Buku Garis Panduan Cuti Belajar

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG

Garis Panduan

Cuti Belajar Separuh Gaji &

Cuti Belajar Tanpa Gaji

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Bahagian Tajaan Pendidikan Edisi 2009


KANDUNGAN

KATA-KATA ALUAN KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA KATA-KATA ALUAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA BAB 1 : MAKLUMAT MENGENAI CUTI BELAJAR SEPARUH GAJI

(CBSG) & CUTI BELAJAR TANPA GAJI (CBTG) 1

A) Jenis Kemudahan CBSG & CBTG 2

B) Syarat-syarat Permohonan CBSG & CBTG 3

C) Status Perkhidmatan Semasa PPP CBSG & CBTG 3 BAB 2 : SENARAI TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG TERLIBAT

DENGAN URUSAN CBSG & CBTG 5

A) Tanggungjawab PPP Yang Diluluskan CBSG & CBTG 6

B) Tanggungjawab Bahagian Tajaan Pendidikan 10

C) Tanggungjawab Bahagian/Jabatan Pelajaran Negeri/ Pejabat Pelajaran Daerah/ Pejabat Pelajaran Gabungan/Sekolah

12

D) Tanggungjawab Pihak Penganjur Program Pengajian 14

E) Tanggungjawab Pihak Yang Menguruskan Penempatan Semula Selepas Tamat CBSG & CBTG

15

F) Tanggungjawab Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 16 BAB 3 : PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA 17

A) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pemberian CBSG & CBTG

18

B) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pembayaran Emolumen CBSG & CBTG

22

C) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penangguhan CBSG & CBTG

24

D) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Menarik Diri Daripada Mengikuti Pengajian

26

E) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pelanjutan CBSG & CBTG

28

F) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penempatan Semula Setelah Tamat CBSG & CBTG

30

G) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penyambungan Semula CBSG & CBTG

32

PENUTUP

GLOSARI


KATA – KATA ALUAN KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabaraktuh dan Salam Sejahtera.

Saya amat bersyukur kepada Allah Subhanawataala kerana dengan limpah kurniaNya dapatlah Buku Garis Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji & Cuti Belajar Tanpa Gaji ini diterbitkan oleh Bahagian Tajaan Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia.

Penghasilan Buku Garis Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji & Cuti

Belajar Tanpa Gaji ini dilihat sangat relevan dengan dasar KPM dan Teras 5 Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006 - 2010 iaitu Memartabatkan Profesion Keguruan. Matlamat KPM adalah untuk mempertingkatkan kualiti guru melalui program-program peningkatan akademik seperti program pensiswazahan dan pensarjanaan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP). Oleh itu, melalui garis panduan ini KPM berharap akan dapat menambahbaik sistem penyampaian maklumat kepada PPP yang sedang dan akan memohon cuti belajar. Selain itu, garis panduan ini dapat mengurangkan masalah dalam proses pelaksanaannya dan seterusnya meningkatkan kecekapan dalam urusan pemberian cuti belajar.

Harapan saya, melalui buku ini, PPP yang hendak bercuti belajar

mahupun pegawai yang menguruskan PPP yang bercuti belajar dapat memahami keperluan dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan sebelum, semasa dan selepas tempoh cuti belajar. Pemahaman terhadap perkara tersebut adalah sangat penting bagi memastikan pelaksanaan program KPM akan mencapai matlamatnya. Sekian, Wassalam.

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG KATA-KATA ALUAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabaraktuh dan Salam Sejahtera. Saya ingin merakamkan ucapan setinggi-tinggi tahniah kepada

Bahagian Tajaan Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia di atas inisiatif dan komitmen yang diberikan dalam menghasilkan Buku Garis Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG) dan Cuti Belajar Tanpa Gaji (CBTG) ini. Selaras dengan matlamat Pelan Induk Pembangunan Pendidikan 2006-2010 (PIPP), penghasilan Buku Garis Panduan ini adalah salah satu strategi KPM untuk meningkatkan lagi pemahaman warganya terutama sekali bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) mengenai dasar-dasar CBSG dan CBTG.

Dengan maklumat yang lebih jelas, Buku Garis Panduan ini diharap

akan dapat menggalakkan lebih ramai lagi PPP untuk melanjutkan pengajian ke peringkat Ijazah Pertama, Ijazah Sarjana dan Ijazah Kedoktoran. Selain itu, buku ini juga diharap menjadi panduan kepada semua pihak yang terlibat dalam urusan CBSG dan CBTG di peringkat Bahagian, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah, Sekolah dan sebagainya.

Akhir kata, saya menyeru agar Bahagian Tajaan Pendidikan

meneruskan usaha gigih dalam menyampaikan maklumat mengenai urusan Cuti Belajar kepada PPP bagi menyokong hasrat negara untuk membangunkan modal insan yang bersifat menyeluruh, progresif, bermoral dan beretika selain berpengetahuan dan berkemahiran.


BAB 1 :

MAKLUMAT MENGENAI CUTI BELAJAR SEPARUH GAJI

DAN CUTI BELAJAR TANPA GAJI (CBSG & CBTG)

A) JENIS KEMUDAHAN CBSG & CBTG B) SYARAT-SYARAT PERMOHONAN CBSG & CBTG C) STATUS PERKHIDMATAN SEMASA PEGAWAI

PERKHIDMATAN PENDIDIKAN (PPP) CBSG & CBTG

1

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG A) JENIS KEMUDAHAN CBSG & CBTG

CBSG merupakan kemudahan yang disediakan kepada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Lepasan Diploma (PPPLD) untuk mengikuti pengajian peringkat ijazah pertama dalam bidang

yang dibenarkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) secara sepenuh masa di

Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) dan Institusi Pengajian Tinggi Swasta (IPTS) yang

diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia.

CBTG merupakan kemudahan yang disediakan kepada PPPLD (peringkat ijazah pertama)

dan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) (peringkat ijazah lanjutan) secara

sepenuh masa di Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA), Institusi Pengajian Tinggi Swasta

(IPTS) dan Universiti di luar negara yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia.

Bahagian Tajaan Pendidikan (BT) dipertanggungjawab untuk mengurus pemberian atau

kemudahan semua jenis cuti belajar bagi PPP di bawah KPM termasuk CBSG & CBTG.

Kemudahan CBSG & CBTG ini terbahagi kepada 4 kategori:

BIL

JENIS

CBSG & CBTG

PROGRAM YANG DITAWARKAN PEMBIAYAAN PERINGKAT

PENGAJIAN

TEMPOH BERKHIDMAT /

TUNTUTAN GANTIRUGI

CBTG Dengan Biasiswa

i. Program Pensiswazahan

Guru Bahasa Antarabangsa (Luar Negara)

Biasiswa Kursus Persediaan

1.

CBSG Separa Biasiswa

i. Program Khas

Pensiswazahan Guru (PKPG) ii. Program Pensiswazahan

Pendidikan Khas

2. 4 – 5 Tahun/

RM110,000 –

iii. Program Pensiswazahan

Guru Bahasa Antarabangsa (Dalam Negara)

Ijazah

Pertama Separa Biasiswa & Pinjaman Pelajaran KPM

RM130,000

i. Program Pensiswazahan

Guru Besar (PPGB) Mod Sepenuh Masa

Pinjaman Pelajaran KPM

3.

CBSG Tanpa Biasiswa Ijazah

Pertama

4 - 5 Tahun/

RM110,000 -

ii. Program Saluran Kedua

(PPPLD memohon secara terus ke IPTA / UPU)

Pembiayaan RM130,000 Sendiri

4 - 5 Tahun/ 4. CBTG Tanpa Biasiswa

i. Program Tajaan Selain KPM Tajaan Agensi selain KPM

Ijazah Pertama,

Ijazah Sarjana, Ijazah

Kedoktoran

RM110,000 -

RM130,000/ Pembiayaan Sendiri

ii. Program Cuti Belajar Tanpa Gaji Tanpa Biasiswa (CBTG TB)

Kos Sebenar

2

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG B) SYARAT-SYARAT PERMOHONAN CBSG & CBTG

1. PPP yang sedang berkhidmat dalam perkhidmatan tetap.

2. Telah disahkan dalam perkhidmatan.

3. Telah berkhidmat terus-menerus tidak kurang daripada 3 tahun daripada tarikh lantikan pertama.

4. Berumur tidak melebihi 45 tahun (Ijazah Pertama) dan 40 tahun (Ijazah Lanjutan) dari

tarikh tawaran iklan.

5. Mencapai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) purata minimum 85% ke atas bagi tempoh 3 tahun terkini berturut-turut.

6. Telah membuat pengisytiharan harta dalam tempoh lima (5) tahun sebelum tarikh cuti

belajar berkuatkuasa.

7. Mendapat sokongan dan perakuan Ketua Jabatan (KJ).

8. Bersih daripada pertuduhan tatatertib dan bebas daripada dakwaan mahkamah.

9. Bebas daripada disenaraikan/ tersenarai sebagai peminjam tegar oleh institusi seperti KPM, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN), Majlis Amanah Rakyat (MARA) dan lain-lain.

10. Belum memiliki kelayakan di peringkat yang sama tanpa mengira bidang

pengkhususan.

11. Telah menyempurnakan ikatan perjanjian berkhidmat dengan KPM selepas menamatkan kursus terdahulu.

C) STATUS PERKHIDMATAN SEMASA PPP CBSG & CBTG

BIL PERKARA STATUS PERKHIDMATAN

1. Status Jawatan

• PPP mengisi Jawatan Latihan di BT • Ketua Jabatan baru adalah BT

2.

Buku Rekod Perkhidmatan (BRP)

• BRP adalah kekal di Jabatan asal • Pengemaskinian BRP adalah tanggungjawab KJ asal

3.

Pembayaran Emolumen

• Pembayaran separuh emolumen dan pemberhentian emolumen

diuruskan oleh Pusat Tanggung Jawab (PTJ) asal menggunakan peruntukan jawatan latihan yang disalurkan melalui sub-waran oleh BT

• Bagi tujuan pembayaran emolumen, kod perakaunan perlu dicajkan ke vot

Jawatan Latihan, BT

3


BIL PERKARA STATUS PERKHIDMATAN

4.

Faedah Persaraan

• Tempoh Cuti Belajar layak diambilkira untuk pengiraan faedah persaraan

sebagaimana yang ditetapkan dalam Peraturan Pencen

5.

Kekananan dan Kenaikan Pangkat

• PPP layak dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat dalam tempoh cuti belajar

6.

Ikatan Perjanjian Berkhidmat dan Tuntutan Gantirugi

• PPP dikenakan ikatan perjanjian berkhidmat dengan Kerajaan bagi tempoh yang ditetapkan dalam jawatan yang bersesuaian dengan kelayakan baru atau dikenakan tuntutan bayaran gantirugi sekiranya berlaku pelanggaran terma atau syarat perjanjian CBSG & CBTG

7.

Pergerakan Gaji Tahunan

• PPP yang kekal di bawah Sistem Saraan Baru dan berkursus melebihi 180 hari dalam satu tahun kalendar adalah tidak layak dipertimbangkan pergerakan gaji tahunan (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991)

• PPP yang memilih Sistem Saraan Malaysia dan berkursus dengan

kemudahan Cuti Belajar melebihi 180 hari tahun kalendar adalah layak dipertimbangkan pergerakan gaji tahunan secara ‘Isyarat’ terhad kepada tiga kali pergerakan sahaja sepanjang tempoh perkhidmatan

(Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2002)

8.

Peperiksaan Tahap Kecekapan (PTK)

• PPP dibenarkan menduduki PTK atas tanggungan sendiri • Anjakan Gaji bagi PPP yang lulus PTK Aras IV dalam tempoh cuti belajar

akan dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan (Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2002)

9.

Elaun Layak • Pemberian Pindahan

• Elaun Pengangkutan Pindah Barang • Tuntutan Perjalanan Pergi Balik sebelum dan selepas kursus

(Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1995) • Elaun Bantuan Sara Hidup (COLA) - CBSG - kadar elaun adalah separuh mengikut lokasi institusi pengajian (Pekeliling Biasiswa Bil. 1 Tahun 2007)

10.

Elaun Tidak Layak

• Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal • Elaun Pemangkuan • Bayaran Insentif Wilayah • Elaun Perumahan Wilayah

4


BAB 2 :

SENARAI TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG TERLIBAT DENGAN URUSAN CBSG & CBTG

A) TANGGUNGJAWAB PPP YANG DILULUSKAN CBSG & CBTG B) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN TAJAAN PENDIDIKAN (BT) C) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / JABATAN PELAJARAN NEGERI

(JPN) / PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD) / PEJABAT PELAJARAN GABUNGAN (PPG) / SEKOLAH

D) TANGGUNGJAWAB PIHAK PENGANJUR PROGRAM PENGAJIAN E) TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG MENGURUSKAN PENEMPATAN

SEMULA SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG F) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(BPSM)

5

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG A) TANGGUNGJAWAB PPP YANG DILULUSKAN CBSG & CBTG

BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB PIHAK TERLIBAT CATATAN

1. Permohonan CBSG & CBTG • Permohonan CBSG & CBTG hendaklah

dikemukakan sebelum tarikh tutup iklan yang disiarkan oleh BT

BT Bahagian

JPN Sekolah Ketua

Jabatan

Dokumen berkaitan: i. Borang Permohonan Kursus

Jangka Panjang Dengan Kemudahan Cuti Belajar (KPM (LDP) 1/2003 (Pindaan 2005)

ii. Borang Perakuan Kedudukan

Kewangan PPP sebelum CBSG iii. Borang Perakuan Kedudukan

Kewangan PPP sebelum CBTG (semua borang boleh dimuat turun melalui laman web KPM)

2.

Surat Tawaran Universiti • Mengemukakan Surat Tawaran Universiti ke

BT

BT Universiti

Surat tawaran mengandungi: i. Tarikh pendaftaran/kemasukan

universiti ii. Tempoh pengajian iii. Bidang kursus iv. Mod pengajian sepenuh masa

3. Surat Kelulusan CBSG & CBTG

• Memastikan tempoh kelulusan cuti belajar

direkodkan di dalam BRP • Meninggalkan tempat bertugas setelah

menerima surat kelulusan CBSG & CBTG

BT Bahagian

JPN Sekolah

4.

Kursus Kenegaraan Anjuran Biro Tatanegara (BTN) • Hadir dan Lulus Kursus Kenegaraan anjuran

BTN pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan

BT BTN

PPP yang akan mengikuti pengajian di luar negara sahaja

5. Borang Perjanjian CBSG & CBTG Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran • Mengisi dan mengemukakan Borang

Perjanjian yang lengkap ke BT dalam tempoh 30 hari dari penerimaan surat kelulusan CBSG & CBTG

BT Penjamin

Dokumen berkaitan: i. Borang Perjanjian CBSG &

CBTG ii. Borang Perjanjian Pinjaman

Pelajaran (Borang ini perlu diisi sekiranya program menyediakan kemudahan Pinjaman Pelajaran KPM)

6



6.

Mengikuti pengajian yang ditetapkan dengan jayanya • Memberi komitmen kepada pengajian dan

mematuhi peraturan-peraturan yang berkaitan sebagai pelajar universiti, PPP yang sedang cuti belajar dan penjawat awam

BT

Peraturan-peraturan yang terlibat: i. Akta Universiti dan Kolej Universiti

(AUKU) ii. Terma dan syarat CBSG & CBTG

iii. Syarat Pinjaman Pelajaran iv. Peraturan-Peraturan Pegawai

Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993

v. Peraturan-peraturan lain yang

berkuatkuasa

7.

Keputusan Peperiksaan • Mengemukakan salinan keputusan

peperiksaan ke BT setiap semester dalam tempoh 2 minggu selepas keputusan diumumkan

Laporan Kemajuan Kursus • Mengemukakan laporan kemajuan kursus

yang disahkan oleh Universiti ke BT setiap 6 bulan

BT

Perubahan Maklumat • Memaklumkan kepada BT perubahan

maklumat PPP

Perubahan maklumat PPP seperti :

i. Tarikh kelulusan pengisytiharan harta terkini (jika tamat tempoh sah laku pengisytiharan harta terdahulu semasa CBSG & CBTG)

ii. Pertukaran status jawatan

iii. Pertukaran alamat surat

menyurat atau tempat bertugas

8.

Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) • Mengemukakan LNPT yang lengkap diisi

ke BT melalui Bahagian HEP universiti / IPG / Pusat Pengajian Siswazah / Penyelaras Program selewat-lewatnya 15 Januari tahun berikutnya.

BT IPG

Universiti

Dokumen berkaitan: i. Borang Performance Appraisal On

Officer Attending Course (P.S.D. FORM (Performance) 6/93)

(borang boleh dimuat turun dari laman web KPM)

9.

Permohonan Menarik Diri • Mengemukakan permohonan menarik diri

daripada mengikuti pengajian sekurang-kurangnya 14 hari selepas keputusan menarik diri oleh PPP / Universiti / Hospital Kerajaan

BT Universiti Hospital Kerajaan

Dokumen berkaitan:

i. Surat permohonan menarik diri daripada PPP

ii. Surat kebenaran/sokongan daripada Universiti

iii. Surat pengesahan status kesihatan daripada Hospital Kerajaan

7



10.

Permohonan Pelanjutan • Mengemukakan permohonan pelanjutan

sekurang-kurangnya 4 bulan sebelum tamat tempoh cuti belajar

Dokumen berkaitan:

BT i. Surat permohonan pelanjutan daripada PPP Universiti

ii. Surat sokongan daripada Universiti

iii. Jadual perancangan pengajian yang disahkan oleh Penyelia Universiti

iv. Salinan keputusan peperiksaan keseluruhan

v. Salinan surat kelulusan Cuti Belajar yang asal / pelanjutan

11. Permohonan Penempatan Semula • Tamat Pengajian

- PPP CBSG melengkapkan dan mengemukakan Borang Penempatan Semula ke BT selewat-lewatnya 4 bulan sebelum tamat pengajian

- PPP CBTG dikehendaki mengisi Borang

Lapor Diri di BT untuk diberi penempatan semula

• Gagal Dan Diberhentikan

- PPP dikehendaki melapor diri serta merta setelah menerima surat pengesahan diberhentikan daripada pihak universiti

• Menarik Diri Daripada Pengajian

- PPP dikehendaki melapor diri serta merta setelah menerima surat kelulusan menarik diri daripada BT

BT BPSM BPSH BPTV BPK BPI

Universiti

Dokumen berkaitan: i. Borang Permohonan

Penempatan Setelah Tamat Kursus / Cuti Belajar KPM (LDP)2/2003 (borang boleh didapati di Bahagian HEP universiti, JPN atau dimuat turun dari laman web KPM)

ii. Borang Melapor Diri Pegawai

Yang Telah Tamat Mengikuti Kursus

iii. Surat pengesahan diberhentikan

oleh Universiti iv. Surat Kelulusan Menarik Diri

dari BT Penempatan semula adalah tertakluk kepada tarikh tamat CBSG & CBTG atau tamat pengajian atau mana yang terdahulu PPP yang mengikuti pengajian di Semenanjung Malaysia dikehendaki melapor diri di BT PPP yang mengikuti pengajian di Sabah dan Sarawak dikehendaki melapor diri di JPN Sabah/ Sarawak

8


PIHAK TERLIBAT BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN

BT

12. Permohonan Penyambungan Cuti Belajar

• PPP mengemukakan permohonan penyambungan CBSG & CBTG ke BT untuk kelulusan dalam tempoh 7 hari selepas mendapat keputusan peperiksaan semester akhir

Universiti

Dokumen berkaitan: i. Surat permohonan

penyambungan Cuti Belajar daripada PPP

ii. Surat sokongan daripada Universiti

iii. Jadual perancangan pengajian yang disahkan oleh Penyelia Universiti

iv. Salinan keputusan peperiksaan keseluruhan

v. Salinan surat kelulusan Cuti Belajar yang asal / pelanjutan

13.

Permohonan Pengurangan Bayaran Balik Pinjaman Pelajaran • Mengemukakan surat permohonan

pengurangan Bayaran Balik Pinjaman Pelajaran 14 hari selepas majlis konvokesyen

BT

Dokumen berkaitan: i. Surat permohonan ii. Salinan transkip penuh Ijazah

Pertama iii. Salinan Ijazah Pertama iv. Salinan Surat Kelulusan CBSG

& CBTG

(semua salinan dokumen hendaklah disahkan oleh pegawai kerajaan kumpulan ‘A’)

9

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG B) TANGGUNGJAWAB BT


1.

Unjuran Senarai Bidang Kursus • Mendapatkan Unjuran senarai bidang

kursus yang dibenarkan oleh KPM daripada bahagian yang berkaitan

BPPDP

2.

Makluman Tawaran CBSG & CBTG • Memaklumkan tawaran CBSG & CBTG

melalui surat edaran kepada Bahagian/JPN, siaran iklan dalam akhbar tempatan dan laman web KPM

Bahagian JPN PPD

Sekolah

Dokumen berkaitan: i. Surat Edaran ii. Iklan tawaran CBSG & CBTG

3.

Menyemak permohonan CBSG & CBTG dan memberi kelulusan • Menyemak permohonan CBSG & CBTG dan

membuat perakuan untuk pertimbangan dan kelulusan Ketua Setiausaha KPM

• Mengemukakan surat kelulusan CBSG &

CBTG dan dokumen berkaitan kepada PPP dan salinan kepada Bahagian / JPN / tempat bertugas sebelum Cuti Belajar

Bahagian JPN KJ

Dokumen berkaitan: i. Surat Kelulusan CBSG & CBTG ii. Borang Perjanjian CBSG & CBTG iii. Borang Perjanjian Pinjaman

Pelajaran KPM (jika berkaitan)

4. Memproses Borang Perjanjian • Menerima dan memproses Borang

Perjanjian: - menyemak borang & kuiri jika tidak lengkap - menandatangani perjanjian bagi pihak kerajaan dan saksi kerajaan - mematikan setem hasil

• Mengemukakan Borang Perjanjian CBSG

dan Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran KPM kepada PPP dan salinan kepada PPP dan Penjamin

PPP Penjamin

LHDN

Dokumen berkaitan: i. Borang Perjanjian CBSG & CBTG ii. Borang Perjanjian Pinjaman

Pelajaran KPM (jika berkaitan) Satu salinan Borang Perjanjian

disimpan dalam fail peribadi PPP sebagai rujukan

5.

Pemantauan • Melaksanakan pemantauan berkala ke atas

PPP dari aspek: - Akademik - Perkhidmatan - Urusan Pembayaran Emolumen

• Menyediakan laporan hasil pemantauan dan membentangkan ke Mesyuarat Lembaga Biasiswa

BPSH BPSM BPG JPN

Universiti

10



6. Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

Dokumen berkaitan:

• Membuat pengiraan markah LNPT PPP

(berdasarkan pemarkahan yang dinilai oleh penyelaras/ penyelia dan pensyarah pegawai)

• Menyediakan Kertas Pertimbangan Panel

Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) untuk kelulusan pergerakan gaji PPP

• Mengeluarkan surat kelulusan pergerakan

gaji kepada PPP dan salinan kepada Bahagian / JPN / tempat bertugas yang terlibat

i. Borang P.S.D. FORM (Performance) 6/93 BT

Jabatan ii. Salinan Surat Kelulusan CBSG & CBTG Bahagian

Sekolah iii. Salinan Keputusan Peperiksaan Universiti

iv. Salinan Surat Kelulusan

Pelanjutan/ Penyambungan Cuti Belajar

7.

Menguruskan Hal-hal CBSG & CBTG • Memproses permohonan penangguhan • Memproses permohonan menarik diri

daripada mengikuti pengajian • Memproses permohonan pelanjutan • Memproses permohonan penempatan

semula • Memproses permohonan penyambungan • Memproses permohonan pengurangan

Pinjaman Pelajaran KPM

Bahagian JPN PPP

Permohonan tersebut akan dipertimbangkan untuk kelulusan : i. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Biasiswa / Pinjaman Pelajaran

ii. Mesyuarat Lembaga Biasiswa

8.

Menguruskan Tindakan Tatatertib

• Membentangkan kertas kerja kes tatatertib

ke Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Biasiswa / Pinjaman Pelajaran

• Mengemukakan permohonan pertukaran PPP dari Jawatan Latihan ke Jawatan Kumpulan BPSM. Satu salinan kepada JPN dan PPP

BPSM PUU JPN

Universiti

11

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG C) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / JABATAN PELAJARAN NEGERI (JPN)/

PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD) / PEJABAT PELAJARAN GABUNGAN (PPG) / SEKOLAH


1.

Makluman Tawaran CBSG & CBTG • Mengedarkan Surat Tawaran CBSG &

CBTG kepada semua institusi di bawah pentadbiran masing-masing

BT Bahagian

JPN PPD PPG

Sekolah

Dokumen berkaitan: i. Surat Tawaran CBSG & CBTG

2.

Menerima & Memproses Borang Permohonan CBSG & CBTG • Menerima dan menyemak borang

permohonan. Kuiri jika tidak lengkap • Memperakukan permohonan yang

memenuhi syarat CBSG & CBTG • Mengemukakan permohonan kepada BT

BT PPP

Dokumen berkaitan: i. Borang Permohonan KPM(LDP)

1/2003 (pindaan 2005) (borang dimuat turun dari laman

web KPM)

3.

Menguruskan hal-hal Perkhidmatan PPP CBSG & CBTG

• Merekodkan kelulusan CBSG & CBTG dan

mengemaskini maklumat berkaitan ke dalam BRP

Dokumen berkaitan: i. Surat kelulusan CBSG & CBTG

BT ii. BRP Bahagian iii. Penyata Perubahan Mengenai

Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin.10/96)

JPN PPD PPG

Sekolah • Menguruskan hal pembayaran:

- Pembayaran separuh emolumen semasa CBSG dan pemberhentian emolumen semasa CBTG

- pembayaran pemberian pindahan, tuntutan pindah barang, tuntutan perjalanan dan lain-lain tuntutan yang layak

- Memohon peruntukan dari BT dan mengubah caj vot pembayaran emolumen dari vot Bahagian/JPN ke vot Jawatan Latihan BT

• Menguruskan pengisian semula jawatan

yang telah dikosongkan • Menguruskan hal-hal perkhidmatan PPP

CBSG & CBTG seperti urusan kenaikan pangkat, urusan peperiksaan PTK dan lain-lain

12



4.

Menguruskan Penempatan Semula • Menerima senarai nama dan cadangan

penempatan semula dari Bahagian yang berkenaan di KPM

• Mengeluarkan surat arahan penempatan semula kepada PPP dan salinan kepada Bahagian/Jabatan Asal / Tempat Bertugas Sebelum CBSG & CBTG / BT

• Menyediakan Sijil Gaji Akhir dan

mengemaskini BRP sebelum mengemukakan ke tempat bertugas baru PPP

BT BPSM BPSH BPI

BPTV BPK

Tempat bertugas Baru PPP

Dokumen berkaitan: i) Surat arahan penempatan semula ii) Sijil Gaji Akhir iii) BRP

13

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG D) TANGGUNGJAWAB PIHAK PENGANJUR PROGRAM PENGAJIAN


1. Iklan Kursus • Mengeluarkan iklan kursus-kursus yang

ditawarkan

BT PPP

Universiti

2.

BT

Menguruskan Pemilihan Calon • Memproses borang permohonan yang

diterima daripada PPP BPSM

• Mengemukakan senarai nama calon layak ke BPSM untuk pengesahan bebas dari tindakan tatatertib

• Mengeluarkan surat tawaran mengikuti

program kepada PPP yang layak • Menghantar senarai nama PPP yang layak ke

BT untuk kelulusan CBSG & CBTG

PPP

Program yang terlibat: i. Program PKPG ii. PPGB (Mod Sepenuh Masa) iii. Pendidikan Khas iv. Program Bahasa-bahasa Antarabangsa

3. Mengemukakan Ulasan Berhubung PPP CBSG & CBTG • Memberi ulasan bagi permohonan

Penangguhan, Menarik Diri, Gagal dan diberhentikan oleh Universiti, Pelanjutan dan Penyambungan ke BT

BT

4. Pemantauan

BT • Melaksanakan Pemantauan Berkala ke atas

PPP PPP

• Memantau keberkesanan pelaksanaan program

• Membuat laporan pelaksanaan

penambahbaikan program dan mengemukakannya kepada BT

14

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG E) TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG MENGURUSKAN PENEMPATAN SEMULA

SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG


Menguruskan Penempatan Semula • Menerima sesalinan borang penempatan

semula dari BT

1.

• Menguruskan penempatan semula PPP yang tamat CBSG & CBTG / tarik diri / gagal dan diberhentikan

• Mengeluarkan surat arahan penempatan

semula kepada JPN • Mengemukakan salinan arahan penempatan

semula ke BT

BT BPSM BPSH BPI

BPTV BPK JPN

Dokumen berkaitan: i. Borang Permohonan

Penempatan Selepas Tamat Kursus / Cuti Belajar

ii. Surat dan Borang Lapor Diri

Selepas Tamat Cuti Belajar

15

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG F) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA


1. Pengesahan Bebas Tindakan Tatatertib

BT • Membuat pengesahan bebas dari tindakan

tatatertib bagi menentukan samada PPP layak ditawarkan program dan CBSG/CBTG

BPG IAB

2. Menguruskan Tindakan Tatatertib

BT • Menerima dan mengambil tindakan terhadap kes-kes tatatertib pegawai yang dikemukakan oleh BT

JPN

• Mengeluarkan surat tindakan tatatertib kepada JPN dan PPP

3. Menguruskan Pertukaran PPP Ke Jawatan

Kumpulan

• Menerima surat permohonan penempatan ke

Jawatan Kumpulan dari BT

• Sepanjang tempoh berada di Jawatan Kumpulan, PPP akan menjalankan tugas PPP di jabatan / sekolah asal dan layak dibayar gaji penuh

• Menguruskan hal-hal perkhidmatan PPP

sepanjang tempoh berada dalam Jawatan Kumpulan

• Mengemukakan arahan pertukaran PPP dari

Jawatan Kumpulan ke Jawatan Latihan setelah tamat tempoh penangguhan CBSG / CBTG

BT Bahagian

JPN Sekolah

16


BAB 3 : PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA CBSG & CBTG

A) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PEMBERIAN CBSG & CBTG B) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PEMBAYARAN EMOLUMEN

CBSG & CBTG C) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENANGGUHAN CBSG & CBTG D) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA MENARIK DIRI DARIPADA

MENGIKUTI PENGAJIAN E) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PELANJUTAN CBSG & CBTG F) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENEMPATAN SEMULA

SETELAH TAMAT CBSG & CBTG

G) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENYAMBUNGAN SEMULA CBSG &CBTG

17

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA CBSG & CBTG

Semua pihak yang terlibat dengan urusan CBSG dan CBTG bertanggungjawab untuk mengetahui proses kerja berikut secara terperinci iaitu:-

A) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pemberian CBSG & CBTG

B) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pembayaran Emolumen CBSG & CBTG

C) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pelanjutan CBSG & CBTG

D) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Menarik Diri Daripada Mengikuti Pengajian

E) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penangguhan CBSG & CBTG

F) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penempatan Semula Setelah Tamat CBSG & CBTG

G) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penyambungan Semula CBSG & CBTG

Pemahaman terhadap kesemua proses kerja ini diharap dapat memastikan kelancaran pelaksanaan CBSG & CBTG bagi mengurangkan masalah yang timbul seperti lebihan bayaran gaji dan kelewatan mendapat kelulusan CBSG & CBTG. Dalam Bab terakhir ini, perincian akan diberikan kepada semua proses kerja dan disertakan dengan carta aliran kerja bagi memperjelaskan lagi pelaksanaan urusan CBSG & CBTG.

A) PROSES KERJA PEMBERIAN CBSG & CBTG

BIL

TINDAKAN

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

(CONTOH PENGAJIAN

2009)

1. BT • Mendapatkan unjuran bidang kursus dari Bahagian Perancangan &

Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)

3 Nov 2008

2.

BT Bahagian JPN

• Mengeluarkan iklan tawaran CBSG & CBTG melalui :

a) Siaran iklan dalam akhbar tempatan b) Surat Tawaran CBSG & CBTG kepada semua

Bahagian/Jabatan c) Melalui laman web KPM

• Bahagian/JPN menerima Surat Tawaran dari BT dan mengedarkan

kepada semua institusi di bawah pentadbiran masing-masing

15 Dis 2008 Tarikh tutup permohonan : 31 Januari 2009

3.

PPP

• Mengisi borang permohonan CBSG dan CBTG secara

online/manual. Borang permohonan yang lengkap hendaklah diisertakan dengan dokumen berikut : a) Salinan Kad Pengenalan b) Salinan Sijil SPM, Ijazah beserta transkrip c) Salinan surat pelantikan jawatan d) Salinan surat pengesahan jawatan e) Salinan surat pengisytiharan harta yang terkini f) Borang Perakuan Kewangan (setuju arahan potongan gaji) g) Salinan BRP

• Mengemukakan borang permohonan yang lengkap kepada KJ

Sebelum tarikh tutup permohonan

18


BIL

TINDAKAN

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

(CONTOH PENGAJIAN

2009)

4. KJ Bahagian JPN Sekolah

• Menerima dan memproses borang permohonan:

- Menyemak borang dan dokumen berkaitan - Memastikan permohonan memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan - Mengemukakan Borang Permohonan dan dokumen yang lengkap

seperti berikut:- a) Permohonan dari Jabatan / Bahagian

(Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT) b) Permohonan dari IPG dikemukakan melalui BPG (Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT ) c) Permohonan dari Sekolah melalui JPN (Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT )

5.

• Menerima dan memproses borang permohonan

- Kuiri jika tidak lengkap - Dapatkan dokumen-dokumen tambahan (jika berkaitan) - Memasukkan data pemohon ke dalam SISPADU - Membuat saringan borang permohonan - Mengemukakan senarai nama calon yang layak ke BPSM untuk

pengesahan bebas tindakan tatatertib - Mengeluarkan surat kepada PPP yang tidak berjaya

1 hingga 28 Feb 2009

BT BPSM JPN PPP

6.

BT

• Membuat perakuan calon layak CBSG & CBTG untuk pertimbangan

dan kelulusan KSU KPM

5 April 2009

7.

BT Bahagian JPN

• Mengeluarkan senarai nama PPP yang layak CBSG & CBTG melalui

laman web KPM dan surat edaran kepada Bahagian/JPN • Mengeluarkan Surat Kebenaran Mendapatkan Tempat Pengajian

kepada PPP yang layak CBSG & CBTG • Mengeluarkan surat memohon Kursus Kenegaraan kepada BTN bagi

PPP yang mengikuti pengajian luar negara

Surat Kebenaran Mendapatkan Tempat Pengajian adalah sah digunakan pada tahun semasa sahaja

8.

PPP BT

• Memohon tempat pengajian berdasarkan bidang kursus yang

dibenarkan oleh KPM dan diiktiraf oleh Kerajaan serta mengemukakan salinan surat tawaran kemasukan Universiti ke BT

• Memastikan Surat tawaran Universiti hendaklah mengandungi

maklumat berikut: a) Tarikh pendaftaran / kemasukan b) Tempoh pengajian c) Bidang kursus d) Mod pengajian (sepenuh masa)

• Menghadiri Kursus Kenegaraan anjuran BTN pada tarikh, masa dan

tempat yang ditetapkan

19


BIL

TINDAKAN

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

(CONTOH PENGAJIAN

2009) 9.

BT Bahagian JPN KJ PPP

• Menerima salinan surat tawaran kemasukan ke Universiti dan

mengemaskini maklumat tempoh kelulusan CBSG & CBTG dalam SISPADU

• Mengeluarkan surat kelulusan CBSG & CBTG, Borang Perjanjian

CBSG & CBTG dan Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran (bagi program yang berkaitan) kepada PPP serta salinan kepada Bahagian /JPN / tempat bertugas sebelum PPP CBSG & CBTG

15 Jun 2009

10.

Bahagian

• Menyediakan Kew.8 dari gaji penuh kepada separuh gaji atau tanpa

gaji dan merekodkan kelulusan CBSG & CBTG ke dalam BRP berdasarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG

JPN/ Sekolah Nota: Pegawai dipindahkan ke Jawatan Latihan, BT. Pembayaran separuh emolumen semasa CBSG dan pemberhentian emolumen semasa CBTG serta hal perkhidmatan diuruskan oleh Bahagian / JPN dengan menggunakan peruntukan Jawatan Latihan, BT

11.

PPP • Mengemukakan Borang Perjanjian CBSG & CBTG dan Borang

Perjanjian Pinjaman Pelajaran yang telah dilengkapkan ke BT dalam tempoh 30 hari dari tarikh surat kelulusan CBSG & CBTG

• Meninggalkan tempat bertugas dan mengikuti pengajian

12.

BT • Menerima dan memproses Borang Perjanjian CBSG & CBTG dan

Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran: Bahagian JPN PPP Penjamin

- Menyemak maklumat Perjanjian. Kuiri jika tidak lengkap - Menandatangani Borang Perjanjian - Mengembalikan Borang Perjanjian yang telah dilengkapkan kepada PPP dan penjamin

13.

BT • Menguruskan bayaran (bagi program yang berkaitan): Universiti PPP - Pinjaman Pelajaran kepada PPP

- Tuntutan inbois yuran pengajian daripada Bendahari universiti - Mengemaskini lejer SISPADU

20


CARTA ALIRAN KERJA PEMBERIAN CBSG & CBTG

Lengkap

BT mendapatkan unjuran bidang kursus dari BPPDP

BT mengeluarkan iklan dan surat tawaran CBSG & CBTG

PPP mengisi borang permohonan dan dokumen berkaitan serta mengemukakan kepada KJ

Tidak KJ/Bahagian/JPN memproses permohonan dan mengemukakan ke BT Lengkap

Lengkap

Tidak BT memproses permohonan

Lengkap

BT membuat perakuan calon layak CBSG & CBTG untuk pertimbangan dan kelulusan KSU KPM

2

1

4

3

4a

5a

6

5

BT mengeluarkan Surat Kebenaran Mendapatkan Tempat Pengajian dan surat ke BTN untuk Kursus Kenegaraan

PPP memohon tempat pengajian dan menghadiri Kursus Kenegaraan

BT mengeluarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG dan dokumen berkaitan kepada PPP

Bahagian/JPN/Sekolah menyediakan Kew.8 dan merekod kelulusan dalam BRP

PPP mengemukakan Borang Perjanjian ke BT dan meninggalkan tempat bertugas

BT memproses Borang Perjanjian Tidak Lengkap

Lengkap

BT menguruskan pembayaran yuran pengajian bagi program berkaitan

Tamat

13

7

11

12a

12

10

9

8

14

21

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG B) PROSES KERJA PEMBAYARAN EMOLUMEN CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PERKARA

1.

Bahagian JPN PTJ Sekolah Harian PTJ Sekolah Harian Bukan PTJ BT

SEBELUM CBSG & CBTG • Berdasarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG, Bahagian/ JPN / PTJ /

Sekolah Harian PTJ / Sekolah Harian Bukan PTJ menyediakan dokumen berikut: a) 4 salinan Kew. 8 b) 1 salinan Surat Kelulusan CBSG / CBTG c) 1 salinan Borang Perubahan Gaji (SG20) d) 1 salinan Penyata Pengiraan jika berlaku lebihan gaji

2.

Bahagian JPN PTJ Sekolah Harian PTJ Sekolah Harian Bukan PTJ

• Mengemukakan dokumen pembayaran emolumen (Kew. 8) kepada pihak

berkuasa melulus (Sekolah Harian PTJ/ Sekolah Harian Bukan PTJ mengemukakan dokumen tersebut ke JPN)

• Bahagian / JPN / PTJ menyemak, meminda dan meluluskan Kew.8 • JPN mengembalikan kelulusan kepada Sekolah Harian PTJ

3.

Bahagian • Bahagian / JPN / Sekolah Harian PTJ mengemukakan dokumen tersebut

kepada ke Jabatan Akauntan Negara (JAN) Cawangan / Pejabat Perakaunan masing-masing

JPN PTJ Sekolah Harian PTJ JAN Cawangan Pejabat Perakaunan

4.

JAN Cawangan Pejabat Perakaunan

• JAN Cawangan/Pejabat Perakaunan menyemak dan mengemaskini maklumat PPP dalam Sistem Gaji Berkomputer (HRPY GFMAS)

• Kod perakaunan dan Gaji PPP akan dipinda daripada gaji penuh kepada

separuh gaji (CBSG) dan daripada gaji penuh kepada tanpa gaji (CBTG) berdasarkan tempoh kelulusan CBSG & CBTG

5.

PPP • Menyemak perubahan gaji berdasarkan slip gaji

6. Bahagian

Jabatan PTJ Sekolah Harian PTJ Sekolah Harian Bukan PTJ BT

SELEPAS MELAPOR DIRI CBSG & CBTG • Ketua Jabatan tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG hendaklah

mengemukakan Salinan Sijil Gaji Akhir (LPC) beserta BRP ke tempat bertugas PPP seperti dalam Surat arahan penempatan semula setelah tamat CBSG & CBTG

• Berdasarkan Surat Arahan Penempatan Semula, tempat bertugas baru

PPP menyediakan dokumen berikut : a) 4 salinan Kew. 8 b) 1 salinan Surat Arahan Penempatan Semula c) 1 salinan Borang Perubahan Gaji (SG20) d) 1 salinan Penyata Pengiraan jika berlaku lebihan bayaran gaji

• Ulangi proses kerja dari bil. 1 hingga 5

• Kod perakaunan dan Gaji PPP akan dipinda daripada separuh gaji kepada

gaji penuh (CBSG) dan daripada tanpa gaji kepada gaji penuh (CBTG)

22


CARTA ALIRAN KERJA

PEMBAYARAN EMOLUMEN CBSG & CBTG

SEBELUM CBSG & CBTG

Bahagian/JPN/PTJ menyediakan Kew.8, SG 20 dan Penyata Pengiraan

Mengemukakan Kew. 8 dan dokumen kepada Pihak Berkuasa Melulus

Tidak Pihak Berkuasa Melulus memproses dan kembalikan

Lulus

Lulus

JAN Cawangan/Pejabat Perakaunan meminda kod perakaunan dan gaji PPP

PPP menyemak perubahan gaji

SELEPAS TAMAT CBSG & CBTGKetua Jabatan (Sebelum CBSG & CBTG) mengemukakan LPC

dan BRP dan ulangi langkah 1 hingga 5

Tamat

2

7

5

6

4

3a

3

1

23

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG C) PROSES KERJA PENANGGUHAN CBSG & CBTG

BIL

TINDAKAN PROSES KERJA

1.

PPP • Mengemukakan surat permohonan penangguhan CBSG & CBTG dalam tempoh

14 hari dari keputusan menangguhkan pengajian oleh PPP / Universiti / Hospital Kerajaan beserta dokumen berikut:

Universiti Hospital Kerajaan - Surat kebenaran menangguhkan pengajian daripada universiti

- Dokumen sokongan lain seperti surat pengesahan status kesihatan daripada Pegawai Perubatan Kerajaan

2.

BT • Menerima dan memproses permohonan penangguhan CBSG & CBTG

- Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan - Kuiri jika tidak lengkap - Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut

(jika berkaitan)

3.

BT • Membuat perakuan permohonan penangguhan CBSG & CBTG untuk

pertimbangan dan kelulusan KSU KPM Nota : Pertimbangan dan kelulusan menangguhkan pengajian atas sebab kesihatan dan kes tatatertib (gantung pengajian) sahaja

4.

BT • Mengemaskini maklumat penangguhan dalam SISPADU Bahagian BPSM • Mengemukakan surat kelulusan penangguhan CBSG & CBTG kepada PPP dan

salinan kepada BPSM / Bahagian / JPN / tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG

JPN Tempat Bertugas

• Mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan PPP dari Jawatan

Latihan, BT ke Jawatan Kumpulan, BPSM berdasarkan tempoh yang ditetapkan

PPP BPSM

• Jawatan PPP diletakkan secara pentadbiran di BPSM 5. • Urusan pembayaran emolumen dan perkhidmatan adalah di bawah

tanggungjawab BPSM • PPP menjalankan tugas sebagai PPP dan layak dibayar emolumen penuh

6.

PPP

• Mendaftar semula dan menyambung pengajian selepas tamat tempoh

penangguhan CBSG & CBTG • Mengemukakan slip pendaftaran semester ke BPSM

7.

BPSM

• Mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan PPP dari Jawatan

Kumpulan, BPSM ke Jawatan Latihan, BT berdasarkan slip pendaftaran semester yang dikemukakan oleh PPP

8.

BT

• Mengemaskini maklumat dalam SISPADU

24


CARTA ALIRAN KERJA PENANGGUHAN CBSG & CBTG

PPP mengemukakan permohononan penangguhan ke BT

Tidak Lengkap BT memproses permohonan penangguhan

Lengkap

1

2a

3

2

BT membuat perakuan penangguhan CBSG & CBTG untuk pertimbangan dan kelulusan KSU KPM BT mengeluarkan Surat Kelulusan Penangguhan dan permohonan pertukaran status Jawatan PPP

9

8

7

6

5

4 PPP menjalankan tugas dan layak dibayar emolumen penuh PPP mendaftar semula dan mengemukakan slip pendaftaran kepada BPSM BPSM mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan PPP BT kemaskini rekod dalam SISPADU Tamat

25

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG D) PROSES KERJA MENARIK DIRI DARIPADA MENGIKUTI PENGAJIAN

BIL


1.

PPP • Mengemukakan surat permohonan menarik diri daripada mengikuti pengajian

dalam tempoh 14 hari dari keputusan menarik diri oleh PPP/Universiti/Hospital Kerajaan beserta dokumen berikut :

Universiti Hospital Kerajaan - Surat kebenaran/sokongan daripada universiti

- Dokumen sokongan lain seperti surat pengesahan status kesihatan daripada Pegawai Perubatan Kerajaan

2.

BT Penganjur Program

• Menerima dan memproses permohonan menarik diri daripada mengikuti pengajian: - Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan. Kuiri jika tidak lengkap - Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut

(jika berkaitan)

3.

• Membuat perakuan permohonan menarik diri CBSG & CBTG untuk pertimbangan


BT

Nota : Pertimbangan dan kelulusan menarik diri atas sebab-sebab kesihatan atau masalah kewangan yang kritikal dan lain-lain (mengikut merit kes)

BT

• Mengemukakan surat arahan melapor diri kepada PPP dan salinan kepada

Bahagian/JPN/tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG 4.

5.

Bahagian • Menerima dan merekodkan kelulusan menarik diri CBSG & CBTG dalam BRP

PPP JPN Tempat Bertugas

6.

PPP • Melapor diri:

- di BT (bagi PPP yang mengikuti pengajian di Semenanjung Malaysia) - di JPN Sabah dan Sarawak (bagi PPP yang mengikuti pengajian dan bertugas

di Sabah atau Sarawak)

26


CARTA ALIRAN KERJA MENARIK DIRI DARIPADA MENGIKUTI PENGAJIAN

PPP mengemukakan permohonan menarik diri daripada mengikuti pengajian ke BT

Tidak Lengkap BT memproses permohonan menarik diri

1

2a

2

Lengkap

3

6

5

4

BT membuat perakuan menarik diri untuk pertimbangan dan kelulusan KSU KPM BT mengeluarkan Surat Arahan Melapor Diri Bahagian/JPN merekodkan dalam BRP PPP melapor diri

7 Tamat

27

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG E) PROSES KERJA PELANJUTAN CBSG & CBTG

BIL TINDAKAN PROSES KERJA

1.

PPP

• Mengemukakan surat permohonan pelanjutan dalam tempoh 4 bulan sebelum

tamat tempoh CBSG & CBTG beserta dokumen berikut : a) Surat sokongan dari universiti b) Plan of study’ yang mengandungi baki jumlah jam kredit yang telah diambil

dan yang perlu disenaraikan pada semester tambahan c) Salinan surat kelulusan CBSG & CBTG d) Salinan kelulusan pelanjutan (jika berkaitan) e) Salinan keputusan peperiksaan yang terkini

2.

BT

• Menerima dan memproses permohonan pelanjutan CBSG & CBTG dari PPP

- Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan - Kuiri jika tidak lengkap - Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut

(jika berkaitan)

3.

BT

• Membuat perakuan permohonan pelanjutan CBSG & CBTG untuk pertimbangan


4.

BT Bahagian JPN

• Mengemaskini tempoh kelulusan pelanjutan dalam SISPADU • Mengemukakan surat kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG kepada PPP dan

salinan kepada Bahagian/JPN/ tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG

5.

Bahagian JPN Sekolah

• Menerima dan merekodkan tempoh kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG dalam

BRP PPP

6.

PPP

• Meneruskan pengajian berdasarkan tempoh kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG

28


CARTA ALIRAN KERJA

PELANJUTAN CBSG & CBTG

PPP mengemukakan permohononan pelanjutan CBSG & CBTG ke BT

Tidak Lengkap BT memproses permohonan pelanjutan CBSG & CBTG

Lengkap

BT membuat perakuan pelanjutan untuk pertimbangan dan kelulusan KSU KPM BT mengeluarkan Surat Kelulusan Pelanjutan Tempoh CBSG & CBTG

1

2a

3

2

5

4 Bahagian/JPN merekodkan kelulusan tempoh pelanjutan dalam BRP

7

6 PPP meneruskan pengajian Tamat

29

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG F) PROSES KERJA PENEMPATAN SEMULA SETELAH TAMAT CBSG & CBTG

BIL


1. BT

Universiti

• Mengemukakan surat edaran kepada Universiti berhubung pemakluman

keperluan PPP mengemukakan Borang Permohonan Penempatan Selepas Tamat Kursus/Cuti Belajar 4 bulan sebelum tamat pengajian / CBSG atau mana yang terdahulu (bagi program CBSG)

(Borang boleh dimuat turun melalui laman web KPM)

2.

PPP JPN Sabah JPN Sarawak

• PPP yang menarik diri, gagal dan diberhentikan oleh Universiti

dikehendaki melapor diri serta merta ke BT/JPN Sabah/Sarawak Bagi PPP CBSG • Mengisi dan mengemukakan Borang Permohonan Penempatan Setelah Tamat

Kursus/Cuti Belajar ke BT beserta dokumen berikut: a) Salinan surat nikah/ sijil pendaftaran perkahwinan/sijil perceraian b) Surat pengesahan majikan suami/isteri c) Salinan sijil pendaftaran perniagaan suami/isteri d) Salinan surat kelulusan CBSG e) Salinan surat kelulusan pelanjutan CBSG f) Surat kelulusan pertukaran kursus g) Surat pengesahan tamat pengajian dari universiti

Bagi PPP CBTG i. PPP yang mengikuti pengajian di Semenanjung Malaysia • Melapor diri di BT selepas tamat pengajian atau tamat CBTG mana yang

terdahulu • Mengisi Borang Lapor Diri Pegawai Yang Telah Tamat Mengikuti Kursus

beserta dokumen berikut: a) Salinan Surat kelulusan CBTG b) Surat kelulusan pelanjutan CBTG c) Surat pengesahan tamat pengajian dari Universiti d) Salinan keputusan penuh peperiksaan

ii. PPP yang mengikuti pengajian dan bertugas di Sabah/Sarawak sebelum CBTG • Melapor diri di JPN Sabah/Sarawak selepas tamat pengajian atau tamat CBTG

mana yang terdahulu • Mengisi Borang Lapor Diri Pegawai Yang Telah Tamat Mengikuti Kursus

beserta dokumen seperti di atas. (JPN Sabah/Sarawak akan mengemukakan Borang Lapor Diri PPP ke BT dalam tempoh 7 hari selepas PPP melapor diri)

3.

BT

• Menerima dan memproses Borang Permohonan Penempatan/Borang Lapor

Diri. Kuiri jika tidak lengkap

• Mengemukakan borang ke Bahagian yang menguruskan penempatan semula seperti berikut: a) BPSM - bagi PPP CBTG peringkat Ijazah Lanjutan b) BPSH - opsyen Akademik c) BPI - opsyen Agama Islam d) BPTV - opsyen Teknikal

e) BPK - opsyen Pendidikan Khas

30


BIL TINDAKAN

PROSES KERJA

4.

CARTA ALIRAN KERJA PENEMPATAN SEMULA SETELAH TAMAT CBSG & CBTG

BT mengeluarkan surat edaran ke Universiti berhubung makluman penempatan semula PPP - CBSG PPP mengemukakan Borang Permohononan Penempatan Semula 4 bulan sebelum tamat pengajian kepada BT PPP - CBTG Melapor diri di BT/JPN Sabah/Sarawak dan mengisi Borang Lapor Diri

Tidak Lengkap BT memproses permohonan penempatan dan mengemukakan ke Bahagian yang berkenaan Lengkap

BPSM/BPI/BPTV/BPK mengeluarkan surat arahan penempatan PPP melapor diri ke tempat bertugas yang baru Bahagian/JPN/Sekolah mengemukakan Surat Pengesahan Lapor Diri PPP ke BT BT kemaskini rekod dalam SISPADU Tamat

BPSM • Menguruskan penempatan semula PPP BPSH BPI BPTV BPK

• Mengeluarkan surat arahan penempatan semula PPP ke Bahagian/JPN

berkenaan dan salinan ke BT

5. PPP

• Melapor diri ke Bahagian/JPN/sekolah seperti yang diarahkan dalam surat

arahan penempatan. (Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan berlakunya putus perkhidmatan)

6.

Bahagian • Mengeluarkan surat pengesahan melapor diri PPP ke BPSM /BPSH / BPI /

BPTV / BPK dan salinan ke BT. JPN Sekolah

7.

BT • Mengemaskini rekod dalam SISPADU

1

3

3a

2

4

5

6

7

8

31

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG G) PROSES KERJA PENYAMBUNGAN SEMULA CBSG & CBTG

BIL


1. PPP

Universiti

• Syarat-syarat penyambungan semula CBSG & CBTG:

a) PPP telah diberi penempatan semula selepas tamat pengajian/Cuti Belajar b) PPP telah bertugas di tempat baru c) PPP gagal dalam beberapa kursus berdasarkan keputusan semester akhir d) PPP perlu mengulang kursus secara sepenuh masa

• Mengemukakan surat permohonan penyambungan CBSG & CBTG ke BT

dalam tempoh 7 hari selepas keputusan peperiksaan semester akhir diumumkan beserta dokumen berikut: a) Keputusan peperiksaan semester akhir b) Perancangan Pengajian (plan of study) c) Salinan Surat Kelulusan CBSG & CBTG d) Surat pengesahan pendaftaran ke Universiti untuk menyambung

pengajian

2.

BT

• Menerima dan memproses permohonan. Kuiri jika tidak lengkap

3.

BT

• Membuat perakuan permohonan penyambungan semula CBSG & CBTG untuk

pertimbangan dan kelulusan KSU KPM

4.

BT Bahagian JPN Sekolah

• Mengemaskini maklumat dalam SISPADU

• Mengeluarkan surat kelulusan penyambungan CBSG & CBTG kepada PPP

dan salinan kepada Bahagian/ JPN/ Tempat bertugas sebelum penyambungan semula CBSG & CBTG

5.

PPP

• Mendaftar semula ke Universiti dan mengikuti pengajian dalam tempoh yang

ditetapkan

6.

BT • Menerima dan merekodkan tempoh kelulusan penyambungan CBSG & CBTG

dalam BRP • Mengemukakan surat pengesahan ke BT tarikh sebenar PPP meninggalkan

tempat bertugas untuk menyambung pengajian

Bahagian JPN Sekolah

• Menyediakan Kew. 8 daripada gaji penuh kepada separuh gaji atau tanpa gaji.

Urusan pembayaran separuh gaji menggunakan peruntukan aktiviti Bahagian/ JPN

• Membuat Jernal pelarasan gaji menggunakan peruntukan Jawatan Latihan BT • Mengisi kekosongan jawatan PPP yang diluluskan penyambungan dengan

GSTT atau guru ganti mana-mana yang bersesuaian.

32


CARTA ALIRAN KERJA PENYAMBUNGAN SEMULA CBSG & CBTG

PPP mengemukakan surat permohonan penyambungan CBSG & CBTG dan dokumen berkaitan ke BT

Tidak Lengkap BT memproses permohonan penyambungan semula Lengkap

BT membuat perakuan penyambungan semula untuk pertimbangan dan kelulusan KSU KPM BT mengeluarkan Surat Kelulusan Penyambungan CBSG & CBTG PPP mendaftar semula ke Universiti dan mengikuti pengajian Bahagian/JPN merekodkan dalam BRP, menyediakan Kew.8 dan membuat pengisian kekosongan jawatan PPP melapor diri di tempat bertugas sebelum penyambungan CBSG & CBTG setelah tamat pengajian KJ mengemukakan Surat Pengesahan Lapor Diri dan menyediakan Kew.8 BT kemaskini rekod dalam SISPADU Tamat

TINDAKAN

PROSES KERJA BIL

7.

PPP

• Penempatan semula PPP sebelum penyambungan CBSG & CBTG adalah

kekal berkuatkuasa dan PPP dikehendaki melapor diri setelah tamat tempoh pengajian atau penyambungan CBSG & CBTG mana yang terdahulu

8.

• Mengemukakan surat pengesahan lapor diri PPP ke BT

Bahagian JPN Tempat Bertugas

• Menyediakan Kew. 8 dari separuh gaji / tanpa gaji kepada bergaji penuh.

BT

9. • Mengemaskini maklumat dalam SISPADU

3

2a

1

2

5

4

6

9

8

7

10

33


PENUTUP

Sebagai kesimpulan, Bab 1 menjelaskan mengenai perkara-perkara asas yang perlu diketahui dalam urusan CBSG & CBTG. Antara perkara yang dijelaskan adalah seperti jenis kemudahan, syarat-syarat permohonan dan status perkhidmatan PPP CBSG & CBTG.

Bab 2 antara lain membincangkan mengenai tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh PPP sebelum, semasa dan selepas cuti belajar. Selain itu, bab ini juga mengupas tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh semua pihak yang terlibat dalam urusan CBSG & CBTG seperti Bahagian Tajaan Pendidikan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian-bahagian lain di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah, Pejabat Pelajaran Gabungan dan sekolah. Bab ini memberi panduan kepada semua pihak bagi memastikan semua urusan CBSG & CBTG berjalan lancar.

Bab terakhir buku garis panduan ini, memberi penekanan kepada proses kerja urusan CBSG & CBTG. Pemahaman kepada proses kerja tersebut diharap dapat mengurangkan masalah yang sering berlaku dalam urusan CBSG & CBTG. Antara proses kerja yang terlibat adalah seperti pemberian CBSG & CBTG, pembayaran emolumen, pelanjutan tempoh, menarik diri dari pengajian, penangguhan, penempatan semula dan penyambungan CBSG & CBTG. Dengan adanya carta aliran kerja diharap dapat memperjelaskan lagi proses kerja yang telah dinyatakan.

Bahagian Tajaan Pendidikan berharap agar buku garis panduan ini dijadikan rujukan dalam pelaksanaan urusan CBSG & CBTG PPP selaras dengan Teras 5 Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) iaitu Memartabatkan Profesion Keguruan.

BAHAGIAN TAJAAN PENDIDIKAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Cetakan Pertama Edisi 2009

34

GARIS PANDUAN CBSG & CBTG GLOSARI

AUKU : Akta Universiti dan Kolej Universiti BPG : Bahagian Pendidikan Guru BPI : Bahagian Pendidikan Islam BPK : Bahagian Pendidikan Khas BPPDP : Bahagian Perancangan Dan Penyelidikan Dasar Pendidikan BPSH : Bahagian Pengurusan Sekolah Harian BPSM : Bahagian Pembangunan Sumber Manusia BPTV : Bahagian Pendidikan Teknik Dan Vokasional BRP : Buku Rekod Perkhidmatan BT : Bahagian Tajaan Pendidikan BTN : Biro Tatanegara CBSG : Cuti Belajar Separuh Gaji CBTG : Cuti Belajar Tanpa Gaji COLA : Cost of Living Allowance (Bantuan Sara Hidup) HEP : Hal Ehwal Pelajar IAB : Institut Aminuddin Baki IPG : Institut Pendidikan Guru IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam IPTS : Institusi Pengajian Tinggi Swasta JAN : Jabatan Akauntan Negara JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam JPN : Jabatan Pelajaran Negeri KJ : Ketua Jabatan KPM : Kementerian Pelajaran Malaysia KSU : Ketua Setiausaha LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri LNPT : Laporan Nilaian Prestasi Tahunan MARA : Majlis Amanah Rakyat PIPP : Pelan Induk Pembangunan Pendidikan PKPG : Program Khas Pensiswazahan Guru PNGK : Purata Nilaian Gred Kumulatif PPD : Pejabat Pelajaran Daerah PPG : Pejabat Pelajaran Gabungan PPGB : Program Pensiswazahan Guru Besar PPP : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan PPPLD : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma PPPS : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Penilaian Tahap Kecekapan PTPTN : Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional PUU : Penasihat Undang-undang SISPADU : Sistem Maklumat Bersepadu

35

Buku Garis Panduan Cuti Belajar

Documents

Transcript of Buku Garis Panduan Cuti Belajar