DDC3013/3473 Management Information System Topik 9

1

CHAPTER 13: BUILDING INFORMATION SYSTEM (BAB 13 : PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT)

PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT

menganalisa masalah organisasi dan masalah dengan sistem maklumat yang sedia ada.

menilai keperluan maklumat seseorang

memilih teknologi bersesuaian

merekabentuk proses bisnes dan kerja

13.1 Systems As Planned Organizational Change

Memperkanalkan sistem maklumat baru melibatkan banyak perkara selain dari perkakasan

dan perisian. Ia juga melibatkan perubahan pada kerja, kemahiran, pengurusan dan

organisasi.

Apabila merekabentuk semula sistem maklumat bermakna organisasi juga direkabentuk.

13.1.1 Pembangunan Sistem Dan Perubahan Organisasi

Berikut merupakan empat jenis perubahan struktur organisasi yang dihasilkan oleh

Teknologi maklumat.

i. Automation

membantu pekerja melakukan tugasan dengan lebih efektif dan efisyen.

Contoh : mengira gaji, giving bank tellers instant access to customer deposit

records and etc.

ii. Rationalization

Automasi kerap mendedahkan masalah baru dalam pengeluaran dan

membuat susunan prosedur yang sedia ada dan struktur yang menyukarkan

serta rumit.

iii. Business Process Design

Proses busines dianalisa, dipermudahkan dan direkabentuk

melibatkan penyusunan semula workflows, menggabungkan langkah kerja

dan kemudian buang langkah kerja yang berulang, serta kerja yang

melibatkan penggunaan kertas yang banyak.

iv. Paradigm Shift

melibatkan pertukaran jenis perniagaan dan sifat perniagaan organisasi

selalu gagal sebab pertukaran organisasi secara besar-besaran sukar untuk

diatur.

13.1.2 Pembentukan Semula Bisnes Proses

i. Kenalpasti Proses Untuk Ditukar

Kenalpasti proses bisnes yang perlukan penambahbaikan

Sistem digunakan untuk kukuhkan proses bisnes

DDC3013/3473 Management Information System Topik 9

2

ii. Analisa Proses Sediada

Proses bisnes sediada perlu di dokumenkan dari mencatat input, output,

sumber dan susunan aktiviti terlibat.

Pasukan yang melakukan proses merekabentuk perlu mengenalpasti langkah

kerja yang berulang, tugas-tugas yang memerlukan penggunaan kertas yang

banyak, gangguan dan ketidakcekapan yang lain.

iii. Rekabentuk Proses Baru

Apabila proses sediada di ukur dan dipetakan dalam bentuk kos dan masa,

pasukan merekabentuk akan cuba tingkatkan mutu proses dengan

merekabantuk yang baru.

iv. Melaksanakan Proses Baru

Apabila proses baru telah dianalisa dan dimodelkan, ia perlulah

diterjemahkan kepada satu set prosedur dan peraturan kerja yang baru.

Ia kemudian akan digunapakai dan kenalpasti masalah. Pengguna

kemudiannya akan mencadangkan penambahbaikan.

v. Ukuran Berterusan

Apabila proses baru dilaksanakan, ia perlulah diukur setiap masa kerana

proses dakan mungkin mengalami kemerosotan kerana pekerja akan kembali

menggunakan kaedah lama.

3.1.1.2.1 Peralatan Bagi Pengurusan Proses Bisnes.

13.2 Gambaran Pembangunan Sistem

Antara struktur penyelesaian masalah dengan pelbagai aktiviti

Antara aktiviti yang terlibat adalah:-

a) Analisa Sistem

Analisa masalah yang cuba diselesaikan menggunakan sistem maklumat

Kenalpasti masalah, kenalpasti penyebab, nyatakan penyelesaian, kenalpasti maklumat

yang diperlukan.

Buat kajian kebolehsanaan

o Untuk kenalpasti samada penyelesaian boleh dilaksanakan, boleh dicapai,

kedudukan kewangan, teknikal dan organisasi

o Menentukan samada sistem yang akan dibangunkan merupakan pelaburan yang

bijak, teknologi yang diperlukan untuk sistem sudah tersedia ada dan boleh

diuruskan oleh pakar sistem maklumat organisasi dan samada organisasi boleh

mengendalikan perubahan yang diperkenalkan oleh sistem.

DDC3013/3473 Management Information System Topik 9

3

b) Rekabentuk Sistem

Sistem analisa menggambarkan apa yang sistem perlu lakukan untuk memenuhi

keperluan maklumat, manakala rekabentuk sistem menunjukkan bagaimana sistema

akan memenuhi objektif ini.

Rekabentuk sistem merupakan pelan keseluruhan/model sistem.

Mengandungi keseluruhan spesifikasi yang membentuk struktur sistem.

Spesifikasi merangkumi pengurusan, organisasi dan komponen teknologi

Fungsi Pengguna Akhir

Pengguna akhir perlu mempunyai kawalan yang mencukupi sewaktu proses rekabentuk

agar sistem mampu menggambarkan keperluan maklumat.

c) Menyelesaikan Proses Pembangunan Sistem

menterjemahkan penyelesaian yang diperolehi sewaktu analisa sistem dan rekabentuk

sistem ke dalam bentuk sistem maklumat yang siap dibangunkan.

i. Programming

Rekabentuk sistem diterjemah dalam kod program

Kebanyakan organisasi hari ini tidak lagi membangunkan aturcara untuk sistem baru

sendiri sebaliknya beli perisian yang memenuhi keperluan.

ii. Testing

untuk memastikan sistem berjaya hasilkan keputusan yang diingini

3 aktiviti

a. unit testing

b. sistem testing

c. acceptance testing

test plan

a. conversion

b. parallel strategy

c. direct cutover strategy

d. phase approach strategy

d) Production And Maintenance

Sistem berada dalam keadaan pengeluaran setelah ianya siap dipasang/installed.

Pada peringkat ini, sistem akan di kaji oleh pengguna dan pakar untuk tentukan adakah

sistem mencapai objektif dan untuk diputusakan samada semakan atau pembetulan

perlu dilakukan.

Penyelenggaraan

o Tukar perkakasan, perisian, dokumentasi atau prosedur terhadap sistem yang

telah dikeluarkan

o Betulkan kesilapan, menepati kehendak, dan meningkatkan kecekapan proses

kerja.

DDC3013/3473 Management Information System Topik 9

4

Merekabentuk Dan Memodelkan Sistem : Struktur Dan Metodologi Berasakan Objek

a. Metodologi Berstruktur/ Structured Methodologies

Telah digunakan semenjak 1970an untuk dokumentasi, analisa dan rekabentuk sistem

maklumat.

Struktur

o Struktur merujuk kepada teknik langkah demi langkah yang mana setiap langkah

bergantung kepada langkah terdahulu

o Dari atas ke bawah

o Berasaskan proses yang mana fokus utama adalah memodelkan proses/tindakan,

menyimpan, memanipulasi dan mengedarkan data sebagai aliran data di dalam

sistem.

o Primary tool-Data Flow Diagram (DFD)

Spesifikasi Proses

o Bermula dari tahap yang terendah dalam DFD kemudian dikelaskan menngikut

proses kerja.

Carta Struktur

o Cipta fungsi, kemudian sub-fungsi, kemudian uraikan setiap sub-fungsi sehingga

ke tahap paling rendah.

b. Pembangunan Berasaskan Objek

Gunakan objek sebagai unit asas dalam analisa dan rekabentuk sistem.

Objek gabungkan data dan proses tertentu yang mengoperasikan data-data tersebut.

Data yang dikupulkan dalam objek hanya boleh dicapai dan diubahsuai melalui operasi,

metod/kaedah yang berkaitan dengan objek tersebut.

c. Computer-Aided Software Engineering-Case

Perisian yang digunakan untuk "automated methodologies" untuk kurangkan kerja

pembangunan sistem

Juga membantu untuk membangunkan dokumentasi yang lebih jelas.

13.3 Sistem Gantian-Pendekatan Pembangunan

Sistem berbeza dari segi saiz dan kesukaran teknologi serta masalah organisasi yang berbeza

yang perlu diselesaikan oleh sistem.

Beberapa pendekatan dibuat untuk berurusan dengan perbezaan ini.

a. Kitaran Sistem Secara Tradisional/System Development Life Cycle (SDLC)

Kedah paling lama bagi membangunkan sistem maklumat.

Pendekatan secara berperingkat yang membahagikan pembangunan sistem kepada

beberapa langkah formal.

DDC3013/3473 Management Information System Topik 9

5

Mengamalkan pembahagian kerja berdasarkan jawatan formal antara pengguna akhir

dan pakar sitem maklumat.

Contoh : pakar teknikal seperti sistem analis, pengaturcara -merekabentuk dan

melaksanakan kerja.

Banyak dokumen yang dibangunkan

Keburukan : kos yang tinggi, memakan masa yang panjang dan tidak fleksible.

b. Prototyping

Membangunkan sistem eksperimen yang cepat dan murah untuk dinilai oleh pengguna

akhir

Dengan menggunakan prototaip, pengguna boleh menghasilkan idea untuk keperluan

maklumat mereka.

Prototaip yang disokong oleh pengguna boleh digunakan sebagai template untuk

hasilkan sistem akhir.

Prototaip adalah sistem maklumat yang boleh bekerja/menjalankan fungsi atau

sebahagian dari sitem. Tetapi ianya hanya sekadar model awal sahaja.

Langkah-langkah dalam membina prototaip

i. Kenalpasti keprluan asas pengguna

ii. Bangunkan prototaip awal

iii. Gunapakai prototaip

iv. Semak dan tingkatkan prototaip

Kebaikan dan keburukan prototaip

Kebaikan

o Digunakan apabila terdapat ketidakpastian terhadap keperluan/rekabentuk dan

selalunya digunakan untuk merekabentuk antaramuka sistem maklumat.

o Bangunkan sistem untuk penuhi keperluan pengguna akhir.

Keburukan :

o Kemungkinan untuk terlepas beberapa langkah penting

o Tidak boleh/mampu menyimpan data yang banyak.

c. Pembangunan Pengguna Akhir

Pengguna akhir boleh membangunkan sistem tanpa atau sedikit bantuan daripada pakar

teknikal

d. Pakej perisian applikasi dan Outsourcing

Sesetengah sistem perisian dibeli dari sumber luar

Syarikat boleh beli, sewa atau minta dibangunkan sistem perisan daripada syarikat luar.

Pakej perisian applikasi

o Ada organisasi yang mempunyai operasi perniagaan yang sama dengan

organisasi yang lain seperti contoh operasi pengurusan gaji, general ledger atau

kawalan inventori.

o Maka boleh guna sistem general yang tersedia untuk dijual yang boleh dan

mampu memenuhi kehendak banyak organisasi

DDC3013/3473 Management Information System Topik 9

6

o Syarikat/organisasi boleh menngurangkan kos dan menjimatkan masa dengan

menggunakan sistem aplikasi ini

o Pekej dari penjual juga disertakan sekali dengan perkhidmatan penyelenggaraan.

Customization

o Sekiranya organisasi mempunyai permintaan khusus dan pekej sedia ada tiada

kemampuan itu,mak organisasi boleh meminta customization

o Customization membenarkan perisian dibaikpulih bagi memenuhi keperluan unik

organisasi.

Outsourcing

o Syarikat boleh melantik organisasi luar untuk menyediakan perkhidmatan ini bagi

pihak firma tersebut.

o Jenis outsourcing

i. Cloud & Saas Provider

o Syarikat yang melanggan boleh menggunakan perisian dan

perkakasan komputer yang disediakan sebagai platfom teknikal

untuk sistem mereka

ii. External Vendors

o Syarikat boleh mengupah/melantik pembekal luaran untuk

rekabentuk dan cipta perisian bagi pihak syarikat tersebut.