ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh:...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY

Halaman: 1/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

1. Penyediaan Pesanan Belian

1.1 Sebelum pesanan belian dikeluarkan, pastikan dokumen sokongan berikut dilampirkan:-

PK/PA/PTK(Zon/Seksyen

Kewangan)(a) Borang Permohonan Pembelian-

SOK/KEW/BR002/BUY

(b) Daftar Serahan RO/PO held

(c) PO held yang perlu ditandatangani ringkas dan cop pegawai yang menginput.

(d) Sebut Harga sebagai sokongan untuk pembelian terus.

(e) Minit kelulusan (jika berkaitan)

(f) Salinan sijil yang berkaitan

1.2 Borang pesanan belian yang masih belum digunakan hendaklah disimpan dengan kemas di tempat berkunci bagi memastikan keselamatannya.

PTK(Zon/Seksyen

Kewangan)1.3 Pastikan pesanan dikeluarkan seperti berikut:-

(a) Salinan asal dan pendua diserahkan kepada syarikatmelalui PTJ/Seksyen Kewangan;

(b) Salinan ketiga disimpan di Unit Pembelian PTJ; dan

(c) Salinan keempat disimpan di Zon/Seksyen Kewangan

1.4 Pastikan setiap pesanan yang dikeluarkan ditandatangani oleh pegawai kewangan yang telah diberikuasa.

PK/PA/PTK(Zon/Seksyen

Kewangan)



Halaman: 2/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

2. Fail Pesanan Belian PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)2.1 Satu daftar pesanan belian hendaklah disediakan bagi pesanan yang telah dikeluarkan dan maklumat berikut hendaklah dicatat pada daftar tersebut.

(a) Nombor siri pesanan “Pre printed”

(b) Nombor pesanan (SAGA)

(c) Nama PTJ

(d) Jumlah

(e) Tarikh commit

(f) Tandatangan PTJ

Pesanan belian hendaklah difailkan di dalam fail mengikut PTJ/ nombor siri sistem SAGA bersama satu daftar pesanan yang mengandungi nombor siri pre printed. PT PTJ/PTK

(Zon/Seksyen Kewangan)

2.2 Daftar ini hendaklah dikemaskini setiap kali pesanan belian baru dikeluarkan.

3. Pesanan Rosak Atau Batal

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

3.1 PT PTJPesanan belian yang telah rosak atau batal tidak boleh dibuang atau dipindahkan ke merata tempat ianya hendaklah dicop batal dan catat tarikh dan sebab dibatalkan pada pesanan tersebut.

3.2 Rekod pesanan yang dibatalkan di dalam daftar pesanan dan failkan pesanan tersebut bersama pesanan yang lain. Tindakan ini dibuat bagi tujuan pemantauan dan untuk mengelakkan penyalahgunaan.

4. Edar Pesanan Belian4.1 Serahkan dua (2) salinan pesanan belian termasuk salinan

asal kepada syarikat.

4.2 Simpan satu salinan pesanan belian di Unit Pembelian PTJ.



Halaman: 3/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Tujuan: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan pesanan belian melalui modul Purchasing melalui SAGA Ver 7.4.

Skop: Arahan Kerja ini meliputi semua jenis permohonan pesanan belian.

Keperluan Pengguna:Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web http://mysaga/gdcax/ skrin 1 akan dipaparkan.

5. Tatacara:

5.1 Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA. Masukkan userID dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK.

Skrin 1



Halaman: 4/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


5.2 Klik Modul “Distribution”.

5.3 Klik Modul “Purchasing”

Skrin 2

Skrin 3



Halaman: 5/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


5.4 Pilih “Process” dan klik “Purchase Order”

5.5 Skrin 5 iaitu ”Purchase Order- Services Only” akan dipaparkan.

i. Pilih ikon dan kemudian klik “selected”.

Skrin 4

Skrin 5



Halaman: 6/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


5.6 Pilih ikon . Klik “Selected” seperti skrin di bawah.

5.7 Pada skrin 7, masukkan kod company serta nombor PO pada ruangan “PO Order” seperti mana yang dikehendaki dan tekan OK.

Skrin 7

Skrin 6



Halaman: 7/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


5.8 Contoh yang boleh dilihat pada skrin 8 adalah kod Company 0801 untuk nombor PO 010365.

6. COMMIT PESANAN BELIAN (PO)6.1 Pastikan Pesanan Belian yang berstatus HELD bertukar status menjadi

READY sebelum COMMIT PO. Berikut adalah langkah-langkah untuk COMMIT PO:-

Skrin 9

Skrin 8



Halaman: 8/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


6.2 Pada skrin 9, klik ikon dan ruangan ”USER FIELDS” seperti di skrin 10 akan dipaparkan.

6.3 Pilih ruangan “order details” untuk menyemak maklumat. Skrin 11 seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK.

Skrin 10

Skrin 11



Halaman: 9/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


6.4 Skrin akan terus memaparkan ruangan “order lines”. Tekan OK.

6.5 Skrin “PC Distribution” seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK.

Skrin 12

Skrin 13



Halaman: 10/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


6.6 Skrin 14 di bawah akan dipaparkan dan pilih ”YES”.

6.7 Skrin “GL DISTRIBUTION” akan dipamerkan. Tekan OK.

Skrin 15

Skrin 14



Halaman: 11/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


6.8 Skrin “ACTION” akan dipamerkan dan pilih “NO”.

6.9 Status PO akan bertukar kepada READY dan skrin pilihan “COMMIT” akan dipamerkan. Pilih “YES”.

Skrin 16

Skrin 17



Halaman: 12/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


6.10 Skrin “GP Password Input” akan dipamerkan. Masukkan password dan tekan OK.

6.11 Status PO akan bertukar kepada COMMITTED seperti skrin 19 di bawah:

Skrin 18

Skrin 19



Halaman: 13/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7 Mencetak Pesanan Belian

7.1 Klik ikon . Pilih “PO Print”.

7.2 GP Printer Selection akan dipamerkan. Klik ikon untuk mencetak.

Skrin 20

Skrin 21



Halaman: 14/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.3 Jika Pesanan Belian difaktorkan, pihak penerima perlu didaftarkan mengikut Arahan berikut:

i. Masukkan kod company mengikut PTJ yang telah ditetapkan dan nombor PO pada ruangan “PO Order” seperti mana yang dikehendaki.

ii. Pada skrin 22, Klik ikon . Pilih “Factor PO” sebagaimana skrin 23 berikut.

Skrin 22



Halaman: 15/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


iii. Seterusnya skrin 24 seperti di bawah dipaparkan.

Skrin 23

Skrin 24



Halaman: 16/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


iii. Klik ikon . Pilih “Selected” seperti skrin di bawah.

iv. Masukkan kod Company dan nombor PO yang hendak difaktorkan. Tekan OK.

v. Masukkan Factoring Company di ruang “Factor Supplier” seperti yang ditunjukkan di bawah. Sebelum itu, pastikan Factoring Company telah berdaftar dengan UPM. Tekan OK.

Skrin 25

Skrin 26



Halaman: 17/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


vi. Skrin “PU:Purchase Order akan dipamerkan dan ruang “Factor” akan bertanda (√) yang bermaksud PO itu telah difaktorkan.

8. Pembatalan Pesanan Belian (Forced Completion)

8.1 Pembatalan hanya boleh dilakukan di zon-zon kewangan atas sebab-sebab tertentu ataupun atas arahan PTJ. Berikut adalah langkah-langkah pembatalan Pesanan Belian (PO):

i. Pada modul “Purchasing”. Klik ikon “Process” dan pilih “Forced Completion”.

Skrin 27

Skrin 28



Halaman: 18/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


ii. Skrin “PU: Forced Completion” akan dipamerkan.

iii. Masukkan kod Company (kod PTJ) dan no. PO seperti mana yang terdapat pada PO yang hendak dibatalkan. Contohnya pembatalan PO 018631 untuk Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (4001) yang dapat dilihat pada skrin seperti di bawah. Tekan OK.

Skrin 29

Skrin 30



Halaman: 19/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


iii. Skrin 31 akan memaparkan status FORCED.

Skrin 31

ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh:...

Documents

Transcript of ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh:...