AMANAHRAYA VISITOR

INFORMATION SYSTEM (AVIS)

GARIS PANDUAN

ISI KANDUNGAN

1. Pengenalan 1

2. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Staff) 2

Step 1

Figure 1: Login page 2

Figure 2: Main page 3

Step 2

Figure 3: Fungsi carian dalam halaman visitorin.aspx 4

Figure 4: Keputusan Maklumat 5

Figure 5: Lengkapkan butiran pelawat 6

Figure 6: Pilih ELID card serial no 7

Figure 7: Ralat mesej jika pengguna cuba untuk menyimpan data tanpa

memilih ELID card serial no

7

Figure 8: Tiada maklumat yang diperolehi 8

Figure 9: Simpan sesi lawatan pelawat 9

Figure 10: Tunjuk bilangan kad yang berkurang jika telah diberikan

kepada pelawat sepertimana yang disimpan di halaman visitorin.aspx

9

Figure 11: Mesej pemberitahuan dihantar kepada Microsoft Outlook Mail 10

Figure 12: Contoh pemberitahuan 10

Figure 13: Ralat mesej jika sesi pelawat masih wujud dan dihantar ke

laman visitorout.aspx secara automatik

11

Step 3

Figure 14: Fungsi carian di dalam kategori “Staff” 12

Step 4

Figure 15: Fungsi carian di dalam kategori “Special Guest” 13

Step 5

Figure 16: Semak status ELID kad samada aktif atau tidak sebelum

menambah kad baru ke dalam sistem

14

Figure 17: Status aktif akan akan bertukar hijau “Yes” jika kad masih aktif

dan senarai floor tidak boleh dipilih

14

Figure 18: Sistem akan memaparkan mesej jika kad tidak wujud dan

senarai pilihan floor boleh dipilih

15

Figure 19: Sistem akan memaparkan mesej yang memberitahu kad wujud

dan tidak aktif di tingkat mana dan seterusnya menghantar pengguna ke

halaman AccessMaintenance.aspx

16

Figure 20: Sistem akan memaparkan mesej ralat jika pengguna cuba untuk

menyimpan ELID kad yang baru tanpa memilih tahap floor

17

Step 6

Figure 21: Mesej yang dipaparkan di halaman yang sebelum akan

mengisikan semua maklumat kad yang berada di tingkat itu

18

Figure 22: Tekan butang “Edit” untuk mengubah akses tingkat floor dan

statusnya

19

Figure 23: Jika butang “Search” ditekan tanpa menyatakan tingkat floor

mana yang ingin dicari sistem akan memaparkan mesej ralat

19

Step 7

Figure 24: Report harian yang merekodkan setiap pelawat yang datang ke

AmanahRaya Berhad

20

Figure 25: Menghantar report kepada Excel file 21

Figure 26: Tekan “Yes” untuk buka file 21

Figure 27: Contoh sesi pelawat di dalam excel table 22

Step 8

Figure 28: Butang “Visitor Out” untuk ke halaman seterusnya 22

Figure 29: Mesej Ralat untuk pekerja 23

Figure 30: Carian kad ELID yang sedang digunakan oleh pelawat 24

Figure 31: Checkout pelawat yang active akan mengeluarkan mesej 25

3. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Pengawal Keselamatan)

Figure 32: Mesej Ralat untuk pengawal keselamatan 26

Figure 33: Fungsi Reset Password 27

4. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Admin)

Figure 34: Halaman mainpages.aspx untuk admin user 28

Figure 35: Halaman registration.aspx 29

Figure 36: Halaman reset password untuk Admin User 30

5. Change Log

Figure 37: Change log AVIS 31

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 1

1. Pengenalan

Dokumen ini menerangkan cara untuk menggunakan Sistem Maklumat Pelawat

AmanahRaya (AVIS) untuk menguruskan maklumat pelawat yang datang ke syarikat ini.

Maklumat terperinci mengenai sistem ini akan dijelaskan secara langkah demi langkah.

Sistem ini boleh dilayari di http://arbhqwebapps/avis/loginvisitor.aspx melalui

Amanahraya intranet.

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 2

2. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Staff)

Pengguna diperlukan untuk meletakkan nama login dan kata laluan di

ruangan yang disediakan di mana pengesahan pekerja akan diperiksa. Seterusnya dihantar

ke halaman mainpages.aspx

Figure 1: Login Page

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 3

Laman utama AVIS terdiri daripada senarai yang menunjukkan jumlah ELID kad yang

aktif di setiap lantai dan enam butang yang boleh digunakan untuk menggunakan sistem:

Visitor In – Akan menghantar pengguna ke halaman visitorin.aspx

Visitor Out – Akan menghantar pengguna ke halaman visitorout.aspx

Daily Report – Akan menghantar pengguna ke halaman report.aspx

Add New Card – Akan menghantar pengguna ke halaman maintenance.aspx

Change ELID – Akan menghantar pengguna ke halaman

AccessMaintenance.aspx

Log Out – Akan menghantar pengguna ke halaman loginvisitor.aspx

Figure 2: Mainpage

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 4

Halaman visitorin.aspx terbahagi kepada tiga kategori iaitu “Guest”,

“Staff” dan “Special Guest”. Untuk halaman “Guest” pengguna perlu mengisikan

maklumat tentang pelawat yang datang untuk berurusan dengan pekerja AmanahRaya.

Jika pelawat pernah menugunjungi AmanahRaya sebelum ini, pengguna system hanya

perlu memasukkan no kad pengenalan pelawat ke dalam sistem dan menekan butang

“Search”. Jika maklumat wujud sistem akan mengumpulkan semua maklumat yang

sepadan mengikut nombor pengenalan yang diberikan, maka pengguna perlu mengisi

tujuan lawatan, memilih pekerja yang mereka mahu jumpa, menentukan tingkat floor dan

ELID kad.

Figure 3: Fungsi carian “Guest” dalam halaman visitorin.aspx

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 5

Figure 4: Keputusan Maklumat

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 6

Jika semua maklumat mengenai pelawat telah dilengkapkan seterusnya pengguna sistem

harus memasukkan tujuan pelawat datang ke AmanahRaya dan ingin berurusan dengan

siapa. Seterusnya pengguna perlu memilih “Floor” dan paparan ELID card akan

menyenaraikan semua ELID card serial no yang wujud untuk tingkat itu.

Figure 5: Lengkapkan butiran pelawat

1

2

3

4

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 7

Figure 6: Pilih ELID card serial no

Jika pengguna terlupa untuk mengisikan ELID kad sebelum menekan butang “Save”

maka system akan memaparkan mesej ralat.

Figure 7: Ralat mesej jika pengguna cuba untuk menyimpan data tanpa memilih ELID card serial

no

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 8

Jika tiada maklumat yang sepadan dengan pengenalan/identity yang diberikan, system

akan memaparkan mesej ralat yang dimana pelawat belum pernah datang ke Amanahraya

Berhad. Oleh itu, pengguna harus mendaftarkan pelawat dengan mengisi ruangan

MyKad/ID No, Name, Company, Email dan Mobile.

Figure 8: Tiada maklumat yang diperolehi

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 9

Jika semua syarat yang diperlukan oleh system dipatuhi sistem akan memaparkan mesej

yang berjaya.

Figure 9: Simpan sesi lawatan pelawat

Selepas butang “Save” ditekan di dalam halaman visitorin.aspx pengguna kemudiannya

akan dihantar ke halaman mainpages.aspx dan table kecil yang menunjukkan jumlah

ELID kad di dalam sesuatu floor akan berkurang.

Figure 10: Paparan bilangan kad yang berkurang jika telah diberikan kepada pelawat sepertimana

yang disimpan di halaman visitorin.aspx

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 10

Pemberitahuan akan dihantar kepada Microsoft Outlook Mail pada masa yang sama

penggunakan dihantar ke halaman mainpages.aspx

Figure 11: Mesej pemberitahuan dihantar kepada Microsoft Outlook Mail

Menunjukkan contoh mesej pemberitahuan dalam Microsoft Outlook Mail

Figure 12: Contoh pemberitahuan

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 11

Jika pengguna cuba untuk memasukkan nombor pengenalan/identity yang sama sebelum

sesi pelawat tersebut tamat, sistem akan memaparkan mesej ralat dan menghantar

pengguna ke halaman visitorout.aspx bagi mengeluarkan pelawat tersebut.

Figure 13: Ralat mesej jika sesi pelawat masih wujud dan dihantar ke laman visitorout.aspx

secara automatik

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 12

Pilih kategori “Staff” dan cari nama menggunakan ruangan yang

disediakan dan no staff dan ELID card pekerja akan dipaparkan serta merta, seterusnya

pekerja boleh meletakkan berapa jumlah pelawat yang ingin dibawa masuk (cth: anak).

Figure 14: Fungsi carian di dalam kategori “Staff”

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 13

Pilih kategori “Special Guest” dan pilih dan cari nama menggunakan

ruangan yang disediakan, seterusnya ruangan ELID card serial no akan memaparkan

maklumat ELID card serial no.

Figure 15: Fungsi carian di dalam kategori “Special Guest”

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 14

Tekan butang akan mengarahkan pengguna ke

halaman maintenance.aspx untuk memeriksa status kad dan juga proses penambahan

ELID kad. (Figure 16, Figure 17 and Figure 18).

Figure 16: Semak status ELID kad samada aktif atau tidak sebelum menambah kad baru ke

dalam system

Figure 17: Status aktif akan akan bertukar hijau “Yes” jika kad masih aktif dan senarai floor

tidak boleh dipilih

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 15

Figure 18: Sistem akan memaparkan mesej jika kad tidak wujud dan senarai pilihan floor boleh

dipilih

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 16

Jika kad yang dicari wujud tetapi tidak aktif, kotak mesej akan dipaparkan yang

memberitahu pengguna lokasi kad tersebut dan secara automatic pengguna akan

diarahkan ke halaman seterusnya.

Figure 19: Sistem akan memaparkan mesej yang memberitahu kad wujud dan tidak aktif di

tingkat mana dan seterusnya menghantar pengguna ke halaman AccessMaintenance.aspx

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 17

Mesej ralat akan dipaparkan jika pengguna menekan butang “Save” tanpa menentukan

tingkat floor untuk ELID kad yang ingin ditambah.

Figure 20: Sistem akan memaparkan mesej ralat jika pengguna cuba untuk menyimpan ELID

kad yang baru tanpa memilih tahap floor

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 18

Laman AccessMaintenance.aspx adalah didorong dengan menekan butang “Ok” pada

kotak mesej ralat dan

ianya akan memaparkan semua maklumat mengenai ELID kad yang wujud di tingkat itu.

Pengguna juga boleh terus ke halaman AccessMaintenance.aspx dengan menekan butang

Halaman AccessMaintenance.aspx digunakan untuk menukar maklumat

mengenai ELID card seperti floor level dan status card.

Figure 21: Mesej yang dipaparkan di halaman yang sebelum akan mengisikan semua maklumat

kad yang berada di tingkat itu

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 19

Pengguna perlu mengisi ruangan floor level setelah menekan butang “Edit” seperti apa

yang dipaparkan dibawah, jika ingin memindahkan ELID card kepada tingkat yang lain

jika berlaku kekurangan ELID card yang diperlukan di tingkat tersebut.

Figure 22: Tekan butang “Edit” untuk mengubah akses tingkat floor dan statusnya

Figure 23: Jika butang “Search” ditekan tanpa menyatakan tingkat floor mana yang ingin dicari

sistem akan memaparkan mesej ralat

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 20

Di dalam laman mainpages.aspx tekan butang akan

menghantar pengguna ke halaman report.aspx yang dimana semua maklumat mengenai

pelawat yang datang akan direkodkan. Dan staff AmanahRaya boleh mengeluarkan

pelawat mereka(cth: anak) dengan menekan butang “Logout”.

Figure 24: Report harian yang merekodkan setiap pelawat yang datang ke Amanahraya Berhad

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 21

Tekan butang “Export” akan memaparkan kotak mesej sama ada untuk membuka,

menyimpan atau membatalkan tindakan. Dengan menekan butang “Open” pengguna akan

dipaparkan dengan satu lagi kotak mesej (Figure 25).

Figure 25: Menghantar report kepada Excel file

Figure 26: Tekan “Yes” untuk buka file

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 22

Dengan menekan butang “Yes” (Figure 26) pengguna akan dipaparkan dengan maklumat

mengenai sesi lawatan pelawat di dalam bentuk excel.

Figure 27: Contoh sesi pelawat di dalam excel table

Tekan butang “Visitor Out” untuk masuk ke halaman visitorout.aspx

Figure 28: Butang “Visitor Out” untuk ke halaman seterusnya

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 23

Sekiranya pekerja cuba untuk ke halaman “visitorout.aspx” selepas masa bekerja tamat

sistem akan mengeluarkan mesej ralat, kerana pekerja hanya dibenarkan untuk memasuki

halaman in pada pukul 8.30 pagi – 5.30 petang.

Figure 29: Mesej Ralat untuk pekerja

Employees

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 24

Masukkan nombor ELID serial no dan tekan butang “Search”, jika kad tersebut sedang

digunakan sistem akan memaparkan maklumat pelawat yang menggunakan kad tersebut.

Figure 30: Carian kad ELID yang sedang digunakan oleh pelawat

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 25

Tekan butang “Check Out” akan memaparkan kotak mesej dan menghantar pengguna ke

mainpages.aspx

Figure 31: Checkout pelawat yang active akan mengeluarkan mesej

\

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 26

3. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Pengawal Keselamatan)

Pengawal Keselamatan hanya dibenarkan untuk memasuki dua halaman sahaja iaitu

halaman visitorout.aspx dan halaman ResetPassword.aspx. Pengawal keselamatan hanya

boleh memasuki halaman “visitorout.aspx” pada pukul 5 petang, untuk mengeluarkan

pelawat.

Figure 32: Mesej Ralat untuk pengawal keselamatan

Security Guard

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 27

Jika pengguna menekan butang . Pengguna akan dihantar ke halaman

ResetPassword.aspx. Dimana pengguna boleh menukar login id dan juga kata laluan.

Figure 33: Fungsi Reset Password

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 28

4. Langkah-langkah Penggunaan AVIS (Admin)

Setelah login ke dalam sistem admin user akan dihantar ke halaman mainpage.aspx yang

dimana terdapat 2 butang baru yang boleh digunakan oleh admin. Iaitu butang registration

dan butang reset password.

Figure 34: Halaman mainpages.aspx untuk admin user

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 29

Dengan menekan butang di halaman mainpage.aspx, admin akan

dihantar ke halaman registration.aspx untuk mendaftarkan pengawal keselamatan ke

dalam sistem.

Figure 35: Halaman registration.aspx

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 30

Dengan menekan butang admin user boleh menukar login id dan

juka kata laluannya.

Figure 36: Halaman reset password untuk Admin User

.

AMANAHRAYA BERHAD

AVIS Page 31

5. Change Log

Perubahan dan penambahbaikan yang dilakukan dalam Sistem AVIS

Figure 37: Change log AVIS