penambahan printer tetapi maklum balas diperoleh pada

masa itu MQA tiada peruntukan kewangan.

Gambarajah menunjukkan printer yang digunakan secara gunasama

40 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 44: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Selain itu, semakan Audit juga mendapati, dokumen yang berkaitan juga telah di

simpan di dalam fail dengan kemas dan teratur dan ini memudahkan semakan

terhadap dokumen yang berkaitan. Maklumat terperinci berkenaan 19 sampel fail yang

disemak dan Pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 13 berikut:

Jadual 13 : Sampel Audit bagi Fail Permohonan Akreditasi

BIL PENEMUAN AUDIT NO RUJUKAN

1 Dalam Tempoh Piagam A10099, A1839, A6325, A7302, A8455,

A9106, A9286, A9314, A10004, A10652

2 Penangguhan lawatan ke semester akan

datang

A9390

3 Kes pertimbangan / Syarat penambahbaikan A7877, A9312

4 Maklum balas dari Pemberi Pengajian Tinggi

melebihi dari tempoh yang ditetapkan

A8969

5 Sukar mendapatkan tarikh lawatan yang

sesuai

A9512, A9513, A9514, A9515, A9748

6 Ahli Panel Penilai gagal menyerahkan

Laporan Akhir dalam tempoh yang

ditetapkan

A7877

Semakan Audit terhadap fail tersebut, mendapati proses penilaian yang melebihi

tempoh piagam pelanggan adalah disebabkan perkara-perkara berikut:

Pemberi Pengajian Tinggi memohon penangguhan bagi mengadakan lawatan

akreditasi.

Pemberi Pengajian Tinggi memohon penangguhan untuk memberi laporan

maklum balas.

Isu berkaitan Ahli Panel Penilai iaitu mereka gagal untuk memberi maklum balas

dalam tempoh yang ditetapkan.

Kesukaran mendapatkan tarikh lawatan yang sesuai bagi semua pihak yang

terlibat.

Program yang dinilai mendapat keputusan pertimbangan, oleh itu tempoh

diperlukan untuk memenuhi syarat pertimbangan.

41 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 45: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Adalah didapati sebab-sebab kelewatan di atas adalah perkara yang berada di luar

kawalan MQA, Oleh itu adalah wajar program ini tidak disenaraikan sebahagian dari

statistik lewat. Selain itu, bagi isu Ahli Panel Penilai, Audit Dalam berpandangan

bahawa satu ikatan kontrak yang jelas perlu diwujudkan di antara MQA dan Ahli Panel

Penilai supaya kedua-dua pihak adalah jelas mengenai obligasi masing-masing dalam

proses penilaian dan seterusnya dapat meningkatkan profesionalisme dalam

menjalankan tugas.

3.10 Perbezaan Data dari Database dan Maklumat di Bahagian Akreditasi Sains Sosial

Jadual 14 : Perbezaan Data dari Database dan Bahagian Akreditasi Sains Sosial

Permohonan

Data

Perbezaan

Database Bahagian Akreditasi

Sains Sosial

Provisional Akreditasi 573 533 40

Akreditasi 499 493 6

Sampel Audit adalah berdasarkan data berkenaan permohonan untuk Provisional

Akreditasi dan Akreditasi yang diterima bagi tahun 2011 dari Bahagian Teknologi

Maklumat dan juga Bahagian Akreditasi Sains Sosial.

MAKLUM BALAS AUDITI

Asas perkiraan selesai dalam tempoh piagam adalah berdasarkan kepada bilangan

program yang telah selesai. Permohonan yang belum selesai tidak boleh diambil kira

kerana setiap permohonan Akreditasi Provisional mempunyai masa selama 3 bulan 3

minggu untuk diselesaikan dan bagi permohonan Akreditasi masa selama 7 bulan

untuk diselesaikan. Malahan ada sesetengah permohonan yang baru diterima satu

atau dua bulan sahaja.

42 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 46: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Semakan Audit mendapati perbezaan data boleh berlaku kerana dokumen diterima

bagi tahun 2011 oleh Bahagian Teknologi Maklumat adalah berdasarkan tarikh

penerimaan dokumen oleh Bahagian Pendaftaran manakala data dari Bahagian

Akreditasi Sains Sosial adalah berdasarkan tarikh dokumen diterima oleh Bahagian

tersebut.

Kawalan kepada data yang dimasukkan perlu diperkemas bagi memastikan ciri-ciri

kawalan dalaman wujud. Selain itu, memandangkan Bahagian Akreditasi Sains Sosial

tidak mengambil kira kelewatan tempoh penilaian yang disebabkan oleh faktor-faktor di

luar kawalan bahagian seperti penangguhan lawatan atau kelewatan memberi maklum

balas oleh Pemberi Pengajian Tinggi dan beberapa sebab lain maka perkara ini juga

sepatutnya dapat dilihat di database supaya data atau statistik yang dikeluarkan oleh

sistem lebih tepat dan dapat mengambil kira faktor-faktor tersebut.

3.11 Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Sub Bidang

Jadual 15 : Permohonan di Bahagian Akreditasi Sains Sosial Mengikut Sub

Bidang bagi Tahun 2011

BIL SUB BIDANG JUMLAH PERATUS

1 Pengurusan/Pentadbiran 118 24

2 Perniagaan 95 18

3 Perakaunan 88 17

4 Pelancongan dan Perhotelan 62 12

5 Pemasaran 23 5

6 Kewangan 21 4

7 Sains Sosial 13 3

8 Kesetiausahaan 12 2

9 Perundangan 11 2

10 Seni Kulinari 10 2

11 Perbankan 9 2

12 Keusahawanan 8 2

13 Pengangkutan 7 1

14 Perdagangan 5 1

15 Sains Sukan 4 1

16 Ekonomi 4 1

17 Pembangunan Manusia 4 1

18 Pengurusan Acara 3 1

19 Hartanah/Pengurusan Harta 2 1

JUMLAH 499 100%

43 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 47: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Semakan Audit juga mendapati bahawa terdapat seramai 50 orang Ahli Panel Penilai

bagi sub bidang Pengurusan/Pentadbiran. Walau bagaimanapun Ahli Panel Penilai

yang aktif di bawah sub bidang ini ialah seramai 28 orang sahaja. Oleh itu,

dicadangkan agar Bahagian Akreditasi Sains Sosial memastikan Ahli Panel Penilai

bagi sub bidang yang mempunyai permohonan yang tinggi adalah mencukupi. Ini

adalah untuk menghindari masalah kekurangan Ahli Panel Penilai berlaku dan

seterusnya boleh menyebabkan Piagam Pelanggan MQA tidak dapat dipenuhi.

Dokumen – dokumen permohonan Akreditasi yang sedang diproses

44 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 48: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

4.12 Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Peringkat Pengajian

Semakan Audit mendapati permohonan Akreditasi yang tertinggi bagi tahun 2011

berdasarkan data dari database adalah bagi peringkat Diploma iaitu 252 permohonan

atau 50 peratus. Ini diikuti oleh permohonan Akreditasi bagi peringkat Ijazah Sarjana

Muda iaitu 134 permohonan atau 27 peratus. Permohonan ketiga tertinggi ialah di

peringkat Sijil diikuti Ijazah Sarjana Muda dan PhD, masing sebanyak 58 permohonan,

42 permohonan dan 13 permohonan.

Rajah 5 : Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Sub Bidang bagi Tahun

2011 di Bahagian Akreditasi Sains Sosial

4.13 Lawatan Penilaian Program Untuk Perakuan Akreditasi

Jadual 16 : Senarai Lawatan Untuk Auditan Proses Permohonan Akreditasi Di Bahagian Akreditasi Sains Sosial

BIL TARIKH NAMA PROGRAM

PEMBERI

PENGAJIAN

TINGGI

1 17-18 April 2012

(Selasa – Rabu)

Level 3 Private Secretary‟s Diploma (LCCIIQ)

UK (A 11743) dan Level 3 Diploma in Business

Studied (LCCIQ) UK (A 11744)

PTPL Penang

2 24-25 April 2012

(Selasa – Rabu) Bsc (Hons) Business Admin (A 9964) Taylor‟s PJ

58

252

134

42

13

Sijil

Diploma

Ijazah Sarjana Muda

Ijazah Sarjana

PhD

45 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 49: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Lawatan Audit mendapati proses penilaian program seperti di atas telah dilaksanakan

dengan teratur bagi menguji pernyataan, penghuraian, kesimpulan dan tindakan

penambahbaikan yang dicadangkan, sebagaimana terkandung dalam Dokumen MQA

02 yang dikemukakan oleh Pemberi Pengajian Tinggi. Ahli Panel Penilai yang

berprofesional dan berpengalaman dapat memudahkan semakan dan pengesahan

terhadap 9 bidang utama mengikut kehendak Codes Of Practice (COPPA).

Lawatan Penilaian bersama Ahli Panel Penilai, Pegawai MQA dan Ketua Audit Dalam

di PTPL Penang

Lawatan Penilaian bersama Ahli Panel Penilai, Pegawai MQA dan Ketua Audit Dalam di Taylor’s Petaling Jaya

46 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 50: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat pencapaian Bahagian Akreditasi Sains Sosial

dalam memproses permohonan penilaian Akreditasi dan Provisional Akreditasi adalah baik.

Pencapaian ini merupakan sumbangan dari pegawai di bahagian ini yang telah menjalankan tugas

mereka dengan penuh komitmen walaupun mereka dibebani dengan tugasan memproses permohonan

melebihi Sasaran Kerja Tahunan dan juga tugas-tugas lain seperti menyelaras dan membuat

pembetulan Laporan Ahli Panel Penilai, menyelaras maklumat Instrumen, menyediakan Surat Syor,

Input Data untuk Kronologi Program, menjawab surat-surat luar di samping menjadi urus setia

Mesyuarat Jawatankuasa Semakan secara bergilir serta menyediakan laporan untuk Mesyuarat

Jawatankuasa Akreditasi dan Mesyuarat Jawatankuasa Semakan.

Namun begitu faktor luaran seperti kelewatan dipihak Ahli Panel Penilai dan Pemberi Pengajian Tinggi

sendiri yang menyebabkan proses permohonan melebihi tempoh piagam pelanggan perlu dilihat

semula oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk mengatasi masalah ini. Adalah dicadangkan

pengarah bahagian memantau semua fail permohonan untuk melihat outstanding jobs yang belum

selesai dan membuat follow-ups untuk memastikan semua permohonan adalah dalam track tempoh

piagam pelanggan serta berusaha menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Selain itu, Audit Dalam juga ingin menekankan agar setiap Bahagian yang terlibat dengan kemasukan

data ke database perlu melakukannya dengan betul dan kemas kini agar data yang dikeluarkan adalah

tepat (reliable) dan boleh digunakan pada bila-bila masa. Selain itu, Bahagian Teknologi Maklumat

perlu terus melakukan penambahbaikan kepada sistem e-Akreditasi yang dibangunkan agar ia dapat

memenuhi keperluan semua pihak yang menggunakan sistem tersebut.

47 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 51: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

1. LATAR BELAKANG

Bahagian Teknologi Maklumat telah membangunkan PDIPT bertujuan untuk merekodkan

segala urusan berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat Kelulusan,

Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh. Sistem ini telah

dibangunkan menggunakan Microsoft Access 97 pada tahun 1997 dan telah digunakan

untuk tempoh 15 tahun.

Pada tahun 2010, e-Akreditasi iaitu satu sistem baru telah diperkenalkan bertujuan untuk

menggantikan fungsi PDIPT. Sistem ini telah dibangunkan sejak tahun 2007 dengan

menggunakan perisian MS SQL dan Adobe Coldfusion.

Kedua-dua sistem ini dimulakan dengan pendaftaran program pengajian di Unit

Pendaftaran, urusan penilaian program pengajian di Sektor Jaminan Kualiti, urusan

Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi di Unit Keurusetiaan Majlis dan maklumat

pembayaran honorarium kepada Ahli Panel Penilai diselenggarakan oleh Bahagian

Kewangan. Sistem ini juga digunakan untuk tujuan pengeluaran laporan dan statistik

berkaitan penilaian program pengajian yang dijalankan.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan integriti data iaitu data yang dikeluarkan oleh

PDIPT dan e-Akreditasi adalah betul dan tepat dan menentukan wujudnya ciri-ciri kawalan

dalaman serta objektif yang ditetapkan dapat dicapai terhadap kedua-dua sistem.

48 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 52: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3. PENEMUAN AUDIT

Contoh paparan Sistem e-Akreditasi

Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat Pengurusan PDIPT dan

e-Akreditasi adalah memuaskan dan masih ada ruang untuk penambahbaikan.

Objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-Akreditasi telah tercapai kerana

kedua-dua sistem itu berfungsi untuk merekodkan segala urusan berkaitan proses

penilaian program.

49 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 53: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.1 Perancangan

Semakan Audit mendapati terdapat kelemahan dari segi aspek merekodkan dan

menyimpan dokumen berkaitan perancangan. Ini adalah kerana Bahagian Teknologi

Maklumat memaklumkan bahawa fail ada diwujudkan tetapi tiada dokumen disimpan

di dalamnya. Oleh itu adalah sukar untuk mengesahkan sama ada aspek perancangan

projek telah dijalankan.

3.2 Pencapaian Objektif Pembangunan Sistem PDIPT dan e-Akreditasi

Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya objektif untuk merekodkan segala

urusan berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat Kelulusan,

Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh di setiap

bahagian/unit telah tercapai kerana maklumat yang dimasukkan ke dalam database

tersebut adalah menyeluruh bermula dari proses pendaftaran permohonan sehingga

ke proses keputusan dikeluarkan oleh Unit Keurusetiaan Majlis.

3.3 Pelaksanaan Setelah melakukan semakan, Audit Dalam tidak dapat menentukan sama ada

pelaksanaan pembangunan sistem e-Akreditasi dan data migrasi telah dilaksanakan

seperti yang dirancang kerana aspek Perancangan tidak dapat ditentukan.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Teknologi Maklumat akan memastikan bagi setiap perubahan sistem sedia ada yang diterima didokumenkan di dalam fail. Bagi pembangunan sistem baru, semua dokumen berkaitan akan didokumentasikan.

50 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

MAKLUM BALAS AUDITI

BTM akan memasukkan jadual perancangan data migrasi dan

penambahbaikan e-Akreditasi di dalam dokumentasi.

Page 54: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.4 Pemantauan

Semakan Audit mendapati tiada pemantauan secara berkala terhadap sistem e-

Akreditasi.

3.5 Kawalan Data Bagi Sistem PDIPT dan e-Akreditasi

Semakan Audit mendapati sistem PDIPT menggunakan kawalan kata laluan

(password) yang terdapat dalam MS Access 97. Borang (form) yang memaparkan

maklumat program juga dibezakan bagi setiap pengguna sama ada pengguna tersebut

boleh mengakses dan mengedit borang atau pengguna yang hanya boleh mengakses

sistem tersebut.

Manakala untuk sistem e-Akreditasi, kawalan yang digunakan adalah melalui ID

pengguna dan kata laluan masing-masing. Selain itu pengguna hanya boleh

mengakses dan mengedit maklumat yang berkaitan dengan bahagian masing-masing.

MAKLUM BALAS AUDITI

Pemantauan dibuat semasa sistem dibangunkan. Selain itu, pemantauan

dibuat bagi penyenggaraan yang dilakukan ke atas sistem yang telah

dibangunkan.

51 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 55: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.6 Perbandingan Jumlah Data Dari Bahagian Akreditasi dan Data Dari Bahagian

Teknologi Maklumat Bagi Tahun 2010, 2011 dan 2012

Berikut adalah Pemerhatian Audit berdasarkan Bahagian Akreditasi:

Jadual 17 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN

2010 140 155 15 86 91 5

2011 110 117 7 116 125 9

2012 33 34 1 51 44 -7

Jadual 18 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 115 129 14 87 106 19

2011 139 139 0 121 120 -1

2012 29 28 -1 36 36 0

Jadual 19 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 120 126 6 136 153 17

2011 143 151 8 209 201 -8

2012 60 94 34 37 38 1

52 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 56: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Jadual 20 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 115 101 -14 161 149 -12

2011 117 110 -7 208 211 3

2012 44 45 1 71 58 -13

Jadual 21 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains Perubatan

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 201 224 23 87 86 -1

2011 172 200 28 99 109 10

2012 82 78 -4 36 42 6

Jadual 22 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Sains Perubatan

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 185 184 -1 84 82 -2

2011 124 124 0 74 83 9

2012 62 60 -2 43 40 -3

Jadual 23 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains Sosial

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 333 465 132 239 398 159

2011 397 533 136 314 493 179

2012 140 151 11 103 111 8

53

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 57: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Jadual 24 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Sains Sosial

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 309 328 19 197 234 37

2011 327 304 -23 296 278 -18

2012 167 181 14 92 94 2

Jadual 25 : Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 156 170 14 95 111 16

2011 201 225 24 122 141 19

2012 100 67 -33 43 45 2

Jadual 26 : Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan

TAHUN

KELULUSAN /AKREDITASI SEMENTARA AKREDITASI PENUH

DATABASE BAHAGIAN

AKREDITASI PERBEZAAN DATABASE

BAHAGIAN AKREDITASI

PERBEZAAN

2010 180 171 -9 151 144 -7

2011 183 190 7 120 138 18

2012 69 73 4 40 46 6

54

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 58: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Secara keseluruhannya, semakan audit mendapati data yang dikeluarkan oleh

database adalah berbeza dengan rekod yang diberian oleh Bahagian Akreditasi.

Perbezaan berlaku bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan juga di

peringkat Akreditasi Penuh untuk tahun 2010, 2011 dan 2012. Namun begitu hanya

terdapat tiga data yang sama iaitu bagi Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat bagi

program yang telah selesai dinilai tahun 2011 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi

Sementara dan tahun 2012 untuk peringkat Akreditasi Penuh. Data yang ketiga ialah

data bagi Bahagian Akreditasi Sains Perubatan tahun 2012 untuk peringkat

Kelulusan/Akreditasi Sementara yang telah selesai di proses.

3.7 Faktor Perbezaan Data Antara Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian

Akreditasi

Semakan Audit mendapati terdapat 3 faktor yang dikenal pasti yang menjadi

penyumbang kepada perbezaan data di atas berlaku, iaitu:

Program yang Dinilai di Bawah Program Work Attachment

Terdapat sebanyak 65 data bagi kod “A” yang didaftarkan di bahagian lain

selain dari Bahagian Akreditasi. Fail yang diproses di bawah program ini

didaftarkan ke dalam sistem berdasarkan bahagian hakiki pegawai yang

memproses program tersebut dan tidak berdasarkan Bahagian Akreditasi di

mana pegawai itu menjalani work attachment. Oleh itu bila data dikeluarkan

oleh database berdasarkan bahagian, jumlah yang tepat tidak akan dapat

diperoleh.

MAKLUM BALAS AUDITI

Semua Bahagian Akreditasi bersetuju supaya pengagihan fail program

kepada pegawai work attachment yang akan datang menggunakan

nama pegawai mentor di bahagian berkenaan. Nama pegawai work

attachment akan dimasukkan dalam bahagian catatan.

55 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 59: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Data yang Disediakan Bahagian Akreditasi

Antara sebab perbezaan data berlaku adalah kerana Bahagian Akreditasi

memaklumkan perkara seperti berikut:

Kesilapan pengiraan secara manual oleh pegawai akreditasi;

Ada pegawai yang mengambil kira kes pertimbangan sebagai

program yang telah selesai diproses;

Ada bahagian yang mengambil kira jumlah program carry foward

sebagai jumlah program yang diterima bagi tahun tersebut;

Ada pegawai mengambil kira tarikh dokumen diterima di Bahagian

Pendaftaran bukan tarikh dokumen diterima oleh pegawai sebagai

sebahagian dari program yang diterima pada tahun tersebut; dan

Ada bahagian mengambil kira program IPTA yang telah lulus

peringkat KPT dan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Semakan

sebagai sebahagian dari data program selesai diproses.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Akreditasi telah bersetuju untuk perkara berikut:

Menggunakan format pengiraan yang seragam oleh semua Bahagian

Akreditasi.

Kes-kes pertimbangan tidak akan diambil kira sebagai program yang

telah selesai diproses.

Jumlah program carry forward tidak akan dikira dalam jumlah program

yang diterima dan selesai pada tahun semasa.

Tarikh dokumen diterima akan mengguna pakai tarikh penerimaan Unit

Pendaftaran.

Semua Bahagian Akreditasi bersetuju untuk mengambil kira program

IPTA yang telah lulus di peringkat KPT sebagai program selesai.

56 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 60: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Faktor Kesilapan Memasukkan Data Dalam Database PDIPT dan e-

Akreditasi

150 Fail Program Akreditasi dari semua Bahagian Akreditasi telah dipilih untuk

dibanding dengan data dari PDIPT dan e-Akreditasi sebagai sampel Audit

meliputi tahun 2010 hingga 2012 (Julai).

Sebanyak 20 Fail Program Akreditasi dari 150 sampel Audit atau 13 peratus

mempunyai maklumat berbeza dengan data pada PDIPT dan e-Akreditasi.

Jenis-jenis kesilapan yang dilakukan oleh Pegawai Akreditasi yang

bertanggungjawab adalah seperti berikut:

Kesilapan nama dan tarikh hantar tugasan kepada APP;

Kesilapan tarikh hantar surat lengkap;

Kesilapan sub bidang;

Kesilapan nombor rujukan dan tarikh Surat Syor; dan

Kesilapan tarikh dan keputusan semakan dokumen.

3.8 Kertas Edaran

Kertas Edaran adalah dokumen akademik yang disediakan bagi mendapatkan

persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi (MJA) terhadap syor

permohonan Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh tanpa melalui proses

pembentangan dan persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Semakan (MJS).

Kertas Edaran disediakan atas sebab-sebab berikut:

Arahan Menteri;

Kelulusan oleh Badan Profesional telah diperoleh;

Kelewatan mendapatkan laporan APP;

MAKLUM BALAS AUDITI

20 fail dan data program yang berkaitan telah dikemas kini.

57 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 61: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

PPT mohon terus dengan pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk

mendapat kelulusan dengan segera;

Kelewatan dalam mendapat maklum balas dari PPT; dan

PPT tidak dapat memenuhi kesemua syarat-syarat pertimbangan

namun memerlukan kelulusan dengan segera memandangkan

program telah dilaksanakan/berjalan;

Jadual 27 : Perbandingan Maklumat Keputusan MJA Dari Data Sistem PDIPT Dan

e-Akreditasi Dengan Perakuan Syor Dari Borang Laporan Semakan Draf MJA

Bil Bahagian

Maklumat Keputusan

Mja Dari Sistem

PDIPT Dan e-

Akreditasi

Perakuan Syor Dari

Laporan Semakan

Draf MJA Jumlah

Program

Mengikut

Bidang

Jumlah

Peratusan

Mengikut

Bidang (%)

Lu

lus

Ber

syar

at

Lu

lus

To

lak

Lu

lus

Ber

syar

at

Lu

lus

To

lak

1 Sains, Perubatan dan

Sains Bersekutu 11 2 0 11 2 0 13 19

2 Kejuruteraan dan Alam

Bina 3 0

2

Batal 3 0

2

Batal 5 7

3 Teknologi Maklumat dan

Multimedia 0 0 0 0 0 0 0 0

4 Sains Sosial 41 1 0 41 1 0 42 61

5 Sastera dan

Kemanusiaan 6 1 2 6 1 2 9 13

Jumlah Keputusan 60 4 5 60 4 5 69 100

Jumlah Peratus Lulus

Bersyarat 87% 87%

Dari jadual di atas dapat dirumuskan bahawa perakuan syor oleh pihak

pengurusan Jaminan Kualiti untuk setiap program adalah sama dengan

keputusan MJA untuk Kertas Edaran. Ini menunjukkan perakuan syor oleh

pihak pengurusan Jaminan Kualiti seperti yang dicatat dalam Laporan

Semakan Draf MJA adalah sangat penting bagi membantu MJA membuat

keputusan.

58 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 62: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.9 Borang Laporan Semakan MJA

Semakan Audit mendapati jumlah Kertas Edaran untuk semua program bagi

tahun 2010 hingga 2012 (Jun) adalah berjumlah 337 namun Borang Laporan

Semakan MJA yang dilengkapkan untuk mendapat perakuan oleh pihak

pengurusan Jaminan Kualiti hanya berjumlah 69 yang diterima oleh Unit

Keurusetiaan. Terdapat perbezaan jumlah sebanyak 269 yang tidak

dilengkapkan dengan Borang Laporan Semakan MJA bagi mendapat

perakuan oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti.

Semakan Data Sistem PDIPT Dan e-Akreditasi di Bahagian Akreditasi Oleh

Pegawai Audit Dalam

MAKLUM BALAS AUDITI

Bermula MJA Bil.08/2012, Unit Keurusetiaan akan memastikan Pegawai Akreditasi

menyerahkan salinan Borang Laporan Semakan Draf MJA semasa mengemukakan

kertas edaran dan memastikan kertas edaran MJA dilengkapi dengan borang berkaitan.

Ketua Audit Dalam Turut terlibat dalam semakan sampel Audit

Pegawai Unit Audit Dalam Sedang melaksanakan semakan Data Sistem PDIPT dan e-Akreditasi

59 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 63: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-

Akreditasi telah tercapai kerana kedua-dua sistem itu berfungsi untuk merekodkan segala urusan

berkaitan proses penilaian program. Pengguna sistem seperti Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetian

Majlis dan Unit Pendaftaran memaklumkan bahawa sistem tersebut amat berguna dan memudahkan

pencarian maklumat. Namun begitu, paparan yang terhad oleh sistem e-Akreditasi mengikut

bahagian/unit menyukarkan mereka untuk mendapatkan maklumat lain selain maklumat yang berkaitan

dengan bahagian/unit masing-masing. Oleh itu penambahbaikan terhadap aspek ini boleh

dilaksanakan.

Ciri-ciri kawalan dalaman bagi memastikan keselamatan data juga wujud. Perubahan penggunaan

sistem PDIPT kepada sistem e-Akreditasi adalah satu langkah untuk memastikan keselamatan data.

Penggunaan MS SQL dan Adobe Coldfusion membolehkan access level diwujudkan begitu juga kata

laluan bagi setiap individu.

Bagaimanapun bagi ketepatan data yang dikeluarkan oleh sistem PDIPT dan e-Akreditasi adalah

kurang tepat kerana ada berlaku kesilapan terhadap maklumat yang dimasukkan ke dalam sistem dan

maklumat tidak lengkap. Ini adalah kerana Bahagian Akreditasi tidak mempraktikkan keseragaman

dalam menentukan program yang diterima dan selesai diproses bagi data Kelulusan, Akreditasi

Sementara dan Akreditasi Penuh selain tidak mengemas kini maklumat di database.

Walau bagaimanapun, secara keseluruhannya, sistem yang diwujudkan amat berguna dalam

pengurusan maklumat (information management). Oleh itu setiap proses memasukkan data perlu

dilakukan dengan teliti dan berhati-hati supaya maklumat di database adalah betul dan tepat.

Bahagian Teknologi Maklumat perlu terus melakukan penambahbaikan kepada sistem e-Akreditasi

yang dibangunkan agar ia dapat memenuhi keperluan semua pihak yang menggunakan sistem

tersebut. Selain itu, bahagian ini perlu menyelenggarakan rekod dan dokumen dengan teratur bagi

memastikan pembangunan sistem dilaksanakan seperti dirancang dan memudahkan pemantauan.

60

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 64: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

1. LATAR BELAKANG

Bahagian Audit Institusi, diletakkan di bawah Sektor Jaminan Kualiti, Agensi Kelayakan

Malaysia. Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54 yang mengawal selia 22

orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit, iaitu Unit Audit

Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi telah diwujudkan 2 seksyen iaitu

Seksyen Universiti dan Seksyen Kolej dan pengurusan Swaakreditasi adalah di bawah unit ini.

Status Swaakreditasi melayakkan sesebuah Pemberi Pengajian Tinggi (PPT) untuk

mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan

akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang berkenaan.

Pada 28 November 2008, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa kumpulan pertama

PPT untuk memohon status Swaakreditasi. Kumpulan pertama ini terdiri daripada 8 PPT, iaitu

empat universiti penyelidikan serta 4 kampus cawangan universiti luar negara di mana kampus

induknya di negara asal berstatus Swaakreditasi. PPT yang terlibat adalah seperti berikut:

i) Universiti Malaya;

ii) Universiti Sains Malaysia;

iii) Universiti Kebangsaan Malaysia;

iv) Universiti Putra Malaysia;

v) Monash University Sunway Campus;

vi) University of Nottingham Malaysia Campus;

vii) Swinburne University of Technology Sarawak Campus; dan

viii) Curtin University of Technology Sarawak Campus.

Bagi memohon status tersebut, kesemua PPT di atas telah menghantar dokumen Self-Review

Portfolio kepada MQA untuk penilaian. MQA telah melaksanakan audit institusi secara

komprehensif berdasarkan buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua (COPIA) dengan

penekanan khusus terhadap sistem jaminan kualiti dalaman PPT berkenaan.

61 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 65: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Pada 17 Mei 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi, Dato‟ Seri Mohamed Khaled Nordin telah

menyerahkan Sijil Swaakreditasi kepada kesemua 8 PPT di atas dalam satu majlis ringkas.

Penganugerahan Status Swaakreditasi kepada 8 PPT di atas adalah tertakluk kepada syarat-

syarat serta keperluan prosedur.

Pada 22 September 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa sebuah lagi PPT

untuk memohon status Swaakreditasi iaitu Universiti Teknologi Malaysia yang telah

memperoleh taraf universiti penyelidikan.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada proses Penganugerahan Status

Swaakreditasi telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan.

3. PENEMUAN AUDIT

Secara keseluruhannya, pengurusan Swaakreditasi di Bahagian Audit Institusi

adalah memuaskan yang membolehkan 8 PPT telah berjaya mendapat

Penganugerahan Status Swaakreditasi. Ini telah memenuhi pelawaan daripada

Menteri Pengajian Tinggi. Walau bagaimanapun penambahbaikan terhadap

pengurusan Swaakreditasi perlu dilakukan.

62 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 66: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.1 Polisi Jaminan Kualiti

Semakan Audit terhadap Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Swaakreditasi mendapati

Polisi Jaminan Kualiti ada disediakan untuk memudahkan rujukan bahagian.

3.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti

Semakan Audit mendapati semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan Kualiti

difailkan dan disimpan oleh setiap pegawai dengan teratur bagi memudahkan

pencarian dan mendapatkan maklumat. Terdapat juga Arahan / Pekeliling dan Dasar

Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman web MQA untuk rujukan dan makluman

semua pegawai dan pengguna.

3.3 Carta Organisasi dan Perjawatan

Semakan Audit mendapati Bahagian Audit Institusi mempunyai 22 perjawatan yang

diluluskan yang diketuai oleh Pengarah Bahagian gred N54. Semua jawatan ini telah

diisi kecuali dua jawatan yang masih belum diisi iaitu jawatan Ketua Penolong

Pengarah (N52) di Unit Audit Institusi dan Penolong Pengarah Kanan (N44) di Seksyen

Kolej.

3.4 Fail Meja

Semakan Audit terhadap 19 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan mendapati

Fail Meja berkenaan telah disediakan dan telah mematuhi 14 perkara yang ditetapkan.

3.5 Latihan

Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di Bahagian Audit Institusi telah

mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 iaitu memastikan

setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan latihan sekurang-kurangnya 7 hari

setahun.

63

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 67: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Pegawai-Pegawai Di Bahagian Audit Institusi Sedang Menghadiri

Kursus Dan Latihan

3.6 Pelan Strategik

Semakan Audit mendapati pada tahun 2011 dan 2012 Bahagian Audit Institusi telah

memenuhi pelan strategik dengan melaksanakan Audit Institusi terhadap Universiti

Teknologi Malaysia bagi mengesahkan keupayaan sistem jaminan kualitinya untuk

mengakreditasi program pengajiannya sendiri bagi tujuan Swaakreditasi.

3.7 Standard Operating Procedure / MS ISO 9001:2008

Semakan Audit mendapati tidak terdapat Standard Operating Procedure (SOP) secara

bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi. Prosedur Swaakreditasi yang

diguna pakai telah diadaptasi dari Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam Buku

Kod Amalan Audit Institusi yang tidak diperincikan dengan Proses Kerja.

64 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 68: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.8 Surat Pelawaan Swaakreditasi

Semakan Audit mendapati salinan Surat Pelawaan daripada Menteri Pengajian Tinggi

tidak terkandung dalam rekod Bahagian Audit Institusi atau fail induk Swaakreditasi.

3.9 Surat Penganugerahan Swaakreditasi

Semakan Audit mendapati Penganugerahan Status Swaakreditasi diberi sebelum

Laporan Akhir dikemukakan oleh Panel Penilai kecuali Swinburne University of

Technology Sarawak Campus.

Berdasarkan carta alir, surat makluman ini akan dikeluarkan setelah Laporan Akhir

diterima daripada Panel Penilai. Laporan Akhir ialah laporan yang diterima selepas

pindaan dilakukan ke atas draf Laporan Akhir oleh Panel Penilai berdasarkan maklum

balas yang diterima daripada PPT. Laporan ini akan dibentangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Khas Audit Institusi di mana keputusan mesyuarat akan dimaklumkan

kepada PPT melalui Surat Penganugerahan Swaakreditasi.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Audit Institusi telah mengambil tindakan bahawa salinan surat

pelawaan tersebut telah diminitkan di dalam fail induk Swaakreditasi dan fail

setiap PPT Swaakreditasi.

MAKLUM BALAS AUDITI

Keputusan menyediakan dokumen MS ISO 9001:2008 dan SOP terletak kepada ketetapan dan arahan daripada pihak pengurusan MQA. Dalam tempoh pelaksanaan Swaakreditasi ini, MQA belum lagi membuat apa-apa keputusan mengenai MS ISO 9001:2008 dan SOP. Walau bagaimanapun proses Swaakreditasi oleh Bahagian Audit Institusi dilaksanakan dengan berpandukan dokumen sah dan rasmi. Keputusan Jawatankuasa Audit

Keputusan Jawatankuasa Audit memutuskan agar SOP disediakan.

65 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 69: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Maklumat lanjut berkenaan perkara ini adalah seperti di Jadual 28 berikut :

Jadual 28 : Surat Penganugerahan Swaakreditasi Kepada PPT Dan

Tarikh Laporan Akhir Disediakan

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

NO. RUJUKAN TARIKH SURAT

ANUGERAH

TARIKH LAPORAN

AKHIR

TEMPOH MELEBIHI

TARIKH SURAT ANUGERAH (BIL. HARI)

Universiti Malaya MQA10/85/02 (29) 3/5/2010 17/1/2011 257

Universiti Kebangsaan Malaysia

MQA10/85/02 (31) 3/5/2010 12/8/2011 257

Universiti Sains Malaysia MQA10/85/02 (30) 3/5/2010 24/3/2011 323

Universiti Putra Malaysia MQA10/85/02 (32) 3/5/2010 20/9/2010 138

Monash University Sunway Campus

MQA10/85/02 (33) 3/5/2010 7/7/2010 63

Curtin University of Technology Sarawak Campus

MQA10/85/02 (34) 3/5/2010 8/12/2010 217

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

MQA10/85/02 (36) 3/5/2010 17/8/2010 104

Swimburne University of Technology Sarawak Campus

MQA10/85/02 (35) 3/5/2010 23/4/2010 -

Universiti Malaya (UM) MQA10/85/02 (29) 3/5/2010 17/1/2011 257

MAKLUM BALAS AUDITI

Penganugerahan Status Swaakreditasi ke atas lapan PPT dibuat setelah draf

Laporan Akhir Audit Swaakreditasi dibentangkan kepada Jawatankuasa Khas

(JK) Audit Institusi yang telah bersidang bagi menentukan kelayakan

Penganugerahan Status Swaakreditasi. Setelah meneliti laporan serta

mengambil kira markah pencapaian PPT berkenaan, JK bersetuju dengan syor

Panel Penilai bagi penganugerahan status Swaakreditasi kepada lapan PPT

yang berkenaan. Keputusan penganugerahan ini juga telah mendapat

persetujuan Y.B Menteri.

Keputusan Jawatankuasa Audit

Jawatankuasa Audit memutuskan amalan ini diterima.

66 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 70: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.10 Pelantikan Panel Penilai

Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya Surat Pelantikan Panel Penilai

untuk tugasan Audit Swaakreditasi dikeluarkan sebelum mendapat persetujuan PPT.

Surat persetujuan PPT diterima selepas surat lantikan dikeluarkan lebih awal di antara

tempoh 4 hari hingga 69 hari.

3.11 Laporan Awal Panel

Semakan Audit mendapati hampir keseluruhan Laporan Penilaian Pra Lawatan tidak

dikemukakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen. Laporan ini

diterima dalam tempoh 4 hari hingga 109 hari dan ada yang tidak mengemukakan

laporan.

Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 28 berikut :

Jadual 28: Tempoh Laporan Awal Dikemukakan

Tempoh Bil. Laporan

Dikemukakan Jumlah Peratus

Dalam tempoh 14 hari 3 6%

Melebihi tempoh 14 hari 31 63%

Tiada laporan dihantar 15 31%

Jumlah 49 100%

MAKLUM BALAS AUDITI

Ini adalah disebabkan kelewatan PPT memberikan maklum balas serta

kekangan masa. Namun begitu sekiranya PPT mengemukakan permohonan

pertukaran Panel Penilai, permohonan pertukaran tersebut masih boleh

dipertimbangkan jika alasan PPT itu dianggap munasabah.

67 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 71: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.12 Mesyuarat Perbincangan

Kesemua 8 sampel audit telah melalui kedua-dua mesyuarat yang telah ditetapkan

seperti dibawah:

Mesyuarat Penyelarasan Auditor

Mesyuarat Penyelarasan Auditor adalah mesyuarat yang diadakan bagi

membincangkan perkara seperti persediaan untuk melaksanakan Lawatan

Perancangan Audit dan Lawatan Audit.

Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir

Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir adalah mesyuarat yang diadakan bagi

memurnikan dapatan audit oleh semua Panel Penilai sebelum diserahkan

kepada MQA.

MAKLUM BALAS AUDITI

• Panel Penilai yang telah dilantik kebanyakannya terikat dengan tugas

hakiki masing-masing dan memerlukan masa tambahan untuk

mengemukakan laporan tersebut.

• Panel Penilai telah memberi laporan berkaitan semasa Mesyuarat

Penyelarasan Auditor diadakan sebelum lawatan dibuat.

68 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 72: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.13 Laporan Akhir Panel

Semakan Audit mendapati Laporan Akhir Panel telah dikemukakan kepada MQA

setelah melalui perbincangan di Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir.

Bagaimanapun selepas Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir, Panel Penilai telah

membuat beberapa pindaan dan pengemaskinian Laporan Akhir dan dikemukakan

beberapa kali ke MQA melalui surat dan juga e-mel sehingga Unit Audit Dalam sukar

untuk mendapatkan tarikh sebenar Laporan Akhir dikemukakan.

3.14 Lawatan

Semakan Audit mendapati, pegawai MQA yang terlibat dalam lawatan ini adalah

diantara 2 hingga 5 orang termasuk pihak Pengurusan Jaminan Kualiti. Adalah

difahamkan pegawai yang terlibat dalam lawatan ini diantaranya adalah urus setia

Lawatan Audit bagi tujuan memberi pendedahan mengenai proses Swaakreditasi.

MAKLUM BALAS AUDITI

Laporan Akhir yang telah lengkap dan telah dipersetujui oleh semua Panel

Penilai adalah laporan yang telah dikemukakan kepada pihak Pemberi

Pendidikan Tinggi (PPT) bersama surat makluman Laporan Akhir.

MAKLUM BALAS AUDITI

Untuk memastikan Audit kali pertama ini dapat dikendalikan dengan

sebaiknya, ia memerlukan jumlah penglibatan pegawai MQA yang berbeza

mengikut saiz dan kompleksiti institusi berkaitan serta bilangan dan keahlian

Panel Penilai dalam cluster masing-masing.

69 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 73: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.15 Audit Susulan Swaakreditasi

Selepas PPT mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi, PPT terlibat perlu

menjalani proses Audit Susulan yang diadakan setahun selepas penganugerahan.

Audit susulan ini adalah bertujuan untuk memverifikasi proses serta prosedur

Swaakreditasi yang telah dilaksanakan oleh PPT dalam tempoh tersebut.

Pelantikan Panel Penilai Untuk Tugasan Audit Swaakreditasi

Pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Audit Susulan ini juga sama seperti

Audit Swaakreditasi. Hanya 2 Panel Penilai yang dilantik untuk Audit Susulan ini.

Surat Tugasan Panel

Semakan Audit mendapati tiada penetapan tempoh bagi Panel Penilai untuk

menyedia dan menghantar Laporan Audit kepada MQA.

Proses Auditan Susulan

Semakan Audit mendapati Audit Susulan Swaakreditasi telah dilaksanakan pada

tahun 2011 di semua 8 PPT yang telah mendapat Status Swaakreditasi pada

tahun 2010 seperti yang telah ditetapkan.

3.16 Sistem Pengurusan Fail

Semakan Audit mendapati sistem pengurusan fail Swaakreditasi di Bahagian Audit

Institusi adalah tidak teratur di mana terdapat beberapa kelemahan di dalam

pengurusan fail. Antara kelemahan tersebut adalah:

Penyimpanan dokumen dan surat tidak mengikut proses kerja di mana ia

menyukarkan pencarian dokumen;

Dokumen yang di rekod dan disimpan di dalam satu jilid fail terlalu banyak;

Surat-surat berkenaan Audit Swaakreditasi pada peringkat awal tidak direkodkan

di dalam fail induk Swaakreditasi atau fail PPT; dan

Catatan butiran dokumen pada kertas minit tidak lengkap dan ini menyukarkan

proses auditan.

70 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 74: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

MAKLUM BALAS AUDITI

Terdapatnya kekangan masa semasa melaksanakan audit ini, sesetengah proses

kerja perlu didahulukan bagi memastikan pelaksanaan Audit Swaakreditasi

mematuhi tempoh perancangan yang telah ditetapkan.

Bahagian Audit Institusi ambil maklum akan perkara berikut:

i) Melaksanakan pemfailan mengikut proses kerja;

ii) Mengikut prosedur pengurusan fail seperti Panduan Pengendalian Fail

Rasmi yang dikeluarkan oleh Arkib Negara; dan

iii) Setiap Pembantu Tadbir Unit Audit Institusi akan dimaklumkan mengenai

tatacara penulisan minit yang betul pada kertas minit.

Keputusan Jawatankuasa Audit

Jawatankuasa Audit telah mencadangkan agar pegawai diberi latihan berkaitan

pengurusan fail.

71 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 75: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Secara keseluruhannya, pengurusan Swaakreditasi di Bahagian Audit Institusi adalah memuaskan

yang membolehkan 8 PPT telah berjaya mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi. Ini telah

memenuhi pelawaan daripada Menteri Pengajian Tinggi.

Bagaimanapun terdapat kelemahan dari proses kerja pengurusan Swaakreditasi di mana tidak terdapat

Standard Operating Procedure (SOP) secara bertulis khusus untuk pengurusan Swaakreditasi.

Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi dari Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di

dalam buku Kod Amalan Audit Institusi yang tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang

diadaptasi ini juga tidak dipatuhi sepenuhnya setiap proses yang dinyatakan. Walau bagaimanapun

bahagian ini telah berusaha menyediakan Proses kerja Dan Carta Aliran Kerja untuk pengurusan

Swaakreditasi namun, perlu dikaji kesesuaian setiap proses aliran kerja tersebut.

SOP untuk pengurusan Swaakreditasi adalah dokumen yang penting bagi menentukan pelaksanaan

sesuatu polisi yang menjadi panduan dan rujukan pada masa akan datang. Proses Kerja ini juga boleh

dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS ISO 9001:2008.

Kelemahan dalam sistem pengurusan fail perlu dilihat semula dan dikemaskinikan mengikut kehendak

peraturan yang ditetapkan supaya lebih tersusun dan teratur.

72 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 76: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

1. LATAR BELAKANG

Bahagian Pentadbiran telah menyediakan Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008

Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa berkuat kuasa mulai 15 Oktober 2008. Tujuan

arahan pentadbiran ini adalah untuk memaklumkan peraturan yang berkaitan dengan

tuntutan elaun lebih masa untuk dilaksanakan semua Pengarah Bahagian, Ketua Unit dan

warga MQA.

Seramai lebih kurang 80 pegawai dalam kumpulan sokongan yang dilantik secara tetap

telah membuat tuntutan elaun lebih masa pada setiap tahun. MQA telah menyediakan

peruntukan elaun lebih masa berjumlah RM 86,000 bagi tahun 2012 iaitu peningkatan

sebanyak RM36,000 atau 42% dari peruntukan tahun 2011 dan sejumlah RM61,683 atau

72 peratus telah dibelanjakan untuk tujuan ini.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan tuntutan elaun lebih

masa telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan.

3. PENEMUAN AUDIT

Secara keseluruhannya, pengurusan pembayaran tuntutan elaun lebih masa adalah di

tahap yang baik kerana telah mematuhi Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 11/2008,

Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa. Bagaimanapun, beberapa perkara perlu

diperkemas untuk penambahbaikan pengurusan tuntutan elaun lebih masa.

73 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 77: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.1 Perbandingan Peruntukan Dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa

Semakan Audit mendapati peruntukan elaun lebih masa hanya dibelanjakan sebanyak

79% bagi tahun 2010, sebanyak 81% bagi tahun 2011 dan sebanyak 72% bagi tahun

2012.

Bahagian Kewangan perlu melihat semula pengagihan peruntukan elaun lebih masa

kepada bahagian/unit khususnya supaya tidak mengikut kepada permohonan

bahagian/unit memandangkan purata perbelanjaan setahun adalah antara 80%

sahaja. Oleh itu, Bahagian Kewangan perlu mendapat maklum balas daripada

bahagian/unit atas justifikasi perancangan melaksanakan kerja lebih masa sebelum

mengagihkan peruntukan demi mengelakkan pengurusan perbelanjaan yang tidak

cekap. Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 29 berikut :

Jadual 29: Peruntukan dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa bagi

Tahun 2010, 2011 dan 2012

Bil Bahagian

/ Unit

2010 2011 2012

Peru

ntu

kan

Perb

elanjaan

% D

igu

nakan

Peru

ntu

kan

Perb

elanjaan

% D

igu

nakan

Peru

ntu

kan

Perb

elanjaan

% D

igu

nakan

1 UHEAA 3,000 2,328 77.6% 2,000 1,270 63.5% 8,000 7,966 99.5%

2 UKM 1,000 353 35.3% 1,000 - 0 3,000 420 14%

3 UAD - - 0 - - 0 500 172 34.4%

4 UD 1,000 - 0 - - 0 500 - -

5 BP 28,300 26,565 93.8% 27,500 24,420 88% 32,000 29,046 90.7%

6 BTM 3,000 2,259 75.3% 2,000 1,694 84.7% 9,000 6,364 70.7%

7 BPSM 6,000 4,175 69.58

% 2,700 2,558 94.7% 10,000 5,676 56.7%

8 BK 6,000 4,938 82.3% 3,000 2,052 68.4% 10,000 6,111 61.1%

9 BSRK 1,000 978 97.8% 2,000 664 33.2% 1,000 58 5.8%

10 BAI 2,000 439 21.95

% 800 - 0 1,000 124 12.4%

11 BKJK 2,800 2,778 99.2% 7,500 7,497 99.9$ 7,000 4,369 62.4%

12 BASP 600 - 0 1,000 575 57.5% 1,000 901 90.1%

13 BAKAB 600 428 71.3% - - - 1,000 - -

14 BASK 600 - 0 - - - 500 - -

15 BASS 600 - 0 - - - 500 - -

16 BATMM 600 - 0 500 - - - 472 -

17 MQATC 0 0 0 - - 1,000 0 0

JUMLAH 57,100 45,246 79% 50,000 40,733 81% 86,000 61,683 72%

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012 74

Page 78: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.2 Tuntutan Atas Tugas Rasmi

Semakan Audit mendapati 1 tuntutan oleh pemandu pada baucar bayaran bernombor

1025514 bertarikh 11/11/2011 yang menyatakan bahawa antara tuntutan yang dibuat

adalah membawa pegawai makan malam.

3.3 Pegawai yang Layak Menuntut Elaun Lebih Masa

Semakan Audit mendapati semua pegawai dalam sampel Audit yang telah membuat

tuntutan Elaun Lebih Masa adalah pegawai dalam kumpulan sokongan dari gred 1

hingga gred 32. Mereka juga terdiri dari pegawai yang dilantik secara tetap/kontrak.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Kewangan akan menyemak tuntutan tersebut dan mendapatkan

pengesahan pemandu kerana ia berkait dan dibuat semasa tugasan rasmi.

Sekiranya tugasan tersebut bukan tugasan rasmi, pemandu terlibat akan diminta

membayar balik amaun yang tidak layak dituntut.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Kewangan mengambil maklum teguran oleh pihak Audit. Untuk

makluman, agihan peruntukan Elaun Lebih Masa adalah berdasarkan agihan

keseluruhan dan perbelanjaan tahun sebelumnya. Bahagian Kewangan

berpendapat adalah sukar untuk setiap bahagian/unit menentukan keperluan kerja

lebih masa dengan tepat kerana ia bergantung pada keperluan dan beban tugas

semasa. Oleh kerana itu, bahagian/unit tidak diminta memberi maklum balas /

justifikasi untuk peruntukan elaun lebih masa.

75 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 79: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.4 Arahan Kerja Lebih Masa

Semakan Audit mendapati, kesemua 158 sampel baucar bayaran untuk tuntutan

elaun lebih masa telah mematuhi peraturan dimana semua borang ADM 02 atau

Memo Arahan Kerja Lebih Masa telah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum pegawai

melakukan kerja lebih masa.

3.5 Tempoh Tuntutan Minimum

Semakan Audit mendapati kesemua sampel baucar bayaran telah mematuhi tempoh

tuntutan minimum yang ditetapkan.

3.6 Tempoh Kemukakan Tuntutan

Berdasarkan pemerhatian Audit terhadap 158 sampel baucar bayaran yang dipilih

kesemua pegawai yang membuat tuntutan elaun lebih masa telah menghantar borang

tuntutan mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

3.7 Dokumen Sokongan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Mengikut para 4.1 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, 4 dokumen sokongan yang

perlu disertakan semasa membuat tuntutan adalah seperti berikut:

i. Surat Arahan Kerja Lebih Masa (ADM-02);

ii. Borang Penyata Elaun Lebih Masa (ADM-03);

iii. Laporan Kedatangan Sistem Perakam Waktu Pegawai; dan

iv. Borang Pengesahan Penggunaan Kenderaan Pejabat (SISTEP) atau jadual

harian pemandu (hanya untuk pemandu).

Semakan Audit mendapati bahawa kesemua 158 sampel baucar bayaran yang terlibat

telah mematuhi peraturan yang ditetapkan.

3.8 Format Keseragaman Penggunaan Borang ADM-03

Semakan Audit mendapati terdapat ketidakseragaman dalam penggunaan borang

ADM-03 pada beberapa baucar bayaran yang digunakan untuk tuntutan elaun lebih

masa.

76 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 80: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Oleh itu, adalah dicadangkan supaya borang ADM-03 yang digunakan untuk tuntutan

elaun lebih masa ini diseragamkan supaya tidak terdapat kekeliruan semasa proses

pengiraan.

Format Borang ADM-03

3.9 Bayaran Elaun Lebih Masa Melangkau Had 1/3 Daripada Gaji Pokok

Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran, 49 pegawai yang

membuat tuntutan elaun lebih masa melebihi 1/3 daripada gaji pokok. Daripada jumlah

ini hanya seorang pegawai yang tidak mendapatkan tandatangan Ketua Pegawai

Eksekutif bagi pegawai yang bertugas di bawah Pejabat Timbalan Ketua Pegawai

Eksekutif (Jaminan Kualiti).

MAKLUM BALAS AUDITI

Borang ADM-03 disediakan dalam format Words dan boleh diubahsuai oleh pengguna.

Pegawai tidak sepatutnya mengubahsuai apa-apa format borang tuntutan rasmi. Pada

masa yang sama, Bahagian Pentadbiran akan menyemak semula kepada Arahan

Pentadbiran Bilangan 11 Tahun 2008 yang mungkin melibatkan pengemaskinian

borang ADM-03.

77 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 81: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.10 Waktu Mula Kerja Lebih Masa

Semakan Audit mendapati 1 daripada 158 sampel baucar bayaran tidak mematuhi

peraturan ini. Oleh itu tuntutan bayaran elaun lebih masa untuk 30 minit bagi pegawai

ini perlu disemak semula untuk mengesahkan tuntutan bayaran.

3.11 Pegawai Menanggung Kerja

Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran yang dipilih seorang

sahaja pegawai yang menanggung kerja pegawai lain dan menuntut elaun lebih masa

serta tuntutan yang dibuat mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

3.12 Kerja Lebih Masa Melebihi 3 Jam Sehari

Semakan Audit mendapati terdapat seorang pegawai daripada 158 sampel baucar

bayaran yang tidak menolak 30 minit bagi tempoh kerja lebih masa yang melebihi 3

jam.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Kewangan akan menyemak semula sama ada tuntutan elaun lebih masa

ini boleh disahkan oleh Pembantu Khas kepada Timbalan Ketua Pegawai

Eksekutif (Jaminan Kualiti) dan sekiranya melebihi 1/3 daripada gaji pokok,

pegawai perlu mendapatkan tandatangan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif

(Jaminan Kualiti).

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Kewangan telah menyemak semula tuntutan tersebut dan memo tuntutan

bayaran balik akan dikeluarkan kepada pegawai tersebut. Bahagian Kewangan

juga akan menyemak lebih teliti semasa membuat proses bayaran.

78 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 82: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

3.13 Kerja Lebih Masa Untuk Pemandu

Semakan Audit mendapati 15 sampel baucar bayaran yang melibatkan pemandu telah

membuat tuntutan waktu menunggu (standby). Kesemua tuntutan yang dibuat adalah

berdasarkan jadual tugasan harian pemandu dan mengikut peraturan yang telah

ditetapkan.

3.14 Kesilapan Gaji Pokok

Semakan Audit mendapati 2 daripada 158 sampel baucar bayaran yang dipilih

mempunyai kesilapan maklumat gaji pokok. Walau bagaimanapun amaun yang terlibat

adalah terlalu kecil dan tidak menjejaskan jumlah bayaran tuntutan Elaun Lebih Masa.

3.15 Peraturan Pengiraan bagi tempoh Kerja Lebih Masa Yang Melibatkan 2 Zon

Waktu

Semakan Audit mendapati amalan di MQA, jika seorang pegawai menjalankan kerja

lebih masa melebihi 3 jam bagi hari kerja biasa atau 9 jam bagi hari rehat 0.5 atau 1

jam akan ditolak daripada kadar waktu terendah.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Kewangan telah menyemak semula tuntutan tersebut dan memo

tuntutan bayaran balik akan dikeluarkan kepada pegawai tersebut. Bahagian

Kewangan juga akan menyemak dengan lebih teliti semasa membuat proses

bayaran.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Kewangan ambil maklum teguran pihak Audit. Walau

bagaimanapun pegawai Bahagian Kewangan yang membuat proses bayaran

tidak mempunyai akses kepada maklumat gaji. Ketepatan maklumat adalah

tanggungjawab pegawai yang membuat tuntutan.

79 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 83: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Adalah diperhatikan dari hampir keseluruhan sampel Audit yang dipilih telah membuat

tuntutan Elaun Lebih Masa yang melibatkan 2 zon waktu dan 0.5 jam atau 1 jam

ditolak dari kadar waktu terendah. Memandangkan amalan ini tidak tercatat di dalam

Arahan Pentadbiran Bil. 11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa, adalah

dicadangkan agar amalan ini dijadikan peraturan bertulis supaya boleh dijadikan

panduan dan rujukan pada masa akan datang.

3.16 Cuti Gantian Kelepasan Am

Pemerhatian Audit mendapati jika hari kelepasan am jatuh pada hari Ahad, kadar hari

kelepasan diberi pada hari Ahad dan bukan pada hari cuti gantian kelepasan am.

Adalah dicadangkan agar amalan berkenaan cuti gantian kelepasan am di MQA

diperincikan dan dijadikan peraturan bertulis supaya ia jelas dan tidak menimbulkan

sebarang kekeliruan.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Pentadbiran mengambil maklum mengenai perkara ini dan semakan semula kepada Arahan Pentadbiran Bilangan 11 Tahun 2008 masih dalam tindakan. Pemakluman kepada warga akan dibuat selepas selesai

tindakan pengemaskinian.

MAKLUM BALAS AUDITI

Bahagian Pentadbiran mengambil maklum mengenai perkara ini dan

cadangan daripada pihak Audit akan diambil kira semasa proses

pengemaskinian semula Arahan Pentadbiran Bilangan 11 Tahun 2008.

Pemakluman kepada warga akan dibuat selepas selesai tindakan

pengemaskinian.

80 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 84: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Secara keseluruhannya, pengurusan pembayaran tuntutan elaun lebih masa adalah di tahap yang baik

kerana telah mematuhi Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 11/2008, Peraturan Tuntutan Elaun Lebih

Masa. Bagaimanapun, beberapa perkara perlu diperkemaskan untuk penambahbaikan pengurusan

tuntutan elaun lebih masa.

Pengagihan peruntukan elaun lebih masa kepada bahagian/unit perlu dilihat semula kerana purata

perbelanjaan setahun adalah antara 80% sahaja. Bagi mengelakkan pengurusan perbelanjaan yang

tidak cekap, Bahagian Kewangan perlu mendapat maklum balas daripada bahagian/unit atas justifikasi

perancangan melaksanakan kerja lebih masa sebelum mengagihkan peruntukan.

Pemandu perlu mencatatkan lebih jelas dan terperinci mengenai tuntutan bagi mengelakkan tuntutan

untuk tugas tidak rasmi seperti membawa pegawai untuk makan malam yang tidak layak menuntut

elaun lebih masa.

Tiada peraturan bertulis bagi amalan di MQA untuk pengiraan tempoh kerja lebih masa yang

melibatkan 2 zon waktu dan pengiraan cuti gantian kelepasan am. Amalan ini adalah bagi

memudahkan pengiraan tuntutan elaun lebih masa namun ia perlu dijadikan peraturan bertulis supaya

boleh dijadikan panduan dan rujukan pada masa akan datang.

81

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 85: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

82 Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 86: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam amat berpuas hati dengan kerjasama yang telah

diberikan oleh Auditi dalam melaksanakan Auditan pada sepanjang tahun 2012.

Sehubungan itu, Unit Audit Dalam juga berharap agar Laporan Tahunan Audit Dalam ini

dapat dijadikan sebagai panduan oleh semua pihak untuk menilai dan memastikan bahawa

proses urus tadbir Agensi mematuhi semua peraturan yang telah ditetapkan. Unit Audit

Dalam akan terus menjalankan tanggungjawabnya dengan adil dan berintegriti agar dapat

membantu Agensi mengenal pasti kelemahan yang wujud dan seterusnya membuat

penambahbaikan secara berterusan supaya tahap pengurusan Agensi dapat dipertingkatkan

dari semasa ke semasa. Kerjasama diantara semua warga Agensi dan Auditi adalah penting

untuk memastikan proses pengauditan dapat dijalankan secara menyeluruh dan perkara-

perkara yang dibangkitkan tidak akan berulang lagi pada masa akan datang.

83

Laporan Tahunan Audit Dalam MQA Tahun 2012

Page 87: AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)...izin Nya, Laporan Tahunan Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Tahun 2012 dapat diterbitkan dengan jayanya. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi

UNIT AUDIT DALAM, AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA), TINGKAT 6A, MENARA PKNS-PJ, NO.17, JALAN YONG SHOOK LIN,

46050 PETALING JAYA, SELANGOR DARUL EHSAN

Tel: 03-79682166 Faks : 03-79544276

w w w .m qa.gov.m y