BAB 3PROSES PEREKODAN

*

Kitaran PerakaunanKitaran perakaunan adalah langkah-langkah yang sistematik di dalam penyediaan penyata kewangan untuk sesuatu tempoh masaBermula dengan menganalisis urus niaga, iaitu melihat kepada sumber dokumen sehinggalah kepada penyediaan penyata kewangan sesebuah syarikat.*

KITARAN PERAKAUNAN*1Analisa Urusniaga(Dokumen)2 Catatan Jurnal3Pindah catat ke lejer4Imbangan duga4Pelarasan5Imbangan duga terlaras6Penyata Pendapatan & Kunci Kira-Kira7Catatan penutupDan pindah catat8Imbangan DugaSelepas penutupan

Sumber Dokumen(i) Untuk memudahkan pihak-pihak yang berurusan dengan dokumen ini;(ii) Memastikan semua maklumat yang diperlukan dimasukkan;(iii) Mengenal pasti individu yang bertanggungjawab denganurusan urus niaga ini; dan(iv) Untuk mengelak daripada maklumat urus niaga direkod lebih daripada sekali.*

Contoh urusniaga dan dokumen yang digunakanURUSNIAGAJualan tunaiKutipan dari penghutangBayaran kepada pemiutangBelian kreditJualan kreditPulangan belianPulangan jualanAmbilan

DOKUMEN DIGUNAKANSlip pendaftaran tunaiResit salinanResit asalInvois belianInvois jualanMemo kreditMemo debitMemo

*

Kitaran PerbelanjaanPertanyaan PembelianTempahan Pembelian Invois Pembekal Nota Kredit Baucer Pembayaran Baucer Tunai Runcit*

Kitaran HasilResit TunaiDaftar Penerimaan Cek

*

Contoh invois

*

2. Nota debit / kredit*

2. Resit dan bil tunai*

4. Keratan cek dan baucer pembayaran*

6. Penyata bank*

Akaun: Debit & Kreditdikenali sebagai akaun T kerana bentuknya seperti huruf T *Tajuk AkaunBahagian DebitBahagian Kredit

Tajuk AkaunAset - hartaLiabiliti - tanggunganEkuiti - modal*

Pengkelasan Kumpulan Akaun*

AsetLiabilitiEkuiti PemilikTunaiAkaun Belum BayarModalAkaun Belum TerimaNota Belum BayarAmbilanBekalanGaji Belum BayarHasilPeralatan/PerabotFaedah Belum BayarBelanjaBangunanCukai Belum BayarTanah

PENYATA KEWANGAN(FINANCIAL STATEMENT)PENYATA PENDAPATAN

(INCOME STATEMENT)KUNCI KIRA-KIRA/ LEMBARAN IMBANGAN

(BALANCE SHEET)

*

PENYATA PENDAPATAN

BELANJA

HASIL*

HASIL (REVENUES)

Segala penerimaan daripada jualan barang atau penyediaan perkhidmatan.

2 jenis hasil iaitu:-Hasil Pengendalian PernigaaanContoh:- Jualan, hasil perkhidmatan Hasil Bukan Pengendalian PerniagaanContoh:- Faedah diterima, simpanan, sewa diterima, untung atas jualan aset tetap*

BELANJA(EXPENCES)

Kos atau pembayaran dalam perolehi hasil

2 jenis belanja iaitu:-Belanja Pengendalian Perniagaan Contoh:- Kadarbayaran, Jualan, Angkutan KeluarBelanja Bukan Pengendalian Perniagaan Contoh:- Faedah atas Overdraf

*

KUNCI KIRA-KIRA(LEMBARAN IMBANGAN)

ASET

LIABILITI

EKUITIPEMILIK

*

ASET (ASSETS)

Harta yang dimiliki oleh perniagaan.

Aset dibahagikan kepada dua:- 1. Aset TetapAset yang tahan lama dan boleh digunakan untuk beberapa tahun.Terbahagi kepada 2:-Aset nyata Dapat dilihat secara fizikalContoh:- Bangunan, kenderaan, peralatanAset tak ketara Tidak dapat dilihat secara fizikalContoh:- Tanda dagang, paten

*

2. Aset Semasa

Wujud dalam satu tempoh perakaunan dan boleh ditukar menjadi tunai dalam tempoh setahun

Sentiasa berubah bentuk dan nilaiContoh :- Stok akhir, Akaun Belum Terima, Tunai, Bank, Hasil Terakru, Belanja Terdahulu*

LIABILITI (LIABILITY)Hutang perniagaan yang perlu dibayar oleh entiti kepada pihak lain

Liabiliti dibahagikan kepada 2 jenis:-

1. Liabiliti Jangka Panjang ( > 1 tahun)Hutang yang perlu dijelaskan dalam tempoh yang melebihi satu tahun Contoh:- Pinjaman, gadai janji

*

2. Liabiliti Semasa ( < 1 tahun)

Hutang yang perlu dijelaskan dalam tempoh kurang dari setahunContoh:- Akaun Belum Bayar, Belanja, Terakru, Hasil Terdahulu

*

EKUITI PEMILIK

( OWNERS EQUITY)Hutang pihak perniagaan kepada pemiliknya iaitu modal, ia termasuk

Modal yang dilaburkan oleh pemilik ke dalam perniagaanUntung bersih hasil daripada kegiatan perniagaan yang menguntungkan

*

RUMUSANTerdapat 5 kumpulan utama akaun-akaun di dalam Penyata Kewangan untuk keperluan perekodan akaun perniagaan iaitu:HasilBelanjaAsetLiabilitiEkuiti Pemilik

*

SISTEM CATATAN BERGU

(DOUBLE ENTRY SYSTEM)*

Definisi

Sistem catatan bergu adalah satu sistem yang melibatkan catatan debit dan catatan kredit, dengan kata lain:

Apabila satu pihak memberi, pasti pihak lain yang menerima

Apabila sesuatu amaun diberi, pasti ada amaun yang sama diterima*

Prinsip Sistem Catatan BerguDEBIT= Catatan sebelah KIRI akaunKREDIT= Catatan sebelah KANAN akaun

Format Akaun T

Tajuk Akaun

DEBIT KREDIT*

Peraturan Merekod Dalam Sistem Catatan BerguAkaun Rekod Catatan Baki Awal

ASET DEBIT DEBITBELANJA KREDIT

MODAL DEBIT KREDITLIABILITI KREDITHASIL

*

Contoh:-

1. Pemilik memulakan perniagaan dengan tunai RM 1,0002. Membeli peralatan pejabat secara tunai RM 150

Akaun TunaiAkaun Modal 1 1000 1 1000

2 150

Akaun Peralatan

2 150

*

Mengira Baki Akaun - T

Contoh:- Akaun Tunai 1000 150 h/b 850

1000 1000

b/b 850*

Terdapat 2 jenis baki iaitu:Baki NormalBaki normal sesuatu akaun adalah di sebelah di mana peningkatan akan direkodkanContoh:- Aset disebelah DEBIT Liabiliti dan Ekuiti di sebelah KREDIT

Baki Tidak NormalBaki adalah disebelah bertentangan dari baki normal*

RUMUSANMengikut Sistem Catatan Bergu jumlah sebelah debit akan sama dengan jumlah sebelah kredit.

Dalam merekod urusniaga mesti mematuhi peraturan merekod dalam Sistem Catatn Bergu.

Akaun T adalah satu cara merekod urusniaga secara sistematik.MENU*

*

PERAKAUNAN ASAS TUNAI

PERAKAUNAN ASAS AKRUANASAS PERAKAUNAN

PERAKAUNAN ASAS TUNAIHASIL direkod dan diiktiraf bila tunai diterima BELANJA direkod dan diiktiraf bila tunai di bayarTidak mematuhi prinsip perakaunan diterima umumPengiraan untungUNTUNG = HASIL TUNAI BELANJA TUNAI Kelemahannyagagal rekod hasil yang telah diperolehi kerana belum terima tunai dan begitu juga dengan belanja.*

PERAKAUNAN ASAS AKRUANMengenal pasti hasil dan belanja mengikut tempoh tertentu.Hasil diiktiraf bila ia telah benar-benar diperolehi walau tunai belum diterima.Belanja diiktiraf bila belanja berkenaan telah berlaku walaupun amaunnya belum dijelaskanPengiktirafan hasil dan belanja melalui prinsip realisasi dan pemadananUNTUNG = HASIL TELAH DIPEROLEHI BELANJA TELAH BERLAKU*

JURNALJurnal Am

Jurnal Khas*

PROSES PEREKODANSelepas dokumen sumber dianalisa, langkah seterusnya dalam kitaran perakaunan ialah proses perekodan urusniaga. Urusniaga perlu direkod menggunakan peraturan yang kita kenali sebagai hukum debit dan kredit. Proses perekodan terdiri daripada tiga tahap utama iaitu :

Jurnal terdiri daripada Jurnal Am dan Jurnal Khas.*JURNALLEJARIMBANGAN DUGA

JURNAL AMDalam firma perdagangan Jurnal Am digunakan untuk merekod item yang tidak dapat direkod dalam Jurnal Khas iaitu:-Pelaburan aset dalam perniagaan (kecuali tunai) Ambilan barang niagaJualan aset secara kreditPulangan jualanPulangan belianCatatan pelarasanCatatan penutup

*

CATATAN JURNALContoh format jurnal am adalah seperti berikut :

*BAB 3

TarikhButiranFolioDebitKredit

Ilustrasi Merekod Dalam Jurnal AmContoh urusniaga :1.1.2005 Menerima memo kredit daripada Yu Co. untuk barang niaga yang dipulangkan bernilai RM200.31.1.2005 Ambilan barang niaga RM150.Contoh catatan jurnal :

*

TarikhButiranFolioDebitKredit1/1/05ABB Yu Co. Elaun & Pul. Belian200200(merekod pulangan belian )31/1/05Ambilan Belian150150(merekod ambilan barang niaga )

Kumpulan akaun yang dikumpulkan bersama di dalam rekod perakaunan dikenali sebagai lejar.Akaun adalah rekod individu yang menunjukkan peningkatan atau penurunan.LEJAR*

LEJARLejar boleh dikelaskan kepada dua kategori utama iaitu :a. Lejar amb. Lejar Subsidiari Terdapat 2 bentuk lejar yang sering digunakan :1. Bentuk Akaun T2. Lejar 3 ruanganContoh lejar Akaun T

*Bahagian debitBahagian kredit Nama Akaun

PINDAHCATAT KE DALAM LEJARPindah catat merupakan proses memindahkan catatan dari jurnal ke dalam lejar yang sesuai.Contoh proses pindah catat ke lejar subsidiari ABB * Yu Co.1/1/05 200Elaun & Pul. Belian

1/1/05ABB Yu Co. Elaun & Pul. Belian200200

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR*Contoh proses pindah catat lejar Am:

Elaun & Pul Belian1/1/05 200Yu Co.

1/1/05ABB Yu Co. Elaun & Pul Belian200200

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR*Contoh proses pindahcatat lejar Am:

Akaun Kawalan - ABB1/1/05200Elaun & Pul. Belian

1/1/05ABB Yu Co. Elaun & Pul Belian200200

MENGEMASKINI BAKI AKAUN Untuk tujuan penyediaan Imbangan Duga, baki-baki akhir setiap akaun di dalam lejar am perlu dikira. Baki-baki ini kemudiannya akan di pindahkan ke dalam Imbangan Duga mengikut hukum debit kredit.

*

AKAUN-AKAUN ASETContoh mengemaskini baki-baki akaun aset. Tunai

*Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

TarikhButiranRujDebitKreditBaki2005Jan 1Baki b/b 5,000 Bekalan pejabat1004,900 3Hasil perkhidmatan1,0005,900 31Belanja Gaji8005,100

AKAUN-AKAUN LIABILITIContoh mengemaskini baki-baki akaun liabilitiAkaun Belum Bayar

*Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

TarikhButiranRujDebitKreditBaki2008Jan 1Baki b/b 5,000 Bekalan pejabat2005,200 3Tunai1,0004,200 31Belian8005,000

AKAUN-AKAUN EKUITI PEMILIKContoh mengemaskini baki-baki akaun ekuiti pemilikModal Ahmad

*Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

TarikhButiranRujDebitKreditBaki2008Jan 1Baki b/b 5,000 Tunai2005,200 Perabot1,0006,200

AKAUN-AKAUN HASILContoh mengemaskini baki-baki akaun hasil

Hasil Perkhidmatan

*Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

TarikhButiranRujDebitKreditBaki2008Jan 1Tunai 200 31ABT8001,000

AKAUN-AKAUN BELANJAContoh mengemaskini baki-baki akaun belanjaBelanja gaji

*Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

TarikhButiranRujDebitKreditBaki2008Jan 1Tunai200 200 31Tunai8001,000

IMBANGAN DUGAImbangan duga - menyenaraikan semua baki akaun daripada lejar am.

Jumlah di bahagian sebelah debit Imbangan duga mesti sama dengan jumlah di bahagian kredit.

Imbangan duga disediakan untuk mengesahkan keseimbangan jumlah baki debit dan jumlah baki kredit pada akhir sesuatu tempoh perakaunan.

Secara umumnya imbangan duga merupakan ringkasan baki-baki akaun daripada lejar.

*

Contoh Imbangan Duga*Syarikat RaiImbangan DugaPada 31 Disember 2008

Dua bentuk kesilapan yang boleh berlaku:

Kesilapan yang menjejaskan imbangan duga Imbangan Duga Tidak Seimbang

Kesilapan yang tidak menjejaskan imbangan duga Imbangan Duga Seimbang

*KESILAPAN PENYEDIAAN IMBANGAN DUGA

Kesilapan Imbangan Duga Tidak SeimbangKesilapan mencampur Kesilapan merekod Kesilapan debit dan kreditKesilapan baki lejar Kesilapan debit dan kredit lejar Kesilapan pindah catat Kesilapan ketinggalan*

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA. Tertinggal salah satu catatan debit atau kredit (hanya satu akaun sahaja telah direkodkan)

Contoh: Membeli kenderaan bernilai RM 12,000 dengan mengeluarkan Nota Belum Bayar 8 %. Tersalah catat sebagai :Dt Kenderaan 12,000 Tiada catatan sebelah kredit *

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA. Tidak sama catatan debit dan kredit. Contoh: Membayar gaji dengan tunai RM 400 Tersalah catat sebagai :Dt Belanja Gaji 40 Kt Tunai 400Pembetulan dalam Jurnal Am: 2001 Dis.31 Dt Belanja Gaji 360 Kt Akau n Tergantung 360

*

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.Catatannya hanya sebelah debit bagi kedua-dua akaun atau sebaliknya (Kesilapan dua kali ganda **). Contoh: Membayar sewa dengan Cek RM 1000. Tersilap catat sebagai: Dt Belanja Sewa 1,000 Dt Bank 1,000Pembetulan dalam Jurnal Am Dis.31 Kt Akaun Tergantung 2,000 Kt Akaun Sewa 2,000*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.

Ada beberapa bentuk, antaranya:

1. Kesilapan ketinggalan 2. Kesilapan salah catat 3. Kesilapan timbal balik 4. Kesilapan prinsip

*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.(Kesilapan Ketinggalan)

Urusniaga tidak pernah direkodkan ke dalam mana-mana akaun . Contoh: Terima hasil perkhidmatan secara tunai RM 999 pada 8.8.2008. Urusniaga ini terlupa dicatat dalam mana-mana buku perakaunan.

Cara pembetulan Dt Tunai 999 Kt Hasil Perkhidmatan 999

*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Salah Catat).

Merekod mengikut kaedah catatan bergu tapi bukan nilai urusniaga yang sebenar.*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/D Contoh : Pada 31.8.2008 beli perabot RM 2,300 dengan cek dan telah direkod dalam buku perakaunan dengan nilai RM 2,500 .

Tersalah rekod sebagai:Dt Perabot 2500 Kt Bank 2,500

Cara Pembetulan: Dt Bank 200 Kt Perabot 200*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Timbal Balik) Merekod mengikut kaedah catatan bergu yang betul tetapi rekod diruangan debit dan dan kredit yang salah bagi kedua-dua akaun (timbal balik yang debit di kreditkan manakala yang kredit telah didebitkan).

*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/DContoh: Hasil Perkhidmatan berjumlah RM 90 diterima secara tunai telah direkodkan seperti di bawah. Dt Hasil Perkhidmatan 90 Kt Tunai 90

Cara Pembetulan:Dt Tunai 180 Kt Hasil Perkhidmatan 180

*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Prinsip) Merekod urusniaga ke dalam akaun yg salah, bukan ke dalam akaun yang sebenar . Contoh: Satu bayaran tunai RM 160 untuk membaiki kenderaan yang rosak telah salah rekod sebagaiDt Kenderaan 160 Kt Tunai 160*

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/D

Cara Pembetulan:Dt Belanja Pembaikan 160 Kt Kenderaan 160

*

PEMBETULAN KESILAPANKesilapan pada jurnal sebelum pindah catatKesilapan semasa pindah catatKesilapan pada jurnal selepas pindah catat

*

CATATAN PELARASANCatatanpelarasan diperlukan untuk mematuhi prinsip pemadanan hasil dan belanjaTertunda Belanja & Hasil Tertunda berlaku apabila catatan awal yg dibuat adalah catatan yg menangguhkan pengiktirafan hasil/belanjaTerakru - Belanja & Hasil Terakru mengiktiraf hasil yg diperoleh atau belanja terakru dlm sesuatu tempoh perakaunan*

IMBANGAN DUGA TERSELARAS Disediakan selepas pelarasan dibuat Selepas pelarasan, akaun seperti ABT, akaun hasil, akaun belanja, akaun peruntukan, akaun hutang lapuk dll akan berubah.

*

SEKIAN & TERIMA KASIH KERANA SUDI MEMBERI PERHATIANSELAMAT MALAM

*

*