ARAHAN KERJA TEMU DUGA PROGRAM PENGAJIAN...

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK009

Halaman: 1/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA TEMU DUGA PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

ARAHAN KERJA TEMU DUGA

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH




Halaman: 2/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN

Arahan Kerja ini menerangkan tatacara temu duga pengambilan calon pelajar baharu program prasiswazah untuk Bacelor Sains Senibina, Bacelor Rekabentuk Landskap, Bacelor Rekabentuk (Rekabentuk Perindustrian) dan Bacelor Muzik.

2.0 SKOP

Merangkumi aktiviti terima permohonan calon, terima data permohonan dari BPKP, persiapan, pelaksanaan, perakuan dan kemaskini status temu duga.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems – Requirements MS ISO 9001:2008

- Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)

- Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015

- Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Lepasan Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM

AKD/MP/AMB/01 Manual Pengguna SMP-Modul KMSKN

- Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf

- Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah

- Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf

http://www.mohe.gov.my Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi

http://www.esmp.upm.edu.my/temuduga

Laman Web Sistem Semakan Calon Temuduga Program Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar Baharu

http://www.esmp.upm.edu.my/

http://www.esmp.upm.edu.my/




Halaman: 3/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

AKD : Bahagian Akademik Asasi : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi

Mara (UiTM) BPKP : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian

Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Fakulti : Semua fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam JPT : Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi

Malaysia KBA : Ketua Bahagian Akademik Ketua PTJ : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah Matrikulasi : Matrikulasi KPM PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Prasiswazah : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT PTJ : Penolong Pendaftar PTJ PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat SMP-KMSKN : Sistem Maklumat Pelajar – Modul Kemasukan STPM : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia STPM/Setaraf : Matrikulasi dan Asasi TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Arahan Kerja Temu Duga Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi Arahan Kerja ini.




Halaman: 4/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

6.0 CARTA ALIR

Mula

Proses Borang Permohonan Calon

Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti

Terima Borang Cadangan

Persediaan Temuduga

Muat Naik Data

Terima Borang Permohonan Calon

Lengkap?

Terima dan Semak Data Permohonan

Ya

Hantar Senarai Nama Calon

Buat PembetulanKemaskini Web e-

temuduga

Uji Lari Web e-temuduga

Berfungsi ?

Ya

Layak ?

Ya

Tidak

Terima dan Semak Senarai Nama Calon

Berjaya?

Mesyuarat Pemilihan Bersama Dalam Talian

Tiada Pembetulan? Buat Pembetulan

Tamat

Laksana Temuduga

Aktif Web e – temu duga Pantau Web e–temu duga

Sah dan Simpan Senarai Nama Calon

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Sedia Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti

Tidak

Tidak

Kemaskini dan Semak Data Temu duga

Cetak dan Semak Senarai Nama Calon

Tiada Pembetulan? Buat Pembetulan

Tidak

Ya

Semak Kelayakan Calon

7.1

7.2

7.3

7.8

7.9

7.10

7.4

7.5 7.6

7.77.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

7.19

7.18

7.20

7.21

7.22

7.23

7.24

7.26

7.27

7.28

7.30

7.31

7.25

7.29




Halaman: 5/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Borang Permohonan Calon Terima Salinan Borang Permohonan Kemasukan ke UPM daripada pemohon lepasan Diploma/Setaraf. (Rujuk : Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf (UPM/PU/PS/AK007)).

PT(P/O)

7.3 Proses Borang Permohonan Calon Proses permohonan calon lepasan Diploma/Setaraf. (Rujuk : Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf (UPM/PU/PS/AK007)).

PT(P/O)

7.4 Terima dan Semak Data Pemohon 7.4.1 Terima data pemohon calon lepasan STPM/Setaraf yang

ada temu duga (program bukan pendidikan) daripada BPKP.

7.4.2 Pastikan salinan lembut (soft copy) yang dibekalkan oleh BPKP lengkap.

PT, PTM

7.5 Lengkap ? 7.5.1 Jika lengkap, ikut langkah 7.7. 7.5.2 Jika tidak lengkap, ikut langkah 7.6

PT, PTM

7.6 Buat Pembetulan Buat pembetulan dan ikut langkah 7.4.

PT, PTM

7.7 Muat Naik Data

7.7.1 Serah data pemohon ke iDEC untuk dimuat naik ke dalam

PT, PTM




Halaman: 6/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

pangkalan data SMP dalam tempoh satu (1) hari selepas tarikh penyerahan. (Rujuk : Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB).

7.7.2 Cetak senarai nama mengikut program dalam urutan PNGK dan buat semakan.

7.7.3 Jika maklumat yang diperlukan tidak mencukupi, maklumkan pada Pegawai Sistem Maklumat untuk buat pindaan.

7.7.4 Ikut langkah 7.11

PT, PPTM, PT(P/O)

PT, PT(P/O)

7.8 Kemaskini Web e-temuduga Minta iDEC buat semakan dan kemaskini maklumat aplikasi laman web e-temuduga selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum semakan temu duga diaktifkan kepada umum.

PT, PTM

7.9 Uji Lari Web e-temuduga

Laksanakan uji lari aplikasi laman web e-temuduga, http://www.esmp.upm.edu.my/temuduga selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum web semakan temu duga diaktifkan kepada umum seperti mencetak surat panggilan temu duga oleh calon.

PT, PTM, PPTM, PT(P/O)

7.10 Berfungsi ?

7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.16 7.10.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8

PT(P/O)

7.11 Sedia Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti \

7.11.1 Tindakan Bahagian Akademik :

a) Maklumkan kepada Fakulti mengenai tarikh temu duga telah ditetapkan selewat-lewatnya 2 bulan sebelum Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar.

PT





Halaman: 7/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

b) Dapatkan alamat/nama tempat temu duga (termasuk jumlah bilik) dari fakulti berkenaan.

c) Kemaskini maklumat tarikh, masa dan tempat temu

duga dalam SMP KMSKN Modul temu duga. d) Tempah bilik mesyuarat di Bahagian Akademik. e) Hantar surat jemputan kepada Dekan Fakulti

berkenaan ke Mesyuarat Pemilihan Fakulti selewat-lewatnya satu minggu sebelum Mesyuarat.

f) Cetak senarai nama mengikut program dalam urutan

PNGK melalui SMP KMSN. g) Sediakan Fail yang mengandungi senarai nama

mengikut program. Buku syarat kemasukan Program Prasiswazah.

7.11.2 Tindakan Fakulti :

a) Lantik panel saringan dan pemilihan calon temu duga yang berkaitan dalam bidang yang ditawarkan.

b) Lantik panel temu duga yang secukupnya.

c) Melantik urusetia temu duga peringkat fakulti. d) Menyediakan bilik temu duga secukupnya. e) Menyediakan peralatan bagi urusan temu duga. f) Menyediakan tunjuk arah tempat

pendaftaran,tempat menunggu calon, bilik peperiksaan, bilik temu duga dan tempat menunggu ibubapa.

PT, PT(P/O)

PT(P/O)

KPPP, PT

PT(P/O)

PT(P/O)

Ketua PTJ

Ketua PTJ

Ketua PTJ

TDA, PP PTJ

PP PTJ

PP PTJ




Halaman: 8/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

g) Menyediakan tanda arah masuk ke fakulti bagi diletakan dilaluan ke fakulti. (Mohon dengan Bahagian Keselamatan).

PT(P/O)

7.12 Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti 7.12.1 Taklimat kepada ahli mesyuarat sebelum pemilihan

dijalankan mengenai proses pemilihan.

7.12.2 Tentukan jumlah calon yang perlu ditemu duga berdasarkan nisbah unjuran setiap program.

7.12.3 Fakulti jalankan proses saringan dan memilih calon dengan menggunakan senarai nama yang telah disediakan.

7.12.4 Buat catatan ”TD” dan tanda tangan pendek pada senarai pada calon yang disaring/dipilih untuk dipanggil temu duga berdasarkan syarat masuk.

7.12.5 Selepas saringan dan pemilihan, serahkan senarai yang

mengandungi nama calon yang akan dipanggil temu duga kepada urusetia.

KPPP, KBA, PT

TDA/KJ

Dekan/TDA, KJ

Dekan/TDA, KJ

TDA, KJ

7.13 Terima dan Semak Kelayakan Borang Cadangan 7.13.1 Terima Borang Cadangan Pemilihan Calon yang

diperakukan oleh Fakulti ke program bacelor yang mewajibkan penilaian melalui uji bakat dan temu duga yang dicadangkan oleh Dekan atau Wakil Fakulti semasa mesyuarat.

7.13.2 Buat semakan semula kelayakan/syarat masuk calon yang

dipilih. Jika ada calon yang tidak memenuhi syarat masuk maklumkan kepada fakulti dan buat pindaan.

7.13.3 Kumpulkan semua senarai nama selepas mesyuarat.

PT

PT, PT(P/O)

PT, PT(P/O)




Halaman: 9/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.13.4 Hubungi calon yang tidak mengemukakan maklumat lengkap untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan. (Jika ada). (Rujuk : Log Perhubungan Pengambilan Pelajar Baharu (PU/PS/LG01/AMB)).

7.14 Semak Kelayakan Calon

Semak kelayakan pada borang permohonan calon yang dicadangkan oleh Dekan atau Wakil Fakulti berdasarkan syarat kemasukan.

PT, PT(P/O)

7.15 Layak ? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.16 7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.31

7.16 Persediaan Temu duga Tindakan Bahagian Akademik 7.16.1 Kemaskini calon yang diperakukan oleh Fakulti ke

program bacelor dalam SMP KMSKN- Modul temu duga. 7.16.2 Cetak Borang Penilaian Temu duga Bagi Program Bacelor

(Bukan Pendidikan) dan semak senarai calon dengan Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB).

7.16.3 Cetak senarai nama yang diperakui untuk panggilan uji

bakat dan temu duga mengikut tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan.

7.16.4 Cetak format borang yang mengandungi maklumat tarikh, tempat temu duga, maklumat peribadi dan akademik calon.

7.16.5 Susun mengikut program, tarikh, masa dan tempat temuduga

PT, PT(P/O)

PT(P/O)

PT(P/O)

PT(P/O)

PT(P/O)




Halaman: 10/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.16.6 Kemukakan senarai nama untuk panggilan uji bakat dan temu duga mengikut tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan kepada Dekan/TDA.

KPPP, PT

7.17 Aktif Web e-temuduga 7.17.1 Maklumkan kepada iDEC supaya muat naik data calon

temu duga ke dalam web e-temu duga dua hari sebelum diaktifkan kepada umum.

7.17.2 Laksanakan uji lari aplikasi laman web e-temuduga,

http://www.esmp.upm.edu.my/temuduga selewat-lewatnya dua (2) hari sebelum semakan web temu duga diaktifkan kepada umum.

7.17.3 Semak secara rawak data calon temu duga dalam web e-

temuduga dengan senarai nama calon temu duga mengikut program pengajian yang dicetak dari Modul KMSKN-skrin temu duga dan sahkan berpandukan Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga / e-tawaran (PU/PS/BR05/AMB).

7.17.4 Minta pihak iDEC buat pembetulan maklumat calon temu

duga yang tidak lengkap dalam laman web e-temuduga. Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga / e-tawaran (PU/PS/BR05/AMB).

7.17.5 Minta pihak iDEC aktifkan web e-temuduga untuk diakses kepada umum.

PTM

PT, PT(P/O)

PT, PT(P/O)

PT, PT(P/O)

PT

7.18 Pantau Web e-temuduga Buat pemantauan web e-temuduga sama ada ia berfungsi atau tidak. (Rujuk : Borang Pemantauan Capaian Web e-temuduga / e-tawaran (PU/PS/BR06/AMB)) dan rujuk kepada iDEC untuk tindakan pembetulan.

PT, PTM, PPTM, PT(P/O)





Halaman: 11/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.19 Laksana Temu duga 7.19.1 Pastikan semua bilik temu duga telah dibuka.

7.19.2 Pastikan semua panel yang dilantik telah diberi taklimat

dan hadir semasa sesi temu duga dijalankan.

7.19.3 Daftar kehadiran calon temu duga

7.19.4 Maklumkan kepada calon apa tindakan perlu dilakukan selepas pendaftaran kehadiran.

7.19.5 Sediakan senarai calon yang diperakui dan tidak diperakui

oleh panel temu duga.

TDA/PP PTJ

TDA/PP PTJ

TDA/PP PTJ

Ketua PTJ /Panel

Ketua PTJ

7.20 Hantar Senarai Nama Calon Hantar senarai calon yang diperakui dan tidak diperakui selepas temu duga yang telah disahkan oleh Ketua PTJ ke Bahagian Akademik selewat-lewatnya dua (2) hari selepas temu duga tamat.

Ketua PTJ

7.21 Terima dan Semak Senarai Nama Calon Terima dan semak senarai nama calon yang dikembalikan oleh fakulti.

PT, PT(P/O)

7.22 Berjaya ? 7.22.1 Jika ya, ikut langkah 7.23 7.22.2 Jika tidak,ikut langkah 7.31

7.23 Kemaskini dan Semak Data Temu Duga

7.23.1 Kemaskini data calon yang diperakukan oleh Fakulti selepas temu duga ke program bacelor dalam SMP KMSKN- Modul temu duga.

PT(P/O)




Halaman: 12/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.23.2 Cetak, semak dan sahkan senarai calon yang diperakukan oleh Fakulti.

PT

7.24 Tiada Pembetulan ? 7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.26 7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.25

PT, PT(P/O)

7.25 Buat Pembetulan 7.25.1 Buat pembetulan status data calon yang telah diperaku

dalam SMP KMSKN- Modul temu duga.

7.25.2 Ikut langkah 7.23 Dan 7.24

PT

7.26 Mesyuarat Pemilihan Bersama Dalam Talian

Buat pemilihan calon yang telah diperaku melalui Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama dalam talian BPKP.

PT

7.27 Cetak dan Semak Senarai Nama Calon Cetak dan semak senarai nama calon yang telah dipilih dari Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP.

PT(P/O)

7.28 Tiada Pembetulan ?

7.28.1 Jika ya, ikut langkah 7.30 7.28.2 Jika tidak, ikut langkah 7.29

7.29 Buat Pembetulan

Buat pembetulan data permohonan calon yang telah dipilih dalam Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama Dalam Talian yang disediakan oleh BPKP.

PT

7.30 Sah dan Simpan Senarai Nama Calon

Sahkan dan Simpan senarai nama calon yang telah diperaku

PT




Halaman: 13/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

dalam Mesyuarat Atas Talian bagi persediaan Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT - IPTA

7.31 Tamat




Halaman: 14/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/600-2/1/7 Temu Duga

Data pemohon calon lepasan Diploma/Setaraf, STPM/Setaraf bagi program yang ada temu duga (Program Bukan Pendidikan). (surat daripada BPKP)

Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) – Serah data pemohon kepada IDEC.

Surat panggilan mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti.

Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB).

Senarai calon temu duga (program bukan pendidikan)- Surat kepada Dekan Fakulti.

Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan) – surat jawapan daripada fakulti)

Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga/ e-tawaran (PU/PS/BR05/AMB).

Borang Pemantauan Capaian Web e-temuduga / e-tawaran (PU/PS/BR06/AMB).

Senarai nama calon jaya temu duga dari SMP KMSKN.

Surat lain yang berkaitan.

PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod

AKD

KPPP

2. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/7 Temu Duga

Senarai calon temu duga (program bukan pendidikan)-

PT (P/O) PT PTJ Pusat Dokumen

dan Rekod A PTJ

Ketua PTJ




Halaman: 15/15

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

Surat kepada Dekan Fakulti.

Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan) – surat jawapan daripada fakulti)

Surat lain yang berkaitan

ARAHAN KERJA TEMU DUGA PROGRAM PENGAJIAN...

Documents

Transcript of ARAHAN KERJA TEMU DUGA PROGRAM PENGAJIAN...