23 JUN 2009

 SYARAHAN PERDANA KETUA AUDIT NEGARA

 

KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENGURUSAN PROGRAM/AKTIVITI

DI INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI AWAM

Anjuran bersama

KETUA AUDIT DALAM IPTA DAN AUDIT DALAM UiTM

DI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN

DAN PENGURUSAN PROGRAM/AKTIVITI

DI IPTA

 

Saya amat menghargai penghormatan yang diberikan pada saya pada pagi ini serta peluang untuk bercakap atas tajuk yang kadang-kadang dipandang remeh oleh sesetengah pihak.

            Hubungan saya dengan IPTA nampaknya belum berakhir.  Pada tahun 2001 – 2004, semasa menjadi KSU Kementerian Pendidikan (yang telah pun dijumudkan) saya berpeluang terlibat bukan saja dengan dasar-dasar IPTA tetapi juga dengan tadbir urus dan pengurusan IPTA di mana saya menjadi ahli Lembaga Pengarah beberapa IPTA.

            Kini saya terlibat pula dengan mengaudit IPTA dan berpeluang membantu meningkatkan pengurusan kewangan dan pengurusan aktiviti IPTA menerusi pemerhatian-pemerhatian yang objektif dan teguran-teguran yang diharap membina kepada IPTA.

            Saya hendak mulakan ceramah saya ini dengan mengucapkan tahniah kepada penganjur di atas pemilihan tema kecemerlangan pengurusan kewangan dan pengurusan aktiviti IPTA kerana ia melambangkan keprihatinan dan kepedulian IPTA tentang prinsip-prinsip akauntabiliti dan integriti dalam menerima dan membelanjakan wang awam.  Ia juga melambangkan kesungguhan dan komitmen IPTA untuk memikul tanggungjawab kewangan dengan cemerlang – satu amanah yang besar yang tidak boleh diremeh-temehkan. 

            Saya percaya kecemerlangan adalah menjadi aspirasi semua IPTA di negara ini.  Dapat kita perhatikan ada semacam perlumbaan bagi setiap IPTA mencapai kecemerlangan akademik ataupun kecemerlangan penyelidikan supaya IPTA dipandang tinggi dari segi pencapaian.  Lagipun IPTA sentiasa mengajar tentang benda-benda yang ideal dan virtuous seperti kecemerlangan dan pada saya sewajarlah IPTA menjadi role model.

            Bagaimana pula tentang kecemerlangan tadbir  urus, kecemerlangan pengurusan dan pengurusan kewangan khususnya? Begitu juga tentang kecemerlangan pengurusan aktiviti. Apa dia yang dimaksudkan dengan kecemerlangan itu?  Bolehkah kecemerlangan ini dicapai?  Kalau tak boleh, kenapa tak boleh?  Macam mana pula nak mencapai kecemerlangan itu.  Inilah antara persoalan yang saya ingin rungkaikan pada pagi ini.

            Mari kita mula bicarakan tentang kecemerlangan pengurusan kewangan.  Pada saya, kecemerlangan pengurusan kewangan bermakna IPTA mesti dapat mencapai 4 bintang dalam penarafan Indeks Akauntabilitinya.  Selain itu tadbir urusnya juga mesti cemerlang di mana akaunnya di audit ikut jadual dan diberi Sijil Bersih (Tanpa Teguran), kemudian dibentangkan bersama-sama Laporan Tahunan ke Jemaah Menteri dan seterusnya ke Parlimen tanpa sebarang kelewatan.

            Kita  dapati kebanyakan IPTA dapat 3 bintang dalam AI mereka pada tahun lalu.  Ini bermakna pengurusan kewangannya adalah baik.  Baik tapi belum lagi cemerlang.  Bermakna ada aspek-aspek pengurusan kewangan yang perlu diperbaiki, biasanya dalam kawalan dalaman dan pengurusan aset dan stor.  AI kita perkenalkan untuk mengukur atau menilai secara objektif sejauh mana IPTA telah mematuhi segala peraturan dan prosedur pengurusan kewangan yang diterima pakai menerusi Arahan Perbendaharaan, Surat-surat Pekeliling Kewangan dsb.  Pengurusan kewangan pula seperti yang kita tahu merangkumi bidang-bidang yang agak luas, baik dari segi kawalan terimaan mahupun perbelanjaan, pengurusan bajet, pengurusan pelaburan, kumpulan wang amanah, pengurusan pinjaman, pengurusan aset dan stor dan penyerahan penyata kewangan.

            Pematuhan atau compliance sememangnya diutamakan atau indispensable dalam pengurusan kewangan, kalau tidak berlakulah suasana huru-hara dalam pengurusan dan sukar pihak mana yang harus dipertanggungjawabkan sekiranya berlaku fraud atau lain-lain amalan yang akan mendatangkan kerugian kepada IPTA dan Kerajaan.  Begitu juga pengurusan kewangan perlu berpaksikan satu sistem check and balance yang dapat mengawal atau menghindarkan berlakunya perkara-perkara yang  tidak diingini berupa pembaziran, pemborosan dan yang lebih serius lagi, sebarang bentuk penyelewengan.  Saya nak tanya di sini pernahkah berlaku pembaziran, pemborosan dan penyelewengan di kalangan IPTA kita? Adakan! gejala-gejala negatif ini pasti berlaku apabila kawalan dalaman begitu

longgar.  Jika ini berlaku, ia pasti memberi kesan kepada IPTA, dari segi opportunity cost dan imej IPTA itu sendiri.    

            Jadi, kenapa ketidakpatuhan ini boleh terjadi?  Pada pengamatan kami di JAN, punca utama ialah faktor manusia itu sendiri – manusia yang gagal mengoptima sistem check & balance yang sepatutnya sudah lama ada di IPTA.  Kenapa ini berlaku?  Ini berlaku apabila petugas-petugas ini tidak kompeten dalam menjalankan tugas, iaitu mereka tak tahu atau kurang mahir buat kerja.  Atau sekalipun kompeten, mereka tidak teliti atau kurang teliti.  Dalam bahasa yang mudah mereka cuai.

            Kenapa mereka dan bukan dia? Sebab pada kebiasaannya pengurusan kewangan melibatkan banyak tangan.  Misalnya di IPTA mereka adalah satu kumpulan manusia dari VC, Timbalan VC, Dekan, Bendahari, akauntan-akauntan, Penolong akauntan, Kerani-kerani kewangan dsb.  Saya fikir kalau ramai daripada kumpulan ini kompeten tentang pengurusan kewangan, peluang untuk mencapai kecemerlangan amat cerah.  Tapi bagaimana kalau kebanyakan daripada mereka tidak begitu kompeten, masing-masing berharap pada petugas bawahan dan beranggapan mereka ini tahu buat kerja.  Apatah lagi kalau penyeliaan oleh pihak atasan pun tidak ada, kerana mereka pun tidak tahu apa yang hendak diseliakan.

            Kalau tidak kompeten macam mana nak menyelia?  Kalau berlaku kecuaian atau kurang ketelitian, siapa yang harus dipertanggungjawabkan kalau dikesan oleh pihak audit?  Jadi kompeten dan ketelitian dalam menjalankan tugas yang dimaksudkan ialah kompeten dan ketelitian secara kumpulan, atau team effort.  

            Macam mana pula hendak pastikan anggota kumpulan ini kompeten? Sebelum itu IPTA kena pastikan sistem kawalan dalamannya berfungsi seperti yang diarahkan oleh Kerajaan menerusi arahan-arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.  Mesti diadakan fail meja dan manual operasi kewangan yang terkemas kini (current).

Misalnya kita boleh tanyakan berapa ramaikah ahli-ahli kumpulan ini masih ingat atau pernah baca pekeliling JPM pada tahun 1998 yang menggariskan peranan dan tanggungjawab Lembaga Pengarah, Ketua Eksekutif dan pengurusan sebuah badan berkanun, termasuk yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.  Firasat saya mengatakan tidak ramai.  Itulah hakikatnya, manusia mudah lupa atau mempunyai memori yang singkat.

 

 Pada saya, jikalau tidak kompetensi atau kurang kompetensi isunya, solusinya ialah mengadakan kursus-kursus refresher secara berterusan.  Secara formal mahupun tidak formal.  Atau dapatkan bantuan daripada pihak yang boleh membantu.  Kalau sistem kewangan kita yang sedia ada kurang mantap, misalnya dari segi standard operating procedure (SOP) atau manual-manual pengurusan dapatkanlah khidmat nasihat daripada syarikat-syarikat perakaunan.  Kadang-kadang audit ada membuat teguran terhadap kekurangan dalam sistem atau prosedur, kenapa tidak disusuli dan mantapkan sistem dan prosedur kita once and for all.  Kalau kita baca buku terbitan JAN ‘Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif JAN’ misalnya kita akan ketahui secara terperinci apakah kelemahan-kelemahan yang menyebabkan markah AI kita kurang.

 

Saya kira IPTA-IPTA kita bernasib baik kerana kebanyakan mereka yang menguruskan kewangan berjawatan tetap, jadi ada stability dan continuity.  Di beberapa badan berkanun yang lain ada stafnya yang merupakan contract staff; bayangkan risiko yang dihadapi.

 

Bagaimana pula tentang faktor ketelitian – diligence atau meticulousness.  Ini masalah sikap seseorang yang suka kerja sambil lewa.  Mungkin dia fikir bossnya tidak ambil kisah, kerana tidak pernah pun bertanya khabar apalagi menegur.  Apabila ditegur oleh audit, mudah sahaja menyatakan terlepas pandang atau terlupa.  Bila timbul isu baru sedar, baru hendak ambil tindakan.  Bila berlaku sesuatu siasatan, menggelabah.  Dalam hal ini pada saya pihak atasan IPTA mesti prihatin, mesti ambil tahu.  Selaku ketua PTJ, sekali sekala mesti turun bawah buat pemeriksaan mengejut.  Kalau busy sangat, arahkan UAD buat pemeriksaan mengejut dan minta laporan.  Perlu ada semangat self-auditing.  Kalau sah terdapat kecuaian di kalangan stafnya pihak atasan wajar segera mengambil tindakan tatatertib, bukanlah nak terus buang kerja, tetapi sekurang-kurangnya berilah amaran.  Budaya tegur-menegur ini penting kalau mahu kecemerlangan.  Kalau tidak ditegur, staf kita akan beranggapan apa yang dibuatnya semuanya betul !.

 

Satu lagi contoh yang saya ingin sentuh ialah tentang pengurusan aset.  Ini lumrah menjadi kelemahan banyak institusi, mungkin disebabkan persepsi kerjanya leceh, bukan kerja orang atas.  Tetapi ini soal tanggungjawab.  Kita diberi amanah merekodkan, menyimpan dan menyenggara aset itu dengan baik dan teratur supaya tidak berlaku kehilangan, penipuan atau aset disalah guna.  Kalau dah layak dihapus, hapuskan, jangan simpan lama-lama hingga menyesakkan tempat simpanan.  Kerja mengurus aset ini mungkin leceh, tetapi kenapa pakai sistem manual?  Kan sudah ada sistem elektronik, MyAsset contohnya yang boleh memudahkan kerja kita.

Jadi, setakat ini bolehlah saya rumuskan bahawa kecemerlangan dalam pengurusan kewangan harus mempunyai elemen-elemen yang berikut :-

-      Kepimpinan Yang Cemerlang

-      Kawalan Organisasi Yang Mantap

-      Modal Insan yang Kompeten

-      Sistem Pengurusan Maklumat yang teratur

-      Penggunaan Teknologi ICT secara bijak

-      Amalan budaya kerja cemerlang yang berpaksi pengamalan nilai dan etika yang murni

 

Setiap mereka yang menguruskan kewangan IPTA harus dinilai skill atau kemahiran mereka mengaplikasikan ilmu atau knowledge.  Mereka juga harus mempunyai minat terhadap kerja dan mempunyai sikap yang berasaskan nilai-nilai murni seperti jujur dan berdisiplin.  Begitu juga harus mengetahui tentang prosedur-prosedur dan sentiasa menyemak.  Saya yakin dan percaya mereka yang dapat 4 bintang itu telah berjaya menzahirkan elemen-elemen dan ciri-ciri yang saya sebutkan tadi.

 

Sekarang saya hendak beralih kepada kecemerlangan pengurusan aktiviti.  Seperti yang kita semua maklum IPTA banyak juga berbelanja dari segi program, projek atau aktiviti.  Apa yang penting dipastikan ialah sama

ada perbelanjaan ini telah dibuat dengan berhemat, berpaksikan value for money dan telah mencapai matlamat atau sasaran yang ditetapkan.

 

JAN setiap tahun ada secara rambang membuat auditan prestasi terhadap program atau aktiviti IPTA untuk menilai sejauh mana program atau aktiviti ini telah dirancang, di laksana dan dipantau secara cekap, berhemat dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan.

 

Antara kajian-kajian yang dijalankan ialah pengurusan bekalan dan peralatan, pengurusan bangunan dan infrastruktur, pengurusan aset tetap, pengurusan sistem maklumat dan pengurusan perolehan. 

 

 

Seperti auditan prestasi ke atas lain-lain agensi Kerajaan terdapatlah juga kelemahan-kelemahan dalam perancangan, pelaksanaan dan pemantauan program-program dan aktiviti-aktiviti di IPTA.

 

Misalnya, perolehan yang dilakukan oleh IPTA adakalanya tidak dirancang dengan teliti yang mengakibatkan pembaziran, tidak mematuhi prosedur yang ditetapkan, penerimaan barangan yang tidak berkualiti, peralatan yang tidak mengikut spesifikasi, pemantauan yang kurang atau tidak dilakukan oleh pihak yang sepatutnya.

 

Bagi projek-projek infrastruktur dan ICT pula, terdapatlah pembinaan bangunan/projek yang gagal disiapkan pada masa yang ditetapkan, tidak mengikut spesifikasi, tidak berkualiti, projek terbengkalai, Arahan Perubahan Kerja yang banyak menyebabkan harga projek meningkat dan kurang pemantauan oleh pihak IPTA.

 

Pada hemat saya, semuanya ini boleh dielakkan pertama, sekiranya semua yang terlibat dengan program atau aktiviti IPTA menghayati nilai dan etika yang boleh menjuruskan pengamalan budaya kerja yang cemerlang, kedua sekiranya mereka benar-benar kompeten dan teliti supaya mereka benar-benar dapat mengurus dan menyelia kerja-kerja yang dilakukan oleh kontraktor, konsultan atau vendor dan bukan sebaliknya di ‘drive’ oleh golongan ini.  Melainkan kita mempunyai kepentingan peribadi atau kita tak kisah mengapakan kita sanggup menerima kerja-kerja yang kurang sempurna, atau menerima peralatan-peralatan yang tidak ikut spesifikasi?  Bagi projek-projek ICT pula, mengapakan kita harus membayar vendor yang deliverablesnya tidak disempurnakan mengikut kepuasan pengguna?  Kenapakah masih perlu buat kerja secara manual sedangkan sistem yang dibangunkan menjanjikan semuanya boleh dibuat secara elektronik.

Inilah perkara-perkara yang pada pandangan audit membuktikan dari segi pengurusan yang tidak cemerlang yang boleh membawa kepada kerugian kepada IPTA dan Kerajaan.  Yang kita di JAN khuatirkan ialah kelemahan-kelemahan ini sentiasa didapati dalam hampir keseluruhan kajian audit yang telah kami jalankan.  Kelemahan-kelemahan ini nampaknya pasti berulang.

 

Apa hendak buat, nasi sudah menjadi bubur!  Tetapi kita tidak harus putus asa.  Tugas kita di JAN membantu negara kita berbelanja secara berhemah (Assist the nation to spent wisely).  Kita boleh membantu IPTA dan lain-lain agensi Kerajaan bermuhasabah dan berharap mereka mendapat iktibar dari kelemahan-kelemahan orang lain.  Kita akan terus beri pandangan dan nasihat, tindakan seterusnya terserah kepada agensi-agensi ini.

 

Sebagai mengakhiri ceramah saya ini, izinkanlah saya menggariskan beberapa saranan dalam konteks melahirkan kecemerlangan dalam pengurusan kewangan dan pengurusan aktiviti IPTA-IPTA kita :-

 

a)    Memastikan pengurusan kewangan dan pengurusan aktiviti diuruskan dengan cekap dan cemerlang.  Pengurusan yang

cemerlang boleh menghindarkan berlakunya gejala rasuah, pembaziran, pemborosan dan penyelewengan.

 

b)     Menetapkan objektif, matlamat dan rancangan yang realistik serta yang boleh dilaksanakan.

 

c)     Peruntukan dan penggunaan sumber dibuat dengan cara teratur, cekap dan berhemat.

 

d)   Menetapkan sasaran dan standard bagi mengukur pencapaian dan prestasi kerja.

 

e)    Pematuhan kepada undang-undang dan peraturan berhubung dengan pengurusan kewangan, penggunaan sumber dan pelaksanaan projek.  Penyeliaan dan semakan rapi oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan menyelia kerja-kerja harian adalah amat penting.

 

f)      Pemantauan yang berkesan ke atas kemajuan pelaksanaan projek.

 

g)    Kawalan dalaman yang kukuh.

 

h)   Pembangunan modal insan yang seimbang dan berkualiti dari sudut ilmu, akhlak, sikap dan sifat murni seperti amanah, jujur di semua peringkat.  Dengan demikian, pembudayaan akauntabiliti dan integriti akan terjadi secara semula jadi.

 

i)      Melaporkan pencapaian (output, outcome dan impak) dan

 

j)      Menilai pencapaian dan memberi maklum balas.

 

 

Sekian, terima kasih.