ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ Tarikh:...

SO SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

KONGAN PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 02

Halaman: 1/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/

CUTI TANPA GAJI/LANJUTAN

Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan Cuti Separuh Gaji (CSG), Cuti Tanpa Gaji (CTG) dan permohonan lanjutan daripada bercuti separuh gaji dan tanpa gaji staf berjawatan tetap.

2.0 SKOP

Arahan Kerja ini meliputi permohonan, penerimaan, pengurusan dan kelulusan CSG dan CTG termasuk permohonan pelanjutan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Perintah Am Bab C Cuti

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2009

Kesan Keatas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti Bergaji Penuh/Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji

- E-Panduan Kemudahan Cuti

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 2/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CSG : Cuti Separuh Gaji

CTG : Cuti Tanpa Gaji

Lanjutan : Permohonan Melanjutkan Tempoh Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji

e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

e-Cuti : Sistem Pengurusan Cuti Staf

NC : Naib Canselor

PEND : Pejabat Pendaftar

KB : Ketua Bahagian

KS : Ketua Seksyen

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

KJ : Ketua Jabatan

PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)

PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PTJ : Pusat Tanggungjawab

PL : Pegawai Pelulus

PS : Pegawai Penyokong

PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar

PYM : Pegawai yang Melaksana

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab

Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab

Pembantu Makmal

Pembantu Perpustakaan

Penolong Pegawai Sains

Penolong Pegawai Tadbir

Penolong Pengurus Asrama

Pegawai Sains

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 3/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 4/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

6.0 CARTA ALIR

Tidak

Ya

7.1

7.2

7.3

7.4

7.6

7.77.8

7.5

7.9

7.10

7.11

Tidak

Ya

Ya

Tidak

7.14

Ya

Tidak

7.16

A

A

7.13

7.17

7.18

7.20

Ya

Tidak 7.12

7.15

Maklum

Permohonan

Tidak Lulus

Isi Borang Permohonan

Mula

Terima Borang Permohonan

Semak Borang Permohonan

Dapat Sokongan

KPTJ/KJ ?

Majukan Permohonan ke Pejabat

Pendaftar

Maklum Permohonan

Tidak Disokong

Tidak

Laksana Pemantauan

Layak?

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Lulus?

Maklum Permohonan Lulus

Pemohon Memulakan Cuti

Perlu Lanjutan?

Isi Borang Permohonan (Lanjutan)

Hantar Borang Permohonan

Semak Borang Permohonan

Majukan Permohonan Ke Pejabat

Pendaftar

Dapat Sokongan

KPTJ/KJ ?

Maklum Permohonan Tidak

Disokong dan Lapor Diri

Semak Baki Kelayakan

Masih Ada

Baki ?

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Lulus?Maklum Permohonan Tidak Lulus

dan Lapor Diri

Maklum Permohonan Lulus

Pemohon Melanjutkan CSG/CTG

Kemaskini Rekod

Tamat

7.19

Ya

7.21

7.22

7.23

7.24

Ya

Tidak

Tidak

7.25

7.26

7.277.28

7.29

7.30

Lapor Diri Bertugas

Lapor Diri Bertugas

7.31

7.32

7.7

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 5/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan

7.1 Mula Tanggungjawab

7.2 Isi Borang Permohonan

7.2.1 Cetak borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.

7.2.2 Isi borang, sertakan dokumen lengkap dan hantar kepada PYM. Rujuk:

Perintah Am Bab C;

E-Panduan Kemudahan Cuti

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

7.3 Terima Borang Permohonan

7.3.1 Terima borang permohonan. 7.3.2 Kemukakan permohonan tiga (3) minggu sebelum tarikh memulakan CSG/CTG/ Lanjutan. 7.3.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.3.2.

PYM

Pemohon/PT PTJ/PYM

Pemohon/PYM

7.4 Semak Borang Permohonan

7.4.1 Semak borang permohonan CSG yang disertakan surat perakuan oleh Pegawai Perubatan. 7.4.2 Semak borang permohonan CTG yang disertakan dokumen sokongan (jika perlu).

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 6/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.5 Dapat Sokongan KPTJ/KJ ?

7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7. 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6.

KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM

Pemohon/

PT PTJ/PYM

7.6

Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.6.1 Hantar salinan borang permohonan jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ kepada pemohon. 7.6.2 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf.

PT PTJ/PYM

PYM

7.7 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar

7.7.1 Majukan borang permohonan yang telah lengkap beserta dokumen sokongan yang disokong oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.7.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk:

Perintah Am Bab C;


PT PTJ/PYM

PT (P/O)

7.8 Laksana Pemantauan

7.8.1 Pantau rekod kelayakan CSG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan seratus lapan puluh (180) hari sepanjang tempoh perkhidmatan. 7.8.2 Pantau rekod kelayakan CTG yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah maksimum kelayakan tiga ratus enam puluh (360) hari sepanjang tempoh perkhidmatan.

PT /PT (P/O)

PT /PT (P/O)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 7/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.9 Layak ?

7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.31.

PT /PT (P/O)

PT (P/O)

7.10 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

7.10.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O)

7.11 Lulus ? 7.11.2 Jika ya, ikut langkah 7.13. 7.11.3 Jika tidak, ikut langkah 7.12 dan 7.31.

PT/PT (P/O)

PT/PT (P/O)

7.12

Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.12.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan tidak diluluskan. 7.12.2 Ikut langkah 7.31.

PT/PT (P/O)

PT (P/O)

7.13 Maklum Permohonan Lulus 7.13.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan telah lulus. 7.13.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima. 7.13.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT/PT (P/O)

PT (P/0)

PT (P/0)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 8/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.14 Pemohon Memulakan Cuti 7.14.1 Ambil CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

Pemohon

7.15 Perlu Lanjutan? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.17. 7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.16 dan 7.31.

Pemohon/PYM

Pemohon/PT PTJ/PYM

7.16 Lapor Diri Bertugas

7.16.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan). 7.16.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ. 7.16.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar. 7.16.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan

seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

Pemohon/PYM

Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM

Pemohon/PYM

PT (P/O)

7.17 Isi Borang Permohonan (Lanjutan)

7.17.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar jika hendak melanjutkan CSG/CTG. 7.17.2 Kemuka permohonan lanjutan tiga (3) minggu sebelum tarikh hendak melanjutkan CSG/CTG.

Pemohon/PYM

Pemohon

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 9/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.17.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh dinyatakan pada 7.17.2.

Pemohon/PYM

7.18 Hantar Borang Permohonan

7.18.1 Hantar borang permohonan yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

7.18.2 Hantar borang permohonan yang lengkap

beserta dokumen sokongan melalui e-mel/ faksimili/pos ke PTJ jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri, untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM PT (P/O)

7.19 Semak Borang Permohonan

7.19.1 Semak borang permohonan lanjutan CSG/CTG yang lengkap beserta dokumen sokongan untuk dapatkan sokongan KPTJ/KJ.

PT PTJ/PYM

7.20 Dapat Sokongan KPTJ/KJ ?

7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22. 7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 dan 7.31.

KPTJ/KJ/PS/PL/ PYM

Pemohon/

PT PTJ/PYM

7.21 Maklum Permohonan Tidak Disokong dan Lapor Diri

7.21.1 Hantar salinan borang permohonan (e-mel/ faksimili/pos jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri) kepada pemohon jika tidak mendapat sokongan KPTJ/KJ. 7.21.2 Lapor diri bertugas di PTJ.

PT PTJ/PYM

Pemohon/ PT PTJ/PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 10/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.21.3 Masukkan borang permohonan asal ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM

7.22

Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar

7.22.1 Majukan borang permohonan lengkap beserta dokumen sokongan untuk melanjutkan CSG/CTG yang telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.22.2 Semak syarat dan kelayakan pemohon. Rujuk:

Perintah Am Bab C;


PT/PT (P/O)

PT/PT (P/O)

7.23 Semak Baki Kelayakan

7.23.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS jumlah pengambilan CSG/CTG yang pernah diluluskan. 7.23.2 Semak baki kelayakan yang boleh di ambil supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.

PT (P/O)

PT (P/O)

7.24 Masih Ada Baki ?

7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.26 7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.25 dan 7.21

PT/PT (P/O)

Pemohon/PT (P/O)

/PYM 7.25 Lapor Diri Bertugas

7.25.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 11/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.25.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ. 7.25.3 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar. 7.25.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan

seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

Pemohon/KPTJ/ KJ/PTPTJ/PYM Pemohon/PYM

PT/PT (P/O)

7.26 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

7.26.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

NC/Pendaftar/ PT/ PT(P/O)

7.27 Lulus ?

7.27.1 Jika ya, ikut langkah 7.29 7.27.2 Jika tidak, ikut langkah 7.28 dan 7.31

PT/PT (P/O)

Pemohon/

PT (P/O)/PYM

7.28 Maklum Permohonan Tidak Lulus dan Lapor Diri

7.28.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG tidak diluluskan oleh Kuasa Tertentu. 7.28.2 Jika berada di luar kawasan ibu pejabat/luar negeri maklumkan melalui e-mel/telefon/ faksimili/pos kepada pemohon untuk maklumkan permohonan tidak dilulus oleh Kuasa Tertentu.

PT PTJ/PYM

PT (P/O)/PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 12/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7.28.3 Lapor diri bertugas di PTJ. 7.28.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang lapor diri diterima.

Pemohon/PYM

PT (P/O)

7.29 Maklum Permohonan Lulus 7.29.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk memaklumkan permohonan melanjutkan CSG/CTG telah diluluskan oleh Kuasa Tertentu.

PT/PT (P/O)

7.29.2 Sediakan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji CSG atau pemberhentian gaji yang melibatkan CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh permohonan yang telah diluluskan diterima.

PT/PT (P/0)

7.29.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CSG/CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS

PT (P/0)

7.30 Pemohon Melanjutkan CSG/CTG

7.30.1 Lanjut CSG/CTG mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.

Pemohon

7.31 Kemaskini Rekod

7.31.1 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan:

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan);

surat rasmi kelulusan CSG/CTG;

PYM/PT (P/O)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 13/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan); dan

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke dalam Fail Cuti Staf di PTJ dan di Fail Pegawai Pejabat Pendaftar.

7.32 Tamat.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 14/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/(No. Staf) Fail Pegawai

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap

Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan

Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu

Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap.

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap

Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG

PT (P/O)

Seksyen

Pengurusan Rekod dan Data

Bilik Rekod Fail

Pejabat Pendaftar

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Pendaftar

Arkib

2.

UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap

Surat perakuan ahli keluarga terdekat sakit oleh Pegawai Perubatan

Surat permohonan rasmi kelulusan Kuasa Tertentu

Surat rasmi memaklumkan kelulusan Kuasa Tertentu

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap.

PYM

PTJ

Sepanjang tempoh perkhidmatan

PTJ

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL




Halaman: 15/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji) yang lengkap

Surat rasmi kelulusan permohonan melanjutkan CSG/CTG

Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan

3.

e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)

Pegawai

Teknologi Maklumat

iDEC

iDEC

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia/ Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk

satu pensijilan

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 15/02/2011

02 01 SOK (BUM)

3/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses


WP 08/08/2011

02 02 SOK (BUM)

3/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali

Ke-231


WP 09/05/2012

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ Tarikh:...

Documents

Transcript of ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SEPARUH GAJI/ Tarikh:...