BAB 8

BAB 8

KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

8.1 PENGENALAN

Kewangan Pusat Sumber perlu diuruskan secara kemas kini dan sistematis untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan sempurna dan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Penyelaras PSS perlu mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan memahami prosedur kewangan PSS.8.2 SUMBER KEWANGAN DAN MAKSUD PERBELANJAAN

Setiap PSS mempunyai sumber kewangan daripada punca yang boleh digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber kewangan PSS ialah:

8.2.1 Peruntukan daripada Kementerian Pendidikan.

Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bil.5 Tahun 2002 bertarikh 17 Oktober 2002 (KP. 1573/17 Jld. 14(5), jenis Bantuan Per Kapita dan maksud Perbelanjaan adalah seperti berikut,A. Bantuan Pusat Sumber Sekolah

Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Sekolah ialah meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan.

B. Yuran Pelajar

Yuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang telah ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri (RM 3.00 bagi setiap pelajar SM & RM 1.50 bagi setiap pelajar SR)

a. Kutipan Yuran Sumber yang melebihi had di atas, mesti mendapat kebenaran dan kelulusan dari Jabatan Pendidikan Negeri melalui permohonan bertulis.

C. Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan (PIBG, Yayasan, Institusi dan sebagainya). Wang SUWA boleh digunakan untuk keperluan pelajar-pelajar bagi tujuan membeli;a. bahan-bahan bacaan

b. bahan rujukan

c. bahan Bantu pembelajaran (BBM)

d. perabot

e. peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran

f. serta tujuan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran ( pertandingan, lawatan kursus)

D. Sumber-sumber Tambahan

Pihak sekolah dan Pusat Sumber boleh mengusahakan punca kewangan tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan tambahan yang diusahakan melalui aktiviti-aktiviti ini boleh digunakan bagi tujuan tujuan kursus ataupun projek-projek khas seperti membuat pengubahsuaian PSS seperti, projek naik taraf bilik-bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan menjalankan aktiviti-aktiviti tambahan. Cadangan bagi mendapatkan punca kewangnan tambahan, antaranya ialah:a. Mengadakan hari kantin, hari usahawan dan jualan barangan terpakai.

b. Aktiviti berterusan, contoh: jualan majalah, surat khabar atau buku-buku.c. Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya.

d. Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari perayaan, hari guru dan lain-lain.

e. Aktiviti bekerja dan mendapatkan upah

f. Aktiviti daripada Radio Sekolah

g. Aktiviti menyewaq bahan atau peralatan

h. Upah menaip

i. Khidmat Laminating dan penjilidan

j. Jualan akhbar lama

k. Tayangan video

l. Upah potong huruf Polysterin

m. Program Riang Ria Satu Sen

n. Tabung Derma hari aktiviti sekolah

o. Kuiz

Rajah: Sumber Kewangan Pusat Sumber Sekolah8.3 AMALAN-AMALAN YANG TIDAK HARUS DILAKUKAN OLEH SEKOLAH DALAM MEMBUAT PEROLEHAN

8.3.1 Membeli tanpa menggunakan borang pesanan bagi pembelian, kecuali pembelian melalui panjar wang runcit yang tidak melebehi dari RM 50.00

8.3.2 Membeli dari satu kedai tertentu sahaja bagi semua barangan.

8.3.3 Pembelian yang dibuat secara spontan tanpa ada perancangan awal.8.3.4 Mengambil barang dahulu dan membuat pesanan kemudian.

8.3.5 Membeli dari wang Pengetua/ Guru Besar sendiri atau lain-lain pegawai dan kemudian dituntut dari sekolah.

8.3.6 Tidak mencatat dalam buku daftar bil.

8.3.7 Pembelian dibuat melalui telefon sahaja.

8.3.8 Pembelian dari koperasi sekolah.

8.4PANJAR WANG RUNCIT

Panjar wang runcit sekolah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang pada permulaannya dikeluarkan daripada wang SUWA di bawah butiran yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan tertentu, seperti butiran kantin atau pelbagai.

8.5 PROSES PEMBELIAN

Pembelian barangan yang menggunakan sumber dari Wang Kerajaan dan Wang SUWA hendakl;ah direkodkan. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenal pasti pembelian bagi satu-satu item yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Barang yang hendak dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam daftar bil.Langkah 1

Mesyuarat AJK Induk / AJK Kewangan Sekolah

Langkah 2

Penyelaras Pusat Sumber memastikan peruntukan kewangan dalam buku tunai mencukupi.Penyelaras Pusat Sumber juga perlu mengetahui sumber kewangan yang akan digunakan.

Langkah 3

Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM 2000 bagi sekolah menengah dan melebihi RM1000 bagi sekolah rendah.

Langkah 4

Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara dan dapatkan kelulusan pentadbir.

Langkah 5

Borang pesanan (LO) disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh pentadbir. Hanya 2 salinan kepada pembekal.

Langkah 6

Pastikan barangan/ bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak borang pesanan.

Langkah 7

Rekodkan dalam daftar stok / rekod perolehan bahan (bahan buku/ bahan bukan buku) serta penuhi perakuan penerimaan dalam borng pesanan.Langkah 8

Cop tarikh terima pada invois/ bil.

Langkah 9

Rekod dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor invois.

CARTA ALIRAN PEMBELIAN

Mesyuarat AJK Kewangan Sekolah

Pastikan Peruntukan Mencukupi Dalam Buku Tunai

Pastikan Jenis / Kaedah / Nilai Pembelian

Senarai Pembelian Melalaui Borang Pesanan Sementara

TIDAK

Sediakan Borang Pesanan Tempatan ( LO )

Terima / Semak Borang ( DO )

Terima Invois / Bil Rekod Daftar Stok

Cop Terima Bil / Invois

Merekod Dalam Daftar Bil

8.6 PROSES PEMBAYARAN

Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul supaya tidak menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran sebaik-baiknya dibuat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan.Baucer hendaklah dibuat dalam 2 salinan.Penanda tangan cek terdiri daripada pegawai yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara.

Langkah 1Pastikan invois/bil dan salinan asal LO diterima balik dan jumlahnya betul.

Langkah 2

Penjelasan bil-bil hendaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari.

Langkah 3

Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan.

Langkah 4

Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah.

Langkah 5

Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cop sudah dibayar pada baucer dan semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh JPN.

Langkah 6

Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.

Langkah 7

Rekod pembayaran dalam daftar bil.

Langkah 8

Simpan salinan baucer di dalam fail.

CARTA ALIRAN PEMBAYARAN

Pastikan Invois dan Salinan Asal Borang Pesanan Diterima semula.

Pastikan Bil-Bil Dijelaskan Dalam Tempoh 30 Hari.

Sediakan Baucer Pembayaran 2 Salinan.

Dapatkan Kelulusan Pengetua Atau guru Besar.

Tuliskan Cek Dan Cop Sudah Bayar Pada Bil Atau Invois Dan Tandatangan Yang Diluluskan.

Rekod Pembayaran Dalam Buku Tunai.

Hantar Cek Dan Salinan Baucer Kepada Pembekal.

Rekod Pembayaran Dalam Daftar Bil.

Failkan Baucer

LAMPIRAN A

ANGGARAN PENDAPATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH SJK ( T ) VAGEESARTAHUN 2004

BilPerkaraJumlah

(RM)Catatan

01Bantuan Pusat Sumber Sekolah + baki tahun 2003

02Wang SUWA + baki tahun 2003

03Sumber Lain:

3.1 Sumbangan PIBG

3.2 Sumbangan syarikat/ agensi/ individu

3.3 Jualan kad keahlian

3.4 Jualan akhbar % majalah

3.5 Jualan buku

3.6 Aktiviti jualan

JUMLAH BESAR

Disediakan oleh,

Disemak oleh,.

( )

( )

Penyelaras PSS

PK Akademik

Disahkan oleh,

.

( )

Pengetua

Tarikh: ..

LAMPIRAN BANGGARAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

SJK ( T ) VAGEESARTAHUN 2004

BilButiranHuraianJumlah (RM)

01BukuNisbah bilangan pelajar dengan buku. Contoh: 1 orang pelajar = 10 judul buku Pertambahan buku tahun 2004

1.5 = RM

Pembahagian buku:

a) Fiksyen :30%

b) Bukan Fiksyen :70%

c) Bahasa :15%

d) Sains & Math :20%

e) Vok % Tek :15%

f) Kemanusiaan :20%

JUMLAH

02Majalah Langganan Semasa Setahun

a) Dewan Masyarakat (12xRM4.50)

b) Dewan Siswa (12xRM2.90)

c) Dewan Kosmik (12xRM4.50)d) Pelita Bahasa (12xRM3.00)

JUMLAH

03Akhbar Langganan setahuna) Berita Harian (30xRM1.20x12bln)

b) Utusan Malaysia(30xRM1.20x12bln)

c) NST (30xRM1.00x12bln)

JUMLAH

04Bahan-bahan Proses Teknika) Poket Buku (2box x RM35.00)b) Kad Buku (4pkt x RM17.50)c) Slip tarikh (4pkt x RM17.50)d) Label Buku (5pkt x RM 1.50)e) Gam (5btl x RM 8.00)

JUMLAH

05Alat tulis dan peralatan pejabata) Fail Kertas (2 doz x RM5.00)b) Marker Pen (2doz x RM36.00)

JUMLAH

06Bahan APD dan BBBa) Pita Audio

b) Pita Video

c) Transparensi

07Aktiviti Pusat Sumbera) Minggu Pusat Sumber

b) Perkembangan staf

c) Penghasilan bahan

d) Bengkel

e) Kursus Dalaman

f) Lawatan Sambil Belajar

g) Sijil dan hadiah pengawas PSS

h) Pameran Bertopik

JUMLAH

08Penyelenggaraan alatan/ servis/ baikpulliha) Televisyen

b) Radio

c) Perakam video

d) Komputer

e) Projector Overhead

f) Pendawaian

g) Alat Hawa dingin

JUMLAH

09Projek Khasa) Pondok Bacaan

b) Laluan ilmu

c) Keceriaan

d) Laman informasi

e) Program khas

JUMLAH

JUMLAH BESAR

Disediakan oleh,.

( )

Bendahari

Disemak oleh,

( ) ( )

Penyelaras PSS PK Akademik

Disahkan oleh,

.

( )

Pengetua

LAMPIRAN CANGGARAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAHSJK ( T ) VAGEESARTAHUN 2004PendapatanPerbelanjaan

PerkaraJumlah (RM)PerkaraJumlah (RM)

01. Bantuan Pusat

Sumber Sekolah Baki Tahun 2003RMRM

02. Bantuan Wang

SUWA Bil pel x RM 3./ 1.50

Baki Tahun 2003

RMRM

03. Sumber LainRM

04.05

06

07

08

09

10.

JUMLAHJUMLAH

LAMPIRAN D1

Senarai Pesanan No : ____________________

PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN UNTUK

PEMBELIAN BARANG / PERKHIDMATAN

TAHUN :_________________

[Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN NO : _____________________ ]

Saya ingin memesan barangan / perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan * WANG SUWA / GERAN KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala :PUSAT SUMBER dari :

Syarikat : _________________________

Alamat : _________________________

BILPERIHAL / PENENTUANBANYAKNYAHARGA SEUNIT RMJUMLAH

RM

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Disahkan oleh : [ GPK / Ketua Bidang / Ketua Panitia ]

T. Tangan : __AS_______________ T. Tangan : _______________

Nama : ___________________

Nama / Jawatan : __________

Tarikh : ____________________ Cop: ___________________

Tarikh : ________________________

Permohonan ini adalah diluluskan / tidak diluluskan

Tarikh : ______________

__________________________

( Nama ): Pengetua / Guru Besar

Alamat dan Cop

Peringatan : 1. Borang ini hendaklah ditaip atau ditulis dengan jelas

2.Tidak dibenarkan membuat sebarang pindaan

3. Buatkan satu garisan di bawah item pesanan yang

terakhir .

LAMPIRAN E

NAMA SEKOLAH : ..

ALAMAT : . No. Telefon : ..

JABATAN PENDIDIKAN

NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN,

JALAN JAMBU BOL 4 / 3E,

40604 SHAH ALAM.

Ruj. Tuan :

Ruj. Kami :

Tarikh :

PERBELANJAAN LEBIH DARIPADA RM 2,000.00 / RM 1,000.00

Saya ingin memohon kelulusan untuk perbelanjaan khas lebih daripada RM 2,000.00 / RM 1,000.00 seperti di bawah:-

a) Perkakas yang hendak dibeli .

b) Harga yang hendak dianggarkan ..c) Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktiviti .. baki yang belum dipertanggungjawab itu ialah RM .d) Sebab sebab perkara itu mustahak e) Disahkan barang / perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana-mana kontrak kerajaan ( sama ada kontrak Perbelanjaan / I kontrak Kementerian Pendidikan atau kontrak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor ) dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat-syarikat berikut ( tidak kurang dari 5 syarikat ) :-i)ii)iii)

iV) V) f) Firma-firma terseebut telah memberikan harga-harga seperti berikut :-

i) ii) ......iii)

iV) V) ..g) Jawatankuasa sebut harga sekolah telah menerima tawaran berikut dengan sebab :-

i)Syarikat ............................... RM

ii) Sebab-sebab mengapa menerima tawaran di atas :-

..

Tarikh : . .

Pengetua / Guru Besar

________________________________________________________ Pengetua / Guru Besar

Perbelanjaan di atas diluluskan / tidak diluluskan

Tarikh : .. ..

b.p Pengarah Pendidikan

Negeri Selangor

LAMPIRAN F

BORANG BAUCER BAYARAN

BAHAGIAN A

KEPADA : .. NO BAUCER ;..

PERUNTUKAN : ..

TARIKH BEKALANBUTIR-BUTIR KHIDMAT / BEKALANJUMLAH

RM

NO. INVOIS

Saya sahkan bahawa khidmat / bekalan di atas telah dilaksanakan / diterima

dengan betul dan bayaran dikenakan berjumlah : ( RM . )

.

( PENGETUA / GURU BESAR )

TARIKH :. Nota :

a)Sediakan baucer dalam 2 salinan . Asal simpanan sekolah,

pendua salinan penerima ( dilekatkan pada cek )

b) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan

c) * Potong mana yang tidak sesuai

LAMPIRAN G

SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL 5 TAHUN 2004

Bertarikh : 17 Oktober 2004

PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA UNTUK SEKOLAH-SEKOLAH

Jenis Bantuan100 Murid dan Ke bawah101 500 Murid501 1000 Murid1001 dan Ke atas

PUSAT SUMBER SEKOLAH (RENDAH)RM 1500RM 1500 + RM 14.00 Seorang murid melebihi 100 0rangRM 7086+ RM 13.00 Seorang murid melebihi 500 orangRm 13573 + RM12.00 Seorang murid melebihi 1000 orang

PUSAT SUMBER SEKOLAH (MENENGAH)RM 1500RM 1500 + RM14.00 Seorang melebihi 100 orangRm 7086 + RM13.00 Seorang murid melebihi 500 orangRM 13573 + RM12.00 Seorang murid melebihi 1000 orang

MAKSUD PERBELANJAAN

Meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan seperti berikut:

i. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran.

ii. Pembelian buku rujukan, ensaiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran.

iii. Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran.

iv. Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan.

v. Perolehan harta modal adalah TIDAK dibenarkan.

vi. Program Pendidikan Khas Intergrasi. Melengkapkan stesen pembelajaran bagi program pendidikan khas intergrasi.

ASAL

BORANG PESANAN

Kepada : . Pesanan No:

.

. Tarikh ........

Sila bekalkan barang / laksanakan kerja tersebut dibawah ini selewatnya pada dan panjangkan bil kepada saya.

BILPERIHALBANYAKNYAHARGA SEUNIT

RM SENJUMLAH

RM SEN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Jumlah : Ringgit

Dan sen Jumlah

RM

INGATAN : Pembayaran tidak akan dibayar jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan

Tarikh : . Tandatangan

Guru Besar/ Pengetua:

(Cop Rasmi Sekolah)

PERAKUAN MENGENAI MUTU

(Hendaklah dipenuhkan oleh pembekal)

Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang * / telah melaksanakan kerja * yang tersebut di atas mengikut surat saya* / tuan * bertarikh

Tarikh : Tandatangan : .

( Cop Rasmi Pembekal )

PERAKUAN PENERIMA

Saya memperakui bahawa :

1. Barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan * / disimpan dan dimasukan stok, muka buku*/ nombor kad ..

2. Barang / kerja yang butirkan di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan

Tarikh : Tandatangan :..

Nama :..

Nota Jawatan :..

a) * Potong mana tidak sesuai

b) Borang disediakan dalam 3 salinan asal dan pendua kepada pembekal ( asal disematkan kepada bil ) peniga simpan disekolah.

c) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan.

SUMBER PSS

KERAJAAN

SUMBER TAMBAHAN

WANG SUWA

Hari kantin

Jualan akhbar

Tayangan video

Upah menaip

Program Riang Ria

Attiviti siaran Radio sekolah

Geran Perkapita Pusat Sumber Sekolah

Terbahagi 2

Yuran pelajar

RM 3.00 (SM)

RM 1.50 (SR)

PIBG

Derma orang perseorangan Penaja

TAMAT

MULA

TAMAT

MULA

BUTIR-BUTIR BAYARAN

NO. CEK : ..

TARIKH : .