DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10

HSH Page 1

BAB 14 : PENGURUSAN PROJEK

14.1 KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK/THE IMPORTANCE OF PROJECT MANAGEMENT

14.1.1 Projek Yang Tersasar Dan Kegagalan Sistem

Hanya 29% dari pelaburan teknologi bagi pembangunan projek berjaya disiapkan

dalam masa, budget, fungsi yang ditetapkan.

Antara 30 sehingga 40% dari kesemua projek perisian adalah projek yang

tersasar dari jadual dan budget pembangunan asalserta gagal untuk berfungsi

mengikut spesifikasi.

Pembangunan projek tanpa pengurusan yang sepatutnya akan mengalamai

akibat berikut:-

i. Kos yang melebihi budget yang ditetapkan / Costs that vastly exceed

bugets

ii. Terlebih masa yang tidak terjangka / Unexpected time slippage

iii. Prestasi teknikal kurang dari yang dijangka/ Technical performance that is

less than expected

iv. Gagal untuk mendapatkan faedah yang dijangkakan / Failure to obtain

anticipated benefits

Sistem yang dihasilkan dari projek yang gagal selalunya tidak digunakan mengikut objektif

sebenarnya, atau pun langsung tidak digunakan sama sekali.

14.1.2 Objektif pengurusan projek

Projek merupakan satu jujukan aktiviti yang bersaling-kait bagi mencapai

objektif khusus perniagaan.

Projek sistem maklumat termasuk:

i. Pembangunan sistem maklumat baru

ii. Mengembangkan sistem sedia ada

iii. Menaiktaraf/menggantikan infrastruktur teknologi maklumat firma

Pengurusan projek – merujuk kepada penggunaan pengetahuan, kemahiran,

peralatan dan teknik untuk mencapai sasaran spesifik dalam kekangan bajet dan

masa tertentu.

Pengurusan projek bagi sistem maklumat perlu berdepan dengan lima

pembolehubah utama:

i. Skop-apa yang tugas perlu atau tidak perlu ada dalm projek

ii. Masa-tempoh masa untuk siapkan projek

iii. Kos- berdasarkan masa yang diperlukan untuk siapkan projek serta kos

sumber manusia. Termasuk kos perkakasan, perisian dan ruang kerja

iv. Kualiti- pengukur kepada kejayaan projek berdasarkan objektif yang

ditetapkan oleh pengurusan

v. Risiko-masalah yang berpotensi untuk mengancam kejayaan sesuatu

projek

DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10

HSH Page 2

14.2 PEMILIHAN PROJEK

14.2.1 Struktur Pengurusan Bagi Projek Sistem Maklumat

14.2.2 Linking Business Projects To The Business Plan

Information System Plan

Support their overall business plan and which stratgeic systems are incorporated

into top-level planning

Serves as a road map indicating the direction of systems development, the

rationale, the current systems/situation, new developmnet to consider, the

management strategy, the implementation plan and the budget.

14.2.3 Critical Success Factors

Bagi membangunkan perancangan sistem maklumat yang efektif, organisasi

harus memahami keperluan maklumat jangka panjang dan jangka pendek.

Pendekatan Analisa Strategik(Critical Success Factors-CSFs) atau Faktor Kejayaan

Kritikal menyatakan, keperluan maklumat sesebuah organisasi bergantung

kepada pengurus.

CSF dibentuk oleh industri, firma dan pengurus serta persekitaran.

Contoh industri automobil , CSFsnya adalah penggayaan, kualiti dan kos.

MANAGEMENT CONTROL OF SYSTEMS PROJECTS: Each level of management in the hierarchy is responsible

for specific aspects of systems projects, and this structure helps give priority to the most important systems

projects for the organization.

DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10

HSH Page 3

Dibangunkan melalui temubual secara perseorangan kepada 3 hingga 4 orang

pengurus.

14.2.4 Portfolio Analysis

Porfolio Analysis digubakan untuk menilai sitem projek alternatif.

Menyimpan semua maklumat organisasi, projek sistem dan aset, infrasrtuktur,

kontrak luar dan lesen.

Setiap projek sistem maklumat ada risiko dan faedah tersendiri.

Walaubagaimanapun, tiada ideal profile bagi semua firma.

Bagi industri maklumat-intersive (contoh kewangan) perlua ada beberapa projek

berisiko tinggi dengan pulangan yang tinggi.

Non-intensive – fokus kepada projek yang memberi pulangan yang tinggi dengan

risiko yang rendah

Paling diingini adalah projek yang memberi pulangan yang tinggi dengan risiko

yang rendah, dan projek yang dielakkan adalah projek yang memberi pulangan

yang rendah, risiko yang tinggi.

A SYSTEM PORTFOLIO: Companies should examine their portfolio of projects in terms of

potential benefits and likely risks. Certain kinds of projects should be avoided altogether and

others developed rapidly. There is no ideal mix. Companies in different industries have different

profiles.

DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10

HSH Page 4

14.2.5 Scoring Models.

Sesuai digunakan untuk memilih projek yang perlu memenuhi banyak kriteria.

Tentukan pemberat pada pelbagai features sistem dan kira jumlah pemberat.

Jumlah pemberat paling tinggi menunjukkan alternatif yang paling sesuai untuk

digunakan.

14.3 MENINGKATKAN NILAI PERNIAGAAN DENGAN SISTEM MAKLUMAT

14.3.1 Kos Dan Kebaikan Sistem Maklumat.

Tangible benefits-boleh dikira dan dinilai dengan nilai wang

Intangible benefits- perkhidmatan pelanggan yang lebih efektif atau

meningkatkan keupayaan pembuatan keputusan. tidak boleh dengan serta-

merta diukur tetapi boleh membawa kepada keuntungan yang boleh diukur

dalam jangka masa panjang.

Contoh: DSS, computer supported collaborative work systems.

14.3.1.1 Capital budget for IS.

Bergantung kepada aliran tunai syarikat.

Digunakan untuk mengukur nilai pelaburan jangka masa

panjang.

CRITERIA WEIGHT SYSTEM A % SYSTEM A

SCORE

SYSTEM B % SYSTEM B

SCORE

Online order entry 4 67 268 73 292

Customer credit check 3 66 198 59 177

Inventory check 4 72 288 81 324

Warehouse receiving 2 71 142 75 150

ETC

GRAND TOTALS 3128 3300

Scoring Models.

DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10

HSH Page 5

Untuk menentuukur faedah bagi sesuatu projek, pengiraan

terhadap semua kos dan faedah perlu diambil kira.

Projek yang kos melebihi faedah perlu disingkirkan,

walaubagaimanapun, jika faedah melebihi kos, analisa

kewangan tambahan diperlukan untuk menentukan samada

projek memberi kesan yang baik.

14.3.2 Real Options Pricing Models (ROMPs)

Real options Pricing Model (ROPMs) menggunakan konsep penilaian pilihan yang

digunapakai oleh industri kewangan.

Pilihan pada asasnya adalah hak, bukan kewajipan, bertindak pada masa depan.

14.3.3. Limitations Of Financial Models.

Fokus tradisi yang diginakan yang mana hanya menekankan atau mengutamakan

kewangan dan aspek teknikal sistem maklumat akan membuatkan organisasi

terlepas pandang pada aspek sosial dan dimensi organisasi yang boleh

mempengaruhi kos sebenar dan faedah yang diperolehi dari pelaburan tersebut.

14.4 MANAGING PROJECT RISK

14.4.1 Dimensi Risiko Projek

Tahap risiko projek dipengaruhi oleh:

a) Saiz projek

Ditentukan menerusi kos, masa dan jumlah unit organisasi yang terlibat

Lebih besar saiz projek, lebih tinggi risiko

b) Struktur projek

Lebih bersturktur sesebuah projek, keperluan adalah lebih jelas, maka hasil

dan proses boleh ditarifkan dengan mudah.

c) Pengalaman dan Teknologi

Risiko projek meningkat jika pasukan dan kakitangan sistem maklumat

mempunyai kurang pakar teknikal yang diperlukan. Jika pasukan kurang arif

mengenai perkakasan, perisian sistem, perisian aplikasi atau pengurusan

pengkalan data yang diperlukan untuk sesuatu projek, kemungkinan projek

akan menghadapi masalah teknikal atau mengambil masa yang panjang

untuk disiapkan.