Akta Dan Pekeliling Sistem FAil

7/22/2019 Akta Dan Pekeliling Sistem FAil

http://slidepdf.com/reader/full/akta-dan-pekeliling-sistem-fail 1/7

AKTA PEKELILING DAN ARAHAN PENTADBIRAN

PERKARA/ITEM KANDUNGAN

Akta, Pekeliling dan ArahanPentadbiran

Akta Arkib Negara Malaysia 2003 Arahan Perkhidmatan Bab 3 ( Surat Menyurat) Arahan Perkhidmatan Bab 4 (Fail Memail) Arahan Perkhidmatan Bab 5 (Memelihara dan Menyimpan Rekod-rekodKerajaan) Arahan Perbendaharaan 150 (Tempoh Minimum bagi Menyimpan Buku Akaun dan Rekod Kewangan) Arahan Perbendaharaan 299 (Buku yang belum guna dan usang)

Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970 (Mengadakan Suatu Kumpulan Laporan-laporan Rasmi di Arkib Negara)Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1986 (Tempoh minimum bagimenyimpan buku akaun dan rekod kewangan)Surat Kementerian Kewangan 3hb. November 1993 (Pelupusan bahanbercetak/kertas terpakai daripada Kementerian/Jabatan Kerajaan/BadanBerkanun)Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 (Peraturan pemeliharaan rekod-rekodKerajaan - menggantikan Surat Pekeliling Bil. 23 Tahun 1972) Akta Rahsia Rasmi 1972 Arahan Panduan Keselamatan

Perintah Jabatan/ArahanJabatan

Akta Arkib Negara 2003Bahagian I Fasal 2 (1)

Arkib Rekod yang dipelihara bagi nilai kebangsaan atau sejarahnya yang kekal danlama bertahan atau kedua-duanya

Arkib Awam

(a) Rekod awam -i) yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilaikebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanyaii) yang telah dipindah ke Arkib Negara atau mana-mana tempat yang

diarahkan(b) mana-mana rekod persendirian atau bahan lain yang ditetapkan olehKetua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yangkekal dan lama bertahan atau kedua-duanya diperolehi bagi Arkib Negara olehKetua Pengarah

RekodBahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atauperistiwa atau selainnya merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen,daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem,filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektroniktanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya

Rekod AwamRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-manapejabat awam bagi perjalanan hal-ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmatawam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dantermasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segalarekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di

UNIT PENGURUSAN KUALITIPEJABAT PELAJARAN DAERAH PETALING UTAMA



bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta ArkibNegara 1966

Bahagian II Fasal 4Penubuhan Arkib Negara Arkib Negara Malaysia sebagai arkib persekutuan, bagi maksud menyediakan

garis panduan dalam pengwujudan, pemerolehan, penyimpanan danpemerolehan rekod dan kemudahan rujukan serta penyelidikan

Fasal 7Fungsi Ketua Pengarah

memeriksa rekod dalam jagaan atau di bawah kawalan pejabatawam,

mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah, memberi khidmat nasihat tentang pewujudan, penyenggaraan,

penyimpanan, penggunaan, dan pelupusan

Bahagian IV Fasal 25Larangan Pemusnahan Rekod

(1) Tiada seorangpun boleh memusnah rekod kecuali dengan kebenaranbertulis Ketua Pengarah Arkib Negara

(2) Seseorang yang berniat untuk memusnah rekod hendaklah,- mengisi borang SPR- menyatakan sifat rekod

(3) Ketua Pengarah boleh memeriksa rekod awam seperti dinyatakan di bawahsubseksyen (2)

(5) Mana-mana yang melanggar subseksyen (1) dan (2) seperti yang

dikehendaki di subseksyen (3) boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgitatau dipenjara tidak melebihi satu tahun atau kedua-duanya

Fasal 26 Pelupusan Rekod Awam1) Ketua Pengarah boleh membenarkan pelupusan mana-mana rekod

awam ;(a) sebab bilangan, jenis atau bersifat rutin, tidak mempunyai nilai

kebangsaan atau sejarah

(b) tidak dirujuk-(i) tindakan telah selesai/tamat

(ii) tamat tempoh iaitu persetujuan KP dengan ketua pentadbir

(c) Keadaan fizikal tidak mengizinkan

Fasal 27 Jadual Pelupusan Rekod(1) Ketua pentadbir hendaklah menyediakan Jadual Pelupusan Rekod

(JPR) dalam bentuk yang ditetapkan

(2) KP boleh meluluskan JPR dan boleh mengenakan apa-apakehendak atau syarat

(3) JPR ialah jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai

arkib dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod tidak bernilaiselepas tempoh pengekalan dipatuhi

Fasal 28 Pemindahan rekod awam ke Arkib Negara1) Tertakluk kepada subseksyen (2) rekod awam hendaklah dipindahkan

ke Arkib Negara;



(a) rekod yang telah tamat lebih daripada lima tahun

(b) mana-mana rekod elektronik, dan

(c) rekod awam bukan semasa yang mempunyai nilai kebangsaan atau

sejarah

2) Rekod elektronik hendaklah dipindah dengan segera apabila tidak lagiaktif

3) KP boleh menangguhkan mana-mana pemindahan rekod awam, dimana sekiranya pemindahan segera dibuat boleh menjejaskanpentadbiran pejabat awam atau bertentangan dengan kepentinganawam

4) Pemindahan rekod terperingkat adalah dengan kebenaran bertulismenteri

Fasal 30 Jagaan dan kawalan rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsilagi(1) Arkib Negara bertanggung jawab terhadap rekod awam pejabat awam yangtidak lagi berfungsi

(2) Pejabat awam tidak berfungsi iaitu pejabat awam tidak lagi beroperasi dantidak ada pengganti

Fasal 32 Penubuhan Pusat Rekod dan Pusat Rekod Agensi1) KP boleh menubuhkan, menyenggarakan dan mengendalikan Pusat-

Pusat Rekod

2) Pusat Rekod bertanggungjawab bagi penyimpanan, pemprosesan danpenyenggaraan rekod

3) KP boleh menasihati dan membenarkan penubuhan Pusat Rekod Agensi yang dikendalikan oleh pejabat awam

Fasal 34 Pusat Rekod Limbo

(1) KP boleh menubuhkan Pusat Rekod Limbo bagi menyimpan danmenyenggara rekod separa semasa

Penyimpanan hendaklah mengikut cara yang ditetapkan oleh KP

Rekod separa semasa ialah rekod yang tidak kerap diperlukan dalam urusandi pejabat awam

Fasal 35 Pengembalian Rekod Awam

(1) Rekod awam yang dipindah ke Arkib Negara boleh diminta kembali denganpermintaan bertulis dalam tempoh yang dipersetujui

(2) Pengembalian rekod awam bergantung kepada keadaan rekod

Arahan Perkhidmatan BabTiga

I. Menyurat dan Mengalamat Surat

1. Surat menyurat hendaklah jelas



2. Surat di atas kertas rasmi jabatan

3. Memula dan mengakhiri surat rasmi

4. Rujukan dan tajuk surat

5. Perenggan nombor muka surat dan lampiran

6. Surat mesti dihadkan kepada satu perkara sahaja

II. Mengalamatkan surat dan sampul surat

7. Mengalamatkan surat kepada jabatan

8. Mengalamatkan surat kepada orangramai

9. Mengalamatkan surat kepada firma/badan berkanun

10. Mengalamatkan surat kepada peguam

III. Pengelasan surat-surat keluar dari fail berpengelasan keselamatan

11. Pengelasan surat ikut pengelasan fail

12. Rekod surat keluar

IV. Menulis Minit

13. Pentingnya minit

14. Cara menulis minit

15. Minit untuk mendapat keputusan/tindakan

V. Melayani surat-surat yang diterima

16. Tiap-tiap surat memerlukan perhatian segera

17. Surat diberi kepada pegawai hari terima

18(a) Tindakan bahagian pendaftaran fail

18(b) Membuka sampul kecil - tindakan sementara

19(a) Rekod surat-surat yang diterima

19(b) Surat mengandungi wang/barang berharga

Arahan Perkhidmatan Bab

Empat

Fail Memail

I. Pengelasan Fail-fail

1. Perlu pengelasan fail yang sistematik

2. Pengelasan bagi pejabat- pejabat kecil

3. Memberi tajuk fail



4. Pengelasan keselamatan fail

5. Merendahkan peringkat pengelasan keselamatan fail

6. Memakai kulit fail yang sesuai

II Mendaftar dan Menyelenggara Fail-fail

7. Pendaftaran secara nombor dan abjad

8. Tahun buka fail dicatat di doket rekod nombor

9. Kertas minit dan surat-surat

10. Merekod surat-surat di kertas minit

11. Membuka kulit fail baru - sambungan

12. Peringkat tindakan fail

III Pengedaran Fail-fail

13. Catatan pengedaran perlu dibuat pada rekod nombor

14. Tanggungjawab pegawai dalam pengedaran fail

15. Memulangkan fail ke pendaftaran

16. Pengedaran fail yang mempunyai pengelasan keselamatan

IV Simpan Dalam Perhatian

17. Buku SDP

18. Buku SDP diperiksa tiap hari

V Memelihara

19. Memelihara fail dari keciciran

20. Memelihara keselamatan kandungan fail

21. Mengasingkan fail-fail mati

Arahan Perkhidmatan BabLima

Memelihara dan Menyimpan Rekod-rekod Kerajaan

I Rekod Kerajaan dan Peranan Arkib Negara

1. Tanggungjawab Ketua Jabatan memelihara rekod

2. Jabatan perlu berhubung dengan Arkib Negara

3. Pegawai Rekod Jabatan

4. Rekod-rekod yang perlu dihantar

5. Pemeriksaan tahunan bagi rekod-rekod yang telah ditutup lebih 5 tahun



6. Rekod-rekod disenaraikan sebelum dihantar ke Arkib Negara

II Pemeliharaan Rekod

7. Rekod mesti dipelihara dengan baik

8. Bilik simpanan mesti sesuai

9. Rekod patut disimpan di atas rak-rak

10. Mengeringkan rekod dan lain- lain tindakan

11. Rekod koyak perlu dibaiki

12. Bilik rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan

Surat Pekeliling Am Bil.1/1970 - (MengadakanSuatu Kumpulan Laporan-Laporan Rasmi di ArkibNegara)

Jabatan-jabatan Kerajaan dikehendaki menghantar satu salinan tiap-tiap

laporan rasmi yang disediakan oleh Jabatan tersebut sama ada terhad atautidak, terus kepada Ketua Pengarah Arkib Negara dalam tempoh satu bulanselepas laporan-laporan itu selesai disediakan.

Perkhidmatan rujukan lebih baik kepada Jabatan-jabatan Kerajaan

Laporan rasmi meliputi segala penerbitan Kerajaan dan segala laporan-laporan yang ditaip atau distensil dan yang mempunyai taraf rekod (sulit,rahsiadan sebagainya).

Arahan Perbendaharaan 299 (Buku yang belum guna dan usang)

Kelulusan Juruaudit Negara atau wakil perlu diperolehi sebelum pemusnahan(resit, lesen, borang)

Ketua Jabatan hantar senarai lengkap kepada Jabatan Audit bahan yang tidakboleh diguna dan nyatakan sebab-sebabnya

Keangotaan Lembaga Pemeriksa yang dicadangkan bagi tujuan pemusnahandan menyediakan perakaunan pemusnahan

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1986 Pindaan kepada ArahanPerbendaharaan 150

Pemusnahan buku akaun dan rekod kewangan

Kelulusan daripada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/ Bendahari Negeridan permohonan sedemikian disalinkan kepada Ketua Pengarah ArkibNegara dengan maklumat tentang jumlah rekod akan dimusnahkan.

Kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ketua SetiausahaPerbendaharaan bagi rekod kewangan yang tiada dalam Lampiran “M”

Lampiran M (Arahan Perbendaharaan No. 150)

Tempoh minimum bagi menyimpan buku akaun dan rekod kewangan

Lejar dan rekod khas, mis., daftar pinjaman pejabat, hutang awam, daftarpindahmilik - 20 tahun

Lejar perakaunan besar perbendaharaan, buku wangtunai, jernal besar,



ringkasan dan lejar kecil - 7 tahun

Vaucer pembayaran beresit dan vaucer jernal - 7 tahun

Vaucer masuk, resit pendua - 3 tahun

Buku wangtunai harian, buku bayaran pos dsb. - 1 tahun

Pendua atau kaunterfoil, laporan atau listing kecil komputer - selepaspenyelesaian akhir tindakan diambil (maklumat disediakan secara manual,mesin, komputer, mikrografik atau lain cara elektronik)

Pelupusan Bahan Bercetak/Kertas Terpakai Daripada Kementerian/ JabatanKerajaan/Badan Berkanun (Surat Kementerian Kewangan - 3hb. November1993)

Penamatan Kontrak Pusat dengan Percetakan Nasional Malaysia Berhad

(PNMB) sebagai agensi menyelaras pungutan/jualan bahan bercetak/kertasterpakai

Tanggungjawab Kementerian/Jabatan melupuskan bahan mulai 1 Januari1994

Kaedah - sebutharga, dibakar atau cara yang sesuai

Kelulusan Akauntan Negara/Bendahari Negeri, Ketua Pengarah Arkib Negara,Ketua Audit atau Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Rekod unsurkeselamatan - kelulusan Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

Hasil jualan - dikredit Hasil Kerajaan

Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 (Peraturan pemeliharaan rekod-rekodKerajaan - menggantikan Surat Pekeliling Bil. 23/1972)

Penyenaraian rekod-rekod berumur lima tahun

Penyediaan Senarai Pemindahan Rekod - Sistem Senarai Pemindahan RekodJabatan (SSPRJ) - komputer

Pemindahan rekod terperingkat - Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986

Pemusnahan Rekod Kewangan - SPP Bil. 9/1986 dan AP 299

Penyelarasan di peringkat agensi - PRJ

Pemusnahan Rekod - Seksyen 10(1) Akta Arkib Negara

Penyelidikan rekod - Seksyen 12(2) Akta Arkib Negara

Rujukan Kembali Rekod - Borang Permintaan (Misc. 79)

Akta Dan Pekeliling Sistem FAil

Documents

Transcript of Akta Dan Pekeliling Sistem FAil