AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA ABPM/PK/01...

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA Tarikh :

16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MS ISO : 9001 : 2015 ABPM/PK/01 Muka Surat 1/14

AKADEMI BOMBA DAN

PENYELAMAT MALAYSIA

ABPM/PK/01

PELAKSANAAN KURSUS

Tarikh: 16 JANUARI 2018 No Keluaran : 02

SALINAN TERKAWAL

DisediakanOleh :

PPjB MADZLAN BIN HASHIM

Tarikh :

16 JANUARI 2018

Tandatangan :

Diluluskan Oleh :

TPjB DATO’ HJ. AMER BIN HJ. YUSOF

Tarikh :

16 JANUARI 2018

Tandatangan :


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


REKOD PINDAAN

BIL. KELUARAN/PINDAAN

TARIKH BAHAGIAN/ MUKA

SURAT KETERANGAN RINGKAS

PINDAAN

1

02

16.01.2018 Keseluruhan

Pindaan dibuat hasil dari

teguran audit SIRIM meminta no indeks dokumen dan kandungan prosedur

dikemaskini, Borang Penilaian Penceramah dan Borang Soal Selidik Pelanggan di kemaskini

supaya gambaran secara menyeluruh berkaitan SPK ABPM.


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


1. OBJEKTIF

Memastikan pelaksanaan kursus-kursus di Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia

dijalankan dengan teratur dan berkesan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai di Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia bagi melaksanakan kursus-kursus kepada Pegawai Bomba.

3. DEFINISI

3.1 Kursus - 3.1.1 Mandatori Kursus yang dimestikan dihadiri oleh semua pegawai

bomba berdasarkan jawatan dan pangkat yang disandang.

- 3.1.2 Semasa / Functional Kursus yang dianjurkan dari semasa ke semasa yang

bertujuan untuk menyampaikan pengetahuan,

kemahiran dan kepakaran kepada anggota berikutan dengan penemuan baru, perubahan keadaan, peningkatan teknologi, pengenalan dasar baru serta

sebagai program remedi sekiranya ada kelemahan.

- 3.1.3 Suntikan

Kursus di Akademi yang dianjurkan oleh di Ibu Pejabat JBPM tidak tertakluk kepada Prosedur Kualiti ABPM.

- 3.1.4 Kursus-kursus yang telah dijadualkan seperti yang terdapat di dalam Rancangan Projek Latihan ABPM.

- 3.1.5 Program-program Jabatan yang dijadualkan seperti yang terdapat di dalam Rancangan Projek Latihan di ABPM tidak dikira sebagai kursus. (Contoh : Bengkel,

Seminar, Konvensyen, Majlis, dan lain-lain.)

3.2 Tenaga Pengajar /

Jurulatih

- Tenaga Pengajar / Jurulatih yang terdiri daripada kakitangan

Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia

3.3 Penceramah Luar - Penceramah Luar yang terdiri daripada kakitangan JBPM dari negeri-negeri/bahagian/unit atau kakitangan daripada jabatan

kerajaan yang lain atau kakitangan swasta.


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


4. SINGKATAN

4.1 Komandan

- KOM

4.2 Ketua Pengajian -

KPj

4.3 Ketua Cawangan

-

KC

4.4 Ketua Unit

- KU

4.5 Tenaga Pengajar

- TP

4.6 Hal Ehwal Pelatih

- HEP

4.7 Ketua Unit Pengurusan Asrama

- KUPA

4.8 Penyelaras Kursus

- PyK

4.9 Penolong Penyelaras Kursus

- PPyK

4.10 Pegawai Yang Dilantik

- PYD

4.11 Urusetia

- US

4.12 Unit Data dan Teknologi Maklumat

- ICT

4.13 Penolong Ketua Pengarah

- PKP

5. RUJUKAN

5.1 Arahan Tetap Komandan Bil 9/2008 (Pindaan Bil.5/2007) – Manual Penyelaras Kursus

5.2 Rancangan Projek Latihan ABPM

5.3 Perintah Tetap

5.3.1 Perintah Tetap Bil 2/1989 (Pindaan 1/1997) – Tatacara Mengikuti Kursus Di Pusat Latihan Bomba Dan Penyelamat Malaysia

5.4 Dasar Latihan Jabatan Bomba Dan Penyelamat Malaysia

5.5 Arahan Tetap Komandan Bil. 4/2008 – Penilaian Penceramah

5.6 Arahan Tetap Komandan Bil. 6/2008 (Pin. Bil. 5/2008) – Penilaian Kursus

5.7 Arahan Tetap Komandan Bil. 7/2008 – Penilaian Keberkesanan Kursus


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB PERANTARA

6.1 PENYEDIAAN RANCANGAN PROJEK LATIHAN

6.1.1 Arahan dari Komandan untuk menyediakan Rancangan Projek Latihan 3 bulan sebelum tahun semasa berakhir.

KPj

6.1.2 6.1.2.1

Penyediaan Rancangan Projek Latihan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 30 hari dari tarikh arahan penyediaan.

KPj

6.1.2.2

Penyediaan Rancangan Projek Latihan

adalah berdasarkan kepada perkara-perkara berikut; i. Dasar Latihan Jabatan ii. Batas-batas Peruntukan Kewangan iii. Cadangan Perolehan Bekalan dan

Perkhidmatan tahun berikut iv. Jumlah kakitangan di ABPM

v. Kemudahan-kemudahan Latihan di ABPM berdasarkan Keperluan / Permintaan Pelanggan

6.1.2.3

Rancangan Projek Latihan yang telah disiapkan hendaklah dikemukakan kepada Cawangan Pengurusan Akademi, Bahagian Latihan, Ibu Pejabat JBPM.

KOM

6.1.3 Mendapatkan pengesahan daripada PKP Bahagian Latihan.


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



A. PROSES SEBELUM KURSUS DIJALANKAN

6.2 TERIMA ARAHAN

6.2.1 Terima arahan untuk melaksanakan kursus - kursus berpandukan:

6.2.1.1

Rancangan Projek Latihan ABPM

KPj/Pyk

6.2.1.2

Kursus Asas. Rujuk Arahan Komandan Bil 06/2007

KPj/Pyk

6.2.1.3 Kursus Arahan Ibu Pejabat Putrajaya dan arahan semasa. Rujuk Arahan Komandan Bil 07/2007

KPj/Pyk

6.2.2. Sekiranya kursus di Para 6.2.1.1 tidak dapat dijalankan seperti yang telah dijadualkan disebabkan oleh faktor-faktor tak dapat dielakkan seperti kekurangan bilik asrama, pegawai latihan serta bilik kuliah tidak mencukupi, terdapat aktiviti/program lain Jabatan berjalan serentak dan lain-lain, surat memaklumkan penangguhan perlu dihantar kepada YS Komandan.

KPj/Pyk

Memo Makluman Penangguhan/ Pembatalan

Kursus S-ABPM-1-1

6.3 PELANTIKAN PENYELARAS DAN PENOLONG PENYELARAS

6.3.1 Mengeluarkan Surat Pelantikan Penyelaras dan Penolong Penyelaras.

KOM Memo Pelantikan Sebagai

Penyelaras dan Penolong

Penyelaras S-ABPM-2-1

6.3.2 Menyediakan maklumat Jadual Kursus yang mengandungi:

PyK/PpyK

6.3.2.1 Tajuk Kursus

6.3.2.2 Tarikh dan Masa

6.3.2.3 Jadual Kursus 6.3.2.4 Peraturan-peraturan Kursus

6.3.3 Membuka folder yang mengandungi No. Rujukan Fail Kursus dan serah kepada penyelaras kursus.

HEP / Pyk


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



6.3.4

Memohon keperluan bagi melaksanakan kursus 21 hari sebelum kursus dijalankan kepada Unit HEP.

PyK/ PPyK Memo Permohonan Menyediakan

Keperluan Bagi Melaksanakan

Kursus

S-ABPM-3-1

6.3.5.1 Bilik Kuliah / Bilik Gerakan / Auditorium

6.3.5.3 Penginapan dan Makan - minum

6.3.5

Memohon keperluan peralatan operasi dengan merujuk :-

6.3.5.1 PS02 - Pengurusan Logistik PyK / PPyK

6.2.6.1 6.2.6.2

6.3.5.2 PS05 - Pengendalian, Penyelenggaran / Pembaikan Simulator – tidak kurang 10 hari sebelum penggunaan Simulator.

6.4

MOHON SENARAI CALON PESERTA KURSUS

6.4.1 Mengeluarkan surat edaran kepada Bahagian- Bahagian di Ibu Pejabat / Negeri-Negeri / Zon / Balai mohon pencalonan peserta kursus tidak kurang daripada 60 hari sebelum kursus dilaksanakan.

HEP Surat Permohonan Pencalonan

Peserta Kursus S-ABPM-4-1

6.5

TERIMA SENARAI CALON PESERTA KURSUS

6.5.1

Menerima senarai calon peserta kursus dari bahagian-bahagian di Ibu Pejabat / Negeri-Negeri / Zon / Balai dalam masa 21 hari dari tarikh pengesahan penerimaan surat yang telah diedarkan dan direkodkan.

HEP

6.6 PEMILIHAN DAN PENETAPAN PESERTA KURSUS

6.6.1 Memilih dan menetapkan nama peserta kursus dari senarai calon peserta kursus seperti di para 6.5.1 dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan senarai calon-calon.

HEP

6.6.2 Sekiranya terdapat nama-nama calon telah mengikuti Kursus tersebut atau tidak layak, pihak penganjur boleh mencadang mana-mana calon yang layak untuk mengikuti kursus berdasarkan senarai kakitangan jabatan.

HEP


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6.7 SURAT PANGGILAN KURSUS

6.7.1 Surat Panggilan Kursus diedarkan ke bahagian-bahagian Ibu Pejabat / Negeri-Negeri / Zon / Balai 21 hari sebelum kursus bermula.

HEP Surat Panggilan Kursus

S-ABPM-5-1

6.7.2 Satu salinan surat panggilan kursus diserahkan kepada Penyelaras.

HEP/Pyk

6.8 PENYEDIAAN KEPERLUAN BAGI PELAKSANAAN KURSUS

6.8.1 HEP mengeluarkan memo penyediaan keperluan bagi pelaksanaan kursus (jika berkaitan) kepada :

HEP

6.8.1.1 Ketua Unit Pengurusan Asrama – Penginapan

6.8.1.2 Pengurus Sajian – Makan Minum 6.8.1.3 KUICT/ Caw. Logistik – Alat

Bantuan Mengajar

6.9 PELANTIKAN PENCERAMAH / TENAGA PENGAJAR

6.9.2 Edarkan surat pelantikan Penceramah dan Tenaga Pengajar beserta jadual 21 hari sebelum kursus bermula kepada :-

6.9.1.1 Penceramah/Tenaga Pengajar/Jurulatih 6.9.1.2 Penceramah Jemputan

PyK/ PpyK Memo Pelantikan Sebagai Tenaga

Pengajar/ Jurulatih

S-ABPM-6-1 Surat Penceramah

Jemputan S-ABPM-7-1


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



B. PROSES SEMASA KURSUS BERJALAN

6.10 PENDAFTARAN PENGINAPAN

6.10.1 Proses pendaftaran penginapan peserta-peserta kursus dijalankan pada hari lapor diri di Akademi. Rujuk PS 03 Pengurusan Asrama – Penginapan.

KUPA

6.10.2 Sekiranya terdapat calon yang tidak hadir tanpa sebab, penyelaras perlu memaklumkan ketidakhadiran kepada HEP untuk tindakan pemakluman melalui surat kepada Pengarah Negeri untuk tindakan lanjut.

PyK/HEP

6.11

TAKLIMAT KURSUS DAN DISIPLIN

6.11.1 Menjalankan taklimat kursus dan disiplin berdasarkan jadual kursus.

PyK/ PPyK

6.11.2 Pengedaran borang-borang berikut:- PyK/ PPyK

6.11.2.1 Borang Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus F-ABPM-1-3

Borang Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus F-ABPM-1-3

6.11.2.2 Jadual Kursus Jadual Kursus

6.11.2.3 Borang Pelepasan Tanggungjawab F-ABPM-2-2

Borang Pelepasan Tanggungjawab F-ABPM-2-2

6.11.2.4 Borang Penilaian Penceramah F-ABPM-3-2

Borang Penilaian Penceramah F-ABPM-3-2

6.11.2.5 Borang Soal Selidik Maklum Balas Pelanggan F-ABPM-7-2

Borang Soal Selidik Maklum

Balas Pelanggan F-ABPM-7-2

6.11.2.6 Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus F-ABPM-8-1

Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus F-ABPM-8-1


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6.12 PENYERAHAN PERALATAN/KEPERLUAN KURSUS

6.12.1 Mengambil peralatan/keperluan kursus yang telah dimohon. Rujuk PS 02 - Pengurusan Logistik dan PS 05 - Pengendalian, Penyelenggara dan Pembaikan Simulator (jika berkaitan).

PyK/ PPyK

6.12.2 Serah peralatan / keperluan kursus kepada peserta kursus (jika berkaitan).

6.13 PERJALANAN KURSUS

Jalankan kursus mengikut Jadual Kursus yang telah ditetapkan bagi aktiviti berikut (jika berkaitan):

PyK/ PPyK

6.13.1 Teori

6.13.2 Amali

6.13.3 Semakan / Pembentangan Kertas Kerja

6.13.4 Peperiksaan. Rujuk PK 03 – Pelaksanaan Peperiksaan

6.14 PENGUMPULAN PERALATAN KURSUS DAN BORANG-BORANG

6.14.1 Mengumpul peralatan dan borang-borang yang berkaitan dari peserta kursus di hari terakhir kursus.

PyK/PPyK/KUPA

6.15 PENUTUPAN KURSUS

6.15.1 Penutupan Kursus akan diadakan pada hari akhir kursus. (jika berkaitan)

PyK/ PPyK

6.16 PENGUMPULAN PERALATAN ASRAMA DAN CHECK OUT

6.16.1 Proses pengumpulan peralatan asrama dan check out dijalankan. Rujuk PS 03 – Pengurusan Asrama

KUPA


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



C. PROSES SELEPAS KURSUS TAMAT

6.17 PENYEMAKAN KERTAS JAWAPAN PEPERIKSAAN

6.17.1 Kertas Jawapan Peperiksaan hendaklah siap disemak sebelum laporan kursus dikeluarkan. (jika berkaitan) Rujuk PK 03 – Pelaksanaan Peperiksaan.

PYD

6.18 PERMOHONAN SIJIL

6.18.1 Memohon kelulusan Komandan bagi pengeluaran sijil berserta dengan laporan sulit (jika berkaitan), senarai mutlak dan keputusan peperiksaan (jika berkaitan).

PYD/PyK/ PPyK

6.18.2 Bagi kursus-kursus semasa yang tiada peperiksaan, permohonan pengeluaran sijil hendaklah diserahkan pada hari pertama kursus kepada HEP beserta perkara-perkara berikut;

Salinan Senarai Nama Mutlak

Peserta Kursus F-ABPM-1-3

Memo Permohonan

Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1

Memo

Pemulangan Sijil

S-ABPM-8-2

6.18.2.1 Salinan Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus F-ABPM-1-3

6.18.2.2 Memo Permohonan Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1

6.18.2.3 Memo Pemulangan Sijil kepada peserta yang hadir kurang 80% S-ABPM-8-2

6.18.3 Bagi kursus-kursus semasa yang melibatkan peperiksaan, permohonan pengeluaran sijil hendaklah diserahkan dalam tempoh 14 hari selepas tarikh tamat kursus kepada HEP beserta perkara-perkara berikut;

6.18.3.1 Laporan Sulit Peserta Kursus

F-ABPM-12-1

Laporan Sulit


6.18.3.2 Salinan Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus F-ABPM-1-3

Salinan Senarai Nama Mutlak


6.18.3.3 Memo Permohonan Pengeluaran

Sijil S-ABPM-8-1

Memo

Permohonan Pengeluaran Sijil

S-ABPM-8-1 6.18.3.4 Borang Kehadiran Harian Peserta

Kursus F-ABPM-8-1

Borang Kehadiran Harian Peserta

Kursus F-ABPM-8-1


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6.19 LAPORAN KURSUS

Bagi kursus-kursus semasa yang tiada peperiksaan, laporan kursus hendaklah diserahkan dalam masa 14 hari selepas tarikh tamat kursus, manakala bagi kursus-kursus yang melibatkan peperiksaan laporan kursus hendaklah diserahkan dalam masa 21 hari selepas tarikh tamat kursus kepada HEP berserta dengan maklumat-maklumat berikut :-

PyK/ PpyK

Laporan Kursus F-ABPM-11-1

6.19.1 Borang Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus F-ABPM-1-3

6.19.2 Borang Penilaian Penceramah F-ABPM-3-2

6.19.3 Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus F-ABPM-8-1

6.19.4 Laporan Sulit Peserta Kursus F-ABPM-12-1

6.19.5 Keputusan Peperiksaan F-ABPM-13-1 (Jika Berkaitan)

6.19.6 Borang Senarai Peserta Pilihan Tidak Hadir S-ABPM-15a-0

6.19.7 Satu salinan Memo Permohonan Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1

6.19.8 Borang Pelepasan Tanggungjawab F-ABPM-2-2

Tertakluk kepada kursus, perkara di para 7, Rekod kualiti yang berkaitan boleh juga diadakan dalam laporan sekiranya berkaitan.

6.20 ANALISIS PENILAIAN

6.20.1 Borang Penilaian Penceramah perlu dianalisis menggunakan borang F-ABPM-19-0.

Borang F-ABPM-19-0.

6.20.2 Suatu analisis keberkesanan kursus hendaklah dilaksanakan bagi menilai kursus-kursus yang dilaksanakan di akademi berdasarkan Arahan Tetap Komandan Bil.

7/2008.

KPj/HEP

6.21 REKOD

Rekodkan maklumat kursus.

HEP Rekod Kursus B-ABPM-1-0


16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


7. REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

PENYIMPANAN

7.1 Memo Makluman Penangguhan / Pembatalan Kursus S-ABPM-1-1

Pengajian/HEP 5 Tahun

7.2 Memo Pelantikan Sebagai Penyelaras dan Penolong Penyelaras S-ABPM-2-1

Pengajian /HEP 5 Tahun

7.3 Memo Permohonan Menyediakan Keperluan Bagi Melaksanakan Kursus S-ABPM-3-1


7.4 Surat Permohonan Pencalonan Peserta Kursus S-ABPM-4-1


7.5 Surat Panggilan Kursus S-ABPM-5-1 Pengajian/HEP 5 Tahun

7.6 Memo Pelantikan Tenaga Pengajar / Jurulatih S-ABPM-6-1


7.7 Surat Penceramah Jemputan S-ABPM-7-1


7.8 Memo Permohonan Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1


7.9 Memo Permohonan Pemulangan Sijil

S-ABPM-8-2 Pengajian/HEP 5 Tahun

7.10 Borang Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus F-ABPM-1-3


7.11 Borang Pelepasan Tanggungjawab F-ABPM-2-2


7.12 Borang Penilaian Penceramah F-ABPM-3-2


7.13 Borang Pengumpulan Data bagi Penilaian Penceramah – Peserta F-ABPM-19-0


7.14 Borang Soal Selidik Pelanggan F-ABPM-7-2


7.15 Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus F-ABPM-8-1


7.16 Laporan Kursus F-ABPM-11-1



16.01.2018

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

PENYIMPANAN

7.17 Laporan Sulit Peserta Kursus F-ABPM-12-1


7.18 Laporan Keputusan Peperiksaan F-ABPM-13-1


7.19 Senarai Nama Peserta Pilihan Yang Tidak Hadir Kursus Tanpa Sebab S-ABPM-15a-0


7.20 Rekod Kursus B-ABPM-1-0

HEP 5 Tahun

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA ABPM/PK/01...

Documents

Transcript of AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA ABPM/PK/01...