ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN...

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2019

i

KANDUNGAN M/S PENDAHULUAN

A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. Peruntukan Mengurus 2019 1 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan 17 4. Pengurusan Penubuhan/ Penutupan Pusat Tanggungjawab

(PTJ) 18

5. Pelaksanaan Zero-Based Budgeting 21 6. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB)

Di KPM 22

7. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 25 8. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan Malaysia 27 9. Pengurusan Akaun Belum Terima 28 10. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 32 11. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara 33 12. Kelulusan Pakej 41 13. Pinjaman/Pembiayaan Kemudahan Dalam Perkhidmatan

Awam 45

14. Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan

Kewangan) 48

15. Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/Training

Provider 48

16. Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas

Rasmi 49

17. Permohonan Kelulusan Pembelian Kemudahan Alat

Komunikasi Mudah Alih Dan Caj Bulanan 50

18. Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan 51

19. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 51


ii

KANDUNGAN M/S

B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN

1. Peruntukan Pembangunan 2019 53 2. Agihan Peruntukan 56

3. Pelaksanaan Projek Baharu 57 4. Pengurusan Projek Pembangunan 58

5. Kawalan Perbelanjaan Pembangunan 61

6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja PTJ 62

7. Pelarasan Semula Peruntukan 64

C. PENGURUSAN PERAKAUNAN

1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 65 2. Pelaksanaan Sistem MyCost 66

3. Perakaunan Aset 67

4. Kod Perakaunan 68

5. Pembayaran Bil Dan Penyelenggaraan Daftar Bil 69

6. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) 69

7. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 70

8. Pengurusan Akaun Amanah 70

9. Pengurusan Akaun Deposit 73

10. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 74

11. Penutupan Akaun 75

D. PEROLEHAN

1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 76

2. Perolehan ICT 77 3. Perolehan Perkhidmatan 78


iii

KANDUNGAN M/S

4. Penyelarasan Fungsi KBK dan PKK 79

5. Pemantauan dan Pelaporan 79

E. PENGURUSAN ASET

1. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah OS35000 Belanja Mengurus

81

2. Pelupusan Aset Alih 82

3. Kelulusan Penerimaan Hadiah 83 4. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 84 5. Tatacara Pengurusan Perolehan Perbelanjaan Darurat

(AP55) dan Perolehan Darurat (173.2)

84

6. Pemantauan Dan Pelaporan

87

F. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. Perjawatan dan Naziran 88

2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 88

3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 88 4. Tuntutan Bayaran Pertukaran Dan Penempatan Kali Pertama 90

5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 90

6. Kenaikan Pangkat 91

7. Pengurusan Latihan 91

8. Pengurusan Maklumat 96 9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 97

10. Pengambilan Guru Ganti 98

G. PENGURUSAN AUDITAN

1. Pengurusan Audit Dalam 100

2. Pengurusan Teguran Audit 3. Pengurusan Audit Kendiri KPM

100

100

PENUTUP 102


iv

SENARAI LAMPIRAN M/S

LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus 103

LAMPIRAN II Senarai Fungsi Utama Bagi Penubuhan PTJ 105

LAMPIRAN III Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara 107

LAMPIRAN IV Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan Secara Pakej

109

LAMPIRAN V Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 110

LAMPIRAN VI Proses Kerja Pelaksanaan Perolehan Darurat 114

LAMPIRAN VII Carta Aliran Perbelanjaan Darurat 120


Semua Pengarah / Setiausaha Bahagian,

Kementerian Pendidikan Malaysia.

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2019

Saya selaku Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan ini

menggariskan panduan dan tatacara pengurusan kewangan, pembangunan,

perakaunan, perolehan, pengurusan aset, sumber manusia dan pengauditan

melalui penghasilan Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2019. Dokumen ini juga

disediakan bagi membantu semua Ketua Jabatan dan warga KPM untuk

melaksanakan program, aktiviti dan projek KPM dengan lebih cekap, berkesan dan

berintegriti.

Semua Ketua Jabatan dikehendaki merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang

telah ditetapkan bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salah tadbir

dalam pengurusan Kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan diwajibkan

memantau peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan sama ada Belanja Mengurus

dan Pembangunan atau lain-lain yang diamanahkan, mengawasi perbelanjaan dan

mengenalpasti keutamaan peruntukan mengikut senarai perancangan Bahagian/

Jabatan. Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanan dan

outcome di peringkat Kementerian dan Nasional. Berlandaskan konsep Let Managers

Manage, Pegawai Pengawal dibenarkan mewakilkan kuasa kepada pegawai-pegawai

di bawah seliaan untuk melaksanakan Program/ Aktiviti Kementerian mengikut

batasan tertentu dengan penuh akauntabiliti dan berintegriti.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

(DATO' DR. MOHD GAZALI BIN ABAS)

Ketua Setiausaha

Kementerian Pendidikan Malaysia

Tarikh:

BELANJA

MENGURUS B.63

DAN

PENGURUSAN

KEWANGAN


1

A. BELANJA MENGURUS B.63 DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. PERUNTUKAN MENGURUS 2019

1.1 Perbandingan peruntukan B.63 KPM bagi tahun 2018 dan 2019

mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO) dan

Objek Am (OA) adalah seperti berikut:

KOMPONEN SBBO

TAHUN 2018 (RM)

TAHUN 2019 (RM)

PERBEZAAN (RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

DASAR SEDIA ADA

51,073,111,700 50,791,876,500 (281,235,200)

PROGRAM KHUSUS

4,264,899,900 4,286,591,800 21,691,900

DASAR BARU 192,566,600 - (192,566,600)

ONE-OFF 22,421,000 50,000,000 27,579,000

JUMLAH 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)

OBJEK AM (OA)

TAHUN 2018 (RM)

TAHUN 2019 (RM)

PERBEZAAN (RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

10000 37,743,837,600 39,033,120,400 1,289,282,800

20000 4,596,081,300 3,714,775,700 (881,305,600)

30000 157,083,900 103,230,000 (53,853,900)

40000 13,054,896,400 12,275,711,300 (779,185,100)

50000 1,100,000 1,630,900 530,900

JUMLAH 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)


2

PROGRAM OBB

TAHUN 2018 (RM)

TAHUN 2019 (RM)

PERBEZAAN (RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

PENGURUSAN 5,087,525,000 3,602,804,500 (1,484,720,500)

DASAR, PENILAIAN DAN PENGURUSAN PRESTASI

42,718,000 43,293,800 575,800

OPERASI PENDIDIKAN

35,682,945,000 36,629,886,200 946,941,200

PENGUKUHAN OPERASI PENDIDIKAN

223,340,300 212,943,700 (10,396,600)

PEMBANGUNAN PROFESIONALISME

837,743,300 755,934,300 (81,809,000)

OPERASI PENDIDIKAN TINGGI

8,096,579,100 8,286,801,000 190,221,900

HOSPITAL PENGAJAR

1,102,261,000 1,260,213,000 157,952,000

PROGRAM KHUSUS 4,264,899,900 4,286,591,800 21,691,900

DASAR BAHARU 192,566,600 - (192,566,600)

ONE-OFF 22,421,000 50,000,000 27,579,000

JUMLAH 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)

Dasar Sedia Ada (DSA)

1.2 Peruntukan DSA sebanyak RM50,791,876,500 melibatkan agihan

kepada 7 program seperti berikut :

i. 010000 - Pengurusan Kementerian

ii. 020000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi

iii. 030000 - Operasi Pendidikan

iv. 040000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan

v. 050000 - Pembangunan Profesionalisme

vi. 060000 - Operasi Pendidikan Tinggi

vii. 070000 - Hospital Pengajar


3

Program Khusus

1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus kod 080000 dengan peruntukan

RM4,286,591,800 adalah melibatkan 39 aktiviti seperti di LAMPIRAN I.

Program One-Off

1.4 Peruntukan Program One-Off di bawah kod 090000 berjumlah RM50,000,000 melibatkan Harta Modal - 090100

2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN

2.1. Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan pertama

kepada Bahagian/ Jabatan bermula 4 Januari 2019 (Jumaat).

2.2. Secara umumnya, peratusan agihan waran pertama tahun 2019

mengikut Objek Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti berikut:

i. Dasar Sedia Ada (DSA):

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

10000

100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000

50 OS14000 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.

100 OS15000 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang


4

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

20000

50

OS21000: OS22000 OS23000: OS24000: OS25000 OS28000 OS29000:

Perbelanjaan Perjalanan dan Sara Hidup Pengangkutan Barang-barang Perhubungan dan Utiliti Sewaan Lain-lain Bahan Makanan dan Minuman Perkhidmatan Pembersihan Kawasan Penyelenggaraan Komputer Pengajaran Bahasa yang diluluskan

Bacaan Meter Mesin Fotostat

Perkhidmatan Ikhtisas dan

Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan

Hospitaliti

Pakej Mesyuarat/Bengkel

Pengurusan Tender

Perkhidmatan Kawalan

Keselamatan

Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan dan/atau justifikasi kukuh.

70

OS29000:

Guru Ganti

100

OS24000: OS26000: OS27000:

Sewaan Bangunan dan Mesin Fotostat Bekalan Bahan Mentah dan Bahan- bahan Penyelenggaraan dan Pembaikan Bekalan Alat Pejabat dan Pakaian Seragam


5

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

OS28000:

Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil yang dibeli

40000 70

OS41000 : OS42000: OS43000 OS47000 OS48000

Biasiswa, Dermasiswa dan Bantuan Pelajaran Pemberian Dalam Negeri Pemberian Luar Negeri Faedah, Dividen dan Kenaan Ganjaran Gantian Cuti Rehat

ii. Program Khusus

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

20000 30000 40000

50

i. MBMMBI

ii. Emolumen Kakitangan Kontrak

iii. Emolumen Kakitangan Kontrak Pendidikan

Tinggi

iv. Pembelian Buku Teks

v. Penyertaan Pelajar di Peringkat

Antarabangsa

vi. Bertugas ke Luar Negara

vii. Pengurusan Sukan

viii. Teach for Malaysia

ix. Sekolah Amanah

x. Biasiswa Perguruan Persekutuan

xi. Sekolah Transformasi

xii. Inisiatif PPPM

xiii. Pelarasan Emolumen Kenaikan Pangkat

Pendidikan Tinggi

xiv. Biasiswa Pendidikan Tinggi

xv. Ubat-ubatan Hospital Pengajar

xvi. Air Kokol


6

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

20000 30000

70

i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM;

ii. Penyelenggaraan Genset;

iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub;

iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid;

v. Tanah dan Pembaikan Tanah;

Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan

prestasi perbelanjaan dan/atau justifikasi kukuh.

40000

100

70

Bantuan Persekolahan

i. Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)

ii. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)

iii. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)

iv. Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)

v. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan

(BBTP)

vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)

vii. Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

viii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)

ix. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP)

x. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan

Beruniform (BPS)

xi. Biasiswa Sukan (BS)

xii. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

(PKSBP)

xiii. Elaun Pra-Universiti (EPU)

xiv. Bantuan Awal Persekolahan (BAP)

xv. Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)

xvi. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)

xvii. Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin

(KWAPM) *

xviii. Bantuan Geran Per Kapita (PCG)

*Sumber Kementerian Kewangan


7

iii. One-Off

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

30000 100 Harta Modal (BPA)

2.3. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan pertama diterima

dalam iGFMAS. Sekiranya waran pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan

Kecil (WPK) hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada

tarikh waran pertama diterima. Permohonan pelepasan baki (jika ada) boleh

dipertimbangkan dengan mengambil kira prestasi perbelanjaan dan lain-lain

keperluan kritikal.

2.4. Pemberian geran kepada Badan Berkanun hendaklah selaras dengan

Surat Edaran Kementerian Kewangan rujukan KK.BKP(S)10/718 Jld. 4 s.k 2/2009

bertarikh 22 Oktober 2013. Selaras dengan surat edaran tersebut, geran akan

diagihkan secara suku tahunan atau empat (4) kali setahun. Permohonan

kelulusan penyaluran suku tahun ketiga dan keempat hendaklah disertakan dengan

aliran tunai untuk diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara

bersekali kepada Kementerian Kewangan (MOF). Kaedah penyaluran adalah seperti

berikut:

Suku Tahun Pertama

(Januari - Mac)

Kedua (April - Jun)

Ketiga (Julai -

September)

Keempat (Oktober - Disember)

Amaun Untuk Disalurkan

Tidak melebihi 25%

daripada jumlah

peruntukan tahunan

Tidak melebihi 25%

daripada jumlah

peruntukan tahunan

Berdasarkan analisis

keperluan tunai dan tertakluk kepada

kelulusan MOF

Berdasarkan analisis

keperluan tunai dan tertakluk kepada

kelulusan MOF

Kuasa Melulus Penyaluran

Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal

Kementerian Kewangan

dengan perakuan oleh

Pegawai Pengawal


dengan perakuan oleh

Pegawai Pengawal


8

2.5. Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan, terdapat

beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian-Bahagian yang

bertindak selaku penyelaras peruntukan seperti berikut:

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Perolehan

(BPL)

i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan ii. Penyelenggaraan Genset iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub iv. Pengurusan Tender Perkhidmatan

Pelupusan Bahan Berjadual v. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan

(KBK) untuk JPN vi. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

(PKK) untuk JPN

OS 28000 Dan OS 32000 OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 29000

Bahagian Pengurusan Aset

(BPA)

i. Tanah dan Pembaikan Tanah ii. Sewaan Kuarters Institut Pendidikan

OS 31000 OS 24000

Bahagian Kewangan

(Bkew)

i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar

Negara ii. Semua Jenis Bantuan Persekolahan

Umum, BKP, RMT, KWAPM dan BAP iii. Pemberian Dalam Negeri – Bantuan

Mengurus Jenazah iv. Pemberian Dalam Negeri – Institut

Pendidikan Tinggi dan Hospital Pengajar v. Ubat-ubatan Hospital Pengajar vi. Pelarasan Emolumen & Kenaikan Pangkat

OA 20000

OS 42000

OS 42000

OS 42000

OA 40000 OA 40000

Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM)

i. Emolumen Jawatan Kumpulan ii. Lantikan Pertama dan Kenaikan Pangkat iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang iv. Latihan Bagi Perkhidmatan Bukan Guru v. Program Transformasi Minda bagi

Perkhidmatan Bukan Guru vi. Ganjaran dan Gantian Cuti Rehat vii. Emolumen Kakitangan Kontrak

OA 10000 OA 10000

OS 15000 OA 20000 OA 20000

OA 40000 OA 20000


9

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Biasiswa dan Pembiayaan

i. Biasiswa Perguruan Persekutuan ii. Biasiswa Pendidikan Tinggi

OA 40000 OA 40000

Bahagian Pengurusan

Sekolah Harian (BPSH)

i. Penempatan Guru ii. Pengurusan Sekolah Amanah iii. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan

Penan

OA 20000 OS 42000 OS 42000

Bahagian Pendidikan Islam

(BPI)

i. Pengurusan Institusi Pendidikan Islam

Sekolah Agama Bantuan Kerajaan ii. Bantuan Makanan Asrama iii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

OA 20000 OS 42000

OS 42000

Bahagian Pendidikan Khas

(BPKhas)

i. Sekolah Berkeperluan Khas ii. Sekolah Dalam Hospital iii. Elaun Murid Berkeperluan iv. Bantuan Makanan Asrama v. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

OA 20000 OA 20000 OA 20000 OS 42000 OS 42000

Bahagian Pendidikan Sukan

dan Seni

i. Pengurusan Sukan ii. Bayaran Insentif Jurulatih Sukan iii. Elaun Pra-Universiti iv. Biasiswa Sukan v. Penyertaan Pelajar di Peringkat

Antarabangsa (Kokurikulum & Sukan) vi. Bantuan Makanan Asrama vii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

OA 20000 dan

OA 40000 OS 42000 OS 42000 OA 40000 OA 40000

OS 42000

OS 42000

Bahagian Pengurusan

Sekolah Berasrama Penuh

(BPSBP)

i. Projek Khas Murid Sekolah Berasrama

Penuh ii. Biasiswa Kecil Persekutuan (Sekolah

Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan)

OS 42000


10

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

iii. Bantuan Makanan Asrama iv. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

OS 42000

Bahagian

Pendidikan dan Latihan Teknikal

Vokasional

i. Bantuan Makanan Asrama ii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

OS 42000

Bahagian PERMATA

i. Bantuan Geran Perkapita ii. Bantuan Sukan Sekolah iii. Bantuan Bayaran Tambahan

Persekolahan iv. Bantuan Awal Persekolahan v. Bantuan Makanan Asrama vi. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

OS 42000

Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa

(BDHA)

Pemberian Luar Negeri

OS 43000

Bahagian Pembangunan

Profesionalisme

i. Latihan Dalam Perkhidmatan bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

ii. Sekolah Transformasi

OA 20000 OA 40000

Institut Pendidikan Guru Malaysia

(IPGM)

i. Latihan Pra Perkhidmatan ii. Kursus Dalam Cuti iii. Program Teach For Malaysia (TFM) iv. Program Transformasi Minda Pegawai

Perkhidmatan Pendidikan

OA 20000 OA 20000 OA 40000 OA 40000

Institut Aminuddin Baki (IAB)

Latihan Kepimpinan

OA 20000

Akademi

Kepimpinan Pendidikan Tinggi

(AKEPT)

Program Kepimpinan Pendidikan Tinggi OA 10000 OA 20000 OA 40000


11

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Jabatan Pendidikan

Negeri/Pejabat Pendidikan Daerah

i. Peruntukan Pengurusan Tender

Perkhidmatan ii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid iii. Bantuan Makanan Asrama iv. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid v. Rancangan Makanan Tambahan vi. Bantuan Pakaian Seragam Badan

Beruniform

OS 29000

OS 42000 OS 42000 OS 42000

OS 42000 OS 42000

Bahagian Khidmat Pengurusan

(BKP)

i. Sewaan Kenderaan SPANCO ii. Penyelenggaraan Kenderaan SPANCO iii. Bayaran Kos Pelbagai SPANCO (kos

pengangkutan, insurans komprehensif dsb.)

OS 24000 OS 28000 OS 29000


Kurikulum (BPK)

Memartabatkan Bahasa Malaysia dan Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

OA 20000

OA 40000

Bahagian Sumber dan Teknologi

Pendidikan (BSTP)

Penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT

i. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan

ii. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan Negeri

iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB)

iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG) v. semua sekolah di bawah KPM

OA 20000

Bahagian Pengurusan Maklumat

(BPM)

Penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT iaitu selain di bawah seliaan BTP. Penyelaras peruntukan Aset Tak Ketara KPM

OA 20000 OA 30000


12

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian-Bahagian Pelaksana

i. Inisiatif PPPM ii. Inisiatif PPPM (PT)

OA 20000 OA 30000 OA 40000

Jabatan Pendidikan Tinggi

(JPT)

i. Pengurusan Bajet Ibu Pejabat JPT Dan

Pejabat Education Malaysia Luar Negara

(EMLN)

ii. Pembayaran Gaji Dan Elaun

iii. Pengurusan Hasil

iv. Pengurusan Kewangan Am

v. Pengurusan Perolehan

vi. Pengurusan Aset

vii. Pengurusan Stor

viii. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar

Negara

ix. Emolumen Kakitangan Kontrak

x. Perbelanjaan Lain Di Pejabat EMLN

xi. Pengurusan Akaun Amanah

xii. Pengurusan Sumber Manusia

OA 10000 OA 20000 OA 30000 OA 40000 OA 50000

Jabatan Pendidikan

Politeknik dan Kolej Komuniti

(JPPKK)

i. Pengurusan Bajet Ibu Pejabat JPPKK,

Politeknik Dan Kolej Komuniti

ii. Pembayaran Gaji Dan Elaun

iii. Pengurusan Hasil

iv. Pengurusan Kewangan Am

v. Pengurusan Perolehan

vi. Pengurusan Aset

vii. Pengurusan Stor

viii. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar

Negara

ix. Emolumen Kakitangan Kontrak

x. Perbelanjaan Lain Di Pejabat Politeknik

Dan Kolej Komuniti

xi. Pengurusan Akaun Amanah

xii. Pengurusan Sumber Manusia

OA 10000 OA 20000 OA 30000 OA 40000 OA 50000


13

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI


(BP)

i. Air Kokol OA 20000

2.6. Peranan Bahagian-Bahagian yang dilantik selaku penyelaras peruntukan

adalah seperti berikut:

2.6.1. Menyediakan maklumat lengkap bagi permohonan Anggaran

Belanjawan Mengurus (ABM) tahun berikutnya;

2.6.2. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi setiap fungsi/aktiviti

yang dipertanggungjawabkan;

2.6.3. Memantau prestasi perbelanjaan termasuk peruntukan yang disalurkan

melalui subwaran kepada Bahagian/Jabatan lain;

2.6.4. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan

peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik

peruntukan; dan

2.6.5. BPL bertindak sebagai penyelaras bagi pengurusan tender Pengurusan

Perkhidmatan KBK, PKK dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB)

berdasarkan keperluan dan peruntukan di Bahagian/Jabatan masing-

masing.

2.7 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat

dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT dipertanggungjawabkan

kepada Bahagian/Jabatan berikut:-


14

PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT

Bahagian Pengurusan

Maklumat (BPM)

i. Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian

Sumber dan Teknologi Pendidikan.

ii. Agensi di negeri seperti berikut:

a. JPN;

b. Cawangan Bahagian Audit;

c. Cawangan Jemaah Nazir;

d. Pejabat Pendidikan Daerah;

e. Pusat Kokurikulum; dan

f. Kolej Matrikulasi.

iii. Institut Pendidikan Guru (IPG) Induk dan Kampus

iv. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti

v. Jabatan PendidikanTinggi

vi. Akademi Kepimpinan Pendidikan Tinggi

Bahagian Sumber danTeknologi

Pendidikan (BSTP)

i. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan

ii. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan

Negeri

iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB)

iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG)

v. Semua sekolah di bawah KPM

2.8 Penyelaras mengikut fungsi selain ICT pula dipertanggungjawabkan kepada

Bahagian-Bahagian berikut:

BAHAGIAN FUNGSI

BKew

Semua jenis Bantuan Persekolahan Umum dan BKP, BPS, KWAPM, BAP dan Pengurusan Geran Badan Berkanun

BKP

i. Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/TKSU).


15

BAHAGIAN FUNGSI

ii. Menyelaras pakaian seragam dari segi rekaan dan warna.

PADU Pelaksanaan Inisiatif PPPM peringkat Kementerian

BPL

i. Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan;

ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan; dan

iii. Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak.

BPSH

i. Program Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

ii. Asrama Malaysia

iii. Pelaksanaan Redeployment

iv. Penempatan Guru Baru

v. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan (KEDAP)

vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)

vii. Bantuan Awal Persekolahan (BAP) bagi Sekolah Bimbingan Jalinan Kasih (SBJK)

BPSM Guru Ganti

Bahagian Pendidikan Sukan

dan Seni

i. Bantuan Sukan JPN dan PPD. ii. Elaun Pra-Universiti (EPU) iii. Biasiswa Sukan (BS) iv. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa v. Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD

BPSBP Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

BPKhas Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)

Bahagian Biasiswa dan Pembiayaan

i. Biasiswa Perguruan Persekutuan ii. Biasiswa Pengajian Tinggi

IPGM

i. Kursus Dalam Cuti (KDC) ii. Latihan Pra Perkhidmatan


16

BAHAGIAN FUNGSI

Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian

i. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan;

ii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan;

iii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak;

iv. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM); dan

v. Pengambilan Guru Ganti

JPT Pelan Strategik Jabatan Pendidikan Tinggi

JPPKK Pelan Strategik Jabatan Pendidikan Politeknik dan

Kolej Komuniti

AKEPT Pemprofilan dan Pembangunan Kepimpinan Tertinggi Institusi Pendidikan Tinggi

2.9 Peranan Bahagian/ Jabatan yang dilantik selaku penyelaras fungsi adalah

seperti berikut:

2.9.1 Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang akan disalurkan oleh

Bahagian Kewangan kepada semua Bahagian/ Jabatan;

2.9.2 Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk diselaraskan

oleh Bahagian Kewangan; dan

2.9.3 Memantau dan melaporkan prestasi belanja peruntukan yang disalurkan

kepada Bahagian Kewangan.

2.10 Penyelaras Peruntukan B.63 Keseluruhan

2.10.1 Bahagian Kewangan bertanggungjawab menyelaras semula agihan

peruntukan B.63 yang ditetapkan di atas mengikut kesesuaian sekiranya ada

keperluan.


17

3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

3.1 PINDAH / TAMBAH PERUNTUKAN / PELEPASAN BAKI

3.1.1 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki (jika

ada) boleh dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dari semasa ke

semasa sebelum 30 September 2019 (Isnin).

3.1.2 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki akan

dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa PTJ

dan/ atau justifikasi kukuh. Permohonan mesti disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan iGFMAS);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan

iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Timbalan / Ketua Sektor

Khidmat Pengurusan dan Pembangunan / Ketua Penolong

Pengarah (KPP) / Ketua Penolong Setiausaha (KPSU) / Ketua

Unit (KU) yang bertanggungjawab dalam Pengurusan

Kewangan sahaja.

3.2. TARIK BALIK PERUNTUKAN

3.2.1 Permohonan tarik balik peruntukan oleh Bahagian/ Jabatan

hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 September 2019

(Isnin) KECUALI bagi bantuan persekolahan. Sebarang

pemulangan baki peruntukan selepas tarikh ini akan diambil kira

dalam pengagihan peruntukan tahun berikutnya. Permohonan

hendaklah disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan iGFMAS);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan

iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Sektor

Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ KPP/ KPSU/ KU yang

bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan sahaja.


18

3.2.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan

yang akan ditarik balik tidak mempunyai sebarang komitmen dan

mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.

3.2.3 Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk

menarik balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak

memuaskan.

4. PENGURUSAN PENUBUHAN/ PENUTUPAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

(PTJ)

4.1. TADBIR URUS PTJ

4.1.1 Penubuhan PTJ adalah di bawah kawalan Pegawai Pengawal

bertujuan untuk melancarkan pengurusan kewangan dan perakaunan

Kementerian/ Jabatan agar sumber dapat diuruskan secara berhemat,

telus, terkawal, cekap dan berkesan berdasarkan keperluan dan

persekitaran organisasi dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa.

4.1.2 KPM melaksanakan tadbir urus PTJ secara tidak berpusat yang

merangkumi PTJ Tier 1 (Bahagian Kewangan KPM), PTJ Tier 2

(Bahagian/ Jabatan) dan PTJ Tier 3 (Pejabat Pendidikan Daerah,

Politeknik, Kolej-Kolej Komuniti, Institut Pendidikan Guru Kampus, Kolej-

Kolej Matrikulasi, Kolej-Kolej Vokasional/ Sekolah Menengah Teknik,

Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan Negeri, Sekolah-sekolah di

bawah seliaan Bahagian dan Sekolah-sekolah bertaraf PTJ).

4.1.3 Pegawai Pengawal melalui Bahagian Kewangan akan menilai

semula status dan operasi PTJ sedia ada di KPM dari semasa ke semasa.

PTJ yang tidak aktif/ tidak diperlukan disebabkan tiada/ kurang

transaksi akan disyorkan supaya ditutup. Ini adalah selaras dengan

konsep multitasking dan multiskilling dalam perkhidmatan awam.


19

4.1.4 PTJ-PTJ melaksanakan arahan berkaitan pengurusan kewangan

dan perakaunan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dan

melaksanakan mesyuarat dan menyediakan laporan berkaitan kewangan

dan perakaunan secara berkala seperti berikut:

i. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun;

ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan;

iii. Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan;

iv. Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan; dan

v. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan Wang

Amanah/Akaun Amanah (jika berkaitan)

4.2 PENUBUHAN PTJ

4.2.1 Kuasa Melulus penubuhan PTJ adalah terletak di bawah bidang

kuasa Pegawai Pengawal dan tidak boleh diwakilkan selaras dengan

asas-asas pertimbangan dan kriteria penubuhan PTJ seperti berikut:

i. Menjalankan sekurang-kurangnya satu fungsi utama seperti di

Lampiran II. Walau bagaimanapun sesebuah Jabatan/

Bahagian/ Seksyen/ Unit yang dijadikan PTJ digalakkan untuk

menjalankan lebih banyak fungsi utama agar lebih efisien dan

kos efektif;

ii. Mempunyai bilangan pegawai yang mencukupi dan kompeten

dalam bidang kewangan dan perakaunan;

iii. Melaksanakan pengasingan tugas yang jelas dalam

pengurusan kewangan dan perakaunan bagi tujuan kawalan

dalaman;

iv. Mempunyai infrastruktur ICT yang mencukupi untuk capaian

sistem kewangan dan perakaunan yang cekap dan berkesan;

v. Menimbangkan faktor lokasi dan geografi yang bersesuaian

bagi memastikan kawalan, keselamatan dan pelaksanaan


20

prosedur pengurusan kewangan dan perakaunan PTJ berjalan

lancar, cekap dan berkesan; dan

vi. Mempunyai peruntukan sedia ada yang mencukupi bagi

menjalankan fungsi PTJ.

4.2.2 Permohonan penubuhan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP

PS6.1: Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab.

Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun

sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk

kelulusan.

4.2.3 Bahagian Akaun akan memperuntukkan satu kod dan nama PTJ

setelah kelulusan penubuhan diperoleh daripada Pegawai Pengawal dan

mengemukakannya kepada Jabatan Akauntan Negara untuk didaftarkan di

dalam sistem.

4.2.4 Bahagian Kewangan akan memaklumkan kelulusan penubuhan

PTJ dan perihal pengaktifan kod PTJ kepada PTJ berkenaan setelah

kelulusan dan pengaktifan disempurnakan.

4.3 PENUTUPAN PTJ

4.3.1 Semua rekod PTJ berkaitan fungsi keseluruhan PTJ seperti

pengurusan bajet, pengurusan perolehan, pengurusan kewangan dan

perakaunan, pembangunan dan pemantauan projek, pengurusan Kumpulan

Wang Amanah/Akaun Amanah/Deposit serta pengurusan terimaan dan

bayaran hendaklah diselesaikan atau diselaraskan tertakluk kepada

undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa sebelum ditutup.

4.3.2 PTJ hendaklah memastikan semua capaian kepada sistem

kewangan dan perakaunan dibatalkan.


21

4.3.3 Permohonan penutupan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP

PS6.1: Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab.

Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun

sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk

kelulusan.

4.3.4 Bahagian Kewangan akan mengemukakan kelulusan penutupan

kepada Bahagian Akaun untuk tindakan pembatalan kod PTJ dalam sistem

oleh pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

4.3.5 Bahagian Kewangan akan memaklumkan perihal pembatalan

kod kepada PTJ setelah menerima maklumat dari Bahagian Akaun.

5. PELAKSANAAN ZERO-BASED BUDGETING (ZBB)

5.1. Kerajaan bersedia melaksanakan sistem Bajet Asas-sifar (Zero-based

Budgeting) (ZBB) sebagai sebahagian daripada proses pemerolehan dalam

usaha mengamalkan tadbir urus yang baik. ZBB adalah kaedah segala

perbelanjaan kementerian dan agensi kerajaan perlu diwajarkan bagi setiap

tempoh tender baharu dan setiap fungsi dalam kerajaan dianalisis keperluan

dan kosnya yang mana bajet ditetapkan terhadap apa yang diperlukan untuk

tahun berikutnya. Antara tujuan ZBB adalah seperti berikut:

5.1.1. Membantu kementerian memastikan setiap program/ aktiviti

diagihkan belanjawan dengan cekap;

5.1.2. Membantu menilai keperluan belanjawan sebenar program/

aktiviti tanpa mengambil kira aktiviti dan perbelanjaan terdahulu;

5.1.3. Membantu kementerian mengenalpasti perbelanjaan yang

bertindih dengan mengkaji semula perbelanjaan program/ aktiviti yang

berpotensi tidak perlu dilaksanakan; dan

5.1.4. Membolehkan komunikasi yang lebih berkesan dalam jabatan

dengan melibatkan semua aspek dalam pengambilan keputusan dan

keutamaan belanjawan.


22

6. PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN BERASASKAN OUTCOME

(OBB) DI KPM

6.1 PELAKSANAAN OBB KPM

6.1.1 OBB merupakan suatu proses berterusan di bawah Outcome

Based Approach (OBA) yang bertujuan untuk menghasilkan

keberhasilan di peringkat kementerian yang akan menyumbang

kepada Kerangka Keberhasilan Nasional (NRF). Perjanjian Prestasi

dibangunkan untuk digunakan sebagai alat pengurusan kepada

Pegawai Pengawal, Pengurus Program dan Ketua Aktiviti.

6.1.2 Perjanjian Prestasi OBB yang dibangunkan ialah merupakan

Ringkasan Eksekutif Kementerian (Ministry Executive Summary –

MES), Kerangka Pengurusan Prestasi Program (Programme

Performance Management Framework – PPMF) dan Kerangka

Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance Management

Framework - APMF).

6.1.3 Bagi memastikan pengurusan kewangan KPM berjalan lancar,

pelaksanaan OBB disokong oleh 3 jawatankuasa yang berperanan

melaksana dan memantau prestasi OBB di peringkat Kementerian,

Program dan Aktiviti seperti berikut:

i. Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian(Ministry OBB

Implementation Committee – MOIC), dipengerusikan oleh Pegawai

Pengawal;

ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme

Performance Management Committee – PPMC), dipengerusikan

oleh Pengurus Program; dan

iii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance

Management Committee – APMC), dipengerusikan oleh Ketua

Aktiviti.


23

6.2 JAWATANKUASA PELAKSANAAN OBB KEMENTERIAN

(MINISTRY OBB IMPLEMENTATION COMMITTEE – MOIC)

6.2.1 Peranan dan tanggungjawab MOIC adalah seperti berikut:

i. MOIC ditugaskan untuk melaksanakan proses strategik OBB;

ii. MOIC akan merancang, membentuk dan memperbaiki

Program dan Aktiviti untuk memastikan jajaran dan

sumbangan kepada NRF;

iii. MOIC akan menyediakan anggaran bajet tahunan

Kementerian bagi Program dan Aktiviti, memantau kemajuan

pelaksanaan dan melaporkan prestasi suku tahun dan tahunan

kepada CPMC;

iv. MOIC akan merekod dan memperakukan keputusan

rancangan dan bajet Kementerian dalam minit mesyuarat;

v. MOIC hendaklah menubuhkan jawatankuasa bagi setiap

Program dan Aktiviti untuk menguruskan perancangan

outcome, penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian, dan

proses pelaporan keberhasilan;

vi. MOIC bertanggungjawab ke atas penginstitusian dan

kemapanan pembinaan kapasiti dan inisiatif komunikasi OBB

dalam Kementerian;

vii. MOIC akan memberi maklum balas terhadap cabaran dan isu

ke atas pelaksanaan OBB kepada NOSC; dan

viii. MOIC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali

bagi setiap suku tahun.

6.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI PROGRAM

(PROGRAMME PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE –

PPMC)

6.3.1. Penyelaras-penyelaras setiap program bertanggungjawab

menyelaras PPMC dengan peranan seperti berikut:


24

i. PPMC akan merancang hala tuju dan melaksanakan program

OBB bagi mencapai outcome Program yang dihasratkan

termasuk menyemak analisis pelanggan/pemegang taruh

(stakeholder) yang dibuat pada tahun sebelumnya mengikut

konteks persekitaran sosioekonomi semasa, di samping

mengambil kira trend dan prestasi tahun-tahun sebelumnya;

ii. PPMC akan menganalisis, menyemak dan menggabungkan

cadangan bajet bagi Aktiviti di bawah program OBB sebelum

dikemukakan kepada MOIC;

iii. PPMC akan memantau dan menilai program OBB

berdasarkan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran

prestasi serta melaporkan hasilnya kepada MOIC secara

suku tahunan;

iv. PPMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah

disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk

melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada

tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan

v. PPMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya

sekali setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan

pelaporan keberhasilan peringkat Program.

6.4 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI AKTIVITI (ACTIVITY

PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE – APMC)

6.4.1 Ketua-ketua Aktiviti bertanggungjawab menyelaras APMC

dengan peranan seperti berikut:

i. APMC akan membangunkan pelan tindakan untuk

melaksanakan aktiviti bagi mencapai sasaran outcome

berdasarkan hala tuju yang ditetapkan oleh PPMC dan MOIC;

ii. APMC akan menyediakan bajet Aktiviti untuk dikemukakan

kepada PPMC;


25

iii. APMC akan memantau dan menilai Aktiviti berdasarkan KPI

dan sasaran prestasi dan melaporkan prestasi bulanan atau

suku tahunan. APMC akan mengambil tindakan pembetulan

setelah disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk

melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada

tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan

iv. APMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali

setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan pelaporan

keberhasilan peringkat aktiviti.

7. PENGURUSAN PRESTASI BELANJA MENGURUS

7.1. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

7.1.1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan laporan

kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing mengikut kekerapan dan

peraturan yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan PS

5.1. Mesyuarat JPKA di peringkat Bahagian/Jabatan/PTJ hendaklah

dibuat lebih awal dari tarikh mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian

mengikut ketetapan seperti berikut :

Bil Mesyuarat

Tempoh Suku Tahun

Tarikh Mesyuarat di

Bahagian/Jabatan

Tarikh Akhir Hantar Minit dan Laporan ke BKew

Pertama

Oktober – Disember (Tahun sebelumnya) Sebelum 1 Februari 1 Februari

Kedua Januari – Mac

(Tahun Semasa) Sebelum 15 April 15 April

Ketiga April – Jun

(Tahun Semasa) Sebelum 15 Julai 15 Julai

Keempat Julai – September (Tahun Semasa)

Sebelum 15 Oktober

15 Oktober


26

7.1.2. JPKA hendaklah membincangkan perkara-perkara seperti berikut:

i. Pengurusan Bajet;

ii. Pengurusan Perakaunan;

iii. Pengurusan Perolehan;

iv. Pengurusan Aset dan Stor;

v. Perbelanjaan Utiliti; dan

vi. Barang pakai habis.

7.2. LAPORAN PRESTASI DAN PENGURUSAN PERUNTUKAN

PROGRAM KHUSUS - INISIATIF PPPM

7.2.1 Peruntukan bagi Inisiatif PPPM akan disalurkan kepada

Bahagian-bahagian Pelaksana. Ketua Jabatan bagi semua Bahagian

Pelaksana adalah bertanggungjawab dalam pengurusan peruntukan

Inisiatif PPPM.

7.2.2 Penyelaras bagi pelaksanaan Inisiatif PPPM di peringkat

Kementerian adalah PADU, manakala penyelaras aktiviti inisiatif adalah

Bahagian Peneraju Inisiatif.

7.2.3 Bagi memastikan pelaksanaan Inisiatif PPPM mematuhi prosedur

dan peraturan yang berkuat kuasa, PADU dan Bahagian Pelaksana perlu

menjalankan peranan masing-masing seperti berikut:

Peranan PADU

i. Menyelaras sebarang permohonan daripada Bahagian-bahagian

Pelaksana berkenaan peruntukan inisiatif PPPM sebelum

dikemukakan ke Bahagian Kewangan;

ii. Memantau prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM termasuk

peruntukan secara subwaran kepada Bahagian/ JPN serta

memastikan prestasi perbelanjaan adalah mengikut varians yang

ditetapkan;


27

iii. Memastikan sebarang permohonan pindah/ tarik balik peruntukan

Inisiatif PPPM disemak dengan terperinci. Pengesahan Bahagian

Pelaksana hendaklah diperolehi dengan mengambil kira

perancangan program tahunan. PADU perlu memastikan baki

adalah mencukupi di Bahagian Pelaksana sebelum mengemukakan

permohonan pindah/ tarik balik peruntukan kepada Bahagian

Kewangan;

iv. Memastikan penjajaran dilaksanakan dengan mengambil kira

keperluan peruntukan sehingga Disember; dan

v. Mengemukakan laporan prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM dan

membentangkan dalam mesyuarat JPKA dan/ atau mana-mana

mesyuarat pembentangan prestasi belanja secara bulanan/ suku

tahun.

Peranan Bahagian Pelaksana

i. Menyalurkan peruntukan melalui sub waran kepada Bahagian/ JPN

yang terlibat;

ii. Mengemukakan permohonan penjajaran/ pindah peruntukan

kepada PADU;

iii. Mengemukakan permohonan pelepasan baki kepada Bahagian

Kewangan beserta laporan iGFMAS terkini dan/ atau justifikasi yang

kukuh; dan

iv. Memastikan semua prosedur kewangan dan perolehan dipatuhi.

8. PELAPORAN ANGGARAN HASIL KEPADA PERBENDAHARAAN

MALAYSIA

8.1 Perbendaharaan Malaysia menetapkan semua Kementerian dan Agensi

untuk menyediakan anggaran hasil bagi hasil-hasil Kerajaan Persekutuan yang

akan dipungut pada tahun berikutnya. Anggaran hasil yang diperolehi akan

digunakan dalam penyediaan Buku Anggaran Hasil Persekutuan.


28

8.2 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 41, penyediaan anggaran hasil

hendaklah mematuhi kod penjenisan hasil seperti yang ditetapkan oleh

Perbendaharaan Malaysia di bawah peruntukan 1Pekeliling Perbendaharaan

PS1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan.

8.3 Anggaran hasil perlu dikemukakan oleh KPM kepada Perbendaharaan

Malaysia sebelum atau pada 31 Julai 2019. Bagi tujuan penyelarasan dan

penyatuan maklumat anggaran hasil berkenaan, Bahagian/ Jabatan/ Agensi

hendaklah mengemukakan maklumat anggaran hasil kepada Bahagian

Kewangan, KPM sebelum atau pada 30 Jun 2019.

9. PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

9.1 PELAPORAN ABT KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

9.1.1 Arahan Perbendaharaan 89A.(a) ABT hendaklah dilaporkan

oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara Malaysia (ANM) dan

disalinkan kepada Perbendaharaan dan Ketua Audit Negara. Sistem

Perakaunan ABT yang hendak diwujudkan perlu mendapat kelulusan.

9.1.2 Seperti yang digariskan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan

WP10.6 – Pengurusan Akaun Belum Terima, terdapat dua (2) Laporan

ABT yang perlu dikemukakan oleh KPM kepada ANM melalui Pegawai

Pengawal bagi setiap enam (6) bulan. Bagi tahun 2019, Bahagian/

Jabatan hendaklah mengemukakan laporan-laporan berkenaan kepada

Bahagian Kewangan untuk tujuan penyelarasan sebelum tarikh-tarikh

yang dinyatakan di bawah:-


29

BIL. JENIS

LAPORAN

TARIKH AKHIR

PENGHANTARAN

KE BKEW

TARIKH AKHIR

PENGHANTARAN

KE ANM

FORMAT

PELAPORAN

1.

Laporan

ABT KPM

sehingga

31

Disember

2018

10 Januari 2019 31 Januari 2019

Seperti yang

dinyatakan pada

Lampiran A di

dalam 1Pekeliling

Perbendaharaan

WP10.6

Pengurusan

Akaun Belum

Terima 2.

Laporan

ABT KPM

sehingga 30

Jun 2019

10 Julai 2019 31 Julai 2019

9.1.3 Selain itu, Bahagian/ Jabatan turut dikehendaki untuk

mengemukakan laporan terperinci tunggakan ABT kepada Bahagian

Kewangan setiap suku tahun 2019 menggunakan format di dalam

1Pekeliling Perbendaharaan WP10.6. Laporan tersebut akan

dibentangkan di dalam Mesyuarat Pemantauan ABT dan mesyuarat-

mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian sekiranya perlu.

9.1.4 Bahagian/ Jabatan yang tidak mempunyai ABT dan Tunggakan

pada tarikh laporan juga dikehendaki mengemukakan penyata tersebut

dengan memaklumkan tiada ABT pada tempoh tersebut.

9.2 MEWUJUDKAN TATACARA PERAKAUNAN ABT

9.2.1 Setiap tunggakan ABT perlulah direkodkan dengan teratur

supaya pegawai yang melaksanakan kutipan dapat memantau jumlah

ABT yang terkini dan mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan

kronologi dan maklumat yang dinyatakan di dalam rekod berkenaan.

Amaun ABT dan Tunggakan hendaklah dibezakan. Akaun Subsidiari


30

dan Akaun Kawalan yang diwujudkan hendaklah mampu membezakan

ABT dan Tunggakan.

9.2.2 Bagi tujuan itu, Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan rekod-

rekod perakaunan ABT seperti yang digariskan oleh 1Pekeliling

Perbendaharaan WP10.6 dan Surat Pekeliling Akauntan Negara

Malaysia Bil. 13 Tahun 2014 serta memastikan rekod-rekod berkenaan

sentiasa diselenggara dan dikemaskini.

9.3 TANGGUNGJAWAB MENGUTIP TUNGGAKAN ABT

9.3.1 Seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan 53,

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan

kewangan Kementerian masing-masing dengan sempurna bagi

memungut dengan sewajarnya segala Wang Awam yang patut diterima

oleh atau di bawah arahan mereka dan bertanggungjawab sekiranya

akaun yang dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka

didapati tidak betul.

9.3.2 Arahan Perbendaharaan 89A.(b) pula

mempertanggungjawabkan Pegawai Pengawal dan semua PTJ

(Pemungut) bagi mengambil tindakan untuk memungut semua ABT.

Sebarang hutang lapuk untuk dihapuskira hendaklah mematuhi AP 328.

9.3.3 Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan dan pegawai yang

melaksanakan kutipan tunggakan ABT di Bahagian/ Jabatan hendaklah

melaksanakan usaha mendapatkan kembali hutang secara giat dengan

menggunakan semua saluran yang ada seperti di bawah:

i. Mengesan alamat terkini penghutang menerusi agensi-agensi

seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Pengangkutan Jalan,

Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran, Suruhanjaya Pilihan Raya,

Jabatan Imigresen dan lain-lain;

ii. Mengesan rekod masuk keluar negara dengan Jabatan Imigresen

dan Wisma Putra sekiranya perlu;


31

iii. Menghantar surat-surat peringatan bayaran hutang kepada alamat

penghutang yang dikenal pasti dengan konsisten dan kerap;

iv. Menyemak status kemuflisan individu atau syarikat dengan Jabatan

Insolvensi;

v. Mengadakan lawatan ke premis atau ke alamat penghutang untuk

bersemuka dengan penghutang; dan

vi. Lain-lain usaha yang difikirkan perlu.

9.3.4 Setelah usaha-usaha seperti yang dinyatakan di atas dibuat

dengan giat dan penghutang didapati tidak memberikan maklum balas

atau tidak dapat dikesan, kes tersebut perlu dikemukakan kepada

Penasihat Undang-undang Kementerian dengan kadar segera supaya

tindakan perundangan dapat diambil sebelum terhalang oleh sekatan

had masa selaras dengan Akta Had Masa 1953 yang berkuat kuasa.

9.3.5 Ketua Jabatan juga hendaklah mengambil tindakan susulan

dengan mewujudkan mekanisme penguatkuasaan di Bahagian/ Jabatan

masing-masing untuk mendapatkan semula jumlah tunggakan ABT bagi

mengelakkan daripada berlaku hutang lapuk.

9.4 HAPUS KIRA ABT

9.4.1 Arahan Perbendaharaan 328(a) membenarkan Ketua Jabatan

untuk mengemukakan permohonan hapus kira bagi hutang yang tidak

dapat dikutip melalui Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan

Malaysia bagi tujuan kelulusan hapus kira. Sehubungan dengan itu,

semua permohonan hapus kira hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan bagi tujuan kelulusan di peringkat Pegawai

Pengawal atau Perbendaharaaan Malaysia.

9.4.2 Semua permohonan hapus kira yang diterima oleh Bahagian

Kewangan akan disemak dan diteliti terlebih dahulu. Sekiranya usaha

mengesan penghutang dan usaha membuat kutipan didapati tidak

dilaksanakan dengan intensif oleh Bahagian/ Jabatan, maka Bahagian


32

Kewangan berhak untuk menolak permohonan tersebut. Permohonan

yang dikemukakan juga hendaklah bersekali dengan dokumen

pembuktian/ sokongan dalam kes pegawai meninggal dunia,

diisytiharkan muflis atau yang berkaitan.

9.4.3 Semua permohonan hapus kira hendaklah berdasarkan format

yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.3 -

Pengurusan Kehilangan Dan Hapus kira Wang Awam.

9.4.4 Mana-mana bayaran yang dibuat bagi ABT yang telah

dihapuskira hendaklah mengikut prosedur terimaan yang berkuat kuasa.

10. PELAKSANAAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

10.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid terutama

mereka yang datang daripada keluarga miskin. Kementerian menyediakan

peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah, menengah dan lepasan

menengah yang merangkumi 18 jenis bantuan persekolahan melibatkan

peruntukan berjumlah RM2,901,590,400 pada tahun 2019.

10.2 Kerajaan telah meluluskan peruntukan sejumlah RM328 juta untuk

meneruskan pemberian Bantuan Awal Persekolahan (BAP) kepada murid

Tahun 1 hingga Tingkatan 5 dari kalangan isi rumah berpendapatan RM3,000

ke bawah bagi sesi persekolahan tahun 2019. Jabatan Pendidikan Negeri/

Bahagian diminta untuk mematuhi Garis Panduan Bantuan Awal Persekolahan

Kepada Murid di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan Tahun 2019

yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan.

10.3 Peruntukan/ Waran peruntukan bagi bantuan persekolahan lain akan

disalurkan mulai Januari 2019 secara berperingkat seperti berikut: -


33

Bil Jenis Bantuan Tarikh

Penyaluran/Bayaran

1 Bantuan Geran Per Kapita (PCG)

Minggu Ke-2 Januari 2019

2 Bantuan Sukan Sekolah (BSS)

3 Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)

4 Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)

5 Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)

6 Bantuan Makanan Asrama (BMA)

7 Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

8 Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)

9 Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)

10 Biasiswa Sukan (BS)

11 Elaun Pra Universiti (EPU)

12 Kelas Dewasa Orang Asli dan Penan (KEDAP)

13 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform (BPS)

14 Bantuan Jaket Keselamatan (JKM)

15 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)

16 Bantuan Awal Persekolahan (BAP) Minggu Ke-3 Januari 2019

17 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP) Mulai Mei 2019

11. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA

11.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YB Menteri Pendidikan dan YB

Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk kepada:

11.1.1 Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008;

11.1.2 Surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009;


34

11.1.3 PB3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan

Perbelanjaan Kerajaan; dan

11.1.4 Pindaan-pindaan pekeliling berkaitan yang berkuatkuasa pada

tahun semasa.

11.2 Semua permohonan kelulusan bertugas rasmi ke luar negara bagi

penjawat awam hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi

mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal.

11.3 Perakuan Ketua Jabatan

11.3.1 Semua tugasan/ lawatan rasmi bagi Pegawai Perkhidmatan

Pendidikan, perlu mendapat perakuan Ketua Jabatan dan sokongan

Ketua Perkhidmatan terlebih dahulu.

11.3.2 Pegawai dan kakitangan bukan guru perlu mendapat

perakuan Ketua Jabatan sebelum permohonan dikemukakan kepada

Bahagian Kewangan.

11.4 Bahagian perlu merancang keperluan tugasan/lawatan rasmi pegawai

ke luar negara dengan teliti dan meminimumkan bilangan delegasi mengikut

keperluan lawatan berdasarkan bidang tugas, tanggungjawab dan kemahiran

masing-masing.

11.5 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru

pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi sekolah rendah dan

nisbah 8 murid : 1 guru bagi sekolah menengah tertakluk kepada keperluan

dan peruntukan yang mencukupi. Sekiranya terdapat keperluan untuk

menghantar lebih ramai pegawai, justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai

perlu dikemukakan.

11.6 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar

Negara bagi semua Bahagian/Jabatan di KPM hendaklah dikemukakan


35

kepada Bahagian-Bahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis

program seperti di Lampiran III.

11.7 Bahagian-Bahagian penyelaras bertanggungjawab untuk:

i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut keutamaan;

ii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan

program yang diluluskan;

iii. Memastikan permohonan yang dikemukakan adalah lengkap dan

betul;

iv. Bagi permohonan yang melebihi 3 orang, bahagian

penyelaras wajib memberikan justifikasi yang jelas

mengenai keperluan penyertaan setiap pegawai dan fungsi/

tugasan dalam urusan permohonan perjalanan tugas rasmi

ke luar negara sebelum dikemukakan ke Bahagian

Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan Kementerian

Kewangan;

v. Bahagian penyelaras hendaklah menyaring permohonan

dan mengehadkan penyertaan pegawai terlebih dahulu

terutamanya yang melibatkan peruntukan yang besar dengan

menekankan konsep value-for-money dan menepati objektif/

sasaran lawatan berkenaan; dan

vi. Perbelanjaan bertugas ke luar negara hanya dibenarkan bagi

mesyuarat/ persidangan berjadual/ berkala yang telah diluluskan

di dalam bajet tahunan dan yang benar-benar penting serta

memberi impak yang signifikan kepada kepentingan negara atau

mesyuarat/ persidangan yang telah diluluskan oleh Jemaah

Menteri.

11.8 Permohonan seperti berikut tidak dipertimbangkan walaupun tidak

menggunakan peruntukan Program Khusus: Bertugas Rasmi ke Luar Negara:

i. Program Lawatan Sambil Belajar yang melibatkan pegawai

melebihi 10 orang;


36

ii. Program penanda aras yang tidak memberi impak kepada

pelaksanaan dasar-dasar pendidikan negara; dan

iii. Permohonan-permohonan lain yang tidak relevan dengan dasar

kementerian.

11.9 Bilangan pegawai yang mengiringi Ketua Delegasi iaitu sama ada YB

Menteri/ Timbalan Menteri/ Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan yang dibenarkan


i. satu (1) orang sahaja bagi negara yang mempunyai pejabat

perwakilan Malaysia; dan

ii. tidak melebihi dua (2) orang bagi negara yang tidak mempunyai

pejabat perwakilan Malaysia.

11.10 Semua permohonan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan Akaun Amanah/ Kumpulan Wang Amanah mesti

diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 40 hari bekerja

sebelum tarikh perjalanan. Semua permohonan ini perlu dipastikan lengkap

sebelum dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan kelulusan

Pegawai Pengawal dan Kementerian Kewangan.

11.11 Semua permohonan Bertugas Rasmi ke Luar Negara hendaklah

diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 21 hari bekerja

sebelum tarikh perjalanan. Manakala bagi permohonan yang memerlukan

kelulusan khas Kementerian Kewangan, permohonan hendaklah diterima oleh

Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 35 hari bekerja. Sekiranya

terdapat kuiri di dalam permohonan tersebut, Bahagian Penyelaras perlu

mengemukakan semula dokumen dalam tempoh 5 hari bekerja. Kegagalan

mematuhi tempoh kuiri di atas akan mengakibatkan permohonan ditolak.

Jadual 1: Tempoh Masa Permohonan Kelulusan Bertugas Rasmi ke Luar

Negara


37

PERKARA TEMPOH

Kelulusan Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 21 HARI

BEKERJA dari tarikh perjalanan

Kelulusan khas Kementerian Kewangan

i. Peruntukan Program Khusus

Bertugas ke Luar Negara

ii. Peruntukan Akaun Amanah

/Kumpulan Wang Amanah

i. TIDAK KURANG DARIPADA 35

HARI BEKERJA dari tarikh

perjalanan

ii. TIDAK KURANG DARIPADA 40

HARI BEKERJA dari tarikh

perjalanan

Permohonan yang dikuiri tempoh 5 HARI BEKERJA daripada

kuiri diterima

11.12 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian

Kewangan yang menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus Bertugas

Rasmi ke Luar Negara adalah seperti berikut:

i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 3 orang pegawai;

ii. Tugasan selepas pelawaan tender yang berkaitan dengan

perolehan kerajaan (kelulusan Pegawai Pengawal diangkat oleh

Bahagian Kewangan seterusnya akan diangkat oleh BPL bagi

kelulusan Kementerian Kewangan);

iii. Kekerapan perjalanan maksimum atas tugas rasmi (tidak

termasuk kursus/ latihan) ke luar negara yang dibenarkan dalam

tempoh setahun adalah tiga (3) kali bagi Ketua Setiausaha/ Ketua

Jabatan/ Ketua Agensi dan dua (2) kali bagi pegawai- pegawai

yang lain; dan

iv. Permohonan yang tidak menggunakan waran udara dan tidak

menggunakan Syarikat Penerbangan Nasional/ Negara ke

destinasi yang dituju perlu mengemukakan permohonan ke

Bahagian Kewangan.


38

11.13 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan bukan

Kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta adalah dikecualikan

daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan tetapi hendaklah

mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

11.14 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas kajian/ kertas

kerja/ kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada Bahagian

Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP) sebelum

dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Surat Siaran Kementerian

Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013, Garis Panduan Pembentangan

Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12

Jun 2013 hendaklah digunakan sebagai panduan permohonan.

11.15 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan

Antarabangsa (e-La) di alamat http://apps5.moe.gov.my/ebdha/

menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah

dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian Dasar

dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari bekerja selepas

tarikh balik tugasan rasmi. Satu salinan laporan juga hendaklah dikemukakan

kepada Bahagian Kewangan.

11.16 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan permohonan yang

dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan.

11.17 Bahagian Kewangan tidak akan memproses permohonan perjalanan

bertugas rasmi ke luar negara sekiranya:

i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;

ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;

iii. Peruntukan Bahagian/ Jabatan yang tidak mencukupi; dan

iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.


39

11.18 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal/

Kementerian Kewangan akan menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan

boleh dikenakan tindakan tatatertib.

11.19 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan yang mengandungi:-

i. BORANG PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR

NEGARA

Bahagian/ Jabatan yang ingin membuat permohonan ke luar negara

hendaklah memuat turun format minit kelulusan Pegawai Pengawal

di dalam portal MOE.

ii. BORANG LAMPIRAN A (PERINCIAN PERMOHONAN)

(a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan

(b) Header dan Footer pada borang ini akan ditandatangani oleh

Pegawai Pengawal dengan mencatatkan tajuk program, nama

pegawai (jika ramai, nyatakan jumlah dan senarai pegawai

disertakan sebagai lampiran lain), tempat lawatan dan tarikh

lawatan.

iii. BORANG LAMPIRAN B (IMPLIKASI KEWANGAN)

(a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran implikasi

kewangan yang mengandungi pengiraan keperluan kewangan

berdasarkan kelayakan pegawai bertugas rasmi di luar negara

seperti kelayakan pengangkutan, penginapan, elaun makan

minum, tambang tiket kapal terbang dan lain-lain berkaitan;

(b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi Program

Khusus Luar Negara; dan


40

(c) Lain-lain sumber seperti tajaan, sumbangan persendirian dan lain-lain.

iv. BORANG LAMPIRAN C (SENARAI PESERTA)

Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan peserta

melebihi 3 orang yang menyatakan nama penuh pegawai, gred

jawatan dan tempat bertugas.

v. BORANG LAMPIRAN D (SURAT AKUAN BEBAS DARIPADA

SENARAI HITAM BAHAGIAN BIASISWA DAN PEMBIAYAAN,

KPM)

Mengisi Lampiran D yang mengandungi akuan bebas daripada

senarai hitam bagi penerima biasiswa/ pinjaman pendidikan di

bawah Bahagian Biasiswa dan Pembiayaan, KPM yang disahkan

oleh Ketua Jabatan masing-masing.

vi. BORANG LAMPIRAN E (SENARAI SEMAK PERMOHONAN)

Bahagian/ Jabatan yang memohon hendaklah menyemak

keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan sempurna

sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi

memudahkan perkara ini diproses sebelum dikemukakan untuk

pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal.

11.20 Ketua Jabatan hendaklah merujuk Pekeliling, Surat Pekeliling dan

Surat Edaran seperti berikut dalam menguruskan permohonan bertugas rasmi

ke luar negara:

i. PB1.4 mengenai Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan

Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana

Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan

Anggota Polis);


41

ii. PB2.4 mengenai Perbelanjaan Bagi Perjalanan Tugas Rasmi Ke

Luar Negara;

iii. PB3.1 mengenai Garis Panduan Langkah-Langkah

Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan Bagi Mengawal

Perbelanjaan Awam;

iv. WP2.5 mengenai Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi;

v. PK 2.1 mengenai Perolehan Kerajaan;

vi. SPK Bilangan 4 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah

Berprestasi Tinggi KPM; dan

vii. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan

Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam

Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan Dalam

atau Luar Negara.

11.21 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan persendirian

hendaklah diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012

bertarikh 1 Oktober 2012 berkaitan Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke

Luar Negara Atas Urusan Persendirian Awam Ke Luar Negara Atas Urusan

Persendirian.

12 KELULUSAN PAKEJ

12.1 PERANCANGAN PROGRAM AWAL TAHUN

12.1.1 Setiap Ketua Jabatan hendaklah merancang pelaksanaan

program/ aktiviti pada setiap awal tahun dan mengenal pasti hanya

program/ aktiviti yang benar-benar perlu sahaja dilaksanakan melalui

kemudahan pakej. Program/ aktiviti tahunan hendaklah dimasukkan

dalam Takwim Bahagian/ Jabatan setiap tahun bagi mengelakkan

keciciran dalam pelaksanaan program serta penganjuran pada saat-saat

akhir.


42

12.1.2 Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas rasmi

dan kursus/ latihan di KPM adalah terkandung di dalam Surat Pekeliling

Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2014: Tatacara Penyediaan

Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta

Aktiviti Murid/ Pelajar di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia

(KPM).

12.2 PENGGUNAAN INSTITUT LATIHAN AWAM (ILA)/ PREMIS

KERAJAAN

12.2.1 Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1: Garis

Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan

Kerajaan, semua Bahagian/ Jabatan hendaklah mengutamakan

kemudahan di Institut Latihan Awam (ILA) bagi penganjuran

persidangan/ seminar/ pameran/ kursus dan bengkel.

12.2.2 Bahagian/ Jabatan hendaklah merancang dan membuat

tempahan lebih awal dengan pihak ILA bagi mengelakkan isu tiada

kekosongan tempat.

12.2.3 Ketua Jabatan yang telah berusaha mendapatkan tempahan

dengan pihak Institut Latihan Awam (ILA) lebih awal tetapi tidak berjaya

di atas sebab-sebab tertentu, permohonan pakej di premis swasta

hendaklah disertakan dokumen berikut:

i. Surat permohonan tempahan kepada sekurang-kurangnya lima

(5) ILA; dan

ii. Surat jawapan dari kelima-lima ILA tersebut.

Garis panduan bagi pelaksanaan kursus/ tugas rasmi/ majlis rasmi

di ILA KPM adalah seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling

Kewangan (SPK) KPM Bil.1 Tahun 2016: Pelaksanaan Penggunaan

Kemudahan Di Institut Latihan Awam Di Bawah Kementerian

Pendidikan Malaysia (ILA KPM) Selaras Dengan Dasar

Mengoptimumkan Perbelanjaan.


43

12.3 KEMUDAHAN PAKEJ DI PREMIS SWASTA

12.3.1 Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-Langkah

Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus Tahun 2015, KPM yang

berkuatkuasa pada 1 Oktober 2015 di perenggan 4.4 telah

menyatakan semua permohonan baharu bagi penganjuran program/

aktiviti secara pakej di premis swasta tidak dibenarkan. Arahan ini

akan terus berkuat kuasa bagi tahun 2019 selagi mana perbelanjaan

kemudahan pakej tersebut mengguna pakai peruntukan kerajaan.

Namun, permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini boleh

diberikan sekiranya Bahagian/ Jabatan dapat membuktikan bahawa

harga keseluruhan pakej (termasuk tuntutan perjalanan) bagi

penganjuran program/ aktiviti di premis swasta setara/ lebih rendah

berbanding pelaksanaan di premis kerajaan.

12.3.2 Premis swasta yang dimaksudkan adalah termasuk hotel,

premis badan berkanun dan syarikat berkaitan kerajaan (GLC) yang

mengenakan kadar bayaran penginapan dan makan.

12.3.3 Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa mengira

jumlah kos pakej hendaklah mendapat kelulusan khas Pegawai Pelulus

seperti berikut:

Bil. Kos Pakej Pegawai Pelulus

1. RM50,000 dan ke bawah Setiausaha Bahagian Kewangan

2. RM50,000 ke atas Pegawai Pengawal KPM

12.3.4 Kelulusan khas ini adalah terpakai kepada semua Bahagian/

Jabatan kecuali kepada Bahagian/ Jabatan yang telah mendapat

pengecualian daripada Pegawai Pengawal KPM.


44

12.3.5 Kos-kos selain kos pakej seperti kos tuntutan perjalanan,

sewaan dan lain-lain perbelanjaan hendaklah diambil kira dalam

melaksanakan sesuatu program untuk memastikan kaedah dan

pendekatan yang paling menjimatkan telah dilaksanakan dalam semua

perkara.

12.3.6 Semua program/ aktiviti berbentuk mesyuarat pengurusan

atau latihan bukan fungsian (generic) di peringkat Bahagian atau

bersama agensi-agensi di bawah kawalan Bahagian berkenaan

hendaklah dihadkan kepada sehari sahaja dan dilaksanakan di

premis sendiri atau premis kerajaan.

12.3.7 Sekiranya terdapat sebarang perkara yang berada di luar

daripada peraturan sedia ada, Bahagian/ Jabatan perlu

mendapatkan kelulusan khas daripada Kementerian Kewangan

melalui Bahagian Kewangan terlebih dahulu sebelum permohonan

pakej dikemukakan.

12.4 TATACARA PEROLEHAN PAKEJ

12.4.1 Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi Tatacara

Perolehan Kerajaan Kemudahan Secara Pakej yang sedang berkuat

kuasa di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan PK7.1 dan PK7.2

sebelum mengemukakan permohonan pakej kepada Pegawai

Pelulus. Arahan ini tertakluk kepada sebarang arahan/ peraturan

semasa yang dikeluarkan oleh Kerajaan. Ketidakpatuhan dalam

melaksanakan kaedah perolehan pakej akan menyebabkan

permohonan ditolak dan tidak dipertimbangkan sama sekali.

12.5 SENARAI SEMAK DOKUMEN PAKEJ

12.5.1 Dokumen permohonan yang perlu dihantar hendaklah

lengkap berserta justifikasi yang kukuh dan relevan. Ketua Jabatan


45

boleh merujuk kepada Lampiran IV bagi senarai semak terkini

permohonan pakej dan Lampiran V bagi mengenal pasti senarai

dokumen yang sering dikuiri untuk dijadikan panduan.

12.6 TEMPOH MENGEMUKAKAN PERMOHONAN PAKEJ

12.6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan pakej

yang lengkap dikemukakan kepada Bahagian Kewangan sekurang-

kurangnya 21 hari bekerja sebelum tarikh program.

12.6.2 Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah dikemukakan

pada atau sebelum 1 November 2019 manakala tarikh akhir

pelaksanaan pakej adalah pada 30 November 2019 tertakluk kepada

peruntukan yang mencukupi serta mematuhi peraturan kewangan yang

sedang berkuat kuasa.

12.6.3 Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak

mempertimbangkan permohonan-permohonan pakej yang tidak

releven, tidak lengkap atau lewat dikemukakan.

13 PINJAMAN/ PEMBIAYAAN KEMUDAHAN DALAM PERKHIDMATAN

AWAM

13.1 Pinjaman/ Pembiayaan Kemudahan dalam perkhidmatan meliputi

perkara-perkara berikut:

i) Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan; dan

ii) Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar

13.2 Semua kelulusan Skim Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan dan Skim

Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) hendaklah

direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai yang terlibat.


46

13.3 Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk memastikan

bayaran balik pinjamannya dilakukan menurut peraturan yang telah

ditetapkan. Pihak pelulus adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik

bayaran ansuran dan tunggakan pinjaman/ pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer dan Telefon Pintar (Smartphones).

13.4 Pegawai Pelulus bagi pinjaman/ pembiayaan kenderaan adalah

bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian, Cover-Note/ Sijil Insurans

dan kenderaan yang telah dibeli oleh peminjam (perenggan 15.4, 1PP WP

9.2).

13.5 Pegawai yang diluluskan pembiayaan kenderaan hendaklah

menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-Note/ Sijil Insurans

Komprehensif dan Buku Pendaftaran Kenderaan yang dicatat "Hak Milik

Dituntut Oleh Kerajaan" kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di

dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat di mana

peminjam bertugas. Sekiranya peminjam gagal menyerahkan dokumen-

dokumen tersebut di dalam tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap

sebagai terbatal (perenggan 15.1, 1PP WP 9.2) dan peminjam dikehendaki

untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah diluluskan.

13.6 Ketua Jabatan juga perlu memastikan setiap peminjam memohon

Pelepasan Hak Milik (PHM) kenderaan dibuat sebaik sahaja peminjam

menerima Surat Arahan Berhenti Potongan Gaji yang dikemukakan oleh

Bahagian Kewangan, KPM selaras dengan 1PP WP 9.2 dan WP 9.3.

13.7 Bagi kelulusan pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones),

Ketua Jabatan perlu memastikan peraturan-peraturan dan syarat-syarat

serta tatacara permohonan kemudahan pinjaman/ pembiayaan komputer/

telefon pintar dipatuhi selaras dengan 1PP WP 9.1.

13.8 Pengiraan amaun pembiayaan hendaklah mengambil kira jumlah

potongan bulanan bayaran balik pembiayaan di mana potongan bulanan


47

tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok pegawai dan jumlah semua

potongan gaji pegawai tidak melebihi 60%.

13.9 Pegawai yang diluluskan pembiayaan komputer dan telefon pintar

(smartphones) hendaklah memastikan resit asal pembelian komputer dan

telefon pintar (smartphones), salinan invois yang telah disahkan dan

salinan penyata bank yang menunjukkan bayaran telah dikreditkan ke

akaun peminjam dikemukakan kepada pihak pelulus dalam tempoh 30

hari daripada tarikh EFT. Sekiranya pegawai itu gagal mengemukakan

dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka pembiayaan

tersebut dianggap terbatal (perenggan 8.2, 1PP WP 9.1) dan peminjam

dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah

diluluskan.

13.10 Baki bayaran balik pembiayaan hendaklah diselesaikan

sepenuhnya sebelum pegawai meninggalkan perkhidmatan/ bersara.

Tempoh maksimum pembiayaan hendaklah tidak melebihi tempoh

perkhidmatan pegawai.

13.11 Sebuah buku daftar pinjaman/ pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) mengenai semua

pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua

Jabatan.

13.12 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera sekiranya berlaku

penyelewengan atau kegagalan mematuhi peraturan-peraturan dalam

pekeliling kepada Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan, KPM.

13.13 Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap peminjam dan

pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan pinjaman berkenaan sekiranya

terdapat syarat-syarat dan peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang

ditetapkan tidak dipatuhi.


48

14 PENGESAHAN AKUAN BEBAS BERHUTANG (PENGESAHAN

KEWANGAN)

14.1 Ketua Jabatan diingatkan untuk menghantar borang pengesahan akuan

berhutang (borang pengesahan kewangan) bagi pendahuluan diri dalam dan

luar negeri, pendahuluan diri lebihan emolumen, pendahuluan diri gaji,

pendahuluan diri AP59, tunggakan KWSP dan Pinjaman Kenderaan serta

Komputer kepada Bahagian Kewangan bagi pegawai yang bakal bersara,

pegawai yang telah meninggal dunia dan pegawai yang telah meninggalkan

perkhidmatan awam.

14.2 Pengesahan hendaklah dihantar selewat-lewatnya 6 bulan sebelum

pegawai bersara dan dalam masa tujuh (7) hari bekerja bagi pegawai yang

telah meninggal dunia atau meninggalkan perkhidmatan awam.

Pengesahan akuan berhutang ini bertujuan untuk mengelakkan kesukaran

untuk mengutip semula bayaran hutang dari pesara/ waris setelah pegawai

bersara atau waris telah menerima wang ganjaran.

15 PELANTIKAN PENCERAMAH BUKAN PENJAWAT AWAM/ TRAINING

PROVIDER

15.1 Selaras dengan perenggan 16, 1PP PK2, Ketua Jabatan hendaklah

mengutamakan kepakaran sedia ada di kalangan anggota perkhidmatan

awam/ agensi Kerajaan dan institusi yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai

kepakaran khusus untuk memberi syarahan/ ceramah atau mengendalikan

kursus/ latihan yang diperlukan.

15.2 Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik penceramah bukan

penjawat awam permohonan adalah di bawah kelulusan Ketua Jabatan

masing-masing berdasarkan surat pekeliling KPM.400-9/1/1 JLD.9(9) bertarikh

1 Mac 2017.


49

15.3 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau

pengendalian kursus/ latihan hendaklah menyatakan dengan jelas mengenai

skop perkhidmatan, bidang kepakaran/ kelayakan/ pengalaman penceramah,

jumlah masa syarahan, bilangan peserta dan sebagainya supaya harga yang

ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian.

16 KEMUDAHAN PENDAHULUAN DIRI SEMASA MENJALANKAN TUGAS

RASMI

16.1 Bagi meningkatkan pengurusan kewangan berprestasi tinggi dan

mempercepatkan proses kelulusan kepada pegawai yang memohon

pendahuluan diri, Pegawai Pengawal telah mewakilkan kuasa kepada

Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri/

Institusi untuk meluluskan permohonan pendahuluan diri oleh pegawai masing-

masing.

16.2 Ketua Jabatan adalah diingatkan agar dapat mematuhi peraturan yang

ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan 1PP WP 3.2 – Peraturan dan

Prosedur Pengurusan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel dan

Elaun Makan dan bertanggungjawab untuk memastikan semua pendahuluan

diri dikutip semula selaras dengan arahan oleh pekeliling tersebut.

16.3 Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk memantau kes pegawai yang

gagal membuat tuntutan rasmi untuk membayar balik pendahuluan diri yang

telah diterima. Sekiranya tuntutan tidak dibuat dalam tempoh satu (1) bulan

selepas tarikh tuntutan perlu dibuat, penerima pendahuluan diri akan dikenakan

bayaran penalti 10 peratus (10%) setahun.

16.4 Ketua Jabatan juga perlu mengemukakan satu penyata yang

menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan Diri yang

diluluskan dan hasil pembayaran balik setiap enam (6) bulan kepada

Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan. Jika tiada Pendahuluan Diri

yang diluluskan bagi tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu


50

juga dengan mengemukakan pulangan kosong (nil return). Penyata ini boleh

dikemukakan dengan menggunakan format sepertimana Lampiran B dalam

1PP WP 3.2.

17 PERMOHONAN KELULUSAN PEMBELIAN KEMUDAHAN ALAT

KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN CAJ BULANAN

17.1 Peraturan dan prosedur permohonan kelulusan pembelian

kemudahan alat komunikasi mudah alih dan caj bulanan bagi kegunaan

rasmi di KPM adalah selaras dengan Surat Pekeliling Kewangan (SPK)

Bilangan 2 Tahun 2014: Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi

Mudah Alih, Kementerian Pendidikan Malaysia.

17.2 Kelulusan pembelian kemudahan alat komunikasi mudah alih dan

tuntutan caj bulanan adalah bagi pegawai yang sentiasa memerlukan

panggilan rasmi dibuat dengan serta-merta secara berterusan dan merupakan

bentuk komunikasi yang paling berkesan bagi melaksanakan tugas dengan

cekap.

17.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan bagi kategori

pegawai yang layak sahaja diperakukan serta memastikan Bahagian/

Jabatan mempunyai peruntukan yang mencukupi bagi tuntutan bayaran

balik kemudahan alat komunikasi mudah alih dan caj bulanan.

17.4 Permohonan baharu bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih

hanya akan dipertimbangkan sekiranya tarikh resit pembelian alat komunikasi

mudah alih tersebut telah mencukupi atau melebihi tempoh dua (2) tahun

daripada tarikh kelulusan sebelumnya. Permohonan beserta resit dan

dokumen-dokumen lengkap yang berkaitan hendaklah dikemukakan kepada

Pegawai Pelulus dalam tempoh tiga (3) minggu selepas tarikh pembelian.

17.5 Kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih dan caj

bulanan adalah bagi tujuan rasmi KPM sahaja. Justeru, tarikh pembelian alat


51

komunikasi mudah alih yang kurang daripada 6 bulan sebelum tarikh

pegawai menamatkan perkhidmatan/ bersara tidak akan dipertimbangkan.

17.6 Kelulusan pembelian kemudahan bantuan alat komunikasi mudah alih

hendaklah direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai

yang terlibat.

18 PERMOHONAN KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN

18.1 Perkara-perkara yang berada di luar daripada peraturan sedia ada

dan/ atau memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan hendaklah

diperolehi terlebih dahulu sebelum sesuatu program dilaksanakan.

18.2 Permohonan kelulusan khas berhubung Kawalan Perbelanjaan,

Kawalan Bajet, Perolehan, Kemudahan dan Elaun, Pembayaran di bawah

AP59 dan lain-lain hendaklah dikemukakan dengan lengkap berserta justifikasi

dan dikemukakan kepada Bahagian-Bahagian yang berkaitan untuk mendapat

persetujuan Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa terlebih

dahulu.

18.3 Ketua Jabatan adalah diminta memastikan permohonan diterima oleh

Pegawai Pelulus tidak lewat 3 bulan daripada tarikh program bagi

kelulusan khas Perbendaharaan dan tidak lewat 30 hari bagi kelulusan

khas Bahagian Kewangan, KPM.

18.4 Bahagian Kewangan berhak untuk menolak dan membatalkan

permohonan-permohonan yang tidak lengkap atau lewat dikemukakan.

19 LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

Semua Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan perkara-perkara berikut

dipatuhi:-


52

19.1 Bagi perjalanan luar stesen pula hendaklah mendapatkan kebenaran

Ketua Jabatan/ Bahagian/ PPD/ Ketua PTJ terlebih dahulu bagi tujuan kawalan

perbelanjaan. Bilangan pegawai yang terlibat hendaklah diminimumkan dan

menggunakan kaedah perjalanan yang paling menjimatkan;

19.2 Permohonan baharu/ tambahan untuk penyewaan bangunan, mesin

fotostat, alat siaraya, harta modal ICT dan bukan ICT, khemah, pengangkutan

dan lain-lain hendaklah dikawal;

19.3 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mengawal penggunaan utiliti

seperti air, elektrik, pendingin hawa dan perkhidmatan telekomunikasi dengan

memberi penekanan yang serius dalam pelaksanaan langkah-langkah

penjimatan dan menggelakkan pembaziran;

19.4 Aktiviti yang berbentuk ceremonial hendaklah dikawal dan dilaksanakan

dalam skala sederhana ; dan

19.5 Menubuhkan Jawatankuasa Bantuan Peringkat Sekolah yang

bermesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dalam pemilihan dan

perakuan murid yang layak untuk menerima jenis-jenis bantuan persekolahan

yang berasaskan kriteria kelayakan. Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa

Bantuan Peringkat Sekolah dan laporan mesyuarat hendaklah dikemukakan

mengikut ketetapan seperti berikut :

Bil. Mesyuarat

Tarikh Mesyuarat

di Sekolah

Tarikh Akhir Hantar Laporan ke BKew

Pertama Sebelum 9 Mac 2019 16 Mac 2019

Kedua Sebelum 7 September 2019 14 September 2019


BELANJA

PEMBANGUNAN

(P.63)

DAN

PENGURUSAN

PEMBANGUNAN


53

B. BELANJA PEMBANGUNAN P.63 DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN

1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2019

1.1. Tahun 2019 merupakan tahun keempat kepada RMKe-11 yang

merupakan Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) terakhir dalam

menentukan negara ke arah berpendapatan tinggi menjelang tahun 2020.

1.2. Perbandingan Peruntukan P.63 KPM bagi tahun 2018 dan 2019

mengikut program adalah seperti berikut:

KOD PROJEK

PROGRAM

2018 (RM)

2019 (RM)

PERBEZAAN (RM)

PENDIDIKAN

00101 Pra Sekolah 3,655,800 5,647,400 1,991,600

00102 Rendah Akademik 145,769,800 294,977,300 149,207,500

00201 Menengah Akademik 310,611,000 388,894,700 78,283,700

00202 Sekolah Sukan 11,300,000 10,764,000 -536,000

00203 Sekolah Menengah Berasrama Penuh

16,514,400 28,400,000 11,885,600

00204 Matrikulasi 502,000 1,000,000 498,000

00300 Pendidikan Teknik dan Vokasional

115,235,200 103,867,500 -11,367,700

00700 Pendidikan Guru – Maktab Perguruan

57,100,000 1,050,000 -56,050,000

00800 Rumah Guru 557,200 1,010,000 452,800

00900 Asrama 13,848,900 34,294,000 20,445,100

01000 Pejabat-pejabat Pendidikan

2,500,000

5,950,000 3,450,000


54

KOD PROJEK

PROGRAM

2018 (RM)

2019 (RM)

PERBEZAAN (RM)

01100 Bantuan Modal 3,291,100 3,300,000 8,900

01300 Pendidikan Khas 6,000,000 11,560,000 5,560,000

01700 Program Pembangunan Kokurikulum

- 3,200,000 3,200,000

02200 Dewan Bahasa dan Pustaka

- - -

02300 Institut Aminuddin Baki - 200,000 200,000

03400 Program Pembangunan Sukan

3,951,300 4,371,500 420,200

03504 Ubahsuai Naiktaraf Sokongan Pendidkan

29,751,500 632,763,500 603,012,000

03700

Program Pembangunan Luar Bandar Sabah/Sarawak

74,407,500 148,461,400 74,053,900

04600 Sistem Pengkomputeran Sekolah

11,500,000 3,000,000 -8,500,000

05100 Perabot dan Peralatan 40,000,000 - -40,000,000

01800

Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan

500,000,000 211,917,000 -288,083,000

07000

Bangunan dan Pejabat KPM

95,616,900 90,204,500 -5,412,400

03900

Pembelian Tanah (Pendidikan) Pelbagai Negeri

4,921,800 28,879,800 23,958,000

03502

USNT Menengah Akademik

1,500,000 5,000,000 3,500,000

30000

Asuhan dan Didikan Awal Kanak-kanak (ECCE)

- 8,183,000 8,183,000

JUMLAH PENDIDIKAN

1,448,534,400 2,026,895,600 578,361,200


55

KOD PROJEK

PROGRAM

2018 (RM)

2019 (RM)

PERBEZAAN (RM)

PENDIDIKAN TINGGI

00400 Pendidikan Politeknik 354,094,500 331,373,100 -22,721,400

00500 Universiti Putra Malaysia (UPM)

156,044,000 101,890,000 -54,154,000

00601 Universiti Malaya (UM) 8,000,000 10,000,000 2,000,000

00602 Pusat Perubatan Universiti Malaya (PPUM)

17,590,000 5,000,000 -12,590,000

01500 Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

57,164,800 238,553,000 181,388,200

01600 Universiti Sains Malaysia (USM)

13,730,000 15,600,000 1,870,000

01900 Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

124,207,000 81,807,400 -42,399,600

02000 Kolej Universiti Tunku Abdul Rahman (KUTAR)

- 5,500,000.00 5,500,000

02100 Universiti Teknologi MARA (UiTM)

781,456,900 752,969,400 -28,487,500

02800 Universiti Islam Antarabangsa Malaysia (UIAM)

329,344,400 305,901,800 -23,442,600

02900 Universiti Utara Malaysia (UUM)

34,500,000 42,000,000 7,500,000

04000 Universiti Malaysia Sarawak (UNIMAS)

81,125,000.00 46,275,000 -34,850,000

04200 Universiti Malaysia Sabah (UMS)

1,000,000 31,000,000 30,000,000

04400 Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)

42,093,900 58,757,300 16,663,400

04800 Kolej Komuniti 78,663,800 79,699,000 1,035,200

04903 Universiti Malaysia Pahang (UMP)

32,000,000 27,060,000 -4,940,000

04904 Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)

37,216,000 86,552,600 49,336,600


56

KOD PROJEK

PROGRAM

2018 (RM)

2019 (RM)

PERBEZAAN (RM)

05000 Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM)

98,128,500 98,613,700 485,200

05001 Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM)

47,328,400 63,793,500 16,465,100

05002 Universiti Sains Islam Malaysia (USIM)

41,100,000 54,500,000 13,400,000

05003 Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

16,212,000 40,000,000 23,788,000

05009 Akademi Kepimpinan Pengajian Tinggi (AKEPT)

3,000,000 1,474,700 -1,525,300

05011 Penyelidikan Fundamental

345,000,000 425,350,000 80,350,000

05012 Latihan Penyelidikan Universiti

212,000,000 36,979,900 -175,020,100

05013 Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA)

19,000,000 119,797,100 100,797,100

05014 Universiti Malaysia Kelantan (UMK)

- 8,000,000 8,000,000

05016 Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM)

4,900,000 14,797,400 9,897,400

JUMLAH PENDIDIKAN TINGGI 2,934,899,200 3,083,244,900 148,345,700

JUMLAH ANGGARAN P.63 4,383,433,600 5,110,140,500 726,706,900

2. AGIHAN PERUNTUKAN

2.1. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN

2.1.1. Bahagian Pembangunan akan mengagihkan peruntukan

seawal-awalnya pada 15 Januari 2019 berdasarkan permohonan

tertakluk kepada peruntukan yang telah diluluskan.


57

2.1.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan yang

diterima direkod dan disenggara dalam iGFMAS/ manual. Sekiranya

waran perlu diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah dibuat

dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh waran diterima.

2.2. AGIHAN GERAN PERUNTUKAN KEPADA BADAN BERKANUN

PERSEKUTUAN (UNIVERSITI AWAM)

Bahagian Pembangunan akan menyalurkan geran peruntukan kepada Badan

Berkanun Persekutuan (BBP) secara suku tahunan atau empat (4) kali

setahun berdasarkan kepada surat Kementerian Kewangan

bil.KK/BKP(S)10/718 Jld.4 s.k 2/2009 bertarikh 22 Oktober 2013.

3. PELAKSANAAN PROJEK BAHARU

3.1. Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua Jabatan

hendaklah disertakan dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan dikemukakan

kepada Bahagian Pembangunan (BP) sejurus selepas kelulusan Preliminary

Detailed Abstract (PDA) diperoleh. Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi

Projek Baharu akan dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas permohonan

diterima.

3.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan yang

diterima dikunci masuk ke dalam iGFMAS/ SKALA. Sekiranya waran ini perlu

diagihkan ke JPN/ Agensi berkaitan, Waran Peruntukan Kecil (WPK),

hendaklah dibuat dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh waran

diterima.


58

4. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN

4.1. PENTADBIRAN KONTRAK

4.1.1. Semua projek pembangunan hendaklah diuruskan dengan

cekap, sempurna dan teratur berdasarkan peraturan yang sedang

berkuat kuasa dan syarat yang telah ditetapkan di dalam ikatan kontrak.

Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan dasar-dasar

Kerajaan. Tindakan sewajarnya hendaklah diambil jika pihak perunding

dan kontraktor gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak. Antara

perkara-perkara yang perlu diberi perhatian adalah seperti berikut:

i. Bon Pelaksana;

ii. Jadual Pelaksanaan Kerja;

iii. Tempoh Tanggungan Kecacatan;

iv. Bayaran Pendahuluan;

v. Bayaran Kemajuan;

vi. Arahan Perubahan Kerja;

vii. Perlanjutan/Perubahan Kontrak;

viii. Ganti Rugi Kelewatan;

ix. Denda; dan

x. Penamatan Kontrak

4.2. PELAKSANAAN PROGRAM SKIM LATIHAN MALAYSIA (SLiM)

DALAM PEROLEHAN KERAJAAN

Syarikat/ kontraktor/ perunding yang telah memperoleh kontrak perolehan

Kerajaan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) daripada agensi Kerajaan

termasuk Badan Berkanun Persekutuan, Syarikat Menteri Kewangan

Diperbadankan (MKD) dan Syarikat Berkaitan Kerajaan (GLC) diwajibkan

untuk melaksanakan program SLiM dengan penetapan nilai ambang

(threshold value) berdasarkan sektor yang telah dikenal pasti selaras

dengan 1PP PK 1.2: Pelaksanaan Program Skim Latihan Malaysia (SLiM)


59

Dalam Perolehan Kerajaan. Syarikat hendaklah memperuntukkan sekurang-

kurangnya 1% daripada nilai kontrak bagi melaksanakan program SLiM.

Syarikat yang mendapat kontrak Kerajaan di bawah nilai ambang digalakkan

untuk melaksanakan program SLiM, namun tidak tertakluk kepada penetapan

1% daripada nilai kontrak keseluruhan.

4.3. PEMANTAUAN DAN KAWALAN KEMAJUAN KERJA

4.3.1. Ketua Jabatan hendaklah memantau kerja bagi memastikan

mutu kerja mengikut kontrak dan mengeluarkan arahan berkaitan

pelaksanaan kerja.

4.3.2. Mesyuarat tapak wajar diadakan setiap bulan bagi memantau

dan mengawal kerja serta menyelesaikan masalah di tapak bina. Ketua

Jabatan boleh meminta jadual kerja yang baharu sekiranya kemajuan

kerja sebenar tidak mengikut jadual kerja asal.

4.4. BAYARAN KEPADA KONTRAKTOR

4.4.1. Ketua Jabatan hendaklah menilai kerja yang telah dilaksanakan

dengan sempurna sekurang-kurangnya sekali sebulan. Penilaian perlu

dibuat oleh Ketua Jabatan meskipun tiada tuntutan bayaran dibuat oleh

kontraktor.

4.4.2. Selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)103(a) dan Para 9

di Lampiran 2.0 di bawah 1PP PK2.1 : Kaedah Perolehan Kerajaan,

Ketua Jabatan hendaklah memastikan tuntutan yang sempurna dibayar

dalam tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh dokumen bayaran

yang lengkap diterima.


60

4.5. ARAHAN PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA

4.5.1. Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap

Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai Pengawal

atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Pegawai

Pengawal.

4.5.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT

ini dibuat selaras dengan 1PP PK4.1 – Pentadbiran Kontrak Dalam

Perolehan Kerajaan.

4.6 PERAKUAN AKAUN MUKTAMAD

4.6.1 Selaras dengan Perenggan 5(iii) di bawah 1PP PK4.1 :

Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan Secara Am, Ketua

Jabatan hendaklah memastikan Penyata Akaun Muktamad (Statement

Of Final Account) mula disediakan dalam tempoh 9 bulan daripada

tarikh Perakuan Siap Kerja/Certificate Of Practical Completion (CPC)

bagi kontrak konvensional dan dalam tempoh 12 bulan daripada

tarikh CPC bagi kontrak Reka dan Bina.

4.6.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah

dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan

(DLP) atau Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan/ Completion Of

Making Goods Defects (CMGD) dikeluarkan, yang mana terkemudian.

4.6.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-

dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap kerja yang

telah siap menurut peruntukan kontrak.

4.6.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua

potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak termasuk

jumlah Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan/ Liquidated Ascertain Of


61

Damages (LAD) yang telah dikenakan (sekiranya berkaitan) dan

potongan bagi jumlah bayaran pendahuluan yang telah dibayar kepada

kontraktor dan subkontraktor dinamakan (sekiranya berkaitan).

4.6.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah dikeluarkan

berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang menyatakan baki bayaran

daripada Kerajaan kepada kontraktor atau daripada kontraktor kepada

Kerajaan. Perakuan akaun muktamad mestilah ditandatangani oleh

Pegawai Pengawal.

4.7 PEMATUHAN KEPADA UNDANG-UNDANG

4.7.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pihak perunding dan

kontraktor mematuhi semua undang-undang atau undang-undang kecil atau

apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau

syarikat perkhidmatan awam.

4.7.2 Pihak perunding dan kontraktor hendaklah mengemukakan kepada

Ketua Jabatan segala kelulusan yang diterima oleh pihaknya.

4.8 PEMATUHAN KEPADA PERATURAN KEWANGAN

4.8.1 Ketua Jabatan hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:

i. Arahan Perbendaharaan (AP);

ii. Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya (SAKPKR); dan

iii. 1PP

5. KAWALAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN

5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan dibuat

dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu program/

projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.

Sebarang penyaluran peruntukan atau pembayaran hendaklah berdasarkan


62

kemajuan projek bagi memastikan peruntukan yang telah diberikan dapat

dibelanjakan sepenuhnya.

5.2 Ketua Jabatan diminta untuk mengambil langkah-langkah

meningkatkan keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan

keberhasilan (outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/ projek.

5.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/ projek mengikut

keutamaan, mengelakkan pertindihan program/ projek, menghentikan

program/ projek yang didapati tidak berkesan serta melaksanakan pengagihan

semula sumber-sumber sedia ada seperti peruntukan, perjawatan dan aset.

5.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran kepada

kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan sempurna sepertimana

yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan tatatertib, surcaj atau undang-undang

yang berkaitan akan dikenakan kepada pegawai Kerajaan yang melanggar

peraturan dalam melaksanakan pembayaran.

6. PEMANTAUAN PROJEK DAN PRESTASI BELANJA PTJ

6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat

mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuat kuasa dan dilarang

sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan sesuatu projek

hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.

6.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan setiap

bulan sebanyak dua (2) kali bagi pelaporan untuk tempoh sehingga 15hb

dan sehingga 30hb kepada Bahagian Pembangunan agar pemantauan

dapat dilaksanakan dengan lebih rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah

disertai dengan cetakan laporan iGFMAS/ SKALA yang dengan jelas

menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci masuk ke dalam

sistem.


63

6.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan Negeri/

Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau projek yang

dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya pegawai-pegawai di

peringkat negeri/ daerah tidak berkeupayaan membuat pengawasan, bantuan

bolehlah diperoleh daripada Jabatan Teknikal tempatan.

6.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah

hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan dikemukakan

kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan dan seterusnya

dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan pada setiap bulan.

6.5 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan

pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)

selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis Panduan

Rancangan Malaysia Ke-11 (RMKe-11), 2016-2020: Pertumbuhan

Berpaksikan Rakyat serta pekeliling lain yang berkuat kuasa.

6.6 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek

pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang, Ketua

Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi fizikal dan kewangan Bahagian/

Jabatan masing-masing dalam mesyuarat-mesyuarat berjadual berikut:

i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian

(JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan; dan

ii. Mesyuarat Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pembangunan (P.63) KPM yang akan diadakan sekurang-

kurangnya tiga (3) kali dalam setahun.


64

7. PELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

7.1 PERMOHONAN PINDAH/TAMBAH/TARIK BALIK PERUNTUKAN

7.1.1 Permohonan tambah/ tarik balik peruntukan (jika ada) hendaklah

dilaporkan dalam Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pembangunan P.63 KPM.

7.1.2 Semua permohonan tambah/tarik balik peruntukan hendaklah

dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran Tunai dikemaskini

dan justifikasi lengkap berhubung permohonan yang dibuat. Tarikh

akhir pengagihan peruntukan pembangunan kepada PTJ adalah

sebelum 31 Oktober 2019 (tertakluk kepada pindaan), kecuali

terdapat keperluan mendesak.

7.1.3 Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah dikemukakan

selewat-lewatnya pada 15 November 2019 (tertakluk kepada

pindaan), bagi membolehkan peruntukan tersebut diagih semula

kepada Bahagian/ Jabatan yang memerlukan. Ketua Jabatan yang

gagal untuk melaksanakan permohonan tarik balik sebelum tarikh yang

dinyatakan di atas, bertanggungjawab memberikan justifikasi

kegagalan untuk berbelanja.

7.1.4 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan

yang akan ditarik balik tidak mempunyai komitmen dan mencukupi bagi

membolehkan waran tarik balik dilaksanakan. Waran tarik balik yang

dikeluarkan oleh BP wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem

iGFMAS/ SKALA sebaik sahaja waran diterima.

7.1.5 BP berhak mengambil tindakan untuk menarik balik

peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan atau

terdapat keperluan lain yang mendesak.


PENGURUSAN

PERAKAUNAN


65

C. PENGURUSAN PERAKAUNAN

1. PELAKSANAAN PERAKAUNAN AKRUAN

1.1. Pelaksanaan sistem perakaunan Kerajaan Persekutuan berasaskan

akruan melalui sistem iGFMAS telah dilaksanakan pada 1 Januari 2018.

Pelaksanaan ini adalah menggantikan sistem sedia ada iaitu eSPKB,

eTerimaan dan GFMAS. Pelaksanaan perakaunan akruan sejajar dengan

Dasar Transformasi Sektor Awam dalam Model Ekonomi Baru bertujuan

memantapkan pengurusan fiskal berhemat serta mempertingkatkan

kecekapan pengurusan kewangan dan perakaunan Kerajaan Persekutuan.

1.2. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 11 Tahun 2017

menetapkan polisi peralihan pelaksanaan perakaunan akruan bagi Kerajaan

Persekutuan dan Kerajaan Negeri bagi penggunaan Piawaian Perakaunan

Sektor Awam Malaysia (MPSAS) dalam tempoh peralihan pelaksanaan

perakaunan akruan kerajaan dengan penetapan seperti berikut :

i. Tempoh masa peralihan selama tiga (3) tahun bagi pemakaian kali

pertama Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS)

mulai 1 Januari 2018 hingga 31 Disember 2020;

ii. Polisi peralihan bagi mengakaunkan baki awal aset, liabiliti dan ekuiti

Kerajaan dalam tempoh masa peralihan; dan

iii. Polisi peralihan bagi pengiktirafan, pengukuran dan pendedahan

bagi aset, liabiliti dan ekuiti serta pengiktirafan hasil Kerajaan dalam

tempoh masa peralihan.

1.3 Semua Kementerian/ Jabatan Persekutuan dan Negeri hendaklah

memastikan pematuhan kepada Polisi Peralihan Perakaunan Akruan Kerajaan

dalam tempoh masa peralihan.


66

2. PELAKSANAAN SISTEM MyCOST

2.1. Selaras dengan pelaksanaan perakaunan akruan, fungsi perakaunan

diperluaskan kepada perakaunan pengurusan bagi meningkatkan ketelusan

dan akauntabiliti dalam mengurus sumber sektor awam dan memperkasakan

sistem pengurusan fiskal berhemat.

2.2. Fungsi pengekosan merupakan salah satu di antara lima (5) elemen

bagi perakaunan pengurusan yang bertujuan mengenalpasti kos dalam

menghasilkan barang atau perkhidmatan dan dijangka dilaksanakan pada

tahun 2019 menggunakan sistem MyCOST. Terdapat dua (2) jenis pengekosan

yang akan dilaksanakan iaitu Outcome Based Costing (OBC) dan PTJ Based

Costing (PBC).

2.3. Objektif pengekosan OBC adalah untuk menilai keberkesanan aktiviti

dan program Kementerian bagi mencapai outcome. Kementerian perlu

melengkapkan:

i. Kerangka Pengurusan Prestasi Program (Programme Performance

Management Framework (PPMF) dan Kerangka Pengurusan

Prestasi Aktiviti (Activity Performance Management Framework

(APMF) bagi Bajet Berasaskan Outcome (Outcome Based

Budgeting (OBB);

ii. Menyelaras elemen strategik Kementerian dalam Kerangka OBB;

iii. Menentukan butiran KPI bagi setiap outcome/ output adalah

lengkap;

iv. Kemasukan data sebenar ke dalam Kerangka Pengekosan

Kementerian; dan

v. Maklumat pengekosan diperoleh dan dianalisa.

2.4. Manakala objektif pelaksanaan PBC adalah untuk mengukur kecekapan

organisasi dalam menghasilkan output. PTJ perlu melaksanakan perkara

berikut:


67

i. Menetapkan output utama bagi tujuan pengekosan;

ii. Menentukan komponen kos iaitu kos langsung, kos tidak langsung,

overhead bagi output yang dipilih;

iii. Menentukan amaun kos yang akan diserahkan kepada Aktiviti lain

(Jumlah kos untuk melakukan kerja bagi pihak Aktiviti lain);

iv. Menentukan amaun tetap dan berkait secara langsung dengan

penghasilan output;

v. Menentukan wajaran untuk pengagihan kos dari cost pool kepada

semua output yang dikenalpasti;

vi. Kemasukan data pencapaian sebenar; dan

vii. Hasil maklumat pengekosan diperoleh dan dianalisa.

2.5 Penyelaras Program dan PTJ perlu memastikan keupayaan sumber

dan ketersediaan organisasi untuk melaksanakan fungsi pengekosan ini

serta merujuk kepada arahan yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara

Malaysia (JANM) dan Bahagian Akaun, KPM dari semasa ke semasa.

3. PERAKAUNAN ASET

3.1 Aset dalam perakauan akruan didefinasikan sebagai sumber yang

dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan memberi manfaat

ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka mengalir ke

dalam entiti.

3.2 Had nilai dipermodalkan untuk Aset adalah RM2,000 bagi setiap item.

Aset di bawah RM2,000 setiap item (Aset Bernilai Rendah) hendaklah

dibelanjakan tetapi masih direkodkan dalam daftar Aset untuk tujuan rekod

dan kawalan.

3.3 Nilai aset akan dipaparkan di dalam Penyata Kewangan Kementerian

dimana ia akan mengambarkan nilai yang sebenar kedudukan kewangan bagi


68

setiap kementerian. Oleh yang demikian, semua data aset (sama ada aset

ketara dan aset tak ketara) perlu dilaporkan di dalam Penyata Kewangan KPM.

3.4 Ketua Jabatan perlu memastikan data semua aset tak alih dan aset

alih direkodkan di dalam sistem perakaunan iGFMAS bagi membolehkan

semua data aset dilaporkan dengan nilai yang tepat dan sebenar dalam

Penyata Kewangan KPM.

3.5 Sebarang transaksi yang terlibat bagi aset (perolehan, arahan

penyelesaian, pindahan, pengelasan, penjejasan, pelupusan, pelarasan dan

pembatalan perlu dikunci masuk dengan segera ke dalam iGFMAS selaras

dengan Manual Prosedur Kerja yang telah dimuktamadkan oleh Jabatan

Akauntan Negara (JANM).

4. KOD PERAKAUNAN

4.1 Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut program/ aktiviti

sepertimana Waran Peruntukan yang diterima, manakala semua perbelanjaan

dan terimaan mesti diakaunkan pada kod yang tepat mengikut jenis belanja

dan terimaan seperti yang digariskan dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara

Malaysia Bil 10 Tahun 2017, Carta Akaun Di Bawah Asas Perakaunan Akruan.

4.2 Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ melalui Pusat

Gaji/ Pusat Kos masing-masing.

4.3 Semua PTJ hendaklah menyemak Laporan Kedudukan Vot/ Dana

serta Laporan Belanja dan Hasil bagi memastikan semua urus niaga telah

direkod dan diakaunkan dengan betul. Ini bertujuan bagi memastikan laporan

perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya menggambarkan kedudukan

sebenar.


69

5. PEMBAYARAN BIL DAN PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL

5.1. Arahan Perbendaharaan 103(a) telah menetapkan bahawa semua bil

dan tuntutan perlu dijelaskan pembayarannya dalam tempoh 14 hari dari

tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Ketua Jabatan perlu

memberi perhatian serius dan memantau pembayaran bil supaya tidak berlaku

kelewatan bayaran serta kelewatan bayaran berulang. Bagi tujuan ini, Daftar

Bil hendaklah diselenggara dengan teratur dan Laporan Prestasi Pembayaran

Bil dan Tuntutan (APRPT-035) mesti dihantar kepada Bahagian Akaun melalui

Sistem e-Laporan Bil (https://ebil.moe.gov.my) sebelum atau pada setiap 15

haribulan dan 29 / 30 / 31 haribulan.

6. PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a)

6.1 Pembayaran di bawah AP58(a) semakin meningkat dari setahun ke

setahun. Keadaan ini sangat merugikan KPM kerana ia merupakan

perbelanjaan bagi tahun sebelumnya yang dibayar menggunakan peruntukan

tahun semasa. Ini akan menjejaskan pelaksanaan aktiviti semasa yang telah

dirancang oleh Jabatan/ Bahagian.

6.2 Sehubungan itu, pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dielakkan.

Tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan pembayaran di bawah

AP58(a) 2019 adalah seperti berikut:

i. Tidak membuat komitmen baru selepas 31 Oktober 2019;

ii. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya pada 7

Disember 2019; dan

iii. Menyemak Laporan Tanggungan Belum Selesai Pesanan

Kerajaan dan memastikan semua tanggungan diselesaikan

selewat-lewatnya 7 Disember 2019.

6.3 Bagi bil-bil yang terlibat dengan AP58(a), PTJ hendaklah memohon

kelulusan AP58(a) segera pada awal tahun dan tidak perlu menunggu di


70

saat akhir memandangkan perkhidmatan/ bekalan telah diterima pada tahun

sebelumnya. Permohonan kelulusan pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah

dikemukakan kepada Bahagian Akaun secara online melalui sistem eAP58 di

URL http://10.22.70.43/ehelpdesk/ap58/index.php sebelum atau pada 30

Jun 2019.

7. PEMBAYARAN MELIBATKAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59

7.1 Kes berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang dikenakan

tindakan di bawah AP59 masih banyak berlaku. Tindakan tatatertib, surcaj atau

undang-undang yang berkaitan akan disyorkan terhadap mana-mana warga

kerja KPM yang melanggar peraturan ini. Oleh itu, Ketua Jabatan hendaklah

mengelakkan ketidakpatuhan peraturan seperti berikut:

i. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;

ii. Perolehan tanpa peruntukan; dan

iii. Perolehan tanpa mematuhi tatacara/ peraturan perolehan.

8. PENGURUSAN AKAUN AMANAH

Tarikh Penyerahan Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) Bagi Kumpulan

Wang Amanah/ Akaun Amanah Tahun 2018

8.1 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Sebelum Diaudit

8.1.1 Kementerian Kewangan telah mengarahkan melalui

1Pekeliling Perbendaharaan WP10.4 Tahun 2013 (WP10.4/2013),

para 3.4.8(a) supaya semua Penyata Terimaan dan Bayaran Tahunan

Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah hendaklah disediakan dan

dikemukakan kepada Ketua Audit Negara selewat-lewatnya pada 31

Mac tahun berikutnya. Pihak Kementerian Kewangan dan Jabatan

Akauntan Negara Malaysia (JANM) hendaklah dimaklumkan apabila

penghantaran ini dilakukan.

http://10.22.70.43/ehelpdesk/ap58/index.php


71

8.1.2 Oleh itu, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) bagi tahun

berakhir 31 Disember 2018 serta Penyata Penyesuaian Akaun

Amanah Disember 2018 hendaklah disediakan dengan segera sebaik

sahaja tahun kewangan 2018 berakhir. PTJ perlu mengemukakan PTB

dan Penyata Penyesuaian sebanyak enam (6) salinan asal kepada

Bahagian Akaun (BA). BA akan mengemukakan lima (5) salinan

tersebut ke Ketua Audit Negara (KAN) dan disalinkan surat iringan

bagi penghantaran tersebut kepada pihak Perbendaharaan dan JANM

sebagai pemakluman. Alamat seperti perenggan 7.4.

8.1.3 Format PTB hendaklah menggunakan format yang telah

ditetapkan dalam WP10.4/2013 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah

Yang Ditubuhkan Di bawah Akaun Amanah Seksyen 9, Akta Tatacara

Kewangan 1957 seperti di Lampiran J1.

8.2 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Setelah Diaudit

8.2.1. Pegawai Pengawal Akaun Amanah akan menerima empat (4)

salinan asal PTB yang telah diaudit daripada Ketua Audit Negara (KAN)

dan surat pemakluman pengesahan baki dari KAN. Selaras dengan

WP10.4/2013, para 3.4.8(b), Pegawai Pengawal Akaun Amanah

hendaklah dalam tempoh 30 hari menghantar sesalinan penyata yang

telah diaudit bersama pemerhatian audit (jika ada) kepada

Perbendaharaan, JANM dan BA. Alamat seperti para 7.4 (b) hingga (d).

8.3 Pegawai Pengawal Akaun Amanah perlu mengemukakan tiga (3)

salinan asal Penyata Penyesuaian Akhir Tahun 2018 bagi Kumpulan

Wang Amanah/ Akaun Amanah kepada PTJ, JANM BPOPA dan

Perbendaharaan sebelum 19 Januari 2019 (Jumaat).


72

8.4. Alamat-alamat berkaitan adalah seperti berikut:

(a) Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara

(Cawangan Audit Pendidikan)


Aras 9, Blok E12, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62604 PUTRAJAYA.

(u.p.: Encik Mohd Nasri Bin Mohd Nasir)

(b) Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia


Bahagian Pentadbiran

Aras 4, Blok Selatan, Presint 2

Kompleks Kementerian Kewangan

62592 PUTRAJAYA

(u.p.: En. Tajol Azhar bin Md Tahir)

(c) Akauntan Negara Malaysia

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Bahagian Pengurusan Operasi Pusat dan Agensi

Seksyen Perakaunan Amanah

Aras 3, Lot 2G1A, Presint 2

62592 PUTRAJAYA

(u.p.: En. Roslie Bin Rustam)

d) Ketua Akauntan

Bahagian Akaun




62604 PUTRAJAYA

(u.p.: En. Munir Bin Sheikh Abdul Tawab)

8.5 Sesalinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah perlu

dikemukakan kepada BA untuk makluman dan rekod.


73

9. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

9.1 Tarikh Penyerahan Dokumen Kewangan Akaun Deposit Tahun 2018

9.1.1 Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki, Penyata

Penyesuaian Akaun Deposit dan salinan Laporan FAGLB03 bagi

tahun berakhir 31 Disember 2018 hendaklah disediakan dengan tepat

sebanyak tiga (3) salinan asal kepada BA.

9.1.2 BA akan mengemukakan tiga (3) salinan ke Ketua Audit

Negara (KAN) sebelum 18 Januari 2019 (Jumaat) dan disalinkan

surat iringan bagi penghantaran tersebut kepada pihak

Perbendaharaan dan JANM sebagai pemakluman. Alamat KAN seperti

berikut:

Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara (Cawangan Audit Pendidikan)



62604 PUTRAJAYA

(u/p: En. Mohd Nasri bin Mohd Nasir)

Salinan kepada:

Ketua Unit Akaun dan Amanah, Bahagian Akaun, KPM

9.2 Pewartaan Deposit Yang Tidak Dituntut

9.2.1 Deposit yang telah tamat tempoh pegangan hendaklah

dikembalikan. Walau bagaimanapun, sekiranya deposit tidak dituntut

melebihi 12 bulan dari tarikh akhir pegangan, deposit tersebut

hendaklah diwartakan dengan mengemukakan Lampiran W (Daftar

Deposit Untuk Diwartakan) seperti di Arahan Perbendaharaan 162

kepada BA beserta sebab-sebab deposit tersebut perlu diwartakan.


74

10. PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (KWS)

10.1 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) dan Pengurus Sekolah

hendaklah memastikan segala perbelanjaan dan terimaan sekolah diakaunkan

ke dalam Kumpulan Wang Sekolah (KWS) iaitu Kumpulan Wang Kerajaan

(KWK), Kumpulan Wang Sumbangan Wang Awam (SUWA) dan Kumpulan

Wang Asrama (KWA).

10.2 Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan belanjawan serta

meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan

perakaunan, semua sekolah perlu menggunakan Sistem Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah (eSPKWS). Namun begitu, bagi sekolah yang

masih belum melaksanakan eSPKWS kerana kekangan rangkaian/ talian

internet, sekolah masih boleh menggunakan PATSKOM untuk menjana

Penyata Kewangan Tahunan. Kedua-dua penyata kewangan yang dijana boleh

diterima untuk dimajukan ke Bahagian Audit.

10.3 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata

Kewangan Tahunan KWS disediakan dengan lengkap dan dikemukakan

kepada Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.

10.4 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah membuat pemantauan

yang rapi dan berterusan ke atas semua sekolah bagi memastikan pematuhan

pelaksanaan sistem eSPKWS. Ini sebagai langkah persediaan untuk

mengakaunkan dan mengambil kira KWS di dalam Penyata Kewangan

Kerajaan Persekutuan di bawah pelaksanaan perakaunan akruan yang akan

dikenali sebagai Kumpulan Wang Amanah Sekolah (KWAS).


75

11. PENUTUPAN AKAUN

Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak berlaku sebarang

perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan.

Semua pembayaran bagi tahun 2019 mestilah diselesaikan dalam tahun

kewangan 2019 juga.

PENGURUSAN

PEROLEHAN


76

D. PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN

1. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN

1.1. Perolehan bekalan/ perkhidmatan hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur

dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan yang sedang

berkuat kuasa iaitu:

1.1.1. 1PP/PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan Kerajaan

1.1.2. 1PP/PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan

1.1.3. 1PP/PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan

1.1.4. 1PP/PK 5 Perolehan Secara Elektronik

1.1.5. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri, Bilangan

3 Tahun 2009: Garis Panduan Perlaksanaan Pengurusan Nilai (Value

Management).

1.2. Pengurusan Nilai (Value Management) perlu dilaksanakan bagi program dan

projek yang bernilai RM50 juta ke atas. Walau bagaimanapun, Kementerian dan

Agensi digalakkan menggunakan pendekatan Pengurusan Nilai bagi projek yang

kurang dari RM50 juta dengan syarat ianya tidak menjejaskan pelaksanaan projek

berkenaan. Di samping itu, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri

(UPE, JPM) boleh menetapkan penggunaan pendekatan ini bagi mana-mana

program dan projek yang difikirkan perlu.

1.3. Semua PTJ yang eP-enabled hendaklah memastikan penggunaan sistem

ePerolehan (eP) sepenuhnya bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak

termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui sistem ePerolehan selaras

dengan 1PP PK5.

1.4. Bahagian/ Jabatan hendaklah mendapatkan Surat Setuju Terima (SST) yang

telah ditandatangani oleh syarikat dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) hari atau

tujuh (7) hari atau 14 hari seperti yang dinyatakan dalam 1PP/PK 4.2 Perenggan

9.17.2.


77

1.5. Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00, Jabatan/

Bahagian dikehendaki mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh 30 hari

daripada tarikh pengakuan penerimaan Surat Setuju Terima (SST) oleh syarikat.

1.6. Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender, pelaksanaan

Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan 1PP/PK 1 Perenggan 5

mengenai Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan.

2. PEROLEHAN ICT

2.1. Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti

perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT, pertambahan peralatan

serta pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem aplikasi termasuklah

prasarana rangkaian hendaklah mendapat kelulusan teknikal jawatankuasa

berikut:

i. Jawatankuasa ICT JPN/ JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM bagi

peringkat JPN/ Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi peringkat

Bahagian (perolehan yang bernilai kurang RM50,000);

ii. Jawatankuasa ICT JPN/ JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM bagi

peringkat JPN/ Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi peringkat

Bahagian (perolehan bernilai RM50,000 atau lebih dan kurang dari

RM5 juta); dan

iii. Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA) (bagi perolehan

bernilai RM5 juta atau lebih).

Peraturan ini selaras dengan Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1 Tahun 2016 -

Garis Panduan Tatacara Permohonan Kelulusan Teknikal Inisiatif Teknologi

Maklumat dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam.

2.2 Bagi sebarang permohonan projek/ program rintis ICT yang ingin

dilaksanakan di mana-mana institusi pendidikan KPM haruslah mendapat

kelulusan Bahagian Pengurusan Maklumat.


78

3. PEROLEHAN PERKHIDMATAN

3.1 Dokumen kontrak hendaklah disediakan mengikut format yang telah

ditetapkan dan lengkap dalam tempoh 4 bulan selepas SST ditandatangan

balas oleh syarikat. Selepas dokumen tersebut ditandatangani, penerima

perkhidmatan di Bahagian/ Jabatan/ Institusi/ Sekolah di bawah KPM

hendaklah memastikan kontraktor mematuhi perjanjian tersebut. Bayaran

kepada kontraktor yang telah melaksanakan perkhidmatan boleh dibayar

hingga tiga (3) kali bayaran dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas

keluarnya SST dengan syarat Bon Pelaksanaan telah dikemukakan.

3.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di Bahagian/ Jabatan/

Institusi/ Sekolah di bawah KPM hendaklah diuruskan dengan baik.

Pemantauan secara berkala perlu dilakukan ke atas kontraktor

Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan

Kawasan (KBK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) oleh Ketua

Jabatan/ Ketua Pusat Tanggungjawab/ JPN/ PPD/ Pengetua/ Guru Besar bagi

memastikan kontraktor mematuhi terma-terma dan syarat-syarat yang telah

ditetapkan di dalam dokumen kontrak atau lain-lain arahan Kementerian yang

berkuatkuasa.

3.3 Pengesahan penerimaan perkhidmatan hendaklah dilakukan melalui

Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja sepertimana yang diedarkan melalui

surat no ruj. KPMSP.400-10/8/7 Jld 3 (67) bertarikh 1 Disember 2015 bagi BMB

dan KPM.400-10/8/7 Jld 16 (3) bertarikh 30 Januari 2017 bagi KBK dan PKK

bagi memastikan sama ada pembayaran boleh dibuat secara penuh atau perlu

dipotong atau dikenakan denda. Tindakan akan diambil ke atas pegawai

yang membuat pengesahan bayaran bagi perkhidmatan yang tidak

dilaksanakan.

3.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan hendaklah

dilaksanakan secara bulanan dan penggal bagi memastikan Kerajaan

mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap perolehan yang dilaksanakan.


79

Laporan prestasi kontraktor hendaklah dikemukakan kepada Bahagian

Perolehan dan Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM

hendaklah diadakan secara berkala di semua peringkat PPD, JPN dan

Kementerian.

4. PENYELARASAN FUNGSI KBK DAN PKK

4.1. Bahagian Perolehan bertindak sebagai penyelaras bagi fungsi

perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) dan Perkhidmatan

Kawalan Keselamatan (PKK) di JPN.

4.2. Pihak JPN hendaklah mengemukakan prestasi perbelanjaan bagi

perkhidmatan KBK dan PKK kepada Bahagian Perolehan sebelum/ pada

10hb setiap bulan untuk tujuan pemantauan peruntukan ini.

5. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

5.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-Perolehan dan

Mesyuarat Jawatankuasa Petugas e-Perolehan hendaklah diadakan secara

berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu 1PP/PK5.

5.2 Laporan bulanan Pelaksanaan sistem e-Perolehan, Laporan

Pelaksanaan e-Bidding dan Laporan Integrity Pact hendaklah dikemukakan

oleh Bahagian/ Jabatan kepada Bahagian Perolehan selewat-lewatnya pada

10 haribulan bulan berikutnya.

5.3 Berdasarkan 1PP PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat

Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement Information

System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua maklumat perolehan

Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS secara berterusan, tepat dan

terkini. Bahagian/ Jabatan yang menguruskan perolehan hendaklah

mengemaskini maklumat perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu

bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-


80

projek yang dibiayai melalui peruntukan/ pembiayaan oleh Kerajaan

Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman, pembiayaan

sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/ perbelanjaan. Maklumat

perolehan yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung

Amanah/ Tabung Amal/ Tabung Penyelidikan/ Wang Sumbangan tidak perlu

didaftarkan dalam GPIS. PTJ perlu mengemaskini perolehan masing-

masing ke dalam sistem GPIS kerana prestasi penggunaan GPIS perlu

dilaporkan oleh Bahagian Perolehan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) sebagai salah satu kriteria bagi

pengurusan perolehan Agensi seperti yang dinyatakan dalam 1PP/PK 1.1.


PENGURUSAN

ASET


81

E. PENGURUSAN ASET

1. PEROLEHAN HARTA MODAL YANG LAIN (HMYL) DI BAWAH OS35000

BELANJA MENGURUS

1.1 Semua cadangan pembelian HMYL di bawah OS35000 yang

menggunakan peruntukan Belanja Mengurus perlu melalui BPA bagi

mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal sebelum proses perolehan

dilaksanakan. Sebarang pindaan cadangan pembelian yang diluluskan

melibatkan jenis item dan pertambahan bilangan item perlu dikemukakan

semula untuk pertimbangan kelulusan oleh Pegawai Pengawal selaras dengan

1PP/PB2.2: Pembelian Harta Modal.

1.2 Semua pembelian HMYL hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya

pada 31 Julai 2019 supaya penjimatan daripada peruntukan tersebut dapat

dibelanjakan selewat-lewatnya pada 30 September 2019. Pengecualian boleh

dipertimbangkan bagi kes kecemasan, bencana, ad-hoc serta lain-lain

keperluan mendesak. Baki peruntukan daripada penjimatan yang tiada

keperluan hendaklah dimaklumkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh

selesai perolehan bagi membolehkan waran tarik peruntukan dikeluarkan

sekaligus mengelakkan berlaku isu peruntukan tidak dapat dibelanjakan.

1.3 Ketua Jabatan perlu memastikan setiap item yang dibeli selain

daripada syarikat di bawah Kontrak Panel Berpusat adalah dalam lingkungan

harga yang munasabah dan value for money.

1.4 Pemasangan penghawa dingin yang dibeli menggunakan peruntukan

Belanja Mengurus perlu diperaku oleh Jabatan Kerja Raya (JKR) Cawangan

Mekanikal sebelum dikemukakan melalui BPA untuk pertimbangan kelulusan

oleh Pegawai Pengawal atau Ketua Pengarah Jabatan, Pengarah AKEPT

dan SUB (BPA). Ini selaras dengan 1PP PB2.1: Peraturan Bagi Pemasangan,


82

Penyelenggaraan Dan Penggantian Alat Penyaman Udara Di Bangunan

Kerajaan Persekutuan. Kelulusan Pegawai Pengawal tertakluk kepada ruang

yang dibenarkan untuk pemasangan Sistem Penyaman Udara berdasarkan

Garis Panduan Peraturan bagi Perancangan Bangunan (Edisi Tahun 2015),

Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana

Menteri. Agensi hendaklah memohon kebenaran khas secara terus kepada

Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana

Menteri sekiranya ruang yang dipohon tidak dibenarkan.

1.5 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan secara

manual atau melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPA) bagi agensi

yang telah menggunapakai SPA.

2. PELUPUSAN ASET ALIH

Permohonan pelupusan aset alih oleh agensi hendaklah dikemukakan kepada

Kuasa Melulus seperti yang telah ditetapkan di dalam Akta Perwakilan Kuasa

1956 P.U.(B) 485 bertarikh 27 Oktober 2014. Melalui akta ini, pegawai yang

diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan aset alih adalah seperti berikut:

BIL. PELULUS NILAI PEROLEHAN ASAL

1. Pengarah Negeri/

Timbalan Pengarah

Negeri

Kurang RM50,000.00 per item atau kurang

RM500,000.00 secara agregat.

2. Setiausaha Bahagian

(Pengurusan Aset)

RM50,000.00 dan lebih per item, tidak melebihi

RM200,000.00 atau kurang RM2,000,000.00

secara agregat.

3. Ketua Pengarah Sehingga RM300,000.00 per item atau

RM3,000,000.00 secara agregat

4. Timbalan Ketua

Setiausaha

Melebihi RM200,000.00 sehingga

RM300,000.00 per item, melebihi

RM2,000,000.00 sehingga RM3,000,000.00.


83

BIL. PELULUS NILAI PEROLEHAN ASAL

5. Ketua Setiausaha Melebihi RM300,000.00 sehingga

RM400,000.00 per item, melebihi

RM3,000,000.00 sehingga RM4,000,000.00.

Prosedur dan pelaksanaan pelupusan aset alih Kerajaan adalah tertakluk di

bawah 1PP AM1.1: Pengurusan Aset Kerajaan.

3. KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH

3.1 Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa

Melulus iaitu Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian/ Pengarah JPN bagi

hadiah yang nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000.00. Bagi hadiah

yang nilai setiap satu melebihi RM10,000.00 kuasa melulus ialah Pegawai

Pengawal selaras dengan Surat Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah oleh

Jabatan Kerajaan daripada Pegawai Pengawal kepada Ketua Jabatan/

Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian dan Pengarah JPN rujukan

JPA(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008.

3.2 Bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dan mempercepatkan

proses kelulusan penerimaan hadiah ini, penyelaras permohonan penerimaan

hadiah di KPM adalah seperti di Jadual 1 berikut:

Jadual 1: Penyelaras Permohonan Penerimaan Hadiah di KPM

BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/ JABATAN

BERTANGGUNGJAWAB

1. Aset Alih (kerusi/ meja/ perabot dll),

kenderaan, pengubahsuaian dan

penyelenggaraan.

Bahagian Pengurusan Aset

(BPA)

2. Tambang percuma, saham, tiket

loteri, kemudahan perjalanan,

hiburan, perkhidmatan, keahlian

Unit Integriti (UI)


84

BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/ JABATAN

BERTANGGUNGJAWAB

kelab, apa-apa bentuk diskaun atau

komisen, hamper, barang kemas,

perhiasan, apa-apa pemberian dan

cenderamata

3. Wang Bahagian Kewangan (BKew)

4. Bahan bacaan, buku teks, buku pusat

sumber dan sebagainya

Bahagian Sumber dan

Teknologi Pendidikan (BSTP)

/Urusetia Majlis Buku

Kebangsaan Malaysia

(MBKM)

5. Aset Tidak Alih (Pembinaan

bangunan, stadium, rumah, astaka

dan sebagainya)


(BP)

4. PINDAAN SKOP KERJA PENYELENGGARAAN BANGUNAN

4.1 Sebarang pindaan skop kerja asal penyelenggaraan bangunan di bawah

OS28000 dan OS32000 adalah di bawah Kuasa Melulus Ketua Jabatan

masing-masing mengikut syarat dan had-had yang telah ditetapkan di format di

Lampiran A dalam Pekeliling Perolehan KPM Bilangan 4 Tahun 2009.

5. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN PERBELANJAAN DARURAT

(AP55) DAN PEROLEHAN DARURAT (173.2)

5.1. Perolehan darurat hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur dan

sempurna selaras 1PP PB 3.3 : Garis Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55)

dan Perolehan Darurat (173.2). Proses kerja bagi perolehan darurat ini adalah

seperti di Lampiran VI.

5.2. Darurat ditakrifkan sebagai kejadian yang bersifat kecemasan dan/ atau

luar biasa yang memerlukan tindakan serta merta supaya tidak menjejaskan


85

kepentingan awam, penyampaian perkhidmatan Kerajaan, mengekang

berlakunya kerosakan berterusan dan menyekat penularan wabak dan

seumpamanya. Contoh keadaan darurat adalah seperti berikut:

i. Bencana alam, banjir yang luar biasa, jerebu yang luar biasa,

gempa bumi, tanah runtuh, ribut/taufan dan situasi lain yang

seumpamanya yang memerlukan kerja-kerja pemulihan,

pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan;

ii. Wabak penyakit/penyakit berjangkit yang luar biasa atau wabak

baharu yang memerlukan pembekalan ubat dan perkhidmatan

segera bagi tujuan pembendungan dan kuarantin;

iii. Kebakaran yang mengakibatkan ancaman nyawa atau kerosakan

teruk yang menjejaskan perkhidmatan Kerajaan;

iv. Sistem bangunan yang strategik, sistem komputer dan

seumpamanya yang mengancam keselamatan atau

mengganggu pengoperasian sedia ada dan memerlukan kerja-

kerja pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan atau

pencegahan; dan

v. Ancaman keselamatan nyawa dan harta benda dari dalam atau

luar Negara.

5.3. Pegawai Pelaksana adalah pegawai yang dinamakan berdasarkan had

nilai kontrak seperti di Lampiran B di dalam Akta Kontrak Kerajaan 1949

(Akta 20) (Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2).

5.4. Pegawai Pelaksana bertanggungjawab melaksanakan perbelanjaan/

perolehan darurat. Tanggungjawab Pegawai Pelaksana adalah seperti berikut:

5.4.1. Mendapatkan pengesahan peruntukan dalam menentukan

Perolehan Darurat dilaksanakan secara AP 173.2 ataupun AP 55

daripada daripada pihak berikut mengikut situasi darurat;


86

BIL UNIT/BAHAGIAN JENIS PERUNTUKAN

1 Unit Pengurusan Hartanah (PH),

BPA

Kerja pembaikan

2 Unit Aset Alih (AA), BPA Harta modal

3 Bahagian Kewangan (BKew),

KPM

Selain dari yang di atas

5.4.2. Membuat permohonan darurat kepada Pegawai Pengawal

melalui Setiausaha Bahagian (SUB), BPA dengan menggunakan

kaedah komunikasi paling pantas;

5.4.3. Mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/

Kerja setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal;

5.4.4. Membuat permohonan rasmi pelaksanaan kerja darurat dengan

menggunakan borang Lampiran D seperti dalam 1PP/PB 3.3 Garis

Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55) dan Perolehan Darurat (173.2)

melalui BPA yang akan diangkat kelulusan kepada Pegawai Pengawal;

5.4.5. Menyelia dan memantau bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat;

dan

5.4.6. Memperaku penyiapan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.

5.5. Skop pembekalan, perkhidmatan dan kerja perbelanjaan/ perolehan

darurat hendaklah setakat untuk menampung keperluan/ keadaan darurat

yang berkenaan sahaja. Kementerian/ Jabatan/ Agensi tidak dibenarkan sama

sekali membuat pembelian bekalan untuk simpanan stok.

5.6. Carta aliran perbelanjaan darurat di bawah AP 55 dan perolehan darurat

di bawah AP 173.2 adalah seperti di Lampiran VII.


87

6. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

6.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan hendaklah

diadakan secara berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu

1PP/AM1.1, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan:

6.2 Laporan Integrity Pact hendaklah dikemukakan oleh Bahagian/ Jabatan

kepada BPA selewat-lewatnya pada 10 haribulan bulan berikutnya.

6.3 Berdasarkan 1PP PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat

Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement Information

System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua maklumat perolehan

Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS secara berterusan, tepat dan

terkini. Bahagian/ Jabatan yang menguruskan perolehan hendaklah

mengemaskini maklumat perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu

bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-

projek yang dibiayai melalui peruntukan/ pembiayaan oleh Kerajaan

Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman, pembiayaan

sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/ perbelanjaan. Maklumat

perolehan yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung

Amanah/ Tabung Amal/ Tabung Penyelidikan/ Wang Sumbangan tidak perlu

didaftarkan dalam GPIS.

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA


88

F. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. PERJAWATAN DAN NAZIRAN

1.1 Arahan penempatan pegawai di sesebuah organisasi hendaklah

berdasarkan Waran Perjawatan yang telah diluluskan oleh Kerajaan sama ada

dari segi jumlah perjawatan, gred dan jawatannya. Pihak JPA melalui surat

rujukan JPA(S)NP.134/8/1 Jld.21(55) bertarikh 5 Ogos 2010 menetapkan

bahawa penempatan secara pentadbiran adalah tidak dibenarkan kerana ia

tidak dibuat berdasarkan prinsip rate for the job, menjejaskan struktur

organisasi sedia ada serta turut memberi implikasi dari aspek perkhidmatan

dan kewangan. Ketidakpatuhan pengisian penyandang tanpa berdasarkan

kepada waran perjawatan boleh menyebabkan pegawai yang berkenaan

tindakan tatatertib dikenakan.

2. PEMBEKUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHARU

2.1 Sebarang cadangan pewujudan dan pertambahan jawatan di bawah

Program Baharu dan Peluasan Program Sedia Ada hendaklah dilaksanakan

secara kaedah pindah butiran atau tukar ganti perjawatan sedia ada. Kaedah

pelaksanaan ini adalah berdasarkan kepada keputusan Mesyuarat

Jawatankuasa Kabinet Transformasi Perkhidmatan Awam (JKK-TPA)

Bil.1/2015 bertarikh 05 Mac 2015.

3. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

3.1. Ketua Jabatan bertanggungjawab mengawal perbelanjaan di jabatan

masing-masing. Antara langkah-langkah yang perlu diambil adalah seperti

yang berikut :

3.1.1 Perjawatan

i. Pengurusan perjawatan perlu dilaksanakan dengan

mengambilkira keutamaan untuk mengoptimumkan


89

perbelanjaan Kementerian. Pelaksanaan satu-satu fungsi di

Kementerian/ Jabatan juga perlu dilakukan secara kreatif dan

inovatif agar dapat mencapai tahap produktiviti tertinggi

berdasarkan sumber manusia sedia ada;

ii. Pewujudan jawatan baharu tidak dibenarkan kecuali melalui

kaedah tukar ganti (trade-off) dan pindah butiran

(redeployment) serta tiada implikasi kewangan tambahan;

iii. Pewujudan jawatan baharu bagi jawatan kritikal perlu

dilaksanakan dengan kawalan ketat;

iv. Konsep redeployment mesti diberi keutamaan bagi projek-

projek baharu yang telah siap seperti sekolah, untuk

memastikan agihan penempatan pegawai dibuat berdasarkan

fungsi dan kepakaran;

v. Jawatan kosong yang tidak diisi melebihi dua (2) tahun

hendaklah dimansuhkan;

vi. Pelantikan pegawai kontrak baharu di bawah peruntukan

Objek Sebagai 29000 (OS29000) adalah tidak dibenarkan

kecuali bagi penggantian atau pembaharuan kontrak pegawai;

dan

vii. Pengisian di luar perjawatan termasuk penempatan secara

pentadbiran adalah tidak dibenarkan.

3.1.2 Penyusunan Semula Organisasi/ Penubuhan Badan Berkanun

i. Penyusunan semula organisasi hanya dibenarkan bagi

meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan dengan

syarat tidak melibatkan tambahan bilangan jawatan dan

implikasi kewangan;

ii. Keutamaan penyusunan semula organisasi hendaklah fokus

kepada mengurangkan pertindihan fungsi sama ada di dalam

atau di luar organisasi; dan

iii. Penubuhan badan berkanun/ Companies Listed By

Guarantees (CLBG)/ entiti baharu lain tidak dibenarkan.


90

4. TUNTUTAN BAYARAN PERTUKARAN DAN PENEMPATAN KALI

PERTAMA

4.1 Pegawai dan kakitangan layak dibayar tuntutan pertukaran dan

penempatan sekiranya:

i. Diarah bertukar di atas kepentingan perkhidmatan seperti

kenaikan pangkat dan redeployment (penempatan semula); dan

ii. Pegawai yang baru pertama kali dilantik dalam perkhidmatan

Kerajaan dan diberi penempatan pertama.

4.2 Setelah mengambil kira KEUTAMAAN bagi perkara 4.1, tuntutan

pertukaran/ perpindahan atas permohonan sendiri boleh dikemukakan kepada

Ketua Jabatan pemohon (Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian/

Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri) untuk kelulusan dan pembayaran,

tertakluk kepada peruntukan kewangan sedia ada tahun semasa dan

mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan syarat-syarat seperti

terkandung dalam surat Jabatan Perkhidmatan Awam Bil. JPA (S) 63/163 (30)

bertarikh 23 Ogos 1994 mengenai Tatacara Menimbangkan Permohonan

Bayaran Perpindahan dan Pertukaran Bagi Kes-kes Pertukaran Atas

Permohonan Sendiri.

5. ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG

5.1 Hasrat pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) adalah

sebagai pengiktirafan Kerajaan terhadap pegawai perkhidmatan awam yang

telah memberi perkhidmatan yang bermutu tinggi berdasarkan prestasi

tahunan pegawai. Semua Jabatan/ Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri

dikehendaki mengadakan Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Perkhidmatan Cemerlang selewat-lewatnya sebelum 30 April 2019.

5.2 Bagi pencalonan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun 2018,

semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri perlu mengemukakan Borang

PPC yang lengkap termasuk bukti penglibatan yang disahkan, sebelum atau

pada 31 Januari 2019.


91

6. KENAIKAN PANGKAT

6.1 Dalam mengemukakan sesuatu perakuan pemangkuan/ kenaikan

pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing, Ketua Jabatan

bertanggungjawab untuk :

i. Memastikan pegawai yang diperakukan memenuhi syarat;

ii. Memastikan kesahihan maklumat perkhidmatan pegawai; dan

iii. Mengemukakan perakuan dalam tempoh yang ditetapkan.

6.2 Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang diperakukan

untuk kenaikan pangkat hendaklah disemak dengan teliti berdasarkan Buku

Perkhidmatan Kerajaan (BPK) yang dikemaskini sebelum diperakukan

dalam sistem ePangkat. Di samping itu, Ketua Jabatan juga

bertanggungjawab untuk memastikan kesahihan maklumat terlebih dahulu

sebelum mengemukakan semua dokumen yang diperlukan kepada urusetia

Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pendidikan (LKPPP) di BPSM.

6.3 Perakuan kenaikan pangkat yang tidak lengkap tidak akan dibawa

untuk pertimbangan LKPPP. Manakala, maklumat kenaikan pangkat PPP

yang telah diluluskan oleh LKPPP hendaklah dikemaskini dalam sistem

HRMIS, sistem ePangkat dan BPK.

6.4 Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan tatatertib/ surat tunjuk

sebab di atas ketidaktelitian dan kecuaian dalam urusan memperakukan

pemangkuan/ kenaikan pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing.

7. PENGURUSAN LATIHAN

7.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 mengenai Dasar Latihan Sumber

Manusia Sektor Awam (DLSMSA) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.

2/2005 menetapkan bahawa semua Kementerian/ Jabatan perlu menyedia dan

menyelenggara rekod latihan yang meliputi perancangan, perbelanjaan,


92

penilaian, laporan dan aktiviti kursus/latihan termasuk Pelan Operasi Latihan

(POL). Antara strategi pelaksanaan DLSMSA adalah:

i. Penyediaan peruntukan latihan Kementerian bersamaan sekurang-

kurangnya satu peratus (1%) dari peruntukan emolumen;

ii. Semua anggota Kementerian mengikuti latihan sekurang-

kurangnya tujuh (7) hari setahun; dan

iii. Penubuhan Panel Pembangunan Sumber Manusia Latihan yang

dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian/ Ketua Jabatan

bagi pelaksanaan di peringkat Kementerian/ Jabatan.

7.2 Bagi mencapai kompetensi minimum warga kerja KPM, prestasi

kehadiran melalui pelbagai kaedah latihan hendaklah dititikberatkan walaupun

pelaksanaan dasar tujuh (7) hari latihan telah ditangguhkan JPA sejak tahun

2016. Pegawai KPM perlu menghadiri latihan berdasarkan jumlah hari yang

ditetapkan pada tahun semasa selaras dengan Petunjuk Prestasi Utama

(KPI) Penjawat Tier 2.

7.3 Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil.4/2016 mengenai Dasar Latihan

Sumber Manusia KPM turut disediakan sebagai rujukan mengenai pengurusan

latihan di KPM. Struktur Panel Pembangunan Sumber Manusia (Latihan)


i. Jawatankuasa Latihan Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) di

bawah BPSM;

ii. Jawatankuasa Induk Pembangunan Staf (JIPS) di bawah BPG;

iii. Jawatankuasa Latihan Pembangunan Profesionalisme Keguruan

(JKLPPK) di bawah BPG; dan

iv. Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Kepimpinan Pendidikan

(JKLPKP) di bawah IAB.


93

7.4 Pemakaian butiran terperinci di dalam Pekeliling ini adalah tertakluk

kepada arahan semasa Pegawai Pengawal selaku Pengerusi Panel

Pembangunan Sumber Manusia Latihan (PPSML), KPM.

7.5 Jawatankuasa Latihan hendaklah diwujudkan di semua peringkat

organisasi. Ketua Jabatan hendaklah peka dengan dasar, peraturan serta

arahan terkini yang dikeluarkan KPM. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua

Jabatan untuk membuat penyesuaian terhadap perancangan yang dibuat bagi

mematuhi peraturan kewangan semasa.

7.6 Pelbagai inisiatif telah diperkenalkan melalui blended training approach

yang telah diedarkan kepada semua Ketua Jabatan dan boleh dicapai di laman

Sistem Pengurusan Latihan (SPL) KPM dan Sistem Pengurusan Latihan

(SILAT).Semua Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan warga

kerja di bawah seliaan masing-masing memenuhi syarat keperluan latihan

yang ditetapkan oleh Pengurusan Tertinggi KPM. Latihan melalui E-

Pembelajaran Sektor Awam (EPSA) adalah digalakkan di samping latihan

berbentuk konvensional.

7.7 Semua Ketua Jabatan perlu menggunakan peruntukan latihan yang

sedia ada dengan cekap dan berhemat dengan mengurangkan penggunaan

premis swasta dan memaksimumkan penggunaan premis dalaman KPM atau

institut latihan awam yang lain.

7.8 Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012, semua

pegawai awam lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 diwajibkan

menghadiri Program Transformasi Minda (PTM) bagi tujuan pengesahan

dalam perkhidmatan. Semua Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab

memastikan warga kerja lantikan tetap masing-masing menghadiri PTM dalam

tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun.


94

7.9 Selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan

Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) Bil. 1/2016 pada 5 Februari 2016, semua

Ketua Jabatan bertanggungjawab membida peruntukan latihan bagi

pelaksanaan kursus-kursus fungsian PBG terutamanya yang berkait rapat

dengan bidang tugas dan teras perkhidmatan Bahagian. Ini termasuk

perancangan dan pelaksanaan latihan berkaitan kewangan dan akaun yang

perlu dilaksanakan oleh Bahagian/ Jabatan masing-masing dengan

menggunakan peruntukan sedia ada.

7.10 Pusat Tanggungjawab II yang menerima peruntukan latihan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Latihan sebelum 10 hari

bulan, bulan berikutnya kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang

menurunkan peruntukan agar pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih

rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai dengan cetakan laporan

iGFMAS yang jelas menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci

masuk ke dalam sistem.

7.11 Semua Jawatankuasa Latihan perlu mengenal pasti dan mengumpul

semua bentuk perbelanjaan yang digunakan bagi tujuan latihan selain

peruntukan POL yang diterima. Maklumat latihan dan jumlah peruntukan yang

perlu direkodkan merangkumi:

i. Latihan kurang daripada tiga (3) bulan; dan

ii. Hanya mengambil kira peruntukan daripada Kerajaan Malaysia.

7.12 Maklumat ini hendaklah dikemukakan pada awal bulan Julai dan

Disember setiap tahun kepada:

i. BPSM bagi PBG (selaku Urus Setia JKLPBG yang dipengerusikan

oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan); dan

ii. BPG bagi PPP (selaku Urus Setia Jawatankuasa Induk

Pembangunan Staf (JIPS) yang dipengerusikan oleh Ketua

Pengarah Pelajaran Malaysia).


95

7.13 Mesyuarat PPSML Bil. 1/2017 telah menetapkan bahawa mana-mana

Jawatankuasa Latihan yang tidak dapat mengoptimumkan peruntukan latihan

yang diturunkan perlu menyalurkan peruntukan yang ada kepada

Jawatankuasa Latihan yang lain bagi meningkatkan prestasi keseluruhan

perbelanjaan latihan KPM yang menjadi KPI Generik Penjawat Tier 1.

Jawatankuasa Latihan perlu mendapatkan kelulusan untuk membuat

penjajaran daripada Pengerusi Jawatankuasa Latihan terlebih dahulu dan

permohonan ini perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan untuk dibuat

pindah peruntukan.

7.14 Semua Ketua Jabatan juga perlu merujuk kepada Pekeliling

Perkhidmatan KPM Bilangan 4 Tahun 2014: Penggunaan Sistem Pengurusan

Latihan Kementerian Pendidikan Malaysia yang berkuatkuasa mulai 7

November 2014. Semua pihak perlu menggunakan sepenuhnya SPLKPM dan

memastikan semua bentuk latihan dan sesi pembelajaran dalam pelbagai

kaedah direkodkan ke dalam sistem tersebut, termasuk sesi pementoran

Ketua Jabatan dengan warga kerja masing-masing.

7.15 Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan data warga kerja dikemas

kini dari semasa ke semasa di dalam SPLKPM, terutamanya bagi warga kerja

yang berstatus ‘tidak aktif’ kerana tidak bertugas melebihi enam (6) bulan

seperti cuti belajar, cuti tanpa gaji, cuti sakit berpanjangan dan sedang dalam

tindakan tatatertib.

7.16 Pembentangan Bajet 2017 pada 21 Oktober 2016 menetapkan bahawa

kemudahan Cuti Belajar Bergaji Penuh Dengan Biasiswa yang sebelum ini

hanya ditawarkan kepada Kumpulan Pengurusan dan Profesional, kini turut

diberikan juga kepada Anggota Kumpulan Pelaksana (PBG dan PPP). Melalui

surat edaran bertarikh 21 Ogos 2017, JPA telah menetapkan bahawa tiada

pengisian jawatan sepanjang tempoh pengajian bagi pegawai-pegawai yang

diperakukan oleh Ketua Jabatan dan ditawarkan kemudahan ini bagi sesi

pengajian yang akan bermula pada tahun 2018. Sekiranya perlu,


96

penanggungan kerja boleh dilakukan oleh pegawai-pegawai dalam jawatan

yang dibenarkan agar tidak menjejaskan fungsi utama Bahagian/ Jabatan.

Ketua Jabatan dimohon untuk mengambil perhatian terhadap perkara ini

supaya tidak menjejaskan penyampaian perkhidmatan KPM. Ketua Jabatan

juga dimohon sentiasa prihatin akan makluman terkini yang akan dipanjangkan

oleh BPSM mengenai urusan ini.

7.17 Bagi pelaksanaan kursus Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)

Perkhidmatan Bukan Guru (PBG) di bawah KPM, Bahagian/ Jabatan boleh

merujuk Pelan Latihan AKP yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM). Ia merupakan sumber rujukan asas dan panduan

dalam melaksanakan kursus mengikut kesesuaian dan keutamaan masing-

masing, tertakluk kepada peruntukan yang diterima.

8. PENGURUSAN MAKLUMAT

8.1 Maklumat perkhidmatan seseorang pegawai adalah amat penting dalam

urusan sumber manusia. Data perkhidmatan pegawai yang disimpan di dalam

HRMIS mempengaruhi pelaksanaan atau polisi sumber manusia yang

dihasilkan oleh Agensi Pusat, mahupun Kementerian. Kesan secara langsung

kepada perkhidmatan pegawai secara perseorangan atau berkelompok adalah

bergantung kepada integriti data yang dikemas kini di dalam sistem sumber

manusia.

8.2 Pelaksanaan modul-modul dan proses HRMIS adalah amat penting di

dalam memberikan jaminan tersebut. Penggunaan modul-modul dalam HRMIS

akan memastikan data yang dikemaskini, diteliti bukan sahaja di peringkat

Kementerian, tetapi oleh Ketua Jabatan, pentadbir sumber manusia dan

pegawai pemilik data tersebut.

8.3 Selaras dengan hasrat agensi pusat supaya pelaksanaan modul-modul

HRMIS dilaksanakan sehingga ke seluruh peringkat Kementerian, Ketua

Jabatan hendaklah memastikan pencapaian pelaksanaan HRMIS di Jabatan


97

masing-masing mencapai tahap optimum. Pelaksanaan HRMIS bagi tahun

2019 yang perlu diambil perhatian adalah:-

i. Pelaksanaan Perisytiharan Harta melalui HRMIS bagi semua

kakitangan yang belum mengisytiharkan harta di dalam HRMIS

sebelum 31 Disember 2019;

ii. Pengisian SKT 2019 melalui HRMIS sebelum 31 Julai 2019;

iii. Pengesahan pencapaian sebenar SKT dan Pelaksanaan Laporan

Nilaian Prestasi Tahunan 2019 sebelum 14 Februari 2020;

iv. Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan 2019 sebelum 31

Disember 2019; dan

v. Pelaksanaan pemurnian data rekod peribadi dan profil perkhidmatan

sebelum 31 Disember 2019.

8.4 Bagi pelaksanaan HRMIS pada tahun 2019, peruntukan yang

sewajarnya akan diagihkan melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

kepada Bahagian/ Jabatan/ Agensi mengikut keperluan. Peruntukan tersebut

adalah sewajarnya digunakan bagi mencapai maksud tersebut.

8.5 Bagi memastikan maklumat perjawatan selari dengan waran perjawatan

yang diperuntukkan oleh agensi pusat, sebarang pewujudan jawatan tambahan

di dalam HRMIS yang di luar waran atau di luar penyata perjawatan yang

dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia adalah tidak

dibenarkan. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan bagi memastikan

penempatan penyandang di agensi masing-masing adalah mengikut

perjawatan yang betul seperti mana yang telah diluluskan melalui waran

perjawatan/ penyata perjawatan sekolah.

9. BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN (BPK)

9.1 Ketua Jabatan di Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat

Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah bertaraf PTJ adalah bertanggungjawab

untuk memastikan BPK diurus dan diselenggara dengan teratur, lengkap dan


98

terkini sepertimana yang dinyatakan di dalam Pekeliling Perkhidmatan, Bil

15/2008.

9.2 Bagi tujuan untuk memantapkan pelaksanaan dan pematuhan

pengemaskinian BPK, penguatkuasaan ke atas pengemaskinian BPK di bawah

seliaan Bahagian/ Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/ Pejabat Pendidikan

Daerah (PPD)/ Sekolah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) perlu

dilaksanakan seperti berikut:-

i. Mengemukakan laporan secara tetap 2 kali setahun bagi

pemantauan dan pengurusan BPK;

ii. Hanya BPK pegawai yang teratur dan dikemaskini sahaja yang

layak dipertimbangkan untuk urusan kenaikan pangkat;

iii. Mengadakan ‘Hari Semakan BPK’ sekurang-kurangnya 2 kali

setahun bersama pemilik bagi membenarkan pemilik menyemak

maklumat dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung

di dalamnya; dan

iv. Memastikan penghantaran keluar/ penerimaan masuk BPK

pegawai yang berpindah tempat bertugas dihantar/ diterima tidak

lewat dari 3 bulan dari tarikh pegawai bertukar.

9.3 Pelaksanaan langkah penguatkuasaan ini adalah penting bagi

memastikan setiap Bahagian/ Jabatan/ PPD/ Sekolah dapat mengurangkan

bilangan BPK yang belum dikemaskini. Kegagalan dalam mengemaskini BPK

secara efektif akan mengundang pelbagai isu perkhidmatan seperti pengesahan

dalam perkhidmatan, kenaikan pangkat, pergerakan gaji, tatatertib, persaraan

dan sebagainya.

10. PENGAMBILAN GURU GANTI

10.1 Pengambilan guru ganti boleh dilaksanakan dengan pelantikan secara

Pekerja Sambilan Harian (PSH) berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

3 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pengambilan Pekerja Sambilan Harian

(PSH).


99

10.2 Tempoh perkhidmatan hendaklah tidak melebihi tiga (3) bulan. Walau

bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan perkhidmatan, tempoh

berkenaan boleh dilanjutkan oleh Ketua Jabatan sehingga maksimum tiga (3)

bulan lagi.

10.3 Pembayaran upah guru ganti adalah di bawah OS29000 dan guru ganti

berkenaan tidak boleh dibayar Elaun Lebih Masa, tidak layak menerima faedah

persaraan tetapi boleh mencarum dalam Skim Kumpulan Wang Simpanan

Pekerja (KWSP) mengikut peraturan berkuatkuasa. Guru ganti ini juga tidak

layak dibayar upah bagi cuti mingguan, cuti kelepasan am dan hari yang

mereka tidak hadir bertugas.

10.4 Guru ganti hanya boleh dilantik sekiranya tempoh kekosongan melebihi

daripada 30 hari. Sementara bagi kelas-kelas peperiksaan, Ketua Jabatan

boleh mempertimbangkan pelantikan guru ganti sekiranya tempoh kekosongan

melebihi 14 hari tertakluk kepada peruntukan sedia ada.

10.5 Kadar yang disyorkan adalah sebanyak RM54 sehari. Kadar bayaran

sebanyak RM72 sehari boleh dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan sekiranya

peruntukan adalah disahkan mencukupi bagi menampung keperluan

keseluruhan bagi guru ganti sehingga akhir tahun 2019. Ketua Jabatan perlu

merasionalisasi pelantikan guru ganti dan mengoptimumkan perbelanjaan sedia

ada dan menggunapakai kaedah-kaedah lain seperti kelas ganti dan

penyusunan semula jadual alternatif kepada kaedah guru ganti.

10.6 Keutamaan pelantikan guru ganti hendaklah dibuat di kalangan calon-

calon yang memiliki kelayakan Ijazah Sarjana Muda Pendidikan atau Ikhtisas

Pendidikan.


76

PENGURUSAN

AUDITAN


100

G. PENGURUSAN PENGAUDITAN

1. Pengurusan audit dalam

1.1 Bahagian Audit akan melaksanakan pengauditan bagi

pematuhan pengurusan kewangan, penilaian prestasi, pengurusan

perolehan, projek-projek pembangunan, program dan aktiviti KPM untuk

memastikan kecekapan dan keberkesanan pengurusan Kementerian

dan PTJ.

2. Pengurusan teguran audit

2.1 Teguran audit perlu dijawab dalam tempoh 30 hari dari tarikh

laporan diterima dan tindakan pembetulan dibuat secara menyeluruh

dan disusuli sehingga selesai.

3 Pengurusan Audit Kendiri KPM.

3.1 Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia melalui

surat KPM.400-12/3/9 Jld. 2 bertarikh 19 September 2018 telah

mengeluarkan surat arahan kepada semua Ketua Jabatan/ Bahagian

untuk melaksanakan Penilaian Pengurusan Kewangan Kendiri (PPKK).

Ini sebagai initiatif preventive countermeasures bagi pematuhan

terhadap Arahan Perbendaharaan dan prosedur semasa serta

menggalakkan self assessment oleh semua Ketua Jabatan/ Ketua Pusat

Tanggungjawab (PTJ).

3.2 Melalui pelaksanaan PPKK, prestasi pengurusan kewangan

setiap Bahagian/ Jabatan/ PTJ boleh dinilai berdasarkan kepada tahap

pematuhan terhadap peraturan kewangan/ pentadbiran berhubung

dengan kriteria berdasarkan elemen yang telah ditetapkan.


101

3.3 Elemen pengurusan kewangan yang dinilai adalah Kawalan

Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perolehan,

Kawalan Perbelanjaan, Kawalan Pengurusan Aset Dan Stor dan

Kawalan Pengurusan Kenderaan Kerajaan.


102

PENUTUP

Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pematuhan sepenuhnya APP

2019. Pematuhan APP ini dapat melancarkan tadbir urus pengurusan kewangan,

pembangunan, perakaunan, perolehan, sumber manusia serta pengauditan di semua

peringkat organisasi dan seterusnya meningkatkan sistem penyampaian

perkhidmatan di KPM.

LAMPIRAN


103

LAMPIRAN I

SENARAI AKTIVITI DI BAWAH PROGRAM KHUSUS

Bil. Butiran Aktiviti

1. 080100 Bertugas ke Luar Negara Sektor Pendidikan

2. 080200 Memartabat Bahasa Malaysia dan Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

3. 080300 Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM

4. 080400 Tanah dan Pembaikan Tanah

5. 080500 Penyelenggaraan Genset

6. 080600 Penyelenggaraan Telaga Tiub

7. 080700 Penyelenggaraan Solar Hibrid

8. 080800 Emolumen Kakitangan Kontrak

9. 080900 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMBK)

10. 081000 Bantuan Geran Per Kapita (PCG)

11. 081100 Bantuan Sukan (BS)

12. 081200 Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh

13. 081300 Bantuan Makanan Asrama (BMA)

14. 081400 Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia (RMT1M)

15. 081500 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform

16. 081600 Perjalanan dan Pengangkutan Murid Asrama

17. 081700 Bantuan Jaket Keselamatan

18. 081800 Kelas Dewasa Orang Asli Penan

19. 081900 Bantuan Makanan Prasekolah

20. 082000 Bantuan Geran Per Kapita Prasekolah (PCG Prasekolah)

21. 082100 Pembelian Buku Teks

22. 082200 Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)

23. 082300 Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa

24. 082400 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)

25. 082500 Skim Biasiswa Sukan

26. 082600 Elaun Pra Universiti


104

Bil. Butiran Aktiviti

27. 082700 Pengurusan Sukan

28. 082800 Program Teach For Malaysia

29. 082900 Program Sekolah Amanah

30. 083000 Biasiswa Perguruan Persekutuan

31. 083100 Sekolah Transformasi

32. 083200 Inisiatif PPPM

33. 083300 Bantuan Awal Persekolahan

34. 083400 Bertugas ke Luar Negara Pendidikan Tinggi

35. 083500 Emolumen Kakitangan Kontrak Pendidikan Tinggi

36. 083600 Air Kokol

37. 083700 Ubat-ubatan Hospital Pengajar

38. 083800 Biasiswa Pendidikan Tinggi

39. 083900 Pelarasan Emolumen dan Kenaikan Pangkat Pendidikan Tinggi


105

LAMPIRAN II

SENARAI FUNGSI UTAMA BAGI PENUBUHAN PTJ

BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

1. Pengurusan Bajet Penyediaan Bajet Tahunan

Pengagihan peruntukan, tambahan atau pindah

peruntukan

Pemantauan terhadap Prestasi perbelanjaan

Pelaksanaan dan penilaian Outcome Based

Budgeting

Pengurusan maklumat kos dan output

2. Pengurusan

Perolehan

Pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan

(perunding dan bukan perunding) dan kerja

Pelaksanaan dan pemantauan penggunaan sistem

ePerolehan dan sistem-sistem lain berkaitan

perolehan Kerajaan

Pentadbiran kontrak perolehan

3. Pengurusan

Kewangan dan

Akaun

Pengurusan Permohonan Pinjaman Kenderaan,

Komputer dan Pendahuluan Diri/ Pelbagai

Pengurusan Panjar

Penyediaan Laporan Kewangan dan Akaun

Penyediaan Penyata penyesuaian

Pengurusan Dokumen Kewangan dan Perakaunan

Pengurusan Kehilangan Wang Awam

Pengurusan Pertanyaan Audit

Pengurusan Aset dan Stor

4. Pembangunan dan

Pemantauan Projek

Pengurusan Projek Pembangunan

Pengoperasian Sistem Pemantauan Projek

Penyelenggaraan Akaun Wang Pendahuluan

Kontraktor – Akaun Belum terima (ABT)

Penyelenggaraan Akaun Deposit Wang Jaminan

Pelaksanaan – Akaun Belum Bayar (ABB)


106

BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

5. Pengurusan

Kumpulan Wang

Amanah/ Akaun

Amanah/ Deposit

Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun

Amanah/ Deposit

Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah

Pengurusan Rekod dan Lejar Subsidiari

Penyediaan penyata dan laporan kewangan

Pengurusan terimaan sumber dan perbelanjaan

Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah mengikut

Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah

6. Pengurusan

Terimaan dan

Bayaran

Pengurusan Bayaran

Pengurusan Akaun Belum bayar (ABB)

Pengurusan Akaun Belum terima (ABT)

Pengeluaran bil/ invois

Pengurusan Akaun Subsidiari


107

LAMPIRAN III

PENYELARAS BAGI PERMOHONAN PERUNTUKAN PROGRAM KHUSUS

BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA (090100) TAHUN 2019

BAGI SEMUA BAHAGIAN/JABATAN

BIL BAHAGIAN/JABATAN

PENYELARAS JENIS PROGRAM

1. Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA)

Mesyuarat/Persidangan Berkala/Berjadual yang wajib dihadiri oleh YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/Pegawai-pegawai Kanan/Wakil KPM. Semua Bahagian yang terlibat perlu mengemukakan permohonan melalui BDHA.

2. Bahagian Pendidikan Sukan dan Seni

Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM/guru pengiring/pelatih dan pelajar untuk aktiviti-aktiviti seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat antarabangsa.

3. Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP)

Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/TKSU)

4. Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)

Persidangan dan mesyuarat berhubung

pembangunan dan penyelidikan di dalam bidang

pendidikan di peringkat antarabangsa. Contohnya

Menghadiri Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan

Kebangsaan Trends in Mathematics and Science

Studies (TIMSS).

5. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)

Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Bukan Guru.

6. Bahagian Pembangunan Profesionalisme

i) Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Guru. Contohnya Menghadiri Mesyuarat dan Kursus National Project Manager, National Data Manager and Assistant Data Manager bagi Kajian Antarabangsa Teaching and Learning International Survey (TALIS).

ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.


108

BIL BAHAGIAN/JABATAN

PENYELARAS JENIS PROGRAM

7. Bahagian Kewangan (BKew)

Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan/ Bahagian di KPM bagi lawatan kerja yang penting dan tidak berkala/ad hoc.


109

LAMPIRAN IV

SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN PENYEDIAAN KEMUDAHAN SECARA PAKEJ

NAMA JABATAN : NAMA PROGRAM : TARIKH : TEMPAT :

BIL. PERKARA ADA

()

TIADA

(x)

1. Surat iringan daripada pemohon

2. Borang KEW-Pakej sebanyak 1 salinan yang lengkap iaitu:-

i. Nama / tarikh / tempat program

ii. Tujuan dan objektif program yang jelas

iii. Jumlah bilik penginapan dan peserta yang tepat

iv. Nyatakan sewaan yang terlibat sekiranya ada

v. Sumber kewangan diisi selengkapnya

vi. Pengesahan Unit Kewangan

vii. Pengesahan Ketua Jabatan

3. Justifikasi keperluan mengadakan pakej di premis swasta

4. Justifikasi pakej melebihi hari yang ditetapkan (jika berkaitan)

5. Justifikasi pakej dibuat di luar zon pemohon (jika berkaitan)

6. Justifikasi lewat memohon pakej (jika berkaitan)

7. Surat permohonan dan jawapan tempahan ILA dari sekurang-kurangnya 5 ILA

8. Jadual Perbandingan Kelayakan Pegawai

i. Senarai nama disusun ikut kekananan

ii. Nyatakan sekiranya melibatkan urus setia/penceramah/ fasilitator

iii. Jarak ibu pejabat peserta ke tempat program melebihi 25km

9. Jadual program yang terperinci

10. Salinan sebut harga hotel sebanyak;

i. 3 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke bawah

ii. 5 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke atas

11. Salinan Minit Jawatankuasa Penilaian Pakej

12. Salinan Minit Jawatankuasa Sebut Harga bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM50,000 sehingga RM500,000

13. Salinan Minit Lembaga Perolehan bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM500,000

14. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang perkhidmatan di bawah kod kepala/sub-kepala yang berkaitan bagi perolehan perkhidmatan secara pakej

15. Salinan surat kelulusan khas Perbendaharaan/BKew (jika berkaitan);

i. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta melebihi syiling 1PP

ii. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta bukan penjawat awam

iii. Kelulusan penceramah bukan penjawat awam

iv. Lain-lain kelulusan yang berkaitan


110

LAMPIRAN V

PERKARA YANG SERING DIKUIRI DALAM PERMOHONAN PAKEJ

1. Justifikasi Permohonan i. Tujuan program dilaksanakan dan apakah objektif yang ingin dicapai

tidak jelas atau tiada. ii. Justifikasi kenapa program perlu dilaksanakan menggunakan

kemudahan secara pakej tidak jelas atau tiada. iii. Justifikasi kenapa perlu dibuat di premis swasta tidak jelas atau tiada. iv. Tambahan justifikasi (sekiranya berkaitan) tidak dinyatakan seperti

berikut;

a. Justifikasi lebih hari (lebih dari 3 hari 2 malam); b. Justifikasi lewat mohon (kurang dari 21 hari); dan c. Justifikasi pakej dibuat luar zon.

2. Jadual Program i. Tarikh Program yang dinyatakan berbeza dengan tarikh di dalam Borang

Kew-Pakej. ii. Tidak terperinci (terlalu umum atau tidak jelas). iii. Tidak menyatakan nama penceramah bagi setiap slot bagi pakej

kursus/latihan. iv. Pengisian tidak sesuai dengan tajuk dan objektif program (contoh: Pakej

mesyuarat tetapi pengisian berbentuk kursus).

3. Perincian penginapan, makan, sewaan dan tuntutan perjalanan i. Bilangan peserta dan bilangan penginapan/makan tidak sama dengan

Jadual Perbandingan atau sebaliknya. ii. Kesilapan mengira kos. iii. Kos sewaan (dewan, bas dan lain-lain) tidak dinyatakan.

4. Sumber Kewangan

i. Tidak diisi dengan lengkap atau jumlah kos silap diisi. ii. Kos pakej tidak sama dengan kiraan sebenar di Jadual Perbandingan

Kelayakan atau sebaliknya.

5. Pengesahan Ketua Jabatan i. Tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. ii. Jika Ketua Jabatan tiada, perlu disertakan surat menanggung

kerja/menjalankan tugas.

A. BORANG KEW-PAKEJ


111

1. Senarai Nama i. Senarai nama tidak disusun mengikut kekananan ii. Senarai nama peserta yang berulang di dalam pakej. iii. Tidak dinyatakan siapa penceramah/fasilitator dan urus setia.

2. Nama Ibu Pejabat Peserta tidak dinyatakan dengan lengkap. Perlu dinyatakan

nama sekolah sekiranya peserta dari sekolah.

3. Jarak Ibu Pejabat (JIP)

i. JIP peserta kurang daripada 25km (setelah semakan dibuat walaupun dinyatakan melebihi 25km) tidak layak dimasukkan dalam pakej.

ii. JIP peserta ke tempat kursus/ tugas rasmi tidak tepat atau salah.

4. Jumlah keseluruhan kos yang terlibat tidak dikira dengan betul.

5. Kadar pakej melebihi kadar siling KPM.

6. Jenis pengangkutan tidak dinyatakan menggunakan kenderaan sendiri/kapal terbang atau kenderaan jabatan.

1. Butiran di dalam sebut harga syarikat tidak sama dengan maklumat di dalam Borang KEW-Pakej. Antara maklumat yang sering dikuiri adalah: i. Tarikh program; ii. Bilangan Peserta; iii. Kadar Bilik; dan iv. Jumlah bilik

2. Tiada sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dan kod

bidang berkaitan.

3. Tidak mengemukakan salinan sebut harga syarikat yang terlibat dalam penilaian atau kajian pasaran seperti berikut: i. Kos pakej kurang daripada RM50,000, perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 3 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih); dan ii. Kos pakej lebih daripada RM50,000 perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 5 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih).

B. JADUAL PERBANDINGAN KELAYAKAN PEGAWAI

C. SALINAN SEBUT HARGA SYARIKAT (QUOTATION)


112

1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan.

2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut; i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang

pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));

ii. Minit mesyuarat tiada unsur penilaian ke atas syarikat-syarikat yang ingin dipilih;

iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan

iv. Tiada kelulusan dari Ketua Jabatan (bagi pakej bernilai kurang dari RM50,000)

1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan (bagi pakej bernilai RM50,000).

2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;

i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));

ii. Ahli mesyuarat tidak boleh dihadiri oleh pegawai yang sama dengan

Jawatankuasa Penilaian; iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan iv. Tiada keputusan mesyuarat memilih syarikat yang berjaya.

1. Surat penolakan tidak dari 5 ILA tidak disertakan atau tidak mencukupi. 2. Surat penolakan ILA disertakan tetapi tidak tepat:

i. ILA yang disertakan tidak di dalam kawasan di mana pakej hendak

diadakan (contoh: pakej diadakan di Johor tetapi ILA di Negeri Sembilan); ii. Bukan ILA (contoh: premis Kerajaan yang tiada penginapan seperti

sekolah dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)); dan iii. Surat ILA yang diguna pakai semula daripada pakej yang lain (dengan

hanya menukar nama pakej dan tarikh).

D. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN PAKEJ

E. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA

F. SURAT PENOLAKAN 5 INSTITUT LATIHAN AWAM


113

1. Bagi pakej yang melibatkan pegawai bukan penjawat awam/ luar negara,

kelulusan kadar penginapan dan makan hendaklah diperolehi daripada

Perbendaharaan terlebih dahulu. Surat kelulusan hendaklah disertakan

bersama permohonan pakej.

G. SURAT KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN/BKEW (JIKA BERKAITAN)


114

LAMPIRAN VI

PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 55

LANGKAH PROSES KERJA

1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil

tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.

2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),

Bahagian Pengurusan Aset (BPA) / SUB Bahagian Kewangan (BKew),

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media komunikasi yang

pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).

Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;

(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan

(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk

melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.

3 SUB BPA / BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan

perbelanjaan darurat

4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi

mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja

kepada pembekal/ kontraktor

(Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di

Lampiran B)

5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi

perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui

SUB, BPA / BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai

Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan

Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai

Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.

6 Pegawai Pelaksana menyediakan laporan awal perbelanjaan darurat dalam

kadar segera untuk dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara,


115


Kementerian Kewangan melalui SUB BPA/ BKew dan Pegawai Pengawal

seboleh-bolehnya dalam tempoh tujuh (7) hari.

(Format Laporan Awal yang disediakan oleh Kementerian/ Jabatan/ Agensi

adalah seperti di Lampiran A)

7 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/

perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.

8 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan

Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos

bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh

pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang

terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/

perkhidmatan/ kerja darurat.

9 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi memohon

Pendahuluan Diri daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian

Kewangan melalui SUB BPA/ BKew dan Pegawai Pengawal dengan

disertakan dokumen berikut:

(i) Surat permohonan rasmi

(ii) Laporan lengkap berhubung keadaan darurat, bekalan/ perkhidmatan/

kerja yang diperolehi, justifikasi perbelanjaan/ perolehan dan maklumat

pembekal/ kontraktor yang dilantik;

(iii) Surat Arahan Memulakan Pembekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di

Lampiran B;

(iv) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;

(v) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) yang lengkap diisi

dan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan (dalam 5

salinan) dan memenuhi keperluan berikut:

(a) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) hendaklah

ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dan tidak boleh


116


ditandatangani oleh pegawai yang dinamakan sebagai Pegawai

Bertanggungjawab. Sekiranya Pegawai Pengawal dinamakan di Borang

Kew. 106 sebagai Pegawai Bertanggungjawab, Pegawai Pengawal

dibenarkan menandatangani borang tersebut.

(b) Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan hendaklah memastikan pegawai

yang dinamakan di dalam borang Kew. 106 sebagai Pegawai

Bertanggungjawab dimaklumkan terlebih dahulu sebelum permohonan

dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.

(vi) Salinan bil/ invois/dokumen tuntutan daripada pembekal / kontraktor

yang telah diakui sah oleh Kementerian/ Jabatan.

(Senarai semak permohonan adalah seperti di Lampiran C)

10 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan meluluskan

permohonan Pendahuluan Diri.

11 Kementerian/ Jabatan/ Agensi hendaklah membuat pembayaran kepada

pembekal/ kontraktor tidak lewat dari 14 hari daripada tarikh kelulusan

Pendahuluan Diri diterima.

Dokumen sokongan bagi tujuan pembayaran adalah seperti berikut:

(a) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);

(b) Surat kelulusan pendahuluan diri;

(c) Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (Lampiran B);

(d) Pengesahan Pegawai Pelaksana berkaitan kesempurnaan

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Lampiran B); dan

(e) Bil/ invois/ dokumen tuntutan yang lengkap.

Salinan baucar bayaran hendaklah dikemukakan kepada Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan tidak lewat daripada 14 hari

dari tarikh pembayaran dibuat.

12 Setelah pembayaran dibuat, Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan

laporan terperinci perbelanjaan sebenar kepada Pejabat Belanjawan

Negara, Kementerian Kewangan melalui SUB BPA / BKew dan Pegawai


117


Pengawal untuk tujuan memohon peruntukan dan kelulusan pelarasan

Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri.

13 Setelah mendapat peruntukan daripada Pejabat Belanjawan Negara,

Kementerian Kewangan, Kementerian/ Jabatan/ Agensi membuat

pelarasan dengan Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri dan

mengemukakan sesalinan baucar jurnal kepada Pejabat Belanjawan

Negara, Kementerian Kewangan tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh

kelulusan Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.

14 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan memaklumkan

Kementerian/ Jabatan/ Agensi berkaitan pelarasan Akaun Kumpulan Wang

Pendahuluan Diri.


118

PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 173.2


1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil

tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.

2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),

Bahagian Pengurusan Aset (BPA) / SUB Bahagian Kewangan (BKew),

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media komunikasi yang

pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).

Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) (i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;

(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan

(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk

melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.

3 SUB BPA/ BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan

perbelanjaan darurat

4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi

mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja

kepada pembekal/ kontraktor setelah mendapat kelulusan Pegawai

Pengawal.

(Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di

Lampiran B)

5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi

perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui

SUB, BPA/ BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai

Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan

Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai

Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.

6 Pengawai Pengawal mengesahkan perolehan darurat dengan

menandatangani Borang Pengesahan Pegawai Pengawal seperti di

Lampiran D.


119


7 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan

Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos

bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh

pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang

terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/

perkhidmatan/ kerja darurat.

8 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/

perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.

9 Kementerian/ Jabatan/ Agensi membuat pembayaran kepada pembekal/

kontraktor tidak lewat 14 hari dari tarikh bil/ invois/ dokumen tuntutan

lengkap diterima.

10 Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan laporan keseluruhan

perolehan darurat di bawah AP 173.2 melalui SUB BPA/ BKew dan Pegawai

Pengawal kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan

dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan disempurnakan.

Laporan tersebut hendaklah mengandungi maklumat seperti berikut:

(a) Tarikh, tempat, situasi darurat dan skop bekalan/ perkhidmatan/ kerja

yang terperinci;

(b) Justifikasi secara terperinci perolehan darurat;

(c) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;

(d) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);

(e) Maklumat pembayaran seperti pembekal/kontraktor dan jumlah

pembayaran yang telah dibuat; dan

(f) Ulasan Pegawai Pengawal.

11 Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan mengambil maklum

perolehan darurat atau mengarahkan siasatan sekiranya perlu.


120

LAMPIRAN VII

Berlaku Keadaan/ Insiden Darurat/ Kecemasan

Mesyuarat Krisis/Arahan MKN No. 20/ Perisytiharan atau Pengesahan bencana oleh

Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan

Keperluan Darurat?

Tidak

Ya

Perolehan dilaksanakan selaras dengan

tatacara perolehan semasa yang berkuat

kuasa

Tindakan Pegawai Pelaksana

Memaklumkan kepada SUB untuk membuat

perbelanjaan/perolehan darurat melalui sebarang

medium komunikasi yang pantas.

Semakan dibuat ke atas ketersediaan peruntukan

semasa

Peruntukan? Tindakan Pegawai Pelaksana

Pegawai Pelaksana melaksanakan

perbelanjaan darurat dengan

mengeluarkan Surat Arahan Memulakan

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja.

Pegawai Pelaksana menyediakan laporan

awal kepada Pejabat Belanjawan Negara,

Kementerian Kewangan mengenai

pelaksanaan perbelanjaan darurat dan

perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja

melalui SUB, dan Pegawai Pengawal.

Pegawai Pelaksana menyediakan Borang

Pengesahan Pegawai Pengawal melalui

SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai

Pengawal.

Tindakan SUB

Memaklumkan kepada Pegawai Pengawal untuk

membuat perbelanjaan/perolehan darurat melalui

sebarang medium komunikasi yang pantas.

SAMBUNGAN

SAMBUNGAN

CARTA ALIRAN PERBELANJAAN DARURAT DI BAWAH AP 55/ PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH

AP 173.2 MULA

Tindakan Pegawai Pelaksana

Pegawai Pelaksana melaksanakan

perolehan darurat dengan mengeluarkan

Surat Arahan Memulakan

Bekalan/Perkhidmatan/ Kerja setelah

diluluskan Pegawai Pengawal.

Pegawai Pelaksana menyediakan Borang

Pengesahan Pegawai Pengawal melalui

SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai

Pengawal.

Tindakan Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal mengesahkan

perolehan darurat dengan menandatangani

Borang Pengesahan Pegawai Pengawal.

AP 173.2 AP 55

Tiada

Ada


121

*NOTA: SUB merujuk kepada Setiausaha Bahagian seperti berikut :

BAHAGIAN PERUNTUKAN

Bahagian Pengurusan Aset (BPA) 1. Kerja 2. Harta Modal

Bahagian Kewangan (BKew) 1. Selain dari di atas

Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan

Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga bagi

merundingkan kos bekalan/perkhidmatan/kerja darurat

yang telah disempurnakan pembekal/ kontraktor.

Pegawai Pelaksana memohon Pendahuluan Diri

daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian

Kewangan dengan disertakan dokumen lengkap melalui

SUB dan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan.

SAMBUNGAN

Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan/

Pegawai Pelaksana

Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan

Harga bagi merundingkan kos

bekalan/perkhidmatan/kerja darurat yang

telah disempurnakan pembekal/kontraktor.

Pegawai Pengawal/ Ketua

Jabatan/Pegawai Pelaksana membuat

pembayaran kepada pembekal/kontraktor.

Bahagian Perolehan Kerajaan,


Bahagian Perolehan Kerajaan,

Kementerian Kewangan mengambil

maklum perolehan darurat.

Mengarahkan siasatan lanjut jika perlu

TAMAT

Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan


meluluskan permohonan pendahuluan diri.


Memberi kelulusan peruntukan (baharu/

tambahan/pindah peruntukan).

Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana

Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana menyelaraskan

peruntukan dan Akaun Pendahuluan Diri.

Pegawai Pelaksana melalui SUB dan Pegawai Pengawal

mengengemukakan salinan baucar jurnal dikemukakan

kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian

Kewangan.

TAMAT

AP 173.2 AP 55

Pegawai Pelaksana / SUB / Pegawai

Pengawal

Pegawai Pelaksana mengemukakan

laporan keseluruhan Perolehan Darurat

kepada SUB.

SUB melalui Pegawai Pengawal

mengemukakan laporan keseluruhan

perolehan darurat kepada Bahagian

Perolehan Kerajaan, Kementerian

Kewangan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh

perolehan disempurnakan.

Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana

Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana melaksanakan

pembayaran kepada pembekal/kontraktor tidak lewat 14

hari dari tarikh bil/invois/dokumen.

Pegawai Pelaksana memaklumkan Pejabat Belanjawan

Negara, Kementerian Kewangan bayaran telah

disempurnakan melalui SUB dan Pegawai Pengawal

Pegawai Pelaksana mengemukakan laporan

perbelanjaan darurat keseluruhan kepada Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan melalui

SUB dan Pegawai Pengawal untuk memohon

peruntukan dan penyelarasan Akaun Kumpulan Wang

Pendahuluan Diri.

SAMBUNGAN

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN...

Documents

Transcript of ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN...