BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam era globalisasi yang serba canggih ini, sistem komputerisasi

telah menjadi aspek penting dalam kehidupan manusia. Tidak dapat

dipungkiri, keberadaan teknologi informasi dan aplikasi perangkat lunak yang

berkembang dari waktu ke waktu semakin meringankan pekerjaan manusia.

Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang

semakin pesat, semakin banyak pula aplikasi perangkat lunak yang

bermunculan dengan ide-ide yang menakjubkan dan tampilan yang menarik.

Diharapkan dangan menggunakan aplikasi tersebut akan menjadikan segala

sesuatu menjadi lebih mudah dengan hasil yang tepat dan akurat.

Oleh sebab itu dalam kesempatan ini Fakultas Teknik Informatika

Universitas Muhammdiyah Ponorogo memberikan mata kuliah Praktek Kerja

Nyata (PKN) yang bermuatan 2 SKS pada semester VI (enam) ini dengan

ketentuan mahasiswa sudah memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan.Itu

semua bertujuan untuk menciptakan mahasiswa atau calon-calon tenaga kerja

yang profesional pada bidang ilmu informatika.

Oleh sebab itu maka untuk mewujudkannya, mahasiswa diperkenalkan

pada lingkungan atau lingkup kerja yang sebenarnya. Oleh sebab itu pada

kesempatan ini saya memilih tempat Praktek Kerja Nyata di MTs. Ma’arif

Balong. Karena MTs. Ma’arif Balong adalah salah satu Sekolah yang berada

di desa tetapi selalu berusaha menyetarakan dengan sekolah di kota meskipun

sarana dan prasarana masih terbatas tetapi berhasil mencetak banyak siswa-

siswi yang berprestasi.

Salah satu sarana yang tersedia di MTs. Ma’arif Balong adalah adanya

Sistem Informasi penerimaan siswa baru. Sistem Informasi tersebut

digunakan untuk membantu mempermudah kinerja pada bagian Tata Usaha

di MTs. Ma’arif Balong dalam mengelola data kesiswaan.

1

Berdasarkan pada hal-hal yang telah diuraikan di atas , maka dengan

ini penulis akan menganalisa Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru di

MTs. Ma’arif Balong.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan dan analisa yang dilakukan, maka suatu rumusan

masalah dapat dirumuskan sebagai berikut :

Bagaimana analisa sistem informasi penerimaan siswa baru di

lingkungan MTs. Ma’arif Balong.

C. Batasan Masalah

Beradasarkan rumusan masalah di atas , batasan masalah dalam Laporan

Praktek Kerja Nyata ini adalah:

Menganalisa sistem dan rancangan Sistem Informasi penerimaan

siswa baru MTs. Ma’arif Balong.

D. Tujuan PKN dan Penulisan Laporan

Untuk mengetahui secara detail tentang Sistem Informasi penerimaan siswa

baru di MTs. Ma’arif Balong Kab. Ponorogo tersebut dan juga mempunyai

manfaat penting lainnya yaitu sebagai berikut:

Tujuan umum.

1. Untuk menambah referensi dan bahan masukan dalam

mempertimbangkan pengembangan dan peningkatan kinerja Tata

usaha (TU) di MTs. Ma’arif Balong pada umumnya dan pelayan

Tata Usaha (TU) kepada siswa pada khususnya.

2. Bagi mahasiswa sebagai sarana penerapan disiplin ilmu yang

diperoleh selama proses perkuliahan. Sebagai salah satu

persyaratan dalam menyelesaikan study pada Fakultas Teknik

Informatika Universitas Muhammdiyah Ponorogo.

3. Bersosialisasi di dunia kerja dengan praktek lapangan.

4. Menambah wawasan, pengetahuan dan pengalaman yang

berhubungan dengan pengolahan data kesiswaan.

2

Tujuan Khusus.

1. Sebagai sarana penerapan disiplin ilmu yang diperoleh selama

proses pembelajaran.

2. Melengkapi tugas Praktek Kerja Nyata (PKN).

E. Manfaat Praktek Kerja Nyata

Adapun manfaat yang diharapkan dapat diambil setelah menganalisa

Sistem Informasi yang berupa aplikasi penerimaan siswa baru ini di MTs.

Ma’arif Balong tersebut adalah sebagai berikut:

1. Bagi Pihak MTs. Ma’arif Balong:

Untuk menambah referensi dan bahan masukan dalam

mempertimbangkan pengembangan dan peningkatan kinerja Tata

usaha (TU) di MTs. Ma’arif Balong pada umumnya dan pelayan

Tata Usaha (TU) kepada siswa pada khususnya.

2. Bagi Mahasiswa:

Sebagai sarana penerapan disiplin ilmu yang diperoleh selama

proses pembelajaran.

3. Bagi pihak Lembaga:

Menciptakan Sumber Daya Manusia yang memiliki kemampuan

dan keterampilan dalam dunia kerja.

Menggali potensi yang ada pada setiap mahasiswa untuk

mempraktekkan ilmu yang telah diperolehnya dalam dunia kerja.

Menjalin kerja sama yang baik dengan pihak lain, yaitu tempat

dimana mahasiswa melakukan PKN.

F. Metodologi Penelitian

a. Ruang lingkup penelitian.

Penelitian diadakan di MTs. Ma’arif Balong yang beralamatkan di Jl.

Jend. Sudirman No.01 Desa Jalen Kec. Balong Ponorogo.

b. Jenis Data.

Sumber data merupakan salah satu factor yang penting yang menjadi bahan

untuk melakukan analisa , diantaranya adalah:

3

a. Data Primer.

Data Primer adalah sumber data penelitian yang diperoleh secara

langsung dari mata kuliah yang berupa data-data teori yang dijadikan

sebagai dasar analisa penelitian.

b. Data Sekunder.

Data sekunder adalah sumber data penelitian yang diperoleh secara

tidak langsung diluar mata kuliah.

c. Teknik Pengumpulan Data.

Teknik pengumpulan data dengan menggunakan 3 cara, yaitu sebagai

berikut:

Observasi langsung.

Penulis telah mendatangi objek PKN, di MTs. Ma’arif Balong untuk

melakukan PKN sekaligus mencari sumber-sumber data yang

diperlukan dalam rangka proses penyelesaian laporan PKN.

Metode Interview.

Penulis telah mengadakan tanya jawab dengan staf di bagian Tata

Usaha di MTs. Ma’arif Balong dalam rangka penyelesaian laporan

PKN.

Metode dokumen

Penulis menggunakan sumber-sumber teori yang berasala dari data

MTs. Ma’arif Balong yang sudah ada. Selain itu, penulis juga

menggunakan beberapa sumber teori yang dari buku computer maupun

dari media internet.

4

BAB II

PROFIL MTs. MA’ARIF BALONG

A. Sejarah singkat MTs. Ma’arif Balong

MTs. Ma’arif Balong berdiri pada tanggal 12 Desember 1986

dengan nama MTs. Ma’arif Balong. Dengan Motto “Jiwa Kuat Semangat

Baja Untuk Menggapai Cita-Cita” MTs. Ma’arif Balong berharap para

lulusan mampu berkembang dan berprestasi sesuai dengan bakat dan minat

dilandasi jiwa pengabdian yang ikhlas. Motto tersebut akan tercapai bila

penyelenggaraan pendidikan berhasil. Keberhasilan pendidikan di MTs.

Ma’arif Balong akan tercapai apabila KBM mampu membentuk pola

tingkah laku peserta didik, dan segenap stakeholder sekolah sesuai dengan

tuntutan dan perkembangan jaman.

B. Lokasi MTs. Ma’arif Balong

Lokasi MTs. Ma’arif Balong berada diwilayah pedesaan dengan

jarak ke sekolah setingkat yang terdekat adalah sekitar 3 kilometer dengan

alamat Jl. Jendral Sudirman No.01 Desa Jalen Kecamatan Balong Kabupaten

Ponorogo telp./fax (0352) 372448, email : maarifbalong@yahoo.com

website : http://matsamba.sch.id

C. Visi, Misi dan Tujuan dari MTs. Ma’arif Balong

1. Visi

Unggul dalam IPTEK, Cerdas, Terampil, Mandiri, Berakhlak Mulia

dan Berazas Ahlussunnah wal Jamaah

Indikator

a. Merencanakan pembelajaran dengan perangkat yang lengkap

b. Melaksanakan pembelajaran dengan memanfaatkan lingkungan

sebagai media pembelajaran

c. Melaksanakan pembelajaran dengan berbagai media pembelajaran

d. Mengevaluasi pembelajaran secara komprehensif

5

e. Memacu kreatifitas siswa dalam bidang akademik maupun non

akademik

f. Memacu siswa agar kompetitif dalam prestasi akademik maupun

non akademik ditingkat sekolah, kabupaten dan regional

g. Kreatif dalam manajemen personal, keuangan dan sarana

prasarana

h. Inovatif dalam membawa kemajuan sekolah

i. Kinerja tata usaha yang tertib, teratur dan lengkap

j. Terciptanya administrasi sekolah yang modern

k. Kinerja komite sekolah yang menunjang inovasi perkembangan

sekolah

l. Lingkungan sekolah yang aman dan nyaman

m. Mencetak siswa yang mandiri dan berakhlak mulia berdasarkan

ahlussunnah wal jamaah

2. Misi

a. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang

dilandasi penanaman sikap iman dan taqwa kepada Tuhan Yang

Maha Esa

b. Mengembangkan kreatifitas guru, siswa dan stake holder

lainnya

c. Mengembangkan model-model pembelajaran

d. Meningkatkan layanan akademis

e. Meningkatkan layanan pengembangan diri

f. Meningkatkan administrasi sekolah yang modern

g. Membekali kecakapan vokasional yang sesuai dengan

kondisi geografis dan sosial budaya

h. Membekali kecakapan komunikasi dan Teknologi Informasi

dalam menghadapi persaingan global

i. Mengoptimalkan kedisiplinan warga sekolah

j. Menciptakan kondisi sekolah aman dan nyaman

6

3. Tujuan Sekolah

a. Tujuan Jangka Pendek

1. Mewujudkan masyarakat sekolah yang berakhlak mulia,

berbudi pekerti luhur

2. Mewujudkan guru, siswa yang kreatif , stake holder yang

responsif

3. Menyajikan model-model pembelajaran yang inovatif

4. Berprestasi dalam bidang akademis maupun non akademis

5. Mewujudkan layanan pengembangan diri secara optimal

6. Mengoptimalkan administrasi sekolah yang modern

7. Membekali siswa dengan ketrampilan vokasional sesuai

dengan potensi lokal, kekayaan budaya kondisi ekonomi dan

bahasa asing

8. Memenuhi peralatan dan pembelajaran teknologi informasi

9. Mewujudkan kedisiplinan warga sekolah

10. Mewujudkan kondisi sekolah yang aman dan nyaman

b. Tujuan Jangka Menengah

1. Mewujudkan pembelajaran berbasis teknologi informasi

2. Terpenuhinya jumlah komputer

3. Mengadakan media pembelajaran modern di tiap ruang kelas

4. Meningkatkan status akreditasi sekolah dari B menjadi A

5. Membuat pagar sekolah

6. Membuat taman sekolah

7. Melengkapi tralis ruang

c. Tujuan Jangka Panjang

1. Mewujudkan kelas multimedia

2. Melengkapi laboratorium IPA dan laboratorium Bahasa

7

3. Membangun Asrama Siswa

4. Membangun koprasi sekolah permanen

D. Struktur Organisasi

SUSUNAN ORGANISASI

MTS. MA’ARIF BALONG PONOROGO 2012

Keterangan:

: garis komando

: garis kerjasama

Tabel 1 Struktur Organisasi

Deskripsi Pekerjaan

Adapun deskripsi masing-masing bagian sebagaimana pada Struktur

Organisasi MTs. Ma’arif Balong adalah sebagai berikut :

1. Tugas dan Tanggungjawab Setiap Bagian.

Jika dilihat dari struktur organisasinya, Kepala sekolah bertanggung

jawab penuh atas maju mundurnya sekolah yang dikelolanya. Kepala

sekolah menyusun formasi/kebutuhan tenaga baik tenaga edukatif (guru)

Kepala SekolahKomite

Sekolah

Kepala Tata

Usaha

Wakasek

KurikulumWakasek

Humas

Wakasek

Sarana/

rasarana

Wakasek

Kesiswaan

Guru-

guru

Siswa

8

maupun tenaga administratif. Penyusunan rencana kebutuhan guru

(formasi), penerimaan pegawai, membuat buku induk pegawai untuk

menginventarisasi tenaga yang ada baik guru maupun tenaga kependidikan

lainnya dan pengusulan calon pegawai negeri sipil.

1. Tugas Kepala Sekolah

a. Mengatur proses belajar mengajar

b. Mengatur administrasi kantor

Untuk mencapai sasaran yang optimal diperlukan adanya

mengatur jadwal kegiatan-kegiatan rutin:

1) Kegiatan harian

2) Kegiatan mingguan

3) Kegiatan bulanan

4) Kegiatan semesteran

5) Kegiatan akhir tahun ajaran

6) Kegiatan awal tahun ajaran

2. Tugas guru

Guru mempunyai tugas pokok melaksanakan pendidikan dan

pengajaran di sekolah berdasarkan kurikulum yang berlaku.

Disamping tugas tersebut, guru membantu kepala sekolah dalam

melaksanakan dan mengatur

a. Administrasi murid/siswa

b. Administrasi kepegawaian

c. Administrasi perlengkapan

d. Administrasi perkantoran

e. Administrasi perpustakaan

f. Administrasi pembinaan kesiswaan

g. Administrasi hubungan sekolah dengan

masyarakat

3. Guru yang bertugas tambahan membantu

kepala sekolah di bidang program pengajaran(kurikulum)

9

a. Menyusun jadwal kegiatan sekolah

b. Menyusun pembagian tugas guru

c. Menyusun jadwal pelajaran

d. Menyusun jadwal evaluasi belajar

e. Menyusun laporan pelaksanaan

pengajaran secara berkala

4. Guru yang bertugas tambahan membantu

kepala sekolah di bidang program kesiswaan

a. Menyusun program pembinaan

kesiswaan/OSIS

b. Pelaksanaan bimbingan, pengarahan

dan pengendalian kegiatan siswa

c. Pengarahan dan pilihan pengurus OSIS

d. Penyususnan pembinaan siswa secara

berkala dan insidental

e. Pemilihan calon penerima beasiswa

bagi siswa yang berbakat.

5. Guru yang bertugas tambahan membantu

kepala sekolah di bidang program humas

a. Pengaturan dan penyelenggaraan

hubungan sekolah dengan orang tua/wali siswa

b. Pembinaan hubungan antar sekolah

dengan Komite

c. Pengembangan hubungan antara

sekolah dengan lembaga pemerintah, dunia usaha, dan lembaga

sosial lainnya

d. Pemberian informasi tentang keadaan

sekolah kepada masyarakat lingkungannya

e. Pertemuan/konsultasi dengan dunia

usaha

10

f. Penyusunan laporan pengembangan

hubungan antar sekolah dengan masyarakat

6. Guru yang bertugas tambahan membantu

kepala sekolah di bidang program sarana dan prasarana

Yang dimaksud administrasi perlengkapan adalah semua

kegiatan yang berkenaan dengan pengelolaan barang-barang

perlengkapan yang ada di sekolah agar dapat digunakan sesuai

dengan fungsinya. Tujuannya adalah untuk pengamanan

administrasi. Perlengkapan yang diadministrasikan mencakup semua

barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak

bergerak. Yang dimaksud dengan barang bergerak adalah

perlengkapan yang dapat dipindah-pindahkan. Adapun yang

dimaksud dengan barang tidak bergerak ialah perlengkapan yang

tidak berpindah-pindah antara lain berupa tanah dan bangunan.

Administrasi pengelolaan perlengkapan meliputi kegiatan :

a. perencanaan (perencanaan kebutuhan dan biaya)

b. pengadaan,

c. penyimpanan dan penyaluran,

d. pengaturan tata letak dan pendayagunaan,

e. pemeliharaan perlengkapan,

f. penginventarisasian dan penghapusan.

7. Tugas Tata Usaha Sekolah

a. Penyusunan program tata usaha sekolah

b. Penyusunan keuangan sekolah

c. Pengurusan kepegawaian

d. Pembinaan dan pengembangan karier

pengawai Tata Usaha Sekolah

e. Penyusunan perlengkapan sekolah

f. Penyusunan dan penyajian data/statistik

sekolah

11

g. Penyusunan laporan kegiatan

pengurusan tata usaha sekolah.

8. Tugas Guru

a. Menyusun satuan pelajaran

b. Menyusun RPP

c. Melaksanakan kegiatan belajar

mengajar

d. Menyusun laporan pelaksanaan

pelajaran tiap akhir semester

e. Menyusun nilai

f. Melaksanakan evaluasi semesteran dan

tahunan

Mengisi buku kelas (wali kelas)

12

BAB III

LANDASAN TEORI

A. Sistem

1. Pengertian Sistem

Menurut Kadir (2003:hal 54), ”Sistem adalah sekumpulan elemen

yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu

tujuan.” Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen

yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka

elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem.

2. Jenis Sistem

Menurut Pohan dan Bahri (1997 : hal 2), pada dasarnya hanya ada dua

jenis sistem, yaitu :

a. Sistem alami, seperti sistem matahari, sistem luar angkasa dan lain

sebagainya

b. Sistem buatan manusia, seperti sistem hukum, sistem perpustakaan

dan lain sebagainya.

Sistem yang akan dibahas adalah sistem terotomasi, yang merupakan

bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh

satu atau lebih komputer, sebagai bagian dari sistem yang digunakan

masyarakat modern.

3. Elemen Sistem

Berdasarkan penjelasan Kadir (2003:hal 55-56) dalam bukunya, ada

beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu:

a. Tujuan.

Setiap sistem memiliki tujuan yang menjadi pemotivasi yang

mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak

terkendali. Secara umum, tujuan utama dalam sistem inforasi ada tiga

macam (Hall, 2001), yaitu:

1) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.

2) Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.

13

3) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Secara lebih spesifik, tujuan informasi bergantung pada kegiatan

yang ditangani. Namun, kecenderungan penggunaan sistem informasi

lebih ditujukan pada usaha menuju keunggulan kompetitif, yang

artinya mampu bersaing dan mengungguli pesaing.

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke

dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan

dapat berupa hal-hal yang tampak secara fisik (bahan mentah)

maupun yang tidak tampak (informasi).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau

transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya

berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang

tidak berguna misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada

sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-

macam. Meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan

data merupakan beberapa contoh proses.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem

informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan

laporan, dan lain sebagainya.

4. Urutan dalam perancangan Sistem

Menurut Pohan dan Bahri (1997: hal 10-49), ada beberapa urutan

dalam perancangan sistem, yaitu:

a. Statement of Purpose

Statement of Purpose berisi deskripsi tekstual fungsi sistem. Hal

ini berguna bagi hampir semua level antara lain level puncak,

pemakai, dan level lain yang tidak terlibat secara langsung dalam

pengembangan sistem.

14

b. Data Flow Diagram Context Level (Context Diagram)

Context Diagram (CD) adalah kasus khusus DFD (bagian DFD

yang berfungsi memetakan model lingkungan), yang

direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili

keseluruhan sistem.

c. Event List

Event list adalah daftar narasi stimuli (daftar kejadian) yang terjadi

dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang

diberikan sistem. Secara umum setiap aliran data dalam Context Diagram

adalah kejadian atau event, tepatnya aliran data yang mengindikasikan

terjadinya kejadian, atau aliran data yang dibutuhkan oleh sistem untuk

melakukan proses. Aturan-aturan dalam Event List antara lain daftar

kejadian yang dibuat dan digambarkan dalam bentuk tekstual sederhana

yang berfungsi memodelkan sistem dalam lingkungan dimana sistem

harus memberikan respon. Ketika membuat Event List diharapkan

mengetahui perbedaan antara kejadian (event) dan kejadian yang berelasi

dengan aliran (event-related flow). Cara termudah untuk mengidentifikasi

kejadian yang relevan bagi sistem adalah memvisualisasikan sistem

secara aksi (action) yaitu dengan menguji setiap terminator dan mencoba

mengevaluasi aksi terminator yang terjadi pada sistem dimana pemakai

berperan.

d. Data Flow Diagram Levelled

Data Flow Diagram Levelled menggambarkan sistem sebagai

jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan

aliran dan penyimpanan data (selanjutnya disebut dengan DFD). Sebagai

perangkat analis, model ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu

sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi. DFD pertama kali digunakan

pada rekayasa perangkat lunak sebagai notasi untuk mempelajari desain

sistem, dengan menggunakan notasi graph theory yang selanjutnya

menjadi notasi yang mengimplementasikan model kebutuhan pemakai

sistem.

15

e. Data Dictionary

Data Dictionary (yang selanjutnya disebut DD) mirip dengan

kamus yang membantu dalam mencari arti kata baru, selain itu DD juga

berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail

dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem

sehingga pemakai dan penganalisa sistem mempunyai dasar pengertian

yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

f. Process Specifications

Model ini digunakan untuk mendeskripsikan proses yang terjadi

pada level paling dasar dalam DFD. Umumnya penganalisa sistem

menggunakan english structure sebagai cara untuk memodelkan sistem,

tetapi sebenarnya bentuk PS relatif bebas, artinya penganalisa sistem

dapat memakai bentuk apapun asal mempermudah programer dalam

memahami rancangan. Salah satu bentuk PS yang lain adalah user

interface PS (UIOPS).

g. Entity Relationship Diagram

Berdasarkan penjelasan Pohan dan Bahri (1997:hal 27) dalam

bukunya, ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan

antar penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan

struktur data dan hubungan antar data karena hal ini relatif kompleks.

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan

struktur dan hubungan antar data. Pada dasarnya ada tiga macam simbol

yang digunakan yaitu:

1) Entity

Entity adalah suatu obyek yang dapat diidentifikasikan dalam

lingkungan pemakai, suatu yang penting bagi pemakai dalam konteks

sistem yang akan dibuat. Misalnya : pendafatar siswa baru, operator

dan lain-lain. Entiti digambarkan dengan menggunakan persegi

empat.

Gambar .3.1.Entiti

Operator

16

2) Atribut

Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi

mendeskripsikankan karakter entiti. Dalam hal ini untuk untuk setiap

ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut misalnya entiti item

mempunyai atribut deskripsi_item, warna_item, dan ukuran_item.

Gambar .3.2.Entiti dan atribut

3) Hubungan

Entiti dapat berhubungan antara satu dengan yang lain.

Hubungan ini dinamakan relationship (relasi). Sebagaimana halnya

entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan

atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri.

Misalnya dalam kasus hubungan antara entiti siswa dan entiti

mata_kuliah adalah mengikuti, sedangkan hubungannya dapat beupa

nilai_ujian.

Gambar 3.3.Entiti, Atribut dan Hubungan

itemNama_item

Jenis_item

Deskripsi_item

Siswa

Pendafata mengiku

ti

Siswa yang

diterima

nm_siswa

kd_sisw

a

NIS

Kd_siswa

NUM

NIS

Nm_Siswa

17

h. Relasi

Pemodelan data dilakukan melalui beberapa tahap. Tahap paling

penting dalam pemodelan data secara konseptual adalah ERD Model,

yang dilanjutkan dengan tahap transformasi ke model lojik. Dalam hal ini

ada tiga buah model lojik yang dapat digunakan yaitu jaringan, hirarki

dan relasional. Pada model relasional dilakukan normalisasi relasi yang

berguna untuk menghilangkan redundansi yang tidak perlu, pembuatan

basis data lojik dan pembuatan basis data fisik.

i. Dependensi dan Kunci

Teori relasi mencakup sejumlah metode untuk mengidentifikasi

tingkat dan variasi redundansi dalam relasi. Tingkatan dalam redudansi

dinamakan juga sebagai bentuk normal (normal Form). Semakin tinggi

tingkatan suatu relasi maka akan semakin tereliminir redundansinya. Dua

hal penting dalam mendefinisikan bentuk normal. Hal pertama adalah

dependensi antar atribut (dan konsekuensinya dalam sistem), sedang hal

kedua adalah kunci relasi (yang mengidentifikasi secara unik baris dalam

relasi).

j. Normalisasi

Ide dasar normalisasi berkaitan erat dengan kunci relasi dan

dependensi antar kunci. Secara sederhana, relasi seharusnya hanya

menyimpan fakta tentang kunci relasi. Karena itu penting untuk mengerti

kunci relasi dan cara depedensi merepresentasikan fakta.”

B. Teori Basis Data

1. Definisi

Menurut Fhatansyah (2000:hal 2), basis data dapat didefinisikan

dalam sejumlah sudut pandang seperti:

a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang

diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan

kembali dengan cepat dan mudah.

18

b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara

bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang

tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan

dalam media penyimpanan elektronis.

2. Operasi Dasar Basis Data

Setiap basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta

data yang spesifik. Misalnya, ada basis data kepegawaian, basis data

akademik, basis data inventori (pergudangan), dan sebagainya. Sementara

dalam basis data akademik misalnya, terdapat file mahasiswa, file

mata_kuliah, file dosen, file jadwal, file kehadiran, file nilai, dan

seterusnya.

Menurut Fatansyah (2000:hal 3), operasi-operasi dasar yang dapat

dilakukan berkenaan dengan basis data meliputi:

a. Pembuatan basis data baru (create Database)

b. Penghapusan basis data (drop Database)

c. Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table)

d. Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop table)

e. Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis

data (insert)

f. Pengambilan data dari sebuah file/tabel (retrieve/search)

g. Pengubahan data dari sebuah file/tabel (update)

h. Penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete)

Operasi yang berkenaan dengan pembuatan obyek (basis data dan

tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku

seterusnya. Sedang operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data)

merupakan operasi rutin yang akan berlangsung berulang-ulang dan

karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili akivitas

pengelolaan (management) dan pengolahan (processing) dalam basis

data.

19

3. Obyektif Basis Data

Tujuan awal dan utama pengelolaan data dalam basis data dalam

sebuah basis data adalah agar dapat menemukan kembali data (yang

dicari) dengan mudah dan cepat. Menurut Fatansyah (2000:hal 5-7),

selain pemanfaatan untuk pengelolaan data, basis data juga memiliki

tujuan-tujuan lain, diantaranya:

a. Kecepatan dan kemudahan

Pemanfaatan basis data dimungkinkan dapat menyimpan data

atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau

menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.

b. Efisiensi ruang penyimpanan

Dengan basis data, efisiensi/optimalisasi penggunaan ruang

penyimpanan dapat dilakukan, karena dapat dilakukan penekanan

jumlah redudansi data, baik dengan menerapkan sejumlah

pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file)

antar kelompok data yang saling berhubungan.

c. Keakuratan

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data

bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data,

domain data, keunikan data, dan sebagainya, yang secara ketat dapat

diterapkan dalam sebuah data, sangat berguna untuk menekan

ketidakakuratan pemasukan/penyimpanan data.

d. Kelengkapan (Completenes)

Dalam sebuah basis data, disamping data, struktur (baik yang

mendefinisikan obyek-obyek dalam basis data maupun definisi

detail dari tiap obyek, seperti struktur file/tabel atau indeks) juga

harus disimpan. Untuk mengkomodasi kebutuhan kelengkapan data

yang semakin berkembang, maka menambah record-record data

tidak hanya dapat ditambah, tetapi juga dapat dilakukan perubahan

struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan obyjek

baru (tabel) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu

tabel.

20

e. Keamanan (Security)

Untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan dapat

diterapkan dengan ketat. Dengan begitu, dapat ditentukan siapa-

siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta obyek-

obyek di dalamnya dan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh

dilakukan oleh pemakai tersebut.

f. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai

saja, atau di satu lokasi saja atau oleh satu sistem/aplikasi saja. Basis

data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung

lingkungan multiuser, akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi

tetap dengan menjaga/menghindari terhadap munculnya persoalan

baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama diubah oleh

banyak pemakai pada saat yang bersamaan) atau kondisi deadlock

(karena ada banyak pemakai yang saling menunggu untuk

menggunakan data).

4. Penerapan Basis Data

Menurut Fatansyah (2000:hal 7), bidang-bidang fungsional yang telah

umum memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan

operasi antara lain:

a. Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak

pegawai.

b. Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan),

grosir (reseller), apotek, dan lain-lain.

c. Akuntansi, untuk berbagai perusahaan.

d. Reservasi, untuk hotel, pesawat, kerete api, dan lain-lain.

e. Layanan Pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang

berhubungan dengan banyak pelanggan (bank, konsultan, dan lain-

lain)

21

Sedang bentuk-bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan

basis data (sebagai komponen sistem informasi dalam

organisasi/perusahaan) dapat berupa:

a.Perbankan, dalam pengelolaan data nasabah, data pinjaman,

pembuatan laporan-laporan, dan lain-lain.

b. Asuransi, dalam pengelolaan data nasabah, data pembayaran premi,

pemrosesan pengajuan klaim asuransi, dan lain-lain.

c.Rumah Sakit, dalam pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasien,

menangani pembayaran perawatan, dan lain-lain.

d. Produsen Barang, dalam pengelolaan data keluar masuk barang

(inventory), dan lain-lain.

e.Industri Manufaktur, dalam membantu pengelolaan barang, mengelola

data karyawan, dan lain-lain.

f. Pendidikan/Sekolah, dalam pengelolaan data siswa, penjadwalan

kegiatan perkuliahan, dan lain-lain.

g. Telekomunikasi, dalam pengelolaan data administrasi kabel/data

pelanggan, menangani gangguan, dan lain-lain.

C. Sistem Basis Data

Berdasarkan penjelasan Fatansyah dalam bukunya (2002:hal 8), basis data

hanyalah sebuah obyek yang pasif/mati. Ia ada karena ada pembuatnya. Ia

tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola/penggeraknya. Yang

menjadi pengelola/penggerakmya secara langsung adalah program/aplikasi

(software). Gabungan kedua (basis data dan pengelolanya) menghasilkan

sebuah sistem. Karena itu, secara umum sebuah sistem basis data merupakan

sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam

sebuah basis data di sebuah komputer) dan sekumpulan program (DBMS)

yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk

mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut.

Menurut Fatansyah (2000:9), dalam sebuah sistem basis data, secara

lengkap akan terdapat komponen-kompenen utama sebagai berikut:

1. Perangkat Keras (Hardware)

2. Sistem Operasi (Operating System)

22

3. Basis Data (Database)

4. Sistem (Aplikasi/Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS)

5. Pemakai (User)

6. Aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat opsional)

D. Teori Pendukung Laporan

1. Data

Menurut Kadir (2003:29), secara konseptual, data adalah deskripsi

tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai

makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data

dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

a. Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu.

Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan

nilai mata uang.

b. Teks adalah sederetan huruf, angka dan simbol-simbol khusus

(misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada

masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel

koran.

c. Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa

grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan, ataupun gambar lain.

d. Audio adalah data dalam bentuk suara, instrumen musik, suara

orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan

beberapa contoh data audio.

2. Pengolahan Data

Menurut Lipschutz (1990:1), pengolahan data adalah manipulasi data

agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data ini tidak hanya

melibatkan perhitungan numeris tetapi juga operasi-operasi seperti

klasifikasi data dan perpindahan data dari satu tempat ke tempat yang

lain.

23

3. Transaksi

Gambar 4.4.Aliran informasi pada sistem pemrosesan transaksi.

E. Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan

programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang

lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain

dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian

suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih

lanjut.

Tipe-Tipe Flowchart

Flowchart terbagi atas lima Tipe, yaitu :

1. Flowchart Sistem (System Flowchart)

Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja

atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan

dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam

sistem.  Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara

grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang

membentuk suatu sistem.

Pemasukan

data

Pemrosesan

Transaksi

Laporan,

dokumen, dan

keluaran yang

lain

Basis

Data

24

2. Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart)

Flowchart Paperwork menelusuri alur dari data yang ditulis melalui

sistem. Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart

Dokumen. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan

laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form

dan laporan diproses, dicatat dan disimpan.

3. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)

Flowchart Skematik mirip dengan Flowchart Sistem yang

menggambarkan suatu sistem atau prosedur. Flowchart Skematik ini

bukan hanya menggunakan simbol-simbol flowchart standar, tetapi juga

menggunakan gambar-gambar komputer, peripheral, form-form atau

peralatan lain yang digunakan dalam sistem.

Flowchart Skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara

analis sistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol-

simbol flowchart yang konvensional. Pemakaian gambar sebagai ganti

dari simbol-simbol flowchart akan menghemat waktu yang dibutuhkan

oleh seseorang untuk mempelajari simbol abstrak sebelum dapat

mengerti flowchart.

4. Flowchart Program (Program Flowchart)

Flowchart Program dihasilkan dari Flowchart Sistem. Flowchart

Program merupakan keterangan yang lebih rinci tentang bagaimana

setiap langkah program atau prosedur sesungguhnya dilaksanakan.

Flowchart ini menunjukkan setiap langkah program atau prosedur

dalam urutan yang tepat saat terjadi. Programmer menggunakan

flowchart program untuk menggambarkan urutan instruksi dari program

komputer.

25

Analis Sistem menggunakan flowchart program untuk

menggambarkan urutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur

atau operasi.

5. Flowchart Proses (Process Flowchart)

Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa

industrial yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya

dalam suatu prosedur atau sistem. Flowchart Proses digunakan oleh

perekayasa industrial dalam mempelajari dan mengembangkan proses-

proses manufacturing. Dalam analisis sistem, flowchart ini digunakan

secara efektif untuk menelusuri alur suatu laporan atau form.

26

Berikut merupakan simbol-simbol flowchart standar yang biasanya

dipakai secara umum yang dikeluarkan oleh ANSI dan ISO :

Gambar.3.5. Simbol pada flowchart.

27

BAB IV

ANALISA PROGRAM

A. PENDAHULUAN

a). system informasi .

Sistem Informasi adalah jaringan procedure pengolahan data yang

dikembangkan dalam suatu system (terintegrasi) dengan maksud memberikan

informasi (yang bersifat intern dan extern) kepada manjemen, sebagai dasar

pengambilan keputusan.

gambar 4.1. alur proses data.

B. PEMBAHASAN

1. Perancangan Sistem

Perancangan yang dilakukan si pembuat system ini dalam membangun

Sistem Informasi ini sebelumnya dalam bentuk flowchart adalah:

Gambar 4.2 flowchart

28

Dari flowchart tersebut dapat kita dapatkan sedikit gambaran tentang

proses program ini berjalan. Dimulai dari awal kita menjalankan program

hingga akhir dari program tersebut terdapat langkah-langkah yang

diantaranya menginput data , menyimpan serta mengoreksi data.

a. SOP Sistem

”Sistem pengolahan data para pendaftar siswa baru di MTs.

Ma’arif Balong berfungsi untuk mencatat semua data pendaftar di tempat

layanan pendaftaran siswa baru, serta pembuatan laporan pendaftaran

siswa baru.”

b. Event List

1) Pencatatan Data Pedaftar

a) Penambahan data pendaftar

b) Pengeditan data pendaftar

c) Penghapusan data pendaftar

d) Pencetakan data pendaftar

c. DFD laveling

1. DFD level 0

Gambar 4.3. Dfd level 0

29

2. DFD lavel 1 Pencatatan Data Siswa

Gambar 4.4. Dfd level 1 pemasukan data pendaftar

3) DFD Level 1 Pencetakan Laporan

Gambar 4.5. Dfd level 1 pencetakan laporan

30

4) DFD Level 2 Pencarian Data Pendaftar

Gambar 4.6. DFD Level 2 Pencarian Data Pendaftar

d. Data Dictionary (DD)

Data pendaftar = @nomer_urut_pendaftar + namapendaftar + tempatlahir

+ tanggallahir + kelamin+ agama+ alamat +

asalsekolah + nomerSTTB + tahunlulus + NUM +

namaayah + pekerjaanayah + namaibu+namaibu.

Entity Relationship Diagram

2. Design Database

Pada design Database ini, penulis membahas mengenai tabel-tabel

yang ada dalam program. Tabel yang ada dalam program diambil dari

Database pendaftaran.mdb.

Tabel Pendaftar

Tabel pendaftar untuk menyimpan data-data pendaftar yang

mendaftar ke SDN 3 Mlilir. Tabel pendaftar memiliki beberapa atribut,

antara lain:

Nama Database : DbPENDAFTARmdb

Nama Tabel : TabelDataPendaftar

Primary Key : nomer urut pendaftar

Type : number

31

Field Size : 8

No Nama Field Type Data Field Size

1 Nomer_urut_pendaftar Number Integer

2 nama_pendaftar Text 20

3 tanggaldaftar date 12

4 tempatlahir Text 15

5 tanggallahir date 12

6 Jeniskelamin Text 10

7 Agama Text 10

8 Dusun Text 15

9 Desa Text 15

10 kecamatan Text 15

11 Kabupaten Text 15

12 Sekolahasal Text 15

13 nomerSTTB Number Integer

14 tahunlulusTK Number Integer

15 Namaayah Text 15

16 Pekerjaanayah Text 15

17 Namaibu Text 15

18 pekerjaanibu Text 15

Tabel 2

Tabel Data Pendaftar

3. Proses Spesification

Program ini dapat dijalankan pada komputer dengan requirement

minimum:

a) Komputer Pentium 3

b) Memory 128 MB

c) Processor 1,7 GHz

d) VGA 8 MB

e) Harddisk 64 MB

32

C. MENJALANKAN APLIKASI

a. Layout Program

i. Form Log in

Gambar 4.7. form loginForm Log in digunakan pada tampilan awal program sebelum

masuk pada tampilan form input data.

ii. form input data

Setelah kita mengisi nama user serta password maka proses

selanjutnya adalah proses menginput data. Untuk tampilan proses input

data ini seperti nampak pada gambar 4.8.

Gambar 4.8.form input data

33

Dari gambar diatas dapat kita lihat bagaimana proses input data

pendaftar. Setelah selesai mengisi data pendaftar siswa baru kita dapat

memilih dari salah satu pilihan pada tombol yang terdapat pada

tampilan aplikasi tersebut.

Untuk pilihan tombol SIMPAN, setelah menekan tombol tersebut

maka data yang dimasukkan akan langsung disimpan dalam data base.

Untuk pilihan tombol HAPUS, dengan menekan tombol tersebut

maka data yang dipilih dari data yang sudah ada,maka data tersebut

akan bisa di hapus.

Untuk pilihan UBAH, dengan menekan tombol tersebut maka data

yang dipilih dari data yang sudah ada,maka data tersebut akan bisa di

edit kembali.

Untuk pilihan tombol TAMBAH , setelah menekan tombol tersebut

maka tampilan kolom-kolom pada aplikasi di refresh atau akan menjadi

kosong kembali seperti sebelum memasukkan data.

Untuk pilihan tombol CETAK , setelah menekan tombol tersebut

maka akan dicetak formuler pendaftaran yang sudah diisi data siswa

dalam bentuk print out.

Untuk pilihan tombol KELUAR, setelah menekan tombol tersebut

maka kita akan keluar atau menutup aplikasi tersebut.

Untuk pilihan tombol MELIHAT DATA, setelah menekan tombol

tersebut maka akan menuju tampilan yang selanjutnya yaitu seperti

pada gambar 4.9 di bawah ini. Pada tampilan tersebut akan terlihat

semua data yang sudah dimasukkan.

34

iii. Form data siswa

Gambar 4.9. form data siswaPada tampilan tersebut dapat dilihat tabel data siswa pada

database.selain itu pada form tersebut terdapat tombol CETAK DATA.

Pilihan tombol tersebut adalah untuk mencetak semua atau sebagian data

siswa baru / pendaftar yang sudah dimasukkan dalam database. Apabila

ingin menutup form ini maka kita tinggal menekan tanda X (close) pada

bagian pojok kanan atas form. Maka program ini akan kembali lagi pada

tampilan form input data.

35

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan apa yang sudah saya laksanakan selama mejalankan tugas

Praktek Kerja Nyata (PKN) saya menyimpulkan bahwa Sistem Informasi

Penerimaan Siswa Baru yang dimiliki MTs. Ma’arif Balong sudah cukup bagus,

sehingga sudah cocok bila di gunakan untuk sebagaimana fungsinya.

B. Saran-saran

Semoga MTs. Ma’arif Balong bisa mewujudkan semua yang diharapkan,

serta bisa menjadi sekolah yang terbaik,dan juga bisa menjadi panutan serta contoh

bagi sekolah-sekolah lainnya. Tapi untuk bisa mewujudkan itu semua diharapkan

semua pihak di MTs. Ma’arif Balong bisa berusaha dengan keras dan meningkatkan

kinerjanya, serta membina kerja sama dan hubungan yang baik antar pihak interen

maupun eksteren.

Untuk saran yang saya tujukan terhadap pihak MTs. Ma’arif Balong

mengenai system informasi Penerimaan Siswa Baru bisa di perbaiki ataupun dibuat

lebih seefisien dan sepraktis mungkin , mungkin dengan cara dimuat dalam website

sekolah. Sehingga para calon siswa baru dapat mendaftar secara online. Dan nantinya

pengumumannya bisa dimuat di website itu juga.

C. Penutup

Syukur alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas

terlaksananya Praktek Kerja Nyata (PKN) ini. dan sekali lagi saya ucapkan banyak

terima kasih kepada Kepala MTs. Ma’arif Balong yaitu Ibu Adi Lasksitrini,

A.Ma.Pd, karena sudah memberi ijin serta kesempatan kepada saya untuk bisa

melaksanakan tugas Praktek Kerja Nyata (PKN) ini di MTs. Ma’arif Balong dan

juga tak lupa saya ucapakan banyak terima kasih kepada semua Guru, staf pegawai

dan semua pihak di MTs. Ma’arif Balong yang telah membantu saya selama saya

melaksanakan tugas Praktek Kerja Nyata (PKN) ini.

36

DAFTAR PUSTAKA

Delphi 7, Penrbit ANDI Yogjakarta

http://.www.Mti.ugm.ac.id

http://.www Sdarsono.staff.gunadarma.ac.id

Fathansyah, 2002, Basis Data, Cetakan 4, Informatika, Bandung

Kadir Abdul, 2003, Sistem Informasi, Edisi I, Andi, Yogyakarta.

Lipschutz, 1990, Teori dan Soal-Soal Pengolahan Data, Erlangga, Jakarta

Pohan dan Bahri, 1997, Pengantar Perancangan Sistem, Erlangga, Jakarta

37