Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

49
Panduan Penggunaan Buku Panduan Penggunaan S I P E D A W A I [ Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai ] PT TIRTA MUMBUL JAYA ABADI Panduan Penggunaan

Transcript of Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Page 1: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Buku Panduan Penggunaan

S I P E D A W A I [ Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai ]

PT TIRTA MUMBUL JAYA ABADIJalan Melati Nomor 9 Singaraja – Bali 81113

Telp. (0362) 21953 – Fax. (0362) 3435402

E-mail. [email protected]

http://yehbuleleng.co.id

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Page 2: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Penjelasan Singkat

SIPEDAWAI atau Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai adalah program

aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan data

pegawainya, serta membantu dalam pembuatan surat-surat peminjaman dan

perjalanan dinas. Selain membantu dalam proses pembuatan suratnya, program

aplikasi ini juga dapat mencetak rekap laporan peminjaman dan perjalanan

dinas.

Berikut fitur-fitur yang disediakan SIPEDAWAI :

1. Master Data

Master data adalah fitur yang digunakan untuk menyimpan data-data

yang nantinya berhubungan dengan proses pembuatan surat. Bagian dari

fitur master data seperti ; Pengelolaan Pegawai, Pengelolaan Paket SPD,

Pengelolaan User.

2. Transaksi

Fitur Transaksi adalah fitur yang digunakan untuk melakukan pembuatan

surat-surat dalam perusahaan. Bagian dari fitur transaksi seperti ;

Peminjaman Inventaris Kantor, Peminjaman Kendaraan untuk Pribadi,

Peminjaman Kendaraan untuk Dinas, dan Surat Perjalanan Dinas.

3. Laporan

Fitur Laporan digunakan untuk menampilkan hasil pembuatan surat yang

telah dilakukan. Juga dapat dilihat laporan mengenai rekap data

pembuatan surat yang sudah pernah dilakukan berdasarkan tanggal

tertentu. Serta dapat menampilkan laporan mengenai data kepegawaian.

Page 3: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Bagian dari fitur laporan seperti ; Laporan Detail Pegawai, Laporan Daftar

Pegawai, Laporan Surat Peminjaman, Laporan Daftar Peminjaman,

Laporan Perjalanan Dinas, dan Laporan-laporan pendukung lainnya.

4. Konfigurasi

Fitur Konfigurasi disediakan untuk mengatur konfigurasi dari data user

dan pengelolaan database, mulai dari nama server, nama database, dan

lainnya. Bagian dari fitur konfigurasi seperti ; Ubah Password, Back Up

Database, dan Restore Database.

Page 4: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Daftar Isi

Sampul Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI……

Penjelasan Singkat…..

Daftar Isi….

Spesifikasi Komputer….

Page 5: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Spesifikasi Komputer

Agar software dapat berjalan dengan baik maka diperlukan spesifikasi yang

sesuai. Spesifikasi minimal adalah :

Processor Pentium 4 keatas

Memory minimal 256MB

Harddisk Space minimal 10GB

Sistem Operasi Windows XP/Vista/Windows 7

Dan diperlukan juga software pendukung seperti ; Crystal Report, Microsoft SQL

Server, dan Adobe Reader.

Instalasi SIPEDAWAI

Pastikan CD atau file yang anda terima dalam keadaan baik. Proses instalasi

program sangat mudah dilakukan dan hampir sama dengan program-program

lain yang berjalan di windows.

1. Jalankan file setup SIPEDAWAI dengan cara klik ganda file dengan nama

setup.exe.

Page 6: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

2. Selanjutnya akan tampil jendela untuk persiapan instalasi.

3. Klik tombol Next > , kemudian akan tampil jendela yang berisi pertanyaan

untuk memilih tempat menginstall program. Untuk folder tempat

menyimpan tidak perlu dirubah, dan untuk pilihan user computer, pilih

Everyone.

Page 7: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

4. Klik tombol Next > , kemudian akan tampil jendela bahwa proses instalasi

akan dijalankan.

5. Klik tombol Next > , akan muncul jendela proses instalasi seperti gambar

berikut.

Page 8: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

6. Klik tombol close untuk mengakhiri proses install.

7. Setelah proses instalasi program selsesai, copy folder

“YEH_BULELENG_FILE” yang tersedia pada CD program ke drive C:\.

Page 9: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

8. Dan terakhir , lakukan konfigurasi pada pengaksesan database pada file

yang bernama “YEH_BULELENG.exe.config” yang berada di folder “C:\

Program Files\YB_UAJY\Yeh Buleleng Instaler”.

9. Klik kanan pada file tersebut, dan pilih edit, maka akan tampil

konfigurasinya. Lalu ganti nama servernya. Khusus untuk Komputer yang

digunakan pada PT Tirta Mumbul Jaya Abadi, nama server yang dipakai

adalah “PERSONALIA-PC”. Konfigurasi bisa dilihat seperti gambar berikut.

10. Program SIPEDAWAI siap untuk dijalankan.

Page 10: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Menjalankan SIPEDAWAI

Setelah proses instalasi selesai, program SIPEDAWAI siap untuk dijalankan.

Berikut tahapan untuk menjalankan SIPEDAWAI.

Form LoginXxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx.

Form Pengelolaan UserXxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx.

Form Pengelolaan Paket SPDXxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx.

Form Pengelolaan Pegawai1. HALAMAN KELOLA DATA PEGAWAI

- Untuk mulai melakukan pengelolaan data pegawai, pertama seorang

user, yaitu administrator harus masuk atau login dulu ke dalam sistem

Page 11: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

SIPEDAWAI. Setelah itu pada menu utama, pilih menu PENGELOLAAN,

dan pilih submenu PENGELOLAAN PEGAWAI.

- Setelah submenu PENGELOLAAN PEGAWAI dipilih, maka akan muncul

jendela Pengelolaan pegawai.

- Desebelah kiri halaman ini ada tombol-tombol untuk melakukan

pengelolaan, yaitu tombol; tambah, ubah, hapus, batal, dan cetak.

Detengah bagian bawah terdapat datagrid atau table yang menampilkan

data-data pegawai. Ditengah bagian atas terdapat kolom untuk

melakukan pencarian data pegawai, dan juga ada tombol untuk melihat

detail data pegawai. Dipojok kanan atas terdapat informasi pegawai yang

dipilih dari datagrid atau table.

Page 12: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Pada halaman pengelolaan data pegawai, terdapat beberapa tab yang

digunakan untuk menginputkan dan menampilkan data pegawai, seperti

tab data pegawai, data identitas, data detail pegawai, data keluarga, dan

data dokumen.

Page 13: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Page 14: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

2. PROSES TAMBAH DATA PEGAWAI

- Proses penambahan data dilakukan dengan menekan tombol tambah

pada bagian kiri halaman. Setelah itu akan masuk pada tab “DATA

PEGAWAI”, dan tombol-tombol lainnya akan menjadi tidak aktif. Proses

input data dimulai dari tab Data Pegawai, selain tab ini, tab lainnya tidak

aktif sebelum tombol simpan data di tab ini diklik, Lalu isikan kolom

pengisian dengan data yang benar. Untuk bagian data kontak pegawai,

bisa dikosongkan.

Page 15: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman pengisian data pribadi

pegawai.

Nama Kolom Keterangan

NIK Nomor induk pegawai

Nama Nama pegawai

Tempat Lahir Tempat lahir

Tanggal Lahir Tanggal lahir

Jenis Kelamin Jenis kelamin

Status Kawin Status kawin atau nikah

Ibu Kandung Ibu kandung pegawai

Pendidikan Pendidikan terakhir

Jabatan Jabatan pegawai

Foto Foto pegawai

Kode Area Rumah Kode Area Rumah

Telepon Rumah Nomor Telepon Rumah

Kode Area Kantor Kode Area Kantor

Telepon Kantor Nomor Telepon Kantor

Handphone Nomor Handphone

Page 16: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Email Email

- Setelah data pegawai diisi lengkap, lalu tekan tombol “SIMPAN dan

LANJUTKAN”, maka akan berpindah ke tab “DATA IDENTITAS”, dan data

pegawai yang tadi akan disimpan. Kemudian isikan lagi kolom yang ada di

tab identitas ini. Untuk bagian surat bisa dikosongkan.

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman pengisian data identitas

pegawai.

Nama Kolom Keterangan

No Identitas Nomor kartu identitas

Jenis Identitas Jenis kartu identitas

Masa Berlaku Masa berlaku identitas

Gol Darah Golongan darah

Alamat Alamat pada identitas

Kota Kota pada identitas

Kode Pos Kode pos untuk identitas

Agama Agama

No Rekening Nomor rekening bank

Cabang Bank Cabang bank

Nama Bank Nama bank

Page 17: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Pemilik Rekening Nama pemilik rekening

Alamat Alamat

Kota Kota

Kode Pos Kode pos

- Setelah data identitas diisi lengkap, lalu tekan tombol “SIMPAN dan

LANJUTKAN”, maka akan berpindah ke tab “DATA DETAIL PEGAWAI”, dan

data identitas yang tadi akan disimpan. Kemudian isikan lagi kolom yang

ada di tab detail pegawai ini. Untuk bagian data calon pegawai dan data

pegawai tetap bisa dikosongkan tergantung dari status pegawai.

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman pengisian data

kepegawaian.

Nama Kolom Keterangan

No SKK Nomor SKK

Tanggal SKK Tanggal SKK

No KP Nomor KP

Tanggal KP Tanggal KP

No KPJ Nomor KPJ

Tanggal Awal KP Tanggal Mulai KP

Tanggal Akhir KP Tanggal Selesai KP

Page 18: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Status Pegawai Status Posisi Pegawai

No SK Calon Pegawai Nomor SK calon pegawai

Tanggal Calon Pegawai Tanggal menjadi calon pegawai

Masa Kerja Calon Pegawai Masa kerja sebagai calon pegawai

No SK Pegawai Tetap Nomor SK pegawai tetap

Tanggal Pegawai Tetap Tanggal menjadi pegawai tetap

Masa Kerja Pegawai Tetap Masa kerja sebagai pegawai tetap

Terhitung Mulai Tanggal Tanggal mulai bekerja

Dokter Pribadi Nama dokter pribadi

- Setelah data identitas diisi lengkap, lalu tekan tombol “SIMPAN dan

LANJUTKAN”, maka akan berpindah ke tab “DATA KELUARGA”, dan data

identitas yang tadi akan disimpan. Kemudian isikan lagi kolom yang ada di

tab keluarga ini. Halaman pengisian ini bisa dikosongkan, dan dilanjutkan

ke bagian berikutnya.

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman pengisian data keluarga.

Nama Kolom Keterangan

Nama Suami/Istri Nama suami atau istri

Tanggal Lahir Tanggal lahir suami atau istri

Page 19: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Jenis Kelamin Jenis kelamin suami atau istri

Golongan Darah Golongan darah suami atau istri

Nomor Anak Nomor urut anak

Nama Anak Nama anak

Tanggal Lahir Tanggal lahir anak

Jenis Kelamin Jenis kelamin anak

Golongan Darah Golongan darah anak

- Untuk pengisian data anak, bisa diisikan lebih dari satu anak. Caranya

adalah klik tombol “Tambha Anak”, lalu isikan data anak, kemudian klik

tombol “OK”. Setelah itu jika ingin menambah data anak lagi, tinggal

isikan data anaknya, dan klik tombol “OK”. Dan data anak akan masuk

pada data grid atau table anak.

Page 20: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Setelah data keluarga diisi lengkap, lalu tekan tombol “SIMPAN dan

LANJUTKAN”, maka akan berpindah ke tab “DOKUMEN”, dan data

keluarga yang tadi akan disimpan. Kemudian isikan lagi kolom yang ada di

tab dokumen ini. Halaman pengisian ini bisa dikosongkan, dan terakhir

tekan tombol simpan disebelah kiri atas yang berwarna merah untuk

menyimpan data.

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman pengisian data keluarga.

Nama Kolom Keterangan

Jenis File Jenis atau format file yang hendak diupload

Path / Url Tempat folder penyimpanan file

Nama File Nama file baru yang akan disimpan

Page 21: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Riwayat Riwayat kerja pegawai

Tanggal Tanggal riwayat

- Setelah selesai menginputkan data pegawai, tekan tombol simpan yang

berwarna merah, dan data pun tersimpan. Jika data batal untuk disimpan,

tekan tombol “BATAL”, maka data sebelumnya yang sudah tersimpan

akan terhapus secara otomatis.

Form Ubah PasswordXxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx.

LogoutXxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx.

Form Peminjaman Inventaris Kantor1. PROSES PEMBUATAN SURAT PEMINJAMAN INVENTARIS KANTOR

- Pembuatan surat peminjaman inventaris bisa dilakukan oleh user, yaitu

Kabag. Umum & Pesonalia, Staff Umum & Personalia, dan Administrator.

Sebelum melakukan proses pembuatan surat, tentunya setiap user harus

masuk atau login dulu kedalam sistem SIPEDAWAI. Setelah itu pada menu

utama, pilih menu PEMINJAMAN, dan pilih submenu PEMINJAMAN

INVENTARIS KANTOR.

Page 22: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Setelah submenu PEMINJAMAN INVENTARIS KANTOR dipilih, maka akan

muncul jendela pembuatan Surat Peminjaman Inventaris.

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman pembuatan Surat

Peminjaman Inventaris.

Nama Kolom Keterangan

Bagian/Jabatan Jabatan pegawai

Nama Pemohon Nama pemohon

Jenis Barang Jenis inventaris yang dipinjam

Merk Barang Merk inventaris yang dipinjam

Tanggal Pinjam Tanggal peminjaman inventaris

Tanggal Kembali Tanggal pengembalian inventaris

Keperluan Keperluan peminjaman inventaris

Nomor Nota Nomor nota peminjaman

- Masukkan data-data yang dibutuhkan pada halaman peminjaman

inventaris kantor.

Page 23: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Pada setiap kolom pengisian data, sudah ada fungsi pengecekan inputan

data, jadi misalnya kolom yang seharusnya diisi angka, hanya bisa diisi

angka saja, dan untuk inputan huruf tidak bisa. Begitu juga sebaliknya.

Jika semua data sudah lengkap diisi, maka untuk mencetak suratnya,

tekan tombol “SIMPAN DAN CETAK” dipojok kanan bawah. Setelah diklik,

maka akan muncul report surat peminjaman inventaris seperti gambar

berikut. Dan file Peminjaman Inventaris dalam format .PDF secara

otomatis tersimpan di folder “C:\YEH_BULELENG_FILE\PB_FILE”.

- Jika ingin mencetak surat, klik icon print pada pojok kiri atas.

Page 24: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

2. KEMUNGKINAN GAGAL PROSES PEMBUATAN SURAT PEMINJAMAN

- Jika kolom pengisian belum lengkap diisi, maka akan muncul peringatan

saat melakukan simpan dan cetak , seperti pada gambar.

3. PROSES PENCARIAN DAN REKAP DATA PEMINJAMAN INVENTARIS

- Untuk melihat daftar peminjaman inventaris, pilih tab DETAIL DATA

PEMINJAMAN INVENTARIS KANTOR pada halaman pengelolaan

peminjaman inventaris.

Page 25: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Untuk mencetak laporan rekap peminjaman inventaris pada tanggal

tertentu, maka terlebih dahulu pilih tanggal yang diinginkan, kemudian

klik tombol cari. Sampai data-data yang diinginkan muncul, lalu klik

tombol CETAK. Maka akan muncul laporan daftar peminjaman inventaris

pada tanggal tertentu.

- Jika ingin mencetak surat, klik icon print pada pojok kiri atas.

Page 26: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

4. PROSES UPDATE STATUS PEMINJAMAN INVENTARIS

- Pada pengelolaan surat peminjaman inventaris ini terdapat fungsi untuk

memperbarui status peminjaman. pilih tab DETAIL DATA PEMINJAMAN

INVENTARIS KANTOR pada halaman pengelolaan peminjaman inventaris

untuk memilih data peminjaman yang akan diupdate. Dihalaman ini, klik

salah satu data peminjaman yang hendak diupdate statusnya, sampai

nomor notanya muncul di bagian kanan atas.

- Untuk status, hanya bisa sekali saja diupdate. Yaitu dari status “PINJAM”

menjadi “KEMBALI” atau menjadi “BATAL”. Status “KEMBALI” jika barang

yang dipinjam sudah dikembalikan, dan untuk update status tekan

tombol “UPDATE STATUS”. Status “BATAL” jika saat sudah membuat surat

peminjaman dan barang batal untuk dipinjam, untuk update status tekan

tombol “BATAL PINJAM”.

Page 27: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Setelah tombol update status ditekan, akan ada dialog konfirmasi untuk

update status. Pilih “YES” untuk proses update, dan pilih “NO” untuk

membatalkan update status.

5. KEMUNGKINAN GAGAL PROSES UPDATE STATUS PEMINJAMAN

- Jika status peminjaman sudah terupdate(status=”KEMBALI” atau

status=”BATAL”), maka tidak boleh untuk diupdate lagi. Jika tombol

update dklik maka akan muncul peringatan seperti pada gambar.

Page 28: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Form Peminjaman Kendaraan Untuk PribadiXxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx.

Form Peminjaman Kendaraan Untuk DinasXxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx.

Form Surat Perjalanan Dinas1. PROSES PEMBUATAN DAN PENCETAKAN SPD

- Pembuatan surat perjalanan dinas bisa dilakukan oleh user, yaitu Kabag.

Umum & Pesonalia, Staff Umum & Personalia, dan Administrator.

Sebelum melakukan proses pembuatan surat, tentunya setiap user harus

masuk atau login dulu kedalam sistem SIPEDAWAI. Setelah itu pada menu

utama, pilih menu SURAT, dan pilih submenu SURAT PERJALANAN DINAS.

Page 29: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Setelah submenu SURAT PERJALANAN DINAS dipilih, maka akan muncul

jendela pembuatan Surat Perjalanan Dinas.

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman pembuatan SPD.

Nama Kolom Keterangan

Provinsi Provinsi dari alamat tujuan

Kabupaten / Kota Kabupaten / kota dari alamat tujuan

Tujuan Alamat tujuan

Maksud Maksud melakukan perjalanan dinas

Tgl Berangkat Tanggal keberangkatan

Tgl Kembali Tanggal kembali

Jam Berangkat Jam keberangkatan

Kendaraan Nama / jenis kendaraan

No Plat Nomor polisi kendaraan

Lama Perjalanan Lama waktu perjalanan

Page 30: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Uraian Detail paket perjalanan

Jabatan Jabatan pegawai

Nama Pegawai Nama pegawai

Detail Data Daftar Pegawai yang ikut perjalanan dinas

Total Biaya Total biaya perjalanan dinas

- Pada saat input data provinsi, akan ada kolom pengisian yang akan

berubah sesuai dengan provinsinya. Seperti pada gambar berikut.

Jika provinsi dipilih “DALAM PROVINSI” maka kabupaten pilihannya

adalah “DALAM” dan “LUAR”, dan jika dipilih “DALAM”, maka tujuan diisi

manual.

Jika provinsi dipilih “DALAM PROVINSI” maka kabupaten pilihannya

adalah “DALAM” dan “LUAR”, dan jika dipilih “LUAR”, maka tujuan tinggal

dipilih sesuai kabupaten tujuan.

Page 31: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Jika provinsi dipilih “LUAR PROVINSI” maka kabupaten pilihannya adalah

“IBU KOTA” dan “TEMPAT LAIN”, dan tujuan diisi manual.

- Masukkan data-data yang dibutuhkan pada halaman pembuatan SPD,

kemudian klik tombol simpan untuk memasukan detail data pegawai

pada table.

- Jika ingin menambah pegawai yang akan ikut serta berangkat, tambahkan

data pegawai pada bagian “DATA PEGAWAI” dan klik tombol simpan.

- Dan jika ingin membatalkan pegawai yang berangkat yang sudah diinput

sebelumnya, bisa dklik tombol batal.

- Untuk lama perjalanan didapat dari selisih tanggal berangkat dan tanggal

kembali.

Page 32: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Dan untuk uraian didapat dari kombinasi pemilihan provinsi,

kabupaten/kota, dan jabatan. Contohnya :

- Untuk detail paket SPD, bisa dilihat pada table berikut.

Table paket

spd

- Pada setiap kolom pengisian data, sudah ada fungsi pengecekan inputan

data, jadi misalnya kolom yang seharusnya diisi angka, hanya bisa diisi

angka saja, dan untuk inputan huruf tidak bisa. Begitu juga sebaliknya.

Jika semua data sudah lengkap diisi, maka untuk mencetak suratnya,

tekan tombol “SIMPAN DAN CETAK” yang berwarna merah dipojok kanan

atas. Setelah diklik, maka akan muncul report surat perjalanan dinas

seperti gambar berikut. Dan file SPD dalam format .PDF secara otomatis

tersimpan di folder “C:\YEH_BULELENG_FILE\SPD_FILE”.

Page 33: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Jika ingin mencetak surat, klik icon print pada pojok kiri atas.

2. KEMUNGKINAN GAGAL PROSES PEMBUATAN SPD

- Jika kolom pengisian belum lengkap diisi, maka akan muncul peringatan

saat melakukan simpan data, seperti pada gambar.

Page 34: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

3. PROSES PENCARIAN DAN REKAP DATA PERJALANAN DINAS

- Untuk melihat daftar perjalanan dinas, pilih tab DAFTAR SPD pada

halaman pengelolaan surat perjalanan dinas.

- Untuk mencetak laporan rekap perjalanan dinaspada tanggal tertentu,

maka terlebih dahulu pilih tanggal yang diinginkan, kemudian klik tombol

Page 35: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

cari. Sampai data-data yang diinginkan muncul, lalu klik tombol CETAK.

Maka akan muncul laporan daftar perjalanan dinas pada tanggal tertentu.

- Jika ingin mencetak surat, klik icon print pada pojok kiri atas.

Form Back Up Database1. PROSES BACK UP

- Untuk mulai melakukan proses back up database, pertama seorang user,

yaitu administrator harus masuk atau login dulu ke dalam sistem

SIPEDAWAI. Setelah itu pada menu utama, pilih menu DATABASE, dan

pilih submenu BACK UP.

- Setelah submenu BACK UP dipilih, maka akan muncul jendela BACK UP.

Page 36: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman BACK UP.

Nama Kolom Keterangan

Nama Server Nama server pada SQL server

Nama Database Nama database yang dipakai

Username Database Username pada saat masuk ke SQL server

Password Database Password pada saat masuk ke SQL server

- Setelah semua kolom diisi, barulah tekan tombol BACK UP untuk

melakukan proses back up. Khusus untuk PT Tirta Mumbul Jaya Abadi,

Nama Server diisi “PERSONALIA-PC”, Nama Database diisi “YB_HRIS_db”,

Username Database diisi “-”, dan Password Database diisi “-”. Seperti

gambar berikut.

Page 37: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Setelah kolom diisi lengkap, lalu tekan tombol BACK UP, dan kemudian

akan muncul konfirmasi proses back up.

- Pilih “YES” untuk melaksanakan proses back up, dan pilih “NO” untuk

membatalkannya. Dan jika proses back up berhasil, maka akan muncul

pemberitahuan seperti berikut. File back up akan tersimpan secara

otomatis pada folder “C:\YEH_BULELENG_FILE\DATA\BACK_UP_DB”.

Page 38: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

2. KEMUNGKINAN GAGAL BACK UP

- Jika kolom back up database belum lengkap diisi, maka akan muncul

peringatan saat melakukan proses back up, seperti pada gambar.

- Jika data pada kolom back up diisi dengan data yang salah maka akan

muncuk peringatan seperti gambar berikut.

Form Restore Database1. PROSES RESTORE

- Untuk mulai melakukan proses restore database, pertama seorang user,

yaitu administrator harus masuk atau login dulu ke dalam sistem

Page 39: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

SIPEDAWAI. Setelah itu pada menu utama, pilih menu DATABASE, dan

pilih submenu RESTORE.

- Setelah submenu RESTORE dipilih, maka akan muncul jendela RESTORE.

- Berikut adalah table keterangan untuk halaman RESTORE.

Nama Kolom Keterangan

Nama Server Nama server pada SQL server

Nama Database Nama database yang dipakai

Username Database Username pada saat masuk ke SQL server

Password Database Password pada saat masuk ke SQL server

- Setelah semua kolom diisi, barulah tekan tombol RESTORE untuk

melakukan proses restore. Khusus untuk PT Tirta Mumbul Jaya Abadi,

Nama Server diisi “PERSONALIA-PC”, Nama Database diisi “YB_HRIS_db”,

Username Database diisi “-”, dan Password Database diisi “-”. Seperti

gambar berikut.

Page 40: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Setelah kolom diisi lengkap, lalu tekan tombol RESTORE, dan kemudian

akan muncul konfirmasi proses back up.

- Pilih “YES” untuk melaksanakan proses restore, dan pilih “NO” untuk

membatalkannya.

2. KEMUNGKINAN GAGAL RESTORE

- Jika kolom restore database belum lengkap diisi, maka akan muncul

peringatan saat melakukan proses restore, seperti pada gambar.

Page 41: Buku Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

Panduan Penggunaan SIPEDAWAI

- Jika data pada kolom back up diisi dengan data yang salah maka akan

muncuk peringatan seperti gambar berikut.