bab iii ketentuan dan sop ppm

Standard Operating Procedures (SOP) Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) Universitas Siliwangi

2012

Halaman | 60

BAB III STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PPM)

Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) merupakan bagian elemen

pokok tri dharma perguruan tinggi. Untuk menjamin pelaksanaan

Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) yang baik diperlukan kaidah

pokok yang memberikan arah dalam pelaksanaannya yaitu berupa

Standard Operating Procedures (SOP). SOP ini perlu terus

disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan kondisi kebutuhan,

sehingga sedikit banyaknya dapat mendorong penerapan good

governance dalam pelaksanaan PPM di Universitas Siliwangi. Adapun

SOP pelaksanaan PPM terdiri dari:

1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Pengabdian Kepada

Masyarakat (PPM)

2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Pelaksana PPM

yang Berkualitas

3 Ketentuan Pelatihan PPM

4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM di Internal

5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan PPM yang diselenggarakan

pihak eksternal

6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Universitas

Siliwangi

7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Unsil

8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer Proposal PPM

9 Prosedur Rekruitmen Reviewer Proposal PPM

10 Ketentuan Penggunaan Reviewer PPM dari Luar

11 Ketentuan Jadwal Waktu PPM

12 Ketentuan Pengajuan Proposal Dana Bantuan PPM

13 Prosedur Pengajuan Proposal bantuan PPM kelompok Dosen

14 Prosedur pengajuan Proposal bantuan PPM Unit Kerja

15 Ketentuan Desk Evalusi Proposal PPM


2012

Halaman | 61

16 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM

17 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal PPM

18 Prosedur Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM

19 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM

20 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM

21 Ketentuan Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi

22 Prosedur Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi

23 Ketentuan Pengajuan Dana Bantuan PPM

24 Prosedur Pengajuan Dana Bantuan PPM dari LPPM ke Lembaga

25 Ketentuan Pencairan Dana Bantuan PPM

26 Prosedur Pencairan Dana Bantuan PPM

27 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang

sumber Dana nya dari Luar

28 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang

sumber Dana nya dari Luar

29 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang sumber

Dananya dari Internal

30 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang sumber


31 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM

32 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM

33 Ketentuan Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal

34 Prosedur Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal

35 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan ke DIKTI

36 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan PPM ke DIKTI

37 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal

38 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal

39 Ketentuan Tindaklanjut Hasil PPM

40 Prosedur Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM

41 Prosedur Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal

42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM yang Sumber

Dana nya dari DIKTI


2012

Halaman | 62

43 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM Yang

Sumber Dana nya dari Internal

44 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang Sumber Dana

nya dari Luar

45 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang

Sumber Dana nya dari Luar

46 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang


1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM)

a Dilaksanakannya benchmarking ke beberapa perguruan tinggi

mengenai manajemen LPPM dan manajemen PPM

b Dibuatnya buku pedoman PPM dengan sk rektor

c Pengembangan ketentuan pokok dan manajemen PPM

1) Dibentuknya tenaga akhli PPM LPPM Unsil dengan sk

rektor

2) Dibentuknya tim reviewer proposal PPM dengan sk rektor

3) Dibentuknya tim monev internal pelaksanaan PPM

berdasarkan surat tugas/sk ketua LPPM

4) Dilaksanakannnya sosialisasi secara rutin ke masing masing

unit kerja mengenai ketentuan internal maupun eksternal

serta SOP PPM

d Peningkatan fasilitas dan kompetensi IT,

1) Dibuatnya web mandiri LPPM

2) Dibuatnya jurnal ilmiah

3) E- Journal

e Pengembangan SDM dalam PPM

1) Pengembangan kemampuan dosen dalam PPM dan

penulisan karya ilmiah, melalui seminar, pelatihan,

workshop maupun lokakarya baik yang diselenggarakan

mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh


2012

Halaman | 63

pihak eksternal (perguruan tinggi lain, kopertis, maupun

dikti)

2) Pengembangan kemampuan tenaga administrasi LPPM,

dengan cara mengikuti pelatihan kemampuan teknologi

informasi, sosialisasi ketentuan, tata administrasi PPM dan

pelatihan soft skill lainnya, baik yang diselenggarakan

mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh

pihak eksternal (perguruan tinggi lain, Kopertis, maupun

Dikti)

2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Pelaksana PPM yang Berkualitas

a. Pelaksanaan PPM yang menghasilkan karya yang berkualitas

dan bermanfaat bagi masyarakat serta hasil karyanya

dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan

dalam bentuk insentif

b. Hasil PPM yang berkualitas berdasarkan hasil penilaian tim,

dipromosikan untuk ikut kompetisi baik ditingkat regional

(Jawa Barat Award), nasional (program Dikti) maupun

internasional.

c. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan melalui SK rektor.

3 Ketentuan Pelatihan PPM

a Pelatihan peningkatan kemampuan penulisan proposal PPM

harus menjadi salah satu program kerja pokok LPPM yang

sifatnya rutin minimal 2 kali dalam satu tahun

b Pelatihan peningkatan kemampuan pelaksanaan PPM dosen

harus menjadi program kerja dimasing masing unit kerja

terutama LPPM yang sifatnya rutin


2012

Halaman | 64

c Pelaksanaan kegiatan pelatihan bisa dilakukan mandiri atau

kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan Dikti

melalui dana stimulan

d Mengikutsertakan pelatihan para dosen dalam pelatihan-

pelatihan yang diselenggarakan pihak luar sesuai dengan

kebutuhan (perguruan tinggi lain, Kopertis maupun Dikti).

e Melaksanakan pelatihan-pelatihan dalam upaya meningkatkan

skil tenaga administrasi termasuk pelatihan dan sosialisasi

ketentuan yang berlaku baik diselenggarakan sendiri, melalui

kerjasama, atau diselenggarakan oleh pihak luar (perguruan

tinggi, Kopertis, maupun Dikti)

f Dosen/Staf administrasi yang ditugaskan untuk mengikuti

pelatihan di luar harus melaporkan hasil pelatihan kepada

LPPM

g LPPM berkewajiban memfasilitasi dosen/staf yang akan

sosialisasi hasil PPM

h LPPM wajib mendokumentasikan hasil pelatihan secara

memadai.

4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM di Internal

a. LPPM menyampaikan surat pengajuan pelaksanaan kegiatan

pelatihan PPM ditujukan ke Rektor cq PR2 melalui BAUM,

dilampiri proposal kegiatan pelatihan PPM.

b. Surat dan proposal yang telah didisposisi oleh rektor/PR

dikembalikan lagi ke BAUM, kemudian bagian keuangan

membayarkan dana untuk penyelenggaraan pelatihan kepada

LPPM sesuai disposisi disertai bukti dokumen pengeluaran

uang

c. LPPM/Panitia yang dibentuk mengirimkan surat undangan dan

publikasi kepada sasaran peserta pelatihan sesuai dengan

kriteria dan kebutuhan (peserta dari internal maupun

eksternal)


2012

Halaman | 65

d. LPPM Wajib mendokumentasikan hasil pelaksanaan pelatihan

secara memadai.

e. LPPM/panitia yang dibentuk menyampaikan laporan

pertanggungjawaban kepada rektor, disampaikan melalui

BAUM

Flowchart Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan PPM diInternal

LPPM/Kepanitiaan BAUM Rektor/PRCalon Peserta/Peserta

Mengajukan Surat

permohonan

kegiatan dan

proposal

Surat dan Proposal

diadministrasikan,

dilengkapi Form.

disposisi

Melaksanakan

disposisi

Surat dan proposal

yang sudah

didisposisi

Bagian keuangan

menyiapkan dana

dan kelengkapan

administrasi

Penyerahan dana

kegiatan dan

kelengkapan

administrasi

Brosur/surat

undangan

pelatihan

Brosur/surat

undangan

pelatihan.

LPPM/Panitia

mempersiapkan

pelaksanaan

kegiatan

Calon peserta

mendaftarkan diri

Pelaksanaan

kegiatan

Pembuatan

LPJ Kegiatan

LPJ Kegiatan

diadministrasikan,

dilampiri disposisi

LPJ kegiatan

Arsif


2012

Halaman | 66

5 Prosedur Mengikuti Kegiatan Pelatihan PPM yang

Diselenggarakan pihak Eksternal

a Berdasarkan informasi/surat/undangan dari pihak

penyelenggara kegiatan pelatihan, LPPM menunjuk calon

peserta untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak

luar.

b LPPM mengajukan surat permohonan untuk mengikuti

pelatihan PPM kepada Rektor cq PR 2 melalui BAUM, dengan

mencantumkan identitas calon peserta yang akan mengikuti

pelatihan secara lengkap, disertai foto copy brosur/undangan

dari pihak penyelenggara kegiatan

c Rektor melalui PR 2 menerbitkan SPPD dan biaya untuk

mengikuti pelatihan.

d LPPM menyampaikan SPPD dan biaya mengikuti pelatihan

kepada peserta yang ditunjuk, disertai surat tugas yang

ditandatangani ketua LPPM

e peserta yang telah mengikuti pelatihan menyampaikan laporan

hasil pelatihan (bahan pelatihan secara lengkap), SPPD yang

telah ditandatangani, dan foto copi sertifikat telah mengikuti

pelatihan, kemudian LPPM mendokumentasikan secara

memadai.

f LPPM berkewajiban untuk memfasilitasi tindaklanjut hasil

pelatihan yang dilakukan oleh peserta yang telah mengikuti

pelatihan.


2012

Halaman | 67

Flowchart Mengikuti kegiatan Pelatihan PPM yang diselenggarakan pihak Eksternal

LPPM BAUM Rektor/PRCalon Peserta

PelatihanPihak Penyelenggara

Informasi/surat

undangan

mengikuti

pelatihan

LPPM menunjjuk

calon peserta

sesuai kriteria

Membuat surat

permohonan

pengajuan mengikuti

pelatihan

Surat

diadministrasikan

dan dilampiri

Form. disposisi

Calon peserta siap

untuk mengikuti

pelatihan

Surat di disposisi,

kemudian PR 2

menerbitkan

SPPD

Bagian keuangan

mempersiapkan adm

keuangan dan biaya

untuk pelatihan

LPPM menerima

uang biaya

pelatihan dan

kelengkapan adm

LPPM menyiapkan

SPPD, biaya

pelatihan dan

surat tugas

Calon peserta

menerima SPPD,

biaya, dan surat

tugas

Peserta pelatihan

wajib melaporkan

hasil pelatihan,

dan kelengkapan

administrasi

LPPM menerima

laporan hasil

pelatihan, SPPD,

dan sertifikat

SPPD

File

Tindaklanjut

sosialisasi hasil

pelatihan

6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Universitas Siliwangi

a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja

sebagai tenaga ahli PPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan

LPPM


2012

Halaman | 68

b. Tenaga ahli sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria

sebagai berikut:

mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat

keahlian, atau sertifikat profesi

Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup

menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli

pengalaman dalam penelitian atau pernah terlibat dalam

kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun

pihak eksternal sesuai bidangnya

Minimal berijazah S2

Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor

Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli yang

dituangkan dalam kontrak komitmen

c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga ahli sesuai kriteria

d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga ahli tersebut ke LPPM

e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga ahli sesuai kriteria.

f. LPPM mengajukan tenaga ahli ke rektor untuk dibuat SK

g. Calon tenaga ahli wajib menyampaikan CV secara lengkap sesuai

dengan format yang ditetapkan LPPM

h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga

ahli yang ditetapkan dalam SK rektor

7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli PPM LPPM Unsil

a. LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon tenaga ahli

PPM LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM

b. Unit kerja wajib menyeleksi calon tenaga ahli sesuai kriteria

c. Unit kerja mengusulkan calon tenaga ahli tersebut ke LPPM

paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang

disampaikan ke unit kerja


2012

Halaman | 69

d. LPPM wajib melakukan verifikasi calon tenaga ahli sesuai

kriteria.

e. LPPM mengajukan calon tenaga ahli ke rektor untuk dibuat SK

f. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga

ahli yang ditetapkan dalam SK rektor

g. LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja

Flowchart Rekruitmen Tenaga Ahli PPM

Unit Kerja Rektor Tenaga Ahli PenelitianLPPM

LPPM mengajukan

permintaan tenaga

ahli diserta kriteria

LPPM mengajukan

permintaan tenaga

ahli diserta kriteria

Unit kerja

menyeleksi tenaga

ahli sesuai kriteria

Daftar nama

tenaga ahli hasil

seleksi

Daftar nama

tenaga ahli hasil

seleksi

Verifikasi

kesesuaian

dengan kriteria

Draf Sk tenaga

ahliDraf Sk

Ditandatangani

SK Tenaga ahli

Sk Rektor

mengenai tenaga

ahli

SK diperbanyak

sesuai tenaga ahli

dan unit kerja

Tembusan SK ke

Unit kerja

Penyampaian SK

ke tenaga ahli

Arsif


2012

Halaman | 70

8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer Proposal PPM

a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja

sebagai tenaga reviewer proposal PPM LPPM, sesuai dengan

jumlah yang ditetapkan LPPM

b. Tenaga reviewer sebagaimana dimaksud harus memenuhi

kriteria sebagai berikut:

mempunyai kompetensi yang cukup

pengalaman dalam pelaksanaan PPM


mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki

sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi

Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup

menjalankan tugas tugas sebagai tenaga reviewer

Berpengalaman dalam bidang penelitian, minimal pernah

menjadi ketua peneliti atau pernah memperoleh hibah

penelitian

Berpengalaman dalam publikasi karya ilmiah minimal pada

jurnal ber ISSN sebagai first author atau corresponding

author

Berpengalaman sebagai pemakalah, baik dalam seminar

ilmiah lokal, nasional atau seminar ilmiah internasional


Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor

Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga

reviewer yang dituangkan dalam kontrak komitmen

c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai

kriteria

d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke

LPPM

e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai

kriteria.

f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK


2012

Halaman | 71

g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap

sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM

h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga

reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor

9 Prosedur Rekruitmen Reviewer Proposal PPM

a LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon reviewer

LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM

b Unit kerja wajib menyeleksi calon reviewer LPPM sesuai

kriteria

c Unit kerja mengusulkan calon reviewer tersebut ke LPPM

paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang

disampaikan ke unit kerja

d LPPM wajib melakukan perifikasi calon reviewer sesuai kriteria.

e LPPM mengajukan calon reviewer ke rektor untuk dibuat SK

f LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing-masing

reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor

g LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing-masing unit

kerja


2012

Halaman | 72

Flowchart rekruitmen reviewer internal PPM

Unit Kerja Rektor ReviewerLPPM

Surat permohonan

permintaan

reviewer dan

kriteria

Surat permohonan

permintaan

reviewer dan

kriteria

Seleksi reviewer

oleh unit kerja

sesuai kriteria

Pengusulan

reviewer dari unit

kerja

Verifikasi ulang

keseuaian dengan

kriteria

Pengusulan

reviewer dari unit

kerja

Pengajuan draf sk

tim reviewer

Penandatanganan

sk oleh rektor

Sk tim reviewer

telah di

tandatangani

rektor

Sk tim reviewer

telah di

tandatangani

rektor

Penggandaan sk

sesuai tim

reviewer

Arsif

Distribusi sk rektor

Sk rektor sebagai

tembusan

Sk rektor ke

reviewer


2012

Halaman | 73

10 Ketentuan Penggunaan Reviewer PPM dari Luar

a Penggunaan reviewer dari luar Unsil dilaksanakan sesuai

kebutuhan

b Jika tim reviewer internal jumlahnya kurang dari kebutuhan

c Karena alasan substansi dan teknis

d Karena adanya kerjasama kelembagaan yang mengharuskan

adanya tim reviewer luar

11 Ketentuan Jadwal Waktu PPM

Untuk menjamin kepastian bagi para dosen yang akan

mengajukan dana bantuan pengabdian kepada masyarakat dari

Universitas Siliwangi, maka diperlukan ketentuan sehingga PPM

yang dilaksanakan akan lebih terkontrol dan terkendali baik dari

segi administrasi, pelaksanaan maupun pelaporan. Adapun

ketentuan jadwal waktu PPM yang sumber dana nya dari

Universitas Siliwangi sebagaimana diatur dalam tabel sebagai

berikut:

No Periode

Keterangan Periode 1 Periode 2 Periode 3 Periode 4

1 September minggu ke4

Desember minggu ke-4

Maret Minggu ke 4

Juni Minggu ke 4

Penyampaian Informasi

2 Oktober Januari April Juli Pengumpulan Proposal

Nopember Minggu ke 2

Pebruari Minggu ke 2

Mei Minggu ke 2

Agustus Minggu ke 2

Proses Review dan Revisi Proposal

3 Nopember Minggu ke 3


Mei Minggu ke 3

Agustus Minggu ke 3

Penandatanganan MOU antara Ketua pelaksana dengan LPPM dan pencairan dana.

4 Nopember Minggu ke 4


Mei Minggu ke 4

Agustus Minggu ke 4

Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat

5 Desember minggu ke 3

Maret Minggu ke 3

Juni Minggu ke 3

September Minggu ke 3

Batas maksimal pelaporan hasil PPM secara lengkap


2012

Halaman | 74

12 Ketentuan Pengajuan Proposal Dana Bantuan PPM

a. Bantuan dana kegiatan PPM internal diberikan untuk kegiatan

PPM kelompok dosen dan PPM unit kerja

b. PPM kelompok dosen minimal beranggotakan 2 orang dosen,

sedangkan PPM unit kerja merupakan kegiatan PPM yang

dilaksanakan atas nama unit kerja (prodi/ fakultas/

pascasarjana/ LPPM)

c. Personal PPM dimungkinkan lintas unit kerja

d. Proposal PPM wajib dilegalisasi oleh pimpinan unit kerja

(mengacu terhadap form. standar)

e. Proposal PPM diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai

surat pengantar dari pimpinan unit kerja (surat pengantar

ditujukan kepada rektor c.q ketua LPPM).

f. Dalam surat pengantar dari pimpinan unit kerja harus

menunjukkan pos sumber pembiayaan.

g. Proposal PPM disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga)

minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan

13 Prosedur Pengajuan Proposal bantuan PPM kelompok Dosen

a. Ketua tim PPM kelompok dosen mengajukan permintaan

legalisasi proposal PPM ke pimpinan unit kerja (mengacu

terhadap form. Standar)

b. Pimpinan unit kerja melakukan legalisasi dan membuat surat

pengantar ditujukan ke Rektor c.q Ketua LPPM (isi surat

pengantar harus menunjukkan pos sumber pembiayaan yang

digunakan).

c. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM rangkap 3 paling

lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan.

d. Staft administrasi/KTU mencatat ke dalam buku proposal PPM


2012

Halaman | 75

Flowchart Pengajuan Proposal Bantuan Dana PPM Kelompok

Dosen

Pimpinan Unit Kerja LPPMTim PPM

Pengajuan

proposal untuk

legalisasi pimpinan

unit kerja

Proposal

dilegalisasi, dan

dibuat surat

pengantar

Proposal yang

sudah dilegalisasi

disertai surat

pengantar

Ketua tim

menerima

proposal dan surat

pengantar

Proposal rangkap

3 diserahkan ke

LPPM

LPPM menerima

proposal rangkap

3 dan surat

pengantar

14 Prosedur pengajuan Proposal bantuan PPM Unit Kerja

a. Ketua tim PPM Unit kerja mengajukan permintaan legalisasi

proposal PPM ke pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form.

Standar)

b. Pimpinan unit kerja melakukan legalisasi dan membuat surat

pengantar ditujukkan ke Rektor c.q Ketua LPPM (isi surat

pengantar harus menunjukan pos sumber pembiayaan yang

digunakan).

c. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM rangkap 3 paling

lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan PPM dilaksanakan.

d. Staft administrasi/KTU mencatat ke dalam buku proposal PPM


2012

Halaman | 76

Flowchart Pengajuan Proposal Bantuan Dana PPM Unit Kerja

LPPMPimpinan Unit KerjaKetua Tim PPM Unit

Kerja

LPPM menerima

proposal rangkap

3 dan surat

pengantar

Pengajuan

proposal untuk

legalisasi pimpinan

unit kerja

Proposal yang

sudah dilegalisasi

disertai surat

pengantar

Proposal

dilegalisasi, dan

dibuat surat

pengantar

Proposal rangkap

3 diserahkan ke

LPPM

Ketua tim

menerima

proposal dan surat

pengantar

15 Ketentuan Desk Evalusi Proposal PPM

Beberapa indikator pokok dalam pelaksanaan desk evaluasi

terhadap proposal PPM antara lain:

a Kualifikasi ketua dan anggota peneliti sesuai dengan ketentuan

yang berlaku

b Warna jilid dan kelengkapan proposal penelitian harus sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

c Sistematika penulisan proposal PPM harus mengacu terhadap

ketentuan yang berlaku

d Jenis huruf, ukuran kertas, jumlah halaman, kata kunci, serta

jumlah kata dalam abstrak harus sesuai dengan ketentuan yang

berlaku


2012

Halaman | 77

e Proposal harus lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku

dalam pedoman

f Proposal yang tidak merujuk terhadap poin 1, 2, 3, 4 dan 5,

dikembalikan lagi ke pengusul untuk direvisi dalam jangka

waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

g Pelaksanaan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh tim

verifikasi yang dibentuk LPPM (bagian administrasi)

16 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM

a Pengusul proposal menyampaikan proposal ke LPPM, sesuai

dengan periodesasi pengusulan proposal yang ditetapkan

b Staf administrasi melakukan identifikasi dan

mengadministrasikan proposal secara memadai

c Staf administrasi/KTU LPPM yang ditunjuk atau dibentuk LPPM

menjadi tim verifikasi melakukan desk evaluasi terhadap

proposal PPM merujuk terhadap ketentuan yang berlaku

(pedoman PPM)

d Proposal yang tidak lolos dalam desk evaluasi dikembalikan

kepada pengusul, disertai catatan perbaikan dalam jangka

waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

e Proposal yang lolos dalam desk evaluasi, diserahkan ke staf

administrasi/KTU untuk diadministrasikan dan tindaklanjut

pelaksanaan review oleh tim reviewer LPPM dan atau seminar


2012

Halaman | 78

Flow Chart Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal PPM

Staf adm/KTU LPPM Tim ReviewerPengusul Proposal

Proposal Lengkap

Rangkap 3

Diidentifikasi dan

diadministrasikan

Pelaksanaan Desk

Evaluasi

Proposal yang

tidak Lolos Desk

Evaluasi

Proposal yang

Lolos Desk

EvaluasiRevisi

Hasil revisi

Proposal hasil

RevisiDesk Evaluasi Ulang

Proposal di review

dan atau

diseminarkan

17 Ketentuan Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM

a. Proposal PPM yang lolos dalam desk evaluasi oleh staf

administrasi/KTU wajib diadministrasikan ke dalam buku

proposal PPM

b. KTU/staf administrasi wajib merekap judul-judul proposal PPM

dalam formulir rancangan tim reviewer PPM

c. Kapus PPM berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan

dengan substansi materi PPM maksimal tiga orang (dilihat dari

kemampuan substansi keilmuan), serta dengan

mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer,

termasuk menentukan jadwal seminar proposal PPM yang

akan dilaksanakan.


2012

Halaman | 79

d. Ketua dan sekretaris LPPM berwenang memberikan

rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim

reviewer yang diajukan oleh kapus PPM, jika sepakat maka

membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan.

e. Staf adm/KTU wajib mempersiapkan kelengkapan administrasi

antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer

yang ditunjuk, proposal PPM, form. Penilaian, dan surat

undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan

melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada

pengusul proposal.

f. Seminar proposal dipimpin oleh kepala pusat PPM atau

struktural LPPM yang ditunjuk atau koordinator tim reviewer

g. Kelengkapan administrasi sebagaimana poin 5 tersebut harus

disampaikan minimal 4 hari sebelum pelaksanaan seminar

tersebut dilaksanakan.

h. Pada saat seminar tim review berkewajiban untuk

mengembalikan proposal yang direview disertai form hasil

review

i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau

menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul

proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi

(batas waktu revisi maksimal 4 hari), Jika dalam 4 hari hasil

revisi tidak disampaikan ke LPPM, maka proposal PPM tersebut

dianggap gugur.

j. Nilai akumulasi proposal yang kurang dari standar yang

ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak.

18 Prosedur Pelaksanaan Review dan Seminar Proposal PPM

a. KTU/staf administrasi merekap judul judul proposal PPM yang

lolos desk evaluasi, kemudian disampaikan kepada kapus PPM

b. Kapus PPM berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan

dengan substansi materi PPM maksimal tiga orang (dilihat dari


2012

Halaman | 80

kemampuan substansi keilmuan dan metodologi), serta dengan

mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer.

c. Setelah kapus PPM menentukan tim reviewer kemudian

membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan.

Kemudian form tersebut disampaikan ke ketua LPPM melalui

sekretaris LPPM

d. Ketua LPPM memberikan rekomendasi, masukan atau

pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus

PPM, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada

kolom yang telah disediakan.

e. Jika ketua berhalangan sekretaris berkewajiban

merekomendasi atas nama ketua LPPM

f. Rancanngan tim rviewer yang sudah disetujui ketua LPPM,

disampaikan ke KTU LPPM untuk dibuatkan surat tugas untuk

reviewer termasuk form penilaiannya.

g. Staf adm/KTU mempersiapkan kelengkapan administrasi antara

lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang

ditunjuk, proposal PPM, form. Penilaian, dan surat undangan

seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan

presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul

h. Tim reviewer menyampaikan hasil penilaian proposal PPM

setelah seminar proposal selesai dilaksanakan disertai hasil

koreksi ditulis dalam lembar koreksi secara singkat,

i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau

menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul

proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi

(batas waktu revisi maksimal 4 hari); jika dalam 4 hari hasil

revisi tidak disampaikan ke LPPM dan di verifikasi oleh kepala

pusat PPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur.

j. Nilai akumulasi dari proposal yang kurang dari standar yang

ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak


2012

Halaman | 81

Flowchart pelaksanaan review/seminar proposal PPM

Sekretaris/Ketua

LPPMKepala Pusat PPMStaf Adm/KTU ReviewerPengusul proposal

Surat Tugas, Form

Review, undangan

seminar dan

Proposal

Dilakukan rekap

proposal yang lolos

desk evaluasi

Menunjuk reviewer

maksimal 3 orang

Otorisasi/

penandatanganan

surat tugas

Disposisi usulan

reviwer

Seminar proposal

penelitian

Draf Surat Tugas

Reviewer

Surat tugas yang

ditandatangani

diperbanyak

Reviewer proposal

yang disetujui

Surat undangan

seminar proposal

Hasil Seminar

proposal PPM

Rekapitulasi

rekomendasi, nilai

reviewer dan hasil

seminar

keputusan

Proposal hasil

revisi

Revisi maksimal 4 hari

Diterima

tanpaditerima

dengan revisi

ditolak

Verifikasi hasil

revisi


2012

Halaman | 82

19 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM

a Proposal yang lolos desk evaluasi wajib dilakukan review oleh

tim reviewer LPPM

b Tim reviewer wajib independen dan profesional dalam

melaksanakan pekerjaannya dengan mengacu terhadap

kriteria, indikator, bobot, skor, dan nilai yang telah ditetapkan

dalam pedoman PPM

c Seluruh hasil final penilaian reviwer dijumlahkan untuk

kemudian di hitung nilai rata ratanya

d Kriteria penetapan pemenang seleksi proposal

Jika hasil rata rata < 200 proposal ditolak

Jika hasil rata rata di atas 300 sampai 399 diterima dan

masuk pagu 1

Jika hasil rata rata di atas 399 sampai 500 diterima dan

masuk pagu 2

e Ketua LPPM harus menerbitkan surat keputusan tentang

proposal yang diterima sesuai pagu penelitian, serta proposal

yang ditolak.

20 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM

a Staf Administrasi/KTU LPPM mengadministrasikan dan

merekap hasil nilai review proposal dari tim reviewer.

b Hasil perhitungan tersebut disampaikan ke kepala pusat terkait

untuk di verifikasi dan ditandatangani

c Staf administrasi/KTU LPPM membuat surat keputusan tentang

proposal yang diterima berdasarkan pagu penelitiannya, serta

proposal yang ditolak

d Draft SK disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk diotorisasi,

selanjutnya disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani


2012

Halaman | 83

e SK yang ditandatangani disampaikan kembali kepada staf

adm/KTU untuk ditindaklanjuti.

Flowchart Penetapan Pemenang Seleksi Proposal PPM

Kepala Pusat PPM Sekretaris LPPM Ketua LPPMStaf Adm/KTU LPPM

Mengadministrasik

an dan merekap

nilai hasil review

dari tim reviewer

Hasil rekapitulasi

diverifikasi dan

otorisasi

Membuat SK SK di paraf/di

otorisasi SK ditandatangani

SK

diadministrasikan

dan ditindaklanjuti

21 Ketentuan Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi

a. LPPM wajib membuat surat edaran ke pengusul proposal

berkaitan dengan keputusan diterima dan ditolaknya proposal

yang diajukan, baik yang sumber dananya dari internal maupun

dari pihak luar

b. Surat edaran sebagaimana pada poin a wajib ditembuskan ke

rektor dan pimpinan unit kerja


2012

Halaman | 84

c. LPPM berkewajiban pula mempublikasi hasil seleksi proposal

dalam situs LPPM atau dipampangkan dalam sebuah baligo

serta didokumentasikan dalam data base penerima bantuan

PPM

22 Prosedur Pengumuman Proposal PPM yang Lolos Seleksi

a. KTU/staf administrasi LPPM, membuat rekapitulasi proposal

yang lolos seleksi dan surat pemberitahuan ke pelaksana PPM

yang akan mendapat batuan dana

b. Surat tersebut ditandatangani ketua LPPM setelah diparaf oleh

sekretaris atau pihak yang diperkenankan dalam ketentuan.

Jika ketua LPPM tidak ada surat tersebut ditandatangani oleh

sekretaris atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan

c. KTU/staf administrasi menyampaikan surat ke pihak pelaksana

PPM yang mendapat bantuan

d. KTU/staf administrasi meng upload pemberitahuan ini ke

dalam situs LPPM atau dipampang dalam sebuah baligo

e. KTU/staf administrasi menyampaikan surat tembusan ke rektor

dan pimpinan unit kerja sebagai laporan dan koordinasi,

f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat tersebut

dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan arsipnya

sesuai ketentuan.


2012

Halaman | 85

Flowchart Pengumuman Proposal PPM Lolos Seleksi

Sekretaris LPPM Ketua LPPMPengusul

Proposal

Rektor dan

Pimpinan Unit

kerja

KTU LPPM/Staf Adm

Surat pemberitahuan

dan rekap proposal

yang lolos dan gagal

Surat pemberitahuan

dan rekap proposal


Surat pemberitahuan

dan rekap proposal


Diverifikasi jika

setuju dibubuhkan

paraf

setuju

Surat dan rekap

perlu diperbaikiRevisi

Surat dan rekap

ditandatangani

Surat dan rekap

yang sudah

ditandatangani

Surat dan rekap

yang sudah

ditandatangani

Surat dan rekap

yang sudah

ditandatangani

Tindaklanjut upload

ke web LPPM dan

pengadministrasian

Arsif

23 Ketentuan Pengajuan Dana Bantuan PPM

a. Proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat

pembiayaan

b. Surat pengajuan pembiayaan PPM ditujukan ke rektor dan

disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriteria

pagu pembiayaan dari LPPM

c. BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat

masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan

surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR 2 sebagai bentuk

koordinasi.

d. PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu

terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu


2012

Halaman | 86

24 Prosedur Pengajuan Dana bantuan PPM dari LPPM ke Lembaga

a. LPPM mengajukan proposal yang selesai direview diajukan

untuk mendapat pembiayaan

b. Surat pengajuan pembiayaan PPM ditujukan ke rektor dan

disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriteria

pagu pembiayaan dari LPPM

c. Kemudian BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda

surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan

menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR 2

sebagai bentuk koordinasi.

d. Selanjutnya PR 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang

mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori

pagu, kemudian surat tersebut disampaikan ke bagian

keuangan.

Flowchart Pengajuan Biaya PPM dari LPPM ke Lembaga

Bagian KeuanganBAUM Rektor/PRLPPM

Surat Pengajuan

pencairan dana,

daftarPPM yang

lolos direview, kriteria

pagu

Surat

diadministrasikan

dan dilampiri

form.disposisi

Surat pengajuan

pencairan dana

dan disposisi

Dilakukan

disposisi oleh

Rektor dan PR

Surat yang sudah

di disposisi/SPM

Surat yang sudah

didisposisi/SPM

Surat yang sudah

didisposisi/SPM


2012

Halaman | 87

25 Ketentuan Pencairan Dana Bantuan PPM

a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan PPM

kelompok dosen/unit kerja di bagian keuangan dilampiri

kwitansi penerimaan uang.

b. KTU/staf keuangan LPPM wajib menyampaikan informasi ke

pihak pelaksana PPM pada hari diambilnya uang atau selambat

lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian

keuangan

c. KTU/staf keuangan LPPM wajib membuat MoU dengan pihak

pelaksana PPM, ditandatangani sebanyak dua rangkap, masing

masing rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing

pihak (ketua LPPM dan ketua pelaksana PPM)

d. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak

pelaksana PPM

e. Penyerahan dana PPM dialas dengan kuitansi rangkap 3

f. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal

masuk dan pelaporan hasil pelaksana PPM dan buku kas

keluar,

g. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada pelaksana PPM,

lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja

sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana

PPM ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di

LPPM.

26 Prosedur Pencairan Dana Bantuan PPM

a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan dana PPM

kelompok dosen/unit kerja di bagian keuangan.

b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan konfirmasi ke pihak

pelaksana PPM pada hari diambilnya uang atau selambat

lambatnya 1 hari dana pelaksana PPM tersebut cair dari bagian

keuangan bahwa dana segera diambil di LPPM.


2012

Halaman | 88

c. Sebelum penyerahan dana pelaksana PPM pihak LPPM

memberikan MoU pelaksanaan PPM, untuk dibaca dan

dipahami oleh pihak pelaksana PPM

d. Setelah sepakat MOU tersebut di tandatangani sebanyak dua

rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk

masing masing pihak

e. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak

pelaksana PPM

f. Setelah MOU disepakati dan ditandatangani, selanjutnya

dilakukan penyerahan dana PPM yang dialas dengan kuitansi

rangkap 3 (untuk dosen pelaksana PPM, tembusan untuk unit

kerja dan arsip).

g. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal

masuk dan pelaporan hasil PPM dan buku kas keluar,

h. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada pelaksana PPM,

lembar kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja

sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana

PPM ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di

LPPM.


2012

Halaman | 89

Flowchart Pencairan Dana PPM

Dosen/Kelompok

Dosen

KTU/Staf Keuangan

LPPM

Bagian Keuangan

Universitas

Penandatangan

MOU oleh Dosen

dan LPPM

Uang Kas

Bantuan

PPM

Uang Kas

Bantuan

PPM

MOU

Uang Kas

Bantuan

Penelitian

Konfirmasi ke

pengusul dan

Penyiapan MUO

27 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang


a. LPPM dan pelaksana PPM wajib mengadakan perjanjian

pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan

oleh LPPM

b. Isi perjanjian tersebut sesuai dengan isi perjanjian antara LPPM

dengan DIKTI melalui Kopertis.


2012

Halaman | 90

c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan pelaksana PPM

bertindak sebagai pihak kedua

d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp.

6.000,

e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai

pihak pertama diserahkan kepada pelaksana PPM sebagai

pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang

ditandatangan oleh pelaksana PPM sebagai pihak kedua

diarsipkan di LPPM

f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak

28 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pihak Pelaksana PPM yang


a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan

penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima

dana batuan PPM

b. Pelaksana PPM datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM

c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi

MoU

d. Pelaksana PPM kemudian menandatangani MoU sebagai pihak

kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak

pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing

bermaterei Rp. 6.000,





diarsipkan di LPPM

f. KTU/staf administrasi mengdadministrasikan MoU tersebut

dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan

sesuai dengan ketentuan.


2012

Halaman | 91

Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM (Dana Luar)

Staf Adm/ KTU LPPMSekretaris LPPM/Pihak

Yang DitunjukKetua LPPMPelaksana PPM

Undangan

Pelaksanaan MoU

Undangan

Pelaksanaan MoU

Membuat Draft

MoU

Penjelasan isi

MoU

Penjelasan MoU

Penandatanganan

Mou Rangkap 2

Penandatanganan

MoU

Pembubuhan

paraf

Mou

File

Mou

29 Ketentuan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang Sumber


a. LPPM dan pelaksana PPM wajib mengadakan perjanjian

b. Perjanjian tersebut berisi hak dan kewajiban, serta hal lainnya

diantara para pihak

c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan pelaksana PPM

bertindak sebagai pihak kedua


2012

Halaman | 92

d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp.

6.000,





diarsipkan di LPPM

f. Perjanjian tersebut sifatnya mengikat para pihak

30 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM yang Sumber

Dana nya dari Internal

a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan

penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima

dana batuan dana PPM

b. Pelaksana PPM datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM

c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi

MoU

d. Pelaksana PPM kemudian menandatangani MoU sebagai pihak

kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak

pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing

bermaterei Rp. 6.000,





diarsipkan di LPPM

f. KTU/staf administrasi mendadministrasikan MoU tersebut

dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan

sesuai dengan ketentuan.


2012

Halaman | 93

Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Pelaksana PPM (Dana Internal)

Staf Adm/ KTU LPPMSekretaris LPPM/Pihak

Yang DitunjukKetua LPPMPelaksana PPM

Undangan

Pelaksanaan MoU

Undangan

Pelaksanaan MoU

Membuat Draft

MoU

Penjelasan isi

MoU

Penjelasan MoU

Penandatanganan

Mou Rangkap 2

Penandatanganan

MoU

Pembubuhan

paraf

Mou

File

Mou


2012

Halaman | 94

31 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM

a. LPPM wajib melakukan monitoring dan evalusi pelaksanaan

kegiatan

b. Kegiatan sebagaimana pada poin 1 dilakukan oleh tim atau

pihak yang direkomendasi kepala pusat PPM (tenaga

reviewer/tenaga ahli) yang disyahkan oleh ketua LPPM melalui

surat penugasan

c. Indikator monitoring dan evaluasi internal pelaksanaan PPM

mengacu terhadap proposal yang diusulkan dan MoU yang

telah ditandatangani pihak pelaksana PPM dengan LPPM

d. Tim atau pihak yang ditunjuk wajib melaporkan hasil monev

atau perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada kepala pusat

PPM yang bertindak sebagai koordinator kegiatan monev

e. Kepala pusat PPM wajib menyampaikan hasil monev

sebagaimana poin d kepada ketua LPPM melalui sekretaris

dalam form. monev PPM yang ditetapkan.

32 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM

a. LPPM membuat tim monitoring dan evalusi pelaksanaan PPM

b. Kapus PPM mengajukan nama anggota tim monev, sedangkan

koordinator tim secara otomatis kapus terkait, usulan tersebut

disampaikan ke KTU/staf administrasi

c. KTU/staf administrasi membuat draf surat tugas kemudian

disampaikan ke sekretaris untuk dievalusi dan diverifikasi, jika

sudah setuju maka membubuhkan paraf pada nama ketua

LPPM

d. Sekretaris LPPM menyampaikan draf surat yang sudah

diotorisasi

e. Ketua LPPM melakukan evaluasi nama-nama yang dajukan, jika

setuju maka langsung ditandatangani (jika ada revisi tentang

nama tim, maka surat tugas tersebut direvisi kembali)


2012

Halaman | 95

f. KTU/staf administrasi mengambil surat tugas yang sudah

ditandatangani ketua LPPM

g. KTU/staf administrasi menggandakan surat tugas/SK tersebut

dan didistribusikan ke nama nama yang tercantum, kemudian

mencatat surat tugas/SK tersebut dalam buku dokumen SK,

kemudian mengarsipkannya sesuai ketentuan

h. Tim monev melaksanakan tugasnya mengacu terhadap

substansi

i. Setiap periode tertentu tim monev menyampaikan hasil

kepada Kapus PPM, dan ketua LPPM melalui sekretaris.

j. Rekomendasi hasil monev dari kapus PPM/sekretaris/ketua

LPPM ditindaklanjuti oleh tim dalam melaksanakan monev


2012

Halaman | 96

Flow Chart Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan PPM

Ketua LPPMKapus PPM Sekretaris LPPM Tim Monev InternalStaf adm/KTU LPPM

Usulan Tim MonevUsulan Tim Monev

Internal

Pembuatan Draf

surat Tugas Tim

Monev

Draf Surat Tugas

Tim Monev

diverifikasi dan di

paraf

Surat Tugas

diadministrasikan

dan ditindaklanjuti

Draf direvisiDisetujui

Draf Surat Tugas

Tim Monev

Draf di

tandatangani

Arsif

Revisi

Surat Tugas

Laporan Hasil

Monev

Pelaksanaan

Monev

Laporan Hasil

Monev

Laporan Hasil

Monev

Rekomendasi RekomendasiRekomendasi

33 Ketentuan Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal

a. Hasil PPM dilaporkan sesuai dengan sistematika yang diatur

dalam pedoman LPPM yang berlaku


2012

Halaman | 97

b. Pelaksana PPM wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil

penelitian utuh, 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk

PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil PPM utuh

dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF

c. Pelaporan hasil harus sesuai dengan MoU yang disepakati

antara pelaksana PPM dengan LPPM

d. Staf administrasi/KTU mendokumentasikan ke dalam buku

agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM (bila perlu

memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada

tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD

disimpan dalam tempat khusus.

e. LPPM berwenang untuk mengadakan seminar hasil PPM

terutama hasil PPM yang dianggap layak dan baik untuk

diseminarkan.

f. Setiap semester atau setiap tahun proposal dan pelaporan

hasil PPM harus direkap dalam sebuah tabel rekapitulasi

proposal dan pelaporan hasil PPM (antara proposal dan

pelaporan hasil PPM terpisah).

34 Prosedur Laporan Hasil PPM Sumber Dana Internal

a. Pelaksana PPM sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam

MoU wajib menyerahkan hasil PPM ke LPPM dengan

sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku

b. Pelaksana PPM wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil

PPM lengkap (sesuai dengan ketentuan dan MoU), antara lain

1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD

yang memuat soft copy laporan PPM utuh dan bahan untuk

jurnal dalam bentuk PDF

c. Staf adm/KTU melakukan verifikasi kelengkapan laporan hasil

PPM, Jika laporan tersebut tidak lengkap maka dikembalikan

lagi kepada pelaksana PPM untuk dilengkapi


2012

Halaman | 98

d. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan ke dalam buku

agenda proposal masuk dan pelaporan hasil PPM (bila perlu

memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada

tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD

disimpan dalam tempat khusus.

e. Bukti terima penyerahan hasil PPM disampaikan ke pihak

pelaksana PPM

Flowchart Laporan Hasil PPM Sumber Dana

Internal

Staf Adm/KTU LPPMPelaksana PPM

Hasil PPM

CD

Hasil PPM

CD

Verifikasi

kelengkapan

Hasil PPM

CD

Tidak

Hasil PPM

ya

CD

Perbaikan

kelengkapan

Dokumentasi dan

administrasi hasil

PPM

Bukti penyerahan

hasi PPM

Bukti penyerahan

hasi PPM

Arsif


2012

Halaman | 99

35 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI

a. LPPM secara kelembagaan wajib melakukan pelaporan ke DIKTI

atas kegiatan PPM yang pembiayaannya dari DIKTI

b. LPPM wajib mematuhi ketentuan yang telah disepakati dalam

MoU dengan DIKTI

c. Pelaporan hasil PPM dilakukan secara kolektif dan diajukan ke

DIKTI sebagai bentuk pertanggungjawaban kelembagaan sesuai

dengan MoU antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis.

36 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan PPM Ke DIKTI

a. Pelaksana PPM yang sumber dananya dari DIKTI

menyampaikan laporan lengkap sesuai dengan ketentuan ke

LPPM

b. KTU/staf administrasi menerima dan mencatat laporan

(laporan termin ke 1 atau laporan akhir) dalam buku laporan

PPM (dialas dengan bukti penerimaan rangkap 2, ragkap 1

untuk pelaksana PPM, rangkap 2 sebagai arsip di LPPM)

c. KTU/staf aministrasi LPPM mempersiapkan surat pengantar

laporan hasil PPM ke DIKTI jika dikirim melalui email maka

KTU/staf administrasi LPPM mengirim via email sesuai dengan

ketentuan berlaku dalam MoU (bila dikirim secara on line),

d. Ketua LPPM melalui sekretaris melakukan verifikasi terhadap

surat dan dokumen laporan tersebut

e. Ketua LPPM melakukan otorisasi surat tersebut.

f. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan tersebut disertai

surat pengantar lembar pertama, sedangkan surat lembar ke 2

disampaikan ke rektor sebagai laporan dan lembar ke 3 sebagai

arsip

g. KTU/staf administrasi surat keluar tersebut dalam buku surat

keluar dan mendokumentasikan bukti pengiriman/faktur

pengiriman serta arsip laporan sesuai ketetuan


2012

Halaman | 100

Flowchart Pelaporan Kegiatan PPM Sumber Dana Dari DIKTI

Rektor Ketua LPPMStaf Adm/KTU

LPPM

Sekretaris

LPPMDiktiPelaksana PPM

Laporan per termin

atau akhir

Bukti Penerimaan

Laporan

Laporan per termin

atau akhir

Bukti Penerimaan

Laporan (3

Rangkap)

Surat Pengantar

Laporan (3 rangkap)

dan dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan (Sebagai

Laporan)

Surat Pengantar

Laporan (3 rangkap)

dan dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan (3 rangkap)

dan dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan dan

dokumennya.

Verifikasi dan Paraf Penandatanganan

Surat Pengantar

Laporan (3

rangkap) dan

dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan (Sebagai

Laporan)

arsip

37 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal

a. LPPM melalui kepala pusat PPM melakukan seleksi kualitas

hasil PPM, yang diselenggarakan per akhir tahun anggaran

b. LPPM berwenang untuk meminta pihak pelaksana PPM untuk

melakukan publikasi melalui seminar hasil internal.


2012

Halaman | 101

c. Teknis penyelengaraan kegiatan sepenuhnya kewenangan

LPPM melalui ketua pelaksana PPM

d. LPPM melalui kepala pusat PPM berkewajiban mengundang

peserta seminar sesuai dengan relevansi keilmuan maupun jika

diperlukan mengundang pihak luar yang memungkinkan

adanya tindak lanjut kegiatan (unit kerja internal, lembaga dan

instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak

lainnya).

38 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil PPM Internal

a Kepala pusat PPM melakukan seleksi terhadap hasil PPM setiap

akhir tahun anggaran.

b Hasil penyeleksian tersebut direkapitulasi kemudian

disampaikan ke staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti

c Staf Adm/KTU membuat surat undangan melakukan seminar

terhadap para pelaksana PPM yang terpilih, selain itu juga

dibuatkan undangan kepada pihak pihak terkait yang memiliki

relevansi (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah,

perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya).

d Surat undangan disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk

diparaf selanjutnya disampaikan kepada ketua LPPM untuk

ditandatangani

e Staf adm/KTU LPPM menyebarkan surat undangan kepada

narasumber dan peserta seminar.


2012

Halaman | 102

Flowchart Pelaksanaan Seminar Hasil PPM

Narasumber/

Pelaksanan PPMSekretaris LPPMKepala Pusat PPM

Staf adm/KTU

LPPMPeserta UndanganKetua LPPM

Penyeleksiaan

hasil PPMRekapitulasi hasil

penyeleksian hasil

PPM

Surat Undangan

terhadap

narasumber dan

peserta undangan

Dilakukan paraf

terhadap surat

undangan

Penandatanganan

surat undangan

Surat undangan

disebar

Undangan

narasumber

Undangan sebagai

peserta seminar

File

39 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil PPM

a. Setiap hasil PPM yang didanai oleh internal maupun yang

memperoleh sumber dana dari luar wajib untuk dipublikasi

pada jurnal pengabdian kepada masyarakat (abmas)

b. Publikasi sebagaimana pada poin 1, minimal diterbitkan pada

jurnal ber ISSN di lingkungan internal

c. Lembaga Universitas berkewajiban untuk memfasilitasi dan

mendukung publikasi hasil PPM pada sarana publikasi lain yang

memungkinkan.

d. Lembaga Universitas berkewajiban memfasilitasi dan

mendukung terhadap hasil PPM yang memiliki daya manfaat

dan sangat dibutuhkan masyarakat untuk ditindaklanjuti dan

diterapkan pada desa/UKM/sekolah binaan, dan jika kegiatan


2012

Halaman | 103

PPM tersebut bersifat original hasil temuan tim didorong untuk

memperoleh HAKI

40 Prosedur Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM

a. Hasil PPM yang lolos seleksi tim yang dibentuk LPPM akan

ditindak lanjuti untuk kegiatan PPM tahap berikutnya

b. LPPM menyampaikan informasi kepada pelaksana PPM, bahwa

hasil PPM tersebut layak untuk dilanjutkan, LPPM melalui

kepala pusat PPM membuat tim PPM termasuk di dalamnya

personil pelaksana PPM terdahulu

c. Tim PPM membuat proposal pelaksanaan PPM ditujukan ke

rektor c.q ketua LPPM

d. LPPM melakukan review proposal oleh tim reviewer yang

ditunjuk

e. Kalau ada revisi perlu diperbaiki paling lambat 4 hari sejak surat

pemberitahuan diterima pengusul

f. Proposal yang diterima akan didanai

g. Tim melakukan PPM

h. Pelaksanaan PPM dilakukan monev oleh tim yang dibentuk

LPPM dengan koordinator kepala pusat PPM

i. Hasil PPM wajib dilaporkan dalam bentuk pertanggungjawaban

kegiatan kepada LPPM

j. LPPM mengupayakan hasil PPM dibuat dalam jurnal

pengabdian kepada masyarakat


2012

Halaman | 104

Flowchart Tindaklanjut Hasil Kegiatan PPM

LPPM TIM PPMTim Reviewer

ProposalTim MonevPelaksana PPM

Laporan Hasil

PPM

Membentuk tim

seleksi hasil

Lolos / tidak lolos

seleksi

Pemberitahuan

bahwa hasil PPM

akan

ditindaklanjutiLolos

LPPM tim PPM

termasuk personil

Pelaksana PPM, tim

review proposal, dan

tim monev

Hasil seleksi

tim

Tim PPM

membuat proposal

Proposal direview

Hasil review

Proposal

dismapikan ke

LPPM, dilengkap

surat pengatar

Hasil review,

disertai catatn

untuk revisi

Perbaikan

proposal

Proposal lolos

seliksi

Lolos

Revisi

Pelaksanaan PPMPelaksanaan

Monev PPM

Surat tugas tim

review proposalSurat tugas monev

PPM

Laporan kegiatan

PPM

41 Prosedur Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal

a. Pelaksana PPM membuat artikel dari hasil PPM sesuai dengan

ketentuan jurnal yang dituju, kemudian menyampaikannya ke

pengelola jurnal


2012

Halaman | 105

b. Pengelola jurnal mendokumentasikan secara baik artikel yang

diusulkan, kemudian mendistribusikan ke tim

penyunting/review, disertai form. Penilaian, dan surat tugas

review artikel

c. Tim penyunting/review mengembalikan artikel paling lambat 3

hari kepada pengelola jurnal disertai hasil telaahan yang

disajikan dalam form. Penilaian

d. Artikel yang revisinya tidak selesai 2 minggu sebelum waktu

pencetakan jurnal dialokasikan untuk terbitan jurnal

berikutnya.

e. Artikel yang memenuhi ketentuan berdasarkan pertimbangan

tim penyunting/review kemudian diterbitkan.


2012

Halaman | 106

Flowchart Publikasi Hasil PPM ke Jurnal Internal

Pengelola Jurnal di

Unit Kerja

Tim Penyunting/

reviwer isi JurnalLPPMPelaksana PPM

Tim PPM

membuat artikel

sesuai pedoman

penulisan

Artikel di

dokumentasikan

Menyiapkan surat

tugas kepada tim

penyiunting/

reviewer

Tim menerima

artikel dan surat

tugas untuk review

Tim

melaksanakan

review maksimal

3 hari

Artikel lolos revisi

Revisi artikel

maksimal 2

minggu sebelum

waktu pencetakan

Perlu revisiTidak

ya

Artikel dikompilasi

dan diseting

sesuai ketentuan

menjadi draf jurnal

Pengelola jurnal

mengirim surat

permintaan pencetakan,

disertai draf jurnal dan

daftar pihak yang harus

dikirim

Dilakukan desk

evaluasi draf jurnal

Hasil desk

evaluasi tim

LPPM

revisiDraf perlu revisi

Draf jurnal siap di

cetak

Lolos Revisi

42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM yang

Sumber Dana nya dari DIKTI

a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para pelaksana PPM

yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati

b. Sangsi sebagaimana pada poin a diberikan jika tidak diperoleh

alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan.


2012

Halaman | 107

c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major

atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor

kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari

waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera dalam surat

perjanjian.

d. Sangsi sebagaimana poin b, selain sangsi yang mengikat dalam

surat perjanjian, ditambah dengan LPPM memberikan sangsi

untuk tidak merekomendasi pengusulan proposal bantuan

dana untuk kegiatan PPM maupun penelitian minimal selama

2 tahun

43 Ketentuan Sangsi Wanprestasi untuk Pelaksana PPM yang

Sumber Dana nya dari Internal

a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para pelaksana PPM

yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati.

b. Sangsi sebagaimana pada poin a diberikan jika tidak diperoleh

alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan.

c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major

atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor

kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari

waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera dalam surat

perjanjian.

d. Sangsi sebagaimana poin b, selain sangsi yang mengikat dalam

surat perjanjian, ditambah dengan tidak diberi kesempatan

untuk mendapat bantuan dana penelitian atau dana bantuan

PPM minimal 1 tahun anggaran.

44 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM Sumber Dana dari

Luar

a. LPPM berkewajiban mengupayakan penggalangan dana

kegiatan PPM


2012

Halaman | 108

b. Penggalangan dana diberikan jika pencairan dana kegiatan

yang bersumber dari luar (pihak eksternal) mengalami

keterlambatan

c. Besarnya penggalangan dana minimal bisa memenuhi

kebutuhan untuk kegiatan pada termin kegiatan berjalan

d. Sumber penggalangan dana diupayakan dari anggaran LPPM

atau dari pihak Universitas

e. LPPM wajib membuat perjanjian dengan pihak pelaksana PPM

mengenai penyelesaian pembayaran dana galangan

f. Realisasi penggalangan dana paling lambat 6 hari dihitung sejak

surat diterima dari pihak peneliti

45 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan PPM Sumber

Dana Dari Luar

a. Pengajuan permintaan penggalangan kegiatan PPM yang

sumber dananya dari pihak eksternal disampaikan oleh yang

menerima hibah/bantuan/ sumber dana dari luar

b. LPPM wajib menindaklanjuti ajuan penggalangan dana PPM

tersebut dengan mengajukan surat permohonan penggalangan

dana

c. Surat tersebut ditujukan kepada Rektor cq. PR.2 melalui BAUM

d. Isi surat harus menjelaskan pos/sub pos sumber pembiayaan

e. KTU/Staf administrasi LPPM menyampaikan surat tersebut ke

BAUM

f. KTU/staf administrasi wajib mengadministrasikan surat keluar

ke dalam buku dokumen surat keluar, buku ekspedisi, dan

mendokumentasikan sesuai ketentuan

g. BAUM wajib mengadministrasikan surat tersebut dan

melampirkan disposisi dan menyampaikan surat tersebut ke

rektor c.q PR 2.

h. Setelah rektor dan PR 2 memberikan disposisi, maka surat dan

disposisi tersebut diberikan ke bagian keuangan


2012

Halaman | 109

Flowchart Pengajuan Penggalangan dana PPM sumber dari Luar

LPPM BAUM Rektor/PR Bag.Dana UnsilPelaksana PPM

Surat pengajuan

penggalangan dana

kegiatan PPM

Surat pengajuan

penggalangan dana

kegiatan PPM

LPPM membuat

surat ajuan dana

penggalangan

dsertai surat dari

pemohon

Surta ajuan dari

LPPM

Disposisi

Surta ajuan dari

LPPM

Disposisi

Surat pengajuan

dan disposisi

46 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan PPM yang


a Staf keuangan LPPM setelah menerima pencairan uang dari

bagian keuangan rektorat, mempersiapkan kuitansi rangkap 2,

yang dibuat secara benar, jelas dan lengkap.

b KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pihak yang

mengajukan penggalangan dana pada hari turunnya dana dari

universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana.

c Pihak yang mengajukan penggalangan dana datang ke LPPM,

menghubungi KTU/staf keuangan LPPM

d KTU/staf keuangan menyerahkan dana insentif tersebut dialas

dengan kwitansi rangkap 2 dan surat perjanjian penggalangan

dana rangkap 2 yang harus ditandatangani oleh pihak penerima

dana penggalangan


2012

Halaman | 110

e Staf keuangan menyerahkan uang kepada pihak yang

mengajukan dana penggalangan dilampiri kwitansi lembar ke-1

dan surat perjanjian penggalangan dana lembar ke -1

f Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku

pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap

ke-2 dalam dokumen bukti kas keluar, serta

mendokumentasikan surat perjanjian dana penggalangan

Flowchart Pencairan Dana Talangan PPM (sumber dana dari

luar)

KTU/Staf Keuangan

LPPMBag Keuangan UnsilPelaksanan PPM

Dana

talangan

PPM

Dana

talangan

PPM

Diadministrasikan,

pembuatan

kwitansi rangkap 2

Pemberitahuan

kepada Pelaksana

PPM

Penandatanganan

kwitansi oleh

peneliti

Kwitansi lembar ke

2

Dana talangarsif


2012

Halaman | 111

47 Ketentuan Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan PPM

oleh Pihak Eksternal

a. Pihak Pengguna (instansi, lembaga pemerintah/swasta) wajib

mengajukan Surat Permintaan ijin ke Lembaga Universitas

Siliwangi

b. Surat Permohonan ijin Penggunaan Tenaga Ahli / Dosen

ditujukan ke Rektor c.q. Ketua LPPM

c. LPPM wajib merespon, mempertimbangkan dan

menindaklanjuti permintaan tersebut

d. Kepala Pusat PPM berkewajiban untuk menunjuk nama-nama

tenaga ahli dengan merujuk pada SK Rektor tentang Tenaga

Ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya

e. Ketua LPPM wajib memberikan pertimbangan atas usulan

kapus penelitian

f. LPPM wajib membuat surat tugas untuk tenaga ahli yang akan

digunakan pihak luar.

g. LPPM wajib membalas surat permohonan ijin dari pihak luar,

dilampiri nama nama yang direkomendasikan

h. Surat balasan ke pihak pengguna wajib ditembuskan ke rektor

sebagai laporan, dan ke pihak unit kerja terkait sebagai bentuk

koordinasi, serta arsif.

48 Prosedur Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan PPM

oleh Pihak Eksternal

a. Surat permohonan Ijin dari pihak Pengguna (instansi,lembaga

pemerintah/swasta) diterima LPPM, KTU/Staf administrasi

LPPM mencatat di buku surat masuk, kemudian melampirkan

form. disposisi.


2012

Halaman | 112

b. Kepala pusat PPM menelaah dan menentukan tenaga ahli

merujuk pada SK rektor tentang tenaga ahli atau berdasarkan

pertimbangan lainnya.

c. Kepala Pusat PPM mengusulkan nama-nama tenaga ahli ke

Ketua LPPM melalui sekretaris,

d. Ketua dan sekretaris LPPM memberikan paraf pesetujuan atau

memberikan masukan / pertimbangan bila tidak menyetujui.

e. KTU/Staf administrasi LPPM membuat rancangan surat tugas

untuk tenaga ahli yang telah ditentukan diserahkan ke ketua

LPPM melalui seketaris untuk ditelaah dan surat balasan ke

pihak Pemohon

f. Ketua LPPM atau pihak yang ditunjuk sesuai ketentuan

mewakili atas nama Ketua LPPM menandatangani Surat Tugas,

kemudian surat tugas tersebut disampaikan ke tenaga ahli

yang ditugaskan

g. LPPM mengirimkan surat balasan kepihak pemohon yang

dilampiri nama-nama tenaga ahli yang direkomendasikan.

Surat tersebut ditembuskan ke rektor sebagai bentuk laporan,

ke pimpinan unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, dan

arsip


2012

Halaman | 113

Flowchart Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan PPM oleh Pihak Eksternal

Ketua

LPPMTenaga Ahli

Pimp. Unit

Kerja

KTU LPPM/

Staf AdmKapus PPM Sekretaris LPPM RektorPemohon

Surat

permohonan

permintaan

Tenaga Ahli

Surat

permohonan

diadministrasi

kan dan

melampirkan

form.disposisi

Surat

permohonan

didisposisi

Surat

permohonan

dan usulan

tenaga ahli

didisposisi

Surat

permohonan

dan usulan

tenaga ahli

didisposisi

Membuat

usulan nama

tenaga ahli

Pembuatan

surat tugas dan

surat balasan

Surat

permohonan,

nama tenaga

ahli yang

didisposisi dan

disetujui

Pemarafan dan penandatanganan surat tugas

dan surat balasan ke pihak pemohon oleh Ketua

LPPM atau pihak yang diperkenankan menurut

ketentuan

Surat tugas dan

surat balasan

yang sudah

ditandatangan

Surat tugas

Tembusan surat

balasan dan

surat tugas

Tembusan surat

balasan dan

surat tugas

T surat balasan

dan daftar

tenaga ahli yang

direkomendasi

arsip

bab iii ketentuan dan sop ppm

Documents

Transcript of bab iii ketentuan dan sop ppm