BAB SATU - TuanTulis | Laman Informasi Isu Pendidikan Dan ... · Web viewPersuratan rasmi...

TuanTulishttp://mivec.wordpress.com

BAB SATUJABATAN DAN ORANG RAMAI

I. MENGEMASKAN PENTADBIRAN PEJABAT

1. Peranan Kerajaan dan Jabatan

Tanggungjawab kerajaan mentadbir negara supaya kepentingan rakyat terpelihara. Kerajaan menentukan tujuan-tujuan, objektif dan dasar yang sesuia untuk dicapai. Untuk melaksanakan dasar-dasar tersebut, Jabatan-jabatan telah ditubuhkan dengan fungsi-fungsi tertenru untuk me;aksanakan dasar-dasar dan rancangan yang ditetapkan oleh kerajaan tanpa menggunakan tenaga, masa dan perbelanjaan yang berlebihan.

2. Perkara-Perkara Yang Ketua Jabatan Perlu Beri Perhatian

i. Menyediakan carta-carta organisasi, objektif-objektif dan senarai tugas kakitangan yang lengkap secara bertulis.

ii. Memberitahu semua kakitanga tentang objektif-objektif serta tanggungjawab pegawai-pegawai yang baru ditempatkan.

iii. Bimbingan dan latihan yang perlu kepada semua peringkat pegawai dan kakitangan

iv. Menyelaras aktiviti semua bahagian atau unit-unit di dalam jabatan.

v. Menyediakan panduan-panduan kerja

vi. Pembahagian kerja yang saksama dan penurunan kuasa kepada pegawai mengikut tanggungjawanb jawatannya atas perkara-perkara tertentu secara bertulis

vii. Menggalakkan perhubungan kakitangan yang baik dan menyediakan suasana bekerja yang sesuai.

viii. Menentukan perhubungan yang baik dengan orang ramai.

3. Menyemak Semula Fungsi-Fungsi Jabatan

Ketua Jabatan hendaklah menyemak fungsi-gungsi jabatan supaya fungsi itu selaras dengan objektif Kerajaan. Jika fungsi ini tidak lagi seimbang dengan objektif Kerajaan maka fungsi itu hendaklah diubahsuai.


4. Mengkaji Aktiviti-Aktiviti Jabatan

a. Ketua Jabatan hendaklah mengkaji semula aktiviti jabatan supaya:

i. Aktiviti yang tidak lagi perlu atau sesuai dihapuskan.

ii. Setiap langkah atau tindakan penting untuk mencapai matlamat kerajaan dilakukan.

iii. Diamalkan satu sistem maklumat dan kawalan yang berkesan.

iv. Diwujud dan diamalkan satu sistem kerja yang baik.

b. Di dalam usaha penilaian seperti di (a) di atas perhatian hendaklah ditumpukan kepada:

i. penyusunan semula cawangan atau unit jabatan

ii. perubahan sistem kerja seperti merangka atau meminda sistem-sistem atau borang-borang.

iii. Perubahan pembahagian tugas.

iv. Perubahan cara kawalan.

v. Menyenang aatu meringkaskan kerja

vi. Pembekalan alat-alat pejabat yang sesuai.

5. Senarai Tugas

Kertua jabatan hendaklah memberi senarai tugas kepada setiap kakitangannya secara bertulis. Pembahagian tugas ini adalah satu kerja yang memerlukan penelitian dan pegawai kanan yang mengawas atau yang menyelia kakitangan hendaklah menyusun senarai tugas ini sendiri. Tugas ini hendaklah dikemaskinikan terutama bila berlaku:

i. pertukaran objektif kerajaan atau jabatan.

ii. Penyusunan semula organisasi jabatan atau bahagian atau unit di dalam jabatan.

iii. Pengurangan atau penambahan fungsi-fungsi jabatan


iv. Pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan.

v. Perubahan dalam sistem atau cara bekerja.

6.(a) Nasihat dari Jabatan-Jabatan Lain.

Di dalam usaha mengemaskan aktiviti-aktiviti jabatan, jabatn mungkin memerlukan bantuan daripada luar. Jabatan bolehlah berhubung dengan Bahagian Penyelerasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri atau dengan Jabatan Perkhidmatan Awam.

6.(b) Nasihat dari Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran.

Bantuan daripada bahagian ini patut diperolehi bagi menyelesaikan masalah yang ada kaitannya dengan sistem dan cara bekerja terutama sekali sistem maklumat dan sistem kawalan atau bagi menyelesaikan masalah yang ada kaitannya dengan penggunaan mesin-mesin ataupun komputer.

6.(c) Nasihat dari Jabatan Perkhidmatan Awam

Jabatan yang menghadapi masalah yang ada kaitan dengan penyusunan semula jabatan atau sebarang masalah berkenaan organisasi jabatan seperti pembahagian fungsi perlulah berhubung dengan Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mendapat nasihat

7. Melahirkan Semangat Satu Pasukan Di Kalangan Semua Kakitangan

Untuk mencapai kecekapan di dalam jabatan, perlu ada perasaan atau semangat bekerja sebagai satu pasukan di kalangan semua peringkat kakitangan dalam sesebuah jabatan. Semangat bekerja sebagai satu pasukan ini amatlah sukar didapati dengan perintah-perintah tetapi sebaliknya ia boleh dilahir dan dipupuk dengan pimpinan yang baik dan berkesan. Tugas melahirkan semangat satu pasukan ini terletak di atas Ketua Jabatan dan pegawai-pegawai kanan serta kakitangan lain yang menyelia. Pimpinan yang baik dari mereka yang menyelia itu adalah asas pertama di dalam memupuk semangat ini. Pegawai yang menyelia hendaklah menunjuk ajar dan membimbing dan selepas itu memberi pegawai-pegawai dan kakitangan tanggungjawab sepenuh ke atas tugas-tugas yang berpatutan denga jawatan mereka.


8. Latihan Dalam Jabatan

Ketua jabatan hendaklah menugaskan seorang atau beberapa orang pegawainya untuk mengelolakan latihan bagi kakitangannya supaya semua peringkat pegawai akan tahu tentang tugas-tugas dan cara-cara menjalankan kerja mereka. Bagi maksud ini Pegawai latihan Jabatan, jika Jabatan itu mempunyai jawatan khas bagi tujuan ini, Ketua Bahagian, cawangan atau unit, atau penyelia atau pun pegawai-pegawai lain hendaklah sentiasa menganjurkan latihan dalam Jabatan. Selain daripada itu pegawai-pegawai yang ditugaskan untuk melatih kakitangan pejabat patutlah menyediakan panduan-panduan tentang tugas harian seperti yang dimaksudkan dalam perenggan 2 (v).

9. Pusingan Kerja Antara kakitangan

Sebagai tambahan kepada latihan dalam Jabatan, kakitangan akan beruntung jika mereka mendapat pengalaman dengan cara pusingan kerja. Pusingan kerja ini tidaklah terhad kepada mereka yang menjalankan kerja dalam bidang-bidang tugas yang berupa am sahaja tetapi juga kepada mereka yang menjalankan kerja dalam bidang-bidang tugas yang berupa pengkhususan kerana di dalam beberapa bidang pengkhususan juga ada mempunyai beberapa aspek yang mungkin perlu diketahui dengan mendalam oleh seseorang kakitangan Pusingan kerja yang diaturkan mengikut jangkamasa-jangkamasa yang diperlukan untuk memahami dan menjalankan satu-satu tugas itu dengan memuaskan sangatlah berguna dari pusingan-pusingan kerja yang terlampau cepat. Pusingan kerja akan menimbulkan minat baru di kalangan kakitangan dan mencungkil kebolehan terpendam.

II. HUBUNGAN BAIK DENGAN ORANG RAMAI

10(a) Hubungan baik dengan orang ramai amat perlu.

Orang ramai yang datang berjumpa dengan kakitangan jabatan hendaklah diberi layanan segera yang memuaskan.

10(b) Kakitangan perlu bersikap adil/saksama.

Kakitangan jabatn hendaklah sentiasa bersikap adii dan saksama terhadap orang ramai dan memberi layanan yang teratur dan memuaskan. Walaubagimanapun orang tua yang daif dan perempuan-perempuan yang hamil boleh diberi keutamaan.


11. Kemudahan Untuk Orang Ramai

Jabatan-jabatan yang mempunyai hubungan dengan orang ramai perlu menyediakan kemudahan seperti berikut:

i. Kaunter tempat bertanya.ii. Menugasskan pegawai untuk mengeluarkan borang-borang rasmi.iii. Menyediakan tempat menulisiv. Mengadakan tempat atau bilik menunggu.v. Menyediakan tempat-tempat beratus.

BAB 2

Pengubahsuaian Sistem Baru Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam Malaysia

1. Jadual Penyediaan Penilaian Prestasi

Setiap pegawai penilai pertama perlu menyediakan penilaian prestasi anggota di bawah penyeliaan mereka dalam bulan Januari tahun berikutnya. Tujuannya supaya seseorang anggota itu dapat diselia dalam tempoh genap 12 bulan.

2. Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji

Ketua jabatan boleh menubuhkan PPG dengan syarat organisasi berkenaan mempunyai anggota tidak kurang daripada 50 orang. Selain itu ketua jabatan boleh menambah ahli sesebuah PPG untuk membantu PPG berkenaan melaksanakan tugas dengan lebih berkesan.

3. Pergerakan Gaji Anggota Yang Mengambil Cuti Sakit Begaji Penuh Melebihi 6 Bulan.

Angota yang mengambil cuti sakit bergaji penuh melebihi 6 bulan dalam sesuatu tahun kalendar boleh dipertrimbangkan pergerakan gaji peringkat mendatar sahaja dengan syarat markah laporan penilaian prestasi mereka yang terakhir di tahap yang memuaskan.

4. Pergerakan Gaji Anggot Yang Ditahan Kerja.

Pegawai yang ditahan kerja melebihi 180 hari akan ditangguhkan pergerakan gaji sehingga kes tatatertibnya selesai. Sekiranya beliau didapati bersalah dan dikenakan hukuman tatatertib, beliau tidak layak diberi pergerakan gaji tetapi jika tidak bersalah dan tidak dikenakan hukuman tatatertib beliau layak mendapat pergerakan gaji berdasarkan prestasinya sebelum ditahan kerja tetapi setakat mendatar sahaja.


SURAT-MENYURAT DAN FAIL(Arahan Perkhidmatan Bab 3)

1. PendahuluanPentadbiran pejabat kebanyakannya diuruskan melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan satu aspek yang paling penting. Peraturan-peraturan tertentu telah diberi di dalam Arahan Perkhidmatan sebagai panduan umum.

2. Penerimaan Surat2.1 Melayani Surat-surat yang diterima

Surat masuk diberi perhatian segera – Ketua jabatan dan pegawai-pegawai bertanggungjawab menentukan bahawa surat-surat masuk siberi perhatian yang segera dan memberikan balasan dalam kadar yang singkat. Kelewatan menjawab atau mengambil tindakan akan membayangkan ketidakcekapan (inefficiency) jabatan.

Sekiranya jawapan tegas tidak dapat diberi dengan segera, jabatan hendaklah memberitahu penulis dengan memberikan jangkamasa untuk menjawab dan jika masih tidak dapat menjawab, berikan jangkamasa lagi.

(AK.111.16)2.2. Memeriksa mel masuk

a) Surat-surat yang diterima dari luar patut diberi kepada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab pada hari itu. Ketua jabatan hendaklah menentukan bahawa pegawai yang membuka mel dapat melaksanakan system ini.

b) Jika surat itu dialamatkan untuk perhatian seorang pegawai tertentu, maka ia hendaklah dihantar terus kepadanya tanpa dibuka.

c) Tiap-tiap surat masuk hendaklah terlebih dahulu dicop atau ditulis di atasnya tarikh terima.

AK.111.17

2.3 Memasukan surat ke dalam faila) Bahagian pendaftaran hendaklah dengan SEGERA memasukan

surat-surat masuk ke dalam fail-fail yang berkenaan dan mengedarkan fail-fail itu kepada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab untuk tindakan.

b) Jika fail tidak dapat dikesan dengan serta merta untuk tindakan segera, bahagian pendaftaran hendaklah membuka SAMPUL


KECIL sebagai langkah sementara. Bila fail asal dijumpai, maka sampul kecil dan kandungannya dimasukan ke dalam fail itu.

AK.111.18

3. Rekod Surat-surat MasukSurat-surat yang dimasukan ke dalam fail adalah dicatitkan di dalm kertas minit dan tidaklah perlu lagi direkodkan dalam apa-apa daftar penerimaan melainkan:

* Daftar Mel (AP71) dan* Surat-surat berpengkelasan keselamatan

3.1. Daftar Mel (AP71)Untuk merekodkan surat-surat yang mengandungi wang atau lain-lain barang yang berharga, samada surat terbuka, berdaftar atau yang diterima melalui penghantar.

3.2. Cara Merekodkan surat berpengelasan peringkat keselamatan

Hendaklah dimasukan kedalam daftar khas dengan:

a) Direkodkan tarikh tandatangan pengirim surat; danb) Juga nombor fail yang surat-surat itu telah dimasukan

4 Minit Fail4.1. Menulis Minit

Kertas minit di dalam fail disediakan untuk merekodkan surat keluar masuk dan untuk menulis minit. Minit merupakan perhubungan bertulis antara pegawai-pegawai atau bahagian-bahagian dalam sesebuah jabatan. Tetapi penulisan minit antara pegawai-pegawai untuk mulakan satu-satu kerja tidak digalakan

Minit hendaklah digunakan sebagai rekod rundingan sedemikian dan bukan cara perhubungan yang diutamakan

AK.111.13

4.2. Cara-cara menulis minit

Perkara-perkara berikut adalah wajar diberi perhatian

a) Semua perenggan (melainkan yang pertama dinomborkan)b) Minit dalam tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas dan

terangc) Minit yang panjang hendaklah ditaip. Jika melebihi satu muka


kertas minit, ia dimasukan sebagai satu kandungan fail.d) Dalam memulakan minit, hanya perlu menyebut ringkasan jawatan

pegawai yang diminit, dan minit diakhiri dengan tandatangan penuh dan ringkasan jawatan penulis.

AK.IV.14

4.3. Minit untuk medapat keputusan/tindakan

Apabila minit ditulis denngan maksud untuk mendapatkan keputusan/tindakan dari Pegawai Kanan dan perkara yang diminitkan tidak dikupas/diulas dengan panjang lebar dalam kertas kerja atau minit bebas, maka perlu diambil ingatan:-

a) Minit hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungannya

b) Surat dan fail yang dirujuk dicatitkan dalam minit dan disertakan sekali.

c) Pandangan jabatan lain (jika ada) hendaklah disebut.d) Pendapat penulis minit tentang keputusan/tindakan yang perlu

AK.111.15

5 Bentuk Surat

Persuratan rasmi mempunyai bentuk atau gaya yang tertentu.

a) JELAS – Surat-menyurat sangatlah mustahak dibuat dengan jelas supaya terang maksud dan tidak mengelirukan.

AK.111.1b) KEPALA SURAT RASMI (muka pertama) – Ini akan

menyenangkan mengalamatkan surat balasan, ataupun mengetahui letaknya jabatan dan juga memberi kuasa dan mewujudkan pandangan yang sepatutnya dari penerima

AK.111.2c) SALAMAN – Surat rasmi dimulakan dengan perkataan ‘Tuan’ atau

‘Puan’ sahaja dan dengan bentuk permukaan rencana surat yang difikirkan sesuai. Surat hendaklah diakhiri dengan ‘Saya yang menurut perintah’ sebelum tandatangan pegawai.

d) NOMBOR RUJUKAN FAIL – ini sangat mustahak bagi mengesan surat-surat dan untuk mengambil tindakan lanjut yang diperlukan. Sebutkan rujukan surat yang dibalas itu (jika ada urursan).

AK.111.4


e) TAJUK – Surat diberi tajuk supaya jawapan yang diterima kelak akan juga mempunyai tajuk yang sama. Tajuk itu hendaklah sebaik-baiknya membayangkan kandungan surat yang berkenaan. Gunakan tajuk yang serupa dengan surat yang diterima dari luar dalam surat jawapan.

AK.111.4f) NOMBOR PERENGGAN DAN LAMPIRAN – Semua perenggan

surat, melainkan perenggan pertama, hendaklah diberi nombor yang berturutan. Nomborkan tiap-tiap muka surat (jika lebih dari satu), demikian juga bagi lampiran yang disertakan (dengan NOMBOR atau HURUF), misalnya ‘lampiran 1’ atau ‘Lampiran A’

g) SATU PERKARA sahaja – Lazimnya tiap-tiap surat hendaklah dihadkan kepada satu perkara sahaja. Mencampurkan beberapa perkara di dalam sepucuk surat boleh menimbulkan beberapa masalah seperti :-

- beberapa perkara mungkin tertinggal dari tindakan;

- Tidak diketahui keutamaan perkara;

- Surat mungkin ‘hilang’ di dalam salah satu fail yang berkenaan. AK.111.60

h) Lampiran-lampiran ditandakani) Tanda nama ringkas penulis/jurutaip

6 Kiriman Surat

6.1 Terdapat cara-cara tertentu bagi kes-kes yang berikut:-

a) JABATAN LAIN – dialamatkan kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasmi jawatan. Jika kandungan surat perlu ditujukan kepada pegawai tertentu, boleh di alamatkan untuk perhatiannya.

“ u. p. : Encik ………………….

b) ORANG RAMAI atau PERSEORANGAN – hendaklah ditulis dengan jelas nama dan alamat penerima pada surat dan sampul surat; sebutkan pangkat gelaran kebesaran, jika ada, dan didahului dengan kata hormat yang sesuai sebelum gelaran itu.

(AK 111.9)


c) FIRMA/BADAN BERKANUN/PERTUBUHAN – hendaklah di alamatkan kepada Firma, badan atau Pertubuhan itu atau nama Pengarah Urusan atau Setiausaha.

(AK 111.10)

d) Orang awam atau firma yang menggunakan PEGUAM segala surat menyurat hendaklah melalui PEGUAM segala surat menyurat hendaklah melalui peguamnya dan bukannya orang perseorangan atau firma itu .

(AK 111.10)

7 Pengelasan Keselamatan Bagi Surat-Surat Keluar:

a) Surat-surat yang dikeluarkan adalah perlu diberi pengelasan keselamatan mengikut peringkat keselamatan fail-fail surat-surat itu. Pegawai-pegawai boleh memberi pengelasan keselamatan sementara kepada fail-fail terbuka, jika perlu.

b) Cara-cara pengirimannya hendaklah mengikut “ Panduan Keselamatan’

c) Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk menentukan keselamatan surat-surat yang dihantar supaya rahsia-rahsia kerajaan terjamin dari dibocorkan.

(AK 111.11

8. Rekod Surat-Surat Keluar

Surat keluar direkodkan dalam kertas minit fail. Sebagai tambahan, jika:

a) Dihantar dengan tangan - Surat direkodkan dalam buku kiriman tangan dan tandatangan penerima diperolehi.

b) Secara berdaftar - Perlu direkodkan dalam buku surat-surat berdaftar


SISTEM FAIL

1. Pendahuluan

1.1 Sistem fail adalah sebahagian daripada Pengurusan Rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki.

1.2 Setiap organisasi, sama ada berbentuk perniagaan atau professional, kecil atau besar adalah memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan di kemudian hari. Faktor-faktor mustahak mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja, klien (clients) adalah didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.

2. Apakah Sistem Fail

2.1 Satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod, supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki.

2.2 Pengetahuan yang mendalam mengenai system fail adalah mustahak kepada seseorang kakitangan untuk kecekapan pengurus sesuatu Jabatan. Seseorang Pengurus pula hendaklah sentiasa mengetahui teknik penyampaian fail dan rekod-rekod pentadbiran juga perllu menentukan apakah system penyimpanan rekod yang patut diamalkan, peralatan yang patut diberi dan personel yang dikehendaki bagi menyelenggarakan system fail.

3. Sistem Pengkelasan Fail

3.1 Abjad

Perkataan kunci daripada judul digunakan dan disusun mengikut abjad.

3.2 Nombor

Tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut.

3.3 Abjad dan nombor

Satu nombor diberi kepada satu judul fail. Fail disusun mengikut nombor siri tersebut. Perkataan kunci dari judul tersebut akan diindeks dan difail mengikut abjad di dalam indeks abjad.


4 Keperluan Terhadap Sistem Fail Yang Baik

4.1 Kepadatan - Seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima

4.2 Asesibiliti - Mudah untuk dirujuk

4.3 Ekonomi - Menentukan system penyimpanan fail adalah dengan kos yang minima

4.4 Keanjalan - Bagi maksud pembesaran ruang di masa hadapan

4.5 Lokasi - Hendaklah diletakkan ditempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah

4.6 Rujuk silang - Supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk.

4.7 ‘Retention’ - Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan.

4.8 Klasifikasi - Untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan

5 Pusat Pendaftaran

Fungsinya adalah seperti berikut:-

5.1 Menerima mel/surat masuk dan memasukannya dalam fail-fail yang berkaitan

5.2 Membahagikan fail-fail kepada pegawai berkenaan untuk tindakan.

5.3 Mengawal pergerakan semua fail

5.4 Menyimpan fail-fail dengan selamat

5.5 Mendaftar semua fail dengan memberi siri-siri nombor dan mengadakan indeks bagi setiap fail

5.6 Simpan dalam perhatian untuk dikemukakan kepada pegawai berkenaan bagi tindakan di masa akan dating


5.7 Menghantar mel/surat keluar.

5.8 Mengesan fail-fail apabila dikehendaki oleh pegawai-pegawai yang mengambil tindakan.

5.9 Memindahkan fail-fail lama dan tidak digunakan lagi ke Arkib Negara

Memandangkan betapa pentingnya aktiviti-aktiviti Pusat Pendaftaran, maka adalah wajar Penyelia Pusat Pendaftaran mengulangkaji dari masa ke semasa aktiviti-aktivitinya untuk menampung perubahan dan keperluan organisasi.

6 Organisasi Pusat Pendaftaran

6.1 Soal pokok yang seringkali timbul samada sesuatu Pusat Pendaftaran patut dipusatkan atau dipecahkan.

6.2 Kebaikan Pusat Pendaftaran

6.2.1 Memudahkan kawalan yang berkesan6.2.2 Penggunaan peraturan dan kaedah yang standard6.2.3 Tanggungjawab dapat dipastikan6.2.4 Mengelakan dokumen-dokumen bertindih.

6.3 Keburukan

6.3.1 Fail sukar dikesan dengan cepat6.3.2 Kemungkinan fail hilang kerana ramai menggunakannya6.3.3 Kelewatan mungkin berlaku kerana bilangan fail dikendalikan

terlalu banyak.

6.4 Kebaikan Pusat Pendaftaran Dipecahkan

6.4.1 Perkhidmatan yang lebih licin dan cepat6.4.2 Bilangan fail yang dikehendaki adalah kecil dan kawalan adalah

lebih kemas6.4.3 Mudah dikesan


PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN

1. Apakan dia Rekod-Rekod Kerajaan ?

Rekod-rekod Kerajaan termasuklah surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka

2. Kegunaan Rekod

Rekod-rekod boleh digunakan :-

i) sebagai bahan sejarahii) proses pentadbiraniii) sebagai buktiiv) sebagai rujukanv) membuat penyelidikan/kajian

3. Tanggungjawab Mengendalikan dan Menjaga Rekod-Rekod Kerajaan

Rekod-rekod Kerajaan adalah sangat mustahak dikendalikan dan dijaga dengan baik. Bagi tujuan ini cadangan-cadangan seperti berikut elok diambil perhatian :

i) Melantik seorang pegawai kanan sebagai pegawai Rekod Jabatan.

ii) Setiap rekod-rekod Kerajaan hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik.

iii) Ada satu Jabatan / Badan yang khas tugasnya menyimpan dan memilihara rekod-rekod Kerajaan yang bernilai. Tugas-tugas Jabatan ini seperti menyimpan segala rekod-rekod Kerajaan dan menasihati Jabatan-jabatan cara memelihara dan memusnahkan rekod..

iv) Membuat pemeriksaan / kajian terhadap rekod-rekod Kerajaan yang tidak digunakan lagi.

v) Adakan perbekalan undang-undang menganai rekod yang bernilai.

4. Pengurusan Rekod-Rekod Kerajaan

4.1 Pengurusan rekod ialah satu cara saintifik untuk merekod dan mengawal maklumat-maklumat dari masa ianya diwujudkan sehinggalah ianya dihapuskan. Maklumat adalah satu alat yang paling penting untuk seseuah organisasi dalam perjalanan aktiviti-aktivitinya.


4.2 Pengurusan rekod adalah satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekod-rekod yang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan dapat diperolehi dengan cepat dan tepat.

4.3 Cara-cara menguruskan rekod:

i) Memelihara semua rekod yang kekalii) Memisah dan memindahkan serta menghapuskan semua rekod-rekod

yang tidak berguna lagiiii) Mengadakan jadual untuk menunjukkan tempoh penggunaan rekodiv) Mengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk rekod.v) Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasivi) Adakan satu buku peraturan mengenai system pemyimpanan rekod

sebagai panduanvii) Menyelia dan melatih kakitangan-kakitangan rekodviii) Mengulangkaji dari semasa ke semasa system rekod dalam

organisasi.

5 Memelihara Rekod-Rekod

Terdapat beberapa perkara yang mustahak diambil perhatian dalam memelihara rekod-rekod:

i) Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, atap bocor, dinding berlubang dan cukup pusingan udara.

ii) Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari.iii) Awasi dari bahaya tikus dan lain-lain seranggaiv) Bersihkan dangan alat ‘vacum cleaner’ supaya abuk tidak terkumpul.v) Rekod-rekod yang basah dianginkan keringvi) Rekod-rekod yang koyak diperbaiki / ditampalvii) Sediakan Alat Pemadam Apiviii) Bilik rekod jangan digunakan sebagai tempat makan minum,

merokok atau menyimpan asid, cat dakwat dan minyak spirit.


MENJAGA DAN MENYIMPAN REKOD

1. Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan

Menurut seksyen 4(1)(d) Undang-Undang Arkib Negara 1966, yang menyatakan bahawa adalah tugas Pengarah Arkib Negara “ untuk memeriksa rekod-rekod dalam simpanan mana-mana Pejabat Kerajaan dan menasihatkannya berkenaan dengan simpanan dan pemeliharaan rekod-rekod tersebut “ maka peraturan-peraturan yang di bawah ini telah disediakan untuk panduan semua jabatan. Jika timbul apa-apa kemusykilan, haraplah berhubung dengan Arkin Negara.

2. Menjaga Rekod-Rekod

Pegawai-pegawai Rekod Jabatan adalah bertanggungjawab mengurus supaya ke semua rekod-rekod dijang dengan baik dan tidak mengalami apa-apa kerosakan. Tempat simpanannya janganlah dimasuki air dan pancaran matahari yang terus menerus. Dinding, lantai dan bumbung tempat itu janganlah berlubang-lubang atau bercelah-celah. Rekod-rekod akan berlapuk, warna kertas akan menjadi pudar dan serangga akan membinasakannya sekiranya keadaan tempat simpanan itu tidak memuaskan.

3. Pertukaran Udara Untuk Tempat Simpanan Rekod

Jika boleh, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah mempunyai alat hawa dingin yang dipasang setiap masa, tetapi jika keadaan tiada mengizinkan, tingkap-tingkap dan jika tiada, pintu-pintu hendaklah dibuka di waktu hari panas dan kipas-kipas siling dan kipas udara dihidupkan supaya membolehkan udara berlegar dengan senang. Pintu-pintu dan tingkap-tingkap itu hendaklah dipasang dengan net dawai yang dianyam rapat untuk menyekat serangga terbang masuk ke dalam kawasan simpanan tersebut. Cara ini, sedikit sebanyak boleh juga menipis udara yang masuk. Alat penahan lembab udara hendaklah digunakan di mana perlu untuk waktu malam dan masa hujan supaya kelembapan udara boleh diperkurangkan ke keadaan yang selamat. Rekod-rekod akan berlapuk sekiranya hawa lembab melebihi 75F walaupun dalam jangka waktu yang pendek

4. Membersih Tempat Simpanan Rekod

Tempat simpanan rekod-rekod mestilah sentiasa bersih dan teratur, dan dicuci dengan pencuci hampagas (vacuum cleaner) sekurang-kurang nya seminggu sekali. Mengimbas atau menyapu habuk dengan begitu sahaja tidak membersihkan sesuatu tempat, hanya mengalihkan sahaja habuk tersebut.


5. Memeriksa Tempat Simpanan Rekod Dan Kawasan

Tiap-tiap enam bulan, tempat simpanan rekod-rekod dan kawasan di dekelilingnya hendaklah diperiksa untuk mengawas serangga-serangga.

6. Penggunaan Racun Serangga

Tiap-tiap bulan, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah disembur dengan racunSerangga yang mengandungi bahan-bahan kimia seperti D.D.D. , Dieldrin, Pyrethrum, Gaama, Benzene Hixachloede. Racun-racun serangga ini boleh disembur dengan menggunakan alat sembur biasa , kearah dinding, bumbung , perkakas buatan kayu dan lubang-lubang dilantai . Racun-racun tersebut mudah dibeli dibawah berbagai nama perniagaannya yang sudah disediakan untuk digunakan. Rekod-rekod mestilah dijaga supaya tiada terkena racun-racun tadi. Kapur-kapur barus hendaklah juga diletakkan dengan jarak yang dekat di atas rak-rak untuk mengelakan serangan serangga-serangga.

7 Mengawasi daripada Anai-anai

Jagaan yang cukup hendaklah dibuat untuk menjauhi dari serangan anai-anai ditempat simpanan rekod-rekod. Kepada pecahan dan lubang yang terdapat dilantai-lantai, para kayu dan almari-almari hendaklah disapu dengan racun serangga Dieldrin yang senang didapati tetapi mesti dicairkan menurut arahannya. Kerja hendaklah dibuat dengan menggunakan berus-berus pengecat pada tiap-tiap 6 bulan.

8 Larangan Makan

Barang-barang makanan sangatlah dilarang di bawa ke dalam dan berdekatan dengan kawasan tempat simpanan rekod-rekod.

9 Mengawasi daripada api

Menghisap rokok, menghidup api dengan menggunakan atau membawa api sangatlah ditegah di dalam kawasan tempat menyimpan rekod-rekod. Alat pemadam api mesti juga ditempatkan dikawasan tersebut. Alat pemadam api mesti juga ditempatkan dikawasan tersebut. Alat pemadam api karbon dioksid adalah yang sesuai bagi tempat menyimpan rekod-rekod dan hendaklah diletakkan ditempat-tempai yang sesuai supaya senang apabila hendak digunakan kelak.


10 Menyimpan Rekod-Rekod Di tempat Sesuai

Rekod-rekod seboleh-bolehnya mesti disimpan di atas para-para logam yang mempunyai 6 inci lapang antara lantai dan para yang terbawah sekali. Ini akan membolehkan udara berlegar dengan bebas dan senang untuk dibersih. Rekod-rekod, fail, buku, bahan bercetak , peta, pelan-pelan dan sebagainya mesti diatur dengan cermat dan dilekat dengan kertas tanda masing-masing. Rekod tempat-tempat yang kecil dari ukurannya.

11 Rekod-Rekod Yang Tidak Dipakai

Rekod-rekod yang tidak terpakan hendaklah juga dijaga dengan cara yang sama tetapi disimpan berasingan ; tidak dibiarkan bertaburan atau dicampakan ke dalam bilik-bilik setor, di serambi atau tingkat bawah rumah. Rekod-rekod ini hendaklah disenaraikan dan dipindahkan ke Pusat Perkhidmatan Rekod, Arkib Negara Malaysia seberapa awal yang boleh untuk menyelamatkan tempat.

12. Menjaga Fail

Kulit-kulit fail dan lampiran-lampirannya hendaklah dijaga dengan cermat supaya sudut-sudutnya tiada terlipat.

13. Menyelitkan Semula fail Tertanggal

Lampiran-lampirannya yang tertanggal daripada fail-failnya mestilah diselitkan semula ke tempat yang sesuai dengan serta merta.

14. Membaiki Muka Surat Yang Koyak

Gam dan cellulose tape tidak boleh digunakan untuk membaiki muka-muka surat yang koyak kerana ini akan memecah dan menambah mencacatkan kertas.

Disamping itu cellulose tape sangat sukar untuk ditanggalkan daripada dokumen tanpa merosakkan kertas dan tulisannya. Muka-muka surat yang terkoyak hendaklah dibaiki dengan menggunakan kertas yang sama sebangsa dan dengan menggunakan pelekat kanji. Pelekat-pelekat dagangan seperti yang boleh didapati dikedai-kedai alatulis yang diakui boleh digunakan.

15. Membersih Rekod-rekod

Rekod-rekod mestilah selalu dibersihkan sebaik-baiknya dengan menggunakan pencuci hampagas (vacuum cleaner)


16. Langkah-langkah menghapuskan Serangga dan lapok

Sekiranya rekod-rekod dihinggapi oleh anai-anai atau serangga, atau sudah berlapir, rekod-rekod itu mestilah diasingkan dengan segera dan Arkib Negara hendaklah diberitahu untuk mendapat nasihat berkenaan langkah-langkah selanjutnya yang patut diambil.

17. Mengeringkan rekod Basah

Rekod-rekod yang basah tidak boleh dikeringkan dibawah sinaran matahari. Sewajarnya rekod-rekod ini hendaklah dibuka untuk diselerakkan dan dikeringkan dibawah putaran kipas yang perlahan atau dengan diapit diantara kertas( blotting paper) yang bersih

18 Menyelamatkan rekod-rekod terendam Air

Rekod-rekod terendam air mesti dipindahkan kebilik masuk udara dan dikeringkan sebagaimana yang tersebut diatas. Untuk pemulihannya Arkib Negara hendaklah diberitahu segera.

BAB SATU - TuanTulis | Laman Informasi Isu Pendidikan Dan ... · Web viewPersuratan rasmi...

Documents

Transcript of BAB SATU - TuanTulis | Laman Informasi Isu Pendidikan Dan ... · Web viewPersuratan rasmi...