BUKU PANDUAN PENGOPERASIAN SIMPEG

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

UNIVERSITAS KUNINGAN

Jalan Cut Nyak DIen No 36 A, Kel. Cijoho, Cijoho, Kuningan Sub-District, Kuningan Regency, West Java 45513

1 | P a g e

KATA PENGANTAR

Sistem Informasi sudah menjadi kebutuhan bagi instansi manapun untuk meningkatkan kinerja

dan akuntabilitas informasi yang dikelolanya. Pengembangkan Sistem Informasi Kepegawaian

(SIMPEG) UNIKU kami lakukan secara berkesinambungan untuk mendukung kinerja Biro

Kepegawaian.

Sistem Informasi Kepegawaian yang telah dibuat disesuaikan dengan alur Biro Kepegawaian

meskipun tidak semua alur dapat terpenuhi pada sistem ini. Beberapa kebutuhan inti seperti

pengelolaan data pegawai dan penetapan gaji berkala sudah disediakan didalam sistem ini.

Tentunya Sistem Informasi Kepegawaian ini akan terus kami kembangkan selaras dengan

kebutuhan beberapa alur pada Biro Kepegawaian yang belum terpenuhi.

2 | P a g e

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. 1

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................... 2

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................................... 3

REGULASI DAN HAK AKSES .............................................................................................................. 4

1. Regulasi Dasar.............................................................................................................................. 4

2. Hak Akses ..................................................................................................................................... 4

HALAMAN LOGIN ................................................................................................................................ 5

FASILITAS DAN MENU SISTEM .......................................................................................................... 6

1. Menu Dashboard........................................................................................................................... 6

2. Menu Master Data ......................................................................................................................... 7

3. Menu Pegawai .............................................................................................................................. 7

4. Menu Rekap Gaji .......................................................................................................................... 8

5. Menu Mutasi.................................................................................................................................. 9

6. Menu Berkala .............................................................................................................................. 10

7. Menu Absensi ............................................................................................................................. 10

8. Menu Laporan ............................................................................................................................. 11

9. Menu Logout ............................................................................................................................... 12

PENAMBAHAN DATA PEGAWAI BARU ............................................................................................ 13

PROSES REKAP GAJI ....................................................................................................................... 15

PROSES KENAIKAN BERKALA ........................................................................................................ 17

3 | P a g e

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Halaman Login ..................................................................................................................... 5

Gambar 2 Fasiltas dan Menu Sistem .................................................................................................... 6

Gambar 3 Halaman Dashboard ............................................................................................................ 6

Gambar 4 Sub Menu Master Data ........................................................................................................ 7

Gambar 5 Master Data Unit .................................................................................................................. 7

Gambar 6 Menu Pegawai Bagian Kepegawaian................................................................................... 8

Gambar 7 Menu Pegawai Hak Akses Pegawai ..................................................................................... 8

Gambar 8 Menu Rekap Gaji Hak Akses Kepagaian Fakultas ............................................................... 9

Gambar 9 Halaman Rekap Gaji Hak Akses Pegawai .......................................................................... 9

Gambar 10 Menu Gaji Berkala ............................................................................................................ 10

Gambar 11 Detail dan Input Gaji Berkala............................................................................................ 10

Gambar 12 Menu Absesnsi................................................................................................................. 11

Gambar 13 Pemilihan Jens dan Sub Jenis Laporan ........................................................................... 11

Gambar 14 Hasil Laporan Setelah Pemilihan Jenis Laporan .............................................................. 12

Gambar 15 Halaman Penambahan Data Pegawai Baru ..................................................................... 13

Gambar 16 Halaman Form Penambahan Data Pegawai Baru ........................................................... 13

Gambar 17 Halaman (lanjutan) Form Penambahan Data Pegawai Baru ........................................... 14

Gambar 18 Halaman Proses Rekap Gaji ............................................................................................ 15

Gambar 19 Halaman Form Rekap Gaji ............................................................................................... 15

Gambar 20 Halaman Proses Kenaikan Berkala.................................................................................. 17

Gambar 21 Halaman Form Update Gaji Berkala ................................................................................ 17

4 | P a g e

REGULASI DAN HAK AKSES

1. Regulasi Dasar

Setiap fakultas memiliki pengelola data kepegawaian yang bertanggung terhadap data pegawai

yang dikelolanya. Masing-masing fakultas hanya dapat mengakses masing-masing data pegawai pada

fakultas yang bersangkutan, kecuali untuk pihak kepegawaian pusat yaitu di rektorat.

2. Hak Akses

Setiap pegawai baik itu staff ataupun dosen memiliki hak akses tertentu dan hak akses ini

bertujuan berdasarkan kebutuhannya seperti mengambil dokumen yang bersangkutan pada sistem,

melihat identitas pribadi, mengisi kuisioner, melihat rincian gaji, melihat sejarah mutasi dan lain

sebagainya.

Pengelolaan data sepenuhnya dilakukan oleh bagian kepegawaian pusat yang berada di rektorat

seperti perubahan informasi data pribadi, kelengkapan dokumen, kenaikan berkala, nominal gaji

menurut pendidikan dan lain sebagainya.

Bagian kepegawaian yang berada di fakultas hanya melakukan pelaporan perubahan data

pegawai yang dilakukan oleh bagian kepegawaian pusat di rektorat. Selain itu bagian kepegawaian

yang berada di fakultas bertugas untuk mengelola informasi untuk perekapan gaji terhadap sistem

seperti total kehadiran dosen mengajar, jumlah sks yang diampu oleh dosen, tunjangan dosen PA,

tunjangan pengelolaan kelas malam, tunjangan praktikum dan sebagainya.

5 | P a g e

HALAMAN LOGIN

Halaman login dimaksudkan untuk membatasi pengguna yang menggunakan sistem. Hal ini

sebagai tingkat kemanan pertama untuk memasuki halaman sistem. Pengguna yang dapat memasuki

sistem adalah pengguna yang mempunyai akses masuk terhadap sistem dengan username dan

password setelah itu pengguna diwajibkan meyesuaikan dengan kode unik yang terdapat pada sistem.

Berikut adalah halaman login yang terdapat pada sistem :

Gambar 1 Halaman Login

6 | P a g e

FASILITAS DAN MENU SISTEM

Fasilitas dan menu yang disediakan pada sistem kepegawaian ini adalah sebagai berikut :

Gambar 2 Fasiltas dan Menu Sistem

1. Menu Dashboard

Halaman Dashboard adalah tampilan awal ketika pengguna sudah berhasil login. Halaman ini

memuat mengenai grafik data pegawai menurut jenis kelamin, pendidikan, status berkala, golongan

dan sebagainya. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan informasi secara cepat mengenai data

kepegawaian dengan melihat grafik yang disediakan. Berikut adalah tampilan halaman dashboard :

Gambar 3 Halaman Dashboard

7 | P a g e

2. Menu Master Data

Menu master data digunakan untuk mengelola data-data master seperti master data unit kerja/

fakultas, data prodi, status pegawai, nominal jabatan akademik, nominal kehadiran, jabatan struktural,

jabatan akademik, presentase gaji berkala, jam kerja untuk absensi, data kuisioner dan jadwal

kuisioner. Fasilitas menu ini hanya dapat diakses oleh user bagian kepegawaian pusat di rektorat.

Berikut beberapa fasilitas dan contoh tampilan pada menu master data :

Gambar 4 Sub Menu Master Data

Gambar 5 Master Data Unit

3. Menu Pegawai

Halaman menu pegawai digunakan untuk mengelola data pegawai seperti identitas diri,

penempatan unit/ fakultas, penempatan prodi, TMT, masa kerja, jabatan struktural, jabatan akademik

8 | P a g e

dan lain sebagainya. Akses keseluruhan hanya diberikan kepada user dengan hak akases bagian

kepegawaian pusat di rektorat. Berikut tampilan halaman Menu Pegawai :

Gambar 6 Menu Pegawai Bagian Kepegawaian

Untuk user dengan hak akses pegawai baik itu dosen maupun staf hanya diberikan akses untuk

melihat data identitasnya saja tidak diberikan akses untuk melihat data pegawaian secara keseluruhan,

berikut contoh menu pegawaian dengan hak akases staf maupun dosen :

Gambar 7 Menu Pegawai Hak Akses Pegawai

4. Menu Rekap Gaji

Halaman menu rekap gaji digunakan untuk merekap gaji pegawai. Bagian ini dikelola oleh

masing-masing user dengan hak akses masing-masing fakultas dan akses keseluruhan diberikan pada

bagian kepegawaian pusat di rektorat. Pada halaman inilah masing-masing user dengan hak

kepegawaian masing-masing fakultas melakukan pengelolaan data kehadiran dosen, SKS, tunjangan

9 | P a g e

dan sebagainya untuk mendapatkan hasil rekapan gaji yang nanti di akases secara keseluruhan oleh

bagian kepegawaian pusat di rektorat. Berikut tampilan halaman sistem untuk hak akses kepegawaian

masing-masing fakultas :

Gambar 8 Menu Rekap Gaji Hak Akses Kepagaian Fakultas

Berikut adalah tampilan halaman rekap gaji untuk user hak ases pegawai baik itu staf maupun dosen :

Gambar 9 Halaman Rekap Gaji Hak Akses Pegawai

5. Menu Mutasi

Halaman ini digunakan untuk melakukan pengelolaan perpindahan pegawai ke unit lainnya.

Halaman ini hanya dapat digunakan oleh user dengan hak akses kepegawaian pusat di rektorat. Untuk

masing-masing pegawaian dengan hak ases biasa hanya dapat melihat sejarah mutasinya saja.

10 | P a g e

6. Menu Berkala

Proses kenaikan gaji berkala dikelola pada bagian ini. Dimana pengelolaan keseluruhan hanya

diberikan kepada user dengan hak akses kepegawaian pusat di rektorat saja. Kenaikan gaji berkala

mengaju kepada data master persentese gaji berkala misal 5% dari gaji sekarang. Berikut adalah

tampilan halaman menu gaji berkala :

Gambar 10 Menu Gaji Berkala

Gambar 11 Detail dan Input Gaji Berkala

7. Menu Absensi

Halaman ini digunakan untuk melihat data absesnsi para pegawai yang dilakukan pada mesin absensi

pada masing-masing uni/ fakultas. Berikut tampilan pada sistem :

11 | P a g e

Gambar 12 Menu Absesnsi

8. Menu Laporan

Halaman ini digunakan untuk membuat laporan mengenai data-data yang telah dikelola pada sistem

seperti ddata pegawai, data mutasi, data gaji berkala, data absensi dan hasil kuisioner. Halaman ini

diberikan sub jenis laporan dengan tujuan melakukan sortir data yang diinginkan seperti pada gambar

berikut :

Gambar 13 Pemilihan Jens dan Sub Jenis Laporan

12 | P a g e

Gambar 14 Hasil Laporan Setelah Pemilihan Jenis Laporan

9. Menu Logout

Menu ini digunakan untuk keluar sistem dan mengakhiri penggunaan sistem informasi kepegawaian.

13 | P a g e

PENAMBAHAN DATA PEGAWAI BARU

Pengelolaan data pegawai baru dapat dilakukan pada Menu Pegawai sehingga sistem menampilkan

halaman seperti berikut :

Gambar 15 Halaman Penambahan Data Pegawai Baru

Setelah tampil halaman seperti diatas lanjutkan klik ADD DATA pada pojok kanan atas halaman seperti

gambar diatas yang sudah diberi tanda sehingga muncul form isian data pegawai baru seperti berikut

:

Gambar 16 Halaman Form Penambahan Data Pegawai Baru

Pada bagian form ini terdiri dari beberapa sub bagian Informasi Dasar seperti Foto, nama pegawaian,

jenis kelamin dan data dasar lainnya.

14 | P a g e

Gambar 17 Halaman (lanjutan) Form Penambahan Data Pegawai Baru

Pada bagian informasi pegawai berisi form untuk informasi kepegawaian seperti NIK, NIP, NIDN no SK

TMT dan lain sebagainya pada form ini menyatakan status pegawai apakah Calon Dosen, Calon

Pegawai dan lain sebagainya. Selanjutnya pada bagian form Informasi Penggajian digunakan untuk

menentukan golongan, nominal gaji pokok, tgl pembaharuan untuk proses berkala dan upload

dokumen penetapan diangkatnya menjadi pegawai. Jika form isian dirasa telah selesai lanjutkan klik

tombol SAVE atau CANCEL untuk membatalkan.

15 | P a g e

PROSES REKAP GAJI

Untuk melakukan proses perekapan gaji tiap bulan gunakan Menu Rekap Gaji sehingga tampil halaman

seperti berikut :

Gambar 18 Halaman Proses Rekap Gaji

Pilih Add Data pada bagian pojok kanan atas sistem seperti gambar diatas yang telah diberi tanda.

Setelah di klik maka muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 19 Halaman Form Rekap Gaji

Isikan data perekapan gaji masing-masing pegawai seperti jumlah SKS, transport/ jumlah pertemuan,

tunjangan dosen PA (pembimbing akademik), tunjangan kelas malam dan sebagainya. Kolom yang

16 | P a g e

tidak bisa diisi akan secara otomatis mengeluarkan nilai sesuai data pegawai dan data master gaji yang

sudah diinputkan oleh bagian kepegawaian. Jika dirasa sudah lanjutkan klik SAVE untuk menyimpan

dan CANCEL untuk membatalkan.

Catatan : untuk kesalahan perekapan gaji dapat menghubungi pihak kepegawaian untuk

menghapus kembali atau mengedit data perekapan dikarenakan hak user untuk melakukan

perubahan data hanya diberikan kepada user Biro Kepegawaian Pusat di Rektorat.

17 | P a g e

PROSES KENAIKAN BERKALA

Fasilitas ini hanya diberikan kepada user dengan hak akses Biro Kepegawaian Pusat di Rektorat. Untuk

mengelola kenaikan berkala pegawai pilih Menu Berkala sehingga tampil halaman seperti berikut :

Gambar 20 Halaman Proses Kenaikan Berkala

Lakukan pencarian data menggunakan sorting status bekala yang sudah Update atau Belum Update

atau dapat menggunakan pencarian menggunakan kata kunci. Jika dirasa sudah menemukan data

pegawai yang akan diproses lanjutkan pilih tombol sehingga muncul halaman form seperti berikut

:

Gambar 21 Halaman Form Update Gaji Berkala

Masukan data golongan pegawai jika berubah, nominal akan dihitung secara otomatis jika masih 0

lakukan perubahan nominal gaji pokok setelah itu upload file penetapan (SK) kenaikan berkala pegawai

Sesuaikan sortir data yang sudah berkala atau belum,

dapat juga melakukan pencarian kata kunci

18 | P a g e

yang bersangkutan. Jika dirasa sudah selesai lanjutkan pilih tombol SAVE untuk menyimpan dan

CANCEL untuk membatalkan.