1

MQA 07/02 ( 4 )

ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 4 /2008

GARIS PANDUAN PENGURUSAN BIL

PEMATUHAN KEPADA SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 7 TAHUN 2006 - PINDAAN KE ATAS ARAHAN

PERBENDAHARAAN (AP) 103 Semua Pengarah Bahagian, Semua Ketua Unit, Semua Warga MQA,

1. TUJUAN

1.1 Arahan Pentadbiran ini adalah bertujuan untuk

menjelaskan mengenai garis panduan pengurusan bil di

Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) bagi memastikan

proses bayaran bil dilaksanakan menepati dan mematuhi

kehendak Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 7

Tahun 2006 – Pindaan Ke Atas Arahan Perbendaharaan

(AP) 103. 2. LATAR BELAKANG

2.1 Menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 7

Tahun 2006 - Pindaan Ke Atas Arahan Perbendaharaan

(AP) 103, Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah

2

memastikan bahawa bil dan tuntutan dibayar dengan

segera tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya

diterima. (SPP Bil. 7 Tahun 2006 seperti di LAMPIRAN 1).

Pindaan ini adalah bertujuan untuk meningkatkan sistem

penyampaian perkhidmatan dalam pengurusan kewangan.

2.2 Bil-bil adalah merujuk kepada semua bil yang diterima,

pelbagai tuntutan daripada pegawai, Ahli Jawatankuasa

Akreditasi dan Ahli Majlis, bil utiliti, tuntutan honorarium

dan perjalanan Ahli Panel Penilai, bil daripada pembekal

dan sebagainya.

2.3 Urusan pembayaran sedia ada di MQA dikendalikan

sepenuhnya oleh Bahagian Kewangan bermula daripada

penerimaan Pesanan Kerajaan, invois, pengesahan

penerimaan, penyediaan baucar bayaran dan seterusnya

penyediaan cek.

2.4 Mesyuarat Pengurusan Kewangan PTJ JPM yang

dipengerusikan oleh Y.Bhg. Tan Sri KSN pada 7 November

2006, telah menetapkan bilangan hari untuk memproses bil

agensi-agensi dibawah Jabatan Perdana Menteri ialah dua

(2) hari di Pusat Kos, tujuh (7) hari di Pusat

Tanggungjawab (PTJ) dan lima (5) hari di Pejabat

Pembayar. Ini adalah bagi memastikan setiap proses kerja

yang terlibat disesuaikan bagi memastikan tempoh 14 hari

yang ditetapkan dapat dicapai.

3

2.5 Dalam melaksanakan SPP bil 7/06, adalah ditetapkan

bilangan hari untuk memproses bil di MQA ialah tiga (3)

hari di Pusat Kos, tujuh (7) hari di Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan empat (4) hari di Pejabat

Pembayar. 3. PUSAT KOS, PUSAT TANGGUNGJAWAB DAN PEJABAT

PEMBAYAR

3.1 PUSAT KOS BAGI PEROLEHAN BEKALAN /

PERKHIDMATAN (SELAIN DARIPADA TEMPAHAN PENGANGKUTAN / PENGINAPAN / SEMINAR / BENGKEL BERKAITAN DENGAN TUGAS RASMI /

KURSUS )

3.1.1 Dalam melaksanakan proses ini, Pusat Kos adalah

merujuk kepada Bahagian yang membuat perolehan.

Pegawai yang bertanggungjawab adalah pegawai

yang dilantik di setiap Bahagian. Pusat Kos yang

telah ditetapkan mengikut kategori perolehan adalah

seperti berikut :

i) Bahagian Pentadbiran – alat tulis pejabat,

perabot, semua penyelenggaraan (kecuali

penyelenggaraan peralatan ICT), percetakan

(kecuali percetakan yang diuruskan oleh Unit

Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa),

kelengkapan pejabat, peralatan pejabat,

sewaan, bekalan am, pakaian dan sebagainya;

4

ii) Bahagian Teknologi Maklumat – peralatan

dan penyelenggaraan peralatan ICT;

iii) Bahagian Pengurusan Sumber Manusia –

latihan dan pengiklanan jawatan;

iii) Bahagian Rujukan Kelayakan – buku,

majalah dan jurnal; dan

v) Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa –

penerbitan buku, percetakan (diari, kalendar,

kad raya dan sampul raya), cenderamata,

pengiklanan dan promosi.

3.2 PUSAT KOS BAGI PEROLEHAN TEMPAHAN PERJALANAN / PENGINAPAN / SEMINAR / BENGKEL BERKAITAN DENGAN TUGAS RASMI / KURSUS

3.2.1 Dalam melaksanakan proses ini, Pusat Kos adalah

merujuk kepada Bahagian yang membuat perolehan.

Pegawai yang bertanggungjawab adalah Penyelia

Pembantu Tadbir setiap Bahagian.

3.2.2 Bahagian yang tidak mempunyai Penyelia Pembantu

Tadbir urusan perolehan tempahan dikendalikan oleh

Penyelia Pembantu Tadbir Bahagian Pentadbiran.

5

3.2.3 Tempahan yang melibatkan tugas rasmi dan kursus

di luar negeri akan diuruskan oleh Bahagian

Pentadbiran.

3.3 PUSAT TANGGUNGJAWAB DAN PEJABAT PEMBAYAR

Pusat Tanggungjawab adalah merujuk kepada Unit

Kewangan, Bahagian Kewangan MQA dan Pejabat

Pembayar adalah merujuk kepada Unit Akaun, Bahagian

Kewangan MQA. 4.0 KAEDAH PELAKSANAAN

4.1 PUSAT KOS

i. Permohonan Perolehan

a. Setiap permohonan perolehan hendaklah

menggunakan Borang Permohonan Perolehan

seperti di LAMPIRAN 2 dan ditandatangani oleh

Pengarah Bahagian bagi perolehan sehingga

RM50,000.00.

b. Bagi Bahagian yang tiada Pusat Kos, hendaklah

melengkapkan borang tersebut dan menyerahkan

kepada Pegawai Tadbir / Penyelia Pembantu Tadbir

di Pusat Kos untuk tujuan pengesahan.

6

c. Bagi perolehan yang tidak melebihi RM10,000.00,

dibenarkan membuat pembelian terus daripada

mana-mana pembekal sama ada berdaftar atau tidak

tetapi menawarkan harga yang berpatutan.

d. Bagi perolehan melebihi RM10,000.00 hingga

RM50,000.00, boleh dibuat secara pembelian terus

dengan mana-mana pembekal tetapi hendaklah

memastikan harga yang berpatutan dan

menguntungkan serta perolehan tidak tertumpu

kepada pembekal tertentu. Selain daripada itu juga

perlu mendapatkan sekurang-kurangnya dua (2)

sebutharga daripada pembekal yang berbeza

sebagai tujuan perbandingan.

e. Untuk perolehan melebihi RM50,000.00 pula,

hendaklah menggunakan Borang Permohonan

Mengadakan Sebutharga seperti di LAMPIRAN 3

dan diserahkan kepada Urusetia Jawatankuasa

Sebutharga MQA.

f. Borang yang telah lengkap diisi berserta dokumen

sokongan keperluan perolehan tersebut dan sebut

harga daripada pembekal hendaklah diserahkan

kepada Unit Kewangan untuk tujuan penyediaan

Pesanan Kerajaan.

g. Unit Kewangan akan menyediakan Pesanan

Kerajaan dan menyerahkannya kepada Pusat Kos.

7

ii. Penerimaan dan Pengesahan Bil

a. Setelah semua barangan dan perkhidmatan

diselesaikan oleh pembekal, tanggungjawab pegawai

yang berkenaan di Pusat Kos ialah :

· Mendapatkan salinan asal Pesanan Kerajaan

(salinan berwarna kuning) dan mengesahkannya.

Pastikan juga pembekal membuat pengesahan di

Pesanan Kerajaan tersebut.

· Mendapatkan invois asal.

· Mendapatkan nota penghantaran (sekiranya ada)

daripada pembekal.

· Mengisi Borang Daftar Pengawasan Pembekal

seperti di LAMPIRAN 4.

b. Dokumen-dokumen di para 4.1 ii (a) hendaklah

didaftarkan menggunakan format seperti di

LAMPIRAN 5 dan dikepilkan di setiap set dokumen

tersebut.

c. Pengesahan bil hendaklah dilengkapkan dalam

tempoh tiga (3) hari dari tarikh terima dokumen dan

menyerahkan terus dokumen tersebut kepada Pusat

Tanggungjawab iaitu Unit Kewangan untuk tujuan

pembayaran.

d. Carta aliran kerja untuk proses di Pusat Kos adalah

seperti di LAMPIRAN 6.

8

4.2 PUSAT TANGGUNGJAWAB (UNIT KEWANGAN, BAHAGIAN KEWANGAN MQA)

i. Proses Pembayaran

a. Dokumen-dokumen yang diterima daripada Pusat

Kos hendaklah disemak dan dipastikan lengkap.

b. Invois yang diterima hendaklah direkodkan ke dalam

sistem SAGA dan pegawai yang berkenaan

hendaklah mengesahkan invois tersebut.

c. Proses penyediaan baucar bayaran bolehlah

dimulakankan setelah semua dokumen lengkap,

direkodkan ke dalam SAGA dan teratur.

d. Baucar bayaran yang telah ditandatangani oleh

pegawai yang telah diberikan penurunan kuasa

hendaklah diserahkan kepada Pejabat Pembayar

iaitu Unit Akaun untuk tujuan penyediaan cek.

e. Proses penyediaan baucar bayaran hendaklah

didaftarkan menggunakan format seperti di

LAMPIRAN 7 dan dikepilkan di setiap baucar

bayaran tersebut.

f. Semua tindakan di atas hendaklah diselesaikan

dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh terima

dokumen daripada Pusat Kos.

9

g. Carta aliran kerja untuk proses di Pusat

Tanggungjawab adalah seperti di LAMPIRAN 8.

4.3 PEJABAT PEMBAYAR (UNIT AKAUN, BAHAGIAN KEWANGAN, MQA)

i. Proses Penyediaan Cek

a. Baucar bayaran yang diterima daripada Pusat

Tanggungjawab hendaklah disemak dan dipastikan

lengkap.

b. Setelah disemak dan dipastikan lengkap, pegawai

yang berkenaan hendaklah mengesahkan

pembayaran tersebut ke dalam sistem SAGA.

c. Cek dicetak daripada sistem SAGA dan

mendapatkan tandatangan daripada pegawai yang

telah diberi penurunan kuasa menandatangani cek.

d. Proses penyediaan cek hendaklah didaftarkan

menggunakan format seperti di LAMPIRAN 7.

e. Semua tindakan di atas hendaklah diselesaikan

dalam masa empat (4) hari dari tarikh terima

dokumen daripada Pusat Tanggungjawab.

f. Carta aliran kerja untuk proses di Pejabat Pembayar

adalah seperti di LAMPIRAN 9.

10

5. TARIKH KUATKUASA

Arahan pentadbiran ini adalah berkuatkuasa mulai tarikh ianya

dikeluarkan. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

4 Februari 2008

sk: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti)

11

KEMENTERIAN KEWANGAN LAMPIRAN 1

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 7 TAHUN 2006

Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan Semua Pihak Berkuasa Tempatan

PINDAAN KE ATAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 103

Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bilangan 1 Tahun 2002 telah meminda AP103 mengenai bil-bil hendaklah dibayar dengan segera. AP103(a) menghendaki bil-bil yang diterima daripada pembekal dan kontraktor dibayar dengan segera tidak lewat daripada 30 hari dari tarikh bil tersebut diterima.

2. Mulai tarikh SPP ini, Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan dibayar dengan segera tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya diterima. Dengan itu, AP103 adalah dipinda seperti berikut:

"103(a) Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah meminta supaya semua bil dan

tuntutan disampaikan dengan seberapa segera. Dalam Arahan ini, bil dan tuntutan-tuntutan adalah termasuk juga invois, borang perakuan bayaran (Borang Perakuan Bayaran Siri JKR 66) dan inden kerja sama ada di bawah Peruntukan Mengurus, Pembangunan, Tanggungan atau Amanah. Mereka hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan itu dibayar dengan segera tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya diterima atau selaras dengan syarat- syarat perjanjian atau kontrak mengikut mana yang berkenaan.

(b) Bagi mematuhi Arahan di atas, Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah

menyenggara suatu Daftar Bil yang menunjukkan maklumat seperti terkandung di dalam Lampiran V. Daftar ini hendaklah diperiksa tidak kurang daripada sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat atau wakilnya yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan ringkas. Penyenggaraan Daftar Bil secara manual seperti di Lampiran V adalah dikecualikan bagi Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab yang melaksanakan sistem eSPKB di mana Daftar Bil adalah disediakan secara elektronik."

3. Dengan berkuat kuasanya SPP ini, SPP Bil. 1 Tahun 1999 (Tambahan Pertama Kepada SPP Bil. 10 Tahun 1995), SPP Bil. 6 Tahun 2001 (Tambahan Kedua Kepada SPP Bil. 10 Tahun 1995) dan SPP Bil. 1 Tahun 2002 adalah dibatalkan.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

12

(Tan Sri Izzuddin bin Dali) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

31 Oktober 2006

s.k. Ketua Setiausaha Negara Ketua Audit Negara Akauntan Negara Malaysia Semua Pegawai Kewangan Negeri

13

14

AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PEROLEHAN

BAHAGIAN A : MAKLUMAT PERMOHONAN

LAMPIRAN 2

NAMA PEMOHON

NO. ID STAFF

JAWATAN / GRED JAWATAN

BAHAGIAN

JENIS BARANGAN / PERKHIDMATAN YANG DIPOHON

(Sila nyatakan jenis, kuantiti dan maklumat barangan / perkhidmatan yang dipohon)

TUJUAN PERMOHONAN PEROLEHAN

(Sila sertakan dokumen sokongan keperluan perolehan tersebut)

BAHAGIAN B – MAKLUMAT PEROLEHAN (Sila sertakan sebutharga daripada pembekal yang dipilih. Bagi perolehan melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00, sila sertakan sekurang-kurangnya dua (2) sebutharga daripada pembekal sebagai perbandingan dan nyatakan sebab-sebab pembekal dipilih atau tidak dipilih)

1

NAMA PEMBEKAL YANG DIPILIH

SEBAB PEMBEKAL DIPILIH

(Sila nyatakan sebab pembekal dipilih)

AMAUN (RM)

2

NAMA PEMBEKAL YANG TIDAK DIPILIH

SEBAB PEMBEKAL TIDAK DIPILIH

(Sila nyatakan sebab pembekal tidak dipilih)

15

3

NAMA PEMBEKAL YANG TIDAK DIPILIH

SEBAB PEMBEKAL TIDAK DIPILIH

(Sila nyatakan sebab pembekal tidak dipilih)

4

NAMA PEMBEKAL YANG TIDAK DIPILIH

SEBAB PEMBEKAL TIDAK DIPILIH

(Sila nyatakan sebab pembekal tidak dipilih)

5

NAMA PEMBEKAL YANG TIDAK DIPILIH

SEBAB PEMBEKAL TIDAK DIPILIH

(Sila nyatakan sebab pembekal tidak dipilih)

........................................ (Tandatangan Pemohon) Tarikh : Cop Rasmi :

BAHAGIAN C : UNTUK DIISI OLEH PENGARAH BAHAGIAN

Permohonan perolehan ini DISOKONG atas tujuan rasmi.

......................................................... (Tandatangan Pengarah Bahagian) Tarikh : Cop Rasmi :

BAHAGIAN D : UNTUK DIISI OLEH PUSAT KOS

i) Permohonan perolehan ini DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN (potong mana yang tidak

berkenaan). ii) Ulasan sekiranya tidak diluluskan : ................................................................................................

........................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................

.................................................................... (Tandatangan Pegawai Pusat Kos) Tarikh : Cop Rasmi :

* Sekiranya permohonan tidak lengkap kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan. * Sekiranya permohonan lengkap kemukakan kepada Unit Kewangan untuk tujuan penyediaan Pesanan Kerajaan.

16

LAMPIRAN 3

AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

BORANG PERMOHONAN MENGADAKAN SEBUT HARGA (sila isikan dengan lengkap dan serahkan kepada Urusetia Jawatankuasa Sebuth arga)

NAMA

JAWATAN

BAHAGIAN

TAJUK SEBUT HARGA (sila sertakan dokumen sokongan keperluan perolehan tersebut)

CADANGAN TARIKH SEBUT HARGA DIBUKA

CADANGAN TARIKH SEBUT HARGA DITUTUP

MAKLUMAT TAMBAHAN

TANDATANGAN & COP RASMI TARIKH

…………………………………… …………………………...

Syarat-syarat : 1. Perolehan yang dipohon adalah yang melibatkan harga RM 50,001.00 hingga tidak melebihi RM 200,000.00 2. Mempelawa sekurang-kurangnya lima pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

UNTUK KEGUNAAN URUSETIA SEBUT HARGA MQA

NO. SEBUT HARGA :

………………………………. ………………………… (b.p : Jawatankuasa Sebut Harga) Tarikh

Kepada :

Permohonan membuat panggilan sebut harga

tuan/puan telah diluluskan. Maklumat yang berkaitan dengannya adalah seperti berikut :

No. Sebut harga : Tarikh dan Masa Panggilan Dibuka :

Tarikh dan Masa Panggilan Ditutup :

………………………………. (b.p : Jawatankuasa Sebut Harga)

17

AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

BORANG PENGAWASAN PEMBEKAL

LAMPIRAN 4

Nama Pembekal : ……………………………………………………………

Bekalan/Perkhidmatan : ……………………………………………………..

Cemerlang Tidak Mememuaskan

No. Kriteria Pengawasan 5 4 3 2 1 Jumlah Catatan 1. Harga 2. Kualiti (menepati spesifikasi)

3. Penghantaran (mengikut jadual) 4. Perkhidmatan selepas jualan (jika berkaitan) 5. Masa tindak balas

Jumlah

Rating Prestasi Pengesyoran Pembekal Baru / Pembekal Semasa 20 - 25 Cemerlang Diterima sebagai pembekal / Perkhidmatan diteruskan 15 - 19 Baik Diterima sebagai pembekal / Perkhidmatan diteruskan 10 - 14 Sederhana Diterima sebagai pembekal / Perbincangan dengan pembekal 5 - 9 Kurang Memuaskan Tidak diterima / Diberi surat amaran 0 - 4 Tidak Memuaskan * Tidak diterima / Gugurkan dari senarai pembekal

Keputusan/Pengesyoran :

Penilai

Tandatangan : ………………………….………

Nama : ………………………….………

Jawatan : ………………………….………

Tarikh : …………………………………

* Sekiranya pembekal hendak digugurkan : Disahkan oleh : Urusetia :

Nama : …………………………………... Nama : ……………………………….. Tandatangan : …………………………………... Kemaskini Maklumat di atas dalam Daftar Pembekal Jawatan : …………………………………... Tandatangan : …………………… Tarikh : …………………………………... Tarikh : ……………..

18

LAMPIRAN 5

Daftar Pergerakan Bil Di Pusat Kos

Perkara Tarikh Terima

Lengkap / Tidak

Lengkap

Tarikh Lengkap

Tandatangan

Tarikh Pesanan Kerajaan (salinan asal) diterima

Tarikh Invois diterima

Tarikh Nota Penghantaran diterima

Tarikh Daftar Pengawasan Pembekal diisi

Amaun (RM)

Tarikh diserahkan ke Unit Kewangan

19

LAMPIRAN 6 Carta Aliran Kerja Untuk Proses Di Pusat Kos

i. Permohonan Perolehan (Purchase Requisition )

Mula Tanggungjawab

Lengkapkan Borang Permohonan Perolehan dengan melampirkan dokumen sokongan keperluan perolehan tersebut i) Permohonan <RM10,000 sertakan

sebutharga daripada pembekal ii) Permohonan >RM10,000 hingga

RM50,000 sertakan sekurang-kurangnya 2 sebutharga daripada pembekal

Dapatkan tandatangan daripada Pengarah Bahagian di borang tersebut

Bahagian yang tiada Pusat Kos hendaklah menyerahkan borang tersebut kepada pegawai di Pusat Kos untuk tujuan kelulusan.

Pegawai Bahagian yang memohon /

Pusat Kos Pegawai Bahagian yang memohon /

Pusat Kos / Pengarah Bahagian Pegawai Bahagian

yang memohon

Tidak Lulus?

Ya

Pusat Kos

Serahkan borang tersebut kepada Unit Kewangan untuk tujuan penyediaan Pesanan Kerajaan

Pusat Kos

Tidak Lengkap?

Ya

PPA(W)K

Sediakan Pesanan Kerajaan dan dapatkan tandatangan pegawai yang diberi kuasa menandatangani Pesanan Kerajaan

Serahkan Pesanan Kerajaan tersebut kepada Pusat Kos yang memohon

PA(W)K / Pegawai

yang diberi kusa

PA(W)K

Tamat

20

ii. Penerimaan dan Pengesahan Bil

Mula Tanggungjawab Masa

Setelah barangan / perkhidmatan diselesaikan oleh pembekal, dapatkan : i) Salinan asal Pesanan Kerajaan (warna

kuning) ii) Sahkan Pesanan Kerajaan iii) Pastikan pembekal telah mengesahkan

Pesanan Kerajaan iv) Invois asal v) Nota Penghantaran vi) Lengkapkan Borang Pengawasan

Pembekal

Daftar dan kemaskini dalam format pergerakan bil di setiap set dokumen tersebut bermula dari tarikh dokumen diterima

Serahkan dokumen tersebut kepada Pusat Tanggungjawab untuk tujuan pembayaran

Pusat Kos Pusat Kos Pusat Kos

3 hari

1

21

LAMPIRAN 7

Daftar Pergerakan Bil Di Pusat Tanggungjawab dan Pejabat Pembayar

Perkara Tarikh Terima

Lengkap / Tidak

Lengkap

Tarikh Lengkap

Tandatangan

Tarikh Dokumen diterima daripada Pusat Kos

Tarikh invois dimasukkan ke dalam SAGA

Tarikh pegawai mengesahkan invois ke dalam SAGA

Tarikh baucar bayaran disediakan

Tarikh pegawai meluluskan baucar bayaran

Amaun (RM)

Tarikh diserahkan ke Unit Akaun

Tarikh dokumen diterima daripada Pusat Tanggungjawab

Tarikh pegawai mengesahkan baucar bayaran di SAGA

Tarikh cek dicetak

Tarikh pegawai menandatangani cek

Tarikh cek diserahkan

22

LAMPIRAN 8 Carta Aliran Kerja Untuk Proses Di Pusat Tanggungjawab

1 Tanggungjawab Masa

Terima dokumen daripada Pusat Kos PPA(W)K

Tidak

Lengkap?

Ya

PPA(W)K

3 hari

Rekodkan invois ke dalam SAGA

Pegawai sahkan invois di SAGA

PA(W)K PE(W)K

Sediakan baucar bayaran

Dapatkan tandatangan pegawai yang diberikan kuasa meluluskan baucar bayaran

PA(W)K PA(W)K

1 hari

Tidak Lengkap?

Ya

Pegawai yang diberi

kuasa

2 hari

Pegawai yang diberi kuasa meluluskan baucar bayaran menandatangani baucar bayaran

Pegawai yang diberi kuasa

Daftar dan kemaskini dalam format pergerakan bil di setiap baucar bayaran tersebut bermula dari tarikh dokumen diterima daripada Pusat Kos

Serahkan baucar bayaran tersebut kepada Pejabat Pembayar untuk tujuan penyediaan cek

PPA(W)K / PA(W)K / PE(W)K / Pegawai yang diberi kuasa

PA(W)K

1 hari

2

23

LAMPIRAN 9 Carta Aliran Kerja Untuk Proses Di Pejabat Pembayar

2 Tanggungjawab Masa

Terima baucar bayaran daripada Pusat Tanggungjawab

PE(A)K

Tidak

Lengkap?

Ya

PE(A)K

2 hari

Pegawai sahkan baucar bayaran di SAGA

Cek dicetak daripada SAGA

PE(A)K PA(A)K

Dapatkan tandatangan pegawai yang diberikan kuasa menandatangani cek

Daftar dan kemaskini dalam format pergerakan bil di setiap baucar bayaran tersebut bermula dari tarikh baucar bayaran diterima daripada Pusat Tanggungjawab

PA(A)K / Pegawai yang diberi kuasa

PA(A)K / PE(A)K /

Pegawai yang diberi kuasa

1 hari 1 hari

Tamat