BENGKEL PEMAHAMAN TATACARA PEROLEHANm3b6c2m2.stackpathcdn.com/prince/wp-content/...Kesilapan...
Transcript of BENGKEL PEMAHAMAN TATACARA PEROLEHANm3b6c2m2.stackpathcdn.com/prince/wp-content/...Kesilapan...
MASA PERKARA
8.30 am : Pendaftaran
9.00 am : Pengenalan Tatacara Perolehan
10.00 am : Pengisian Borang RO danlampiran
10.30 am : Minum pagi
10.45 am : Perbincangan & case study kesalahan borang RO
12.15 pm : Q&A
1.00 pm : Sesi Tamat
AGENDA
STATISTIK PCT
Peruntukan Bajet Pembangunan MPC 2014 – 2020 (RM Juta)
2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Peruntukan 3.5 3.5 3.0 9 39 *33.2 *33.4
Bi. Program 1 1 1 3 8 8 8
PERTAMBAHAN BAJET
PEMBANGUNAN RM 9 JUTA KE RM
39 JUTASEMUA PROSEDUR YANG DITETAPKAN OLEH PEKELILING
PERBENDAHARAAN PERLU DIPATUHIKEPERLUAN
MENINGKATKAN KECEKAPAN
PENGURUSAN PEROLEHAN
*Anggaran
Item 2015 2016 20172017
(Q1)
2018
(Q1)% Perubahan
1 Bilangan RO
dan Invois
Diproses*
1,938 1,344 1,456 326 484 48.4 %
2 Bil. Kertas
Sebutharga B50 52 45 14 24 71.4 %
3 Bil. Kertas
Sebutharga A16 25 37 8 18 125 %
4 Bil. Kertas
Tender1 2 2 - 3 300 %
Jumlah kertas 67 79 84 22 45 104 %
Statistik Perolehan 2015- 2017 mengikut Item
*Data MPC HQ Sahaja
STATISTIK PCT
Sumber Rujukan Tatacara
Perolehan
• Prosedur Kewangan
dan Perakaunan
(MPC)
• Surat Pekeliling
Perbendaharaan
berkuatkuasa
• Pekeliling
Perbendaharaan
berkuatkuasa
(1PP)
Menggunapakai : 1. PKP (MPC)
2. Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
3. Surat Pekeliling Perbendaharaan berkuatkuasa
PERKHIDMATAN
KATEGORI PEROLEHAN
Ditafsirkan sebagai
khidmat tenaga
manusia atau
kepakaran untuk
melaksanakan dan
menyiapkan
sesuatu projek
tertentu.
BEKALAN
Perolehan kerja
melibatkan kerja-
kerja pembinaan
seperti bangunan,
lapangan terbang,
pelabuhan, jalan
raya, tapak
kawasan, serta
juga merangkumi
kerja-kerja
mekanikal dan
elektrikal.
KERJA
Perolehan bekalan
merangkumi
barangan/peralatan
yang dibekalkan
bagi menjalankan
sesuatu program,
aktiviti atau projek
Kerajaan seperti
makanan, pakaian,
kenderaan dan
kelengkapan pejabatPERUNDING BUKAN
PERUNDING
Meliputi bidang-
bidang seperti
perunding
pembangunan
fizikal dan bukan
fizikal.
Perkhidmatan seperti
pengendalian kursus
dan latihan,
penyenggaraan dan
pembaikan, pencucian
dan pembersihan,
penyewaan dan
pengurusan bangunan,
pengiklanan,
pengangkutan dan
sebagainya
Kategori Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
BELIAN TERUS
SEBUTHARGA B
SEBUTHARGA A TENDER
RM500KRM50KRM20K
RUNDINGAN TERUS
JENIS PEROLEHAN MPC
eGPA
SEBUT HARGA
B
SEBUT HARGA
A
PEROLEHAN TERUS
• Nilai 500 ribu hingga
RM 20 juta
• Tender terbuka dan
pelawaan kepada min 5
pembekal berdaftar
dengan MOF
• Kertas Jawatankuasa
Penilaian Harga (JPH)
• Iklan jemputan pembekal
dibuka min. 21 hari
• Keputusan melalui
mesyuarat Lembaga
Perolehan B
LEMBAGA
PEROLEHAN B
(TENDER)
• Keperluan mendesak• Bagi maksud penyeragaman• Satu punca bekalan/perkhidmatan• Melibatkan Keselamatan/ Strategik• Kontrak dengan Syarikat Pembuat
Bumiputra
RUNDINGAN TERUS
MELALUI eGPA
• Perolehan terus di bawahRM 20,000
• Perbandingan 3 Sebut Harga
PEROLEHAN TERUS
• Nilai RM 20,000 hingga RM
50,000
• Menggunapakai kriteria tertentu
• Kertas Jawatankuasa Penilaian
Harga (JPH)
• Keputusan Melalui Mesyuarat
Sebut Harga B
SEBUT HARGA B
(PERBANDINGAN SEBUT
HARGA)
• Nilai RM 50,000 hinggaRM 500,000
• Pelawaankepada Min. 5 pembekalberdaftar denganMOF
• KertasJawatankuasaPenilaian Harga(JPH)
• Iklan Jemputandibuka min. 7 hari
• KeputusanmelaluiMesyuarat SebutHarga A
SEBUT HARGA A
(PELAWAAN
SEBUT HARGA)
JenisPerolehan
LEMBAGA PEROLEHAN
B
Mula
PROSES FLOW RO DI PCT: TERIMA RO HINGGA LO DIKELUARKAN
Hantar borang RO
Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)
( First level checking)
Pemeriksaan Perincian– (GST, kelayakan, ketepatan maklumat dalam RO dan lampiran sebut harga)
(Second level checking)
Key in jenis bajet dan kod akaun dalam SAGA
(Preparer)
Rekod maklumat
dalam buku daftar RO
Key in ke dalam
dafar RO (Excel)
Semakan maklumat preparer (Reviewer)
1 2/
3 4/
6 7/
1 2/
1
2 3 4
5 6 7 9
10
12
11Kelulusan (Approver)
Pembangunan: PCT
Operasi: Kewangan
Lengkap
Info Tepat
LengkapYa
Tidak
Ya
Tidak
Batal
Ya
Tidak
11
Tandatangan
pejabat pelulusKeluarkan
Local Order (LO)12
Tamat
KP/TKP/Pengarah MSF
10 proses kerjaMasa: 4 hari (RO yang tiada masalah)
SERTA MERTA
1-2 HARI
1 HARI 1 HARI
SERTA MERTA
1 HARI
1- 2 HARI1 HARI
PERANAN LAIN…
SEKRETARIATAHLI MESYUARAT
J.KUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN
(JPKA)
J.KUASA AUDIT (JKA)
J.KUASA PEMANDU ICT (JPICT)
J.KUASA PENGURUSAN ASET (JKPAJ)
MESYUARAT BULANAN JKTP
MESYUARAT BULANAN JTPK MITI
LAPORAN BOM & LAPORAN MESYUARAT NAZIRAN
MESYUARAT SEBUTHARGA B
MESYUARAT SEBUTHARGA A
LEMBAGA PEROLEHAN B
MAKLUMAT PERANCANGAN BOM PAPER
SEMAK NILAI PEROLEHAN KEPADA PEMBEKAL
SUBMIT KEPADA JAWATANKUASA BAGI PEMILIHAN PEMBEKAL
Perincianperkara di dalamBOM paper
Tentukan
jenis
sebutharg
a
Membuat
perancang
an
Perolehan
selepas
dari awal
tahun
Tindakanawalberpandukanperancangandiperlukanbagimengelaklast minute submission
BAGAIMANA PROSES PEROLEHAN BERMULA……
TARIKH-TARIKH PENTING MESYUARAT
Mesyuarat Sebut Harga B
19 Januari9 Februari
16 Mac, 21 Mac
16 Januari6 Februari,23
Februari6 Mac
20 Feb, 20 Mac
Mesyuarat Sebut Harga A Tender
20 April18 Mei8 Jun
3 April8 Mei5 Jun
17 April
20 Julai17 Ogos
21 September
3 Julai7 Ogos
4 September
19 Oktober30 November14 Disember
2 Oktober13 November4 Disember
2 0 1 8Q1 Q2 Q3 Q4
SEMUA LAPORAN MESTILAH DIHANTAR KEPADA
SEKRETARIAT 7 HARI SEBELUM MESYUARAT
ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…
PENGHANTARAN RO KURANG DARI 7 HARI SEBELUM PROGRAM
PERKARA PEMBANGUNAN OPERASI
Jumlah sampel: 133
RO
Jumlah RO : 56 Jumlah RO : 77
RO dihantar ke PCT 7
hari sebelum tarikh
program berjalan
18 RO dari 56 RO
32%27 RO dari 77 RO
35%RO dihantar ke PCT
bukan 7 hari sebelum
program berjalan
38 RO dari 56
68%50 RO dari 77 RO
65%
1
SECARA PURATA HANYA 3 DARIPADA 10 RO YANG DIHANTAR
7 HARI SEBELUM PROGRAM
Sumber Data Daripada PROJEK Be@m
Kesilapan Pengiraan Gst…
CARA PENGIRAAN MENGASINGKAN GST
2
ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…
17% daripada
kesalahan disebabkankesalahanmengasingkan GST didalam borang RO
Pegawai PCT perlu membuat pembetulansemula di atas borang RO
PRINSIP
‘RIGHT AT THE FIRST TIME’ SEMASA MENGISI
RO
‘Non value add’ aktiviti berlaku padarantaian memproses RO
Pembaziran masa berlaku apabila banyakpembetulan perlu dilakukan
Harga (termasuk GST)
1.06
=
CARA MENGIRA GST….
http://www.customs.gov.my/calculator/calculategst.aspx
Gst calculatorMenggunapakai pengiraan Excel
Salah kiraan GST(Guna Kalkulator
GST )
Tidak lengkapkantarikh dan lokasi
Kuantiti dan hargaseunit tak sama
dengan quotation
Nama pembekal tidak samadengan quotation : Cth Hotel
Grand Dorset. TetapiPembayaran atas nama
pembekal ialah……..
Tiada Cop PembangunanTidak diisi
Tidak jelasperkhidmatan/bekalan yang
diberikan
Tiada tanda (X )padasenarai semak
Tidak lengkapkanlampiran dokumen
yang diperlukan
Antara dokumenyang tidak
dilampirkan:1. Senarai nama
penginapan2. Surat lantikan
dan surat setujuterima
3. Ringkasaneksekutif BOM
4. Keratan minitBOM
5. Jadual kos
Tidak highlight item bajet yang hendak
digunakan
Tidak tandatangansetuju pada
quotation yang dipilih
Sila pastikan tarikhquotation masih sah
semasa pengisianborang RO
MOVING FORWARD…
PENGISIAN RO ON-LINE
TATACARA PEROLEHAN MPC
MENINGKATKAN KUALITI PENGHANTARAN RO
KESEDARAN TATACARA DAN PERANCANGAN PEROLEHAN