“TAKLIMAT KHAS URUSAN PERKHIDMATAN

MELALUI SISTEM ePROPER”

Oleh:

YBhg. Datuk Suhaimi bin JusohSetiausaha

Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

Malaysia

4 Mac 2020 (Rabu)

Maktab Sultan Abu Bakar

Johor

TUJUAN TAKLIMAT

LATAR BELAKANG SISTEM ePROPER

PELAKSANAAN NAZIRAN SISTEM ePROPER TAHUN 2019

TEMUAN NAZIRAN SISTEM ePROPER

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN BERKENAAN PERKHIDMATAN PEGAWAI

SOAL JAWAB

OVERVIEW

Penerangan kepada Ketua Jabatan agar

cakna mengenai tanggung jawab

menguruskan urusan perkhidmatan pegawai

berkaitan:

i. Pengesahan Pelantikan Tetap;

ii. Pengesahan Dalam Perkhidmatan;

iii. Pemberian Taraf Berpencen; dan

iv. Pelanjutan Tempoh Percubaan

1. TUJUAN TAKLIMAT

2. LATAR BELAKANG SISTEM ePROPER

• 6 Mei 2016 - Pekeliling SPP Bil.1/2016

• SPP BIL.1/2017 batalkan Pekeliling SPP Bil.1/2016• SPP BIL.5/2018 batalkan Pekeliling SPP Bil.1/2017• P.U.(A)1/2012 – Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan

Perkhidmatan) 2012

• Perakuan urusan perkhidmatan Anggota Perkhidmatan Pendidikan (APP) secara dalam talian

• Pengesahan Pelantikan Tetap (PPT)• Pengesahan Dalam Perkhidmatan (PDP)• Pelanjutan Tempoh Percubaan (PTP)• Pemberian Taraf Berpencen (PTB)

• Mempercepat urusan perkhidmatan APP, kurang penggunaan kertas dan memberi kepercayaan kepadaKetua Jabatan membuat perakuan

Pegawai Penyedia

• Bertanggungjawab memasukkan maklumat perkhidmatan pegawai kedalam Sistem ePROPER

• Peranan : Pembantu Tadbir (P/O) N19

Pegawai Penyemak• Bertanggungjawab menyemak maklumat perkhidmatan yang

dimasukkan oleh Pegawai Penyedia ke dalam Sistem ePROPER.• Peranan : Ketua Sektor/ Penolong Kanan/ Penolong Pegawai

Tadbir/Ketua Pembantu Tadbir

Pegawai Peraku• Bertanggungjawab memperaku urusan perkhidmatan pegawai kepada

SPP adalah betul dan teratur.• Peranan : Ketua Jabatan sepertimana ditakrifkan di perenggan 4,

Pekeliling SPP Bil. 5 Tahun 2018

KATEGORI PENGGUNA SISTEM ePROPER

8,947 urusan telahdilaksana naziran

2,935 urusan baginegeri Johor

0

Dokumen

Pengesahan

Pelantikan Tetap

Jadual Ketiga, Keempat, Kelima,

Keenam P.U.(A) 1/2012

Buku

Perkhidmatan

Kerajaan

Dokumen dalam

fail peribadi

Pegawai

Temuan Naziran:

3. PELAKSANAAN NAZIRAN SISTEM ePROPER TAHUN 2019

Dokumen Pengesahan

Pelantikan Tetap (PPT)

a. Alamat pada Surat Aku Janji tidak teratur

b. Borang Akuan Berkanun tiada/ Tidak ditandatangan

pegawai/ format lama

c. Surat Aku Janji tiada/ format lama

d. Borang Pemeriksaan Kesihatan tidak teratur (saksi

bukan P&P)/ tidak lengkap

e. Tiada dokumen asal Borang Pemeriksaan Kesihatan

dalam fail pegawai

f. Tiada salinan sijil/ diploma/ ijazah pegawai

g. Pegawai mempunyai masalah kesihatan dibenar

lapor diri

h. Surat Setuju Terima (SST) tawaran tiada dalam fail/

maklumat rujukan surat tawaran salah pada SST

4. TEMUAN NAZIRAN SISTEM ePROPER TAHUN 2019

* P.U.(A)1/2012 – Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan

Perkhidmatan) 2012

PTP:

Jadual Keempat

P.U.A 1/2012

a. Tidak mengikut format P.U(A) 1/2012

b. Tiada catatan tarikh pada perakuan Ketua Jabatan

c. Tiada nama/ tandatangan pada perakuan Ketua Jabatan

d. Tiada cop rasmi pada perakuan Ketua Jabatan

e. Nama/ No. KP Pegawai tidak teratur

f. Tarikh perakuan PDP Ketua Jabatan kurang dari 1 tahun

(Jadual Ketiga)

g. Tiada kenyataan sebab pelanjutan tempoh percubaan pegawai

(Jadual Keempat)

h. Tiada tandatangan/tarikh/cop rasmi perakuan saksi (Jadual

Kelima)

i. Pemilihan opsyen KWSP oleh pegawai tidak sama dengan

perakuan pada Sistem ePROPER (Jadual Kelima)

j. Tiada tandatangan/tarikh perakuan pegawai (Jadual Kelima)

k. Tarikh perakuan PTB Ketua Jabatan kurang dari 3 tahun

(Jadual Keenam)

4. TEMUAN NAZIRAN SISTEM ePROPER TAHUN 2019

PDP:

Jadual Ketiga

P.U.A.1/2012

PDP:

Jadual Kelima

P.U.A 1/2012

PTB:Jadual Keenam

P.U.A 1/2012

Buku Perkhidmatan

Kerajaan

Salinan Dokumen

Dalam Fail Peribadi

a. Tiada / Tidak teratur catatan kelulusan dan tarikh PPT/PTP/PDP/PTB

b. Tiada/ tidak lengkap catatan maklumat peperiksaan, kursus induksi/ PTM/

Pengecualian PTM

c. Tiada / tidak lengkap catatan cuti pegawai (Cuti Separuh Gaji, Cuti Tanpa

Gaji, Tidak Hadir Bertugas, dll)

d. Tiada cop pengesahan BRP

e. Tiada catatan maklumat tatatertib pegawai

f. Tiada pengesahan oleh pegawai yang bertanggungjawab pada butiran

yang direkod.

a. Tiada salinan surat tawaran

b. Tiada salinan surat kelulusan PPT/PTP/PDP/PTB

c. Tiada salinan keputusan peperiksaan/ kursus induksi/ PTM/

Pengecualian PTM

d. Tiada salinan BRP bagi pegawai yang telah bertukar

e. Tiada borang asal Jadual Ketiga/ Keempat/ Kelima/ Keenam P.U(A)

1/2012

4. TEMUAN NAZIRAN SISTEM ePROPER TAHUN 2019

4. TEMUAN NAZIRAN SISTEM ePROPER TAHUN 2019

Maklumat yang tidak lengkap/ salah pada dokumen urusan perkhidmatan bolehdicabar atau tidak diambilkira di peringkat mahkamah sekiranya wujud perkaraberbangkit di masa akan datang berkaitan isu perundangan

Membenarkan pegawai yang tidak memenuhi syarat pelantikan termasukpegawai yang mempunyai masalah kesihatan untuk melapor diri bolehmenjejaskan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat/pelanggan sertamengakibatkan kerugian kepada kerajaan (kewangan/ sumber manusia)

Pegawai tidak dapat menikmati kemudahan yang diberikan kepadapenjawat awam (pinjaman/pembiayaan, cuti perkhidmatan - umrah/haji, dll)

Menjejaskan urusan kenaikan pangkat/ persaraan pegawai sekiranyaKetua Jabatan yang gagal selenggara dokumen perkhidmatan pegawaidengan betul dan teratur

Menyebabkan pegawai tidak dapat menerima/ lewat menerima faedahpersaraan yang sepatutnya dinikmati pegawai setelah bersara

Kesan Ketua Jabatan

tidak peka/ cuai dalam

menguruskan urusan

perkhidmatan pegawai

5. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN BERKENAAN URUSAN PERKHIDMATAN PEGAWAI

Mengendalikan Laporan Pemeriksaan Kesihatan pegawai lantikan baharu berdasarkan Pekeliling SPP Bil. 2/2017

Memastikan pegawai lantikan baharu diuruskan permohonan Pengesahan Pelantikan Tetap dalam tempoh 30 hari daripada tarikh lantikan pegawai berdasarkan Pekeliling SPP Bil. 1/2018.

Kemuka Pelanjutan Tempoh Percubaan setelah pegawai tamat tempohpercubaan asal atau yang dilanjutkan

Kemuka perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan/ Pemberian TarafBerpencen setelah pegawai memenuhi syarat

Mengemukakan perakuan urusan perkhidmatan pegawai dengan tepat danteratur

LAPORAN PEMERIKSAAN KESIHATAN

BORANG LAPORAN KESIHATAN

13

PELAKSANAAN PERATURAN PENGENDALIAN LAPORAN PEMERIKSAAN

KESIHATAN OLEH KETUA JABATAN BAGI MAKSUD PELANTIKAN KE DALAM

PERKHIDMATAN PENDIDIKAN ~ Pekeliling SPP Bil. 2 Tahun 2017

14

15

TINDAKAN MENANGGUHKAN CALON MELAPOR DIRI ATAS SEBAB-SEBAB DI ATAS AKAN MENYEBABKAN TARIKH MELAPOR DIRIBERTUGAS CALON BERUBAH KE TARIKH BAHARU BUKAN TARIKHMELAPOR DIRI BERTUGAS SEPERTIMANA DITETAPKAN DALAMSURAT ARAHAN KPM.

16

LEWAT MENGEMUKAKAN PAKEJ SETUJU TERIMA TAWARAN (PSTT)

ISU URUSAN PERKHIDMATAN

Ketua Jabatan Lewat Kemuka Pakej Setuju Terima

Tawaran (PSTT)

Contoh Kes:

Jawatan : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Gred DG41

Lokasi : Kulai, Johor

Tarikh Lantikan : 23 Januari 2017

Tempoh Kelewatan Menghantar PSTT : 2 tahun 10 bulan 11 hari

KESAN/ IMPLIKASI:

Pegawai:

i. Pegawai adalah tidak layak untuk kenaikan gaji tahunan;

ii. Kesan kepada tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen;dan

iii. Kesan kepada kekananan naik pangkat dan faedah persaraan.

Ketua Jabatan:

i. Tindakan tatatertib boleh dikenakan dibawah Perkara 4(2) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Kelakuan Dan Tataertib), P.U.(A) 395/1993;-

Seseorang pegawai tidak boleh-

(e) kurang cekap atau kurang berusaha;

(f) tidak jujur atau tidak amanah; dan

(j) cuai dalam melaksanakan tugasnya.

ii Tindakan surcaj boleh dikenakan dibawah Perkara 51 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Kelakuan Dan Tataertib), P.U.(A) 395/1993;-

(1) Walau apa pun apa-apa jua yang terkandung dalam Peraturan-Peraturan ini, Pihak Berkuasa

Tatatertib boleh mengenakan surcaj terhadap mana-mana pegawai mengikut Akta Kewangan

1957; dan

(2) Tiap-tiap pengenaan surcaj di bawah subperaturan (1) hendaklah direkodkan dalam Buku

Perkhidmatan Kerajaan pegawai itu.

KESILAPAN KEMUKA PERAKUANOPSYEN SKIM KWSP PEGAWAIOLEH KETUA JABATAN PADA

SISTEM

ISU URUSAN PERKHIDMATANKesilapan Kemuka Perakuan Opsyen Skim KWSP Pegawai Oleh Ketua Jabatan Pada Sistem

Contoh Kes:Jawatan : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Gred DG41

Tarikh Lantikan : 19 Januari 2015

Lokasi : Masai, Johor

Pegawai memilih untuk ‘Menolak Skim KWSP’. Walaubagaimanapun, perakuan yang dikemuka oleh

Ketua Jabatan melalui Jadual Kelima P.U.(A) 1/2012 kepada SPP melalui sistem seperti berikut:

× Pegawai Penyedia telah memalsukan tandatangan pegawai pada Jadual Kelima;

× Pegawai Penyedia telah memilih Skim KWSP bagi pihak pegawai tanpa kebenaran;

× Pegawai Peraku memperaku pilihan yang salah pada sistem.

Kesan/ Implikasi:

i. Pegawai telah diluluskan PDP dengan memilih Skim KWSP.

ii. Pegawai tidak boleh diberi taraf berpencen jika rayuan pindaan tidak diluluskan oleh SPP.

iii. Ketua Jabatan/ Pentadbir boleh dikenakan hukuman tatatertib kerana kecuaian.

Mulai 1 Februari 2020, PTJ diwajibkan muatnaikJadual Kelima pada Sistem ePROPER

SEKIAN, TERIMA KASIH