Buku Panduan Amalan EKSA JPP

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 1

NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH

BUKU PANDUAN AMALAN EKSA

JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

02

00

MEI 2014

PANDUAN AMALAN

EKSA

JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP)

PUTRAJAYA

TANDATANGAN

_________________________

KETUA PENGARAH JPP


KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA SURAT

1 DASAR EKSA 3

2 VISI & MISI EKSA JPP 4

3 OBJEKTIF EKSA 5

4 SLOGAN EKSA 6

5 CARTA ORGANISASI EKSA

5.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU EKSA

5.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PROMOSI

5.3 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN

5.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT

5.5 CARTA ORGANISASI ZON EKSA

7 - 12

6 PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

13 - 16

7 AMALAN EKSA 17 – 30

8 PELAKSANAAN DAN AMALAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

31 - 55


DASAR EKSA JPP JPP beriltizam dalam memastikan EKSA dilaksanakan secara berterusan

melalui budaya kerja yang cemerlang dan inovatif secara berpasukan ke

arah meningkatkan produktiviti , menawarkan perkhidmatan berkualiti,

mewujudkan persekitaran yang bersih, selamat serta melestarikan

teknologi hijau bagi memenuhi kepuasan pelanggan.

Tandatangan : .................................................................. ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)


VISI & MISI EKSA JPP

VISI Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan inovatif melalui

persekitaran kerja yang kondusif.

MISI

Menerusi EKSA, JPP Beriltizam untuk:-

a) Mewujudkan suasana tempat kerja yang kondusif dan ceria;

b) Meningkatkan produktiviti dan mutu perkhidmatan kerja secara berterusan;

c) Meningkatkan kecekapan melalui disiplin kerja yang cemerlang.

Tandatangan : .................................................................. ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)


OBJEKTIF EKSA Memastikan pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan bagi mencapai

ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:

1. Imej korporat

2. Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan

selamat.

3. Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan.

4. Peningkatan semangat kerja berpasukan.

5. Peningkatan kecekapan sistem penyampaian.

6. Penekanan kepada amalan HIJAU

.

Tandatangan : .................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)


SLOGAN EKSA

“PEMBUDAYAAN EKSA PEMACU TRANSFORMASI.”

LOGO EKSA



CARTA ORGANISASI EKSA

JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP)


JAWATANKUASA PEMANDU EKSA


Nama Dokumen : JK PEMANDU EKSA

Keluaran : Pindaan : Tarikh :

CHAMPION EKSA JPP

PENAUNG

(KETUA PENGARAH)

PENGERUSI

(TKP(P))

KETUA

J/K

PROMOSI

(Ketua Kom.

Korporat)

KETUA EKSA

(PENGARAH BPN)

KETUA

J/K LATIHAN

(Tim. Peng.

SLPK)

KETUA

J/K AUDIT

(Pengarah

BKP)

KETUA

URUSETIA

(PP( BKP))

FASILITATOR

(Wakil JK

Promosi)

FASILITATOR

(Wakil JK

Latihan)

FASILITATOR

(Wakil Ketua

Zon)

FASILITATOR

(Wakil JK

AUDIT)

URUSETIA

(Wakil BKP)

URUSETIA

(Wakil BKP)


JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

Tandatangan : ..................................................................

(KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)

PENGERUSI

Ketua Komunikasi Korporat

TIMBALAN PENGERUSI

SETIAUSAHA

WAKIL ZON

AKUAKULTUR

WAKIL ZON

HIDRO

WAKIL ZON

AGRO TEKNOLOGI

WAKIL ZON

HIBRID

WAKIL ZON

HORTIKULTUR

WAKIL ZON

SOLAR


JAWATANKUASA LATIHAN EKSA


PENGERUSI

Timbalan Pengarah SLPK

TIMBALAN PENGERUSI

SETIAUSAHA

WAKIL ZON

AKUAKULTUR

WAKIL ZON

HIDRO

WAKIL ZON

AGRO TEKNOLOGI

WAKIL ZON

HIBRID

WAKIL ZON

HORTIKULTUR

WAKIL ZON

SOLAR


JAWATANKUASA AUDIT EKSA

NOTA:

***AJK AUDIT dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan.

***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT.


PENGERUSI

Pengarah BKP

TIMBALAN PENGERUSI

SETIAUSAHA

WAKIL ZON

AKUAKULTUR

WAKIL ZON

HIDRO

WAKIL ZON

AGRO TEKNOLOGI

WAKIL ZON

HIBRID

WAKIL ZON

HORTIKULTUR

WAKIL ZON

SOLAR


ZON EKSA


FASILITATOR

KETUA ZON

AHLI AUDIT

AHLI PROMOSI

AHLI LATIHAN

AHLI ZON

AHLI ZON

AHLI ZON

AHLI ZON

AHLI ZON

SETIAUSAHA


PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR

AWAM (EKSA)


PENGENALAN

EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti

secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur

dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap,

selamat dan menjimatkan kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem

peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih

efisien dan produktif ke arah kecemerlangan JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

(JPP).

Apakah EKSA?

EKSA adalah penjenamaan semula amalan 5S oleh pihak MAMPU dan masih

mengekalkan prinsip Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu

(SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL).

Tujuan penjenamaan semula amalan 5S ke EKSA adalah :


Manakala objektif penjenamaan semula EKSA adalah untuk :

Antara faedah pengamalan EKSA adalah

1. mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti;

2. meningkat kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi;

3. mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran;

4. meningkatkan semangat esprit de corp,

5. meningkatkan disiplin warga jabatan, dan

6. meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

Melalui EKSA, setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada

Jabatan. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang

pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf

bagi menjayakannya.


Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan EKSA

Penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan

idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan

supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad

untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang

amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan

boleh dibuat.

Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua

penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai,

peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang

dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada

penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang

mendalam.


Maksud Singkatan 5S

5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika

diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa

maksud seperti yang dinyatakan di dalam Jadual 1.

BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU CONTOH

Seiri

Sort

Sisih

Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif.

Seiton

Set in order

Susun

Menyusun dokumen/ bahan/alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna.

Seiso

Shine

Sapu

Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu.

Seiketsu

Standardise

Seragam

Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik mesyuarat/ peralatan pejabat.

Shitsuke Sustain Sentiasa Amal Mengamalkan selalu

aktiviti sisih, susun, sapu

dan seragam.

Jadual 1


AMALAN EKSA


APLIKASI DAN TEKNIK EKSA

Objektif

Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang

dimaksudkan dengan EKSA. Akhirnya nanti, semua warga JPP akan mengetahui

bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan aktiviti-

aktiviti di tempat kerja masing-masing.

Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi

menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan

serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang

terakhir, warga JPP akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar

ia menjadi budaya kerja yang cemerlang.

KITARAN EKSA

SEITON (SUSUN)

(SISIH)

SEISO (SAPU)

SEIRI (SISIH)

SHITSUKE (SELALU AMAL)

(SISIH)

SEIKETSU (SERAGAM)

1

2

4

3

5


Teknik EKSA

Teknik EKSA iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan

digunapakai oleh semua staf JPP bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik,

teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di

tempat kerja dan sekitar JPP lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan

rutin yang akan dilaksanakan.

Teknik EKSA ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan

aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf

yang bertugas di Jabatan akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada

JPP. Setiap staf JPP berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun

tertinggal. Ringkasnya, EKSA ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua

staf yang bertugas di JPP bagi menjayakannya.

Secara keseluruhannya, implementasi dan EKSA di tempat kerja akan mewujudkan

persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat

dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di JPP lebih efisien

dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan.


SEIRI - SISIH

S1 - Sisih (Seiri)

1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:

• Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan

menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning (penerangan terperinci di muka surat 6 dan 7).

• Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih diperlukan.

• Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada

Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.

BUANG DENGAN SEGERA

CARI PEMBELI DENGAN HARGA

TINGGI

LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT

TINDAKAN


KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH

NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN

TAG KUNING TAG MERAH


KAEDAH SISIH

TAG BARANGAN UNTUK SISIH

warna

warna

BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI

warna

MENUNGGU PELUPUSAN

warna

BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL

BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG


SEITON - SUSUN

S2 - Susun (Seiton)

1. SUSUN merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat.

2. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah diSUSUN mengikut keperluan penggunaan.

3. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:

• Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO).

• Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/ peralatan/ rekod.

• Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.

• Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai.

4. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman EKSA perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat.

Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti SUSUN: i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau harian; ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan

CONTOH

LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN

BIL PENGGUNAAN MENGIKUT KATEGORI

KOD WARNA

1 ITEM KEGUNAAN HARIAN

(1 JAM – 1 MINGGU)

2 ITEM KEGUNAAN 1 MINGGU – 6 BULAN

3 ITEM HAMPIR TIDAK DIGUNAKAN (6 BULAN KE ATAS)


Tindakan Melaksanakan Amalan SUSUN

Kelompok barang/

dokumen Tindakan yang

perlu

Barang/

dokumen diperlukan

Barang/dokumen selalu digunakan

Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai

Barang/dokumen Jarang digunakan

semasa urusan harian

Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi

barang/dokumen yang jarang

digunakan /jarang dirujuk

Barang/dokumen yang tidak digunakan

semasa urusan harian tetapi

perlu dirujuk dan mesti disimpan

Letakkan di tempat yang

dikhaskan bagi barang/dokumen

yang dirujuk secara bermusim


SEISO - SAPU

S3 - Sapu (Seiso)

1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi

peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.

2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan

ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.

3. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan:

i. Mengagihkan Tugasan Pembersihan

Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan:

• Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik (ownership).

• Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah ditentukan.

ii. Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli

iii. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan dengan: *

Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan.

Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian.

Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan.

Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

Sekiranya Jabatan/Agensi tidak melaksanakan aktiviti pembersihan atau aktiviti pembersihan diswastakan, semua ruang kerja dan peralatan seperti dinyatakan di atas hendaklah dipastikan bersih.

iv. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja

pembersihan.

Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan


v. Melaksanakan kerja pembersihan

Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui:

Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi.

Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling.

Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.

Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.

4. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti.

Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.

Keadaan persekitaran lebih bersih.

Kos penyelenggaraan lebih rendah

Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU

SAPU

AKTIVITI PROSES HASIL

Kenalpasti

ruang dan

peralatan

tempat

kerja yang

kotor

Tindakan

membersihkan

kekotoran

BERSI

H


SEIKETSU – SERAGAM

S4 - Seragam (Seiketsu)

1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA di peringkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.

2. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap:

• Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

1. Who - Siapa yang bertanggungjawab. 2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan. 3. When - Bila perlu dilakukan. 4. Where - Di mana perlu dilaksanakan. 5. What - Apa tindakan yang perlu diambil.

6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.

• Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.

• Mengadakan prosedur kerja pembersihan.

• Mengadakan jadual penyelenggaraan.

• Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM.

3. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui:

• Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik.

• Mempunyai impak visual yang positif.

• Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).


Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM

SHITSUKE - SENTIASA AMAL

S5 - Sentiasa Amal (Shitsuke)

1. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan EKSA yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

2. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan EKSA:

• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan

EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan.

• Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan secara berkala.

• Memastikan aktiviti promosi berterusan.

• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi. • Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik. 3. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui:

SERAGAM

Sistem

Nombor /

Rujukan

Menyusun

Melabel

Menggunakan

skema warna


• Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan EKSA Jabatan/Agensi.

• Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat

melaksana Amalan EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.

• Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi.

• Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan

menambahbaik Amalan EKSA di tempat kerja.

• Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.

• Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan EKSA.

FAEDAH MELAKSANAKAN EKSA

Persekitaran

tempat kerja

lebih selamat

Tempat kerja

yang bersih,

kemas dan rapi

Mengurangkan

kos

Kawalan

stok/inventori

yang berkesan Mewujudkan

piawaian kerja

yang jelas

Memudahkan

urusan

penyelenggaraan

Penggunaan

ruang kerja

yang optimum

Meningkatkan

semangat kerja

berpasukan

Mengurangkan

rungutan

pelanggan

Meningkatkan

Imej Korporat

Faedah

Melaksanakan

EKSA


KESIMPULAN

Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah EKSA ini adalah satu cara berkesan

bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di JPP. Melalui Seiri

(Sisih) staf JPP akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun)

membolehkan penyusunan barangan dan rekod JPP dibuat dengan lebih kemas; dan

Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian

Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang

dan Shitsuke (Selalu Amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya

menjadikan satu amalan yang cemerlang.


PELAKSANAAN

&

AMALAN EKSA

DI

JABATAN PENGAJIAN

POLITEKNIK


BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN

1.

FAIL KETUA ZON NOTA :

Semua ketua kumpulan mesti

menyimpan dokumen berikut:

1. Dasar EKSA.

2. Visi & Misi EKSA.

3. Objektif EKSA.

4. Logo & Slogan EKSA.

5. Carta Organisasi Zon.

6. Minit Mesyuarat/Nota

Perbincangan Kumpulan

(mingguan / bulanan) dan

tindakan susulan.

7. Pelan Tindakan Aktiviti.

8. Pelan Lantai Zon EKSA.

9. Gambar-gambar aktiviti Kaizen

SEBELUM dan SELEPAS.

10. Keputusan Audit dan Jadual

Audit.

11. Memorandum/Maklumat Terkini

dari Ketua EKSA atau Fasilitator

12. Kriteria Audit.

Adakan indeks

Adakan pemisah bagi setiap tajuk

Rakamkan gambar bagi setiap aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti EKSA dijalankan.

Berikan data kuantitatif/kualitatif

Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

Semua dokumen dan rekod hendaklah

dikawal.



2.

SISTEM SIMPANAN & SUSUNAN FAIL DI RAK/LACI BESI NOTA :

1. Susunan fail hendaklah dibuat

secara berdiri. Fail nipis boleh

disusun secara berdiri

menggunakan „Magazine Box‟.

2. „Box file‟ dibenarkan disusun

diatas rak dan dibuat secara

berdiri.

3. Setiap fail mesti ditulis nombor

rujukan fail.

4. Satu rekod senarai fail (Indeks

Daftar) yang ada dalam

simpanan hendaklah

disediakan.

5. Susun fail dari depan ke

belakang (sekiranya dalam

kabinet besi) dan urutan

nombor simpanan fail

dicatatkan dari depan ke

belakang.

6. Bagi fail yang disusun secara

mendatar (baring), urutan

nombor simpanan fail

dicatatkan dari bawah ke atas.

7. Susunan fail hendaklah dari

KIRI ke KANAN (1, 2, 3, ….

A, B, C,….dan seterusnya).

Rujuk Buku Panduan

Pelaksanaan Fail Klasifikasi

Perkara Kementerian.

Dokumen dan rekod hendaklah

dikawal.



8. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh.

9. Di Bilik Fail :-

a. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). b. Adakan PEMISAH dan indeks di dalam fail untuk fail di Bilik Fail Indeks utama & Kod Warna di tepi rak c. Tag pengguna. d. Peraturan penggunaan dalam kumpulan.

10. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan

11. Sekiranya ada menyimpan fail

dalam kotak, prosedur untuk

penyimpanan dan pengambilan

fail adalah sama seperti

menyimpan fail dalam kabinet

besi atau kabinet kayu.



3.

SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK (BILIK STOR)

1. Susunan tagging hendaklah dari

KIRI ke KANAN (1, 2, 3,……dan

seterusnya).

2. Tagging ARAS 1 bermula dari

tingkat bawah (pengecualian

boleh dibuat dengan kebenaran

fasilitator atas alasan

keselamatan).

3. Indeks barangan di setiap tepi rak.

4. Adakan penanda MINIMA dan

MAKSIMA (jika berkaitan).

5. TARIKH LUPUT bagi barangan

yang berkaitan.

6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE /

STOCK LOW / NIL IN STOCK /

REMINDER PLEASE REFILL

(lengkap dengan tarikh jika perlu).

7. Adakan label susunan bagi setiap

Kad / Stock Bin.

8. Kad Bin / Stok Card hendaklah

letak ditempat yang disediakan

dan rekodnya hendaklah

dikemaskini.

9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk

semua rak.

10. Adakan PELAN LOKASI &

MASTER INDEX di tempat yang

strategik.



4.

PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK

1. Wayar diikat dengan cable tie atau

dibalut dengan piping.

2. Kepala plug ditanda dengan

pelekat kod warna dan juga

pada barangan elektrik yang

berkenaan.

3. Laporkan sebarang kerosakan

pendawaian kepada Bahagian

Khidmat Pengurusan (Unit

Pentadbiran).

5.

SUIS LAMPU

1. Semua suis hendaklah

menggunakan sistem Pelekat Kod

Warna.

2. Sediakan pelan untuk semua suis

lampu.

3. Laporkan sebarang kerosakan

peralatan elektrik kepada

Bahagian Khidmat Pengurusan

(Unit Pentadbiran).



6.

ELEMEN KESELAMATAN

1. Adakan tanda AMARAN / AWAS

di tempat kawasan berisiko.

2. Signage PEMADAM API

hendaklah jelas kelihatan dari

jauh.

3. Pastikan tiada barangan yang

melindungi Alat Pemadam Api.

4. Maklumat seperti DUE DATE FOR

NEXT SERVICE hendaklah

dipamerkan pada alat tersebut

dan ianya mudah dilihat oleh staf.

5. Adakan had ketinggian bagi

barangan yang disusun mengikut

stacking.

6. Cara stacking hendaklah ada ciri

keselamatan.

7.

ALATAN PEJABAT

1. Adakan pemilik (ownership).

2. Adakan jadual penyelenggaraan

(jika berkaitan). 3. Adakan Jadual Pembersihan

(cleaning roster). 4. Adakan NOMBOR PERALATAN

jika bilangan peralatan yang sama

lebih dari satu unit di dalam

kawasan zon yang sama.

5. Wujudkan cara mengguna dan

pamerkan SOP / WI / User Guide

(jika perlu).



8. AMALAN HIJAU

1. Adakan sudut kitar semula di

setiap zon 2. Adakan label yang

menunjukkan penjimatan elektrik dan air.

3. Mengadakan Kempen Hijau secara berterusan

9.

SETIAP ZON (KAWASAN KUMPULAN)

1. Semua suis lampu / kipas menggunakan label kod warna. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan

gambar, nama, kumpulan, jawatan, WP dan nombor telefon pemilik tempat tersebut.

3. Status pergerakan pegawai (bilik/ „cubicle‟)

4. Etika pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan).

5. Pelan Lantai / Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelok-eloknya di pintu masuk.

6. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali pada musim perayaan(tidak melebihi satu bulan)



10.

SUDUT EKSA

NOTA:

MAKLUMAT YANG MESTI

DIPAMERKAN (secara maya atau

fizikal):

1. Dasar EKSA yang telah

ditandatangani oleh Ketua

Pengarah JPP.

2. Visi & Misi EKSA.

3. Objektif EKSA.

4. Slogan EKSA.

5. Nama Zon

6. Peta & Pelan Lantai Zon.

7. Ownership.

8. Gambar ahli dan carta organisasi.

9. Carta GANTT – perancangan

aktiviti kumpulan.

10. Gambar aktiviti EKSA SEBELUM

dan SELEPAS dengan maklumat

ringkas seperti masalah (sebelum)

dan kebaikan (selepas) serta

nama & tarikh.

11. Jadual Audit dan Keputusan

Audit (Bar Chart).

12. Buletin.

13. Maklumat Terkini dari Fasilitator

EKSA.

Adakan tajuk dan ruangan

bagi setiap perkara.

Semua dokumen dan rekod

hendaklah dikawal.



11.

PAPAN KENYATAAN

1. Semua pekeliling, surat pekeliling,

notis, iklan dan bahan bercetak

TIDAK dibenarkan ditampal di

dinding. Sediakan pelapik atau

tempat khas.

2. Adakan TARIKH LUPUT bagi

setiap pekeliling, surat pekeliling,

notis, iklan dan bahan bercetak

yang dipamerkan.

12.

PETAK / TEMPAT LETAK

KASUT

1. Adakan petak atau tempat letak

kasut di pintu masuk ke kawasan

larangan berkasut.

2. Adakan petak untuk tempat letak

kasut jika ada kasut / selipar di

dalam bilik pejabat.

13.

GARISAN KUNING

(PARKIRAN BARANGAN) &

KESELAMATAN

1. Pastikan lantai dicuci bersih

dan dikeringkan sebelum

membuat garisan.

2. Minimakan penggunaan

garisan / pelekat parkiran.

3. Garisan kuning hanya

digunakan pada barangan

movable atau Work In

Progress.

4. Buatkan garisan zon

keselamatan di atas lantai

untuk laluan kecemasan atau

berlaku kebakaran dan



lakarkan tempat kedudukan

alat pencegah kebakaran pada

laluan ini.

5. Buatkan GARISAN PUTIH

untuk zon lokasi mesin dan

peralatan yang tidak diubah

kedudukannya di atas lantai

dan GARISAN KUNING untuk

barangan yang beralih.

6. Gunakan WHITE & RED

STRIPE TAPE AND LINE

TAPE untuk garisan laluan zon

keselamatan.

7. Semua warga mesti sedia

maklum garisan penempatan.

Garisan penempatan tidak

boleh dibiarkan luntur, lekang

atau koyak.

14.

SIGNAGE UNTUK PELAWAT /

KAWASAN MENUNGGU / PERSEKITARAN BANGUNAN

BERMULA DARI PINTU MASUK POS PENGAWAL

1. Petunjuk Arah – Tandas, Surau,

2. Peraturan dan Tempat Larangan.

3. Waktu Bertugas.

4. Tempat Bertanya.

5. Nama pegawai bertugas di

Tempat Bertanya.

6. Papan kenyataan (Information

Board).



15.

PERALATAN KEBERSIHAN

KAWASAN STOR

1. Sediakan parkiran bagi mesin /

perkakasan seperti Troli, Lifter,

tangga, alat pembersihan, dll.

2. Adakan tempat yang sesuai untuk

menyimpan alatan seperti

penyapu, mob dan berus.

3. Alatan tersebut hendaklah

didirikan / digantung dalam bekas

yang telah ditentukan oleh

fasilitator dan diparkirkan.

KAWASAN PEJABAT

1. Adakan tempat yang sesuai untuk

menyimpan alatan seperti

penyapu, penyodok sampah, mob

dan berus.

2. Semua alatan ini hendaklah

digantung dalam kawasan

parkiran.

3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan

pembersihan tersebut hendaklah

didirikan dalam bekas yang telah

ditentukan.

16 PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI

1. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali.

2. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci.

3. Gunakan kod bagi setiap anak kunci dan menyediakan senarai kunci mengikut kod yang telah ditetapkan.



4. Senarai kunci perlu disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

17. TULISAN PADA FAIL 1. Tulisan pada tetulang dari Bawah ke Atas

2. Jenis Font : Arial 3. Saiz : 14 dan ke atas

18. LACI PEGAWAI DAN STAF Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dikhaskan

penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf.

ii. Laci tengah diguna bagi

menempatkan dokumen rasmi

seperti diari, planner dan buku

catatan.

iii. Laci bawah digunakan bagi



menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain- lain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. JPP tidak bertanggungjawab).


CONTOH VISUAL KESERAGAMAN

Adakan SOP penggunaan

Pamerkan tarikh lupus

Adakan senarai borang

Labelkan nombor setiap borang

Adakan tanda maksima dan minima

Buatkan pembahagi untuk alat tulis

Labelkan laci ALAT TULIS

Buatkan parkiran untuk setiap alatan

Labelkan laci PERALATAN


CONTOH

KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3)

Suis lampu rosak PERLU dipangkah dan di buat catatan tindakan (telah

dilaporkan/sedang dibaiki/dll).

Nota:

1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan.

2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu.

3) Penandaan perlulah yang paling minima.

SUIS LAMPU KANAN

MERAH

BIRU

KUNING

SUIS LAMPU KIRI

SUIS LAMPU TENGAH


CONTOH

KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4)

SUIS LAMPU KANAN (ATAS)

MERAH

BIRU

KUNING

SUIS LAMPU KIRI (ATAS)

SUIS LAMPU KANAN (BAWAH)

HIJAU

SUIS LAMPU KIRI (BAWAH)


CONTOH

NOTIS MAKLUMAN

NOTIS MAKLUMAN

ROSAK KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG

DIHORMATI, MESIN FOTOSTAT / KOMPUTER /

PRINTER INI MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI

KEROSAKAN TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT

DIKESALI.

TERIMA KASIH

ARIAL

BOLD

48

ARIAL

BOLD

28


CONTOH


CONTOH

PANDUAN

PENGGUNAAN

MESIN FOTOSTAT

1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT

2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT

3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT

4. TEKAN BUTANG START

5. PROSES FOTOSTAT SELESAI


CONTOH

TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN

NOMBOR SAMBUNGAN :

NOMBOR FAKS BAHAGIAN:

NOMBOR SAMBUNGAN PENGARAH:

NOMBOR KECEMASAN:

1) KEBAKARAN:

2) KEMALANGAN:


Contoh

JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN EKSA ZON __________

BULAN

AHLI PEMERIKSA

KOMEN

TANDA TANGAN

PEMERIKSA

JANUARI

FEBRUARI

MAC

APRIL

MEI

JUN

JULAI

OGOS

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DISEMBER

CONTOH

JADUAL PEMBERSIHAN

HARI

TUGASAN

BUANG SAMPAH

SUSUN FAIL

SAPU

ISNIN – SELASA

AHMAD BIN RAZAK

FATIMAH BT ABU

AHMAD BIN KASSIM

RABU - KHAMIS

PN ANG MEI YEW

RAMLAH HUSSIN

ROSMAN MASOR

JUMAAT

DR RAMLAH BT OTHMAN

DR ROSNAH ALI

YUSUFF ALIBAKAR


JADUAL PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

LOKASI :

TARIKH

MASA

KOMEN NAMA

DAN TANDA TANGAN PEMANTAU

CONTOH

PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI


Pelaksanaan Sentiasa Amal Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya

adalah:

CARA 1 Mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan oleh pengurusan

JPP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.

CARA 2 Mengadakan Audit Dalaman EKSA di JPP. Audit ini adalah salah satu

elemen penting dalam menjayakan EKSA. Ianya dapat memantau

piawaian EKSA yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui

audit ini JPP dapat mengukur tahap EKSA.

CARA 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran

tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya untuk

mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab

mengamalkan EKSA.

CARA 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri

kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan EKSA. Ini akan menyuntik

idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini.

CARA 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang

boleh menarik minat staf JPP. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi

sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi

dalam melaksana dan menghargai usaha mereka.

SISIH – SUSUN – SAPU – SERAGAM – SENTIASA AMAL

Buku Panduan Amalan EKSA JPP

Documents

Transcript of Buku Panduan Amalan EKSA JPP