BAB 8SISTEM PENGOLAHAN

DATA DAN PELAPORAN

FUNGSI SISTEM PENGOLAHAN DATA DAN PELAPORAN

• Mengelola buku besar dan buku pembantu

• Menyajikan laporan akurat, lengkap, tepat waktu, dan mudah difahami, yang terdiri dari:

– Laporan manajerial

– laporan keuangan

DIAGRAM KONTEK SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

SiklusPendapatan

SiklusPengeluaran

SiklusKonversi

SiklusSDM/Gaji

DivisiAnggaran

Penjualan

Penerimaan kas

Biaya produksi

Pembelian

Pengeluaran kasBiaya gaji

Anggaran

Bagian Keuangan Manajer Pihak luar Kontroler

Penyesuaian

Jurnal aktivitas

investasi dan

pendanaan

Laporan

DIAGRAM ARUS DATASISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Updatebuku besar

Sub sistemakuntansi

BagianKeuangan

Buku besar

Jurnal voucher

Postingjurnal

penyesu-aian

Kontroler

Jurnal

Jurnal

Jurnalpenyesuaian

Jurn

al p

enye

suai

an

Ner

aca

sald

o

Membuatlaporan

manajerialDirektur

anggaran

Manajer

Rencanaanggaran

Anggaran dan laporan

Membuatlaporan

keuangan

Laporan keuangan

Neraca saldo

disesuaikan

Penggunaluar

Lapo

ran

keua

ngan

Lap

ora

nke

uan

gan

AKTIVITAS PENGOLAHAN DATA DAN PELAPORAN

• Mencatat transaksi ke dalam jurnal/register/file transaksi

• Posting jurnal ke dalam buku pembantu/master file.

• Posting jurnal ke dalam buku besar/general ledger.

• Menyajikan laporan manajerial• Menyajikan laporan keuangan

PENCATATAN TRANSAKSI

• Transaksi terdiri dari transaksi rutin, misalnya pembelian dan penjualan serta transaksi penyesuaian, yang mencakup:√ Accruals, misalnya piutang bunga dan

utang gaji.√ Deferrals, misalnya persekot sewa.√ Estimates, misalnya kerugian piutang.√ Revaluations, misalnya perubahan nilai

aktiva atau perubahan prinsip akuntansi. √ Corrections, misalnya koreksi kesalahan.

POSTING KE DALAM BUKU PEMBANTU

• Pengisian buku pembantu bisa langsung dari bukti transaksi atau dari buku jurnal. Efektifitas dan efisiensi proses dijadikan sebagai dasar pemilihan prosedur.

• Buku pembantu berisi catatan detil dari suatu rekening, misalnya buku pembantu piutang dagang, buku pembantu utang dagang, buku pembantu aktiva tetap, buku pembantu penjualan, buku pembantu pembelian dst.

POSTING KE DALAM BUKU PEMBANTU

• Buku pembantu digunakan sebagai basis penyusunan laporan manajerial.

• Ringkasan buku pembantu tersedia di dalam buku besar, dan digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan. Misalnya ringkasan piutang dagang tersedia dalam buku besar piutang dagang dst.

POSTING KE DALAM BUKU BESAR

• Buku besar berisi rekening-rekening laporan keuangan, dan oleh karenanya menjadi dasar penyusunan laporan keuangan.

• Secara periodik transaksi yang telah dicatat di dalam buku jurnal/register diposting ke dalam buku besar, atau ringkasan buku pembantu dijadikan sebagai dasar penentuan saldo buku besar. Pemilihan prosedur didasarkan pada pertimbangan efektifitas dan efisiensi proses pembukuan.

LAPORAN MANAJERIAL

• Laporan manajerial adalah segala laporan yang dibuat dan disajikan khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik manajemen.

• Dasar penyusunan laporan manajerial adalah buku pembantu.

• Contoh: laporan penjualan per jenis produk, laporan piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo, laporan kebutuhan kas untuk pelunasan utang dst,

LAPORAN KEUANGAN

• Laporan keuangan adalah laporan yang “terutama” ditujukan untuk memenuhi kebutan fihak luar organisasi.

• Laporan keuangan bersifat umum dan penyusunannya harus mengacu pada standar akuntansi dan standar pelaporan tertentu sesuai dengan peraturan dan undang-undang yang berlaku.

• Contoh laporan keuangan: laporan rugi-laba, laporan modal, neraca, dan laporan arus kas.

PERAN TEKNOLOGI PENGOLAHAN DATA

Meningkatkan efektifitas dan efisiensi untuk beberapa hal sebagai berikut:

• Waktu pemutakhiran buku besar (timing of general ledger update)• Proses penutupan buku bulanan (monthly closing process)• Penyusunan laporan, baik laporan

manajerial maupun laporan keuangan.

PROSEDUR PENGOLAHAN DATA DAN PELAPORAN

Sub sistemakuntansi

Jurnal

Jurnal

Bag. Keuangan

Penye-suaian

Kontroler

Prosesor on-line

transaksiakuntansi

Jurnal

Kontroler

Buku besar

Prosesinquiry

informasiakuntansi

Statusrekening

Proyeksiarus kas

Analisisaudit

Analisisanggaran

Akuntansi Keuangan Auditorinteren

Manaje-men

Standarjurnalpenye-suaian

Tutupbuku

Financialdecisionsupportsystem

Para manajer

Laporanmanajerial

“What if?analyses

TUJUAN PERANCANGAN SISTEM

• Seluruh pemutkhiran buku besar diotorisasi dengan tepat

• Seluruh transaksi yang valid dibukukan secara tepat dan lengkap.

• Data pembukuan aman dari kemungkinan hilang atau akses tanpa otorisasi.

• Aktivitas dalam sistem pengolahan data dan pelaporan dilakukan dengan efektif dan efisien.

Balanced Scorecard

• Balanced scorecard adalah laporan yang menyajikan perspektif multidimensi atas kinerja suatu organisasi.

• Empat macam perspektif yang diukur dengan balanced scorecard, yaitu: keuangan, konsumen, operasional, serta inovasi dan pembelajaran.

• Pada setiap dimensi ditentukan: elemen penilaian, basis penilaian, target pencapaian, dan perbandingan pencapaian periode berjalan dengan periode sebelumnya.

Balanced Scorecard

Dimensi Ukuran Target Sekarang SelumnyaKeuangan Pendapatan Penjualan produk baru (juta) 104 103 100 Produktivitas Return on equity (%) 12.50% 12.60% 12.20% Arus Kas Kas dari penjualan (juta) 156 185 143Konsumen Kepuasan Rating (0 - 100) 95 93 92 Vendor Pilihan Persentase pembelian 20.00% 20.00% 18.00%Operasional Kualitas Layanan Pemenuhan pesanan 98.00% 97.00% 95.00% Kecepatan Pengiriman Hari 10.4 10.5 11.2 Efisiensi Proses Tingkat kerusakan 1.00% 1.10% 1.05%Inovasi dan Pembelajaran Produk Baru Jumlah produk baru 4 4 3 Pembelajaran Staff Pelatihan 10.00% 25.00% 9.00%

Business Intelligence

• Data warehouse, adalah data base yang berisi data selama beberapa tahun, baik detail maupun ringkas, untuk analisis kinerja organisasi.

• Data mart, adalah data warehouse untuk bidang tertentu, misalnya keuangan, SDM, produksi dan seterusnya.

• Business intelligence adalah proses pemanfaatan data warehouse untuk keputusan strategis.

• On-line analytical processing (OLAP), adalah teknik dalam business intelligence untuk menginvestigasi hipotesa hubungan antar data dalam data warehouse.

• Data mining, adalah teknik dalam business intelligence dengan menggunakan teknik analisis statistika untuk mengungkap hubungan antar data dalam data warehouse.

• SIA adalah sistem yang dirancang untuk mengolah data, menganalisis data, dan menyajikan informasi untuk beragam keputusan bisnis serta pengukuran kinerja, baik yang bersifat operasional maupun yang bersifat strategis.

• SIA adalah perangkat pada balanced scorecard dan business intelligence, termasuk di dalamnya data warehousing, data marts, OLAP, dan data mining.

SIA dan Balanced Scorecard

Enterprise Resource Planning (ERP)

• ERP adalah sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan sumber daya guna kegiatan operasional organisasi, secara terintegrasi. Misalnya, begitu petugas memasukkan pesanan konsumen, maka data pesanan akan mengalir ke seluruh bagian yang terkait.

• ERP berhubungan erat dengan desain SIA untuk sistem pengolahan data dan pelaporan.

ILUSTRASI ERP

Siklus Pendapatan

Siklus Pengeluaran

Siklus SDM/Penggajian

Siklus Produksi

Siklus Pendanaan

Siklus Pengolahan

data dan Pelaporan

Data Base

Pengendalian dan Pengamanan ERP

• Identifikasi data, penentuan isi dari data warehouse.

• Klasifikasi data, klasifikasi dalam kontek pengamanan data, misalnya penentuan siapa yang boleh mengakes data serta level aksesnya.

• Penilaian data (data valuation), untuk penentuan level pengendalian yang paling optimal, dengan mengukur hubungan biaya pengendalian dengan manfaatnya.

Pengendalian dan Pengamanan ERP

• Identifikasi data, berkaitan dengan penentuan isi dari data warehouse.

• Klasifikasi data, berkaitan dengan klasifikasi dalam kontek pengamanan data, misalnya penentuan siapa yang boleh mengakes data serta level aksesnya.

• Penilaian data (data valuation), berkaitan dengan penentuan level pengendalian yang paling optimal, dengan mengukur hubungan biaya pengendalian dengan manfaatnya.

• Identifikasi kerentanan data, berkaitan dengan pengukuran risiko data, misalnya risiko yang berhubungan dengan: ketersediaan (data tidak tersedia), integritas (data tidak valid), kemananan (data tidak aman), dan pemeliharaan (data tidak terpelihara).

Pengendalian dan Pengamanan ERP

• Identifikasi pengendalian, berkaitan dengan alternatif pengendalian untuk setiap risiko dan ancaman yang telah teridentifikasi.

• Pemilihan biaya pengendalian yang paling efektif (cost-effective control), berkaitan dengan pemilihan alternatif metode pengendalian yang paling efektif dan paling efisien.

• Evaluasi, berkaitan dengan evaluasi periodik atas efektifitas dan efisiensi sistem pengendalian atas potensi ancaman dan risiko data warehouse dan data mart.

Romney 9/E/561

Terimakasih