Bab 01 pengantar pengurusan

1

BAB 1

PENGURUSAN DAN CABARAN PENGURUSAN

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh: 1. Menerangkan konsep organisasi dan pengurusan. 2. Menjelaskan kepentingan pengurusan. 3. Menghuraikan jenis dan kemahiran pengurus. 4. Mengenal pasti aktiviti dalam proses pengurusan. 5. Membincangkan kepentingan sumber organisasi dan hubungan

dengan aktiviti pengurusan.

1.1 PENGENALAN Apakah yang anda ketahui tentang pengurusan? Hampir setiap orang bercakap tentang pengurusan atau hal yang berkaitan dengan aktiviti mengurus pada setiap masa. Bagaimanapun, apabila kita membincangkan tentang pengurusan, secara tidak langsung kita membincangkan mengenai konsep, terminologi, prinsip dan teori pengurusan. Perbincangan tentang pengurusan juga memerlukan kita melihat kepada aspek berkaitan dengan amalan pengurusan yang dipraktikkan di dalam sesebuah organisasi serta peranan sumber yang mempengaruhi organisasi, khususnya sumber manusia. Kita sering mendengar pendapat yang menyatakan bahawa amalan pengurusan berbeza di antara sesebuah organisasi dengan organisasi yang lain. Perbezaan akan lebih ketara jika kita bandingkan di antara organisasi awam dengan organisasi swasta. Mengapakah perbezaan ini terjadi? Adakah anda mengetahui faktor yang mempengaruhi pengurusan sesebuah organisasi? Dalam hal ini terdapat dua faktor utama yang mempengaruhi pengurusan sesebuah organisasi, iaitu faktor persekitaran dalaman dan faktor persekitaran luaran. Kedua-dua faktor ini mempengaruhi proses membuat keputusan pengurusan. Faktor persekitaran dalaman ialah faktor input (sumber manusia, kewangan, bahan mentah, dan modal), iklim dan politik dalaman organisasi, serta gaya kepimpinan dan komunikasi yang diamalkan oleh sesebuah organisasi. Faktor luaran pula ialah keadaan ekonomi, politik

2

dan undang-undang, sosial dan budaya, dan pembangunan teknologi. Kedua-dua faktor ini sentiasa memberi tekanan ke atas pengurusan dan organisasi. Oleh itu, pengaruh kedua-dua faktor ini merupakan cabaran yang perlu ditangani dengan baik oleh setiap pengurus. Dalam perbincangan awal ini, kita dapat rumuskan bahawa pengurusan sesebuah organisasi adalah bergantung kepada kecekapan dan keberkesanan seseorang pengurus yang mengurusnya, khususnya ketika berhadapan dengan cabaran persaingan global ketika ini. Oleh itu, dalam bab ini kita akan mempelajari konsep organisasi, pengurusan dan cabaran pengurusan sejagat secara umum sebelum mempelajari secara lebih mendalam dalam bab-bab yang sebenarnya.

SOALAN DALAM TEKS 1.1

1. Berdasarkan kepada kefahaman anda, nyatakan faktor yang mempengaruhi proses pembuatan keputusan organisasi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

1.2 PENGURUSAN DAN ORGANISASI Bagi memudahkan anda memahami konsep pengurusan, anda perlu mengetahui bila pengurusan mula diamalkan oleh manusia. Anda harus sedar bahawa pengurusan merupakan kemahiran awal dan asas yang diamalkan dalam sejarah kehidupan dan perkembangan ketamadunan manusia. Dalam dunia pekerjaan yang diharungi oleh manusia di zaman awal pekerjaan yang dilakukan lebih bercorak individu, iaitu menghasilkan barangan untuk kegunaan sendiri dan keluarga. Sekiranya terdapat lebihan, barulah barangan ini dipasarkan atau dijual kepada orang lain. Anda juga perlu mengetahui bahawa pengeluaran barangan bercorak individu ini adalah tidak cekap dan tidak berkesan. Sebaliknya, pengurusan dalam era moden ini telah berubah. Persaingan pasaran global dan revolusi kualiti telah meningkatkan permintaan terhadap barangan dan perkhidmatan yang berkualiti. Pengeluaran barangan dan perkhidmatan menjadi lebih kompleks dan memerlukan usaha sama ramai orang, keupayaan manusia, dan peruntukan dana yang lebih besar. Keadaan ini menggambarkan kepada kita bahawa pengurus dalam era moden perlu berjuang dengan persaingan global dan memenuhi kehendak pengguna yang matang memilih barangan dan perkhidmatan

3

yang berkualiti. Oleh itu, adalah menjadi cabaran kepada pengurus untuk melaksanakan amalan dan aktiviti pengurusan dengan lebih cekap dan berkesan. Perlukah setiap orang terlibat dalam aktiviti pengurusan? Bagaimanakah dengan anda? Sebenarnya, setiap orang perlu belajar mengurus sama ada mengurus diri sendiri, kerjaya, keluarga, masyarakat atau organisasi yang disertainya. Aktiviti pengurusan melibatkan masa, tenaga dan kebolehan diri seseorang individu, serta memerlukan kemahiran pengurusan. Keputusan pengurusan yang dibuat oleh setiap individu akan mempengaruhi dirinya dan diri orang lain. Cuba anda bayangkan, adakah keluarga anda mendapat kesan daripada setiap keputusan yang anda buat berkenaan dengan urusan keluarga dan diri sendiri? Sebagai contoh, keputusan yang anda buat untuk mengikuti program PJJ di UUM ini, adakah memberi kesan kepada keluarga anda, organisasi anda dan sebagainya? Jawapan anda akan memudahkan anda memahami bahawa individu yang bertindak sebagai seorang pengurus perlu belajar mengurus aktiviti kerjanya dan tugas orang lain. Dalam era pengurusan moden, tidak ada suatu cara terbaik untuk mengurus. Terdapat berbagai pengaruh yang memberi kesan ke atas tugas pengurus dan kemahiran yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Apakah yang anda ketahui mengenai hubungan di antara pengurusan dengan organisasi? Pengurusan adalah aktiviti yang dijalankan oleh pengurus, manakala persekitaran pengurus menjalankan tugas, peranan dan tanggungjawabnya dinamakan sebagai organisasi. Anda harus sedar bahawa organisasi adalah sangat penting dalam kehidupan manusia sehari-hari. Manusia sentiasa berurusan dengan organisasi. Anda menghadiri kuliah, membeli pakaian di pasaraya, mengendalikan urusan kewangan di bank dan membeli makanan di kafeteria merupakan beberapa contoh hubungan di antara manusia dengan organisasi. Manusia juga dipengaruhi secara langsung atau tidak langsung melalui barangan dan perkhidmatan yang dikeluarkan oleh organisasi. Ini bermakna pengurusan dan organisasi adalah sentiasa berhubungan dan berkait rapat di antara satu sama lain. Sebagai kesimpulannya, boleh kita katakan bahawa sesebuah organisasi, sama ada besar atau kecil saiznya, atau organisasi awam mahupun swasta memerlukan pengurusan yang cekap dan berkesan bagi mengendalikan setiap aktiviti organisasi tersebut.

Berdasarkan kepada pengalaman anda, sila nyatakan tiga contoh yang anda ketahui mengenai hubungan di antara manusia dengan organisasi.

4

1.2.1 Definisi Organisasi Setelah kita memahami konsep pengurusan dan organisasi, kita boleh menambah kefahaman dengan memahami definisi organisasi. Organisasi boleh didefinisikan sebagai satu entiti sosial atau struktur pentadbiran dan fungsional yang dikoordinasikan secara sedar dan mempunyai sempadan yang dikenal pasti. Organisasi terdiri daripada sekurang-kurangnya seorang individu atau sekumpulan orang yang mencebur diri dalam suatu usaha yang sistematik dan berterusan bagi mencapai objektif serta matlamat yang ditetapkan. Berdasarkan kepada definisi di atas, terdapat empat elemen penting yang perlu ada pada sesebuah organisasi, iaitu

(i) organisasi sebagai satu entiti sosial atau struktur pentadbiran dan fungsional yang dikoordinasikan secara sedar;

(ii) organisasi mempunyai sempadan yang dikenal pasti; (iii) aktiviti organisasi dijalankan oleh seorang individu atau

kumpulan secara teratur dan berterusan; dan (iv) organisasi wujud bagi mencapai objektif dan matlamat

yang telah ditetapkan.


1. Apakah yang anda faham tentang maksud organisasi?


1.2.2 Objektif Organisasi Setiap organisasi yang ditubuhkan mempunyai objektif untuk dicapai. Objektif bermaksud sasaran yang dikenal pasti untuk dicapai melalui rancangan dan tindakan. Oleh itu, dapat kita definisikan objektif organisasi sebagai sasaran bagi memperoleh hasil sama ada barangan atau perkhidmatan untuk kegunaan ahli organisasi atau mereka di luar organisasi. Sebahagian organisasi berorientasikan perniagaan dan ditubuhkan bagi menghasilkan barangan dan perkhidmatan untuk dipasarkan. Terdapat juga organisasi yang ditubuhkan bagi memberi perkhidmatan kepada masyarakat.

5

1.2.3 Ahli Organisasi Ahli organisasi merujuk kepada mereka yang mempunyai kepentingan di dalam sesebuah organisasi, termasuklah pemegang saham, pemilik, pengasas, serta pengurus dan kakitangan yang memberikan perkhidmatan. Kakitangan sesebuah organisasi memainkan peranan penting dalam membuat keputusan pengurusan dan menjalankan aktiviti organisasi. Setiap kakitangan menjalankan sebahagian daripada tugas organisasi, manakala pengurus pula diperlukan bagi memastikan koordinasi kerja, menyelesaikan tugas dan masalah organisasi dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

Berdasarkan kepada pengetahuan anda sendiri, senaraikan lima jenis ahli organisasi yang sentiasa mendapat kesan daripada keputusan pengurusan.

1.3 KEPENTINGAN PENGURUSAN Bolehkah anda nyatakan, mengapakah pengurusan penting kepada sesebuah organisasi? Kita perlu memahami bahawa untuk terus wujud dan bersaing, sesebuah organisasi perlu mencapai objektif dan matlamat yang telah ditetapkan. Aktiviti pengurusan dalam sesebuah organisasi membantu pencapaian objektif dan matlamat organisasi tersebut. Pengurusan dalam sesebuah organisasi terdiri daripada pengurus di semua peringkat hierarki. Ini bermakna pengurusan adalah penting kepada sesebuah organisasi. Sehingga kini belum terdapat sama ada ahli sejarah mahupun ahli sains sosial yang menemui sebuah organisasi yang mampu untuk terus wujud atau bertahan lama tanpa membentuk hierarki pengurusan. Pengurusan yang baik adalah kunci kepada perbezaan antara kejayaan dan kegagalan sesebuah firma atau syarikat. Oleh itu, dapat kita katakan bahawa pengurusan merupakan jentera yang mengerakkan sesebuah organisasi. Terdapat berbagai aktiviti pengurusan yang membayangkan tentang kepentingan pengurusan. Firma atau syarikat boleh gagal disebabkan oleh peruntukan yang tidak mencukupi; pemasaran yang tidak bersesuaian; tidak berkebolehan untuk menyediakan reka bentuk produk yang baik; serta pelaksanaan tugas asas pengurusan yang lemah. Anda perlu mengetahui bahawa pengurus mempengaruhi semua fasa di dalam organisasi moden. Pengurus dan pengurusan adalah bertanggungjawab kepada kumpulan tertentu seperti pemegang saham, pemilik atau pengasas organisasi tentang prestasi pencapaian organisasi tersebut. Mereka menjalankan tugas sebagai penghubung antara kakitangan di semua peringkat organisasi dan di antara kakitangan dengan pelanggan dan masyarakat di luar organisasi. Oleh itu, kita boleh

6

katakan bahawa pengurus adalah pemangkin yang menjanakan pengurusan yang cekap dan berkesan bagi mencapai objektif dan matlamat yang diharapkan; dan penggerak kepada penerimaan perubahan, aktiviti pengkoordinasian dan pengawalan di dalam organisasi. Sebagai contoh, pengurus loji menjalankan operasi pembuatan yang menghasilkan produk, manakala pengurus jualan bertindak mengekalkan kuasa jual bertujuan untuk memasarkan barangan dan perkhidmatan. Sebaliknya, pengurus personel menyediakan sumber tenaga yang berkelayakan dan produktif kepada organisasi. Bolehkah anda fikirkan mengapa masyarakat dan negara dapat mencapai kemajuan? Masyarakat boleh terus wujud dan bertambah maju disebabkan adanya pengurus yang cekap memimpin organisasi. Pengurus yang efektif mungkin menjadi sumber utama kepada negara-negara maju dan menjadi sumber paling dikehendaki oleh negara-negara sedang membangun. Oleh itu, masyarakat dalam era ekonomi global amat memerlukan pengurus yang beretika, cekap, dan berkesan. Pengurus dan pengurusan berusaha menggalakkan aktiviti individu yang membawa kepada pencapaian matlamat organisasi. Sebaliknya, aktiviti individu yang menghalang kepada penyempurnaan matlamat organisasi tidak digalakkan. 1.4 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Kita seharusnya menyedari bahawa setiap pengurus mempunyai tanggungjawab yang perlu dilaksanakan dalam mencapai matlamat organisasi. Dalam hubungan ini, kita boleh katakan bahawa pengurus yang prospektif mesti memahami kepentingan atau pengertian kerja pengurusan terhadap individu dan masyarakat, serta mengetahui tanggungjawab pengurusan yang diperlukan bagi ditangani oleh mereka. Tanggungjawab pengurusan boleh diketahui dengan memahami definisi pengurusan, peranan pengurusan dan proses pengurusan kerana elemen-elemen ini melibatkan fungsi pengurusan, pencapaian matlamat organisasi, dan keperluan untuk mengurus sumber organisasi secara cekap dan berkesan. Dalam pertumbuhan ekonomi global dan perkembangan organisasi moden, pengurus membantu dalam merancang, mengelola, mempengaruhi, dan mengawal organisasi. Pengurus juga memberi arahan dan menyelia kerja individu lain. 1.4.1 Definisi Pengurusan Dalam pengurusan moden, kita dapat melihat bahawa istilah pengurusan boleh dan selalu digunakan dalam beberapa cara yang berbeza. Pengurusan boleh dirujuk sebagai suatu proses, suatu disiplin, manusia, dan suatu kerjaya (Ivancevich et al. 1997).

7

1.4.1.1 Pengurusan Sebagai Suatu Proses Pengurusan boleh kita rujuk sebagai suatu proses yang melibatkan beberapa fungsi dan aktiviti kerja yang mesti diikuti dan disempurnakan oleh pengurus bagi mencapai matlamat sesebuah organisasi. Oleh kerana pengurusan dianggap sebagai suatu proses, pengurus perlu menggunakan prinsip pengurusan sebagai panduan dalam menjalankan proses ini. 1.4.1.2 Pengurusan Sebagai Suatu Disiplin Pengurusan sebagai suatu disiplin boleh kita rujuk sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang memberikan cara bagaimana untuk mengurus. Dalam hubungan ini, pengurusan merupakan suatu subjek yang mengandungi prinsip, konsep, dan teori yang boleh dipelajari dan diaplikasikan dalam proses pengurusan. 1.4.1.3 Pengurusan Sebagai Manusia Kita juga boleh menganggap pengurusan sebagai manusia, iaitu melibatkan individu yang memimpin, mengarah, memberi tunjuk ajar, dan mengurus organisasi. Dengan kata lain, ia merujuk kepada pengurus yang terlibat dalam proses pengurusan dan mempunyai tanggungjawab utama bagi memastikan segala aktiviti dalam organisasi berjalan seperti yang telah dirancang. Pengurusan memberi penekanan kepada kepentingan kakitangan yang bekerja di bawah pengurus dan mereka diurus bagi mencapai objektif organisasi. Ini bermaksud, manusia adalah sumber penting bagi menggerakkan kejayaan dan menjanakan kecekapan dan keberkesanan organisasi agar matlamat dicapai sejajar dengan misi organisasi. 1.4.1.4 Pengurusan Sebagai Suatu Kerjaya Kita juga dapat menyatakan bahawa pengurusan adalah sebagai suatu kerjaya. Anda boleh memahami pengurusan sebagai suatu kerjaya dengan melihat kepada jawatan atau kedudukan seseorang individu pengurus dalam pelbagai peringkat hierarki pengurusan di sepanjang perkembangan kerjayanya. Sekiranya anda rujuk kepada beberapa buku pengurusan, anda akan dapati terdapat pelbagai definisi tentang pengurusan. Mengikut Certo (1997), pengurusan boleh didefinisikan sebagai proses mencapai matlamat organisasi melalui bekerja dengan manusia dan sumber organisasi yang lain. Manakala Ivancevich et al. (1997) mendefinisikan pengurusan sebagai proses yang dijalankan oleh seorang atau lebih bagi menyelaras aktiviti kerja orang lain, modal, bahan mentah dan teknologi

8

bagi mencapai hasil berkualiti tinggi yang tidak mampu dicapai oleh seseorang yang bertindak secara bersendirian. Oleh itu, dapat kita katakan bahawa pengurusan sebagai satu set kegiatan yang direka bentuk bagi mengarah tugas tertentu untuk mencapai suatu matlamat atau objektif yang terpilih secara cekap dan berkesan melalui empat fungsi asas pengurusan, iaitu merancang, mengorganisasikan, memimpin, serta mengawal dan memelihara persekitaran. Berdasarkan kepada definisi di atas, kita boleh rumuskan bahawa pengurusan mempunyai beberapa ciri tertentu, iaitu

(i) pengurusan adalah suatu proses atau aktiviti yang berterusan;

(ii) pengurusan tertumpu kepada pencapaian matlamat organisasi; dan

(iii) pengurusan mencapai matlamat organisasi melalui kerjasama dengan sumber organisasi secara cekap dan berkesan.

Sebelum melanjutkan pembacaan anda, cuba jelaskan kembali secara ringkas maksud pengurusan.

1.4.2 Definisi Pengurus Setelah anda memahami definisi pengurusan, maka perlu bagi anda untuk mengetahui maksud pengurus. Pemahaman tentang makna pengurus akan membantu anda memahami tanggungjawab mereka dengan lebih jelas. Bagi tujuan tersebut, kita boleh mendefinisikan pengurus sebagai individu yang menjadi pemilik, pengasas atau kakitangan di dalam sesebuah organisasi. Mereka merupakan individu yang berada pada kedudukan berkuasa, mempunyai autoriti dan berupaya membuat keputusan ke atas sumber organisasi untuk tujuan mencapai objektif dan matlamat yang ditentukan. Pengurus boleh didefinisikan sebagai seorang individu yang digajikan bagi mempengaruhi, memimpin, membimbing serta membuat keputusan, dan menggunakan sumber organisasi untuk tujuan mencapai objektif dan matlamat organisasi. Berdasarkan kepada definisi di atas, kita boleh merumuskan beberapa aktiviti pengurus seperti berikut:

(i) Pengurus membantu merancang, mengorganisasi, mempengaruhi dan mengawal organisasi untuk mencapai objektif dan matlamat yang ditentukan.

9

(ii) Pengurus menjalankan tugas mempengaruhi dan meneliti hasil kerja dan prestasi individu lain yang berada di bawah pengawasannya.

(iii) Pengurus bertindak sebagai penghubung antara kakitangan di pelbagai peringkat dalam organisasi dan di antara kakitangan organisasi dengan mereka yang berada di luar organisasi.

(iv) Pengurus sebagai penjana dan pemangkin yang menggerakkan sesebuah organisasi bagi mencapai objektif dan matlamatnya.

(v) Pengurus adalah seorang yang mempunyai kuasa untuk mengubah dan akan bertindak membuat perubahan ke atas aktiviti dan organisasi selaras dengan perubahan persekitaran kerja organisasi.

(vi) Pengurus menyelaras semua aktiviti kakitangan dan sumber organisasi dengan cekap dan berkesan untuk memperoleh hasil yang berkualiti tinggi.


1. Nyatakan secara ringkas peranan yang dijalankan oleh seorang pengurus.


1.4.3 Kualiti Pengurus yang Berjaya Bagaimanakah dapat anda membezakan di antara pengurus yang berjaya dengan pengurus yang kurang berjaya? Anda boleh membezakan di antara seorang pengurus yang berjaya dengan pengurus yang kurang berjaya melalui beberapa kualiti yang dipamerkan oleh mereka semasa menggunakan kemahiran dan menjalankan peranan pengurusan. Mengikut kajian Harbridge House (Ivancevich et al. 1997), sebuah firma perundingan Boston, terdapat sepuluh kualiti pengurus yang berjaya. Kualiti pengurus tersebut adalah seperti berikut: (a) Mengadakan Hala Tuju yang Jelas Anda boleh memahami bahawa pengurus yang berkesan ialah pengurus yang berupaya membentuk matlamat yang jelas dan sekata untuk kakitangan. Mereka mesti memberi perhatian kepada matlamat individu

10

dan matlamat kumpulan. Pengurus mesti mamastikan agar kakitangan dilibatkan dalam pembentukan kedua-dua matlamat tersebut, bukan sekadar menerimanya dari pengurus semata-mata. Pengurus mestilah benar-benar jelas dan bersungguh-sungguh dalam penugasan tanggungjawab kepada kakitangan. (b) Menggalakkan Komunikasi Terbuka Di samping mengadakan hala tuju yang jelas, pengurus mesti menggalakkan komunikasi terbuka. Komunikasi terbuka bermaksud pengurus membentuk suasana terbuka, iaitu kesediaan menerima teguran, cadangan dan open minded apabila berkomunikasi dan bersemuka dengan kakitangan. Mereka perlu bertindak jujur dan berterus-terang kerana kakitangan mahukan maklumat yang jujur daripada ketua mereka. (c) Memberi Tunjuk Ajar dan Sokongan kepada Pekerja Pengurus mesti membantu individu lain dalam pelaksanaan sesuatu aktiviti atau tugas, dan perlu sentiasa bersama-sama dengan kakitangan, khususnya subordinat. Pengurus perlu bekerja secara membina bagi membetulkan masalah pencapaian dan prestasi organisasi. (d) Mengadakan Pengiktirafan Objektif Anda boleh memahami bahawa pengurus yang berkualiti mesti memberi penghargaan kepada kakitangan yang telah menunjukkan pencapaian terbaik dalam pelaksanaan tugas mereka. Sebaliknya, pengurus tidak boleh memberi kritikan ke atas masalah yang dihadapi oleh kakitangan. Penghargaan dan ganjaran yang diberikan oleh pengurus kepada kakitangan mestilah dihubungkaitkan dengan pencapaian kerja, bukan berlandaskan kepada kekananan kakitangan atau perhubungan peribadi antara pengurus dengan kakitangan. (e) Membentuk Kawalan Berterusan Kawalan berterusan adalah penting bagi menjamin pencapaian sebenar organisasi seimbang dengan pencapaian yang dirancang. Oleh itu, pengurus perlu membuat tindakan susulan terhadap sesuatu aktiviti atau isu. Jika sesuatu tindakan perlu diambil, pengurus perlu melakukannya dengan tegas dan berwibawa. Sebagai contoh, katakanlah terdapat seorang jurutera sedang mengetuai suatu projek membuat sebuah jambatan. Sekiranya kemajuan projek tersebut tidak seperti yang dirancang, jurutera tersebut perlu mengambil sesuatu tindakan bagi membetulkan kesilapan yang berlaku dan memastikan projek mengikut spesifikasi cadangan asal. Di samping itu, pengurus juga

11

bertanggungjawab untuk memberi maklum balas kepada subordinat mengenai hasil atau kesan bagi setiap keputusan yang diambil dan dilaksanakan.

(f) Memilih Pekerja yang Betul Sebagai Staf Organisasi Pengurus mesti mencari dan memilih bakal kakitangan yang terbaik dari segi kemahiran dan kecekapan yang diperlukan oleh organisasi. Kakitangan yang benar-benar layak akan membantu menyempurnakan wawasan dan matlamat organisasi. (g) Memahami Implikasi Kewangan terhadap Keputusan Pengurus perlu memahami implikasi kewangan bagi setiap keputusan yang dibuat walaupun tidak mempunyai tanggungjawab langsung terhadap margin keuntungan. Ini kerana keputusan yang dibuat oleh seseorang pengurus akan mempengaruhi kewangan syarikat dan memberi kesan ke atas margin keuntungan. (h) Menggalakkan Inovasi dan Ide Baru Pengurus perlu menggalakkan kakitangan supaya sentiasa menunjukkan inovasi dan memikirkan ide baru agar dapat membantu organisasi bertahan dalam industri dan bersaingan dengan organisasi lain, khususnya dalam persaingan global. (i) Memberikan kepada Subordinat Keputusan yang Jelas

Apabila Mereka Memerlukannya Kakitangan lebih memerlukan keputusan yang jelas dan telus daripada seseorang pengurus. Kakitangan lebih berminat untuk meluahkan pandangan terhadap isu sesuatu kepada pengurus tetapi tidak mahu perbincangan yang tidak berkesudahan. Pengurus mesti mengetahui masa dan ketika yang sesuai untuk meneruskan perbincangan tentang sesuatu perkara. Sebagai contoh, anda merupakan seorang pegawai di sebuah jabatan yang sedang berbincang dengan seorang kakitangan anda mengenai kerja menyusun semula ruang pejabat. Anda perlu menjelaskan tindakan yang sepatutnya diambil oleh kakitangan anda sebelum mereka melaksanakan tugasan tersebut. Tindakan anda akan membolehkan kakitangan anda mendapat maklumat yang jelas hasil daripada perbincangan tersebut. (j) Menunjukkan Integriti yang Tinggi Secara Konsisten Pengurus mesti menunjukkan integriti yang tinggi kerana kakitangan lebih berminat untuk bekerja di bawah pengurus yang boleh mereka hormati.

12

Sekarang anda telah mengetahui ciri-ciri kualiti yang perlu ada pada pengurus untuk menjadi pengurus yang berjaya. Cuba anda bayangkan jika anda seorang pengurus yang tidak mempunyai kesemua kualiti seperti yang dibincangkan di atas. Apakah yang akan terjadi kepada anda dan jabatan yang anda terajui?


1. Senaraikan sepuluh kualiti yang perlu ada pada

pengurus yang berjaya.


1.4.4 Jenis Pekerjaan Pengurus Berdasarkan perbincangan di atas, anda telahpun didedahkan tentang definisi pengurusan dan pengurus, serta tindakan yang perlu dilakukan oleh pengurus untuk menjadi pengurus yang berjaya. Diharap melalui perbincangan itu, anda boleh memahami sedikit sebanyak tentang pekerjaan yang dilakukan pengurus. Berdasarkan pengalaman anda sendiri, bolehkah anda bayangkan pekerjaan yang dilakukan oleh pengurus sesebuah organisasi? Sebenarnya jenis pekerjaan pengurus adalah berbeza. Kita boleh memahami jenis pekerjaan pengurus berdasarkan kepada dua dimensi utama, iaitu dimensi menegak dan dimensi mendatar. Dimensi menegak memfokus kepada tahap hierarki yang berbeza dalam organisasi. Manakala dimensi mendatar pula adalah berdasarkan kepada bidang tugas pengurus yang utama. 1.4.4.1 Dimensi Menegak: Tahap-Tahap Hierarki Pada umumnya, pengurus menjalankan fungsi pengurusan yang sama, tetapi penekanan adalah berbeza bergantung kepada kedudukan mereka di dalam organisasi. Di sepanjang dimensi menegak, pekerjaan pengurus dalam kebanyakan organisasi dapat dibahagikan kepada tiga kategori, iaitu pengurus lini pertama atau penyelia, pengurus pertengahan, dan pengurus atasan. Ketiga-tiga kategori ini boleh kita lihat sebagai perbezaan menegak di kalangan pengurus disebabkan mereka berkedudukan pada peringkat hierarki yang berbeza dalam organisasi. Nama jawatan pengurus bergantung kepada organisasi tempat mereka bekerja dan tugas sebenar yang mereka lakukan. Pernahkah anda

13

mendengar jawatan pentadbir, ketua bahagian, dan ketua pengarah? Gelaran jawatan ini merupakan beberapa contoh gelaran yang diguna pakai untuk pengurus dalam organisasi kerajaan. Manakala dalam organisasi perniagaan, jawatan penyelia, pengurus, naib presiden, timbalan presiden, presiden, atau ketua eksekutif adalah biasa digunakan. Namun begitu, anda harus ingat bahawa nama jawatan tidak memberi makna yang besar atau penting kepada persekitaran luar organisasi. Kita boleh melihat bahawa pengurus daerah sesebuah syarikat berkemungkinan sama tarafnya dengan seorang pengurus kawasan bagi sebuah syarikat saingan yang lain. Bagaimanapun, kita perlu mengakui bahawa nama jawatan dan kategori pengurus merupakan simbol status quo dalam sesebuah organisasi dan menjadi penting kepada seluruh kakitangan, khususnya berkaitan dengan bidang tanggungjawab dan autoriti.

Rajah 1.1

Jenis Pekerjaan Pengurus

Pengurus Pertengahan

Pengurus Lini Pertama

Pengurus Atasan


1. Senaraikan tiga jenis pekerjaan pengurus

berdasarkan dimensi menegak di dalam sesebuah organisasi.


14

(a) Pengurus Lini Pertama Pengurus lini pertama atau penyelia merupakan pengurus yang berada pada tahap paling bawah dalam hierarki pengurusan. Mereka biasanya berkedudukan pada tahap operasi dalam sesebuah organisasi. Mereka bertanggungjawab secara langsung ke atas tugas kakitangan operasi atau kakitangan sokongan sesebuah organisasi. Oleh itu, anda dapat melihat bahawa subordinat mereka terdiri daripada semua kakitangan bukan pengurusan. Pengurusan sangat bergantung kepada kumpulan sokongan ini dalam melaksanakan segala rancangan yang telah disusun dan ditetapkan. Pengurus lini pertama adalah sumber penting kepada kejayaan sesebuah organisasi disebabkan mereka mempunyai tanggungjawab utama untuk mengawasi operasi harian agar berjalan lancar. Bagaimanapun, sebagai penuntut pengurusan, anda perlu menyedari bahawa pengurus lini pertama sentiasa mendapati diri mereka mudah tersepit di tengah-tengah konflik permintaan (seperti keputusan yang hendak diambil dan dilaksanakan) di antara pihak pengurusan atasan dengan kakitangan sokongan. Anda juga perlu menyedari bahawa pada hari ini kuasa dan autoriti pengurus lini pertama semakin berkurangan. Antara faktor yang mengurangkan kuasa dan autoriti ini ialah faktor seperti pengaruh kesatuan sekerja dan peningkatan tahap pendidikan pekerja. Mengikut satu penyelidikan yang dijalankan ke atas pengurus lini pertama, autonomi dan pengaruh mereka dijangka akan semakin merosot atau berkurangan pada masa hadapan. Antara sebab kemerosotan pengaruh pengurus lini pertama ialah

(i) peningkatan pencapaian oleh organisasi yang mencontohi penekanan Jepun ke atas penyertaan kakitangan dalam mengurus tempat kerja. Ini kerana, amalan pengurusan Jepun melibatkan penyertaan kakitangan di semua peringkat dalam proses membuat keputusan;

(ii) peningkatan terhadap trend kerja berkumpulan dan berpasukan turut mengikis kepentingan pengurus lini pertama;

(iii) penggunaan komputer untuk mengawasi semua aktiviti yang dahulunya dijalankan oleh pengurus lini pertama;

(iv) pertumbuhan pakar, khususnya dalam bidang yang melibatkan teknologi yang canggih dan terkini, menyediakan khidmat nasihat dan arah tuju yang jelas terhadap bidang tugas; dan

(v) amalan komunikasi terbuka oleh sesetengah organisasi membolehkan maklumat dan arahan kerja mengalir secara langsung di antara kakitangan sokongan dengan pengurus atasan atau pengurus pertengahan.

15

Satu implikasi yang boleh kita peroleh daripada perkembangan ini ialah tugas pengurus lini pertama adalah semakin bertukar atau berubah kepada penekanan lebih terhadap berurusan dengan hubungan manusia dalam organisasi dan mewakili unit ke luar organisasi. (b) Pengurus Pertengahan Pengurus pertengahan merupakan pengurus yang berada pada kedudukan di antara pengurus tahap atasan dengan pengurus lini pertama dalam hierarki pekerjaan pengurus. Ini bermakna, kita boleh katakan bahawa pengurus pertengahan ini bertanggungjawab secara langsung ke atas kerja pengurus lini pertama, yang merupakan subordinat mereka. Pengurus pertengahan ini boleh anda kenali dengan pelbagai gelaran seperti pengurus kawasan, pengurus kumpulan, pengarah, ketua jabatan, ketua bahagian dan sebagainya mengikut gelaran yang digunakan oleh sesebuah organisasi. Pengurus pertengahan turut menyelia dan memantau kakitangan operasi seperti penolong pentadbir dan kakitangan seperti jurutera, ahli sains, penganalisis kewangan dan sebagainya.

Sesebuah organisasi mungkin mempunyai beberapa bilangan lapisan pengurus pertengahan, bagaimanapun ia bergantung kepada saiz dan struktur organisasi tersebut. Organisasi bersaiz besar biasanya mempunyai beberapa lapisan pengurus pertengahan. Pada masa ini banyak syarikat telah mengambil langkah mengurangkan jumlah tahap hierarki pengurusan sebagai usaha untuk mengurangkan kos, mengurangkan lapisan yang terlibat dalam membuat keputusan dan menangani aspek komunikasi. Kita boleh katakan bahawa alasan utama mengapa organisasi mempunyai lapisan yang sedikit ialah disebabkan tahap pengurusan pertengahan yang ada pada hari ini mempunyai autonomi dan tanggungjawab yang lebih. Bagaimanapun, anda harus mengetahui bahawa tekanan ke atas pengurus pertengahan semakin bertambah apabila berhadapan dengan situasi perubahan lapisan ini. Sebahagian kritikan melihat bahawa pengurus pertengahan terpaksa memikul bebanan yang berlebihan, manakala sebahagian lainnya menegaskan bahawa pengurangan lapisan pengurusan membolehkan pengurus pertengahan menjalankan tugas mereka dengan kurangnya campur tangan birokratik. Umumnya, pengurus pertengahan adalah bertanggungjawab terhadap pelaksanaan dasar yang telah dibentuk oleh pengurus atasan, dan ke atas rancangan organisasi keseluruhan agar segala matlamat organisasi dapat dicapai seperti yang diharapkan.

16


1. Siapakah pengurus pertengahan? Bincangkan secara ringkas peranan yang dijalankan oleh pengurus pertengahan dalam sesebuah organisasi.


(c) Pengurus Atasan Kefahaman anda terhadap kedudukan pengurus lini pertama dan pengurus pertengahan boleh membayangkan kepada anda bahawa pengurus atasan mengambil tempat paling teratas dalam hierarki pengurusan. Berdasarkan kepada kedudukan mereka ini, pengurus atasan adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keseluruhan pengurusan sesebuah organisasi. Ada perlu mengetahui bahawa mereka bertanggungjawab menetapkan matlamat, objektif dan dasar operasi, di samping mengarah organisasi mereka dalam hubungan dengan persekitaran organisasi tersebut. Kita boleh menyatakan bahawa pengurus atasan mempunyai tanggungjawab langsung ke atas pengurus pertengahan dan pengurus lini pertama. Mereka memantau perancangan keseluruhan organisasi, bekerja dengan pengurus pertengahan dalam melaksanakan perancangan, dan mengekalkan kawalan keseluruhan ke atas kemajuan organisasi. Seperti yang dapat kita lihat dalam kebanyakan organisasi, bilangan pengurus atasan adalah sedikit dan biasanya dirujuk sebagai eksekutif. Pernahkah anda mendengar panggilan ketua eksekutif, presiden, naib presiden eksekutif, pengarah eksekutif, naib presiden kanan, timbalan presiden dan naib presiden? Semua gelaran ini merupakan panggilan yang diberikan kepada pengurus atasan. Penetapan gelaran adalah bergantung kepada kehendak pengurusan sesebuah organisasi.

17


1. Berdasarkan kepada kefahaman anda, nyatakan

tugas yang perlu dijalankan oleh pengurus atasan dalam sesebuah organisasi.


1.4.4.2 Dimensi Mendatar: Bidang Tanggungjawab Setelah anda memahami jenis pekerjaan pengurus berdasarkan hierarki pengurusan pada dimensi menegak, anda perlu pula mendalami kefahaman anda mengenai pekerjaan pengurus berdasarkan bidang tugas dan tanggungjawab pada dimensi mendatar. Ada perlu mengetahui bahawa pekerjaan pengurus turut berbeza pada dimensi mendatar. Kita boleh membahagikan pengurus kepada tiga jenis, iaitu pengurus fungsional, pengurus besar dan pengurus projek. (a) Pengurus Fungsional Anda boleh fahami pengurus fungsional sebagai mereka yang mempunyai tanggungjawab terhadap bidang pengkhususan dan aktiviti tertentu dalam organisasi. Mereka menyelia subordinat dengan kepakaran dan latihan dalam bidang pengkhususan tersebut. Mereka juga bertanggungjawab terhadap jabatan yang menjalankan tanggungjawab fungsional. Kakitangan di bawah seliaan mereka harus terdiri daripada individu yang mempunyai latihan dan kemahiran serta memiliki kualiti dalam tugas yang dijalankan. Antara contoh jabatan fungsional termasuklah pengiklanan dan promosi, jualan, kewangan dan perakaunan, sumber manusia dan personel, dan pembuatan. Sebagai contoh, pengurus lini pertama yang bertanggungjawab terhadap jabatan pengeluaran dan pemasaran yang mengeluar dan menjual barangan atau perkhidmatan merupakan pengurus fungsional. Pengurus staf yang bertanggungjawab terhadap jabatan kewangan, sumber manusia dan sebagainya yang memberi bantuan sokongan kepada jabatan lini juga boleh anda anggap sebagai pengurus fungsional. (b) Pengurus Besar Kita sering mendengar panggilan pengurus besar bagi sesetengah organisasi. Siapakah yang dimaksudkan sebagai pengurus besar?

18

Pengurus besar merupakan pengurus yang bertanggungjawab ke atas keseluruhan organisasi atau operasi subunit yang besar termasuk bidang pengkhususan utama didalamnya. Pengurus besar merupakan pengurus yang bertanggungjawab terhadap beberapa jabatan yang menjalankan fungsi yang berbeza. Bagi organisasi yang besar dan kompleks, pengurus besar mengetuai bahagian yang mempunyai beberapa bidang keutamaan atau fungsional. Pengurus besar mempunyai banyak gelaran seperti pengurus bahagian, pengurus cawangan dan sebagainya. Manakala bagi sebuah organisasi kecil, biasanya hanya seorang pengurus besar sahaja yang dilantik untuk mengetuai organisasi tersebut. Kadangkala pengurus loji yang bertanggungjawab ke atas perakaunan, sumber manusia, dan kakitangan juga bertindak sebagai pengurus besar.


1. Nyatakan bidang tanggungjawab yang perlu

dilakukan oleh seorang pengurus besar dalam sesebuah organisasi.


(c) Pengurus Projek Pengurus projek merupakan pengurus yang mempunyai tanggungjawab untuk menyelaras usaha yang melibatkan penyertaan individu daripada beberapa unit dalam organisasi yang bekerja untuk sesuatu projek tertentu. Kita boleh katakan pengurus projek perlu mempunyai kemahiran antara perorangan yang tinggi untuk memastikan kerja berjalan dengan lancar disebabkan individu pekerja melapor tidak hanya kepada pengurus di unit kerja khusus mereka, tetapi juga melapor kepada pengurus projek. Pengurus projek dikehendaki membubarkan kumpulan atau pasukan dan menyerahkan tanggungjawab pengurusan apabila projek yang dikendalikan telah sempurna dilaksanakan. Anda perlu menyedari bahawa pengurus projek juga boleh menjadi ahli kumpulan dalam sesuatu projek yang lain. 1.4.5 Kemahiran Pengurusan Bagaimanakah sebuah organisasi boleh berfungsi secara berkesan dan berkualiti? Organisasi boleh berfungsi secara berkesan dan berkualiti sekiranya ia mempunyai pengurus yang memiliki kemahiran tertentu.

19

Pengurus tanpa mengira pada peringkat mana mereka berada mesti mempelajari, membina, dan memiliki kemahiran tertentu untuk melaksanakan berbagai fungsi pengurusan dengan cekap dan berkualiti. Kemahiran boleh kita definisikan sebagai keupayaan khusus atau kefasihan dalam melakukan sesuatu tugas. Ia terlibat dalam satu set tingkah laku yang berhubungan secara fungsional antara satu sama lain dan membawa kepada tahap prestasi yang dikehendaki dalam bidang tugas yang diberikan. Kemahiran terhasil daripada pengetahuan, maklumat, amalan dan kecenderungan semulajadi seseorang individu. Kemahiran penting dalam menjalankan peranan pengurusan. Kemahiran juga boleh menjadi penentu tahap kecekapan dan keberkesanan seseorang pengurus. Kita boleh menyatakan bahawa keupayaan pengurus untuk menjalankan tanggungjawab adalah hasil daripada kemahiran pengurusan mereka. Pengurus yang mempunyai kemahiran pengurusan yang diperlukan berkemungkinan menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka dengan baik dan secara relatifnya adalah berjaya. Sebaliknya, pengurus yang tidak mempunyai kemahiran yang diperlukan akan melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka dengan kurang baik, dan secara relatifnya tidak akan berjaya. Kita boleh membahagikan kemahiran kepada enam kategori penting yang diperlukan oleh pengurus untuk menjadikan pengurusan berjaya. Kategori tersebut adalah seperti berikut: (a) Kemahiran Teknikal Kita boleh definisikan kemahiran teknikal sebagai kemahiran yang menerangkan kefahaman dan kecekapan dalam bidang yang khusus. Ia adalah berkaitan dengan keupayaan dan kebolehan menggunakan pengetahuan, teknik, alat dan sumber yang khusus. Ia juga melibatkan kaedah dan proses tertentu dalam melaksanakan sesuatu kerja atau bidang tanggungjawab yang khusus. Ini bermaksud bahawa pengurus yang berkemahiran teknikal berupaya untuk mengaplikasikan pengetahuan khusus, kepakaran berkaitan dengan kerja, peraturan dan sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yang menjadi sebahagian daripada tugas harian mereka. Bagi memudahkan kefahaman anda, kebanyakan kemahiran teknikal adalah berkaitan dengan bekerja dengan objek fizikal dan proses.

Nyatakan lima bidang khusus yang diperlukan oleh seseorang pengurus yang memerlukan kemahiran teknikal bagi melaksanakan tanggung-jawabnya.

20

Kemahiran teknikal adalah amat penting kepada pengurus lini pertama kerana hampir keseluruhan daripada mereka bertanggungjawab terhadap aktiviti organisasi di peringkat operasi yang memerlukan mereka menyelesaikan semua masalah kerja dan tugas harian. Sebaliknya, bagi pengurus yang menjawat jawatan pengurusan yang lebih tinggi agak kurang bergantung kepada kemahiran teknikal. Bagaimanapun, kemahiran teknikal boleh membantu mereka memahami latar belakang tugas di samping memberi penghargaan kepada kerja pihak lain dalam organisasi. Kita juga tidak boleh menafikan bahawa kemahiran teknikal dan penggunaan alat kuantitatif bagi mengukur pencapaian kualiti adalah penting kepada firma yang ingin bersaingan di peringkat antarabangsa. (b) Kemahiran Analitikal Kemahiran analitikal boleh dirujuk sebagai keupayaan pengurus untuk mengenal pasti faktor utama, memahami bagaimana faktor ini saling berkait, dan menyedari peranan mereka dalam sesuatu situasi. Pengurus mesti mempunyai keupayaan untuk membuat diagnosis dan menilai faktor berkaitan dengan aktiviti kerja mereka. Oleh itu, dapatlah kita rumuskan bahawa kemahiran analitikal merupakan keupayaan seseorang pengurus untuk menggunakan pendekatan atau teknik khusus bagi menyelesaikan masalah pengurusan dan membentuk sesuatu rancangan tindakan. (c) Kemahiran Konseptual Kita boleh definisikan kemahiran konseptual sebagai kemahiran yang berkaitan dengan keupayaan untuk melihat organisasi sebagai satu keseluruhan. Dengan kata lain, kemahiran konseptual melihat kepada saling hubungan dan pergantungan antara bahagian atau unit dalam organisasi, dan memahami bagaimana organisasi menyesuaikan diri dalam persaingan global. Oleh itu, kita boleh memahami kemahiran konseptual sebagai keupayaan untuk mengeluarkan idea dan memahami sesuatu yang abstrak. Dengan kemahiran konseptual pengurus mampu meneliti isu yang kompleks dan dinamik; meneliti faktor yang mempengaruhi organisasi; serta menyelesaikan masalah ini bagi faedah organisasi. Pengurus juga berupaya untuk memahami kesan sesuatu tindakan ke atas aspek lain organisasi; melihat bagaimana pelbagai fungsi organisasi saling melengkapi di antara satu sama lain; memahami bagaimana organisasi berhubungan dengan persekitarannya; dan menyedari bagaimana perubahan yang berlaku di suatu bahagian organisasi memberi kesan terhadap keseluruhan organisasi. Kefahaman yang jelas terhadap aspek di atas membolehkan pengurus membuat perancangan jangka panjang bagi organisasi.

21

Berdasarkan kepada situasi dan peranan, umumnya kemahiran konseptual ini amat penting kepada pengurus atasan terutamanya apabila mereka mempertimbangkan objektif keseluruhan dan strategi organisasi, berkomunikasi di antara bahagian yang berbeza dalam organisasi dan peranan organisasi terhadap hubungan dengan persekitaranya. (d) Kemahiran Membuat Keputusan Kemahiran membuat keputusan merupakan jenis kemahiran yang penting kepada pengurus atasan dan pengurus pertengahan. Kemahiran membuat keputusan boleh dirujuk sebagai keupayaan pengurus membuat keputusan yang berkesan. Dalam membuat keputusan, pengurus mesti berupaya membuat pemilihan ke atas beberapa alternatif yang ada, dan kualiti keputusan ini akan menentukan keberkesanan pengurus. Kemahiran membuat keputusan dipengaruhi juga oleh kemahiran analitikal yang dimiliki oleh pengurus. Pengurus atasan yang mempunyai kurang kefahaman dalam kemahiran analitikal akan menghasilkan keputusan yang kurang baik. (e) Kemahiran Manusia Didefinisikan sebagai kemahiran yang melibatkan keupayaan untuk membentuk kerjasama dengan individu atau kumpulan yang dipimpin. Keupayaan membentuk kerjasama ini boleh dilihat dengan cara; bekerja dengan orang lain; berkomunikasi dan berinteraksi dengan baik; dan memahami gelagat dan kepentingan individu atau kumpulan dalam setiap aktiviti yang melibatkan penyertaan bersama. Oleh itu, dapat kita ringkaskan bahawa kemahiran manusia adalah kemahiran antara perorangan yang boleh mempengaruhi keupayaan pengurus untuk bekerja baik bersama orang lain secara lebih berkesan dan harmoni. Kemahiran manusia merupakan kemahiran yang penting dan mesti dimiliki oleh setiap pengurus pada setiap peringkat pengurusan. Ini adalah kerana pengurus menghabiskan sebahagian besar masa mereka berinteraksi dan berurusan dengan orang lain untuk membentuk persekitaran kerja yang cekap dan berkesan, dan menyempurnakan matlamat organisasi. Pengurus yang mempunyai kemahiran manusia yang unggul akan berupaya melaksanakan tanggungjawab kepimpinan yang baik, cekap dan berkesan. Pengurus juga menggunakan kemahiran manusia untuk memotivasikan individu atau kumpulan yang dipimpin dan mewujudkan persekitaran komunikasi yang memberangsangkan bagi faedah organisasi dan aktiviti yang dilaksanakan.

22

(f) Kemahiran Komputer Kemahiran komputer adalah merupakan kemahiran yang penting kepada setiap orang dalam pengurusan organisasi moden pada hari ini. Kemahiran komputer boleh kita definisikan sebagai keupayaan untuk memahami konsep komputer dan bagaimana komputer bekerja; dan berkebolehan menggunakan aplikasi perisian dalam menyelesaikan masalah dan tugas harian organisasi. Kemahiran menggunakan komputer merupakan kemahiran yang amat bernilai kepada setiap pengurus kerana komputer berupaya meningkatkan produktiviti dan keberkesanan pengurus, dan seterusnya meningkatkan produktiviti, kecekapan dan keberkesanan organisasi.

Rajah 1.2

Kemahiran Pengurusan dan Peringkat Pengurusan

PengurusanAtasan

PengurusanPertengahan

PengurusanLini Pertama

Tahap Keperluan Kemahiran

Kemahiran Teknikal

Kemahiran Kom

unikasiKemahiran Hubungan

Manusia

Kemahiran Analitikal

Kemahiran Membuat

Keputusan

Kem

ahiran Konseptual

Kem

ahiran Kom

puter

Sumber: Ivancevich, et al. (1997). Management, 20.


1. Berdasarkan kepada Rajah 1.2, sila padankan

kemahiran yang bersesuaian yang diperlukan oleh setiap peringkat pengurusan dalam sesebuah organisasi. (a) Pengurusan atasan (b) Pengurusan pertengahan (c) Pengurusan lini pertama


23

1.4.6 Peranan Pengurusan Bolehkah anda bayangkan adakah setiap pengurus melakukan peranan yang serupa dalam setiap organisasi? Kita boleh memahami peranan pengurus ini berdasarkan kepada saiz organisasi dan kedudukan seseorang pengurus. Pada peringkat organisasi perniagaan yang kecil, pengasas atau pemilik syarikat adalah bertanggungjawab ke atas semua aspek operasi perniagaan. Bagaimanapun, bagi organisasi perniagaan yang besar dan melibatkan ramai kakitangan, adalah sukar bagi kita untuk menentukan siapa yang membuat keputusan tertentu dan bertanggungjawab ke atasnya, dan siapa yang melaksana dan memastikan keputusan tersebut dilaksanakan seperti yang dirancang. Anda perlu mengetahui bahawa peranan pengurus ialah untuk memimpin organisasi dan kakitangan bawahannya ke arah pencapaian dan penyempurnaan matlamat organisasi. Pengurus bertanggungjawab untuk mengguna dan menyepadukan sumber organisasi bagi memastikan organisasi mereka mencapai tujuannya. Pengurus dan pengurusan menggerakkan organisasi kepada matlamat tertentu melalui pengagihan aktiviti dan tugas kepada kakitangan untuk dilaksanakan. Pencapaian matlamat organisasi akan berlaku sekiranya kakitangan dapat menyumbangkan keluaran yang berkualiti melalui reka bentuk aktiviti yang cekap dan berkesan. Apakah yang ada ketahui tentang peranan pengurus? Mengapa pengurus perlu melakukan peranan ini? Pengurus mesti melakukan beberapa peranan sekiranya mereka mahu organisasi mereka untuk terus beroperasi dan berkembang. Peranan boleh kita definisikan sebagai satu set tingkah laku yang ditunjukkan oleh pengurus, disusun secara bersesuaian dengan jabatan atau jawatan tertentu apabila mereka berfungsi dalam organisasi. Dalam keadaan dan situasi yang berbeza, pengurus mesti memakai topi yang berbeza-beza sewaktu berinteraksi dengan berbagai kategori ahli dalam organisasi. Keperluan peranan mereka adalah dipengaruhi oleh pelbagai aspek termasuk diskripsi kerja formal seseorang pengurus, nilai dan harapan pengurus atasan, pekerja bawahan dan rakan seperjawatan. Kita boleh melihat peranan seseorang pengurus dengan lebih jelas melalui pembahagian kategori dan jenis peranan seseorang pengurus seperti yang dikemukakan oleh Henry Mintzberg (Ivancevich et al. 1997). Menurut Mintzberg, berbagai aktiviti yang dilakukan oleh pengurus dapat dikategorikan kepada tiga jenis peranan utama dan sepuluh peranan khusus.

24

(a) Peranan antara Perorangan Peranan antara perorangan merupakan peranan yang berkembang secara langsung di luar bidang kuasa dan kedudukan pengurus. Kita boleh melihat bahawa peranan antara perorangan bertindak membantu pengurus membina dan mengekalkan hubungan yang positif dengan individu lain apabila berurusan dengan mereka. Peranan antara perorangan juga memungkinkan pengurus membina jaringan kerja bagi mencetus peranan maklumat. Kita boleh melihat bahawa terdapat tiga peranan khusus dalam peranan antara perorangan ini, iaitu peranan tunggak, peranan pemimpin, dan peranan pegawai perhubungan. 1. Peranan Tunggak Maksud peranan tunggak adalah sebagai tanggungjawab simbolik yang berkaitan dengan kedudukan formal pengurus yang disandang dalam organisasi dan autoriti yang dimiliki. Pengurus sebagai ketua organisasi, bahagian, jabatan, seksyen, unit dan sebagainya merupakan individu yang berkedudukan memimpin dan sentiasa diperlukan bagi menghadiri majlis keraian dan aktiviti lain. Antaranya termasuklah mempengerusikan majlis penganugerahan pekerja, menghadiri majlis manandatangani kontrak, mesyuarat ringkas dengan pelanggan, melayani tetamu organisasi, menghadiri majlis perkahwinan subordinat, menghadiri majlis jamuan, sebagai dekan yang menyampaikan diploma pada hari konvokesyen, dan sebagai Datuk Bandar yang menyerahkan kunci kepada penghuni perumahan baru. 2. Peranan Pemimpin Peranan pemimpin atau kepemimpinan ini boleh kita fahami sebagai peranan yang berkaitan dengan tanggungjawab mengarah dan menyelaras aktiviti surbodinat, serta membina hubungan dengan subordinat. Melalui komunikasi dalaman, pengurus sebagai pemimpin dapat memotivasi, memberi dorongan, membuat aktiviti pengambilan dan mengadakan latihan kepada pekerja. Melalui peranan pemimpin ini, pengurus dapat melaksanakan pengawalan ke atas aktiviti organisasi dan aktiviti kerja subordinat dengan lebih berkesan bagi memastikan semua perkara berjalan seperti yang dirancang. Bersesuaian dengan sifat pengurus sebagai pencipta persekitaran, pengurus sentiasa bekerja dan berusaha untuk memperbaiki prestasi pekerja, mengurangkan konflik, menyediakan maklum balas mengenai prestasi serta menggalakkan pertumbuhan.

25

3. Peranan Pegawai Perhubungan Pengurus juga perlu menjalankan peranan sebagai pegawai perhubungan yang melibatkan hubungan pengurus dengan individu di luar kawasan arahan kawalannya. Ini bermaksud, pengurus memberi tumpuan kepada mengekalkan jaringan kerja dan hubungan dengan pihak di luar unit kerja mereka, sama ada dalam organisasi atau di luar organisasi. Pengurus perlu berinteraksi dengan pengurus dan individu lain, di samping berhubung dengan pegawai atasan dan subordinat mereka. Kita juga dapati bahawa pengurus perlu bekerja dengan rakan pengurus pada status yang sama di jabatan lain, kakitangan pakar, kakitangan di luar unit kerja mereka dan masyarakat luar termasuk pembekal dan pelanggan.

Berdasarkan kepada pengalaman anda di tempat kerja, sila nyatakan tiga peranan antara perorangan yang biasa dilakukan oleh ketua jabatan anda.

(b) Peranan Maklumat Peranan maklumat merujuk kepada pengurus berfungsi sebagai pusat penerimaan dan penghantaran maklumat. Melalui peranan ini pengurus dapat bertindak sebagai pusat kawalan saraf kepada unit organisasi mereka. Terdapat tiga peranan khusus yang dijalankan oleh pengurus sebagai pusat menerima dan menghantar maklumat, iaitu sebagai pemantau, penyebar dan jurucakap. 1. Peranan Pemantau Peranan pemantau memfokus kepada penelitian terhadap persekitaran luaran dan dalaman organisasi untuk mengetahui isu, maklumat, perubahan, peluang, dan masalah yang boleh memberi kesan kepada organisasi. Ini kerana pengurus perlu sentiasa mengawasi persekitaran untuk menentukan apa yang berlaku, seperti maklumat berkaitan dengan langkah untuk bersaing yang mungkin akan mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Bagaimanakah pengurus mendapat maklumat? Pengurus memperolehi maklumat sama ada secara langsung atau tidak langsung melalui saluran maklumat. Contoh terbaik yang anda boleh fahami ialah seperti memerhati golongan remaja memakai fesyen pakaian dan mencadangkan perubahan yang sepatutnya dibuat di peringkat lini penghasilan. 2. Peranan Penyebar Adalah peranan yang melibatkan pengurus bertindak sebagai penghebah maklumat secara dalaman kepada subordinat. Kita boleh melihat bahawa

26

peranan penyebar beroperasi dalam dua cara. Pertama, pengurus menyampaikan maklumat penting yang diterima daripada pihak di luar organisasi atau unit kerja mereka kepada individu di dalam organisasi atau subordinat di dalam unit kerja mereka. Kedua, pengurus membantu menyebarkan maklumat yang diterima daripada seorang subordinat kepada subordinat yang lain atau di kalangan ahli yang boleh mendapat faedah daripada maklumat tersebut. Ini bermaksud, pengurus menyampaikan maklumat yang ada padanya kepada subordinat atau kakitangan lain dalam organisasi yang memerlukan maklumat tersebut. 3. Peranan Jurucakap Adakah anda mengetahui maksud peranan jurucakap? Peranan jurucakap atau juga dikenali sebagai peranan perwakilan adalah berkaitan dengan aktiviti menyampaikan maklumat secara dalaman kepada semua peringkat pengurusan organisasi atau kepada pihak luar organisasi dalam hal-hal seperti rancangan, dasar, tindakan dan keputusan organisasi yang dipersetujui sebelumnya. Ini bermakna pengurus bertindak sebagai jurucakap bagi unit kerjanya kepada mereka di luar unit kerjanya. Contoh yang boleh anda lihat mengenai penyebaran maklumat secara dalaman ialah seorang pengurus membawa kes kenaikan gaji atau pemberian bonus kepada pihak atasan dan memastikan pegawai atasan dimaklumkan dengan jelas atau mendapat laporan sepenuhnya. Manakala contoh penyebaran maklumat secara luaran ialah pengurus bertindak sebagai penghubung kepada pihak luar organisasi seperti seorang eksekutif mewakili organisasi memberi pandangan mengenai sesuatu isu tertentu. Berdasarkan kepada peranan maklumat ini, dapat kita gambarkan bahawa pengurus mencari dan mendapatkan maklumat melalui peranan pemantau, kemudian menyampaikannya secara dalaman melalui peranan penyebar dan menghantarnya keluar dari unit kerjanya atau organisasi melalui peranan jurucakap. Ketiga-tiga peranan maklumat ini dapat dicantumkan bagi menyediakan maklumat penting yang diperlukan dalam peranan membuat keputusan. (c) Peranan Membuat Keputusan Kita boleh andaikan bahawa peranan membuat keputusan merupakan peranan terpenting pengurus. Ia berhubung kait dengan proses dan tindakan dalam membuat keputusan penting yang memberi kesan kepada organisasi. Terdapat empat peranan khusus yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan, iaitu peranan usahawan, peranan pengaman kekacauan, peranan pengagih sumber dan peranan perunding.

27

1. Peranan Usahawan Peranan usahawan boleh anda fahami sebagai bertujuan untuk memperbaiki unit atau organisasi. Pengurus berupaya melaksanakan peranan usahawan memandangkan mereka terdedah kepada idea dan kaedah baru yang memungkinkan perubahan dilakukan ke atas operasi unit kerja atau organisasi keseluruhannya. Melalui peranan usahawan, pengurus terlibat dalam tindakan tertentu sebagai penggerak, pereka bentuk, penjana perubahan, khususnya dalam mengeksploitasi peluang baru dan menyelesaikan masalah yang kurang serius. Kita boleh menyatakan bahawa pengurus yang berperanan sebagai usahawan turut berusaha melaksanakan aktiviti yang akan menggalakkan unit kerjanya menggunakan idea atau kaedah secara lebih berfaedah. Sebagai contoh, pengurus lini pertama secara berterusan akan mencari kaedah baru dalam perbaikan kualiti untuk meningkatkan pencapaian unit kerjanya. Dapat kita katakan bahawa peranan usahawan juga menjadi penting sebagai cara menggalakkan inovasi apabila terdedah kepada peningkatan persaingan domestik dan antarabangsa. 2. Peranan Pengaman Kekacauan Perlu kita ketahui bahawa peranan pengaman kekacauan merupakan peranan penting yang perlu dilakukan oleh pengurus. Peranan pengaman kekacauan adalah berkaitan dengan mengambil keputusan atau tindakan pembetulan ke atas kuasa atau tekanan di luar kawalan mereka, iaitu apabila organisasi berhadapan dengan kesulitan yang tidak dijangkakan. Ini bermakna, apabila berlaku masalah tertentu dalam persekitaran kerja pengurus yang di luar kawalan seperti masalah penjadualan, peralatan, mogok, rusuhan, pembatalan kontrak dan sebagainya, pengurus perlu menangani krisis ini daripada terus berkembang. Pengurus mesti membuat keputusan dengan cepat kerana matlamat segera ialah untuk mengembalikan kestabilan. Contoh yang boleh anda fahami berhubung dengan peranan ini ialah apabila seorang penyelia bilik kecemasan bertindak dengan cepat terhadap sebarang bencana. Contoh lain ialah apabila pengurus lini pertama bertindak terhadap mogok atau apabila pengurus jentera bertindak balas terhadap kerosakan dengan cepat. Tindakan tersebut menunjukkan bahawa pengurus menangani masalah kekacauan atau gangguan dalam persekitaran mereka. Pengurus mesti bertindak cepat dan menstabilkan kembali persekitaran kerja mereka bagi mengelakkan organisasi menanggung kos dan imej yang merugikan. 3. Peranan Pengagih Sumber Anda boleh memahami peranan pengagih sumber sebagai berkaitan dengan pengagihan atau peruntukan sumber yang menjadi input proses

28

pengeluaran termasuk masa, wang, peralatan, kemudahan dan manusia kepada kumpulan individu atau unit yang telah dikenal pasti yang memerlukannya. Melalui peranan ini, pengurus bertanggungjawab untuk menentukan siapa dalam unit kerja yang akan mendapat sumber tertentu dan jumlah yang akan diperolehi. Sumber biasanya terhad dan tidak mencukupi. Oleh itu, pengagihan sumber mestilah dalam pelbagai arah. Kita boleh menyatakan bahawa tindakan yang perlu diambil ini merupakan suatu keputusan yang kritikal. Sebagai contoh, pengurus lini pertama mestilah menentukan alternatif mana lebih penting sama ada menyediakan jadual kerja lebih masa atau mengambil pekerja sambilan bagi menyiapkan suatu kerja. Pengurus yang mengendalikan tiga projek utama secara serentak mestilah menentukan jumlah masa yang perlu diperuntukkan untuk setiap projek bagi setiap hari. Ini merupakan contoh lain yang boleh anda fahami mengenai peranan pengagih sumber. 4. Peranan Perunding Pengurus juga turut memainkan peranan sebagai perunding. Apakah yang dimaksudkan dengan peranan perunding? Bagaimanakah peranan ini dilaksanakan oleh pengurus? Pengurus yang berperanan sebagai perunding akan mewakili unit kerja atau organisasi dalam perundingan utama yang melibatkan bidang tanggungjawab mereka. Pengurus yang bertindak sebagai perunding mestilah melakukan aktiviti tawar-menawar dengan unit, individu atau organisasi lain bagi mendapatkan hasil terbaik untuk unit kerja atau organisasinya. Perundingan boleh melibatkan kerja, pencapaian objektif, sumber dan sebagainya yang boleh mempengaruhi unit kerja atau organisasi secara keseluruhan. Sebagai contoh, pengurus jualan berunding dengan pengurus pengeluaran tentang pesanan khas pelanggan; penyelia berunding mengenai penjadualan kerja baru dengan pekerja; atau pengurus atasan berunding dengan perwakilan kesatuan buruh. Perundingan juga mungkin perlu dalam hal berkaitan kontrak dengan pembekal. Kita boleh menyatakan bahawa pengurus perlu melakukan peranan perunding kerana pengurus merupakan individu dalam unit kerja yang mempunyai maklumat dan kuasa membuat perundingan. Ivancevich et al. (1997) telah merumuskan bahawa kesemua sepuluh peranan khusus ini dapat memberikan tiga fungsi utama seperti berikut:

(i) Peranan pengurusan membantu menerangkan kerja pengurusan dan menekankan hubungkait di antara peranan tersebut. Dengan mengabaikan satu atau lebih peranan ini akan menggugat kemajuan pengurusan keseluruhan.

29

(ii) Pasukan kerja tidak dapat berfungsi secara lebih berkesan sekiranya salah satu daripada peranan tersebut diabaikan. Kerja berpasukan dalam organisasi memerlukan setiap peranan dilakukan secara konsisten.

(iii) Masa perlu diurus dengan cekap sekiranya pengurus mahu menjalankan semua peranan tersebut dengan berjaya.

1.5 PROSES PENGURUSAN Cuba anda bayangkan apakah yang diharapkan dan dikehendaki oleh masyarakat, pekerja dan pengurus lain terhadap tindakan yang dilakukan oleh pengurus sesebuah organisasi? Pengurus merupakan seseorang yang melaksanakan fungsi pengurusan termasuk merancang, mengorganisasikan, melakukan tugas penstafan, mempengaruhi, memberi arahan dan membuat kawalan dalam sesebuah organisasi. Secara ringkasnya anda boleh fahami fungsi pengurusan sebagai aktiviti yang menghasilkan proses pengurusan. Antara fungsi pengurusan yang dijalankan oleh pengurus adalah seperti berikut: (a) Aktiviti Berkaitan dengan Persekitaran Fungsi ini termasuk semua proses yang melibatkan pengurus mewakili organisasi berhadapan dengan pelbagai situasi dan pandangan masyarakat setempat sama ada kerajaan, komuniti tempatan, pembekal, pertubuhan, pemegang saham, pelanggan dan kumpulan pendesak. Pengurus juga bertanggungjawab membuat perundingan dan perjanjian dengan pihak tersebut untuk mendapatkan sumber, bekalan dan sokongan yang diperlukan untuk organisasi terus beroperasi. (b) Proses Membuat Keputusan Anda boleh merujuk proses membuat keputusan sebagai proses membuat pemilihan ke atas dua atau lebih alternatif keputusan yang disenaraikan. Oleh itu, pengurus dan pekerja perlu menjalankan fungsi ini dengan membuat pilihan atau mencari alternatif terbaik untuk sesuatu keputusan yang diperlukan oleh organisasi. Ini termasuk proses pertimbangan dan perbincangan yang membawa kepada membuat keputusan. (c) Perancangan Perancangan merupakan aktiviti pengurusan yang membantu sesebuah organisasi membuat persediaan awal untuk menghadapi masa hadapan. Ini termasuk menentukan objektif untuk organisasi; menilai persekitaran

30

dan meramal perubahan; dan membentuk dasar, peraturan dan rancangan untuk membantu mencapai objektif dalam persekitaran yang berubah. Oleh itu, kita boleh mendefinisikan perancangan sebagai fungsi pengurusan yang melibatkan proses penetapan dan pengkhususan matlamat organisasi; menentukan tindakan yang bersesuaian atau cara terbaik untuk mencapainya melalui pemilihan tugas yang perlu dilakukan; membuat panduan bagaimana tugas dilakukan; dan menentukan bila ia sepatutnya dilakukan. Fungsi ini turut mengambil kira perkara yang perlu dilakukan bagi menggalakkan tahap perubahan dan inovasi yang dikehendaki. Anda perlu mengetahui bahawa perancangan merupakan fungsi utama yang dilaksanakan oleh semua pengurus kerana ia menetapkan kerja dasar bagi fungsi pengurusan yang lain. Kita boleh memahami fungsi perancangan secara lebih jelas dengan melihat kepada aktiviti perancangan. Antara aktiviti perancangan termasuklah membuat analisis terhadap situasi semasa; membuat jangkaan masa hadapan; menentukan objektif; menentukan jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh organisasi; membuat pemilihan ke atas strategi perniagaan dan korporat; dan menentukan sumber yang diperlukan bagi mencapai matlamat organisasi. Semua aktiviti perancangan adalah untuk menghasilkan rancangan yang diperlukan oleh organisasi. Ia bertujuan untuk memandu organisasi, unit kerja dan kakitangan kepada pencapaian hasil yang berkualiti dan berdaya saing. (d) Pengorganisasian Setelah pengurus melaksanakan fungsi perancangan, mereka perlu menumpukan kepada fungsi pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan fungsi pengurusan yang memfokus kepada peruntukan dan penyusunan sumber manusia dan bukan manusia supaya sesuatu rancangan dapat dilaksanakan dengan jayanya. Oleh itu, kita boleh memahami pengorganisasian sebagai suatu proses di mana manusia dan tugas yang dilaksanakan adalah berhubungan antara satu sama lain. Kita juga boleh memikirkan pengorganisasian sebagai proses menyedia dan menyerahkan tugas yang dibentuk di bawah fungsi perancangan kepada individu dan kumpulan dalam organisasi. Ini bermaksud pengorganisasian meliputi aktiviti pembahagian kerja di kalangan individu dan kumpulan serta mengkoordinasikan usaha individu dan kumpulan tersebut. (e) Pengaruh dan Hubungan antara Perorangan Pengaruh juga dirujuk sebagai motivasi, kepimpinan, pengarahan atau dorongan. Bagaimanapun, kita boleh katakan bahawa pengaruh mempunyai pertalian yang sangat rapat dengan kepimpinan. Pengaruh

31

boleh kita definisikan sebagai suatu proses untuk memimpin atau menunjuk ajar terhadap aktiviti yang dijalankan oleh ahli organisasi kepada arah tuju yang bersesuaian. Arah tuju ini bertujuan membantu organisasi bergerak kepada pencapaian matlamat. Manakala kepimpinan boleh kita maksudkan sebagai satu set tingkah laku antara perorangan yang diwujudkan bagi mempengaruhi individu lain, khususnya rakan sekerja dan surbodinat agar dapat saling bekerjasama dalam pencapaian matlamat organisasi. Oleh itu, dapat kita katakan pengaruh sebagai fungsi pengurusan yang melibatkan aktiviti mempengaruhi dan memimpin individu lain yang terlibat dalam tingkah laku kerja yang diperlukan untuk mencapai matlamat organisasi. (f) Pengawalan Pengawalan merupakan fungsi asas pengurusan yang keempat, iaitu berkaitan dengan proses mengawal aktiviti organisasi supaya prestasi sebenar adalah selaras dengan jangkaan piawaian dan matlamat organisasi. Kita perlu memahami dan menyedari bahawa fungsi pengawalan adalah kritikal dalam menentukan penggunaan sumber organisasi secara lebih berkesan bagi mencapai objektif organisasi. Terdapat tiga elemen utama dalam pengawalan, iaitu mewujudkan piawaian untuk pengukuran; membentuk peraturan pengukuran bagi menentukan kemajuan terhadap objektif organisasi; dan bertindak untuk menentukan kejayaan dan memperbetulkan kesilapan. (g) Penstafan dan Pengurusan Sumber Manusia Penstafan dan pengurusan sumber manusia merupakan sebahagian fungsi pengurusan yang penting bagi menyediakan suasana kerja yang membolehkan kakitangan memperolehi pengalaman, kepuasan dan pembangunan diri. Fungsi pengurusan ini adalah berkaitan dengan proses menentukan kakitangan yang berkelayakan dipilih, dibangunkan dan diberi ganjaran sewajarnya dalam usaha mencapai objektif-objektif organisasi. Penstafan dan pengurusan sumber manusia melibatkan proses membuat keputusan guna tenaga, penawaran dan penerimaan jawatan, orientasi kakitangan baru kepada persekitaran organisasi, memberi latihan kepada kakitangan baru mengenai tugas-tugas yang perlu disempurnakan, menyediakan program pembangunan diri kakitangan, melaksanakan sistem penilaian prestasi dan maklum balas untuk perbaikan prestasi, dan melaksanakan proses pembayaran upah dan faedah untuk setiap kerja dan sebagainya. Berdasarkan kepada fungsi pengurusan yang dibincangkan di atas, maka dapat kita rumuskan bahawa kesemua fungsi yang menghasilkan proses

32

pengurusan tersebut boleh dikategorikan kepada empat fungsi asas iaitu perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan. 1.6 PROSES PENGURUSAN DAN PENCAPAIAN

MATLAMAT Kita telahpun membincangkan fungsi asas pengurusan dan peranan fungsi tersebut dalam proses pengurusan. Kita boleh menjelaskan bahawa fungsi perancangan, pengorganisasian, pengaruh dan pengawalan adalah saling melengkapi dan tidak boleh dipisahkan dalam amalan pengurusan kerana prestasi sesuatu fungsi bergantung kepada prestasi fungsi yang lain. Pengurus menjalankan fungsi pengurusan ini adalah bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Kita boleh melihat saling hubungan ini dengan cara meneliti kepada proses pengurusan yang melibatkan fungsi pengurusan. Pengorganisasian disusun dan distrukturkan berdasarkan kepada rancangan terbaik yang dibentuk semasa proses perancangan. Sistem pengaruh yang berkesan perlu dibentuk bagi menggambarkan rancangan dan reka bentuk organisasi yang digunakan. Manakala pengawalan melibatkan usaha membuat pengubahsuaian terhadap rancangan yang telah wujud, struktur organisasi atau sistem pengaruh sekiranya terdapat kesilapan. Tindakan ini bertujuan untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. 1.7 PENGURUSAN DAN SUMBER ORGANISASI Apakah yang anda faham tentang sumber organisasi? Adakah sumber organisasi itu penting kepada pengurus? Pengurus mesti sentiasa memberi perhatian kepada kedudukan dan kegunaan sumber organisasi. Kita boleh mendefinisikan sumber organisasi sebagai semua aset yang ada untuk digunakan semasa proses pengeluaran. Sumber organisasi termasuklah manusia, kewangan, bahan mentah dan modal. Sumber organisasi ini bertindak sebagai input yang boleh ditransformasikan kepada barangan atau perkhidmatan. (a) Sumber Manusia Adalah kakitangan yang bekerja dalam organisasi. Pengetahuan dan kemahiran yang mereka miliki adalah amat bernilai kepada pengurus dan organisasi keseluruhannya. (b) Sumber Kewangan Adalah sejumlah wang yang digunakan oleh pengurus bagi menyediakan input lain yang diperlukan dalam proses pengeluaran. Sumber kewangan diperlukan bagi membayar upah pekerja dan membeli bahan mentah, barangan atau perkhidmatan untuk proses pengeluaran.

33

(c) Sumber Bahan Mentah Adalah bahan yang diperlukan untuk digunakan secara langsung dalam proses mengeluarkan barangan dan/atau perkhidmatan. (d) Sumber Modal Adalah peralatan yang terdiri daripada mesin dan aset lain yang digunakan oleh organisasi dalam proses pengeluaran. Sumber modal ini kritikal dalam mengekalkan tahap pengeluaran yang dikehendaki oleh organisasi. Ia boleh menentukan kewujudan organisasi secara berterusan dalam persaingan global pada hari ini. Ini kerana sumber modal boleh membantu organisasi menjalankan proses pengeluaran produk dengan lebih cekap dan berkesan.


1. Berdasarkan kepada sumber organisasi, bolehkah

anda nyatakan bagaimana sumber tersebut ditranformasikan sebagai input ke dalam proses pengeluaran untuk menghasilkan output, iaitu barangan atau perkhidmatan.


1.8 RUMUSAN Kita telah mempelajari bahawa setiap organisasi memerlukan pengurusan yang baik. Pengurusan pula boleh didefinisikan dalam pelbagai cara. Bagaimanapun, kita boleh mendefinisikan pengurusan sebagai suatu proses mencapai matlamat organisasi melalui bekerja dengan manusia dan sumber organisasi yang lain. Proses ini bertujuan menyelaras penggunaan semua sumber organisasi bagi mencapai objektif organisasi. Proses pengurusan melibatkan empat fungsi asas pengurusan yang saling berkait antara satu sama lain, iaitu perancangan, pengorganisasian, pengaruh dan pengawalan. Fungsi asas pengurusan ini saling berkait disebabkan prestasi setiap fungsi adalah bergantung kepada prestasi fungsi yang lain. Fungsi asas pengurusan ini juga menentukan sejauhmana matlamat organisasi boleh dicapai. Untuk mencapai matlamat, pengurusan perlu menggunakan empat jenis sumber organisasi yang asas, iaitu sumber manusia, wang, bahan mentah dan modal.

34

Penggunaan sumber ini memerlukan kecekapan dan keberkesanan pengurusan. Bagi memperolehi pengurusan yang cekap dan berkesan, pengurus perlu mempunyai pelbagai bentuk kemahiran individu dan kumpulan. Mereka juga perlu memahami dengan jelas bidang tugas dan tanggungjawab mereka. Oleh itu, dapat kita katakan bahawa kecekapan dan keberkesanan pengurusan akan menentukan kejayaan dan kecemerlangan organisasi.

Berdasarkan kepada pengalaman anda di tempat kerja, cuba anda bandingkan amalan pengurusan yang dijalankan oleh pelbagai peringkat pengurusan atasan anda dengan teori pengurusan yang anda pelajari dalam bab ini. Berikan tumpuan khusus kepada fungsi asas pengurusan.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

Soalan Objektif 1. Peranan pengurusan yang paling penting ialah untuk berterusan

memberi perhatian kepada.

A. matlamat organisasi. B. produk. C. keperluan pekerja. D. kualiti output.

2. Mengumpul maklumat berterusan, membuat perbandingan dan

berusaha mencari cara baru bagi memperbaiki prestasi menghuraikan fungsi pengurusan mengenai.

A. Perancangan. B. Pengorganisasian. C. Pengaruh. D. Pengawalan.

3. ___________ adalah semua aset yang tersedia untuk digunakan

semasa operasi normal organisasi.

A. Sumber organisasi. B. Fungsi pengurusan. C. Proses pengeluaran. D. Personel.

35

Soalan Esei 1. Bincangkan secara ringkas perbezaan antara amalan pengurusan

di zaman awal tamadun manusia dengan amalan pengurusan di era moden.

2. Huraikan secara ringkas mengenai kepentingan pengurusan ke

atas masyarakat dan organisasi dalam era moden. 3. Apakah yang anda faham mengenai pengurus lini pertama?

Berikan empat sebab mengapa pengaruh pengurus lini pertama semakin merosot.

4. Nyatakan secara ringkas tanggungjawab yang dijalankan oleh

seorang pengurus fungsional. 5. Bincangkan dengan ringkas mengenai pengurus projek mengikut

kefahaman anda.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 1.1

Faktor yang mempengaruhi proses membuat keputusan ialah faktor persekitaran dalaman dan faktor persekitaran luaran organisasi. Faktor dalaman termasuk faktor input organisasi iaitu, sumber manusia, wang, bahan mentah dan modal; serta faktor iklim dan politik dalaman organisasi. Faktor luaran termasuklah keadaan ekonomi, politik dan undang-undang, sosial dan budaya, dan pembangunan teknologi.

SDT 1.2

Organisasi boleh dimaksudkan sebagai satu entiti sosial yang mempunyai sekurang-kurangnya seorang individu beroperasi, atau sekumpulan dua atau lebih orang yang melaksanakan aktiviti secara bersistematik dan berterusan bagi mencapai objektif organisasi.

36

SDT 1.3

Pengurus merupakan pemilik, pengasas atau individu yang digajikan dan berada pada kedudukan berkuasa, mempunyai autoriti dan berkeupayaan untuk mempengaruhi, memimpin, serta membuat keputusan. Pengurus mengguna sumber organisasi bagi mencapai semua objektif dan matlamat organisasi. Pengurus menjalankan fungsi asas pengurusan termasuk perancangan, pengorganisasian, pengaruh dan pengawalan.

SDT 1.4 Kualiti yang perlu ada pada pengurus yang berjaya adalah seperti berikut:

(i) Mengadakan hala tuju yang jelas. (ii) Menggalakkan komunikasi terbuka. (iii) Memberi tunjuk ajar dan sokongan kepada pekerja. (iv) Mengadakan pengiktirafan objektif. (v) Membentuk kawalan berterusan. (vi) Memilih pekerja yang betul sebagai staf organisasi. (vii) Memahami implikasi kewangan terhadap keputusan. (viii) Menggalakkan inovasi dan ide baru. (ix) Memberikan kepada subordinat keputusan yang jelas apabila

mereka memerlukannya. (x) Menunjukkan integriti yang tinggi secara konsisten.

SDT 1.5

Jenis pekerjaan pengurus berdasarkan dimensi menegak ialah

(i) Pengurus lini pertama atau penyelia. (ii) Pengurus pertengahan. (iii) Pengurus atasan.

SDT 1.6

Pengurus pertengahan merupakan pengurus yang berada pada kedudukan antara pengurus atasan dengan pengurus lini pertama dalam hierarki pekerjaan pengurus. Pengurus pertengahan bertanggungjawab ke atas pelaksanaan dasar dan rancangan yang telah dibentuk dalam sesebuah organisasi. Pengurus pertengahan bertanggungjawab secara

37

langsung ke atas kerja pengurus lini pertama. Pengurus pertengahan juga biasanya menyelia dan memantau kakitangan operasi seperti penolong pentadbir dan kakitangan termasuk jurutera, ahli sains, penganalisis kewangan dan sebagainya.

SDT 1.7

Pengurus atasan adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keseluruhan pengurusan organisasi termasuk menetapkan matlamat, objektif dan dasar operasi, di samping memandu organisasi dalam hubungan dengan persekitaran organisasi tersebut. Pengurus atasan memantau perancangan keseluruhan organisasi, bekerja bersama dengan pengurus pertengahan dalam melaksanakan perancangan, dan mengekalkan kawalan keseluruhan ke atas kemajuan organisasi. Pengurus atasan turut mempunyai tanggungjawab langsung ke atas pengurus pertengahan dan pengurus lini.

SDT 1.8

Pengurus besar adalah bertanggungjawab ke atas keseluruhan organisasi atau operasi subunit yang besar yang termasuk bidang pengkhususan utama di dalamnya. Pengurus besar mempunyai tanggungjawab terhadap beberapa jabatan yang menjalankan fungsi yang berbeza, termasuk mengetuai bahagian yang mempunyai beberapa bidang keutamaan atau fungsional.

SDT 1.9

(a) Pengurusan atasan (b) Pengurus pertengahan (c) Pengurus lini pertama Kemahiran yang diperlukan oleh setiap peringkat pengurusan dalam sesebuah organisasi ialah

(a) Pengurusan atasankemahiran konseptual, kemahiran analitikal, kemahiran membuat keputusan, kemahiran komputer dan kemahiran komunikasi.

(b) Pengurusan pertengahankemahiran analitikal, kemahiran hubungan manusia, kemahiran komputer dan kemahiran komunikasi.

38

(c) Pengurusan lini pertamakemahiran hubungan manusia, kemahiran teknikal, kemahiran komunikasi dan kemahiran komputer.

SDT 1.10

Sumber organisasi ditransformasikan sebagai input ke dalam proses pengeluaran untuk menghasilkan output seperti berikut:

SUMBER ORGANISASI Manusia Wang Bahan Mentah Sumber Modal

Input OutputPROSES PENGELUARAN

PRODUK AKHIR Barangan Perkhidmatan

Bab 01 pengantar pengurusan

Documents

Transcript of Bab 01 pengantar pengurusan