CMS Convocation Management System KEMENTERIAN...

12
CMS – Convocation Management System KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA / JABATAN TENAGA MANUSIA / BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELIDIKAN PENGENALAN Sistem Pengurusan Konvokesyen, Convocation Management System (CMS) dibangunkan bermula tahun 2012 bagi konvokesyen Wilayah Semenanjung kali ke-17. Ianya banyak memudahkan pengurusan konvokesyen melibatkan pendaftaran dan rekod peminjaman jubah, pendaftaran aturan naik ke pentas, pemaparan nama di skrin dan rekod pemulangan jubah. Ianya juga mampu menjana rekod kehadiran graduan untuk memudahkan urusan JK konvokesyen. Menteri Sumber Manusia ternyata kagum dan mengucapkan tahniah atas pembangunan sistem yang dilihat berjaya menjalankan fungsinya. CMS dibangunkan bagi mengatasi masalah dari konvokesyen Wilayah Semenanjung yang terdahulu (konvokesyen kali ke-16) yang mana JK konvokesyen mendapat teguran dari Ketua Pengarah (KP) JTM berkaitan pengacara majlis yang menghadapi kesukaran membaca tulisan tangan graduan pada kad giliran ke pentas graduan sehingga mengakibatkan beberapa nama graduan disalah baca sehingga mendapat teguran dari beberapa ibubapa. Malah tiada sebarang paparan nama dipaparkan di skrin utama. Graduan hanya akan menulis nama dan kursus mereka di kad giliran dan memberikan kepada pengacara majlis sejurus sebelum naik ke pentas. Maka CMS dibangunkan bagi tujuan konvokesyen yang berikutnya iaitu konvokesyen kali ke-17 bagi mengatasi masalah kesukaran pengacara majlis membaca tulisan tangan graduan. Namun penambahbaikan yang dibawa CMS adalah menyeluruh dan tidak hanya menfokuskan kepada masalah kad giliran, malah membawa kepada pemaparan nama graduan di skrin serta melibatkan pendaftaran dan rekod pergerakan jubah serta kemudahan pengurusan bagi jurufoto pentas, sekali gus melancarkan pengurusan majlis dan meningkatkan prestij majlis konvokesyen ILJTM. LAPORAN INOVASI (Nyatakan secara ringkas yang mana berkaitan) Tujuan Projek Inovasi Mengatasi masalah pengacara majlis membaca nama graduan yang hanya ditulis tangan oleh graduan sendiri atas sekeping kad dengan mewujudkan senarai nama graduan yang tertera jelas dengan penggunaan komputer.

Transcript of CMS Convocation Management System KEMENTERIAN...

Page 1: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di

CMS – Convocation Management System KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA / JABATAN TENAGA MANUSIA /

BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELIDIKAN PENGENALAN • Sistem Pengurusan Konvokesyen, Convocation Management System

(CMS) dibangunkan bermula tahun 2012 bagi konvokesyen Wilayah Semenanjung kali ke-17. Ianya banyak memudahkan pengurusan konvokesyen melibatkan pendaftaran dan rekod peminjaman jubah, pendaftaran aturan naik ke pentas, pemaparan nama di skrin dan rekod pemulangan jubah. Ianya juga mampu menjana rekod kehadiran graduan untuk memudahkan urusan JK konvokesyen. Menteri Sumber Manusia ternyata kagum dan mengucapkan tahniah atas pembangunan sistem yang dilihat berjaya menjalankan fungsinya.

• CMS dibangunkan bagi mengatasi masalah dari konvokesyen Wilayah Semenanjung yang terdahulu (konvokesyen kali ke-16) yang mana JK konvokesyen mendapat teguran dari Ketua Pengarah (KP) JTM berkaitan pengacara majlis yang menghadapi kesukaran membaca tulisan tangan graduan pada kad giliran ke pentas graduan sehingga mengakibatkan beberapa nama graduan disalah baca sehingga mendapat teguran dari beberapa ibubapa. Malah tiada sebarang paparan nama dipaparkan di skrin utama. Graduan hanya akan menulis nama dan kursus mereka di kad giliran dan memberikan kepada pengacara majlis sejurus sebelum naik ke pentas.

• Maka CMS dibangunkan bagi tujuan konvokesyen yang berikutnya iaitu

konvokesyen kali ke-17 bagi mengatasi masalah kesukaran pengacara majlis membaca tulisan tangan graduan. Namun penambahbaikan yang dibawa CMS adalah menyeluruh dan tidak hanya menfokuskan kepada masalah kad giliran, malah membawa kepada pemaparan nama graduan di skrin serta melibatkan pendaftaran dan rekod pergerakan jubah serta kemudahan pengurusan bagi jurufoto pentas, sekali gus melancarkan pengurusan majlis dan meningkatkan prestij majlis konvokesyen ILJTM.

LAPORAN INOVASI (Nyatakan secara ringkas yang mana berkaitan) • Tujuan Projek Inovasi

Ø Mengatasi masalah pengacara majlis membaca nama graduan yang hanya ditulis tangan oleh graduan sendiri atas sekeping kad dengan mewujudkan senarai nama graduan yang tertera jelas dengan penggunaan komputer.

Page 2: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di

Ø Ditambah dengan aplikasi lain iaitu pendaftaran graduan berserta rekod peminjaman dan pemulangan jubah serta penjanaan statistik pendaftaran secara automatik dalam masa yang singkat.

Ø Mewujudkan sistem giliran aturan ke atas pentas beserta nama graduan dipaparkan di layar utama skrin bersama video secara langsung.

Ø Menghasilkan senarai nama giliran graduan ke pentas untuk kegunaan jawatankuasa fotografi untuk tujuan pengeposan gambar kepada graduan.

• Proses Pelaksanaan Inovasi

Ø Dibangunkan atas inisiatif sendiri dengan inovasi dan kepakaran yang sedia ada

Ø Menggunakan perisian Microsoft Access Database (Access 2007) Ø Aplikasi atas talian secara Local Area Network (LAN) Ø Menggunakan set komputer, laptop dan barcode scanner yang sedia ada

di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di dalam internet dan

dicetak atas kertas 150gsm yang sedia ada di JTM. Nombor barkod diset secara rawak dari A1 – A500, B1-B500, C1 – C500 DAN D1 – D500.

Ø Proses sebelum dan selepas

Ø Sebelum § Tiada sebarang sistem. § Pendaftaran secara manual di atas kertas. Kaunter pendaftaran

disusun mengikut kursus mengakibatkan ada kaunter yang tidak seragam panjang aturannya. Ada kaunter yang sibuk dan kaunter yang lengang. Mengambil sedikit masa untuk melakukan carian. Malah graduan mungkin tersalah beratur di kaunter yang salah kerana tidak dapat melihat tagging nama kursus akibat keadaan yang sesak mengakibatkan graduan terpaksa beratur semula.

§ Statistik dilakukan secara manual yang mana pegawai terpaksa mengira jumlah graduan yang hadir dari borang pendaftaran. Agak membebankan dan mengambil masa yang lama.

§ Peminjaman dan pemulangan jubah dilakukan secara manual dengan mengisi borang kertas. Sukar untuk mengesan sekiranya ada graduan yang belum memulangkan jubah.

§ Graduan hanya menulis nama atas sekeping kad kecil untuk diserahkan kepada pengacara majlis. Ini mengakibatkan pengacara majlis sukar menyebut nama graduan dan menjejaskan majlis terutama apabila berlaku kesilapan dalam membaca nama graduan.

§ Nama graduan tidak dipaparkan di layar utama. Hanya mempunyai video secara langsung di atas pentas tanpa sebarang nama graduan dipaparkan.

§ Jawatankuasa pengambaran perlu memberikan tiket giliran kepada graduan bagi tujuan mengenalpasti graduan dan gambar berkaitan untuk diposkan kepada mereka.

Page 3: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di

Ø Selepas § Pendaftaran graduan dilakukan menggunakan CMS di atas

komputer. Sebanyak 10 kaunter dibuka dan graduan bebas mendaftar di mana-mana kaunter menjadikan setiap kaunter adalah seragam panjang aturan dan kesibukannya. Graduan juga tidak perlu risau untuk beratur di mana-mana kaunter.

§ Pendaftaran dilakukan dengan cara melakukan carian nama graduan dan mengimbas barkod yang diberikan kepada graduan.

§ Statistik boleh dijana secara automatik dengan mudah dan pantas. § Peminjaman dan pemulangan jubah dilakukan dengan mudah

hanya dengan imbasan barkod graduan. Semakan graduan yang belum memulangkan jubah boleh diperolehi serta merta dengan tertera nama dan no telefon graduan.

§ Graduan tidak perlu terikat dengan aturan semasa konvokesyen, cukup sekadar berada di dalam kumpulan kategori kursus yang sama. Untuk aturan ke pentas, graduan perlu mengimbas barkod mereka dan terus beratur menunggu giliran ke pentas.

§ Sekiranya graduan perlu ke tandas, graduan boleh membatalkan aturan mereka, namun perlu mengimbas semula kad barkod untuk masuk ke dalam aturan yang baru.

§ Pengacara majlis akan mengawal laptop yang memaparkan nama graduan di atas pentas. Apabila butang Enter ditekan, nama graduan yang akan naik ke pentas akan tertera dan pengacara majlis dengan jelas dapat membaca nama graduan terbabit.

§ Mixing dilakukan dengan laptop pengacara majlis membolehkan video secara langsung dipaparkan bersama nama graduan berserta kursus dan nama institut dipaparkan di layar utama dewan.

§ Aturan nama graduan ke pentas boleh dimuatturun ke dalam format excel mengandungi bersama nama dan alamat graduan untuk digunakan jawatankuasa fotografi untuk urusan pengeposan gambar membolehkan tiket tidak perlu lagi diserahkan kepada graduan.

Ø Elemen penurunan kuasa (jika ada)

§ Tiada Ø Impak inovasi terhadap kumpulan sasar / perkhidmatan / jabatan / agensi /

Negara: § Elemen Inovatif / Kreativiti Ø Pendaftaran secara atas talian yang lebih mudah menggunakan

barkod dengan nombor rambang memudahkan dan mempercepatkan proses (berbanding penggunaan nombor kad pengenalan), malah lebih menjimatkan berbanding penggunaan RFID.

Page 4: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di

Ø Statistik dapat dijana secara langsung bila-bila masa. Ø Scan & Queue membolehkan graduan tidak perlu mengikut

sebarang susunan nama. Graduan bebas beratur selagi masih dalam kumpulan kursus yang sama. Ini meringankan tugas jawatankuasa yang tidak perlu risaukan jika ada graduan yang tidak hadir.

Ø Graduan boleh dibatalkan aturannya jika ingin keluar dari aturan atas sebab tertentu. Ini tidak akan menjejaskan aturan graduan yang lain. Graduan tadi perlu mengimbas semula untuk aturannya yang baru apabila ingin masuk dalam barisan.

Elemen Keberkesanan Ø Pengurusan konvokesyen yang lebih cekap. Ø Statistik pendaftaran dapat dijana dengan pantas untuk urusan

pengurusan graduan dan untuk kegunaan teks ucapan menteri. Ø Graduan yang masih belum memulangkan jubah mudah dikesan

dan dihubungi untuk makluman. Ø Nama graduan dipaparkan dengan jelas untuk dibaca pengacara

majlis dan dipaparkan di layar utama tanpa sebarang kesilapan berlaku.

Ø Graduan yang keluar dari aturan untuk ke tandas tidak menjejaskan majlis.

Elemen Signifikan Ø Sistem adalah mesra pengguna dan mudah digunakan Ø Tidak melibatkan sebarang kos pembangunan sistem. Ø Aplikasi atas talian dan paperless. Menjimatkan penggunaan

kertas. Hanya kad barkod yang digunakan (1 A4 = 16 kad barkod) Ø Memudahkan carian nama graduan semasa pendaftaran. Kad

barkod bernombor rambang juga diberikan secara rambang kepada graduan mempercepatkan proses. Nombor barkod dimiliki graduan akan diimbas membolehkan sistem mengetahui nombor barkod berkaitan telah didaftarkan atas graduan terbabit. Ini membolehkan graduan hanya perlu melakukan imbasan barkod di semua kaunter yang lain untuk mempercaptkan proses kerja.

Ø Mempercepatkan dan menjimatkan proses kerja serta memudahkan tugasan jawatankuasa. Hanya Scan & Go di kaunter aturan ke pentas dan kaunter pemulangan jubah.

Elemen Relevan Ø Convocation Management System (CMS) membawa banyak

inovasi dan penambahbaikan yang berjaya dilaksanakan dan ini banyak memudahkan cara dan mempercepatkan proses sesuatu kerja dalam mengendalikan sebuah majlis konvokesyen yang dihadiri oleh ribuan orang ini. Malah kos pembangunan yang sifar, dan kos perlaksanaan yang minima bagi penggunaan kad barkod yang menjimatkan ini membantu jabatan mengendalikan majlis graduasi konvokesyen dengan cemerlang sekali..

Page 5: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di

• Peningkatan diterima Ø Mempercepatkan dan memudahkan janaan statistik Ø Memudahkan proses pendaftaran Ø Memudahkan tugasan pengacara majlis Ø Meningkatkan prestij majlis konvokesyen JTM dengan paparan nama

graduan di layar utama Ø Memastikan jubah dipulangkan dengan segera tanpa jubah yang tidak

dapat dikesan.

• Gambar-gambar berkaitan

Page 6: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di
Page 7: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di
Page 8: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di
Page 9: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di
Page 10: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di
Page 11: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di
Page 12: CMS Convocation Management System KEMENTERIAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/948-cms-convocation...di Ibu Pejabat dan ILJTM. Ø Barcode generator dimuatturun secara percuma di

• Implikasi Kewangan (jika ada) Ø RM80/unit/hari - Caj sewaan barcode scanner JIKA sewaan perlu

dilakukan akibat kekurangan barcode scanner yang boleh dibekalkan institut. (Barcode Scanner diperlukan : 15 barcode scanner pendaftaran + 5 barcode scanner pemulangan jubah)

Ø Kos Sticker Berlogo JTM (5,000 keping) - RM2,500.00 (RM0.50/sticker)

Disediakan oleh: Sheikh Ezamuddin Bin Sheikh Mohd Mustaffa / Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Tel. : 03-8886 2470 Emel : [email protected]