1. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM BUKU PANDUAN LATIHAN(PENGURUSAN REKOD PERIBADI REKOD PERIBADI) PENGURUS / PENTADBIR SUMBER MANUSIAVersi F1.0DOKUMEN PROJEK HRMIS KERAJAAN MALAYSIA - TERHAD

2. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Kerajaan Malaysia 2006 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (EG-HRMIS) sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 2 dari 55 3. BUKU PANDUAN LATIHAN PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 KANDUNGANOBJEKTIF KURSUS ..................................................................................................................... 41.0PENGENALAN..................................................................................................................... 5 1.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ........................................... 6 1.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ............................................. 7 1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ................................... 8 1.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI .... 11 1.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONAL RECORD) .................................... 14 1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..... 142.0CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI................. 15 2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ............................. 16 2.1.1RUANG NAVIGASI..................................................................................................... 19 2.1.2RUANG KEPALA........................................................................................................ 22 2.1.3RUANG KANDUNGAN............................................................................................... 23 2.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI ......................................................... 25 2.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFY PERSONAL RECORD INFORMATION) ........................................................................................................ 29 2.3.1PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI ......................................................... 30 2.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONAL RECORD) .................................... 36 2.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETE PERSONAL RECORD) ................................ 41 2.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI ........................................... 47 2.7 LAPORAN REKOD PERIBADI .................................................................................. 513PENUTUP .......................................................................................................................... 55Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 3 dari 55 4. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0OBJEKTIF KURSUSDi akhir modul ini, peserta akan dapat: Menerangkan Objektif, Ciri-Ciri, Fungsi dan Kepentingan Modul PengurusanRekod Peribadi Menyenaraikan Data dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi Menjelaskan Peranan Pengurus/Pentadbir Sumber Manusia dalamMenguruskan Modul Pengurusan Rekod Peribadi Menggunakan Aplikasi Modul ini iaitu:Memaparkan rekodMengemaskini rekodMengesahkan rekodMenambah rekodMenghapus rekodMencetak laporanPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 4 dari 55 5. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.01.0 PENGENALAN Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah modul yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Perkhidmatan Awam seperti maklumat peribadi, maklumat keluarga, maklumat akademik, maklumat kecacatan, maklumat bahasa, maklumat pengalaman bekerja, maklumat persatuan dan lain-lain maklumat yang berkaitan. Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah penting kerana ianya merupakan data asas yang akan digunakan oleh modul-modul EG- HRMIS yang lain.Hubungan Pengurusan Rekod PeribadiFaedah yang layakPendidikan/pengalaman diterima olehPengurusan Saraan, PengurusanSaraan ,Saraan,Faedah & Ganjaran bekerja yang berkaitankeluarga, individual Faedah & Ganjaran dengan prestasi kurang upaya danK1lain-lainPenilaianPengurusan PembangunanPembangunanK2Penilaian KompetensiPengurusan KerjayaKompetensiKerjayaK3Formulasi dan Formulasi danPerolehan Sumber Pengurusan PenamatanPenilaianPerolehan Sumber Pengurusan Penamatan Penilaian Manusia Kerjaya Perkhidmatan Strategy Manusia Kerjaya PerkhidmatanStrategyK4K7 K6 PengurusanPengurusanRekod Rekod PeribadiPeribadiWaris yang MaklumatK5 terdekat jika Peribadi/Keluarga yang Pengurusan Komunikasi &individual memberi kesan terhadap Pengurusan Komunikasi & Tatatertib PekerjaTatatertib Pekerja tersebutpenukaran tugasmeninggalDokumen Projek HRMIS Kerajaan Malaysia - TERHAD58 Record Editor, Record Verifier dan HR Administrator (Personal Record) bersama-sama bertanggungjawab dalam memastikan maklumat yang terdapat dalam Rekod Peribadi adalah tepat dan terkini. Ianya penting bagi mengoptimakan proses membuat keputusan yang berkaitan dengan Pemilik Kompetensi seperti pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 5 dari 55 6. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.01.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKODPERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi dibentuk berdasarkan objektif-objektif yang berikut: Memudahkan perolehan dan pengemaskinianrekodperibadi seseorang Pemilik Kompetensi. Perkongsian maklumat sesama fungsi serta antara organisasi. Membolehkan Pemilik Kompetensi mencapai danmemastikan ketepatan rekod peribadi mereka secara elektronik. Membolehkan Pemilik Kompetensi mengemaskinikan rekod-rekod peribadi mereka secara terus. Membolehkan organisasi mengumpulkan dan membuat analisis maklumat yang terkini dan tepat secara terus. Memudahkan perkongsian maklumat diantaraagensi-agensi KerajaanPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 6 dari 55 7. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.01.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKODPERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai ciri-ciri yang berikut: Ruang Mandatori Memastikan semua ruang mandatori telah diisi. Penduaan Kod Memastikan tiada penduaan kod berlaku. Menggunakan Format Tarikh Kalendar untuk mengawal kemasukan tarikh dengan mudah dan tepat. Pengesahan Keutuhan Rekod dihubungkan secara aktif dengan rekod lain, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan telah diputuskan di antara rekod. Contoh; jika pengguna mahu menghapuskan data peribadi, maklumat-maklumat lain seperti Pendidikan, keluarga, dll akan dihapuskan secara automatik. Pengesahan Ruang KemasukanFormat Format masuk adalah dalam keadaan tetap, contoh;Format kad pengenalan baru mesti mempunyai 12 angka. SENARIO SEKARANGSENARIO EG-HRMISRekod peribadi disimpan dalam Rekod Peribadi dikemaskiniBuku Perkhidmatan.oleh Pemilik Kompetensi sendiri.Kemaskini data peribadi Pengesahan Rekod untukdilakukan oleh HR Administrator memastikan data yang betul(Personal Record) dari masa kedimasukkan.semasa.Sesetengah rekod peribadi Rekod peribadi disimpan didisimpan dalam fail sulit peribadi, dalam Pangkalan Data HRMISyang juga telah dikemaskini olehdan dikemaskini oleh PemilikHR System Administrator Kompetensi sendiri(Personal Record).Fungsi-fungsi lain mungkinRekod Peribadi mengandungimenyimpan maklumat peribadi semua maklumat peribadi yangyang tidak terdapat dalam Bukudiperlukan oleh fungsi-fungsiPerkhidmatan dan Fail peribadi, lain; seperti Lesen, Pasport,contohnya: Pengurusan PrestasiPermit Kerja dll. yang manamenyimpan maklumat bahasa kebiasaannya tidak disediakan.dan anugerah.Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 7 dari 55 8. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 SENARIO SEKARANG SENARIO EG-HRMIS Rekod Peribadi hanya digunakan sekali, bagi fungsi ini.1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKODPERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai fungsi umum yang membolehkan Pentadbir Modul melaksanakan aktiviti-aktiviti berikut: Papar Rekod Peribadi Paparan ciri-ciri terperinci dalam rekod sedia ada. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Kemaskini Rekod Peribadi Mengemaskini rekod sedia ada. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Status Penghantaran Rekod Menyemak status maklumat yang dihantar untuk pengesahan. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Laporan Profil Pemilik Kompetensi Memapar keseluruhan maklumat Pemilik Kompetensi. Pengesahan Rekod Peribadi Mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini oleh Record Editor. Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini Carian rekod sedia ada berdasarkan beberapa kriteria carian. Laporan Rekod Peribadi Memaparkan senarai Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi Tambah Rekod Peribadi Sekali sahaja untuk setiap Pemilik Kompetensi. Hapus Rekod Peribadi Hapus keseluruhan rekod sedia ada atau elemen yang dipilih sahaja.Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 8 dari 55 9. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 Rajah 1.3-1: Fungsi-Fungsi Utama Modul Pengurusan Rekod PeribadiRajah 1.3-2: Fungsi-Fungsi bagi Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Rekod PeribadiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 9 dari 55 10. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0Rajah 1.3-3: Fungsi-Fungsi Bagi Selenggara Rekod Pengurusan Rekod PeribadiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 10 dari 55 11. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi : F1.01.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODULPENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mengandungi paparan maklumat peribadi seperti berikut: Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori DataKaitan dengan Lain-LainNoElemenPerincian ElemenFungsi 1 Data Peribadi Nama Semua Fungsi Sumber No Kad PengenalanManusia Tarikh Lahir Kewarganegaraan Status Perkahwinan No. Telefon Alamat Gambar, dll. 2 Pendidikan Nama SijilPerolehan SumberTahap PendidikanManusiaNama InstitusiPembangunanLokasi InstitusiPenilaian KompetensiBidang Kursus Pengurusan KerjayaGred, dll.Pengurusan Saraan,Faedah dan GanjaranPengurusan Prestasi 3 Persatuan /Nama Badan ProfesionalPerolehan Sumber Pertubuhan Jenis KeahlianManusiaTarikh Sertai PembangunanYuran Penilaian KompetensiJawatan, dll. Pengurusan KerjayaPengurusan Saraan,Faedah dan GanjaranPengurusan Prestasi 4 Pengalaman Nama Organisasi Perolehan Sumber BekerjaJenis OrganisasiManusiaJenis Badan KorporatPembangunanTarikh Mula / Tamat Pengurusan KerjayaJawatan Terdahulu, dllPengurusan Saraan,Faedah dan Ganjaran 5 Keluarga NamaPengurusan Saraan,Hubungan + Data Faedah dan GanjaranPeribadiPenamatanPenerima Pencen PerkhidmatanPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 11 dari 55 12. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori DataKaitan dengan Lain-LainNo Elemen Perincian Elemen Fungsi Status Waris Perolehan Sumber Status Kecacatan, dllManusia 6 Anugerah Jenis Anugerah Pengurusan PrestasiNama AnugerahPerolehan SumberGelaranManusiaNegeri Penganugerah, dll 7 Bahasa Nama BahasaPengurusan PrestasiPenguasaan Bahasa Perolehan SumberLisan, Penulisan, dllManusia Penilaian Kompetensi Pembangunan Pengurusan Kerjaya. 8 AkaunNama Akaun Pengurusan Saraan,Jenis AkaunFaedah dan GanjaranFungsi Akaun Senarai GajiNombor Akaun, dllPenamatan Perkhidmatan 9 Sejarah PerubatanPenyakit Pengurusan Saraan,Rawatan PerubatanFaedah dan GanjaranTarikh Mula RawatanPerolehan SumberTarikh Tamat Rawatan dll Manusia10 Maklumat Jenis KecacatanPengurusan Saraan, KecacatanSebab KecacatanFaedah dan GanjaranTarikh Kecacatan Perolehan SumberAlat Bantuan yangManusiadiberikanTarikh Alat Bantuandiberikan11 LesenJenis LesenPengurusan Saraan,KelasFaedah dan GanjaranTarikh Luput Perolehan SumberYuran PembaharuanManusia12 PasportJenis PasportPengurusan Saraan,Tarikh Dikeluarkan Faedah dan GanjaranTarikh Luput Perolehan SumberNegeri Dikeluarkan, dllManusiaPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 12 dari 55 13. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data Kaitan dengan Lain-LainNo Elemen Perincian ElemenFungsi13 Permit Kerja Nombor Permit KerjaPengurusan Saraan,Tarikh Dikeluarkan Faedah dan GanjaranTarikh Luput Perolehan SumberNombor Rujukan ManusiaImigresen, dllPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 13 dari 55 14. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.01.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONALRECORD) HR Administrator (Personal Record) berperanan untuk: Memastikan Modul Pengurusan Rekod Peribadi diuruskan dengan baik. Memaklumkan kepada Warga Perkhidmatan Awam tentang keperluan untuk mengemaskini maklumat peribadi dari masa ke semasa dan implikasi sekiranya maklumat tidak lengkap/tepat/terkini. BerurusandenganBahagian TeknologiMaklumat dalam mendapatkan sokongan teknikal untuk memastikan perjalanan sistem adalah lancar. Menambah Pemilik Kompetensi baru dan menghapus rekod bagi elemen-elemen Data Peribadi yang salah dimasukkan1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODULPENGURUSAN REKOD PERIBADI Record Verifier berperanan untuk: Memastikan semua maklumat yang dikemaskini adalah tepat. Membantu Pemilik Kompetensi mengemaskini rekod mereka.Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 14 dari 55 15. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.02.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODULPENGURUSAN REKOD PERIBADI Pengguna Modul Pengurusan Rekod Peribadi boleh melaksanakan fungsi- fungsi seperti berikut: Paparan Fungsi yang membolehkan Pengguna melihat maklumat peribadi masing-masing dan bagi Pemilik Kompetensi dibawah kawalannya. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Mengemaskini Fungsi yang membolehkan Pengguna mengemaskini maklumat peribadi masing-masing dan maklumat peribadi kakitangan bawahan (jika berkenaan). (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Menyemak Status Penghantaran Rekod Fungsi yang membolehkan Pengguna menyemak semula rekod yang telah dikemaskini/ditambah, sebelum disahkan oleh Record Verifier. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Laporan - Profil Pemilik Kompetensi Fungsi yang membolehkan pengguna memapar laporan profil masing-masing atau mencari dan memapar laporan Profil kakitangan bawahan. Mengesahkan Fungsi yang membolehkan Pengguna mengesahkan semua maklumat peribadi yang ditambah atau dikemaskini oleh kakitangan bawahan. Carian Fungsi yang membolehkan Pengguna mencari dan mengemaskini rekod peribadi yang dikehendaki berdasarkan beberapa kriteria carian. Laporan Fungsi yang membolehkan Pengguna memaparkan laporan Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai maklumat rekod peribadi Menambah Fungsi yang membolehkan Pengguna menambah rekod baru seseorang Pemilik Kompetensi apabila rekod tersebut tidak terdapat di dalam sistem.Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 15 dari 55 16. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Menghapus Fungsi yang membolehkan Pengguna menghapus keseluruhan rekod peribadi sedia ada yang tidak lagi aktif/Pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan atau menghapus mana-mana rekod yang dipilih dari senarai rekod peribadi Pemilik Kompetensi.2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSANREKOD PERIBADIDi bawah adalah langkah-langkah untuk melaksanakan operasi-operasi yangdisebutkan di atas.LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP01. Klik Microsoft InternetPaparan skrin InternetExplorer Explorer02. Pada ruang Address taipkanhttp://www.eghrmis.govPaparan Skrin EG-alamat web.my HRMIS Sila rujuk Rajah2.1-103. Klik pada pautan HRMISTiada Paparan skrin Log-On keSistem HRMIS Silarujuk Rajah 2.1-204. Pilih Bahasa dari senarai drop- Bahasa Malaysiadown05. Masukkan ID Pengguna dan ID PenggunaKata Laluan dalam ruang Kata Laluanberkenaan06. Klik Hantar untuk memasukiPaparan Skrin LamanLaman Utama SistemUtama SistemPengurusan Maklumat SumberPengurusan MaklumatManusia Sumber Manusia(HRMIS) Sila rujukRajah 2.1-3.07. Jika klik Set Semula, ID Penggunamasukkan semula ID Kata LaluanPengguna dan Kata Laluandalam ruang berkenaan08. Jika klik Keluar, penggunaakan keluar dari sistem09. Klik Pengurusan Rekod Paparan Skrin LamanPeribadi dari Laman Utama Utama PengurusanSistem Pengurusan MaklumatRekod Peribadi SilaSumber Manusia (HRMIS)rujuk Rajah 2.1-4.Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 16 dari 55 17. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0Klik pada pautanHRMISRajah 2.1-1: Paparan Skrin EG-HRMISRajah 2.1-2: Paparan Skrin Log-on Ke Sistem HRMISPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 17 dari 55 18. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 Modul Pengurusan Rekod PeribadiRajah 2.1-3: Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi 21 3Rajah 2.1-4: Laman Utama Pengurusan Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 18 dari 55 19. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Secara amnya, laman-laman dalam modul ini dibahagikan kepada tiga bingkai (frame) (lihat Rajah 2.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1-1).Jadual 2.1-1: Keterangan Nama BingkaiNo. BingkaiNama Bingkai 1Ruang Navigasi 2Ruang Kepala 3Ruang Kandungan 2.1.1 RUANG NAVIGASI Ruang Navigasi mempunyai pilihan-pilihan pautan (link) utama yang dibahagikan kepada lima bahagian (lihat Rajah 2.1.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1.1-1).Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 19 dari 55 20. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 1 2 Nota: Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta .Rajah 2.1.1-1: Ruang NavigasiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 20 dari 55 21. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Jadual 2.1.1-1: Keterangan Ruang Navigasi No.TajukKeteranganItem1.Logo HRMISAnimasi logo Kerajaan Malaysia/Kerajaan dan logo projek HRMIS.Malaysia2.MenuMenu mempunyai butang-butangpautan berikut: Papar Rekod Peribadi (View Personal Record) Kemaskini Rekod Peribadi (Update Personal Record) Status Penghantaran Rekod (Record Submission Status) Laporan Profil Pemilik Kompetensi (Report Competency Owner Profile) Laporan Rekod Peribadi (Personal Record Report) Pengesahan Record Peribadi (Verify Personal Record) Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini (Search Competency Owner For Update) Laporan Pemilik Kompetensi (Competency Owner Records) Perisytiharan Harta (Asset Declaration) Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta Bantuan (Help) Laman Utama (Main Page)Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 21 dari 55 22. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.1.2 RUANG KEPALA Ruang Kepala terletak di bahagian atas laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada lima bahagian (Lihat Rajah 2.1.2-1 dan keterangan di Jadual 2.1.2-1)1 2 3 4 5 Rajah 2.1.2-1: Ruang KepalaJadual 2.1.2-1: Keterangan Ruang KepalaNo.Tajuk Keterangan Item 1. Logo Aplikasi Membezakan sesuatu aplikasi 2. TarikhTarikh semasa menunjukkanHari, Haribulan / Bulan /Tahun 3. MasaMasa semasa dan akanberubah setiap kali laman inidicapai (jam:minit:saatAM/PM) 4. Kata-kata Aluan Memaparkan animasi kata-kata aluan Selamat Datangke Halaman PengurusanRekod Peribadi 5. Tajuk AplikasiTajuk modul yang dipaparkanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 22 dari 55 23. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 2.1.3 RUANG KANDUNGAN Ruang Kandungan terletak di bahagian tengah laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada tiga bahagian (lihat Rajah 2.1.3-1 dan keterangan di Jadual 2.1.3-1). 1 2 3Rajah 2.1.3-1: Ruang KandunganPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 23 dari 55 24. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0Jadual 2.1.3-1: Keterangan Ruang KandunganNo. Tajuk Keterangan Item 1. Kata-kata AluanMemaparkan kata-kata aluan Selamat Datang ke Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS. 2. Logo HRMIS Logo HRMIS. 3. Kenyataan Paparan Memaparkan resolusi yangSesuaisesuai bagi melayari Lamanini. Seksyen-seksyen berikut menerangkan lebih lanjut langkah-langkah untuk menggunakan semua fungsi-fungsi yang terdapat di dalam modul ini.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 24 dari 55 25. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI AKTIVITI Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari, mencetak dan memapar laporan profil Pemilik Kompetensi lain. Pemilik Kompetensi juga boleh melihat profil diri masing-masing. PENGGUNA Aktiviti ini perludilaksanakan olehRecord Verifier(Pemilik Kompetensi). KEPERLUAN Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh Record Verifier (Pemilik Kompetensi) apabila ingin melihat dan menyemak Laporan Profil Pemilik Kompetensi. INPUT PROSESOUTPUT ID PemilikLaporan ProfilKompetensi/Carian Rekod PemilikPemilik Kompetensi NO KP/ NamaKompetensiDipaparkanRajah 2.2-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Laporan Profil Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 25 dari 55 26. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Jadual 2.2-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Profil Pemilik KompetensiLANGKAH TINDAKANNILAI INPUTHASIL YANG DIHARAP01. Klik butang Laporan ProfilTiada Paparan skrin MencariPemilik Kompetensi dari Rekod Pemiliksenarai menu di ruang navigasiKompetensi (rujuk Rajah2.2-2)02. Masukkan ID Pemilik ID Pemilik KompetensiKompetensi / No Kad / No Kad Pengenalan /Pengenalan / Nama Pemilik Nama PemilikKompetensi yang berkenaan Kompetensiatau terus ke Langkah 3. Jikapengguna ingin melihat laporanCth: Masukkan No Kadbagi dirinya sendiri, klik pada Pengenalan =pautan di sini. 77112406558203. Klik butang Teruskan untukTiada Paparan skrin Hasilmencari rekod Pemilik Carian Laporan - ProfilKompetensi yang berkenaan.Pemilik Kompetensi(rujuk Rajah 2.2-3)04. Klik pada mana-mana pautanTiada Paparan skrin Laporandi ruangan Nama Pemilik Profil PemilikKompetensi yang berkenaan Kompetensi (rujuk Rajah2.2-4)05. Klik butang Set Semula untukTiada Paparan Mesej Gesaanmengosongkan ruangan yang Adakah anda pastitelah diisi untuk set semula?06. Klik Yes untuk set semula, atau Tiada Maklumat pada skrinklik No untuk membatalkan Mencari Rekod Pemilikproses set semula Kompetensi akandikosongkan07. Klik butang Batal, untuk keluar Tiada Paparan Mesej Gesaandaripada skrinAdakah anda pastiuntuk keluar?08. Klik Yes untuk keluar daripadaTiada Keluar dari paparan sediaskrin, jika klik No proses carian adaboleh diteruskanPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 26 dari 55 27. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0Langkah 2:Klik pada pautan disini untuk melihatlaporan bagi dirinyasendiri . Langkah 3: Langkah 1:Isikan maklumat- maklumat ID Pemilik Klik pada StatusKompetensi / No Penghantaran RekodKad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi atau klik butang Teruskan Rajah 2.2-2: Paparan skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi Langkah 4: Klik pada pautan Nama yang dikehendakiRajah 2.2-3: Paparan skrin Hasil Carian Laporan Profil Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 27 dari 55 28. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi : F1.0 Klik pada butang Klik pada butang yang untuk keluar berkenaan untuk melihat daripada maklumat-maklumat lainskrin Pemilik Kompetensi Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Rajah 2.2-4: Paparan skrin Laporan Profil Pemilik KompetensiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 28 dari 55 29. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi : F1.02.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFYPERSONAL RECORD INFORMATION) AKTIVITI Mengesahkan Maklumat Dalam Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini atau ditambah oleh Record Editor dalam rekod peribadi masing- masing. Contohnya maklumat data peribadi, maklumat pendidikan dan lain- lain. Record Verifier akan meneliti maklumat yang telah dimasukkan dan menyemakdokumen sokonganyang disertakan, seterusnya mempertimbangkan untuk mengesahkan maklumat berkenaan. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN Pengesahan maklumat dalam rekod peribadi perlu dilakukan apabila rekod peribadi Pemilik Kompetensi telah dikemaskini atau maklumat baru telah dimasukkan.INPUTPROSES OUTPUTKemasukanPenyemakanRekod Baru / Rekod TelahDokumen KemaskiniDisahkanSokonganRekod SediaDokumenSokonganPengesahanRajah 2.3-1: Carta Aliran Aktiviti Pengesahan Maklumat Dalam Rekod PeribadiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 29 dari 55 30. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 2.3.1 PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI (VERIFY PERSONAL DATA INFORMATION) Dalam fungsi ini Record Verifier boleh mengesahkan maklumat seperti yang terpapar di skrin. Sebagai contoh, Data Peribadi: Nama (Baru / Lama) (Name) (New / Old) Gelaran (Baru / Lama) (Title) (New / Old) Tarikh Lahir (Baru / Lama) (Birth Date) (New / Old) Umur (Baru / Lama) (Age) (New / Old) Negeri Kelahiran (Baru / Lama) (State Of Birth) (New / Old) Negara Kelahiran (Baru / Lama) (Country of Birth) (New / Old) Nombor Surat Beranak (Baru / Lama) (Birth CertificateNumber) (New / Old) Jantina (Baru / Lama) (Gender) (New / Old) Status Warganegara (Baru / Lama) (Nationality Status) (New /Old) Kewarganegaraan (Baru / Lama) (Nationality) (New / Old) Bangsa (Baru / Lama) (Race) (New / Old) Etnik (Baru / Lama) (Ethnic) (New / Old) Status Bumiputera (Baru / Lama) (Bumiputera Status) (New /Old) Agama (Baru / Lama) (Religion) (New / Old) Kumpulan Darah (Baru / Lama) (Blood Group) (New / Old) Status Perkahwinan (Baru / Lama) (Marital Status) (New / Old) Status Uniform (Baru / Lama) (Uniform Status) (New / Old) Nombor Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Number)(New / Old) Nombor Telefon Pejabat (Baru / Lama) (Office TelephoneNumber) (New / Old) Sambungan (Baru / Lama) (Extension) (New / Old) Status Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Status) (New/ Old) Emel (Baru / Lama) (E-mail) (New / Old) Sebab Kemaskini / Catatan (Update Reason / Remarks)Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 30 dari 55 31. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUTHASIL YANG DIHARAP01.Klik butang PengesahanTiada Paparan skrin Carian Rekod Peribadi dari senarai Senarai Pemilik menu di ruang navigasiKompetensi (rujuk Rajah 2.3.1-2)02.Masukkan ID pemilik COID / No Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No KP/Polis/Tentera / No Paspot/ Nama Pemilik Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi Kompetensi yang berkenaan atau klik butang Teruskan03.Klik butang Teruskan untukTiada Paparan skrin Senarai mencari rekod Pemilik Pemilik Kompetensi Kompetensi yang berkenaan.(rujuk Rajah 2.3.1-3) Jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan04.Klik pada pautan di bawah Tiada Paparan skrin Maklumat ruangan NoPemilik Rekod KP/Polis/Tentera/PasportSenarai Penghantaran bagi Pemilik Kompetensi yangRekod Peribadi (rujuk berkenaan Rajah 2.3.1-4)05.Klik pada mana-mana pautanTiada Paparan skrin Maklumat di bawah ruangan JenisPengesahan (rujuk Penghantaran RekodRajah 2.3.1-5) Contoh: Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan: Kemaskini Maklumat Alamat - Tetap06.Semak butir-butir data peribadi Tiada yang telah dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi07.Pilih Status Pengesahan Sah / Tidak Sah dan daripada senarai drop-downSebab-sebab untuk mengesahkan rekod Pengesahan yang telah disemak08.Klik butang Hantar untuk SahTiada Paparan Mesej Gesaan / Tidak Sah rekod Anda pasti untuk menghantar rekod ini?09.Klik Yes untuk mengesahkanTiada Paparan Mesej rekod berkenaan atau klik NoMakluman HRMIS untuk menyemak semula Pemberitahuan rekod berkenaan pengesahan kepada CO melalui HRMIS Inbox10.Klik OK TiadaPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 31 dari 55 32. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKANNILAI INPUTHASIL YANG DIHARAP11.Klik butang Set Semula untuk Tiada mengosongkan maklumat yang telah diisi12.Klik Yes untuk mengosongkanTiada Ruangan maklumat akan maklumat yang telah diisi atau dikosongkan klik No untuk membatalkan operasi Set Semula13.Klik butang Batal, prosesTiada Paparan Mesej Gesaan pengesahan akan dibatalkan Adakah anda pastiuntuk batal?14.Klik Yes untuk membatalkan Tiada Keluar dari paparan sedia proses pengesahan atau klikada No untuk meneruskan proses pengesahanPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 32 dari 55 33. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Langkah 1: Klik pada Pengesahan Rekod Peribadi Rajah 2.3.1-1: Paparan skrin Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 2: Masukkan ID pemilik Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau klik butang TeruskanRajah 2.3.1-2: Paparan skrin Carian Senarai Pemilik KompetensiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 33 dari 55 34. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0Langkah 4:Klik pada pautan di ruangan NoKP/Polis/Tentera/Pasportyang dikehendaki.Rajah 2.3.1-3: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi Langkah 5: Klik pada mana-mana pautan di bawah ruangan Jenis Penghantaran Rekod Rajah 2.3.1-4: Paparan Maklumat Pemilik Rekod Senarai Penghantaran Rekod PeribadiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 34 dari 55 35. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0Gunakan BarTatal untukmelihatkeseluruhanskrin Langkah 7: Pilih StatusLangkah 8: Pengesahan Klik butang Hantar Rajah 2.3.1-5: Paparan skrin Maklumat Pemilik Rekod Maklumat PengesahanPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 35 dari 55 36. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONALRECORD) AKTIVITI Tambah Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) memasukkan maklumat peribadi seseorang Pemilik Kompetensi ke dalam sistem dan sistem seterusnya akan menetapkan ID bagi Pemilik Kompetensi tersebut. Maklumat yang perlu dimasukkan dalam penambahan data baru adalah maklumat peribadi. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Tambah Rekod Peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi tidak terdapat di dalam sistem. INPUTPROSES OUTPUTKemasukan Rekod Baru Rekod Baru danRekod Baru Penentuan ID WujudPemilik KompetensiRajah 2.4-1: Carta Aliran Aktiviti Tambah Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 36 dari 55 37. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKANNILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP01. Pada paparan Laman UtamaTiadaPaparan skrin LamanSistem PengurusanUtama PentadbiranMaklumat Sumber ManusiaSistem HRMIS(HRMIS), klik menuPentadbiran Sistem02. Klik Penyelenggaraan RekodTiadaPaparan skrindari senarai menu di ruang Penyelengaraan Rekodnavigasi HRMIS03. Klik Pengurusan Rekod TiadaPaparan skrinPeribadi dari senarai menu diPengurusan Rekodruang navigasi Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod)04. Klik Tambah Rekod PeribadiTiadaPaparan skrin Kriteriadari senarai menu di ruang Carian Pemiliknavigasi Kompetensi Baru dan Lama (rujuk Rajah 2.4-3)05. Masukkan No KP Lama/ No No KP Lama/ No KPKP Baru/ No Pasport/ Nama Baru/ No Pasport/Pemilik Kompetensi yang Nama Pemilikberkenaan KompetensiCth: 77112406558206. Klik butang Teruskan untukTiadaJika rekod Pemilikmeneruskan carian, jika klik Kompetensi wujud dibutang Batal, proses cariandalam Pangkalan Data /akan dibatalkanmaklumat tepat, pengguna akan melihat paparan skrin Hasil Carian (rujuk Rajah 2.4- 4), jika tidak Mesej Makluman Maaf. Tiada rekod dijumpai dan Mesej Gesaan Adakah Andakah anda pasti maklumat ini tepat? Ya atau Tidak (rujuk Rajah 2.4-5)07. Klik Tidak jika maklumat yang TiadaPaparan Mesej Gesaandimasukkan tidak tepat.Adakah anda mahu mencari semula?08. Klik Yes untuk meneruskan TiadaPaparan skrin Kriteriacarian. Jika klik No, proses Carian Pemilikcarian akan dibatalkan Kompetensi Baru dan LamaPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 37 dari 55 38. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKANNILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP09. Dari langkah 06, klik Ya jika TiadaPaparan Mesej Gesaanmaklumat yang dimasukkan Adakah anda mahutepat. menambah rekod baru CO?10. Klik Yes untuk menambah TiadaPaparan skrin Tambahrekod baru. Jika klik No, tiadaMaklumat Peribadirekod baru yang akan ditambah(rujuk Rajah 2.4-6)11. Masukkan rekod baru denganMaklumat-maklumatmengisi ruang-ruang yangdata peribadidisediakan12. Klik butang Hantar untukTiadaPaparan mesej gesaanmenghantar data peribadi yangAdakah anda pastibaru dimasukkanuntuk menghantar rekod ini?13. Klik Yes untuk meneruskan TiadaPaparan mesejpenghantaran, jika klik No,makluman Berjayaproses penghantaran akan Dihantar.dibatalkan14. Klik OK Tiada15. Jika klik butang Set Semula,TiadaPaparan Mesej Gesaantambah semula rekod baru Adakah anda pasti untuk set semula?16. Klik Yes untuk tambah semulaTiadaPaparan skrin Tambahrekod baru, jika klik No prosesRekod Peribadiset semula akan dibatalkan17. Jika klik butang Batal, prosesTiadaPaparan Mesej Gesaantambah akan dibatalkan Adakah anda pasti untuk batal?18. Klik Yes untuk membatalkanTiadaKeluar dari paparan sediaproses tambah, jika klik Noadaproses tambah bolehditeruskanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 38 dari 55 39. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 Langkah 4: Klik menu Tambah Rekod PeribadiRajah 2.4-2: Menu Penyelenggaraan Rekod Pengurusan Rekod Peribadi TambahRekod Peribadi Langkah 6: Klik pada butang Teruskan Rajah 2.4-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan LamaKlik pada pautan untuk melihat Paparan RekodPeribadi Pemilik Kompetensi yang berkenaan.(Rujuk pada Buku Kerja Peserta PemilikKompetensi 2.2 Papar Rekod Peribadi untuklangkah-langkah seterusnya)Rajah 2.4-4: Paparan skrin Hasil CarianPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 39 dari 55 40. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Langkah 9:Langkah 7: Klik Ya jikaKlik Tidak jika maklumat yang maklumat yang dimasukkandimasukkan tidak tepat.tepatRajah 2.4-5: Paparan Mesej Makluman Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrinLangkah 12:Klik butangHantarRajah 2.4-6: Paparan skrin Tambah Maklumat PeribadiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 40 dari 55 41. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi : F1.02.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETEPERSONAL RECORD) AKTIVITI Hapus Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) menghapus maklumat yang dipilih dari rekod peribadi Pemilik Kompetensi seperti Data Peribadi, Bahasa, Latarbelakang Pendidikan, Pekerjaan Dahulu, Jawatan Dahulu untuk Pekerjaan Dahulu, Perubatan Dahulu, Perincian Keluarga, Maklumat Alamat, Maklumat Kecacatan, Bantuan Kecacatan, Maklumat Kecacatan Keluarga, Bantuan Kecacatan Keluarga, Anugerah, Pertubuhan Profesional, Permit Kerja, Lesen, Perincian Pasport dan Maklumat Akaun. Penghapusan rekod peribadi juga perlu dilakukan apabila terdapat rekod sedia ada yang tidak lagi aktif atau Pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan. Rekod peribadi Pemilik Kompetensi berkenaan seterusnya akan diarkibkan. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Hapus rekod peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila terdapat kesilapan maklumat yang tidak sepatutnya dimasukkan ke dalam sistem.Pengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 41 dari 55 42. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0INPUT PROSESOUTPUTKategori UnitRekod telah Organisasi / Nama Unit Organisasi / Skim dihapuskan Perkhidmatan / ID Pemilik Kompetensi /No. KP Baru / NamaPemilik KompetensiMenghapusPencarian MaklumatRekodRajah 2.5-1: Carta Aliran Aktiviti Hapus Rekod Peribadi Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKANNILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP01. Pada paparan Laman Utama Tiada Paparan skrin LamanSistem PengurusanUtama PentadbiranMaklumat Sumber ManusiaSistem HRMIS(HRMIS), klik menuPentadbiran Sistem02. Klik butang PenyelenggaraanTiada Paparan skrinRekod dari senarai menu di Penyelengaraan Rekodruang navigasi HRMIS03. Klik butang Pengurusan Tiada Paparan skrinRekod Peribadi dari senaraiPengurusan Rekodmenu di ruang navigasi Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod)04. Klik Hapus Rekod PeribadiTiada Paparan skrin Kriteriadari senarai menu di ruang Carian Pemiliknavigasi Kompetensi (rujuk Rajah 2.5-3)05. Masukkan Kategori Unit Kategori UnitOrganisasi / Nama Unit Organisasi / NamaOrganisasi / SkimUnit Organisasi / SkimPerkhidmatan / ID PemilikPerkhidmatan / IDKompetensi / No. KP Baru / Pemilik Kompetensi /Nama Pemilik KompetensiNo. KP Baru / Namayang berkenaan, jika perlu.Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 42 dari 55 43. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUTHASIL YANG DIHARAP Cth: Masukkan 771124065582 diruangan No. KP Baru06. Klik butang Teruskan untuk Tiada Paparan skrin Senaraimeneruskan carian, jika klik Pemilik Kompetensibutang Batal, proses carian(rujuk Rajah 2.5-4)akan dibatalkan07. Semak Nama, COID dan No. TiadaKP Baru Pemilik Kompetensiuntuk memastikan rekod yanghendak dihapuskan adalahrekod yang betul08. Klik pada pautan di ruanganTiada Paparan skrin HapusNama untuk melihat maklumatRekod Peribadi (rujukyang ingin dihapuskanRajah 2.5-5)09. Pilih maklumat untuk Tiada Paparan skrin Papardihapuskan. Sebagai contoh:Data Peribadi Klik pada Data Peribadi -->Maklumat KadMaklumat AlamatPengenalan Maklumat Alamat (rujuk Rajah 2.5- 6 dan Rajah 2.5-7)10. Pilih alamat yang hendak Tiada Paparan Mesej Gesaandihapuskan dan klik butang Anda pasti untukHapusmenghapus rekod ini?11. Klik Yes untuk menghapuskanTiada Paparan Mesejrekod berkenaan. Jika klik No, Makluman Berjayaoperasi hapus akan dibatalkandihapus.12. Klik OKTiada Rekod yang dipilih telah dihapuskan dan dikeluarkan dari senaraiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 43 dari 55 44. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Langkah 4: Klik menu Hapus Rekod Peribadi Rajah 2.5-2: Menu Penyelenggaraan Rekod Pengurusan Rekod Peribadi Hapus Rekod PeribadiLangkah 6:Klik butangTeruskan Rajah 2.5-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik KompetensiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 44 dari 55 45. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 Langkah 8: Klik pada pautan di ruangan NamaRajah 2.5-4: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi Langkah 9: Klik Data PeribadiRajah 2.5-5: Paparan skrin Hapus Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 45 dari 55 46. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0Gunakan BarTatal untukmelihatsambunganskrin Rajah 2.5-6: Paparan skrin Papar Data PeribadiLangkah 10:Pilih alamat yanghendak dihapuskandan klik butang HapusRajah 2.5-7: Sambungan paparan skrin Papar Data PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 46 dari 55 47. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi : F1.02.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUKKEMASKINI AKTIVITI Mencari Rekod Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari dan mengemaskini rekod peribadi Pemilik Kompetensi lain. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN Mencari Rekod Pemilik Kompetensi perlu dilaksanakan apabila terdapat rekod yang perlu dikemaskini, disahkan, ditambah atau dihapus. INPUTPROSESOUTPUTJawatan SebenarCarian Rekod Rekod Pemilik (Kod, Tajuk) / Unit Pemilik KompetensiOrganisasi (Kod, Kompetensi Dihantar UntukTajuk) / Jawatan Pengesahan Standard (Kod, Tajuk) / No KP /No Passport / ID PemilikKompetensiTambah / KemaskiniRekod Pemilik KompetensiRajah 2.6-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Rekod Pemilik KompetensiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 47 dari 55 48. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi : F1.0 Jadual 2.6-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Carian Rekod PemilikKompetensi Untuk kemaskiniLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP01. Klik Carian Pemilik Tiada Paparan skrin CarianKompetensi Untuk KemaskiniPemilik Kompetensidari senarai menu di ruangUntuk Kemaskini (rujuknavigasi (rujuk Rajah 2.6-2)Rajah 2.6-3)02. Masukkan Jawatan SebenarJawatan Sebenar (Kod,(Kod, Tajuk) / Unit OrganisasiTajuk) / Unit Organisasi(Kod, Tajuk) / Jawatan(Kod, Tajuk) / JawatanStandard (Kod, Tajuk) / No KP / Standard (Kod, Tajuk) /No Passport / ID PemilikNo KP / No Passport /Kompetensi yang berkenaan ID Pemilik Kompetensiatau terus ke Langkah 3Cth: 77112406558203. Klik butang Teruskan untukTiada Paparan skrin Senaraimencari rekod Pemilik Pemilik kompetensiKompetensi yang berkenaan.(rujuk Rajah 2.6-4)Jika klik butang Batal, prosescarian akan dibatalkan04. Klik pada pautan di ruangan NoTiada Paparan skrin Menu -KP / Polis / Tentera / PasportKemaskini Rekodbagi Pemilik Kompetensi yangPeribadi (rujuk Bukuberkenaan Kerja - PemilikKompetensi)05. Semak rekod peribadi PemilikTiadaKompetensi yang berkenaan.Jika rekod berkenaan ingindisahkan, sila rujuk Seksyen2.3 pada Buku Kerja PemilikKompetensi untukmengemaskini rekodPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 48 dari 55 49. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0Langkah 1:Klik Carian PemilikKompetensi UntukKemaskiniRajah 2.6-2: Menu Pengurusan Rekod PeribadiLangkah 3:Isi kriteria carian yangdikehendaki dan klikbutang Teruskan Rajah 2.6-3: Paparan skrin Carian Pemilik Kompetensi Untuk KemaskiniPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 49 dari 55 50. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Langkah 4: Klik pada pautan di ruangan No KP / Polis / Tentera / Pasport. (Rujuk pada Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi 2.3 Kemaskini Rekod Peribadi untuk langkah-langkah seterusnya)Rajah 2.6-4: Paparan skrin Senarai Pemilik KompetensiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 50 dari 55 51. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi : F1.02.7 LAPORAN REKOD PERIBADI AKTIVITI Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) mencari, memapar dan mencetak laporan senarai pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila ingin melihat dan menyemak pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki untuk tindakan selanjutnya. INPUT PROSESOUTPUTJenis MaklumatCarian PemilikLaporandanKompetensi yang Senarai PemilikUnit Organisasi (Belum / Telah)Kompetensimempunyai yang (Belum /rekod peribadi Telah)mengikut jenis mempunyai maklumatrekod peribadi mengikut jenismaklumatRajah 2.7-1: Carta Aliran Aktiviti Papar Laporan Rekod PeribadiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0Mukasurat 51 dari 55 52. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0Jadual 2.7-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKANNILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP01. Klik Laporan Rekod Peribadi TiadaPaparan skrin Menudaripada senarai menu di Laporan Rekod Peribadiruang navigasi (Pengurusan (rujuk Rajah 2.7-3)Rekod Peribadi)02. Klik Senarai PemilikTiadaPaparan skrin KriteriaKompetensi Yang BelumCarian Laporan (rujukMempunyai Rekod Peribadi Rajah 2.7-4)(Mengikut Jenis Maklumat)atauKlik Senarai PemilikKompetensi Yang TelahMempunyai Rekod Peribadi(Mengikut Jenis Maklumat)dari senarai menu di ruangnavigasi03. Pilih Jenis Maklumat dari Sebagai contoh: Alatsenarai drop-down Bantuan Kecacatan04. Klik butang Cari untuk mencariTiadaPaparan skrin Pilih UnitUnit Organisasi yang Organisasiberkenaan, jika perlu. Jikatidak, terus ke Langkah 505. Klik butang TeruskanTiadaPaparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Telah / Belum) Mempunyai Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat (rujuk Rajah 2.7-5)06. Klik butang Keluar untuk keluar TiadaPaparan skrin Kriteriadaripada skrin Carian Laporan (rujuk Rajah 2.7-4)Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 52 dari 55 53. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADIVersi: F1.0 Langkah 1: Klik Laporan Rekod PeribadiRajah 2.7-2: Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 2: Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Belum / Telah) Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat)Rajah 2.7-3: Paparan Menu Laporan Rekod PeribadiPengurusan Rekod PeribadiTarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0Mukasurat 53 dari 55 54. BUKU KERJA PESERTA PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi: F1.0 Langkah 3: Langkah 4:Klik butang Cari Pilih Jenis Maklumat untuk mencari dari senarai drop-down Unit Organisasiyang berkenaan,jika perlu. Langkah 5: Klik butang Teruskan Rajah 2.7-4: Paparan skrin Kriteria Carian LaporanGunakan BarTatal untukmelihatsambunganskrinLangkah 6:Klik butangKeluar keluardaripada skrinRajah 2.7-5: Paparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang Mempunyai Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 54 dari 55 55. BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.03 PENUTUP Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting bagi memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi sentiasa kemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik Kompetensi sendiri mengemaskini rekod peribadi masing-masing, dan seterusnya disahkan oleh Record Verifier bagi memastikan rekod tersebut sentiasa tepat. Data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi juga sangat penting dimana ianya akan digunakan kelak dalam modul-modul aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan proses pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain. Pemilik Kompetensi dan Record Verifier berperanan penting bagi memastikan data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi sentiasa tepat dan kemaskini. Manakala HR Administrator (Personal Record) pula berperanan untuk memastikan modul ini diselenggara dengan sebaik mungkin. Diharapkan panduan-panduan yang telah diberikan melalui modul latihan ini sedikit sebanyak membantu mereka untuk menyempurnakan tugas tersebut dengan lebih cekap dan berkesan.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 55 dari 55