1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Organisasi menurut Prof Dr. Sondang P. Siagian ialah setiap bentuk

persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara

formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan

dalam ikatan yang mana terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut

atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

Organisasi sendiri terbagi menjadi organisasi formal dan organisasi informal.

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang

mengikatkan diri dengan hubungan kerja rasional sedangakan organisasi

informal adalah kumpulan dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu

ikatan aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Setiap organisasi formal baik swasta maupun pemerintah pasti

memiliki cara dan strategi dalam mencapai masing-masing tujuan. Tidak

hanya bagaimana tujuan tersebut dapat tercapai namun bagaimana agar tujuan

tersebut dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Efektif menurut Sondang P.

Siagian (2001:24) adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana

dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumya untuk

menghasilkan sejumlah barang dan jasa kegiatan yang dijalankannya,

sedangkan efisien menurut Mulyamah (1987:3) adalah suatu ukuran dalam

membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang

direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya.

Tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien maka

diperlukan strategi baik dari internal maupun eksternal. Strategi internal yang

dapat dilakukan yaitu dengan cara membenahi administrasi, meningkatkan

kualitas sumber daya manusia, manajemen kantor profesional. Sedangkan

strategi eksternal juga diperlukan untuk meningkatkan keunggulan bersaing

2

dengan meningkatkan promosi hingga menjalin kerjasama dengan mitra,

menghadiri undangan dll karena itu setiap pemimpin atau pegwai pasti akan

melakukan perjalanan dinas. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,

perjalanan diartikan sebagai kegiatan berpergian ke suatu tempat, dan dinas

diartikan sebagai melakukan tugas atau kewajiban. Perjalanan dinas menurut

Wursanto (2006:209) adalah “Perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan

suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan”.

Pengertian perjalanan dinas secara umum adalah perjalanan yang dilakukan

oleh karyawan atau pegawai suatu perusahaan yang berkaitan dengan tugas

pekerjaan kedinasan. Perjalanan dinas dibedakan menjadi beberapa macam

ditinjau dari wilayah, transportasi, tujuan. Perjalanan dinas dalam negeri

adalah perjalanan ketempat kedudukan baik perseorangan maupun secara

bersama yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 kilometer dari batas kota.

Sedangkan perjalanan dinas luar negeri adalah perjalanan baik perseorangan

maupun secara bersama untuk kepentingan dinas/negara.

Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan

dengan kepentingan lembaga perusahaan yang bersangkutan. Perjalanan dinas

pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain

pelaksanaan dan pengawasan di kantor cabang, diklat, tender, janji tertentu,

penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial,

memenuhi undangan teretentu, dll. Sebelum pimpinan atau pegawai

melakukan perjalanan dinas baik untuk pegawai atau pimpinan pasti

membutuhkan banyak persiapan diantaranya pengurusan tiket pesawat,

pemesasnan hotel, dokumen-dokumen, jadwal perjalanan, daftar perjalanan

dinas oleh karena itu tiap pelaksanaan perjalanan dinas dalam instansi swasta

atau pemerintah dibantu sekretaris untuk mengurus persiapan perjalanan

dinas. Pengurus perjalanan dinas untuk setiap instansi berbeda-beda, menurut

Sedarmayanti (2005:119) mengemukakan bahwa perjalanan dinas merupakan

salah satu tugas insidental yang dilakukan oleh seorang sekretaris. Namun

pada prakteknya pengurus perjalanan dinas tidak hanya dapat dilakukan oleh

3

seorang sekretaris, untuk beberapa instansi terterntu sudah ada bagian yang

akan mengurus mengenai perjalanan dinas.

Untuk mempersiapkan kebutuhan perjalanan dinas apalagi perjalanan

dinas yang dilakukan oleh istansi pemerinatah, sudah ada prosedur perjalanan

dinas yang perlu diperhatikan. Prosedur menurut Zaki Baridwan (2009:30)

adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa

orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya

perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sedang

terjadi. Prosedur perjalanan dinas bagi pegawai negeri telah diatur dalam

Peraturan Menteri Keuangan 113/PMK.05/2012 Tentang Perjalanan Dinas

Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak

Tetap yang telah mengalami banyak perubahan dan pembaharuan peraturan.

Adanya peraturan dari pemerintah tersebut agar perjalanan dinas dapat

dilaksanakan secara tertib, efisien, ekonomis, efektif, transparan, dan

bertanggung jawab.

Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan

Universitas Diponegoro atau biasa di singkat dengan “LP2MP Undip”

mempunyai tujuan salah satunya adalah “mengembangkan kerjasama dengan

lembaga pemerintah dan non pemerintah dibidang pengembangan dan

penjaminan mutu pendidikan” agar tujuan tersebut dapat tercapai maka salah

satu tugas yang dilakukan adalah dengan melaksanakan pengembangan,

perencanaan program, perencanaan strategis universitas di bidang admisi dan

promosi akademik. Untuk melakukan promosi akademik, menghadiri

undangan rapat baik yang didalam atau diluar negeri maka dari itu

dilakukannya perjalanan dinas. Dan untuk melaksanakan perjalanan dinas

perlu adanya prosedur dalam melaksanakan perjalanan dinas yang di dalam

kantor LP2MP prosedur menangani perjalanan dinas dilakukan oleh

sekretaris.

Prosedur perjalanan dinas pada Lembaga Pengembangan dan

Penjaminan Pendidikan Universitas Diponegoro sudah baik namun masih

4

ditemukan beberapa hambatan, yaitu terbatasnya waktu yang dibutuhkan

untuk mempersiapkan perjalanan dinas seperti dokumen perjalanan dinas,

akomodasi dan lain-lain, surat SPPD yang lupa di tanda tangani atau lupa

tidak diberi stempel atau boarding pass hilang saat ingin melakukan

perjalanan dinas. Tidak adanya perencanaan perjalanan dinas yang matang

menjadi salah satu faktor yang membuat semua persiapan perjalanan dinas

dilakukan dengan mendadak apalagi untuk perjalanan yang rutin dan setiap

tahun pasti dilakukan seperti menghadiri pameran pendidikan. Walaupun

pada prosedurnya harus menunggu datangnya surat dari panitia namun

apabila mempunyai perencanaan dari awal akan sangat membantu apabila

ternyata surat baru datang H-1 acara berlangsung seperti yang dialamai oleh

LP2MP, hal itu membuat persiapan dilakukan mendadak.

Setiap instansi terutama instansi pemerintah pasti memiliki prosedur

perjalanan dinas agar perjalanan dinas dapat dilaksanakan dengan efektif dan

efisien. Dengan adanya prosedur perjalanan dinas maka dapat mempermudah

dalam melaksanakan perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pengawasan.

Setiap perjalanan dinas sekecil apapun lingkupnya harus dilaksanakan dengan

profesional agar mendapatkan hasil yang masksimal.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dalam tugas akhir ini penulis

ingin memberikan judul “Prosedur Perjalanan Dinas Bagi Pimpinan dan

Pegawai Pada Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan

Universitas Diponegoro.”

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya,

makarumusan masalah yang akan diteliti adalah

1. Bagaimana prosedur perjalanan dinas bagi pimpinan dan pegawai pada

Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas

Diponegoro?

2. Apa saja hambatan yang dialami LP2MP dalam melaksanakan prosedur

perjalanan dinas?

5

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

1. Mendiskripsikan prosedur perjalanan dinas bagi pimpinan dan pegawai di

Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas

Diponegoro

2. Menjelaskan apa saja hambatan yang dialami selama melakukan prosedur

perjalanan dinas

1.3.2 Manfaat Penilitian

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagi Penulis

a. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan

bermanfaat dengan pihak-pihak terkait.

b. Memberi informasi dan wawasan penulis mengenai prosedur

perjalanan dinas pada LP2MP Universitas Diponegoro

c. Sebagai sarana pembelajaran untuk mengenal praktek kerja dari

Administrasi Perkantoran pada unit kerja di Instansi BUMN

maupun swasta.

d. Sebagai sarana untuk memanfaatkan dan menyerap ilmu

pengetahuan yang diperoleh dari Progam Studi Diploma III

Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Diponegoro terhadap permasalahan di lapangan

maupun di lingkungan kerja.

2. Bagi Universitas Diponegoro

a. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan

bermanfaat dengan pihak - pihak terkait.

b. Sebagai acuan mengetahui sejauh mana mahasiswa dapat

menyerap ilmu selama mengikuti masa perkuliahan di lingkungan

instansi pemerintahan.

6

c. Sebagai tambahan informasi dan sumber pustaka yang bermanfaat

bagi mahasiswa Universitas Diponegoro, khususnya mahasiswa

jurusan DIII - Administrasi Perkantoran yang akan menyusun

Tugas Akhir.

3. Bagi Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan

Universitas Diponegoro.

a. Sebagai tambahan informasi dan bahan masukan terkait prosedur

perjalanan dinas secara baik dan benar.

b. Dapat menumbuhkan hubungan yang teratur, sehat dan dinamis

antara instansi BUMN terkait dengan Progam Studi Diploma III

Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Diponegoro.

1.4 Dasar Teori

1.4.1 Pengertian Prosedur

1. Menurut Mulyadi (2001:5) mendefinisikan :

“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya

melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih

yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi

perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Didalam suatu sistem,

biasanya terdiri dari beberapa prosedur dimana prosedur-prosedur

itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatnya jika terjadi

perubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi

prosedur-prosedur yang lain”.

2. Menurut Zaki Baridwan (1990:3) :

“Prosedur merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan

beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk

menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang

sering terjadi.”

7

3. Menurut Richard F. Neuschel (1971) yang dikutip oleh Yogiyanto

(1996:4) mendefinisikan:

“Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan kegiatan klerikal (tulis

menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau

lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan

yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”. Lebih

lanjut Jerry Fitz Gerald dkk (1981) yang dikutip oleh Yogiyanto

(1996:5) mendefinisikan:“Suatu prosedur adalah urut-urutan yang

tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang

harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan

dan bagaimana mengerjakannya “.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri

dari jaringan prosedur artinya bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa

prosedur yang menjadi satu kesatuan yang memiliki kertkaitan satu

dengan lainnya.

1.4.2 Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh

karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas

suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan

kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang

berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh

karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan

kepentingan bisnis.

Jadi perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang

dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka

melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan.

1.4.3 Macam-macam Perjalanan Dinas

8

Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri (Perjadin Dalam Negeri)

adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan baik perseorangan maupun

secara bersama yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 kilometer dari batas

kota, yang dilakukan dalam wilayah Indonesia untuk kepentingan negara

atas perintah pejabat yang berwenang.

Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :

1. Perjalanan bisnis/dinas dalam negeri.

Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi

2. Perjalanan bisnis/dinas luar negeri

Contohnya : antarnegara

Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :

1. Perjalanan lewat darat.

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan

mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan

menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan

dan tempat tujuan yang dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa

biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat

tujuan relatif jauh dan tidak akan menggangu kondisi kesehatan

pimpinan.

2. Perjalanan lewat laut.

Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal

apabila tersedia waktu yang panjang dan tidak mendesak.

3. Perjalanan lewat udara.

Perjalanan dinas dengan menggunakan fasilitas pesawat hendaknya

benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiennya.

Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlikan untuk

memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara. Bila

pimpinan memiliki waktu yang longgar untuk menghadiri atau

menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk

9

ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat,

sebaiknya menggunakan angkutan darat saja karena lebih ekonomis.

Namun, keputusan untuk menggunakan transportasi udara juga

dipertimbangkan dari lokasi tujuan yang akan dituju apabila lokasi

terletak di luar pulau Jawa dan waktu tidak memungkinkan

menggunakan transportasi laut maka menggunakan transportasi udara

untuk mempersingkat durasi waktu perjalanan.

Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :

1. Perjalanan dinas untuk rakernas.

2. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.

3. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.

4. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.

5. Perjalanan dinas untuk pelantikan.

6. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.

7. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.

8. Perjalanan dinas untuk tender.

9. Perjalanan dinas untuk acara seremonial.

10. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.

1.4.4 Persiapan Perjalanan Dinas

Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi:

1. Persiapan rencana perjalanan dinas

Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris

harus segera mengumpulkan informasi perjalanan secara lengkap

mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan atau di instansi

tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut antara lain;

a. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas

b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.

c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang

meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

10

d. Prosedur tentang trasportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah

pimpinan punya pilihan menggunakan kelas utama atau kelas

ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

e. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang

pimpinan.

f. Pemesanan tentang tiket pesawat dan hotel.

g. Custom regulation (peraturan kepabeanan) apabila melakukan

perjalanan dinas keluar negeri maka administrasi kantor/sekretaris

harus mencari tahu tentang peraturan kebeanan/bea cukai dari

negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja

yang dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.

2. Persiapan dokumen perjalanan dinas.

Tujuan mempersiapkan dokumen perjalanan dinas adalah untuk

menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan

bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan

dilakukan.Kegunaan dokumen adalah:

1. Memberi informasi tentang isi dokumen kepada yang

memerlukannya.

2. Sebagai alat bukti/data suatu keterangan.

3. Melestarikan dokumen dari kemusnahan.

4. Sebagai bahan penelitian.

5. Mengembangkan koleksi dokumen

6. Menjamin keutuhan dan keotentikkan informasi

3. Persiapan Transportasi

Persiapan transportasi yang dipilih meliputi darat, laut dan udara.

Setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang

berbeda. Transportasi darat meliputi: mobil dinas/perusahaan, travel,

bis, kereta api.

11

a. Hal-hal yang perlu dipersiapkan apabila perjalanan dinas

menggunakan mobil antara lain; SIM, STNK, kartu asuransi, KTP

dan surat-surat lainnya, memeriksa kondisi mobil, membawa peta

kota tujuan.

b. Hal-hal yang perlu dipersiapkan apabila perjalanan dinas

menggunakan kereta api antara lain; tiket kereta api, memastikan

jadwal keberangkatan serta konfirmasi mengenai tentang ada

tidaknya penundaan keberangkatan, memeriksa kembali janji dan

jadwal bertemu, memeriksa kelengkapan surat-surat yang

diperlukan.

c. Hal-hal yang perlu dipersiapkan apabila perjalanan dinas

menggunakan kapal laut, antar lain; tiket kapal, memeriksa

kelengkapan surat-surat yang diperlukan, mengusahakan ada

penjemputan di pelabuhan, menyiapkan rencana perjalanan.

d. Hal-hal yang perlu dipersiapkan apabila perjalanan dinas

menggunakan pesawat, antara lain; mendapatkan tiket pesawat

sebelum jadwal keberangkatan, untuk perjalanan dinas keluar

negeri periksa kembali masa berlaku paspor dan visa, mendapatkan

mata uang asing, pastikan semua barang bawaan tidak melebihi

berat maksimum yang telah ditentukan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi

perjalanan dinas sebagai berikut;

a. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang

digunakan.

b. Transportasi saat keberangkatan, kepulangan dan transportasi yang

digunakan dilokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

c. Menemukan jenis transportasi yang digunakan seperti memakai

kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta api atau rental

mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai.

12

d. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi

pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan.

e. Dalam menyusun rencana transportasi, sekretaris harus memiliki

daftar lengkap tentang nama dan alamat biro-biro perjalanan,

nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal perjalanan kereta

api.

4. Persiapan Akomodasi

Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi

kebutuhan selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi

meliputi: hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama

perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang

disediakan maupun harga yang ditentukan. Persiapan yang harus

dilakukan adalah :

a. Pemesanan kamar

Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faximile

minimal 1 hari sebelumnya. Penulisan nama yang didaftarkan

harus benar karena identitas tersebut akan disusun pada rak

informasi.

b. Check in

Check in adalah pertama masuk hotel dilakukan di bagian reservasi

untuk mengetahui kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan

dapat langsung mengisi fasilitas maupun sarana dari hotel tersebut.

c. Cara pembayaran

Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar

yang dipilih dan lama waktu menginap. Sedangkan biaya fasilitas

yang lain dibayar pada saat check out ada juga pada saat selesai

makan.

d. Check out

Adalah saat meninggalkan hotel, pada umumnya dilakukan pada

pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan menyerahkan kunci

kamar pada pengurusan check out. Resepsionis akan menghubungi

13

semua bagian seperti bar, restoran untuk mengetahui fasilitas yang

belum dibayar.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus

mengetahui hal-hal berikut, yaitu:

1. Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.

2. Lamanya perjalanan dinas.

3. Jenis acara perjalanan dinas

5. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas

Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan

yang akan dilakukan selama perjalanan dinas, yang merupakan

kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu/pertemuan.

Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar

perjalanan dalam rangkap 4, lembar pertama (asli) diserahkan kepada

pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk

manajer atau staf yang dituju oleh pimpinan, dan lembar keempat

untuk sekretaris yang disimpan dalam arsip perusahaan.

1. Membuat daftar perjalanan dinas.

Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut :

1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2. Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara

untuk perjalanan ke luar negeri.

3. Jangka waktu perjalanan dinas: jumlah hari/minggu/bulan.

4. Jenis transportasi yang dipakai:

a) Transportasi darat, laut, atau udara

b) Kendaraan dinas/kantor

c) Kendaraan pribadi

d) Kendaraan sewa/rental

e) Kereta api

14

5. Tujuan perjalanan dinas:

a) Rapat kerja

b) Mengikuti tender proyek

c) Kerja sama usaha dengan mitra bisnis

d) Pembukaan cabang perusahaan yang baru

e) Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

f) Seminar

g) Lokakarya

6. Kapan selesai/tiba kembali:

a) Pukul berapa

b) Hari apa

c) Tanggal berapa

d) Bulan berapa

e) Tahun berapa

f) Jenis transportasi yang dipakai apa

g) Datang/tiba dimana: stasiun/bandara/terminal mana

2. Kegunaan daftar perjalanan dinas :

a. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan

dinas.

b. Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama

menggantikan pimpinan.

c. Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani

administrasi pimpinan selama pimpinan tidak ada di tempat.

6. Persiapan Keuangan

Adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang

diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis/dinas. Ada

beberapa biaya yang diperlukan yaitu:

1. Biaya transportasi (pulang, pergi, lokal selama dalam tugas dikota

tujuan )

15

2. Biaya akomodasi

3. Biaya acara kegiatan/kontribusi acara kegiatan

4. Uang saku

5. Uang lunsum yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar

perusahaan (pajak langsung mengenai barang/jasa yang

bersangkutan)

6. Biaya lain.

Selain biaya masih harus menyiapkan alat pembayaran yang

digunakan dalam perjalanan dinas yaitu :

1. Uang tunai

Adalah uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran

yang sah. Bila ke luar negeri sebaiknya menyiapkan uang asing

dari negara yang dituju.

2. Kartu kredit

Adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank. Kartu kredit

meminjamkan konsumen uang yang bukan mengambil rekening

tabungan.

3. Cek berpergian/traveller check

Adalah alat pembayaran semacam cek yang dibuat khusus untuk

orang yang berpergian dan dapat diuangkan pada bank yang

mengeluarkan.

4. Letter of credit (L/C)

Adalah alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila

seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam

perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang meminta

dan dengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang dituju.

Setiap pengambilan, bank akan menunjuk neraca dalam L/C.

1.4.5 Pengertian Dan Macam-Macam Dokumen Perjalanan Dinas

16

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau terletak yang dapat

digunakan sebagai bukti keterangan. Contohnya akte kelahiran, surat,

ijazah dsb.

Dokumen perjalanan dinas adalah segala dokumen yang diperlukan

dalam perjalanan dinas sebagai kelengkapan sesuai dengan tujuan dan

tugas yang akan dilakukan.

Macam-macam dokumen perjalanan dinas yaitu:

1. Dokumen internal:

a) Surat Tugas

Adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang

kepada seseorang untuk melaksanakan tugas kedinasan/bisnis.

b) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang kepada

seseorang untuk mengadakan perjalanan dinas atau bisnis yang

disertai tanda bukti pengeluaran yang dibiayai negara.Surat

Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :

1) SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran

rutin. SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat yang

berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan

berkaitan dengan tugas-tugas rutin.

2) SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran

pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh pimpinan proyek

berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

digunakan di lembaga pemerintah, namun beberapa lembaga

swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.

c) Jadwal perjalanan dan peta

17

Adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga

negara yang diberi ijin untuk bepergian ke negara asing (luar

negeri). Pasport merupakan pemberi perlindungan bagi

pemegangnya dari negara sendiri maupun dari negara yang

dikunjungi.

d) Petunjuk akomodasi

e) Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi.

2. Dokumen eksternal

Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk

perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda,

karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana

yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang

digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

a) Pasport

Adalah Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke

luar negeri. Dengan paspor dapat berpergian ke mancanegara tanpa

harus dikatakan pendatang gelap. Paspor dapat dipergunakan

berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk

Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk

mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.

Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan

oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum

yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor

imigrasi setempat.

b) Visa

Adalah surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu.

Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor perwakilan dari

negara tujuan (kantor konsulat).

Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya

ditempel pada salah satu halaman paspor. Keterangan dalam visa

18

berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin tinggal,

nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang

hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit

artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple

visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka

waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati batas waktu izin

tinggal disuatu negara maka disebut overstay.

c) Kartu sehat/yellow card (khusus untuk ke luar negeri)

Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat

keterangan ini dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang

menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di

rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.

d) Surat Keterangan Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga

Negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke luar negeri. Surat

keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang

dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang

sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali

orang yang di biayai oleh pemerintah.

e) Exit Permit

Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah

memasuki atau meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk

exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel oleh

kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.

f) Asuransi

g) KTP dan surat-surat penting lainnya

1.4.6 Laporan Perjalanan Dinas

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai

dilaksanakan, tugas terakhir yang harus diselesaikan seorang administrasi

19

kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah membuat

laporan perjalanan dinas.

Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain

membuat laporan tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan

perjalanan dinas.

1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas,

administrasi kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab

membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama

perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan

dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas

tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.

2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjalanan dinas pimpinan selesai, ada satu lagi

tugas penting untuk seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu

menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai

perjalanan dinas pimpinan tersebut.

Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi

kantor/sekretaris dalam menyusun laporan keuangan biaya perjalanan

dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.

1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon,

nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

2. Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos.

misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya

entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau

relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran

lainnya.

3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga

akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan

perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.

20

1.5 Metode Penelitian

Menurut Kartono (1998:20) metode penelitian adalah cara-cara

berpikir dan berbuat yang dipersiapkan dengan baik-baik untuk

mengadakan penelitian dan untuk mencapai suatu tujuan penelitian atau

ajaran mengenai metode-metode yang digunakan dalam proses penelitian.

1. Fokus

Dalam pembuatan Tugas Akhir ini penulis mengambil fokus

penelitian yaitu Prosedur Perjalanan Dinas Pada Lembaga

Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas

Diponegoro

2. Lokus

Lokus adalah lokasi tempat penelitian. Lokus dalam penelitian

ini berada di Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu

Pendidikan Universitas Diponegoro Semarang Gedung ICT Centre

Lantai 1 & 3 Kampus Tembalang

Alamat : Jl. Prof. Soedarto, SH Semarang

Telp : 0852-8721-7831

Fax : (024) 7460033

Website: lp2mp.undip.ac.id

1.5.1 Tipe Penelitian

Adapun tipe penelitian menurut berdasarkan tipe analisis antara lain

yaitu:

1. Tipe Penelitian Deskriptif

Penelitian ini biasanya memiliki tujuan ganda, yang pertama

adalah mengetahui perkembangan secara fisik tertentu atau

frekuensi terjadinya fenomena sosial, kedua adalah untuk

mendiskripsikan secara terperinci eksplanotory (penjelasan).

2. Tipe Penelitian Eksploratif atau Penelitian Penjajakan

21

Penelitian ini bersifat terbuka atau masih mencari-cari dan belum

mempunyai hipotesa bertujuan memperdalam pengetahuan

mengenai gejala tertentu dengan maksut untuk merumuskan

masalah yang terperinci.

3. Tipe Penelitian Eksplanatori

Penelitian ini menyoroti hubungan antar variabel penelitian dan

menguji hipotesa yang telah dirumuskan sebelumnya.

Berdasarkan paparan di atas penelitian ini menggunakan

penelitian tipe deskriptif adapun pengertian dari penelitian deskriptif

sendiri adalah penilitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan suatu

objek yang sedang terjadi saat itu juga.

Dalam penelitian ini penulis hanya akan mendiskripsikan saja

bagaimana prosedur perjalanan dinas yang bagi pimpinan atau

pegawai pada Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu

Pendidikan.

1.5.2 Fenomena Penelitian

Fenomena adalah hal-hal yang dapat disaksikan oleh panca

indera dan dapat dijelaskan serta dinilai secara ilmiah. Fenomena

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.

1. Prosedur perjalanan dinas pada Lembaga Pengembangan dan

Penjaminan Mutu Pendidikan

a. Proses surat undangan masuk dan pembuatan surat balasan

konfirmasi

b. Proses persiapan akomodasi dan transportasi untuk pegawai

LP2MP melakukan perjalanan dinas

c. Proses perincian biaya perjalanan dinas.

d. Proses pembuatan surat perintah perjalanan dinas.

e. Proses pembuatan laporan perjalanan dinas

22

2. Kendala-kendala apa saja yang ditemui selama melakukan

persiapan perjalanan dinas pada Lembaga Pengembangan dan

Penjaminan Mutu Pendidikan Universias Diponegoro

a. Keterlambatan surat masuk

b. Kurang maksimalnya dalam mempersiapkan persiapan

perjalanan dinas

c. Pembuatan daftar perjalanan dinas

1.5.3 Sumber Data

Menurut I Made Wirarha (2006:35) sumber data penelitian,

yakni asal perolehan data penelitian, perlu dijelaskan primer maupun

sekunder. Penelitian menggunakan data sebagai berikut:

1. Data primer

Merupakan data yang diperoleh langsung dari sumber

datapenelitian (responden) berupa hasil kuisioner dan hasil

wawancara.

2. Data sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari artikel, buku-buku dan

jurnal yang sesuai denga penelitian ini.

1.5.4 Teknik Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data merupakan teknik atau cara

yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Pengumpulan data

dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam

rangka mencapai tujuan penelitian. Tujuan diungkapkan dalam

bentuk hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap pertanyaan

penelitian. Ada beberapa teknik pengumpulan data yang digunakan

dalam penelitian ini yang masing-masing teknik saling melengkapi

satu sama lain. Teknik pengumpulan data yang digunakan

diantaranya:

1. Wawancara

23

Menurut I Made Wirartha (2006:36) wawancara adalah salah

satu metode pengumpulan data dengan jalan komunikasi, yaitu

melalui kontak atau hubungan pribadi antara pengumpul data

(pewawancara) dengan sumber data (responden).Wawancara

merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

bertanya secara langsung kepada narasumber atau informan yang

dipercaya mampu memberikan sumber data yangdiharapkan oleh

peneliti. Cara memperoleh informasi melalui teknik ini

dilakukan dengan menggunakan interview guide secara langsung

kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang diteliti

yaitu pegawai pada Lembaga Pengembangan dan Penjaminan

Mutu Pendidikan

2. Observasi

Menurut Cholid Narbuko (2003: 70) observasi adalah alat

pengumpulan data yang dilakukan cara mengamati dan menctat

secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki. Katini Kartono

(1979:142) “observasi ialah studi yang disengaja dan sistematis

tentang fenomena dan gelaja-gejala pshikis dengan jalan

pengamatan. Observasi dalam penelitian ini dilakukan sebelum

dilaksanakannya pengambilan data yaitu untuk mengamati secara

langsung prosedur perjalanan dinas pada Lembaga

Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Universitas

Diponegoro

3. Dokumentasi.

Dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel

yang berupa catatan, buku, transkrip, notulen rapat, agenda, dan

lain sebagainya.

4. Studi pustaka.

Studi pustaka yang dimaksud dalam hal ini untuk menyatakan

suatu cara mengadakan penulisan berdasarkan naskah yang

sudah diterbitkan baik yang berupa buku, surat kabar, jurnal

24

ilmiah, literatur ataupun lainnya. Dengan menggunakan studi

pustaka maka akan dapat memperoleh data yang ada pada

perusahaan tersebut.

1.5.5 Pemilihan Informan

Pemilihan informan dilakukan secara purposive sampling, yaitu

dengan menunjuk langsung responden yang dikategorikan mampu

memberikan informasi atau terlibat langsung, dengan focus

permasalahan yang akan diteliti. Dengan kata lain informan yang

dipilih adalah informan kunci yang pengetahuan dan keterlibatan

mereka dengan permasalahan penelitian tidak diragukan lagi. Pada

penilitian ini informan yang dipilih oleh penulis adalah sekretaris

yang bertugas mengurus langsung persiapan perjalanan dinas di

LP2MP dan bagian keuangan yang mengurus mengenai

pembayaran perjalanan dinas.